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Seminario PM Office @ SFIC08

0. Introduccin y contenidos para Pymes Gestin de proyectos Soluciones y herramientas giles que funcionan
Gestin de proyectos en Pymes: soluciones giles que funcionan 2010 Cynertia Consulting. Barcelona - www.cynertiaconsulting.com

Contenidos

1.

La problemtica de las Pymes en la gestin de proyectos

Las pymes tienen un contexto especfico que requiere de soluciones sencillas y giles, tanto en lo referente a las personas, a los procesos y en las herramientas.

2.

Cmo aportar soluciones efectivas de manera gil?

Las soluciones deben mejorar el rendimiento de los proyectos y de la organizacin, con una visin global ms all de instalar herramientas y sin usar mtodos ni estndares aplicables a organizaciones grandes con ms recursos.

3.

Como Cynertia puede ayudarle

Podemos escuchar su caso, realizar unas recomendaciones de alto nivel sin compromiso y si lo cuentra adecuado, realizar un estudio ms detallado para poder ofrecerle una propuesta totalmente personalizada que detalle cmo podramos ayudarle.

Gestin de proyectos en Pymes: soluciones giles que funcionan

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1. La problemtica de las Pymes en la gestin de proyectos

Existe una problemtica ms o menos habitual en la manera que las Pymes suelen realizar la gestin de los proyectos. Algunos problemas estn centrados en la gestin: La coordinacin entre proyectos y la gestin financiera son costosos y difciles
Los recursos no pueden dedicarse en exclusiva a un nico proyecto. Con soluciones manuales puede ser complicado obtener los datos y generar los informes que permitan controlar el proyecto y realizar actividades como la facturacin. No existe una visin objetiva que permita balancear los recursos entre los proyectos que van bien y los que van mal, y se dificulta la anticipacin de nuevas oportunidades o la toma de decisiones comerciales en funcin de la rentabilidad de proyectos existentes o disponibilidad de recursos.

Procesos y herramientas poco uniformes y excesivamente manuales

En una proporcin relativamente alta, no existen unos procesos (sencillos o complejos) que se sigan de manera comn a nivel de actividades o entregables, por falta de definicin, formaci o control. Aunque no es necesario disponer de herramientas muy sofsticadas, las que esten en uso deben ser efectivas para evitar la dispersin de la informacin (p.e. Mltiples carpetas y hojas de clculo inconexas)

El control de los proyectos y la administracin se vuelven complicados

Con soluciones manuales puede ser complicado obtener los datos y generar los informes que permitan controlar el proyecto y realizar actividades como la facturacin. El informe puntual de las dedicaciones puede ser irregular e inexacto.
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1. La problemtica de las Pymes en la gestin de proyectos (2)

... Y otros en las personas: Competencias de los project managers
Muchos gestores de proyecto son autodidactas y no han recibido formacin completa en las tcnicas (estimacin de esfuerzo y plazos, realizacin de un plan de proyecto) o en los procesos habituales en la gestin de proyectos.

Los proyectos se vuelven poco predecibles y minan la moral de los equipos

Tener proyectos poco predecibles obliga a los equipos a hacer un excesivo esfuerzo de manera repetitiva, hecho que reduce la motivacin del personal y aumenta la tasa de rotacin. El hecho de atender excesivamente a problemas dificulta un trabajo estable que produzca entregables de calidad para el cliente y que sean reaprovechables para siguientes proyectos.

No existe una responsabilidad y liderazgo claros para mejorar el mtodo de trabajo

La falta de una oficina de proyectos, que tenga una interlocucin efectiva con la direccin y la responsabilidad de optimizar el mtodo de trabajo puede hacer muy difcil que se produzcan mejoras

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1. La problemtica de las Pymes en la gestin de proyectos (3)

El siguiente diagrama explica cmo una organizacin con una gestin poco madura de sus proyectos, tanto a nivel individual como organizativo, sufre de una problemtica habitual por la interconexin de los factores implicados.

La complejidad de los entornos multiproyecto

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2. Cmo aportar soluciones efectivas de manera gil?

Definir los roles de la organizacin, unos procesos y herramientas sencillos pero efectivas.
Los procesos pueden ser sencillos, pero todos deben conocerlos y cumplirlos. Instaurar plantillas, bien pensadas, para la documentacin entregable al cliente y la documentacin interna de gestin.

Dar formacin efectiva a los project managers y a los equipos de proyecto

Explicar claramente cuales son los procesos y las actividades de cada rol en ellos. Estar muy ligada a las actividades, herramientas y plantillas que usarn los roles. Justificar el porqu de las actividades, plantillas y herramientas mediante las mejores prcticas de gestin de proyectos (PMBOK, CMMI, Prince2, Mtrica 3, etc.) No suele funcionar la formacin genrica que no puede ponerse en prctica.

Dejarse guiar por un experto con conocimientos slidos pero que:

Entienda profundamente las necesidades y el contexto de la organizacin. Que sepa encontrar la combinacin ms efectiva de proceso y herramientas y adaptarlas totalmente al uso habitual en la organizacin. Que no aplique a rajatabla sus experiencias en otras organizaciones o lo que dicen los estndares de gestin de proyecto.

Estar preparado para el cambio gradual

No se puede pretender dedicar un esfuerzo muy importante en recursos internos y externos para una organizacin reducida. La mejora debe producir mejoras tangibles desde el primer momento.
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Gestin de proyectos en Pymes: soluciones giles que funcionan

Como Cynertia puede ayudarle

Ayudamos a gestionar los proyectos de manera ms efectiva
Nuestros servicios y herramientas para empresas que realizan proyectos incluyen: Formacin
Formacin en los estndares PMBOK y Prince2 Formacin a medida sobre los procesos estndares Revisin de los procesos y sistemas de informacin Identificacin de oportunidades de mejora Auditora, planificacin del programa de mejora Certificacin en CMMI (desarrollo de producto, adquisicin o gestin del servicio) Identificacin de oportunidades de mejora para Project Managers Desarrollo de las habilidades del profesional para hacer ms efectiva su funcin Identificacin, diseo y despliegue de la organizacin, procesos y herramientas Software que distribuimos (Metafuse e IBM) o mejoras en el existente en la organizacin.

Auditora

Proyectos de mejora de procesos y certificacin

Coaching a Project Managers

Despliegue de oficinas de proyectos

Implantaciones de software de soporte a la gestin de proyectos

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Estaremos encantados de informarle sin ningn compromiso.

Alex Ballarin Cynertia Consulting Valencia 63, CN Agora. Barcelona. www.cynertiaconsulting.com

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