1.1 Elementos para identificar posibles proyectos Definicin de Proyecto.

Es la integracin de una serie de procedimientos y actividades haciendo uso de una metodologa definida que permita lograr los objetivos y metas de la manera mas eficiente y efectiva.

Motivos de un Proyecto.

Dentro de los motivos que generan el inicio de un proceso para el desarrollo de proyectos se encuentran principalmente elementos y factores que pueden ser externos e internos. Algunos de estos factores son los que se mencionan a continuacin:

Cambios Demogrficos. Se refiere a cambios en la distribucin de grupos humanos dentro de una entidad.

Micro mercados. Se refiere a la necesidad de atender a segmentos de usuarios muy especficos y donde se requieren de productos y servicios adecuados.

Volatilidad Corporativa. Es la necesidad de llegar a acuerdos, uniones, alianzas o adquisiciones que modifican el estado de una empresa.

Control de Costos. Se refiere a la presin por contener y reducir gastos.

Consumismo. es la necesidad de reaccionar a la demanda y seleccionar a sus consumidores.

Crisis Educativas. Es la necesidad de trabajar con empleados quienes cuentan con un desintegrado sistema educacional.

Ambientalismo. Es la necesidad para reaccionar a los cambios del medio, as como el crecimiento que este genera. 1

Calidad. Se refiere al mejoramiento del producto final.

Globalizacin. Se refiere a la necesidad de tener mayor cobertura.

Regularizaciones. Se refiere a cambios dentro del ambiente provocados por acciones gubernamentales. Por Ej. Las leyes y los impuestos.

Elementos para identificar posibles Proyectos Problemas con algn elemento actual. Errores, ineficiencias, retardos, deseos de algn incremento, reduccin de gastos, etc.

Deseos de explotar nuevas necesidades. Nuevos mercados, nueva produccin, mas formas de obtener venta competitiva, uso de sistemas de informacin.

Incremento de la competencia. Nuevas caractersticas en los competidores, mejorar un servicio o un producto.

Hacer mas efectivo el uso de la informacin. Nueva informacin, mejor aprovechamiento, rapidez, mejores decisiones.

Crecimiento organizacional. Crecimiento en las empresas, mas necesidades.

Unin o adquisicin corporativa. Consolidacin de sistemas y procesos, requerimientos, reducir actividades redundantes. Cambios en el ambiente o en el mercado. Clientes, proveedores, leyes y regulaciones, clima. 1.2 Mtodos y etapas del Desarrollo de Proyectos MTODOS PARA ANALIZAR NECESIDADES. Anlisis Creativo.

Involucra la investigacin de nuevas alternativas para solucionar los problemas actuales. Se identifican mtodos innovativos ( nuevos o anteriores ) para resolverlo. Anlisis Crtico. Significa tener una actitud escptica y dudosa, requiere cuestionamientos para establecer cuando los elementos deben significar mas eficiencia y efectividad. Se consideran 2 pasos :

1. Ir mas all de la automatizacin de sistemas. 2. Cuestionar establecimientos y sumisiones.

ETAPAS DEL DESARROLLO DE PROYECTOS.

Deteccin de Necesidades. Consiste en determinar que algn elemento ( procesos, equipos, personas, etc. ) no cumplen ya con los objetivos o metas, o bien, se requiere de uno no existente de acuerdo al nivel de importancia que manifieste la necesidad.

Definicin del Problema. Consiste en delimitar las fronteras y el alcance de las necesidades que se desean atender y sobre la cuales existen posibilidades de definir un proyecto.

Definicin de Factibilidad. Consiste en definir el nivel de factibilidad ( posibilidades de xito ) para conseguir la solucin de las necesidades. Se manejaran 4 niveles de factibilidad que servirn para determinar si un proyecto puede ser exitoso o no, estos niveles son: Operacional. Tcnico. Econmico. Calendarizacin. Planeacin del Proyecto. Consiste en explicar como ser la delimitacin del problema, justificando el planteamiento de los objetivos desarrollados inicialmente. En esta etapa se definen los niveles o etapas del desarrollo del proyecto, adems de 3

las tcnicas y el control que se llevar a cabo.

