Manual - Participacion en Ferias y Exposiciones

Participacin en ferias y exposiciones comerciales
PARTICIPACION EN FERIAS Y EXPOSICIONES COMERCIALES
FUENTE: CENTRO DE COMERCIO INTERNACIONAL
INDICE
Pg.
CAPITULO I
El negocio de exportacin y la empresa 3
CAPITULO II
Seleccin del evento adecuado 13
CAPITULO III
La preparacin de la empresa antes de la feria internacional 21
CAPITULO IV
La participacin en el evento 39
CAPITULO V
Evaluacin de la feria o exposicin y de la participacin de la empresa 44
CMO PARTICIPAR CON XITO EN FERIAS Y EXPOSICIONES INTERNACIONALES
CAPITULO I
EL NEGOCIO DE EXPORTACIN Y LA EMPRESA
1.1 LA MANERA DE INICIARSE CORRECTAMENTE EN LA EXPORTACION

Muchas empresas exitosas en su mercado domstico no tienen experiencia como exportadoras de modo que, cuando se interesan en los mercados extranjeros, siempre surgen estas preguntas: Cmo hacemos para iniciarnos en la exportacin con el pie derecho? Qu pasos habremos de dar y en qu orden para evitar problemas? Dnde se puede obtener informacin acerca del ABC de la exportacin? Se debe participar en un evento internacional para iniciarse correctamente? Como en cualquier otra actividad que se desconoce, el nmero de interrogantes puede cubrir un inmenso nmero de aspectos relacionados, directa o indirectamente con el tema en cuestin. A continuacin se comenta, en trminos generales y conforme a la metodologa comnmente aceptada, los pasos fundamentales que pueden darse para conseguir que su empresa participe activamente en los mercados de exportacin:
Primero seleccione adecuadamente el producto y el mercado

El punto de arranque en la exportacin es la seleccin de una lnea de los productos o servicios que usted fabrica o comercializa, o bien uno de estos, adems de la eleccin de un pas, regin o ciudad determinada. Dicho producto debe estar dirigido a la adecuada satisfaccin de necesidades de un grupo de consumidores, en el pas seleccionado, que renen caractersticas similares. Para lograr esto, es necesario haber previamente identificado, clasificado, cuantificado y estudiado varios segmentos del mercado en el pas de su eleccin, sea por parte de los servicios de su propia empresa o por un servicio especializado de consultora en mercadotecnia internacional.
Cercirese de contar con ventajas competitivas en el mercado

Para tener xito en los mercados internacionales, es necesario contar con un producto (o servicio) que tenga alguna ventaja competitiva con respecto a la competencia, sea domstica o internacional, en el pas de destino. La precisin de esta ventaja competitiva implica el anlisis de los productos de la competencia adonde se pretende exportar. Para efectuar un anlisis crtico de sus ventajas competitivas recuerde contar con: Calidad, de acuerdo a las expectativas y exigencias de los consumidores Normas y especificaciones, conforme a las exigencias legales del mercado. Marca o nombre, cuidadosamente seleccionado para no incurrir en involuntarios dobles sentidos o desagradables significados. Caractersticas singulares que distingan favorablemente su producto y no sean fcilmente reproducibles por los competidores.
Tecnologa e ingeniera de su producto al servicio de los usos y costumbres del mercado al que se dirige. Empaque y etiquetado adecuados a los hbitos de compra y de consumo de los usuarios. Instrucciones y manuales de uso para facilitar el uso optimo de su producto por parte de los consumidores. Garantas. Servicio de postventa. Entrega en bodega del cliente.
Est en posibilidad de transmitir su mensaje de manera convincente

No basta con tener ventajas competitivas para garantizar una superioridad en los mercados extranjeros, es indispensable adems, poder comunicarlas con eficiencia tanto a los consumidores finales, como a los clientes (intermediarios en las cadenas de distribucin), en el pas que se haya seleccionado, con el propsito de convencerlos de la conveniencia de adquirir su producto. En este punto es muy importante contar con literatura, material promocional de calidad, con un cuerpo de vendedores profesionales y capacitados, as como con mensajes publicitarios convincentes.
Conozca el macroambiente en donde va a competir

