RevistadeDerechoyTecnologasdelaInformacin. N42006.

UNED,CostaRica ________________________________________________________________ Recibido:07/04/06 Aprobado:sesin62006,2/01/06

Intranet:Unaventanaalacomunicacin internadelasorganizaciones

MBA.PatriciaCascante.pcascante@uned.ac.cr MBA.MirnaFonseca. mfonseca@uned.ac.cr DireccindetecnologadeInformaciny comunicaciones(DTIC),UNED. Apdo.4742050SanPedro,SanJos,CostaRica. Tel.Fax(506)2346431.

PalabrasClaves Intranet,comunicacin,conocimiento,colaboracin,eficiencia,usabilidad. Resumen

IntraneteslaaplicacindelatecnologaInternetaunaredprivada,es decirenredescorporativasinternas,cuyosusuariossonlosmiembros delaorganizacin. Suutilizacinbrindagrancantidaddebeneficios,entreellos:optimizar ycompartirlosrecursosdelaempresa,incrementarsuproductividad, minimizar el uso del papel, aumentar la prestacin de servicios y la calidad de los mismos a los clientes disponibilidad de informacin oportuna que apoye la bsqueda de soluciones y la toma de decisiones. ElxitodeunaIntranetinvolucralossiguientesaspectos:adecuados niveles de seguridad, identificacin de los altos mandos en la organizacinconelproyecto,personalquebrindeelmantenimiento y actualizacin adecuados, acertada seleccin de aplicaciones y contenidos a implementar en la Intranet, difusin del proyecto y capacitacin.

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1. Introduccin

En un mercado altamente competitivo y dinmico, las organizaciones son llamadas a innovar y promover nuevos productos o servicios. Para responder a clientes cada vez ms informados y exigentes, las empresas deben encontrar formas de trabajar con mayor eficiencia, incrementandosu productividad y reduciendocostos.

Por sus caractersticas y en respuesta a estas demandas de competitividad, la tecnologa de Internet se adopt a nivel empresarial mediante la utilizacin de diversas herramientas informticas colaborativas. De esta forma, surge la

Intranet como respuesta a la necesidad decomunicarse einteractuar eficiente y efectivamentehaciaelsenointernodelasorganizaciones.

La implementacin adecuada de aplicaciones diseadas para correr en Intranet, permitealasempresascontarconrecursosadicionalesparaafrontarloscambios dictados por el mercado, stas enlazan las fuentes de informacin distribuidas a nivel organizacional y a los miembros mismos de la organizacin

independientementedesulocalizacinfsica.

Considerando la Intranet como una plataforma que permite la comunicacin dentrodelaempresa,brindandodisponibilidaddeinformacinyconocimientoen formagilyoportuna,nosplanteamoslasiguienteinterrogante:

SilaIntranetbrindaunesquemademejoramientoyagilizacin

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deladinmicaadministrativaorganizacionalquegaranticeuna respuestaoportunaalentornocambianteenelquesemuevela organizacin,porqufracasasuimplantacin?

Paradarrespuestaalproblema,esteartculoabarcarlossiguientestpicos: DefinicindeIntranetycaractersticasdelosprocesosaincluirenella. Conocerlasventajasylosbeneficiosquegarantizanlaimplementacinde estafilosofadetrabajodentrodelaempresa. Visualizar cules sonlos factores determinantes para el desarrollo exitoso delaIntranetydefinirlospasosnecesariosparasuimplementacin. 2. QuesIntranet?

LaIntranet,aligualquelaInternet,seoriginaporlanecesidaddecomunicacine interaccinentrelasdiferentesreasomiembrosdentrodelaorganizacin.

Formalmente,seafirmaquelaIntranet: RepresentaunaimplosindelaInternethaciaeltrabajogrupalyeltrabajo

compartidoutilizandounatecnologadecomunicacinasentadayprobada.Las Intranetspodransereliniciodeunanuevaestructuracindelaredderedesen subredestotalmentedefinidas,independientesyprotegidas.(Pontificia,2002)

Aniveltcnico,UTEM(2001)ladefinecomo:

..unambientedecomputacinheterogneoqueconectadiferentesplataformas dehardware,ambientesdesistemaoperativoeinterfacesdeusuarioconelfinde permitircomunicacinininterrumpida,colaboracin,transaccioneseinnovacin.

