ManualusuarioZimbra CollaborationSuite

22febrero2011

ndicedecontenidos

1. Introduccin a Zimbra ...................................................................................................................................................1 2. Introduccin cliente web...............................................................................................................................................3 3. Gestor de correos..........................................................................................................................................................5

LECTURA DE CORREOS............................................................................................................................................................................... 5 CREACIN DE NUEVO CORREO ................................................................................................................................................................... 5 FILTROS DE CORREO .................................................................................................................................................................................. 5 CARPETAS Y ETIQUETAS ............................................................................................................................................................................. 6

4. Libreta de direcciones ..................................................................................................................................................7 5. Agenda ...........................................................................................................................................................................8 6. Tareas ...........................................................................................................................................................................10 7. Bloc de notas ...............................................................................................................................................................11 8. Maletn ..........................................................................................................................................................................12 9. Preferencias .................................................................................................................................................................13 10. Bsquedas .................................................................................................................................................................15 11. Mensajera instantnea .............................................................................................................................................16 12. Zimlets ........................................................................................................................................................................18 13. Ayuda de Zimbra .......................................................................................................................................................20

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1.IntroduccinaZimbra
Zimbra Collaboration Suite (ZCS) es una suite de colaboracin que combina herramientas de correo electrnico, calendarios, libreta de direcciones, bloc de notas, etc. Todas estas herramientas se encuentran al utilizar el cliente de web en una misma direccin, un nico login y desde cualquier lugar en el que se encuentre, lo que demuestra la potencia de esta solucin sin ni siquiera haber entradoendetallesobrelasdisintasherramientas. En muy poco tiempo, Zimbra se ha convertido en la solucin de cdigo abierto lder a nivel mundial tanto para empresas como para proveedores de servicio, centros educativos y administraciones pblicas. La clave de este xito se basa en el uso de tecnologas de cdigo abierto y protocolos de comunicacin e intercambio de datos estndares y ya consolidados, que han combinado de manera adecuada y completado con caractersticas que no estaban cubiertas pero que son claves para las empresas. Una completa documentacin y un amplio abanico de comandos de consola especficos dotanaestasuitedeenormescapacidadesdeintegracinconentornosexistentes. stossonlospilaressobrelosqueseasientaZimbra: Flexibilidad.PersonalizaZimbrafcilmentesegnlasnecesidadesdetuorganizacin. Libertad. Utiliza el cliente web de zimbra junto con otros programas tradicionales, como plataformamixta. Durabilidad. Un servidor de correo electrnico y calendario extraordinariamente fiable y ampliable. Bajomantenimiento.Gestincompletamentesencilla.

YstassonalgunasdelascaractersticasespecialesdeZCS: Cliente web basado en Ajax: incluye correo electrnico, contactos, calendario compartido, VoIP, aplicaciones,etc.Todoestoincluidoenelnavegadorweb. Compatiblidad con aplicaciones de escritorio: sincronizacin propia entre ZCS y Microsoft Outlook, Entourage, Apple Mail, Libreta de direcciones e iCal, etc.; soporte completo de aplicacionesIMAP/POP Zimbra para mviles: sincronizacin propia a travs del aire con dispositivos de Windows Mobile,SymbianyPalm,sinnecesidaddeunservidoradicional. ServidoresZCSLinuxyMacOSX:conagentedetransportedecorreo(MTA),antispam,antivirus, directorio, base de datos, herramientas de migracin y conola de administracin web basada en Ajax

La publicacin y comparticin de contenidos es homognea en todo el sistema tanto para contactos, como para el calendario o los documentos. Esta comparticin puede realizarse con usuarios internos y externos del sistema. El cliente de correo permite la gestin de varias identidades y de varias cuentasdecorreo,incluyendolaagregacindecuentasexternasmediantePOP3.

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La gestin unificada de los mensajes permite una fcil integracin con sistemas de telefona de voz sobre IP para llamadas, conferencias y acceso a buzones de voz. Esto se consigue mediante Zimlets, un potente sistema de Zimbra para extender sus capacidades mediante plugins y permitir la integracinconotrossoftwaresexternosmedianteelusodeSOAPyWebServices. Otros ejemplos de integraciones son Yahoo Maps, traductores de idiomas o consultas a bases de datosdelaempresa(porejemplodeunCRMounERP). Zimbra permite personalizar el entorno, incluyendo soporte para temas y una versin slo HTML para aquellos PCs antiguos o entornos que no puedan hacer uso de Javascript. Adems permite la personalizacindelogos,textosymensajes(branding).