El conocimiento objetivo y actualizado del macroentorno econmico-demogrfico, poltico-legal, social-cultural y tecnolgico-natural, en el pas seleccionado, ampla grandemente sus posibilidades de xito. El exportar presupone adecuar su manera de hacer negocios, y sobre todo, del producto o servicio que ofrece a las condiciones del macroambiente que varan de pas a pas. Este anlisis le permitir identificar oportunidades y amenazas en el mercado que haya seleccionado.
Estudie la cadena de distribucin para su producto

Identifique los canales de distribucin que existen en el pas de inters e infrmese acerca de la manera comn y corriente de vender el tipo de productos que oferta. Es probable que tanto cuantitativa como cualitativamente existan grandes diferencias entre los canales de su pas y los del extranjero.
Identifique a su competidor y mida sus fuerzas

Es necesario conocer quines son los competidores contra los que se va a enfrentar en el mercado de su inters. Para ello tiene que hacer un anlisis primero, por pas (sea el propio pas anfitrin o los proveedores de ste), luego por empresa y, finalmente, por marca. Esto le permitir identificar quines son los lderes en ese mercado; asimismo, le permitir agrupar a los competidores en diferentes bloques con caractersticas comunes y encontrar nichos de mercado vacantes o mal atendidos, en donde pueda tal vez posicionarse.
Realice una evaluacin de las fortalezas y debilidades de su empresa

Desafortunadamente no basta con tener un buen producto con ventajas competitivas, conocer el mercado al que va a exportarlo e identificar oportunidades para sus ventas en el pas seleccionado, es necesario tambin contar con los recursos adecuados que le permitan realizar sus planes de exportacin. Estos recursos son: humanos y financieros. En el primer caso se trata de conocer si se cuenta con el personal capaz y debidamente entrenado en los puestos adecuados, para garantizar as el xito de sus operaciones internacionales, y tambin, de saber si alguna actividad crtica para el buen desarrollo del negocio de exportacin se encuentra actualmente desatendida en su organizacin. En el segundo caso, se trata de evaluar cul ser el monto de las inversiones y gastos necesarios para llevar a cabo el proyecto de exportacin, de dnde se obtendrn esos recursos y cul ser su costo.
En resumen, para orientar mejor sus esfuerzos para exportar su producto, usted tiene que:
Dimensionar el potencial que puedan tener sus productos en los mercados internacionales. Decidir cul producto desea exportar y estudiar con objetividad las ventajas competitivas que ofrece. Reconocer la importancia que tiene la elaboracin previa de Planes de Negocios y/o de Mercadotecnia. Escoger un mercado-objetivo en un pas determinado, despus de haber evaluado varios posibles mercados. Estudiar el mercado cuantitativa y cualitativamente, y seleccionar cules segmentos del mismo desea satisfacer con su producto. Identificar la oferta de la competencia y definir sus ventajas y desventajas con respecto a su producto. Elaborar y poner en ejecucin su Plan de Negocios de Exportacin o su Plan de Mercadotecnia para definir su estrategia de penetracin en el mercado. Tomar en consideracin los aspectos financieros de sus planes y cerciorarse de la rentabilidad del negocio. Realizar un anlisis objetivo de las fortalezas y debilidades de su organizacin, con especial nfasis en los recursos humanos que pueden hacer posible sus negocios a nivel internacional.
Organizarse adecuadamente y asignar los recursos presupuestados para llevar sus planes a cabo. Poner en marcha sus planes, realizando las necesarias adecuaciones a su producto y promovindolo convenientemente para que est en posibilidad de realizar sus primeras ventas.
1.2 EL DIAGNSTICO DEL PRODUCTO EN EL MERCADO DE INTERS

En este punto, se hace nfasis en lo conveniente que es realizar un diagnstico del producto a exportar dentro del mercado de inters a fin de definir sus ventajas competitivas, tales como: calidad, diseo / moda, marca, caractersticas, empaque, etc., as como su precio, y por ende, poder conocer las posibilidades de su exportacin. Comnmente, se piensa que por el hecho de que un cierto producto se vende bien dentro del mercado domstico, se est en posibilidad de exportarlo a otros pases. Sin embargo, en la mayora de los casos, al entrar en contacto con los mercados del exterior, el exportador se percata de que existen condiciones diferentes en lo cultural, lo econmico, lo social, lo poltico, etc., que lo obligan a efectuar modificaciones a su producto para adaptarlo a los gustos, hbitos de compra de los consumidores; amn de los requisitos formales que le imponen las leyes y reglamentos del pas en cuestin. Al adaptar su producto al mercado extranjero, el exportador tiene mayores posibilidades de penetrar en l y posteriormente de incrementar sus ventas. Por lo anterior, se sugiere antes de participar en una exposicin internacional, realizar una investigacin de mercado, que arroje al menos, la siguiente informacin:
Forma de introducir el producto al pas de inters

