Metodologa de anlisis del impacto de la implantacin de SAP/R3 en una organizacin empresarial:

diseo conceptual SAP/R3

Marta Sanz Sanz

Ingeniero de ICAI (1992) y master en Manufacturing Engineering & Management por la Universidad de Birmingham (UK). Su experiencia profesional es de siete aos en REE (Red Elctrica de Espaa) en Gestin de Proyectos, tres aos en DMR (Consultora de Gestin y Tecnologas de la Informacin) como jefe de proyectos de implantacin de SAP/R3 y actualmente es consultor senior.

Introduccin En la actualidad, y como respuesta a mltiples condicionantes, gran par te de las empresas estn plantendose confiar sus sistemas de informacin a paquetes de software estandard, tambin conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning). Estas soluciones, que nacieron como respuesta a las necesidades de informacin financiera en las empresas, paulatinamente han incorporado tambin funcionalidades de las reas logsticas (Ventas, Produccin, Gestin de Materiales, Mantenimiento) y ltimamente podemos observar como incluyen dentro de su estandard las ms novedosas tecnologas (Internet, Workflow, Gestin Documental). Dentro de estos ERP destaca el producto R/3 de SAP , que tanto por su tecnologa como por su cuota de mercado est llamado a conver tirse en el estandard empresarial. Pero la implantacin exitosa de SAP est sujeta a mltiples factores, tanto tecnolgicos como funcionales y organizativos (gestin de equipos, conocimiento del producto, reingeniera, dimensionamiento de mquinas, estructuras, anlisis coste/ beneficio,) que hace que muchas empresas no valoren adecuadamente el reto que supone la implantacin de SAP en su entorno empresarial.

Para evitar situaciones que generen insatisfaccin en la empresa cliente y pueden poner en peligro un proyecto extenso tanto en tiempo como en recursos humanos y monetarios, es necesaria la elaboracin de un proyecto inicial de Diseo Conceptual de SAP R/3. As mismo es importante la metodologa de implantacin con el objetivo de asegurar el xito del cambio tecnolgico en la organizacin derivado de la implantacin de SAP R/3. Este enfoque, combina la metodologa propia de SAP (ASAP) y la consecucin de resultados, proporciona a la empresa cliente los siguientes anlisis: Definicin de resultados a obtener con la implantacin de SAP R/3 en el entorno empresarial sujeto al estudio. Beneficios a conseguir derivados directamente de la implantacin y focalizacin de beneficios indirectos o no fcilmente identificables. Definicin de la estrategia de implantacin, orientando el proyecto a la cobertura de los procesos empresariales bsicos para el negocio de la empresa, (incluyendo una visin sectorial), su secuencia de implantacin en el tiempo, y el grado de cobertura final de los mismos. Evaluacin de oportunidades para software complementario a SAP, que cubra las funciona-

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lidades requeridas por la empresa en el rea de tecnologas de la informacin, y que no estn cubiertas por el estndar de SAP R/3. Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas al anlisis del impacto de SAP R/3 y software complementario, definicin del Modelo Tecnolgico resultante. (Elaboracin de un mini Plan de Sistemas). Anlisis del cambio organizativo por la implantacin del producto en la empresa y por la aplicacin de las mejores prcticas de negocio (reingeniera). Entrega de una visin completa de la solucin a implantar tanto por el nivel de detalle como por la concrecin para la elaboracin de las siguientes fases del proyecto, delimitando de esta forma el mbito de los proyectos futuros. De esta forma se consigue dimensionar correctamente la implantacin SAP (Planificacin de Tiempos, recursos, costes,) y lo que es ms importante orientacin del proyecto a la estrategia futura de la empresa cliente.

ello el esfuerzo necesario para la implantacin. Se realiza en aquellos sectores o mercados en los que los sistemas de informacin no son elemento crucial en la estrategia competitiva de las empresas. Implantacin a medida: Es la ms corriente , consiste en la definicin de un modelo de negocio y la adaptacin de la empresa y de SAP R/3 al modelo de negocio definido. Implantacin Roll out: Es aquella implantacin en la que los requerimientos del sistema SAP R/3 ya estn definidos, normalmente por la empresa matriz, y por tanto la implantacin consiste en la adaptacin de este modelo a la situacin especfica de una empresa en cuestin (Mercado y legislacin del pas).

