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Herramientas para
la gestin
de proyectos
en lnea



Autor: Pablo Bongiovanni













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Herramientas Ofimticas
En el marco de la web 2.0, comenzaron a crearse mltiples herramientas para administrar
archivos de texto, planillas de clculos o presentaciones de diapositivas. La mayora de las que
estn disponibles hoy en internet, tienen sus antecesores en los paquetes de software de
oficina, que son conocidas como Herramientas ofimticas, tambin llamadas suites de oficina.
Entre esas herramientas de oficina encontramos por ejemplo
1
:
Nombre Tipo
Descripcin
Microsoft Office Propietario Es el paquete de programas
de Microsoft; que incluye
Word, Excel, PowerPoint,
Access, entre otros.
OpenOffice.org Libre y gratuita Suite que utiliza el estndar
OpenDocument; incluye
Writer, Calc, Impress, Draw,
Base.
Gnome Office Libre y gratuita Es parte del proyecto
GNOME incluye Abiword,
Gnumeric, GNOME-DB.
IWork Propietario Es la suite ofimtica de Apple
para el sistema operativo
Mac OS X. Incluye Pages
(texto), Keynote
(presentaciones) y Numbers
(hoja de clculo).
WordPerfect Office Propietario Suite propietaria de Corel.
Incluye WordPerfect, Quattro
Pro, etc.
StarOffice Libre y gratuita Pertenece a Sun y est
basada en OpenOffice.org,
con algunos aadidos
propietarios.


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Para investigar ms acerca de cada uno, explora las definiciones en Wikipedia, haciendo clic
sobre los links generados en cada uno de los nombres en la tabla.






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Documentos accesibles desde cualquier computadora del
mundo conectada a internet

Actualmente existen algunas alternativas de trabajo para la gestin de contenidos en lnea, que
nos permiten prescindir de un paquete de software del tipo Suite de Oficina como los descriptos
en el cuadro anterior. Estas alternativas se basan en una gestin y muchas veces
almacenamiento de la informacin de manera remota (en internet), y no local (en una
computadora en particular como en el caso de los paquetes de oficina tradicionales).
De esta manera, los documentos que trabajemos estarn accesibles desde cualquier
computadora del mundo conectada a internet.
Una de las caractersticas del software de oficina en lnea, es precisamente que no dejamos
nuestros documentos en manos de la memoria de una computadora en particular, sino que los
subimos a un servicio remoto (en internet) que los alojar y los pondr a nuestra disposicin
ms all de la computadora que usemos para verlos.
El correo electrnico de tipo webmail
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, como Hotmail, Yahoo, Gmail, y el que brinda educ.ar,
trabaja de esta manera. Nuestros correos estn almacenados en la red y no en una
computadora nica, por tanto esa informacin se mueve hasta donde nosotros la precisemos.
Los paquetes de oficina en lnea, hacen lo que hace el webmail con los correos pero, en este
caso con nuestros documentos, y la posibilidad de editarlos.

Para tener en cuenta:
Si bien la gran mayora de las computadoras actuales cuentan con paquetes de oficina, si
trabajamos desde un cibercaf o de oficinas pblicas, podemos encontrarnos con que no estn
instalados estos paquetes o simplemente se manejan versiones diferentes a las que nosotros
manejamos al crear un documento, y esto puede representar un problema.

Un lunes cualquiera (cualquier semejanza con la realidad es mera coincidencia)
Estamos trabajando en un proyecto que debemos presentar impreso, para el lunes prximo. Se
trata de una planificacin muy importante para la cual trabajamos durante varias semanas, y el
fin de semana previo no dejamos de escribir y retocar el informe. Como somos precavidos, y el
proyecto lo amerita, llevamos el archivo grabado en un CD-Rom, una copia en un pendrive, y
adems lo enviamos por correo electrnico al mail de la escuela. De esta forma, tenemos tres
alternativas de bajarlo e imprimirlo.

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Un Webmail (Correo Web), es una aplicacin informtica que se utiliza como servidor de
correo electrnico que permite acceder y gestionar e-mails a travs de una interfaz en lnea, y
desde un navegador de internet.






