MP Personal

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
AGOSTO DE 2010
Derechos Reservados.
Primera Edicin, agosto de 2010. Gobierno del Estado de Mxico. Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico. Impreso y hecho en Toluca, Mxico. Printed and made in Toluca Mexico. Cuenta de Correo Electrnico: difem@mail.edomex.gob.mx La reproduccin total o parcial de este documento podr efectuarse mediante la autorizacin exprofesa de la fuente y dndole el crdito correspondiente.
Edicin:
Primera Agosto de 2010 201B18301
Fecha: Cdigo: Pgina:
CONTENIDO
PAG. PRESENTACINI OBJETIVO GENERALII IDENTIFICACIN E INTERACCIN DE PROCESOS...III RELACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS....IV DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS....V Registro de Asistencia, Puntualidad e Incidencias. Sistema para el Pago de Nmina. Contratacin por Servicio y/o Tiempo Determinado. Pago de Finiquito. Pago de Tiempo Extraordinario. Resguardo y Actualizacin Documental de Expedientes del Personal DIFEM. Integracin de la Base de Clculo de las Aportaciones del Fondo de Retiro de los Servidores Pblicos del DIFEM. (FROA)
SIMBOLOGA...VI REGISTRO DE EDICIONES..VII DISTRIBUCIN.. VIII VALIDACINIX
Edicin:
I. PRESENTACIN
La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercana y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el licenciado Enrique Pea Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de Mxico, impulsa la construccin de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generacin de acuerdos y consensos para la solucin de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administracin pblica ms eficiente, en el uso de sus recursos y ms eficaz en el logro de sus propsitos. El ciudadano es el factor principal de su atencin y la solucin de los problemas pblicos su prioridad. En este contexto la Administracin Pblica Estatal transita a un nuevo modelo de gestin, orientado a la generacin de resultados de valor para la ciudadana. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero tambin por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeo de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prcticas administrativas emanadas de la permanente revisin y actualizacin de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseo e instrumentacin de proyectos de innovacin y del establecimiento de sistemas de gestin de la calidad. El presente manual administrativo documenta la accin organizada para dar cumplimiento a la misin del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico. La estructura organizativa, la divisin del trabajo, los mecanismos de coordinacin y comunicacin, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralizacin o descentralizacin, los procesos clave de la organizacin y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestin administrativa de este Organismo Auxiliar del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye en la planificacin, conocimiento, aprendizaje y evaluacin de la accin administrativa. El reto impostergable es la transformacin de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organizacin, liderazgo y productividad.
Edicin:
II. OBJETIVO GENERAL
Mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades que tiene encomendadas el Departamento de Administracin de Personal, en la ejecucin de sus procesos de control de la administracin de los recursos humanos, mediante la formalizacin y estandarizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo y la difusin de las polticas que regulan su aplicacin.
Edicin:
III. IDENTIFICACIN E INTERACCIN DE PROCESOS
Edicin:
IV. RELACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Proceso: Administracin de Recursos Humanos; De la aplicacin de movimientos del personal al cumplimiento y supervisin de normas y lineamientos administrativos en recursos humanos. Procedimientos: Registro de Asistencia, Puntualidad e Incidencias. Sistema para el Pago de Nmina. Contratacin por Servicio y/o Tiempo Determinado. Pago de Finiquito. Pago de Tiempo Extraordinario. Resguardo y Actualizacin Documental de Expedientes del Personal DIFEM. Integracin de la Base de Clculo de las Aportaciones del Fondo de Retiro de los Servidores Pblicos del DIFEM.
Edicin:
V. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS
Edicin:
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Procedimiento: Registro de Asistencia, Puntualidad e Incidencias Objetivo: Instaurar y mantener los sistemas de registro y control de asistencia del Organismo, a efecto de llevar un ptimo control de las incidencias o puntualidad perfecta generadas por los servidores pblicos generales y aplicar los descuentos por sancin administrativa estmulos econmicos establecidos en la normatividad. Alcance: Este procedimiento aplica al personal involucrado en el rea de Incidencias y a los servidores pblicos generales adscritos al organismo. Referencias: Ley del Trabajo de los Servidores pblicos del Estado y Municipios, Artculo 137; publicado en la Gaceta del Gobierno el 23 de Octubre de 1998. Reglamento Interno de Trabajo del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia Artculo 50, 51, 52, 53, 54, 55, 79, 80; publicado en Gaceta del Gobierno el 29 de Julio de 2009. Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal, (DAP-022, DAP-023), publicado en la Gaceta de Gobierno del 24 de Febrero del 2005 y sus reformas. Manual de Normas y Procedimientos de Desarrollo y Administracin de Personal (Procedimiento 20901/203-01 al 05), publicado en la Gaceta de Gobierno del 24 de Febrero del 2005. Manual General de Organizacin del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico, publicado en la Gaceta del Gobierno el 25 de Julio del 2005.
Responsabilidades: El Departamento de Administracin de Personal ser el responsable de instrumentar el sistema de control de asistencia, procesar la informacin generada y revisar el trmite para la aplicacin en nmina de sanciones administrativas derivadas de incidencias o pago de estmulos por puntualidad perfecta de los servidores pblicos generales del Organismo. El Departamento de Administracin de Personal / rea de Incidencias deber: Dar de alta a todos los servidores pblicos generales en el Sistema de Registro de Asistencia. Recabar peridicamente los archivos generados por el Sistema de Registro de Asistencia. Recibir y analizar la documentacin que como justificante de incidencias remitan los servidores pblicos del Organismo.
Edicin:
Mantener actualizado el Sistema de Control de Asistencia con los datos generales del Servidor Pblico, su horario y jornada de labores de acuerdo al Formato nico de Movimientos de Personal (FUMP), justificantes de incidencias, das de descanso, das festivos oficiales, periodos vacacionales y los archivos generados por el Sistema de Registro de Asistencia. Procesar peridicamente la informacin alimentada en el Sistema de Control de Asistencia a efecto de obtener los reportes de incidencias y puntualidad. De acuerdo a los reportes generados por el Sistema de Control de Asistencia, tramitar la aplicacin en nmina el pago de los estmulos econmicos por puntualidad perfecta de los Servidores Pblicos del Organismo que cumplan con la normatividad establecida al respecto. De acuerdo a los reportes generados por el Sistema de Control de Asistencia, tramitar la aplicacin en nmina el descuento por sancin administrativa a los Servidores Pblicos del Organismo que hayan incurrido en incidencias de acuerdo a la normatividad establecida al respecto. Elaborar y tramitar la autorizacin de los Avisos de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencia de los Servidores Pblicos que se hayan hecho acreedores a un descuento por motivo de incidencias injustificadas. Entregar quincenalmente a los habilitados de nmina los Avisos de Sancin por faltas de Puntualidad y Asistencia de los servidores pblicos. Anexar fotocopia de los Avisos de Sancin por faltas de Puntualidad y Asistencia en el expediente del servidor pblico.
El Departamento de Administracin de Personal / rea de Nmina deber: Recibir reporte de movimiento de percepciones y deducciones. Registrar en sistema de nmina y aplicar en diagnstico las sanciones y/o estmulos.
Las Unidades Administrativas / Pagador Habilitado deber: Recibir y firmar los Avisos de Sancin por faltas de Puntualidad y Asistencia. Entregar de manera oportuna los Avisos de Sancin por faltas de Puntualidad y Asistencia a los servidores pblicos correspondientes.
El Servidor pblico deber: Registrar en el Sistema de Registro de Asistencia su entrada y salida de labores de acuerdo al horario y jornada establecida en su contratacin. Ante cualquier incidencia en sus registros de asistencia deber tramitar en tiempo y forma ante la Subdireccin de Administracin de Personal los justificantes debidamente requisitados de acuerdo a la normatividad establecida.
Edicin:
Recibir aviso de sancin y en su caso, realizar las aclaratorias correspondientes.
Definiciones: Asistencia Perfecta.- Es el cumplimiento total de la jornada laboral y horario asignada a cada Servidor Pblico sin incurrir en inasistencias, retardos u omisiones. Estmulo de Puntualidad.- Es el incentivo econmico otorgado al Servidor Pblico por el cumplimiento de la asistencia perfecta. Horario.- Es el tiempo efectivo de trabajo del Servidor Pblico comprendido entre su hora de entrada y su hora de salida. Inasistencia.- Es la falta injustificada a laborar del Servidor Pblico. Incidencia.- Es una falta administrativa que afecta la asistencia del Servidor Pblico. Jornada.- Son los das efectivos de trabajo del Servidor Pblico. Justificacin.- Es el documento que avala, de acuerdo a la normatividad aplicable, las incidencias cometidas por el Servidor Pblico respecto a su puntualidad y asistencia. Omisin.- Se le considera al hecho de no registrar en el Sistema de Registro de Asistencia la entrada o salida de labores de un Servidor Pblico. Registro de Asistencia.- Es la constancia electrnica o mecnica que el Servidor Pblico genera en un Sistema de Registro de Asistencia al momento de entrar y salir de sus labores. Retardo.- Se considera al ingreso del Servidor Pblico a sus labores en tiempo posterior a su horario asignado. Sancin Administrativa.- Es la afectacin econmica aplicada al Servidor Pblico por incurrir en inasistencias, retardos u omisiones en su registro. Sistema de Control de Asistencia.- Se le llama al software establecido para el procesamiento y anlisis de la informacin. Sistema de Registro de Asistencia.- Equipo electrnico (Lector ptico, Biomtrico Digital o Similar) que permite al servidor pblico dejar constancia de sus horarios de entrada y salida de labores y que genera un archivo digital de los mismos. Insumos: Registro entrada y salida. Reportes generados por el Sistema de Control de Asistencia. Oficios y papeletas de justificacin de incidencias.
Edicin:
Resultados: Registro de Asistencia y Puntualidad. Aviso de sancin por faltas de puntualidad y asistencia.
Interaccin con otros Procedimientos: Movimientos de Personal Pago de Tiempo Extraordinario. Sistema para el Pago de Nmina. Contratacin por Servicio y/o Tiempo Determinado
Polticas: El Departamento de Desarrollo de Personal deber asignar a cada servidor pblico su jornada y horario de trabajo de acuerdo a la normatividad establecida. El Departamento de Administracin de Personal dar de alta a cada Servidor Pblico en Sistema de Registro de Asistencia, (slo en caso de alguna discapacidad eventual o permanente del Servidor Pblico o por falla o carencia del Sistema de Registro de Asistencia se implementara lista de asistencia). Toda Sancin Administrativa deber ser notificada al Servidor Pblico, a travs del formato establecido como Aviso de Sancin por faltas de Puntualidad y Asistencia. El Servidor Pblico tendr tres das hbiles para aclarar su incidencia, a partir del descuento por faltas de puntualidad y asistencia. El rea de Incidencias, al recibir papeletas de justificacin deber verificar que sta se encuentre debidamente requisitada en los tiempos y formas establecidos, sellando de recibido en original y copia de acuse, registrando la leyenda Sujeto a Revisin para indicar su posterior anlisis. El servidor pblico podr solicitar nicamente los permisos a los cuales se ha hecho acreedor por los aos de servicio y/o a los que tenga derecho de acuerdo a la normatividad aplicable, siendo indispensable la autorizacin de su jefe inmediato superior (mnimo Jefe de Departamento).
Edicin:
Desarrollo: No. 1 2 UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO Departamento de Administracin Personal /rea de Incidencias Servidor Pblico ACTIVIDAD
Departamento de Administracin Personal /rea de Incidencias
de Posterior al ingreso del Servidor Pblico, en el DIFEM procede a dar de alta en el Sistema de Control de Asistencia e instruye sobre su registro. Recibe instruccin sobre el sistema de registro de asistencia (mecnico o electrnico) de acuerdo a la jornada y horario establecido en su contratacin, registra su entrada y salida de labores en el Sistema de Registro de Asistencia. En el caso de justificacin de incidencia entrega formatos respectivos conforme a las fechas establecidas y segn sea el caso. (Lista de Asistencia. FO/201B18301/99/09, Solicitud de Pase de Salida. FO/201B18301/103/09, Oficio por Situacin Especial (Libre Formato), Constancia de Permanencia por Comisin. FO/201B18301/104/09 y/o Solicitud de Permiso Por: (Econmicos, Quinquenios y Das Otorgados). FO/201B18301/105/09). Debidamente firmados y autorizados por el jefe inmediato superior del rea que se trate. de Recaba el archivo digital generado por el Sistema de Registro de Asistencia, y en su caso, recibe y concentra justificantes respectivos del Servidor Pblico conforme a las fechas establecidas. (Solicitud de Pase de Salida. FO/201B18301/103/09, Oficio por Situacin Especial (Libre Formato), Constancia de Permanencia por Comisin. FO/201B18301/104/09. Solicitud de Permiso Por: (Econmicos, Quinquenios y Das Otorgados). FO/201B18301/105/09), Incapacidades y/o Constancias de Permanencia expedidas por el ISSEMYM, estampa sello con la leyenda de Sujeto a Revisin. de Obtiene archivo digital y analiza los justificantes de incidencias que los servidores pblicos remitan en tiempo y forma. de Captura los justificantes de incidencias presentadas por los servidores pblicos, los periodos vacacionales y los das de asueto oficiales u otorgados. Ingresa los archivos digitales generados por el Sistema de Registro de Asistencia. Ejecuta el proceso de anlisis y genera los reportes.
Nota: Incluir anexo correspondiente que avale la comisin presentada por el servidor pblico y/o
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Departamento de Administracin Personal /rea de Incidencias Departamento de Administracin Personal /rea de Incidencias
Edicin:
No. 6
UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO Departamento de Administracin Personal /rea de Incidencias
ACTIVIDAD
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de Analiza los reportes generados por el Sistema de Control de Asistencia y realiza el trmite para la aplicacin en nmina de los estmulos por puntualidad perfecta o descuentos por sancin administrativa. En ambos casos requisita el formato de Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones, y entrega al rea de nminas. (Se conecta con operacin No. 8) Departamento de Administracin de Recibe el movimiento y registra en el sistema de Personal /Nminas nmina y este genera el diagnstico con las aplicaciones correspondientes a sanciones y/o estmulos por puntualidad. Departamento de Administracin de Conforme al sistema de nmina requisita el Personal /rea de Incidencias formato de Aviso de Sancin por faltas de Puntualidad y Asistencia. FO/201B18301/100/09 lo entrega al pagador habilitado de nmina del rea que pertenezca, en la quincena correspondiente para conocimiento del servidor pblico y aplicacin del descuento. Unidades Administrativas / Pagador Recibe el Aviso de Sancin por faltas de Puntualidad y Asistencia. FO/201B18301/100/09 de los Habilitado de Nmina servidores pblicos afectados de su rea, acusa de recibo en el rea de Incidencias y entrega conjuntamente con los cheques o talones, al servidor pblico que lo amerita. Servidor Pblico Recibe el Aviso de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencia y slo en caso de existir justificante previo tendr tres das hbiles para realizar la aclaratoria pertinente en el rea de Incidencias del Departamento de Administracin de Personal, reinicia procedimiento en la operacin No. 2.
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INICIO
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Posterior al ingreso del Servidor Pblico, en el DIFEM procede a dar de alta en el Sistema de Control de Asistencia e instruye sobre su registro.
2 Recibe instruccin sobre el sistema de registro de asistencia (mecnico o electrnico) de acuerdo a la jornada y horario establecido en su contratacin, registra su entrada y salida de labores en el Sistema de Registro de Asistencia. En el caso de justificacin de incidencia entrega formatos respectivos conforme a las fechas establecidas y segn sea el caso. (Lista de Asistencia. FO/201B18301/99/09, Solicitud de Pase de Salida. FO/201B18301/103/09, Oficio por Situacin Especial (Libre Formato), Constancia de Permanencia por Comisin. FO/201B18301/104/09 y/o Solicitud de Permiso Por: (Econmicos, Quinquenios y Das Otorgados). FO/201B18301/105/09). Debidamente firmados y autorizados por el jefe inmediato superior del rea que se trate.
3 Recaba el archivo digital generado por el Sistema de Registro de Asistencia, y en su caso, recibe y concentra justificantes respectivos del Servidor Pblico conforme a las fechas establecidas. (Solicitud de Pase de Salida. FO/201B18301/103/09, Oficio por Situacin Especial (Libre Formato), Constancia de Permanencia por Comisin. FO/201B18301/104/09, o FO/201B18301/105/09 y sella.
4 Obtiene archivo digital y analiza los justificantes de incidencias que los servidores pblicos remitan en tiempo y forma.
Captura los justificantes de incidencias presentadas por los servidores pblicos, los periodos vacacionales y los das de asueto oficiales u otorgados. Ingresa los archivos digitales generados por el Sistema de Registro de Asistencia. Ejecuta el proceso de anlisis y genera los reportes.
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Analiza los reportes generados por el Sistema de Control de Asistencia y realiza el trmite para la aplicacin en nmina de los estmulos por puntualidad perfecta o descuentos por sancin administrativa. En ambos casos requisita el formato de Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones, y entrega al rea de nminas. (Se conecta con operacin No. 8)
Recibe el movimiento y registra en el sistema de nmina y este genera el diagnstico con las aplicaciones correspondientes a sanciones y/o estmulos por puntualidad.
Conforme a sistema de nmina requisita el formato de Aviso de Sancin por faltas de Puntualidad y Asistencia. FO/201B18301/100/09 lo entrega al pagador habilitado de nmina del rea que pertenezca, en la quincena correspondiente para conocimiento del servidor pblico y aplicacin del descuento.
10 Recibe el Aviso de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencia y slo en caso de existir justificante previo tendr tres das hbiles para realizar la aclaratoria pertinente en el rea de Incidencias del Departamento de Administracin de Personal, reinicia procedimiento en la operacin No. 2.
Recibe el Aviso de Sancin por faltas de Puntualidad y Asistencia. FO/201B18301/100/09 de los servidores pblicos afectados de su rea, acusa de recibo en el rea de Incidencias y entrega conjuntamente con los cheques o talones, al servidor pblico que lo amerita.
FIN
Edicin:
Medicin: Nmero de registros / Nmero de aplicaciones en nmina X 100 = % de estmulo de puntualidad y/o sanciones administrativas. Registro de Evidencia:
Constancia electrnica o mecnica (Sistema de Registro de Asistencia Lista de Asistencia).
Formatos e Instructivos de Llenado: Lista de Asistencia. FO/201B18301/99/09 Aviso de Sancin por faltas de Puntualidad y Asistencia. FO/201B18301/100/09 Solicitud de Pase de Salida. FO/201B18301/103/09 Oficio por Situacin Especial (Formato Libre). Constancia de Permanencia por Comisin. FO/201B18301/104/09 Solicitud de Permiso Por: (Econmicos, Quinquenios y Das Otorgados). FO/201B18301/105/09
LISTA DE ASISTENCIA
Fecha (1) No. Emp. (2) Nombre (3) Entrada (4) Firma (5) Salida (6) Firma (7)
____________________________________ Firma de Autorizacin del Jefe Inmediato Superior (8)

