Sistema R/3

Clculo de Nmina
Recursos Humanos
SAP AG
G
Neurottstrae 16
G
69190 Walldorf
G
Germany

Copyright 1999 SAP AG. Todos los derechos reservados.

Queda prohibida la distribucin o reproduccin de este manual o partes del mismo, sea cual sea el fin y la forma, sin la autorizacin expresa
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Clculo de Nmina
G
Febrero 1999
Contenido
iii
Clculo de Nmina SAP R/3
Introduccin......................................................................................................................................................... 1
Una larga lista de ventajas............................................................................................................................... 2
Un proceso de clculo transparente ....................................................................................................................... 5
Los datos de nmina ............................................................................................................................................................................ 5
La ejecucin del proceso ....................................................................................................................................................................... 5
Las actividades siguientes ..................................................................................................................................................................... 7
El archivo de datos ............................................................................................................................................................................... 8
Funciones integradas, especficas y eficientes ......................................................................................................... 9
Datos maestros .................................................................................................................................................................................... 9
Datos de tiempos ............................................................................................................................................................................... 10
Deducciones ....................................................................................................................................................................................... 11
Promedios ......................................................................................................................................................................................... 11
Pagas extras ...................................................................................................................................................................................... 11
Retroactividad automtica .................................................................................................................................................................. 11
Seguridad Social ................................................................................................................................................................................. 12
Sistema RED ...................................................................................................................................................................................... 13
Gestin de contratos ........................................................................................................................................................................... 13
Antigedad ........................................................................................................................................................................................ 14
Gestin de impuestos ......................................................................................................................................................................... 14
Ingresos adicionales ........................................................................................................................................................................... 15
Informes oficiales ............................................................................................................................................................................... 15
Y an hay ms .............................................................................................................................................. 16
Simulacin de ejecuciones de nmina .................................................................................................................................................. 16
Proceso de fondo y clculos paralelos .................................................................................................................................................. 16
Interfase de nmina ........................................................................................................................................................................... 17
Nuestros puntos fuertes! ................................................................................................................................................................... 18
Estamos para servirle .................................................................................................................................................................... 19
You can find this and other current literature on our home page in the
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1
Clculo de Nmina SAP R/3
Clculo de Nmina SAP R/3
Introduccin
La creciente complejidad
Querida lectora, querido lector: Es su equipo humano la clave del xito en su
empresa y la motivacin y satisfaccin de las personas que trabajan con usted,
factores que considera importantes? Entonces, seguramente no necesitamos
hablarle de los esfuerzos que las empresas tienen que realizar hoy en da para
hacer frente a la creciente complejidad de una gestin de recursos humanos
adecuada en el entorno del mercado competitivo actual.
Las empresas modernas se sirven de sistemas de software para gestionar sus
recursos humanos y el clculo de la nmina con resultados ms o menos
satistactorios. Especialmente el sistema de clculo de la nmina debe proporcionar
una solucin exacta, puntual y transparente a bajos costos operativos. Por si esto
fuera poco, tambin debe ser flexible y global, y permitir una adaptacin rpida y
sencilla a todas las situaciones y necesidades posibles. Al fin y al cabo, tanto si la
empresa es grande como si es pequea, los empleados esperan cobrar sus salarios
correcta y puntualmente, independientemente de si han estado de vacaciones o
enfermos, si ha habido cambios legales o ajustes en las bases de cotizacin a la
Seguridad Social o en los impuestos, o si les corresponden pagas extras o
complementos por antigedad.
Como esfuerzo adicional a realizar, en los momentos histricos que vivimos con
el cambio de siglo a la vuelta de la esquina, el sistema debe poder enfrentarse al
ao 2000 y al Euro. Estos factores aumentan an ms si cabe la complejidad de los
requerimientos en su Departamento de Personal.
Pero todo esto, usted ya lo sabe.
2
Clculo de Nmina SAP R/3
exige una buena
solucin.
Sin embargo, quiz le interesar saber que existe un sistema de software estndar
capaz de hacer frente a todos estos retos y a muchos ms. Desde las funciones
generales de la gestin de recursos humanos hasta las funciones especficas del
clculo de la nmina. Flexibilidad, facilidad de implementacin, cercana al usuario,
integracin, resultados ptimos y velocidad en el clculo, una tecnologa de
vanguardia, un soporte continuo, son slo algunas de las ventajas que caracterizan
a la solucin que le presentamos:
El Sistema de Clculo de Nmina SAP R/3
Una larga lista de ventajas
Le invitamos a conocer algunos de los factores que facilitarn su decisin en favor
de este innovativo sistema.
Flexibilidad
La principal ventaja del Clculo de Nmina SAP reside en su flexibilidad. Usted
puede adaptar fcilmente todas las funciones del clculo de nmina a las necesidades
legales y tcnicas especficas de su empresa. Desde definir las reglas de clculo
para promedios hasta fijar el formato de sus recibos de salarios, todo puede
adaptarse mediante simples entradas en tablas, siguiendo las instrucciones de la
Gua de Implementacin.
