Tema 1

U de G/CUCEI/Dpto. Ing.
Industrial
Apuntes para el Curso de Administracin: Clave ID204
INTRODUCCIN
La microindustria, unidad econmica para el desarrollo La microindustria es una organizacin que fabrica y distribuye bienes y servicios para satisfacer alguna necesidad de la comunidad y obtener beneficio econmico. La microindustria tiene la capacidad de contribuir al desarrollo al acelerar la generacin de empleos y al incrementar el ingreso familiar. Tiene la ventaja de aprovechar los recursos internos que existen en las reas rurales y en los pequeos centros urbanos. Las caractersticas de la microindustria son los siguientes: 1. Es dinmica y emprendedora. 2. Su campo de accin es predominantemente local. 3. Su patrimonio inicial es relativamente pequeo. 4. Su lugar de trabajo es el domicilio del dueo. 5. Ocupan pocos empleos. 6. Los empleados suelen ser familiares o personas de mucha confianza del propietario. 7. El dueo es el hombre orquesta; est involucrado en todas las reas de su negocio. Para la mayora de las familias el establecimiento y desarrollo de una empresa, provoca todas las alegras, preocupaciones e incgnitas que representa el nacimiento y desarrollo de un hijo. Y no es para menos, dado el provecho econmico y los riesgos que estos proyectos pueden significar. En muchos casos, se trata de la fuente donde una familia puede obtener recursos para vivir honestamente, a pesar de la crisis financiera y a la cada del poder adquisitivo. Con frecuencia tambin es el medio para mantener el arraigo en el lugar de origen. En los diferentes niveles de la sociedad, ya sea el sector pblico institucional, las organizaciones del sector privado y los gremios de trabajadores, existe la conviccin de que a todos conviene promover el desarrollo de este tipo empresas. Con el afn de concertar todos estos aspectos se han formulado polticas y planes de apoyo y apoyo de la microindustria.
Tema 1/ 1 Dr. Jaime Alfonso Snchez Garza
U de G/CUCEI/Dpto. Ing. Industrial
Propsito Este curso tiene como propsito que el alumno de administracin identifique cuales son los tipos de empresas que pueden llegar a dirigir, as como aquellos aspectos que debe conocer para la administracin de la misma. Les proporcionar lineamientos para que se percate de cul rea de la empresa necesita desarrollar, ampliar o corregir. Indudablemente el alumno ya ha odo mucho de esta informacin. Sin embargo, este curso les permitir ordenar y sistematizar dicho conocimiento. El orden de la presentacin del contenido de este curso es el siguiente: Tema 1. La empresa y el empresario.
En la empresa y el empresario se describen los componentes de una empresa y las caractersticas que hacen que una persona sea promotora de empresa. Tema 2. Principios de administracin.
En principios de administracin se presenta una descripcin sumaria de los elementos bsicos del proceso administrativo y sus diferentes partes. Disciplina el hilo conductor en el tratamiento de los siguientes temas: la planeacin de la produccin, el control de la calidad efectivo y permanente y el servicio eficiente a los clientes, armas fundamentales de la microindustria para consolidarse y crecer en forma organizada. Tema 3. Administracin de la produccin y los costos.
En administracin de la produccin y los costos se presentan tcnicas para lograr la productividad con el mnimo de los recursos y la mejor calidad, condiciones ambas indispensables para tener una empresa rentable. En la seccin de costos se indica como clasificar de manera que puedan ser controlados, calculados y analizados en forma eficiente por el empresario. Tema 4. Administracin de la calidad.
En administracin de la calidad se trata de destacar la importancia de llevar un sistema de control de la calidad en todo proceso productivo y administrativo, desde la compra de materias primas, hasta el terminado y empaque del producto. Se muestra al empresario que este sistema n o debe ser muy complicado en su ejecucin para ser efectivo, y se le sugieren procedimientos para establecer disciplina y orden en la ejecucin del trabajo y cambiar actitudes negativas del trabajador.
Tema 5.
Administracin del manejo de personal.
En administracin del manejo de personal se abordan las relaciones humanas con los individuos que integran la microindustria, que pueden ser clientes, empleados, proveedores, etctera. Se ofrecen pautas para entender por qu acta la gente de determinada manera y cmo se puede superar las barreras que surgen en la comunicacin con los otros. Tema 6. Administracin de las ventas.
En administracin de las ventas se ofrecen pautas para conocer mejor a la clientela. Planear la comercializacin de los productos y controlar las ventas con objeto de mejorarlas e incrementarlas. Tema 7. La contabilidad en la empresa.
En la contabilidad en la empresa se desarrollan los mecanismos fundamentales de informacin y control para llevar una buena administracin, ante la inexistencia de controles contables que parece reinar en la mayora de las pequeas empresas del pas. Tema 8. Anlisis de estados financieros.
En anlisis de estados financieros se explica cmo analizar e interpretar la informacin contable mediante el empleo de las razones financieras, o sea la relacin entre cuentas o grupo de cuentas. Las razones financieras que se describen son las siguientes: de liquidez, de actividad, de solvencia o endeudamiento y de rentabilidad. Tema 9. Desarrollo de la microempresa.