AnivelOrganizacionalesdefinidaas:

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..unaorganizacindeaprendizaje,quepermitelaintegracindegente,procesos, procedimientosyprincipiosparaformarunaculturaintelectualmentecreativaque permitalaimplantacindelaefectividadtotaldelaorganizacin.(UTEM,2001)

Podemos definir la Intranet como una red interna a la organizacin de acceso restringido que permite compartir recursos, informacin y servicios, utiliza la misma plataforma tecnolgica que Internet (red, protocolos y servidores), facilitandolacomunicacin,lacolaboracinycoordinacinentrelosempleados. MedianteIntranetsepuedenrealizanlosprocesosnaturalesdetodaorganizacin, pero de manera ms eficiente y en menor tiempo. No existe restriccin en cuanto a su tamao o lugar fsico, la nica restriccin es el acceso nico a usuarios autorizados. Adems, la Intranet podra estar conectada a Internet o

funcionarcomounaredaislada. EltrminoIntranet,loutilizaremosenesteartculoenformaglobal,esdecircomo elconjuntodesoftwareyhardwarenecesariosparasudesarrollo. 3. ProcesosdelaIntranet

Losprocesosoperativosorganizacionalessonlosprincipalescandidatosaformar parte de las aplicaciones Intranet, de esta forma, los diferentes agentes participantes del proceso, cuentan con mecanismos claros para la realizacin de cada actividad involucrada, y se tiene tambin un registro de eventos. Esto permite agilizar y controlar la ejecucin de tareas, mientras se hace posible la identificacindecambiosyrequerimientosenlosflujosdetrabajooperativos.

Segn, Monografas (2006), los procesos que se pueden identificar para considerarsepara laIntranetson: Los procesos de negocio que involucran la produccin, distribucin y actualizacindeinformacintradicionalmenteenpapel.Ejemplosdeello lo constituyen: los directorios de empleados, clientes y estudiantes

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boletines, peridicos y servicios noticias manuales de uso y especificaciones listas de precios, material de apoyo de ventas y mercadeo reportes y listados de consulta frecuente o eventual manuales de procedimientos, funciones y polticas corporativas formas, formatos y plantillasysolicitudesdeprocesos. Procesosquerequierenconsolidarinformacindediversasfuentesparala tomadedecisiones.Unejemploilustrativoesrealizarunacotizacin,para lo cual es necesario disponer deinformacin sobre artculos, clientes y la industria. Algunosprocesosdeplaneamientodentrodelaorganizacinrequierende un alto grado de comunicacin y colaboracin entre sus empleados, tal como diseo de nuevos productos, rediseo de procesos y proyectos de ingeniera. Este tipo de procesos son de gran beneficio si estn incorporados en la Intranet, en especial si los individuos involucrados se encuentrangeogrficamentedispersos. Otros procesos como bsquedas de informacin y aplicaciones cliente servidordeusofrecuenteygeneralizado,puedenestarenlaIntranet.

AlgunosejemplosdeaplicacionesadesarrollarparalaIntranetson: Actasyacuerdos. ReglamentosInternos. Calendarioslaboralescomofechasdepago. Consultasalpresupuesto. Manualesdeinstalacindesoftwareinstitucional. Manualesdeprocedimientosdelasdiferentesdependencias. InformacinsobreSeminarios,Conferencias,Congresos. SoporteTcnico. Forosdediscusin. Cuestionarios. FormulariosElectrnicos. 5

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BoletinesyNoticias. SolicitudesInternasdeServicios. Informacinsobrecursosycapacitacinafuncionarios. CursosVirtuales. EvaluacionesdePersonal. SeccionesdeBsqueda. Consultasabasesdedatos. Directoriostelefnicos.

SolicituddeDisfrutedeVacaciones
J efatura
SolicitudAprobada Solicitudde Vacaciones

SolicitudRechazada

SolicitudAprobada

Empleado
SolicitudTramitada

Dpto.Recursos Humanos

FiguraN1

EjemploAplicacinIntranet
La figura N 1 muestra un servicio tpico ofrecido por la Intranet, como es la solicitud de vacaciones. El empleado interesado se identifica por medio de un usuarioyunacontraseaenlareddelacompaaparaaccederlaIntranet,enla cual tiene disponible una gama de servicios, de los cuales le interesa realizar la

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solicitud de disfrute de vacaciones, la cual consiste en un formulario electrnico que requiereinformacin bsica para realizar eltrmite, probablemente similar al formularioenpapelutilizadoconelmismoobjetivo.Alingresarlosdatos,envala solicitud mediante correo electrnico a su jefe inmediato para su aprobacin o rechazo. El jefe accede el correo recibido y procede a realizar la accin pertinente:aprobarorechazarlasolicitud.Siesaprobadaelempleadorecibeun correo electrnico con la notificacin correspondiente, y el Departamento de Recursos Humanos recibe la solicitud de aplicacin del empleado con el visto buenodesujefe.Silasolicitudesrechazadaelempleadotambinesnotificado por el mismo medio. Este es un ejemplo claro, de la automatizacin de un procesoadministrativo.