Integracin
El Clculo de Nmina SAP se encuentra ampliamente integrado dentro del abanico
de las aplicaciones empresariales del Sistema SAP R/3 y puede utilizarse
naturalmente tambin junto con sistemas externos.
El Clculo de Nmina SAP utiliza los datos maestros
administrados por la Gestin de Personal SAP. As, los datos
relevantes para el clculo de la nmina de sus empleados
slo tienen que entrarse al sistema una vez y permanecen
siempre actuales. De la misma forma utiliza tambin los
datos de tiempos manejados por la Gestin de
Tiempos SAP, evalundolos de acuerdo a
reglas configurables. Esto le permitir,
por ejemplo, calcular la nmina de
trabajadores horarios y empleados
con horario de trabajo flexible sin
problemas.
El Clculo de Nmina SAP se encuentra
conectado directamente con la Contabilidad
Financiera SAP. Los datos relacionados con los pagos a los
empleados se imputan directamente a las cuentas financieras
correspondientes y se asignan a los centros de coste respectivos.
Como consecuencia, los datos financieros y de costes de su
personal se mantienen siempre actualizados.
Clculo correcto
El Clculo de Nmina SAP le proporciona unos resultados de clculo ptimos, a travs
de una serie de esquemas, operaciones, funciones y reglas de clculo altamente
configurables a sus necesidades especficas.
y rpido
Las mismas herramientas que nos permiten obtener ptimos resultados, nos
permiten tambin ser rpidos. Dependiendo del hardware empleado, podemos
calcular la nmina hasta para 40.000 empleados en dos horas!
3
Clculo de Nmina SAP R/3
Capacidad de adaptacin
La extremada flexibilidad del Sistema de Clculo de Nmina SAP le permite
adaptarse con gran facilidad a las nuevas situaciones que surgen tanto por
necesidades polticas como por demandas del avance de la tecnologa moderna:
El ao 2000 est a la vuelta de la esquina. Con la llegada del prximo milenio, la
longitud de las fechas aumentar necesariamente de dos a cuatro posiciones, con
todas las consecuencias que sto implica para la exactitud de clculo de los sistemas
de software actuales. El nuestro est preparado.
El euro constituye un reto de adaptacin de clculos
y representacin en pantalla, al que nuestro sistema
puede hacer frente desde hoy mismo. Muchas
empresas tendrn serias dificultades si su sistema
actual no soporta la conversin de su moneda al
euro. SAP ya ha adaptado sus sistemas a este reto.
Con el Clculo de Nmina SAP, usted puede
almacenar datos y realizar el clculo de la nmina
sin restricciones en todas las fases del proceso de
cambio al euro, cumpliendo, adems, con todos los
requerimientos legales vigentes.
SAP modifica y actualiza continuamente sus procesos
de clculo de la nmina, con el fin de reflejar en
todo momento la situacin legal ms actual. Todos
los cambios legales que se derivan de la publicacin
de normativas nuevas o revisadas tanto en el
Boletn Oficial del Estado como en otras publicaciones
legales son includos en el sistema en las fechas inmediatamente
siguientes a su publicacin y enviados a nuestros clientes a travs de nuestro sistema
de entrega de Legal Change Packages. De esta forma, usted siempre utilizar las
ltimas informaciones legales en su nmina.
Una amplia funcionalidad
general
Aparte de las funciones de clculo normales, el Sistema de Clculo de Nmina
SAP le ofrece una amplia gama de funciones adicionales destinadas a facilitarle la
obtencin de los mejores resultados en el clculo de la nmina de su personal, y
que son totalmente parametrizables:
La retroactividad automtica, por ejemplo. Si se produce algn cambio en los datos
personales o de tiempos de un empleado y dicho cambio afecta a perodos
anteriores, el sistema efecta automticamente los reclculos necesarios para
adaptar los datos correspondientes.
La aplicacin de promedios. En el Sistema de Clculo de Nmina SAP pueden
utilizarse promedios para todo tipo de clculos y usted puede definir las reglas
que desea utilizar en su empresa.
4
Clculo de Nmina SAP R/3
y especfica
Igualmente se incluyen dentro de la amplia gama de funciones todas aquellas que
cubren los aspectos tcnicos y legales relacionados con el clculo de la nmina en
Espaa:
Seguridad Social. Todas las funciones relacionadas con el clculo de las bases de
cotizacin y las cotizaciones a la Seguridad Social a mes en curso y a mes
diferido. Redondeos, incapacidad temporal, empresas autoaseguradoras,
antigedad, gestin de contratos, etc., todo puede definirlo usted
directamente.
Sistema RED. Nuestro sistema le permite el intercambio de datos
con la Tesorera General de la Seguridad Social a travs del Sistema
RED, tanto para mensajes de afiliacin como para mensajes de
cotizacin.
