CICLO OPERATIVO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS (DTE)

Palabras claves del documento: Factura; Electrnico; Electrnica, DTE; SII; Documentos; Etapa; Certificacin; produccin Inventario y facturacin; Contabilidad Procesos asociados al documento: DTE

Fecha ltima Actualizacin: 11/Julio/2012 QUE ES UNA FACTURA ELECTRONICA Y UN DTE? Factura Electrnica es la representacin informtica de un documento tributario que se genera electrnicamente y que remplaza al documento fsico pero con el mismo valor legal a ste. Un DTE es un Documento Tributario Electrnico. A travs de los sistemas Softland usted puede emitir los siguientes DTE: Facturas, Facturas Exentas, Notas de Crditos, Notas de Dbitos, Guas de Despachos y Boletas. Importante: Para poder emitir Documentos Electrnicos, su empresa debe tener al menos los siguientes mdulos: Inventario y Facturacin (Emisin DTE) Contabilidad y Presupuestos (Emisin y envo de Libros Electrnicos) Cuenta Corriente Proveedores (Recepcin de DTE) CUAL ES EL PROPOSITO DE LA FACTURA ELECTRONICA? Otorga validez tributaria a operaciones comerciales mediante documentos generados electrnicamente, con una importante economa de recursos respecto de los que son emitidos fsicamente.

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Para poder comenzar a operar con DTE, es necesario que su empresa cuente con la Resolucin emitida por el SII donde lo faculta como emisor y receptor de DTE. Si usted no cuenta con esta resolucin, puede solicitar al departamento de Consultora de Softland que lo apoye en el proceso. Si su empresa ya obtuvo la resolucin, est preparado para comenzar con la etapa de Produccin a travs de los Sistemas Softland. (Esta etapa se conoce como Etapa de Certificacin) Una vez que la empresa es autorizada por el SII para emitir documentos electrnicos, estar en condiciones de pasar a la segunda etapa que el SII lo denomina Etapa de Produccin, es decir en esta etapa la empresa podr comenzar a emitir sus DTE oficiales. Consideraciones: Si el cliente est en etapa de produccin y lo est realizando por otro Software, o directamente con el SII (MYPIME), y quiere comenzar a utilizar el sistema Softland para realizar su facturacin electrnica, deber concluir el mes con su antiguo sistema y comenzar a facturar con el sistema Softland a partir del primer da de un mes. En otras palabras no podr enviar una parte de libro de ventas de un mes con un software y el resto del mes con otro Software. Considerar que de no cumplir con el punto anterior, la base de datos del sistema Softland se deber poblar (directamente en la base de datos, sin pasar por la aplicacin) con todos los documentos electrnicos generados por el otro software y dejarlos como electrnicos con su identificador uno por uno. Tiempo y costo no menor, dependiendo de la cantidad de documentos y de meses que se deber regularizar. Todo esto para poder enviar los libros electrnicos anteriores al cambio de sistema.

Nota: Para ser receptor de DTE usted debe cumplir ciertos requisitos que no se explican en este documento. Para mayor informacin sobre el proceso de recepcin de DTE, puede consultar el documento denominado Documentos Electrnicos de Compra (DTE)

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ETAPA DE CERTIFICACIN: El proceso de Certificacin de la facturacin electrnica cuenta de varios pasos y varias interacciones con el SII, el cual exige que antes de certificar al contribuyente para que emita sus DTEs, realice algunas pruebas especficas. Para poder realizar estas pruebas es necesario que el contribuyente realice los siguientes pasos. (El proceso completo y detallado de Certificacin, usted lo puede consultar en el documento denominado Procedimiento para la obtencin de la Resolucin del SII para la emisin de DTE 1.- Postular a facturacin electrnica a travs de la WEB del Servicio de Impuestos Internos (https://maullin.sii.cl/cvc/dte/pe_condiciones.html) 2.- Luego de cumplir con los requisitos expuestos por el SII en el punto anterior, usted debe solicitar un set de pruebas. Este set de pruebas son las instrucciones detalladas de cmo deben generarse los distintos tipo de documentos electrnicos y enviados al SII electrnicamente hasta que el SII apruebe dicha operacin. (Simulacin) Nota: Para poder enviar documentos electrnicos al SII el contribuyente tiene que tener una firma electrnica, la cual puede obtenerla a travs de los proveedores autorizados por el SII. (https://palena.sii.cl/dte/mn_Prov_CD.html) 3.- Una vez obtenido el set de pruebas, usted tendr que crear una Base de Datos de pruebas para la cual deber parametrizar siguiendo detalladamente las instrucciones especficas entregadas por el SII, es decir deber crear y parametrizar Auxiliares, Productos, Tipos de documentos, ingresar actividad econmica, Mail destinados para envos y recepcin de DTE, etc. En definitiva hay que realizar una implementacin de un sistema Softland, pero siguiendo las instrucciones del SII a travs del Set de Pruebas. Para ello es necesario que su base de datos de Prueba est configurada dentro de la definicin de empresa como Emisor en etapa de Certificacin Parametrizacin del Sistema: a) Crear BD en el sistema de Inventario y Facturacin y sistema de Contabilidad y Presupuestos. (Esta base de datos slo se utilizar para el proceso de certificacin. Una vez que pase a la etapa de produccin, deber utilizar su base de datos operativa y NO debe utilizar la BD de datos de pruebas) b) Parametrizar el sistema de Inventario y Facturacin, teniendo en consideracin lo siguiente: - Debe seleccionar la opcin Es emisor de documentos electrnicos en el men: Bases Definicin Datos de Empresa:

- Luego deber ingresar los datos del Representante Legal. En la lengeta Datos de envo de documentos electrnicos, usted debe ingresar lo siguiente:

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-Cdigos de actividad econmica.

-Nombre Sucursal. -E.Mail DTE: Este mail debe ser de persona que esta realizando certificacin. -Sitio WEB. -Emisor en etapa de Certificacin -Fecha Resolucin SII (Etapa certificacin): Esta fecha corresponde al da que se realizo postulacin en SII, esta fecha se puede obtener ingresando a: www.sii.cl, Factura Electrnica, Men postulante, Actualizacin Datos Empresa, Ingresar RUT empresa.

c) Parametrizar la BD prueba por el sistema de Contabilidad y Presupuesto. Crear en el plan de cuentas: Cuenta proveedores: controle documento y maneje auxiliar. Cuenta de cuadre: sin ningn atributo. Crear Tipos de documentos: que se requieren para crear el libro de compras: Set Bsico: Factura, Cdigo SII 30 Factura Electrnica, Cdigo SII 33 Nota de Crdito, Cdigo SII 60 Factura de Compra Electrnica, Cdigo SII 46 Set Exento: Factura, Cdigo SII 30 Factura Electrnica, Cdigo SII 33 Factura Exenta Electrnica, Cdigo SII 34 Factura Exenta, Cdigo SII 32 Nota de Crdito, Cdigo SII 60 Nota de Crdito, Cdigo SII 61 Nota de Debito Electrnica, Cdigo SII 56 Nombre Neto Exento IVA Retencin Operacin Suma Suma Suma Resta Es Neto Si Si No No Afecto a IVA SI No No No

Detalle de Libro:

Crear Auxiliares: para realizar ventas y compras Ventas: Razn social, RUT, giro, comuna, direccin y clasificacin cliente. Compras: Razn Social, Rut y clasificacin Proveedor.

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Adems se debe crear un usuario en el sistema que tenga los datos del Representante Legal (Nombre, Rut y correo). 4.- Una vez que se parametriza el sistema, se comienza a generar las pruebas bsicas o simulaciones, de acuerdo al orden establecido por el SII. Estas pruebas bsicas son envos de DTE (simulaciones) al SII para que ste los revise y apruebe. 5.- Una vez que el SII aprueba los envos del punto anterior, es necesario hacer una nueva serie de simulaciones, pero con cdigos de productos reales que maneja la empresa. 6.- Luego comienza uno de los ltimos pasos que consiste en el intercambio de documentos: Esta etapa el SII enva documentos tributarios electrnicos al contribuyente postulante para comprobar que ste entrega un acuse de recibo y la aceptacin o rechazo de los documentos enviados, de acuerdo a las definiciones que el SII ha establecido para el intercambio de informacin entre contribuyentes autorizados. 7.- Finalmente cuando se aprueben estos DTE, se deben enviar un set con los DTE impresos en un archivo PDF, de tal forma que aparezca correctamente el timbre electrnico, datos generales y especficos concernientes a cada tipo de DTE. Una vez que el SII informa que APROB satisfactoriamente el proceso de certificacin de los documentos tributarios electrnicos de su empresa, el representante legal de la empresa debe realizar la "Declaracin de cumplimiento de requisitos", en www.sii.cl, Men "Factura Electrnica" seccin "Inscripcin Sistema de Facturacin Electrnica". ETAPA DE PRODUCCIN:

En esta etapa la empresa est en condiciones de poder emitir oficialmente sus DTE, por lo que deber configurar sus formatos, tipos de documentos, cuentas, configuracin de libros, etc, de la misma forma como configur su base de datos de Prueba, con la salvedad que ahora deber trabajar sobre su Base de Datos operativa y deber seleccionar, dentro de la Definicin de Datos de Empresa, la opcin Emisor en etapa de Produccin Importante: Para el proceso de Produccin, usted debe parametrizar su Base de Datos Operativa, la cual debe ser distinta a la Base de Datos que utiliz para el proceso de Certificacin.

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