Apuntes Excel 2010 Jun2012

Microsoft Excel 2010
Nivel Avanzado
http://kybele.es/BBVA/excel/
David Granada david.granada@urjc.es
Agenda
Empezar a trabajar con EXCEL Personalizacin del Entorno de Trabajo Edicin de Celdas Frmulas y Funciones (introduccin) Seleccin de Celdas
Funciones ()
Funciones de Informacin Funciones de Bsqueda y Referencia Funciones de Fecha y Hora Funciones Estadsticas Funciones Matriciales Funciones Financieras
Trabajar en Modo Grupo
Referencias a Celdas Nombrar Celdas
Opciones Avanzadas de Formato y
Herramientas para Anlisis
Presentacin
Trabajar con Datos

Datos Consolidados Filtros
Alineacin de Texto Formatos Condicionales Precisin de Pantalla Uso de Estilos
Filtros Avanzados
Paneles
Definicin de Esquemas Impresin y Presentacin Vistas Personalizadas Proteccin de Celdas y Hojas
Macros Validacin de Datos Subtotales Funcin Buscar Objetivo Escenarios Tablas Dinmicas
Funciones Funciones de Texto Funciones Matemticas Funciones Lgicas
Trabajar con Grficos Extraccin de Datos y Libros Compartidos
Personalizacin del Entorno de Trabajo

Barra de herramientas de acceso rpido Barra de ttulo
Fichas
Grupos
Barra de frmulas
Grupo de formato
Ayuda de Excel
Barra de desplazamiento Barra de etiquetas
Mostrar y personalizar las barras de Herramientas

Una importante
Botn Derecho sobre cualquier barra o sobre la cinta: Personalizar barra de herramientas de acceso rpido Personalizar cinta de opciones Archivo Opciones
utilidad en Excel (como en el resto de aplicaciones integradas en la suite de Office), es la personalizacin de barras de herramientas y la cinta de opciones. Permite tener a mano las herramientas de uso ms comunes.
Men Herramientas
Para modificar las barras o la cinta, es
necesario activar la opcin de personalizacin
Ficha Archivo Opciones Personalizar barra de
herramientas de acceso rpido Ficha Archivo Opciones Personalizar cinta de opciones Botn Derecho sobre cualquier lugar de la cinta Personalizar
A partir de ah, podemos: Aadir/Eliminar botones para comandos Cambiar el aspecto de los botones Crear/Eliminar/Reorganizar barras/fichas
5
EJEMPLO barra
Mostrar y personalizar las barras y cintas

Ejercicio: Crear un nuevo libro de EXCEL En la hoja por defecto (Hoja1), crear una nueva ficha, llamada miFicha Dicha ficha deber tener los siguientes elementos:
De la ficha Archivo, la opcin: Nuevo
De la ficha Inicio, grupo Celdas, la opcin Insertar

De la ficha Datos, grupo Esquema, las opciones Autoesquema
y Borrar esquema De la ficha Vista, grupo Ventana, la opcin Inmovilizar
Edicin de Celdas
Hay varias formas de editar una celda Si hacemos clic sobre ella y empezamos a escribir estaremos modificando el contenido de la celda usando la barra de frmulas Podemos seleccionar la celda y pulsar F2 Podemos seleccionar la celda y hacer clic sobre la barra de frmulas Cambiar comportamiento predeterminado: Ficha Archivo Opciones Avanzadas Marcar la opcin Permitir editar directamente en las celdas
Al pulsar F2, iremos directamente a la barra de frmulas
Importante: cuando estamos en modo Edicin hay muchas opciones que aparecen deshabilitadas. y muchas veces no nos damos cuenta de que estamos en modo Edicin
Edicin de Celdas
Seleccionar rangos de celdas para editar Cuando EXCEL llega al final de la columna, comienza por la primera fila de la siguiente columna Introducir los mismos datos en varias celdas: Seleccionar el rango de celdas Introducir el valor Pulsar CTRL + ENTER Introducir puntos decimales automticamente Ficha Archivo Opciones Avanzadas Insertar automticamente un punto decimal
Edicin de Celdas
AUTORELLENO
Si arrastramos con el botn derecho en lugar del
izquierdo se mostrar un pequeo men de opciones de relleno. Ejemplos: Lunes, 1, Enero, 01/01/2012, etc.
AUTOCOMPLETAR
Podemos acceder a los anteriores valores de la columna
con la opcin Elegir de la lista desplegable del men contextual para la celda Slo reconoce valores adyacentes verticalmente: una celda en blanco rompe la serie
Edicin de Celdas
Para introducir saltos de lnea en una celda ()
Usar ALT + ENTER
Podemos usar las opciones de auto correccin para
simplificar la entrada de datos

Ficha Archivo Opciones Revisin
Autocorreccin
Opciones de
Podemos aadir abreviaturas para el texto que
introduzcamos con frecuencia

Las entradas que aadamos estarn disponibles para
cualquiera de las aplicaciones de Office

10
Edicin de Celdas
Insercin de fracciones
Podemos mostrar el valor como una fraccin usando las
opciones de formato Al seleccionar la celda, la barra de frmulas muestra el valor computado
valor real almacenado Las opciones de formato SLO se utilizan para presentar el valor en la celda 11
En general, la barra de frmulas siempre muestra el
Edicin de Celdas
Insercin de porcentajes
Para evitar problemas, es recomendable utilizar el
smbolo % a la hora de introducir un porcentaje en una celda EXCEL lo reconocer automticamente

Insertar, Eliminar y Mover hojas Cambiar nombre de las hojas
Doble clic sobre la etiqueta
Cambiar el color de las etiquetas
Clic derecho sobre la etiqueta escogida
12
Manejo de Excel
Ejercicio:
Abrir el libro
Insertar una nueva hoja en blanco
Prcticas.
Renombrar la hoja como Ejercicio 1
Introducir un conjunto de nmeros con formato de
moneda Calcular la suma de los nmeros Guardar el trabajo en disco
13
Frmulas y funciones
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja
de clculo. De hecho, mediante frmulas, se llevan a cabo todos los clculos que se necesitan. Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de EXCEL e incrementar la velocidad de clculo. Si se las compara con las frmulas, son ms rpidas, ocupan menos espacio en la barra de frmulas y reducen los errores (ya que no es necesario conocer la sintaxis de la frmula). Las funciones actan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas igual que las frmulas lo hacen sobre los nmeros.
14
Frmulas
Operaciones matemticas que constan de
operadores, expresiones, etc. Ver Precedencia de Operadores Como ya hemos visto, se usar : para definir rangos de celdas
15
Frmulas
Introduccin de frmulas Se puede hacer tanto desde la Barra de Frmulas como en la propia celda activa. Comenzar tecleando el signo igual (=). As se indica al programa que lo que se va a introducir en la celda activa es una frmula. Teclear valores numricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /). Terminar la introduccin de la frmula pulsando ENTER
16
Frmulas: operadores
SMBOLO ^
* / + & = < >
17
OPERADOR Exponenciacin
Multiplicacin Divisin Suma Resta Concatenacin Igual a Menor que Mayor que
PRECEDENCIA 1
2 2 3 3 4 5 5 5
En cualquier momento podemos romper el orden de precedencia de operadores utilizando parntesis
Uso de Operadores: ejemplos

FRMULA
=Part-&23A =A1&A2 =6^3 =216^(1/3) =A1<A2 NMERO NMERO LGICO
TIPO
TEXTO
RESULTADO
Part-23A Concatena el valor de ambas celdas 6 al cubo 216 Raz Cbica de 216 6 VERDADERO / FALSO
=A1<=A2
=A1<>A2
LGICO
LGICO
18
Si tienes problemas para modificar una frmula, convirtela a texto (eliminando el signo = al principio), realiza las modificaciones y vuelve a convertir el texto en frmula
Auditora de Frmulas
EXCEL proporciona un auditor de frmulas capaz
de localizar errores en las mismas Ficha Frmulas Grupo Auditora de frmulas Rastrear celdas precedentes Rastrear descendientes Sealar datos incorrectos
19
EJEMPLO Auditora de Frmulas
Errores trabajando con frmulas

#DIV/0! intento de dividir por 0
La celda que contiene el dividendo est en blanco Reparar: = SI(C2=0;;(C2-B2)/C2) = SI(ESERROR((C2-B2)/C2);;(C2-B2)/C2)
#N/A cuando alguna funcin de bsqueda no es
capaz de encontrar un resultado #NOMBRE? la frmula contiene
un rango de celdas o un nombre no definido
un texto que es interpretado como nombre no
definido (p.e.: un nombre de funcin incorrecto) una funcin incluida en un complemento no instalado
20

#NULO! la frmula trata de usar la interseccin
de 2 rangos que no interseccionan

=SUMA(B5:B14 A9:F9) B9
=SUMA(B5:B14 A16:F16) #NULO!
#NUM!
Pasar un argumento no numrico por error
Pasar un argumento incorrecto (=RAIZ(-1))
Una funcin que funciona realizando iteraciones no es
capaz de converger (TASA ) El resultado es demasiado grande (o pequeo)
21

#REF! uso de una referencia invlida
Se borra una celda referenciada por la frmula Se copia la frmula a una celda que invalida la
referencia relativa (p.e.: copio =A1-1 de A2 a A1) Corto y pego una frmula en una celda que es referenciada en la propia frmula
#VALOR!
Tipo incorrecto de un argumento (p.e.: sumar un nmero
y una cadena de texto) Se pasa como argumento un rango cuando debera ser un valor nico Olvidar insertar una frmula en formato matricial
22
Funciones
Las funciones aceptan datos de entrada o
argumentos, y devuelven un resultado despus de operar con esos datos Pueden verse como frmulas predefinidas En la mayora de los casos, el resultado es un valor numrico
referencias, valores lgicos, matrices o informacin sobre la hoja de clculo.
Pero tambin pueden devolver resultados de tipo texto,
23
Funciones: argumentos
Los argumentos son la informacin entre parntesis que
pasamos a la funcin para que realice su tarea Cada dato es un argumento Se usar ; para distinguir los distintos parmetros que ARGUMENTOS se pasan a una funcin Ejemplo: SUMA (B5; A3; D3:E6) Podemos usar nombres de celdas a la hora de escribir frmulas (ver Nombrar Celdas)
Mientras estamos editando la frmula
Ficha Frmula Utilizar en la frmula F3 mientras se edita la frmula
24
Botn AUTOSUMA
El botn AUTOSUMA proporciona un acceso rpido
a las funciones ms comunes

de la posicin de la celda
Los argumentos de la funcin son deducidos a partir
25
Funciones
Asistente de Funciones El Asistente de Funciones sirve de gua a
travs de todo el proceso de introduccin de una funcin y proporciona una breve explicacin, tanto de la funcin, como de cada uno de sus argumentos.
Ficha Frmula Botn Insertar funcin Botn AUTOSUMA Ms Funciones Botn Insertar Funcin de la barra de frmulas
26
Funciones
Argumentos de Funcin Obligatorios/Opcionales
Bsqueda de Funcin Descripcin Por Categoras
Ayuda contextual 27
27
Funciones
Es recomendable usar la ayuda en lnea para conocer
cmo utilizar cada funcin
Introducir el nombre de la funcin en MIN y si EXCEL la reconoce, automticamente la pasar a MAY
28
Seleccin de Celdas
CTRL + ESPACIO toda la columna MAY + ESPACIO toda la fila CTRL + E todas las celdas de la hoja
CTRL + * todas las celdas adyacentes que
contengan valores CTRL + MAY + todas las celdas adyacentes en esta columna
CTRL + MAY + todas las celdas adyacentes en
La columna entera si no hay celdas adyacentes
esta fila F4 Repite la ltima accin que se ha realizado en Excel

29
Modo Grupo
Podemos verlo como una forma sencilla de trabajar con datos consolidados
Seleccionar un conjunto de hojas Clic sobre la primera y, manteniendo apretada la tecle CRTL, clic sobre el resto Liberamos la tecla CTRL y
al realizar modificaciones sobre cualquiera de ellas,
los cambios se replican en el resto Ejemplos: repetir encabezados en varias hojas, redimensionar filas y/o columnas en varias hojas, etc.
30
Modo Grupo
Podemos utilizar esta opcin para definir frmulas que computan las mismas celdas de varias hojas (hojas resumen o acumuladores)
Comenzar a introducir la frmula en la hoja resumen
Seleccionar la celda que contiene el valor que se quiere
computar en la primera hoja Manteniendo MAY pulsado hacer clic sobre la ltima hoja del intervalo Pulsar INTRO
La frmula computa el valor de la misma celda
(relativa) en el rango de hojas
31
Ejercicio
Cree un nuevo libro de EXCEL Inserte 13 hojas y nombre las 12 primeras como los
12 meses del ao Utilice la edicin en modo grupo para:
Que todas ellas presenten el siguiente aspecto
Que la hoja 13 calcule los totales de ventas a partir de
las 12 restantes
32
Seleccionar celdas especiales

