_______________ CAPITULO ONCE DE FACTURA A PAGO

11.1 Workflow Contable y la enera!"#n a$to%&t"!a 'e fa!t$ra(

La carta flujo de trabajo (workflow) contable para facturacin y pago muestra el flujo financiero seguido por cada factura Figura 11.1: workflow contable para facturacin y pago En general cuando usted usa toda la funcionalidad de !pen E"# Las facturas no necesitan ser ingresadas manualmente se generan facturas $raft autom%ticamente de otros documentos tales como las rdenes de compra.

11.1.1 Fa!t$ra( en )orra'or *Draft+

El sistema genera propuestas de facturas las cuales son inicialmente creadas en estado borrador mientras &ue 'stas permanecen sin confirmar no tienen ning(n impacto contable en el sistema) no *ay nada &ue impida a los usuarios crear sus propios facturas borrador si lo desean. La informacin necesaria para facturar es tomada autom%ticamente del formulario empresa(#artner) ( tal como las condiciones de pago y la direccin de factura) o del #roducto(#roduct) (tal como las condiciones &ue se usar%n) o de la combinacin de los dos (tales como los impuestos aplicables y los precios de los productos) +onsejo: facturas en borrador o borrador (draft) ,ay -arias -entajas en trabajar con las facturas borrador: .sted recibe un listado de -alidacin intermedia antes &ue la factura sea aprobada. Esto es (til cuando sus contadores no son las personas &ue crean la factura inicial pero si es necesario &ue la aprueben antes &ue la factura ingrese en las cuentas. Esto le permite crear facturas por adelantado sin aprobarlas en el mismo momento. .sted tambi'n puede -er una lista de todas las facturas esperando aprobacin.

11.1., Fa!t$ra( Ab"erta( o 'e Profor%a *O-en. ProFor%a+

.d. puede aprobar o -alidar una factura en estado !pen o #roForma. .na factura #roForma no tiene a(n un n(mero de factura pero los asientos (entradas) contables de la factura &ue es creada corresponden a los montos &ue !penErp grabar% como los pagables del cliente.

+onsejo: facturas #roForma En algunos pa/ses no se le permite generar asientos (entradas) contables de una factura proforma. En cambio crea usted un reporte de la orden de compra el cual imprime una factura proforma &ue no tiene consecuencias contables dentro del sistema. #uede usar el mdulo descrito en +onfiguracin 0 1dministracin para crear este reporte. .na factura abierta tiene un (nico n(mero de factura. La factura es en-iada al cliente y es marcada en el sistema como: esperando pago.

11.1./ Re!on!"l"an'o a("ento( 'e fa!t$ra y -a o(

En !penErp una factura es considerada como pagada cuando sus asientos contables *an sido conciliados con los asientos de pago. 2i no *a *abido una conciliacin una factura permanecer% en el estado abierto(open) *asta &ue usted *aya ingresado el pago. +onsejo: #ago y conciliacin #ara e-itar sorpresas es importante entender la idea de conciliacin y su enlace con el pago de factura. Encontrar% ambos un campo de !on!"l"a!"#n y uno de Pa o tipo -isto(c*eckbo3) en una factura. 2e diferencian entre ellos solo si una factura *a sido pagada (usando conciliacin del registros) pero *a sido subsecuentemente marcada como no reconciliada. 4ota: conciliacin La conciliacin enla5a asientos en una cuenta &ue cancela a otra esas se *an reconciliado una a otra (suma de cr'ditos 6 suma de d'bitos). Esto generalmente se aplica a los pagos contra las facturas correspondientes. 2in el proceso de conciliacin !penErp ser/a incapa5 de marcar las facturas &ue *an sido pagadas. 2uponga &ue usted tiene la siguiente situacin para el cliente 2mit* y !ffspring: . Factura 178: 89 . Factura 1:;: 1<9 . Factura 1=7: ;9. 2i usted recibe un pago de 1<9 !penErp postergar% la conciliacin por&ue *ay eleccin de facturas a pagar. 4o podr/a conciliar tampoco el pago contra las facturas 178 y 1=7 o contra la factura 1:;. .sted puede cancelar una factura si la funcin #ermitir +ancelar los asientos (1llow +ancelling Entries) *a sido acti-ada en el diario y los asientos no *an sido reconciliados. La podr/a usted mo-er de +ancelada a >orrador para modificarla y regenerarla. +onsejo: ?ratamiento en @rupos(Lots) usualmente diferentes transacciones se agrupan juntas y se manejan a la -e5 y no factura por factura. Esto se llama trabajo batc* o gestin en grupo(lot *andling). #uede seleccionar -arios documentos en la lista de facturas: mar&ue los -istos de las l/neas &ue interesan usando el cliente web y *aga clic en el botn apropiado en la derec*a) o s*iftA click en las lineas usando el ratn en el cliente @?B y use el botn superior de accin o impresin esto le da la opcin de un n(mero de posibles acciones sobre los objetos seleccionados.

1 inter-alos regulares e independientemente de las facturas un importante procedimiento autom%tico o un procedimiento manual de cuentas puede usarse para incluir e3tractos bancarios. Esto abarca todos los pagos de pro-eedores y clientes y transacciones generales como las &ue se dan entre cuentas. +uando se -alida una cuenta los asientos contables correspondientes se generan autom%ticamente por !penErp Las facturas se marcan como pagadas cuando sus asientos contables *an sido reconciliados con los asientos contables de su pago. Esta transaccin de conciliacin puede efectuarse en -arios lugares en el proceso dependiendo de su preferencia: En el ingreso de datos para el e3tracto contable Canualmente de los registros contables 1utom%ticamente usando la conciliacin inteligente de !penErp. .d. puede crear los registros contables directamente sin usar la factura y los e3tractos contables. #ara *acer esto use el formulario de entrada r%pida en un diario(journal). 1lgunos contadores prefieren este acercamiento por&ue est%n acostumbrados a pensar en t'rminos de registros contables m%s &ue en t'rminos de facturas y pagos. Es mejor usar los formularios diseDados para facturas y e3tractos bancarios &ue registros de asiento de datos manuales sin embargo 'stos son m%s sencillos y se manejan dentro de un sistema de control de errores.

11.1.0 Un ("(te%a ba(a'o en re "(tro(

?odas Las transacciones contables en !penErp est%n basadas en registros sea &ue *ayan sido creados por una factura o creados directamente. 2e generan r%pidamente recordatorios de empresa(partner) de la lista de asientos no reconciliados en la cuenta de recibibles comerciales para tal empresa. .sted encontrar% en un simple recordatorio todas las facturas no pagadas as/ como todos los pagos no reconciliados tales como los pagos por adelantado. 2imilarmente estados financieros como el libro mayor (general ledger) in-entarios y balances balance cronolgico y los diarios todos est%n basados en asientos contables. 4o importa si usted gener el asiento de una factura o directamente en el diario de facturas. Es lo mismo para la declaracin de impuestos y otros estados financieros del estado. +uando se usa contabilidad integrada usted toda-/a deber/a ir a tra-'s del proceso est%ndar de documentos debido a &ue algunos mdulos dependen directamente de los documentos de factura. #or ejemplo se puede configurar una orden de -enta del cliente para &ue se espere por el pago de la factura antes de efectuar la entrega. En tal caso !penErp autom%ticamente genera una factura borrador para en-iar a el cliente.

11.1 Fa!t$ra!"#n
En !penErp El concepto de factura incluye los siguientes documentos: la factura de cliente la factura de pro-eedor nota de cr'dito del cliente nota de cr'dito del pro-eedor. 2lo el tipo de factura y el modo de representacin difieren para cada uno de los cuatro

documentos. #ero todo se guardan en el mismo tipo de objeto en el sistema. .sted recibe el formulario correcto para cada uno de los cuatro tipos de factura desde el men( &ue us para abrirlo. El nombre de la solapa le permite diferenciar los tipos de factura cuando est% trabajando con ellos.

4ota: ?ipos de factura *ay muc*as -entajas en deri-ar diferentes tipos de factura desde el mismo objeto. $os de los m%s importantes son: En un ambiente de multiAcompaD/a con facturacin entre compaD/as la factura de un cliente en una compaD/a se con-ierte en la factura del pro-eedor para la otra Esto le permite trabajar y buscar todas las facturas desde el mismo men(. 2i est% buscando la *istoria de una factura le pro-ee ambos facturas de pro-eedor y cliente en la misma lista as/ como las notas de cr'dito. 4ota: 4ota de +r'dito una nota de cr'dito es un documento &ue permite cancelar una factura o parte de una factura para acceder a las facturas usen los men(s de @estin FinancieraAEFacturas. La mayor parte del tiempo las facturas son generadas autom%ticamente por !penErp pues se les genera de otros procesos en el sistema de modo &ue no es necesario usualmente crearlas manualmente sino simplemente aprobarlas o -alidarlas !penErp usa los siguientes diferentes modos de generar facturas: $el pro-eedor *ubo rdenes del cliente $el recibo o despac*o de mercader/as $el trabajo efectuado (*ojas de trabajo -er !rgani5acin de "ecursos ,umanos) $e tareas cerradas (-er !rgani5acin Fnterna y Canejo de #royectos) $e cargos de *onorarios u otros gastos recargables (-er Canejo de 2er-icios). Los diferentes procesos generan facturas borrador estos deben ser aprobados por un usuario del sistema autori5ado y en-iados al cliente. Los diferentes m'todos de facturacin se detallan en los siguientes cap/tulos y secciones. #ara tener una lista de las facturas borrador generadas por !pen Erp puede usar @estin FinancieraAEFacturasAEFacturas de +lienteAEFacturas >orrador de +liente. ?ambi'n encontrar% un men( similar para las facturas de compra &ue a(n no *an sido recibidas como aprobadas en @estin FinancieraAEFacturasAEFacturas de #ro-eedorAEFacturas >orrador del #ro-eedor. ?ambi'n es posible ingresar facturas manualmente esto se *ace generalmente para facturas &ue no est%n asociadas con una orden (usualmente rdenes de compra) o notas de cr'dito. ?ambi'n si el sistema no *a sido configurado correctamente usted puede necesitar editar la factura antes de en-i%rsela al cliente. #or ejemplo si usted no *ab/a notado &ue el cliente es libre de impuestos la factura generada de una orden contendr% los impuestos con las tarifas normales pero entonces es posible e-itar esto borr%ndolo de la factura antes de -alidarla.

11.,.1 In re(an'o $na fa!t$ra 'e !l"ente

El principio de ingresar datos en facturas es muy simple desde &ue permite a usuarios no contadores crear sus propias facturas. Esto significa &ue su informacin contable se puede mantener al d/a todo el tiempo mientras se colocan y reciben rdenes y se calcula sus impuestos.

1 la -e5 permite a la gente &ue tiene m%s conocimiento contable mantener el control total de los asientos contables &ue est%n siendo generados cada -alor propuesto por !penErp puede ser modificado despu's si se necesita. Empiece ingresando una factura de cliente manualmente use: @estin FinancieraA EFacturasAEFacturas de +liente un nue-o formulario de facturas se abre para ingresar esta informacin.

Figura 11.<: Fngresando una nue-a factura Este documento est% compuesto por tres partes: El encabe5ado de la factura con informacin del cliente El cuerpo principal de la factura con l/neas de facturas detalladas El pie de la p%gina con detalle de los impuestos y los totales. #ara ingresar un documento en !penErp siempre deben llenar los campos en el orden &ue aparecen en pantalla *aci'ndolo de esta manera permite &ue los campos posteriores sean llenados autom%ticamente a partir de los campos anteriores) de esta manera seleccione el empresa y los campos siguientes se completar%n autom%ticamente: La direccin de factura corresponde al contacto &ue tu-o el tipo de direccin Factura en el formulario de empresa (o de otra manera el tipo de direccin #or $efecto) la cuenta de empresa corresponde a la cuenta dada en contabilidad la cual se encuentra en la (ltima solapa del formulario empresa. #or defecto el software est% configurado con +uentas "ecibibles o "ecibibles #rincipales (Facturas por cobrar) #uede *aberse definido para este empresa una condicin de pago espec/fica o por defecto en el %rea de las -entas o compras del formulario empresa. Las condiciones de pago se generan por reglas para el pago de la factura por ejemplo 89G en <1 dias y 89G en :9

d/as desde el fin de mes. 4ota: +ampos de propiedades Los +ampos de propiedades en el formulario empresa o el formulario #roducto son campos de multiAcompaD/a. El -alor &ue el usuario -e en estos campos depende de la compaD/a para la &ue el usuario trabaja. 2i usted trabaja en una multiAcompaD/a &ue est% usando una base de datos usted tendr% -arias listas de cuentas. Las cuentas de acti-os y pasi-os para un empresa dependen de la compaD/a para la &ue el usuario trabaja. +onsejo: Hiendo relaciones de empresas .sted puede obtener m%s informacin de ciertos campos relacionales en !penErp. En el cliente web y en modo lectura una relacin es generalmente un enlace &ue lo lle-a al formulario principal para tal entidad con todas las acciones y enlaces. En el cliente web y en modo de edicin usted puede presionar la tecla +trl y a la -e5 *acer clic derec*o en el campo para -er un men( conte3tual con enlaces y otras opciones. I en el cliente @?B. puede *acer clic derec*o en el campo para -er el mismo men( conte3tual. $e modo &ue de una manera u otra puede r%pidamente -er los datos de empresa: -entas y compras actuales pedidos +"C facturas abiertas registros contables cuentas pagables y recibibles. #uede adicionar m%s detalles de informacin a la factura y seleccionar la moneda en la &ue desea facturar. .na -e5 &ue el encabe5ado de la factura *a sido grabado debe ingresar las diferentes l/neas de factura puede usar una de las dos t'cnicas: ingrese todo el campo manualmente use un producto para completar los diferentes campos autom%ticamente. +onsejo: $escripcin de L/nea de Factura La descripcin de l/nea de factura es mas un t/tulo &ue un comentario si desea aDadir m%s comentarios detallados puede usar el campo 4otas en la segunda solapa. 1s/ &ue seleccione el producto ?itanium 1lloy "adiator en el campo producto en una l/nea de factura. Los siguientes campos se completar%n autom%ticamente: $escripcin: esto -iene del producto en el lenguaje de la empresa. +uenta: determinada por la cuenta de compra o -enta definida en las propiedades del producto. 2i no se especific una cuenta en el formulario de producto !penErp usar% las propiedades de la categor/a a la &ue el producto est% asociado. .nidad de Cedida: est% definida por defecto en el formulario de producto. #recio unitario: est% dado por el precio de lista en el formulario producto y est% e3presado sin impuestos Fmpuestos: dados por el formulario de producto y el formulario del empresa. +onsejo: Canejo del precio con impuestos incluidos #or defecto !penErp factura y procesa el precio sin impuestos se manejan como un monto separado. 2i desea tener facturas con los impuestos incluidos puede instalar el mdulo accountJta3Jinclude. El mdulo adiciona un campo a cada factura &ue le permitir% establecer la factura incluyendo