Elaboracin del Proyecto. Consiste en definir el diseo, la elaboracin de mdulos y la integracin de todos los elementos. Se deben de dar a conocer en esta etapa todos los distintos tipos de pruebas y tcnicas de anlisis de resultados para determinar una posible evaluacin al final del proyecto.

Documentacin. Consiste en explicar como estn compuestos los manuales tcnicos y de usuario del proyecto. 2.1 Creatividad e Innovacin Una vez que se han detectado los posibles problemas existentes en una empresa u organizacin, debemos de definir las reas sobre las cuales ser planteada la solucin para los requerimientos; esta solucin debe de estar delimitada de acuerdo a los parmetros que proporcionen los problemas y no abarcar mas all de los que indica una posible solucin.

Esta etapa contempla 7 pasos que permitirn definir adecuadamente los alcances y fronteras de un proyecto, en estos pasos se permite establecer una gua de operacin en el desarrollo del proyecto.

Los pasos son los siguientes:

1. Determinar el alcance y los objetivos. 2. Crear una visin. 3. Adoptar una metodologa en la planeacin. 4. Organizar y definir los recursos necesarios. 5. Definir el equipo de trabajo. 6. Preparar un plan de trabajo. 7. Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo al plan desarrollado.

Creatividad e Innovacin

El desarrollo de proyectos no solo implica la solucin de problemas, sino tambin consiste en definir la mejor solucin posible tomando como base aspectos que sean considerados como nicos o especficos para la solucin. Para estos procesos se considera importante la aplicacin de la creatividad e innovacin en la solucin de los problemas.

Innovacin Es una herramienta que permite aprovechar los cambios como una oportunidad para generar soluciones no existentes. Creatividad Es el proceso de definir y elaborar aspectos nuevos tomando como herramienta la innovacin. Con la creatividad provocamos elementos nuevos cuyas caractersticas no son conocidas.

FUENTES DE INNOVACIN Inventos Inesperados En algunas ocasiones existen sucesos extraordinarios y que no son parte de una planeacin previa, generalmente son eventos o actividades que existen pero que no se manifiestan hasta el momento en que se les toma en cuenta. Incongruencias Se refiere a dar por cierto un conocimiento que en la prctica algunas veces no es as, los conceptos que se aplican en teora pudieran tomarse como algo contrario a lo que vemos cotidianamente. Necesidades o Cambios Todas las organizaciones en el medio ambiente se encuentran en constante cambio y alguno de ellos puede ocasionar resultados diferentes a los que comnmente ocurren lo que se traduce en probables necesidades y cambios. 2.2 Tcnicas de reto de ideas y de anlisis de errores

Tcnica de reto de ideas una tcnica creada con la finalidad de ayudar a definir alternativas de solucin para algunos problemas. 5

El procedimiento recomendado es el siguiente: Explorar el problema. Situacin, idea o concepto y analizar sus caractersticas. Elaborar preguntas como: Que objetivos cumple? Que factores intervienen en su funcionamiento? Como opera? Es til? Es Funcional? Y Como debera de ser? b) Seleccionar una situacin y retarla. c) Contestar las preguntas : Porque es as? Puede ser de otra manera? Que opciones se tienen para generar una manera diferente de ver el asunto? d) Sugerir alternativas de solucin. Tcnicas de anlisis de errores

Es otro tipo de procedimientos que ayudan a detectar deficiencias en una idea, situacin o concepto. La manera de utilizar esa tcnica es siguiendo los pasos que se mencionan a continuacin:

a) Definir el problema, idea, situacin o concepto.

b) Identificar posibles errores.

c) Pensar la manera de corregirlos. d) Analizar las alternativas de correccin y sugerir las que sean factibles.

