GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL

PROYECTO
Describe los procesos relacionados con la generacin, recogida, distribucin,
almacenamiento y destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma. Se
compone de los procesos de direccin de proyectos Planificacin de las
Comunicaciones, Distribucin de la Informacin, Informar el Rendimiento y Gestionar
a los Interesados.

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL
PROYECTO

Es el rea de Conocimiento que incluye todos los procesos necesarios para asegurar la
generacin, recuperacin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final
de la informacin del proyecto en tiempos y en forma.

Los procesos de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo siguiente:
Planificacin de las Comunicaciones:
Distribucin de la Informacin:
Informar el Rendimiento:
Gestionar a los Interesados:
PLANIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES
Este proceso determina las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados;
por ejemplo, quin necesita qu informacin, cundo la necesitar, cmo le ser
suministrada y por quin. Identificar las necesidades de informacin de los interesados y
determinar una forma adecuada de satisfacer esas necesidades es un factor importante
para el xito del proyecto.

PLANIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES

Entradas

.2 Activos de los Procesos de la Organizacin
las lecciones aprendidas y la informacin histrica son de particular importancia. Las lecciones
aprendidas y la informacin histrica pueden proporcionar decisiones y resultados basados en
proyectos similares anteriores respecto a cuestiones de las comunicaciones.
3 Enunciado del Alcance del Proyecto
El enunciado del alcance del proyecto (Seccin 5.2.3.1) proporciona una base documentada para
futuras decisiones sobre el proyecto y para confirmar un conocimiento comn del alcance del
proyecto entre los interesados. El anlisis de los interesados se completa como parte del proceso
Definicin del Alcance.
.4 Plan de Gestin del Proyecto
El plan de gestin del proyecto (Seccin 4.3) proporciona informacin sobre los antecedentes del
proyecto, incluidas las fechas y las restricciones que pueden ser relevantes para la Planificacin
de las Comunicaciones.
Restricciones. Las restricciones son factores que pueden limitar las opciones del equipo de direccin
del proyecto. Algunos ejemplos de restricciones pueden ser que los miembros del equipo se
encuentren en distintas ubicaciones geogrficas, incompatibilidad de las versiones del software
de comunicacin o capacidades tcnicas de comunicacin limitadas.
Asunciones. Las asunciones especficas que afectan a la Planificacin de las Comunicaciones
dependern del proyecto en particular.


PLANIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES

Herramientas y Tcnicas

1 Anlisis de Requisitos de Comunicaciones
El anlisis de los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de
informacin de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y
formato de la informacin necesaria con un anlisis del valor de esa informacin. Los recursos del
proyecto se utilizan slo para comunicar informacin que contribuya al xito, o cuando una falta
de comunicacin pueda llevar al fracaso. Esto no significa que no deban compartirse las malas
noticias, sino que el objetivo es evitar abrumar a los interesados con informacin intrascendente.

La informacin que se requiere normalmente para determinar los requisitos de comunicaciones del
proyecto incluye:

Organigramas
Relaciones entre las responsabilidades de la organizacin del proyecto y los interesados
Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto
Logstica de cuntas personas estarn involucradas en el proyecto y en qu ubicaciones
Necesidades de informacin interna (por ejemplo, comunicaciones entre las organizaciones)
Necesidades de informacin externa (por ejemplo, comunicaciones con los medios o los
contratistas)
Informacin sobre los interesados.

PLANIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES

2 Tecnologa de las Comunicaciones
Las metodologas usadas para transmitir informacin entre los interesados en
el proyecto pueden variar significativamente. Por ejemplo, un equipo de
direccin del proyecto puede incluir como mtodos de comunicacin desde
conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples
documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de
datos) al que se pueda acceder en lnea.

Entre los factores de tecnologa de las comunicaciones que pueden afectar al
proyecto se incluyen:

La urgencia de la necesidad de informacin.
La disponibilidad de la tecnologa.
El personal previsto para el proyecto.
La duracin del proyecto.
El entorno del proyecto.

PLANIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES

Salidas

.1 Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plan de gestin de las comunicaciones proporciona:

Requisitos de comunicaciones de los interesados
Informacin que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle
Persona responsable de comunicar la informacin
Persona o grupos que recibirn la informacin
Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como memorandos,
correo electrnico y / o comunicados de prensa
Frecuencia de la comunicacin, por ejemplo, semanal
Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres)
para el escalamiento de polmicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del
personal
Mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a medida que
el proyecto avanza y se desarrolla
Glosario de terminologa comn.

PLANIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES
El plan de gestin de las comunicaciones tambin puede incluir pautas para reuniones sobre
el estado del proyecto, Entre los atributos de un plan de gestin de las comunicaciones se
pueden incluir:

Elemento de comunicaciones. La informacin que ser distribuida a los interesados.
Finalidad. Motivo de la distribucin de dicha informacin.
Frecuencia. Cada cunto tiempo se distribuir la informacin.
Fechas de inicio / finalizacin. Plazo para la distribucin de la informacin.
Formato / medio. El diseo de la informacin y el mtodo de transmisin.
Responsabilidad. El miembro del equipo encargado de la distribucin de la
informacin.

DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN
La Distribucin de la Informacin implica poner la informacin necesaria a disposicin de los
interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribucin de la informacin incluye
implementar el plan de gestin de las comunicaciones, as como responder a las
solicitudes inesperadas de informacin.

DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN
Herramientas y Tcnicas

.1 Habilidades de Comunicacin
Las habilidades de comunicacin son parte de las habilidades de direccin general y se
usan para intercambiar informacin.
Como parte del proceso de comunicacin, el emisor es responsable de hacer que la
informacin sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente,
y de confirmar que se ha entendido apropiadamente. El receptor es responsable de
asegurarse de que la informacin sea recibida en su totalidad y entendida
correctamente. La comunicacin tiene muchas dimensiones:
Escrita y oral, escuchar y hablar
Formal (informes, instrucciones) e informal (memorandos, conversaciones ad hoc)

.2 Sistemas de Recopilacin y Recuperacin de Informacin
La informacin puede recopilarse y recuperarse a travs de una gran variedad de
medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de
datos electrnicas, el software de gestin de proyectos y los sistemas que permiten
el acceso a documentacin tcnica como planos de ingeniera, especificaciones de
diseo y planes de prueba


DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN

.3 Mtodos de Distribucin de la Informacin

La Distribucin de la Informacin consiste en recopilar, compartir y distribuir informacin
a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del
proyecto. La informacin del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad
de mtodos, entre los que se incluyen:
Reuniones del proyecto, distribucin de documentos impresos, sistemas manuales de
archivo y bases de datos electrnicas de acceso compartido
Herramientas de comunicacin y conferencias electrnicas, como correo electrnico,
fax, correo de voz, telfono, videoconferencias y conferencias por Internet, y
publicacin en Internet.
Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos, tales como interfaces web
con software de programacin y de direccin de proyectos, software de soporte para
reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas colaborativas de gestin del
trabajo

DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN
.4 Proceso de Lecciones Aprendidas
Una sesin de lecciones aprendidas se centra en identificar los xitos y los
fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el
rendimiento futuro de los proyectos. Durante el ciclo de vida del
proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave identifican las
lecciones aprendidas respecto a los aspectos tcnicos, de direccin y
de procesos del proyecto. Las lecciones aprendidas se compilan,
formalizan y almacenan durante todo el proyecto.
Algunos resultados especficos que pueden obtenerse de las lecciones
aprendidas incluyen:
Actualizacin de la base de conocimientos de lecciones aprendidas
Entrada al sistema de gestin del conocimiento
Actualizacin de polticas, procedimientos y procesos corporativos
Mejora de las habilidades de negocio
Mejoras generales de productos y servicios
Actualizaciones del plan de gestin de riesgos.

DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN
Salidas

.1 Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones)
Documentacin sobre lecciones aprendidas. La documentacin incluye las causas de
las polmicas, Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pasen a formar
parte de la base de datos histrica tanto de este proyecto como de la organizacin
ejecutante.
Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia,
memorandos y documentos que lo describen.
Informes del proyecto. Los informes del proyecto formales e informales detallan el
estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polmicas,
los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento.
Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra informacin por medios
formales o informales a todos y cada uno de los interesados en el proyecto.
Retroalimentacin de los interesados. La informacin que se recibe de los interesados
en relacin con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para
modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto.
Notificaciones a los interesados. Se puede suministrar informacin a los interesados
acerca de las polmicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del
proyecto.


DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN
.2 Cambios Solicitados
Los cambios en el proceso Distribucin de la Informacin deberan provocar
cambios en el plan de gestin del proyecto y en el plan de gestin de las
comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones, modificaciones,
revisiones) en el plan de gestin del proyecto y sus planes subsidiarios se
revisan.

INFORMAR EL RENDIMIENTO
Este proceso implica la recogida de todos los datos de la lnea base y la distribucin de la
informacin sobre el rendimiento a los interesados. El proceso Informar el Rendimiento
generalmente debe proporcionar informacin sobre el alcance, el cronograma, los costes
y la calidad.

INFORMAR EL RENDIMIENTO
Entradas
.1 Informacin sobre el Rendimiento del Trabajo
La informacin sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado de terminacin de los
productos entregables y sobre lo que se ha logrado se recopila como parte de la ejecucin
del proyecto y se suministra al proceso Informar el Rendimiento. La recogida de la
informacin sobre el rendimiento del trabajo se trata con ms detalle en el proceso Dirigir
y Gestionar la Ejecucin del Proyecto.
.2 Mediciones del Rendimiento
.3 Conclusin Proyectada
.4 Mediciones de Control de Calidad
.5 Plan de Gestin del Proyecto
6 Solicitudes de Cambio Aprobadas
son cambios solicitados para ampliar o reducir el alcance del proyecto.
.7 Productos Entregables
Los productos entregables son cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un
servicio nico y verificable, que debe producirse para completar un proceso, una fase o un
proyecto.


INFORMAR EL RENDIMIENTO
Herramientas y Tcnicas

.1 Herramientas de Presentacin de Informacin
Se pueden usar paquetes de software que incluyen informes tabulares, anlisis de hojas de clculo,
presentaciones o capacidades grficas para crear imgenes con calidad de presentacin de los
datos de rendimiento del proyecto.
.2 Recogida y Compilacin de la Informacin sobre el Rendimiento
La informacin puede recopilarse y compilarse a travs de una gran variedad de medios, entre los
que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrnicas, el software
de gestin de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentacin tcnica como
diseos de ingeniera, especificaciones de diseo y planes de prueba, para producir
proyecciones, as como informes de rendimiento, estado y progreso.
.3 Reuniones de Revisin del Estado de la Situacin
Las reuniones de revisin del estado de la situacin son eventos programados regularmente para
intercambiar informacin sobre el proyecto. En la mayora de los proyectos, las reuniones de
revisin del estado de la situacin se celebrarn con diversas frecuencias y a distintos niveles.
Por ejemplo, el equipo de direccin del proyecto puede reunirse semanalmente por su cuenta y
mensualmente con el cliente.
.4 Sistemas de Informe de Tiempo
Los sistemas de informe de tiempo registran y proporcionan el tiempo invertido en el proyecto.
.5 Sistemas de Informe de Costes
Los sistemas de informe de costes registran y proporcionan el coste invertido en el proyecto.

