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Auditoria en el efectivo y valores - ttulos negociables
Indice
1. Introduccin
2. Generalidades
3. Procediientos de Auditora
!. "alores# $tras Inversiones y su %endiiento
&. 'onclusiones
(. )ibliografa
1. Introduccin
El estudio que se har a continuacin tendr como finalidad dar una visin ms amplia y clara sobre los
programas de auditora, en este caso ms especialmente sobre Efectivo, valores y ttulos negociables.
Iniciando por la auditora de caja y ancos, esto es, del e!amen de los cobros y desembolsos
"operaciones en efectivo# y del efectivo disponible y en depsito "saldos de caja y bancos#. $e
observar que se ocupa fundamentalmente de los procedimientos de auditora para la verificacin de la
adecuacin y valide% de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y anco resultantes. E!cepto
cuando sea necesario, no se estudiar el efecto de las operaciones en Efectivo sobre otras cuentas. En
forma general se estar enfocando hacia una organi%acin comercial cuyos ingresos provienen de las
ventas, pero tambi&n se puede aplicar con carcter general a cualquier tipo de empresa, incluyendo
aquellas sin nimo de lucro.
Igualmente, en el desarrollo de este objetivo se encontrarn la auditora de valores, otras inversiones y
su rendimiento del cual se podr notar que es el grupo ms importante de inversiones, desde el punto
de vista del auditor consiste en acciones y bonos, porque se encuentran ms frecuentemente, y
generalmente son de valor monetario ms grande que otras clases de inversiones. 'os certificados de
depsito bancario, el papel comercial emitido por las sociedades annimas y el valor de rescate de las
pli%as de seguros son otros tipos de inversin que a menudo se encuentra.
$e espera que este trabajo cumpla con su finalidad de ampliar conocimientos en cuanto a la (uditora,
especficamente del Efectivo, valores y )tulos negociables.
2. Generalidades
Es importante conocer y comprender las siguientes cuentas de caja y bancos, ya que el enfoque de
auditoria difiere de una a otra*
0* +uenta ,eneral de Efectivo* Es la cuenta bancaria en la mayora de las organi%aciones a
trav&s depsitos y desembolsos para todas las dems cuentas de bancos se suelen efectuar
a trav&s de la cuenta general.
1* +uenta ancaria de -ondo -ijo* En muchas empresas, se mantiene una cuenta de nmina
con un saldo fijo como, por ejemplo, s. .//.///,// en una cuenta bancaria separada. 'os
0nicos depsitos que se efect0an en esta cuenta son el importe lquido a percibir por los
empleados, de forma peridica, y los 0nicos desembolsos son los cheques de pago, a los
mismos. 1na cuenta fija puede mejorar los controles internos y reducir tambi&n el tiempo
necesario para conciliar las cuentas bancarias.
2* -ondo fijo de caja chica* Es un fondo disponible en efectivo que se emplea para compras de
poco valor que se pagan con mayor eficacia y comodidad al contado que mediante cheque.
2ormalmente el fondo de caja chica es fijo, manteniendo una cantidad mnima, por ejemplo
de s.3..///,// que se reembolsa peridicamente.
4bjetivos del (uditor.
'os objetivos del auditor variarn dependiendo de su papel y de la finalidad del e!amen, el auditor
ajustar el alcance de las transacciones de las que &l se ocupar personalmente. )ambi&n se
establecern los procedimientos especficos de auditoria y la profundidad y oportunidad de su
aplicacin.
El objetivo del auditor independiente que efect0a una auditoria de caja y bancos es determinar con un
cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y
vlidos. Esto deber ser consistente con el objetivo global del e!amen, esto es, la emisin de su opinin
sobre los estados financieros. El auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los
saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situacin, reflejan debidamente todas las
partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depsito, con terceros, y que
los saldos de caja y bancos reflejan una divisin correcta entre cobros y desembolsos. El efectivo debe
aparecer debidamente clasificado en los estados financieros y debe informarse suficientemente de los
fondos retenidos o comprometidos y del efectivo no disponible para su reintegro "depsitos
permanentes, certificados de depsito a largo pla%o, etc.#.
1n factor clave en el desarrollo de un programa efica% de auditoria del efectivo consiste en establecer
una correspondencia entre los procedimientos de auditoria propuestos y los objetivos que se espera
obtener mediante ellos.
El objetivo que persigue el auditor interno es determinar con un cierto grado de seguridad la adecuacin
y valide% de dichas operaciones, lo que es consistente con su papel como pie%a importante de los
controles de direccin de una organi%acin.
El objetivo del auditor del gobierno sern determinar con un cierto grado de seguridad la adecuacin y
valide% de las operaciones y cuentas de caja y bancos, manteniendo una coherencia con su papel, ya se
trate de una agencia independiente o de una rama de direccin de una agencia.
5abitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuacin y valide% de las
operaciones y saldos. 6uesto que la adecuacin y valide% de estos elementos describe la situacin que
se produce cuando no e!isten errores o irregularidades, puede decirse que la auditoria de caja y bancos
se ocupa fundamentalmente de los posibles errores e irregularidades. 6or lo tanto, resultara 0til su
posible clasificacin a la hora de considerar las posibilidades de control interno y los procedimientos de
auditoria.
'os errores considera que se producen sin intencin, mientras que las irregularidades se producen
intencionadamente. 6uesto que es ms difcil prevenir o detectar las irregularidades que los errores, la
consideracin del control interno y de los procedimientos de auditoria para determinar que posibles
irregularidades pueden producirse afecta tambi&n a los errores.
'as posibles irregularidades que afectan a las operaciones de caja y bancos y a sus saldos pueden
clasificarse, desde el punto de vista de su ejecucin, de la siguiente forma*
7esfalcos*
3* Interceptacin* efectuar cobros antes de que &stos se registran "por ejemplo, ventas al
contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados#.
4* $ustracciones hacerse con una cantidad en efectivo despu&s de haberla registrado "por
ejemplo, apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de
fondos fijos o cuentas bancarias#.
5* 7esviaciones hace que un desembolso que en principio es legtimo se desve de su destino
correspondiente.
7istorsiones* modificacin de los estados financieros sin obtener ning0n activo.
'as irregularidades en las operaciones de caja y bancos y en sus saldos pueden clasificarse tambi&n
seg0n las posibilidades de encubrimiento y la situacin resultante de los registros correspondientes, de
la siguiente forma*
7escubiertas o abiertas* 'os recuentos o conciliaciones son inferiores a las cifras registradas.
Encubiertas*
6* )emporales* los recuentos o conciliaciones han sido sobrevalorados para hacer que
coincidan con las cifras registradas.
7* 6ermanentes* las cantidades no se han registrado o se han reducido una ve% registradas.
El encubrimiento 8temporal 8 y 8permanente9, se refiere a la frecuencia de la accin necesaria para
intentar llevar a cabo el encubrimiento. 6ara que se d& un encubrimiento permanente, es necesario una
accin 0nica, mientras que para que se d& el encubrimiento temporal se ha de repetir cada ve% que se
lleve a cabo la conciliacin de las cuentas bancarias u otro tipo de conciliacin entre las cifras
registradas y los activos reales.
