Definicin de la Gestin de los Riesgos

Aumenta la probabilidad e impacto de los eventos positivos y disminuye la probabilidad e impacto de los eventos adversos para el proyecto

Ing. Wagner Vicente Ramos

El espectro de incertidumbre
Lo desconocido de lo desconocido (unknown / unknown) Lo conocido de lo desconocido (Known / unknown) Lo conocido (Known)

Sin informacin

Informacin completa

ALCANCE DE LA GESTIN DE RIESGOS DE UN PROYECTO

Total incertidumbre

Total certidumbre

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Definicin de Riesgo

Un riesgo es un evento incierto que tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto cuando ocurre. Un riesgo puede tener una o ms causas y uno o ms impactos.

Las condiciones de riesgos pueden incluir aspectos del entorno del proyecto o de la organizacin que pueden contribuir al riesgo del proyecto:

Prcticas deficientes de GdP Falta de sistemas de gestin integrados Mltiples proyectos concurrentes Dependencias de participantes externos

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Definicin de Riesgo

Caractersticas:

Es un evento futuro que puede o no ocurrir.

La probabilidad de ocurrencia del evento futuro debe ser mayor que o% pero menor que 100%.
El efecto o consecuencia probable tiene que ser determinado o calculado.

Las dos dimensiones del riesgo:

Incertidumbre: Probabilidad Objetivos: Impacto

Los riesgos conectan incertidumbre con objetivos

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Definicin de Riesgo

Causas: Son acontecimientos o circunstancias concretos que existen en el proyecto o su ambiente y que causan incertidumbre. Riesgos: Son incertidumbres que si ocurriesen, afectaran los objetivos del proyecto de manera positiva (oportunidades) o negativa (amenazas).

Causa

Riesgo

Efecto/Impacto: son variaciones imprevistas en los objetivos del proyecto (positivas o negativas) que surgirn como consecuencia de la ocurrencia de los riesgos.
Efecto

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11.1 Planificar la Gestin de Riesgos

Definir como conducir las actividades de gestin de riesgos de un proyecto.

1. Entradas
1. Declaracin del alcance del proyecto 2. Plan de gestin de costos 3. Plan de gestin del cronograma 4. Plan de gestin de las comunicaciones 5. Factores ambientales de la empresa 6. Activos de los procesos de la organizacin

2. Herramientas y Tcnicas
1. Reuniones de planificacin y anlisis

3. Salidas
1. Plan de gestin de riesgos

11.1 Planificar la Gestin de Riesgos

Ing. Wagner Vicente Ramos

11.1 Planificar la Gestin de Riesgos

Plan de gestin de riesgos.

3. Salidas

Describe cmo se estructurar y realizar la Gestin de Riesgos en el proyecto. Incluye:

Metodologa, Roles y responsabilidades.

Presupuesto.
Periodicidad. Categoras de riesgo (Estructura de Desglose del Riesgo). Definiciones de probabilidad e impacto.

Matriz de probabilidad e impacto.

Tolerancias revisadas de los interesados. Formatos de informe. Seguimiento.

Mejora las posibilidades de xito de un proyecto.

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11.1 Planificar la Gestin de Riesgos 11.1 Planificar la Gestin de Riesgos

3. Salidas

Escalas de Probabilidad de un Riesgo

Definicin
Muy Improbable Relativamente Probable Probable Muy Probable Casi Seguro

Probabilidad
0.10 0.30 0.50 0.70 0.90

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11.1 Planificar la Gestin de Riesgos 11.1 Planificar la Gestin de Riesgos

Reuniones de planificacin y anlisis.

2. Herramientas y Tcnicas

Celebradas para desarrollar el Plan de Gestin de Riesgos. Asisten:

Gerente del Proyecto.

Miembros del equipo del proyecto.

Interesados en el proyecto seleccionados. Cualquiera de la organizacin con responsabilidad de gestionar las actividades de planificacin y ejecucin de riesgos. Otras personas segn sea necesario.

Se definen los planes bsicos para llevar a cabo las actividades de gestin de riesgos. Se desarrollan elementos de costo y tiempo para incluirlos en el Plan de Gestin del Proyecto (Presupuesto y Cronograma).

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11.2 Identificar los Riesgos

Determinar qu riesgos podran afectar al proyecto y documentar sus caractersticas.

