HERRAMIENTAS DE PLANEACIN

La finalidad de estas tcnicas consiste en que el administrador que las utilice, tome las
decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la
organizacin en donde se acta.

A. Manuales.
Son documentos administrativos de carcter normativo- auxiliar, concentran en forma
sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y
uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa.
Existen muy diversos tipos de manuales:
Manual de objetivos y polticas: Este manual, es una gua autorizada dentro de la
estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto,
mediano y largo plazo, clasificndolos por departamentos, con expresin de las
polticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales
que ayudan a aplicar adecuadamente las polticas.
Los manuales departamentales: son aquellos en que se recogen todas las polticas,
reglas, etc., aplicables en cada departamento determinado. Son los que mejor
merecen el nombre, de acuerdo con la definicin dada.
Los manuales del empleado, o de bienvenida: suelen recoger todo lo que interesa
conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.
Manuales de organizacin: son como una explicacin, ampliacin y comentario de las
cartas de organizacin, en ocasiones, adicionalmente, una sntesis de las
descripciones de puestos y reglas de coordinacin interdepartamental.

B. Diagrama de flujo
Es un diagrama secuencial empleado en muchos campos para mostrar los
procedimientos detallados que se deben seguir al realizar una tarea, consiste en
representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo,
por medio de smbolos.
El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un
departamento y de toda la empresa u organizacin, si se quiere elaborando uno para
cada actividad y otro para cada persona, de manera que muestre las interrelaciones,
procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y personas,
considerados en las mayoras de las empresas o departamentos de sistemas como
uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier de mtodos y
sistemas, es importante que se elabore de forma secuencial y cronolgica, ya que as
se evita la inconsistencia al momento de transmitir el mensaje

C. Grficas de gantt
Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la
ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o
en serie en un determinado perodo de tiempo. Es una grfica de barras con el tiempo
en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical.
Tiene por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se
realizan coordinadamente.
D.Anlisis de red pert
La red Pert es utilizada como una herramienta cuantitativa de planificacin y control, lo
que permite a los administradores contar con un modelo de optimizacin que entregue
la solucin ptima de una secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse
para finalizar el plan de accin. Tambin permite al administrador programar un
proyecto por adelantado y a la vez calcular el tiempo necesario para completarlo.
E. Software especializado
Los sistemas conocidos con el nombre de PERT (Program Evaluation and Review
Technique), CPM (Critical Path Method), identificado comnmente como mtodo de
ruta crtica y RAMPS (Resource Allocation and Multi Project Scheduling), que se
conocen con el nombre genrico de tcnicas de trayectoria crtica, porque buscan
planear y programar, en forma grfica y cuantitativa, una serie de secuencias
coordinadas de actividades simultneas que tienen el mismo fin y origen, poniendo
nfasis, principalmente , en la duracin y costo de aquella secuencia de operaciones
que resulta ser la ms larga y costosa.

F. rbol de decisin
Los rboles de decisin son normalmente construidos a partir de la descripcin de la
narrativa de un problema. Ellos proveen una visin grfica de la toma de decisin
necesaria, especifican las variables que son evaluadas, qu acciones deben ser
tomadas y el orden en la cual la toma de decisin ser efectuada. Cada vez que se
ejecuta un rbol de decisin, solo un camino ser seguido dependiendo del valor
actual de la variable evaluada.
Se recomienda el uso del rbol de decisin cuando el nmero de acciones es pequeo
y no son posibles todas las combinaciones, son eficaces cuando es necesario describir
problemas con ms de una dimensin o condicin; sin embargo no siempre son la
mejor herramienta, ya que un gran nmero de ramas que pertenecen a varias
trayectorias pueden volver ms un problema que una ayuda para el anlisis.
G. Programas
Los programas son un instrumento de planeacin que determinan los objetivos
mediante un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a
cabo un curso de accin; normalmente cuentan con el apoyo de presupuestos.
Los programas suministran la informacin e indican el estado de avance de las
actividades, mantienen el orden de ellas, identifican a las personas responsables de
cada una de ellas, determinan los recursos a necesitar, disminuyen los costos, dan
orientacin de las actividades y evitan la duplicidad de esfuerzos.

H. Presupuestos
Un presupuesto es un plan financiero de uso nico que cubre un periodo corto y sirve
de orientacin para la asignacin de los recursos financieros; tambin indica la forma
en que los fondos sern gastados durante el periodo corto, as como la manera en
que sern obtenidos.
El presupuesto es necesario para el control pero no puede servir como estndar de
control sensible a menos que refleje los planes. La preparacin del presupuesto
depende de la planeacin, el presupuesto es el instrumento de planeacin
fundamental de muchas compaas y las obliga a realizar por anticipado una
recopilacin numrica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolso de capital,
utilizacin del trabajo o de horas maquina esperadas. Una de las principales ventajas
de la elaboracin de presupuestos es que obliga a los directivos planear.