(Nombre, cargo y firma)
FO/201B18301/99/09
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Lista de Asistencia FO/201B18301/99/09 OBJETIVO: Recabar la informacin de asistencia, de los servidores pblicos de nuevo ingreso, que no han sido dados de alta en el Sistema de Asistencia y Puntualidad, personal que presenta alguna discapacidad, personal exento de registrar asistencia, as como cuando se presente problemas con los relojes checadores. DISTRIBUCIN: N/ Original DESTINATARIO: Servidores Pblicos de las diferentes unidades administrativas del Organismo. No. 1 2 3 CAMPO Fecha Nmero de Empleado Nombre INSTRUCCIN En este espacio el servidor pblico deber anotar la fecha del da de su asistencia y puntualidad. En este espacio se deber anotar correctamente el nmero de empleado. En este espacio se deber anotar correctamente el nombre del servidor pblico que est solicitando el permiso, considerando que deber de iniciar con apellido paterno, apellido materno y nombre (s). En este espacio el servidor pblico deber anotar su hora de entrada a laborar. En este espacio deber el servidor pblico firmar, una vez que fue registrada su hora de entrada. En este espacio deber anotar el servidor pblico su hora de salida de labores. En este espacio deber el servidor pblico firmar, una vez que fue registrada su hora de salida. En este espacio firmar el Jefe Inmediato Superior del Servidor Pblico, que registre su asistencia y puntualidad en dicho formato.
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Hora de Entrada Firma del Servidor Pblico Hora de Salida Firma del Servidor Pblico Firma del Autorizacin del Jefe Inmediato Superior
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Aviso de Sancin por Faltas de Puntualidad y Asistencia FO/201B18301/100/09 OBJETIVO: Informar al servidor pblico de sus incidencias y las sanciones a las que se ha hecho acreedor. DISTRIBUCIN: N/Original DESTINATARIO: Servidores Pblicos de las diferentes unidades administrativas del Organismo. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 CAMPO Nombre del Empleado Nmero de Empleado Fecha de Emisin Folio rea de Adscripcin o Unidad Administrativa Motivo del descuento (fecha y da de referencia) Descuento al que se hace acreedor Fundamento Legal INSTRUCCIN En este espacio se deber anotar correctamente el nombre del servidor pblico al que se les estar informando de su incidencia. En este espacio se deber anotar correctamente el nmero de empleado. En este espacio se deber colocar la fecha en la que se estn entregando los avisos de incidencias por faltas de puntualidad y asistencias. En este espacio se deber anotar el nmero consecutivo de los avisos de incidencias por faltas de puntualidad y asistencia que sern elaborados. En este espacio se deber anotar el nombre de la unidad administrativa a la que pertenece el servidor pblico. En este espacio se mencionar la causa por la que se est emitiendo el aviso de incidencias por faltas de puntualidad y asistencia (retardos, omisiones e inasistencias). En este espacio se menciona los das que sern aplicados para descuento. En este espacio se hace referencia a la legislacin y normatividad aplicable en la sancin administrativa.
HE DE AGRADECER A USTED SE SIRVA AUTORIZAR EL PASE DE SALIDA QUE SOLICITO DE ACUERDO A LOS SIGUIENTES DATOS:
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Solicitud de Pase de Salida FO/201B18301/103/09
OBJETIVO: Recabar e Integrar los formatos generados por las unidades administrativas de la Institucin, para su justificacin de incidencias en el Sistema de Asistencia y Puntualidad, de los Servidores Pblicos Sindicalizados. DISTRIBUCIN: N/Copias DESTINATARIO: Servidores Pblicos Sindicalizados de las diferentes unidades administrativas del Organismo. No. 1 2 3 4 5 6 CAMPO Fecha de elaboracin Unidad y/o Direccin Subdireccin Departamento Clave de Adscripcin Apellido Paterno, Materno y Nombre (S) Nmero de Empleado Categora Base Fecha de Ingreso al DIFEM Jornada Laboral y Horario Tiempo Solicitado Horario del Permiso Fecha del Permiso Apellido INSTRUCCIN En este espacio deber anotar la fecha de elaboracin del permiso. En este espacio se deber anotar la Unidad y/o Direccin a la cual pertenece el servidor pblico. En este espacio se deber anotar la Subdireccin a la cual pertenece el servidor pblico. En este espacio se deber anotar el Departamento al que pertenece el servidor pblico. En este espacio se deber anotar la clave de adscripcin a la que pertenece el servidor pblico. En este espacio se deber anotar correctamente el nombre del servidor pblico que est solicitando el permiso, considerando que deber de iniciar con apellido paterno, apellido materno y nombre (s). En este espacio se deber anotar correctamente el nmero de empleado. En este espacio se deber anotar la categora que tiene el servidor pblico. En este espacio se deber mencionar y anotar la base del servidor pblico (base 4, 8 2). En este espacio se deber anotar la fecha en que el servidor pblico ingreso a la institucin, considerando da, mes y ao. En este espacio se deber mencionar la Jornada Laboral y Horario asignado al servidor pblico, por la unidad administrativa correspondiente. En este espacio se deber anotar el tiempo en horas y minutos que el servidor pblico se ausentar de sus labores. En este espacio se deber anotar el horario en el que el servidor pblico se ausentar de sus labores. En este espacio se deber anotar la fecha en que el servidor pblico solicita para ausentarse de sus labores.
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Edicin:
No. 15 16 17 18 19
CAMPO Observaciones
INSTRUCCIN En este espacio se deber anotar en caso necesario la justificacin de su ausencia. Firma del Empleado En este espacio el servidor pblico interesado deber firmar su solicitud de pase de salida. Sello de Vo. Bo. de la En este espacio se coloca el sello de Vo. Bo. de la Subdireccin de Administracin Subdireccin de Administracin de Personal. de Personal Nombre y Firma de Autorizacin En este espacio se deber anotar el nombre y firma del del Jefe Inmediato Superior Jefe Inmediato Superior, que autoriza dicha ausencia. Nota: En este espacio se menciona que de acuerdo al artculo 40 del Reglamento de Trabajo, solo se podrn otorgar permisos equivalentes a tres horas en mes calendario, adems que estos permisos no afectan el incentivo de puntualidad.
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Constancia de Permanencia por Comisin FO/201B18300/15/08
OBJETIVO: Recabar e Integrar los formatos generados por las unidades administrativas de la Institucin, para justificacin de incidencias en el Sistema de Asistencia y Puntualidad, de los servidores pblicos. DISTRIBUCIN: N/Copias DESTINATARIO: Servidores Pblicos de las diferentes unidades administrativas del Organismo. No. 1 INSTRUCCIN En este espacio se deber anotar correctamente el nombre del servidor pblico (Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre (S), que est justificando su incidencia con el formato de Constancia de Permanencia por Comisin. Permaneci en est rea el da En este espacio se deber anotar correctamente el da, mes y ao en que el servidor pblico solicita se le justifique su da. De las ____ a las ____ hrs. En este espacio se deber anotar la hora de llegada a dicho lugar y la hora de salida. Realizando la siguientes actividades: En este espacio se menciona la actividad que estuvo realizando el servidor pblico, misma que justificar la ausencia en el rea de sus labores. Nombre, firma y sello En este espacio se colocar el nombre, firma de la persona con la que el servidor pblico se entrevisto, y sello de la dependencia. Dependencia En este espacio se coloca el nombre de la dependencia donde el servidor pblico estuvo presente. No. de empleado En este espacio se deber anotar correctamente el nmero de empleado. Categora En este espacio se deber anotar la categora que tiene el servidor pblico. Base En este espacio se deber mencionar y anotar la base del servidor pblico (base 4, 8 o 2). Jornada y Horario En este espacio se deber mencionar la Jornada Laboral y Horario asignado por la unidad administrativa Correspondiente. Clave Programtica En este espacio se deber anotar la clave programtica del rea administrativa donde el servidor pblico se encuentra adscrito. Este documento justifica la En este espacio se coloca si se desea justificar la entrada, incidencia presentada por el (la) salida, da e intermedio, debiendo marcar con una X, lo empleado (a) durante: correspondiente. Autoriz En este espacio se menciona el nombre del Jefe Inmediato Superior, del servidor pblico que est justificando dicha incidencia. Subdirector de Administracin de En este espacio se coloca el sello de Vo. Bo. de la Personal Subdireccin de Administracin de Personal. CAMPO Nombre (S) del Servidor
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Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Solicitud de Permiso Por: (Econmicos, Quinquenios y Das Otorgados) FO/201B18301/105/09 OBJETIVO: Contar con el soporte documental por justificacin de incidencias, a fin de sustentar la informacin generada en el Sistema de Registro de Asistencia y Puntualidad. DISTRIBUCIN: N/Copias DESTINATARIO: Servidores Pblicos de las diferentes unidades administrativas del Organismo. No. 1 2 3 CAMPO Solicitud de Permiso Por: No. De Empleado Apellido Paterno, Apellido materno y Nombre (S) Fecha de elaboracin rea Clave Programtica Categora Jornada Laboral y Horario Base Fecha del Permiso Observaciones Fecha de ingreso Firma del Servidor Pblico INSTRUCCIN En este espacio se deber marcar con una X el recuadro correspondiente a disfrutar, ya sea por: Econmico, Quinquenio o Da Otorgado. En este espacio se deber anotar correctamente el nmero de empleado. En este espacio se deber anotar correctamente el nombre del servidor pblico que est solicitando el permiso, considerando que deber de iniciar con apellido paterno, apellido materno y nombre (s). En este espacio se deber anotar la fecha en el que elabora tomando en cuenta da mes y ao. En este espacio se deber anotar el nombre a donde esta adscrito o comisionado el servidor pblico. En este espacio se deber anotar la clave programtica a la que el servidor pblico pertenece; misma que aparece en el taln de pago como clave de adscripcin. En este espacio se deber anotar la categora que tiene el servidor pblico. En este espacio se deber mencionar la Jornada Laboral y Horario asignado por la unidad administrativa correspondiente. En este espacio se deber mencionar y anotar la base del servidor pblico (base 4, 8 o 2). En este espacio se deber anotar la fecha que desea el servidor pblico para ausentarse de sus labores tomando en cuenta da mes y ao. En este espacio el servidor pblico, describir la justificacin por el cual se tomar dicho permiso ( Econmico, Quinquenio y Da Otorgado). En este espacio se anotar la fecha de ingreso del servidor pblico a esta Institucin, el cual deber llevar (da, mes y ao). En este espacio deber ir la firma del servidor pblico para dicho permiso.
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Edicin:
No. 14 15 16
CAMPO Vo. Bo. Subdireccin de Administracin de Personal Autoriz Nota:
INSTRUCCIN En este espacio debe ir el sello de Vo. Bo. de la Subdireccin de Administracin de Personal. En este espacio se menciona el nombre y firma del Jefe Inmediato Superior. En este espacio se menciona que para cualquier permiso solicitado en esta papeleta surta efecto, deber ser tramitado en la Subdireccin de Administracin de Personal al menos con un da de anticipacin. Los permisos Econmicos se otorgarn a razn de uno por mes y no debern solicitarse en da lunes o viernes ni junto a das festivos o periodo vacacional. El nmero de das por Quinquenio que no puede disfrutar el servidor pblico depender del tiempo efectivo laborando en la institucin, excluyendo licencias sin goce de sueldo.
Edicin:
Procedimiento: Sistema para el Pago de Nmina Objetivo: Mantener y dar seguimiento a la aplicacin de los movimientos de personal para el pago oportuno de percepciones a los servidores pblicos del DIFEM en el sistema de nmina. Alcance: Aplica al personal adscrito al Departamento de Administracin de Personal que tiene a su cargo realizar las modificaciones que se generan por quincena en la plantilla de personal, para el pago oportuno. Referencias: Reglamento Interno de Trabajo del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia (Art. 18-V); Publicado en Gaceta del Gobierno el 24 de Agosto de 1989. Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal, (DAP-010, DAP-011, DAP-012); Publicado en la Gaceta de Gobierno del 24 de febrero del 2005 y sus reformas. Manual General de Organizacin del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico, Publicado en la Gaceta del Gobierno el 25 de Julio del 2005.
Responsabilidades: El Departamento de Administracin de Personal ser el responsable de supervisar el cumplimiento de la correcta aplicacin de la nmina quincenal para el pago oportuno a los servidores pblicos que laboran en el DIFEM. La Subdireccin de Administracin de Personal deber: Asegurar la aplicacin adecuada del Formato nico de Movimiento de Personal (FUMP). Revisar y firmar de autorizacin el Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina. Revisar, verificar, validar y autorizar los diagnsticos de nmina. Revisar y firmar de autorizacin la pre-nmina. Remitir a la Unidad de la Calidad y Tecnologas de Informacin el Reporte de Movimientos para la Aplicacin de Nmina, los diagnsticos de nmina y la pre-nmina firmados y autorizados. Autorizar mediante su firma la generacin de cheques, talones y reportes.
Edicin:
El Departamento de Administracin de Personal deber: Revisar, aprobar y firmar el diagnstico y la prueba de nmina.
El Departamento de Desarrollo de Personal deber: Verificar, validar y firmar de autorizacin la elaboracin del Formato nico de Movimientos de Personal (FUM).
El Departamento de Informtica y Soporte Tcnico deber. Capturar, procesar, generar e imprimir el diagnstico y prueba de nmina. Generar e imprimir cheques, talones y reportes.
El rea de Nmina deber: Concentrar la informacin derivada del Formato nico de Movimientos de Personal y la aplicacin en el formato de Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina, Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones. Recibir diagnstico, revisar y cotejar de acuerdo a Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina, Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones. Recibir reportes de movimientos y formato nico de Movimiento de Personal debidamente requisitado y autorizado. Verificar, validar y firmar la elaboracin del Reporte de Movimiento para Aplicacin de Nmina. Asegurar la recepcin y control de los listados con firmas de recepcin de pago. Recibir Nmina debidamente firmada y archivar.
El Servidor Pblico deber: Firmar la Nmina para comprobar la recepcin de su pago.
El Personal Habilitado deber: Entregar el pago correspondiente a los servidores pblicos. Entregar en tiempo y forma la nmina debidamente firmada por el personal adscrito. Requisitar el formato de Designacin de Pagadores Habilitados, a fin de ratificar o hacer el cambio correspondiente.
Edicin:
Definiciones: Nmina: Es el documento en el que se concentra todos los movimientos de la plantilla de personal de la Institucin. Plantilla de Personal: Documento en el que se registra las percepciones que recibe el servidor pblico.
Insumos: Formato nico de Movimiento de Personal (FUMP). Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina. Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones.
Resultados: Pago oportuno al servidor pblico.
Interaccin con otros Procedimientos: Polticas: Toda aplicacin en el formato nico de Movimiento de Personal, Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina, Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones, deber ser validado y autorizado por la Subdireccin de Administracin de Personal, a travs del Departamento de Administracin de Personal. Los movimientos especificados en el formato nico de Movimiento de Personal se recibirn nicamente de acuerdo al calendario del Sistema de Nmina. Toda Solicitud de FONACOT deber estar debidamente requisitada y documentada para ser sujeto a crdito y los descuentos correspondientes al crdito de este concepto FONACOT debern de ser aplicados de manera mensual. El Departamento de Administracin de Personal, deber verificar las percepciones y deducciones del servidor pblico, con el propsito de elaborar el clculo de retencin de pago por pensin alimenticia. Movimiento de Personal. Pago de Tiempo Extraordinario. Registro de Asistencia, Puntualidad e Incidencias. Contratacin por Servicio y/o Tiempo Determinado.
Edicin:
Todo descuento por concepto de pensin alimenticia deber estar debidamente documentada por orden judicial. Los beneficiarios de pensin alimenticia debern presentar identificacin oficial con fotografa. Las unidades administrativas debern requisitar el formato denominado Designacin de Pagadores Habilitados para ratificar o hacer el cambio de responsable en la primera quincena del mes de enero. El Personal Habilitado deber entregar la nmina debidamente firmada por los servidores pblicos en un plazo no mayor a cinco das hbiles, as como los cheques no entregados. El rea de Nmina deber entregar en tiempo y forma el reporte de movimientos al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico, debidamente firmado de autorizacin par la emisin del diagnstico correspondiente, a fin de generar la nmina preliminar. El Departamento de Informtica y Soporte Tcnico, deber elaborar un diagnstico y prueba de nmina para la revisin y validacin del Departamento de Administracin de Personal, a travs del rea de Nmina.
Edicin:
Desarrollo: No. 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO Departamento de Administracin de Personal / rea de Nmina ACTIVIDAD Recibe formato nico de Movimiento de Personal FO/201B18302/90/09, Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/201B18301/108/09, Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B18301/109/09 en original para movimientos de nmina. Concentra la informacin derivada del Formato nico de Movimiento de Personal FO/201B18302/90/09 y la aplica en el formato de Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/201B 18301/108/09 y Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B18301/109/09. Archiva formatos nicos de Movimientos de Personal FO/201B18302/90/09. Firma formatos de: Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/201B8301/108/09 y Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B18301/109/09 y turna al Jefe del Departamento de Administracin de Personal para su verificacin y validacin. Recibe formatos en original y firma de validado y turna para su entrega al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico. Recibe concentrado de Movimientos para Aplicacin en Nmina FO/201B18301/108/09, Reporte de Movimientos de Percepciones y Deducciones FO/201B18301/109/09. Elabora Diagnstico y prueba de nmina y turna para su revisin. Recibe diagnstico, revisa y coteja la informacin con los formatos Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/201B18301/108/09, Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B18301/109/09 y determina. En el caso de existir inconformidad con la informacin enviada se regresa al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico para su modificacin y/o correccin. Recibe y procede a su correccin y se conecta con operacin no. 4. En el caso de no haber modificacin se turna al Departamento de Administracin de Personal para su firma de Vo.Bo. Archiva formatos de Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/201B18301/108/09 y Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B18301/109/09.
2 3
Departamento de Administracin de Personal / Jefatura Departamento de Informtica y Soporte Tcnico
Departamento de Administracin de Personal /rea de Nmina
5 6 7
Departamento de Administracin de Personal /rea de Nmina Departamento de Informtica y Soporte Tcnico Departamento de Administracin de Personal /rea de Nmina
Edicin:
No. 8 9 10
UNIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO Departamento de Administracin de Personal / Jefatura Departamento de Administracin de Personal /rea de Nmina Departamento de Informtica y Soporte Tcnico. Departamento de Administracin de Personal /rea de Nmina Personal Habilitado
ACTIVIDAD Recibe diagnstico y prueba de nmina y firma de Vo.Bo. y turna para su entrega. Recibe debidamente firmado el diagnstico y prueba de nmina y entrega al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico para la elaboracin de nmina. Recibe debidamente validado el diagnstico y prueba de nmina. Elabora los cheques y turna a rea de Nmina diagnstico, cheques y nmina correspondiente. Recibe diagnstico, cheques y nmina, revisa y separa por unidad administrativa para su entrega al personal habilitado. Archiva el diagnstico correspondiente. Acude por la nmina y cheques correspondientes a su adscripcin de acuerdo al formato de Designacin de Pagadores Habilitados FO/201B18301/106/09 y entrega el pago del servidor pblico. Recibe pago, firma nmina y entrega a personal habilitado. Concentra nmina firmada por el personal adscrito a la unidad administrativa correspondiente y entrega a el rea de Nmina en un plazo no mayor a cinco das conjuntamente con formato Remisin de la Nmina y Cheques Cancelados (Formato de manejo interno), en el cual refiere en su caso, los cheques cancelados en original y copia. Recibe y firma acuse de recibido de la nmina debidamente firmada con anexo del formato Remisin de la Nmina y Cheques Cancelados (formato de manejo y control interno) y archiva. Y, en su caso, resguarda cheques no cobrados para su entrega posterior de manera directa.
11 12
13 14
Servidor Pblico Personal Habilitado
15
Departamento de Administracin de Personal /rea de Nmina
7 de 18
INICIO
1 Recibe formato nico de Movimiento de Personal FO/201B18302/90/09, Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/ 201B 18301/108/09, Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B 18301/109/09 en original para movimientos de nmina. Concentra, aplica y firma formatos de: Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/ 201B 18301/108/09 y Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B 18301/109/09 y turna al Jefe del Departamento de Administracin de Personal para su verificacin y validacin.
2 Recibe formatos en original y firma de validado y turna para su entrega al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico.
3 Recibe concentrado de Movimientos para Aplicacin en Nmina FO/201B 18301/108/09, Reporte de Movimientos de Percepciones y Deducciones FO/201B 18301/109/09. Elabora Diagnstico y prueba de nmina y turna para su revisin.
4 Recibe diagnstico, revisa y coteja la informacin con los formatos Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/201B 18301/108/09, Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B 18301/109/09 y determina.
Si
Hay modificaciones?
No
B
5
En el caso de existir inconformidad con la informacin enviada se regresa al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico para su modificacin y/o correccin.
8 de 18
A B
7 En el caso de no haber modificacin se turna al Departamento de Administracin de Personal para su firma de Vo.Bo. Archiva formatos de Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/201B 18301/108/09 y Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B 18301/109/09. 6 Recibe y procede a su correccin y se conecta con operacin no. 4.
8 Recibe diagnstico y prueba de nmina y firma de Vo.Bo. y turna para su entrega.
9 Recibe debidamente firmado el diagnstico y prueba de nmina y entrega al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico para la elaboracin de nmina. 10 Recibe debidamente validado el diagnstico y prueba de nmina. Elabora los cheques y turna a rea de Nmina diagnstico, cheques y nmina correspondiente.
11 Recibe diagnstico, cheques y nmina, revisa y separa por unidad administrativa para su entrega al personal habilitado. Archiva el diagnstico correspondiente.
12 Acude por la nmina y cheques correspondientes a su adscripcin de acuerdo al formato de Designacin de Pagador Habilitado FO/201B 18301/ 106/09 y entrega el pago del servidor pblico.
13 Recibe pago, firma Nmina y entrega a personal habilitado.
9 de 18
C
14 Concentra nmina firmada por el personal adscrito a la unidad administrativa correspondiente y entrega a el rea de Nmina en un plazo no mayor a cinco das conjuntamente con formato Remisin de la Nmina y Cheques Cancelados (Formato de manejo interno), en el cual refiere en su caso, los cheques cancelados en original y copia.
15 Recibe y firma acuse de recibido de la nmina debidamente firmada con anexo del formato Remisin de la Nmina y Cheques Cancelados (formato de manejo y control interno) y archiva. Y, en su caso, resguarda cheques no cobrados para su entrega posterior de manera directa.
FIN
Edicin:
Medicin: Nmero de Movimientos de Nmina / Aplicacin de Nmina X100= % Percepciones y % Deducciones Registro de Evidencia: Movimientos para Aplicacin en Nmina Reporte de Movimientos de Percepciones y Deducciones
Formatos e Instructivos de Llenado: Formato nico de Movimiento de Personal. FO/201B18302/90/09, (formato correspondiente al Departamento de Desarrollo de Personal). Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina. FO/201B18301/108/09 Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones. FO/201B18301/109/09 Designacin de Pagadores Habilitados. FO/201B18301/106/09
REPORTE DE MOVIMIENTOS PARA APLICACIN EN NMINA
QNA NO. (1)

