Cmo estructurar un proyecto correctamente?

Artculos - Invitados - IAAP Escrito por IAAP Cinco puntos efectivos en la planeacin de un proyecto en forma exitosa.

La situacin se da siempre del mismo modo tu !efe te llama a su oficina y te cuenta "ue en la #ltima reunin de $irectorio se tomaron medidas estrat%&icas "ue nos llevan a implementar el Proyecto '. El Proyecto ' es ese "ue comentamos (ace dos semanas) y de*e estar finali+ado antes del , de mar+o del prximo a-o. .upuestamente (oy ya lo comen+amos a implementar. /a vacunado contra este tipo de situacin) volv%s a tu oficina con una fuerte ansiedad por comen+ar a planificar y e!ecutar el Proyecto ' lo m0s r0pido posi*le. Antes de pensar en las tareas del proyecto y comen+ar a dele&arlas 1.top2. .e&u caminando (acia tu oficina) pero cuando te sientes frente a tu PC) en ve+ de a*rir la pantalla del pa"uete de soft3are de administracin de proyectos "ue tanto domin0s) y clic4ear en 5uevo Proyecto) reflexion0 en lo si&uiente 6u% es lo me!or "ue puedo (acer para estructurar el Proyecto ' despu%s de una reunin como esta? Cmo se estructura correctamente el Proyecto '? Para estructurar correctamente cual"uier proyecto y crear cimientos fuertes para lo "ue vendr0) de*eras pensar en los si&uientes cinco puntos) y de*eras encontrar el tiempo necesario para anali+arlos cuidadosamente y e!ecutarlos ,. $esarroll0 una relacin personal con los Patrocinadores del Proyecto los patrocinadores 7sponsors8 son a"uellas personas "ue apostaron por el proyecto y "ue te ayudar0n a conse&uir los recursos financieros y (umanos para implementarlo. 9n *uen patrocinador de*er0 ser tu socio en las decisiones acerca de cmo usar los fondos destinados para el proyecto) ser tu socio en el mane!o y ne&ociacin de los cam*ios al alcance) y de*er0 tener la visi*ilidad necesaria en la or&ani+acin para (acerse or y transformar el proyecto en al&o si&nificativo. .i tus patrocinadores tienen esas caractersticas) son *uenos patrocinadores del proyecto. :. $esarroll0 y pu*lica el Acta del Proyecto el primer paso para &anar visi*ilidad es desarrollar con!untamente con los patrocinadores el Acta del Proyecto 7Pro!ect C(arter8. El Acta del Proyecto es el documento "ue descri*e "u% es y "u% no es tu proyecto) es el contrato interno dentro de la or&ani+acin "ue le&itima la existencia del proyecto) explica su nacimiento) y so*re todo) le&itima el poder "ue te fue otor&ado como ;erente del Proyecto.

El Acta del Proyecto de*e contener como mnimo los si&uientes captulos .umario E!ecutivo. Entorno de ne&ocios y o*!etivos de ne&ocios "ue &eneraron el proyecto. <*!etivos del Proyecto. 9na descripcin &eneral del Alcance del Proyecto en t%rminos de entre&a*les. 9na lista de los entre&a*les del proyecto y su descripcin. 6ui%nes son los Participantes del proyecto patrocinadores) accionistas) &erente del proyecto) e"uipo del proyecto) otros recursos "ue participan) etc. Cu0les son los factores de ries&o del proyecto y cmo se mane!ar0 cada uno.

Este documento es un documento "ue prepara el ;erente del Proyecto) pero "ue preferi*lemente de*era est0 firmado por el patrocinador u otro e!ecutivo de la alta &erencia de la compa-a. .u principal utilidad es "ue explica claramente y en pala*ras simples en "u% consiste el proyecto a implementarse. A "ui%n se le entre&a el Acta del Proyecto? A e!ecutivos de otras 0reas de la or&ani+acin) a los miem*ros del e"uipo a medida "ue se van incorporando) a recursos de otras 0reas) etc. =. >eali+0 un An0lisis de Accionistas los accionistas del proyecto 7sta4e(olders8 son todos a"uellos "ue tienen al&#n inter%s en el proyecto) o "ue se ver0n afectados por su resultado. Lo importante es identificarlos antes de empe+ar pero) Cmo? ?e de*o pre&untar @Este proyecto) so*re "ui%n influir0 en la or&ani+acin o fuera de ella? A "ui%n le interesa el resultado de este proyecto? 6ui%n se ver0 afectado) pero "ui+0s no conoce acerca del proyecto?@ 9na ve+ "ue los ten%s identificados) de*eras averi&uar acerca de cada uno lo si&uiente 7preferi*lemente por medio de una entrevista8 Cu0l es el alcance del proyecto se&#n %lAella? Cmo define la calidad de los entre&a*les? Cu0les son los ries&os del proyecto se&#n %lAella? Cu0les son los factores crticos de %xito del proyecto? Cmo "uiere ser reportado acerca del avance del proyecto? Con "u% frecuencia y por "u% medios?

B. $esarroll0 el Alcance del Proyecto tu o*!etivo con el alcance del proyecto en la fase de estructuracin es definirlo claramente para todos en forma o*!etiva. La alineacin de expectativas entre todos los accionistas del proyecto te dice "u% est0 y "u% no est0 en el proyecto. Eso es lo "ue ten%s "ue definir) documentar y pu*licar en esta etapa. C0sicamente) el alcance de tu proyecto est0 dado por los entre&a*les "ue se de*en producir si tu proyecto fuese una f0*rica) los entre&a*les son lo "ue produce esa f0*rica. Estos entre&a*les pueden ser tan&i*les o intan&i*les.