1. 2.

1. Entradas
Plan de gestin de riesgos Estimados del costo de la actividad 3. Estimados de la duracin de la actividad 4. Lnea base del alcance 5. Registro de interesados 6. Plan de gestin de costos 7. Plan de gestin del cronograma 8. Plan de gestin de la calidad 9. Documentos del proyecto 10. Factores ambientales de la empresa 11. Activos de los procesos de la organizacin

2. Herramientas y Tcnicas
1. Revisiones de documentacin 2. Tcnicas de recopilacin de informacin 3. Anlisis de lista de control 4. Anlisis de suposiciones 5. Tcnicas de diagramacin 6. Anlisis FODA 7. Juicio de expertos

3. Salidas
1. Registro de riesgos

11.2 Identificar los Riesgos

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10

11.2 Identificar los Riesgos

Determina qu riesgos puede afectar al proyecto y documenta sus caractersticas. Participan: Gerente del Proyecto. Miembros del equipo del proyecto. Equipo de gestin de riesgos (si se asigna uno). Expertos en la materia ajenos al equipo del proyecto. Clientes y usuarios finales. Se debera fomentar la identificacin de riesgos por parte de todo el personal del proyecto. Proceso iterativo ya que se puede descubrir nuevos riesgos a medida que el proyecto avanza.

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11.2 Identificar los Riesgos

Registro de riesgos.

3. Salidas

Componente del Plan de Gestin del Proyecto. Contiene (al final) los resultados de los dems procesos de gestin de riesgos a medida que se llevan a cabo:

Lista de riesgos identificados (incluidas causas y suposiciones inciertas del proyecto). Lista de posibles respuestas.

Causas de los riesgos.

Categoras de riesgo actualizadas. Debido a <causa concreta>, <evento incierto/riesgo> podra ocurrir, que llevara a <efecto en el objetivo>. Detallar las causas.

Uso del lenguaje:

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11.2 Identificar los Riesgos

Registro de riesgos.

3. Salidas

Ejemplos:

Como consecuencia de usar hardware nuevo, errores inesperados en el sistema de integracin podran ocurrir, que llevaran a un gasto excesivo en el proyecto. Ya que nuestra organizacin nunca ha hecho un proyecto como este, podramos entender mal las necesidades del cliente y nuestra solucin no alcanzara los criterios de desempeo definidos. Debido al ingreso de nuevas herramientas al mercado, el tiempo de testing del sistema podra reducirse dramticamente, esto permitira tener un cronograma ms corto de lo planificado originalmente.

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11.2 Identificar los Riesgos

Revisiones de documentacin.

2. Herramientas y Tcnicas

Realizar revisin estructurada de la documentacin del proyecto. La calidad de los planes y la consistencia entre estos con los requisitos y suposiciones del proyecto pueden ser indicadores de riesgos en el proyecto.

Tcnicas de recopilacin de informacin.

Tormenta de ideas. Tcnica Delphi. Entrevistas. Anlisis de la causa raz.

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11.2 Identificar los Riesgos

Anlisis de lista de control.

2. Herramientas y Tcnicas

Se desarrollan basndose en informacin histrica y en el conocimiento de proyectos similares y otras fuentes. El nivel ms bajo de la RBS puede utilizarse como lista de control de riesgos. Explora la validez de las suposiciones segn su aplicacin en el proyecto. Identifica los riesgos debido al carcter inexacto, inconsistente o incompleto de las suposiciones. Diagramas de causa y efectos, de flujo o de sistemas y de influencia.

Anlisis de suposiciones.

Tcnicas de Diagramacin

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11.2 Identificar los Riesgos

Tcnicas de diagramacin.

2. Herramientas y Tcnicas

Diagramas causa y efecto. Diagrama de flujos de procesos o sistemas. Diagramas de influencia.

Anlisis FODA.

Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas. Incrementar el alcance de la identificacin de riesgos incluyendo riesgos generados internamente.

Juicio de expertos.

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Tips para identificar riesgos

Participacin del equipo del proyecto.

Usar Tormenta de Ideas. Reuniones fuera del lugar de trabajo.

Invitar a El Optimista y El Pesimista.

No olvidar las oportunidades. Utilizar las lecciones aprendidas de otros proyectos.

Utilizar el RBS.
Utilizar varios mtodos. Punto obligado en las reuniones del equipo.