2.3 Estrategias para el desarrollo de Inventivas El uso de una estrategia que nos permita obtener la mejor solucin posible implica aplicar conceptos novedosos y nicos en la solucin de nuestro problema, la tcnica mas utilizada dentro del desarrollo de proyectos es la estrategia de inventiva. Se inicia con el anlisis de la situacin, que equivale a la exploracin del problema y posibles aspectos que intervengan e influyan en el mismo. La segunda fase corresponde a seleccionar todas la ideas del proceso de anlisis, evaluarlos y seleccionar las mejores que cumplan con el enfoque con el cual queremos solucionar el problema. La fase de generacin de ideas corresponde a todo el trabajo que se desarrolla para particularizar la situaciones de solucin de los problemas. generalmente en este paso se realizan las investigaciones necesarias ( bibliogrfica, de campo, de casos, etc. ). La ultima fase toma 2 caminos que pueden ser utilizados como complementos o vas nicas dentro del desarrollo del proyecto. Estas alternativas indican la posibilidad de disear algo nuevo, o bien basar la solucin en un diseo existente y mejorarlo. Necesidades Definicin del Problema 1. Determinar metas y Objetivos. Definir el alcance del problema. Evaluar caractersticas favorables y desfavorables. Entender las metas y objetivos de la empresa con respecto a los requerimientos y expectativas de crecimiento. Lista y definicin de los objetivos y metas que se buscan. Revisar posibles factores de xito o fracaso. Planear un calendario inicial.

2. Crear una Visin Inicial. Revisar, recopilar, leer todas las fuentes de informacin de la empresa. determinar la influencia de los objetivos. Visita a otras empresas. Formular una visin que muestre el objetivo (Datos / Sistema), y el ambiente con las oportunidades y objetivos previos. Hacer promesas razones para generar entusiasmo y soporte. 3. Adoptar una Metodologa.

 Formular y estar de acuerdo con los principios esenciales y los requerimientos de una metodologa. Evaluar los mtodos de planeacin actuales y los estndares de la organizacin. Aprender y familiarizarse con los tipos de metodologa. Seleccionar una metodologa y tener referencias de ella. Implantar la metodologa en el proyecto. Generar una tabla preliminar de contenido. .

4. Disponer de los Recursos Suficientes. Experiencia. Material fsico. Material tangible (conocimientos, ideas, etc.). Documentacin (bibliografa, material disponible). Recursos humanos. Recursos financieros. 5. Crear un Equipo de Trabajo. Es uno de los pasos mas importantes del proceso de planeacin. Debe existir acuerdo en la seleccin de las herramientas y metodologa para evitar ineficiencias que impidan al equipo de trabajo progresar y concebir el objetivo deseado. Existen 4 puntos importantes: 1. Debe de haber un lder. 2. Los miembros del equipo deben de ser crebles y acreditados. 3. Los miembros del equipo deben entender y estar de acuerdo con las metas. 4. Debe existir mltiple cooperacin y compaerismo.

Pasos a seguir : 1. Determinar las tareas a llevar a cabo. 2. Estimar esfuerzos.

3. Estimar el numero de gente requerida. 4. Especificar los roles y responsabilidades de cada miembro. 5. Seleccionar el personal apropiado con las tareas y trabajos a llevar a cabo con el paso de la metodologa. 6. Sesiones de entrenamiento y capacitacin requerida al hacer comprender la metodologa. 7. Tener un espacio de trabajo. 8. Seleccionar consultas externas.

6. Preparar un Plan de Trabajo. El plan de trabajo se refiere a la calendarizacin y planeacin de todas la actividades que deben de realizar los miembros del equipo para llevar a cabo el proyecto. Es importante que cada actividad sea referenciada para ser terminada en el tiempo sealado. Un buen plan de trabajo debe de ser realizado por el lder ( generalmente ) y analizado o completado por los miembros del equipo. Un plan de trabajo generalmente contiene los siguientes aspectos: Introduccin. Descripcin de tareas. Duracin esperada, esfuerzos estimados. Diagramas de Grantt y resumen del calendario. Responsabilidades diarias / semanales. Status de proyectos. Pasos a seguir: 1. Tener completos los pasos iniciales. 2. Considerar la subdivisin en subproyectos. 3. Listar todas la fases y pasos de metodologa con su asignacin a los miembros del equipo. 4. Estimar duracin de cada paso y determinar el inicio de cada actividad considerando los recursos asignados. 5. Establecer un control para el Status del proyecto. 6. Construir situaciones de contingencia ( Que pasa si ). 7. Estimar el impacto de costos y presupuestos. 8. Distribuir el plan a cada miembro.