Resultados El resultado de este estudio es beneficioso para la empresa cliente ya que le proporciona los siguientes parmetros para la toma de decisiones: Conciencia a la Alta Direccin del Alcance del proyecto SAP en la organizacin empresarial y consigue su par ticipacin desde el principio. Determina si la empresa continua con la implantacin de SAP R/3 o por el contrario comprueba que no cumple con las expectativas de la empresa por rendimiento o coste. Facilita la elaboracin de los objetivos a acometer por el equipo de trabajo. Es una gua para el seguimiento de los resultados a obtener, y la evolucin de los objetivos en el tiempo. Adecuada gestin del proyecto para procurar los recursos necesarios tanto humanos como tecnolgicos y financieros. Enfoques Las actividades y documentacin que constituyen el Diseo Conceptual SAP R/3 dependern del enfoque que cada empresa cliente aplique a la inversin en SAP R/3. Se pueden identificar tres enfoques diferentes a una implantacin SAP: Implantacin completamente estndar: Este tipo de implantacin consiste en la adecuacin total de la empresa al funcionamiento estndar SAP R/3, disminuyendo con

Fases y Actividades El Diseo Conceptual SAP R/3 consta de una serie de fases y actividades (ver Figura 1): Organizacin del Proyecto Anlisis de la situacin actual Definicin de requerimientos Elaboracin Modelo Tcnico y Modelo de Negocio Anlisis del Impacto Organizativo Gestin de Resultados Elaboracin Plan de Implantacin y Recomendaciones finales Ventajas Ahorro: La elaboracin de este Diseo Conceptual ahorra tiempos en la implantacin

Figura 1. Diseo Conceptual SAP

Anlisis del Impacto Organizativo

Gestin de resultados

Modelo Tcnico Organizacin del Proyecto Anlisis de la Situacin Actual Definicin de Requerimientos Modelo Negocio Plan de Implantacin

Control de Calidad

Business Blueprint (ASAP)

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Figura 2. Organizacin del Proyecto

Estructura Organizativa Plan Inicial Proyecto Estndares Procedimientos Lanzamiento Medidas de Calidad

Sin embargo, conviene definir aquellas fases o actividades indispensables y comunes a todo tipo de Diseo Conceptual SAP R/3, independientemente del enfoque aplicado o del tiempo y recursos dedicados al mismo. Estas fases son las que se detallan a continuacin.

Tabla 1. Entregables de la Fase I

Objetivos Productos: Proyect Statement

Iniciacin del Proyecto Visin Comn para alcanzar los objetivos

del Proyecto

Detalle estructura organizativa del equipo. Infraestructura necesaria para el Proyecto. Planificacin del Proyecto. Estndares y procedimientos. Modelos de Calidad. Resultados de las reuniones de lanzamiento.

Figura 3. Anlisis de la Situacin Actual

Proceso de Negocio Contexto Organizativo Valoracin de Sistemas

Fase I: Organizacin del proyecto El objetivo fundamental de esta primera fase es iniciar el proyecto y asegurarse de que existe una visin comn para alcanzar los objetivos del proyecto. Para ello el equipo SAP producir un Project Statement que contendr: Alcance del proyecto, asunciones y factores crticos de xito. Miembros de equipo, organizacin, roles y responsabilidades. Plan de proyecto: Fases, tareas de los distintos grupos de trabajo, documentacin/entregables de las distintas fases, plan de formacin Presupuesto del proyecto y necesidades. En definitiva, se intentar conseguir y asegurar que toda persona que se encuentre involucrada, directa o indirectamente, en el proyecto, conozca los objetivos del proyecto, los procedimientos a aplicar, sus propias responsabilidades y los factores que son crticos en la realizacin del proyecto. Fase II: Anlisis de la Situacin Actual El objetivo de esta segunda fase es comprender y valorar varios aspectos de la organizacin. El Modelo organizativo existente en la empresa, las relaciones de poder y distribucin de la informacin de la empresa (formales e informales). Si se trata de un grupo empresarial habra que recabar informacin sobre las relaciones entre las distintas empresas.
Definicin de la estrategia futura de la empresa

