PROPUESTA DE SERVICIO

CLIENTE:

Guayaquil, 10 de Febrer del !01"

Guayaquil, 10 de Febrero del 2014 Seores: Activa Casa de Valores Ciudad.Atencin: Srta. Denisse Lecaro Estimado cliente. Es un gusto dirigirnos a usted para acerles llegar nuestra propuesta de ser!icio, para la custodia, administraci"n y digitali#aci"n de los documentos de $cti!a %asa de &alores, para lo cual procederemos a detallar la in'ormaci"n rele!ante con respecto a los ser!icios. (ansa $rc i!o es una empresa que brinda los ser!icios en !arios pa)ses de Latinoam*rica por m+s de 2, a-os, en Ecuador tenemos un trayectoria de 10 a-os, en la que emos adquirido una amplia e.periencia en el mane/o documental empresarial de di!ersos sectores econ"micos. $ continuaci"n encontrar+, un diagn"stico situacional o antecedente, las soluciones propuestas para un "ptimo mane/o de sus arc i!os y el costo de los ser!icios. Seguros de poder o'recerles un ser!icio a la medida se sus e.pectati!as, quedo de usted.

Atentamente, ________________________ Ing. Jorge Luis Orti !. Je"e #acional $ansa Arc%ivo &cuador LO'I$A# S.A.

A#(&C&)&#(&:
Luego de la !isita reali#ada al cliente el d)a /ue!es 0 de 'ebrero del 2014, en su o'icina principal ubicada en el edi'icio 1orres del 2orte de Guayaquil, se pudieron identi'icar los principales requerimientos de ser!icio por parte del cliente, en el cual se destacaron la custodia de documentos ist"ricos y digitali#aci"n de documentos del a-o 2012.

O*J&(IVO
3rindarle al cliente una propuesta de mane/o e'iciente de sus documentos mediante los ser!icios de4 %ustodia de documentos ist"ricos. Digitali#aci"n de documento.

CO#)ICIO#&S AC(+AL&S
La documentaci"n se encuentra almacenada en su o'icina, en anaqueles. Los documentos cuentan con una codi'icaci"n por tipo de documentos y 'ec as, por !eri'icar. Los documentos se encuentran depositados en medios de almacenamiento leit# o arc i!adores de palanca. Los departamentos que requieren el ser!icios son4 o 5peraciones. o %ontabilidad. Los tipos de documentos e.istentes4 o 5rdenes de negociaci"n. o &entas. o Formularios de aperturas. o %obros. o 6agos. o 5tros. El cliente solicita la digitali#aci"n de los documentos denominados como4 o 6agos y trans'erencias. o &entas. Se determin" la e.istencia del siguiente 27 de medios de almacenamiento o leit#4

02 carpetas leit#
El n8mero de ca/as (ansa resultantes del proceso de arc i!o se estima4

10 ca/as

SOL+CI,# -$O-+&S(A:
Administracin de documentos $ece.cin, -rocesamiento, Almacenamiento / Acceso a la )ocumentacin.

$ece.cin de documentos: (ansa $rc i!o proporcionar+ el personal para reali#ar la recepci"n de documentos llenando un 'ormulario u o/a de recepci"n de documentos, por ca/a detallando su contenido. (ansa $rc i!o puede proporcionar el retiro de los documentos en las sucursales que el cliente requiera en Guayaquil. El cliente recibe un cargo u o/a de recepci"n que 'acilitar+ (ansa $rc i!o con 'irma de responsabilidad. La transportaci"n de los documentos se reali#ar+ en camiones de propiedad de (ansa, los mismo que cuentan con estructura erm*ticamente cerrada y con el respecti!o dispositi!o de rastreo satelital que permiten un control total.

-rocesamiento de documentos: Se recomienda que la documentaci"n debe cumplir con los siguientes par+metros o procedimientos para un "ptimo mane/o del arc i!o documental4 Se proceder+ a clasi'icar los documentos o medios de almacenamiento de una manera t*cnica ba/o el siguiente esquema4 a0 )e.artamento 10 (i.o de documentos c0 Aos d9 Correlativo: Fec as : Serie : $l'anum*rico ;unto al cliente se crea un organigrama documental, que permitir+ esquemati#ar los procesos de arc i!os del presente acia el 'uturo. (ansa $rc i!o reali#ar+ el in!entario de'initi!o de los documentos por ca/a y su contenido.