Los procesos a incluir en la Intranet, Trulin (2001) los tipifica en cinco tipos de servicios: 1. Servicios de colaboracin: Incluye la publicacin de contenido, correo electrnico,noticiasyespaciosdediscusin. 2. Serviciostransaccionales:Sonlasaplicacionesdebasededatos,formasy reportes.Porejemploinventariosdeproductos,administracindeventas. 3. Serviciosdeproceso:Eselflujodetrabajo,gerenciadeproyecto,agendas compartidas. 4. Servicios de directorio: Bsquedas, administracin de accesos y recursos, certificacin. 5. Servicios de utilidades: Administracin y desarrollo de trabajos en red, respaldo,seguridadydesempeo.

La demanda por este tipo de aplicaciones es alta, existen gran cantidad de procesosfactiblesdedesarrollarparaIntranet,engeneraltodolorelacionadocon los servicios brindados a las diferentes dependencias administrativas son potencialesaplicaciones.

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4. BeneficiosaportadosporlaIntranet

La Intranet se considera como una herramienta de trabajo colaborativa, que aportarmltiplesbeneficios,dentrodeellos,esposibleidentificartantoventajas estratgicascomotcticas,porqueademsdehacermseficienteslosprocesos de negocios, mejorar las comunicaciones, incrementar la colaboracin intra personal y ayudar a amortizar los sistemas informticos, entre otros tambin permite a las organizaciones proveer servicios que seran difciles de prestar o muy costosos de desarrollar con los sistemas propietarios anteriores. (Arraiz, 2005)

Entrelosbeneficiospodemosindicar:

Ahorro:Alproveerinformacininstantneayseguraenformatoelectrnico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicacin, duplicacin y distribucinasociadosaladocumentacinenpapel.

Una de las grandes ventajas, es brindar a los funcionarios informacin de calidad,verazyactualizada,beneficiandodeestaforma,laelaboracinde procesosytomadedecisiones,pueslainformacinestenlnea.

Intranet brinda un mayor nivel de eficiencia, al eliminar todo el proceso manualdelassolicitudes,ypermitirunflujodelainformacinatravsdel correoelectrnico.

Mejora la comunicacin al utilizar el sistema de mensajera electrnico tanto en comunicaciones internas y externas, en tiempo real y diferido, y completamenteintegradas.

Optimizacin en el uso de la red institucional y recursos tecnolgicos instalados.

Los beneficios citados previamente se confirman con los siguientes datos estadsticas.

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SegnTrulin(2001),losbeneficiostangiblesdelaIntranet,seenfocanentres vertientes:ahorroencostosdirectoscomopapel,impresiones,telfono,gastos deviajeahorroentiempoeincrementodeproductividad.

DeacuerdoalosdatossuministradosporIntranettotal.com(2003),enrelacin conunaencuestarealizadaporMelcrumPublishingLtda.agrandesempresas en Europa, Reino Unido y Norteamrica, graficamos los 6 beneficios ms visiblesdelaIntranetenlafiguraN2.
B eneficiosdeIntranet
100% 80% 60% % 40% 20% Noduplicaesfuerzos 0% Benefici os Difusindeinformacin entiemporeal
90% 80% 72% 65% 65% 62% 55%

Mejorcomunicacin interna Mejoraprocesos Difusindebuenas prcticasdetrabajo MejoraEficiencia Reducepapel

FiguraN2 BeneficiosdelaIntranet

SegnIntranettotal.com(2003),enunaencuestadeAgency.comrealizadaen EstadosUnidos, losusuariosdeIntranetpodranahorrarel7%desutiempo con el uso dela Intranet compartan y publicaban informacin enla Intranet porbeneficiopropioy/oporpolticacorporativaestablecidaylosusuariosms satisfechosconlaIntranetsonlosmssatisfechosconsutrabajo.

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Unido alo anterior, Intranettotal.com (2003) indica en una encuesta realizada por The Chartered Institute of Marketing, que el 93% de los consultados reconocen la Intranet como un facilitador de Innovacin y el 48% estaba planeandoconstruirvideosdeentrenamientoparapublicarenella.