Podemos buscar celdas que contengan frmulas o
aquellas que dependan de la actual o Ficha Inicio Buscar y seleccionar Ir a Especial Ctrl + I Especial
Si la lanzamos teniendo seleccionado un rango, la
bsqueda se restringe a las celdas del rango En caso contrario, se realiza sobre todas las celdas de la hoja
33
Referencias a celdas
Las referencias a celdas identifican una celda o grupo de
celdas de un libro Se usan para vincular el resultado de una frmula a las celdas referenciadas La referencia de la celda activa se muestra en el cuadro situado a la izquierda de la Barra de referencias
Los rangos de celdas se introducen por medio del
34
operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera celda del rango, de la de la ltima celda Ver estilos de referencias F1C1 Ejemplo: (B2:D3) Archivo Opciones - Frmulas
EJEMPLO Prcticas!Referencias
Referencias Relativas: se refieren a las celdas por
sus posiciones en relacin con la celda que contiene la frmula A1 Referencias Absolutas: sirven para evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la frmula a una nueva posicin $A$1 Referencia mixta: referencia donde tan slo una de las dos dimensiones, fila o columna, permanece constante A$1, $A1 Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carcter dlar ($) antes de la letra de la columna o el nmero de fila, que se quieren mantener invariables.
Uso de F4 para convertir entre tipos de referencias
35
Las referencias mltiples consisten en referencias
sencillas separadas por el carcter punto y coma (;). Ejemplo: (B2:D3;C5:D6) Se pueden introducir tambin referencias a celdas o rangos que sean la interseccin de dos o ms rangos
Especificar cada rango separndolos por un espacio Ejemplo: (B5:D8 B4:C8).
36
Referencias Tridimensionales
Hacen referencia a una celda o un rango de celdas de
otra hoja dentro del mismo libro. La sintaxis es:

NOMBRE_HOJA!CELDA (una celda) NOMBRE_HOJA!CELDA1:CELDA2 (un rango) Ejemplo: (Hoja1!B5:C6).
Si referencia una celda o un rango de otro libro. La
sintaxis es: RUTA[LIBRO.xls]HOJA!RANGO

del sistema. LIBRO: nombre del fichero. HOJA: nombre de la hoja.
RUTA: acceso al fichero en la estructura de directorios
37
Operadores para Referencias (Resumen)
OPERADOR : (dos puntos)
FUNCIONALIDAD Especificar un rango
; (coma)
(espacio)
Construye un rango uniendo otros dos

Interseccin entre dos rangos de celdas: devuelve el rango de celdas comunes a los dos rangos proporcionados
! (exclamacin)
[] (corchetes)
Especificar una hoja distinta de la actual

Especificar un libro distinto del actual
38
Referencias a Celdas Ejercicio:

En el libro
En esta hoja, generar una tabla de multiplicar con una
Prcticas, insertar una nueva hoja Trabajar con Referencias
sola frmula que se copiar a toda la tabla (10 x 10). Darle el siguiente formato a las celdas a las filas y columnas que contengan los nmeros multiplicados:
Tipo de letra: Arial 12 Negrita Formato de texto: Centrar
39
Referencias a celdas: nombrar celdas

Se pueden dar nombres a celdas y de conjuntos de
celdas. Podemos utilizar nombres de celdas para evitar tener que trabajar con referencias absolutas Para crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas:
Deben empezar por una letra o por el carcter
subrayado (_) Tras este primer carcter, se puede usar cualquier conjunto de letras, nmeros y caracteres especiales. No se pueden utilizar espacios en blanco. Como alternativa, se puede emplear un carcter de subrayado o un punto.
40
Nombrar Celdas
Para definir nombres se usa la ficha
nombre Definir nombre

Seleccionar un nombre.
Frmulas Asignar
Seleccionar el mbito (libro u hoja). Seleccionar la celda, rango o rango mltiple al que desee asignar el
nombre. Hacer clic en Aceptar.
Este mismo grupo permite modificar o eliminar nombres
ya definidos Otra opcin es seleccionar la celda o rangos de celdas a las que se desea dar un nombre, y luego hacer clic sobre el cuadro de nombres de la Barra de Referencias. La referencia a la celda activa se sustituye por el nombre tecleado. CTRL + F3
41
cuadro Administrador de Nombres
Nombrar Celdas
Barra de Referencias
EJEMPLO Prcticas!Listado_de_Libros
Todos los nombres de celdas son accesibles desde la

Por defecto todos los nombres definidos en una hoja
estn disponibles para todas las dems (son nombres a nivel de libro) Si queremos nombres a nivel de hoja, anteponer el nombre de la hoja o definirlo en el mbito Hoja1!PruebaNombre Si disminuimos el zoom (CTRL + Rueda Ratn) y tenemos nombres definidos para rangos de varias celdas, EXCEL mostrar el nombre de los rangos para proporcionar una visin global de la hoja Otra forma de ver los nombres definidos es usar la opcin Ficha Frmulas Utilizar en la frmula Pegar
Nombres Pegar lista
42
Nombrar Celdas
Podemos dar nombre a las celdas de forma automtica,
usando rtulos de fila, de columna o ambos
Seleccionar el rango de celdas, incluyendo los encabezados de fila
y/o columna Seleccionamos Ficha Frmula Crear desde la seleccin Seleccionar si queremos utilizar el encabezado de la fila o la columna para dar nombre al resto de celdas
Se pueden definir nombres para constantes y/o frmulas No aparecern en el cuadro de nombres porque no tienen una ubicacin tangible Ejemplo: Diametro = 2 * Pi * radio Podemos utilizar los nombres definidos a la hora de crear
nuevas frmulas
43
Usar nombres en frmulas

Si definimos nombres sobre celdas utilizadas
en frmulas, podemos actualizar las frmulas para sustituir las referencias por los nuevos nombres
Seleccionar el rango sobre el que se desea
aplicar los nombres Ficha Frmulas Insertar Asignar nombre Aplicar nombres
44
Nombrar Celdas
Ejercicio :
A partir del ejercicio de la tabla de multiplicar,
asignar los siguientes nombres a los rangos correspondientes:

Tabla_del _7 en filas
Tabla_del_9 en columnas
Con base a estos nombres, realizar las siguientes
Tabla_multiplicar, todos los elementos de la tabla
operaciones:
Suma de toda la tabla del 9 Promedio de los elementos de la tabla del 7 y los elementos
de la tabla del 9 Contar los elementos que hay en toda la tabla de multiplicar
45
Creacin semiautomtica de nombres

Ejercicio : A partir del libro Prcticas, ir a la hoja Ejercicio Formato Seleccione los datos de la tabla y cree nombres para las celdas usando la fila superior y la columna izquierda de la tabla Usando dichos nombres, obtenga la suma total por meses en la columna G
Puede usar F3 mientras edita la frmula para acceder a todos los nombres de rangos de celdas definidos
Defina una constante Impuesto con valor 0,16 (recuerde aplicar formato porcentual) Utilice la frmula anterior para hacer una copia de la tabla, pero sta incluyendo precios con IVA
46
Agenda
Funciones ()
Presentacin
Trabajar con Datos

Filtros Avanzados
Paneles
47
Alineacin de Texto
A esta opcin se accede a travs del cuadro de
dilogo Formato de Celdas Ficha Inicio Formato
Formato de celdas
Horizontal Vertical
Esta ficha incluye varias opciones
Orientacin
Control de Texto
Direccin del Texto
48
Alineacin de Texto
TEXTO INCLINADO (Encabezamiento de Tablas)
1.
2.
Seleccione las celdas que desee formatear y elija el comando Celdas del men Formato
En la ficha Bordes, aplique bordes verticales a la izquierda, derecha y centro del rango de celdas
3.
4.
En la ficha Alineacin, use los controles Orientacin para seleccionar el ngulo deseado (60)
En la lista desplegable Horizontal de la seccin alineacin de texto, seleccione la opcin centrar. Excel gira los bordes izquierdo y derecho con el texto Arrastre el borde inferior de la cabecera de la fila 1 hacia abajo para dejar espacio suficiente para encajar los rtulos sin recurrir al ajuste Seleccione todas las columnas. Seleccione Formato, Columna, Autoajustar a la seleccin para reducir todas las columnas al menor ancho posible
Aunque los rtulos inclinados parezcan borrosos, este efecto desaparece cuando imprimimos la hoja de clculo
5. 6.
49
Alineacin de Texto
BORDES INCLINADOS (Encabezamiento de Tablas)
1. Seleccione la celda que desea formatear e introduzca unos diez
espacios en blanco. Podr corregirlo posteriormente.
2. Introduzca el rotulo que desea y que corresponder a la columna 3. Mantenga pulsada la tecla ALT mientras pulsa ENTER dos veces para
crear dos saltos de lnea en la celda

INTRO
4. Introduzca el segundo rtulo, que corresponder a las filas y pulse 5. Seleccione la celda, elija Formato, Celdas y haga clic en la ficha Bordes
6. Seleccione un estilo de lnea y haga clic en el botn de borde inclinado
de arriba izquierda abajo derecha. clic en Aceptar
7. Haga clic en la fecha Alineacin, active la opcin
Ajustar Texto y haga
50
Alineacin de Texto
Ejercicio :
A partir del libro
Dar formato de Texto Inclinado a la fila de
Formato
Prcticas ir a la hoja Ejercicio
Ttulos (Ahorros, Corriente ) Escribir en la celda A5, los ttulos Mes y Productos Usar la opcin de bordes inclinados para separar los dos ttulos de la celda A5
51
Formatos Condicionales
Son formatos dormidos que aparecen cuando una celda o un
grupo de celdas alcanzan un estado determinado.

Por valor de celda Por frmula: podemos utilizar cualquier
Podemos tener dos tipos de formato
frmula cuyo resultado sea verdadero o falso

Usamos referencias relativas que apuntan a la
primera celda del rango (celda superiorizquierda) Ejemplo: =A2>$C$1
Seleccionar el conjunto de celdas

Ficha Inicio Formato Condicional
Si varias condiciones son ciertas para una
celda, slo se aplica el formato asociado con la primera condicin
52
Para eliminar TODAS las opciones de formato de una
celda
Ficha Inicio Grupo Modificar Borrar Borrar todo
Es posible
utilizar conjuntos de iconos condicionales, barras de datos o escalas de color
53
Ejercicio: Insertar una copia de la hoja Ejercicio Formato en el libro Prcticas Definir los siguientes formatos condicionales:
En fondo rojo las ventas inferiores a 1000. En fondo rosa todas las celdas que caen por debajo
de la media de todos los valores de la tabla. Finalmente, aplicar fondo gris a las celdas alternas con los nombres de meses. Es decir, la primera gris, la segunda blanca, y as sucesivamente (usar las funciones RESIDUO y FILA)
Utilice al ayuda de estas funciones si necesita saber cmo
funcionan
54
Precisin de Pantalla
Opcin para decirle a Excel que queremos que nos
trate los datos tal y como los vemos en pantalla (as como el redondeo)
Ficha Archivo
Establecer precisin de pantalla Dos detalles muy importantes:

El cambio es
Opciones Avanzadas
irreversible Es aplicado a todo el libro

55
Precisin de Pantalla
Ejercicio: Crear un libro nuevo. Insertar los nmeros: 81, 27, 9, 3 en diferentes celdas
En una celda distinta realizar la divisin de 27 entre 81 En otra celda la divisin de 9 entre 27 En otra celda la divisin de 3 entre 9
Realizar la suma de estas divisiones
Posteriormente formatear las celdas de la divisin para
que solo se vea 1 cifra decimal Activar la opcin de Precisin de Pantalla Volver a realizar la suma Comparar los resultados
56
Uso de Estilos
formato. Cada libro posee diferentes estilos predefinidos
EJEMPLO Estilos
Permiten asignar nombres a combinaciones de atributos de
NOMBRE
NORMAL
EJEMPLO 1234 12% 5.121,234
PORCENTUAL
MILLARES
MILLARES [0]
5.121
1215,56 1216
MONEDA
MONEDA[0]
57
Uso de Estilos
Opciones de estilos: Ficha Podemos
Una buena recomendacin es agregar la lista de estilos a la barra de herramientas
Se pueden crear nuevos estilos o modificar los existentes
Inicio Grupo Estilos
Definir un nuevo estilo utilizando celdas formateadas
previamente
Ficha
Especificar nuevo nombre Aceptar
Inicio Grupo Estilos Nuevo estilo de celda
Definir un nuevo estilo desde cero

Aplicar Formato
Aplicar un estilo Modificar un estilo
58
los cambios se reflejan en todas las celdas sobre las que se aplic dicho estilo !!! Eliminar un estilo Clic dx sobre el estilo Eliminar
Uso de Estilos
Podemos reutilizar los estilos que definimos en otro
libro
Abrir los dos libros: el actual y aquel en que definimos
el conjunto de estilos Ficha Inicio Grupo Estilos Combinar estilos
Una buena prctica es manejar un libro donde se van
definiendo todos los estilos, de manera que siempre sabemos cual debemos utilizar para combinar
59
Uso de Estilos
Ejercicio:
Diario
Abrir el libro
Prcticas e ir a la hoja Precio Petrleo
Crear un nuevo estilo con el nombre Mi Estilo, con las
siguientes opciones:
Trama: Azul Tamao: 12
Tipo de fuente: Comic Sans
Aplicar este estilo al grupo de ttulos de la hoja
60
Paneles
Los paneles permiten ver de manera simultanea
varias partes de la hoja de clculo
Panel horizontal o vertical: mover los rectngulos que
estn junto a las barras de scroll (Dividir Ventana) Ambos paneles: situarse en la fila o columna posterior a las que se desean inmovilizar y seleccionar la ficha Vista Inmovilizar
61
Paneles
Panel horizontal
Panel vertical
62
Paneles
Ejercicio:
En el libro
Crear un panel que permita visualizar siempre los
Diario
Prcticas ir a la hoja Precio Petroleo
meses, de forma horizontal, y los das en forma vertical
63
Definicin de Esquemas
El uso de esquemas permite aadir o contraer la
EJEMPLO Esquemas
apariencia de una hoja de clculo, de forma que la informacin se pueda ver con ms o menos detalle. EXCEL puede crear un esquema de modo automtico. Para ello busca celdas con frmulas que sean un resumen de las filas (por encima de ellas) o bien de las columnas (a su izquierda). Para construir esquema/s utilizar: Ficha Datos Agrupar Autoesquema.
64
Definicin de Esquemas
Ejercicio: A partir del libro Prcticas ir a la hoja de clculo Esquema
total Semestral, para cada vendedor. Crear un esquema para esta hoja
Crear subtotales por Trimestre y tambin un
Hallar el promedio de grupo para cada mes
Hallar el promedio total (ambos grupos) de
forma mensual
un esquema con estos datos
Volver a crear
65
Configurar Pgina
Muestra la ficha Pgina en el cuadro de dilogo
Configurar pgina. Estas opciones se manejan a travs de la ficha Diseo de pgina Grupo Configurar pgina
66
Configuracin de Hoja
Permite personalizar la forma en la que se va a
visualizar una hoja de clculo cuando se imprime.
67
Configuracin de Mrgenes
De esta forma podemos ajustarnos a requisitos de
impresin introducir el mximo de informacin posible en una pgina.
68
Encabezados y Pies de Pgina