'as interceptaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo que a operaciones de caja
y bancos y sus saldos se refiere, ya que no se registran las cantidades percibidas, $i los efectivos no
registrados fueron recibidos como un pago por alg0n otro activo por el cual la contabilidad fue
previamente bien registrada, la interceptacin resulta en un d&ficit de la otra cuenta de activo, la que a
su ve% puede volver a mostrar o a esconder la situacin anteriormente mencionada. 1n ejemplo com0n
de esta situacin es la interceptacin y subsiguiente encubrimiento en cadena de recaudacin sobre
cuentas por cobrar. $i el efectivo no registrado corresponde a ventas y otros ingresos para los cuales no
hubo registro de contabilidad, el encubrimiento permanente conlleva a una infravaloracin de tales
cuentas de ingresos o beneficios.
'as sustracciones implican una disposicin indebida de una cantidad que ha sido registrada. Esta
disposicin puede registrarse o no. $i no se hace, aparecer una deficiencia, que podr mantenerse
descubierta o encubierta temporalmente mediante una sobrevaloracin en los recuentos de efectivo o en
las conciliaciones de las cuentas bancarias. $i se registra la disposicin de la cantidad, &sta ser
reducida y e!istir un encubrimiento permanente. El registro puede llevarse a cabo directamente,
mediante un asiento que aparente o d& a entender un desembolso correcto , o indirectamente,
reduciendo la cantidad registrada mediante la falsificacin de los registros totales, anotaciones o saldos
correspondientes.
'as desviaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo que al registro de las
operaciones de caja y bancos se refiere, ya que se registra el desembolso. $in embargo, dan como
resultado una infravaloracin del pasivo que puede ser abierta o temporalmente encubierta.
El estudio del control interno de los saldos de caja y bancos y de sus operaciones se centrar en el
tratamiento y custodia de los fondos "incluyendo los reintegros o egresos de cuentas bancarias#,
preparacin, sumas y subtotales y anotacin de asientos y de los controles ejercidos sobre todas estas
funciones mediante una observacin, comprobacin o verificacin independientes.
El estudio preliminar del control interno debe incluir una e!amen meticuloso con los empleados
responsables y una referencia a los organigramas, manuales de procedimientos, hojas de
especificaciones de trabajo y fuentes similares de informacin. El estudio podra incluir la inspeccin de
documentos, observacin de procedimientos y pasos similares y de esta forma, en cierta medida,
cualquier resultado obtenido en las pruebas de auditoria llevadas a cabo durante el estudio preliminar,
sin embargo, no siempre es &ste el caso y pueden hacerse las pruebas de auditoria totalmente aparte
del estudio preliminar del control interno.
El estudio preliminar debera reflejar el mejor juicio hecho por el auditor de la eficacia potencial de estos
procedimientos y, en consecuencia, este debera estudiar el posible efecto de cualquier aparente falta de
agude%a mental, competencia, independencia o integridad de los empleados y el posible efecto de
cualquier cambio de los procedimientos o funciones, incluyendo los cambios temporales durante las
horas de las comidas, vacaciones, perodos de enfermedad y circunstancias similares.
7ebe considerarse tambi&n la situacin financiera y otros aspectos de la organi%acin. En una
organi%acin prspera de crecimiento rpido, puede que la direccin no estime necesario o no tenga
capacidad para ampliar la planilla con el de satisfacer las e!igencias cada ve% ms fuertes a que se
somete a sus empleados. 1na organi%acin en una situacin financiera menos slida podra ser tentada
por falsos m&todos de ahorro de costos eliminando o simplificando los controles fundamentales.
'os controles internos sobre las operaciones de caja y bancos y sus saldos deben evaluarse seg0n su
potencial para prevenir o detectar los posibles errores o irregularidades.
:egistros y -unciones
'os 8registros iniciales9 son los primeros preparados por la organi%acin o sus agentes que se utili%an
directamente o, mediante registros intermedios, que constituyen la base de un asiento en el ;ayor
,eneral. )ales registros iniciales copias de documentos "como duplicaciones de cheques#, cintas
"como las cintas de caja registradora# u otras listas, 'os 8registros finales9 son los asientos de 7iario u
otras fuentes que sirven de medios de anotacin en el ;ayor ,eneral. 'os 8registros intermedios9 son
todos los efectuados, en forma detallada y resumida, entre los registros respectivos se preparan
manualmente o mediante ordenador.
Estas distinciones son significativas por dos ra%ones* 6rimero, los objetivos y requisitos de control
interno difieren en cierto modo entre los registros iniciales y los posteriores. En segundo lugar, los
procedimientos y la separacin de responsabilidades pueden permitir un control satisfactorio sobre
algunos de los registros, pero no sobre otros y deberan detectarse cualesquiera de estas diferencias al
evaluar los controles y relacionarlos con los procedimientos de auditoria que se han de aplicar.
(l estudiar la asignacin de funciones a los empleados, es necesario incluir a todas personas que
pueden modificar, insertar o suprimir datos en el proceso de reali%acin de la funcin estudiada. 'as
personas que preparan o anotan los asientos deberan incluir no solamente a aquellos que registran los
asientos directamente , sino tambi&n aquellos que lo hacen de forma indirecta preparando o
manipulando tales documentos u otro material a partir del cual se obtengan los asientos. Entre las
personas que preparan, calculan los totales o registran los asientos deberan incluirse a aquellas que
programan u operan los ordenadores para estos fines. Entre las personas que preparan, calculan
totales, registran asientos o tramitan cobros, cheques firmados o documentos deberan incluirse solo a
aquellas que lo hacen en el curso normal de sus obligaciones y sus inmediatos superiores.
+obros
'os cobros son susceptibles de errores no intencionados y de interceptacin o sustraccin.
Indudablemente, no todo el que tramita cobros esta capacitado para cometer cualquier tipo de
irregularidad, Esta posibilidad puede reducirse de forma diferente mediante los siguientes
procedimientos<
:ecomendacin a los clientes para que enven todas las remesas, giros o letras de cambio directamente
a un bu%n cerrado bajo control del banco depositado.
Envo de instrucciones a los bancos depositarios por escrito para que no efect0en el reintegro o egreso
de ning0n cheque a pagar a la organi%acin.
Endosado inmediato de todos los cheques recibidos. 8$lo para ingreso en cuentas9 en los haberes de
la organi%acin.
7epsito de los cobros diarios de forma intacta antes de que se pueda disponer de los del da siguiente.
(parte de los procedimientos anteriores u otros dise=ados para impedir irregularidades, las restantes
posibilidades de control interno del efectivo se centran necesariamente en la limitacin de las
posibilidades de encubrimiento. Esto a su ve%, pretende bsicamente crear y mantener los registros
contables y comparar la cantidad real de efectivo disponible con la registrada a intervalos oportunos.
7ado que las interceptaciones se refieren a cobros no registrados, el objetivo obvio del control interno
sobre este riesgo es asegurar un registro inmediato de todos los cobros. El grado de viabilidad de este
procedimiento depende de la naturale%a de los mismos y de una variedad de circunstancias< en
consecuencia< en este captulo se e!plican 0nicamente algunos conceptos generales y distinciones a
este respecto.
7onde la naturale%a de los cobros sea tal que su registro puede efectuarse prcticamente como un paso
integral de la operacin, este procedimiento representa el medio de control ms directo contra las
interceptaciones. Entre los ejemplos de este procedimiento se incluye el registro automtico mediante
dispositivos mecnicos cerrados con llave "como mquinas registradoras, molinetes, contadores, etc.#
y la restriccin fsica de acceso a las copias de impresos de cobro enviados directamente a los
remitentes. El elemento com0n de control en estos ejemplos es que el registro se efect0a de forma
simultnea al cobro y es observado por los remitentes.