Hacienda. El clculo y la deduccin de los impuestos es sencillo y
customizable de acuerdo con sus necesidades, incluyendo, adems,
diferencias regionales.
Y naturalmente, los informes y evaluaciones que requieren de las
empresas las entidades oficiales correspondientes.
Todo ello, conforme a la legislacin vigente y a las reglamentaciones
establecidas ms actuales.
Seguridad
Usted puede tener la seguridad de saber que cuenta con una solucin que estn
empleando con xito muchas empresas y organizaciones a nivel internacional.
Internacionalidad
El Clculo de Nmina SAP soporta la estrategia global de su empresa y le ayuda a
cumplir con los complejos requisitos de los sistemas de pases extranjeros, poniendo
a su disposicin versiones nacionales localizadas, naturalmente, en el idioma y la
moneda propias de cada pas. Ms de 30 pases tienen ya su versin nacional!
Las versiones nacionales amplan los componentes internacionales del Sistema de
Gestin de Recursos Humanos SAP R/3 de Datos Maestros, Gestin de Tiempos y
Clculo de Nmina, incorporando los requisitos legales y de procesamiento
especficos de cada mercado nacional.
Numerosas monedas
Si su personal es internacional y espera percibir su salario en una moneda extranjera,
las posibilidades que le brinda el Clculo de Nmina SAP dentro del marco de las
monedas internacionales podrn satisfacer todas sus expectativas, incluyendo por
supuesto, a la nueva moneda europea.
Un manejo sencillo
El Sistema de Clculo de Nmina SAP es fcil y sencillo de manejar. Todas las
funciones y procesos dentro de la gestin de recursos humanos son rpidamente
accesibles y fcilmente manejables. Adems cuenta con una documentacin
exhaustiva con descripciones claras y sencillas, que ayudarn al usuario a encontrar
su camino por el sistema con facilidad.
y nuestro apoyo.
Nuestro servicio de Hotline est cerca de usted 24 horas al da, 7 das a la semana en
todo el mundo, para ayudarle a resolver cualquier tipo de problema o contestar a
cualquier consulta que usted pueda tener.
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Clculo de Nmina SAP R/3
Un proceso de clculo transparente
El Sistema de Clculo de Nmina SAP le proporciona una solucin eficiente y
fiable, adaptada especialmente a sus necesidades. Su diseo innovativo y sus
funciones de clculo de alta potencia minimizan el tiempo requerido para preparar
y ejecutar el clculo de la nmina de sus empleados.
Los datos de nmina
Una base segura
Cuando un empleado entra a formar parte de la plantilla en su empresa, usted
entra al sistema diversos datos del empleado, como por ejemplo, datos personales
e informaciones bancarias, define su asignacin organizativa, define detalles
referidos a su contrato, su salario, etc. y fija, adems, su horario de trabajo personal.
Estas entradas se realizan rpidamente a travs de una secuencia de pantallas que
le presenta el sistema de acuerdo con la medida de personal que ejecuta, en este
caso, Contratacin. A la hora de grabar los datos entrados, el sistema comprueba
la plausibilidad de dichos datos con las parametrizaciones definidas al efecto en las
tablas correspondientes.
Con el paso del tiempo, el empleado recibir un aumento de
sueldo o una prima especial, se ir de vacaciones, asistir a un
curso externo o interno, o se pondr enfermo. El Departamento
de Personal mantiene los datos correspondientes y el Sistema
de Clculo de Nmina SAP evala estos datos y los de la gestin
de tiempos automticamente durante el proceso de clculo de
la nmina.
Mediante el innovativo concepto de autorizacin SAP, usted
puede mantener datos maestros y/o de tiempos y ejecutar
el clculo de la nmina en departamentos diferentes, sin
sufrir efectos negativos sobre la seguridad e integridad de
sus datos. Gracias a mecanismos de bloqueo y al hecho de
que todos los datos estn siempre relacionados a fechas, es
decir, tienen una vigencia concreta, se garantiza que, durante
el proceso de la nmina, no puedan actualizarse datos
maestros ni de tiempos directamente relacionados con la
nmina que se est ejecutando.
La ejecucin del proceso
El Clculo de Nmina SAP le permite calcular la nmina
para todos los empleados seleccionados. Para este fin
dispone usted de numerosas posibilidades para agrupar a
sus empleados de acuerdo con diferentes criterios de
seleccin. Por ejemplo:
K Usted puede querer calcular la nmina para todos los
empleados mensuales en una fecha determinada, y para
todos los trabajadores diarios en una fecha diferente.
K Igualmente puede usted querer calcular la nmina para
todos los empleados que percibirn el pago por el banco
de la empresa y separadamente para los que tengan
cuenta en otros bancos, etc.
