MANUAL ESPECFICO DE OPERACIN ARCHIVSTICA

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Nombre del Procedimiento: Control y manejo de los Archivos de Trmite, Concentracin y Baja OBJETIVO GENERAL Eficientar y controlar el manejo, la consulta y la transferencia del archivo en resguardo para evitar una posible prdida o el mal uso de la documentacin que contenga la informacin y/o los antecedentes que en su momento se requieran. POLTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIN Circular Nmero Uno emitida por Oficiala Mayor mediante la Normatividad en Materia de Administracin de Recursos, numeral 7. Normas Generales de Bienes Muebles del Gobierno del Distrito Federal, Captulo III, Norma 12.

Todo servidor pblico que tenga asignada la responsabilidad del manejo y control de la documentacin que se genere en su rea administrativa de adscripcin, como la que se recibe, ordenar la documentacin con caractersticas comunes ya sea porque sus componentes presentan el mismo tipo documental, el mismo tema o la misma actividad y cumplir con las disposiciones emitidas por la Direccin General de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGRMSG) y la normatividad vigente aplicable en la materia. Que los expedientes que integren un archivo, sean foliados en cada una de sus fojas iniciando en uno por cada expediente; asimismo etiquetados con el ttulo o nombre, haciendo una descripcin explicita de su contenido, la fecha de inicio y conclusin o el ltimo trmite y el nmero consecutivo que corresponda. Que se elaboran inventarios documentales en los formatos vigentes de Transferencia Documental 01 y 02, conforme al instructivo validado por la Oficiala Mayor, en los cuales se anotarn el valor de la documentacin, administrativa, legal o contable; el nmero o smbolo de identificacin, el nmero consecutivo del expediente, el ttulo o nombre, la fecha, indicar si se trata de originales o copia y la observacin para asentar datos importantes tales como: motivos de la terminacin, estado, donde se localizan los originales u otras cuestiones que a juicio de los responsables se considere relevantes, conforme a la normatividad vigente para su transferencia al Archivo General de Concentracin del propio Sistema de Aguas de la Ciudad de Mxico. Cuando se trate de transferencias de los archivos al rea de resguardo, se harn en cajas archivadoras etiquetadas con el nombre de la Direccin, Subdireccin, Jefatura de Unidad Departamental y oficina, nmero consecutivo de caja, el ao, el nmero de

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Expedientes contenidos por caja y una descripcin breve del tipo de documentacin que se guarda. La recepcin de los archivos se har efectiva siempre y cuando estos vengan acompaados de los inventarios documentales debidamente requisitados conforme a la normatividad vigente y el oficio de ingreso, el cual deber observar los plazos de conservacin que se determinen en el Catlogo de Disposicin Documental y las disposiciones emitidas por la normatividad vigente aplicable en la materia o en su caso si es para baja definitiva. El Archivo General de Concentracin del Sistema de Aguas deber recepcionar los archivos, revisando que los inventarios vengan debidamente requisitados y que en el oficio se indique el perodo de resguardo o su baja definitiva; asimismo har una conciliacin de los inventarios con el contenido de las cajas y revisar que todos los expedientes estn debidamente etiquetados y foliados en cada una de sus fojas, de igual forma la etiqueta de cajas. En el caso de que un archivo est debidamente organizado, se ubicar en un rea especfica y se elaborar la ficha topogrfica de ingreso para su localizacin y una futura consulta de la documentacin, en el caso contrario no podr ser efectiva su recepcin y se regresar al rea generadora para su correccin. Para cuando un rea requiera consultar una documentacin, deber solicitarla mediante un vale de salida de expedientes, en el cual se anotar el nmero de caja, el nmero de expediente, el asunto, el total de los documentos, el nombre del rea solicitante, el nombre del Director, Subdirector y/o el Jefe de la Unidad Departamental, fecha de solicitud y de devolucin, firmas del solicitante y del responsable del archivo, en observaciones se anotar el nombre de la persona que retira el o los expediente, de no presentar el vale de prstamo de expedientes debidamente requisitado, no podr ser efectivo el prstamo del o los expedientes aunque sea la misma rea generadora que lo solicite. En el caso de ser otra rea que no gener la documentacin que se requiere consultar, sta deber solicitrselo al titular del rea generadora, mismo que deber notificar al Archivo de Concentracin, mediante oficio, nota informativa y/o va telefnica en el caso de ser urgente. Por ningn motivo o excepcin alguna el Archivo General de Concentracin prestar documentacin a otras reas que no la hayan generado, sin la notificacin del titular del rea generadora, ya que es el nico facultado para autorizar el prstamo de sus