En el caso en que el remitente no pueda observar el registro, e!iste una posibilidad de emplear un
segundo medio contra la interceptacin que consiste en una participacin mutua en la apertura del
correo o vaciado de los bu%ones de cobro, o contenedores similares, que no producen un registro
automtico, as como del registro inicial de tales cobros.
'a tercera clase de control posible para impedir las interceptaciones depende de alg0n tipo de fuente
independiente para determinar o estimar la contabili%acin de los cobros. 7entro de este tipo de control,
e!iste una cierta gama de variaciones respecto a la puntualidad y eficacia.
1n ejemplo de esta posibilidad es la determinacin de los cobros que son competencia de los agentes
de ventas o vendedores de billetes, mediante inventarios de productos frecuentes o de billetes no
vencidos. 4tro ejemplo lo constituye la preparacin independiente y el control de los cheques o facturas
de ventas minoristas, por parte del personal de ventas, para predeterminar las cantidades que ha de
cobrar el cajero. En estos dos ejemplos, las posibilidades son similares a las anteriormente e!puestas
porque la contabili%acin de los cobros puede efectuarse para das o perodos concretos.
6or el contrario, la contabili%acin de cobros de cuentas a cobrar registrados puede establecerse a partir
de las tales registros, pero la contabili%acin diaria no es normalmente posible. En consecuencia, la
eficacia de las cuentas a cobrar registradas como medio directo para establecer la contabili%acin de los
cobros correspondientes se centra fundamentalmente en la posibilidad de encubrir las interceptaciones
mediante la 8manipulacin de la cuenta de clientes9 o mediante el abono de la misma por asientos que
no constituyan partidas de efectivo.
En donde tenga lugar una 8manipulacin de la cuenta de clientes9, se efectuar posteriormente un
abono en las cuentas de aquellos clientes cuyas remesas hayan sido interceptados, mediante los cobros
registrados a otros clientes. Esto da como resultado una especie de encubrimiento temporal, ya que la
cantidad acumulada en tales interceptaciones en un momento dado, est representada por los errores
en los saldos de las cuentas de uno o ms clientes. El requisito ms obvio para impedir la manipulacin
de los abonos en concepto de cobros de clientes es la separacin de las funciones de manipulacin del
cobro antes del registro inicial y de anotacin de los abonos en las cuentas de cobrar.
'os abonos indebidos no efectivos en las cuentas de clientes con el fin de lograr un encubrimiento
permanente de las interceptaciones pueden registrarse mediante asientos de cobros en concepto de
descuentos u otras deducciones concebidas a los clientes, o mediante otros asientos como previsiones
o cancelaciones de saldos por parte de la empresa. En cualquier caso, el requisito ms obvio de control
es e!igir la aprobacin de los abonos por personas que no manipulan los cobros antes de su registro
inicial.
Entre las ilustraciones adicionales de fuentes independientes que puedan justificar la contabili%acin en
cobros se incluye una gran variedad de ratios y coeficientes o ndices de resultados como las
proyecciones de disponibilidades, volumen de ventas, ratio de beneficios brutos y la rotacin de las
cuentas a cobrar< contrates de alquiler, de e!plotacin u otro tipo de contratos< los informes sobre
equipos o eliminacin de desperdicios< el inter&s fijado o los dividendos de valores burstiles< los
registros de afiliacin a clubs u organi%aciones similares< y los registros de asistencia o inscripcin en las
reuniones. 'os requisitos de control interno y eficacia respecto a &stos y otras fuentes de informacin
varia ampliamente seg0n las circunstancias del caso concreto y, per lo tanto, en este captulo no se
incluye una e!posicin adicional.
7ado que las sustracciones de cobros se producen con posterioridad al registro inicial, cualquier
persona que tramite los cobros posteriormente podr cometer este tipo de irregularidad. 'os
procedimientos mencionados anteriormente constituyen unos impedimentos para la reali%acin de
sustracciones, as come de interceptaciones.
( no ser que se lleve a cabo un encubrimiento permanente de las sustracciones mediante una reduccin
de las cantidades registradas, la deficiencia de efectivo ser descubierta o bien encubierta
temporalmente mediante la falsificacin de los recuentos de efectivo o de las conciliaciones de cuentas
bancarias. 'os procedimientos para controlar estas dos 0ltimas posibilidades se e!ponen en la seccin
referente a los saldos de caja y bancos.
'a reduccin de las cantidades registradas en concepto de cobros puede llevarse a cabo falsificando la
suma de los registros iniciales de cobros o la preparacin, determinacin de totales o anotacin de los
registros intermedios o finales de cobros o en el clculo de los saldos de cuentas de caja o bancos del
;ayor ,eneral. 7eberan estudiarse otras posibilidades de reduccin indebida de las cantidades
registradas mediante asientos de 7iario u otros asientos en tales cuentas pero las primeras quedan
fuera del alcance de este capitulo. 1n m&todo para impedir la falsificacin en cualquier etapa del
proceso de resumen, que se ha descrito anteriormente, es asignar esta funcin a personas que no
admitan cobros despu&s de su registro inicial. 4tro m&todo consiste en e!igir que los registros iniciales
que no sean susceptibles de manipulacin sean comparados en su totalidad con los depsitos diarios en
las cuentas bancarias por alguna persona que no manipule los cobros registrados. $i se depositan de
forma intacta los inicialmente registrados de forma puntual, podr tenerse la seguridad de que no se ha
producido ninguna sustraccin.
7esembolsos
'as sustracciones mediante desembolsos las puede cometer cualquier persona que pueda e!tender
cheques o solicitar efectivo. 6uesto que generalmente se aplican las mismas consideraciones de control
interno a ambos tipos de desembolsos y normalmente &stos 0ltimos suelen representar una cantidad
menor, la e!posicin en esta seccin se centrar en los desembolsos mediante cheques.
Entre las personas que se consideran responsables para e!tender cheques por si mismas debera
incluirse a los firmantes de cheques con una sola firma, los firmantes de cheques con dos firmas si los
documentos justificativos no son e!aminados por ambas partes y a otras que sean delegadas para
e!tender cheques sin la aprobacin de ninguna otra persona. Entre estos 0ltimos debera incluirse a las
personas que preparan cheques si los documentos justificativos no son e!aminados por, al menos, un
firmante de los mismos, a las que se encargan de la custodia de los sellos de firma necesarios y a las
que manipulan los equipos de firmado sin control independiente sobre el n0mero y detalles de los
cheques firmados.
$e consideran procedimientos convenientes In restriccin del acceso a cheques en blanco y la
utili%acin de papel no falsificable para impedir la reali%acin de sustracciones, aunque probablemente la
eficacia de estos procedimientos es limitada.
'os cheques irregulares pueden registrarse o no. $i tales cheques estn registrados, se vera reflejado
en la reduccin necesaria de las cifras registradas y se producir un encubrimiento
En consecuencia, para protegerse contra este tipo de sustraccin es necesario* ># que nadie pueda
e!tender cheques por s solo< o 3# que alguien, que no est& capacitado para e!tender cheques por s
mismo, e!amine posteriormente los documentos justificativos. El primero de estos m&todos pretende
impedir la reali%acin de tales sustracciones y el segundo su ocultacin o encubrimiento.