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Clculo de Nmina SAP R/3
Un proceso sencillo
El Clculo de Nmina SAP se sirve de un esquema de clculo con operaciones,
reglas y frmulas precustomizadas y adaptables tanto para mes en curso como para
mes diferido. Procesando este esquema, el sistema calcula primero todos los pagos
que corresponden a sus empleados en un perodo de nmina determinado, de
acuerdo con convenio, contrato, etc. y teniendo en cuenta pagas extras, antigedad,
etc. Despus calcula las deducciones voluntarias u obligatorias correspondientes,
por ejemplo, cotizaciones a la Seguridad Social, I.R.P.F., etc. y obtiene finalmente
el pago neto a transferir al empleado. Los importes a pagar se almacenan por
empleado en los resultados de nmina. Sofisticados mecanismos de seguridad
impiden que se realice el mismo pago dos veces dentro del mismo perodo de
nmina.
Extensas verificaciones
El sistema dispone de funciones muy eficaces para verificar la exactitud de los
resultados de nmina. Estas funciones permiten detectar inconsistencias en estados
tempranos del proceso de nmina y, por lo tanto, impedir realizar pagos incorrectos.
Primeramente, el Clculo de Nmina SAP verifica que los
resultados de nmina se generen y almacenen sin huecos.
As, el administrador de su sistema puede realizar en todo
momento las verificaciones necesarias para garantizar la
exactitud de los pagos a realizar.
Despus de haber ejecutado el Clculo de Nmina SAP,
usted puede verificar si el sistema ha detectado algn error.
Esto podra ocurrir, por ejemplo, si faltase algn dato
maestro o de tiempos. Los empleados que presentan datos
incompletos son rechazados automticamente por la
ejecucin de la nmina hasta tanto estos datos no se
completen.
Una vez completados los datos faltantes en el Departamento
de Personal, puede repetirse el clculo de la nmina para el
empleado o los empleados rechazados anteriormente.
y el cierre
Despus de realizadas las verificaciones necesarias, la ejecucin del proceso de
clculo se cierra y los resultados se transfieren al paso siguiente. Las ejecuciones
de nmina an no cerradas pueden repetirse cuantas veces sea necesario, dado
que, en estos casos, no se llevan a cabo actividades siguientes. Una vez cerrada,
una ejecucin de nmina puede repetirse slo debido a, por ejemplo, una
modificacin en los datos maestros y de tiempos. Un mecanismo de clculo
retroactivo integrado evala automticamente los perodos de nmina afectados
por estos cambios y transfiere las diferencias de pago al perodo actual.
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Clculo de Nmina SAP R/3
El Clculo de Nmina SAP puede finalizarse slo si la
ejecucin se ha realizado satisfactoriamente para todos los
empleados seleccionados. Dado que el perodo de nmina
se considera entonces completo, los datos maestros y de
tiempos correspondientes a este perodo, que haban sido
bloqueados durante el proceso por razones de consistencia,
quedan liberados nuevamente.
Dado que el sistema asegura automticamente que la
prxima ejecucin regular de la nmina tenga lugar
exclusivamente en el perodo siguiente, impide que se
realicen ejecuciones de pago dobles.
Todos los pasos individuales y todas las actividades
subsiguientes del clculo peridico de la nmina pueden
definirse online. Este procedimiento es particularmente
recomendable para efectuar pruebas en el sistema, y es
tambin til si usted quiere ejecutar la nmina slamente
para determinados empleados. En el proceso peridico de
su nmina, tiene usted adems la posibilidad de ejecutar
los clculos correspondientes en proceso de fondo, dado que
sto le ayudar a ahorrar tiempo.
Las actividades siguientes
Naturalmente, el Clculo de Nmina SAP soporta tambin
todos los procesos complementarios de la nmina,
realizando pagos, generando recibos y evaluaciones
oficiales, y creando informes y estadsticas para su propio
control. Estos procesos complementarios le permitirn
obtener un resultado ptimo cada mes.
Los pagos
Actividades integradas
El Clculo de Nmina SAP soporta transferencias bancarias, cheques y pagos en
efectivo, tanto mediante la generacin de soportes de datos (disquete o cinta) como
a travs del intercambio electrnico de datos (EDI).
Si usted tiene instalada tambin la Contabilidad Financiera, podr transferir e
imputar directamente datos contables:
K a las correspondientes cuentas en la Contabilidad Financiera
K a los correspondiente centros de costes de la Contabilidad de Costes
K al Ledger especial
K a la Gestin Presupuestaria.
Para asegurar la confidencialidad de los datos, el Clculo de Nmina SAP transfiere
al Departamento de Contabilidad slamente datos compactados. Sin embargo, en
el caso de que sea necesaria una revisin, personal autorizado del Departamento
de Personal puede realizar el seguimiento online de los datos desde las partidas
acumuladas de cada cuenta financiera hasta los resultados de nmina de cada
empleado. De esta forma, las informaciones necesarias estarn disponibles en todo
momento.