los impuestos o e3cluy'ndolos. 4ota: informacin sobre el producto +uando est' ingresando datos de una factura a -eces puede ser (til tener m%s informacin acerca del producto &ue est% facturando. 2i usted ya est% en modo editar puede presionar la tecla +trl y *acer clic en el botn derec*o del ratn sobre el campo producto (en ambos los clientes web y @?B). I entonces seleccionar los reportes disponibles. !penErp pro-ee tres reportes est%ndar sobre el producto: pre-isin del stock futuro estructura del costo del producto ubicacin del producto en sus almacenes. (1l momento de escribir esta funcin e3iste en las -entanas @?B pero no web) .sted puede ingresar -arias l/neas de facturas y modificar los -alores &ue autom%ticamente son completados por !penErp. .na -e5 &ue las l/neas de factura *an sido ingresadas puede *acer clic en +alcular para recibir la siguiente informacin: detalles de los impuestos calculados tasa de impuesto total de impuestos precio total. En el %rea de impuestos en la parte inferior i5&uierda de la factura encontrar% los detalles de los totales calculados para diferentes tasas de impuesto usados en la factura. +onsejo: c%lculo de impuestos #uede *acer doble clic en una de las l/neas en las %reas de impuesto sumantorio en la factura !penErp entonces le muestra los detalles de los impuestos cargados los cuales formar%n su declaracin de impuestos al final del per/odo. Le muestra el total &ue *a sido calculado en las diferentes partes de la declaracin legal. Esto le permite manejar su declaracin en !penErp autom%ticamente. Figura 11.K: detalle de los impuestos cargados en una factura antes de aprobar la factura se pueden modificar la fec*a y el periodo contable los cu%les *an sido ingresados por defecto con la fec*a actual. Estos campos se encuentran en la segunda solapa: !tra Fnformacin. 4ota: Formato de factura 2i usted &uiere *acer su formato de factura m%s elaborado puede instalar el mdulo accountJin-oiceJlayout el cual le permite adicionar -arios elementos entre las l/neas tales como subtotales secciones separadores y notas. ,aga clic en Halidar cuando desee aprobar la factura esto la mue-e del estado >orrador al estado 1bierto. +uando *aya -alidado una factura !penErp le da un (nico n(mero de una secuencia definida. #or defecto toma la forma: aDo n(mero de secuencia por ejemplo <99=L991 si desea modificar los n(meros de secuencia use el men( 1dministracinAE+onfiguracinAE 2ecuenciasAE2ecuencias. Los asientos contables correspondientes a esta factura se generan autom%ticamente cuando

aprueba la factura. .sted -e el detalle &ue esto *aciendo clic en la entrada en diario(Mournal) y buscando all/ los mo-imientos de cuenta generados por ese n(mero de factura. .inde3: simple: impuestos) $EEE.

11.,., %ane1an'o "%-$e(to(

Los detalles en el formulario #roducto y el formulario Empresa determinan la seleccin de impuestos aplicables para una linea de factura. #or defecto !penErp toma en cuenta todos los impuestos definidos en el formulario producto. 2i un impuesto est% definido en la solapa #ropiedades del formulario de Empresa entonces !penErp basar% su c%lculo de impuestos en los impuestos de la empresa m%s bien as/ &ue si una empresa *a sido definida como e3enta de impuestos por ejemplo tendr% precedencia sobre los impuestos definidos en el producto. ?ome el caso del siguiente producto impuestos aplicables: ?H1 1N.:G tipo ?H1 $EEE 8.8G tipo $EEE 4ota: impuesto $EEE El impuesto $EEE (desec*o de e&uipo electrnico y el'ctrico) es un impuesto ecolgico &ue fue impuesto en Francia desde <99;. 2e aplica a las bater/as para financiar su reciclaje y es una suma fija &ue se aplica al monto anterior al impuesto en una factura. 2i este comercio con una compaD/a de su pa/s y su pa/s tiene un impuesto tipo $EEE los impuestos aplicables para esta factura podr/an ser: TVA: 19.6% $EEE: 8.8 2i usted -ende a un cliente en otra compaD/a en la comunidad (entre comunidades) entonces el impuesto no se carga a su cliente tendr/a entonces cero seleccionando un impuesto de 9G en la (ltima solapa: +ontabilidad. +uando se crea una factura para este cliente !penErp calcular% los siguientes impuestos al producto: TVA entre comunidades: 0%. $EEE: 8.8G 2i no *a ingresado los par%metros correctamente en el formulario cliente !penErp le sugerir% impuestos incorrectos en la factura. Ese no es un problema insuperable por&ue usted siempre puede modificar la informacin directamente en la factura antes de aprobarla. +onsejo: Facturas ocasionales +uando cre' una factura para un producto &ue slo ser% -endido o comprado una -e5 no tiene &ue codificar un nue-o producto pero tendr% &ue pro-eer bastante informacin manual a la l/nea de factura: A precio de -enta A impuestos aplicables A cuenta A descripcin del producto

11.,./ Can!ela!"#n 'e $na fa!t$ra

#or defecto !penErp no le permitir% cancelar una factura una -e5 &ue *a sido aprobada

puesto &ue se *an creado asientos contables as/ &ue tericamente no puede retroceder y borrarla. 2in embargo en muc*os casos es m%s con-eniente cancelar una factura cuando *ay un error &ue producir una nota de cr'dito y conciliar los dos asientos. 2u actitud en esto se -er% influenciada por la legislacin actual en su jurisdiccin contable y ad*esin a la pure5a contable. !penErp maneja ambos acercamientos. 2e puede permitir cancelar una factura *aciendo clic en el -isto 1llow +ancelling Entries en el diario correspondiente a esta factura. Entonces se le permitir% cancelar las facturas si se cumple las dos condiciones siguientes: 1A Los asientos contables no *an sido reconciliados o pagados: 2i lo *an sido tendr% &ue cancelar la conciliacin <A El periodo contable o el aDo fiscal no *an sido cerrados: si lo *an sido no *ay modificacin posible. +ancelar una factura tiene el efecto de autom%ticamente modificar los asientos contables correspondientes. +uando la factura sido cancelada usted podr/a entonces regresarla al estado borrador. 1s/ la podr/a modificar y aprobar otra -e5 m%s tarde. +onsejo: 4umeracin de facturas 1lgunos pa/ses re&uieren una numeracin continua de facturas (esto es sin rupturas en la secuencia). 2i despu's de cancelar una factura &ue no est% regenerando se encontrar% con una ruptura en la numeracin tendr% &ue ir y modificar la secuencia re*acer la factura y reempla5ar el n(mero de secuencia con su -alor original. #uede controlar las secuencias usando el men( 1dministracinE+onfiguracinAE2ecuencias 2ecuencias. +ancelar una factura le causar% una ruptura en la secuencia num'rica de sus facturas. Oueda muy ad-ertido de recrear esta factura y reAaprobarla para llenar el agujero en la numeracin s/ puede. +onsejo: $uplicando un documento la funcin de duplicacin se puede aplicar a todos los documentos del sistema: usted puede duplicar cual&uier cosa un producto una orden o una entrega. 4ota: algunos puntos 1. $uplicando facturas: En -e5 de ingresar una nue-a factura en cada ocasin puede basar una factura en una similar &ue le *aya precedido y duplicarla. #ara *acer esto primero bus&ue una ya e3istente &ue sea adecuada. En el cliente Peb muestre la factura en el formulario leerAsolamente (no editable) entonces *aga clic en duplicar. En el cliente @?B seleccione FormularioAE$uplicar del men( de la parte superior. La duplicacin crea una nue-a factura en estado borrador &ue le permite modificarla antes de aprobarla duplicar documentos es una funcin inteligente &ue permite &ue la factura duplicada tenga su propio n(mero de secuencia la fec*a actual y el estado borrador incluso si la factura precedente *a sido pagada. <. @uardando las preferencias de empresa: !penErp tienen muc*as funciones para ayudar a ingresar datos r%pidamente si usted factura los mismos productos frecuentemente para la misma empresa usted puede guardar las preferencias de la (ltima factura us%ndolas como condiciones por defecto. #ara probar esta funcionalidad cree una factura para una empresa y aDada le algunas l/neas (en el cliente @?B) entonces sostenga la tecla +trl y *aga clic con el botn derec*o del ratn

sobre el contenido del campo de las facturas y seleccione #oner por defecto. Car&ue la casilla &ue indica &ue este defecto slo debe aplicarse a usted. La pr3ima -e5 &ue cree una factura estas l/neas de factura se crear%n autom%ticamente y usted slo tendr% &ue modificar las cantidades antes de confirmar la factura. #ara impuestos se puede poner la cantidad por defecto en las l/neas de factura (en Francia -a el 1N. :G en >'lgica <1G en el "eino .nido 1;. 8G o 18G) de esta manera usted no ol-idar% aDadir los impuestos cuando est% ingresando facturas manualmente. ( las capacidades del cliente @?B son m%s e3tensas &ue a&uellas del cliente Peb. #uede poner por defecto muc*as l/neas en el cliente @?B pero slo una l/nea en el cliente Peb de modo &ue necesita estar bien seguro lo &ue es posible antes de usar esta funcionalidad rutinariamente.) K. "ecibir informacin na-egando *acia ella: Cientras est% creando una factura encontrar% &ue frecuentemente necesita informacin adicional sobre la empresa &ue le ayude a completar la factura como se le describi antes se puede na-egar *acia otra informacin enla5ada a este cliente tal como: tareas completadas detalles de beneficios facturas m%s reciente (ltimas rdenes. ,aga lo mismo para recibir informacin acerca del producto &ue est% facturando por ejemplo: Q*ay suficiente en almac'nR Qcu%les son los costos y los precios normales de lista para este productoR ,acer est% informacin f%cilmente accesible cuando est% facturando le simplifica enormemente el trabajo de crear una factura.

11.,.0 Crean'o $na fa!t$ra 'e -ro2ee'or

El formulario &ue maneja las facturas de pro-eedor es muy similar a a&u'l de las facturas cliente sin embargo se le *a adaptado para un r%pido y simple ingreso de datos y re-isin de las cantidades grabadas. +onsejo: Fngresando datos muc*as compaD/as no ingresan datos de las facturas de pro-eedor sino simplemente ingresan datos contables correspondientes en el jornal de compras. Esta particularidad se aplica a usuarios &ue se *an concentrado en el sistema contable m%s &ue en las capacidades &ue les pro-ee de su sistema E"#. Los dos acercamientos llegan al mismo resultado contable: algunos prefieren uno y otros prefieren el otro dependiendo de sus *abilidades. 2in embargo cuando usted usa las funciones de @estin de +ompras en !penErp usted deber/a trabajar directamente sobre las facturas pues le pro-een de Srdenes de +ompra o documentos de "ecepcin de Cercader/a. #ara ingresar una nue-a factura de pro-eedor use el men( @estin FinancieraAEFacturasA E4ue-o #edido de +ompra. ?odo es similar a la factura de cliente empe5ando con el diario y la empresa la &ue completar% autom%ticamente los siguientes campos: direccin de la factura

cuenta de empresa. 1 diferencia de la factura de cliente no es necesario ingresar condiciones de pago sino simplemente Fec*a 1dA*oc de pago si desea una. 2i usted no da una fec*a !penErp asume &ue esta factura ser% pagada en efecti-o. 2i desea codificar condiciones de pago m%s completas &ue slo la fec*a puede usar el campo ?'rminos de pago &ue se encuentra en la segunda solapa: !tra Fnformacin. ?ambi'n debe ingresar el total de factura con los impuestos incluidos. !penErp usa este monto para re-isar &ue todas las l/neas de factura *ayan sido ingresadas correctamente antes &ue le permita -alidar la factura. Fndi&ue la Coneda si la factura no -a a usar la moneda por defecto entonces puede ingresar las l/neas de factura. ?al como en la factura al cliente se tiene la opcin de ingresar la informacin manualmente o usar un producto para completar muc*os de los campos autom%ticamente. 1l ingresar un producto todos los -alores siguientes se completan autom%ticamente: La cuenta de productos se completa con las propiedades del producto o de la +ategor/a del producto si no se *a definido nada en el mismo producto Fmpuestos -ienen del formulario del producto yLo del formulario de empresa bas%ndose en los mismos principios &ue la factura de cliente La cantidad toma uno por defecto pero se le puede cambiar manualmente Estable5ca el precio unitario del precio total &ue se le *a coti5ado despu's de deducir todos los impuestos aplicables. ,aga clic en +alcular Fmpuestos para asegurarse &ue los totales corresponden a a&uellos indicados en la factura en papel de pro-eedor. +uando aprueba la factura !penErp -erifica &ue la cantidad total indicada en el encabe5ado corresponde a la suma de los montos sin impuesto en las l/neas de factura y los diferentes impuestos aplicados. +onsejo: el botn +alcular incluso cuando debiera calcular la factura antes de aprobarla no necesita apretar el botn +alcular Fmpuestos si usted aprueba la factura directamente el programa calcula los diferentes impuestos por s/ mismo y -erifica el total) este botn se usa solamente para *acer un preAre-isado de la cantidad mostrada antes de confirmarla finalmente. !penErp autom%ticamente completa la Fec*a de Factura y el periodo contable pero usted toda-/a puede cambiar estos -alores manualmente en la segunda solapa de la factura antes de guardarla. 4ota: Fec*as y periodos contables Los periodos contables se tratan como declaraciones legales de periodo. #or ejemplo una declaracin de impuestos para una factura depende del periodo contable y no de la fec*a de facturacin. $ependiendo de si su declaracin es *ec*a mensualmente o cada cuatro meses el aDo fiscal contiene 1< o cuatro periodos contables. Las fec*as se muestran en el documento &ue *a creado en el sistema contable y se les usa para calcular las fec*as idneas. Las dos pie5as de informacin no tienen &ue tener la misma fec*a si por ejemplo usted recibe una factura fec*ada 8 enero relacionada a mercader/as o ser-icios pro-istos antes del K1 diciembre la factura puede ser codificada en el periodo contable de diciembre y reconocida en tal periodo en la declaracin de impuestos a(n cuando la factura permane5ca

como 8 enero lo mismo &ue la fec*a idnea para pago. #uede &ue encuentre &ue los montos no correspondan con lo &ue el pro-eedor le da en papel por ra5ones &ue incluyen: el pro-eedor *a cometido errores de c%lculo los montos *an sido redondeados en forma diferente. +onsejo: "edondeando impuestos Frecuentemente ocurre &ue un pro-eedor adiciona uno al total por&ue el c%lculo de impuestos *a sido redondeado *acia arriba algunos montos de impuesto no son -alidados por 'ste redondeo. #or ejemplo es imposible llegar al monto de 178. 89 si se est% trabajando con una precisin de < decimales y una tasa de 1N. :G: 1<1. :8 3 1.1N: 6 178. 7N 1<1. :: 3 1.1N: 6 178. 81 En este caso puede modificar un -alor en las l/neas sobre las &ue se basa el total o el monto total del impuesto en el fondo i5&uierdo del formulario ambos son editables de modo &ue puede modificarlos para ajustar el total. +uando los totales coinciden puede -alidar la factura. !penErp entonces genera los asientos contables correspondientes usted puede manejar esos asientos usando el campo de cuentas de la factura y cada una de las l/neas de factura.