'as personas que manipulan cheques firmados estn en situacin de desviar un cheque legtimo de su
debido destino y hacer uso propio del mismo. Esta irregularidad hara necesaria generalmente una
alteracin del librado, una falsificacin del endosado del librado seguido de un endosado del falsificador,
pero la e!periencia indica que el conocimiento de estos hechos no impide la perpetracin de los mismos.
7ado que las desviaciones implican pagos destinados a proveedores legtimos, el resultado inmediato
es una forma de encubrimiento temporal, ya que las cuentas a pagar superarn a las cifras
correspondientes registradas y cabe esperar quejas por parte de los proveedores. En consecuencia, un
encubrimiento permanente de las desviaciones requiere que el ejecutor o falsificador est& capacitado
para efectuar los verdaderos pagos que se han de hacer al proveedor. 7e forma coincidente o dentro de
un perodo ra%onable. 'os pagos a los proveedores podran hacerse mediante cheques duplicados, o
posiblemente de fondos obtenidos por el ejecutor o falsificador mediante la obtencin de la cantidad del
cheque sobre valorado y el retenimiento del e!ceso. En este 0ltimo caso, el e!ceso constituye una
sustraccin. 'os cheques duplicados podran estar justificados por copias de los documentos
empleados para justificar los cheques desviados o mediante documentos no cancelados empleados
para justificar otros cheques. El procedimiento ms directo de control para impedir la perpetracin de
desviacin es limitar la manipulacin de cheques firmados a personas que nos participen en la
preparacin de recibos u otros documentos. ?ustificativos de los desembolsos. Entre los posibles
controles para impedir el encubrimiento se incluye un e!amen de los cheques pagados para detectar
evidencia de alteraciones o endosados irregulares y un e!amen de los documentos justificativos por
parte de las personas que tengan funciones incompatibles.
$aldos de caja y bancos
'os objetivos del control interno sobre los saldos de caja y bancos son asegurarse de que la cantidad de
efectivo real disponible* ># coincide con la cifra registrada correspondiente a las operaciones efectuadas,
y 3# es suficiente pero no e!cesivo para las necesidades de la organi%acin. Este 0ltimo objetivo es un
aspecto de control administrativo que se e!pone ms adelante en este mismo captulo.
'a cantidad disponible coincidir, por supuesto, con la registrada si no se han producido errores o
irregularidades en el registro de las operaciones. Indudablemente, el primer requisito para determinar si
e!iste tal coincidencia es la reali%acin de recuentos de efectivo y conciliaciones de cuentas bancarias
con carcter peridico. Este procedimiento, por si solo, debera ser suficiente para desvelar los errores
e!istentes, pero no para descubrir la irregularidades. 6are detectarlas es necesario que los recuentos y
conciliaciones sean efectuados* ># por personas que no estn capacitadas pera perpetrar sustracciones
o desvos, como se ha e!puesto anteriormente, y 3# de tal forma que permitan detectar cualquier
encubrimiento temporal.
El encubrimiento temporal de deficiencias en los saldos de caja o bancos puede lograrse mediante* ># la
falsificacin de los recuentos de efectivos o conciliaciones bancarias< 3# la inclusin de partidas no
vlidas en los recuentos de efectivo o depsitos bancarios< @# la sustitucin de partidas validas de otros
fondos de la organi%acin.
8'a falsificacin de recuentos de efectivo o conciliaciones bancarias9, tal y como se utili%a en este
capitulo, se refiere a un listado errneo de las partidas recontadas, de los saldos que aparecen en los
libros o e!tractos bancarios, cheques pendientes de pago u otras partidas de conciliacin o un cmputo
errneo de la suma de los recuentos o conciliaciones. 'a preparacin de los mismos por personas
independiente, como se ha mencionado anteriormente, es el m&todo ms directo de control de este tipo
encubrimiento. 'as dos posibilidades restantes corresponderan a acciones llevadas a cubo por los
encargados de custodiar los fondos cuyo recuento o conciliacin se est llevando a cabo, y por lo tanto,
deberan tenerle en cuenta las personas que reali%an estas funciones.
8'as partidas no vlidas9 se refieren a cheques, comprobantes u otros documentos incorrectos o
indebidamente incluidos en los recuentos de efectivo con el prete!to de mantenerlos para un depsito,
cobro o reembolso posteriores, y a aquellos cheques indebidos que se han depositado, pero que cabe
esperar que el banco los rechace. 'os procedimientos para descubrir la inclusin de partidas no vlidas
en los recuentos de efectivo y conciliaciones bancarias incluyen el e!amen de los cheques,
comprobantes o documentos similares incluidos en ellos, obteniendo una aprobacin independiente de
partidas cuestionables, depositando cheques bajo el control de la persona que efect0a el recuento e
investigando los cheques depositados pero recha%ados por los bancos, durante el perodo ra%onable
con posterioridad al recuento de efectivo.
8'a sustitucin de las partidas vlidas9 se refiere a la utili%acin de depsito bancarios o cheques
obtenidos de otros fondos de la organi%acin para ocultar una deficiencia en el fondo cucho recuento o
conciliacin se est llevando a cabo. Entre las fuentes a partir de las que puede efectuarse tal
sustitucin se encuentran los cobros no depositados, fondos de e!plotacin y cuentas bancarias. 1n
ejemplo corriente de sustituciones consiste en la utili%acin de los cobros de un da o das posteriores
para efectuar un depsito bancario e!igido por los cobros registrados de un da anterior. 4tro ejemplo
consiste en el depsito de un cheque en una cuenta bancaria o el cobro del mismo a otra, lo que
corrientemente se denomina 8recambio9. El principal procedimiento de control para evitar la sustitucin
de los recuentos de efectivo constituye el recuento simultneo de todos los fondos a partir de los cuales
sera factible efectuar la sustitucin, considerando la custodia y ubicacin de los fondos respectivos. En
lo que respecta a los cobros no depositados, requiere que se registren todas las cifras correspondientes
a los cobros no depositados, requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los cobros
hasta el momento del recuento. 'a conciliacin simultnea de todas las cuentas bancarias consiste
tambi&n en un m&todo de proteccin contra 8recambio9. $in embargo, dado que este recambio tambi&n
requiere un depsito no registrado en la cuenta bancaria a partir de la que se gir el chequeo sustituido,
podra emplearse un procedimiento alternativo para evitar la sustitucin que consiste en una
comparacin de los depsitos reales con los cobros registrados desde la fecha de la 0ltima conciliacin
de los dems cuentas bancarias.
(dems de los errores e irregularidades anteriormente e!puestos, los saldos de caja y bancos son
tambi&n susceptibles de una forma de distorsin denominada 8retoque de cuentas9. +omo se ha
indicado anteriormente, esta prctica no implica la e!istencia de desfalcos, pero pretende mejorar la
posicin financiera aparente, el ratio del capital circulante o la relacin entre los saldos de caja y otras,
como las de cuentas a cobrar o a pagar. 6uede lograrse 8manteniendo abiertos los libros de
contabilidad9 de forma que se puede disponer del tiempo necesario para registrar los asientos debidos o
mediante asientos incorrectos. El establecimiento de fechas puntuales de cierre de libros y los controles
previamente mencionados para los recuentos de efectivo y las conciliaciones bancarias deben permitir
detectar este tipo de distorsin< sin embargo, no es probable que se produ%ca si la direccin no da
instrucciones evidentes para olvidar los procedimientos de control interno establecidos. En
consecuencia, los auditores constituyen el factor disuasivo ms efica% de esta prctica.