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Clculo de Nmina SAP R/3
y en sistemas separados
A travs de escenarios ALE predefinidos (Application Link Enabling), usted puede
llevar el Clculo de Nmina SAP y la Contabilidad en sistemas separados. Siempre
es posible transferir los resultados de la nmina al sistema de destino, asignar
cuentas e imputar datos, tanto si su sistema de contabilidad es parte de un Sistema
SAP con el mismo release o con un release anterior al del Clculo de Nmina SAP,
como si su sistema de contabilidad es parte de un sistema SAP antiguo, o incluso
parte de un sistema externo. Todo ello, sin necesidad de realizar complicadas
adaptaciones adicionales.
El recibo de salarios
El recibo de salarios que informa a los empleados de los pagos a percibir se imprime
automticamente. Usted puede utilizar los formatos que SAP proporciona o bien,
modificar el formato estndar de acuerdo con los requerimientos de su empresa.
Gracias a la enorme flexibilidad de esta funcionalidad, el recibo de salarios de su
empresa puede incluir tambin algn tipo de mensaje para algunos o todos los
empleados. Por ejemplo, usted puede felicitar al empleado por su cumpleaos o
su boda, o tambin hacerle llegar informacin de inters general.
Los informes, las evaluaciones y estadsticas
Dentro del marco de los informes, evaluaciones y estadsticas, el Clculo de Nmina
SAP soporta tanto actividades regulares como tambin actividades especiales,
ayudando as a satisfacer la necesidad de informacin interna de su empresa.
Algunos de los informes ms importantes para el control interno de su
Departamento de Personal son, por ejemplo,
K El resumen mensual de resultados de nmina, que le ofrece una visin general de
los resultados de nmina de sus empleados para un mismo perodo.
K La cuenta de salarios, que le ofrece una visin ms detallada, a modo de tabla,
de los resultados de nmina de sus empleados.
Asimismo dispone usted de una serie de programas de evaluaciones y estadsticas
para el intercambio de informaciones con la Contabilidad Financiera y la Contabilidad
de Costes.
El archivo de datos
Un volumen de datos en constante crecimiento tiene un efecto negativo sobre el
rendimiento y la administracin de cualquier base de datos. Para evitar sto, usted
puede archivar los resultados de nmina que ya no son relevantes para la ejecucin
de nmina actual despus un tiempo establecido. El Sistema de Clculo de Nmina
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Clculo de Nmina SAP R/3
SAP incluye un programa de archivo eficiente que controla la generacin y
administracin de ficheros de archivo independientemente de eventuales cambios
en el hardware o nuevos releases.
Funciones integradas, especficas y eficientes
Todas las funciones esenciales del clculo de la nmina, tales como la retroactividad,
el clculo de promedios, la evaluacin de los datos de tiempos, el clculo de
cotizaciones e impuestos, son parte integrante del Sistema de Clculo de Nmina
SAP. Al implementar su Sistema SAP R/3, usted puede bien copiar las
parametrizaciones precustomizadas por SAP o bien, adaptarlas fcilmente a las
necesidades especficas de su empresa. Dado que todas las funciones del Clculo
de Nmina SAP son customizables a travs de simples entradas en tablas, todos los
requerimientos de su empresa podrn realizarse sin necesidad de modificar el
cdigo de los programas de software. Durante la ejecucin de la nmina, el Clculo
de Nmina SAP determina automticamente los valores correctos para el pago de
los salarios a sus empleados, la deduccin de los impuestos y las cotizaciones a la
Seguridad Social, la transferencia de datos a Contabilidad, etc.
Datos maestros
Los datos siempre actuales
La gestin de personal y el clculo de la nmina estn integrados completamente
dentro del Sistema SAP HR.
A travs del men de la Gestin de Personal puede usted entrar al sistema, adems
de los datos bsicos de sus empleados, todos los datos necesarios para una gestin
eficiente de los salarios y la nmina. Usted puede, por ejemplo:
K definir clases de convenios colectivos para diferentes grupos de empleados,
K asignar a un empleado una clase de convenio colectivo, un grupo profesional
y un subgrupo profesional especficos,
K definir el tipo de contrato de cada empleado y asignarle caractersticas de
acuerdo con los tipos de contratos de la Seguridad Social,
K definir el clculo de la antigedad de cada empleado,
K definir el pago del salario y las gratificaciones a nivel de empleado,
K actualizar datos de Seguridad Social y retenciones correspondientes al I.R.P.F.,
10
Clculo de Nmina SAP R/3
K especificar si un empleado determinado debe percibir o no una gratificacin
particular,
K definir con anterioridad los momentos en los que el empleado percibir
aumentos de sueldo o bien momentos en los que cambiarn los grupos y
subgrupos profesionales.
Los datos maestros almacenados en la Gestin de Personal SAP son evaluados
por el Clculo de Nmina SAP. Esta evaluacin se realiza de acuerdo con los datos
individuales y la parametrizacin de los requerimientos legales aplicables definidos
previamente, de tal forma que el Clculo de Nmina SAP utiliza automticamente
el mtodo de evaluacin apropiado y las reglas correctas.