11.,.3 Nota( 'e Cr4'"to

Fngresar una nota de cr'dito es casi id'ntico a ingresar una factura de cliente se empie5a en el men( @estin FinancieraAEFacturasAEFactura de 1bono de cliente. 2imilarmente ingresar una nota de cr'dito de pro-eedor es lo mismo a una factura de pro-eedor usando el men( @estin FinancieraAEFacturasAEFactura de 1bono de pro-eedor. Es f%cil generar una nota de cr'dito r%pidamente desde una factura e3istente para *acerlo seleccione una factura de cliente o pro-eedor y *aga clic en Factura de 1bono en el men( de *erramientas de la derec*a. !penErp abre un formulario de nue-a nota de cr'dito en el estado borrador de modo &ue la puede modificar antes de la aprobacin. El +onsejo: 1creditando -arias facturas #uede reembolsar -arias facturas en una sola operacin. $esde el cliente Peb -ea una lista de facturas y *aga clic en las casillas de a&uellas &ue desea reembolsar entonces *aga clic en la accin factura de reembolso del men( derec*o de *erramientas. En el cliente @?B *aga una seleccin m(ltiple de facturas *aciendo clic en a&uellas l/neas &ue desea seleccionar mientras presiona la tecla +trl. Entonces ejecute la accin *aciendo clic en el icono del men( de *erramientas y seleccionando "eembolso de Factura.

11.,.5 Pa o 'e Fa!t$ra(

Las facturas son autom%ticamente marcadas como pagada por !penErp una -e5 &ue los asientos de factura *an sido reconciliados con los asientos de pago usted mismo tiene &ue marcar las facturas como pagadas !penErp maneja eso cuando usted reconcilia sus pagos. +onsejo: "econciliando una nota de cr'dito

@eneralmente usted reconcilia los asientos contables del la factura con sus pagos(s) pero tambi'n puede conciliar una factura con los asientos de una nota de cr'dito correspondiente los cuales mutuamente se cancelan. #robablemente usted no deber/a usar esta funcionalidad si tiene toda su contabilidad en !penErp es m%s con-eniente manejar el pago de facturas cuando est% ingresando los e3tractos bancarios y transacciones de efecti-o. Esto permite un mejor control de las transacciones financieras y mayor fle3ibilidad en %reas tales como: pago por adelantado y parcial de facturas pago de -arias facturas por -arios pagos manejo preciso de diferentes fec*as sobre las mismas facturas manejo de ajustes si *ay diferentes montos a los de la factura.

11./ A("ento( Contable(

2e pueden usar -arios m'todos para crear asientos contables ya *a -isto como una factura crea sus propios asientos por ejemplo. Esta seccin e3plora lo siguiente: manejo de e3tractos bancarios manejo de efecti-o asientos manuales en el diario. 1&u/ -er% como se procede a ingresar a transacciones financieras en !penErp se usa el mismo formulario para manejar e3tractos bancarios y efecti-o. Los dos tipos de transacciones difieren solamente en el diario &ue se usa.

11./.1 6ane1o 'e e7tra!to( ban!ar"o(

!penErp le pro-ee de una *erramienta -isual para manejar e3tractos bancarios &ue le simplifica el ingreso de datos en las cuentas tan pronto como una entrada de e3tracto es -alidada los asientos contables correspondientes se generan autom%ticamente. Esto le permite a la gente no contable ingresar transacciones financieras sin preocuparse de cosas tales como el d'bito el cr'dito y sus contra partes. Empiece ingresando una l/nea de e3tracto. #ara *acerlo use el men( @estin financieraAE +odificacin 1sientosAE1sientos por E3tractoAE4ue-o 1siento entonces aparece un formulario de entradas seg(n se muestra en la figura 11.7 Figura 11.7 Formulario de entradas para un e3tracto bancario

La referencia de e3tracto (nombre) y la fec*a son sugeridas autom%ticamente por !penErp de la l/nea de e3tracto precedente. .sted puede configurar sus propias referencias usando el manejo de secuencias en el men( 1dministracin. Entonces debe seleccionar el TdiarioU simple. En forma ideal cuando configur su compaD/a al menos cre un diario para cada cuenta bancaria y un diario de caja en su compaD/a. 2eleccione el diario correspondiente a la cuenta bancaria cuyo e3tracto est% procesando. La moneda &ue est% usando para el asiento es la del diario seleccionado si est% ingresando asientos para una cuenta en dlares (.2$) los montos deben estar en .2$. La moneda es con-ertida autom%ticamente a la moneda principal de la compaD/a cuando usted confirma la entrada usando las tasas en efecto a la fec*a de entrada (lo &ue significa &ue necesita -alidar las con-ersiones de moneda primero en el formulario Coneda). El balance inicial es completado autom%ticamente por !penErp bas%ndose en el balance final del e3tracto precedente. .sted puede modificar este -alor for5ando otro. Esto le permite ingresar e3tractos en el orden de su eleccin. ?ambi'n si *a perdido una p%gina de e3tracto puede ingresar las siguientes inmediatamente y no se -e for5ado a esperar por un duplicado del banco. 1s/ pues se completa el balance final &ue corresponde a el (ltimo -alor en la cuenta despu's de todas las entradas de e3tracto. Este monto ser% del control para las operaciones antes de aprobar el e3tracto. Entonces debe ingresar todas las l/neas en el e3tracto cada l/nea corresponde a una transaccin bancaria.

Fngrese la transaccin: +uando escriba el nombre de empresa !penErp autom%ticamente propone la cuenta correspondiente. El monto total para el cliente o pro-eedor es pre completado por !penErp (monto). Esto le da una indicacin sencilla de pago efecti-o. $ebe ingresar el monto &ue aparece en la l/nea del e3tracto: un signo negati-o (V) para un retiro y un signo positi-o para un pago efecti-o o depsito. +uando se *a *ec*o una entrada de pago puede conciliarla directamente con un asiento contable para una factura. #resione la tecla +trl ( necesaria para el cliente Peb aun&ue no en el cliente @?B) y presione la tecla WF1E mientras su cursor est% en el campo conciliar en la l/nea de pago. Figura 11.8: conciliacin desde una entrada en el e3tracto bancario 1parece el formulario de conciliacin a la derec*a encontrar% el monto a pagar entonces debe seleccionar las facturas pagadas por esta transaccin (entradas). #ara &ue se le permita conciliar el monto de pago debe corresponder e3actamente con una o -arias facturas con la fec*a adecuada. 4ota: conciliacin. 2on posibles otros m'todos de conciliacin: desde asientos contables cuando se guarda directamente el pago de una factura o usando la *erramienta de conciliacin autom%tica. #ero si puede debe *acer una conciliacin cuando est' codificando el pago por&ue ese es el momento cuando tiene toda la informacin &ue necesita para manejar la conciliacin del pago con la factura correspondiente. #uede efectuar ambos una conciliacin parcial o total. 2i -e una diferencia entre el pago de las facturas a conciliar puede ingresar la diferencia en la segunda parte del formulario PriteA!ff. ?iene &ue tener una cuenta para el ajuste las ra5ones principales para e3plicar la diferencia son generalmente: perdidas o ganancias diferencias de cambio de moneda descuentos ofrecidos para un pago r%pido. +uando la conciliacin est% completa esto es &ue el pago es igual a la suma de los pagos adecuados y de los ajustes entonces puede cerrar el formulario de conciliacin. Las operaciones de conciliacin son opcionales puede bien *acerlas m%s tarde o no *acerlas en absoluto. 2in embargo se dan dos efectos significati-os: marcar &ue las facturas *an sido pagadas pre-enir &ue los montos de pago y factura apare5can en una carta recordatorio del cliente) a menos &ue *aya *ec*o la conciliacin el cliente -er% la factura a pagar en tal carta (lo cual no alterar% el balance pues se cancelan una a otra). Finalmente una -e5 &ue *aya ingresado las -arias l/neas del e3tracto bancario lo puede -alidar. !penErp genera autom%ticamente los asientos contables correspondientes si el balance calculado es igual al balance final indicado en el encabe5ado las facturas reconciliadas son marcadas como pagadas en este punto. .n usuario con *abilidades a-an5adas de contabilidad puede ingresar asientos contables directamente en el diario del banco la cuenta resultante es la misma pero la operacin es m%s compleja por&ue debe conocer las cuentas a usarse y debe dominar las ideas de cr'dito y d'bito.

11./., 6ane1o 'e efe!t"2o

#ara manejar efecti-o se utili5a el formulario anterior (e3tractos bancarios) al empe5ar el d/a usted establece la cantidad de efecti-o de apertura en el asiento (balance inicial). En -e5 de confirmar el asiento inmediatamente debe dejarlo en estado borrador. ?odas las transacciones del d/a se ingresan en este e3tracto cuando cierra el cajn de caja generalmente al final del d/a ingresa la cantidad encontrada en el cajn de caja en el campo >alance Final. Entonces +onfirma para cerrar el e3tracto de efecti-o del d/a generando los asientos contables correspondientes. 4ota: confirmando el e3tracto Los asientos contables son generados solamente cuando se confirma el e3tracto. $e este modo si el total del e3tracto no *a sido aprobado (esto es durante el d/a en el caso de caja c*ica) no le debe sorprender si los pagos del cliente no *an sido reducidos de su cuenta correspondiente.

11././ A("ento( %an$ale( en $n '"ar"o

Las facturas y e3tractos producen asientos contables en diferentes diarios pero igualmente usted podr/a crear asientos directamente en un diario sin usar los formularios &ue le ayudan. Esta funcionalidad es usada frecuentemente para -arios asientos de transacciones. #ara *acer esto use el siguiente men( @estin financieraAE+odificacin de asientosA E+odificacin de asientos por l/nea. 2eleccione el diario y el periodo contable. 2e abre una -entana permiti'ndole ingresar los datos contables en una lista editable entonces puede ingresar datos de una factura de pro-eedor. "ecuerde &ue estos asientos son generados usualmente por !penErp) si no *a creado una factura tiene &ue ingresar los datos manualmente. Llene estos campos manualmente en este orden: Fec*a efecti-a: fec*a de factura Co-imiento: -ac/o para &ue !penErp pueda llenarlo autom%ticamente del pr3imo n(mero en secuencia para l/neas de -alidacin "eferencia: referencia de la factura del pro-eedor "eferencia de empresa: empresa concerniente +uenta: cuenta para la l/nea de compra (compra de productos) 4ombre: descripcin de la l/nea de factura (#+<) +r'dito: 11N:. #resione la tecla Enter para -alidar esta primera l/nea. El pr3imo n(mero de secuencia se le asigna al asiento de cuenta. 2u l/nea toma entonces el color rojo y el estado borrador. +uando una l/nea est% en estado borrador no se refleja en las cuentas. !penErp no -alidar% esa l/nea *asta &ue se *aga el asiento de balance (los asientos de cr'dito deben ser balanceadas con los de cr'dito para ese grupo de entradas). !penErp a*ora propone &ue se llene la l/nea contable de balance. 2i la cuenta usada (en este caso cuenta :99) incluye impuestos por defecto en esta definicin !penErp autom%ticamente propone los impuestos asociados con la cantidad ingresada. En este punto se puede modificar y -alidar esta segunda l/nea de la cuenta o reempla5arla con otra informacin tal como la segunda l/nea de compra. +uando *aya ingresado todos los datos de sus l/neas !penErp autom%ticamente propone

asientos de contrapartida basados en los asientos de cr'dito. 2i usted lo -alida los asientos contables se igualan entre ellas y las l/neas se mue-en del estado borrador (rojo) a el estado abierto (negro). +onsejo: completando un asiento de balance +uando se *a igualado un asiento contable !penErp lo mue-e a el estado abierto autom%ticamente y se prepara a ingresar los datos siguientes. 2i &uiere adicionar otras l/neas de balance puede ingresar el n(mero de asiento en la l/nea nue-a &ue est% usted ingresando en tal caso toda la l/nea permanece como borrador *asta &ue todo el grupo se balancee a cero.

11././ A("ento( %an$ale( en $n '"ar"o

El proceso de conciliacin consiste en igualar los asientos en diferentes cuentas para indicar &ue est%n relacionados generalmente la conciliacin se usa para: Fgualar asientos de factura a pagos de modo &ue las facturas sean marcadas como pagadas y los clientes no reciban cartas recordatorias de pago (conciliacin en una cuenta de cliente) igualar depsitos y retiros por c*e&ue con sus pagos respecti-os igualar facturas y notas de cr'dito &ue las cancelen. La conciliacin debe efectuarse sobre una lista de asientos contables por un contador de modo &ue la suma de cr'ditos sea igual a la suma de d'bitos para los asientos &ue se igualan. La conciliacin en !penErp slo puede ser efectuada en cuentas &ue *an sido configuradas como conciliables (-er el campo conciliar). +onsejos: 4o confunda conciliacin de cuenta y conciliacin del e3tracto bancario Es importante no confundir la conciliacin de asientos de cuenta con la conciliacin del e3tracto bancario. El primero consiste en enla5ar los asientos contables entre s/ mientras &ue el segundo consiste en -erificar &ue su e3tracto bancario corresponde con los asientos de tal cuenta en su sistema contable. ,ay diferentes m'todos para conciliar asientos. .sted ya *a -isto la conciliacin de asientos cuando *ac/a entrada de datos en una cuenta. "econciliaciones autom%ticas y manuales se describen a&u/.