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2.Introduccinclienteweb
Zimbra incorpora un cliente web que hace un uso extensivo de AJAX y que se ejecuta en la mayora de los navegadores web ms habituales, como Firefox, Safari e Internet Explorer. Debido al uso intensivo de Javascript, las diferencias en la experiencia del usuario son enormes dependiendo del navegador. En cualquier caso, el cliente web de Zimbra permite utilizar una versin slo con HTML que es muy recomendable para equipos antiguos pero que, asimismo, ofrece una usabilidad muy buena. El cliente web de Zimbra ofrece unas avanzadas funcionalidades, casi al mismo nivel que una aplicacin de escritorio, pero con la ventaja de poder utilizarlo desde cualquier lugar y desde casi cualquiernavegador. AlgunosdelosconsejosgeneralesparautilizarelclientedeZimbradentrode navegadordeInternetson: NouseelBotndeVolver(Back).ElusarestebotnlosacardelasesindelClientedeWeb deZimbra Para salir del sistema, utilice la opcin Salir, en la esquina superior izquieda. Si usted navega aotrapginasinsalirsedelsistemapuededejarabiertalasesindeZimbra. NouselosbotonesdeRefrescar(Reload)oRecargar(Reload)delnavegadorde Internet,porqueestoreiniciarlasesindeZimbra. Para loguearse en el cliente web,vayaaladireccindesuZimbraeintroduzcaelusuarioyclaveque le ha proporcionado su administrador. En el momento de acceder, usted puede elegir la versin avanzada(AJAX),laversinHTMLsiloprefiere,olaversinMobile. Sieslaprimeravezqueiniciasesin,cambiesucontrasea.

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Debajo de los campos para buscar informacin en Zimbra, aparecen los tabs con las diferentes aplicaciones que componen Zimbra: Correo, Libreta de direcciones, Agenda, Tareas, Bloc de notas, MaletnyPreferencias. Alaizquierdaustedversunombreycuantoespacioestocupandoenelservidor. Si el admnistrador del sistema a configurado cuotas de espacio, se mostrar cunto espacio est utilizando de su cuota. Debajo del nombre se muestran las carpetas y subcarpetas donde usted puede almacenar y clasificar los correos. Luego vienen las Etiquetas y los Zimlets (algo as como extensiones). Abajo se muestra un minicalendario, en el que usted puede hacer clic una fecha para verlaagendadeeseda.AsuladoaparecelaaplicacindeMensajeraInstantnea. Cuando usted escoja una aplicacin, aparecer una Barra de Herramientas con opciones especficas para la aplicacin seleccionada. Las opciones de Ayuda y Salir aparecen en la esquina superior derecha. EnlassiguientesseccionesveremoslasdistintasaplicacionesdeZimbraunaauna. Tabs Bsquedas

Zimlets

Minicalendario Mensajerainstantnea

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3.Gestordecorreos
A continuacin se exponen cmo se realizan las diferentes operaciones que puede realizar relacionadasconelcorreo.

Lecturadecorreos
El nmero de mensajes mostrados en su buzn de entrada es controlado en la opcin de Preferencias. Si tiene ms mensajes que el total de los desplegados, siga bajando la barra de navegacin hasta el final y de forma automtica le irn apareciendo los correos restantes en gruposde50(opcinpordefecto,tambinpuedecambiarestevalorenPreferencias). Usted puede leer los mensajes en la ventana de lectura de mensajes (si est activada) haciendoclicksobreunmensaje. Las opciones de Responder, Responder a todos y Reenviar en la barra de herramientas realizanesasfunciones. LaopcindeSpampermiteclasificarelmensajecomoSpam. Puedeimprimirelcorreoqueestleyendopulsandoelbotnconelmismonombre.