En desarrollo de la microempresa se destacan los aspectos que el empresario debe revalorar para lograr la aceptacin y permanencia de sus productos en el mercado, bsicamente, la calidad y precios competitivos. Se explica por qu se trata de condiciones indispensables para combatir la competencia de los productos de importacin y erradicar el ah se va en la produccin. En cuanto a la labor de ventas se hace nfasis en el servicio eficiente a los clientes, que significa no prometer lo que no se puede cumplir y no deformar la realidad del producto asignndole atributos que no los tiene. El carcter general de las consideraciones que se presentarn en el curso, permite que se aplique indistintamente a cualquier empresa, sin importar su giro o tamao. Sin embargo, para los fines del curso de administracin se har la distincin precisa de las micro, pequeas y medianas empresas (Mipymes).
NDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIN NDICE DE CONTENIDOS I. EL EMPRESARIO INFORMACIN CARACTERSTICAS DE LAS ACTIVIDADES DEL EMPRESARIO PRINCIPIOS DE DIRECCIN DE PERSONAL CARACTERSTICAS DEL EMPRESARIO POR QU FRACASAN LAS EMPRESAS II. LA EMPRESA INFORMACIN QU DISTINGUE A LAS EMPRESAS QU TIENEN LAS EMPRESAS QUE HACEN LAS EMPRESAS LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA III. LAS HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y SU ADQUISICIN INFORMACIN 1. COMUNICAR 2. TRAMITAR 3. DOSIFICAR 4. SELECCIONAR 5. COMPROBAR 6. RENOVAR 7. LIDERAR 8. MOTIVAR CONCLUSIN
1 4 5 5 8 10 11 13 15 15 15 18 19 20 22 22 23 23 23 23 24 25 26 27 28
I.
EL EMPRESARIO
INFORMACIN La situacin econmica mundial ha obligado a que la mayora de nosotros estemos preocupados por las actividades econmicas. Todos deseamos sobresalir y prosperar, aun cuando las condiciones se han vuelto cada vez ms difciles. Para lograrlo se requiere destinar una gran cantidad de esfuerzo, aunado a una preparacin adecuada que nos lleve a aprovechar mejor las oportunidades que se presenten, as como a evitar o superar los obstculos que la vida ofrezca. La existencia de un conjunto prcticamente ilimitado de necesidades materiales, en combinacin con la escasez de satisfactores, ha despertado el ingenio de muchos empresarios para convertir en oportunidad de progreso personal y social estas carencias. La economa estudia precisamente las relaciones entre la escasez de satisfactores y la infinita cantidad de necesidades materiales. Ser til conocer la definicin de algunos conceptos, desde el punto de vista econmico: 1. Factores externos. Son todos aquellos factores que impactan a la empresa y no pueden ser controlados por ella, tales como las polticas del gobierno, los fenmenos econmicos como la inflacin, las modas, etctera. 2. Factores internos. Son aquellos que estn dentro de la empresa, tales como los recursos humanos, la maquinara y el equipo, los productos, etctera. 3. Centro de produccin. Equivale a una fbrica, taller u otro conjunto coordinado de instalaciones de produccin, localizados en el mismo sitio. 4. Mercado. Es el encuentro entre los diferentes productores de un bien, que constituyen la oferta y los clientes o compradores de estos bienes, que conforman la demanda. 5. Empresario. Es la persona que unifica todos los medios de produccin y logra el restablecimiento de todo el capital empleado ms el valor de los salarios, intereses y gastos y paga, adems de los beneficios que le pertenecen.
La microindustria es una organizacin independiente que produce y distribuye bienes para el mercado, con la finalidad de obtener beneficio econmico. Esto nos revela varios aspectos y cualidades del empresario. Veamos uno por uno: El empresario es quien organiza los medios de produccin: el capital y el trabajo. No se limita a sumarlos, sino que los relaciona y ordena de acuerdo con un plan que l pens previamente. Esto implica que el empresario es una persona creativa, pues concibi la idea de que puede formar una empresa para producir artculos que luego pueden vender en el mercado. Ha creado un orden del capital y el trabajo, es decir, una organizacin. Pero no slo es creativo, sino que tambin es constante. Prueba de ello es que la organizacin no es espordica. Sino permanente. En otras palabras, sin el empresario, capital y trabajo son medios muertos, inertes, improductivos. El capital y el trabajo son meros medios de produccin. La labor del empresario al organizarlos tiene una enorme importancia. En segundo lugar, la empresa es una organizacin independiente. Lo que indica que el empresario disfruta de la libertad al coordinar los elementos de la produccin, sin jefe que le ordene, aconseje o ante el que deba rendir cuentas. Las prdidas o ganancias de la actividad empresarial recaen sobre el empresario. Su xito o fracaso dependen de las decisiones que tome. Puede apoyarse en la informacin u opiniones que le proporcionen las personas a las que acuda, pero las consecuencias de las decisiones que tome lo afectarn solamente a l y a su empresa. En tercer lugar, la empresa, como organismo independiente, tiene por objeto la produccin y distribucin de bienes y servicios. Resulta til y valiosa al consumidor al procurarle la satisfaccin que obtiene mediante el consumo. Esta utilidad para el consumidor est directamente relacionada con la estructura poltica y econmica del pas. En las sociedades libres, cada persona es el mejor juez sobre aquello que le satisface. El empresario procura conocer las gustos y necesidades de sus clientes para maximizar su propia utilidad. En cuarto lugar, la produccin de bienes y servicios se realiza para el mercado. Esto quiere decir que lo que produce la empresa debe ser llevado al encuentro de la demanda en el mercado. En otras palabras, la empresa NO ESPERA PASIVAMENTE la demanda de sus bienes y servicios, sino que se anticipa a la demanda, pretende atraerla y conquistarla. Por tanto el empresario realiza planes para la venta del producto o servicio, que suponen un adecuado conocimiento del mercado, de los precios, de las caractersticas de su producto y de las de la competencia. Es decir, el empresario mantiene una actividad constante de exploracin y desarrollo de nuevos productos, imprime nuevas caractersticas a
los productos disponibles y prepara constantemente nuevas estrategias de atraccin y conservacin de clientela. Las actividades del empresario son deliberadas y buscan iniciar, mantener o ampliar un negocio con la finalidad de obtener utilidad econmica.