EncuantoalusodelaIntranetcomomediodecapacitacinyentrenamiento,una encuesta de Xebec Corporate Training refleja que un 28% de las empresas que respondieron usan la Intranet para entrenamiento del personal y un 54% planea utilizarlo como medio de aprendizaje en los prximos aos. (Intranettotal.com, 2003). Citados los posibles beneficios con la implementacin de una Intranet y segn datos estadsticos suministrados por Intranettotal.com (2003), podemos indicar que los beneficios de la Intranet a nivel organizacional son reales, y generan mayoreficienciaempresarialalmejorarlosprocesosinternos,lacomunicaciny el intercambio de informacin, a la vez al permitir innovar, la organizacin est mejor preparada para enfrentar el entorno cambiante del mundo actual, influenciado por los cambios tecnolgicos y la importancia fundamental en el manejodelainformacin.

5. InconvenientesdelaIntranet

A pesar de las numerosas ventajas que trae consigo la implementacin de la Intranet, se pueden presentar inconvenientes y problemas durante y despus de suimplementacin.

Al respecto, Intranettotal.com (2003), en una encuesta realizada por Melcrum Publishing Ltd, refleja en los siguientes datos, los problemas ms comunes durantelaimplementacin:

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AdministracindeContenidos Faltaderecursoseconmicos Sobrecargadecontenido Seguridad Controlinsuficiente Navegacinconfusa Polticasinternas

74% 52% 46% 45% 43% 43% 42%

Alanalizarcadaproblema,podemosindicarcomolaAdministracindelContenido eselprincipal,estosereafirma,siconsideramosqueel85%delasIntranetsque fracasan,esporproblemasenlacreacinypublicacindeinformacin.Deahla importancia de la responsabilidad y compromiso de la actualizacin de la informacinporpartedesusdueos.

Con relacin a la falta de recursos econmicos, aunque Intranet utiliza la misma plataforma que Internet y los recursos ya instalados en la organizacin, se requiere de una adecuada planificacin financiera, especialmente para el desarrollo de las aplicaciones, compra de software, capacitacin de personal, reforzarlaseguridadenlaredy mantenimiento.

Otro problema es la sobrecarga de informacin, el cual se presenta cuando hay exceso de ella en la Intranet. Se presentan dificultades en la bsqueda de informacintil,dadalaexistenciadeinformacinbasuradifcildeclasificar.

En cuanto a la seguridad, se requiere de una estrategia bien definida y no improvisada, para contar con mecanismos que eviten la intromisin de usuarios ajenosalaorganizacinousuariosinternosnoautorizados. Alrespecto,Morales (2005)indicaquesegnlamayoradeestadsticasrelacionadasconseguridad,el 80% de fraudesrelacionados con computadoras, provienen de usuariosinternos. EstosempleadosseaprovechandelaaperturaquebrindalaIntranet, difundiendo

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informacindecarcterconfidencialaterceros,comprometiendoyarriesgandola posicincompetitivadelaorganizacin.

ElcontrolinsuficienteyfaltadepolticasinternasenelproyectoIntranet,provocan problemas en los niveles de seguridad, cuando cualquier usuario puede acceder todaslasaplicacionesexistentes.Alavez,lafaltadepolticasclaras,acarreaen un desarrollo ms lento del proyecto, el personal involucrado lo ve como una opcin y no como una poltica a nivel organizacional, por lo tanto las pruebas y puesta en ejecucin de las aplicaciones es un proceso lento, el cual produce gastosinnecesariosentiempoyrecursos.Porlotantoesfundamentalcontarcon polticasinternasenelusodelaIntranetparagarantizareladecuadocontrolyuso delainformacinyrecursosdisponibles.

Elinconvenientedeunanavegacinconfusa,seproducecuandonosecuentacon un buen diseo de las pginas en trminos de usabilidad y estructuracin de la Intranet, dando como resultado que la informacin no sea encontrada en forma rpida y oportuna. La definicin de un buen diseo es un punto clave, si

consideramos que el impacto de malos diseos se traslada directamente a los empleados de la organizacin, porque cualquier problema de usabilidad, podra inmediatamentereducirelniveldesuproductividad. (Nielsen,2000)

6. ImplementacindeunaIntranet

SegnnuestraexperienciaeneldesarrollodeIntranet,esfundamental,realizarla implementacinporfases,lascualesindicamosacontinuacin: 6.1 PlanificacindelproyectoIntranet