Creacindenuevocorreo
Toque el botn Nuevo en la barra de herramientas y se mostrar la pgina para crear un nuevo correo electrnico (con [Maysc-c] se le abrir una nueva ventana automticamente). Complete los campos con las direcciones de destino (en Para: o CC:), asunto y texto del correo electrnico segn sus necesidades. Si desea enviar copia oculta, pulse la opcin Mostrar CCO para que aparezca el campo correspondiente. Cuando est rellenando las direcciones, Zimbra le mostrar las que tiene almacenadas como contactos para que puede escogerlamsrpidamentesiesladireccinquebusca. Paracomprobarlaortografa,pulseelbotndelmismonombre. Para adjuntar un archivo, pulse el botn Aadir archivo adjunto y seleccione el que usted deseeadjuntar(puedeirseleccionandovariosarchivos). PulseelbotnEnviar paraenviarelcorreoelectrnico. Pulse Guardar borrador si todava no quiere enviar el correo (se guardar en la carpeta Borradores). Puede aadir su firma manualmente pulsando el botn Firma (debe tener guardada alguna enPreferencias Firmas; tambinpuedeindicarquepongalafirmapordefectoquedesee entodosloscorreosenPreferencias Cuentas). PuedeelegirentreeditarelmensajeenHTMLocomotextoenelbotndeOpciones, donde tambinpuedesolicitarunanotificacindelectura

Filtrosdecorreo
Los filtros permiten clasificar correos segn las condiciones que se le indiquen. Se pueden crear, modificaroeliminarenlaopcinPreferencias Filtros de correo.Paracrearuno,escojalaopcin Nuevo filtro yvayarellenandolasdistintasopcionessegnsuspreferencias.

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Carpetasyetiquetas
Uncorreosepuedemoverdeunacarpetaaotrasimplementearrastrndoloaella. TambinpuedepulsarparaestemismofinelbotnMover elementos seleccionados. Para crear, renombrar, mover o borrar carpetas, toque el botn derecho del ratn sobre la carpeta que quiere modificar en la ventana que muestra lascarpetas.Paracrearunacarpeta debajodelacarpetaprincipal,toqueelbotnderechosobreelttuloCarpetas. Utiliceeletiquetadoparaclasificarmensajesycontactos. Puedeelegirvisualizarloscorreosporconversacin(cuandosevarespondiendouncorreo)o porcorreoelectrniconico. Listadecorreos Carpetas PestaaCorreo

Paneldelectura

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4.Libretadedirecciones
LagestindecontactosdeZimbraesmuycompleta,yaquesoportamltipleslibretasdedirecciones (tanto personales como de cuentas del sistema), comparticin de contactos, autocompletado y creacindelistasdedistribucinpersonales. Zimbra la permite agregar contactos personales en la opcin de Contactos Nuevo Contacto. Debe incluir todo la informacin relevante de este contacto. Tambin puede crear una nueva libreta de direcciones para almacenar all los contactos correspondientes (puede realizar esto al crear un nuevo contacto, donde tienes que elegir la ubicacin del mismo). Las libretas de direcciones aparecenenelmendelaizquierda. Puede imprimir todos los contactos de una libreta de direcciones o los que usted elija con un elegante formato. Puede filtrar los contactos de una libreta segn la letra de inicio de los contactos (generalmente se almacena como Apellidos, Nombre aunque esto tambin se puede cambiar al agregarunnuevocontacto.

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5.Agenda
ElcalendariocompartidoesunadelascaractersticasmsdestacadasdeZimbra,concapacidadpara detectar, visualizar y corregir solapamientos. Permite gestin de recursos (salas de reuniones, proyectores, etc.), programacin de reuniones en grupo con delegacin del acceso, comparticin y publicacindelcalendarioconotrosusuariosysuscripcinacalendariosremotosenformatoiCal. Para agregar una nueva cita, pulse el botn Nuevo (sin desplegarle) y le aparecer los campos que deber rellenar. El nico campo que no es obligatorio es Asunto, siendo la fecha del da actual la tomada por defecto. Tambin puede aadir una nueva cita haciendo doble click en la franja horaria del da que desee. Esta franja puede extenderla o contraerla a su antojo con el ratn. Tambin puedepasarunacitadelcalendariodeundaaotroarrastrndolamientraspulsaCtrl. El campo Ubicacin es muy interesante porque aqu puede seleccionar las ubicaciones que debe haber introducido con anterioridad; tambin puede escoger entre los diferentes recursos que tuviera.Sitienemltiplesagenda,deberseleccionarencualguadarla.EnelcampoAsistentes debe agregar las personas que tienen que asistir a la cita. Puede utilizar el botn Buscar asistentes para buscarenlasdiferentesLibretasdedireccionesloscompaerosquequierequeasistan,mostrndose la disponibilidad de dichos compaeros, consiguindose as que no haya lugar a equvocos por dos citasdeunapersonaenunahoracoincidente.Estasopcionestambinestndisponiblesparalas ubicacionesyparalosrecursos. Cuando usted guarde una cita, se les enviar una invitacin a cita a los asistentes que usted haya seleccionado, reservndose tambin los recursos y ubicaciones que hubiera elegido (recuerde que esto es opcional). Cuando usted reciba una invitacin de cita, sta se agrega a su calendario y se marca como nueva. Usted puede responder rpidamente a la invitacin desdelaBandejadeentrada en el correo o directamente desde el calendario. Las posibles respuetas a las invitaciones son: Aceptar,Tentativa oRechazar. Puede elegir entre las diversas agendas con el men de la izquierda. Puede elegir tambin si visionar elcalendarioconvistadelascitasdelda,delasemanalaboral,delasemana,delmes,etc.Lacitase aadealminicalendarioqueapareceabajoalaizquierda.