3. Procediientos de Auditora
+obros
7eberan verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas y otras deducciones efectuadas cliente
registradas en los asientos de cobros, e!aminando si los documentos justificativos han sido aprobados o
presentan otros signos claros de valide%.
7eberan verificarse las ventas al contado, efectuando una seleccin de las mismas a de los
independientes disponibles "como los registros de ventas, entregas, envos o registros puntuales de
inventario# y compararlos posteriormente con los registros de cobros. 7eberan verificarse los dems
cobros verificarse los dems cobros "otros que no sean los cobros correspondientes a cuentas a cobrar
y a ventas al contado# efectuando una seleccin a partir de cualquier fuente de informacin
independiente disponible y comparndolos con los registros de cobros o con las cuentas relacionadas.
7ebera verificarse la preparacin de registros finales de cobros efectuando un seguimiento de las
cantidades de los registros iniciales hasta los finales.
7eberan verificarse tambi&n las sumas y anotaciones de los asientos correspondientes a los cobros.
7esembolsos
$e deben verificar los asientos en los registros iniciales de desembolsos comparando las cantidades y
otros detalles pertinentes con los cheques pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos
inusuales, como librados m0ltiples, alteraciones, firmas no autori%adas o endosados cuestionables
"especialmente aquellos que no hayan sido endosados directamente para su depsito en un banco#.
7eben verificarse tambi&n los asientos en los registros iniciales de desembolsos mediante un e!amen
de los documentos justificativos, a no ser que ya hayan sido e!aminados como parte de la auditoria de
compras y cuentas a pagar. El e!amen de documentos justificativos debera comprobar la e!istencia de
las pertinentes aprobaciones y de la propiedad de los pagos y distribuciones de cuentas.
7ebe verificarse la preparacin de los rasgos intermedio y final de desembolsos, efectuando un
seguimiento de las cantidades desde los registros finales hasta los iniciales.
7eben verificarse los totales y las anotaciones de los registros de desembolsos.
$aldos de caja y bancos
'a consideracin de los procedimientos de< auditora sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones
como que tipo de fondos se han de auditar y cuando, as como de qu& forma se ha de hacer.
'os saldos de caja y bancos suelen incluir un n0mero de fondos de e!plotacin, y a veces cuentas en
bancos con saldos registrados relativamente peque=os. )anto los auditores independientes como los
otros deben considerar la importancia de tales saldos en relacin con su respectivo papel y los objetivos
de auditora para determinar si requieren auditarse y con qu& frecuencia se ha de efectuar.
6ara el auditor independiente es preferible auditar los saldos importantes registrados, disponibles o en
depsito, en una fecha tan cercana a la del balance de situacin como sea posible, seg0n las
circunstancias, aunque en la mayora de los casos coincide realmente con la fecha del balance de
situacin. 6ara los auditores internos y otros auditores la fecha de auditar los saldos de caja y bancos
puede tener un importancia menor. En cualquier caso, debera efectuarse un e!amen simultneo o
procedimientos equivalentes, como ya se ha e!plicado, a las cuentas en las que podra darse un
encubrimiento de una deficiencia importante mediante sustitucin. 7e forma similar, debera efectuarse
un e!amen simultneo o aplicarse un procedimiento similar en la auditora de valores burstiles, cuentas
a cobrar u otras cuentes de las que pudieran obtenerse fondos para la sustitucin en los saldos de caja
y bancos.
'os restantes prrafos de esta seccin describen de forma general los procedimientos de auditoria que
se han de aplicar a los saldos seleccionados, suponiendo que se efect0e un e!amen simultneo si este
es necesario, seg0n las circunstancias.
7ebe efectuarse un recuento y listado de los depsitos, cheques, comprobantes, etc., que afecten a los
fondos fijos o a otros fondos de e!plotacin o a cobros no depositados, seg0n sea necesario para una
investigacin posterior.
7ebe efectuarse un seguimiento de los cheques que se hayan especificado como cobros no
depositados hasta los asientos de los registros iniciales de cobros, tal y como se encuentren en la fecha
y momento del recuento.
7ebera comprobarse la propiedad de los cheques cobrados y, si es necesario, deberan depositarse en
el banco o ser aprobados por una persona responsable que no sea el encargado de custodiar los
fondos.
7ebera efectuarse un seguimiento de los cheques cargados a otras cuentas bancarias de la
organi%acin, relacionndolos con los registros de desembolsos correspondientes o, en el caso de un
e!amen simultneo, con la lista asociada de cheques pendientes.
7eberan e!aminarse los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier otro documento incluido en el
recuento de efectivo para comprobar si cuentan con la aprobacin que se haya considerado necesaria
en las circunstancias presentes. $i tales partidas representan una cantidad significativa, podra ser
necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al perodo de auditora.
El auditor debe verificar independientemente las conciliaciones bancarias y obtener directamente
confirmaciones de los saldos por parte de los bancos. Estas confirmaciones, aunque no constituyen una
parte integral sin la auditoria de los saldos de ancos, cubren normalmente asuntos adicionales, como
las obligaciones directas y de contingencia, el colateral retenido, la fian%a y otras relaciones con los
bancos.
$e debe hacer una comparacin de los depsitos reflejados en los estados bancarios con los cobros
registrados durante un perodo suficiente, previo a la conciliacin, para permitir que los cheques y
transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a
la fecha de la conciliacin.
7eben cuadrarse los depsitos en trnsito mostrados en las conciliaciones con los cobros registrados
antes de la fecha de conciliacin y deben referenciarse a los abonos en los bancos en un pla%o posterior
prudente.
El auditor debe obtener directamente de los bancos los e!tractos bancarios y cheques pagados durante
un perodo ra%onable despu&s de la fecha de la conciliacin. 7eben e!aminarse los n0meros y fechas
de cheques y las fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para determinar cules
fueron e!aminados antes de la fecha de la conciliacin y entonces comprobarlos. con la lista de cheques
pendientes de la conciliacin.
+ualquier otra partida en conciliacin debe considerarse como inusual y, por lo tanto, se debe investigar
ntegramente.
7esgloses
'a clasificacin de caja y bancos en el balance de situacin incluye normalmente depsitos bancarios y
cheques no depositados, libretas de ahorro, certificados de depsito y depsitos a la vista. 'as partidas
de libretas de ahorro y certificados de depsito deberan presentarse por separado, a no ser que las
cantidades sean insignificativas, y los descubiertos bancarios deben incluirse como una partida de
pasivo en lugar de deducir al activo. (dems, debe hacerse distincin entre el efectivo disponible. para
operaciones generales y el destinado a fines especiales.
7onde e!ista un acuerdo entre el banco y el cliente para mantener un saldo mnimo determinado,
debera separarse este saldo restringido y describirse en una nota a los estados financieros.
( esto se le denomina saldo de compensacin y la informacin referente al mismo debera tenerse
mediante confirmaciones por parte del banco, lectura de las actas y e!amen del acuerdo sobre
pr&stamos entre el banco y el cliente.