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El da lunes nos disponemos a imprimir, pero recordamos que obviamos algunos datos
importantes para que nos comuniquen los resultados. Entonces, abrimos el archivo por alguno
de los tres soportes en los que lo llevamos, pero algo inesperado sucede: la pantalla nos
muestra un mensaje que dice algo ms o menos as La versin de software con que fue
creado el documento no es compatible con la versin de esta computadora. Qu hacemos?
Los ms experimentados contarn con un software para convertir el archivo, otros buscarn en
internet la forma de re-convertirlo... esas son algunas soluciones posibles. Pero, existe una
nueva alternativa; y es que este archivo est disponible y editable en internet.

Paquetes de oficina en lnea
Un paquete de oficina en lnea nos permite trabajar con otros sobre un mismo documento
como por ejemplo, escribir en una misma hoja, completar una planilla de clculos o diagramar
una presentacin de diapositivas de manera colaborativa.
Veamos algunos ejemplos de servicios de la Web 2.0, referidos a paquetes de herramientas
ofimticas en lnea:
ThinkFree Office: ( http://www.thinkfree.com/ )
Se trata de un servicio web que nos proporciona 1 GB de espacio de almacenamiento gratuito,
pone a nuestra disposicin un procesador de textos, una hoja de clculo y un programa de
presentaciones. Tienen la apariencia de cualquier aplicacin Office, es multiplataforma y est
en varios idiomas incluyendo el espaol. Para utilizarlo es necesario suscribirse y un acceso
bsico permite el uso de los tres programas, la creacin de PDF, y nos permite publicar en
weblogs directamente. Adems es posible almacenar hasta 30 MB con los archivos que
vayamos realizando o descargando. Es compatible con Microsoft Office, y ofrece versiones
pagas, donde mejora sus servicios.
Google Docs: ( http://docs.google.com/ )
Permite crear, editar y exportar documentos en varios formatos y la colaboracin entre
usuarios. Es un servicio gratuito de Google, dispone de un soporte multiformato para cargar y
descargar archivos del mismo, de manera distribuida. Permite el trabajo entre dos o ms
usuarios en tiempo real sobre un mismo documento. Actualmente est compuesto por Google
Docs, Google Hojas de Clculo y Google Presentacin.
Zoho: ( http://zoho.com/ )
Es muy similar a Google Docs cuenta con un editor de textos y la posibilidad de exportar el
documento en mltiples formatos, entre ellos PDF. Cuenta con un sistema que permite integrar
los servicios Zoho dentro de Microsoft Office.
Microsoft Office Live Workspace: ( http://workspace.officelive.com/ )
Se trata de una versin de prueba de Microsoft, permite almacenar hasta 1.000 documentos de
Microsoft Office, y as tambin sincronizar listas de contactos, tareas y eventos de Microsoft
Outlook.
OpenGoo: ( http://opengoo.org/ )





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OpenGoo pone a disposicin de los usuarios toda una suite de oficina en lnea, pero no es
posible almacenar archivos. Proporciona un proyecto, para descargar, instalarlo, configurarlo y
administrarlo con total libertad en un hospedaje propio o en una computadora local.









Fuente: Workspace.officelive.com

Herramientas en lnea para tareas especficas
As como existen las ya mencionadas suites de oficina en lnea, tambin es posible acceder a
travs de internet a una multiplicidad de servicios gratuitos, que permiten realizar alguna tarea
en particular, sin llegar a ser todo un paquete, sirven para trabajos donde se requiera de una
herramienta especfica (un editor de textos, una planilla de clculos, un programa para
presentaciones). Estos son slo algunos ejemplos actuales:
Gooffice: ( http://www.goffice.com/ )
Un procesador de textos, que permite guardar un texto en formato Word, PDF o como imagen.
Writeboard: ( http://www.writeboard.com/ )
Otro editor de textos en lnea, con las funciones ms comunes.
EditGrid: ( http://www.editgrid.com/ )
Una web que permite la creacin de planillas de clculo, as tambin es posible compartir los
documentos con otros usuarios y editar en lnea y en tiempo real de manera colaborativa.
Empressr: ( http://www.empressr.com/ )
Es un servicio web que permite crear, compartir y almacenar presentaciones de diapositivas en
lnea.
Presentit: ( http://prezentit.com/ )
Permite crear, compartir y almacenar diapositivas, pero tambin es posible editarlas entre dos o
ms usuarios y en tiempo real.
Twiddla: ( http://www.twiddla.com/ )





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Es una herramienta colaborativa que permite compartir una pizarra digital entre dos o ms
usuarios, trabajar sobre un documento o sitio web y mantener un chat o una charla de voz
desde la misma plataforma.