7. Obtener / Confirmar las Obligaciones o Responsabilidades El proyecto diseado es una idea tangible que resulta en un plan, sin embargo, es necesario que las actividades que compongan a ese plan tengan la aprobacin de los niveles superiores. Por Ej. cuando se trata de un proyecto tecnolgico ( Sistema de Informacin ) este abarca a muchas reas estratgicas de la empresa, por lo que no seria posible si no se esta de acuerdo en esos niveles. Los objetivos que se buscan en esta etapa se mencionan a continuacin: Presentar el material desarrollado. Realizar juntas y presentaciones con los administradores. Presentar hoja de actividades que confirmen el entendimiento de los objetivos y metas iniciales adems del resultado final. Confirmacin por escrito del inicio o continuidad de la empresa. Proporcionar un proyecto que fortalezca a la empresa. Pasos a seguir: 1. Planear el acercamiento a los administradores. 2. Tener juntas informales con los ejecutivos para revisar objetivos, alcance potencial y otros factores crticos. 3. Preparar y entregar presentaciones a nivel ejecutivo. 4. Escuchar cuidadosamente la retroalimentacin y discutir sus preguntas. 5. Resolver aspectos dudosos y no comprendidos, adems de discutir, sobre los recursos necesarios. 6. Obtener aprobacin para proceder en el p[proyecto. 7. Publicar o anunciar el acuerdo logrado. 3.1 Determinacin de la Factibilidad Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas sealados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos bsicos: Operativo. Tcnico. Econmico. El xito de un proyecto esta determinado por el grado de factibilidad que se presente en cada una de los tres aspectos anteriores.

Estudio de Factibilidad.

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Sirve para recopilar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y en base a ello tomar la mejor decisin, si procede su estudio, desarrollo o implementacin.

Objetivo de un Estudio de Factibilidad.

1. Auxiliar a una organizacin a lograr sus objetivos. 2. Cubrir la metas con los recursos actuales en las siguientes reas.

a). Factibilidad Tcnica.

Mejora del sistema actual. Disponibilidad de tecnologa que satisfaga las necesidades.

b). Factibilidad Econmica.

Tiempo del analista. Costo de estudio. Costo del tiempo del personal. Costo del tiempo. Costo del desarrollo / adquisicin.

c). Factibilidad Operativa.

Operacin garantizada. 11

 Uso garantizado.

DEFINICIN DE OBJETIVOS.

La investigacin de factibilidad en un proyecto que consiste en descubrir cuales son los objetivos de la organizacin, luego determinar si el proyecto es til para que la empresa logre sus objetivos. La bsqueda de estos objetivos debe contemplar los recursos disponibles o aquellos que la empresa puede proporcionar, nunca deben definirse con recursos que la empresa no es capaz de dar.

En las empresas se cuenta con una serie de objetivos que determinan la posibilidad de factibilidad de un proyecto sin ser limitativos. Estos objetivos son los siguientes:

Reduccin de errores y mayor precisin en los procesos. Reduccin de costos mediante la optimizacin o eliminacin de recursos no necesarios. Integracin de todas la reas y subsistemas de la empresa. Actualizacin y mejoramiento de los servicios a clientes o usuarios. Aceleracin en la recopilacin de datos. Reduccin en el tiempo de procesamiento y ejecucin de tareas. Automatizacin optima de procedimientos manuales. 3.2 Recursos de los estudios de Factibilidad La determinacin de los recursos para un estudio de factibilidad sigue el mismo patrn considerado por los objetivos vistos anteriormente, el cual deber revisarse y evaluarse si se llega a realizar un proyecto. estos recursos se analizan en funcin de tres aspectos: Operativos. Tcnicos. Econmicos. Factibilidad Operativa.

Se refiere a todos aquellos recursos donde interviene algn tipo de actividad ( Procesos ), depende de los recursos humanos que participen durante la operacin del proyecto. Durante esta etapa se identifican todas aquellas actividades que son necesarias para lograr el objetivo y se evala y determina todo lo necesario para llevarla a cabo.