+ontroles administrativos
'os controles administrativos, tal y come se definen en las 7eclaraciones de 2ormas de (uditora,
$eccin (1 @3/.3A, incluyen, aunque no estn limitados, al organigrama y a los procedimientos y
registros relacionados con los procesos de decisin que llevan a la autori%acin de las operaciones por
parte de la direccin. )al autori%acin constituye una funcin de direccin asociada directamente con la
responsabilidad de consecucin de los objetivos de la organi%acin y constituye el punto de partida para
establecer el control contable de las operaciones.
El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los controles administrativos, ya que estn
relacionados de forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria su evaluacin. $in
embargo, si el auditor independiente cree que ciertos controles administrativos 8pudiera tener una
influencia importante sobre la fiabilidad de los registros financieros9, debera plantearse la evaluacin de
los mismos.
(reas de control administrativo
En relacin con la funcin de dar fe, el auditor independiente se ocupar ms de los aspectos
financieros de la empresa. $in embargo, cuando lleve a cabo servicios para la direccin se ocupar
generalmente de los aspectos operacionales, de forma similar al auditor interno.
( continuacin se presentan ilustraciones de los controles administrativos sobre cada y bancos*
6royecciones de necesidades en efectivo. 1no de los controles administrativos ms importante sobre
caja y bancos es la proyeccin de necesidades de efectivo correspondiente a cobros y desembolsos.
;uchas empresas han podido mantener constantes las necesidades de efectivo, frecuentemente con
aumentos del volumen de ventas, gracias a una planificacin meticulosa del mismo. El auditor puede
revisar los datos fundamentales y las estimaciones de deficiencias o e!cesos. 7ebe sugerir un cambio
en la oportunidad de los cobras y desembolsos para reducir las necesidades de efectivo.
Evaluacin de los riesgos. (unque en general es conveniente mantener unos controles estrictos, a
veces el control es demasiado costoso debido al riesgo. En lugar de mantener el control continuo,
podra ser ms ra%onable ampliar el trabajo de auditoria. En una oficina peque=a puede resultar difcil
lograr una separacin de responsabilidades ptima y podra ser necesario reali%ar trabajos de auditoria
adicionales. $in embargo, normalmente se pueden separar ciertas funciones importantes, como el
firmado cheques y la conciliacin de cuentas bancarias
Eficacia de procedimiento. El auditor, al efectuar la revisin de caja y bancos, debe estudiar la eficacia
de los procedimientos. +on frecuencia pueden moderni%arse los procedimientos y se puede reducir el
costo, siendo efectivos todava para los posibles riesgos. 6or ejemplo, un aumento de la eficacia en el
proceso de las remesas contribuir a acelerar los depsitos bancarios. El auditor puede investigar si es
necesario llevar a cabo una verificacin de las facturas cuyo importe sea peque=o. El costo suele
superar al posible ahorro. 6ara mantener un control estricto, las empresas que cuenten con numerosas
instalaciones y filiales podran efectuar todos los pagos en la oficina principal, incluso cuando se trate de
facturas de poca monta. El procesamiento y preparativos comerciales e!traordinarios pueden resultar
costosos. El auditor puede revisar la operacin y sugerir un costo mnimo para las facturas que se
enven a la oficina principal. $e ha mostrado que con tal mnimo de n0mero de pagos puede quedar
reducido en un @@ B y la oficina principal todava controla el CD B del importe de los pagos.
+onfeccin de diagramas de flujo. 1na t&cnica analtica que emplean los auditores frecuentemente es la
confeccin de diagramas de flujo. :esulta especialmente in0til en la revisin de los controles internos
e!istentes sobre los cobros y desembolsos. :esulta 0til para representar las relaciones dentro de la
empresa en forma de organigrama. $e trata tambi&n de una t&cnica bsica de auditora por ordenador.
1tili%acin de los fondos. El auditor debera conocer qu& fondos no se utili%an. 6or ejemplo, en una
empresa con una cierta cantidad de instalaciones y filiales podra e!istir una cantidad sustanciosa en
e!ceso en varias de las filiales. El auditor puede efectuar un cmputo de los desembolsos medios y
determinar el n0mero de semanas para las que se habra de disponer de efectivo en la filial concreta,
donde pueda comprobarse que el fondo disponible es e!cesivo. 6odra compararse el costo de
mantener un saldo equivalente a la cantidad neta de nmina en la bancaria de nmina con el que
supone el enviar telegrficamente los fondos el mismo da en que tiene lugar el pago. (lgunos fondos
especiales restrictivos, como los fondos entregados en derecho a terceros qui% no produ%can intereses.
El auditor debera revisar los documentos pertinentes para asegurarse de que la cantidad ntegra
retenida es actualmente necesaria. Eui% se hayan producido cambios que justifiquen una reduccin de
los fondos.
(celeracin del flujo de entrada de efectivo. 'a aceleracin del flujo de entrada de efectivo o ingresos en
metlico equivale a un aumento de la cantidad total de &ste. 6or lo tanto, el auditor debera conocer el
m&todo mediante el cual puede acelerarse dicho flujo. 6or ejemplo, si se emplea un bu%n con llave
para las remesas, puede reducirse notablemente la cantidad 8pendiente de pago9, especialmente si la
oficina central est situada en una ciudad y se dispone de un bu%n con llave en otra. 4tra forma para
acelerar el flujo de efectivo es e!igir a los clientes una facturacin inmediata. +omo parte de este
procedimiento, el auditor puede determinar que todas las facturaciones se efect0an el da siguiente
despu&s de su envo. 'os m&todos de reduccin de los niveles de inventario y niveles de cuentas a
cobrar permiten acelerar tambi&n el flujo de entrada de efectivo.
7esaceleracin del flujo de salida de efectivo. 'a cantidad de efectivo disponible puede ma!imi%arse
desacelerando el flujo de salida del mismo. los pagos a los vendedores pueden efectuarse el 0ltimo da
del periodo de descuento. El auditor puede determinar el periodo de m!imo n0mero cobros y sugerir a
los vendedores que estable%can las fechas de pago coincidiendo con &l.
7istribucin de fondos. El audito puede presentar un cambio en la distribucin de las cuentas bancarias
despu&s de revisar los diversos gastos de servicio. 6or ejemplo, si se mantiene una cuenta de nmina
en un banco y el fondo rotativo en otra, puede efectuarse un cargo de servicio a la cuenta nmina sin
que produ%ca un inter&s en el saldo del fondo rotativo. $i ambas cuentas se mantienen en el mismo
banco, puede e!istir una compensacin y no efectuarse ning0n cargo de servicio bancario.
4bjetivos de los auditores en el e!amen de la caja.
En el e!amen de la caja, los objetivos principales de la auditoria son*
8* Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en efectivo.
9* 7eterminar que la caja se presente ra%onablemente en los estados financieros del cliente.
'as pruebas de acatamiento de las transacciones por caja indica el grado en que los controles usados a
tal propsito realmente funcionan en la prctica. 'os resultados de estas pruebas proporcionan a los
auditores las bases para evaluar la valide% de las transacciones registradas por caja, la valide% de los
m&todos usados en el manejo y registro del efectivo y la credibilidad general de los registros contables.
El segundo objetivo el de determinar lo ra%onablemente que se presenta la caja como parte de la
posicin financiera global del cliente es relativamente simple, porque la caja, a diferencia de otros
activos, virtualmente no presenta problemas de valuacin, 6ara justificar la cantidad de caja que se
menciona en el balance general, los auditores llevarn a cabo las pruebas sustancias necesarias, tales
como la de confirmacin de las cantidades en depsito, comunicndose directamente con los bancos y
contando la e!istencia en efectivo en la caja.