Y muchas, muchas ms!
10 servicios para crear tus propias presentaciones, en kabytes.com:
http://www.kabytes.com/aplicaciones-online/10-servicios-para-crear-presentaciones-online/
Herramientas on line para la creacin de presentaciones de diapositivas, en genbeta:
http://www.genbeta.com/2007/09/05-herramientas-online-para-la-creacion-de-presentaciones-
online
NumSum, hojas de Clculo on line, en el rincn de J avier:
http://www.elrincondejavier.net/html/index.php?name=News&file=article&sid=145

Y por si esto fuera poco...
Existen al menos dos webs imperdibles que recopilan una gran cantidad de herramientas webs
2.0 hasta el momento:
En Ingls: http://www.go2web20.net/ es posible buscar por etiqueta y as tambin ordenar por
fecha o nombre.
En Espaol: http://weba20.com/ es posible buscar por palabra, categora o etiqueta.

Es muy importante tener presente que este tipo de herramientas, si bien son gratuitas y estn
completamente disponibles en internet, nos reclaman ciertos requerimientos o condiciones
tecnolgicas bsicas. De la misma manera que cada uno de nosotros debemos contar con
ciertas caractersticas en nuestras computadoras para poder acceder a este material, las
empresas creadoras de herramientas 2.0 y que desarrollan programas que nos permiten
trabajar de manera colaborativa en la gestin de archivos y documentos, requieren de los
usuarios al menos:


Sistemas operativos Memoria RAM Conectividad a Internet

Windows 2000/ XP/ Vista/
2003;
Mac OS X 10.4 o superior;
Ubuntu 7.10
256 a 512 MB Banda Ancha











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Algunas caractersticas generales (no universales) que se repiten en muchos de los servicios
gratuitos de gestin de archivos en lnea:

o Es necesario registrarse.
o Poseen un espacio limitado de almacenamiento que vara con el tiempo.
o En su mayora son gratuitos, si bien existen versiones pagas que proporcionan mejoras
en el servicio.
o No requiere instalar ningn producto agregado (ms que el navegador web y sus
componentes) porque trabajan de forma remota con una interfaz web.
o No es necesario actualizarlos, porque se accede siempre a su ltima versin.
o Tienden a evolucionar y mejorar sus servicios da a da.
o No son infalibles, pueden fallar.

El caso Google Docs
A partir de este momento, nos centraremos en un ejemplo concreto que es el caso de la suite
de oficina llamada Google Docs. Esta fue seleccionada por su practicidad, actual estabilidad y
permanente evolucin.
Google Docs ( http://docs.google.com ) permite generar, editar y exportar documentos en
varios formatos, as tambin la colaboracin entre usuarios en la produccin de materiales y en
tiempo real. Es un servicio gratuito de la empresa duea del buscador Google.

De qu se trata Google Docs?
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Para comenzar a conocer de qu se trata Google Docs en la prctica, los invitamos a ver un
video, donde encontrarn una explicacin sencilla de lo que es el sistema a rasgos generales.
El autor de este material es Sachi LeFever, de Common Craft
4
, el video original est hablado
en ingls, pero en este link encontrarn la versin traducida:

http://pbongiovanni.blogspot.com/2007/09/google-docs-explicado-y-en-espaol.html

Ver Video traducido


3
Sobre este tema, ver: http://docs.google.com/Doc?id=dggfn5rr_102hbb2h2fj se encuentra ampliado el
tema.

4
Para referencias ver el Sitio de la Empresa: http://www.commoncraft.com/about





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Qu significa Google?
"Googol" es el trmino matemtico que designa un 1 seguido por 100 ceros. El trmino fue
acuado por Milton Sirotta, sobrino del matemtico estadounidense Edward Kasner, y se
populariz gracias al libro Mathematics and the Imagination, de Kasner y James Newman. En
dicha empresa, simboliza el objetivo de organizar la inmensa cantidad de informacin
disponible en internet. En: http://www.maestrosdelweb.com/editorial/elegoogle/




Tres formas bsicas de trabajo
Con Google Docs hay al menos tres formas bsicas de gestionar archivos de manera
colaborativa:

Mediante: Es posible:
Documentos
Hojas de clculo
Presentaciones
o Organizar una lista de documentos.
o Realizar bsquedas por documento o
por carpeta.
o Editar, insertar elementos.
o Compartir, colaborar.
o Publicar en internet documentos.
o Subir y editar archivos ya elaborados
con otros paquetes de oficina.
o Exportar en varios formatos.