En estas secciones se puede incluir informacin
esencial del documento.
69
Encabezados y Pies de Pgina

Excel cuenta con varios cdigos para representar
informacin valiosa sobre el archivo tratado que pueden ser incluidos tanto en el pie como en el encabezado
70
Opciones de Hoja
La ficha
parmetros especficos de la hoja activa. Es posible especificar opciones de hoja distintas para cada hoja de un libro de clculo Algunas de estas opciones son:
rea de
Hoja del cuadro Configurar pgina, controla
impresin Impresin de ttulos Orden de las pginas

71
Opciones de Hoja
Algunas utilidades que pueden ayudar a comprobar la
configuracin de pgina son: la Vista Preliminar y la Vista de Salto de Pgina
72
Impresin
La ventana de impresin maneja la impresora que
ejecutar la opcin de impresin de acuerdo a los parmetros de Configuracin de Pgina del libro
73
Vistas Personalizadas
Una buena recomendacin es agregar la lista de vistas personalizadas a la barra de herramientas
Podemos almacenar las opciones de presentacin de
la hoja para recuperarlas en cualquier momento

Ficha Vista Grupo Vista de diseo Vistas
Personalizadas
un nombre (p.e: Vista Normal) Realice las modificaciones de presentacin necesarias y ascielas con una nueva vista y un nuevo nombre 74
Antes de comenzar, defina la vista por defecto con
Opciones de Impresin
Ejercicio:
En el libro de trabajo de Prcticas, configurar la hoja denominada Matriculacin Turismos para que ofrezca el siguiente aspecto (en la vista preliminar)
En cada pgina se repite como encabezado de fila la lista de fabricantes y los nombres de provincia. Deber configurar tambin los saltos de pgina Pgina 1: lava LLeida (AUDI HONDA) Pgina 2: lava Lleida (HYUNDAI OPEL) Pgina 3: lava Lleida (PEUGEOT OTROS) Pgina 4: La Rioja Final (AUDI HONDA) Pgina 5:
75
Proteccin de celdas y hojas de clculo

Utilidad para restringir la visibilidad de ciertas
partes de una pgina u hoja de clculo Una primera forma de proteger un documento es declararlo como de Slo lectura, para que pueda leerse pero no modificarse. Si se ejecuta el comando Guardar, el ordenador pedir un nombre diferente para almacenar el archivo, pues el original no podr ser modificado.
76

EXCEL dispone de dos niveles de proteccin La hoja de clculo y el libro de trabajo La celda
Para que la proteccin surta efecto, ambos niveles de
proteccin tienen que estar activados. Por defecto, EXCEL bloquea (protege) todas las celdas y grficos
77

Por defecto, todas las
celdas estn protegidas, pero no las hojas de clculo o el libro de trabajo. La proteccin est desactivada hasta que seleccione Ficha Archivo
En este cuadro de dilogo,
Informacin Proteger libro
78
es posible proteger el documento con una palabra clave, definida por el usuario

Todas las celdas son bloqueadas de forma
predeterminada Desactivar la proteccin de las celdas en el cuadro de dilogo Proteccin, que se abre con el men Formato de Celdas Las celdas de una hoja de clculo pueden tener dos tipos de proteccin:
La que no permite modificar el
contenido de la celda pero muestra la frmula que contiene La slo muestra el valor final de la frmula
79
Proteccin de Datos
Ejercicio:
Cambiar las propiedades del Archivo
lectura
Prcticas, a Solo
No
Abrir el libro en Excel e intentar guardar el archivo. Si no es posible, guardar el archivo como Prctica
Abrir ste ltimo y comprobar que permite modificar
protegida
el valor de las celdas (porque NO es el archivo de slo lectura, al crear la copia estamos creando un nuevo libro desprotegido) Activar la proteccin usando la ficha Archivo Informacin Proteger libro Proteger hoja actual Cerrar y abrir de nuevo el libro y comprobar si se permite modificar las celdas
80
Agenda
Funciones ()
Presentacin
Trabajar con Datos

Filtros Avanzados
Paneles
81
Funciones Comunes
Funciones de Texto Funciones Matemticas Funciones Lgicas Funciones de Informacin Funciones de Bsqueda y Referencia Funciones de Fecha y Hora
Funciones Estadsticas
Funciones Matriciales Funciones Financieras
82
Categoras de funciones
Funciones de manipulacin de
texto: Opciones para modificar el texto contenido en las celdas.
83
EJEMPLOS
Funciones de Texto

CODIGO(texto) Devuelve el cdigo ASCII del primer carcter del texto MONEDA(num; num_decimales) cadena de texto
MONEDA(45,899;2) 45,90
LARGO(valor) nmero de caracteres del valor resultante ESPACIOS elimina espacios al principio, al final de la celda y entre medias, dejando slo un espacio entre palabras LIMPIAR elimina caracteres de control
IGUAL(cadena1;cadena2) compara las dos cadenas y devuelve verdadero o falso. Reconoce MAY/MIN pero ignora formatos
MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO
NOMPROPIO(juan jos) Juan Jos

84
T(valor) Devuelve el texto al que se refiere el argumento valor VALOR(texto) Convierte una cadena de texto que representa un nmero en un nmero
84
EJEMPLOS
Funciones de Texto
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
No distingue entre MAY y MIN

Admite caracteres comodn (*, ?, etc) Distingue MAY/MIN y no admite comodines
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
DERECHA(texto;nm_de_caracteres) los num caracteres empezando por la derecha

IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) los num caracteres empezando por la izquierda
EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Si se omite, sustituye todas las ocurrencias
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo; nm_de_ocurrencia) REEMPLAZAR(texto_original;nm_inicial;nm_caracteres;texto_nuevo) CONCATENAR (texto1;texto2; ...) Uso de &
85
85
Funciones de Texto
Ejercicio A partir de los datos de la hoja Funciones de Texto, del libro Prcticas
Extraer la primera palabra del texto de las celdas de
A2-A5 con una nica frmula A modo de ejemplo ms elaborado, puedes ver la frmula para extraer la ltima palabra en la columna C Reemplazar y Sustituir:
Utilizar la funcin Reemplazar para cambiar Francisco por
Jos Manuel Utilizar la funcin Sustituir para cambiar Francisco por Ana
86
Funciones Comunes
87
Funciones matemticas y
trigonomtricas: Se emplean para ejecutar todo tipo de clculos, tanto simples como complejos. Para ello, Excel implementa una gran cantidad de funciones: SUMA, PRODUCTO, ALEATORIO, REDONDEAR, TRUNCAR, FACT (factorial), LOG (logaritmo) y RESIDUO.
88
EJEMPLOS
Funciones Matemticas

SUMA PRODUCTO y SUMAPRODUCTO

= SUMAPRODUCTO (A1:A4;B1:B4) = SUMA (A1:A4*B1:B4)
RESIDUO(dividendo; divisor) resto
COMBINAT (numElemtos; tamGrupos)

ALEATORIO y ALEATORIO.ENTRE(min;max) MULTIPLO.[SUPERIOR|INFERIOR] (num; objetivo)
=MULTIPLO.SUPERIOR(4,42;0,05) redondea a .5 superior
POTENCIA(nmero;potencia) RAIZ(nmero) FACT(nmero)
89
ABS(nmero)
NUMERO.ROMANO(numero) devuelve el nmero en formato romano
REDONDEO: Excel ofrece varias funciones para esta tarea
REDONDEAR(num;num_decimales)
un nmero especfico de decimales (el ms cercano). num_decimales < 0 Redondear a la izda. de la coma REDONDEAR.MAS: Siempre redondea hacia arriba REDONDEAR.MENOS: Siempre redondea hacia abajo REDONDEA.PAR: Redondea al par ms prximo por arriba REDONDEA.IMPAR: Redondea al impar ms prximo por arriba REDOND.MULT(num, mult): Redondea (hacia abajo) un nmero hasta el mltiplo del nmero especificado
Redondea un nmero a
ENTERO(num) entero inferior ms prximo TRUNCAR (num;
decimales
num_decimales) elimina num_decimales
90
Ejercicio
A partir del libro Prcticas, ir a la hoja
En la columna H, haremos un redondeo par de las cifras de
Ejercicio de Formato
Ahorro En la columna I, haremos un redondeo siempre hacia arriba de los valores de corriente En la columna J haremos un redondeo a -2 cifras decimales de los valores de Tarjeta de Crdito En la columna K, haremos un redondeo a mltiplos de 100 de las cifras de Hipoteca
91
EJEMPLOS
Funciones Matemticas y Trigonomtricas

CONTAR.SI: Esta funcin permite contar cuantas
celdas cumplen con un criterio determinado, dentro de un rango especfico. nicamente tiene en cuenta las celdas que no estn en blanco
CONTAR.SI(RANGO; CRITERIO)
CRITERIO 32, "32", ">32", "manzanas, B4, etc.
SUMAR.SI: Es similar a la funcin CONTAR.SI pero
primero evala las celdas del rango que cumplen con el criterio dado y luego suma los valores del parmetro rango_suma
SUMAR.SI(RANGO; CRITERIO;rango_suma)
92
CONTAR.SI y SUMAR.SI
Ejercicio
A partir del libro
Hallar el nmero de clientes que viven en Crdoba,
Prcticas, ir a la hoja Base de Datos.
Use las funciones de texto MAYUCS, MINUC, NOMPROPIO
Santander, Granada, Mrida
En el mismo libro, hallar el nmero de Unidades
para evitar problemas con la distincin entre minsculas y maysculas
vendidas por localidad
93

COMBINAT: Determina el nmero de posibles
combinaciones o grupos que puedan realizarse a partir de un conjunto de elementos.
ALEATORIO.ENTRE: devuelve un numero aleatorio
escogido en el rango especificado
94
Ejercicio
En una nueva hoja en el libro Prcticas:
Determinar cuantos equipos de 12 jugadores de ftbol
se pueden crear con 17 jugadores. Determinar la probabilidad de ganar la lotera teniendo en cuenta que cada opcin tiene 6 nmeros entre un total de 49
95
Funciones Comunes
96
Funciones lgicas:
Se emplean para verificar una o varias condiciones. Una vez evaluadas, se devuelve un valor si el resultado es verdadero u otro en el caso de que sea falso. Las ms empleadas son SI, Y y O. Pueden usarse combinadas entre s y anidadas tantas veces como sea necesario.
97
Funciones Lgicas
FUNCIN SI(prueba_logica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) FALSO() DESCRIPCIN Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no la condicin o prueba lgica Devuelve el valor lgico Falso
VERDADERO()
NO(valor_lgico) Y(valor_logico1;valor_logico2;...) O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Devuelve el valor lgico Verdadero

Invierte el valor lgico proporcionado Devuelve VERDADERO si todos los valores son verdaderos Devuelve VERDADERO si alguno de los valores es verdadero
98
Funciones Lgicas
Ejercicio A partir de la hoja de clculo Funciones Lgicas del libro Practicas, se pide calcular automticamente el precio total que debe pagar el cliente, teniendo en cuenta los siguientes condicionantes:
Hay tres clases de habitaciones: A, B y C, con sus
correspondientes precios y suplementos extras. Si el cliente que abandona la habitacin es menor de 10 aos y ha estado alojado ms de 5 das se le aplica un descuento de 15 por da y si es mayor de 65 aos y ha estado alojado ms de 3 das le corresponde un descuento de 25 diarios. En cualquier otro caso, no se aplica ningn descuento. La frmula para calcular el precio total es: PT = (Precio de la habitacin * nmero de das) + suplemento descuento
99
Funciones Lgicas
Ejercicio: Continuando con la Hoja del ejercicio anterior realice el siguiente ejercicio: Hay tres posibles tipos de enfermedades: citica, lumbalgia y dorsalgia.
Si el paciente padece lumbalgia o dorsalgia, el plazo de revisin
ser de tres meses y la duracin del tratamiento de seis meses, independientemente de su edad. Si por el contrario, el paciente padece citica
y es mayor de 55 aos, tendr que volver a revisin en un mes y la
duracin del tratamiento ser de un ao. en otro caso la revisin ser a los dos meses, y la duracin del tratamiento ser de un ao.
100
Funciones Comunes
Funciones Matemticas Funciones de Texto Funciones Lgicas Funciones de Informacin Funciones de Bsqueda y Referencia Funciones de Fecha y Hora
101
Funciones para obtener
informacin:
Proporcionan informacin sobre el tipo de dato almacenado en la celda. La respuesta de Excel puede hacer referencia tanto a los formatos como a la ubicacin y/o el contenido de la celda en cuestin. Es recomendable consultar la ayuda sobre cada una de las funciones para interpretar correctamente la informacin que devuelve el programa.
102
EJEMPLOS
Funciones Comunes
ESBLANCO(celda) devuelve VERDADERO si la celda