Con!"l"a!"#n a$to%&t"!a
#ara una conciliacin autom%tica le estar% pidiendo a !penErp &ue *aga su propia b(s&ueda de asientos a conciliar en una serie de cuentas. !penErp tratar% de encontrar asientos para cada empresa donde los montos correspondan. $ependiendo del ni-el de complejidad &ue escoja cuando ejecute la *erramienta el programa podr/a conciliar desde dos a nue-e asientos a la -e5. #or ejemplo si seleccion ni-el cinco !penErp conciliar% tres facturas y dos pagos si el monto total corresponde. Figura 11.:: Formulario para conciliacin autom%tica #ara iniciar la *erramienta de conciliacin *aga clic en @estin financieraAE+onciliacinA E+onciliacin 1utom%tica. 2e abre un formulario &ue le pide la siguiente informacin:

+uenta a conciliar: puede seleccionar una -arias o todas las cuentas conciliables el per/odo a tener en consideracin (Fnicio del periodo Fin de periodo) la Fuer5a de conciliacin (de dos a nue-e) la informacin necesaria para el ajuste (detalles para el mo-imiento PriteA!ff). 4ota: conciliando #uede conciliar: todas las cuentas recibibles sus cuentas de cliente del tipo deudor todas las cuentas pagables sus cuentas de pro-eedor del tipo acreedor. La opcin de ajuste le permite conciliar asientos incluso si los montos no son e3actamente e&ui-alentes. #or ejemplo !penErp permite &ue clientes e3tranjeros cuyas cuentas est%n en diferentes monedas tengan una diferencia de asta 9.89 unidades de moneda y poner la diferencia en una cuenta PriteA!ff. 4ota: l/mite de ajustes writeAoff .sted 4o deber/a *acer los ajustes de l/mite demasiado grandes. Las compaD/as &ue introdujeron ajustes autom%ticos sustanciales writeAoff encontraron &ue todos los reembolsos de gastos de empleados debajo del l/mite fueron write Aoff autom%ticos. 4ota: Halores por defecto 2i ejecuta la *erramienta de conciliacin autom%tica frecuentemente deber/a establecer -alores por defecto para cada campo presionando la tecla +trl y usando el botn derec*o del ratn (cuando el formulario est% en modo editar cuando usa el cliente web) o slo un clic derec*o usando el cliente @?B. El men( conte3tual resultante le permite establecer -alores por defecto. Esto significa &ue no tendr% &ue reAtipear todos los campos en cada ocasin.

Con!"l"a!"#n %an$al
#ara conciliacin manual abra los asientos para conciliar una cuenta a tra-'s del men( @estin financieraE#rocesamiento peridicoAE+onciliacinAE+onciliar 1sientos. ?ambi'n puede in-ocar la conciliacin manual desde cual&uier pantalla &ue muestra los asientos contables. 2eleccione los asientos &ue desea conciliar. $esde la seleccin indicada !penErp indica la suma de cr'ditos y d'bitos para los asientos seleccionados. +uando 'stos son iguales puede *acer clic en el botn asientos de conciliacin para conciliar los asientos. 4ota: ejemplo real de un caso de conciliacin. 2upongamos &ue est% usted ingresando detalles de una orden de cliente usted pregunta: Q&ue sobresale en la cuenta del clienteR (tal es la lista de facturas no pagadas y pagos no conciliados). #ara re-isarlo en el formulario de orden na-egue al registro de empresa y seleccione la -ista recibibles y pagables !penErp abre una *istoria de asientos contables no conciliados en la pantalla. Figura 11.;: asientos contables no conciliados .sted lee una factura por 1N99 y un pago dos semanas m%s tarde de 1N99 con la misma referencia puede seleccionar las dos l/neas en esa -ista. El total en el fondo de la p%gina muestra &ue el monto de cr'dito es igual al monto de d'bito para la l/nea seleccionada. ,aga clic en conciliar asientos para conciliar las dos l/neas. $espu's de esto estas l/neas no pueden ser seleccionadas y no aparecer%n cuando los

asientos sean listados otra -e5. 2i *ay una diferencia entre los dos asientos !penErp sugerir% &ue *aga un ajuste. Este ajuste es un asiento compensatorio &ue permite una conciliacin completa. .sted por tanto debe especificar el diario y la cuenta a usarse para este ajuste. #or ejemplo si desea conciliar las siguientes entradas: tabla 11.1 asientos para conciliar Fec*a "ef. $escripcin 1<L98L9= <8L98L9= K1L98L9= F1+<K F1+77 #1I91 1l&uiler auto 2eguro auto Facturas <K 77

+uenta 7919 7919 7919

$'bito 877.8 199.9

+r'dito

:77.9

1l conciliar !penErp muestra una diferencia de 9.89. En este punto tiene dos posibilidades: no concilie y el cliente recibe un pedido de 9.89 concilie y acepte un ajuste de 9.89 &ue tomar% de una cuenta # 0 L. !penErp genera las siguientes cuentas autom%ticamente: ?abla 11.<: +uenta PriteAoff Fec*a "ef. $escripcin 9KL9:L9= 9KL9:L9= 1M991 1juste: ganancias y perdidas 1M991 1juste: ganancias y perdidas

+uenta 7919 XXX

$'bito 9.89

+r'dito 9.89

Las dos facturas y el pago son conciliados en la primera l/nea de ajuste. Las dos facturas ser%n entonces autom%ticamente marcadas como pagadas.

11.0 6ane1o 'e Pa o(

!penErp le da formularios para preparar -alidar y ejecutar rdenes de pago. Esto le permite manejar asuntos como: 1A pago pre-isto en -arias fec*as adecuadas <A fec*as de pago autom%tico KA separacin de la preparacin de pago y la aprobacin de pago en su compaD/a 7A preparacin de una orden durante la semana conteniendo -arios pagos y luego la creacin de un arc*i-o de pago en el fin de semana 8A creacin de un arc*i-o para pago electrnico &ue puede ser en-iado a un banco *aga su ejecucin :A separacin de pagos dependiendo de los balances disponibles en sus -arias cuentas bancarias.

11.0.1 Pro!e(o -ara %ane1ar el -a o 'e or'ene(

#ara usar la *erramienta para el manejo de pagos primero debe instalar el mdulo accountJpayment. .na -e5 &ue los diferentes pagos *an sido registrados puede -alidar las

rdenes de pago. $urante la -alidacin puede modificar y aprobar las rdenes de pago en-iando la orden al banco para transferencias electrnicas o simplemente imprimiendo los c*e&ues seg(n lo desee. #or ejemplo si tiene &ue pagarle a un pro-eedor una factura por una suma grande puede di-idir los pagos entre -arias cuentas bancarias de acuerdo al balance disponible. #ara *acer esto puede preparar -arias rdenes >orrador y -alidarlas cuando est' seguro &ue *a *ec*o la di-isin correcta. Este proceso puede programarse para cierta *ora en forma regular. En algunas compaD/as una orden de pago se mantiene en estado >orrador y se aDaden pagos a la lista borrador cada d/a. En el fin semana es trabajo del contador re-isar todas las rdenes de pago. .na -e5 &ue se *a confirmado la orden de pago toda-/a *ay un paso de -alidacin &ue debe *acer el contador. #uede imaginar &ue estas rdenes ser/an preparadas por un asistente contable y entonces ser aprobadas por un gerente antes de reali5arse el pago. +onsejo: Flujo de trabajo de pago (#ayment Porkflow). .n flujo de trabajo !penErp est% asociado con cada orden de pago: seleccione una orden de pago y si usted est% en el cliente @?B *aga clic en #luginsAE#rint Porkflow del men( superior. .sted puede integrar flujos de trabajo m%s complejos para manejar el pago de rdenes adaptando el flujo de trabajo por ejemplo en algunas compaD/as los pagos deben ser aprobados por un gerente bajo ciertos flujos de efecti-o o condiciones l/mites. Figura 11.= Flujo de trabajo de #agos +uando el gerente de contabilidad -alida el documento !penErp genera un arc*i-o de banco con todas las rdenes de pago. Entonces puede en-iar el arc*i-o a tra-'s de la cone3in electrnica con su banco para ejecutar todos los pagos. En negocios pe&ueDos generalmente es la misma persona &ue ingresa las rdenes de pago la &ue los -alida. En este caso usted debe *acer clic en los dos botones uno despu's del otro para confirmar el pago.

11.0., Pre-ara!"#n y e1e!$!"#n 'e or'ene(

#ara ingresar una orden de pago use el men( @estin FinancieraAE#agosAE!rdenes de #agoAE4ue-a !rden de #ago. Figura 11.N: Fngresando una orden de pago !penErp entonces propone un n(mero de referencia para su orden de pago. .sted debe elegir un modo de pago de -arios m'todos disponibles para su compaD/a. Ystos deben *aber sido configurados cuando instal el sistema contable usando los men(s @estin FinancieraAE+onfiguracinAE?ipo de pago y gestin financieraAE+onfiguracinA ECodo de pago. 1lgunos ejemplos son: c*e&ues transferencia bancaria tarjeta -isa en una cuenta F!"?F2 caja c*ica. Entonces usted pone la fec*a preferida para el pago: Fec*a idnea: toda operacin se efectuar% en la fec*a de -encimiento de factura $irectamente: las operaciones se efectuar%n cuando las rdenes sean -alidadas

Fec*a arreglada: usted debe especificar una fec*a efecti-a de pago en el campo Fec*a #rogramada 1rreglada. Esta fec*a es particularmente importante para la preparacin de transferencias electrnicas por&ue la interfa5 del banco le permite seleccionar una fec*a futura de ejecucin para cada operacin. 1s/ &ue para configurar su !penErp lo m%s sencillo es escoger pagar todas las facturas autom%ticamente en su fec*a de -encimiento. Entonces debe seleccionar las facturas a pagar. #ueden ser ingresadas manualmente en el campo l/nea de pago pero es m%s f%cil adicionarlas autom%ticamente. #ara eso *aga clic en 1dicionar L/neas de #ago !penErp propondr% entonces l/neas con pagos en su fec*a de -encimiento por cada fec*a de -encimiento se puede obser-ar: la fec*a efecti-a de la factura la referencia "ef. y descripcin de la factura 4ombre la fec*a de -encimiento de la factura el monto a pagarse en la moneda por defecto de la compaD/a el monto a pagarse en la moneda de la factura. Entonces puede aceptar el pago propuesto por !penErp o seleccionar los asientos &ue usted pagar% o no de esa orden. !penErp le da toda la informacin necesaria para tomar una decisin de pago por cada objeto en l/nea: cuenta cuenta de banco del pro-eedor monto &ue ser% pagado el pro-eedor monto total debido al pro-eedor fec*a idnea fec*a de creacin. #uede modificar los primeros tres campos en cada l/nea: la cuenta la cuenta bancaria del pro-eedor y el monto &ue ser% pagado. Este arreglo es muy pr%ctico por&ue le da total -isibilidad de todos los pagables comerciales de la compaD/a. #uede pagar slo una parte de la factura por ejemplo y en preparacin de su pr3ima orden !penErp autom%ticamente le sugiere el pago del remanente debido. +uando los pagos *an sido preparados correctamente *aga clic en +onfirmar. El pago entonces cambia a el estado 1bierto y aparece un nue-o botn &ue puede ser usado para iniciar el proceso de pago. $ependiendo del m'todo elegido !penErp le pro-ee de un arc*i-o &ue contiene todas las rdenes de pago. .sted en-/a esto a el banco para &ue *aga todas las transferencias de pago. En futuras -ersiones de !penErp se espera &ue el sistema ser% capa5 de preparar e imprimir c*e&ues. +omo antes puede cambiar el punto de inicio del flujo de trabajo del pago en el menu: 1dministracinAE#ersonali5arAEFlujo de ?rabajo. La contabilidad est% en el cora5n de la administracin de una compaD/a: todas las operaciones de la compaD/a tienen un impacto a&u/. ?iene un rol informati-o (Qcu%nto efecti-o *ayRQ&u' deudas deben pagarseRQcu%l es el -alor en almac'nR) y por&ue de la informacin &ue pro-ee un sistema contable confiable y detallado puede y debe tener un gran papel en la toma de decisiones. En la mayor parte de compaD/as reales la contabilidad de estar limitada a producir reportes y satisfacer la curiosidad de los directores acerca de ciertas decisiones estrat'gicas -a a imprimir *ojas de balance -arias -eces al aDo) aun cuando *ay -arias semanas de atraso

entre la realidad y el reporte. 4ota: e-aluando la opcin contable En muc*as compaD/as pe&ueDas la funcin contable es tratada pobremente. 4o slo se -e &ue los datos de cada documento son ingresados en el sistema dos -eces sino &ue tambi'n los resultados son frecuentemente usados slo para producir documentacin legal y *ojas regulares de balance y estados financieros algunas semanas despu's de la fec*a de clausura. En contraste integrando sus cuentas con su sistema administrati-o significa &ue usted puede: reducir el esfuer5o de ingreso de datos slo necesita *acerlo una -e5 reali5ar sus procesos con el beneficio de una -isin financiera: por ejemplo al administrar sus proyectos negociar contratos y pre-er el flujo de caja f%cilmente *acerse de informacin (til cuando la necesite tal como la posicin de cr'dito de un cliente. 1s/ pues la contabilidad es frecuentemente mal usada. La informacin &ue trae la *ace una *erramienta muy efecti-a para el manejo de la compaD/a si est% integrada en la administracin del sistema. La informacin contable es realmente necesaria en todos los procesos de su compaD/a para &ue sea efecti-a por ejemplo: para preparar coti5aciones es importante conocer la posicin financiera precisa del cliente -er la *istoria de sus atrasos en pagar para un cliente dado &ue *a e3cedido su l/mite de cr'dito la contabilidad puede detener autom%ticamente nue-as entregas al cliente si el presupuesto de un proyecto est% en el =9G pero el proyecto slo est% en el <9G de completo podr/a negociar con el cliente o redefinir los objeti-os del proyecto si necesita mejorar el flujo de caja de su compaD/a pod/a entonces planificar sus ser-icios sobre la base de el a-ance y t'rminos de pago de sus -arios proyectos y no slo de sus fec*as de entrega podr/a trabajar en proyectos de corto pla5o de su cliente en preferencia a proyectos " 0 $ por ejemplo. La contabilidad general y contabilidad anal/tica de !penErp le permiten manejar bien estas necesidades debido a la integracin de todos los mdulos de la aplicacin. 1dem%s las transacciones acciones y an%lisis financieros ocurren en tiempo real as/ &ue usted no slo puede monitori5ar la situacin sino tambi'n manejarla en forma efecti-a. El mdulo account en !penErp cubre la contabilidad general contabilidad anal/tica y contabilidad presupuestaria es de doble entrada multiAmoneda y multiAcompaD/a. 4ota: +ontabilidad. La contabilidad general (o contabilidad financiera) est% para identificar los acti-os y pasi-os de un negocio se maneja usando una contabilidad de doble entrada la cual asegura &ue cada transaccin est' acreditada en una cuenta y debitada en otra. La contabilidad anal/tica (o contabilidad administrati-a o contabilidad de costos) es un sistema contable independiente &ue refleja las cuentas generales pero est% estructurada en ejes &ue representan las necesidades de administracin de la empresa. La contabilidad au3iliar refleja las cuentas de clientes yLo pro-eedores. La contabilidad presupuestaria define la ubicacin de recursos usualmente en el principio del aDo fiscal. +onsejo: CultiAcompaD/a

,ay una -ariedad de m'todos para integrar !penErp en un ambiente de multiAcompaD/a: si las compaD/as tienen pocos documentos en com(n (tales como productos o empresas cual&uier recurso !penErp) mejor deber/a instalarlas en bases de datos separadas si las compaD/as comparten muc*os documentos las puede registrar en la misma base de datos e instalar documentos multiAcompaD/a de !penErp para administrar con precisin los derec*os de acceso puede sincroni5ar tipos espec/ficos de documentos en -arias bases de datos usando el mdulo baseJsync*ro el cual es de fondosAcompartidos y no de los repositorios abiertos est%ndar. .na de las grandes -entajas de integrar cuentas con todos los otros mdulos est% en e-itar el doble ingreso de datos en los documentos contables. 1s/ en !penErp una orden genera autom%ticamente una factura la factura genera autom%ticamente los asientos contables estos luego generar%n reportes de impuestos recordatorios del cliente y otros. ?al integracin le permitir%: reducir el trabajo de ingreso de datos reducir grandemente el n(mero de errores de ingreso recibir informacin en tiempo real y permitirle una reaccin m%s r%pida (para recordatorios de pago por ejemplo) ejercer un control de tiempo sobre todas las %reas de la compaD/a. +onsejo: para contadores. +uando cree una base de datos puede elegir instalar solamente los mdulos contables eligiendo el perfil contable solamente profileJaccounting. Entonces deber/a instalar el portal web portalJaccount . +on derec*os de administracin apropiados esto le permite al personal de confian5a pro-eer a los clientes de acceso real a sus datos. ?ambi'n les da la oportunidad de trabajar documentos &ue no tienen impacto directo contable tal como los presupuestos. Esto puede pro-eer un ser-icio de -alor aDadido &ue mejore grandemente la interaccin entre nuestros empleados de confian5a y sus clientes. ?odas las cuentas se mantienen en la moneda por defecto (la cual se especifica en la definicin de compaD/a) pero cada cuenta y o transaccin puede tener tambi'n una moneda secundaria (la cual se define en la cuenta). El -alor de las transacciones multiAmoneda se sigue entonces en ambas monedas. #ara este cap/tulo deber/a empe5ar con una base de datos fresca &ue incluya los datos de demostracin con -entas(sale) y sus dependencias instaladas y sin una lista de cuentas particular configurada.