del Sistema R/3, ya que par te del Business BluePrint (Mtodo ASAP) est ya realizado. Calidad: Sienta las bases de control de calidad que se llevar a cabo a lo largo de la implantacin. Flexibilidad y adaptabilidad: En algunos casos no todas las fases o actividades son necesarias para la realizacin del Diseo Conceptual SAP R/3. As por ejemplo, en el caso de implantaciones roll out , el esfuerzo necesario en la realizacin del Anlisis de la Situacin Actual o en la definicin de los Requerimientos es mucho menor que en implantaciones a medida, ya que el sistema SAP R/3 vendr en gran par te definido por las prescripciones de la matriz. Por tanto las fases y actividades a realizar en un proyecto de Diseo Conceptual dependern de la situacin y necesidades especficas de cada empresa.
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La dinmica de la operativa actual (Mapa de Procesos) de la empresa cliente. La aplicacin de SAP produce cambios en procesos, por lo que el diseo futuro del modelo de procesos debe estar basado en la comprensin de la operativa actual. El estado actual de los Sistemas de Informacin, anlisis de la cobertura de las necesidades de informacin que tiene la empresa, deteccin de riesgos. Alguno de estos anlisis puede no ser necesario o no deben realizarse en detalle:

Por ejemplo si los sistemas de informacin son inexistentes u obsoletos se podra obviar la ltima fase o minimizarla en extremo.

Tabla 2. Entregables de la Fase II

Objetivos
El objetivo principal es comprender varios aspectos de la organizacin empresarial

Productos

Fase III: Definicin de Requerimientos Cuando una empresa se plantea la inversin en un ERP es que ha detectado que los Sistemas de Informacin que posee han quedado obsoletos, y no cubren de manera adecuada las necesidades actuales o futuras de la empresa, o que el esfuerzo para cubrir estas necesidades no es eficiente en la asignacin de recursos o rentable econmicamente. La definicin de los requerimientos consiste en la identificacin de necesidades y exigencias especficas de la empresa. Los requerimientos permitirn perfilar la configuracin objetivo de la estructura, los procesos y los sistemas de informacin de la empresa. La relacin entre los beneficios de la inversin en SAP y los requerimientos puede ser de dos tipos: La empresa define en primer lugar una serie de beneficios a conseguir con la implantacin de SAP. Posteriormente se definen las caractersticas especficas de la organizacin, procesos y sistemas de informacin necesarias para que la empresa consiga dichos beneficios (Caso I). La empresa define en primer lugar unas condiciones y caractersticas indispensables de la organizacin, procesos y sistemas de informacin. Dadas estas caractersticas se identifican los beneficios posibles que puede obtener la empresa con una implantacin ERP (Caso II). La identificacin de los beneficios de una implantacin de un ERP tiene los siguientes objetivos: Identificar y Validar los beneficios de una implantacin SAP. Desarrollar una estrategia y un plan global para la realizacin de estos beneficios. Identificar las iniciativas de negocio necesarias para la realizacin de beneficios. Conseguir consenso dentro de las reas implicadas a la hora de medir los beneficios. Desarrollar mtricas de resultados que sean objetivas y fciles de aplicar. La identificacin de resultados se inicia con la comprensin, a partir del anlisis de la situacin actual, de los principales beneficios esperados de una implantacin SAP. Estos beneficios debern ser validados por los responsables

Modello organizativo existente en la empresa

y relaciones (Formales e Informales).

Contexto Organizativo. Procesos de Negocio. Valoracin de Sistemas de Informacin.

Definicin de la estrategia futura de la empresa. Mapa de procesos actual. Estado actual de los Sistemas de Informacin.

Figura 4. Definicin de Requerimientos

Recoleccin Requerimientos

Identificacin Origen

Priorizacin Requerimientos

Figura 5. Definicin de los Resultados

Identificacin Beneficios

Cadena de Resultados

Tabla 3. Entregables de la Fase III

Objetivos Productos

Identificacin de las necesidades actuales y

futuras de los Sistemas de Informacin.

Determinacin de las exigencias especficas de

la empresa.

