Estndares y procedimientos

Su aparente inflexibilidad y la dificultad de mantenerlos actualizados es una caracterstica

muy propia de los estndares y procedimientos. Por ejemplo, si el procedimiento para el
procesamiento de lotes de informacin establece que toda la informacin debe estar
disponible para el procesamiento computarizado antes de que cualquier informacin sea
procesada es innecesariamente restrictivo si cada lote puede ser procesado
separadamente. En este caso los estndares deberan ser cambiados. Sera incorrecto el
concluir que debido a que estos estndares son innecesariamente restrictivos, los
estndares son indeseables; en lugar de esto, la conclusin debera ser que los estndares
poco realistas son indeseables.
Los estndares y procedimientos son difciles de mantener actualizados. La solucin a esta
situacin es el actualizar la documentacin antes de que nuevos estndares y
procedimientos sean autorizados para hacerse efectivos. En lugar de un procesamiento
entorpecido, los estndares y procedimientos en realidad inculcan disciplina de la cual
variaciones racionales y pensamiento creativo es posible. Proveen una buena base de la
cual las mejoras pueden ser evaluadas y, cuando sean justificadas, aadidas. Sin
estndares y procedimientos definidos de manera precisa, cualquier nueva idea
implementada es probable que tenga resultados impredecibles; an si los resultados son
satisfactorios es probable que slo unas cuantas personas las conozca

3.1.1 Categoras
Los estndares y procedimientos han sido vistos y categorizados desde varios puntos de
vista. De hecho, los estndares y procedimientos han sido definidos como dos tipos de
estndares:
Estndares de mtodos: Como guas, los estndares son utilizados para establecer
prcticas uniformes y tcnicas comunes.
Estndares de desempeo: Como normas, los estndares son utilizados para medir el
desempeo de la funcin del procesamiento de datos. Los estndares y procedimientos
dan respuesta a preguntas tales como las siguientes:
Cmo podr ser juzgada la obtencin de los objetivos del Centro de Cmputo?
Cmo ser estructurado el Centro de Cmputo para cumplir estos objetivos?
Cmo ser juzgada la exactitud de las trayectorias de carreras del personal?
Cmo sern establecidos las trayectorias de carrera adecuadas?
Cmo ser juzgado el presupuesto efectivo?
Cmo se realizara el presupuesto?
Estas son slo unas cuantas de las preguntas que deben ser consideradas cuando se
preparan los estndares y procedimientos del centro de datos. Naturalmente, en primer
lugar slo los ms importantes y urgentes estndares y procedimientos deberan ser
establecidos, evitando as el retraso que resultara si se requiriera la documentacin
completa antes de que sea liberada cualquier documentacin. Los elementos menos
crticos pueden ser incluidos sobre un perodo de tiempo, posiblemente en diversos pasos.
Categoras de estndares

Los estndares de administracin incluyen requerimientos de reporte de actividades y
desempeo, control de presupuesto y valuacin de personal y asesora de trayectoria de
carrera. Algunas instalaciones tienen estndares claramente definidos, al igual que los
procedimientos, en tales tpicos. Otras tienen estndares muy vagos, usualmente debido
a las presiones de operaciones de da con da, y estas distracciones son frecuentemente el
resultado de estndares y procedimientos de estaciones de trabajo y flujo de trabajo
mediocres.
Los estndares de operaciones se aplican a estaciones de trabajo y flujo de trabajo, las
cuales son metas obvias para la estandarizacin. El desempeo esperado del
procesamiento en lnea y por lotes, ya sea produccin o prueba, debe darse a conocer al
personal del centro de datos. El qu tan bien sean cumplidos estos estndares determina
qu tan eficiente y confiablemente funciona el Centro de Cmputo y cmo son atendidos
los usuarios.
Los estndares de contingencia pueden ser considerados parte de los estndares de
operaciones, pero debido a que no son parte de las actividades diarias y ocurren
solamente bajo condiciones de emergencia, su documentacin es mantenida
separadamente, posiblemente en una bandeja separada. Tambin debido a la ausencia de
urgencia inmediata, son ignorados frecuentemente, como fue mencionado con los
estndares administrativos. Estos estndares comprenden varios niveles de emergencia,
desde el dao de varias unidades de disco a la destruccin de todo el Centro de Cmputo.
Los estndares de servicio de soporte, la ltima categora de los estndares, incluye la
relocalizacin del Centro de Cmputo, la seleccin del equipo, evaluacin del desempeo
de la computadora y la documentacin.
Categoras de Procedimientos
Procedimientos Administrativos. Aunque consisten de secuencias de actividades
claramente definidas, los procedimientos administrativos tienden a ser flexibles y son
frecuentemente establecidos como normas. Debera haber procedimientos definidos para
desarrollar presupuestos, analizar variaciones y valuar el desempeo del centro de datos.
Al igual que en todos los procedimientos, los administrativos y las normas deberan ser
reexaminadas peridicamente para mayor efectividad.
Procedimientos de operaciones. Cada estacin de trabajo en el centro de datos debera
tener sus procedimientos para el procesamiento de tareas, incluyendo cualquier
excepcin de procesamiento que pueda ser necesario. Debera ser claro qu secuencia de
actividades son a las que se deben de adherir cada persona, qu formas deben ser
preparadas y qu tronco debe ser completado. Debe ser claro tambin para cada persona
cundo el procesamiento no puede continuar para una tarea, y en estos casos lo que
debera de hacerse.
Procedimiento de contingencia. Estos procedimientos se aplican a situaciones de
emergencia. Por lo tanto, aunque pueden nunca ser usados, deben estar siempre bien
definidos y capaces de una implementacin inmediata. El desarrollo de procedimientos de
contingencia es una tarea que la administracin es ms probable que la haga a un lado da
con da, y por la cual la administracin superior y los auditores son propensos a ser crticos
de la administracin del centro de datos.
Procedimientos del servicio de soporte. Estos procedimientos afectan indirectamente el
qu tan bien son procesadas las tareas; comprenden al monitoreo, la evaluacin y
correccin de funciones en el centro de datos. Los procedimientos deberan ser
establecidos para monitorear y evaluar, y corregir cuando sea necesario, actividades del
centro de datos; esto incluye la adecuacin de todos los estndares y procedimientos y la
adherencia a estos estndares y procedimientos.