Operacin de Microsoft Excel

T a b l as d i n m i c as
Una tabla dinmica es una tabla interactiva que contiene campos, la que se usa para resumir y analizar los datos de mltiples filas de informacin de una tabla o de una lista original. Una tabla dinmica puede actualizarse cada vez que se modifiquen los datos originales de la misma, o sea los utilizados para su confeccin. Las tablas dinmicas se crean con un Asistente para tablas dinmicas, el cual consiste en una serie de cuadros de dilogo interactivos que guan al usuario a travs de pasos sucesivos, donde se debe especificar la lista o base de datos a utilizar, as como recuperar y ubicar los datos que se deseen analizar. Este Asistente tambin permite definir cmo organizar los datos en la tabla, usando rtulos de filas y de columnas, y cmo mostrar los datos de los respectivos campos. Una tabla dinmica puede crearse a partir de datos que provienen de: Una lista o una base de datos de Microsoft Excel. Una base de datos externa, por ejemplo, una tabla o un archivo creados en una aplicacin o en un sistema de administracin de bases de datos independiente de Microsoft Excel. Diversos rangos de consolidacin de Microsoft Excel. Otra tabla dinmica en el mismo libro de trabajo.

Creacin de una tabla dinmica

La opcin Asistentes para Tablas dinmicas del men Datos, permite acceder al primer cuadro de dilogo de los cuatro que tienen los pasos a seguir en la creacin de una tabla dinmica. En el primer paso se debe de indicar la ubicacin de los datos que se desean analizar. Por lo general ser una Lista o base de datos de Microsoft Excel. Luego de seleccionar el botn Siguiente, se despliega el segundo cuadro de dilogo, en el que se debe especificar el rango de celdas donde se localizan los datos a analizar, incluyendo los nombres de las columnas (campos).

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Si el cursor se localizaba dentro del rea de datos antes de comenzar a crear la tabla, este cuadro muestra un rango ya establecido por los lmites de dicha rea.
rea de datos

Verificar dicho rango antes de continuar, si el mismo no fuese correcto, debe corregirse. El tercer cuadro de dilogo al que se accede, es en donde se disea la tabla dinmica.

Campo variable de Fila Nombres de los campos

Operacin sobre un campo determinado

Un campo es una categora de datos, en una planilla equivale a los ttulos de las columnas, siempre y cuando se trate a la informacin como una base de datos (ver el captulo Manejo bsico de base de datos). La ventana anterior presenta un diseo (estructura) de tabla, en la que el usuario debe colocar, arrastrando los nombres de los campos desde el rea donde se muestran (a la izquierda de dicha ventana): En Fila En Columna En Datos el o los campos cuyos valores aparecern desplegados en fila. el o los campos cuyos valores aparecern desplegados en columna. el o los campos sobre los cuales se desea aplicar las distintas operaciones de resumen.

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Haciendo doble clic sobre uno de los campos que se colocaron en el rea de datos, se despliega la siguiente ventana donde se puede seleccionar la operacin a realizar sobre dicho campo, de forma de personalizar el modo en que se resumirn los datos que contiene.
Operaciones que se pueden realizar sobre el campo seleccionado

Pueden personalizarse los campos de datos de una tabla dinmica, utilizando un tipo de clculo diferente u otro tipo de clculo adems de la funcin de resumen predeterminada que utiliza Excel. Si es necesario realizar clculos ms sofisticados que los que proporciona la funcin de resumen, pueden crearse frmulas propias.

Por ltimo, como cuarto paso se debe de indicar el lugar donde se generar la tabla diseada. Si se indica la opcin Hoja de clculo existente, se deber proporcionar la direccin de celda (en el cuadro correspondiente), a partir de la cual se mostrar dicha tabla. Luego de seleccionar el botn Terminar, se genera la tabla previamente definida, en el lugar indicado.
Valores que toma el campo colocado en Fila, en este caso Categora Tabla dinmica generada Totales por fila Total de columna

Una vez creada una tabla, los datos se pueden redistribuir, organizar y analizar, arrastrando y colocando los campos en distintas posiciones dentro de la tabla dinmica. Tambin se pueden incluir subtotales, cambiar la funcin de resumen de un campo o seleccionar un clculo personalizado para dicha tabla.

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En el ejemplo anterior se calcula el total de sueldos por categora, es decir que hay un solo dato que vara, el correspondiente al campo Categora, y el que puede tomar los valores de Obrero o Administrativo.