_______________ CAPITULO DOCE ANALI8I8 FINANCIERO

Este +ap/tulo est% dedicado a los impuestos estatales y reportes financieros de !penErp. 2ea &ue necesita reportes de sus clientes y pro-eedores o e3tractos para -arios propsitos estatales !penErp le permite efectuar un amplio an%lisis paraAm'trico sobre la salud financiera de su empresa. 2i desea anali5ar la salud de su compaD/a o re-isar el estado de una cuenta de recibibles en detalle las cuentas de su compaD/a son el lugar donde encontrar los -arios indicadores &ue necesita. #ara traerle la imagen m%s precisa de su negocio los diferentes reportes contables de !penErp son fle3ibles y los resultados se calculan en tiempo real. Esto le permite automati5ar acciones repetiti-as y cambiar sus operaciones r%pidamente cuando ocurra un problema grande en su compaD/a (tal como &ue las reser-as est'n cayendo bajo o las deudas se est'n ele-ando demasiado) o un problema local (un cliente &ue no *a pagado o un presupuesto de proyecto e3cedido). Este cap/tulo describe entonces los -arios reportes y estados financieros pro-istos por los mdulos contables de !penErp. ?ambi'n describe como !penErp maneja los impuestos de compra y -enta y los reportes de impuestos. #ara este cap/tulo deber/a empe5ar con una base de datos fresca &ue incluya los datos de demostracin con -entas y sus dependencias instaladas una lista de cuentas particular configurada.

1,.1 A'%"n"(tran'o !$enta( -a able(9a!ree'ore( y !$enta( re!"b"ble(9'e$'ore(

!penErp #ro-ee muc*as *erramientas para la administracin de las cuentas de cliente y pro-eedor. .sted -er%: an%lisis financiero de empresas entender los reportes &ue le permitir%n efectuar un an%lisis de todas las empresas (cliente y pro-eedor) recordatorios multini-el lo cual es un sistema autom%tico para preparar cartas recordatorias o eAmails cuando las facturas permanecen no pagadas an%lisis detallado de las empresas indi-iduales (clientes y pro-eedores).

1,.1.1 An&l"("( f"nan!"ero 'e e%-re(a(*-artner(+

+uando los miembros de su departamento contable ingresan al sistema !penErp se les puede presentar inmediatamente el ?ablero +ontable. #or defecto contiene un gr%fico (til para anali5ar los recibibles. #ara tener acceso a 'l instale el mdulo boardJaccount . Entonces para -erlo use el men( ?ableroAE+ontabilidadAE?ablero +ontable. Figura 1<.1: ?ablero +ontable En el tablero el gr%fico a la derec*a titulado "ecibibles #asados representa sus recibibles semana a semana. Esto le muestra en una sola mirada el monto acumulado de las deudas de sus clientes por semana. ?odos los gr%ficos de !penErp son din%micos. $e este modo por ejemplo puede filtrar los datos *aciendo clic en Zoom y luego en Filtro en el formulario >uscar o simplemente clic en Zoom para abrir una -entana m%s grande para el gr%fico *aciendo clic en >uscar se muestra una -ista de lista. #ara -er m%s detallado el balance pasado (u rdenes por fec*a pasada) use el men( @estin FinancieraAEFnformeAE+uentas de EmpresaAE>alances de Empresa 1nterior. Figura 1<.<: >alance #asado usando un periodo de K9 d/as +uando abra tal reporte !penErp Le preguntar% por el nombre de la compaD/a el periodo fiscal y el tamaDo del inter-alo a anali5arse (en d/as). !penErp entonces calcula una tabla de balance de cr'dito por periodo. 1s/ &ue si se le pide un inter-alo de K9 d/as !penErp genera un an%lisis de acreedores para el mes pasado dos meses pasados etc. para un an%lisis por empresa puede usar el balance de empresa &ue le trae el men( @estin FinancieraAEFnformeAE+uentas de EmpresaAE>alance de Empresa. El sistema le pro-ee entonces con un reporte #$F &ue contiene una l/nea por empresa &ue representa el balance acumulado de cr'dito. Figura 1<.K: >alance de Empresa 2i desea informacin detallada de una empresa(partner) puede usar el libro mayor de empresas al &ue llega por el men( @estin FinancieraAEFnformeAE+uentas de EmpresaA ELibro mayor de Empresa. Figura 1<.7: Libro Cayor de Empresa Finalmente puede mirar asientos contables indi-iduales buscando informacin. #ara buscar asientos contables: por diario (journal) Haya por el men( @estin FinancieraAE+odificacin de 1sientosA E+odificacin de 1sientos por L/nea por cuenta -aya por el men( @estin FinancieraAE+uentas @eneralesAEListado de cuentas y *aga doble clic en la cuenta apropiada *aciendo una b(s&ueda global -aya por el men( @estin FinancieraAE+odificacin de 1sientosE+odificacin de asientos por Linea y b(s&ueda por empresa(partner) *aga lo na-egando desde un campo de Empresa en cual&uier formulario &ue le muestre la empresa y use los botones a la derec*a del formulario de empresa.

1,.1., 8e $"%"ento 'e Pa(o( 6:lt"-le(

#ara automati5ar el manejo de seguimientos (recordatorios) debe instalar el mdulo accountJfollowup . Este se instala autom%ticamente como parte del perfil contable pero no es

parte de otros perfiles. ! puede instalarlo slo. .na -e5 &ue el mdulo est% instalado configure sus ni-eles de seguimiento usando el men( @estin FinancieraAE+onfiguracinAE2eguimientos. Los ni-eles de seguimiento son relati-os a la fec*a de creacin de una factura y no de la fec*a idnea. Esto le permite poner condiciones de pago tales como: pagable en <1 d/as y en-iar un recordatorio en K9 d/as o lo contrario. #ara cada ni-el .d deber/a definir el n(mero de d/as y crear una nota &ue ser% autom%ticamente adjuntada a la carta recordatorio. La secuencia determina el orden del ni-el en orden ascendiente. ?abla 1<.1: Ejemplo de configuracin de ni-eles de seguimiento 2ecuencia 4i-el $/as 1 < 4i-el 1 4i-el < K9 d/as netos 78 d/as netos

$escripcin #rimer recordatorio 2egundo recordatorio

K 4i-el K :9 d/as del fin de mes #oner en a-iso #uede en-iar recordatorios por mail o eAmail con el men( @estin FinancieraAE#rocesos #eridicosAEEn-iar 2eguimiento. Figura 1<.8: formulario para preparar cartas de seguimiento. !penErp le presenta una lista de empresas para recordatorios la cual puede modificar antes de iniciar el procedimiento. En la segunda solapa del formulario puede pro-eer de la informacin &ue en-iar% en el eAmail recordatorio. El sistema entonces le da un reporte #$F con todas las cartas recordatorio para cada empresa. +ada carta se produce en el lenguaje de la empresa (si est% disponible) y usted por tanto puede tener cartas en -arios lenguajes en el mismo #$F. #ara re-isar la fec*a idnea de clientes y o pro-eedores antes de empe5ar el proceso de recordatorio use el men( @estin financieraAE#roceso #eridicoAEEn-iar 2eguimiento. .sted recibe una lista de asientos no reconciliados. #uede modificar entonces la fec*a el (ltimo seguimiento y el ni-el de recordatorio de cada asiento. #ara obtener un informe detallado por empresa use el men( @estin FinancieraAEFnformeAE 2eguimiento. Los diferentes reportes son pantallas est%ndar !penErp as/ &ue puede aplicarles filtros y e3plorar los elementos en detalle. Figura 1<.:: pantalla sumaria de seguimientos

1,.1./ 8"t$a!"#n 'e E%-re(a

En uso diario de !penErp un gerente necesitar% frecuentemente buscar r%pidamente informacin financiera en los datos de empresa. #ara esto puede usar los botones a la derec*a del formulario cuando *abr% el formulario de empresa -aya pues directamente a: una carta recordatorio desde el botn de reporte #agos Hencidos la lista de Facturas abiertas un atajo a ?odos los asientos contables los pedidos +"C no clausurados de +asos abiertos un atajo a los "ecibibles y #agables no reconciliados.

Los enlaces e3actos dependen de los mdulos instalados en !penErp. Estos enlaces est%n tambi'n disponibles usando las caracter/sticas de na-egacin tales como un clic derec*o en el campo de empresa en el cliente @?B. El reporte de #agos Hencidos produce un documento #$F el cual se usa para seguimiento pero &ue no modifica ninguno de los asientos contables de empresa. 2u uso no aumenta el ni-el de seguimiento as/ &ue puede ejecutar este reporte repetidamente sin ning(n problema. En !penErp puede buscar a una empresa sobre la base del -alor de sus recibos comerciales. 1s/ &ue bus&ue una empresa con un monto de cr'dito entre uno y NNNNNNNN y tendr% una lista de empresas &ue le deben. #uede seleccionar toda la lista e imprimir cartas de seguimiento para todas ellas. 1 la derec*a del formulario de empresa *ay un atajo a Facturas. Este enlace incluye todas las facturas de esta empresa definidas en el sistema a saber: facturas de cliente facturas de pro-eedor notas de cr'dito notas de cr'dito del pro-eedor. +onsejo: "ecordatorios de los asientos contables. Las compaD/as &ue no tiene registros computari5ados tienden a *acer un seguimiento de pagos de las facturas y papeles de trabajo y no de una cuenta formal de empresa. Es mejor crear cartas recordatorio de las cuentas de recibibles de una empresa &ue de documentos no pagados. .sando el sistema !penErp se puede obtener f%cilmente cuentas de los adelantos pagos no conciliados notas de cr'dito y pagos de cr'dito. 1s/ &ue es mejor en-iar una carta basada en asientos contables de las facturas y pagos no reconciliados &ue de una lista de facturas no pagadas. En los enlaces &ue aparecen en el formulario de empresa dos botones le permiten la apertura de asientos contables de empresa: ?odos los asientos contables "ecibibles 0 #agables. El primer botn es (til para obtener un an%lisis *istrico del cliente o pro-eedor. #uede obtener informacin de objetos tan significati-os como el -olumen de -entas y atrasos en los pagos. El segundo botn es un filtro &ue slo muestra los cr'ditos y d'bitos comerciales de la empresa (partner).

1,., I%-$e(to( e(tatale( y !$enta(

Esta seccin trata con los impuestos estatales y las cuentas &ue se re&uieren legalmente para la compaD/a: la estructura de impuestos pro-ista por !penErp Los libros mayores de cuentas el balance de cuenta (usado para producir el estado financiero y la *oja de balance) los diferentes diarios (@eneral centrali5ado y detallado) la declaracin de impuestos. +onsejo: otras declaraciones. En adicin a las declaraciones legales disponibles en los mdulos contables !penErp

pro-ee declaraciones basadas en la funcionalidad de otros mdulos. .sted puede por ejemplo instalar el mdulo reportJintrastat para declaraciones interAestatales acerca del en-/o y recepcin de mercader/as de otros pa/ses.

1,.,.1 I%-$e(to(
.sted puede adjuntar impuestos a las transacciones financieras de modo &ue puede: adicionar impuestos a el monto &ue *a pagado o &ue le *an pagado reportar sobre los impuestos en -arias categor/as &ue debe pagar a las autoridades tributarias *acer seguimiento de sus impuestos en sus cuentas generales manejar el pago y reembolso de impuestos usando los mismos mecanismos &ue !penErp usa para otras transacciones monetarias. $esde &ue la estructura detallada de impuestos es un mecanismo &ue refleja pol/ticas gubernamentales y los impuestos son tan cr/ticos para las autoridades los re&uerimientos de impuestos y sus reportes pueden ser complejos. !penErp tiene un mecanismo fle3ible para manejar impuestos &ue puede ser configurado a tra-'s de su @.F o a tra-'s de mecanismos de importacin de datos para cumplir los re&uerimientos de las muc*as jurisdicciones tributarias. El mecanismo de impuestos puede tambi'n ser usado para manejar otras transacciones financieras con caracter/sticas de impuesto tales como incenti-os(royalties) a los autores basados en el -alor de transaccin a tra-'s de una cuenta.

Conf" $ran'o $na e(tr$!t$ra 'e "%-$e(to.

En el sistema de impuestos de !penErp *ay tres objetos in-olucrados: el +aso de Fmpuesto (o +digo de Fmpuesto) usado para reportes de impuesto &ue se puede instalar en una estructura jer%r&uica de modo &ue m(ltiples cdigos se pueden colocar en %rbol del mismo modo &ue en una lista de cuentas. .n Fmpuesto el objeto b%sico de impuesto &ue contiene las reglas para calcular el impuesto en las transacciones financieras a las &ue se adjunta y est% enla5ado a las +uentas @enerales y a los +asos de Fmpuesto. .n impuesto puede contener m(ltiples impuestos *ijos y basar su c%lculo en esos impuestos m%s &ue en la transaccin base proporcionando considerable fle3ibilidad. +ada impuesto pertenece a un @rupo de Fmpuestos (generalmente tipo H1? u !tro). las +uentas @enerales &ue registran los impuestos debidos y pagados. Ia &ue las cuentas generales se describen en otra parte de este libro y no son espec/ficas a los impuestos no se detallar%n en esta seccin. #uede adjuntar cero o m%s Fmpuestos de #ro-eedor e Fmpuestos de +liente a los productos de modo &ue puede contabili5ar separadamente los impuestos de compra y -enta (o de entrada y salida H1? donde H1? AHalue 1dded ?a3A significa impuesto de -alor adicionado). $ebido a &ue puede adjuntar m%s de un impuesto puede manejar un H1? o Fmpuesto de Henta por separado de un Fmpuesto Eco en el mismo producto. ?ambi'n puede adicionar un impuesto por defecto a la empresa &ue reempla5ar% cual&uier impuesto perteneciente al mismo @rupo de Fmpuestos &ue se pueda *aber definido en el producto. 1s/ puede definir un impuesto: e3ento del impuesto en el grupo H1? y asignarlo a las empresas &ue se declaran de caridad. ?odas las -entas de producto a una caridad estar/an

entonces libres del H1? incluso si los productos mismos lle-an -arias tasas de impuesto) pero impuestos no H1? tales como el Fmpuesto Eco toda-/a se aplicar/an.