Identificar y validar los beneficios de una

implantacin SAP.

Requerimientos Funcionales y tcnicos. Checklist de funcionalidad de SAP. Documento de Identificacin de Beneficios. Cadena de resultados Inicial.

Desarrollar estrategia y plan global para la

realizacin de estos beneficios.

Identificar las iniciativas de negocio necesarias

para la realizacin de beneficios.

Consenso de las reas para la medicin de

los beneficios.

Desarrollo de mtricas de resultados objetivas

y fciles.

de la implantacin del sistema (Comits de Direccin, Consejos de Administracin, Jefes de rea, Jefes Departamento). Una vez identificados y validados estos beneficios se procede a la construccin de una cadena de resultados inicial que recoger sin entrar en mucho detalle los resultados intermedios, iniciativas y presunciones que desembocarn en los resultados finales, es decir los beneficios. Durante fases posteriores esta cadena de resultados inicial se ir completando y afinando.
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Figura 6. Modelo de Negocio

Modelo de Negocio Anlisis Cobertura SAP Modelo de Negocio SAP

Figura 7. Modelo Tcnico

Modelo Tcnico

Anlisis Cobertura SAP

Modelo Tcnico de SAP

Tabla 4. Entregables de la Fase IV

Objetivos Productos

Elaboracin del Modelo de Negocio

y Tcnico partiendo de recogidos en la fase anterior.

Comparacin con la cobertura SAP. Anlisis de los gaps originados: desarrollo

de iniciativas o redefinicin del modelo de negocio.

Modelo de Negocio. Anlisis de Cobertura SAP. Modelo de Negocio SAP. Cadena de Resultados Detallada.

La elaboracin de los Modelos de Negocio y Tcnico se inicia con la elaboracin de los modelos a partir simplemente de los requerimientos identificados, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solucin SAP. Una vez desarrollados los Modelos de Negocio y Tcnico, se elaborar un informe en el que se analizar la cober tura de los requerimientos funcionales y tcnicos por parte de la solucin SAP (entendiendo como solucin SAP, el sistema SAP, el software complementario y la infraestructura tecnolgica necesaria para la implantacin) y la aparicin de posibles gaps tanto funcionales como tcnicos. Los gaps pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinicin del Modelo de Negocio y Tcnico. En este sentido esta fase tendr un carcter cclico. Tras el anlisis del informe de cober tura SAP, se redefinirn los Modelos de Negocio y Tcnicos incluyendo esta vez las implicaciones derivadas de haber optado por la solucin SAP.

Ejemplo de identificacin resultados

Beneficio: Una empresa quiere aumentar la satisfaccin de los clientes en un mercado en el que la fidelizacin del cliente es vector competitivo esencial. Necesidades: Muchas de las quejas de los clientes se refieren al tiempo de envo de mercancas desde el momento de realizacin de un pedido, por ello se debe implantar un proceso que permita disminuir el tiempo de envo de mercancas. SAP permite gracias a la integracin on-line entre el departamento de pedidos y almacn la disminucin del tiempo de envo. Necesidad = Implantar SAP. Riesgo: La automatizacin hace desaparecer un punto de control (el documento fsico pedido ya no llega al almacn) y con ello la probabilidad de error en el envo, especialmente si no se forma adecuadamente a empleados poco habituados a utilizar herramientas informticas.

Fase IV: Elaboracin del Modelo de Negocio y Modelo Tcnico Partiendo de los requerimientos funcionales y tcnicos identificados en la fase anterior se elaborarn respectivamente el Modelo de Negocio y el Modelo Tcnico de las reas de la empresa afectadas directa o indirectamente por la implantacin SAP.
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Fase V: Plan de Implantacin Una vez desarrollados los Modelos Tcnicos y de Negocio, y analizada la viabilidad del mismo en SAP R/3, se producir la recomendacin de invertir o no invertir en SAP R/3: puede que SAP R/3 no se adapte a las necesidades de la empresa de forma ptima, y por ello la mejor opcin puede ser adoptar otra solucin como por ejemplo seleccionar otro ERP, realizar un desarrollo a medida, esperar hasta que SAP desarrolle una solucin adecuada a la empresa (esto se produce en muchos casos en los que SAP desarrolla soluciones sectoriales). En el caso de que se decida implantar SAP R/3 el plan de implantacin es el resultado final del Diseo Conceptual SAP R/3. La experiencia viene demostrando que bsicamente existen tres tipos de Planes de Implantacin: Plan de Implantacin Novedosa: Es la planificacin de implantaciones que no dependen ni de los sistemas de informacin anteriores, ni del modelo de negocio anterior: Es como si se implantara SAP de cero. Estas implantaciones son caractersticas de empresas nuevas y que por tanto no tienen ni sistemas de informacin anteriores un ni modelo de negocio predefinido. Plan de Implantacin de Transicin: Es la planificacin de implantaciones en la que se implanta SAP por fases y en las que por tanto