103
referenciada est en blanco ESERR(celda) devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A ESERROR(celda) devolver VERDADERO si la celda a la que estamos haciendo referencia es un error y FALSO en caso que no lo sea ESLOGICO(celda) Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lgico ESNOD(celda) Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A (valor no disponible) ESNOTEXTO Devuelve el valor VERDADERO si el valor no es de tipo texto ES.PAR | ES.IMPAR (celda) Devuelve el valor VERDADERO si el nmero es par|impar
Funciones Comunes

TIPO(valor) Devuelve un nmero que indica el tipo de datos de un valor CELDA(Tipo de informacin; Celda) Devuelve informacin acerca del formato, la ubicacin o el contenido de una celda
"Direccion "Columna

Nmero
Texto Valor Lgico Valor de Error Matriz
1
2 4 16 64
referencia de la celda en formato texto, $A$1. columna en la que se encuentra la celda. Valor numrico, no el nombre de la columna. 1 cuando la celda tiene color para los valores negativos 0 en caso contrario. devuelve el valor de la celda a la que hacemos referencia. ' si la celda contiene texto alineado a la izquierda " si la celda est alineada a la derecha ^ si el contenido de la celda est centrada \ si la celda tiene texto con alineacin de relleno por ltimo nos devolver texto vaco si tiene otro valor.
"Color

"Contenido
"Prefijo

104
Funciones Comunes
CELDA(Tipo de informacin; Celda) Devuelve informacin acerca del formato, la ubicacin o el contenido de una celda
"Proteger "Fila

si la celda est protegida devolver un 1 si no lo est un 0. indica la fila en la que se encuentra la celda. b si la celda est en blanco r si contiene texto v si contiene otro valor como por ejemplo un valor numrico. ancho de la columna en la que se encuentra la celda. El valor se redondear al entero ms prximo. formato de la celda representado por unos valores de tipo texto.
"Tipo
"Ancho

"Formato
105
Funciones Comunes
106
Funciones de bsqueda y
referencia:
Se emplean para localizar valores en la hoja de clculo. Son especialmente tiles las de BUSCAR, BUSCARH y BUSCARV. Mencin especial merece la funcin HIPERVINCULO, que permite acceder a cualquier documento, ya sea almacenado en la propia mquina o en la red
107
Funciones de Bsqueda y Referencia

BUSCARV y BUSCARH: Buscan informacin
almacenada en tablas, dando la posibilidad de referenciar otra fila o columna

BUSCARV: Opera sobre columnas
BUSCARH: Opera sobre filas
108

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;
EJEMPLOS Buscar
Busca el valor en la primera fila del rango especificado
indicador_filas; ordenado)
y devuelve el valor que hay en esa misma columna en la fila especificada (relativa)
ORDENADO VERDADERO u omitido se realiza una bsqueda aproximada: si no se encuentra el valor, se devuelve el mximo valor menor que el buscado (la primera fila debe estar ordenada) FALSO coincidencia exacta: si no se encuentra, devuelve #N/A
=BUSCARH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO) Busca Ejes en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 2 que est en la misma columna (4)
109

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;
EJEMPLOS Buscar
Busca el valor en la primera columna del rango
indicador_columnas; ordenado)
especificado y devuelve el valor que hay esa misma fila en la columna especificada
ORDENADO VERDADERO u omitido se realiza una bsqueda aproximada: si no se encuentra el valor, se devuelve el mximo valor menor que el buscado FALSO coincidencia exacta: si no se encuentra, devuelve #N/A
=BUSCARV(Romero";A1:C2456;2;VERDADERO) Busca Romero en la columna 1 y devuelve el valor de la columna 2 que est en la misma fila
110

Ejercicio
Ir al libro
Prcticas y, a partir de los datos de la hoja NotaAlumnos, escribir la nota final de los alumnos de
acuerdo a:
La tabla de equivalencias para el Sistema Educativo Espaol
La tabla de equivalencias para el Sistema Educativo
Colombiano
111

Ejercicio Realice una copia de la hoja Funciones Lgicas Modifique la solucin al ejercicio que resolvi sobre dicha hoja para simplificar la frmula que calcula los suplementos
Utilice para ello la funcin BUSCARH()
112

matriz_resultado)
EJEMPLOS Buscar
BUSCAR(valor_buscado;matriz_buscar_en;
Busca el valor especificado en el primer rango y
devuelve el valor que est en la misma posicin en el segundo rango

matriz_buscar_en: rango donde se debe buscar el
valor especificado. Debe ser slo una columna o fila y debe estar ordenado matriz_resultado: rango de donde recuperar el resultado a devolver, debe ser igual en tamao al anterior
113

Ejercicio En la hoja Base de Datos del libro Practicas defina una nueva frmula que permita saber cuntas unidades se han vendido a un cliente concreto
Utilice la funcin BUSCAR
114

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;
tipo_coincidencia)
Devuelve la posicin relativa de la celda que contiene el
valor buscado en el rango especificado Tipo_coincidencia: [-1, 0, 1]
1 (valor por defecto) busca el mximo de entre los valores
menores o iguales que el que se busca 0 coincidencia exacta -1 el mnimo de entre los mayores o iguales al buscado
115

INDICE(rango; fila, col)
Devuelve el valor de la celda que se encuentre en la
interseccin de fila y col en el rango especificado Si el rango contiene slo una fila o una columna, el argumento fila o col puede ser omitido
Ejemplo
=INDICE(A3:B7;2;1) devuelve el valor de la celda
que se encuentra en la segunda fila de la matriz y en la primera columna, es decir A4.
116

Ejercicio En la hoja Base de Datos del libro Practicas defina una nueva frmula que permita saber cuntas unidades se han vendido a un cliente concreto
En esta ocasin utilice las funciones COINCIDIR e
INDICE
117

FILA | COLUMNA(ref) n de fila/col de la celda Si se omite la referencia, fila/col de la celda que contiene la frmula FILAS | COLUMNAS(rango) n de filas/cols del rango
seleccionado AREAS(ref) n de reas en el rango

TRANSPONER(matriz)
AREAS((B2:D4;E5;F6:I9)) 3
Debe introducirse como frmula matricial. Seleccionar rango
INDIRECTO(ref; a1) descubrir el contenido de una
comenzando por la celda de la frmula. Presione F2 y, a continuacin, CTRL+MAYS+ENTRAR. Si la frmula no se introduce como frmula matricial, el resultado nico es 1.
a1 = VERDADERO Referencia tipo A1 a1 = FALSO Referencia tipo L1C1
celda a partir de su referencia
118

DESREF(ref;nfilas;ncolumnas;alto;ancho) Devuelve una celda situada a partir de una referencia
(ref)
unas filas ms abajo (nfilas positivo) o ms arriba
Ejemplo:
(nfilas negativo) y unas columnas ms a la derecha (ncolumnas positivo) o ms a la izquierda (ncolumnas negativo). Los parmetros alto y ancho indican el nmero de celdas que se tienen que recuperar a partir de ah.
=DESREF(A1;2;3) devuelve el valor situado 2 filas
ms abajo y 3 columnas a la derecha de la celda A1, es decir en la celda D3.
119

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
Crea una referencia de celda en forma de texto una vez
especificada la fila y la columna
abs = especifica el tipo de referencia que devuelve.

1 u omitido devuelve una referencia absoluta
2 devuelve una referencia fila absoluta, columna relativa

3 devuelve una referencia fila relativa, columna absoluta 4 devuelve una referencia relativa
a1 = valor lgico que especifica el estilo de la referencia
Hoja = texto que especifica el nombre de la hoja de clculo o que
Ejemplos
se utilizar como referencia externa.
=DIRECCION(1;2) devuelve una referencia absoluta a ($B$1) =DIRECCION(1;2;4) devuelve una referencia relativa a (B1) =DIRECCION(1;2;4;falso) devuelve una referencia relativa a
(F(1)C(2))
120

Ejercicio Vaya a la hoja Bsqueda y Referencia del libro Practicas y observe las distintas formas de usar las diferentes funciones que acabamos de ver para obtener un mismo resultado
121
Funciones Comunes
122
Funciones de fecha y hora:
Evalan, si es necesario, y devuelven los valores de fecha y hora.

Las fechas son tratadas por Excel como nmeros de serie, por lo que el programa les asigna una equivalencia que no se corresponde con el cmputo humano. Ejemplo: AO(2006) da como resultado 1905.
2:09:03 pm 23/10/2002 = 37552,5896180556 37552 das desde 1/1/1900 0,5896180556 intervalo entre medianoche y las 2:09:03 pm
123
Funciones de Fecha y Hora
EJEMPLO Fechas
HOY() fecha actual (dd/mm/aaaa) AHORA() hora actual FECHA(ao,mes,da) construye un valor de tipo fecha DIASEM(fecha; tipo) p.e: DIASEM(FECHA(18;06;2008)) AO | MES | DIA (fecha) HORA | MINUTO (hora) FECHA.MES(fecha; meses) fecha exacta de hoy en X meses FIN.MES(fecha; meses) fecha exacta del final de mes en X meses DIA.LAB(fecha_inicial; dias_lab) fecha de hoy en X das laborables DIAS.LAB(fecha_ini;fecha_fin; festivos) das laborables entre dos fechas, sin contar los festivos especificados SIFECHA(fecha_ini; fecha_fin; tipo) La diferencia que hay entre dos fechas.
El tipo puede ser: Y, M, D, YM, MD
Es recomendable utilizar la funcin FECHA() cuando queramos introducir una fecha como una constante
124
Funciones de Fecha
Ejercicio:
Crear una nueva hoja con el nombre Funciones de
Fecha Calcular los aos, meses y das totales que ha vivido una persona. Adems, dar la edad exacta especificando aos, meses y das vividos. Calcular el nmero de das laborables del ao 2010, especificando un grupo de festivos del ao Calcular nmero de das laborables que restan hasta las vacaciones del verano Calcular la fecha que ser dentro de 100 das laborables
125
Funciones Comunes
126
Funciones estadsticas:
Sirven para llevar a cabo anlisis estadsticos sobre el rango seleccionado. Algunas de las ms interesantes son: CONTAR, MAX, MIN, PROMEDIO, PERCENTIL, FRECUENCIA, JERARQUIA, TENDENCIA y VAR.
127
FUNCIN DESCRIPCIN Media armnica de un conjunto de MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...) nmeros positivos MAX(nmero1;nmero2;...) MEDIANA(nmero1;nmero2;...) PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) VAR(nmero1;nmero2;...) MODA(rango) K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Valor mximo de la lista de valores Mediana de la lista de valores Media aritmtica de la lista de valores Varianza de una lista de valores Valor que ms se repite Valor k-simo mayor de matriz
128
CONTAR:
Determina la cantidad de celdas que contienen un nmero y,
opcionalmente, cuales de ellas contienen los nmeros proporcionados en la lista de argumentos.
CONTAR.BLANCO
Determina la cantidad de celdas en blanco que hay en el rango
especificado
CONTARA
Obtener la cantidad de celdas que contienen informacin sin
importar el tipo. Con esta funcin puede obtener el nmero de entradas en un rango o de una matriz de nmeros que incluyen valores lgicos, texto o de error ()
FUNCIONES A NO ignoran las celdas que contengan valores de tipo texto
129
Ejercicio: en el libro Prcticas, insertar al final una copia de la hoja Ejercicios de Formato
Escribir el texto Vaco en las celdas vacas que
tenga la tabla Calcular en la fila 19 el promedio de los productos usando la funcin Promedio Calcular en la fila 21 el promedio de los productos usando la funcin PromedioA Comparar los resultados
130
EJEMPLO
FRECUENCIA: determina la frecuencia de ocurrencia de un
rango de datos en una gran seleccin, es decir, toma los valores de un grupo y los busca dentro de una base de informacin. FRECUENCIA (rango; datos)
RANGO conjunto de valores entre los que se quiere contar
ocurrencias de datos datos matriz de intervalos Se introduce como una frmula matricial en las celdas en las que se desea que aparezca el resultado
Seleccionar rango donde se quiere introducir la frmula matricial Escribir la frmula y en vez de introducirla con ENTER, utilizar la
combinacin CTRL + MAY + ENTER
131
Ejercicio
Utilice la funcin ALEATORIO.ENTRE para introducir
valores de edades (0 a 100) en una misma columna Introduzca unos cuantos nmeros en la columna adyacente que harn las veces de intervalos (18,30,65) Utilice la funcin FRECUENCIA para saber cuantas edades caen en cada uno de los intervalos que acaba de definir
132
Funciones Comunes
133
133
Frmulas Matriciales
Matriz (ARRAY)
Coleccin de objetos con los que puede operarse de
forma individual o colectiva Una o dos dimensiones (filas y columnas)
Al trabajar con matrices, lo importante es ingresar
las frmulas en formato matricial Este formato se establece con la siguiente combinacin de teclas
frmula con Enter)
Ctrl+May+Enter (normalmente introduciramos la
EXCEL no permite modificar una celda cuyo valor
viene determinado por una frmula matricial
134
Funciones con Matrices

Se reconocen porque van encerradas entre llaves
Son frmulas que permiten trabajar a la vez sobre los valores
de un rango (o matriz)
El resultado de una frmula matricial puede ser una nueva
matriz o un valor nico
={A1:A6*B1:B6} matriz de 6 celdas ={SUMA (A1:A6*B1:B6)} valor nico
Definicin de Matrices constantes