Debe estar enfocado a conocer todos los requisitos legales, que las autoridades, establezcan tanto para la importacin como para la comercializacin del producto. Por ejemplo: arancel de importacin, permisos, cuotas, cuestiones sanitarias, impuestos, etc.
Dimensin del mercado e identificacin de los principales pases de origen de las importaciones
Aqu conviene conocer el tamao del mercado, por medio de un anlisis sobre la produccin domestica y el volumen de las importaciones que se estn realizando, identificando al mismo tiempo a los pases proveedores del pas de inters
Tendencias del mercado

El objetivo de este rubro es conocer con especial atencin las cuestiones de diseo, moda, hbitos de compra y consumo. Es conveniente, incluir observaciones acerca de la manera en que se comercializan en esa plaza productos similares a los que se pretende exportar.
Precios y canales de distribucin

El propsito de este punto es tener una clara visin de los eslabones que conforman las diferentes cadenas de distribucin en el mercado analizado, a fin de entender objetivamente cmo se piramidan los precios en las sucesivas intermediaciones, cules son los mrgenes habituales en el sector, y consecuentemente, cules son los precios al consumidor final. Todo ello con el fin de conocer si nuestro articulo puede competir, en precio con ese mercado.
Contactos preliminares con importadores y distribuidores de productos similares

Es muy conveniente que este tipo de acercamientos se realicen por algn medio de comunicacin eficaz, o preferentemente, por medio de reuniones personales con importadores o distribuidores de productos similares a los que se pretende exportar, donde se les pueda dar a conocer la oferta y determinar su inters preliminar, sus objeciones y comentarios; evidentemente estos contactos constituyen una cartera de clientes potenciales. Como resultado de estas iniciativas de conocimiento objetivo del mercado, se puede tener un diagnostico de lo viable y conveniente que resulta o no la iniciativa de exportar a ese mercado.
1.3 LAS VENTAJAS DE PARTICIPAR EN UNA EXPOSICION INTERNACIONAL

