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PREREQUISITOS (V): Control de proveedores

2009-07-19 Tanto las materias primas como los materiales que se utilicen en una cocina deben cumplir unos requisitos mnimos que garanticen la seguridad alimentaria. Por esta razn las empresas deben conocer a sus proveedores y exigirles el cumplimiento de las especificaciones de compra.

La finalidad del plan de Control de Proveedores es garantizar el origen y la seguridad alimentaria de los productos y servicios que nos suministran las empresas que abastecen a la cocina o servicios anexos a la restauracin. Al igual que otros prerrequisitos, este Plan est compuesto por el documento principal que nos indica cmo llevarlo a cabo, as como por los registros que se deben cumplimentar para dejar registro escrito de los controles realizados. Este Plan debe aplicarse tanto a proveedores de alimentos y bebidas como a proveedores de materiales y utillaje, logstica y otros servicios (laboratorios, empresas de DDD, empresas externas de limpieza) En primer lugar la empresa deber definir los criterios de evaluacin y seleccin de proveedores, as como las especificaciones de compra. En ninguno de los dos casos los requisitos estarn por debajo de lo que exige la legislacin. Son muchos los factores que afectan a la hora de seleccionar un proveedor, a continuacin mostramos algunos de los datos que se pueden pedir: Registro Sanitario o Autorizacin Sanitaria Este documento es imprescindible para cualquier proveedor, por lo que nos debern facilitar una fotocopia del documento completo par a comprobar que el RSI contina en vigor. Implantacin de APPCC La implantacin del os APPCC es obligatoria y la empresa debe exigirlos a todos aquellos proveedores que nos suministren materias primas o productos que vayan a estar en contacto con ellos. Ser necesario que presenten el documento que acredite su correcta implantacin. Fichas Tcnicas de los Productos Adems de los catlogos, el proveedor puede disponer de documentos de cada producto en el que se describan las caractersticas de dichos productos. En caso de que el proveedor disponga de ellos puede ser un aspecto favorable para su eleccin. Certificados de Calidad En caso de que la empresa proveedora est certificada por algn sistema de calidad y/o gestin (sea ISO 9001/2000, ISO 22000, BRC, IFS,) debemos solicitarles una copia del documento. La implantacin de estos sistemas nos ofrecen ms garantas de buen servicio y cumplimiento del marco legal por parte del proveedor, as como mayor facilidad a la hora de incluirlo en nuestro sistema de gestin y/o calidad.

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En las empresas pequeas es frecuente que el proveedor sea tan slo un distribuidor, es decir, un intermediario entre el productor y nosotros. En este caso debemos exigirle que nos acredite que la empresa que le suministra los productos cumple los requisitos exigidos. Adems, en cualquiera de los casos, nosotros mismos, como clientes, podemos exigir que nuestros proveedores acepten auditoras independientes realizadas por personas cualificadas de nuestra empresa o por una empresa auditora externa. Este es el sistema que utilizan las grandes superficies, garantizando as que todos sus productos cumplen el 100% de las exigencias de compra definidas por la empresa a sus proveedores. La documentacin que la empresa debe reunir para cumplir con el Plan de Proveedores es: Listado de Proveedores Lista con los datos de cada proveedor para su rpida identificacin y localizacin. Deber incluir: nombre comercial, datos de contacto, productos que suministra y nmero del registro sanitario. Tambin es conveniente incluir la fecha del vencimiento del contrato o de la prxima revisin de los requisitos. Ficha de proveedor Es el documento que rene toda la informacin necesaria sobre el proveedor. Incluir todo lo mencionado para el listado de proveedores, el detalle de productos o servicios que realiza, adems de los datos fiscales y los datos de la evaluacin inicial realizada para su eleccin. En esta ficha tambin se deben ir reuniendo las incidencias detectadas durante el periodo de contrato y las medidas adoptadas.

Complementariamente, ser necesaria la evaluacin continua de los proveedores. Para ello ser necesario realizar el control de las materias primas (o los controles estipulados para cada tipo de proveedor de servicio) y, de forma peridica, volver a realizar una valoracin completa del cumplimiento de los requisitos. El control de las materias primas se realizar a la recepcin de cada pedido. En general, es suficiente con tomar una muestra-control de temperatura (para productos refrigerados y congelados). Sin embargo, es importante revisar todos los envases del lote comprobando que no estn mojados, sucios, rotos o deformados. Tambin comprobaremos que el etiquetado es correcto, el aspecto de los productos y que los datos del albarn son correctos y corresponden al pedido.

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Cada vez que se recepcione mercanca tambin se debe comprobar la limpieza y el correcto almacenamiento dentro del vehculo del transportista, comprobando adems que no se transportan producto son alimentarios junto a alimentos y bebidas. En resumen, la documentacin que debemos reunir para cada lote de mercanca recibida por proveedor, es la siguiente: Registro de control de materias primas cumplimentado Albarn original y copia del pedido (controlar que aparece fecha de entrega, productos detallados e identificacin completa del proveedor) Informe de incidencias, en caso de que se detecten En caso de que cualquiera de las exigencias legales o por parte de la empresa no se cumpliera se debe tomar nota de la incidencia y de la accin correctiva llevada a cabo (es muy frecuente optar por la devolucin del producto). Peridicamente se comunicar a cada proveedor las incidencia detectadas y las medidas adoptadas en cada caso. De esta forma disponemos de una prueba documental de que el proveedor ha sido avisado de las anomalas ocurridas. La empresa deber definir cuando un proveedor es dado de baja en funcin de las incidencias recogidas. La parte documental inicial del Plan de Control de Proveedores es sencilla y viable incluso para empresas pequeas. Los registros de control de la recepcin exigirn que haya una persona disponible para realizar el control de temperaturas y el control visual y documental ante el proveedor.

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