Operacin de Microsoft Excel

F r m u l as y F u n c i o n e s
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo, y por tanto de Excel. Mediante frmulas, se llevan a cabo todos los clculos que se necesitan en una hoja de clculo. Las frmulas se pueden utilizar para mltiples tareas: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos clculos financieros, estadsticos y cientficos. Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo, se puede crear la frmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin =PROMEDIO(A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias frmulas. Las funciones actan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas, de la misma forma que las frmulas lo hacen sobre los nmeros. Las funciones aceptan informacin, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayora de los casos, el resultado es un valor numrico, pero tambin pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lgicos, matrices o informacin sobre la hoja de clculo.

I nt r o d uc c i n d e f r m ul a s m a nua l
La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de frmulas como en la propia celda. La frmula debe empezar con un signo igual (=). A continuacin, la frmula se ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencias a celdas, funciones y nombres.
Visualizacin desde la barra de frmulas, de la frmula que se est ingresando Ingreso de frmula visualizado desde la celda donde es introducida

En el ejemplo se muestra como se est introduciendo una frmula en la celda D2, la que comienza con el signo de igual (=) y le sigue una referencia de cleda, un operador y otra referencia de celda (se toma el valor de la celda B2 y se lo multiplica por el valor de la celda C2).

Gua del Usuario

Pgina 55

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

Para introducir una frmula en una celda o en la barra de herramientas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Seleccionar con el ratn la celda o la zona derecha de la barra de herramientas. Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una frmula. Teclear valores numricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /). Terminar la introduccin de la frmula pulsando <Intro> o haciendo clic en el botn Introducir de la barra de frmulas.

4.

Como se especificaba en el captulo Referencias a celdas y nombres de rangos, el mtodo ms seguro para definir referencias a celdas en el momento del ingreso de una frmula, consiste en utilizar el ratn para su sealizacin, de forma de seleccionar la celda cuya direccin se desea insertar. Cuando se desee introducir una direccin o referencia en una frmula, basta hacer clic en dicha celda, minimizando de esta forma los posibles errores en generacin de frmulas. Para introducir una frmula en una celda mediante el sistema anterior (por sealizacin) con referencias a otras celdas, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Seleccionar la celda donde se desea introducir la frmula y teclear el signo de igual (=). Sealar con el ratn la celda cuya direccin desea introducir y hacer clic. La direccin de la celda apuntada aparece en la posicin del punto de insercin, en la barra de frmulas. Introducir un operador, por ejemplo el operador de multiplicacin (*). Si se desea introducir ms referencias de celdas en la frmula, basta repetir los pasos dos y tres cuantas veces sea necesario. Para dar por terminada la frmula, presionar la tecla <Intro> o hacer clic en el botn Introducir de la barra de frmulas.

3. 4.

(1)

(2 )

(3 )

(4 )

Pgina 56

Gua del Usuario

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

Cuando se utiliza el mtodo de sealizacin de celdas en el ingreso de frmulas, tener en cuenta que se finaliza el ingreso presionando la tecla <Enter> o seleccionado el botn Introducir de la barra de frmulas. Cualquier operador que se inserte en la frmula, en el momento de su ingreso, habilita a la sealizacin de una referencia de celda. Por ejemplo al ingresar el signo de = , el cursor queda esperando a la derecha del smbolo (aparece el mensaje o indicador en la barra de estado), momento en el cual se puede ingresar cualquier valor, escribir una direccin de celda o sealar la ceda deseada. Si se procede a sealar una celda, el indicador de la barra de estado cambia a ,y hasta que no se ingrese otro operador, si se seala otra celda, esta reemplazar a la anterior; recin con el ingreso de otro operador, la primera celda sealada quedar fija en la frmula que se est ingresando, y as sucesivamente.