D. $esarroll0 el Plan del Proyecto es el documento usado para definir el 6u%) 6ui%n) Cmo) Cu0ndo y $nde de tu proyecto. 5o confundir con el Crono&rama del Proyecto. El Crono&rama del Proyecto es una parte del Plan del Proyecto. 9n *uen Plan del Proyecto de*e contener por lo menos los si&uientes captulos Enfo"ue del Proyecto. Plan de Administracin de Alcance. Plan de Comunicacin. Plan de Administracin de >ies&os. Plan de Administracin de Calidad. Plan de Administracin de los >ecursos Eumanos del Proyecto. For4 Crea4do3n .tructure 7FC.8. Crono&rama del Proyecto.

Materiales para su realizacin

9n poco de tiempo) l0pi+ o lapicera y papel. / las neuronas a funcionar2

Paso 1:
Planificar
9n proyecto es un emprendimiento con fines precisos) "ue tiende a resolver una situacin pro*lem0tica) cu*rir una necesidad) superar un estado de incertidum*re o alcan+ar una meta deseada. Lo primero "ue de*emos pre&untarnos entonces es cu0l es nuestro o*!etivo. Es decir) "u% "ueremos reali+ar en este tra*a!o. Los proyectos se or&ani+an a partir de determinados productos a los "ue se "uiere arri*ar lue&o de un proceso de ela*oracin. Pero estos productos no tienen "ue ser necesariamente @concreto@) si se entiendepor concreto un o*!eto material) pero siempre (a*r0 una reali+acin "ue sinteti+a la resolucin) "ue tam*ien puede ser el ense-ar o comunicar conceptos o ideas. Adem0s) pueden estar desarrollados para ser reali+ados a corto) mediano o lar&o pla+o. <tra cosa muy importante a considerar) es para "ui%n estoy reali+ando el proyecto) ya "ue la duracin) presentacin) y (asta los o*!etivos especficos del mismo depender0n del o los destinatarios.

Paso 2:
Estructurar el proyecto.
A partir del dise-o de o*!etivos y contenidos "ue desarrollaremos en el proyecto) le daremos una estructura al mismo "ue lo ordene) le de co(erencia y concisin. Esta estructura podra ser

A. Gundamentacin de la eleccin del Proyecto. Es la explicitacin de la demanda o situacin inicial "ue !ustifica la instrumentacin del proyecto) y la situacin a la "ue se desea lle&ar a trav%s de su implementacin. 7?eta8. C. <*!etivos $etallaremos <*!etivos ;enerales 7Expectativas de lo&ros8) <*!etivos Especficos 7?odificaciones @pr0cticas@8. Por e!emplo) una expectativa de lo&ro podra ser @6ue el lector comprenda las distintas etapas del plantado del &irasol@) y un o*!etivo especfico podra ser @6ue el aprendiente lo&re colocar las semillas en forma correcta de acuerdo a la metodolo&a explicada@. C. Po*lacin a la "ue se orienta el proyecto. A"u presentaremos a los destinatarios y sus caractersticas. $. Contenidos Los contenidos de*er0n detallarse tanto en forma &lo*al como en forma especfica. Por dar un e!emplo) un contenido &eneral sera @Plantado de &irasoles@ y) dentro de %ste) un contenido especfico podra ser @Preparacin de las semillas@. Hodos de*en estar listados ordenadamente. E. Estrate&as y actividades. Las necesarias para la reali+acin del proyecto. G. Personas responsa*les de la implementacin. Es conveniente mencionar tam*i%n las funciones de cada una de las personas "ue lo llevar0n a ca*o. ;. Iinculacin con otras 0reas) $irecciones) instituciones. .i (u*iera otras personas) lu&ares) etc) "ue tuvieran al&una vinculacin con el proyecto) se pueden a&re&ar a"u. E. >ecursos necesarios Personales y materiales. I. Crono&rama Este punto se refiere a la distri*ucin de las actividades en el tiempo. .i *ien el proyecto puede no necesitar una descripcin ex(austiva en das u (oras) es *ueno considerar el total de tiempo "ue llevar0 el mismo) y pautar distintas etapas para llevarlo a ca*o.

Paso 3:
Evaluacin
9na reali+ado el proyecto) se de*er0 evaluar el resultado de los distintos momentos) de la metodolo&a implementada y) por so*re todo) si se (a lle&ado con %xito a los o*!etivos propuestos. Asimismo) se&#n las caractersticas del proyecto llevado a ca*o) de*er0 decidirse en esta etapa si se va a evaluar solamente el producto o*tenido) o si existir0 tam*i%n un an0lisis valorativo de la accin de la) o las) personas "ue lo llevaron a ca*o. Es decir) si todos participaron por i&ual) y cmo incidi la participacin de cada uno en el %xito o

fracaso del proyecto. Este reporte detallado de*er0 ser correctamente redactado y ad!untado al proyecto) como un tem m0s. 9na forma de reali+ar esto podra ser si&uiendo la lista de expectativas y o*!etivos concretos tra*a!ados en el paso anterior) y @contestando@ uno a uno en una frase) expresando si se cumpli o no. <tra forma de (acerlo es directamente en un texto narrativo "ue cuente la experiencia y descri*a (asta dnde se cumplieron esos o*!etivos.

A trabajar!