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Estaprimeraetapaincluyeladefinicindelobjetivo,laplanificacinyeldiseodel proyecto. Es necesario, definir un grupo interdisciplinario encargado del proyecto, conformado por desarrolladores de aplicaciones, diseadores grficos, soporte tcnico, especialistas en contenido y usabilidad, mercadeo, empleados responsables delos procesosa mejorar o automatizar y unlder delproyecto, el cual debe estar en constante comunicacin y coordinacin con las altas autoridadesdelaorganizacin

6.2 Seleccindelatecnologaautilizar:

Esteprocesoesrealizadoporlaunidadencargadadeldesarrolloinformticodela empresa, el cual debe valorar la tecnologa en uso, analizar si esta se puede utilizareneldesarrollodelaIntranetempresarialosiporelcontrarioesnecesario adquirirtecnologaadicionalocomplementaria. Lo ideal es utilizar la plataforma tecnolgica existente, como la red, el correo electrnico, pero esto depende del nivel de desarrollo tecnolgico de la organizacin. En importante indicar, que no hay una nica tecnologa para desarrollar las aplicaciones de la Intranet, son varias y su seleccin depende de las caractersticas de la empresa, recursos tecnolgicos disponibles, licencias de softwareadquiridasycapacitacindesupersonal.

Enesteaspecto,CIENTEC(2005)sugiereconsiderarlossiguientespuntosenel desarrollodeunaIntranet: Fciladaptacinyconfiguracinalainfraestructuratecnolgicadelaempresa. Disponibilidadentodaslasplataformasinformticas. Posibilidaddeintegracinconlasbasesdedatosinternasexistentes.

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Durante esta etapa, es necesario definir los mtodos para brindar adecuados nivelesdeseguridad,semencionanlossiguientes: Firmas Digitales: Es un conjunto de datos, constituido por cdigos o claves criptogrficas privadas, en forma electrnica, asociados a un documento electrnico ya sea soporte magntico, disquete, disco duro, permitiendo identificarasuautorenformaconfiable,brindandoseguridadalainformaciny siendounaherramientatilenelcomercioelectrnico.(Iturraspe,etal.2002) SeguridadenServidoresWeb: Consisteenlaautentificacindelosusuarios mediante un cdigo de usuario (login) y clave de acceso (password). Este mtodoesmuyutilizadohoyendaprincipalmenteporlafacilidadqueprovee para el manejo de los accesos. Tambin es necesaria la encriptacin de los datos para garantizarla autenticidad del servidor, y la integridad delos datos entregados a los usuarios, aumentando la confianza de stos para realizar transaccionesseguras.(Pontificia,2002) HTTP (Hypertext Transfer Protocol), es el protocolo de transferencia de hipertexto,elcualpermiteidentificarpginasWebaccesibles.

HTTPS: (Hypertext Transfer Protocol Security) Seguridad de Protocolo de

TransferenciadeHipertexto.SimilaralHTTP,aadesistemasdeencriptacin paraquelosarchivoscirculenporlaRedconmayorseguridad.(Monografas, 2006) Corta Fuegos o firewall: Es un sistema de defensa que se basa en la instalacin de una "barrera" entre la estacin de trabajo y la red, por la cual transitantodoslosdatos.Estetrficoesautorizadoodenegado,siguiendolas instruccionesconfiguradaspreviamente. (Semeria,2002) Un firewall en Internet es un sistema o grupo de sistemas que impone una poltica de seguridad entre la organizacin de red privada y el Internet. El firewall determina cuales servicios de red pueden ser accesados, es decir quien puede entrar para utilizar los recursos de red pertenecientes a la organizacin.(Semeria,2002).

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En el contexto de las Intranets, se emplea como medida de proteccin, de manera que los usuarios externos vean slo la parte de la Intranet, a la cual estn autorizados, porque acta como un filtro de acceso. Cada vez que un usuario se conecta con la red, verifica su direccin, y de acuerdo a ella, le permiteonoelacceso. Generalmente, sueleninterponerseentreelservidor Webylaredinterna. (Arribas,1999) Encriptacin: Consisteenunsistemadecifradocuyoobjetivoesprotegery ocultarlainformacin,enviadaatravsdelared.Encasodeserdetectados losmensajestransmitidos,nosepodranentender,amenosqueseconozcael algoritmodeencriptamientoutilizado.

En trminos de seguridad, es importante anotar que las polticas aplicadas para la Intranet, deben formar parte de la poltica de seguridad global de la institucin,demaneraqueseaintegralynoenformaaislada.