Dic o in!entario ser+ cargado en nuestro sistema inteligente <so't=are de in!entarios9 que permitir+ un control e'ecti!o de la ubicaci"n ')sica>geogr+'ica de cada uno de los medios de almacenamiento. $l 'inali#ar el proceso se ace entrega del in!entario en medio digital al responsable del proyecto por parte del cliente. %abe indicar que este procedimiento est+ estimado a ni!el de medios de almacenamiento, estos pueden ser lit#, carpetas, tomos, sobres, 'undas, paquetes, 'iles o cualquier otro.

Almacenamiento de la documentacin: ?na !e# reali#ado el procedimiento de creaci"n en el sistema, se proceder+ a dar ubicaci"n ')sica>geogr+'ica en la bodega. Las ca/as del cliente 8nicamente podr+n ser identi'icadas por el c"digo de barras, la codi'icaci"n del n8mero del cliente y n8mero de ca/a. Las estanter)a o estructura de almacenamiento interna de la bodega cumple con est+ndares internacionales y est+ dise-ada especialmente para el tipo de ser!icio que o'recemos, adem+s de ser sismo>resistentes. Las o'icinas y bodegas de almacenamiento cumplen con los est+ndares para una adecuada custodia de los documentos4 2o presencia de instalaciones el*ctricas en la bodega de almacenamiento de'initi!o del arc i!o ist"rico. Dispositi!o de control de umedad y temperatura. Sistema de detecci"n temprana contra incendios enla#ada con una red de detecci"n y alerta inmediata, que incluyen detectores de umo, pulsadores manuales y e.tractores de 5riones de detecci"n. 1anques o cisterna de reser!a adecuada de agua para abastecer la estructura contra incendio que cubre todo el comple/o de almacenamiento. @angueras de acci"n inmediata para combatir incendios. E.tintores debidamente establecidos para actuar de acuerdo a los metros cuadrados de la bodega. Salidas de e!acuaci"n.

3rigadas de seguridad industrias y contra incendios. %ontrol de 'umigaci"n de plagas permanente. Ser!icio de seguridad ')sica 24AB mediante una empresa reconocida en nuestro medio. El comple/o est+ cubierto por un sistema cerrado el*ctrico. El per)metro del comple/o cuenta con un sistema en l)nea de c+maras que abarcan !isualmente el interior y el e.terior del mismo.

Acceso a la documentacin: El cliente podr+ tener acceso a su documentaci"n mediante tres !)as posibles =eb, correo electr"nico o en las instalaciones, siempre que se encuentren debidamente autori#adas mediante la plantilla <6ersonal $utori#ado a $cceder a Documentos9, 'irmado por el representante legal o responsable de la compa-)a. Acceso mediante la plataforma web <CCC.($2S$.2E19 que es un sistema de gesti"n documental, que le permitir+ reali#ar las siguientes acti!idades4 1ener control del in!entario de sus ca/as. (eali#ar pedidos, mediante la plantilla inteligente de b8squeda. %ontrolar el estatus de los pedidos reali#ados. 1ener un reporte detallado de todos los mo!imientos de consulta de documentos. 1ener un control detallado de todos los documentos solicitados y no de!uelto al arc i!o en custodia.

$ccesos con nombre de usuario y cla!e, que permite delimitar el campo de acci"n de cada uno.

Acceso mediante correo electrnico, el cliente podr+ reali#ar los pedidos de documentos desde los correos autori#ados y pre!iamente registrados por la compa-)a, con lo cual podr)an e'ectuar4 6edidos ')sicos. 6edidos escaneados. 5tros.

Acceso en las instalaciones, el cliente podr+ acceder sin costo alguno a reali#ar las inspecciones de las bodegas de almacenamiento y adicional a esto contar+ con salas de consultas debidamente adecuadas para traba/os de auditor)a o re!isi"n de documentos y contar+ con los siguientes recursos4 6ersonal capacitado que 'acilitar+ los documentos requeridos. Ci'i o cone.i"n a internes. %opiadoras. Esc+neres. Dmpresoras.

Tiempo de respuesta por pedido: F)sico 2ormal4 0 oras F)sico ?rgente4 2 a E Escaneado4 1, minutos Estos tiempos !ariar)an de acuerdo al !olumen del pedido.