Los negocios internacionales se dan cuando participan empresas y/o gobiernos de dos o ms pases y pueden ser en una o en ambas direcciones. A continuacin se clasifican y comentan algunos de los diferentes escenarios a los que normalmente puede enfrentarse una empresa en su trayecto exportador: Exportacin Indirecta. Consiste en que una empresa se interesa en su producto y lo compra de acuerdo a su propia conveniencia, sea en su planta en el puerto, aeropuerto o frontera de salida; excepcionalmente le pedir que le entregue el producto en el pas de destino. En este caso, usted est desligado del mercado final y no es sino a travs de la investigacin profesional del mercado o en ocasin de un viaje de negocios y/o en la participacin en ferias y exposiciones internacionales que se puede informar mejor de las condiciones prevalecientes en el mercado donde se est vendiendo su producto. Exportacin Directa. Implica que usted tome el control directo de sus exportaciones, encargndose de definir a travs de qu canales le conviene vender y fijar el precio en que necesita llegar su artculo al consumidor final, as como los mrgenes de los intermediarios. Asimismo, usted decide la forma de cotizacin y la logstica de embarque y por supuesto, todos los atributos y caractersticas del producto. Adems, la publicidad y la promocin (incluyendo la participacin en ferias y exposiciones) tambin son definidas y decididas por su empresa. Obviamente, este esquema implica mayor esfuerzo y ms recursos, pero los mrgenes y el control por su parte se vern tambin incrementados. Licencias y Franquicias. Su empresa est ya en posibilidad de ofrecer a empresarios extranjeros no slo su producto, sino la tecnologa y su know-how*, y en contraprestacin, recibir las regalas correspondientes. Inversiones Directas. Estas se refieren a cuando usted se interesa en realizar inversiones en el extranjero para contar con su propio almacn o instalacin fabril para efectuar diversas
operaciones (ensamble parcial y/o terminado de su producto, reempaque/reetiquetado, etc.). en este campo, se ubican tambin varias figuras de cooperacin y de aventuras conjuntas de negocios (joint or mixed ventures), en donde usted se asocia con una empresa o un gobierno extranjero, para explotar conjuntamente una posibilidad de negocio en beneficio de ambos. Alianzas Estratgicas. Se trata de acuerdos entre empresas que son de importancia estratgica para la viabilidad competitiva de una o de ambas. Estas alianzas pueden implicar una variedad de formas operacionales, tales como: joint ventures, licencias, contratos de administracin, participaciones minoritarias recprocas o contratos a largo plazo. Empresa Global o Multidomstica. En esta ltima modalidad su organizacin se transforma, es decir que tendr operaciones en varias partes del mundo. A veces, a este tipo de empresas se les denomina tambin multinacionales o transnacionales. Independientemente de la etapa en que se encuentre su empresa, el asistir a una feria o exposicin internacional es siempre una forma adecuada de conocer mejor su mercado, sus clientes (reales o potenciales), las fortalezas y debilidades de su empresa y las de su competencia; las ventajas competitivas de su producto frente a los dems, la estrategia de promocin de sus competidores, y en general, un sin fin de informaciones que enriquecern su conocimiento del mbito internacional, donde tiene que enfrentarse en la lucha por penetrar los mercados y satisfacer a los consumidores. Las ferias y exposiciones internacionales, tienen ventajas nicas sobre otras formas de promocin; el conocimiento de dichas ventajas le ayudar a obtener el mximo rendimiento de su participacin. A continuacin se hacen algunos comentarios en torno al por qu estos eventos revisten un carcter singular y son una extraordinaria herramienta promocional de ventas.
Campo neutral
En una buena feria y/o exposicin, el expositor normalmente dispone de una oficina de ventas y de un rea de exhibicin aledaa, que constituyen una especie de campo neutral donde tanto el expositor como el cliente se encuentran fuera de su ambiente normal de trabajo. Durante la exposicin, no es su empresa quien solicita la atencin de los clientes llamando a sus puertas, sino que son los clientes quienes visitan su local de exhibicin si as lo desean y en el momento que quieren hacerlo. El cliente es por ello objeto de menos presiones y usted (el vendedor) tiene la oportunidad de ser anfitrin del comprador, quien se encuentra alejado de sus obligaciones rutinarias. Durante el tiempo de la exposicin, se invierte la relacin normal vendedor-comprador, pues es ste quien va en busca de la informacin y desea escuchar al expositor. Quiz sea la primera ocasin en que el expositor pueda acaparar la atencin personal del cliente, y por ello, es importante que est preparado para aprovecharla integralmente. Aunque el visitante no est en condiciones de cerrar un trato inmediatamente, usted tendr la oportunidad de demostrarle las ventajas competitivas de sus productos, y seguramente, aqul transmitir dicha informacin a los responsables de tomar las decisiones acerca de la compra.
Participacin en ferias y exposiciones comerciales 10
Muchos compradores interesados y valiosos prospectos de clientes

Si la exposicin es de calidad internacional, ser seguramente visitada por numerosos hombres de negocios, legtima y genuinamente interesados en conocer su empresa y sus productos. Durante la exhibicin, usted estar en posibilidad de entrar en contacto con muchos ms clientes por da, de los que normalmente pueden ser visitados por un vendedor en una jornada regular de trabajo. Si adems, usted consigue entrevistarse con aquellos visitantes de su local de exhibicin que estn particularmente interesados en hacer negocios con sus productos, el costo de cada entrevista ser ciertamente inferior a lo que normalmente le costara en condiciones habituales de trabajo. Por estas razones, su participacin en ferias y/o exposiciones internacionales es un magnfico trampoln para lanzarse a un nuevo mercado, y tal vez, hasta un nuevo pas. En pocos das, usted y el personal que atendi el local de exhibicin se habrn puesto en contacto con numerosos visitantes y algunos de ellos podrn ser futuros clientes de su empresa.
Relaciones directas
A pesar de que existen numerosas herramientas promocionales eficaces a nivel internacional como la publicidad (escrita, por radio, televisin o carteleras), las relaciones pblicas, la promocin de ventas, etc., pocas permiten el contacto directo y personal, indispensable para hacer una venta. Durante la feria y/o exposicin, usted y su personal tienen la oportunidad de dirigirse a los cinco sentidos del comprador: puede mostrar y demostrar su producto, mientras seala sus ventajas competitivas y el visitante puede verlo y examinarlo, gustarlo y olerlo (de primordial importancia tratndose de alimentos, por ejemplo), orlo, tocarlo y hacer preguntas al respecto.
Estado de nimo del visitante