Figura 1.1 El empresario y la relacin con los recursos de la organizacin
VENTAS
MAQUINARIA
PRODUCTOS
EL EMPRESARIO
RECURSOS HUMANOS
Fuente: Elaborado por el autor
CARACTERSTICAS DE LAS ACTIVIDADES DEL EMPRESARIO Con su actividad el empresario logra beneficios econmicos y sociales. Su actividad promueve mejoras niveles de vida, plenitud de empleo y condiciones de progreso y desarrollo econmico y social. El empresario crea, organiza y dirige la empresa con la finalidad de producir bienes o de prestar servicios para el mercado. Es decir, la actividad del empresario se caracteriza por ser: Reiterada: La repeticin constante de les mismas actividades redita en la adquisicin de habilidades que mejoran el producto o reducen su costo; una u otra cosa beneficia al consumidor. El consumidor se acostumbra a la existencia de un satisfactor de sus necesidades o deseos. Sabe que puede recurrir a la compra del artculo o servicio y que stos tendrn la calidad que conoce.
Habitual:
Especializada: La empresa atiende una clase particular de necesidades o deseos. El consumidor se habita a comprar determinadas marcas o en determinado establecimiento porque sabe que son los que mejor lo satisfacen. La especializacin resulta de la divisin del trabajo. Esto es una caracterstica del mundo moderno. La divisin del trabajo, consiste en que los operarios realicen slo una parte del proceso productivo total, y con ello: Promueve las destrezas de los empleados de la empresa. Elimina la prdida de tiempo que representa pasar de una actividad a otra. Facilita la invencin de maquinaria adecuada para la actividad especializada. Aumenta la capacidad productora del trabajo.
El micro industrial tiene una influencia decisiva en el pas. El empresario satisface necesidades y deseos del consumidor. De hecho, el empresario satisface las exigencias del consumidor. Generalmente, el xito de una empresa est asociado con las mejores cualidades de sus productos. El empresario introduce beneficios econmicos y sociales porque: Experimenta mejoras tecnolgicas. Establece mejoras comerciales. Establece mejoras de organizacin en el proceso econmico.
Como est interesado en aprovechar cualquier novedad que ocurra, a la vez que facilita el cambio, obtiene beneficios personales y sociales. La caracterstica distintiva del cambio consiste en hacer cosas nuevas, o en hacerlas de forma diferente. Un cambio promueve otros cambios, y si se sostiene esta tendencia, puede producir periodos de auge. Cuando el empresario introduce alguna innovacin, suele experimentar la reaccin del cliente. En esto el empresario no solo es creativo, sino que adems es perseverante. No slo imagina la innovacin sino que la somete a prueba. El empresario sabe que siempre existen clientes experimentadores, es decir, clientes a los que se podra llamar usuarios de vanguardia. Con ellos el empresario puede obtener informacin muy importante para mejorar las caractersticas del producto.
El cliente es la mejor fuente de innovaciones del producto

En la venta se relaciona directamente el cliente con la empresa. El consumidor se convierte en cliente s obtiene: Calidad. Confiabilidad. Servicio.
Es decir, la satisfaccin de sus necesidades y deseos. Esto lo puede lograr el empresario si tiene: Conocimiento del producto. Entusiasmo por lo que hace. Inters por el cliente.
La prosperidad de su negocio depende de que est convencido sobre: La importancia de los detalles. La importancia de la persona (tanto el consumidor, como sus trabajadores). La importancia de la calidad y el servicio. La importancia de las innovaciones. La importancia por obtener constante de utilidades (el crecimiento de la empresa).
PRINCIPIOS DE DIRECCIN DEL PERSONAL El empresario con xito sabe dirigir a sus trabajadores. Se basa en principios elementales que permiten obtener un mejor rendimiento de su trabajo. El principal consiste en compartir informacin. Es decir, comunica a sus trabajadores los propsitos de la empresa, los invita a conocer la empresa tanto como la conoce l mismo. De esta manera abre las posibilidades para que los trabajadores mismos propongan cmo aprovechar mejor sus energas y aptitudes en la realizacin de las actividades que requiere la empresa. Esto lleva a que los trabajadores se interesen y comprometan con el logro de los propsitos de la empresa. Si el empresario logra imbuir en los trabajadores la idea de que un servicio rpido, completo, atento y entusiasta al consumidor lo convertir en cliente de la empresa, tendr la posibilidad de que la empresa prospere as como de que los trabajadores se beneficien con la permanencia de la empresa. Al comunicar a los trabajadores los propsitos de la empresa, les proporciona ideas orientadoras sobre sus actividades, as como un conjunto de valores que tanto l, como jefe y propietario de la empresa, como los trabajadores deben compartir. Al dirigir a sus empleados, el empresario procura que triunfen en lo que hacen, les permite sobresalir y controla a los perezosos.