Seleccionar rango de celdas adecuado =SUMA({valor1, valor2, valor3, })
=SUMA({1, 4, 2} * {5, 2, 9}) =SUMA(1*5, 4*2, 2*9)
=SUMA((A1:D1*{1,2,3,4})) =SUMA(A1*1,B1*2,C1*3,D1*4)
135

Matrices de una dimensin (debemos seleccionar el
rango adecuado de celdas antes de introducirlas)
Horizontales ={1;2;3;4;5} + (CTRL + MAY + ENTER) Verticales ={10\20\30\40\50\60} + (CTRL + MAY +
ENTER)
Matrices de dos dimensiones (cada dimensin debe
tener el mismo nmero de elementos)

={1;2;3\1;2;3}
136
Trabajar con Matrices

Constantes matriciales con nombre
Podemos usar la constante en frmulas matriciales

Seleccionar rango de celdas adecuado INDICE(DiasSemana, 4) Jueves =DiasSemana + (CTRL + MAY + ENTER)
137
Frmulas Matriciales
Seleccionar una matriz
Seleccionar el rango manualmente
Estando sobre una de las celdas del rango Ficha Inicia Buscar y seleccionar Ir a e special Matriz Actual
Para editar frmulas, es preciso seleccionar el rango
completo y pulsar F2
No podemos modificar celdas de un rango que define
una matriz Si que podemos usar opciones de formato individualizadas para las celdas de la matriz
138
Frmulas Matriciales
Crear frmulas a partir de un rango
=A1:A3 + (CTRL + MAY + ENTER)
EJEMPLO MATRICES
Las matrices quedan vinculadas, cualquier cambio en una
celda de la original se refleja en la nueva Si queremos desvincularlas: editar la frmula, convertir las referencias a valores (F9) y volver a forma matricial
Frmulas que devuelven un valor
=SUMA(LARGO(DiasSemana))+(CTRL + MAY + ENTER)
Las frmulas matriciales tambin sirven para eliminar
clculos intermedios
F9 Convertir celdas a valores Usado con frecuencia cuando trabajamos con una hoja ajena
139
Frmulas Matriciales: ejemplos

Vaya recorriendo las hojas del libro
se muestran varios ejemplos del uso de frmulas matriciales y trate de entender su funcionamiento Realice modificaciones en las frmulas y observe su efecto sobre los resultados
Matrices donde
140
EJEMPLO MATRICES
Funciones Matriciales
SUMAPRODUCTO(RANGO1*RANGO2)
Multiplica el valor de cada celda de un rango por la
TRANSPONER(MATRIZ)
celda correspondiente en el otro rango y suma el total de todos los productos SUMAPRODUCTO(A1:A6*B1:B6)
Cambia la orientacin horizontal o vertical de una
matriz
141
Funciones Matriciales
Ejercicio
En el libro
Transponer la tabla de Esquemas
Prcticas, realizar al final una copia de la hoja de Esquema
142 22/05/2012

Otras funciones con Matrices:
MDETERM: Halla el determinante de una matriz MINVERSA: Invierte una matriz. Aplica solo para
matrices cuadradas cuyo determinante no sea cero
MMULT: Multiplica dos matrices. Las matrices deben
ser compatibles para ser multiplicadas
143

Ejercicio
Invertir las siguientes matrices Multiplicar estas matrices
1 2 3
4 5 6
7 8 9
2 2 3
4 5 6
7 8 9
144
Funciones Comunes
145
145
Funciones financieras
Ofrecen las operaciones contables ms usuales, como
el pago de intereses de un prstamo o una inversin, tasas, valores futuros, depreciaciones, etc. Las ms empleadas son las que tienen que ver con pagos de intereses en sus distintas variantes: PAGO, PAGOINT y PAGOPRIN.
146
Valor del dinero en el tiempo

Supongamos que alguien decide darte una cantidad
de dinero y te ofrece las siguientes opciones

Recibir 800 hoy Recibir 2500 en un ao
Recibir 12000 en 5 aos
Recibir 150 por mes en los prximos 5 aos
Para saber qu es lo que ms te conviene, necesitas
tener en cuenta el valor del dinero, no ahora, sino en el futuro
147
Funciones Financieras
Los argumentos ms comunes de las funciones financieras incluyen:

Valor actual (va): la cantidad principal. Es el valor de una inversin o prstamo, el desembolso inicial (>0 <0) Valor futuro (vf):
Valor de la inversin o prstamos una vez realizados todos los pagos. es el valor actual ms los intereses.
Valor futuro que desea lograr una vez realizados todos los pagos, i.e. al final de la operacin (0 por defecto)
Si invierto 5.000 durante 5 aos al 6% anual, al final obtengo 6.312 (va) Si compro un coche por 15.000, a pagar en 3 aos al 7% anual, pagar finalmente 16.673 (va)
Pago: el importe pagado peridicamente en una inversin o prstamo, cuando este importe es constante (cantidad negativa) Pago 1, Pago 2, Pago n: pagos peridicos cuando difieren en la cantidad Nmero de perodos (nper): el nmero total de pagos o perodos de una inversin. Tipo: cuando se hace al pago (0 = al final del perodo, 1 = al principio) Tasa: tasa de descuento o inters por periodo (convertir a meses)
El valor actual de un prstamo es el importe del prstamo, mientras que el valor futuro es 0 (es lo que nos quedar al finalizar)
148
FUNCIN PAGO: cuota peridica (intereses ms amortizacin) que se necesita para amortizar un prstamo en un nmero dado de perodos. PAGO
Tasa inters; Nper nmero de perodos o pagos; Va valor actual del prstamo Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr tras
el ltimo pago (si es una operacin de ahorro, sera lo que esperamos tener al final de los periodos de pago).
Si vf se omite, se asume que vale 0, es decir, tras el ltimo pago no queda
Tipo indica el vencimiento de pagos

anticipado al principio del periodo(1)
ningn saldo pendiente, lo que ocurre cuando se trata de un prstamo.
vencido al final del periodo(0)
149
Pago de un Prstamo
Ejercicio
Crear un libro nuevo que llamaremos
Se desea calcular el valor de la cuota mensual para un
Financieras y resolver el siguiente ejercicio:
Funciones
prstamo de 180.000 con un Eurbor del 4,75%, a un plazo de 20 aos

Usar las mismas unidades para todos los valores: Convertir las tasas anuales a tasas mensuales Expresar num_periodos en meses
150
Pago de un Prstamo
Ejercicio:
A partir del ejercicio anterior, realizar una tabla para
observar cual sera la cuota a pagar:

Importes: 100.000, 176.00 a 189.000
Definir un formato condicional para que resalten las
Periodos: de 10 a 25 aos
cuotas que estn entre 1200 y 1250 euros mensuales
151
Ahorrando
Ejercicio
Se desea ahorrar 350.000 en 18 aos, ahorrando una
cantidad constante cada mes. Qu cantidad se debe ahorrar, si se asume que se puede devengar un 2,5% de inters anual en la cuenta de ahorros?
152
PAGOINT
Calcula cuanto pagamos de inters en un perodo
especfico siempre que trabajamos con cuotas peridicas constantes.
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
PAGOPRIN
Calcula la parte correspondiente a la amortizacin de
capital de un pago perteneciente a un prstamo con cuotas peridicas constantes y a inters constante
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
153
Ejercicio
Calcular la cantidad que corresponde al pago
de intereses y a la amortizacin de capital para un prstamo de cuota fija a 35 aos sobre 250.000, con un inters del 4,9% A partir del apartado anterior, realizar la tabla de pago donde se detalle, perodo a perodo, cuanto se deber pagar por intereses y cuanto por amortizacin de capital
154
PAGO.INT.ENTRE : Similar al PAGO.INT, pero
permite especificar un intervalo de tiempo (especificando dos periodos) en lugar de uno solo de los periodos
PAGO.PRINC.ENTRE: Similar al PAGO.PRINC, pero
permite establecer dicho monto entre dos perodos determinados
155
Ejercicio
Con base al ejercicio anterior, calcular cuanto se
pagar de intereses y de principal o amortizacin durante el 10 ao de pago de la deuda.
(Nota: datos de tipo obligatorio)
156
Suele utilizarse para evaluar la rentabilidad de una inversin: si el valor actual es superior al coste de la inversin, es una buena inversin
FUNCIN VA (Valor Actual)
devuelve el valor actual de una inversin
valor a da de hoy de la suma de una serie de
pagos que se efectan en el futuro
Por ejemplo, cuando pide dinero prestado, la
cantidad del prstamo es el valor actual para el prestamista EJEMPLO

VA
VA(tasa;num_per;pago;val_futuro;tipo) Si adems de los pagos peridicos hay un pago/aportacin final usaremos el argumento valor_futuro
157
Ejercicios
Calcular el valor actual de un prstamo con una cuota
de 750 mensuales al 4% de inters anual y con un plazo de 10 aos Se desea comprar una pliza de seguros que pague 500 al final de cada mes durante los prximos 20 aos. Para recibir dicha cantidad ha de invertir 60.000 y el dinero pagado devengar un inters del 8% anual. Determinar si la compra de la pliza es una buena inversin.
158
FUNCION VF (Valor Futuro):
Determina el valor en una fecha futura de una
inversin basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de inters constante. Podemos verla como el contrario de VA
VF(tasa;nper;pago;va;tipo)
159
Ejercicio
Se contrata un plan de pensiones depositando
2000 al principio de cada ao. La tasa media de los intereses ser el 9%. Si ahora tenemos 30 aos, Cunto dinero habremos acumulado a los 65? Ahora suponga que, adems, comenz el plan aportando 7500 de los que dispona y repita el clculo
160
FUNCION TASA:
la tasa de retorno de una inversin que genera una
serie de pagos peridicos o un nico pago total Determinar el inters de una inversin o prstamo
TASA(num_per; pago; valor_actual; valor_futuro; tipo; estimacin)
Usaremos
peridicos iguales Usaremos valor futuro si queremos calcular la tasa para un pago nico La estimacin le sirve a EXCEL como indicio para el clculo de la tasa
pago si queremos calcular la tasa en una serie de pagos
161
Ejercicios:
Cul es la tasa de un prstamo de 8.000 a
cuatro aos con pagos mensuales de 200 Suponga que est considerando una inversin que producir 1000 anuales en los prximos 5 aos. La inversin es de 3000 . Cul es la tasa de retorno?
162
FUNCION NPER:
N periodos necesarios para amortizar un prstamo,
fijada una cuota peridica y un inters constante
NPER(tasa;pago;valor_futuro;tipo)
Si el argumento pago es demasiado pequeo para
amortizar la cantidad, la funcin devuelve un valor de error. Por tanto, el pago mensual debe ser al menos igual al inters del periodo multiplicado por el capital. En caso contrario nunca se amortizar el prstamo
163
Pago de un Prstamo
Ejercicio: Cuantos aos deber pagar mi hipoteca si tengo estimado solicitar 100.000, la tasa de inters es constante en 4,75% y tengo estimado pagar 1000 mensuales?
164
TIR - Tasa Interna de Retorno:
Devuelve la tasa de inters para la que el valor actual
de los pagos es exactamente igual al coste de la inversin Equivale a la tasa de inters producida por un proyecto de inversin con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que ocurren en perodos regulares. Si es mayor que la tasa de mercado es una buena inversin
es el que identifica el importe de la inversin, el resto son las cuotas o beneficios que se esperan obtener
TIR(RANGO de VALORES) debe haber un valor negativo, que
165
Ejercicio:
Ha decidido abrir un restaurante con un costo inicial
estimado de 120.000. A lo largo de los prximos cinco aos espera recibir una renta neta de 25.000, 27.000, 35.000, 38.000 y 40.000 respectivamente. Crear una hoja de clculo con los datos de la inversin y el porcentaje de beneficios de este negocio
166
Parmetros para el clculo de Depreciaciones
Coste: coste inicial del bien Vida: periodo de tiempo a lo largo del cual se deprecia
el bien (nmero de periodos) Perodo: periodo individual sobre el que se desea realizar los clculos Valor Residual: valor que an posee el bien despus de la depreciacin
167
Clculo de Depreciaciones
SLN: Calcula la depreciacin de un bien por el mtodo
directo (uniforme) durante un nico periodo de tiempo
SLN(costo;valor_residual;vida)
Ejemplo: Calcular la depreciacin anual, por el mtodo directo, de un coche que cost 8000 nuevo y que tiene una vida til de 10 aos, al cabo de los cuales vale 500
168
Clculo de Depreciaciones
DDB: Calcula la depreciacin de un bien por doble (n)
DDB(coste;valor_residual;vida;perodo;factor) factor = 2 por defecto
disminucin de saldo, siendo mayor los primeros perodos que los ltimos
Ejemplo: Ha comprado un porttil de ltima generacin por valor de 5000, cuya vida til es de 5 aos y con valor residual de 100. Calcular la depreciacin del equipo para el primer mes (doble) y para el primer ao de vida (triple)
169
Prstamo Baln
acabe el periodo
EJEMPLO Calculadora-PagoBalon
Un prstamo en el que se realiza un gran pago antes de que

Si se trata de un prstamo a 3 aos, el pago o cuota mensual se
calcula como si fuera un prstamo normal a 3 aos. La idea es realizar un pago baln antes de que finalice el perodo del prstamo, de cara a reducir la cantidad que se paga en concepto de intereses, mientras que se mantienen pequeos los pagos iniciales. Este tipo de prstamo implica cierto auto-control y planificacin para asegurar que se dispondr de la cantidad para afrontar el pago baln en su momento
Ejemplo de uso
No dispongo ahora del dinero, pero s que dispondr de l ms
adelante Solicito un prstamo baln y voy pagando slo los intereses