Factibilidad Tcnica. 12

Se refiere a los recursos necesarios como herramientas, conocimientos, habilidades, experiencia, etc., que son necesarios para efectuar las actividades o procesos que requiere el proyecto. Generalmente nos referimos a elementos tangibles ( medibles ). El proyecto debe considerar si los recursos tcnicos actuales son suficientes o deben complementarse.

Factibilidad Econmica.

Se refiere a los recursos econmicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y / o para obtener los recursos bsicos que deben considerarse son el costo del tiempo, el costo de la realizacin y el costo de adquirir nuevos recursos.

Generalmente la factibilidad econmica es el elemento mas importante ya que a travs de el se solventan las dems carencias de otros recursos, es lo mas difcil de conseguir y requiere de actividades adicionales cuando no se posee. 3.3 Presentacin de un estudio de Factibilidad Un estudio de factibilidad requiere ser presentado con todas la posibles ventajas para la empresa u organizacin, pero sin descuidar ninguno de los elementos necesarios para que el proyecto funcione. Para esto dentro de los estudios de factibilidad se complementan dos pasos en la presentacin del estudio: Requisitos ptimos. Requisitos Mnimos. El primer paso se refiere a presentar un estudio con los requisitos ptimos que el proyecto requiera, estos elementos debern ser los necesarios para que las actividades y resultados del proyecto sean obtenidos con la mxima eficacia. El segundo paso consiste en un estudio de requisitos mnimos, el cual cubre los requisitos mnimos necesarios que el proyecto debe ocupar para obtener las metas y objetivos, este paso trata de hacer uso de los recursos disponibles de la empresa para minimizar cualquier gasto o adquisicin adicional. Un estudio de factibilidad debe representar grficamente los gastos y los beneficios que acarrear la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se hace uso de la curva costobeneficio. 4.1 Delimitacin del Problema Proceso de Planeacin de Proyectos. Determinacin de alcances y objetivos. Delimitacin del problema. Visin. Justificacin. Metodologa. 13

 Recursos. Objetivos. Equipos. Definicin de etapas de desarrollo. Plan. Confirmar responsabilidades. Planeacin y control. DELIMITACIN DEL PROBLEMA ( O DE NECESIDADES ). La delimitacin del problema se refiere a identificar todos aquellos aspectos que son importantes para el desempeo de una actividad y aislar todos aquellos que no interfieren en el mismo. En la delimitacin del problema se deben de escribir cada uno de los recursos y procesos que intervienen dentro del rea del proyecto, para analizar cada uno de ellos y seleccionar aquellos que realmente intervengan dentro del problema identificado. El objetivo de delimitar el problema es disminuir el grado de complejidad del proyecto para atender solo aquellos aspectos que son requeridos. 4.2 Objetivos Objetivo de la Justificacin

Proporcionar todos los elementos posibles que ayuden a soportar con bases firmes y concretas todos los elementos ( recursos, personal e ideas ) que son necesitados por el proyecto para su operacin optima.

Objetivo del Proyecto

Se refiere a toda la serie de pasos que tienen que llevarse a cabo para desarrollar el proyecto, constan de diversas etapas que tienen que ser completadas. Dentro de un proyecto puede haber uno o mas objetivos, los cuales pueden encontrarse en diferentes etapas del proyecto.

4.3 Definicin de etapas de Desarrollo Definicin de etapas de Desarrollo La definicin de etapas de desarrollo de un proyecto consiste en la identificacin y organizacin de todas las actividades y procesos importantes que intervienen en la bsqueda de una meta u objetivo, estas etapas deben ser definidas en funcin de sus caractersticas e importancia que presenten. 14

Las actividades resultantes deben ser descritas y desarrolladas para conocer sus caractersticas, posteriormente debe de asignarse un nivel de importancia a cada una de ellas considerando aquellas actividades estrictamente necesarias para alcanzar el objetivo deseado. esta prioridad a nivel de importancia debe de ser considerada mas importante dentro de un modo eficaz ( llegar al objetivo ).