COS(O )&L S&$VICIO:

La lista de precio o tari'arios para los di'erentes ser!icios son los siguientes, en algunos casos se establecer+ una escala de precios de acuerdo a rubro del ser!icio. Inversin Inicial (ecepci"n de Documentos 1raslado Dnicial4 6rocesamiento Dnicial4 &enta de %a/as $lmacenamiento4 23,45 Costo 6 Ca7a 24,33 Costo 6 Ca7a 28,53 Costo 6 Ca7a

Custodias / !antenimiento !ensual %ustodia y $dministraci"n4 Atencin de .edidos: F)sico 2orma4 F)sico ?rgente4 Escaneado o Electr"nico4 %onsulta en (ansa $rc i!o4 28,33 24,33 23,53 9Sin costo0 23,53 Costo 6 Ca7a

-edidos masivos: En este caso para requerimientos de entidades de control o auditorias, se establecen tiempos especiales y coordinaci"n /unto al cliente. Las atenciones podr+n reali#arse a ni!el de ca/a, medios de almacenamientos <carpetas, 'iles, benes, sobres9 o documentos espec)'icos.

:orma de -ago: Los ser!icios se 'acturan a mes ca)do o ser!icios prestados, los , primeros d)as del mes siguiente, luego de esto el cliente tiene un cr*dito de E0 d)as. El incumplimiento del pla#o del cr*dito con una e.tensi"n mayor a , d)as, genera el bloqueo de los ser!icio autom+ticamente.

Atentamente,

__________________________ Ing. Jorge Luis Orti !. Je"e #acional $ansa Arc%ivo &c.

-$&S+-+&S(O &CO#,!ICO !O)&LO

El presupuesto es para la custodia estimando un total de ,0, ca/as para la custodia.

Obs e r va c in : Pr e s u p u e s t o Mod e lo
Can tidad de Ca7as $an sa COS(OS I#ICIAL&S
%os t o %a /a > (a n s a , %a p4 40.040 cm E <la de m a yor ca pa cida d e n e l F m e r ca do9 %os t o m a n o de 5br a pr oce s o . %a /a s 1r a n s 'or m a ci"n de Le it # a t om os cocidos F0,,0 cA u n ida d 1r a n s por t e Dn icia l %os t o 6r e cin to ?n ico de %on 'ide n cia lida d F 0,2, 10 F

8; - $&CIO
1,,0 2,00
CA#( CAJ AS (O(AL

10 10

F 24,00 F E2,00 F 0,00 F 4,00

I#V&$S I,# I#ICIAL

2 ; 3 ,3 3

S &VICIOS C+S (O)IA < !A#(&#I!I&#(O !&#S +AL %osto @)n im o de l ser!icio de cu stod ia
%u s t odia y $dm in is t r a ci"n %on s u lt a s ($2S$2E1 %on s u lt a s 5n Lin e %on s u lt a s e n ($2S$ F a ct u r a ci"n De ta lla da $t e n ci"n te le '"n ica

- $&CIO F
F

CA#( CAJ AS 1

(O(AL F ,0,00

, 0 ,0 0
0,,0

10 S in cos t o S in cos t o S in cos t o S in cos t o S in cos t o

S +!A#:

2 5 3 ,3 3

-$O-+&S(A )& )I'I(ALI=ACI,# < A)!I#IS($ACI,# )& )OC+!&#(OS S&'># $&?+&$I!I&#(OS )& CLI&#(&

I#($O)+CCI,#: El cliente requiere el ser!icio de administraci"n y digitali#aci"n de los documentos correspondientes a la documentaci"n de &entas y 6agos a 6ro!eedores del a-o 2012.

$&?+&$I!I&#(OS: (ecepci"n y !alidaci"n de documentos. Digitali#aci"n de documentos. 5ptimi#aci"n el proceso de consulta de im+genes mediante un so't=are que compile los documentos digitali#ados de los a-os 2012 al 201E.

SOL+CI,# -$O-+&S(A: (ansa $rc i!o proporcionar+ el ser!icio de digitali#aci"n de los documentos, proporcionando los equipos y el personal cali'icado. Se recomienda al cliente la utili#aci"n de la base de datos de su sistema para la digitali#aci"n de los documentos. <E!itar inde.aciones err"neas9 Elaborar plantilla o modelo de digitali#aci"n para identi'icar los documentos que se escanean. De'inir el ordenamiento de'initi!o de los documentos. (ansa $rc i!o proporcionar+ el So't=are DocumentGs que 'acilitar+ el proceso de consulta y administraci"n de los documentos digitales. Se recomienda la compilaci"n de los arc i!os digitales en un solo so't=are, (ansa $rc i!o podr+ 'acilitar la inclusi"n de im+genes ist"ricas. De estima una demanda de documentos a digitali#ar de4