F+unto tiempo dedicar a la auditoria de cajaG
'os auditores ciertamente dedican una proporcin bastante ms grande de horas de auditoria a la caja
de lo que se justifica por el importe relativo del efectivo que se presenta en el balance general.
$e invierte un tiempo considerable de auditoria en problemas de valori%acin en el trabajo sobre
inventarios y cuentas por cobrar.
4tra ra%n que contribuye a una e!tensa auditoria de la caja es que el efectivo es el activo ms lquido y
ofrece la tentacin ms grande para el robo, el desfalco, y la malversacin. El riesgo relativo es alto
para los activos lquidos y los auditores tratan de hacer frente a las situaciones de alto riesgo con una
investigacin ms detallada. En algunos trabajos de auditoria, el cliente puede tener ra%ones
especficas para sospechar de la e!istencia de fraudes de los empleados, y puede pedir a los auditores
que pongan inter&s en el e!amen de las transacciones por caja.
+ontrol interno de las transacciones por caja.
El departamento financiero, bajo la direccin de un tesorero, es generalmente responsable de la mayora
de las funciones que se relacionan con el manejo de la caja, Estas funciones incluyen< aprobacin de
cr&dito, manejo y depsito de ingresos a caja< firma de cheques, inversin del dinero ocioso* y custodia
del efectivo, los valores coti%ados y otros activos negociables. (dems, el departamento financiero
participa activamente en el proceso de pronosticar los requerimiento de efectivo, y hace arreglos de
financiamiento a corto y largo pla%o.
'os auditores independientes pueden sugerir cambios en los procedimientos operativos que refor%arn
los controles sobre los ingresos a caja y los desembolsos de efectivo, sin incurrir en costos adicionales
de operacin.
Estas reglas universales para lograr el control interno sobre el efectivo pueden resumir como sigue*
10* 2o permita que un mismo empleado maneje una transaccin desde el principio hasta el
fin.
11* $epare el manejo de la caja del registro contable.
12* +entralice el recibo de dinero tanto como sea posible.
13* :egistre inmediatamente los ingresos a caja.
14* (liente a los clientes a que pidan recibos, y vigile los totales de registro de caja.
15* 7eposite intactos todos los das los ingresos a caja.
16* 5aga todos los pagos con cheques, con e!cepcin de los gastos por caja chica.
17* 5aga que las conciliaciones de las cuentas de bancos las realicen empleados que no
sean responsables de la e!pedicin de cheques o la custodia de efectivo.
$i la poltica de la compa=a permite el pago de los gastos utili%ando los ingresos en efectivo, se ocultan
ms fcilmente los desembolsos ficticios y la e!ageracin de los pagos reales que cuando las
obligaciones se pagan con cheques despu&s de una comprobacin adecuada. +ualquier retraso en el
depsito de cheques aumenta el riesgo de que &stos resulten incobrables. ;s a0n, los ingresos no
depositados representan fondos ociosos, los que no son un activo que produ%ca rendimientos.
+ontrol interno sobre ventas en efectivo
El control sobre las ventas en efectivo es ms fuerte cuando dos o ms empleados "generalmente un
empleado de ventas y un cajero# participan en cada transaccin con un cliente.
,eneralmente los teatros tienen un cajero que vende boletos prenumerados que recoge un portero
cuando se admite a los clientes. $i los boletos o las fichas de venta estn numerados en serie y se
responde por todos los n0meros, esta separacin de responsabilidad en la transaccin es un medio
efectivo para evitar el fraude.
+ontrol interno sobre los cobros al cliente
En muchos negocios fabriles de ventas al mayoreo, los ingresos pro caja consisten principalmente en
cheques que se reciben por correo. Esta situacin ofrece poca oportunidad para el desfalco, menos que
al empleado se le permita recibir y depositar estos cheques y adems registrar los cr&ditos a las cuentas
de los clientes. En supuesto, los controles que realmente se usan variarn de un cliente a otro.
+ontrol interno sobre los desembolsos en efectivo.
6ara presentar el problema en t&rminos positivos, todos los pagos debern hacerse por medio de
cheques, e!cepto los pagos por partidas menores que se hacen con fondos de caja chica. (un cuando
la emisin de cheques es en cierto modo ms costosa que el pago en efectivo, la ventaja que se tiene
por el uso de cheques generalmente justifica el gasto implicado. 'a ventaja principal es obtener un
recibo del beneficiario en la forma de un endoso en el cheque. 4tras ventajas incluyen*
18* 'a centrali%acin de la facultad de pagar en manos de pocos funcionarios designados,
0nicamente las personas autori%adas para firmar cheques.
19* 1n registro permanente de desembolso.
20* 1na reduccin en la cantidad de dinero en efectivo en caja.
(spectos de control de los fondos de caja chica.
1n sistema de fondo fijo de caja chica requiere que los cheques que se e!pidan peridicamente para
reponer el fondo est&n de acuerdo con la cantidad de desembolsos del fondo. En consecuencia, el
fondo fijo de caja chica permanece con un saldo fijo.
+ontrol Interno sobre las $ucursales.
'as compa=as que operan sucursales en las que los gerentes de sucursal no estn sujetos a una
supervisin directa deben cuidar especialmente el mantenimiento de un fuerte control interno. 1n
dispositivo de proteccin es la apertura de una cuenta de banco 8en un solo sentido9 en la cual se
depositan intactos los ingresos diarios por el gerente de la sucursal. $in embargo, el gerente de la
sucursal no est autori%ado para escribir cheques con cargo a esta cuenta< solamente la oficina matri%
puede hacer retiros, y al banco se le dan instrucciones de que enve los estados de cuenta y los
cheques pagados directamente a la oficina matri%. 'a oficina matri% hace traspasos frecuentes de esta
cuenta de banco a su cuenta general, a fin de que el saldo de la cuenta de la sucursal se conserve muy
bajo.
$e logra un control a0n mejor sobre los ingresos de la sucursal, por el sistema de caja con cerradura, en
la que los clientes de la sucursal envan sus remesas a una caja de oficina postal controlada por el
banco. El banco registra y procesa las remesas, e informa peridicamente de los cobros a la oficina
matri%.
6uede llevarse una cuenta bancaria por separado operada por el sistema de fondo fijo por la sucursal,
para sus desembolsos. ( medida que esta cuenta se agota el gerente de la sucursal enva una lista de
los desembolsos a la oficina matri%, con una solicitud para su reabastecimiento. 'a casa matri% y no el
gerente de la sucursal, es la que est autori%ada para hacer depsitos en esta cuenta. 'os estados de
la cuenta del banco y los cheques pagados se envan a la casa matri% para conciliacin. 1na variacin
de este procedimiento para el control de los desembolsos requiere que el gerente de la sucursal prepare
cada cheque por duplicado, para enviar inmediatamente la copia al carbn a la oficina matri%. 'os
cheques estn numeradas en serie, y la oficina matri% toma en cuenta todos los n0meros de la serie.
El control interno y la computadora
El procedimiento de las transacciones en efectivo por computadora puede contribuir substancialmente a
un fuerte control interno sobre la caja. +omo se coment anteriormente, el control sobre las ventas en
efectivo puede refor%arse por el uso de terminales de registro en lnea. 'os aviso de remesa, o los
listados en el cuarto de correo con los pagos de los clientes pueden perforarse para procesarse por
computadora.