Ahora debe de asignarse un rango o nivel aprobatorio para cad actividad que permitir eliminar directamente aquellas que no cumplan con el criterio asignado. Este nivel mnimo ser asignado considerando los niveles mas bajos que hayan sido puestos a las actividades para minimizar su impacto en el resultado final.

Planeacin y Control de Procesos

Esta etapa se refiere a todas aquellas actividades necesarias para organizar y ordenar adecuadamente un proyecto, implica que cada una de las tareas o actividades que componen un proyecto deben estar muy bien definidas con el fin de identificar y conocer todos los aspectos y elementos importantes, y a su vez poder aplicar buenos mtodos de control que permitan llevar a cabo el proyecto de la mejor manera. Los pasos que contempla esta etapa son:

Desglosar actividades generales. Analizar y profundizar cada actividad en subactividades ( mas importantes ). Conocer el detalle de cada subactividad. Aplicar elementos de control para cada actividad y subactividad. Identificar formas de evaluarlas. Consolidar y fortalecer cada actividad ( justificar ). 5.1 Diseo, justificacin e integracin Diseo. Justificacin. Integracin. Pruebas y depuracin. Anlisis y resultados. Otros pasos para el diseo son:

Diseo inicial ( modelo ). Conocimiento del ambiente y la empresa. 15

 Arquitectura actual de sistemas y tecnologa. Arquitectura de datos. Arquitectura de aplicaciones. Arquitectura de tecnologa. Plan de implementacin.

1. Diseo Inicial ( Modelo ).

Esta etapa implica el desarrollo de una idea conceptual y organizada tomando en cuenta todas las necesidades y requerimientos para formular un objetivo y las metas a cumplir. Se consideran 3 pasos durante esta etapa:

Documentar la estructura de la organizacin. Identificar y definir funciones del negocio. Documentacin del modelo inicial.

2. Conocimiento del Ambiente y la Empresa.

Esta etapa se refiere a todos los pasos necesarios para adquirir el conocimiento sobre la organizacin, sus aspectos mas elementales, su funcionamiento y el ambiente y variables que lo integran, como entrevistas que representan el mtodo mas directo y rpido para obtener informacin; este proceso se lleva a cabo con los siguientes pasos:

Preparar las entrevistas. Calendarizar. Ejecutar o aplicar. Guardar o almacenar datos. 3. Arquitectura actual de Sistemas y Tecnologa.

Esta etapa representa la estructura general de los recursos que posee la organizacin para el diseo de un proyecto, se consideran los datos obtenidos en la etapa anterior para aplicarlos a la estructura actual y obtener un patrn que nos permita identificar deficiencias y ventajas actuales en la empresa.

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4. Arquitectura de Datos.

Se refiere a los elementos de informacin que son manipulados y utilizados dentro de una empresa u organizacin. Estos elementos de informacin pueden ser automatizados, manuales o en base a documentos.

El objetivo que se busca es recopilar y conocer toda la estructura de informacin necesitada por la empresa, los pasos que se siguen para conocer la arquitectura de los datos son los siguientes:

Lista de datos ( candidatos ). Definicin de datos, atributos y relaciones. Relacionar e identificar datos con el negocio. Diagramar flujos y relaciones de datos.

5. Arquitectura de Aplicaciones.

Se refiere a definir todas aquellas aplicaciones que mejor cumplan con las caractersticas y requerimiento de datos utilizados en una empresa. Su objetivo es minimizar el impacto que se presenta al incorporar nuevas aplicaciones o modificar alguna existente, para definir una arquitectura de aplicaciones se consideran los siguientes aspectos:

Lista de aplicaciones candidatos. Definicin de tipo de aplicacin modelo. Definicin de las aplicaciones candidato. Relacionar las aplicaciones con las funciones de la empresa. Analizar impacto de las aplicaciones.

6. Arquitectura de Tecnologa.

Se refiere a todos aquellos elementos tecnolgicos que son necesarios para soportar o complementar a las aplicaciones de una empresa. Su objetivo es definir un camino estndar para el uso de tecnologa en las empresas, y que les permita definir las opciones de crecimiento a mediano y largo plazo. Se siguen los siguientes pasos:

Identificar plataformas y principios de tecnologa. 17

 Definir tecnologa distribucin de los datos y aplicaciones. Relacionar tecnologa distribucin de los datos y aplicaciones.