Los visitantes a una feria internacional asisten por varias razones; usted debe conocerlas y aprovecharlas con el fin de aumentar sus ventas. Su presencia fsica en el local de exhibicin de su empresa, sobre todo cuando se trata de ferias especializadas de prestigio, evidencia su inters por ver su producto y conocerlo. Pero, adems, su visita a la exposicin puede tener otros propsitos; entre stos, destacan: Ver a otras personas del ramo y obtener informacin actual sobre el estado general de los negocios de su especialidad; Buscar y examinar productos nuevos en el mercado, tal vez los suyos; Discutir ciertos detalles con personal tcnico y no slo con vendedores; de aqu la importancia de contar con el personal especializado necesario en su local de exhibicin; Comparar productos; Examinar fsicamente productos de los que slo ha tenido noticia por medio de publicidad o a travs de otras fuentes de informacin; Seleccionar, definir necesidades de adaptacin a su mercado y comprar un producto...... ojal sea el suyo!
Apoyo adecuado que ampla sus posibilidades de xito

Las oportunidades excepcionales de venta que ofrecen las exposiciones slo se materializan si el personal que atiende el local de exhibicin sabe aprovecharlas. Para ello, se requiere que el contacto personal entre vendedor y comprador, teniendo el producto a la vista, no se desperdicie por falta de capacidad de respuesta sobre: cuestiones tcnicas, o en relacin a las ventajas de su oferta frente a la de la competencia, o por simple incapacidad de comunicarse en idiomas extranjeros, o en torno a las condiciones de operacin comercial en s (precios, descuentos, distribucin comercial, etc.). Cuando un visitante se interesa por su oferta, no hay nada ms decepcionante, y que refleja una falta de profesionalismo, que un local de exhibicin desatendido o mal atendido. Lo nico que se conseguir ser desprestigio para sus productos su empresa y hasta para su pas.
1.4 DEFINICIONES DE LAS EXPECTATIVAS, AL PARTICIPAR EN UNA FERIA Y/O EXPOSICIN INTERNACIONAL
Las ferias y exhibiciones internacionales como herramientas de ventas y mercadotecnia ofrecen oportunidades sin paralelo para hacer contacto personal con un gran nmero de clientes potenciales en un breve espacio de tiempo. Es precisamente a causa de este contacto directo y personal, que las exposiciones constituyen un elemento de singular vala dentro de la estrategia promocional de una empresa. Sin embargo, la exitosa participacin en feria y/o exposiciones internacionales requieren de preparativos minuciosos y realizados con alto grado de profesionalismo, lo que demanda cerca de un ao de trabajos preparatorios, y a veces ms, a fin de evitar los costosos errores derivados de la falta de planeacin adecuada. Es indudable que el objetivo fundamental de participar en una feria y/o exhibicin internacional es el aumentar las ventas de su producto, logrando una mayor penetracin en el mercado, o el iniciar a una corriente de exportacin hacia un mercado nuevo. Pero los caminos para alcanzar estos objetivos pueden ser varios, por lo que es conveniente definir con precisin qu se espera lograr al participar en la exposicin; es decir, las metas especficas pueden revestir mltiples caras. As, cuando se sabe que se quiere lograr y porque, es ms sencillo planear y llevar a cabo la participacin en un evento internacional y evaluar los resultados que se obtengan. Por qu desea usted participar en una feria y/o exposicin?, Qu espera conseguir con su presencia en ella? Aumentar las ventas de inmediato. Buscar nuevos clientes. Introducir un nuevo producto o servicio. Localizar nuevos representantes o distribuidores.
Propiciar una alianza estratgica o una empresa conjunta. Conceder u obtener una licencia. Estudiar la competencia y/o el mercado. Probar el mercado. Simplemente exponer el producto para reforzar su imagen en el mercado. Tenga usted en cuenta que la participacin en un evento internacional presupone una inversin en tiempo y dinero, y que la relacin costo / beneficio es un buen parmetro para la asignacin de los recursos que, por naturaleza, son siempre escasos. Por ello, si usted tiene claridad respecto de lo que espera lograr durante el evento y de la inversin necesaria para conseguirlo, se simplifican tanto los procesos de toma de decisiones como la necesaria evaluacin posterior. En este ltimo sentido, favor de ver apartado 5.1 de este documento.
CAPITULO II
SELECCIN DEL EVENTO ADECUADO
EL CONCEPTO DE FERIA
Los antecedentes histricos de las ferias, los encontramos en la Edad Media en donde se reuna a los comerciantes con el fin de celebrar fiestas religiosas, aprovechando la presencia de los peregrinos. El precedente ms conocido en el sentido moderno, es la feria mundial, que se celebr en Londres en 1851.
2.1 CLASIFICACIN DE LOS DIFERENTES TIPOS DE FERIAS