MOV (5) EMP (6) PLAZA (7) NOMBRE (8) R.F.C. (9) CURP (10) ISSEMYM (11)
FECHA: (2)
SX (12) B (13) CATEGORIA (14) J (15) SUELDO (16) COD PROGR (17)
HOJA (3) DE (4)

FECHA DE ALTA (18) FECHA DE BAJA (19)
ELABOR (20) ____________________________
VERIFIC (21) ______________________________ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
AUTORIZ (22) _________________________________ SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
RECIBI (23) _________________________________ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMTICA Y SOPORTE TCNICO
FO/201B18301/108/09
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Reporte de Movimientos para Aplicacin en Nmina FO/201B18301/108/09 OBJETIVO: Registrar e informar al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico los movimientos que debern ser efectuados al archivo de Nmina del DIFEM. DISTRIBUCIN: N/copias DESTINATARIO: Departamento de Informtica y Soporte Tcnico. No. 1 2 3 4 5 CAMPO Quincena Fecha Progresivo Total de hojas Movimiento INSTRUCCIN Registrar la quincena en la cual ser aplicado el movimiento mediante el esquema 00/aaaa Registrar la fecha de elaboracin del documento mediante el formato dd/mm/aaaa Registrar el nmero progresivo de la hoja Registrar el nmero total de hojas que conforman el documento Registrar la inicial que marca el tipo de movimiento a aplicar: M.- cuando se registra por primera vez; C.- cambios; A.- alta; B.- baja; R.- reactivacin; D.- desactivacin; V.- desactivacin definitiva del movimiento Registrar el nmero de empleado del servidor pblico que recibir cambios en el archivo de nmina Registrar el nmero de plaza de la cual se afectar el archivo de nmina Registrar el nombre completo del servidor pblico que recibir cambios en el archivo de nmina a saber: apellido paterno / apellido materno / nombre (s) Registrar la clave del Registro Federal de Contribuyentes del servidor pblico que quedar integrada en el archivo de nmina Registrar la Clave nica de Registro de Poblacin del servidor pblico que quedar integrada en el archivo de nmina Registrar la clave de seguridad social del ISSEMYM del servidor pblico que quedar integrada en el archivo de nmina Registrar el sexo del servidor pblico que quedar integrado en el archivo de nmina: H.- hombre; M.- mujer Registrar base laboral correspondiente al servidor pblico: 8.Operativo y de confianza; 2.- operativo sindicalizado; 4.- por tiempo y/u obra determinada; 5.- mdicos residentes Registrar la categora del servidor pblico que quedar integrada en el archivo de nmina Registrar la jornada laboral del servidor pblico: 8 hrs. (servidores pblicos generales, sindicalizados y de confianza) 13 hrs. (mdicos residentes)
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
No. Emp. Plaza Nombre R.F.C. CURP ISSEMYM SX B Categora J
Edicin:
No. 16 17 18 19 20 21 22 23
CAMPO Sueldo Cod Prog Fecha de alta Fecha de baja Elabor Verific Autoriz Recibi
INSTRUCCIN Registrar el sueldo base presupuestal del servidor pblico de acuerdo a la categora asignada Se registrar la clave programtica de la unidad administrativa a la cual est adscrita la plaza Se registrar la fecha de alta del servidor pblico a saber: dd/mm/aaaa Si el servidor pblico ha causado baja de la nmina se registrar la fecha de la misma a saber: dd/mm/aaaa Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que elabora el documento Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que verifica el documento Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que autoriza el movimiento Se registrar firma autgrafa, nombre, cargo y sello del servidor pblico que recibe el documento para su aplicacin.
REPORTE DE MOVIMIENTO DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES

