Instituto de Capacitacin para el Trabajo del Estado de

Puebla

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Hoja 1

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PROCEDIMIENTO DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DE BIENES
MUEBLES E INMUEBLES
DA-03
Fecha de Revisin:
15 de abril de 2013
Fecha de Elaboracin
9 de febrero de 2010



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Puebla

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NDICE

ndice 2
Objetivo 3
Normas y Polticas de Operacin 3
Procedimiento 4
Diagrama de Flujo 8










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Puebla

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Hoja 3

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OBJETIVO:
La principal finalidad en su elaboracin es que cuente con su propio manual de
procedimientos, a fin de proporcionar al personal y servidores/as pblicos encargados/as de
Departamento una visin completa de las diversas funciones y actividades que asume y
desarrolla este Departamento y al mismo tiempo ser un documento gua para unificar criterios
para el control de inventarios, adquisiciones, dotacin de material mantenimiento preventivo y
correctivo de muebles, inmuebles, vehculos y equipo de cmputo.


NORMAS Y POLTICAS DE OPERACIN:
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Muebles e Inmuebles.
La Direccin Administrativa deber vigilar que los bienes muebles e inmuebles de la
Direccin General y Unidades de Capacitacin reciban el mantenimiento correspondiente.
Las Unidades de Capacitacin debern reportar las necesidades de mantenimiento
preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles a su cargo de acuerdo a los
formatos que se autoricen para tal efecto en los procedimientos.
Para la realizacin del mantenimiento preventivo y correctivo se utilizar preferentemente
la mano de obra del personal de servicios y mantenimiento.
Las Unidades de capacitacin debern llevar un registro en bitcora de todos los
mantenimientos que se realicen a los bienes muebles e inmuebles a su cargo.
Los/as Jefes/as de Capacitacin, Formadores/as y Personal de Mantenimiento debern
reportar al Director/a de Unidad de Capacitacin las necesidades preventivas y
correctivas para realizar las actividades de mantenimiento
Los/as Jefes/as de Oficina debern realizar la cotizacin para el mantenimiento.
El Programa Anual de Mantenimiento Preventivo deber concluirse en el mes de
Noviembre de cada ao.




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Mantenimiento correctivo y preventivo de bienes
muebles e inmuebles
DA-03
Rev. 04

Responsable Descripcin de actividades Formato y/o Documento

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO DE BIENES MUEBLES E
INMUEBLES

Director/a de Unidad 1) Elabora el diagnstico y la cotizacin
presupuestal, solicita por escrito a la
Direccin Administrativa la requisicin
de materiales o servicios para el
mantenimiento preventivo y correctivo
de los bienes muebles e inmuebles,
siempre y cuando no se pueda adquirir
de su gasto corriente.

2) Elabora el Programa de Mantenimiento
Preventivo Anual DA-03-04, requisita
los formatos (Solicitud de
Mantenimiento Preventivo DA-03-01 y
Solicitud de Mantenimiento Correctivo
DA-03-05) y solicita por escrito los
materiales y/o servicios y el
presupuesto aproximado a la Direccin
Administrativa.
Programa de
Mantenimiento Preventivo
Anual DA-03-04
Solicitud de Mantenimiento
Preventivo DA-03-01
Solicitud de Mantenimiento
Correctivo DA-03-05
Director/a
Administrativo/a
3) Recibe y turna al Departamento de
Recursos Materiales para su atencin.

Jefe/a de Recursos
Materiales
4) Coordina con las Unidades de
Capacitacin la elaboracin de los
formatos para el Programa Anual de
Mantenimiento Preventivo de bienes
muebles e inmuebles.
Programa de
Mantenimiento Preventivo
Anual DA-03-04
Costos del Programa de
Mantenimiento Preventivo
Anual DA-03-03
5) Recibe, analiza y verifica la existencia
de materiales en el Almacn para el
mantenimiento preventivo y correctivo a
bienes muebles e inmuebles.

6) Cotiza materiales, bienes o servicios a
fin de garantizar la ejecucin de los
trabajos con las mejores condiciones de
precio, calidad, oportunidad, respuesta
inmediata, financiamiento y dems
circunstancias en apego a la Ley de la
materia.

7) Solicita autorizacin a la Direccin
Administrativa.

Director/a
Administrativo/a
8) Verifica la disponibilidad presupuestal y
autoriza la adquisicin de bienes o
servicios para el mantenimiento
preventivo y correctivo.

Jefe/a de Recursos
Materiales
9) Realiza la adquisicin de materiales o
servicios y en su caso solicita al


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Mantenimiento correctivo y preventivo de bienes
muebles e inmuebles
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Responsable Descripcin de actividades Formato y/o Documento

Departamento de Recursos Financieros
la transferencia de recursos a la Unidad
de Capacitacin. Se autoriza la
transferencia de recursos en caso de
urgencia y si el monto de la adquisicin
no rebasa lo previsto en el Artculo 53
de la Ley de Egresos del Estado de
Puebla para el Ejercicio Fiscal vigente.
10) Entrega materiales a la Unidad de
Capacitacin mediante vale de salida de
Almacn o contrato y/o pedido con las
especificaciones tcnicas de los bienes
o servicios adjudicados al proveedor,
contratista o prestador de servicios para
la ejecucin de los trabajos.

Director/a de Unidad de
Capacitacin o Jefe/a de
Oficina
11) Recibe materiales y ejecuta los trabajos
de mantenimiento preventivo y
correctivo con mano de obra propia del
personal de servicios y mantenimiento.

12) En caso de que los trabajos de
mantenimiento los ejecute un
proveedor, contratista o prestador de
servicios, es el responsable de
supervisar y vigilar que los trabajos se
realicen con las especificaciones del
contrato y/o pedido a su entera
satisfaccin.