170
Prstamo Baln
PAGO BALN SIN REDONDEO
EJEMPLO Calculadora-PagoBalon
Obtenemos el Valor Actual del dinero que representan los pagos
que quedan por hacer VA(D7/12;(D8-D9);-D14) Ms los intereses (1+D7/12)*VA(D7/12;(D8-D9);-D14)
TABLA DE AMORTIZACIN
PAGO Si es el pago baln (C24=$D$9+1) importe restante + intereses del INTERESES Se calculan cada mes sobre el importe que queda por pagar
mes Si no pago regular
171

Existe un conjunto de herramientas y funciones complementarias diseadas para el anlisis de datos, que no estn disponibles en Excel Si la utilidad est instalada, observar una opcin denominada Anlisis de Datos en la Ficha Datos.
En caso contrario, ir a Ficha Archivo Opciones Complementos Administrar complementos de Excel Ir Seleccionar de la lista el tem Herramientas para anlisis para que se proceda a su instalacin y activacin
* (puede necesitarse el CD de instalacin de Office 2010)
172
Herramientas de Anlisis Estadstico

Tras instalarlas, se dispone, entre otras, de las
siguientes opciones:
Estadstica Descriptiva: Produce una tabla de
medidas estadsticas a partir de un rango Histogramas: Representa de forma grfica las frecuencias de un rango Jerarqua y Percentiles: Clasifica un rango de datos y los ordena
173

Estadstica Descriptiva
Produce una tabla que describe los datos usando
algunos valores estadsticos clsicos
Para cada variable en el rango de entrada se devuelve una
Las opciones K-simo mayor y menor proporcionan
lista de estadsticas Cada una se podra obtener combinando frmulas
informacin adicional
Las salidas son valores constantes, no son frmulas,
Por defecto ya se muestran el mayor y el menor
por lo tanto, si los datos cambian, debern regenerarse las estadsticas
174

Jerarqua y Percentil
Crea una tabla que muestra un ranking de ordinales y
percentiles para cada valor del rango de datos
175

Histograma
Grfico que representa el nmero de medidas o
frecuencia para cada intervalo (o clase) Podemos especificar el rango de intervalos para los que obtener el histograma
Debemos definir las clases en orden ascendente No tienen por qu ser uniformes
Podemos dejar que EXCEL lo haga por nosotros =(MAX(rango_datos) MIN(rango_datos)) / 10 El resultado se puede ordenar de acuerdo a la
frecuencia de cada intervalo De nuevo, la salida son constantes, as que es preciso regenerar si cambian los datos de origen
176
Ejercicio
Prcticas, realizar una copia de la hoja Ejercicios de Formato
En el libro
Crear los datos resumen que proporciona la herramienta
Estadstica Descriptiva para cada uno de los productos Crear una Jerarqua de Ventas teniendo en cuenta el Total de
ventas mensual Crear un Histograma con los datos de Ventas Anuales en los siguientes rangos: 0 -500 500 1000 1000 1500 .. 7500 8000
177
Agenda
Funciones ()
Presentacin
Trabajar con Datos

Filtros Avanzados
Paneles
178
Consolidar Datos
Es la utilidad para combinar valores de un conjunto de hojas de clculo de un mismo libro o de libros distintos
Operaciones que implican varias hojas y/o libros de trabajo
Se puede combinar informacin de hasta 255 hojas Podemos consolidar datos utilizando frmulas que usen referencias externas
=SUMA(Hoja2:Hoja10!A1) =[Region1.xls]Hoja1!B2+[Region2.xls]Hoja1!B2
Podemos usar la opcin Consolidar de la ficha Datos

Por posicin: Las hojas consolidadas deben tener el mismo formato
Por categora: Consolida los datos de acuerdo a rtulos de categoras
179
Consolidar Datos
Consolidacin por Posicin
EXCEL aplica la funcin de consolidacin a las mismas
celdas de cada hoja de apoyo Deben tener exactamente la misma estructura

Utilizacin
Seleccionar rango donde se introducirn los datos
consolidados Abrir el cuadro de dilogo Ficha Datos Consolidar Seleccionar el rango de datos a consolidar en cada hoja
En este caso, es preferible introducir los rtulos nosotros mismos. Cuando dejamos que EXCEL lo haga pueden producirse resultados no deseados
180
Datos Consolidados
Consolidacin por Categora Utilizacin
EXCEL aplica la funcin de consolidacin a un conjunto de celdas
distinto en cada hoja de apoyo
[Introducir los encabezados de columna (filas)]
Seleccionar rango donde se introducirn los datos consolidados
(basta con la celda inicial) Abrir el cuadro de dilogo Ficha Datos Consolidar Seleccionar el rango de datos a consolidar en cada hoja, incluyendo los encabezados de fila y columna Seleccionar Columna Izquierda en la opcin Usar Rtulos en del cuadro de dilogo
Si seleccionamos la opcin
EXCEL usa frmulas para los datos consolidados, que define como subtotales (datos consolidados son actualizables) De otro modo, los datos consolidados no son actualizables
181
Crear vnculos con los datos de origen,
Consolidados
Ejercicio:
A partir de los datos de ventas de productos
lcteos del libro Consolidacin

Insertar una nueva hoja llamada

Consolidar los datos de las Hojas 1 a 4:
Datos Consolidados
Realizar primero la consolidacin por posicin Realizar luego la consolidacin por categora
182
Funciones de bases de datos:
En realidad son como sus homnimas,
salvo que operan slo sobre celdas que cumplan ciertos criterios Dichos criterios deben expresarse utilizando celdas Resultan muy tiles para el anlisis de informacin de listas que cumplen criterios particulares, porque sus homlogas no son capaces de ignorar celdas aunque los datos se muestren filtrados
183
EJEMPLO Bases de Datos - BD
Definicin de Criterios con caracteres comodn: ejemplos

==January =January => contiene exactamente
January => empieza por

<>C* => lo que sea menos algo que empiece por C >=L => empieza por una letra que vaya de la L a la Z *campo* => cualquiera que contenga la palabra campo Sm* => empiezan por SM s*s => empieza por s y hay ms Ss despus (da igual en qu posiciones) s?s => empieza por s y tiene una s como tercer carcter (no slo palabras de 3 caracteres) ="=s*s => empieza y termina por s <>*c => no acaban en c =???? => cuatro letras <>???? => no contienen 5 letras (ms o menos) <>*c* => no contienen Cs ~? => contienen un nico signo de interrogacin (la tilde convierte el signo de interrogacin en un carcter normal)
= => contienen un blanco

<> => cualquier entrada que no est en blanco ==c => slo el carcter c
No distingue MAY de MIN. Por ejemplo, el criterio se* devolver celdas que contengan Sevilla, sereno y SEAT
184
Funciones de Bases de Datos

Ejercicio Abrir el libro de trabajo Pedidos Insertar algunas filas en la parte superior que usar para definir criterios Utilizando funciones de Bases de Datos, calcule:
El nmero de unidades vendidas durante el mes de
Enero y el mes de Febrero.

sea mayor que 120
De las de Febrero, contabilizar slo aquellas cuyo precio/unidad
185
Filtros
EJEMPLO AutoFiltros
Los filtros son criterios que indican a Excel qu
informacin ha de mostrar dentro de una lista. Cuando se aplica un filtro, Excel slo muestra los registros (filas) que cumplen con la condicin. Los filtros ms sencillos son los AUTOFILTROS:
Ficha Datos Filtro Si slo queremos filtrar por algunas columnas, seleccionar sus encabezados y activar el autofiltro Podemos refinar o personalizar los criterios proporcionados por defecto
Salvo en los casos que veremos, las frmulas que actan sobre datos filtrados no se ajustan para ser computadas slo sobre los datos visibles
186
Filtros Avanzados
Si queremos extraer datos a otra hoja usando un filtro avanzado, tenemos que definir el filtro desde la hoja DESTINO haciendo referencia a las celdas de la hoja ORIGEN
Permite definir filtros que soporten:
Criterios que impliquen ms de dos condiciones
para una misma columna (Enero y Febrero y Marzo ) Criterios calculados Extraccin de filas para copiar en otra parte Mostrar slo valores nicos (evitar duplicados)
187
Filtros Avanzados
funciones de Base de Datos)
EJEMPLO Filtros Avanzados
Los criterios deben definirse utilizando celdas (similar a las

Una o ms filas, donde la primera contiene nombres de campos y
el resto los criterios Los criterios definidos en distintas columnas se combinan con una operacin Y Los criterios definidos en una misma columna se combinan en un operacin O Suelen usarse filas por encima de los datos No es preciso definir un criterio para todas las columnas No se autoactualizan
Provincia empieza por Ba y hay ms de 500 AUDI matriculados O Provincia empieza por M y hay ms de 100 AUDI matriculados
188
Criterios Calculados
Definimos una frmula que devuelva un valor lgico a
partir de la realizacin de algn clculo sobre la lista de datos

a la primera fila de la lista de datos No utilizar nombres de los campos de la lista Podemos definir tantos como queramos y combinarlos con criterios simples
EJEMPLO Filtros Avanzados
Los criterios se definen utilizando referencias relativas
189
Filtros
Ejercicio
A partir de la hoja
Practicas definir los siguientes filtros
Precio Petroleo Diario del libro
Autofiltro para mostrar los 10 mejores precios del mes de
Diciembre de 2004 Quitar el Autofiltro Aplicar un filtro avanzado para el ao 2005, donde: El valor del mes de Febrero sea mayor de 32 El valor del mes de Abril sea mayor de 40 El valor del mes de Septiembre sea mayor de 50 El valor de la suma de los meses de Julio a Septiembre del 2005 sea mayor a 100
190
Macros
Permiten automatizar tareas y unirlas en una sola Crear una macro
Ficha
Vista Macros Grabar macro
Realizar las acciones deseadas y pulsar el botn
Detener grabacin al concluir
Macros
Ejecutar una macro
Ficha
Vista Macros Ver macros Ejecutar
Tambin es posible mediante la ficha
Programador
Macros
Activar la ficha
Programador : Archivo Opciones Personalizar cinta de opciones Seleccionar Programador
Macros
Asociar un botn a la ejecucin de una macro
Ficha Programador Insertar Formulario Seleccionar la opcin del botn El puntero del ratn se transforma en una cruz. Debemos hacer clic sobre la zona de la hoja donde queramos insertar el botn Aparece el cuadro de dilogo Con el botn derecho sobre el botn
Asignar macro
podemos:
Modificar Texto Asignar macro
Macros
Ejercicio
Crear una nueva hoja de clculo en el libro Prcticas Abrir el submen Macro del men Herramientas.
opcin Grabar nueva macro... Aparece el cuadro de dilogo Grabar macro.
Escribir el nombre de la macro, EjemploMacro y pulsa Aceptar.
Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias
Se ha definido un nuevo formato para una cabecera de datos, por
para dar formato la hoja de trabajo. Presionar sobre el botn Negrita de la barra Formato. Presionar sobre el botn Cursiva de la barra Formato. Escoger el tipo de fuente Abbess. Escoger el tamao de la fuente en 14 puntos.
tanto se finaliza la grabacin de la macro.

Herramientas - Macro - Detener grabacin
Presionar sobre el botn detener de la barra Macro, o acceder al men
195
Macros (II)
Ejercicio
Escribir en la celda D1 Cabecera, en la celda E1 de y

en la celda F1 prueba. Seleccionar las celdas anteriores D1, E1 y F1 y ejecuta la macro que grabaste Observar como las celdas seleccionadas adoptan el formato automticamente Aadir un botn a la hoja y asciale la macro grabada Comprobar el funcionamiento del botn
196
Macros y Filtros Avanzados

Ejercicio
Abrir el libro
Pedidos e insertar varias filas en la parte superior
En la primera copiar los nombres de campos Seleccionar la primera y segunda filas y darles un nombre (Criterio_Y) Ampliar la seleccin a la siguiente fila y darle un nuevo nombre (Criterio_O)
Grabar dos nuevas macros que activen un filtro avanzado tomando como
criterios las celdas Criterio_Y y Criterio_O Insertar dos autoformas y asgnarles la ejecucin de cada una de las macros anteriores
197
Validacin de Datos
Sirve para asegurarse que las nuevas entradas o las
entradas modificadas de una lista satisfacen ciertos criterios. Se pueden especificar:

los tipos de datos permitidos el rango de valores aceptables incluso introducir una lista de valores correctos
Las reglas de validacin pueden ser obligatorias o de
advertencia
Si la celda contienen una frmula en lugar de un valor, la regla de validacin no tiene ningn efecto
198
Validacin de Datos
Seleccionar rango de celdas a controlar (TODO el
rango, aunque an no tenga valores introducidos) Ficha Datos Validacin de datos

Escoger tipo de Validacin Un uso interesante de esta funcionalidad es
detectar valores no vlidos en una gran lista de datos

no vlidos
Seleccionar los datos y definir criterio de validacin
Usar la auditoria de frmulas para mostrar los datos