No olvidar, cantidad es calidad.

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11.2 Identificar los Riesgos 11.2 Identificar los Riesgos

tems R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 Descripcin Ausencia de algunos miembros involucrados del sistema a desarrollar. Prdida de informacin relacionada al desarrollo del sistema. Ausencia de los usuarios en las reuniones. Falta de aprobacin de algn documento o hito. Participacin insuficiente de los usuarios Deficiencia en el anlisis y diseo Deficiencia en el levantamiento de informacin. Deficiencia en el modelo de negocio No contar con los equipos adecuados para la implementacin del sistema

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11.3 Ejecutar un Anlisis Cualitativo de Riesgos

Priorizar los riesgos para un mayor anlisis o accin evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia e impacto.

1.
1. 2. 3. 4.

Entradas
1. 2. 3. 4. 5.

2. Herramientas y Tcnicas
Evaluacin de probabilidad e impacto de los riesgos Matriz de probabilidad e impacto Evaluacin de la calidad de los datos de los riesgos Categorizacin de riesgos Evaluacin de la urgencia de los riesgos Juicio de expertos

3. Salidas
1. Actualizaciones al registro de riesgos

Registro de riesgos Plan de gestin de riesgos Declaracin del alcance del proyecto Activos de los procesos de la organizacin

11.3 Ejecutar un Anlisis Cualitativo de Riesgos

6.

Ing. Wagner Vicente Ramos

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11.3 Ejecutar un Anlisis Cualitativo de Riesgos

Se evala la prioridad en funcin de:

Probabilidad de ocurrencia. Impacto sobre los objetivos del proyecto. Plazo. Tolerancia al riesgo (costo, cronograma, alcance y calidad).
Nivel de impacto Bajo Medio Alto Muy Alto Tiempo de impacto Atrasos de 1 da Atrasos de 2 a 3 das Atrasos de 4 a 7 das Atrasos de 8 a ms das Probabilidades 0.20 0.50 0.70 0.90

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11.3 Ejecutar un Anlisis Cualitativo de Riesgos

Evaluacin de probabilidad e impacto de los riesgos.

2. Herramientas y Tcnicas

Evaluacin de Probabilidad: Investiga la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo especfico. Evaluacin de Impacto: Investiga el posible efecto (positivo o negativo) sobre un objetivo del proyecto. Para cada riesgo identificado se evala la probabilidad e impacto.

Matriz de probabilidad e impacto.

La evaluacin de la importancia de cada riesgo generalmente se realiza usando una tabla de bsqueda o una matriz de probabilidad e impacto.

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11.3 Ejecutar un Anlisis Cualitativo de Riesgos

2. Herramientas y Tcnicas

Matriz de Probabilidad e Impacto

Prob. 0.90
0.70 0.50

Amenazas 0.05
0.04 0.03

Oportunidades 0.72
0.56 0.40

0.09
0.07 0.05

0.18
0.14 0.10

0.36
0.28 0.20

0.72
0.56 0.40

0.36
0.28 0.20

0.18
0.14 0.10

0.09
0.07 0.05

0.05
0.04 0.03

0.30
0.10

0.02
0.01 0.05
Altos

0.03
0.01 0.10

0.06
0.02 0.20

0.12
0.04 0.40

0.24
0.08 0.80

0.24
0.08 0.80

0.12
0.04 0.40

0.06
0.02 0.20

0.03
0.01 0.10

0.02
0.01 0.05

Moderados Bajos

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11.3 Ejecutar un Anlisis Cualitativo de Riesgos

Descripcin Consecuencias
Prob. Impac Severidad

Estrategia de respuesta

Responsable del riesgo

Costo del Riesgo

Ausencia de algunos Demora en los miembros involucrados del sistema a desarrollar. Prdida de informacin relacionada al desarrollo del sistema. Ausencia de los usuarios en las reuniones. Falta de aprobacin de algn documento o hito. No contar con los equipos adecuados para la Ing. Wagner Vicente Ramos implementacin del

0.15 0.50

proceso de validacin y aprobacin Retraso en las actividades planificadas

Demora en los

0.057

0.15 0.70

0.105

0.20 0.70

proceso de validacin y aprobacin

Retraso en las

0.140

0.20 0.70

actividades planificadas
Demora en los

0.140

proceso de validacin y aprobacin

0.60

0.90

0.540

23

11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

1.
1. 2.