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Compartir documentos, interactuar en tiempo real y en
modo sin conexin
Con el sistema de Google Docs, podemos compartir documentos de diversas formas:
o Publicando un archivo en internet.
o Invitando a otros a trabajar sobre un archivo.
o Participando en la edicin de archivos que otros generaron.
o Interactuando en tiempo real con otros usuarios sobre un mismo documento.
o Y as tambin podemos utilizar una funcin del sistema denominada Sin conexin,
que nos permite trabajar por momentos sin necesidad de una conexin a internet.


En tiempo real
Tiempo real se le llama en informtica al tipo de procesamiento en el cual una transaccin es
ejecutada y procesada sin espera alguna; una transmisin rpida de proceso de datos
orientados a eventos y transacciones a medida que se producen, en contraposicin al
almacenaje y retransmisin de la informacin.



Una puerta de ingreso a nuevas colaboraciones: Gmail
Dentro de la gama de servicios gratuitos de la empresa Google, hay uno que nos servir a los
fines prcticos de trabajar con Google Docs, y es el servicio llamado Gmail - Google Mail - . Se
trata de un correo electrnico que combina las funciones del web-mail tradicional con la
tecnologa de bsqueda de Google, y ofrece un espacio que va de los 2 GB de
almacenamiento en adelante.

Tres caractersticas de Gmail
o Los mensajes se agrupan automticamente por asunto. Este conjunto de mensajes se
organiza en forma de conversacin, muy similar a un Foro, donde cada mensaje
aparece dispuesto encima de otro al cual est relacionado.
o Se utilizan etiquetas en lugar de carpetas. Con esta funcin, una misma conversacin
(o serie de e-mails) puede contener varias etiquetas.
o Un sistema de bsquedas integrado. Gmail incorpora el sistema de bsqueda de
Google, con lo cual es posible encontrar correos buscando por palabras claves o
tipeando una expresin.





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Proyectos educativos con documentos compartidos
Hasta el momento hemos presentado las herramientas, los invitamos a centrarnos a acceder a
algunas aplicaciones y explicaciones prcticas de la implementacin de proyectos
educativos con documentos compartidos:














o Google Docs como herramienta educativa, en el blog de Celestino Arteta:
http://villaves56.blogspot.com/2008/02/google-docs-como-herramienta-educativa.html
o Google ofrece un procesador de textos colaborativo, en Amphibia por Pablo Mancini:
http://www.amphibia.com.ar/google-ofrece-un-procesador-de-textos-colaborativo/
o Trabajo colaborativo con Google Docs, en Proyecto DTEV:
http://eats.wordpress.com/2007/12/02/trabajo-colaborativo-con-google-docs/
o Google Docs en el aula, en Entizado:
http://entizado.com/2008/09/15/google-docs-en-el-aula/






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Una aplicacin educativa de Google Docs
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Las caractersticas nicas de Google Docs lo convierten en un software que puede ser
fcilmente aplicable dentro del mbito escolar. Para ello, se debe tener en cuenta las
posibilidades de la escuela y del alumnado y conocer las funciones y ventajas que esta
herramienta colaborativa nos ofrece. Las utilidades que podemos extraer de Google Docs para
la educacin son:

o Elaboracin conjunta de trabajos (textos escritos) mediante la escritura colaborativa.
o Implicacin de los alumnos en una tarea comn que integra lectura y escritura.
o Comunicacin inmediata entre profesor-alumno o alumno-alumno para resolver dudas
de clase, ejercicios, etc.
o Correccin y evaluacin directa de las tareas por parte del profesor.
o Debates virtuales sobre un asunto de clase en el que se incluyen las conclusiones y
valoraciones de los alumnos.
o Creacin de un nuevo documento en clase y reedicin del mismo en casa (trabajo
continuado).
o Publicacin de los propios trabajos para compartirlos con el resto de compaeros
producindose un aprendizaje recproco.