Ficha
199
Frmulas Grupo Auditora de Frmulas
Validacin de Datos: uso de frmulas

Podemos especificar el criterio de validacin usando
una frmula que devuelve un resultado lgico (V F) Escoger la opcin Personalizada en el desplegable Permitir
primera celda del rango escogido
Definimos la frmula usando referencias relativas a la
Ejemplos
=ESTEXTO(A1)
= A2 > A1
=ESNUMERO(A1)
200
Validacin de Datos
Ejercicio:
En la hoja Validacin del libro Practicas, aplicar a las celdas en azul un criterio de validacin que limite el valor de la celda a valores numricos. Utilizar el estilo Lmite para el mensaje de error, que impide introducir datos no vlidos en la celda. A las celdas en verde aplicar un criterio de validacin que limite la longitud de las entradas de texto a siete caracteres. Utilizar el estilo Advertencia para el mensaje de error, que permite cancelar la introduccin de datos o introducir el valor no vlido en la celda seleccionada. A las celdas en amarillo un criterio de validacin que restringe a un nmero entero que est entre 1 y 10. Utilizar el estilo Informacin A las celdas en rosa aplicar un criterio de validacin que limita los datos vlidos a una lista de valores. Cuando se seleccione una de las celdas del rango, aparece una lista desplegable. Utiliza el estilo Lmite para el mensaje de error, lo que impide introducir datos no vlidos en la celda. Usar una frmula para no permitir valores repetidos en las celdas en naranja
Usar la funcin CONTAR.SI()
Usar una frmula para permitir slo valores que empiecen por el carcter a
Usar la funcin IZQUIERDA()
201
Subtotales
de entradas de una lista.
EJEMPLO
Sirve para aplicar frmulas de agregacin a grupos

Ventas de un vendedor, gastos por acreedor, etc.
La creacin de subtotales involucra tres partes:

Seleccionar el campo sobre el que se pueden
identificar distintos grupos Seleccionar la funcin que se aplicar para el subtotal Seleccionar el campo para el que se ejecutar el subtotal Alternativamente, puede utilizar la opcin Subtotal de la ficha Datos para realizar la misma funcin de forma ms intuitiva
Los datos de la lista deben estar
202
ordenados previamente
Tipos de Subtotales
Tipo de Operacin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 PROMEDIO CONTAR CONTARA MAX MIN Multiplicacin (PRODUCTO) Desviacin estndar (DESVEST) Desviacin estndar de la poblacin total (DESVESTP) SUMA Varianza (VAR) Varianza de la poblacin total (VARP) Operacin
203
Subtotales
Ejercicio
Realizar una copia de la hoja
del libro Practicas
Base de Datos
Generar los subtotales para cada localidad de
A partir de los datos de la hoja
acuerdo a las unidades vendidas.
Datos.CafeCacaoTe de Tabla dinmica,

obtener:
Subtotales de Suma para los Totales de acuerdo a
la sucursal Subtotales de Cuenta para los Totales de acuerdo al mes en curso

204
Subtotales
EJEMPLO Libro Pedidos
Otra aplicacin de la funcin SUBTOTAL es realizar clculos sobre listas de datos filtrados
A la hora de realizar los clculos ignora aquellas
celdas ocultas como resultado de un filtrado
Si usamos la funcin SUMA, estamos incluyendo en el clculo las celdas
intermedias
205
Funcin Buscar Objetivo

Calcular el valor a introducir en una celda para que una
Sirve para encontrar una solucin rpida a un problema
frmula produzca el resultado deseado
Este es el resultado que deseo obtener con esta

Lanzamos la opcin Ficha
numrico, sin la necesidad de iterar manualmente. Equivale a resolver el sistema de ecuaciones
frmula Cul es la entrada que me permite obtenerlo?
Datos Anlisis Y si Buscar Objetivo
En Definir la celda se especifica la celda que contiene la frmula.
206
Puede escribirse una referencia de celda o un nombre Con el valor contiene el resultado que se desea obtener de dicha frmula Cambiando la celda determina la celda cuyo valor EXCEL cambia a fin de lograr el resultado deseado.

Celda Objetivo Es la celda a la cual se le quiere imponer un valor. Tiene que ser una funcin o frmula que sea dependiente de los datos contenidos en la Celda de dato.
Aqu se ingresa el valor que se le quiere imponer a la Celda Objetivo.
Celda de dato es la celda que se va a cambiar para hacer que la Celda Objetivo llegue al valor especificado. El contenido de esta celda tiene que ser un nmero (no frmula) del cul dependa la Celda Objetivo.
207

Ejercicio
Se desea conocer la hipoteca mxima a 30 aos que se
puede afrontar con una tasa de inters del 6,5% si tiene que limitar las cuotas mensuales a 2000
208
Escenarios
EJEMPLO Escenarios
El Administrador de Escenarios permite cambiar el
valor de varias celdas para ver el hipottico resultado y guardarlo Responde a la pregunta: Qu pasara si? Permite generar un informe resumen sobre los resultados que producen los diferentes escenarios Ficha Datos Anlisis Y si Administrador de escenarios
Definir, mostrar, ocultar, resumir escenarios
Para que las variables se muestren como un nombre y no con la referencia a la celda correspondiente, debemos nombrar dichas celdas
209
Escenarios
Ejercicio
A partir del modelo de negocio construido en la hoja
del libro Practicas, crear un escenario inicial donde las celdas cambiantes sern:
el valor de los ingresos por visita de cliente (C5)
Escenarios
los costes derivados de dicha visita (C6)
El segundo escenario va a incrementar los costes por visitas en
un 5%, pero baja los ingresos en el 5% Un tercer escenario, donde a partir del escenario anterior, los costes incrementarn un 3%
Extraer la Tabla Resumen de los Escenarios
Repetir el proceso pero antes dar nombre a las celdas para que la
Tabla Resumen mejore su legibilidad
210
Tablas Dinmicas
Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que combina y compara rpidamente grandes volmenes de datos.
Es posible girar las filas y las columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de determinadas reas de inters. En los informes de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias filas de informacin. Un campo de datos, como Suma de Ventas, proporciona los valores que van a resumirse
Podemos verlas como informes dinmicos generados a partir de una Base (o Lista) de Datos
La tabla dinmica puede ser configurada para que muestre
todos o solo una parte de los datos utilizados para su construccin
211
Tablas Dinmicas (creacin)

Descargar el libro TablasDinamicas.xls
1. Poner el cursor en cualquier celda de los datos mostrados en la hoja
a travs de una estacin de peaje 2. En la ficha Insertar, seleccionar Tabla dinmica
DatosPeajes-1, que contiene datos a cerca de la circulacin de vehculos
212

Rango de Datos
Seleccionar el rango de la tabla,
incluyendo la fila de titulo
Ubicacin de la Tabla
Seleccionar si queremos incluir
la tabla en una hoja que ya existe o deseamos utilizar una hoja nueva (opcin recomendada)
213

En este punto puede pulsar finalizar y observar el
resultado
una tabla vaca que podemos rellenar arrastrando campos de la Lista de Campos a filas y/o columnas y/o encabezados de pgina .. y campos numricos a la zona de datos
Tablas Dinmicas: filtrar

Cada campo incluye un desplegable que permite
filtrar los valores mostrados
Ejemplo: mostramos slo las dos primeras semanas
215
Tablas Dinmicas: redisear la tabla

Tambin podemos modificar la forma de nuestra
tabla dinmica arrastrando los campos en las diferentes reas:
216
Tablas Dinmicas: ver detalle

Haciendo doble clic sobre cualquier celda, EXCEL
produce una hoja aparte de detalle, donde se enumeran qu valores han contribuido al valor de la celda en cuestin
Tablas Dinmicas
Utilizando los datos de la hoja
una tabla como la que se muestra en la figura
DatosPeajes-2 cree
Tablas Dinmicas: configuracin de campos

Por defecto, el rea de datos muestra la suma de
valores para cada cruce de fila y columna se puede seleccionar otro operador para mostrar los datos
de Campo de valor
Botn derecho sobre cualquier celda Configuracin

En lugar de mostrar la suma de lo recaudado por el pago de camiones a lo largo del mes, se muestra el promedio (la media por semana)
RECUERDE que si hacemos doble clic sobre la celda veremos el detalle (lo recaudado cada semana)

Siguiendo la misma idea, podemos mostrar la
contribucin de ese valor al total general
Mostramos el porcentaje de la recaudacin y los beneficios que cada mes representa sobre el total

Las dos opciones anteriores se pueden obtener
tambin mediante un clic derecho sobre el campo y
Tablas Dinmicas: campos calculados

Tambin podemos aadir nuevos campos a la tabla
que sean el resultado de realizar operaciones con los campos existentes

Ficha Opciones Campos, elementos y conjuntos
Campo calculado

Aadimos un nuevo campo calculado
Aadimos un nuevo campo (Costes) que computa la diferencia entre lo recaudado y los beneficios
Tablas Dinmicas: configurar campo

EXCEL permite aplicar filtros automticamente del
tipo: slo los 2 mejores, etc
Clic Derecho sobre el nombre del campo Filtro
En esta ocasin mostramos slo los 2 meses en los cuales el peaje pagado por los autos ha reportado mayor recaudacin
Tablas Dinmicas: agrupar

Podemos definir distintos niveles de agrupamiento:
Seleccionar los encabezados de las columnas que
queremos agrupar Ficha Opciones Agrupar seleccin Para cambiar el nombre del nuevo campo bastar con posicionarnos sobre l y escribir el nuevo nombre
Tablas Dinmicas: 3 dimensiones

Podemos utilizar el campo de filtro de informe para
definir tablas de 3 dimensiones como la de la imagen
En la parte superior seleccionamos el mes que nos interesa y en la parte inferior encontramos el detalle para ese mes (las 4 semanas correspondientes)
Tablas Dinmicas
Observaciones
Las tablas dinmicas no se
actualizan automticamente, pero podemos invocar la actualizacin despus de haber introducido informacin adicional
RECUERDE insertar las nuevas filas de datos entre las filas existentes para que la tabla dinmica compute los nuevos datos
227
Tablas Dinmicas
Ejercicio
A partir de la hoja
TablasDinamicas, cree la siguiente tabla dinmica
Datos.Ventas del libro
Tablas Dinmicas
Ejercicio (II)
La tabla anterior mostraba, para cada cliente y semana, la suma del
campo PRECIO y la suma del campo ARTICULO El primero sirve para calcular lo recaudado por ventas, pero el segundo no ofrece informacin til ya que el campo ARTICULO contiene cdigos de artculos (estamos sumando cdigos) Sera ms interesante saber el volumen de ventas (cuntas ventas hemos realizado) Para ello, seleccione la opcin CUENTA para mostrar el campo ARTICULO y que la tabla muestre la apariencia siguiente
Tablas Dinmicas
Ejercicio
Cree una tabla dinmica a partir de la hoja
realizadas diariamente Realice los agrupamientos necesarios para que la tabla muestre la apariencia de la figura de la derecha
Datos.VentasDiarias donde se muestren las ventas
RECUERDE, para definir niveles de agrupamiento: Botn Derecho sobre el campo por el que desea agrupar Agrupar (si se le plantean varias opciones, elija por cual desea definir niveles de agrupamiento)
230

Ejercicio
A partir de la hoja
Dinmica Utilice las opciones que permiten aadir campos calculados a la tabla para que su apariencia final sea como la que se muestra en la figura
Datos Resultado
Datos.VentasComerciales cree una nueva Tabla
231
Tablas Dinmicas
Ejercicio
Con los datos contenidos en la Hoja
contiene un Informe de Ventas, crear una Tabla Dinmica que tenga:

los Productos a nivel de filtro de informe la Sucursal como fila El Mes como columna
Datos.CafeCacaoTe, que
Use la ficha Opciones Opciones Mostrar pginas de filtro
de informes para mostrar la informacin referente a las ventas de cada tipo de producto en una pgina distinta
232
Tablas Dinmicas
Ejercicio:
una nueva tabla dinmica como la siguiente
Datos.Pedidos cree
233
Tablas Dinmicas
Ejercicio:
Realice las modificaciones adecuadas para que la tabla
presente el siguiente aspecto (opciones Agrupar/desagrupar )
Seleccione los 3 primeros meses y cree un nuevo grupo
dndole el nombre de 1 Trimestre Seleccione los primeros 70 productos (aprox.) y agrpelos dando los nombres Comestibles y No Comestibles a los grupos resultantes
234
Tablas Dinmicas
Ejercicio:
Utilizando de nuevo la hoja
Dinmica, esta deber presentar el siguiente aspecto:
Datos.Pedidos cree una nueva Tabla
Ficha Opciones Campos, elementos y conjuntos Campo
calculado aadir de nuevo el campo Total Clic derecho sobre el campo Mostar valores como Porcentaje del total general Ficha Opciones Campos, elementos y conjuntos Campo calculado aadir de nuevo el campo Total, pero esta vez incrementando su valor en un 5 y un 10%
235
Grficos Dinmicos
Los grficos dinmicos son aquellos que se obtienen
a partir de una tabla dinmica.
Podemos crear la tabla y el grfico a la vez o crear un
grfico a partir de una tabla existente
Al igual que en las tablas, en los grficos dinmicos
es posible cambiar la posicin de las categoras de datos dentro del grfico

otro
Los cambios en uno se reflejan automticamente en el
236
Grficos Dinmicas
Ejercicio
A partir de la ltima tabla dinmica que creo
para los datos de la hoja Datos.Pedidos, utilice el Asistente para Grficos dinmicos que se incluye en la ficha Opciones de tabla dinmica Realice modificaciones en el grfico y/o la tabla y compruebe cmo se reflejan automticamente en el otro objeto
237
Categoras Multinivel
Ejercicio
Utilice la Tabla Dinmica construida a partir de los datos del caf, t y
cacao para obtener el siguiente grfico de Cilindros en 3D
238
Categoras Multinivel
Ejercicio
De nuevo utilice la tabla dinmica con los datos del caf t y
cacao para obtener el siguiente grfico de reas en 3D
239
Agenda
Funciones ()
Presentacin
Trabajar con Datos