(1) QNA NO:
TIPO DE MOV (5) CLAVE EMPLEADO (6) CUENTA (7) NOMBRE (8) MONTOS (9) ABONOS (10)
(2) FECHA:
DIAS (11) HORAS (12) MIN (13) QNAS (14)
HOJA
VECES (15)
(3)
DE
(4)
MES DE PAGO (16)
ELABOR (17)
VERIFIC (18)
AUTORIZ (19)
RECIBI (20)
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMTICA Y SOPORTE TCNICO

FO/201B18301/109/09
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B18301/109/09 OBJETIVO: Registrar e informar al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico los movimientos que debern ser efectuados a las percepciones y deducciones de la nmina del DIFEM. DISTRIBUCIN: N/copias. DESTINATARIO: Departamento de Informtica y Soporte Tcnico. No. 1 2 3 4 5 CAMPO Quincena Fecha Progresivo Total de hojas Movimiento INSTRUCCIN Registrar la quincena en la cual ser aplicado el movimiento mediante el esquema 00/aaaa Registrar la fecha de elaboracin del documento mediante el formato dd/mm/aaaa Registrar el nmero progresivo de la hoja Registrar el nmero total de hojas que conforman el documento Registrar la inicial que marca el tipo de movimiento a aplicar: M.- cuando se registra por primera vez; C.cambios; A.- alta; B.- baja; R.- reactivacin; D.desactivacin; V.- desactivacin definitiva del movimiento Registrar el nmero de empleado del servidor pblico que recibir cambios en percepciones y deducciones Se registrar el nmero de cuanta a afectar. K para percepciones; L para deducciones Registrar el nombre completo del servidor pblico que recibir cambios en el archivo de nmina a saber: apellido paterno / apellido materno / nombre (s) En caso de ser una cantidad fija a aplicar por parcialidades se anotar en el recuadro el monto total de la misma en nmero En el recuadro se marcar en nmero la cantidad (total o parcialidad) a aplicar en la quincena Cuando el movimiento de percepcin o deduccin corresponde al sueldo diario del servidor pblico, en este recuadro se registrar el nmero de das para su aplicacin Cuando el movimiento corresponde al sueldo diario del servidor pblico dividido por horas laboradas, en este recuadro se anotar el nmero de horas para su aplicacin Cuando el movimiento corresponde al sueldo diario del servidor pblico dividido en minutos laborados, en este recuadro se anotar el nmero de minutos por aplicar Se registrar en el recuadro el nmero de quincenas durantes las cuales se aplicar el movimiento con las mismas caractersticas en claves y montos
6 7 8 9 10 11
Clave Emp. Cuenta Nombre Montos Abono Das
12
Horas
13 14
Minutos Quincenas
Edicin:
No. 15 16 17 18 19 20
CAMPO Veces Mes de pago Elabor Verific Autoriz Recibi
INSTRUCCIN Solo reutilizar este recuadro para la aplicacin del salario por el nmero de quincenas pendientes Se registrar en el recuadro el mes al cual corresponde el movimiento como es el caso de puntualidad, incidencias, tiempo extra, viticos Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que elabora el documento Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que verifica el documento Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que autoriza el movimiento Se registrar firma autgrafa, nombre, cargo y sello del servidor pblico que recibe el documento para su aplicacin.
DESIGNACIN DE PAGADORES HABILITADOS
Toluca de Lerdo, Mxico a (1) ________ de (2) ____________ de (3) ___

C. SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION DE PERSONAL:
Me permito informar a Usted que el C. R.F.C.

(6) (5)
(4)
____________________________________________, con
_______________________; documento de identificacin: Credencial de Elector con nmero

(7)
_______________; y el C.
__________________________________________, con R.F.C.
(8) (9)
_______________________; documento de identificacin: Credencial de Elector con nmero
________________, cuyas firmas aparecen a continuacin, sern las personas habilitadas para recoger las nminas de los Servidores Pblicos adscritos a:
(10)
________________________________________________________________________________
NMERO EMPLEADO (11)
NOMBRE
(12)
FIRMA
(13)
RBRICA
(14)
DIRECTOR DE AREA
(15)
______________________________________ FIRMA Y NOMBRE

FO/201B18301/106/09
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Designacin de Pagadores Habilitados FO/201B18301/106/09 OBJETIVO: Mantener estricto control de los servidores pblicos que han sido designados para pagar nmina en las unidades administrativas particulares. DISTRIBUCIN: N/copias. DESTINATARIO: Servidores Pblicos del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 CAMPO Da Mes Ao Primer Servidor Pblico habilitado R.F.C. Credencial de Elector Segundo Servidor Pblico habilitado R.F.C. Credencial de Elector Adscripcin No. de Empleado Nombre Firma Rbrica Autoriz INSTRUCCIN Registrar el da de elaboracin del documento Registrar el mes de elaboracin del documento Registrar el ao de elaboracin del documento Registrar el nombre del primer servidor pblico habilitado para el pago de nmina Registrar la clave del Registro Federal de Contribuyentes correspondiente al primer servidor pblico registrado Registrar el nmero de folio de la Credencial de Elector del primer servidor pblico registrado Registrar el nombre del segundo servidor pblico habilitado para el pago de nmina Registrar la clave del Registro Federal de Contribuyentes correspondiente al segundo servidor pblico registrado Registrar el nmero de folio de la Credencial de Elector del segundo servidor pblico registrado Registrar el nombre de la unidad administrativa de su adscripcin Registrar los nmeros de empleado de ambos servidores pblicos habilitados para el pago de nmina Registrar los nombres completos de ambos servidores pblicos habilitados para el pago de nmina Registrar la firma autgrafa de ambos servidores pblicos habilitados para el pago de nmina Registrar la rbrica (antefirma) de ambos servidores pblicos habilitados para el pago de nmina Registrar nombre y firma autgrafa del Director de rea que autoriza.
Edicin:
Procedimiento: Contratacin por Servicio y/o Tiempo Determinado Objetivo: Mantener la formalizacin de la relacin laboral entre el servidor pblico y la Institucin mediante un contrato individual de trabajo por obra y/o tiempo determinado. Alcance: Aplica al personal adscrito al Departamento de Administracin de Personal involucrado en tramitar el alta de los servidores pblicos en la Institucin por tiempo u obra determinado. Referencias: Reglamento Interno de Trabajo del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia Artculo18Fraccin V); Publicado en Gaceta del Gobierno el 24 de Agosto de 1989. Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares, (DAP-027, DAP-028, DAP-029, DAP-030), (2090/242-02,04); Publicado en la Gaceta del Gobierno del 24 de Febrero del 2005 y sus reformas. Manual General de Organizacin del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico, Publicado en la Gaceta del Gobierno en 25 de Julio del 2005.
Responsabilidades: El Departamento de Administracin de Personal ser el responsable de supervisar el cumplimiento de la correcta contratacin por obra y tiempo determinado. La Secretara de Finanzas deber: Recibir solicitud de contratacin por obra y tiempo determinado. Elaborar oficio de autorizacin para la contratacin de personal por obra y tiempo determinado.
La Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin deber: Firmar los oficios de solicitud de contratacin ante la Secretara de Finanzas.
La Subdireccin de Administracin de Personal deber: Recibir oficio de solicitud de contratacin de personal por obra y tiempo determinado emitido por la unidad administrativa solicitante.
Edicin:
El Departamento de Administracin de Personal deber: Elaborar oficio de solicitud de contratacin de dicho personal a la Secretara de Finanzas. Recibir la autorizacin de la Secretara de Finanzas para elaborar contrato por obra y tiempo determinado. Proporcionar las caractersticas de la plaza. Elaborar Movimiento de personal para su alta en nmina. Recibir, revisar y validar el diagnstico y prueba de cheques.
El Departamento de Administracin de Personal/ rea de Nmina deber: Recibir los formatos Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina y Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones para la aplicacin en nmina.
La unidad administrativa solicitante deber: Informar de la necesidad que se requiere cubrir agraves de un contrato eventual. Justificar el requerimiento especializado para la contratacin.
El Servidor Pblico deber: Entregar la documentacin completa que le sea solicitada de acuerdo a los requisitos.
Definiciones: Contratacin por Obra y Tiempo Determinado.- Son las que se realizan de carcter eventual y cuando exista carga de trabajo, rezago o cuando exista el proyecto de obra que se requiera. Insumos: Oficio de solicitud de autorizacin.
Edicin:
Resultado: Pago a personal por contrato y obra determinada.
Interaccin con otros Procedimientos: Movimientos de Personal. Registro de Asistencia, Puntualidad e Incidencias. Resguardo y Actualizacin Documental de Expedientes del Personal DIFEM. Sistema para el Pago de Nmina.
Polticas: Toda solicitud de contratacin por obra y tiempo determinado deber ser solicitada por la unidad administrativa a travs de oficio. El Departamento de Administracin de Personal solo deber contratar personal por obra y tiempo determinado conforme a la autorizacin de la Secretara de Finanzas. La contratacin por obra y tiempo determinado deber ser nicamente con un periodo no mximo a seis meses. La renovacin de contrato por obra y tiempo determinado queda sujeta a la disponibilidad del presupuesto para tal fin. La Subdireccin de Administracin de Personal deber dar aviso al Servidor Pblico que cubre un contrato por obra y tiempo determinado por el trmino del mismo en un plazo no menor a quince das naturales.
Edicin:
Desarrollo: No. 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO Unidad Administrativa ACTIVIDAD Detecta necesidad de servicio especializado para la realizacin de un trabajo especfico.
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4 5 6
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Elabora en original y copia oficio para la peticin de dicho servicio a la Subdireccin de Administracin de Personal, obtiene acuse y archiva. Subdireccin de Administracin de Recibe oficio de solicitud, sella y firma acuse de recibido Personal enva oficio e instruye para su atencin al Departamento de Administracin de Personal. Departamento de Administracin Recibe oficio original e instruccin y elabora en original y de Personal copia oficio de solicitud de contratacin de dicho personal a la Secretara de Finanzas y turna para firma de la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin, archiva oficio de solicitud. Direccin de Finanzas, Planeacin y Recibe oficio, firma y turna para su entrega. Administracin Departamento de Administracin Recibe y entrega oficio a la Secretara de Finanzas, obtiene de Personal acuse, archiva. Secretara de Finanzas Recibe y sella acuse de recibo, se entera. Elabora ofici de autorizacin en original y copia y enva a la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin, obtiene acuse, archiva anexo oficio de solicitud. Direccin de Finanzas, Planeacin y Recibe y sella acuse de recibido y turna para su atencin. Administracin Departamento de Administracin Recibe oficio sella acuse de recibido y archiva. Solicita documentacin al servidor para su contratacin. de Personal Servidor Pblico Se entera de la documentacin solicitada, integra informacin y acude para su entrega. Departamento de Administracin Recibe documentacin, elabora contrato por obra y de Personal tiempo determinado para formalizar la relacin laboral. Recaba firmas y se enva a la unidad administrativa que lo solicita. (Se conecta Puntualidad). con procedimiento de Asistencia y
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Departamento de Administracin Requisita formato nico de Movimiento de Personal para su alta en nmina. de Personal Elabora Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/201B 18301/108/09 y Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B 18301/109/09 en original y copia, Turna al rea de Nmina para su aplicacin.
Edicin:
No. 12
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UNIDAD ADMINISTRATIVA / ACTIVIDAD PUESTO Departamento de Administracin Recibe y firma copia de recibido de los formatos de Personal/rea de Nmina correspondientes a Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/201B18301/108/09 y Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B18301/109/09 (Se conecta con procedimiento Sistema para el Pago de Nmina). Departamento de Administracin Recibe, formatos correspondientes al personal de de Personal contrato por obra y tiempo determinado e informa a la unidad administrativa lo referente a fechas de pago para el servidor pblico. Unidad Administrativa Se entera y notifica al servidor pblico de fecha de pago.
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INICIO
1 Detecta necesidad de servicio especializado para la realizacin de un trabajo especfico. Elabora en original y copia oficio para la peticin de dicho servicio a la Subdireccin de Administracin de Personal, obtiene acuse y archiva.
2 Recibe oficio de solicitud, sella y firma acuse de recibido enva oficio e instruye para su atencin al Departamento de Administracin de Personal.
3 Recibe oficio original e instruccin y elabora en original y copia oficio de solicitud de contratacin de dicho personal a la Secretara de Finanzas Y turna para firma de la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin y archiva oficio de solicitud.
4 Recibe oficio, firma para su entrega. y turna
5 Recibe y entrega oficio a la Secretara de Finanzas, obtiene acuse, archiva.
6 Recibe y sella acuse de recibo. Elabora ofici autorizacin.
de
Recibe y sella acuse de recibido y turna para su atencin.
8 Recibe oficio sella acuse de recibido y archiva. Solicita documentacin al servidor para su contratacin.
9 Se entera de la documentacin solicitada, integra informacin y acude para su entrega.
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A
10 Recibe documentacin, Elabora contrato por obra y tiempo determinado para formalizar la relacin laboral. Recaba firmas y se enva a la unidad administrativa que lo solicita. (Se conecta con procedimiento de Asistencia y Puntualidad).
11 Requisita formato nico de Movimiento de Personal para su alta en nomina. Elabora Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/ 201B 18301/108/09 y Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B 18301/109/ 09 en original y copia, Turna al rea de Nmina para su aplicacin.
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13 Recibe, formatos correspondientes al personal de contrato por obra y tiempo determinado. E informa a al unidad administrativa lo referente a fechas de pago para el servidor pblico.
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Recibe y firma copia de recibido de los formatos correspondientes a Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina FO/201B 18301/ 108/09 y Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B 18301/ 109/09 (Se conecta con procedimiento Sistema para el Pago de Nmina).
Se entera y notifica al servidor pblico de fecha de pago.
FIN
Edicin:
Medicin: Solicitudes aprobadas por la Secretara de Finanzas / Solicitud de personal especializado = Contratos por Obra y Tiempo determinado aceptados. Registro de Evidencia: Oficio de peticin de servicio.
Formatos e Instructivos de Llenado: Reporte de Movimiento para Aplicacin en Nmina. FO/201B18301/108/09 Reporte de Movimiento de Percepciones y Deducciones. FO/201B18301/109/09
REPORTE DE MOVIMIENTOS PARA APLICACIN EN NMINA
QNA NO.
MOV (5) EMP (6) PLAZA (7) NOMBRE (8) R.F.C. (9)
(1)
CURP (10) ISSEMYM (11)
FECHA:
SX (12) B (13)
(2)
CATEGORIA (14) J (15) SUELDO (16) COD PROGR (17)
HOJA
ALTA (18)
(3)
DE
(4)
FECHA DE
FECHA DE BAJA (19)
ELABOR (20) ____________________________
VERIFIC (21) ______________________________ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
AUTORIZ (22) _________________________________ SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
RECIBI (23) _________________________________ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMTICA Y SOPORTE TCNICO
FO/201B18301/108/09
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO REPORTE DE MOVIMIENTOS PARA APLICACIN EN NMINA FO/201B18301/108/09 OBJETIVO: Registrar e informar al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico los movimientos que debern ser efectuados al archivo de Nmina del DIFEM. DISTRIBUCIN: N/copias. DESTINATARIO: Departamento de Informtica y Soporte Tcnico. No. 1 2 3 4 5 CAMPO Quincena Fecha Progresivo Total de hojas Movimiento INSTRUCCIN Registrar la quincena en la cual ser aplicado el movimiento mediante el esquema 00/aaaa. Registrar la fecha de elaboracin del documento mediante el formato dd/mm/aaaa. Registrar el nmero progresivo de la hoja. Registrar el nmero total de hojas que conforman el documento. Registrar la inicial que marca el tipo de movimiento a aplicar: M.- cuando se registra por primera vez; C.- cambios; A.- alta; B.- baja; R.- reactivacin; D.- desactivacin; V.- desactivacin definitiva del movimiento. Registrar el nmero de empleado del servidor pblico que recibir cambios en el archivo de nmina. Registrar el nmero de plaza de la cual se afectar el archivo de nmina. Registrar el nombre completo del servidor pblico que recibir cambios en el archivo de nmina a saber: apellido paterno / apellido materno / nombre (s). Registrar la clave del Registro Federal de Contribuyentes del servidor pblico que quedar registrada en el archivo de nmina. Registrar la Clave nica de Registro de Poblacin del servidor pblico que quedar registrada en el archivo de nmina. Registrar la clave de seguridad social del ISSEMYM del servidor pblico que quedar registrada en el archivo de nmina. Registrar el sexo del servidor pblico que quedar registrado en el archivo de nmina: H.- hombre; M.- mujer. Registrar base laboral correspondiente al servidor pblico: 8-. Operativo y de confianza; 2.- Operativo sindicalizado; 4.- Por tiempo y/u obra determinada; 5.- Mdicos residentes. Registrar la categora del servidor pblico que quedar registrada en el archivo de nmina. Registrar la jornada laboral del servidor pblico: 8 hrs. (servidores pblicos generales, sindicalizados y de confianza) 13 hrs. (mdicos residentes).
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
No. Emp. Plaza Nombre R.F.C. CURP ISSEMYM SX B Categora J
Edicin:
No. 16 17 18 19 20 21 22 23
CAMPO Sueldo Cod Prog Fecha de alta Fecha de baja Elabor Verific Autoriz Recibi
INSTRUCCIN Registrar el sueldo base presupuestal del servidor pblico de acuerdo a la categora asignada. Se registrar la clave programtica de la unidad administrativa a la cual est adscrita la plaza. Se registrar la fecha de alta del servidor pblico a saber: dd/mm/aaaa. Si el servidor pblico ha causado baja de la nmina se registrar la fecha de la misma a saber: dd/mm/aaaa. Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que elabora el documento. Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que verifica el documento. Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que autoriza el movimiento. Se registrar firma autgrafa, nombre, cargo y sello del servidor pblico que recibe el documento para su aplicacin.