Entradas

2. Herramientas y Tcnicas
1. Estrategias para riesgos negativos o amenazas 2. Estrategias para riesgos positivos u oportunidades 3. Estrategias de respuesta para contingencias 4. Juicio de expertos

3. Salidas
1. Actualizaciones al registro de riesgos 2. Decisiones contractuales relacionadas a riesgos 3. Actualizaciones al plan de gestin del proyecto 4. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Registro de riesgos Plan de gestin de riesgos

11.5 Planificar la Respuesta a los Riegos

Ing. Wagner Vicente Ramos

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11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

Desarrolla opciones y determina acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas.
Incluye la identificacin y asignacin de una o ms personas (Propietario del Riesgo).

Se aborda los riesgos en funcin a su prioridad e introduce recursos y actividades en Presupuesto, Cronograma y Plan de Gestin del Proyecto.
Tres tipos de acciones sobre los riesgos:

Hacer algo para eliminar el riesgo antes que suceda. Hacer algo si el riesgo sucede (Plan de Contingencia). Hacer algo si el Plan de Contingencia no es efectivo (Plan de Reserva Fallback Plan).
25

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Entregables de la Gestin de Riesgos

Alto (Mitigar)

Probabilidad de Ocurrencia

Medio (Planes de Contingencia) Bajo (Solo realizar Seguimiento)

Se convierte en un entregable ms en la EDT

Severidad del Impacto

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11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

Estrategias para riesgos negativos o amenazas.

2. Herramientas y Tcnicas

Evitar.

Cambiar el Plan de Gestin del Proyecto (eliminar amenaza). Aislar los objetivos del proyecto del impacto. Relajar el objetivo que est en peligro (+cronograma o alcance).

Transferir.

Trasladar el impacto negativo de una amenaza a un tercero. Dar a otra parte la responsabilidad de su gestin, no lo elimina. Seguros, garantas de cumplimiento, certificados de garanta.

Mitigar.

Reducir la probabilidad y/o impacto del riesgo a un umbral aceptable. Reducir la probabilidad de ocurrencia (es ms efectivo Ing. Wagner Vicente Ramos que reparar el dao una vez ocurrido el riesgo). 27 Adoptar procesos menos complejos, realizar ms pruebas

11.5 Planificar la Respuesta los Riesgos 11.5 Planificar la Respuestaaa los Riesgos
Descripcin Consecuencias
Prob. Impac Severidad

Estrategia de respuesta

Responsable del riesgo

Costo del Riesgo

Ausencia de algunos Demora en los miembros involucrados del sistema a desarrollar.

proceso de validacin y aprobacin

0.15

0.50

Aviso previo de ausencia Jefe de Proyecto temporal. Nombrar al personal de reemplazo. 0.057 Transferencia de conocimientos, informacin, documentos y programas al personal sustituto. Respaldo diario y Jefe de semanal de la Proyecto informacin, documentos 0.105 y programas.

Por definir

Prdida de informacin relacionada al desarrollo del sistema.

Retraso en las actividades planificadas

0.15 0.70

Por definir

Ausencia de los usuarios en las reuniones.

Demora en los

proceso de validacin y aprobacin

0.20

0.70

Transferencia de Director IESTP conocimientos al SAM personal de reemplazo, mediante la capacitacin 0.140 y entrega de todos los documentos de trabajo, previa explicacin del negocio.

Por definir

Falta de aprobacin

Ing. Wagner Vicente Ramos de algn documento o

hito.

Retraso en las

actividades

0.20

Transferencia de Director IESTP conocimientos al SAM 0.70 0.140 personal de reemplazo, 28 mediante la capacitacin

Por definir

Definicin de la Gestin de las Adquisiciones

Compra o adquiere los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo del mismo, siendo la organizacin Compradora o Vendedora

Ing. Wagner Vicente Ramos

29

Definicin de la Gestin de las Adquisiciones

Incluye los procesos de gestin del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u rdenes de compra Este captulo supone que el comprador de artculos para el proyecto est dentro del equipo del proyecto y que el vendedor no pertenece al equipo del proyecto El vendedor manejar su trabajo como un proyecto y puede ser llamado:

Proveedor Abastecedor Subcontratista

Ing. Wagner Vicente Ramos

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12.1 Planificar las Adquisiciones

Documentar las decisiones de adquisicin, especificando el enfoque e identificando potenciales vendedores.

