CARTAS COMERCIALES

Caractersticas

La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien entre una empresa y un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y, en muchos casos, confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. A diferencia de las cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms rgido, un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas. Las cartas comerciales siguen ciertos requisitos en cuanto a la presentacin, ya que esta es tan importante como su contenido. Se suele utilizar papel de tamao DIN A-4 en color blanco y la distribucin del texto y de los mrgenes debe ser clara. En general, las cartas comerciales incluyen una introduccin, una comunicacin y un cierre.

Tipos de cartas comerciales

Los ms importantes son: de oferta. de pedido. de reclamacin. de solicitud de informacin o de publicidad.

La carta de oferta o venta

Las empresas utilizan frecuentemente las cartas comerciales con el fin de ofrecer a los posibles clientes determinados productos o servicios. Estas cartas reciben el nombre de cartas de oferta. La oferta va a veces acompaada de descuentos especiales u otro tipo de ventajas para realizar un mayor nmero de ventas.

Informacin que aparece

En una carta de oferta, suelen aparecer los siguientes datos: Motivo de la oferta. Es conveniente explicar la razn por la que se realiza la oferta: liquidacin, lanzamiento de productos, cambio de local, etc. Caractersticas y precios de los productos. Se debe presentar el producto, sus caractersticas, su precio y explicar las ventajas que ofrece. Duracin de la oferta. En la carta ha de figurar el perodo de validez, es decir, la fecha de inicio y fin de la oferta presentada, y si es acumulable a otras o no. Forma de adquisicin. Se ha de indicar el lugar de entrega y el modo de pago de los productos.

Modelo

Carta de pedido

Una carta de pedido tiene como objeto solicitar el envo de algn producto que se pretende adquirir. En la mayor parte de las ocasiones, estas peticiones surgen como consecuencia de anteriores cartas de oferta o de informacin a travs de las cuales las empresas dan a conocer sus productos. En estos casos, los clientes tienen la informacin necesaria sobre los precios y las caractersticas de los artculos demandados.

Informacin que contiene

Mercanca que se solicita. Es conveniente precisar todo lo necesario sobre el producto (clase, tamao, precio...) y nombrar los artculos segn la denominacin de los catlogos o los muestrarios recibidos. Se debe sealar exactamente el nmero de productos que solicitamos. Forma y condiciones de pago. Al realizar el pedido, se debe indicar la forma de pago elegida. La mayora de las empresas establecen las condiciones de pago ms adecuadas, as como las posibles formas de financiacin. Plazo de entrega. Si se desea que la entrega de la mercanca se produzca en una fecha concreta, hemos de sealarlo en la carta. Direccin. Debemos incluir la direccin completa a la que ha de efectuarse el envo. Forma de transporte. En ocasiones, se especifica cmo se desea que se realice el transporte de la mercanca que se solicita y quin correr con los gastos de envo.

Despus de enviar una carta de pedido generalmente nos llegar una carta de remisin en la que se comunica a la persona que ha hecho el pedido que este ha sido efectuado. En esa carta se alude normalmente a los detalles del despacho de las mercancas o de los documentos que se enven. Tambin es corriente enviar una ltima carta de recepcin en la que se confirma el recibimiento de las mercancas solicitadas en un primer momento en perfectas condiciones, se devuelven documentos firmados, etc.

Modelo

Carta de reclamacin

Una carta de reclamacin tiene como objeto exponer una queja y solicitar la solucin que se considere ms adecuada. Las cartas de reclamacin son comunicaciones que se envan dentro de mbitos de compraventa, en las que, normalmente, los compradores sealan que las mercancas adquiridas no se corresponden a lo pedido o a lo cotizado.

Aspectos a cuidar

Redaccin. La carta ha de ser clara y detallada. Se debe sealar exactamente cul es nuestra queja y aportar todos los argumentos que la justifiquen. Tono. Debe ser firme, pero corts; incluso cuando sepamos que tenemos razones suficientes para reclamar, utilizaremos un lenguaje respetuoso. Motivos. La mayor parte de las cartas de reclamacin se refiere a alguno de estos tres aspectos:

Reclamaciones sobre artculos. Se deben a deficiencias de calidad, al envo de productos distintos de los solicitados o al mal estado o deterioro tras el envo de alguno de los artculos demandados. Reclamaciones sobre cantidades. Se producen cuando se observan diferencias entre las cantidades solicitadas y las recibidas. En estos casos, la cantidad reclamada debe quedar reflejada claramente, tanto en nmeros como en letras. Reclamaciones sobre precios. Suelen producirse debido a una suma errnea, al aumento de precios sin previo aviso, a la incorrecta aplicacin del IVA... Al igual que en el caso de las reclamaciones sobre cantidades, la cifra debe quedar reflejada claramente y de forma destacada.

Tras recibir una carta de reclamacin se suele contestar con una carta explicativa en la que el vendedor reconoce o no el error cometido y se indica una solucin a la misma. Cuando no se acepte la reclamacin planteada por el remitente se explicar que en el problema que haya surgido no est involucrado el vendedor.

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