A s i s t e n t e d e F u n c i o ne s
La mayora de las funciones pueden necesitar uno o ms argumentos. Si la funcin contiene ms de un argumento, stos han de ir separados por el carcter punto y coma (;) o segn el definido como separador de listas para Windows. Al escribir una funcin no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos espacios vayan entre comillas. El Asistente de Funciones facilita el trabajo de la elaboracin de una frmula. Este asistente acta como gua a travs de todo el proceso de introduccin de una funcin. Adems proporciona una breve descripcin tanto de la funcin como de cada uno de sus argumentos, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula si hubieran otras funciones u operaciones en la misma. Para introducir una funcin conjuntamente con sus argumentos en una hoja de clculo y mediante el asistente de funciones, seguir el siguiente proceso: 1. 2. Seleccionar la celda en la que se desee introducir la funcin. Hacer clic sobre el botn Pegar Funcin, y se accede al cuadro de dilogo en el que se debe elegir la funcin que se desea utilizar. En cuadros de dilogo posteriores se podrn elegir los argumentos para dicha funcin. El cuadro de dilogo muestra las distintas categoras de funciones disponibles en Excel. Estas categoras clasifican el gran nmero de funciones disponibles en grupos ms reducidos. Excel muestra tambin una lista de las funciones utilizadas ms recientemente. Si la funcin deseada no aparece entre las ms recientemente utilizadas y no se est

3.

Gua del Usuario

Pgina 57

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

seguro de la categora a la que pertenece, se selecciona la categora Todas y se busca en el conjunto de todas las funciones disponibles. En la parte inferior del cuadro de dilogo aparece una breve descripcin de la funcin seleccionada, as como de sus argumentos. Si se desea ms informacin sobre esa funcin se puede hacer clic en el botn Ayuda.

4.

Luego de seleccionar la funcin deseada, hacer clic en el botn Aceptar y seguir las instrucciones del Asistente de Funciones expuestas en el siguiente cuadro de dilogo que aparece, el que permite definir los argumentos para la misma.

Celda actual donde se ingresar la funcin Funcin seleccionada

Argumentos

5.

Este cuadro podr ser desplazado si impide la visualizacin de parte de

Pgina 58

Gua del Usuario

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

la hoja de clculo, simplemente llevando el puntero a cualquier parte libre dentro del mismo, y arrastrndolo. La forma de ir introduciendo los argumentos como referencias de celdas, es muy sencilla. En este caso la funcin seleccionada es la Suma. Para indicar el primer argumento, estando el cursor dentro del cuadro Nmero1 y teniendo visible el rea de celdas a seleccionar, se sealan directamente; en ese momento Excel reduce la ventana de la funcin dejando solamente visible el cuadro donde se insertarn las referencias de celdas que se sealen. Una vez finalizada la sealizacin, la ventana retoma su tamao original. Tambin se puede utilizar el botn ocultar cuadro el cual permite ocultar temporalmente el cuadro de dilogo para poder sealar con mayor comodidad las celdas a tratar, posteriormente luego de sealar las celdas deseadas, hacer clic sobre el botn visualizar cuadro dilogo. para volver a mostrar todo el cuadro de

Al volver al cuadro de dilogo de la funcin, el argumento queda definido:

Tener en cuenta que por defecto, Excel en el caso de la funcin Suma como en otras tantas funciones, muestra como primer argumento, el conjunto de celdas juntas con contenido numrico ms prximas por encima, en la columna de la celda actual. 6. Al completar el cuadro de la funcin, se finaliza seleccionando el botn Aceptar, de forma de insertar dicha funcin en la celda activa.

Una funcin puede llamar a otras funciones. Comnmente esto se hace sustituyendo uno de los argumentos de la funcin principal, por una llamada a otra funcin, al estilo habitual realizado en matemticas.

Gua del Usuario

Pgina 59

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

Los grupos de funciones que se encuentran disponibles son los siguientes: Funciones ms recientemente utilizadas. Todas las funciones disponibles. Funciones Financieras. Funciones para manejo de fechas y horas. Funciones matemticas y trigonomtricas. Funciones estadsticas. Funciones de bsqueda y referencia. Funciones para usar bases de datos. Funciones para manipulacin de texto. Funciones lgicas. Funciones para obtener informacin.