Datos de tiempos
Los tiempos bajo control
Los datos de tiempos administrados por la Gestin de Tiempos SAP son evaluados
por el Clculo de Nmina SAP durante la ejecucin de la nmina. El Clculo de
Nmina SAP determina, por ejemplo, la remuneracin de empleados diarios, las
horas extras o pluses acordes al tiempo trabajado. Usted puede procesar
absentismos, vacaciones y permisos, tiempos de incapacidad temporal, etc. de
una manera diferente a las horas extras u otros permisos que deben procesarse de
forma particular.
Un proceso especial dentro de la evaluacin de absentismos permite controlar el
tipo, el importe y la duracin vlida de la remuneracin correspondiente a los
absentismos, tanto para el clculo de la nmina como para la contabilidad de costes.
Como informacin bsica para la evaluacin de tiempos se toma el horario de
trabajo, definido por empleado, y la informacin de tiempos individual entrada
en la Gestin de Tiempos SAP. La informacin de tiempos se evala en base a la
escala de salarios y la asignacin organizativa del empleado.
11
Clculo de Nmina SAP R/3
Gracias a la alta integracin entre el Clculo de Nmina SAP y la Gestin de
Tiempos SAP, usted puede calcular tambin el sueldo bruto del empleado
basndose en la informacin entrada al sistema a travs de dispositivos de entrada
de tiempos u otras informaciones definidas a modo de cuentas de tiempos.
Deducciones
Bruto y Neto
El Sistema de Clculo de Nmina SAP reconoce todo tipo de deducciones, tanto:
K del Bruto, como
K del Neto. Por ejemplo, porque el empleado tiene seguros privados.
Adems de las deducciones peridicas, tambin es posible procesar deducciones
nicas (one-time).
Promedios
Un clculo flexible
El Clculo de Nmina SAP presenta una gran flexibilidad a la hora de estructurar
los pagos a sus empleados. Los promedios de perodos anteriores pueden utilizarse
en el clculo de la nmina cuando no se conocen directamente los datos de pago,
como por ejemplo, si el pago debe incluir estimaciones sobre pagos futuros. Con
el Clculo de Nmina SAP usted puede definir reglas propias, basadas en hechos
temporales, como por ejemplo, vacaciones, Navidad o bien, horas extras. Por
ejemplo, si desea que los empleados reciban un plus adicional por cada da de
vacaciones, equivalente a un 50% de la remuneracin diaria bruta promedio de
los ltimos tres perodos.
Pagas extras
En la mayora de las empresas, las pagas extras se incluyen en el proceso de clculo
de la nmina. Sin embargo, si en su empresa las pagas extras han de calcularse y
pagarse separadamente, a modo de anticipo, por necesidades de convenio, el
Clculo de Nmina SAP le permite cumplir con este requerimiento a travs de
una ejecucin de nmina aparte.
Retroactividad automtica
Tanto a los efectos del clculo de las cotizaciones a la Seguridad Social como a los
del clculo de las retenciones a cuenta del I.R.P.F., el Clculo de Nmina SAP
considera automticamente cualquier cambio que se produzca en los datos maestros y
de tiempos de un empleado y que afecte a perodos anteriores al de la nmina ya
calculada. El clculo de la nmina se ejecuta nuevamente de manera automtica
para todos los perodos afectados, quedando perfectamente protocolizados los
12
Clculo de Nmina SAP R/3
resultados correspondientes. En el perodo actual, el empleado puede ver
separadamente los pagos procedentes del clculo retroactivo en el recibo de salarios.
Las diferencias en los impuestos, las cotizaciones a la Seguridad social y otras
deducciones se calculan, transfieren y pagan tambin automticamente.
En el Clculo de Nmina SAP, la retroactividad no se limita a correcciones hechas
una vez en los datos maestros del empleado, sino que puede repetirse cuantas
veces sea necesario. Sin embargo, para facilitar el clculo, es posible definir un
perodo lmite o una fecha lmite para el clculo de la retroactividad tanto por rea
de nmina como por empleado. Independientemente del caso, el sistema asegura
que los datos maestros siempre sean consistentes con los resultados de nmina.
Seguridad Social
y fiable
El Sistema de Clculo de Nmina SAP cubre todas las funciones que permiten un
clculo exacto de las cotizaciones a la Seguridad Social y las prestaciones
correspondientes, tanto para mes en curso como para mes diferido. Todas estas
funciones son extremadamente flexibles en sus posibilidades de operacin y
altamente configurables a las necesidades de cada cliente a travs de simples
entradas en tablas.
Las funciones ms importantes son:
K Correccin opcional de la base reguladora de cotizacin a la Seguridad Social en
caso de cambio de topes durante incapacidad temporal.
K Varios mtodos para calcular el promedio anual de horas extras en el caso de
incapacidad temporal, tanto a mes en curso como a mes diferido.