Figura 1.2 El proceso de la informacin
MENSAJE
CDIGO
EMISOR
MEDIO
RECEPTOR
DECODIFICACIN
Fuente: elaborado por el autor
Figura 1.3 El proceso de la comunicacin
MENSAJE
CDIGO
EMISOR
MEDIO
RECEPTOR
DECODIFICACIN
RETROALIMENTACIN
CARACTERSTICAS DEL EMPRESARIO En resumen; el empresario se caracteriza por ser: EMPRENDEDOR Por idear y crear una empresa que produzca bienes y de la que pueda obtener utilidades. PERSEVERANTE No slo es capaz de idear la empresa, sino tambin de llevarla a cabo. No slo la piensa, sino que la hace. ORGANIZADO Planea la organizacin de los elementos de la empresa. Las necesidades y deseos de los consumidores potenciales que piensa satisfacer con los productos o servicios de la empresa. Crea el nombre comercial de la empresa, de la marca de los productos, de los emblemas o distintivos. Dispone la adquisicin de materias primas, disea los procedimientos de transformacin de la materia prima en los artculos terminados. Disea los procedimientos de distribucin y venta de los productos. INDEPENDIENTE Asume la responsabilidad y riesgos de todas sus actividades empresariales, no tiene jefe que le diga lo que debe hacer, ni cmo, ni cundo. DINMICO Dado que est en juego el dinero que ha invertido en la formacin de la empresa, tiende a reaccionar con rapidez a cualquier circunstancia que constituya una oportunidad o un peligro para la empresa. INNOVADOR Est pendiente de cualquier cambio en el mercado que pueda afectar a su empresa. Sabe que el cambio promueve el inters del consumidor. Sabe que las novedades estimulan la adquisicin de los artculos del consumidor. Por otra parte, el empresario tambin suele innovar hacia el interior de la empresa mediante la experimentacin de nuevos procedimientos para lograr los mismos artculos o con la introduccin de nuevas caractersticas en la direccin de los trabajadores con
miras a obtener un mejor rendimiento o alguna reduccin de los costos de los productos. AUDAZ Arriesga su dinero, su tiempo y su trabajo en la creacin de una empresa. Otras caractersticas del empresario Se considera que otras de las caractersticas tpicas del empresario y en particular del micro industrial, son: El empresario tiene una perspectiva peculiar del mundo y de las personas que lo rodean. Disfruta con lo que hace. Es una persona que reacciona a las circunstancias, en tanto que otros suelen conformarse con las condiciones socioeconmicas imperantes. Uno de sus fines primordiales es obtener utilidades. Su labor lo beneficia tanto a l mismo como a la comunidad al crear fuentes de empleo, por modestas que stas sean. Utiliza la intuicin, ya que por lo general no suele tener educacin profesional formal relacionada con su actividad. Recurre a sus amigos para plantear sus dudas, aunque su principal consejero es la experiencia. Financia sus operaciones en forma interna pues considera que los crditos bancarios son muy onerosos para su economa, que los trmites bancarios son demasiado largos y complicados. Trata de no exponer sus proyectos a riesgos innecesarios, pero asume los riesgos naturales de la empresa. Tiene un gran espritu de superacin.
POR QU FRACASAN LAS EMPRESAS Por s solas, las caractersticas antes enunciadas son importantes, ya que le imprimen al negocio el empuje y la energa indispensable para lograr una empresa rentable, pero no son suficientes para lograr el xito. Hacer que un negocio sobreviva no es tarea sencilla hoy en da, y seguramente ser an ms difcil en el futuro prximo. Esta parece ser una verdad incontrovertible. La mayora de los estudiosos de estas cuestiones aseguran que, de forma aproximada de cada 100 empresas que se forman, 80 desaparecern en los aos siguientes. Desde luego no todas las desapariciones se deben a fracasos, pues es frecuente que los propietarios cambien su capital a otros giros, o sencillamente decidan que es mejor invertir en bienes races, valores, etctera. Aunque nadie pretende tener la frmula secreta que garantice el xito en los negocios, si es posible asegurar que en gran parte, el xito se basa en la combinacin de ciertos factores y habilidades que tienen que ver con lo que se conoce como la administracin: organizacin adecuada, saber hacia dnde se va y cmo, tratar de lograr los objetivos, contar con reservas para utilizarlas como colchn cuando las condiciones se ponen difciles y tener mecanismos de control para valorar los progresos. Aunque la suerte sin duda est presente, como en cualquier otra actividad de nuestra vida, los errores ya las fallas de las empresas que dejan de operar, parecen repetirse en la mayora de los casos y tienen que ver con una mala administracin. Factores adversos: Recursos financieros insuficientes. Productos sin calidad. Mercados muy competidos por empresas mejor organizadas. Desorganizacin contable. Inconstancia, impuntualidad o falta de inters el empresario. Desconocimiento total del negocio.
De todos estos factores interesa destacar la limitada capacidad administrativa y la falta aguda de capital. Son pocos los que emprenden un negocio, sabiendo, a ciencia cierta, cunto dinero que van a necesitar para cubrir las operaciones indispensables por lo menos en un periodo de seis meses o un ao. Pero el tiempo corre desde el primer da de operaciones y Ay!; habr que pagar la renta, la luz y los sueldos en una fecha fija. Por si esto fuera poco, al principio es natural que se presenten gastos extra, por descomposturas de la maquinara, porque la produccin es baja debido a la falta de experiencia y muchos otros factores.