6.3 SeleccindelasaplicacionesinicialesenlaIntranet:

En esta etapa, el objetivo es realizar un anlisis de las posibles aplicaciones a incluirenlaIntranet,ensuetapainicial. Es fundamental identificar procesos tradicionalmente realizados en papel, con el findelograrqueunmayorporcentajedelosempleadosutilicelaIntranet. El objetivo es lograr paulatinamente laintegracin de diferentes dependencias al proceso,eirlograndoenformaparalelauncambiodecultura. En este punto coincidimos con CEIN (2004), en cuanto a que las aplicaciones a desarrollarcontribuyanamejorarlosprocesosempresarialesexistentesypermitir generarnuevosmodelosdenegocio,alaumentarlavelocidadenlacomunicacin, enlatomadedecisionesyaleliminarbarrerasparatrabajarenequipo. Alseleccionarestasaplicaciones,esimportanterealizarunestudiodelosusuarios propietarios y usuarios finales de las mismas, enfocndose en el nivel de

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compromiso con el proyecto y su grado de cultura informtica, lo anterior para evitarqueestaseaunobstculoinicialenelproyecto. 6.4 Identificacindeusuarios,rolesynivelesdeaccesos:

Entodaorganizacinexistendiferentesreas,lascualespuedenestarasociadas a la naturaleza de sus funciones u objetivos. Cada una cuenta con procesos propios que le competen solo al rea misma, cuyos resultados, probablemente compartanofacilitenalrestodelasreas. Porlotanto,esnecesarialadefinicindeusuariospropietarios,usuariosfinalesy sus distintos roles en cada aplicacin Intranet, garantizando as el adecuado accesoalainformacinsegnsuniveldecompetencia.

6.5 Implementarlasaplicaciones:

La Intranet debe poseer una estructura lgica y funcional para toda la organizacin, por esta razn es necesario establecer estndares de diseo, navegacinyconvencionesdecontenido.

Sobrelosestndares,esnecesario:(Nielsen,2000) Desarrollar una pgina Web, exclusiva para las aplicaciones de la Intranet. DisearunlogorepresentativodelaIntranet,elcualdebeestarincludo en todas las pginas que la conforman, con el objetivo de brindar claridad, identificacin y diferenciarlas del sitio Web. Este logo, debe tenerunenlacealapginaprincipaldelaIntranet. Cadapginadebecontarconunbotndebsqueda.

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Estructurarydesarrollarplantillasdediseoparalosprincipalestiposde pgina, es decir pginas de consulta, de inclusin de informacin, de realizacindeprocesos,entreotras.

Continuandoconlosestndares,ladefinicindel formatoautilizarparatodaslas pginas Web generadas, debe estar representado en una plantilla base, la cual incluye el tipo, color, estilo y tamao de letra tamao de la pantalla imgenes que deben utilizarse colores de fondos encabezados, pies de pgina y comentarios as como los enlaces que es necesario colocar para proveer una navegacin organizada y el lugar en el cual se almacenarn los archivos. Es

recomendable establecer un rea dentro de la plantilla que le permita a cada usuariopersonalizarsuspginas.

En esta etapa es conveniente contar con el apoyo de profesionales en diseo grfico,paralograrelaborarunaIntranetacordeconlosrequerimientostcnicosy deusabilidadadecuados. Deestaforma,comoloindicaNielsen(2000),parael diseo de la Intranet, la eficiencia, memorabilidad y reduccin de error son los atributosmsimportantesdelausabilidad,porquelosempleadospuedenusarlas aplicaciones existentes en la Intranet, como parte de sus tareas cotidianas y la eficienciaconlacualnaveganpodradeterminarsuproductividad.

Enestafase,tambinesnecesario: Utilizar la tecnologa y herramientas de desarrollo definidas en la primerafase. Implementar los niveles de seguridad adecuados, tanto a nivel de servidor como de acuerdo a los roles de cada usuario, estas medidas deben garantizar, como lo indica CEIN (2004): confidencialidad e integridad de la informacin, autenticacin de usuarios, clientes y servidores.

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6.6 Ponerenmarchaunplanpilotodelasaplicaciones.