13
Clculo de Nmina SAP R/3
K Alta mdica en vspera de festivo. Esta funcionalidad permite representar en el
sistema la recuperacin de prestaciones en el caso de incapacidad temporal
por enfermedad no laboral con alta en vspera de festivo.
K Lmite legal anual para horas extras estructurales.
K Redondeo de las bases de cotizacin para trabajadores diarios como si fueran
trabajadores mensuales.
K Medidas de baja en empresas autoaseguradoras, que permiten a la empresa
continuar el pago de prestaciones de baja por incapacidad temporal ms all
de la baja del empleado en la empresa, durante el tiempo de duracin de la
incapacidad.
K Grupos o agrupaciones de empresas. El Sistema de Clculo de Nmina SAP permite
crear grupos y agrupaciones de empresas para diferentes finalidades de
evaluacin conjunta. Esta funcionalidad es especialmente interesante para
aquellos consorcios que deseen enviar sus datos a la Seguridad Social
conjuntamente para varias empresas.
Sistema RED
En el intercambio de soportes de datos con la Tesorera General de la Seguridad
Social, el Sistema de Clculo de Nmina SAP le permite enviar a la Seguridad
Social mensajes de afiliacin, comunicando altas, bajas, realizando consultas, etc.,
as como mensajes de cotizacin, directamente a travs del Sistema RED.
Esta funcionalidad tiene en cuenta todas las reglamentaciones publicadas en el
manual de instrucciones tcnicas de la Seguridad Social en relacin con el formato,
la longitud de los mensajes, etc.
Gestin de contratos
La funcionalidad de la gestin de contratos en el Sistema de Clculo de Nmina
SAP le proporciona todas las funciones y mtodos de clculo necesarios para
permitirle un control completo de los contratos de sus empleados. Los contratos
se contemplan tanto desde la perspectiva de la empresa como desde la perspectiva
de la Seguridad Social. Cada empresa puede especificar sus propios contratos y
asignarles despus atributos y caractersticas a travs del tipo de contrato
correspondiente de la Seguridad Social.
Al igual que los dems mdulos de gestin del Clculo de Nmina SAP, la gestin
de contratos cumple con todos los requerimientos de las leyes vigentes.
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Clculo de Nmina SAP R/3
Antigedad
El cmputo de la antigedad con el Clculo de Nmina SAP es extremadamente
flexible, permitiendo tanto el clculo automtico como el clculo manual. El clculo
automtico tiene lugar de acuerdo con un procedimiento de clculo parametrizado
segn las necesidades de su empresa. As, el sistema vigila el tiempo de antigedad
de los empleados en la empresa; llegado el momento de empezar a pagar la
antigedad, sta es incluida automticamente en el clculo de la nmina. El clculo
manual puede iniciarse en todo momento para cada empleado y contempla todo
tipo de tramos definidos en aos e incluso das.
Gestin de impuestos
El Sistema de Clculo de Nmina SAP realiza el clculo de las retenciones e ingresos
a cuenta del I.R.P.F de una manera eficaz a la vez que fcil de seguir para el usuario.
El sistema determina la base imponible y las retenciones correspondientes a cada
empleado basndose en la informacin contenida en los datos maestros de los
empleados y las claves de percepcin correspondientes en funcin del cdigo
geogrfico.
Algunas funciones principales son:
K Estimacin de los ingresos anuales
K Diferentes posibilidades de clculo para la retroactividad
K Base imponible e importe libre de retencin
K Pagos en especie (con ingreso a cuenta repercutido y no repercutido)
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Igualmente, el Sistema de Clculo de Nmina SAP contempla particularidades
regionales de tal forma que le permite gestionar sin problemas las retenciones de
los trabajadores de cada regin geogrfica espaola, includas Ceuta y Melilla.
Ingresos adicionales
El Sistema de Clculo de Nmina SAP le permite gestionar las cargas impositivas
relacionadas con los ingresos adicionales de sus trabajadores, independientemente
del clculo de la nmina.
Informes oficiales
Adems de los informes, evaluaciones y estadsticas para control interno
mencionados anteriormente, el sistema genera automticamente en cada perodo
de nmina los informes obligatorios para las entidades oficiales, en el formato y de
acuerdo con los requisitos legales vigentes.
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Tomando como base los conceptos de nmina y las entradas de tabla
correspondientes, los programas de evaluacin y valoracin generan los formularios
de cotizacin y los resmenes anuales para la Seguridad Social, as como los resmenes
mensuales, trimestrales, semestrales y anuales para Hacienda. Cualquier cambio en las
condiciones salariales de un empleado causa automticamente el reclculo de sus
cotizaciones a la Seguridad Social y sus retenciones e ingresos a cuenta del I.R.P.F..