7. Plan de Implementacin.

Esta etapa recopila todos los aspectos anteriores para generar un plan de implementacin que involucre a todos los aspectos que tengan relacin con la empresa y el proyecto, tambin que permita definir una organizacin y calendarizacion de los esfuerzos y recursos necesarios, as como de los costos y beneficios resultantes. Los aspectos que considera son los siguientes:

Secuencia de las aplicaciones. Estimacin de esfuerzos, recursos y calendario. Estimacin de costos y beneficios. Determinar factores de xito. Hacer recomendaciones. 6.1 Manual Tcnico y del Usuario La documentacin de proyectos es importante para identificar mas fcilmente los aspectos y caractersticas que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentacin le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los usuarios irresponsables del mismo podrn reconocer mas fcilmente las ventajas y desventajas, caractersticas y funcionalidades, funciones y ventajas, as como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto. La documentacin de un proyecto debe contar con las siguientes caractersticas: Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado: Gerencial. Tcnico. Usuario. Contemplar todos los aspectos del proyecto. Contar con objetivos fcil de detectar. Servir como soporte en todo el desarrollo del proyecto. Identificar ventajas y desventajas ( resaltar ventajas ). Contar con adecuada estructura.

Los documentos que componen una adecuada documentacin de un proyecto deben ser los siguientes:

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 Carpeta general o profesional. Carpeta gerencial o resumen ejecutivo. Carpeta tcnica. Plan econmico ( factibilidad ).

Carpeta Profesional.

Consiste en un documento que detalla todos los aspectos relacionados con el proyecto, identifica todas las bases y orgenes sobre las que nace el proyecto, adems que especifica los pasos necesarios, los recursos y aplicaciones que un proyecto necesita.

El objetivo de la carpeta profesional es servir de modelo para la implementacin del proyecto a desarrollar, de manera que las personas involucradas obtengan informacin fcilmente en cualquier etapa del proyecto.

Los aspectos principales que debe de contemplar la carpeta profesional son:

Definicin del problema a resolver ( delimitar ). Definicin clara de objetivo y metas. reas que involucra. Conocimiento de la organizacin. Planteamiento claro ( pasos ). Investigacin. Propuestas claras. Plan de trabajo. Recursos. Calendarizacin. Este documento va dirigido hacia personas que van a estar relacionadas directamente con la implementacin del proyecto, por lo que su nivel se orienta hacia el uso y aplicaciones utilizadas para el definir el proyecto.

Carpeta Gerencial o Resumen Ejecutivo.

Este documento va dirigido hacia las personas de mas alto nivel de la empresa o hacia aquellas de las que 19

depende la decisin de implementar o no el proyecto. Generalmente se utiliza un lenguaje claro sin tecnicismo, en trminos ejecutivos. Su extensin no debe ser mucha, y debe de recalcar los aspectos mas importantes del proyecto. Generalmente debe contener elementos grficos y resmenes que ayuden a identificar mas fcilmente las ideas propuestas.

Carpeta Tcnica.

Este documento contiene toda la informacin sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripcin muy bien detallada sobre las caractersticas fsicas y tcnicas de cada elemento. Por ejemplo: caractersticas de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantas, soporte, proveedores y equipo adicional.

Su extensin depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se presenta en forma de fichas tcnicas en donde se describe en cada una las caractersticas de cada recurso.

Carpeta Econmica ( Plan o Propuesta ).

Este documento contiene informacin relacionada con el aspecto econmico y de factibilidad del proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantacin del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar mas fcilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto.

Consta de 2 secciones, una de ellas es el plan econmico del desarrollo del proyecto y la otra es el plan econmico para implementar el proyecto ( la mas importante ). generalmente en esta carpeta se incorpora el estudio de factibilidad que permitir a la empresa a evaluar la posibilidad de poner en marcha la realizacin del proyecto.

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