13) Elabora la evidencia fotogrfica y
cronolgica, de ser necesario, de antes
y despus de haber ejecutados los
trabajos de mantenimiento preventivo y
correctivo, y enva archivo electrnico al
Departamento de Recursos Materiales
para constancia.

14) Registra en la Bitcora de
Mantenimiento Preventivo y Correctivo
DA-03-02 todos y cada uno de los
servicios preventivos y correctivos
realizados en los bienes muebles e
inmuebles, firma de conformidad los
trabajos ejecutados y turna al
Departamento de Recursos Materiales
para constancia.
Bitcora de Mantenimiento
Preventivo y Correctivo
DA-03-02
Jefe/a de Recursos
Materiales
15) Verifica que en las Unidades de
Capacitacin se hayan realizado los
trabajos de mantenimiento preventivo,
correctivo y se mantengan los bienes
muebles e inmuebles en ptimas


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Mantenimiento correctivo y preventivo de bienes
muebles e inmuebles
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Responsable Descripcin de actividades Formato y/o Documento

condiciones de uso.
16) Recibe lbum fotogrfico, bitcoras de
mantenimiento preventivo, correctivo y
tramita mediante memorndum, al rea
de Recursos Financieros, la factura de
pago a proveedor de la compra de
bienes y/o servicios. Las facturas de
bienes o servicios debern ser firmadas
a entera satisfaccin del/a Director/a de
Unidad de Capacitacin o Director/a de
Oficina Centrales que solicite los
materiales o servicios para el
mantenimiento.

Jefe/a de Recursos
Financieros
17) Recibe y paga a proveedor de bienes o
servicios, de acuerdo al Procedimiento
de recepcin y trmite de pago de
facturas DA-07.

18) Fin.


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muebles e inmuebles
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Diagrama de Flujo

Director/a de
Unidad
Jefe/a de Recursos
Materiales
Elabora el diagnostico,
costo estimado y solicita
por escrito a la Direccin
Administrativa la
requisicin de materiales
o servicios para el
mantenimi ento
preventivo y correctivo
de los bienes muebles e
inmuebles
Recibe y turna al
Departamento de
Recursos Materiales para
su atencin
Elabora el Programa de
Mantenimi ento Preventivo
Anual requisita los
formatos (Solicitud de
Mantenimi ento Preventivo
y Solicitud de
Mantenimi ento
Correctivo) y solicita por
escrito los materiales y/o
servicios y el presupuesto
aproximado a la Direccin
Administrativa
1
Inicio
1
Director/a de
Administracin
Coordina con las Unidades
de Capacitacin la
elaboracin de los formatos
para el Programa Anual de
Mantenimi ento Preventivo de
bienes muebles e inmuebles
Recibe, analiza y verif ica la
existencia de materiales en el
Almacn para el
mantenimi ento preventivo y
correctivo a bienes muebles e
inmuebles
Cotiza material es, bienes o
servicios a f in de garantizar la
ejecucin de los trabajos con
las mejores condiciones
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Mantenimiento correctivo y preventivo de bienes
muebles e inmuebles
DA-03
Rev. 04

Diagrama de Flujo

Director/a de
Unidad
Jefe/a de Recursos
Materiales
En caso de que los
trabajos de
mantenimi ento los ejecute
un proveedor, contratista
o prestador de servicios
es el responsable de
supervisar y vigilar que
los trabajos se realicen
con las especificaciones
del contrato y/o pedido a
su entera satisf accin
Verif ica la disponibilidad
presupuestal y autoriza la
adquisicin de bienes o
servicios para el
mantenimi ento preventivo
y correctivo
1
Director/a de
Administracin
Solicita autorizacin a la
Direccin Administrativa
Reali za l a adquisicin de
material es o servicios y en su
caso solicita al Departamento
de Recursos Financieros la
transf erencia de recursos a la
Unidad de Capacitacin.
Entrega materiales a la
Unidad de Capacitacin
mediante vale de salida de
Almacn o contrato y/o
pedido
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Recibe material es y
ejecuta los trabajos de
mantenimi ento preventivo
y correctivo con mano de
obra propia de los
Jef es/as de Capacitacin,
Formadores/as y
Personal de
Mantenimiento

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Mantenimiento correctivo y preventivo de bienes
muebles e inmuebles
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Rev. 04

Diagrama de Flujo

Director/a de
Unidad
Jefe/a de Recursos
Materiales
Registra en la Bitcora de
Mantenimi ento Preventivo
y Correctivo todos y cada
uno de los servicios
preventivos y correctivos
reali zados en los bienes
muebles e inmuebles,
f irma de conformidad los
trabajos ejecutados y
turna al Departamento de
Recursos Materiales para
constancia
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Jefe/a de Recursos
Financieros
Verif ica que en las Unidades
de Capacitacin se hayan
reali zado los trabajos de
mantenimi ento preventivo,
correctivo y se mantengan los
bienes muebles e inmuebles
en ptimas condiciones de
uso
Recibe lbum f otogrf ico,
bitcoras de mantenimiento
preventivo, correctivo y
tramita mediante
memorndum la f actura de
pago a proveedor de la
compra de bienes y/o
servicios.
Recibe y paga a proveedor
de bienes o servicios, de
acuerdo al Procedimiento
de recepcin y trmite de
pago de f acturas
Fin
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Elabora la evidencia
fotogrf ica y cronolgica
de ser necesario de
antes y despus de
haber ejecutados los
trabajos de
mantenimi ento
preventivo y correctivo, y
enva archivo electrnico
al Departamento de
Recursos Materiales
para constancia
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