En lneas anteriores, se comentaron los beneficios de la actividad exportadora, as como la conveniencia de aprovechar los eventos internacionales como una herramienta til, para la promocin de los artculos a exportar. Sin embargo debe quedar muy claro, que exhibir en una feria o exposicin internacional es aconsejable, nicamente para aquellas empresas que tengan resuelto los problemas de produccin, diseo del producto, control de calidad, embalaje y precio. Para aquellas que se encuentren en este supuesto, es importante como ya se comento, realizar previamente un diagnostico del producto en el mercado en el que se llevara a cabo la exhibicin, y tener listo su plan de negocios, para con ello iniciar objetivamente la seleccin y preparacin para la participacin en la feria o exposicin internacional conveniente. Haremos una distincin entre participar como visitante o como expositor. En el primer caso se tiene como beneficio acercarse a empresas que vendan o pretendan hacerlo, productos similares en nuestro mercado-meta y conocer las tendencias del mismo, su tecnologa, diseos y estilos prevalecientes, etc., as como tener un primer contacto con clientes potenciales. En el segundo caso, el expositor al participar en el evento, puede tener mayores posibilidades de venta; sin embargo, antes de tomar la decisin sobre si es conveniente concurrir, es preciso llevar a cabo un anlisis claro y objetivo, que le permita decidir correctamente, ya que esta implica altos costos. Desafortunadamente, en muchos casos el exportador no logra los resultados esperados al participar en una exhibicin o feria internacional, debido tanto a una errnea eleccin del evento, como a una inadecuada planeacin. En la actualidad y debido principalmente a la apertura de los mercados a nivel mundial, las ferias y exposiciones, han tomado caractersticas particulares, por lo que aun existiendo una clasificacin general de estas, es importante entender que dentro de stas hay una gran variedad de modelos intermedios, derivados de la adecuacin de las ferias a las necesidades de los expositores y visitantes. Pero en trminos generales, caen en alguno de los siguientes rangos:
FERIAS DE CARCTER GENERAL

En stas, todo tipo de productos, tanto de consumo, como industriales, son exhibidos. Estn abiertas al pblico en general, pero existe mucha afluencia de hombres de negocios de procedencia nacional, regional e internacional. El problema con este tipo de ferias, es la dificultad de atraer al pblico de nuestro inters, ya que aunque las visitan un gran nmero de personas, existen muy pocas interesadas especficamente en un producto.
FERIAS ESPECIALIZADAS
Atendidas principalmente por empresas que desean realizar negocios, en un sector especifico, aunque se acepta el ingreso al pblico en general durante cierto horario. Se encuentran especializadas en un tipo de mercado, comercio o industria, tanto sus expositores como los visitantes proceden de diversos lugares. Comnmente son de gran utilidad, si se participa en el evento apropiado, ya que ofrece la oportunidad de entrar en contacto con diversas empresas del ramo. Se recomienda participar en estos eventos, si se est en la etapa de exportar un mercado especifico.
FERIAS DIRIGIDAS A LOS CONSUMIDORES