El campo Categora contiene rtulos que se repiten como por ejemplo Obrero, sin embargo, para la creacin de esta tabla, slo tomar uno, y colocar como total de sueldos, la suma de todos aquellos valores que pertenezcan a la Categora de Obrero.

Las tablas dinmicas tambin pueden ser diseadas con ms de un dato variable, como se muestra en el siguiente ejemplo, donde se disea la tabla con dos variables: Seccin como variable de fila y Categora como variable de columna.

Utilizando tablas dinmicas se puede resumir rpidamente cierta informacin, lo que da lugar a poder representarla de forma grfica, de la manera que sea conveniente.

Una vez creada la tabla, los datos se pueden redistribuir y organizar para ver los datos de diferentes maneras, arrastrando y colocando los botones que identifican a los campos en distintas posiciones dentro de la tabla dinmica.

Si el botn de un campo es arrastrado fuera de la tabla dinmica, se quita dicho campo de la tabla dinmica as como los datos asociados con el mismo.

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Seleccin de datos
Luego de generada una tabla dinmica, quizs se quiera cambiar el formato de los datos resultantes, cambiar el diseo de la tabla o seleccionar datos que se deseen representar grficamente. Cuando se visualiza una hoja de clculo que posee una tabla dinmica, Excel muestra automticamente una ventana o barra de herramientas llamada Tabla dinmica, la que permite realizar ciertas acciones sobre la misma. Si la misma no se muestra, se deber activar con el comando Ver/Barra de herramientas. Para utilizar una seleccin de la tabla dinmica, la opcin Habilitar seleccin debe estar habilitada en el submen Seleccionar del men Tabla dinmica (en el cuadro o barra de herramientas Tabla dinmica). Para utilizar una seleccin regular de Excel, o sea un rango de celdas cualquiera en vez de una seleccin de tabla dinmica, dicha opcin debe estar desactivada.

Si se da formato a las reas de una tabla dinmica, nicamente se mantendr el formato despus de las actualizaciones y de los cambios de diseo, si la opcin Habilitar seleccin est activada en ese momento.

Opciones de seleccin (con Habilitar seleccin activada):

Para seleccionar una tabla dinmica completa, seleccionar la opcin Toda la tabla del men anteriormente descripto. Para seleccionar todos los rtulos de elemento de un campo, hacer clic en el botn de campo una vez. Para seleccionar los datos con los rtulos, el botn Rtulo y datos deber estar activado (que es el valor predeterminado), al hacer clic sobre las distintas rtulos de filas o de columnas de la tabla. Para seleccionar nicamente rtulos sin datos, escoger el botn Rtulo, mientras que para seleccionar los datos sin rtulos, escoger el botn Datos. Pueden seleccionarse varios elementos continuos o discontinuos de la misma manera de cmo fue explicada en la seccin seleccin y activacin de celdas y rangos en el captulo Operacin bsica del libro de trabajo.

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Opciones para tablas dinmicas

Para poder realizar las opciones posteriormente descriptas, es necesario ubicar el indicador de celda activa dentro de la tabla dinmica existente, de lo contrario los botones de dicha b a rra permanecern inactivos (atenuados).

Opciones de la Barra de herramientas Tabla dinmica:

Actualizar datos Este botn permite actualizar el contenido de la tabla dinmica para que refleje los cambios en los datos de origen correspondientes. Estas opciones permiten agrupar y desagrupar respecitvamente, los elementos previamente seleccionadas en un campo de tabla dinmica. Estas opciones permiten mostrar u ocultar respectivamente, los detalles de fila o columna del elemento seleccionado previamente. Este botn permite acceder al tercer paso del asistente para tablas dinmicas, si el indicador de celda activa apunta a una celda dentro de la tabla (el que permitir modificar el diseo de la tabla, agregar o quitar campos en filas, columnas y rea de datos); de lo contrario se acceder al primer paso (el que permite definir una nueva tabla). Al seleccionar dicho botn se accede al cuadro descripto en el tercer paso del asistente, donde se podr cambiar el nombre del campo de datos de la tabla dinmica seleccionado, as como el de poder indicar la funcin utilizada para resumir los datos (opcin Resumir por).

Desagrupar Agrupar Mostrar Ocultar Asistente para tablas dinmicas

Campo de la tabla dinmica

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