(1) QNA NO:
(2) FECHA:
HOJA
VECES (15)
(3)
DE
(4)
MES DE PAGO (16)
ELABOR (17)
VERIFIC (18)
AUTORIZ (19)
RECIBI (20)

FO/201B18301/109/09
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO REPORTE DE MOVIMIENTO DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES FO/201B18301/109/09 OBJETIVO: Registrar e informar al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico los movimientos que debern ser efectuados a las percepciones y deducciones de la nmina del DIFEM. DISTRIBUCIN: N/copias. DESTINATARIO: Departamento de Informtica y Soporte Tcnico. No. 1 2 3 4 5 CAMPO Quincena Fecha Progresivo Total de hojas Movimiento INSTRUCCIN Registrar la quincena en la cual ser aplicado el movimiento mediante el esquema 00/aaaa. Registrar la fecha de elaboracin del documento mediante el formato dd/mm/aaaa. Registrar el nmero progresivo de la hoja. Registrar el nmero total de hojas que conforman el documento. Registrar la inicial que marca el tipo de movimiento a aplicar: M.- cuando se registra por primera vez; C.cambios; A.- alta; B.- baja; R.- reactivacin; D.desactivacin; V.desactivacin definitiva del movimiento. Registrar el nmero de empleado del servidor pblico que recibir cambios en percepciones y deducciones. Se registrar el nmero de cuenta a afectar. K para percepciones; L para deducciones. Registrar el nombre completo del servidor pblico que recibir cambios en el archivo de nmina a saber: apellido paterno / apellido materno / nombre (s). En caso de ser una cantidad fija a aplicar por parcialidades se anotar en el recuadro el monto total de la misma en nmero. En el recuadro se marcar en nmero la cantidad (total o parcialidad) a aplicar en la quincena. Cuando el movimiento de percepcin o deduccin corresponde al sueldo diario del servidor pblico, en este recuadro se registrar el nmero de das para su aplicacin. Cuando el movimiento corresponde al sueldo diario del servidor pblico dividido por horas laboradas, en este recuadro se anotar el nmero de horas para su aplicacin. Cuando el movimiento corresponde al sueldo diario del servidor pblico dividido en minutos laborados, en este recuadro se anotar el nmero de minutos por aplicar.
6 7 8 9 10 11
12
Horas
13
Minutos
Edicin:
No. 14 15 16 17 18 19 20
CAMPO Quincenas Veces Mes de pago Elabor Verific Autoriz Recibi
INSTRUCCIN Se registrar en el recuadro el nmero de quincenas durantes las cuales se aplicar el movimiento con las mismas caractersticas en claves y montos. Solo reutilizar este recuadro para la aplicacin del salario por el nmero de quincenas pendientes. Se registrar en el recuadro el mes al cual corresponde el movimiento como es el caso de puntualidad, incidencias, tiempo extra, viticos. Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que elabora el documento. Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que verifica el documento. Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que autoriza el movimiento. Se registrar firma autgrafa, nombre, cargo y sello del servidor pblico que recibe el documento para su aplicacin.
Edicin:
PROCEDIMIENTO: Pago de Finiquito Objetivo: Mejorar el sistema de clculo de finiquito por concepto de jubilaciones, renuncias y defunciones de los servidores pblicos de la institucin, mediante la verificacin del tiempo de servicio ejercido por el solicitante. Alcance: Aplica al Departamento de Administracin de Personal y personal involucrado que tiene a su cargo el correcto clculo que por concepto de pago de finiquito se genere. Referencias Ley Federal del Trabajo, Artculo162, 485, 486; Publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 1 de Abril de 1970. Ley del Trabajo de los Servidores Pblicos del Estado y Municipios (Artculo 80); Publicado en la Gaceta del Gobierno el 23 de Octubre de 1998. Reglamento Interno de Trabajo del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del estado de Mxico (Artculo 94-V); Publicado en Gaceta del Gobierno el 24 de Agosto de 1989. Convenio Sindical Vigente.
Responsabilidades: El Departamento de Administracin de Personal ser el responsable de supervisar el cumplimiento del correcto clculo de pago de finiquito al Servidor Pblico del DIFEM que lo solicite. La Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin deber: Firmar de autorizacin las constancias de no adeudo.
La Subdireccin de Administracin de Personal deber: Turnar los oficios de solicitud de pago de finiquito a las reas correspondientes de su trmite. Firmar la Solicitud de Pagos Diversos y Recibo de Pago por concepto de finiquito.
Edicin:
Las Subdirecciones de Recursos Materiales, de Administracin de Personal, de Finanzas, Contabilidad y Presupuesto y de Servicios Internos debern: Verificar las constancias de no adeudo. Elaborar oficio correspondiente al adeudo y anexar constancia no firmada o en su caso y/o firma de conformidad.
El Departamento de Administracin de Personal deber Elaborar constancia de no adeudo y turnar a las Subdirecciones de la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin para firma de conformidad. Informar al Servidor Pblico del adeudo en su caso. Turnar a la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin las constancias de no adeudo para su firma de autorizacin. Elaborar clculo, Solicitud de Pagos Diversos y Recibo para trmite de cheque. Realizar el trmite correspondiente con la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto para su pago correspondiente.
El Departamento de Desarrollo de Personal deber: Elaborar y turnar al Departamento de Administracin de Personal el FUMP para su verificacin.
El Servidor Pblico deber: Solicitar a travs de oficio su pago de finiquito y constancia de no adeudo.
Definiciones: Finiquito: Recibo mediante el cual se da por terminada la relacin laboral y el trabajador certifica que su empleador le ha liquidado. FUMP: Formato nico de Movimientos de Personal. Subdirecciones Correspondientes: Son las Subdirecciones de Recursos Materiales, Administracin de Personal, Finanzas, Contabilidad y Presupuesto y Servicios Internos que proveen de recursos al personal que labora en la Institucin para su guarda y custodia. Insumos: Solicitud de Finiquito.
Edicin:
Resultado: La generacin de solicitud de pago diverso, hoja de clculo y recibo, para trmite de cheque y pago al servidor pblico.
Interaccin con otros Procedimientos: Movimientos de Personal. Resguardo y Actualizacin Documental de Expedientes del Personal DIFEM. Manejo y Control del Ejercicio del Gasto de las unidades administrativas del DIFEM. (Procedimiento de la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto).
Polticas: El Departamento de Administracin de Personal para proceder a la elaboracin del formato de hoja de clculo deber de tener del servidor pblico, fsicamente el certificado de no adeudo para el Organismo. El Departamento de Administracin de Personal deber informar en tiempo y forma del adeudo al Servidor Pblico en su caso, a fin de realizar las acciones correspondientes.
Edicin:
Desarrollo: No. 1 2 UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO Servidor Pblico Subdireccin de Administracin de Personal Departamento de Desarrollo de Personal Departamento de Administracin de Personal ACTIVIDAD Solicita a travs de oficio en original y copia su pago de finiquito y constancia de no adeudo. Obtiene acuse y archiva. Recibe, sella y firma acuse de recibido, obtiene dos copias, turna al Departamento de Desarrollo de Personal y al Departamento de Administracin de Personal y archiva original. Recibe y elabora el formato nico de Movimiento de Personal y se conecta con procedimiento de Movimiento de Personal. Recibe copia de solicitud de pago de finiquito y Formato nico de Movimiento de Personal (FUMP), archiva temporalmente, se conecta con la operacin No. 11; elabora constancia de no adeudo en original y copia y turna a las Subdirecciones correspondientes de la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin, a fin de solicitar toda informacin del servidor pblico. Reciben constancia de no adeudo revisa y determina: Si cuenta el servidor pblico con adeudos elabora oficio en original y copia en el cual informa del adeudo correspondiente, anexa constancia no firmada y turna al Departamento de Administracin de Personal. Obtiene acuse de recibido y archiva. Recibe original del oficio y constancia no firmada se entera e informa al servidor pblico va telefnica del adeudo pendiente, archiva oficio y constancia. Recibe informacin va telefnica, se entera y reinicia procedimiento una vez solventado el adeudo pendiente con la institucin. En el caso de no existir adeudo con la institucin firma de conformidad, elabora oficio en original y copia y anexa constancia (s) firmada (s) y turna al Departamento de Administracin de Personal. Obtiene acuse de recibido y archiva. Recibe oficio en original, as como constancia debidamente firmada de conformidad, sella y firma acuse de recibido, y archiva original del oficio. Turna constancia firmada a la Subdireccin de Administracin de Personal para firma de conformidad. Recibe constancia de no adeudo, firma y turna a la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin para su firma de autorizacin.
3 4
5 6
Subdirecciones Correspondientes Subdirecciones Correspondientes
Departamento de Administracin de Personal Servidor Pblico Subdirecciones Correspondientes
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Departamento de Administracin de Personal
11
Subdireccin de Administracin de Personal
Edicin:
No. 12 13
UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin Departamento de Administracin de Personal
ACTIVIDAD Recibe constancia de no adeudo, firma de autorizacin y turna para su trmite. Recibe constancia de no adeudo, debidamente firmada de autorizacin, coteja contra el (FUMP), elabora la Hoja de Clculo del Finiquito. (Formato Libre) Elabora Solicitud de Pagos Diversos y Recibo para Pago (Formato de control interno). Firma y solicita firma a la Subdireccin de Administracin de Personal. Recibe originales de los formatos de Solicitud de Pagos Diversos y Recibo para Pago, firma y entrega para su trmite. Recibe los formatos de Solicitud de Pagos Diversos y Recibo para Pago debidamente firmados de autorizacin y solicita al servidor publico va telefnica acuda a firmar el formato de recibo para pago. Se entera y firma el recibo para pago y espera el pago correspondiente. Obtiene firma del Recibo para Pago debidamente firmado por el servidor pblico e integra al formato de Solicitud de Pagos Diversos y turna a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto, se conecta con Procedimiento de: Manejo y Control del Ejercicio del Gasto de las unidades administrativas del DIFEM.
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Subdireccin de Administracin de Personal Departamento de Administracin de Personal Servidor Pblico Departamento de Administracin de Personal
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INICIO
1 Solicita a travs de oficio en original y copia su pago de finiquito y constancia de no adeudo. Obtiene acuse archiva.
2 Recibe, sella y firma acuse de recibido, obtiene dos copias, turna al Departamento de Desarrollo de Personal y al Departamento de Administracin de Personal y archiva original.
Recibe y elabora el formato nico de Movimiento de Personal y se conecta con procedimiento de Movimiento de Personal.
4 Recibe copia de solicitud de pago de finiquito y Formato nico de Movimiento de Personal (FUMP), archiva temporalmente y posteriormente se conecta con operacin No. 11; elabora constancia de no adeudo en original y copia y turna a la Subdirecciones de la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin, a fin de solicitar toda informacin del servidor pblico solicitante y verifica su no adeudo, y recaba firmas.
5 Reciben constancia de no adeudo revisa y determina:
Si
Se cuenta con adeudos?
No
6 Si cuenta el servidor pblico con adeudos elabora oficio en original y copia en el cual informa del adeudo correspondiente, anexa constancia no firmada y turna al Departamento de Administracin de Personal. Obtiene acuse de recibido y archiva.
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A B
7 9 Recibe original del oficio y constancia no firmada se entera e informa al servidor pblico va telefnica del adeudo pendiente.
Recibe informacin va telefnica, se entera y reinicia procedimiento una vez solventado el adeudo pendiente con la institucin.
10 Recibe oficio en original, as como constancia debidamente firmada de conformidad, sella y firma acuse de recibido, y archiva original del oficio. Turna constancia firmada a la Subdireccin de Administracin de Personal para firma de conformidad.
En el caso de no existir adeudo con la institucin firma de conformidad, elabora oficio en original y copia y anexa constancias firmadas y turna al Departamento de Administracin de Personal. Obtiene acuse de recibido y archiva.
11
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Recibe constancia de no adeudo, firma de autorizacin y turna para su trmite.
Recibe constancia de no adeudo, firma y turna a la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin para su firma de autorizacin.
13 Recibe constancia de no adeudo, debidamente firmada de autorizacin, coteja contra el (FUMP), elabora la Hoja de Clculo del Finiquito. (Formato Libre) Elabora Solicitud de Pagos Diversos y Recibo para Pago (Formato de control interno). Firma y solicita firma a la Subdireccin de Administracin de Personal.
8 de 9
C
14 Recibe originales de los formatos de Solicitud de Pagos Diversos y Recibo para Pago, firma y entrega para su trmite.
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16
Se entera y firma el recibo para pago y espera el pago correspondiente.
Recibe los formatos de Solicitud de Pagos Diversos y Recibo para Pago debidamente firmados de autorizacin y solicita al servidor publico va telefnica acuda a firmar el formato de recibo para pago.
17 Obtiene firma del recibo para pago debidamente firma por el servidor pblico e integra al formato de Solicitud de Pagos Diversos y turna a la Subdireccin de Contabilidad, se conecta con Procedimiento de: Manejo y Control del Ejercicio del Gasto de las unidades administrativas del DIFEM.
FIN
Edicin:
Medicin: Constancias de No Adeudo Autorizadas / Solicitudes de Pago de Finiquito Recibidas X100= No Adeudos a la Institucin. Registro de Evidencias: Solicitud de Pago de Finiquito.