La estrategia deimplantacin abarca una capacitacin alusuario propietario, de talformaqueseidentifiquecomotal.Entendindosecomousuariopropietario,el encargadodeadministrarlainformacindelprocesoaautomatizarenlaIntranet. Posteriormenteelequipodetrabajoseleccionaenformaestratgicalasposibles dependenciascandidatasautilizarlasaplicaciones. Elusuariopropietariocapacitaalosfuncionariosdeestasdependenciasyseinicia elprocesodeformamuyacertada. Las aplicaciones durante esta fase de plan piloto son evaluadas y probadas por losusuariosyalavezmejoradasporlosinformticosencargados,incluyendosi es necesario el desarrollo de nuevas funcionalidades, de tal forma que se encuentrenpreparadasparainiciarlafasesiguiente,estandodisponiblesatodos losfuncionarios. Estaevaluacindelosresultadospermitecomprobarlosbeneficios,perspectivas y expectativas de la Intranet, adems brinda la oportunidad de mejorar y retroalimentarelproyecto.

6.7 AmpliarelusodelaIntranetatodalaorganizacin.

Concludoelplanpiloto,evaluadoslosresultadoseimplementadosloscambios,la aplicacinIntranetdebeextenderseatodalaorganizacin. Enestafase,esnecesariaunaadecuadacapacitacinatodoslosdepartamentos oreasyladifusindesuuso,conelobjetivodequetodoslosmiembrosdela organizacinestninformadosdelaexistenciadelaIntranetydelosserviciosque brinda. Estadifusin,puedelograrsemedianteestrategiascomolassiguientes: Utilizareldepartamentodemercadeoparaqueapoyelalaborpromocional.

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Promover el proyecto entre los altos ejecutivos y directivos en reuniones conlosempleadosyenjuntasdirectivas. OrganizarincentivosporelusodelaIntranet. Mantener el sitio actualizado con noticias de inters empresarial y organizacional. Contar con temas de inters paralos miembros, porejemplo promoviendo lacreacindeforosdediscusinsobredeporte,poesa,msica,temasde actualidad,entremuchos.

El uso de la Intranet por toda la organizacin se debe de priorizar y planificar gradualmente,hastaobtenerunacoberturatotal.

6.8 MantenimientodelaIntranet

ElmantenimientodelaIntranetradicaendospuntos: 1. Actualizacin de la informacin: La informacin presentada en la Intranet debe ser actualizada por los usuarios propietarios, los cuales son los responsables de este proceso. Se debe contar con el compromiso del personal para la actualizacin de la Intranet mediante una adecuada capacitacin,motivacinyapoderamiento. 2. Mantenimiento de las aplicaciones y de la plataforma tecnolgica: Esta tarea puedellevarse a cabo, medianteoutsourcing, o a travs del servicio que brinda el departamento de informtica. El objetivo es garantizar el adecuado funcionamiento de servicios como lared, el correoelectrnico y dems herramientas necesarias para el aprovechamiento ptimo de la Intranet.Losdesarrolladoresdelasaplicacionesdarnsoporteacualquier problema presentado en las mismas, as como desarrollar nuevas funcionalidades y servicios a las aplicaciones existentes, demandadas por losdueosyresponsablesdelosprocesos.

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Los directivos de la empresa, deben definir las nuevas labores del personal encargado del mantenimiento respectivo, para garantizar que este se realice exitosamente, y que no sea solo el compromiso de algunos miembros de la organizacinidentificadosconelproyecto. Para llevar a cabo este mantenimiento, es necesario evaluar la necesidad de capacitacin del personal en diferentes herramientas tecnolgicas, las cuales permitenhacerestalabordesdeelpropioescritorioyenunaformamsefectiva. Es importante en esta fase contar con mecanismos de medicin que retroalimenten el proceso de mantenimiento, para as fortalecer las reas de la Intranetdemsusoyeliminaromejorarlasdemenoruso. 6.9 AnalizarydesarrollarnuevasaplicacionesIntranet.

En el desarrollo de nuevas aplicaciones para Intranet, es necesario analizar la inclusindenuevastecnologas,comoporejemplo:laconversacinyelvdeoen tiemporeal. Alavez,debeampliarsusfronteras,brindandoserviciosyaplicacionesausuarios externos como proveedores y clientes, entre otros, controlando el acceso mediante diversos tipos y roles de usuario con sus respectivos niveles de seguridad. De esta forma, se estara llegando a lo que se conoce como EXTRANET, la cual consiste en la red interna de la empresa pero extendida a usuarios restringidos como pueden ser los proveedores y clientes, u otras empresas. La figura N 3, muestra los campos de accin de la Intranet, Extranet e Internet. SedelimitalaIntranetdelaEmpresa1ylaIntranetdelaEmpresa2,yentreellas se muestra la Extranet, donde ambas pueden tener comunicacin en unin con clientesyproveedores.TantolaIntranetcomolaExtranetutilizanInternet.

