PROCEDIMIENTO GESTIN FRENTE AL CAMBIO

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Asistente HSE

Director HSE

Gerente General

CONTROL DE CAMBIOS VERSIN 00 FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO OBSERVACIONES

11/12/2013 Elaboracin del documento.

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Katy Judith Meza Asistente HSE

German Seplveda Director HSE

Mauricio Arango Gerente General

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1. OBJETIVO Generar una herramienta altamente efectiva en la identificacin y control de riesgos derivados de cambios y que asegure que toda modificacin de procesos o actividades nuevas sean analizadas en forma preventiva.

2. ALCANCE Este procedimiento aplicar a todos los procesos de la empresa que presenten: sean nuevos, no estn en los procedimientos vigentes o que impliquen un cambio a los procedimientos existentes.

3. RESPONSABILIDADES Jefes de rea o Responsables de Proceso - Notificar a HSE sobre nuevos procesos o cambios en los procesos actuales. - Asegurar que toda la Supervisin a su cargo cumpla con lo establecido en este procedimiento. - Identificar los cambios generados en su proceso o que puedan afectar su proceso, advirtiendo a la organizacin de los mismos, con el fin de realizar anlisis de riesgos. - Garantizar que todos los cambios en los procesos existentes o nuevos procesos a incorporar en la Compaa tengan un anlisis de riesgo que involucre reas que pudiera afectar, incluida HSE. - Participar de los anlisis de riesgo cuando se solicite participacin y consulta frente a procesos nuevos o existentes de reas distintas a la propia en la Compaa. - Liderar la ejecucin de estos procedimientos cuando amerite.

4. DEFINICIONES Y SIGLAS Cambio: Se considera cambio todo aquello que modifica temporal o permanentemente a una organizacin, actividades, tareas, equipos, materiales, especificaciones, servicios, programas de control de procesos. Los cambios pueden ser en los procesos, actividades, metodologas de trabajo, condicin operacional, diseo, planificacin, etc., que puedan afectar la seguridad de las personas, el proceso o los bienes fsicos. Gestin frente al cambio: Proceso que permite identificar la existencia y caractersticas de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados en los cambios o nuevos proyectos y decidir si dichos riesgos son o no aceptables.

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Riesgo: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un evento o exposicin peligrosa y la severidad de dao, lesin o enfermedad que puede causar el evento o exposicin. Buenas prcticas para la Administracin del Cambio: Es el mnimo estndar a ser utilizado en la ejecucin de proyectos, la organizacin, en las actividades de los procesos, condiciones de trabajo, equipos, estructuras, insumos y en general, todas aquellas acciones que signifiquen un cambio.

5. GENERALIDADES Los cambios de procedimientos, equipos, procesos se definen como: cambios en los procedimientos, infraestructura, personal, etc. que est autorizado para realizar el proceso. En caso de ser necesario un cambio de proceso, el Responsable de Proceso debe solicitar a HSE que valide el cambio antes de efectuarlo. Para validar el cambio de proceso, debern evaluarse los impactos HSE, identificando cmo el cambio afecta: o Leyes/normas aplicables: el cambio debe cumplir los requisitos normativos. o Habilidades del personal: asegurar que el personal tenga las competencias certificadas para trabajar con el cambio propuesto. o Capacidad de la infraestructura: los materiales y maquinaria deben tener la capacidad para trabajar con el cambio propuesto (calibraciones, condiciones de trabajo, etc.) o Procedimientos: los procedimientos operativos, formales o informales (no documentados), deben ser compatibles con el cambio. o Capacidad de reaccin frente a emergencia: el cambio propuesto debe permitir a la empresa cumplir sus procedimientos de emergencia. Los cambios identificados pueden ser en alguno o varios de los siguientes aspectos: Nuevos productos Estndares Nuevas adquisiciones Especificaciones tcnicas Nuevas alianzas Metodologa de Trabajo Nuevas normas Requisitos Legales Nuevos equipos y herramientas Rediseo Organizacional Nuevos materiales Condiciones Operacionales

6. DESARROLLO

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En el anlisis del cambio se debe identificar de forma clara el objetivo, los beneficios esperados y los mbitos a los cuales el cambio aportar mejoras, para lo cual se deben considerar todos los posibles escenarios que sern afectados con el cambio. Adems se deber identificar los recursos requeridos para efectuar el cambio e indicar a quien impacta. ETAPA IDENTIFICACIN Y SOLICITUD DE CAMBIO DESCRIPCIN Describe la justificacin del cambio por parte del rea que lo desea implementar. RESPONSABLE Responsable del proceso que solicita el cambio Representantes de reas implicadas en el cambio REGISTRO Correo electrnico

El cambio que se requiera realizar debe ser analizado con el propsito de asegurar que el impacto que genera se encuentra debidamente evaluado, controlado y se han efectuado todas las medidas necesarias para evitar un incidente a las personas, prdida de bienes, desviacin en los procesos o impacto negativo al ambiente, y para determinar los controles. Se contemplan y estiman las actividades, recursos, tiempo, costos que implica la ANLISIS DE implementacin del cambio propuesto. CAMBIO El equipo revisar los resultados del anlisis de impacto y decidirn: - Aprobar el cambio solicitado en todo o en una parte - Rechazar el cambio solicitado - Orientar sobre la implementacin, asignar prioridades y responsables de su ejecucin. - Informar su decisin, para asegurar que los equipos de trabajo cuentan con la informacin exacta. Se comunicar a todas las partes COMUNICACIN interesadas si el cambio ser DEL CAMBIO implementado, las implicaciones, las medidas de mitigacin y de control. IMPLEMENTACIN El solicitante del cambio ser el responsable DEL CAMBIO del proceso de cambio e informar

FR-HSE-072 Anlisis de cambio What if FR-AD-17 Lista de asistencia

Responsable del proceso que solicita el cambio Responsable del proceso que

Correo electrnico

Correo electrnico

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ETAPA

DESCRIPCIN novedades que puedan presentarse a las partes interesadas.

RESPONSABLE solicita el cambio

REGISTRO

7. MARCO LEGAL Y NORMATIVO Ley 9 de 1979 Resolucin 2400 de 1979 Decreto 614 de 1984 Resolucin 2013 de 1986 Resolucin 1016 de 1989 Decreto 1295 de 1994 Resolucin 1401 de 2007 Resolucin 2346 de 2007 Ley 1562 de 2012 Dems legislacin HSE vigente aplicable

8. MARCO DE REFERENCIA OHSAS 18001

9. REGISTROS FR-HSE-072 Anlisis de cambio What if FR-AD-17 Lista de asistencia

10. ANEXOS No hay anexos aplicables a este documento.