II.
LA EMPRESA
Qu es una empresa?
INFORMACIN La empresa es la unin de personas, objetos fsicos y recursos econmicos con el propsito de producir artculos o prestar servicios para obtener utilidades. La palabra EMPRESA se identifica con el esfuerzo y el riego. Con el esfuerzo porque el hecho de montar un negocio requiere de intenso trabajo y con frecuencia de muchas ms horas de lo que la normas dictan. Y con el riesgo porque para poner en marcha una idea se arriesgan los recursos con que se cuenta y en ocasiones el patrimonio familiar. La empresa representa por naturaleza un riesgo permanente de perder la inversin. Mientras ms grandes son las empresas, mayores son los riesgos de una mala decisin y las consecuencias de mayor amplitud.
QU DISTINGUE A LAS EMPRESAS Las caractersticas que las distinguen de entre otras cosas son: El giro: La ubicacin: El tamao: El Giro Las empresas se agrupan por lo principal de su objeto u ocupacin en los siguientes giros de las empresas: Comercial: venta al pblico o usuario, revendedor, distribuidor e intermediario.
Actividad a que se dedica. Lugar donde se localiza. Consideracin de medida.
Industrial: de extraccin primaria, de transformacin intermedia y de transformacin final.
Servicios: pblicos distribucin y transportes financieros otros.
Giro Comercial. Las empresas cuyo giro es el comercial se dedican a la compra y venta de productos. Se denominan de venta al pblico cuando los artculos van directamente a los consumidores. El revendedor es aquel que compra en grandes cantidades y vende a otros comerciantes. Se dice que vende a mayoreo cuando por la cantidad de piezas vendidas se justifica un precio ms bajo y la menudeo cuando se vende pieza por pieza al consumidor. La utilidad del comerciante se logra cuando compra al mayoreo y vende al menudeo aumentando a su precio de compra sus gastos y algo de utilidad. Giro Industrial. Llamado tambin de TRANSFORMACIN. Son las empresas que les hacen cambios a los productos a travs de procesos llamados industriales hasta convertirlos en productos terminados para el consumo del pblico en general.
Figura 1.4 La industria de la transformacin
Extraccin
Transformacin intermedia
Producto terminado
Al igual que en el comercial, en el giro industrial se realizan diferentes tipos de actividades: cuando se extraen los productos directamente de la naturaleza se llama industria primaria. Existen entre otras la minera, la agricultura, el petrleo y la pesca, los productos que se extraen pasan al comercio o a otras industrias para continuar con su transformacin.
La empresa que recibe estos materiales en su estado natural y los avanza en su transformacin se le conoce como Empresas de Transformacin Intermedia. La empresa que completa su transformacin para su comercializacin y consumo definitivo es la Empresa de Transformacin Final. Ejemplos de empresas de transformacin intermedia y de transformacin final son: las fbricas de alimentos, las empacadoras, los talleres de costura y confeccin de ropa, la industria automotriz, la industria electrnica y de electrodomsticos, etctera. Giro de Servicios. Las empresas con este giro no transforman ni comercializan productos, sino que primordialmente obtienen sus utilidades al dar un servicio. Las compaas telefnicas, de telgrafos, radio y televisin son ejemplos de Empresas de Servicios. A este giro corresponden todos aquellos talleres y despachos que prestan servicios de asesora o que sirven de intermediarios entre el proveedor de un servicio y el usuario como las agencias de viajes. La Ubicacin. La ubicacin es el domicilio de la empresa, el lugar donde se la puede localizar y tratar los negocios. El Tamao. Usualmente se clasifica a las empresas por su tamao en: micro, pequea, mediana y grande. Esto tiene que ver son los aspectos fsicos y econmicos que se pueden observar como las instalaciones donde efecte sus operaciones, el personal que labore y el dinero que tiene trabajando.
Tabla 1.1 Criterios de estratificacin CLASIFICACIN POR NMERO DE EMPLEADOS TAMAO SECTOR INDUSTRIA COMERCIO SERVICIOS Microempresas 1-10 1-10 1-10 Pequea empresa 11-50 11-30 11-50 Mediana empresa 51-250 31-100 51-100 Gran empresa 251 en adelante 101 en adelante 101 en adelante Fuente: Diario Oficial de la Federacin del 30 de diciembre de 2002.
Al igual que las plantas muchas de las grandes empresas tuvieron su origen en pequeas industrias, con esfuerzo y dedicacin se convirtieron en grandes negocios.
QUE TIENEN LAS EMPRESAS Lo que tienen las empresas: Dueo(s) Trabajadores Materiales Obligaciones Utilidades A quien pertenecen. Quienes hacen las actividades. Que venden y/o transforman. Compromisos adquiridos. La razn de su existencia.