el sistema debe convivir durante una etapa transitoria con sistemas de informacin anteriores y con un modelo de negocio anterior a la implantacin. Estas implantaciones de SAP R/3 implican tener en cuenta aspectos como estrategia de conversin, interfaces transitorias con sistemas anteriores, rediseo de procesos de negocio, etc.

Figura 8. Plan de Implantacin

Plan de Gestin de Resultados Plan de Consecucin de Resultados Plan de Implantacin

Plan de Implantacin Global: Es la planificacin de implantaciones en las que se produce un arranque total de la funcionalidad de SAP R/3 en un solo momento determinado en el tiempo. No hace falta definir interfases transitorias o procesos provisionales. Estos planes son caractersticos de implantaciones con un arranque Big Bang o de la mayora de las implantaciones Roll out. A partir de los entregables de fases anteriores se podr definir a que tipo de Plan de Implantacin corresponde el que se realizar para la situacin concreta de la empresa objeto de estudio.
Tabla 5. Entregables de la Fase V
Objetivos Productos

Recomendacin acerca de la inversin en

SAP R/3.

Plan de Implantacin.

Plan de Implantacin. Plan de Consecucin de Resultados. Plan de Gestin de Resultados..

Figura 9

Otros aspectos a considerar La evolucin ha venido marcada por el paso de Sistemas no Integrados Departamentales, cuyas caractersticas son: Numerosas interfaces, Procesos batchs, Mltiples trascripcin de datos, Traspaso de documentos en papel, Duplicidad de datos, Falta de uniformidad de criterios y conceptos, Mltiples sistemas y plataformas, Mltiples tecnologas heterogneas a ERPs con Eliminacin de interfaces, Procesos on-line, Concepto de dato nico, Continuidad en los procesos, Mayor interaccin de los recursos, Uniformidad de la informacin.Apertura hacia otros sistemas o herramientas de comunicacin (software complementario e Internet), Escalabilidad funcional y temporal (incorporacin de nuevas funcionalidades y procesos as como facilidad de cambios de versin), Oficina sin papeles, Ayuda a la sistematizacin de la Informacin y a la unicidad del tratamiento de la misma, Normalizacin de los procedimientos de trabajo en las reas funcionales cubiertas por el ERP. Qu aspectos se deben tener en cuenta a la hora de tomar la decisin de implantar un ERP?: Incremento del valor del Negocio mediante el anlisis y bsqueda de los beneficios potenciales que aportar al mismo. Anlisis de Riesgo vs. Beneficio del uso de ERPs, riesgos tales como Inversin econmica, Esfuerzo de adaptacin y asimilacin

ERP

I N T E G R A C I N

CRM

E X T E N S I N

Clientes Escenarios CRM B2B On-line Store Workplace Marketplace Internet Trading Partners

APO

Data Warehouse

de la organizacin, Dependencia del proveedor/instalador. Las tendencias del mercado de ERPs Soluciones adaptadas al Negocio: Soluciones Verticales. Integracin con Nuevas Tecnologas: - Integracin del Front-Office dentro del ERP: CRM. - Integracin completa de la Cadena de Aprovisionamiento: SCM. - Integracin de la Cadena de Produccin Optimizada: APO. - Integracin del DataWarehouse dentro del propio ERP: DW. - Comercio Electrnico: E-Business. - La oficina sin papeles:Workflow y Gestin Documental.
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