E d i c i n d e f r m u l a s y f u n c i o ne s
Luego de haber introducido funciones en una frmula, existe la posibilidad de modificarlas o editarlas. Para esto, se puede volver a usar el Asistente de Funciones o bien se pueden editar manualmente. Para editar las funciones de una frmula usando el Asistente de Funciones, seguir los siguientes pasos: 1. 2. Seleccionar la celda que contiene en la frmula, la funcin a modificar. Hacer clic en el botn Pegar funcin o seleccionar de la barra de frmulas el botn Modificar frmulas. Aparecer el Asistente de Funciones mostrando la primera funcin que aparezca en la frmula contenida en la celda activa. 3. 4. Cambiar los argumentos que se deseen en esa primera funcin de la frmula. Cuando se terminen de realizar los cambios, seleccionar el botn Aceptar. Si hay alguna otra funcin que se desee editar en la misma frmula, hacer clic sobre dicha funcin en la barra de frmulas, as de esta manera Excel colocar el cuadro de dilogo para dicha funcin. Repetir los pasos tres y cuatro para cada funcin que se desee editar.

5.

Por ejemplo, se tiene la siguiente frmula que calcula el 10% sobre el promedio de las ventas de una determinada

Pgina 60

Gua del Usuario

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

persona, redondeando dicho resultado a un decimal. Al editar dicha frmula utilizando el botn Pegar funcin o seleccionando el botn Modificar frmulas de la barra de frmulas, el resultado sera el siguiente:

Por ejemplo, para poder pasar al cuadro de la funcin Promedio, hacer clic sobre dicha funcin en la barra de frmulas.

Hacer un clic aqu

Luego de modificar los argumentos de una u otra, se finaliza seleccionando el botn Aceptar. Para editar funciones manualmente, proceder de la siguiente manera: 1. 2. Seleccionar la celda que contiene en la frmula, la funcin a modificar. Presionar la tecla de funcin <F2> para editar la frmula desde la barra de frmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar el cursor en el lugar adecuado de la frmula.

Gua del Usuario

Pgina 61

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

En ese momento, Excel presenta todas las referencias a celdas involucradas en la frmula, de manera resaltada y de color diferente. 3. 4. 5. Elegir el argumento o trmino de la frmula que se desee modificar. Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior, tecleando, arrastrando, pegando un nombre o insertando una funcin. Terminar la edicin de la frmula pulsando la tecla <Intro> o seleccionando el botn Introducir de la barra de frmulas.

Por ejemplo, se detecta un error en una frmula que debera calcular el subtotal basado en la cantidad y el importe unitario de determinados productos. Al editar dicha frmula presionando la tecla de funcin <F2> o bien haciendo clic sobre la barra de frmulas donde sta se observa, se muestra:

Referencias involucradas

Para corregir dicho error se podr colocar el cursor sobre la parte de la frmula errnea y corregirlo escribiendo nuevamente la direccin de celda correcta, o bien, se podr arrastrar la seleccin de la referencia errnea, a la posicin correcta. Para esto ltimo colocar el puntero sobre uno de los bordes de la seleccin (el puntero adopta forma de flecha ) y arrastrarla a su nueva posicin (tal cual como se mueve un bloque de celdas con el ratn). El cuadro de seleccin tambin permite utilizar el cuadro controlador de llenado ubicado en lar parte inferior derecha del mismo, en caso de que se pretenda modificar el rango de referencias de celdas. Para finalizar la edicin de la frmula, presionar la tecla <Enter> o seleccionar el botn Introducir.

Op e r a d o re s
Las frmulas utilizan operadores o smbolos matemticos, para expresar una operacin o una relacin entre dos o ms valores. Los clculos matemticos en Excel 97, se hacen de acuerdo a un orden de prioridad dado por los operadores incluidos en las frmulas.