Ca(o( 'e "%-$e(to(

+asos de impuestos tambi'n conocidos en !penErp como C#'" o( 'e I%-$e(to( son usados para *acer reportes de impuestos y pueden ser configurados en una estructura jer%r&uica formando un %rbol del mismo modo &ue una lista de cuentas. #ara crear un caso de impuesto use el men( @estin financieraAE+onfiguracinA EFmpuestosAE+digos de impuestos. $efinir% los siguientes campos: 4ombre del +aso de Fmpuesto: un nombre (nico re&uerido para identificar el caso +ompaD/a: un enlace re&uerido &ue adjunta el +aso a una compaD/a espec/fica tal como la +ompaD/a #rincipal +aso +digo: un cdigo corto opcional para el caso +digo #adre: un enlace a el +aso de Fmpuesto padre &ue forma la base de la estructura del %rbol como en una lista de cuentas 2igno del #adre: escoja 1.99 para adicionar el total a la cuenta padre o A1.99 para sustraerla $escripcin: un campo de te3to libre para propsitos documentarios. ?ambi'n puede -er dos campos de slo lectura: 2uma 1nual: una cantidad simple &ue muestra el total acumulado en este caso para el aDo fiscal. 2uma del #eriodo: una cantidad simple &ue muestra el total acumulado en este caso para el per/odo fiscal en curso (tal -e5 un mes o tres meses). #robablemente necesitar% crear dos casos de impuestos para cada tasa de impuesto &ue tenga &ue definir una para el impuesto mismo y una para el monto de factura sobre 'l &ue se basa el impuesto. I usted crear% casos de impuesto &ue no se enla5ar%n a objetos impuesto (similar a los tipos -ista de las cuentas generales) slo para organi5ar la estructura de %rbol. #ara -er la estructura &ue *a construido puede usar el men( @estin financieraAEFnformeA EFnformes de impuestoAE?abla de impuestos. Esta -ista en %rbol refleja la estructura de los +asos de Fmpuesto y muestra la situacin actual de los impuestos.

Ob1eto( I%-$e(to
Los objetos impuesto calculan el impuesto a las transacciones financieras a las &ue se les adjunta y est%n enla5ados a las +uentas @enerales y a los +asos de Fmpuesto. #ara crear un nue-o +aso de Fmpuesto use el men( @estin FinancieraAE+onfiguracinAE +ontabilidad FinancieraAEFmpuestosAEFmpuestos. $efina los siguientes campos: 4ombre de impuesto: se re&uiere un (nico nombre para este impuesto (tal como 1<G Hentas H1?) +ompaD/a: enlace re&uerido a la compaD/a asociada con el impuesto tal como la +ompaD/a #rincipal @rupo de Fmpuesto: H1? u !tro usado para determinar cu%les impuestos de productos pueden ser sustituidos por impuestos de empresa (partner) ?ipo de Fmpuesto: un campo re&uerido &ue indica cmo se calcular% el impuesto: #orcentaje Fijo 4inguno o +digo #yt*on (el (ltimo se encuentra en el campo +omputar

+digo en la solapa +mputo Especial) ?ipo 1plicable: campo re&uerido &ue indica si el monto base debe ser usado sin cambios (cuando el -alor es Herdadero) o si debe ser procesado por +digo #yt*on en el campo +digo 1plicable en la solapa +mputo Especial cuando el -alor es +digo) Conto: campo re&uerido cuyo significado depende del tipo de impuesto siendo un m(ltiplo del monto base cuando el tipo de impuesto es #orcentaje y un monto fijo adicionado al monto base cuando el tipo de impuesto es Fijo Fncluye en el monto base: cuando se marca el impuesto se aDade al monto base y no se muestra separadamente $ominio: slo se usa en desarrollos especiales no est% en el !penErp est%ndar +uenta de Fmpuesto de Factura: una cuenta general usada para registrar los montos de impuesto facturados el cual puede ser el mismo para -arios impuestos o di-idido de modo &ue un impuesto se ubi&ue en una cuenta +uenta de "eembolso de Fmpuesto: una cuenta general usada para registrar los reembolsos de impuesto facturados puede ser la misma +uenta de Fmpuesto de Factura o en algunas jurisdicciones tributarias deben ir separado. Fmpuesto en ,ijos: cuando se marca el c%lculo de impuestos se aplica a la salida de otros c%lculos de impuesto especificados en el campo +uenta de Fmpuestos ,ijo (de modo &ue puede *aber impuestos sobre impuestos) de otra forma el c%lculo se aplica al monto base de la transaccin Fmpuestos Fncluidos en el #recio: cuando se marca el -alor total mostrado incluye este impuesto 1plicacin de Fmpuesto: selecciona si el impuesto es aplicable a la Henta +ompra o ?odas las transacciones +uentas de Fmpuestos ,ijo: otras cuentas de impuesto &ue pueden usarse para pro-eer la cifra para impuesto. +onsejo: usando impuestos *ijo. #uede usar impuestos *ijo cuando tiene una situacin tributaria compleja &ue &uiere ocultar del usuario final. #or ejemplo usted puede definir un producto gastos por milla de motor con un impuesto compuesto *ec*o de dos impuestos *ijo un elemento pri-ado no reclamable y un elemento empresarial reclamable (&ue es el caso para algunos pa/ses europeos). +uando su gerencia -enga a reclamar las millas de motor no necesitan conocer estos impuestos pero el impacto contable de sus reclamos ser% autom%ticamente manejado en !penErp. Los campos de arriba aplican los impuestos &ue .d. les especifi&ue y los registran en las cuentas generales pero no le dan la documentacin &ue sus autoridades tributarias necesitan. #ara esto use la solapa de declaracin de impuestos para definir &u' casos de impuestos deber/an ser usados: +digo FacturasA>ase: caso de impuestos para registrar el monto de factura sobre el &ue se basa el impuesto +digo FacturaAFmpuesto: caso de impuesto para registrar el monto de impuesto facturado 4otas de +r'dito A +digo >ase de "eembolso: caso de impuesto para registrar el monto de reembolso de factura sobre la &ue se basa el impuesto 4otas de +r'dito A +digo "eembolso de Fmpuesto: caso de impuesto para registrar el monto de reembolso de impuesto de factura.

U(o 'e "%-$e(to( en -ro'$!to(. e%-re(a(. -roye!to( y !$enta(

+uando *aya creado una estructura de impuestos &ue consiste de +asos de impuesto y !bjetos impuesto puede usar los impuestos en sus -arios objetos de negocio de modo &ue las transacciones financieras pueden ser asociadas con impuestos y cargos con caracter/sticas de impuesto. +onsejo: clientes al menudeo. +uando -enda al menudeo a usuarios finales en -e5 de a otro negocio puede &ue &uiera (o &ue se re&uiera) mostrar los precios con impuestos incluidos en sus documentos de facturacin en -e5 de precios sin impuestos m%s el impuesto. #ara *acer esto en !penErp instale el mdulo accountJta3Jinclude . 1 cada factura se le da un campo C'todo de #recio en el &ue puede elegir impuestos incluidos o impuestos e3cluidos. Los precios se muestran entonces en forma apropiada. #uede asignarle un impuesto a una empresa(partner) de modo &ue sobreescriba cual&uier impuesto definido en un producto. .sted *ar/a esto por ejemplo si la empresa fuera una caridad y pagara una tasa m%s baja o cero de H1? o Fmpuesto a las Hentas sobre sus compras. 1sumiendo &ue tiene usted un H1? o Fmpuesto a las Hentas apropiado a +aridades en el @rupo de Fmpuestos H1? use el men( EmpresasAEEmpresas para abrir y editar un formulario de empresa para tal caridad entonces: seleccione la solapa #ropiedades estable5ca el campo Fmpuesto por $efecto en: impuesto H1? a las +aridades. #uede asignar m(ltiples impuestos a un producto. 1sumiendo &ue *a puesto los impuestos apropiados deber/a usar el men( #roductosAE#roductos para abrir y editar una definicin de producto entonces: seleccione uno o m%s Fmpuestos de +liente para todo producto &ue pueda usted -ender el cual puede incluir un Fmpuesto de Henta o 2alida H1? y un Fmpuesto a las -entas Eco seleccione uno o m%s impuestos de pro-eedor para todo producto &ue pueda usted comprar el cual puede incluir un Fmpuesto de Henta o Entrada H1? y un Fmpuesto de compra Eco. @eneralmente cuando *ace una compra o -enta los impuestos asignados al producto se usan para calcular los impuestos &ue debemos o nos deben. #ero cuando *ace una transaccin con una empresa &ue tiene definida un Fmpuesto por $efecto por ejemplo en una -enta a una caridad con Fmpuesto de +aridades ese impuesto ser% usado en lugar de otros impuestos de #roducto en el mismo grupo en este caso reempla5ando Fos impuestos de Henta o 2alida est%ndar. ?ambi'n puede asignar m(ltiples impuestos a un proyecto de modo &ue las facturas de un proyecto lle-en una tasa de impuesto apropiado (la facturacin de proyectos se lle-a en detalle en !rgani5acin Fnterna y @estin de #royectos). 4ota: regiones de impuesto El mdulo de terceros importJe3port (generalmente en addonsAe3tra puede ser usado para e3tender el sistema de impuestos de !penErp de modo &ue puede asignar impuestos a diferentes cuentas dependiendo de la locali5acin de la empresa(partner). 1 la empresa se le da una nue-a Locali5acin de Empresa &ue puede ser fijada en Local Europa o E3terior as/ los impuestos y las tasas de impuestos pueden ser canali5ados a diferentes cuentas.

Este mdulo puede ser la base de una m%s ambiciosa contabilidad de impuestos basada en la locali5acin. .sted puede asignar m(ltiples impuestos a una cuenta de modo &ue cuando transfiere dinero a tra-'s de esa cuenta usted atrae un monto de impuesto. En tal caso este impuesto puede no ser re&uerido legalmente pero si tener caracter/sticas de impuesto por ejemplo un bono de autor o comisin de -entas.

1,.,., Lo( l"bro( %ayore( 'e !$enta( y la ;o1a 'e balan!e

#ara imprimir el balance de cuentas o los libros mayores de cuentas debe dirigirse a la Lista de +uentas. #ara esto -aya al men( @estin FinancieraAE+uentasAEListado de +uentas. 2eleccione el periodo contable y tipo de mo-imiento (?odos los asientos o solo los asientos elegidos) &ue le interesen y *aga clic en 1brir Lista para -erla en una -ista lista entonces seleccione una o -arias cuentas para an%lisis *aciendo clic y resaltando las l/neas apropiadas. ,aga clic en el Libro Cayor @eneral el >alance de +uentas o "e-isin 1nal/tica en la barra de *erramientas "eportes a la derec*a. 2i selecciona una cuenta &ue tiene subAcuentas en la jerar&u/a autom%ticamente anali5ar% ambas esa cuenta y sus cuentas *ija. +onsejo: balance simulado. Cientras imprime sus balances de cuenta si *a instalado el mdulo accountJsimulation desde addonsAe3tra !penErp le pregunta &u' ni-el de simulacin desean ejecutar. Los resultados -ariar%n dependiendo del ni-el seleccionado. .sted podr/a por ejemplo imprimir el balance dependiendo de -arios m'todos de amorti5acin: el m'todo normal FF"2 (4FFF en espaDol) el m'todo Franc's. @eneralmente se le permite *acer an%lisis usando otros ni-eles de simulacin &ue usted podr/a esperar. El mdulo accountJreporting fue desarrollado para pro-eer de reportes configurables para *ojas de balance o estados financieros en formatos legales.

1,.,./ lo( '"ar"o( !ontable(

#ara obtener los diferentes diarios use el men( @estin FinancieraAEFnformeAE$iarios. 4ota: $iarios. "ecuerde &ue *ay diferentes tipos de diarios en !penErp: $iarios contables (detallados en este cap/tulo) diarios de compra (para distribuir las compras pro-istas en ciertas fec*as) diarios de -entas (por ejemplo para clasificar las -entas por el tipo de negocio) diarios de facturacin (para clasificar las -entas por el modo de facturacin: diario semanal mensual y automati5ar las tareas. #ara acceder a estos diarios instale el mdulo saleJjournal (&ue se encuentra en este momento en addons disponible en una instalacin est%ndar) y purc*aseJjournal ( &ue se encuentra en este momento en addonsAe3tra &ue necesita instalacin especial).