Formatos e Instructivos: de Llenado: Constancia de No Adeudo (Formato Libre). Hoja de Clculo (Formato Libre) Solicitud de Pagos Diversos (Formato correspondiente a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto). Recibo para Pago. (Formato Libre).
Edicin:
Procedimiento: Pago de Tiempo Extraordinario Objetivo: Mejorar la atencin oportuna a toda solicitud de pago de tiempo extraordinario del servidor pblico, mediante el registro, control y aplicacin de las retribuciones correspondientes. Alcance: Aplica al personal del Departamento de Administracin de Personal que tiene a su cargo la autorizacin para el pago de tiempo extraordinario. Referencias: Reglamento Interno de Trabajo del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia (Artculo 33- I y II y 34), publicado en Gaceta del Gobierno el 24 de Agosto de 1989. Manual de Normas y Procedimientos de Desarrollo y Administracin de Personal (20901/072-01, 02, 03, 04, 05, 06 y 07), publicada en Gaceta de Gobierno del 24 de Febrero del 2005. Manual General de Organizacin del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico, publicado en la Gaceta del Gobierno el 25 de Julio del 2005.
Responsabilidades: El Departamento de Administracin de Personal ser el responsable de supervisar el control de pago de tiempo extra a los Servidores Pblicos que lo soliciten. La Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin deber: Dar la autorizacin al pago de tiempo extraordinario cuando este se encuentre debidamente justificado y requisitado.
La Subdireccin de Administracin de Personal deber: Llevar a cabo la automatizacin del pago de tiempo extraordinario. Firmar de autorizacin el Movimiento para aplicar en nmina.
La Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto deber: Recibir oficio de solicitud de techo presupuestal, sella y firma acuse de recibido. Validar el formato de Centro de Costo por Proyecto con importe solicitado.
Edicin:
Elaborar y turnar oficio de certificacin.
El Departamento de Administracin de Personal deber: Solicitar la suficiencia presupuestal para efectuar el pago correspondiente.
El Departamento de Administracin de Personal/ rea de Clculo deber: Cotejar y procesar el pago de tiempo extraordinario autorizado de los Servidores Pblicos por los Titulares de las unidades administrativas. Solicitar la suficiencia presupuestal del concepto de pago de tiempo extra a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto. Revisar los registros de asistencia para efectuar la contabilizacin de las horas de tiempo extra de los Servidores Pblicos que solicitaron los pagos. Elaborar y firmar la informacin contenida en el reporte de movimiento para aplicar en nmina.
El Departamento de Administracin de Personal/ rea de Incidencias deber: Emitir el formato Reporte de Registro de Asistencia para cotejar el tiempo extraordinario. Elaborar el formato de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B18301/109/09. Registrar y contabilizar de las horas extraordinarias.
La unidad administrativa solicitante deber: Solicitar autorizacin previa a la Subdireccin de Administracin de Personal, referente a tiempo extra de labores de los Servidores Pblicos.
Definiciones: Formato de Autorizacin de Tiempo Extra: Formato en el cual se ingresan la fecha de elaboracin, unidad administrativa, horario, nombre del Trabajador, nmero de empleado, das laborados de tiempo extra por cobrar, quincena, mes, ao, horas autorizadas, as como las firmas de solicitud del Titular de la unidad administrativa, as como de revisin de la Subdireccin de Administracin de Personal y de autorizacin del Director de Finanzas, Planeacin y Administracin. Tiempo Extraordinario: Son las horas que se laboran excedentes al horario asignado oficialmente. Insumos: Solicitud por escrito de pago de tiempo extraordinario.
Edicin:
Resultados: Movimiento de Percepciones y Deducciones.
Interaccin con otros Procedimientos: Registro de Asistencia y Puntualidad. Sistema para el Pago de Nmina. Elaboracin y Comunicado del Presupuesto de Egresos Autorizado, Ejercido y Disponible Mensual a las Unidades Administrativas del DIFEM (Procedimiento de la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto).
Polticas: La unidad administrativa solicitante deber elaborar oficio de autorizacin de pago de tiempo extra que los servidores pblicos laboren, con la justificacin correspondiente. La Subdireccin de Administracin de Personal deber verificar la suficiencia presupuestal del pago de tiempo extra considerando elaborar oficio de autorizacin o improcedencia. El Departamento de Administracin de Personal revisar que el reporte de registros de asistencia de los servidores pblicos, y el formato autorizacin de tiempo extra este debidamente requisitado y autorizado, cotejar las horas extraordinarias laboradas contra las registradas, a fin de llevar a cabo el movimiento de percepciones y deducciones. El servidor pblico deber cumplir con registro de asistencia como soporte ya que el pago de tiempo extra no proceder si excede del tiempo de tolerancia estipulado, as como tampoco se tomar en cuenta las listas de asistencia por lo que el registro ser nicamente vlido en el sistema de registro designado.
Edicin:
Desarrollo: No. 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO Unidad Administrativa Solicitante ACTIVIDAD Una vez laborado el tiempo extra del servidor pblico, elabora oficio de solicitud de pago en original y copia, computando el tiempo real aproximado laborado y anexa documentacin soporte formato de Autorizacin de Pago de Tiempo Extra FO/201B18301/107/09 y turna a la Subdireccin de Administracin de Personal, obtiene acuse archiva. Recibe, sella y firma acuse de recibo e instruye y entrega oficio al Departamento de Administracin de Personal para su atencin. Recibe documento e instruccin con soportes y solicita al rea de Clculo el trmite para solicitar la suficiencia presupuestal y efectuar el pago correspondiente. Recibe instruccin y elabora oficio de solicitud de techo presupuestal en original y copia, turna para firma a la Subdireccin de Administracin de Personal para su entrega. Recibe y firma oficio en original y copia y turna al rea de Clculo para su entrega. Recibe y entrega a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto oficio en original y copia y anexo del formato de Costo por Proyecto con importe solicitado, obtiene acuse, archiva. Recibe oficio, sella y firma acuse de recibido y archiva oficio, y valida con sello el formato de Centro de Costo por Proyecto con importe solicitado. Se Conecta con Procedimientos de Elaboracin y Comunicado del Presupuesto de Egresos Autorizado, Ejercido y Disponible Mensual a las unidades administrativas del DIFEM. Elabora y turna oficio de certificacin en original y copia, obtiene acuse, archiva. Recibe oficio de certificacin en original y copia, firma acuse de recibo, obtiene y turna formatos de Autorizacin de Pago de Tiempo Extra para autorizacin de la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin, archiva oficio. Recibe formato Autorizacin de Pago de Tiempo Extra FO/201B18301/107/09 y firma de autorizacin y turma para su procedencia.
2 3
Subdireccin de Administracin de Personal Departamento de Administracin de Personal / Jefatura Departamento de Administracin de Personal / rea Clculo
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Subdireccin de Administracin de Personal Departamento de Administracin de Personal / rea Clculo
Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto
Subdireccin de Administracin de Personal
Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin
Edicin:
No. 10
11 12
UNIDAD ADMINISTRATIVA / ACTIVIDAD PUESTO Departamento de Administracin Recibe N/formatos de Autorizacin de Pago de Tiempo de Personal / rea Clculo Extra FO/201BI830I/107/09 debidamente autorizados y procede a su trmite y solicita al rea de Incidencias el registro de asistencia para cotejar el tiempo solicitado. Departamento de Administracin Recibe solicitud y emite Reporte de Registro de de Personal / rea de Incidencias Asistencia y turna. Departamento de Administracin Recibe, coteja horas extraordinarias laboradas contenidas de Personal / rea Clculo en reporte de registro y formato de Autorizacin Pago de Tiempo Extra, turna formato al rea de Incidencias. Departamento de Administracin Con base a formato de Autorizacin de Tiempo Extra de Personal / rea Incidencias elabora formato de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B18301/109/09, registra la contabilizacin de las horas con base al Reglamento Interno de Trabajo. (Se conecta con procedimiento Sistema para el Pago de Nmina).
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INICIO
1
Una vez laborado el tiempo extra del servidor pblico, elabora oficio de solicitud de pago en original y copia, computando el tiempo real aproximado laborado y anexa documentacin soporte (Autorizacin de Pago de Tiempo Extra FO/201B 18301/107/09).
2 Recibe, sella y firma acuse de recibo e instruye y entrega oficio al Departamento de Administracin de Personal para su atencin.
3 Recibe documento e instruccin con soportes y solicita al rea de Clculo el trmite para solicitar la suficiencia presupuestal y efectuar el pago correspondiente.
4 Recibe instruccin y elabora oficio de solicitud de techo presupuestal en original y copia turna para firma a la Subdireccin de Administracin de Personal para su entrega.
Recibe y firma oficio en original y copia y turna para su entrega.
6 Recibe y entrega a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuestos oficio en original y copia y anexo del formato de Costo por Proyecto con importe solicitado, obtiene acuse, archiva.
Recibe oficio sella y firma acuse de recibido y archiva oficio, y valida con sello el formato de Centro de Costo por Proyecto con importe solicitado. Se Conecta con Procedimientos de Elaboracin y Comunicado del Presupuesto de Egresos Autorizado, Ejercido y Disponible Mensual a las unidades administrativas del DIFEM. Elabora y turna oficio de certificacin en original y copia, obtiene acuse, archiva.
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A
8 Recibe oficio de certificacin en original y copia, firma acuse de recibo, obtiene y turna formatos de Autorizacin de Pago de Tiempo Extra para autorizacin de la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin, archiva oficio.
9 Recibe formato de Autorizacin de Pago de Tiempo Extra FO/ 201B 18301/107/09 y firma de autorizacin y turma para su procedencia. REA DE INCIDENCIAS
10 Recibe N/formatos de Autorizacin de Pago de Tiempo Extra debidamente autorizados y procede a su trmite y solicita al rea de Incidencias el registro de asistencia para cotejar el tiempo solicitado.
11
Recibe solicitud y emite Reporte de Registro de Asistencia y turna.
12 Recibe, coteja horas extraordinarias laboradas contenidas en reporte de registro y formato de Autorizacin de Pago de Tiempo Extra, turna al rea de Incidencias.
13
Con base a formato elabora formato de Movimiento de Percepciones y Deducciones FO/201B 18301/109/09, registra la contabilizacin de las horas con base al Reglamento Interno de Trabajo. Se conecta con procedimiento de Sistema para el Pago de Nmina.
FIN
Edicin:
Medicin: Solicitudes Autorizadas / Solicitud de Tiempo Extra X 100 = Total de Horas Remuneradas Registro de Evidencia: Reporte de Registro de Asistencia.
Formatos e Instructivos de Llenado: Autorizacin de Pago de Tiempo Extra. FO/201B 18301/107/09 Reporte de Movimientos de Percepciones y Deducciones. FO/201B 18301/109/09
Edicin:
INSTRUCTIVO DEL LLENADO DEL FORMATO AUTORIZACIN DE PAGO DE TIEMPO EXTRA FO/201B18301/107/09 OBJETIVO: Dar seguimiento al trmite para el pago de Tiempo Extra generado por el servidor pblico. DISTRIBUCIN: N/Copias. DESTINATARIO: Servidores Pblicos de las diferentes unidades administrativas de la Institucin. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 CAMPO Periodo Periodo Mes Ao Direccin Subdireccin Departamento Nombre Nmero de Empleado Horario base Fecha Lugar de la Comisin Horario entrada del Tiempo Extra Generado Horario salida del Tiempo Extra Generado Horas generadas de Tiempo Extra Justificacin detallada del Tiempo Extra Oficio Previo de Autorizacin de Tiempo Extra Oficio Previo de Autorizacin de Tiempo Extra INSTRUCCION Colocar el primer da en que se gener el tiempo extra Colocar el ltimo da en que se gener el tiempo extra Colocar el mes en que se gener el tiempo extra Colocar el ao en que se gener el tiempo extra Mencionar la Direccin en la que esta adscrito el servidor pblico Mencionar la Subdireccin donde esta adscrito el servidor pblico. Mencionar el Departamento donde esta adscrito el servidor pblico Nombre completo del servidor pblico solicitante del pago de Tiempo Extra Nmero de Empleado del servidor pblico solicitante del pago de Tiempo Extra Horario del servidor pblico solicitante del pago de Tiempo Extra Hacer la referencia de la base laboral que ostenta el Servidor Pblico Mencionar la fecha (da, mes y ao) en la que labor el Tiempo Extra Mencionar el lugar de la comisin donde se gener el Tiempo Extra Hacer mencin del horario de entrada en el que se gener el Tiempo Extra Hacer mencin del horario de salida en el que se gener el Tiempo Extra Colocar las horas generadas de Tiempo Extra del da solicitado Hacer referencia detalladamente del motivo por el que se gener el Tiempo Extra Colocar si Colocar no
Edicin:
No. 20 21 22 23 24 25 26 27 28
CAMPO Oficio Previo de Autorizacin de Tiempo Extra Fecha Solicita Vo.Bo. Autoriza Anlisis y Clculo Revis Autoriza Validacin Presupuestal
INSTRUCCION Hacer referencia del nmero de oficio de Autorizacin para la generacin del Tiempo extra al servidor pblico por parte del Jefe inmediato Superior Hacer referencia de la fecha de elaboracin del oficio de Autorizacin para la generacin del Tiempo extra al servidor pblico por parte del Jefe inmediato Superior Colocar Nombre y firma del servidor pblico que genero el Tiempo Extra Colocar Nombre y firma del Jefe Inmediato Superior del servidor pblico que genero el tiempo extra Colocar Nombre y Firma del Director del rea en el cual esta adscrito el servido pblico solicitante del pago de Tiempo Extra Colocar el nombre del Jefe del Departamento de Administracin de Personal Colocar el nombre del Subdirector de Administracin de Personal Colocar el nombre del Director de Finanzas, Planeacin y Administracin Colocar el nombre del Subdirector de Control Presupuestal

(1) QNA NO:
(2) FECHA:
HOJA
VECES (15)
(3)
DE
(4)
MES DE PAGO (16)
ELABOR (17)
VERIFIC (18)
AUTORIZ (19)
RECIBI
(20)