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FiguraN3 Intranet,ExtraneteInternet

Una vez, expuestas las fases, se inducen las principales variables a considerar paralaimplementacindeunaIntranet:

NiveldeApoyoyCompromisodelaorganizacin. InfraestructuraTecnolgicainstalada. RecursosFinancierosdisponiblesparaelproyecto,tantoparalacompra deequipocomoparalacapacitacindelpersonal. NiveldeCulturaInformticadelpersonal. EquipodeDesarrolladoresInformticos.

EstasvariablessonfundamentalesparagarantizarelxitodeunproyectoIntranet. 7.Conclusiones

Anivelempresarial,esfundamentaldisponerdeinformacinverazyactualizada,y poderprocesarlaydifundirlaenelmenortiempoposible.Porlotanto,elusodela tecnologaesrequeridoeneldesarrollodelasorganizaciones.

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Internet, es una revolucin para el mundo entero, no solamente contiene una

cantidad de informacin inmesurable, sino que ha modificado las formas

tradicionales de comunicacin y de ejecucin de las tareas. Esta tecnologa abierta ha permitido la apertura de las fronteras y el aprendizaje continuo de las culturas. Como derivacinde Internet, ha surgidola Intranet, su facilidad de uso y acceso ha permitido que sea aceptada por gran cantidad de usuarios, permitiendo la obtencin deinformacin confiable, decalidad y de sencilla manipulacin a nivel internodelaempresa. Orientar el desarrollo de la Intranet a los procesos y actividades de grupos de trabajo multifuncionales,yaprocesosprincipalesdenegocio,permitemejorarla interaccin entre dependencias, funciones y personas separados por metros o kilmetros, permitiendo a sus empleados en los distintos departamentos o sucursalesrealizarprocesosenformamsefectiva.DeestaformalaIntranetse constituye como una gran fuente de conocimiento accesible a todos y no meramenteuntramitador.

Es importante anotar, como lo indica Monografas (2006), que aunque muchas empresastienenunaplataformatecnolgicaadecuada,conserviciosdetelfono, redes locales, comunicaciones satelitales y dems facilitadores de la comunicacin,esnotablelapersistenciade"islascomunicacionales"yfallasenla comunicacin y divulgacin de informacin entre sus funcionarios y departamentos,laIntranetrepresentaunasolucinaeseproblema.Portantoes de vital importancia para las empresas que an no cuentan con una Intranet, analizar su implementacin a corto plazo, y las empresas que cuentan con ella, continuarsudesarrollo,parapotenciarmayoresbeneficiosdeestaherramienta.

Segn lo expuesto, enfatizamos que el xito de la Intranet se logra con un alto nivel de compromiso de la gerencia y de todo el personal de la empresa, para probarlasaplicacionesyponerlasenmarchalaacertadaseleccindecontenidos

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de calidad, usos y aplicaciones mantenimiento oportuno y mejoramiento del sistemaentrminostcnicosactualizacindelaplantillagrficaparahacerloms llamativoyamigableparaelusuariounprocesocontinuodepromocindesuuso por parte del personal y la poltica de capacitacin a los usuarios. Es decir, su diseodebedarsebajounaplanificacinyestrategiasadecuadas.

Esfundamentalconsiderarestosaspectos,alrealizarunainversinentecnologa, dado que no todo sistema se aplica a cualquier empresa, es importante la colaboracin entre los diferentes niveles de la organizacin con el propsito de lograr los mximos beneficios, pero sin lugar a dudas y basndose en las experienciasyestadsticasgeneradas,elusodeIntranetesaltamentebeneficioso paralas diferentes empresas alrededor delmundo, es una tecnologa que est siendo utilizada como una poderosa herramienta de trabajo en el campo de los negocios y puede llegar a convertirse, como menciona Guenther (2003) en la

herramientadeproductividadmsimportanteenlasmanosdelosempleados.
Parafinalizar,laIntranetesunaalternativaparamejoraryagilizarladinmicade las empresas, al permitir la automatizacin y mejora de los procesos administrativosyproductivos,alserunaventanaalacomunicacininternadelas empresas y un medio para la difusin de la informacin, agilizando la toma de decisiones y permitiendo a la organizacin mantenerse activa en un entorno cambianteyglobalizadocomoelactual.Brindaademselambientefrtilparala creacin, intercambio y gestin del conocimiento entre los miembros de una organizacin.

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