Entonces seleccione uno o -arios diarios y *aga clic en imprimir. !penErp le propone -arios reportes: asientos contables detallados diario general diario agrupado por cuenta. Figura 1<.;: Fmpresin de un diario

1,.,.0 De!lara!"#n 'e I%-$e(to(

La informacin &ue se re&uiere para una declaracin de impuestos la genera autom%tica mente !penErp de las facturas. En la seccin de facturacin *a -isto &ue puede obtener detalles de los impuestos en el %rea derec*a inferior de la factura. ?ambi'n puede obtener informacin de los asientos contables en las columnas a la derec*a. !penErp mantiene una lista de impuestos &ue usted puede alcan5ar en el men( @estin FinancieraAE#rocesos #eridicosAEFmpuestos. La estructura de la lista es para calcular la declaracin de impuestos pero tambi'n se puede calcular todos los otros impuestos (tal como el franc's $EEE) Figura 1<.=: Ejemplo de declaracin >elga ?H1 (H1?) La lista de impuestos representa el monto de cada %rea en la declaracin de impuestos de su pa/s. 2e presenta en una estructura jer%r&uica &ue le permite -er slo los detalles &ue le interesan y oculta los subAtotales menos interesantes. Esta estructura puede ser alterada como desee de acuerdo a sus necesidades. #uede crear -arias listas de impuestos si su compaD/a est% sujeta a diferentes tipos de impuesto o cuentas con caracter/sticas de impuesto tales como: derec*os de autor impuestos eco tal como el franc's $EEE para reciclar e&uipo el'ctrico. +ada entrada contable puede ser entonces enla5ada a una de las cuentas de impuesto. Esta asociacin se *ace autom%ticamente por los impuestos &ue *an sido pre-iamente configurados en las l/neas de factura. +onsejo: $eclaracin de impuestos. 1lgunos programas contables manejan la declaracin de impuestos en una cuenta general dedicada. La declaracin est% entonces limitada a el balance en un periodo espec/fico. En !penErp usted puede crear una lista de impuestos independiente lo cual tiene -arias -entajas: es posible ubicar slo una parte de la transaccin de impuesto no es necesario manejar -arias cuentas generales diferentes dependiendo del tipo de -enta o tipo de impuesto puede reestructurar su lista de impuestos seg(n lo necesite. En cual&uier momento puede re-isar su lista de impuestos para un periodo dado usando el reporte @estin FinancieraAEFnformeAEFnformes de FmpuestosAEFmprimir Fnforme de Fmpuestos. Estos datos se actuali5an en tiempo real. Esto es muy (til por&ue le permite pre -isuali5ar en cual&uier momento el impuesto &ue debe al principio del mes o cuatrimestre. 1dem%s para su declaracin de impuestos puede *acer clic en una de las cuentas de impuestos para in-estigar en detalle los asientos &ue forman el monto total. Esto le ayuda a encontrar errores tales como cuando ingres una factura con todas las tasas del impuesto

cuando no debi tener ninguna para un negocio entre comunidades o para una caridad. En algunos pa/ses los impuestos se calculan sobre la base de pagos recibidos en -e5 de sobre las facturas en-iadas. En este caso elija >ase sobre: #agos en -e5 de >ase sobre: Facturas en el campo 2eleccin de periodo. Fncluso si *ace su declaracin sobre la base de facturas en-iadas y recibidas puede ser de ayuda comparar los dos reportes para -er el monto de impuesto &ue usted paga pero &ue toda-/a no *a recibido de sus clientes.

1,./ An&l"("( f"nan!"ero 'e la !o%-a<=a

1&u/ -era las *erramientas de an%lisis para la situacin financiera de su compaD/a en particular: Fndicadores de manejo presupuestos el tablero de contabilidad.

1,./.1 "n'"!a'ore( 'e %ane1o

4ota: Fndicadores financieros. Los indicadores a -eces llamados rangos financieros son *erramientas para anali5ar las finan5as de una compaD/a. Le permiten comparar dos cuentas o juegos de cuentas de la *oja de balance o la cuenta de p'rdida y ganancia en la forma de un rango. ?ambi'n le permiten medir la salud financiera de una compaD/a y *acer comparaciones de un aDo al siguiente o contra otras compaD/as. #ara definir indicadores financieros en !penErp debe instalar el mdulo accountJreport . +uando instale el mdulo los indicadores financieros usuales se registrar%n en !penErp. #uede consultar sus indicadores calculados en tiempo real desde el men( @estin FinancieraAEFnformeAEFnformes de cliente. Los indicadores definidos por defecto en !penErp son: Fndicadores de +apital de ?rabajo: determinan si la compaD/a puede pagar sus deudas a corto pla5o en condiciones normales. 2e calcula de (1lmac'n [ Efecti-o [ 1cti-os +orrientes) L #asi-os +orrientes "angos Financieros: le permite calcular la li&uide5 de la compaD/a. 2e define as/: (1cti-os +orrientes A 1lmac'n) L #asi-os +orrientes 1cti-os Fijos: el -alor de los acti-os fijos se cubren en primer lugar con el capital (owners\ capital) y en segundo lugar con todos los pasi-os de largo pla5o. Fdealmente este indicador ser% m%s grande &ue uno. +onsejo: +%lculo de indicadores. El c%lculo de indicadores puede tomar un largo rato en !penErp por&ue tiene &ue anali5ar todos los asientos contables de la compaD/a. $e modo &ue es mejor no calcular todos los indicadores a la -e5 si no *aciendo una pe&ueDa seleccin para mantener el tiempo de c%lculo dentro de ciertos l/mites.

An&l"("( 'e t"e%-o 'e lo( "n'"!a'ore(

#uede anali5ar los indicadores financieros en dos ejes. $ebe tener una cifra calculada en un instante particular de tiempo cuando compara cuentas balances y rangos entre ellos. #ero tambi'n puede calcular series de tiempo para seguir el cambio de un indicador dado a lo largo de la -ida de la compaD/a. #ara *acer un an%lisis temporal de sus indicadores debe instalar el mdulo accountJreportJ*istory del juego de mdulos en addonsAe3tra. .na -e5 &ue este mdulo est' instalado puede *acer clic en un indicador financiero para -er su e-olucin en el tiempo en un gr%fico. Figura 1<.N: ,istoria de un indicador de cuenta

Def"n"en'o ($( -ro-"o( "n'"!a'ore(

#uede definir sus propios indicadores en !penErp usando el men( @estin FinancieraA E+onfiguracinAEFnforme #ersonalAE4ue-o "eporte de Formula de ]tem. Figura 1<.19: $efiniendo un indicador nue-o $ebe asegurarse &ue las cuentas sobre las &ue se basan sus indicadores tengan cdigos de cuenta (nicos por&ue los cdigos se usan en la creacin de frmulas. +ree una frmula usando la sinta3is ubicada en las instrucciones en la parte inferior del formulario: suma de d'bitos en una cuenta general: d'bito (\1<K78\) suma de cr'ditos en una cuenta general: cr'dito (\1<K78\) balance de una cuenta general: balance (\1<K78\) -alor de otro indicador: reporte (F4$\). $onde: 1<K78 representa el cdigo de la cuenta genera F4$ representa el cdigo de otro indicador. 1s/ &ue usando esta anotacin el rango de efecti-o esta definido por el balance (\7\ \8\) L balance (\1\) ese es el balance en las cuentas 7 y 8 di-ididas por el balance en cuenta 1.

1,./., )$en %ane1o 'e -re($-$e(to

!penErp maneja sus presupuestos usando ambas +uentas @enerales y 1nal/ticas. .sted -er% cmo *acerlo a&u/ para las cuentas generales y entonces en +uentas 1nal/ticas para las cuentas anal/ticas. Fnstale el mdulo accountJbudget para poder *acerlo. .se el men( @estin FinancieraAE+onfiguracinAE#resupuestosAE#resupuestos @enerales para definir un presupuesto nue-o. +onsejo: "e-isiones de presupuesto. Fncluso cuando puede modificar un presupuesto en cual&uier momento para *acerle una re-isin es mejor no *acer eso. Cejor &ue editar un documento de presupuesto e3istente *aga una nue-a -ersin de modo &ue pueda mantener el original para una comparacin. Esto le permite anali5ar su cambio de perspecti-a de la compaD/a de una re-isin a otra re-isin. Fnicie el ingreso de datos ingresando un 4ombre un +digo una Fec*a de Fnicio y una Fec*a Final en su nue-o presupuesto. Entonces puede definir los montos presupuestados dentro de ese periodo uno por uno. #ara cada uno usted define: una +uenta 1nal/tica una #osicin #resupuestaria: por ejemplo Hentas o +ompras una Fec*a de Fnicio y una Fec*a Final para el uso del presupuesto

un Conto #laneado en la moneda por defecto de la lista de cuentas. .na -e5 &ue est' completo puede guardar su presupuesto. #ara imprimir un presupuesto y *acer c%lculos de gastos en 'l use el men( @estin FinancieraAE#resupuestosAE#resupuesto !penErp entonces le da una lista de presupuestos disponibles. 2eleccione uno o m%s presupuestos y *aga clic en Fmprimir #resupuestos para crear al reporte para cada uno en un rango de fec*as de su eleccin. La figura imprimiendo un presupuesto le da un ejemplo de uno producido por !penErp. Figura 1<.11: Fmprimiendo un presupuesto ?ambi'n puede usar el men( @estin FinancieraAEFnformeAE#resupuestos el cual le da a elegir uno o m%s asientos de #osiciones #resupuestarias antes de *acer clic en presupuesto y elegir un rango de fec*as. Esto proporciona un reporte de an%lisis presupuestario para cada una de las posiciones.

1,././ El tablero !ontable

Figura 1<.1<: ?ablero contable 2i *a instalado el mdulo boardJaccount !penErp le da un tablero contable &ue puede ser presentado a su seccin de contabilidad en cuanto ingresen al sistema (si lo *a puesto como su p%gina ,ome). Este tablero le pro-ee de un an%lisis de la salud financiera de su compaD/a de una sola mirada. Esto le da una descripcin de las diferentes partes del tablero de arriba *acia abajo y de i5&uierda a derec*a: +uentas anal/ticas a cerrarse: cuando maneja casos cada cuenta anal/tica es un proyecto o contrato esta %rea muestra las cuentas &ue deben cerrarse (por ejemplo contratos e3pirados *oras de soporte e3cedidas). +uentas a facturar: muestra las cuentas anal/ticas donde *ay cargos a facturarse Facturas borrador: muestra una lista de las facturas esperando aprobacin por un contador +ostos a facturar: muestra los cargos semanales &ue deben pero &ue toda-/a no *an sido facturados "ecibibles pasados: muestra un gr%fico semanal de los recibibles &ue no *an sido conciliados Fngresos pasados: muestra un gr%fico semanal del desempeDo de la compaD/a. En cada panel del tablero contable puede *acer clic en el botn Zoom en la parte superior derec*a para in-estigar en detalle los indicadores financieros. El tablero contable est% integrado din%micamente lo &ue significa &ue puede na-egar f%cilmente a tra-'s de los datos si desea mayor detalle acerca de ciertos factores o editar los asientos si es necesario.

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CAPITULO TRECE CONFIGURANDO LA8 CUENTA8 DE LA A A LA >

Las cuentas deben ser configuradas para cumplir con las necesidades de la compaD/a. Este cap/tulo le e3plica cmo modificar su lista de cuentas diarios derec*os de acceso balances de cuenta y -alores por defecto para la configuracin inicial de sus cuentas en !penErp. 1sumiendo &ue calcula con suficiente precisin el mejor programa contable se diferenciar/a por su reusabilidad y simplicidad en el ingreso de datos y fle3ibilidad en la configuracin de sus diferentes componentes. .sted podr% f%cilmente modificar el mdulo contable para &ue responda a sus propias necesidades y en forma ptima en el modo &ue lo use. !penErp le permite adaptar y reconfigurar muc*as funciones para facilitar la tarea de ingreso de datos: adicionando controles para el ingreso de datos personali5ando las pantallas llenando los campos autom%ticamente durante el ingreso de datos con datos &ue ya son conocidos por el sistema. #ara este cap/tulo deber/a empe5ar con una base de datos fresca &ue incluya los datos de demostracin con Hentas(sale) y sus dependencias instaladas y sin una lista de cuentas particular configurada.

1/.1 L"(ta 'e C$enta(

1l instalar el software se le da una lista de cuentas &ue es la misma sin importar su pa/s. #ara instalar la lista de cuentas y las definiciones de impuesto para su propio pa/s instale el mdulo l19nJXX donde XX representa representa el cdigo de su pa/s en dos letras. #or ejemplo para la lista de cuentas de Francia instale el mdulo l19nJfr. 1lgunos de estos mdulos preAconstruidos son comprensibles y precisos !tros son m%s bien tentati-as de estado y simples indicadores de las posibilidades. #uede modificar estos o crear sus propios cuentas sobre la lista por defecto o reempla5arla enteramente con una lista personal. #uede -er las listas acti-as de cuentas usando el men( @estin FinancieraAE+uentasA EListado de +uentas y Listas 1biertas para el aDo seleccionado y mo-imientos de cuenta. 4ota: Listas jer%r&uicas La mayor parte de pa&uetes de software de contabilidad representan sus cuentas en la forma de una lista puede *acer lo mismo en !penErp si as/ lo desea pero la -ista en %rbol le ofrece -arias -entajas: le permite mostrar y calcular slo las cuentas &ue le interesan le permite tener una -ista global de cuentas (cuando slo muestra cuentas sumarias) simplifica las b(s&uedas sem%nticas es m%s intuiti-a por&ue puede buscar cuentas sobre la base de su clasificacin

es fle3ible por&ue puede reestructurarlas f%cilmente. La estructura de la lista de cuentas es jer%r&uica con subtotales de cuenta llamadas -istas de cuentas. #uede desarrollar una serie de -istas de cuentas &ue contengan slo a&uellos elementos &ue le interesan. #ara tener el detalle de los asientos contables &ue son importantes para usted todo lo &ue necesita es *acer clic en el +digo de cuenta (si no tiene cdigos puede seleccionar la l/nea y entonces *acer clic en +ambio (2witc*) para tener una definicin de cuenta entonces *aga clic en los 1sientos en la parte de Enlaces de la barra de *erramientas). Costrar la lista de cuentas en pantalla puede tomar -arios segundos por&ue !penErp calcula los d'bitos cr'ditos y balance de cada cuenta en tiempo real. 2i slo desea trabajar con una lista de cuentas &ue slo tiene estructura pero no muestra totales use la funcin @estin FinancieraAE+uentasAEListado de +uentasAEListado "%pido de +uentas.

1/.1.1 Crean'o $na l"(ta 'e !$enta(

Figura 1K.1: $efinicin de una cuenta #ara adicionar modificar o borrar cuentas e3istentes use el men( @estin FinancieraA E+onfiguracinAE+ontabilidad FinancieraAE+uentas FinancierasAELista de +uentas. +onsejo: +ampos multiling^es En !penErp los campos multiling^es est%n marcados con una bandera pe&ueDa a su derec*a. ,aga clic en la bandera para tener una traduccin del -alor del campo en los diferentes lenguajes instalados. ?ambi'n puede editar las traducciones. Esto le permite manejar eficientemente otros lenguajes cuando los necesite. El -alor del campo aparece en el lenguaje con &ue ingres el usuario o en el caso de un recorte impreso para una empresa(partner) el de la empresa. Los campos principales de cuentas son: 4ombre: el nombre de la cuenta es un campo multiling^e por lo cual tiene una pe&ueDa bandera a la derec*a. $ele al campo un nombre. 1cti-o: si desacti-a una cuenta(desmarcando la casilla) ya no ser% -isible en la lista de cuentas pero puede ser reacti-ada despu's. 2lo las cuentas &ue no son necesarias para los asientos contables pueden ser desacti-adas. ?ipo de cuenta: el tipo de cuenta determina el uso de una cuenta en cada diario. #or defecto los siguientes tipos est%n disponibles: Hista(-iew) "ecibible(recei-able) #agable(payable) Fngreso(income) @asto(e3pense) Fmpuesto(ta3) +aja o efecti-o(cas*) 1cti-o(asset) #atrimonio(e&uity). #uede adicionar nue-os tipos a tra-'s del men( @estin FinancieraAE+onfiguracinAE+ontabilidad FinancieraAE+uentas @eneralesAE?ipos de +uentas. .se el tipo Hista para cuentas &ue forman la estructura de la lista y no tienen ingresos de datos por s/ mismas. 4ota: tipo de cuenta. Los tipos de cuentas son principalmente usados como un t/tulo informati-o. Los (nicos dos tipos &ue tienen un efecto particular son los "ecibibles y #agables. Estos dos tipos se usan en los reportes de cr'dito y d'bito de empresa. 2e les calcula de la lista de asientos no conciliados en las cuentas de uno de estos dos tipos.