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6.Tareas
Zimbrapermitetambinalmacenartareasquedeberealizaroactualizarlasqueyaestrealizando segnvayaavanzadoendichoproyecto. Lasopcionesquepuederellenaralcrearunatareason:asunto(nicocampoobligatorio,ubicacin, prioridad,fechainicio,fechaentrega,controldeavancedelatarea,yelespacioparaladescripcin delatarea. Enlalistadetareassemostrarnlastareas,suestado,%derealizacinyfechadeentrega.Zimbra nomuestralastareasenelcalendario,porloqueparaconsultarlastareaspendientessedebede ingresarenlapestaadeTareas.

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7.Blocdenotas
Zimbra permite crear notas en HTML, en las que usted puede guardar adems de texto, imgenes, hojas de clculo sencillas, etc., con la ventaja que estas notas se almacenarn en el servidor de correo, estando disponibles para ser accesadas desde cualquier lugar donde pueda conectarse a Internet. Cuando pulse el botn de Nuevo (bloc de notas), se puede incluso insertar una hoja de clculos, como se muestra en imagen posterior. Puede compartir un bloc de notas pulsando botn derecho encimadeunodeellosyeligiendolaopcinCompartir bloc de notas.Ellistadodeblocsapareceen elmendelaizquierda.

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8.Maletn
Zimbra incorpora una gestor documental en lnea. Mediante una interfaz WYSIWYG es posible crear documentos en un formato de texto tipo RTF a los que adjuntar, por ejemplo, hojas de clculo o imgenes mediante la tecnologa ALE. Esta gestin documental puede adquirir la forma de un wiki, permitiendoquelosdocumentosseancreados,actualizadosycompartidosentretodoslosusuarios. Usted puede, por tanto, guardar cualquir archivo en el maletn de Zimbra, permitindole acceder a cualquier archivo del maletn desde cualquier lugar en el que usted tenga acceso a Internet. Para aadirunarchivodesudiscoduro,nicamentetendrquebuscarlarutadelmismo. Sin embargo, es conveniente advertir que, segn cul sea la carga de archivos que va a tener el servidor de Zimbra, a veces esta opcin no es suficiente. En este caso se recomendara utilizar un gestor documental externo como Alfresco, para lo cual Zimbra puede incorporar la integracin entre ambassolucionesmediantezimlets(queexplicaremosmsadelante).

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9.Preferencias
Usted puede cambiar completamente la forma de cmoseveycmosecomportaZimbraajustando las opciones mostradas en la pestaa de Preferencias. En el men de la izquierda le aparecern los siguientessubmens,deloscuales,seexponenlasmsimportantes: General: Idioma, zona horaria, inicio sesin avanzado o estndar, tema, n elementos para recuperaraldesplazarse,etc. Correo : Tiempo comprobacin correo, vista previas mensajes, bsqueda predeterminada, reenvodecorreos,respuestaencasodeausencia,etc. Redactar:Fuente,tamaa,color,etc. Firmas : Aqu aadimos las firmas que deseemos, eligiendo el lugar del mensaje donde queremosquesemuestre. Cuentas:Desdeaqupodemosaadirotrascuentasexternasparapoderrecibirlosmensajes de las mismas en nuestro Zimbra, teniendo as todas nuestras cuentas centralizadas. En este submen se encuentra tambin la opcin de incluir una firma por defecto para la cuenta seleccionada. Filtros:Aquseaadenlosdiferentesfiltrosqueseaplicarnsobreloscorreosentrantes. Libretadedirecciones:Variasopcionessobrelalibreta. Agenda : Da de comienzo de la semana, muestra de recordatorios, permisos sobre reuniones,etc. Compartir : En este submen aparecen los diferentes elementos tanto que tenemos compartidos con otros usuarios, como los elementos que tienen compartidos otros usuarios con nosotros. Podemos cambiar los permisos de los usuarios sobre nuestros elementos compartidos. Dispositivos mviles : Desde aqu se realiza la sincronizacin de Zimbra con dispositivos mviles. Mensajera instantnea : Almacenamiento o no de los mensajes en la carpeta Chat, activacinalertas,etc. Importar/Exportar : Esta opcin sumamente importante permite hacer una exportacin de todos los elementos de nuestra cuenta, o bien de contactos o de la agenda como backup personal.Tambinpodemosimportarunaexportacinrealizadaanteriormente. Accesosdirectos:Permiteconfigurarnumerososaccesosdirectos. Zimlets:Activar/desactivaloszimletsquetengamosdisponiblesennuestracuenta.