Pgina 62

Gua del Usuario

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

Las operaciones en las frmulas cumplen las mismas propiedades que las operaciones matemticas (la multiplicacin tiene mayor precedencia que la suma, pues la suma y la resta separan trminos). El uso de los parntesis, permite no considerar la precedencia de los operadores en una frmula; cualquier operacin entre parntesis tiene la mayor precedencia, Adems, las operaciones incluidas dentro de parntesis en una frmula, se realizan desde los parntesis ms internos hacia los ms externos.

Operador
: ,o; % ^ *,/ +,& = , < , > , <= , >= , <>

Descripcin
Operador de rango Operador de unin de referencias Resultado negativo Porcentaje Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Unin de cadenas de texto Comparacin

Los operadores se dividen en cuatro tipos: aritmticos, de comparacin, de texto y de referencia.

Operadores aritmticos
Los operadores aritmticos realizan acciones sobre expresiones numricas y devuelven resultados numricos.

Operador
+ * / %

Descripcin
Suma Resta Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente

Operadores de comparacin
Los operadores de comparacin evalan expresiones lgicas y devuelven resultados lgicos (verdadero (1) o falso (0)).

Operador
= < Igual a Menor que

Descripcin

Gua del Usuario

Pgina 63

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

> <= >= <>

Mayor que Menor o igual que Mayor o igual que Diferente de

Operador de texto
Un operador de texto sirve para unir o concatenar una o ms cadenas de texto, generando de esta forma una sola cadena.

Operador
&

Descripcin
Concatenacin

Ej e m p l o s d e a p l i c a c i n d e F r m ul a s
En el siguiente ejemplo, hemos diseado una hoja de control de horas de emisin contratadas por distintas empresas. Para dicha tarea se implementaron distintas frmulas las cuales se explican a continuacin:

frmula simple:
En el clculo del IVA, se resuelve primero lo que se encuentra entre parntesis (importe menos el descuento) y luego al resultado se lo multiplica por el porcentaje de IVA, ingresado en la celda H3, al que se le deja fija la fila (H$3) para que no cambie cuando se copie dicha frmula a las dems celdas de la misma columna.
IVA Importe Bruto Descuento

Pgina 64

Gua del Usuario

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

frmula matemtica:
En la celda que se desea visualizar el total de Horas de Emisin, se utiliza la frmula que permite indicar el rango a sumar (si fueran distintos rangos se los indica separados por punto y coma o con el separador de listas definido).
Rango de celdas a sumar

frmula de horas:
Para poder calcular el importe bruto, fue necesario obtener la cantidad de minutos (debido a que el precio esta dado en minutos), por lo tanto se toma la hora de la celda que muestra la hora y minutos contratados, se multiplica por 60 y luego se toman los minutos de la celda que muestra hora y minutos contratados; por ltimo la suma de estos resultados se multiplica por el valor del minuto.

Primera operacin

Segunda operacin

frmulas lgica y de carcter:

El descuento es del 5% para las empresas SA y para el resto el descuento ser de un 10%. Para poder aplicar el descuento correspondiente, es necesario plantearse lo siguiente: Si la empresa es SA entonces aplicar el 5%, sino aplicar el 10%. Lo dicho anteriormente se expresa a travs de la siguiente frmula =SI(Condicin; verdadero; falso), en la que se plantea una condicin (la empresa es SA) , luego se especifica el resultado para cuando la condicin es verdadera (se multiplica importe bruto por 5%) y por ltimo el resultado para cuando la condicin es falsa (se multiplica importe bruto por 10%).

Gua del Usuario

Pgina 65

Centro de Capacitacin en Informtica

Operacin de Microsoft Excel

En nuestro ejemplo la condicin planteada es si la empresa es SA, por lo cual es necesario extraer los dos ltimos caracteres del nombre de la empresa, dato que se encuentra en la celda B8. Para dicha tarea se recurre a la funcin de carcter =DERECHA(Texto; Cantidad de caracteres) que devuelve del texto especificado en la celda referida, la cantidad de caracteres (valor indicado en el segundo parmetro) contando desde la derecha.
Devolucin en caso falso

Condicin expuesta

Devolucin en caso verdadero

Pgina 66

Gua del Usuario

Centro de Capacitacin en Informtica