Dueo Es quien tiene la propiedad de la empresa. El que ha arriesgado su dinero para que la empresa exista. Cuando pertenece a una persona se denomina de propiedad individual o de persona fsica. Si pertenece a varias personas se denomina sociedad o de persona moral y en su nombre se indica el tipo de sociedad de que se trate: por ejemplo; Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL), Sociedad Annima (S.A.), Sociedad por Acciones (S.A.), Sociedad Annima y Burstil (S.A.B.) Trabajadores y empleados Son todas las personas que llevan a cabo las actividades de la empresa; desde el pen o nivel inferior hasta el dueo o gerente que dirige o coordina las operaciones. Materiales La clasificacin general de los materiales es la siguiente: material permanente o fijo, con el que transforma los productos a comercializar o con el que presta los servicios y que se conoce en la administracin como activo fijo. El segundo material corresponde al transformado cuya permanencia es temporal en la empresa y cuyo destino es su venta. En la administracin se llama inventarios Obligaciones Las empresas al operar adquieren obligaciones, por ejemplo; llevar registros, el pago de impuestos, asistencia mdica a sus trabajadores, etctera. O porque emplean crditos que se comprometen a pagar en tiempos determinados. Por el contra tambin hay personas obligadas con la empresa cuando deben pagarle a esta con algn servicio.
Utilidades Es el fin primordial de la empresa. Una empresa que no tiene utilidades no cumple con su objetivo.
QUE HACEN LAS EMPRESAS La empresa al establecerse define qu va a hacer y con qu medios y recursos lo va a hacer. El qu y el cmo hacer en las empresas consta de tres elementos principales.
Qu hacen las empresas: Calidad. Cantidad, volumen de operacin. Tiempo, de inicio a trmino de cada operacin.
Calidad Comprende las cualidades propias de la operacin. El hacerlo bien los medios y recursos adecuados. Comprende desde la adquisicin de los materiales que se van a transformar y vender, el esfuerzo del personal, los servicios de operacin y la venta de los productos y/o servicios. Cantidad Comprende los volmenes de operacin para los cuales est acondicionado el negocio. Tiempo Es el elemento en que deben realizarse cada operacin. La lentitud baja la productividad, en tanto que la rapidez aumenta el volumen de operacin.
La empresa es una entidad econmica en la que se combinan el capital (dinero), bienes y esfuerzo personal para la obtencin de utilidades.
LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA Una vez conocida la empresa se puede incorporar la funcin administrativa. Todas sus etapas estn interrelacionadas y cada una de ellas es importe en cuanto a su participacin para el logro de los objetivos.
Figura 1.5 El proceso administrativo.
Planeacin
Organizacin
Las actividades de planeacin fijan los propsitos de la empresa, as como los recuros materiales y humanos para lograrlos
Las actividades de organizacin establecen el orden de los recursos y las funciones que deben realizar los miembros de la empresa para lograr los propsitos
Las actividades de control examinan si se est siendo eficaz y eficiente en el logro de los propsitos fijados en la planeacin
Las actividades de diraacin consisten en hacer que el personal trabaje para que se logren los propsitos de la empresa
Control
Direccin
Las etapas del proceso administrativo Por sencilla que parezca la actividad en la empresa, las etapas del proceso administrativo le ayudan a mantener el control y le permiten hacer bien las cosas. Veamos cmo intervino cada una de estas etapas de la administracin en un negocio determinado.
Planeacin. La planeacin interviene cuando se inicia el negocio y se selecciona el tipo de empresa y los artculos que se van a producir y vender. Cada ocasin en que se cambian y agotan los inventarios se planea cmo surtirse de nuevo. Igualmente al pensar comprar ms equipo para aumentar el volumen de produccin se est planeando la produccin. Organizacin. Entre las actividades relacionadas con la organizacin estn la contratacin de los trabajadores, la asignacin de sus tareas y la capacitacin de los empleados a travs del aprendizaje en la empresa. Tambin corresponde a la organizacin, la dosificacin de los inventarios para fabricar y vender rpido, as como la delimitacin de las reas en las que se promociona y se vende el producto. Direccin. Las actividades que corresponden a la direccin son: establecer las polticas de pago a los empleados, la compra peridica de la materia prima para elaborar los productos, el pago a proveedores, el pago de impuestos, la recepcin del dinero de las ventas. En otras palabras son todas aquellas actividades para ejecutar lo que se ha planeado. Control. Corresponde al control comprobar la asistencia de los empleados al trabajo, vigilar que el proceso de produccin se realice como se tiene que hacer hasta llegar al producto final; registrar la contabilidad y elaborar los reportes necesarios para asegurar que se estn aprovechando los bienes de la empresa.
III.