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Nombre del Procedimiento: Control y manejo de los Archivos de Trmite, Concentracin y Baja documentos a otras reas, deslindando de toda responsabilidad al Archivo de Concentracin. Los dictmenes de valores primarios vencidos de los documentos sern emitidos por la DGRMSG de la Oficiala Mayor. Archivo General de Concentracin del Sistema de Aguas de la Ciudad de Mxico: Objetivo: Operar los programas y acciones relativas a la administracin de documentos de los archivos generados por las diversas reas del Sistema de Aguas de la Ciudad de Mxico, conforme a la normatividad vigente aplicable en la materia. Funciones: Brindar los servicios de control, resguardo, clasificacin, revisin y prstamo de expedientes de los archivos que generan las diversas reas del Sistema de Aguas, para su consulta en cuanto el rea generadora lo requiera. Recepcionar los archivos en conjunto con los inventarios de Transferencia Documental 01Y 02 y el oficio correspondiente, en el cual se observar el perodo de resguardo o si es para baja definitiva, segn sea el caso. Revisar que la documentacin est debidamente organizada por aos, en expedientes etiquetados por nmero consecutivo con las iniciales del rea generadora, ttulo o nombre, haciendo una breve descripcin de su contenido, ao de inicio, conclusin o ltimo trmite, foliados en cada una de sus fojas y resguardos en cajas archivadoras, las cuales debern estar etiquetadas por nmero consecutivo de caja, nombre del rea generadora, el ao que corresponda y una breve descripcin de los asuntos que se guardan, que los inventarios documentales estn debidamente requisitados y firmados por el titular y el responsable del archivo del rea generadora, haciendo una conciliacin del contenido de las cajas con el inventario de Transferencia Documental 01 y 02. En cuanto a la transferencia documental deber ser solicitada a la Jefatura de la Unidad Departamental de Archivo General, cuando no cumplan con los requisitos establecidos al efecto no se autorizar la transferencia y el Archivo General de Concentracin no podr hacer la recepcin correspondiente, las transferencias debern ser remitidas por las reas generadoras, previo aviso oportuno a la Jefatura de Unidad Departamental de Archivo General.

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Nombre del Procedimiento: Control y manejo de los Archivos de Trmite, Concentracin y Baja Referente al acceso, consulta o retiro de los documentos depositados en el Archivo de Concentracin, se brindar nicamente al Responsable del Archivo de Trmite del rea generadora y se proporcionara mediante el formato Vale de Prstamo de Expediente, debidamente requisitado y autorizado por el titular del rea generadora, de no cumplir con el requisito mencionado, el Archivo General de Concentracin no podr permitir el acceso, consulta o retiro del o los documentos requeridos. El Archivo General de Concentracin del Sistema de Aguas de la Ciudad de Mxico, tambin realiza la actividad de organizacin, depuracin y conformacin de la documentacin que por alguna razn inherente al Archivo, carecen de los inventarios documentales, los cuales una vez obtenidos se envan a las reas generadoras para su revisin y posteriormente se devuelvan mediante oficio indicando el perodo de resguardo conforme al Catlogo de Disposicin Documental vigente o la baja definitiva. En cuanto a los dictmenes de valores primarios vencidos de los documentos, estos sern emitidos por el COTECIAD del Sistema de Aguas de la Ciudad de Mxico.

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Nombre del Procedimiento: Control y manejo de los Archivos de Trmite, Concentracin y Baja Unidad Administrativa rea Generadora No. 1 Descripcin Narrativa Maneja y Controla la documentacin que se va generando como la que se recibe, organizndola en expedientes con caractersticas comunes ya sea porque sus componentes presentan el mismo tipo documental, tema o actividad Cuando determina que la documentacin ha concluido y que su consulta es espordica, folia los expedientes en cada una de sus fojas iniciando en uno por cada expediente, rotulndolos por nmero consecutivo y las iniciales del rea, el ttulo o nombre haciendo una breve descripcin explcita de su contenido, la fecha de inicio y conclusin o el ltimo trmite y los guarda en cajas archivadoras debidamente etiquetadas por nmero consecutivo, nombre del rea generadora, ao y breve descripcin de los asuntos que se guardan. Una vez que ha organizado y conformado sus archivos, procede a elaborar los Inventarios de Transferencia Documental 01 y 02, conforme a la normatividad vigente y el oficio de transferencia, dirigido a la Subdireccin de Servicios Generales, mediante en el cual se observarn los plazos de conservacin que se determinen en el Catlogo de Disposicin Documentales o en su caso si es para baja definitiva. Tiempo 1 ao

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Nombre del Procedimiento: Control y manejo de los Archivos de Trmite, Concentracin y Baja Unidad Administrativa Subdireccin de Servicios Generales No. 4 Descripcin Narrativa Recibe el oficio original y los inventarios documentales como anexo, revisa y turna a la Jefatura de Unidad Departamental de Archivo General. Recibe el oficio y el inventario documental, verifica que en el oficio se citen los plazos de conservacin o la baja definitiva y que los inventarios documentales estn debidamente requisitados conforme a la normatividad vigente. Estn correctos? No 6 Regresa al rea generadora para su correccin. Recibe documentos, corrige y regresa a la actividad 5. Si 20 min. Tiempo 24 hrs.

Jefatura de Unidad Departamental de Archivo General

1 hora

rea Generadora

Variable

Jefatura de Unidad Departamental de Archivo General

Autoriza la transferencia documental, informa y turna el oficio e inventarios documentales al Archivo General de Concentracin para que prepare el espacio disponible para dar un correcto manejo de los documentos.

