Bogot 02 de Marzo de 2012

Doctor LUIS DEMETRIO GUARIN FLOREZ Director Ejecutivo Fundacin Volver a Empezar O.V Ref. Informe

Por medio de la presente suministro informe para conocimiento del volumen de trabajo que se maneja en el departamento comercial, y por lo cual es necesario contar con una persona como apoyo al desempeo del mismo, teniendo en cuenta que con las herramientas que se tienen es casi imposible realizar las labores a solicitud de la Direccin Ejecutiva, perjudicando el manejo y resultados requeridos, este informe muestra a escala el sobre esfuerzo realizado da a da para el cumplimiento de esta labor.

OFICIOS DE SOLICITUDES RECEPCIONADAS Todos los das se reciben un volumen considerable de solicitudes de desvinculacin, a las cuales se le deben buscar antecedentes, leer cada oficio, averiguar porque de la solicitud, remitir al departamento competente en caso de queja, contestar el oficio por medio de email, correo fsico y dar trmite a las quejas remitidas por talento humano de la ponal. Y archivar en el sistema cada solicitud colocando las observaciones correspondientes, para luego archivar fsicamente. El volumen de solicitudes allegadas a este departamento se puede promediar de la siguiente manera: En el mes de FEBRERO de 2012 se recibieron 103 solicitudes de desvinculacin fsicas, a las cuales se le dio respuesta de manera atenta y oportuna, esto para evitar quejas y posibles sanciones.

OFICIOS RECEPCIONADOS VIA EMAIL Todos los das se reciben un volumen considerable de solicitudes va email, a los cuales se deben leer, buscar antecedentes, averiguar porque la solicitud, remitir al departamento competente en caso de queja, contestar el oficio va email, enviar requisitos junto con informacin para persuasin, dar tramites a quejas por malos servicios, archivar en el sistema cada solicitud colocando las observaciones correspondientes, para luego archivar fsicamente.

El volumen de solicitudes allegadas a este departamento va email se puede promediar de la siguiente manera: En el mes de FEBRERO de 2012 se recibieron 26 solicitudes va correo email, a las cuales se les dio respuesta de manera atenta y oportuna, esto para evitar quejas y posibles sanciones.

LLAMADAS TELEFONICAS

Todos los das se reciben un volumen considerable de solicitudes va telefnica, a los cuales se deben atender, buscar antecedentes, averiguar porque se realiza la llamada, remitir al departamento competente en caso de queja, contestar el requerimiento va email, enviar requisitos junto con informacin, realizar persuasin, dar tramites a quejas por malos servicios, archivar en el sistema cada solicitud por medio de llamadas, colocando las observaciones correspondientes, para luego archivar fsicamente. El volumen de solicitudes allegadas a este departamento va telefnica se puede promediar de la siguiente manera: En el mes de FEBRERO de 2012 se recibieron 88 solicitudes va telefnica, a las cuales se les dio respuesta de manera atenta y oportuna, esto para evitar quejas y posibles sanciones.

VISITAS BENEFACTORES

Todos los das se reciben un volumen considerable de visitas de benefactores, a los cuales se deben atender, buscar antecedentes, averiguar porque se realiza la visita, remitir al departamento competente en caso de queja, contestar sus requerimientos, suministrar requisitos junto con informacin, realizar persuasin, dar tramites a quejas por malos servicios, archivar en el sistema cada visita, colocando las observaciones correspondientes, para luego archivar fsicamente el formato de visita El volumen de visitas a este departamento se puede promediar de la siguiente manera: En el mes de FEBRERO de 2012 se recibieron 12 solicitudes personalmente, a las cuales se les dio respuesta de manera atenta y oportuna, esto para evitar quejas y posibles sanciones.

PERSUACIONES MES FEBRERO 2012

LLAMADAS 88-PERSUACIONES 15 VISITAS 12-PERSUACIONES 4

Teniendo en cuenta lo anterior, si miramos el volumen de desempeo realizado por este departamento, sumando entre si cada uno de los factores utilizados por los benefactores el promedio sera el siguiente 229 requerimientos, a los cuales se le deben dar el trmite correspondiente, sin contar que estos valores se incrementan o disminuyen. Por ello solicito se tenga en cuenta el disponer de una persona para apoyo a este departamento, en vista que no se tiene compromiso en varios aspectos, como es el caso de recepcin en donde no realiza el proceso de persuasin atendiendo al benefactor, pero en cambio si se est disponible a atender cuando el benefactor viene afiliarse mostrndose una falta de inters para con el que se quiere ir, pero si un inters material por el que se quiere afiliar para recibir una comisin. Este informe se realiza para demostrar que este departamento trabaja arduamente y no como se quiere dar a entender por medio de comentarios mal intencionado de parte de otros empleados, los cuales no tienen ni el fundamento, ni autoridad para opinar sobre dicho desempeo.

Atentamente,

Vladimir Uribe Rodrguez Jefe Departamento Comercial Fundacin Volver a Empezar O.V