Tanto los formularios de cotizacin TC1, TC2 y TC1/2 para la Seguridad Social como
los modelos 110, 111 y 190 para Hacienda y los certificados correspondientes para
los trabajadores son generados rpidamente para todas las regiones espaolas con los
resultados del clculo de la nmina y datos procedentes de Contabilidad. Los
formularios se generan en la fecha prefijada, pudiendo imprimirse o transmitirse
directamente a la Tesorera General de la Seguridad Social a travs del Sistema
RED o a la Delegacin de Hacienda correspondiente en soporte de datos.
Asimismo tiene usted a su disposicin una amplia gama de programas de evaluacin
para la verificacin de los conceptos de nmina, su asignacin a las cuentas de
mayor de la Contabilidad Financiera, etc.
Y an hay ms
Adems de las funciones de clculo de la nmina, existen tambin otras funciones
predefinidas que puede usted utilizar adicionalmente para obtener una solucin
efectiva a sus necesidades de procesamiento.
Simulacin de ejecuciones de nmina
Usted puede simular la ejecucin de la nmina para el perodo actual en cualquier
momento. La simulacin de la nmina le podr ser til cuando usted quiera
K comprobar las parametrizaciones especficas de su empresa,
K comprobar los efectos de un cambio en los datos maestros o de tiempos de un
empleado,
K simular el pago de un anticipo a un empleado sobre la nmina siguiente.
Proceso de fondo y clculos paralelos
Si usted tiene que calcular la nmina para muchos empleados, el tiempo de proceso
seguramente ser un factor importante para usted. El Clculo de Nmina SAP le
ofrece dos opciones para minimizar el tiempo de proceso:
K la ejecucin en proceso de fondo
K la posibilidad de efectuar ejecuciones paralelas
Usted puede lanzar una ejecucin de nmina en proceso de fondo y determinar
por adelantado cundo debe lanzarse la ejecucin.
Una vez probadas con xito las parametrizaciones, los procesos de nmina pueden
ejecutarse siempre en proceso de fondo.
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Tambin es posible realizar ejecuciones de clculo de nmina paralelas. Incluso si
su empresa tiene un gran nmero de empleados, usted no tiene necesidad de
pasarse las horas esperando a los resultados. Para evitar esto, es posible formar
grupos con los empleados de varias reas de nmina y ejecutar un clculo para
cada grupo, en caso necesario, incluso en varios ordenadores. As, el Sistema de
Clculo de Nmina SAP le permite calcular la nmina hasta para 40.000 empleados
en dos horas.
Interfase de nmina
El Sistema de Clculo de Nmina SAP incluye una interfase que usted puede
utilizar para transferir datos maestros, datos de tiempos y datos de nmina a un
sistema externo. Esto es importante, por ejemplo, si la parte del Bruto de la nmina
se calcula internamente y el Neto se calcula en un sistema externo.
Usted puede utilizar la interfase de nmina tambin para importar a su sistema
datos maestros entrados en el sistema externo. De esta forma, usted podr usar
estos datos para el clculo de la nmina con el Sistema SAP R/3.
Esta innovativa interfase de nmina usa un formato de intercambio que genera
automticamente un programa con el lenguaje de SAP Advanced Business
Application Programming (ABAP). Este programa sirve para exportar e importar
los datos necesarios a un fichero temporal que el sistema externo puede leer.
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Nuestros puntos fuertes!
K Implementacin rpida y sencilla mediante entradas en tablas, siguiendo la Gua
de Implementacin
K Completa integracin dentro de la amplia gama de aplicaciones empresariales
del Sistema SAP R/3, especialmente con:
H la Gestin de Tiempos SAP y
H la Contabilidad Financiera SAP
K Clculo exacto y rpido
K Todas las funciones customizables sin necesidad de modificar los programas de
software
K Adaptacin a nuevos requerimientos:
H Ao 2000
H Euro
K Actualidad: Rpida adaptacin a cambios legales
K Una amplia funcionalidad general y especfica:
H Retroactividad automtica
H Promedios
H Seguridad Social
H Sistema RED
H Gestin de contratos
H Antigedad
H Gestin de impuestos, incluyendo retroactividades y pagos en especie
H Ingresos adicionales
H Informes oficiales
K Seguridad: Muchas empresas utilizan ya nuestro sistema
K Internacionalidad: Soportamos la estrategia global de su empresa a la vez que
su mercado nacional, en la moneda y el idioma propios del pas
K Trabajamos con numerosas monedas
K Un manejo sencillo, facilitado an ms con una documentacin exhaustiva y
clara.
Adems, puede usted
K Simular los clculos de nmina
K Efectuar clculos paralelos y en proceso de fondo
K Configurar su sistema de clculo de nmina y su contabilidad en sistemas
separados.
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Y, por si algo falla
Estamos para servirle
K CCMS (Computer Center Management System)
K Anlisis de rendimiento (Early Watch)
K Online Service System (OSS)
K Hotline 24 horas/da 7 das/semana
K Asociacin de Usuarios (AUSAPE)
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