LAS HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y SU ADQUISICIN
INFORMACIN La administracin de empresas, como conocimiento, disciplina y acondiciona la forma de proceder de las personas que trabajan en actividades administrativas. Todas las personas tenemos las mismas posibilidades de alcanzar el xito en nuestra vida. Depende sobre todo de la preparacin, prctica y empeo que invirtamos en desarrollar nuestras propias aptitudes. Nadie nace con las habilidades y aptitudes para lograr xito en la vida. El camino del progreso depende del desarrollo personal orientado al logro de nuestros propsitos. El desarrollo personal que se obtiene al capacitarse en conocimientos de administracin de empresas consiste en la adquisicin y prctica de muchas habilidades entre las que se cuentan las de:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
COMUNICAR TRAMITAR DOSIFICAR SELECCIONAR COMPROBAR RENOVAR LIDERAR MOTIVAR
1. COMUNICAR En todas las actividades empresariales interviene la comunicacin. Por comunicacin entendemos la transmisin de informacin de una persona a otra, por una diversidad de medios. En las ventas, en la produccin, en el manejo de personal etctera. Para que la comunicacin sea completa y correcta debe apoyarse en la sencillez y en la brevedad posible, de manera que quienes la reciban sepan fcilmente lo que tratan de comunicarles. El uso de trminos rebuscados no proporciona elegancia y confunde al receptor de la comunicacin. Cuando la comunicacin va a realizarse indirectamente, es decir a travs de varios intermediarios, conviene comprobar si se comunic adecuadamente la informacin. Con frecuencia un mensaje comunicado a travs de intermediarios puede transformarse por completo. 2. TRAMITAR Por tramitar se entiende efectuar en un orden establecido u obligado, uno a uno los pasos necesarios para lograr una actividad completa; es decir, al tramitar se sigue una secuencia de pasos conducente a realizar las actividades hasta lograr su cumplimiento. 3. DOSIFICAR Se entiende por dosificar proporcionar algo en forma medida. En el caso de la administracin de empresas se trata de proporcionar los materiales, el trabajo, el dinero, etctera. Al proveer o recibir medios y recursos se deben dar en la cantidad adecuada; si se da menos cantidad, no se puede completar la actividad por faltar lo necesario; si se da de ms, se provoca desperdicio y descontrol. En una empresa tambin conviene conocer como dosificar el empleo de los recursos financieros y de trabajo. Esto no es otra cosa que la economa de los recursos con que uno cuenta. 4. SELECCIONAR Seleccionar es la accin de escoger de entre varias opciones la ms conveniente. El criterio para decidir cul es la ms conveniente depende de los propsitos que persiga el empresario. Por ejemplo, si desea comprar una cubeta de agua puede interesarse en comprar una resistente, muy duradera, o puede adquirir una cuya capacidad sea mayor que otras. Comparando precios y caractersticas de las cubetas decidir cual es la ms conveniente.
Supongamos que se ha puesto un anuncio en el peridico solicitando una persona que se ocupe de vender los artculos que la empresa produce. Entonces el inters es que esa persona satisfaga un conjunto de criterios, como son el trato al pblico, el conocimiento y experiencia del trabajo, su presentacin e imagen, etctera. Luego entonces, se reciben cinco personas que aspiran a ocupar el puesto. Despus de las entrevistas, se califica a cada una de ellas, en escalas de 1 a 10, lo que permite percibir las cualidades de cada una de ellas, para facilitar la seleccin.
Tabla 1.2 Resultados de la seleccin del puesto de ventas Candidatos Mara 4 6 5 10 6 31 $13,600 Lourdes 8 9 8 10 9 44 $16,000 Eugenia 9 7 8 7 10 41 $16,000 Ana 10 9 10 10 10 49 $20,000 Irma 5 6 7 7 7 32 $15,000
Criterios Presentacin Trato al pblico
Conocimiento del trabajo Disponibilidad de horario Servicio al producto Total

Sueldo deseado por mes
Para este ejemplo Mara e Irma son eliminadas por su baja puntuacin, aunque los salarios solicitados son bajos. Ana es la mejor, pero el sueldo que pretende es el ms alto, por lo que su contratacin est condicionada a la obtencin de mejores resultados proporcionales al mejor sueldo. La decisin de contratar queda entre Lourdes y Eugenia, siendo Lourdes la que ms conviene. Al seleccionar, sea al personal, materia prima, ubicacin de la empresa, etctera, se estar mejorando las posibilidades de xito de la empresa. 5. COMPROBAR. Por comprobar se entiende a la verificacin de una cosa cotejndola o probndola. El manejo de actividades medibles en cantidad, tiempo, dinero cualquiera otra unidad, da oportunidad de saber si lo realizado es equivalente a lo planeado. En la administracin de empresas las comprobaciones se realizan cada que es posible y conveniente.
Una empresa en la que no se realizan comprobaciones constantes, puede salirse del control del empresario. La calidad de la materia prima puede disminuir sin que se pueda verificar que es por ello que disminuye la calidad del producto terminado (y por lo tanto la disminucin consecuente de las ventas); puede haber robos de materia prima, abusos de los trabajadores y toda clase de problemas. En cada actividad que se deje de comprobar puede estarse aumentando la negligencia general de operacin de la empresa.
En los controles radica la seguridad de la empresa

6. RENOVAR Renovar es volver algo a su primer estado o hacerlo como si fuera nuevo. Restablecer una relacin o cosa que se haba cumplido. Renovar es mantener continuidad en las actividades. En la administracin de empresas se termina una o varias actividades y se inician otras. Toda actividad empresarial tiene un ciclo.
Figura 1.6 El ciclo de la continuidad para renovar las actividades
Iniciacin
Comprobacin
RENOVAR
Desarrollo
Terminacin
Fuente: Elaborado por el autor
Uno mismo diariamente renueva y termina sus actividades. La falta de continuidad en las actividades de la empresa siempre es muy costosa.
La continuidad reduce los costos de operacin de la empresa

7. LIDERAR Liderar una organizacin consiste en motivar e integrar las necesidades de los trabajadores en las necesidades de la organizacin. Desde este punto de vista, liderar es una parte de la tarea directiva del empresario, complementaria a otras tareas que tambin debe realizar un empresario. Las responsabilidades propias de un empresario son:

Conocer el entorno y la realidad de la empresa. Desarrollar una estrategia de empresa. Adaptar medios humanos y materiales a dicha estrategia. Tomar decisiones y ejecutarlas.
