Ing.

Delia Snchez Gmez

MICROSOFT ACCESS
Access es un software utilizado para el desarrollo de

sistemas de Base de Datos. l est basado en el argumento de las bases de datos relacionales . En el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas en forma tabular.

 Todos los contenidos de una Base de Datos en Access

son reunidos en un nico archivo de extensin mdb.

Objetos aislados del Access: Tablas, formularios,

consultas, informes y macros.

TABLAS

Una tabla es un rea de disco o memoria que almacena

informaciones sobre alguna cosa. por ejemplo, una relacin de empleados. Las informaciones de cada empleado constituyen un registro. Una determinada informacin constituye un campo. Cada campo posee caractersticas propias.

Generar nueva tabla

La obtencin de una nueva tabla es hecha a partir de la

ventana Base de Datos

SeleccionandoTablas y picando en Nueva. Como respuesta aparece una ventana que permite

alternativas para la definicin de la tabla, en general interesa apenas la Vista Diseo.

En el modo Diseo los campos son definidos, como as

tambin sus respectivas propiedades.

Tipos de datos
Cada campo contendr datos de cierto tipo. El tipo de

datos puede ser elegido en la lista accionada a travs del botn de seleccin

TIPOS DE DATOS

Texto: Mximo 255 caracteres Memorando: Mximo 65.535 bytes

(sentencias/prrafos) Numrico: Tipo exacto depende del tamao del campo fecha/hora: Da y hora para aos de 100 a 9999 Moneda: 15 dgitos a la izquierda y 4 a la derecha del punto decimal Auto Numrico: Incrementado automticamente al adicionar registro Si/No: Valor booleano de 1 bit Asistente para Bsqueda: Crea un campo cuyo valor puede ser elegido de una lista

TIPOS DE DATOS
Los campos de tipo nmero, pueden tener varios tamaos

de campo que determinan su capacidad de almacenamiento de valores numricos:

Tamao Bytes Variacin
Byte 1 0 a 255 Entero 2 -32.768 a 32767

Entero Largo 4 -2.147.483.648 a 2.147.483.647

Simple 4 -3.402.823E38 a 3.402.823E38 Doble 8 79.768.313.486.232E308 a 179.769.313.486.232E308

FORMATOS
Nmero general exhibe al nmero en formato

Estndar Moneda separa millares, muestra negativos entre parntesis, con 2 decimales Fijo exhibe como mnimo 1 dgito con dos decimales Estndar dem, adems separa en millares Porcentaje multiplica por 100 y adiciona el smbolo % Cientfico usa anotacin mantisa/exponente.

Las otras propiedades de los campos incluyen:

Mscara de entrada: usada para facilitar la entrada de

dados
Ttulo: para ser usada en el lugar del nombre del

campo en formularios
Valor predeterminado: valor que iniciala el campo. Regla de validacin: expresin que verifica la

consistencia del dato alimentado (por ejemplo: >0 e < 100)

Propiedades de los campos

Texto de validacin: mensaje de error al ser

presentado si la regla de validacin no fue satisfecha

Requerido: indica que este campo exige entrada de

algn dato, si no fuera requerido, el campo admitir el valor nulo (teclear ENTER)
Permitir longitud cero: se indica la cadena vaca ("")

para componer texto constituir o no una entrada vlida

Indexado: permite definir el campo como un ndice

para acelerar el acceso a las informaciones de la tabla.

LLAVE PRIMARIA
Se debe informar para a cada tabla cual es el campo

que constituye su llave primaria.

Un campo es candidato a ser llave primaria si permite

la identificacin nica de cada registro de la tabla.

En general es necesario definir una llave primaria para

cada tabla.

RELACIONES
Es comn que informaciones de una tabla estn

asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso podemos establecer una relacin entre las dos tablas. Es a travs de la relacin que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno a uno, uno a varios, varios a varios.

CONSULTAS
Una consulta recupera informaciones de la Base de

Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Sern estudiados tres tipos de consultas:
De seleccin: selecciona y presenta registros en

formato patrn
De referencias cruzadas: selecciona y presenta

registros en formato de planilla

De accin: altera el contenido de registros en una

nica operacin

VISTA CONSULTAS

FORMULARIOS: OPERACIONES BSICAS.

Los formularios constituyen pantallas para la entrada y

presentacin de informaciones.

En los formularios es posible presentar resultados de

clculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un recurso especfico para la presentacin de informaciones impresas Informes. Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas tabular y subformularios.

La secuencia de pasos para la creacin de un formulario a travs del asistente es la siguiente:

En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y

picar el botn Nuevos Elegir la opcin Asistente de formulario Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario ser desarrollado. Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema.

INFORMES
Los informes constituyen un recurso especfico para la

presentacin de informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Es posible incluir en el informe elementos grficos para hacerlo mas atractivo. Los informes tambin incluyen medios para agrupar y agregar datos.

VISTA INFORME