8;.333 im@genes.
80 I#:O$!ACI,# ?+& )IS-O#&: Del proceso reali#ado por ($2S$ $(%HD&5 se obtendr+ el siguiente n8mero de im+genes con un grado de error <IA>9 BJ4 AAO (O(AL

4384 438B (O(AL C

I!A'&#&S 10.000 10.000 B4.333

-$O)+C(O &S-&$A)O:

6ermitir+ tener la documentaci"n debidamente ordenada en ca/as, con su respecti!o in!entario. 5ptimi#ar+ los tiempos administrati!os en b8squeda de documentos. (educir+ los costos operati!os, como tambi*n de suministros en la disminuci"n de copias. Se podr+ consultar los documentos de manera digital mediante un programa de consulta b+sico. Se tendr+ un respaldo de la documentaci"n.

-LA=O )& &J&C+CI,#:

Depender+ de la 'recuencia de en!)os de documentos y el modelo de gesti"n documental aceptado.

En promedio la digitali#aci"n de 10.000 im+genes mensuales tendr)a un tiempo de traba/o de una semana calendario. <B d)as9

-&$SO#AL < &?+I-OS (&C#ICO:

-ersonal: (ansa $rc i!o proporcionar+ el personal t*cnico cali'icado para el brindar el ser!icio de digitali#aci"n.

&Dui.os: (ansa $rc i!o proporcionar+ un equipo que incluye el esc+ner, para el proceso de la digitali#aci"n, el mismo estar+ a manera de consignaci"n asta culminar el ser!icio.

SO:(EA$& )OC+!&#(FS -A$A A)!I#IS($ACI,# )& )OC+!&#(AL:

(ansa $rc i!o proporcionar+ el so't=are DocumentGs para la administraci"n de documentos digitales, esta erramienta podr)a estar disponible en dos esquemas seg8n la decisi"n del cliente4 Dnstalaci"n en el ser!idor del cliente4 Se instala en el ser!idor del cliente, m"dulo de consulta. $cceso sin l)mite de usuarios. El so't=are es !endido al cliente, no tiene costos de mantenimiento ni licenciamiento anual, es un solo costo. La digitali#aci"n podr)a reali#arse en las o'icinas del cliente o en (ansa. El cliente podr+ integrar las im+genes digitali#adas en a-os anteriores.

$ccesibilidad en l)nea <internet94 El cliente podr+ acceder !)a inter. E.iste un costo de licenciamiento o accesibilidad por usuario. La digitali#aci"n podr)a reali#arse en las o'icinas del cliente o en (ansa. 2o podr+ incluir im+genes de a-os anteriores.

COS(O )&L S&$VICIO < CO#)ICIO#&S )& -A'O:

COSTO DEL SERVICIO DIGITALIZACIN UNIDADE DESCRIPCIN S COSTO X MES Digitalizacin de Documentos 2012 16.000 $ 0,050 $ Digitalizacin de Documentos 2013 16.000 $ 0,045 $ Costo Total del Proyecto =

TOTAL 800,00 800,00 !"##$##

COSTO DEL SO%T&ARE 'Ser()dor del cl)e*te+ UNIDAD DESCRIPCIN ES VALOR Softwa e Document!s mdulo $ consulta 1 4.000,00 Costo Total del Proyecto =

TOTAL $ 4.000,00 ,-###$##

COSTO DEL LICENCIAS ACCESI.ILIDAD EN L/NEA UNIDAD COSTO DESCRIPCIN ES COSTO X MES ANUAL "ccesi#ilidad $1%5& usua ios 1 $ '0,00 $ 840,00

Condiciones Comerciales a. Forma de 6ago )igitali acin de documentos: 100J contra entrega ba/o con'ormidad del cliente, cr*dito E0 d)as. So"tGare: ,0J a la 'irma del contrato : ,0J a E0 d)as ba/o 'irma de con'ormidad del cliente. Licencia: 100J contra entrega ba/o con'ormidad del cliente, cr*dito E0 d)as. c. &alide# de la o'erta. Esta o'erta es !+lida por E0 d)as. d. Dmpuesto al &alor $gregado. 1odos los importes mencionados en esta coti#aci"n no incluyen D&$.