Cuando el empresario adapta medios humanos y materiales a una estrategia empresarial, se ve obligado a persuadir, motivar, controlar y potenciar a subordinados, iguales o superiores en jerarqua. Para esta tarea ya no es suficiente dirigir, en el sentido de guiar o llevar, sino que resulta necesario incriminar en la tarea, responsabilizar a las personas e ilusionarlas. Hoy en da se admite que no existe una manera nica en liderar organizaciones. El mejor lder es la persona capacitada precisamente para adaptarse a una cultura organizacional concreta. En qu consiste adaptar nuestra manera de liderar al entorno empresarial o institucional en el que actuamos? Una primera aproximacin suele establecerse a partir de la cualificacin de los trabajadores. Se afirma que los trabajadores poco cualificados tendrn necesidad de conductas coactivas, autoritarias y afiliativas. En cambio, las empresas que estn basadas en profesionales, cuyo producto depende directamente de su creatividad, debern basar los liderazgos en conductas democrticas, de fijacin de ritmo y asesoramiento. Una vez enumerado el posible abanico de conductas de un lder.
8. MOTIVAR Motivar es impulsar a alguien a iniciar acciones, encaminadas a conseguir objetivos especficos y a persistir en el intento hasta alcanzarlo. Por lo tanto, toda accin encaminada realmente a motivar, ha de tener en cuenta estos tres elementos: activacin, direccin y persistencia. Las distintas teoras que podemos consultar para encontrar claves para motivar, han ido evolucionando desde las pioneras que relacionaban la motivacin con los instintos y las pulsiones biolgicas, hasta las actuales que se centran en procesos sociocognitivos; sin olvidar las clsicas aportaciones de Murray y Maslow que definieron el papel que, como motor de la conducta humana, tienen las distintas necesidades. Existen tambin teoras cognitivas basadas en la activacin fisiolgica, por ejemplo el modelo que proponen Day y Berlyne. Entre las teoras susceptibles de aplicacin educativa, podemos destacar especialmente la teora de McClelland que analiza la importancia que, sobre la posterior motivacin de logro, tiene el entrenamiento temprano en la independencia; la teora de Atkinson, que se centra en la creacin de expectativas positivas sobre la posibilidad de conseguir algo y la teora de Weiner, que define el papel que juegan las atribuciones de causalidad de xitos y fracasos acadmicos, sobre la motivacin de logro. Existen dos maneras bsicas de motivar, que se pueden utilizar conjuntamente: Motivar intrnsecamente, es decir, conseguir que la persona en cuestin se interese por algo en s mismo, que es siempre lo ms deseable en educacin. Motivar extrnsecamente, consiguiendo que realice alguna conducta aunque tan slo sea como medio para conseguir otro fin. Los tradicionales premios y castigos actan como motivadores extrnsecos, que si bien no consiguen el inters directo hacia los objetivos educativos, al menos representan una forma de refuerzo, bastante ms eficaz y saludable en el caso de los reforzadores positivos y no tanto, si se utilizan refuerzos negativos por las actitudes no deseadas contrarias hacia los contenidos educativos y hacia la persona que imparte el castigo- que stos suelen desencadenar.
CONCLUSIN
Estudiar, aprender y aplicar cualquier conocimiento da a quien lo usa la habilidad para desenvolverse mejor en el medio en que vive. Con el estudio de la Administracin y su prctica se adquieren capacidades que pueden aplicarse en muchas y variadas situaciones. Algunas de las ventajas del aprendizaje de temas de administracin son los siguientes: 1. Su conocimiento beneficia la vida cotidiana. Hacer uso de la habilidad y prctica administrativa ayuda a las personas a acostumbrarse a prever con anticipacin sus actividades y a hacerlo en forma ordenada y completa, hasta confirmar que lograron lo previsto (objetivos). Los fracasos no se convierten en derrotas totales, sino en una oportunidad para examinar las causas de los errores, y si hay tiempo de rectificar, se pueden corregir empleando una alternativa viable. El empresario adquiere habilidad administrativa no solo para aplicarla en los negocios, sino para emplearla en todas sus actividades. 2. Motiva la colaboracin de esfuerzos comunes. Por lo general nadie es intimidado por la necesidad de realizar un esfuerzo, por grande que sea, si lo debe efectuar con otras personas. En cambio, le molesta que el esfuerzo no sea parejo, que haya abusos o que no se aprecien los resultados de su trabajo. Al aplicar las prcticas administrativas en las actividades de grupo, se evita que suceda lo que molesta a cualquiera y se aumenta el entusiasmo y colaboracin de los participantes. 3. Mejora los resultados de las actividades tcnicas. Cuando en una empresa se dedican el empresario y los trabajadores a realizar las actividades tcnicas sin dar importancia a las administrativas, so se presta atencin adecuada a los resultados generales. Esto puede ser muy peligroso pues no basta saber bien determinadas cosas, sino que hay que saberlas administrar. 4. Promueve el establecimiento de nuevos negocios. Los conocimientos de administracin facilitan la creacin de cualquier negocio. Al planear se determinan los propsitos que se persiguen y los medios necesarios
para lograrlos. Con el negocio en marcha las actividades administrativas se efectan constantemente y cuando crece el negocio, lo que se confirma con los controles controlables, se puede ampliar el negocio o abrir otros afines.
5. Procura el bienestar de la comunidad. Quienes no conocen la administracin se mortifican, confunden y ofuscan al dificultrseles realizar cualquier trmite administrativo, por sencillo que sea. En estos casos la ayuda del que sabe administracin informando el por qu y cmo se realizan esos trmites, causa la satisfaccin general de un trmite cumplido y bien hecho.

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