Estructura del PMBOK

Por Mauricio Morales, PMP [ Acerca del autor] El Project Management Institute (PMI) cre, en 1996, la primera edicin de A Guide to the Project Management Body of Knowledge llevando al mundo un documento que, poco a poco, fue calando en las industrias y en la administracin de proyectos, convirtindose en un estndar avalado por ANSI en el ao 2000 con su segunda edicin. Actualmente, en su cuarta edicin de 2008, el PMBOK es el documento de referencia obligado para cualquier persona que desee mejorar su gerencia de proyectos, certificarse o simplemente incrementar el xito de sus proyectos; y para cualquier organizacin que desee implementar procesos y metodologas eficaces para lograr el xito de sus proyectos. El boom del PMBOK se da desde el ao 2000 cuando tuvo lugar una fuerte importante evolucin del estndar (y cuando se empez a cobrar, ya que el de 1996 haba sido gratuito). El PMBOK compite con otros modelos de gerencia de proyectos como el de la Association for Project Management (APM) y Prince (en Reino Unido); sin embargo, se ha posicionado a nivel mundial como estndar de gerencia de proyectos y las certificaciones otorgadas sobre este, como Certificate Associate in Project Management (CAPM) y Project Management Professional (PMP) son las ms reconocidas por las empresas y las ms buscadas por los practicantes. El PMBOK es un compendio de mejores prcticas, agrupadas de cierta manera, heredadas de diversas industrias y disciplinas que conforman un modelo metodolgico. El PMBOK en s no es una metodologa que deba ser seguida al pie de la letra; de hecho, el mismo documento, indica que los procesos y sus relaciones deben ser personalizados a las necesidades del proyecto y de la empresa. El PMBOK es slo una gua, muy completa y elaborada, de lo que normalmente un gerente de proyectos debe llevar a cabo, explicado en un buen nivel de detalle y separando procesos que normalmente se llevan a cabo de forma simultnea. Como modelo, el PMBOK no nos indica cmo se hacen las cosas, al igual que CMMi pero es ms explcito que ste en la definicin de los procesos o prcticas a llevar a cabo, estableciendo una serie de entradas, tcnicas y salidas para cada uno. IMPORTANCIA La importancia del PMBOK es que provee un marco de referencia formal para desarrollar proyectos, guiando y orientando a los gerentes de proyectos sobre la forma de avanzar en los procesos y pasos necesarios para la construccin de resultados y alcanzar los objetivos. Esto, por supuesto, requiere la adaptacin de los contenidos del PMBOK al dominio tcnico y la especificidad de cada proyecto en particular. En consecuencia, si bien el PMBOK ofrece un mtodo (Es decir segn el DREA, como un modo de obrar o proceder que cada uno tiene) para aproximarse a un objetivo, no debe entenderse cmo una metodologa cerrada. Ni como un manual cerrado para el desarrollo de proyectos. ESTRUCTURA El PMBOK establece la administracin de proyectos como un conjunto de nueve reas de conocimiento que deben ser dominadas por el project manager y que contienen una serie de procesos que corresponden a los pasos necesarios para que sean completamente cubiertas. Cada proceso establece unas entradas (documentos), tcnicas (mejores prcticas) y salidas (nuevamente documentos). Tanto las

entradas como las salidas conectan a los diferentes procesos entre s para formar una completa red sobre la que se puede establecer una metodologa. El PMBOK puede verse de dos formas diferentes, cual si fuera una matriz que puede leerse por columnas o filas. La forma estndar como est estructurado el documento establece reas de conocimiento. La forma til para el gerente de proyectos y la organizacin es, sin embargo, por grupos de procesos de Inicio, Planeacin, Ejecucin, Control y Cierre. REPRESENTACIN POR REAS DE CONOCIMIENTO Las reas de conocimiento definidas en el PMBOK son: Gestin de Integracin Procesos requeridos para integrar todas las actividades, documentos y recursos del proyecto. Gestin de Alcance Procesos requeridos para identificar todo el trabajo requerido y slo el trabajo requerido para obtener los entregables del proyecto y cumplir los objetivos. Gestin de Tiempo Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es finalizado a tiempo. Gestin de Costos Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es finalizado dentro de un presupuesto aprobado. Gestin de Calidad Procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumple los requerimientos y necesidades por los cuales fue emprendido. Gestin de Comunicaciones Procesos requeridos para asegurar la generacin, distribucin, almacenamiento y disposicin ltima de toda la informacin del proyecto, a tiempo y de forma adecuada. Gestin de Recursos Humanos Procesos requeridos para administrar eficientemente la gente que participa en el proyecto. Gestin de Riesgos Procesos requeridos para identificar, analizar y responder efectivamente a los riesgos del proyecto. Gestin de Adquisiciones Procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la organizacin del proyecto.

Cada rea de conocimiento incluye varios procesos que se presentan en la siguiente tabla:

Ilustracin 1 - reas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos con sus Procesos Internos

REPRESENTACIN POR GRUPOS DE PROCESO Como se puede apreciar en el segmento anterior, la estructura del PMBOK por reas de conocimiento da una interesante clasificacin de procesos y conocimientos a ser dominados por el lder de proyectos pero, seamos honestos, es difcil seguir esta estructura a lo largo de un proyecto. Es como intentar armar un rompecabezas con las piezas hacia abajo, cuando no se aprecia una conexin entre las mismas, ms all de su forma. Debido a la aparente desconexin entre procesos y reas, el PMBOK tambin define una estructura por grupos de procesos. Estos grupos son simplemente la secuencia lgica que sigue cualquier proyecto: Inicio, Planeacin, Ejecucin, Control y Cierre. La secuencia de los grupos de procesos vari de la planteada en PMBOK 1996 y 2000 a la descrita en las ediciones 3 y 4. A continuacin presentamos ambas representaciones.

Ilustracin 2 - Representacin de Grupos de Procesos en PMBOK 1996 y 2000 En esta representacin el nfasis se encuentra en las interrelaciones de los grupos de procesos, en donde se evidencia un ciclo permanente entre planeacin, ejecucin y control que claramente indica que la planeacin no est escrita sobre piedra y que debe ser modificada de acuerdo a la situacin del proyecto en un momento particular.

Ilustracin 3 - Representacin de Grupos de Procesos del PMBOK 2004 y 2008

En esta ltima representacin se ha llevado la estructura de procesos a una forma acorde con el modelo de mejoramiento continuo de Edward Deming, PHVA, promulgado desde la versin 2004. Evidencia tambin un ciclo entre planeacin y ejecucin pero siempre sobre una base permanente de seguimiento y control. Dentro de cada uno de los grupos de proceso se encuentran ahora los procesos de las reas de conocimiento, conectados entre s de una manera secuencial y lgica, que permite un seguimiento natural por parte del gerente de proyecto y determina una forma de evolucin del proyecto y de los documentos. A continuacin presentamos los procesos subyacentes dentro de los grupos de procesos:

Ilustracin 4 - Procesos de Inicio del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 5 - Procesos de Planeacin del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 6 - Procesos de Ejecucin del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 7 - Procesos de Control del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 8 - Procesos de Cierre del Proyecto segn el PMBOK 2008