NoolvidepulsarelbotndeGuardar paraqueseregistrenloscambiosrealizados.

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10.Bsquedas
La funcin para buscar informacin almacenada en Zimbra, se encuentra a la derecha del logo de Zimbra (o de nuestra empresa u organizacin). Asegrese que ha seleccionado el tipo de item que quiere buscar (Correos, contactos, citas, etc.). Si no selecciona es tipo de item, la bsqueda se har deacuerdoalaaplicacinquetengaactivaenelmomentodelabsqueda. Tiene la opcin de guardar las bsquedas que realiza. Tambin existe la opcin de realizar la bsquedaavanzada,dondepodracotarvaloresparaaumentarlaproductividaddelasbsquedas. Bsquedas

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11.Mensajerainstantnea
Zimbrapermitecontactarconotrosusuariosdelaaplicacinpormediodelchat.Paraestableceruna conversacin con otra persona, pulse en Lista de amigos y elija a la persona con la que quiere hablar. Para ello, usted debe estar como activo en el Chat. Para cambiar este estado, pulse el botn conuncrculo.

Botndeestado

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Listadecontactoschat

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12.Zimlets
LosZimletssoncomplementosquehacenposiblelapersonalizacinyextensibilidaddeuna instalacinestndardeZimbraconlaadicindenuevascaractersticasqueseajustenalos requerimientosparticularesdelusuario. LamayoradeellosestndiseadosparaofrecermejorasapreciablesenlainterfazwebdeZimbra, aunquetambinexistencomplementosparaescritorio,integracinconotrossistemas,extensiones paraprogramasdeescritoriooinclusosoportepararedessociales. Vamosapresentaralgunosesencialessimplementeparaquelosusuariossehaganunaideadel potencialdelosZimlets.Porsupuesto,tambinpodramosdesarrollarnuestrospropiosZimletse incluirlosennuestroZimbra(staltimasertareadelosadministradoresdeZimbra). Smartsheet Project Management : Se trata de una implementacin bastante bsica y til de gestindetareasatravsdediagramasdeGantt,asignacinderecursos,adicindearchivos relacionadosatareaseintegracinconelcalendariodeZimbra. Google Translator : Este complemento aade un botn a los correos, la opcin Translate (Traducir) los mensajes en lnea usando el servicio de Google. Asimismo,escapazdegenerar mensajesconelcontenidoyatraducido. Sticky Notes : Un complemento que resultar sumamente til si est acostumbrado a hacer anotacionesconPostItsensuescritoriodetrabajo(deZimbra). Tips and Alerts Zimlet : Este complemento permite que los administradores enviar alertas a los usuarios. Resultar de utilidad para advertir sobre mantenimientos del sistema, enviar anuncios importantes a todos los usuarios de la plataforma o inclusive programar bienvenidasalosusuariosdaada. Undo Send : Esta extensin permite al usuario cancelar el envo de un correo. Dispone de 20 segundosparahacerlo. ContactCleaner:Estaextensineliminaloscontactosduplicadosdeunacuenta. Social Zimlet : Permite contar las actualizaciones de Twitter y Facebook en tu interfaz de Zimbra. Meebo : Complemento que permite conectar al usuario con diversos servicios de mensajera (Messenger,GoogleTalk,Yahoo!,etc.).

Sideseamsinformacinsobrezimletspuedeencontrarlavisitandolapgina: http://gallery.zimbra.com

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EjemplonotaStickyNotes ZimletStickyNotes

ZimletzSugar (integracinconSugarCRM)

ZonaZimlets

Zimletpropiodesarrolado

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13.AyudadeZimbra
Yporltimo,recordarquepuedeencontrartodalainformacindetalladaenlapropiaplataforma Zimbra,desdelautilidadAyuda,enlapartesuperiorderechadelapantalla:

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