FO/201B18301/109/09
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO REPORTE DE MOVIMIENTO DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES FO/201B18301/109/09 OBJETIVO: Registrar e informar al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico los movimientos que debern ser efectuados a las percepciones y deducciones de la nmina del DIFEM. DISTRIBUCIN: N/copias. DESTINATARIO: Departamento de Informtica y Soporte Tcnico. No. 1 2 3 4 5 CAMPO Quincena Fecha de elaboracin Progresivo Total de hojas Movimiento INSTRUCCIN Registrar la quincena en la cual ser aplicado el movimiento mediante el esquema 00/aaaa. Registrar la fecha de elaboracin del documento mediante el formato dd/mm/aaaa. Registrar el nmero progresivo de la hoja. Registrar el nmero total de hojas que conforman el documento. Registrar la inicial que marca el tipo de movimiento a aplicar: M.- cuando se registra por primera vez; C.cambios; A.- alta; B.- baja; R.- reactivacin; D.desactivacin; V.desactivacin definitiva del movimiento. Registrar el nmero de empleado del servidor pblico que recibir cambios en percepciones y deducciones. Se registrar el nmero de cuenta a afectar. K para percepciones; L para deducciones. Registrar el nombre completo del servidor pblico que recibir cambios en el archivo de nmina a saber: apellido paterno / apellido materno / nombre (s). En caso de ser una cantidad fija a aplicar por parcialidades se anotar en el recuadro el monto total de la misma en nmero. En el recuadro se marcar en nmero la cantidad (total o parcialidad) a aplicar en la quincena. Cuando el movimiento de percepcin o deduccin corresponde al sueldo diario del servidor pblico, en este recuadro se registrar el nmero de das para su aplicacin. Cuando el movimiento corresponde al sueldo diario del servidor pblico dividido por horas laboradas, en este recuadro se anotar el nmero de horas para su aplicacin. Cuando el movimiento corresponde al sueldo diario del servidor pblico dividido en minutos laborados, en este recuadro se anotar el nmero de minutos por aplicar.
6 7 8 9 10 11
12
Horas
13
Minutos
Edicin:
No. 14 15 16 17 18 19 20
CAMPO Quincenas Veces Mes de pago Elabor Verific Autoriz Recibi
INSTRUCCIN Se registrar en el recuadro el nmero de quincenas durantes las cuales se aplicar el movimiento con las mismas caractersticas en claves y montos. Solo se utilizar este recuadro para la aplicacin del salario por el nmero de quincenas pendientes. Se registrar en el recuadro el mes al cual corresponde el movimiento como es el caso de puntualidad, incidencias, tiempo extra, viticos. Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que elabora el documento. Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que verifica el documento. Se registrar firma autgrafa, nombre y cargo del servidor pblico que autoriza movimiento. Se registrar firma autgrafa, nombre, cargo y sello del servidor pblico que recibe el documento para su aplicacin.
Edicin:
Procedimiento: Resguardo y Actualizacin Documental de Expedientes del Personal DIFEM. Objetivo: Mantener en guarda y custodia la documentacin personal de los servidores pblicos, mediante el registro y control de los mismos, as como la actualizacin permanente del historial-laboral, a travs de las hojas de servicio desde su ingreso al Organismo. Alcance: Aplica al Personal responsable del rea de Archivo del Departamento de Administracin de Personal que tiene a su cargo el resguardo de los expedientes personales de los servidores pblicos, as como los listados de nmina generados quincenalmente y la elaboracin de hojas de servicio. Referencias: Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal (DAP-020) y (20901/110-01 y 02); publicado en la Gaceta de Gobierno del 24 de Febrero del 2005. Manual General de Organizacin del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico, Publicado en la Gaceta del Gobierno el 25 de Julio del 2005.
Responsabilidades: El Departamento de Administracin de Personal ser el responsable de supervisar el cumplimiento del correcto registro y control de expedientes de los servidores pblicos del DIFEM. La Subdireccin de Administracin de Personal deber: Turnar toda solicitud de expedientes al Departamento de Administracin de Personal para su atencin.
El Departamento de Administracin de Personal deber: Turnar oficios referentes al servidor pblico, que presente una situacin especial.
El Departamento de Desarrollo de Personal deber: Turnar informacin de los servidores pblicos, a travs del FUMP.
El Departamento de Administracin de Personal / rea de Archivo deber: Integrar y Actualizar los expedientes de los servidores pblicos, as como de los listados de nmina emitidos quincenalmente.
Edicin:
Mantener en resguardo la documentacin referente a expedientes y listados de nminas. Emitir Hojas de Servicio cuando sean requeridas por los servidores pblicos.
Las reas Administrativas Internas y/o Externas debern: Solicitar va oficio los expedientes de alta o baja y /o listados de nmina. Registrar la solicitud de expedientes en la Hoja de Control de Prstamo de Expedientes y Listados. Recibir, revisar y entregar oportunamente expedientes de personal.
Definiciones: Archivo: Lugar en condiciones seguras, destinado a la conservacin de documentos, especialmente cuando tienen un inters pblico o histrico. Expediente de Personal: Carpeta que contiene documentos sobre un mismo asunto o trmite elaborado en unidad administrativa y que puede ser de carcter personal, administrativo, educativo, de seguridad, adscrito a la naturaleza de un Organismo. Hoja de servicio: Expediente que registra la trayectoria laboral del Servidor Pblico, desde que ingresa hasta que deja de prestar sus servicios para la administracin pblica. Este documento contempla el tiempo laborado, las categoras y percepciones nominales y la currcula desarrollada en el cargo; es utilizado principalmente para efectos de jubilacin. Listados de nmina: Listado general del personal que labora en una institucin pblica, en donde se asientan las percepciones brutas, deducciones y alcance neto de las mismas. Insumos: Oficios y Expediente de Personal (Activo y Baja)
Resultados: Actualizacin de expedientes de servidores pblicos.
Interaccin con otros Procedimientos: Registro de Asistencia, Puntualidad e Incidencias Movimiento de Personal.
Edicin:
Polticas: El Departamento de Desarrollo de Personal ser el responsable de integrar la documentacin para el alta de Servidores Pblicos. El personal responsable del rea de Archivo recibir y verificar documentacin para su resguardo correspondiente. El personal responsable del rea de Archivo proporcionar informacin relacionada con los Servidores Pblicos, exclusivamente y mediante oficio a la Unidad de Contralora Interna y Externa, as como a la Direccin de Servicios Jurdico Asistenciales para los procesos legales y administrativos. La Unidad de Informtica ser la responsable de turnar quincenalmente y mediante oficio a la Subdireccin de Administracin de Personal, listado de nmina integrado por cuentas, percepciones y deducciones, totalizador, nmina de funcionarios, nmina general, plantilla de personal, plazas vacantes, prima quinquenal y por orden alfabtico. El Departamento de Administracin de Personal deber remitir al rea de Archivo los listados de nmina para su resguardo respectivo. El Servidor Pblico DIFEM e IMIEM en Activo o Baja emitir escrito en original y copia solicitando hoja de servicio, anexando talones de cheque originales el cul entregar a la Subdireccin de Administracin de Personal, quien a su vez deber turnar al Departamento de Administracin de Personal para trmite respectivo. El Departamento de Administracin de Personal deber turnar la solicitud de hoja de servicio al Responsable del rea de Archivo para su elaboracin. El Responsable del rea de Archivo revisar y verificar en los talones de cheque y en el expediente personal la historia laboral del Servidor Pblico con base en esta informacin, elaborar hoja de servicio y recabar firmas de revisin del Departamento de Administracin de Personal y autorizacin de la Subdireccin de Administracin de Personal. Cuando por la inexistencia de informacin impida elaborar la hoja de servicio del servidor pblico, el Departamento de Administracin de Personal deber comunicar al interesado, a travs de oficio.
Edicin:
Desarrollo: No. 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO ACTIVIDAD
Departamento de Administracin de Turna oficios referentes a situaciones que se Personal/ Departamento de Desarrollo de presenten con el servidor pblico, al archivo. Personal / Jefatura As como del FUMP de los servidores pblicos para integrar los expedientes al archivo. de Recibe N/oficios originales y FUMP, verifica documentacin del expediente de los servidores pblicos y registra en libreta de control de personal de nuevo ingreso. Archiva Formato FUMP FO/201B18302/90/09 en orden alfabtico y resguarda para posteriores aclaraciones en el caso, de requerimiento de algn expediente y/o listados de nminas, por reas externas. reas Administrativas Internas y/o Enva oficio de solicitud en original y copia, para que Externas le sea proporcionado el expediente de personal de alta o baja de los servidores pblicos y /o Listados de Nmina, obtiene acuse, archiva. Subdireccin de Administracin de Recibe oficio de solicitud en original y copia, sella Personal copia de acuse de recibido, revisa, fotocopia y turna oficio de solicitud original al Departamento de Administracin de Personal para su atencin, obtiene acuse, archiva. Departamento de Administracin de Recibe oficio de solicitud en original y sella en copia Personal/ Jefatura acuse de recibo, instruye al rea de Archivo para su atencin, archiva solicitud. Departamento de Administracin de Atiende instrucciones, elabora oficio de entrega de Personal/ rea de Archivo expedientes de personal en original y copia, anexa el expediente y/o listado de nmina, obtiene acuse en la Hoja de Control de Prstamo de Expedientes y Listados, archiva. reas Administrativas Internas y/o Recibe oficio en original y copia, junto con el Externas expediente de personal y/o listado de nmina, firma copia de acuse de recibo y se registra en la Hoja de Control de Prstamo de Expedientes y Listados. Una vez utilizado entrega mediante oficio en original y copia al Departamento de Administracin de Personal, obtiene acuse y posteriormente archiva. Firma de entregado en la Hoja de Control de Prstamo de Expedientes y Listados. Departamento de Administracin Personal / rea de Archivo
5 6
Edicin:
No. 8
UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO Departamento de Personal / Jefatura Administracin
ACTIVIDAD
Departamento de Administracin Personal / rea de Archivo
de Recibe expedientes de personal y oficio en original y copia, sella copia de acuse de recibido, se obtiene firma en la Hoja de Control de Prstamo de Expedientes y Listados, y turna al archivo para su resguardo, archiva oficio. En forma peridica supervisa el correcto registro y control de expedientes de los servidores pblicos. de Recibe expedientes y/o listado de nmina, resguarda para cualquier aclaracin o emisin de Hojas de Servicio FO/201B18301/102/09 al personal solicitante.
6 de 9
INICIO
1
Turna oficios referentes a situaciones que se presenten con el servidor pblico. As como del FUMP de los servidores pblicos para integrar los expedientes al archivo.
3 Enva oficio de solicitud en original y copia, para que le sea proporcionado el expediente de personal de alta o baja de los servidores pblicos y /o Listados de Nmina, obtiene acuse, archiva.
4 Recibe oficio de solicitud en original y copia, sella copia de acuse de recibido, revisa, fotocopia y turna oficio de solicitud original al Departamento de Administracin de Personal para su atencin, obtiene acuse archiva.
5 Recibe oficio de solicitud en original y sella en copia acuse de recibo, instruye al rea de Archivo para su atencin, archiva solicitud.
Recibe, N/oficios originales y FUMP, verifica documentacin del expediente de los servidores pblicos y registra en libreta de control de personal de nuevo ingreso. Archiva Formato FUMP FO/201B18302/ 90/09 en orden alfabtico y resguarda para posteriores aclaraciones en el caso, de requerimiento de algn expediente y/o listados de nmina, por reas externas.
6 Atiende instrucciones, elabora oficio de entrega de expedientes de personal en original y copia, anexa el expediente y/o listado de nmina, obtiene acuse en la Hoja de Control de Prstamo de Expedientes y Listados, archiva.
7 Recibe oficio en original y copia, junto con el expediente de personal y/o listado de nmina, firma copia de acuse de recibo y se registra en la Hoja de Control de Prstamo de Expedientes y Listados. Una vez utilizado entrega mediante oficio en original y copia al Departamento de Administracin de Personal, obtiene acuse y posteriormente archiva. Firma de entregado en la Hoja de Control de Prstamo de Expedientes y Listados.
8 Recibe expedientes de personal y/o listado de nmina y oficio en original y copia, sella copia de acuse de recibido, se obtiene firma en la Hoja de Control de Prstamo de Expedientes y Listados, y turna al archivo para su resguardo, archiva oficio. En forma peridica supervisa el registro y control de expedientes de los servidores pblicos.
9 Recibe expedientes y/o listados de nmina, resguarda para cualquier aclaracin o emisin de Hojas de Servicio FO/ 201B18301/102/09 al personal solicitante.
FIN
Edicin:
Medicin: No. de Expedientes actualizados mensualmente /No. de Expedientes Existentes X 100= % de Expedientes Depurados. Registro de Evidencias: Expedientes y Listados de Hoja de Servicio
Formatos e Instructivos: Hoja de Servicio. FO/201B18301/102/09 Carpeta de Control de Prstamo de Expedientes y Listados (Formato Libre)
HOJA DE SERVICIO
EL_____________________________________, ESTADO DE MXICO:
(1)
TITULAR
DE
LA
SUBDIRECCIN
DE
ADMINISTRACIN DE PERSONAL DEL SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL
HACE CONSTAR QUE DE ACUERDO A LOS ANTECEDENTES EXISTENTES EN EL ARCHIVO DE _____________, PRESTO SUS SERVICIOS EN ESTA INSTITUCIN COMO: ESTA UNIDAD
(2)
ADMINISTRATIVA APARECE QUE EL C. ______________________________, CON CLAVE DE ISSEMYM
CATEGORIA (3) DEL
PERIODO
(4)
UNIDAD MONETARIA (5) AL $ N$
SUELDO MENSUAL QUE PERCIBE (6)
SE
EXTIENDE
(7)
LA
PRESENTE
HOJA
DE
SERVICIO
SOLICITUD
DEL
INTERESADO
C.
______________________________, A LOS____ DAS DEL MES DE ___________ DEL AO DOS MIL ________.
EL QUE SUSCRIBE_______________________________ __________________TITULAR DE LA SUBDIRECCIN DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL DEL SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL ESTADO DE MXICO, HACE CONSTAR QUE LAS GATEGORIAS Y CANTIDADES QUE APARECEN EN ESTA HOJA DE SERVICIO CORRESPONDEN AL C._______________________________ CON CLAVE DE ISSEMYM ______________________ A PARTIR DEL ________________AL_______________. (8)
A T E N T A M E N T E
(9)
Apartado Postal No. 142, Toluca, Estado de Mxico www.edomexico.gob.mx/difem difem@edomex.gob.mx
FO/201B18301/102/09
Edicin:
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Hoja de Servicio FO/201B18301/102/09 OBJETIVO: Contar con un documento que describa la trayectoria laboral del servidor pblico dentro de la administracin pblica, mediante el concentrado de informacin especfica del interesado. DISTRIBUCIN: 1. Original y 1 copia.
DESTINATARIOS: 1 Original para el Servidor Pblico y 1 copia para el expediente del Servidor Pblico. No. 1 CAMPO INSTRUCCION
2 3 4 5 6 7 8 9
Datos del titular de la Se anotan los datos del titular de la Subdireccin de Subdireccin de Administracin de Personal. Administracin de Personal Antecedentes Se anotan los antecedentes del Servidor Pblico como nombre completo, y clave de ISSEMYM. Categora Se anota la categora que desempea o desempeo el Servidor Pblico dentro de la Institucin. Periodo Se desglosa el tiempo que ha estado laborando o labor el servidor pblico dentro de la institucin. Unidad Monetaria Se anota $ o N$. Sueldo Fecha Datos del Servidor Pblico Se anota el sueldo que percibe o percibi durante el tiempo laborado dentro de la institucin. Se anota el da, mes y ao en el que se expide la Hoja de Servicio.
Se anota el nombre completo, clave de ISSEMYM y el tiempo laborado dentro de la institucin. Firma del titular de la Firma el titular de la Subdireccin de Administracin de Personal Subdireccin de haciendo constar que los datos de la Hoja de Servicio se Administracin de Personal encuentran en el archivo de la misma Subdireccin.
Edicin:
PROCEDIMIENTO: Integracin de la Base de Clculo de las Aportaciones del Fondo de Retiro de los Servidores Pblicos del DIFEM. Objetivo: Mantener actualizado el sistema de pago de las aportaciones correspondientes a los servidores pblicos por Fondo de Retiro, mediante la integracin de la base de datos para el clculo del beneficio individual. Alcance: Aplica al Departamento de Administracin de Personal y al Departamento de Informtica y Soporte Tcnico, as como al personal involucrado en el clculo e informacin de las aportaciones y el seguimiento del beneficio individual del FROA. Referencias: Normas y Procedimientos del Fondo de Retiro para los Servidores Pblicos de los Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico (publicado en la Gaceta del Gobierno el 27 de febrero de 2008).
Responsabilidades: El Departamento de Administracin de Personal ser el responsable de supervisar el cumplimiento de la correcta integracin de la base de clculo de las aportaciones del fondo de retiro de los servidores pblicos. La Direccin de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socioeconmicas deber: Recibir la documentacin referente a los Servidores Pblicos que cotizaron durante cada periodo FROA, as como de las aportaciones del Organismo. Publicar en la pgina WEB del SIFROA el beneficio anual de los Servidores Pblicos del Organismo.
La Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin deber: Firmar de autorizacin oficio de informacin acerca del depsito.
La Subdireccin de Administracin de Personal deber: Recibir, revisar y turnar los archivos al Departamento de Administracin de Personal para el clculo y los trmites conducentes.
Edicin:
La Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto deber: Una vez que ha recibido de la Subdireccin de Administracin de Personal la informacin del entero quincenal, proceder a tramitar el pago de las aportaciones a la cuenta de a Fiduciaria y realizar la aplicacin contable correspondiente. Remitir el comprobante bancario a la Subdireccin de Administracin de Personal.
El Departamento de Administracin de Personal deber: Calcular en base a la tasa porcentual establecida en las Normas y Procedimientos, el monto de las aportaciones quincenales por Centro de Costo Proyecto. Reportar ante la Subdireccin de Contabilidad el entero quincenal solicitando el depsito de las aportaciones en la cuenta de la Fiduciaria. Realizar el clculo quincenal, y preparar la documentacin correspondiente para que la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin lo informe mediante oficio a la Direccin de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socio-econmicas. Cargar la informacin correspondiente en la pgina del SIFROA. Elaborar los oficios, a fin de que la Subdireccin de Administracin de Personal notifique a cada servidor pblico el monto de su beneficio individual.
El Departamento de Informtica y Soporte Tcnico deber: Concluido el proceso quincenal de nmina, generar los archivos con la informacin de los servidores pblicos que cotizaron durante el periodo, requeridos tanto para realizar el clculo de las aportaciones como para cargar la informacin de los mismos en la pgina del SIFROA y remitir a la Subdireccin de Administracin de Personal.
Definiciones: FROA.- Fondo de Retiro de los Servidores Pblicos de los Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico. SIFROA.- Sistema del Fondo de Retiro de los Servidores Pblicos de los Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico. Insumos: Reporte quincenal de nmina (FROA).
Edicin:
Resultados: Proporcionar a la Direccin de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socio-econmicas del Gobierno del Estado, la informacin referente a los servidores pblicos que cotizaron durante cada periodo FROA, as como lo referente a las aportaciones del Organismo a efecto de que se realice el clculo del beneficio anual y les sea notificado a cada trabajador.
Interaccin con otros procedimientos Movimiento de Personal. Sistema para el Pago de Nmina. Elaboracin y Comunicado del Presupuesto de Egresos Autorizado, Ejercido y Disponible Mensual a las unidades administrativas del DIFEM.
Polticas: De acuerdo al valor del punto anual establecido en las Normas y Procedimientos del FROA se deber realizar el clculo de las aportaciones correspondientes a los Servidores Pblicos del Organismo. El Departamento de Administracin de Personal deber mantener actualizada la base de datos de los Servidores Pblicos del Organismo en la pgina WEB del SIFROA a efecto de que la Fiduciaria pueda establecer el clculo del beneficio. Al concluir el ao FROA correspondiente, el Departamento de Administracin de Personal deber realizar en la pgina del SIFROA los cierres correspondientes a ms tardar el cuarto da hbil del mes de febrero y obtendr el recibo de informacin.
Edicin:
Desarrollo:
No.
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7 8
UNIDAD ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO Departamento de Informtica y Una vez concluido el proceso de nmina quincenal se generan los Soporte Tcnico archivos correspondientes a la base de datos de los servidores pblicos que cotizaron para el FROA durante el periodo y los remite por oficio en original y copia y anexo soporte magntico o digital a la Subdireccin de Administracin de Personal, obtiene acuse y archiva. Subdireccin de Administracin Recibe el oficio y anexos con los archivos correspondientes a la de Personal base de datos quincenal del FROA, sella acuse de recibido, fotocopia oficio y lo turna al Departamento de Administracin de Personal. Departamento de Recibe copia del oficio y los archivos en soporte magntico o Administracin de Personal digital, con los cuales quincenalmente calcula en base al valor del punto anual las aportaciones del Organismo correspondientes al periodo, realiza la carga de la base de datos de los servidores pblicos que cotizaron en el periodo en la pgina WEB del SIFROA, elabora el entero y lo turna mediante oficio en original y copia a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto para que genere el pago y proceda al depsito en la cuenta de la Fiduciaria, obtiene acuse archiva. Subdireccin de Contabilidad y Recibe, sella acuse de recibido y archiva original de la informacin Presupuesto referente al entero quincenal del FROA y procede a tramitar el depsito en la cuenta de la Fiduciaria, realiza las aplicaciones contables correspondientes. (Se conecta con procedimiento de la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto Elaboracin y Comunicado del Presupuesto de Egresos Autorizado, Ejercido y Disponible Mensual a las unidades administrativas del DIFEM. Una vez realizado el depsito remite el comprobante bancario, a travs de oficio en original y copia a la Subdireccin de Administracin de Personal, archiva oficio. Subdireccin de Administracin Recibe oficio y documento original del comprobante de depsito bancario, sella acuse de recibido y lo turna al Departamento de de Personal Administracin de Personal. Departamento de Recibe el documento original del comprobante bancario y registra Administracin de Personal el depsito en la pgina WEB del SIFROA. Elabora oficio de informacin acerca del depsito en original y copia dirigido a la Direccin de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socio-econmicas del Gobierno del Estado, remite como anexo copia fotosttica del mismo y solicita firma de autorizacin de la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin, archiva original de comprobante de depsito. Direccin de Finanzas, Recibe oficio, revisa y firma de autorizacin y turna para su Planeacin y Administracin entrega. Departamento de Recibe oficio debidamente firmado y entrega. Administracin de Personal
Edicin:
No.
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UNIDAD ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA/PUESTO Direccin de Apoyo Recibe, se entera y sella acuse de recibido y devuelve. Administrativo y Prestaciones Socio-econmicas del Gobierno del Estado Departamento de Recibe acuse de recibo, archiva y al concluir el ao FROA (31 de Administracin de Personal enero) realiza en la pgina WEB del SIFROA la conciliacin de los depsitos quincenales con la informacin de la base de datos de los servidores pblicos para realizar el cierre anual dentro de los primeros cuatro das hbiles de febrero y obtiene el recibo de informacin. Departamento de Una vez que la Fiduciaria establece el beneficio anual de los Administracin de Personal trabajadores y es publicado por la Direccin de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socio-econmicas del Gobierno del Estado de Mxico en la pgina WEB del SIFROA, prepara N/oficios para que la Subdireccin de Administracin de Personal informe del beneficio individual anual a cada Servidor Pblico a ms tardar el 28 de febrero de cada ao. Subdireccin Administracin de Revisa y firma los oficios y turna al Departamento de Personal Administracin de Personal para su entrega. Departamento Administracin de Personal de Recibe los oficios debidamente firmados y procede a establecer los mecanismos para entregar a los servidores pblicos, recaba la firma de acuse y archiva.
6 de 9
INICIO
1 Una vez concluido el proceso de nmina quincenal genera, los archivos correspondientes a la base de datos de los servidores pblicos que cotizaron para el FROA durante el periodo y los remite por oficio en original y copia y anexo soporte magntico o digital a la Subdireccin de Administracin de Personal, obtiene acuse y archiva.
2 Recibe el oficio y anexos con los archivos correspondientes a la base de datos quincenal del FROA, sella acuse de recibido, fotocopia oficio y lo turna al Departamento de Administracin de Personal.
Recibe copia del oficio y los archivos en soporte magntico o digital, con los cuales quincenalmente calcula en base al valor del punto anual las aportaciones del Organismo correspondientes al periodo, realiza la carga de la base de datos de los servidores pblicos que cotizaron en el periodo en la pgina WEB del SIFROA, elabora el entero y lo turna mediante oficio en original y copia a la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto para que genere el pago y proceda al depsito en la cuenta de la Fiduciaria.
4 Recibe, sella acuse de recibido y archiva original de la informacin referente al entero quincenal del FROA y procede tramitar el depsito en la cuenta de la Fiduciaria, realiza las aplicaciones contables correspondientes. (Se conecta con procedimiento de la Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto Elaboracin y Comunicado del Presupuesto de Egresos Autorizado, Ejercido y Disponible Mensual a las unidades administrativas del DIFEM. Una vez realizado el depsito remite, a travs de oficio el comprobante bancario a la Subdireccin de Administracin de Personal.
Recibe oficio y documento original del comprobante de depsito bancario, sella acuse de recibido y lo turna al Departamento de Administracin de Personal.
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A
6 Recibe el documento original del comprobante bancario y registra el depsito en la pgina WEB del SIFROA. Elabora oficio de informacin acerca del depsito en original y copia dirigido a la Direccin de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socioeconmicas del Gobierno del Estado, remite como anexo copia fotosttica del mismo y solicita firma de autorizacin de la Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin.
7 Recibe oficio, revisa y firma de autorizacin y turna para su entrega.
8 Recibe oficio debidamente firmado y entrega. 9 Recibe, se entera y sella acuse de recibido y devuelve.
10 Recibe acuse de recibo, archiva y al concluir el ao FROA (31 de enero) realiza en la pgina WEB del SIFROA la conciliacin de los depsitos quincenales con la informacin de la base de datos de los servidores pblicos para realizar el cierre anual dentro de los primeros cuatro das hbiles de febrero y obtiene el recibo de informacin.
8 de 9
B
11
Una vez que la Fiduciaria establece el beneficio anual de los trabajadores y es publicado por la Direccin de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socioeconmicas del Gobierno del Estado de Mxico en la pgina WEB del SIFROA, prepara N/oficios para que la Subdireccin de Administracin de Personal informe del beneficio individual anual a cada Servidor Pblico a ms tardar el 28 de febrero de cada ao. 12
Revisa y firma los oficios y turna al Departamento de Administracin de Personal para su entrega.
13
Recibe los oficios debidamente firmados y procede a establecer los mecanismos para entregar a los servidores pblicos, recaba la firma de acuse y archiva.
FIN
Edicin:
Medicin: No. de servidores que cotizan / Reporte quincenal de nmina FROA = Clculo anual de aportaciones del FROA. Registro de Evidencia Informe del beneficio individual anual de cada servidor pblico que cotiza.
Formatos e Instructivos de Llenado:
Oficio de Informacin al Servidor Pblico (Formato Libre).
Edicin:
VI. SIMBOLOGA
Smbolo
Representa Inicio o final del procedimiento. Seala el principio o terminacin de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotar la palabra INICIO y cuando se termine se escribir la palabra FIN. Operacin. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la accin cambia o requiere conectarse a otra operacin lejana dentro del mismo procedimiento. Conector de Procedimientos. Representa la realizacin de una operacin o actividad relativas a un procedimiento y se anota dentro del smbolo la descripcin de la accin que se realiza en ese paso. Conector de hoja en un mismo procedimiento. Este smbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamao, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del smbolo se anotar la letra "A" para el primer conector y se continuar con la secuencia de las letras del alfabeto. Decisin. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o ms alternativas de solucin. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describir brevemente en el centro del smbolo lo que va a suceder, cerrndose la descripcin con el signo de interrogacin. Fuera de flujo. Cuando por necesidades del procedimiento, una determinada actividad o participacin ya no es requerida dentro del mismo, se utiliza el signo de fuera de flujo para finalizar su intervencin en el procedimiento. Interrupcin del procedimiento. En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupcin para ejecutar alguna actividad o bien, para dar tiempo al usuario de realizar una accin o reunir determinada documentacin. Por ello, el presente smbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable.
Edicin:
VII. REGISTRO DE EDICIONES
Primera edicin Agosto de 2010, elaboracin del Manual de Procedimientos por la Unidad de Calidad y Tecnologas de Informacin, en coordinacin con el Departamento de Administracin de Personal.
Edicin:
VIII. DISTRIBUCIN
El original del manual de procedimientos se encuentra en poder de la Unidad de Calidad y Tecnologas de Informacin.
Las copias estn distribuidas de la siguiente manera:
1.- Direccin General del DIFEM. 2.- Direccin de Finanzas, Planeacin y Administracin. 3.- Unidad de Contralora Interna. 4.- Subdireccin de Administracin de Personal. 5.- Departamento de Administracin de Personal.
Edicin:
IX. VALIDACIN
Lic. Laura Barrera Fourtoul Directora General del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico
C. Patricia Campos Alans Directora de Finanzas, Planeacin y Administracin
Dr. Tomas Manuel Snchez Robles Subdirector de Administracin de Personal
Ing. Armando Muoz Flores Jefe de la Unidad de Calidad y Tecnologas de Informacin
Lic. Guillermo de Len Lpez Jefe del Departamento de Administracin de Personal

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

Primera Agosto de 2010 201B18301

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

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SIMBOLOGA...VI REGISTRO DE EDICIONES..VII DISTRIBUCIN.. VIII VALIDACINIX

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

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II. OBJETIVO GENERAL

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III. IDENTIFICACIN E INTERACCIN DE PROCESOS

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IV. RELACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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Recibir aviso de sancin y en su caso, realizar las aclaratorias correspondientes.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

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Departamento de Administracin Personal /rea de Incidencias

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

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UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO Departamento de Administracin Personal /rea de Incidencias

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Constancia electrnica o mecnica (Sistema de Registro de Asistencia Lista de Asistencia).

____________________________________ Firma de Autorizacin del Jefe Inmediato Superior (8)

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Solicitud de Pase de Salida FO/201B18301/103/09

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

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Toluca de Lerdo, Mxico a (1) de (2) __ de (3) _