24 hrs.

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Nombre del Procedimiento: Control y manejo de los Archivos de Trmite, Concentracin y Baja Unidad Administrativa J.U.D. Archivo General (Archivo General de Concentracin) rea Generadora No. 9 Descripcin Narrativa Recibe oficio e inventarios documentales, revisa y prepara el espacio disponible y espera. Traslada su documentacin al Archivo General de Concentracin. Recibe la documentacin del rea generadora y procede a revisar que la documentacin venga en expedientes debidamente etiquetados por nmero consecutivo con las iniciales del rea generadora, ao, nombre o ttulo, as como la etiqueta de las cajas y procede a conciliar los inventarios con el contenido de las cajas. Estn correctos? No 12 Regresa los documentos al generadora para su correccin. rea 10 min.
8

Tiempo 30 min.

10

1 hra. 30 min. Variable

J.U.D. Archivo General (Archivo General de Concentracin)

11

rea Generadora

13

Recibe los documentos para su correccin, corrige y regresa a la actividad 11. Si

Variable

J.U.D. Archivo General (Archivo General de Concentracin)

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Firma de recibido y ubica la documentacin en el lugar que prepar y procede a elaborar la ficha topogrfica de ingreso para su localizacin y una futura consulta de la documentacin.

1 hra.

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Nombre del Procedimiento: Control y manejo de los Archivos de Trmite, Concentracin y Baja Unidad Administrativa rea Generadora No. 15 Descripcin Narrativa Requiere consultar un expediente, lo solicita mediante el formato Vale de Prstamo de Expedientes, en original y dos copias, el cual deber requisitar correctamente por clave, asunto, nmero de folio (este lo proporciona el Archivo General de Concentracin), nmero de caja, nmero de expediente, total de los documentos contenidos en el expediente, nombre del rea generadora solicitante, nombre del titular del rea generadora solicitante, fecha de solicitud, definir la devolucin y, asentar el motivo, ya sea porqu pasar hacer parte de un expediente activo o ser sujeto de revisin por algn rgano de Control, nombre y firma del titular del rea generadora solicitante (Director, Subdirector y/o Jefe de la Unidad Departamental), nombre del responsable del Archivo General de Concentracin de Concentracin, asentando en observaciones el nombre, firma y nmero de empleado del personal que se presenta con el Vale de Prstamo de Expediente y lo entrega al Archivo General de Concentracin. Recibe el formato Vale de Prstamo de Expedientes y revisa que est debidamente requisitado. Est correcto? No Tiempo 1 hra. 30 min.

J.U.D. Archivo General (Archivo General de Concentracin)

16

10 min.

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Nombre del Procedimiento: Control y manejo de los Archivos de Trmite, Concentracin y Baja Unidad Administrativa No. 17 Descripcin Narrativa Regresa al rea generadora solicitante para su correccin. Recibe el formato Vale de Prstamo de Expedientes, corrige y regresa a la actividad 15. Si J.U.D. Archivo General (Archivo General de Concentracin) 19 Autoriza, firma y consulta la ficha topogrfica de localizacin del expediente que requieren consultar, lo retira de la caja donde se resguarda, dejando en su lugar la copia 1 del formato y entrega el expediente al rea generadora solicitante con copia 2 del formato Vale de Prstamo de Expedientes, que le servir como acuse de recibo al rea generadora solicitante cuando regrese el expediente solicitado. Requieren consultar documentacin que no generaron, lo solicitan al rea generadora, mediante oficio, nota informativa, en forma verbal o telefnica. Recibe la solicitud de otras reas. 20 min. Tiempo 10 min.

rea Generadora

18

Variable

Otras reas

20

Variable

10

rea Generadora

21

Variable

Autoriza? No Informa a otras reas los motivos por el cual no autoriza el prstamo de sus documentos.

22

10 min.

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Nombre del Procedimiento: Control y manejo de los Archivos de Trmite, Concentracin y Baja Unidad Administrativa No. Si 23 Consulta los Inventarios de transferencia Documental 01 y 02, localiza la documentacin solicitada e informa a otras reas el nmero de expediente y el nmero de caja en que se encuentra resguardado el documento para que elaboren el formato Vale de Prstamo de Expedientes para firma del titular del rea generadora. Recibe datos y elabora el formato Vale Prstamo de Expedientes y lo presenta al rea generadora para firma de su titular. Recibe el formato Vale Prstamo de Expedientes, recaba la firma de su titular, regresa el formato a otras reas para que realice la actividad 15 e inmediatamente notifica al Archivo General de concentracin mediante va telefnica. Recibe el formato Vale Prstamo de Expedientes y procede a realizar la actividad 15. Recibe notificacin y realizar la actividad 16. espera para 20 min. Descripcin Narrativa Tiempo

Otras reas

24

20 min.

rea Generadora

25

10 min.

Otras reas

26

20 min.

J.U.D. Archivo General (Archivo General de Concentracin)

27

20 min.

FIN DEL PROCEDIMIENTO