Estn dirigidas a todo tipo de pblico y son recomendadas para productos y empresas ya conocidos en el mercado, que ya venden y distribuyen en una zona o pas determinado y pueden emplear este tipo de ferias como parte de su campaa de promocin o de relaciones pblicas. Es importante evitar participar en estas ferias, si no se cuenta con la posibilidad de vender el producto en el pas o lugar en donde se celebra el evento. Es necesario contar con los mecanismos de distribucin. Estas ferias son comnmente ms caras, de mayor duracin que otras, y aunque atraen una mayor cantidad de personas, el efecto individual para cada empresa es menor, que en una feria especializada. Es conveniente mencionar que las ferias tambin son clasificadas de acuerdo a sus caractersticas geogrficas, en: Nacionales, Regionales e Internacionales, tal como se comenta en otro captulo de este documento. Actualmente existen otros instrumentos de promocin, que compiten con las ferias, como son: los centros permanentes de negocios Trade Marts* o exposiciones dentro de algunos hoteles.
2.2 CRITERIOS PARA SELECCIONAR UNA FERIA

Uno de los errores comunes, que se cometen al participar en una feria o exposicin, es no tomarse el tiempo suficiente, para investigar adecuadamente sobre el evento al que se pretende concurrir.
Es cierto que las ferias y exposiciones, ofrecen la oportunidad de tener un acercamiento con un gran nmero de empresas; sin embargo, lo primordial es conocer si se est realizando ese acercamiento con las empresas adecuadas. Ya hemos comentado acerca de la clasificacin general de las ferias, ahora sugerimos llevar a cabo los siguientes pasos para evaluar su seleccin: Primero simplemente hay que obtener informacin sobre que exposiciones o ferias existen, y en qu lugar se llevan a cabo. Adelante mencionaremos sobre las principales fuentes, a las cuales se puede recurrir en este sentido, por ahora nos enfocaremos a tomar en cuenta para la evaluacin y seleccin del evento, algunos elementos de juicio, que permitan obtener un panorama claro en este sentido, as como presentar un ejercicio estadstico, a fin de resaltar la importancia de este punto, ya que para evaluar una feria, no es importante considerar nicamente el nmero de personas que la visitan, sino las que pueden ser consideradas como visitantes potenciales para nuestros productos.
PRIMERA OPCIN. ELEMENTOS DE JUICIO

Ante todo, se debe plantear la pregunta de el por qu se desea exponer y definir cules son sus expectativas y de ah considerar los siguientes aspectos:
rea geogrfica donde se desarrolla el evento

Es preciso comprender que la distribucin geogrfica del evento, tiene como resultado que exista un diferente pblico para cada uno de ellos. Por ello, primero debemos determinar, si el lugar donde se llevar a cabo ese evento, concuerda con nuestros objetivos establecidos en el programa de exportacin y recordar que lo ms importante es el mercado y no la feria o exposicin, ya que en algunos casos, ciertos pases pequeos realizan ferias importantes, que pueden ser de mayor utilidad para nuestra estrategia de exportacin, que un magno evento. As mismo hay que tener presente que los eventos se clasifican de la siguiente manera: Nacionales. Cuando el 60% de los visitantes provienen de ms all de un radio de 300 Km. del lugar donde se celebra. Regionales. Considerados as, si el 40% de los visitantes proceden de un radio dentro de los 300 Km. del lugar del evento. Internacionales. Si al menos 10% de los visitantes vienen de pases diferentes al que organiza la exhibicin. Es importante recordar que el tipo de pblico de un evento en Los ngeles, es muy diferente al de Nueva York, aunque ambos se localicen en el mismo pas.
Canales de distribucin que se contactarn en el evento
En la mayora de los casos, los participantes no ponen atencin en este sentido, y en el momento en que se encuentran exhibiendo se percatan de que la mayora de los visitantes que se acercan a solicitar informacin, pertenecen a canales de distribucin diferentes a los que se pretenden contactar. A continuacin, daremos un ejemplo, para resaltar la importancia que tiene este aspecto: Un fabricante salvadoreo de galletas, decide participar por primera vez en una feria internacional en Nueva York, y en el momento en que se encuentra exhibiendo su producto se da cuenta de que existe gran inters por l. Frecuentemente, se detienen los compradores potenciales, a solicitar informacin al respecto, los cuales en su mayora son minoristas encargados de compras de supermercados. Resulta que la empresa salvadorea, ofrece las galletas, bajo condiciones de venta como son precio y entrega del producto, en su planta de la Ciudad de El Salvador, mientras que los compradores potenciales, requieren conocer el precio del producto en su bodega en la Ciudad de Nueva York, y que se les entregue en ese mismo lugar, ya que ellos no tienen inters, ni el conocimiento de llevar a cabo trmites de importacin. En ese momento, el participante salvadoreo, se encuentra en un problema, ya que desconoce cul sera el precio de las galletas puestas en esa ciudad, as como la manera en que pudiera realizar la entrega directamente. Despus de que esa situacin se le presenta frecuentemente, el fabricante se percata, que en ese evento, la mayora de los visitantes estn interesados en realizar compras nicamente dentro del territorio de los Estados Unidos, y que casi no se presentaron a ese lugar, importadores y distribuidores de galletas, como l hubiera esperado. Ante esta situacin se siente defraudado, ya que todo el gasto en tiempo y dinero que realiz, se vino abajo, por no investigar en su momento el tipo de clientes que visitaran ese evento. Por ello, es muy recomendable conocer y evaluar si los canales de distribucin, que se contactarn en el evento, corresponden a los que se han establecido en la estrategia de exportacin, con el fin de que la participacin, arroje resultados positivos.
Tipo de evento en que se participa