Filtros Avanzados
Paneles
240
Creacin de diagramas y grficos

Excel puede crear grficos a partir de los datos de
una hoja de clculo. El usuario puede incrustar un grfico en una hoja de clculo o crear el grfico en una hoja especial para grficos (hoja de grficos). En cualquier caso, el grfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algn momento los datos cambian, el grfico se actualizar de forma automtica. Los grficos de Excel contienen muchos objetos que pueden ser seleccionados y modificados individualmente.
SUGERENCIA: incluyendo una fila vaca al final del rango de datos utilizado para crear el grfico, aseguramos que futuras ampliaciones sern mostradas en el grfico
241
Asistente para grficos

Para crear un grfico con el Asistente, deben
seguirse los siguientes pasos:
Seleccionar los datos a representar en el grfico. Seleccionar la ficha Insertar / Grupo Grficos A continuacin aparece el primero de una serie de
cuadros de dilogo del Asistente para Grficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar creando el grfico deseado
242
Asistente para Grficos: tipo de grfico

1
Podemos crear un grfico con las propiedades que nos convengan y luego asignar sus propiedades a un tipo de grfico personalizado: Ficha Diseo Guardar como plantilla
243
Asistente para grficos: datos de origen, series y categoras

No necesariamente todos los datos han de ser contiguos, podemos escoger rangos alternos
244
Seleccin de Objetos Grficos

Los grficos de Excel estn compuestos por objetos
tales como marcadores, leyendas, ttulos, ejes, texto y la propia rea del grfico El usuario puede configurar los grficos, aadir objetos y dar formato a los ya existentes Modificar los elementos de un grfico
Clic sobre el objeto con el botn derecho y usar el
men contextual que permite cambiar sus caractersticas de formato
245
Barra de Herramientas grficas

En la ficha Formato de las Herramientas de grficos
se encuentra un desplegable que permite elegir un elemento del grfico y modificar el formato empleado.
Acceso a elementos difciles de seleccionar con el ratn
246
Grficos
Ejercicio:
grfico de barras con los datos de la matriz de frutas
Datos para Grfico, crear un
VENTA DE FRUTAS
120 100
Produccin
87 76 59 50 25 23 21 2 74 910 32 41 34 25 3 50 75 59 54 34 23 3 23 21 3 3 4 68 93 77 100 86 95 104
80 60 40 20 0
Se
Meses Pltano Fresas Melocotones
247
re em br D e ici em br e ov i
br er o M ar zo
er o
ni o
lio
o os t
M ay
br e m
ril
Ab
En
Ju
Ju
Ag
pt ie
Fe
O ct
ub
Grficos
Ejercicio:
grfico de columnas con los datos de Produccin de Caf
Datos para Grficos, crear un
Comparacin por Zonas

100 90 80 70
Produccin
60 50 40 30 20 10 0
Este Oeste Norte
4to trim.
3er trim. Trim estre
2do trim.
1er trim.
248
Grficos
Ejercicio
grfico de lneas en 3D con los datos de Produccin de Caf
Datos para Grficos, crear un
PRODUCCION DE CAF
100 80 60 Produccin 40 20 0
1er trim.
3er trim.
Este Oeste Norte
Trimestre s
Zona s
Este Oeste Norte
1er trim. Este Oeste Norte 20,4 30,6 45,9
2do trim. 27,4 38,6 46,9
3er trim. 90 34,6 45
4to trim. 20,4 31,6 43,9
249
Grficos
Precio Promedio Mensual
Ejercicio
A partir de los datos de la
100,00 90,00 80,00 70,00 60,00

Precio
hoja Precio Petrleo Diario crear un grfico de lneas con los datos del Precio del Petrleo
50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00

20 04 Ab r Ag i l os Di t c ie o m br e Ab r Ag i l os Di c ie to m br e Ab r Ag i l os Di c ie to m br e Ab ri l
Di c ie m
br e
Precio Promedio Mensual
250
Grficos
Ejercicio
Prcticas crear un grfico de circular con efecto 3D como el

mostrado en la figura
PNB Pases Europeos del libro
PNB Paises Europeos Ao 2002
Para rotar el grfico Clic derecho -> Giro 3D

15.176 9.191 5.000 17.609 9.072 14.458
17.640 14.508
18.382
13.554
14.674
251
Lneas de Tendencia
Una lnea de tendencia describe la tendencia general
de una serie de datos. Puede ser una media mvil, una recta de regresin lineal o una lnea generada con uno de los diversos ajustes de curvas no lineales Para crear una lnea de tendencia debemos:
clic en la opcin Agregar lnea de tendencia
Crear un grfico Seleccionar una serie y con el men contextual hacer
252
Lneas de Tendencia
253
Lneas de Tendencia
Ejercicio:
A partir de los datos del libro
grfico de Dispersin y representar la lnea de tendencia en el Precio para el Ao 2008
Precio Petrleo Diario, hacer un
Tendencia Petrleo 2008

96,00 94,00 92,00 90,00 88,00 86,00 84,00 82,00 80,00 78,00 76,00
93,34 88,73
Precio
79,52
80,23
Serie1
Linea de Tendencia
254
Grficos combinados
Permiten representar dos o ms series de datos con
formatos diferentes sobre un mismo grfico. Esta caracterstica facilita la comparacin entre las distintas series Tambin puede utilizarse en caso de necesitar dos ejes de abscisas diferentes Para introducir un grfico combinado:
Se construye un grfico del mismo tipo para todas las
series Se selecciona la serie para la que se quiere otro tipo de grfico y se cambia a travs de las opciones del men contextual
Clic derecho sobre la serie Dar formato a serie de datos
255
Grficos Combinados
Ejercicio
A partir del grfico de la matriz de frutas, crear un grfico
combinado
VENTA DE FRUTAS
120 100
Produccin
93 76 59 50 87 21 25 32 34 25 3 50 41 54 23 34 3 23 3 21 4 3 75 68 59 77 100 95 86 104
80 60 40 20 0
4 7 2
10
23
br er o M ar zo
ni o
re N ub
Meses Pltano Melocotones Fresas
256
Se
em br D e ici em br e
er o
lio
o os t Ag
M ay
Ab
En
Ju
Ju
pt ie
Fe
O ct
br e
ril
ov i
Otros tipos de grfico: Grficos de Burbuja

Es un diagrama de dispersin en el que cada punto de
datos ofrece tres elementos de informacin en lugar de dos. En un grfico de burbujas, la posicin de la burbuja est determinado por los dos primeros valores, mientras que el tamao de la burbuja depender del tercer atributo del punto.
257
Otros tipos de grfico: Grficos de Burbuja

Ejercicio:
Tomar los datos de la tabla Comparacin de Productos de la hoja
Datos para Grficos y crear un grfico de Burbujas como el que

se muestra a continuacin
Eje Y: Ventas
Tamao de Eje X: N de Competidores
Burbujas: Porcentaje
258
Otros tipos de grfico: Grficos Radiales

Ejercicio:
Tomar los datos de la tabla Matriz de Frutas y crear un grfico
radial como el que se muestra a continuacin
Comparacin de Produccin de Frutas
Diciembre Noviembre
Enero 130 80
Febrero Marzo
30 Octubre Septiembre Agosto Julio -20 Abril Mayo Junio
Pltano Fresas Melocotones
259
Otros tipos de grfico: Grficos Cnicos

Ejercicio:
Tomar los datos de la tabla Beneficios de Venta de Vinos y crear
un grfico cnico como el que se muestra a continuacin

Beneficio de Venta Vinos
6 4 2 0 -2 -4 1er trim. Real 2do trim. 3er trim. Esperado 4to trim. Esperado Real
260
Otros tipos de grfico: Grficos Superpuestos

Ejercicio:
Tomar los datos de la tabla Beneficios de Venta de Vinos y crear
un grfico de barras con superposicin del 60% como el que se muestra a continuacin
Beneficios Ventas Vinos
Esperado 8 6 4,13 3,58 5,57 4,81 Real
Valores
4 2 0 -2 -4
3,38 2,02
1er trim.
2do trim.
3er trim. -2,55 -3,21
4to trim.
261
Otros tipos de grfico: Relleno de reas

Ejercicio:
Tomar los datos de la tabla
crear un grfico de barras usando imgenes para el relleno tal como se muestra a continuacin
Has hecho pellas alguna vez? y
262
Agenda
Funciones ()
Presentacin
Trabajar con Datos

Filtros Avanzados
Paneles
263
Informacin de fuentes externas

En general, casi siempre la informacin que
queremos tratar est ya incluida en Excel, sin embargo es posible traer datos de otras fuentes como pueden ser otras bases de datos o archivos separados por comas
Ficha Datos
Desde
264
Importar datos externos

Ejercicio
Importar la tabla Mdicos, de la base de datos
Clnica (BD Access) e insertar estos datos en una nueva hoja de clculo
265
Importar ficheros de texto

En esta importacin la parte mas importante es
Separado por comas,
conocer cual es el formato del archivo de entrada:

Separado por espacios,
No formateado
En el ltimo caso no ser posible extraer la
informacin de otras fuentes
266
Importar ficheros de texto

Ejercicio
Importar a Excel, los datos del archivo
Departamentos.txt, el cual tiene delimitado sus campos por un ancho fijo
267
Libros Compartidos
Es necesario que el libro se guarde como compartido
antes de que cualquier otro usuario pueda abrirlo. Existen riesgos inherentes a un libro compartido. Por eso, cuando alguien almacena cambios Excel no solo lo guarda el libro, tambin lo actualiza con las modificaciones hechas por otros usuarios
268
Libros de Trabajo Compartidos

Excel no est pensado para que varios usuarios trabajen
simultneamente sobre un mismo libro o fichero, sin embargo proporciona esta posibilidad limitando algunas funcionalidades
Ficha Revisar
Compartir libro
Mostrar otros usuarios que estn trabajando con este mismo libro
269
Algunos complementos importantes

Asistente para sumas condicionales
Crea frmulas utilizando las funciones SUMA y SI Podemos utilizarlo como gua para saber cmo
construir nuestras propias frmulas
270
Algunos complementos importantes

Ejercicio
A partir de la hoja
saber cuantos libros de un determinado gnero y autor hay en el listado Una vez resuelto el problema anterior, mejore la solucin definiendo listados de valores nicos del gnero y nacionalidad y utilcelos como criterios para la frmula
Prcticas utilice el asistente de suma condicional para
Listado de Libros del libro
271
Microsoft Excel 2010

Nivel Avanzado
David Granada david.granada@urjc.es
272

Apuntes Excel 2010 Jun2012

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Apuntes Excel 2010 Jun2012

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Microsoft Excel 2010

Trabajar en Modo Grupo

Referencias a Celdas Nombrar Celdas

Opciones Avanzadas de Formato y

Herramientas para Anlisis

Trabajar con Datos

Alineacin de Texto Formatos Condicionales Precisin de Pantalla Uso de Estilos

Funciones Funciones de Texto Funciones Matemticas Funciones Lgicas

Trabajar con Grficos Extraccin de Datos y Libros Compartidos

Personalizacin del Entorno de Trabajo

Barra de desplazamiento Barra de etiquetas

Mostrar y personalizar las barras de Herramientas

necesario activar la opcin de personalizacin

Ficha Archivo Opciones Personalizar barra de

Mostrar y personalizar las barras y cintas

De la ficha Inicio, grupo Celdas, la opcin Insertar

y Borrar esquema De la ficha Vista, grupo Ventana, la opcin Inmovilizar

Podemos acceder a los anteriores valores de la columna

Podemos usar las opciones de auto correccin para

simplificar la entrada de datos

Podemos aadir abreviaturas para el texto que

introduzcamos con frecuencia

cualquiera de las aplicaciones de Office

opciones de formato Al seleccionar la celda, la barra de frmulas muestra el valor computado

En general, la barra de frmulas siempre muestra el

smbolo % a la hora de introducir un porcentaje en una celda EXCEL lo reconocer automticamente

Cambiar el color de las etiquetas

Clic derecho sobre la etiqueta escogida

Insertar una nueva hoja en blanco

Renombrar la hoja como Ejercicio 1

Introducir un conjunto de nmeros con formato de

moneda Calcular la suma de los nmeros Guardar el trabajo en disco

En cualquier momento podemos romper el orden de precedencia de operadores utilizando parntesis

Uso de Operadores: ejemplos

EJEMPLO Auditora de Frmulas

Errores trabajando con frmulas

#N/A cuando alguna funcin de bsqueda no es

capaz de encontrar un resultado #NOMBRE? la frmula contiene

un rango de celdas o un nombre no definido

un texto que es interpretado como nombre no

Errores trabajando con frmulas

de 2 rangos que no interseccionan

=SUMA(B5:B14 A16:F16) #NULO!

Pasar un argumento no numrico por error

Pasar un argumento incorrecto (=RAIZ(-1))

Una funcin que funciona realizando iteraciones no es

capaz de converger (TASA ) El resultado es demasiado grande (o pequeo)

Errores trabajando con frmulas

Pero tambin pueden devolver resultados de tipo texto,

a las funciones ms comunes

Los argumentos de la funcin son deducidos a partir

Argumentos de Funcin Obligatorios/Opcionales

Bsqueda de Funcin Descripcin Por Categoras

cmo utilizar cada funcin

Introducir el nombre de la funcin en MIN y si EXCEL la reconoce, automticamente la pasar a MAY

CTRL + * todas las celdas adyacentes que

esta fila F4 Repite la ltima accin que se ha realizado en Excel

al realizar modificaciones sobre cualquiera de ellas,

Comenzar a introducir la frmula en la hoja resumen

Seleccionar la celda que contiene el valor que se quiere

(relativa) en el rango de hojas

12 meses del ao Utilice la edicin en modo grupo para:

Que todas ellas presenten el siguiente aspecto

Que la hoja 13 calcule los totales de ventas a partir de