6apeles de trabajo para la auditora de la caja
'os papeles de trabajo que comprueben las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja, y
una evaluacin del control interno para la caja. 4tros papeles de trabajo para la caja incluyen una hoja
de agrupamiento, arqueos de caja, confirmaciones bancarias, confirmaciones de saldos de
compensacin, conciliaciones bancarias, listas de cheques en circulacin, listas de cheques
investigados, las conclusiones escritas de los auditores respecto a la fuer%a del control interno,
recomendaciones al cliente para mejorar el control interno.
6rograma de (uditoria para la +aja
21* Estudio y evaluacin del control interno para la caja.
22* 6ruebas sustantivas de las transacciones y saldos de caja.
!. "alores# $tras Inversiones y su %endiiento
'as empresas comerciales hacen inversiones en valores por muy variadas ra%ones. H el efectivo que se
requiere en los perodos activos de las operaciones estara ocioso e improductivo si no estuviera
invertido durante la estacin floja. 'a inversin temporal de dinero ocioso en tipos selectos de valores
coti%ados es un elemento de buena administracin financiera. )ales posesiones se ven como una
reserva secundaria de caja, susceptibles se ven como una reserva secundaria de caja, susceptible de
convertirse rpidamente en efectivo en cualquier momento, a la ve% que produce una tasa de
rendimiento modesta pero constante.
4bjetivos de los auditores al e!aminar los valores
En el e!amen de las inversiones en valores los auditores tratan de determinar si e!iste un control interno
adecuado sobre los valores y sobre el rendimiento de dichas inversiones. 4tros objetivos incluyen el
determinar que los valores realmente e!isten y que son propiedad del cliente, que estn valori%ados
ra%onablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que estn
adecuadamente clasificados en el balance general.
El control interno sobre los valores
En virtud de que la mayora de los valores son fcilmente negociables el problema de la proteccin fsica
tiene una importancia similiar a la salvaguarda de la caja y de las cuentas por cobrar. 'a revisin del
control interno por parte de los auditores indicar el grado y la direccin del trabajo de auditora que se
requiera en un trabajo en particular.
23* $eparacin de obligaciones entre el ejecutivo que autori%a la compra y la venta de
valores, el encargado de la custodia de los valores, y la persona que lleve el registro de las
inversiones.
24* :egistros complejos y detallados de todos los valores que se poseen, y el rendimiento
respectivo en intereses y dividendos.
25* (utori%acin de todas las transacciones de compra y venta por funcionario
responsables.
26* :egistro de los valores a nombre de la compa=a.
27* Inspeccin fsica peridica de valores por un auditor interno o un funcionario que no
tenga responsabilidad en cuanto a la autori%acin, custodia o registro contable de las
inversiones.
6apeles de trabajo de la auditoria para valores
Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los valores porque una sola cuenta de mayor,
apoyada por registros au!iliares, es generalmente suficiente para cada clasificacin de valores en el
balance general.
6rograma de auditoria para valores
'os procedimientos ms apropiados para una auditoria en particular dependen de los estudios de los
auditores y de la evaluacin del control interno sobre los valores, as como sobre otros aspectos del
trabajo. 6or ejemplo, si el compromiso incluye la preparacin de la declaracin del impuesto del cliente,
se tendrn que reunir ciertos informes relativos a las transacciones con valores que para los propsitos
de la auditoria pueden no ser esenciales.
4tras Inversiones.
1n +ertificado de depsito de un banco es un recibo que da un banco por un depsito de fondos durante
un tiempo especfico, ,eneralmente los certificados de depsito son negociables, y ganan una tasa de
inter&s mayor que las cuentas de ahorro bancarias comunes.
$i el cliente tiene un certificado en e!ceso de la cantidad asegurada, emitido por un banco que tiene
problemas financieros, los auditores deben considerar la posible necesidad de una reserva por p&rdida
en el certificado.
El t&rmino papel comercial describe los pagar&s no asegurados emitidos por sociedades por perodo
generalmente menores de un a=o. 'os auditores debern inspeccionar los papeles comerciales del
cliente y confirmarlos con los emisores. $i los auditores debern inspeccionar los papeles comerciales
del cliente y confirmarlos con los emisores. $i los auditores tienen alguna duda respecto a la
recuperabilidad del papel comercial, debern investigar situacin financiera del emisor.
6resentacin de otras inversiones en el balance general
+omo se dijo en el +aptulo >>, certificados de depsito que tienen importancia en cuanto a su cantidad
se presentan por separado en la seccin del activo circulante del balance general. El papel comercial
tambi&n puede presentarse como una cuenta de activo por separado, o puede combinarse con la de
valores coti%ados que se incluyen como activo circulante.
+ertificado de 7epsito* 1n recibo emitido por un banco por un depsito de fondos durante un tiempo
especfico.
6apel +omercial* 6agar&s a corto pla%o no garanti%ado emitidos por muchas de las grandes por perodo
de un a=o o menos.
$olicitud de +onfirmacin* Ialores 1na carta preparada por un cliente, dirigida a un corredor, banco u
otro tenedor de valores propiedad del cliente, solicitando al tenedor que responda directamente a los
auditores independientes dndoles una informacin completa de los valores y el propsito para el que
los guarda.
&. 'onclusiones
'uego del anterior estudio se logr conocer entre los aspectos ms resaltantes que las distorsiones que
se suelen presentar pueden estar relacionadas con el momento del registro de asientos legtimos o con
el de los incorrectos. 7el anlisis previos se desprende que los procedimientos de control interno y de
auditora relacionados con las operaciones de caja y bancos se ocupan de la posibilidad de mantener
unos registros de caja y bancos, mientras que el control interno sobre los saldos se ocupa de determinar
que la cantidad real del efectivo disponible en caja y bancos se ajusta a la registrada. Igualmente se
e!pusieron las posibilidades de perpetrar y encubrir las irregularidades que afectan a los cobros,
desembolsos, saldos de caja y bancos y a los procedimientos de control interno asociados.
El anlisis precedente de las posibilidades de errores e irregularidades ha pretendido poner de
manifiesto los propsitos de los procedimientos de auditora que se cometieron y el anlisis
correspondiente de los requisitos de control interno pretenda servir de gua para conocer el grado de su
aplicacin.
En cuanto a la (uditora de valores y ttulos negociables se observ que la administracin tambi&n
puede decidir conservar algunas inversiones en valores coti%ados sobre una base semipermanente. El
tiempo que se retienen estas inversiones puede quedar determinado por la tendencia de los mercados
de valores y por la situacin del impuesto sobre la renta de la compa=a, as como por las necesidades
del Efectivo. 'as inversiones en valores pueden efectuarse tambi&n con el propsito de conservar el
control o la influencia sobre compa=as afiliadas.
(0n cuando la inversin en acciones comunes es el medio bsico para conservar el control sobre las
subsidiarias, los auditores encuentran a encuentran a menudo que se conceden cr&ditos entre las
compa=as afiliadas por medio de la adquisicin de bonos o pagar&s.
(. )ibliografa
(uditoria
)omo II
+ontrol Interno
Jreas Especficas de Implantacin
6rocedimientos y +ontrol
Edicin >CCA
Edicin Especial para +ultural, $.(.
Enciclopedia de la (uditora
4c&ano +entrum
6rincipios de (uditora
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