4(mero de +uenta: la longitud del cdigo no est% limitada a un n(mero espec/fico de d/gitos. .se el cdigo cero para todas las cuentas ra/5 Coneda: la moneda por defecto para esa cuenta C'todo $iferido: determina cmo tratar la cuenta y sus asientos al cerrar los libros a fin de aDo. Est%n disponibles 7 m'todos: A >alance: se genera un asiento por balance de cuenta el cual se transfiere a el aDo nue-o (generalmente se usa en las cuentas bancarias) 4inguno: no se transfiere el asiento contable a el nue-o aDo financiero (generalmente se usa en las clases : y ;) $etalle: todos los asientos se mantienen para el nue-o aDo fiscal 4o +onciliados: slo los asientos no conciliados se transfieren al nue-o aDo fiscal (usado generalmente para cuentas de terceros). +onciliar: determina si puede conciliar los asientos en esa cuenta. 1cti-e este campo para las cuentas de empresa y las cuentas de c*e&ueo. #adres: determina &ue cuenta es el padre de esta para crear la estructura %rbol de la lista de cuentas Fmpuestos por $efecto: este es el impuesto por defecto aplicado a compras o -entas usando esta cuenta. Le permite al sistema generar asientos de impuestos autom%ticamente cuando se ingresa datos en un diario manualmente. La estructura de %rbol de las cuentas puede ser modificada tan frecuentemente y tanto como lo desee sin recalcular ninguno de los asientos indi-iduales. 1s/ &ue puede f%cilmente reestructurar sus cuentas durante el aDo para reflejar mejor la realidad de la compaD/a.

1/.1., U(an'o l"(ta( 'e !$enta( 2"rt$ale(

La estructura de la lista de cuentas es impuesta por la legislacin en efecto en su pa/s. $esafortunadamente esa estructura no siempre corresponde a la -isin &ue el gerente de la compaD/a necesita. #uede usar el concepto de listas de cuentas -irtuales para administrar -arias representaciones diferentes de las mismas cuentas simult%neamente. Ystas representaciones se pueden mostrar en tiempo real sin un ingreso de datos adicional. 1s/ &ue su lista de cuentas general puede ser la &ue impone los estatutos de su pa/s y su gerente puede tener otra lista -irtual seg(n la necesite basada en las cuentas de la lista general. #or ejemplo el gerente puede crear una -ista por departamento una -ista de flujo de caja y li&uide5 o de cuentas consolidadas para diferentes compaD/as. Lo m%s interesante acerca de las listas de cuentas -irtuales es &ue pueden ser usadas de la misma manera &ue la lista de cuentas por defecto para toda la compaD/a. #or ejemplo puede establecer presupuestos de sus cuentas consolidadas o de las cuentas de una de sus compaD/as. +onsejo: +uentas -irtuales. Las cuentas -irtuales le permiten proporcionar diferentes representaciones de una o -arias listas de cuentas e3istentes. +rear y reestructurar cuentas -irtuales no tiene impacto en los asientos contables. #uede usar entonces las cuentas -irtuales sin riesgo de alterar la lista de cuentas general o asientos contables futuros. $esde &ue se usan slo para tener diferentes representaciones de los mismos asientos son muy (tiles para:

consolidar -arias compaD/as en tiempo real c%lculos de depreciacin -istas de flujo de caja obtener -istas m%s (tiles &ue a&uellas impuestas por el estado presentar listas sumarias a otros usuarios &ue sean apropiadas a su sistema general de derec*os. as/ &ue *ay buenas ra5ones para -er la ejecucin de las transacciones financieras a tra-'s de listas -irtuales tales como los presupuestos e indicadores financieros basados en -istas especiales de la compaD/a. #ara crear una nue-a lista de cuentas debe crear una cuenta ra/5 usando el men( @estin FinancieraAE+onfiguracinAE+ontabilidad FinancieraAE+uentas financierasAELista de cuentas. 2u cuenta m%s alta de ni-el debe tener +digo cero(9) y ?ipo Hista (-iew). Entonces escoja su estructura creando otras cuentas del ?ipo Hista seg(n las necesite. Finalmente cuando tenga su estructura debe *acer &ue coincidan las cuentas generales y las cuentas -irtuales) para tal bus&ue las cuentas generales y aseg(rese &ue cada cuenta noAHista &ue este all/ tenga tambi'n una cuenta -irtual en el campo #adres. Entonces puede re-isar a tra-'s de su lista de cuentas general lo mismo &ue de su listas -irtuales &ue le dar%n otra representacin de la compaD/a. ?odas las acciones y estados en su cuenta general tambi'n est%n disponibles en la cuenta -irtual. Finalmente tambi'n puede *acer listas de cuentas -irtuales de otras listas -irtuales. ?al puede dar una dimensin adicional al an%lisis financiero.

1/., D"ar"o( *?o$rnal(+

?odos sus asientos contables deben aparecer en un diario contable. 1s/ &ue usted debe como m/nimo crear un $iario de Hentas para facturas de clientes un $iario de +ompras para facturas de pro-eedores y un $iario de +aja para las transacciones en efecti-o y bancarias.

1/.,.1 Conf" $ran'o $n D"ar"o

#ara -er editar o crear nue-os diarios use el men( @estin FinancieraAE+onfiguracin +ontabilidad FinancieraAE$iarios financieros. +omo las cuentas generales los diarios se pueden desacti-ar para *acerlos in-isibles para tal: desmar&ue la casilla 1cti-o. Figura 1K.<: $efinicin de un diario contable $ebe asociar una -ista con cada diario. La -ista de diario indica los campos &ue deben ser -isibles y cuyo ingreso se re&uiere al ingresar datos en ese diario. La -ista determina ambos el orden de los campos y las propiedades de cada campo. #or ejemplo el campo 4(mero de +uenta debe aparecer cuando se ingresa datos en el diario bancario pero no en otros diarios. 1ntes de crear una nue-a lista de un diario re-ise &ue no *aya nada similar ya definido para otro diario debe crear solamente -istas nue-as para nue-os tipos de diario. 4ota: personali5ando -istas. Frecuentemente tendr% &ue editar una -ista de diario. #or ejemplo para un diario en una

moneda e3tranjera debe adicionar un campo para la moneda y esta moneda debe estar en la -ista de diario. 1 la in-ersa para simplificar el ingreso de datos la -ista de diario para el banco es totalmente diferente de la de los diarios de facturacin. #uede crear una secuencia para cada diario. Esta secuencia da una numeracin autom%tica para los asientos bancarios) o -arios diarios pueden usar la misma secuencia si desea definir una para todos. La cuenta de cr'dito y d'bito por defecto permite la generacin autom%tica de asientos de contrapartida cuando est' ingresando datos en el diario r%pidamente. #or ejemplo en un diario bancario debe poner una cuenta bancaria asociada por defecto igualando cr'ditos y d'bitos de esa manera no tendr% &ue crear contrapartidas para cada transaccin manualmente. 2e puede marcar un diario como centrali5ado. +uando *aga esto los asientos de contrapartida no ser%n propiedad de cada asiento sino globales para un diario y per/odo dados. Entonces tendr% una l/nea de cr'dito y una l/nea de d'bito centrali5ados para cada asiento en uno de estos diarios significando &ue ambos cr'dito y d'bito aparecen en la misma l/nea.

1/.,., Controle( y ay$'a( -ara el "n re(o 'e 'ato(

#uede reali5ar dos tipos de control en los diarios en !penErp controles sobre las cuentas financieras y controles de acceso para grupos de usuarios. En adicin a estos controles puede aplicar todo el manejo de derec*os detallados en +onfiguracin 0 1dministracin. #ara e-itar errores mientras ingresa datos en las cuentas puede poner condiciones en las cuentas generales sobre &uienes pueden usar una cuenta dada. #ara *acer esto debe listar todas las cuentas o tipos -%lido de cuenta en la segunda solapa +ontroles de Entrada. 2i no *a ingresado una cuenta a&u/ !penErp no aplica ninguna restriccin en el ingreso de datos en las cuentas o diarios. 2i lista las cuentas y los tipos de cuenta &ue pueden ser usados en el diario !penErp impide el uso de cual&uier cuenta &ue no est' en la lista. Yste paso de -erificacin empie5a desde el momento &ue guarda el asiento. Esta funcionalidad es (til para limitar el posible ingreso de errores. ?ambi'n en un diario de banco es posible restringir las cuentas &ue pueden ser enla5adas al banco a las clases 1 a 8. .sando esto puede ayudar a pre-enir &ue el usuario ingrese falsos asientos en el diario. +onsejo: +ontrol del ingreso de datos. En contabilidad no es bueno idea permitir el ingreso de datos directamente de una cuenta bancaria 1 a una cuenta bancaria >. si usted ingresa una transaccin del banco 1 al banco > la transaccin se anotar% dos -eces. #ara e-itar este problema pase la transaccin a tra-'s de una cuenta intermediaria +. En el momento de ingreso de datos el sistema re-isa el tipo de cuenta &ue acepta el diario bancario: slo las cuentas &ue no son de tipo banco son aceptadas. 2i su contador define este control adecuadamente los usuarios no contadores no podr%n transferir pagos de un banco a otro reduciendo sus riesgos.

1/./ Per"o'o( y a<o( f"(!ale(

4ota: #eriodos y aDos fiscales .n aDo fiscal corresponde a 1< meses para una compaD/a. En muc*os pa/ses el aDo fiscal corresponde a el aDo calendario. Ese no es el caso en otros. El aDo fiscal est% di-idido en meses o periodos contables trimestrales. El manejo de !penErp del aDo fiscal es lo suficiente fle3ible para permitirle trabajar en -arios aDos a la -e5. Esto le da -arias -entajas tal como crear presupuestos de tres aDos y estados &ue se e3tiendan a -arios aDos calendario.

1/./.1 Def"n"en'o $n -er"o'o o a<o f"(!al

#ara definir su aDo fiscal -aya a el men( @estin FinancieraAE+onfiguracinAE+ontabilidad FinancieraAE#eriodosAE1Do fiscal. #uede crear -arios aDos por adelantado para definir presupuestos de largo pla5o. Figura 1K.K: $efiniendo un aDo financiero y un periodo #rimero ingrese la fec*a del primer d/a de su aDo fiscal y el (ltimo d/a. Entonces cree los periodos *aciendo clic en uno de los dos botones dependiendo de si desea crear los periodos 1< de un mes o 7 de K meses. +rear periodos mensuales +rear periodos de K meses.

1/./., Cerran'o al f"n 'e a<o

#ara cerrar a fin de aDo use el men( @estin FinancieraE#roceso de fin de aDoAE+errar un 1Do Fiscal. 2e abre un formulario pregunt%ndole por informacin esencial necesaria para crear los asientos para empe5ar el aDo siguiente. +uando el aDo est% cerrado ya no puede crear o modificar ninguna transaccin comercial en dic*o aDo. 1s/ &ue *aga siempre una copia de seguridad de la base de datos antes de cerrar el aDo fiscal. +errar el aDo no es obligatorio y podr/a usted f%cilmente *acerlo en el pr3imo aDo cuando las cuentas *an sido finalmente en-iadas a las autoridades estatales y no se permiten m%s modificaciones. Figura 1K.7: +errando un aDo fiscal ?ambi'n es posible cerrar un per/odo contable. #odr/a por ejemplo cerrar un periodo mensual cuando se *aya *ec*o una declaracin de impuestos. +uando se *a cerrado un periodo ya no puede modificar ninguno de los asientos en ese periodo. #ara cerrar un per/odo contable use el men( @estin FinancieraAE+onfiguracinAE#roceso #eridicoAE ?ratos de Fin de 1DoAE+errar un #eriodo.

1/.0 T4r%"no( 'e Pa o

#uede definir cuales&uiera t'rminos de pago &ue necesite. Los t'rminos de pago determinan las fec*as idneas para pagar una factura. #ara definir un nue-o t'rmino de pago use el men( @estin FinancieraAE+onfiguracinAE ?'rminos de #ago y *aga clic en 4ue-o. La figura abajo representa los siguientes t'rminos de pago: K8G a la entrega el saldo 18 d/as despu's del fin de mes.

Figura 1K.8 +onfigurando t'rminos de pago #ara configurar nue-as condiciones empiece dando un nombre al campo ?'rmino de #ago. El te3to &ue pone usted en el campo $escripcin es usado en las facturas as/ &ue ingrese una clara descripcin de los t'rminos de pago a*/. +re' entonces l/neas indi-iduales para calcular los t'rminos en la seccin ?'rminos de #ago. $ebe dar a cada l/nea un *ombre (Line 4ame). Esto le da un t/tulo informati-o y no afecta el c%lculo actual de t'rminos. El campo secuencia le permite definir el orden en &ue las reglas ser%n e-aluadas. El campo -alor le permite calcular el monto a pagar por cada l/nea: #orcentaje: la l/nea corresponde a un porcentaje del monto total el factor se da en Conto (1mount). El n(mero indicado en el monto debe tomar un -alor entre cero y uno Conto fijo: este es un monto fijo dado por la casilla Conto >alance: indica el saldo remanente despu's de contabili5ar las otras l/neas. #iense detenidamente sobre configurar la (ltima l/nea de los c%lculos a balance para e-itar errores de redondeo. El n(mero m%s alto de secuencia se e-al(a (ltimo. Los dos (ltimos campos 4(mero de $/as y +ondicin permite el c%lculo de retraso en el pago por cada l/nea. La condicin retraso puede ponerse en d/as netos o fin de mes. #or ejemplo si lo pone a 18 d/as del fin de mes !penErp adiciona 18 d/as a la fec*a actual y entonces pone la fec*a de pago a &ue sea el fin de mes en &ue la nue-a fec*a se encuentra. 1s/ &ue la fec*a de pago para 18 d/as del mes terminar% siendo: K1 de enero si *oy es 8 de enero <= de febrero si *oy es <9 de enero. #uede entonces adicionar t'rminos de pago a la empresa a tra-'s de #ropiedades en el formulario de empresa(partner).

1/.3 A("ento( en el "n"!"o 'e a<o

#ara actuali5ar sus -arias cuentas cree un diario de tipo 2ituacin en modo +ontrapartida +entrali5ada para e-itar una contrapartida en cada l/nea. #ara cada cuenta &ue necesita actuali5arse ingrese datos de cuenta en el diario. #ara esta operacin use el men( @estin FinancieraAE+odificacin de 1sientosAE+odificacin de 1sientos por L/nea. ?ambi'n puede usar la *erramienta gen'rica de importacin de !penErp si usted carga el balance de cada una de sus cuentas desde otro software contable. AAA FF4 FH