1. Entradas
1. Lnea base del alcance 2. Documentacin de requisitos 3. Acuerdos de sociedad 4. Registro de riesgos 5. Decisiones contractuales relacionadas a riesgos 6. Requerimientos de recursos de la actividad 7. Cronograma del proyecto 8. Estimaciones de costo de la actividad 9. Lnea base de costos 10. Factores ambientales de la empresa 11. Activos de los procesos de la organizacin

2. Herramientas y Tcnicas
1. Anlisis de fabricacin propia o compra 2. Juicio de expertos 3. Tipos de contrato

3. Salidas
1. Plan de gestin de las adquisiciones 2. Declaracin del trabajo del contrato 3. Decisiones de fabricacin propia o compra 4. Documentos de adquisiciones 5. Criterios de evaluacin 6. Cambios solicitados

12.1 Planificar las Adquisiciones

Ing. Wagner Vicente Ramos

31

12.1 Planificar las Adquisiciones

Identifica qu necesidades del proyecto pueden satisfacerse comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la organizacin del proyecto. Implica considerar si es conveniente adquirir o no, qu y cunto adquirir, y cmo y cundo hacerlo. Comprende la revisin de los riesgos involucrados en cada decisin de fabricacin propia o compra. Incluye la revisin del tipo de contrato que se planea usar con respecto a mitigar los riesgos y transferir riesgos al vendedor.

Ing. Wagner Vicente Ramos

32

12.1 Planificar las Adquisiciones

Plan de gestin de las adquisiciones.

3. Salidas

Describe cmo sern gestionados los procesos de adquisicin (documentacin de la adquisicin hasta el cierre del contrato). Incluye:

Tipo de contrato. Quin prepara estimaciones independientes y criterios de evaluacin. Acciones del equipo de GdP. Documentos de adquisicin estandarizados. Gestin de mltiples proveedores. Coordinacin de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto (cronograma e informe del rendimiento). Restricciones y suposiciones. Manejo de perodos de adelanto de compra o adquisicin. Manejo de decisiones de fabricacin propia o compra.

Ing. Wagner Vicente Ramos

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12.1 Planificar las Adquisiciones

Declaracin del trabajo del contrato.

3. Salidas

Describe el artculo con suficiente detalle para permitir a los potenciales vendedores determinar si podrn suministrarlo. Puede incluir:

Especificaciones. Cantidad deseada. Niveles de calidad. Datos de rendimiento. Perodo de rendimiento.

Lugar de trabajo.
Otros.

Redactado de manera clara, completa y concisa.

34

Ing. Wagner Vicente Ramos

12.1 Planificar las Adquisiciones

3. Salidas

Decisiones de fabricacin propia o compra.

Productos, servicios o resultados del proyecto sern adquiridos o desarrollados por el equipo del proyecto. Puede consistir simplemente en una lista que incluya una justificacin breve de la decisin.

Cambios solicitados.

Surgidos a partir del proceso Planificar las Compras y Adquisiciones

Ing. Wagner Vicente Ramos

35

12.1 Planificar las Adquisiciones

De la definicin del alcance: EDT Diccionario de la EDT

Juicio Experto

Decisiones de fabricacin directa o compra Se DEBE hacer SOW Se PUEDE hacer o comprar

Anlisis de fabricacin propia o compra

Se DEBE comprar
Ing. Wagner Vicente Ramos

3
36

12.1 Planificar las Adquisiciones

Ing. Wagner Vicente Ramos

37

12.1 Planificar las Adquisiciones

Proyecto Casa de Campo Entregable Cercado Tipo de Contrato Suma alzada por metro lineal de cerco Suma alzada con incentivo por cumplir el plazo Procedimiento de Contratacin Solicitar tres cotizaciones Solicitar cotizaciones adjuntando experiencia previa Desarrollar una estimacin independiente Solicitar tres propuestas Forma de Contacto E-mail, gua telefnica Invitacin a especialistas

Afirmado

Piscina

Suma alzada

Contacto a travs de fabricante de piscinas

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Muchas gracias

Ing. Wagner Vicente Ramos

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