INFORMAR EL RENDIMIENTO
Salidas
.1 Informes de Rendimiento
Los informes de rendimiento organizan y resumen la informacin recogida, y presentan los
resultados de cualquier anlisis en comparacin con la lnea base para la medicin del
rendimiento. Los informes deben proporcionar la informacin sobre el estado de la
situacin y el progreso, y el nivel de detalle requeridos por los diversos interesados.
.2 Proyecciones
Las proyecciones se actualizan y se emiten nuevamente basndose en la informacin sobre el
rendimiento del trabajo que se proporciona a medida que se ejecuta el proyecto.
.3 Cambios Solicitados
El anlisis del rendimiento del proyecto a menudo genera cambios solicitados en algn
aspecto del proyecto. Estos cambios solicitados se procesan y se realiza su disposicin a
travs del proceso Control Integrado de Cambios .
.4 Acciones Correctivas Recomendadas
Las acciones correctivas recomendadas incluyen los cambios que alinean el rendimiento
futuro esperado del proyecto con el plan de gestin del proyecto.
.5 Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones)
La documentacin de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polmicas, el
razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida, y otros tipos de lecciones
aprendidas sobre el proceso Informar el Rendimiento.



GESTIONAR A LOS INTERESADOS
La gestin de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de
satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver
polmicas con ellos.



GESTIONAR A LOS INTERESADOS
Entradas

.1 Plan de Gestin de las Comunicaciones
Los requisitos y las expectativas de los interesados permiten comprender las metas, los
objetivos y el nivel de comunicacin de los interesados durante el proyecto. Las
necesidades y expectativas se identifican, analizan y documentan en el plan de gestin de
las comunicaciones.
.2 Activos de los Procesos de la Organizacin
A medida que surjan polmicas del proyecto, el director del proyecto deber abordarlas y
resolverlas con los correspondientes interesados en el proyecto.

Herramientas y Tcnicas

.1 Mtodos de Comunicacin
Las reuniones cara a cara son el medio ms efectivo para comunicar y resolver polmicas con
los interesados. Cuando las reuniones cara a cara no estn justificadas o no sea prctico
tenerlas (como en proyectos internacionales), las llamadas telefnicas, el correo
electrnico y otras herramientas electrnicas resultan tiles para intercambiar informacin
y dialogar.
.2 Registros de Polmicas
Es una herramienta que puede usarse para documentar y supervisar la resolucin de
polmicas. Normalmente, las polmicas no llegan a adquirir una importancia tal como para
convertirse en un proyecto o actividad, pero generalmente se abordan a fin de mantener
una relacin de trabajo buena y constructiva entre los distintos interesados, incluidos los
miembros del equipo.
Cada polmica se aclara y se enuncia de manera que pueda resolverse.



GESTIONAR A LOS INTERESADOS
Salidas
.1 Polmicas resueltas
A medida que se identifiquen y resuelvan los requisitos de los interesados, el registro de
polmicas documentar las inquietudes que hayan sido abordadas y cerradas.
Algunos ejemplos son:
Se aade ms personal al proyecto, cerrando de esta manera la polmica de que el
proyecto no tiene suficientes habilidades necesarias
Se ha dado una respuesta a las polmicas planteadas por los miembros del comit
acerca de la viabilidad financiera del proyecto, permitiendo que el proyecto avance
segn lo planificado.
.2 Solicitudes de Cambio Aprobadas
Las solicitudes de cambio aprobadas incluyen cambios en el estado de las polmicas de
los interesados en el plan de gestin de personal.
.3 Acciones Correctivas Aprobadas
Las acciones correctivas aprobadas incluyen los cambios que alinean el rendimiento
futuro esperado del proyecto con el plan de gestin del proyecto.
GESTIONAR A LOS INTERESADOS
4 Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones)
La documentacin de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polmicas, el
razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones
aprendidas sobre la gestin de los interesados. Las lecciones aprendidas se documentan
a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histrica tanto de este proyecto
como de la organizacin ejecutante.
.5 Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones)
El plan de gestin del proyecto se actualiza para reflejar los cambios realizados en el plan de
las comunicaciones.