Para seguir pensando:

La mayora de las teoras sobre el aprendizaje colaborativo mediado se sustenta sobre las
aportaciones de las teoras constructivistas. Las aportaciones de Piaget y, especialmente de
Vygotski, han generado una serie de contribuciones que no necesariamente se cien a
enfoques psicolgicos del tema sino que, en muchas ocasiones, se desarrollan a partir de la
interseccin entre teoras sociales, antropolgicas, psicolgicas y educativas. En cierta forma,
muchos de los nuevos planteamientos en torno a la cognicin social y al aprendizaje
colaborativo estn mucho ms interesados en explicar las condiciones favorables para la
intervencin educativa que los procesos de aprendizaje del sujeto. Duffy y Cunnigham (1996)
sostienen que ms que hablar de teoras sobre la cognicin humana debemos hablar de
mtodos de enseanza.





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Google Docs. Por Marta Mara Acevedo Ariza y otros, en:
http://tice.wikispaces.com/Google+Docs?f=print





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Para tener en cuenta:
Debemos comenzar a experimentar herramientas, de manera tal que esta experiencia sirva
para futuros aprendizajes. Entendemos este tipo de aprendizajes como una habilitacin de
oportunidades para continuar aprendiendo, y manejarnos con herramientas sencillas y
poderosas que pueden potenciar nuestra capacidad creativa a la hora de innovar.
La posibilidad de tener diversas oportunidades de aprendizaje, se tornar muy importante a la
hora de poner en prctica (de aplicar en procesos de enseanza y aprendizaje) aquello que
forma parte de nuestro capital cultural referido a las Nuevas Tecnologas. Y contar con un
caudal importante de habilidades (competencias) para trabajar con otros y colaborar en
experiencias de aprendizaje, ser un valor agregado cada vez ms necesario en la Sociedad
del Conocimiento.

Tutoriales
A continuacin encontrarn los links a los sitios web para explorar y gestionar el
autoaprendizaje sobre el uso de esta herramienta.
En la bibliografa tambin hallarn varias pginas web para los que deseen investigar ms
sobre el tema.

o Crearse una cuenta en Gmail: http://docs.google.com/Doc?id=dggfn5rr_113dx4f5mf7
o Introduccin a Google Docs: http://docs.google.com/Doc?id=dggfn5rr_102hbb2h2fj
o Acerca de los Documentos: http://docs.google.com/Doc?id=dggfn5rr_105sg9mjjfj
o Acerca de las Hojas de Clculo: http://docs.google.com/Doc?id=dggfn5rr_106c8nxm6dr
o Acerca de las Presentaciones: http://docs.google.com/Doc?id=dggfn5rr_107pn55hmfb









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Bibliografa





o La vida social de la informacin. J ohn Seely Brown y Paul Duguid. Captulo 5:
Aprendizaje: en la teora y en la prctica. Ed. Prentice Hall. Primera Edicin,
ao 2001. Pg. 95.
o Comparativa web 1.0 y web 2.0 en:
http://ciblog4u.blogspot.com/2007/06/comparacin-web-20-con-la-web-10.html
o Mushups: Nota en Dos punto Cero:
http://dospuntocero.dmaweb.info/2006/12/13/ejemplo-de-mash-up-espanol/
o Google Docs. Por Marta Mara Acevedo Ariza y otros, en:
http://tice.wikispaces.com/Google+Docs?f=print
o El aprendizaje Colaborativo a travs de la red: lmites y posibilidades. Begoa
Gros, Universidad de Barcelona. En:
http://www.uninorte.edu.co/congresog10/conf/08_El_Aprendizaje_Colaborativo
_a_traves_de_la_red.pdf
o Curso en lnea sobre Google Docs: http://www.aulaclic.es/googledocs/
o Tutorial (breve) en ppt http://www.slideshare.net/calirinaldi/google-docs
o Ppt de trabajo colaborativo en lnea, docs compartidos:
http://www.slideshare.net/curso_web/trabajo-colaborativo-documentos-
compartidos-y-wikis
o Definicin de Tiempo Real: http://redindustria.blogspot.com/2008/02/definicin-
de-tiempo-real.html
o Por qu usar Gmail: http://lodigoyo.blogspot.com/2007/03/por-qu-usar-
gmail.html
o Wikis como Herramientas Colaborativas:
http://wikhris.wikispaces.com/Wikis+como+Herramientas+Colaborativas
o Curso sobre Google Docs en Aula Clic:
http://www.aulaclic.es/googledocs/index.htm
o El rey de las aplicaciones web:
http://www.elcomercio.com/noticiaEC.asp?id_noticia=209264&id_seccion=12
o Herramientas de oficina y gestin de proyectos:
http://wwwhatsnew.com/category/office-y-gestion-de-proyectos/