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GUIA PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS OFICINA VIRTUAL

Dentro del proceso Administrativo de la formacin apoyada en ambientes virtuales de aprendizaje, el
tutor cuenta con herramientas que le permiten gestionar la formacin y son requisito para garantizar
el inicio y cierre de un curos virtual. A continuacin se presenta un resumen de las herramientas de
uso diario por parte de los tutores.

Contenido
1. Ingreso: ......................................................................................................................................... 2
2. Herramientas Men ........................................................................................................................ 2
3. Herramientas Proceso Alistamiento, Ejecucin y Cierre: .................................................................... 3
4. Recordatorio de contrasea ............................................................................................................ 6
4. TIPS alistamiento curso: ................................................................................................................. 7
5. Cierre de cursos ............................................................................................................................. 7










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1. Ingreso: El ingreso a la oficina virtual se realiza desde la pagina principal de senavirtual,
www.senavirtual.edu.co y en la opcin ingreso a la oficina virtual
El acceso se realiza con el usuario y contrasea asignado como tutor

2. Herramientas Men : Para el proceso administrativo la oficina virtual ofrece las siguientes
herramientas:

a. Herramientas uso proceso alistamiento:
- Asignacin estado de alumnos: Esta herramienta se utiliza en el proceso de
cambio de estado de los aprendices en el momento de asignacin de curso
- Recordatorio de contrasea: Permite enviar un mensaje a todos los
aprendices de un curso con la informacin de usuario y contrasea.
- Ver Informacin de cursos: Herramienta que permite de manera
consolidada por cada curso visualizar los estados de los aprendices
b. Cierre de curso
- Cierre de cursos: herramienta que se utiliza para cerrar el curso y realizar el
procedimiento de cambio de estado : Desertado- No aprobado- aprobado
c. Comunicacin
- Envo de correos: Herramienta para enviar mensajes en especial al inicio de
la formacin con las indicaciones para el ingreso a la plataforma.
- Cambio de correo electrnico: Herramienta para la actualizacin del correo
electrnico del tutor, una vez se actualiza el correo se debe ingresar a la
cuenta de correo para finalizar con el proceso de actualizacin.
- Listado Integradores: En esta opcin se encuentra la informacin de
contacto del integrador quien le brindar soporte tcnico a las diferente
dudas o dificultades que se les presenta

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3. Herramientas Proceso Alistamiento, Ejecucin y Cierre:
Para la asignacin de estados (En Formacin, No Matriculado, y posterior al inicio del curso
Desertado), a los aprendices durante el proceso de Alistamiento (Adecuacin del curso) o
Ejecucin (Orientacin del curso), debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Ingresar a Oficina Virtual en su rol de Tutor/Instructor. www.senavirtual.edu.co
2. Hacer clic en la funcin Asignacin estado de alumnos



3. Seleccionar el curso al cual se va asignar estado a los aprendices

4. Haga clic en el estado que asignar a los aprendices segn su nivel de participacin.
En caso que el estado sea Rechazado o Desertado, se debe asignar la Razn por lo
cual se asigna ese estado.
Se debe seleccionar el curso para verificar el
estado de los aprendices y realizar el cambio
de estado inicial de los estudiantes del curso

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Aclaracin:
Los estados que se asignan a los aprendices durante el Alistamiento son: En
Formacin y Rechazados
El estado que se asigna durante el proceso de Ejecucin es Desertado
No se debe cambiar durante el proceso de Alistamiento, el estado del aprendiz a
Desertado.
El estado Retirado es autnomo del Aprendiz, l cual puede elegir Retirarse del
curso en cual momento de su proceso de formacin.








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5. Una vez asignados los Estados Finales, se debe hacer clic en el botn Ingresar


Para iniciar formacin se debe verificar que todos se encuentra en estado EN FORMACION







Se verifica que todos se encuentren en
el estado En formacin, si no est
activado se hace clic en cada botn
para activar dicho estado.

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4. Recordatorio de contrasea
Para el envo del mensaje recordando la informacin de usuario y
contrasea se debe hacer clic en la herramienta del men principal Recordatorio de contrasea, y
seleccionar el curso al cual se le desea recordar las contraseas para el ingreso de sus aprendices,
seleccionando cada aprendiz para realizar el procedimiento de envo del correo.




5. Ver informacin de curso
Esta herramienta permite realizar el anlisis de los estados de cada uno
de los aprendices de los cursos asignados. Ademas permite validar las fichas de cada uno de los
aprendices.





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4. TIPS alistamiento curso:
A continuacin se presentan algunas recomendaciones que se deben garantizar dentro del proceso
de alistamiento del curso.
6. Verificar el estado de los aprendices, validando que todos se encuentren en el estado: EN
FORMACION.
7. Realizar el procedimiento de recoratorio de contrasea.
8. Publicar el mensaje de Bienvenida al curso, y la publicacin de las orientaciones para el
desarrollo del mismo y el ingreso a la plataforma.
9. Verificar las fichas de matricula de los aprendices.
10. Comunicar los requerimientos de actualizacin de ficha de matricula

5. Cierre de cursos
Esta herramienta se utiliza al momento de realizar el proceso del cierre
del curso despus de realizar todos los procedimientos de comunicacin y validacin final de las
actividades desarrolladas por los aprendices.

Tenga en cuenta la informacin de los estados finales:

Seleccione el curso al cual
le realizar el
procedimiento de cambio
de estado final de los
aprendices

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- Por Certificar: Alumno que cumple mnimo con el 70% de la nota final del curso.
- No aprobado: No alcanzo el puntaje mnimo para la aprobacin del curso (Menor del 69%)
- Desertado: El alumno que no continua con el desarrollo del curso, no realiza las
actividades propuestas, no continua participando en el curso ( Menor del 40% desarrollo
actividades)
- Certificado: Procedimiento administrativo por el cual el alumno puede descargar su
certificado, es realizado por el Subdirector del Centro ( 15 30 despus de la fecha de
cierre curso)

Para seleccionar el estado simplemente deber hacer clic en la columna del estado a asignarle al
aprendiz. Tenga en cuenta que una vez se realiza este procedimiento y se da enviar, el sistema
automticamente enva un mensaje a los aprendices informando su nuevo estado. Por lo cual este
proceso debe realizar con mucha prudencia y concentracin
Haga clic en el estado que asignar a los aprendices segn su porcentaje de cumplimiento del
Centro de Calificaciones (ver punto 1)

En caso que el estado sea Desertado, se debe asignar la Razn por lo cual se asigna ese estado.

Nota: El estado Retirado es autnomo del Aprendiz, l cual puede elegir Retirarse del curso
en cual momento de su proceso de formacin.


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Una vez asignados los Estados Finales, se debe hacer clic en el botn Ingresar