Los eventos se clasifican en generales (horizontales) y especializados (verticales). Por ello es importante tener presente, que eventos denominados horizontales ofrecern un porcentaje menor de visitantes interesados en un producto especfico, debido a que el pblico asistente, tendr la posibilidad de ver una mayor variedad de artculos que en eventos verticales. Se recomiendan los eventos de tipo horizontal, para probar nuevos mercados y los verticales para contactar un grupo de compradores potenciales selectos. Es conveniente, contar con la siguiente informacin, para tener una idea clara del tipo de evento al que pretendemos concurrir. Propsito de la feria.
Periodicidad y reputacin del evento. Informacin detallada de la ltima feria. Ubicacin y distribucin del espacio por parte de los organizadores. Costo del espacio y servicios incluidos. Requisitos de participacin. Paquetes de promocin de hospedaje, transporte, etc., relacionados con la feria.
Informacin de los eventos a travs de amigos o par ticipantes

El obtener informacin a travs de las experiencias de personas que han participado previamente en un evento, es una de las mejores formas de evaluarlo, ya que conseguir informacin que las estadsticas no proporcionan. Se recomienda que con un ao de anticipacin, se visite el evento de inters, a fin de conocer el tipo de pblico que asiste su trfico, y adems se tenga la oportunidad de platicar con algunas de las compaas que se encuentran exhibiendo, a fin de recibir informacin sobre la calidad del evento. Esta experiencia permitir definir claramente, si el evento al que se pretende asistir, cumple con nuestras expectativas.
SEGUNDA OPCIN. EL MTODO ESTADSTICO

Segn algunos especialistas, como Christine Christman, existen cuatro elementos bsicos, que se deben tener presente a fin de llegar a un resultado estadstico que permita conocer el nmero de visitantes potenciales, que pueden interesarse por nuestros productos. La informacin sobre esos puntos, puede obtenerse, a travs de los organizadores de los eventos. Estos elementos son:
TOTAL DE VISITANTES: Es el nmero de personas que se registraron en el ltimo

evento.
VISITANTES REALES: El total de visitantes, menos el personal que pertenece a las

empresas participantes, representantes de prensa, esposas, estudiantes.
INTERS POR EL PRODUCTO: Es el promedio de visitantes que manifiesta un

inters especfico por los productos exhibidos y existen tres formas de conseguir este dato: a) Por medio de los organizadores del evento, quienes lo determinan al dividir el registro de visitantes de acuerdo a la informacin proporcionada por stos, al momento de requisitar la solicitud para obtener el pase de entrada al evento.
En esa informacin se especfica la funcin del visitante en su empresa, el giro de la compaa y su inters particular por los productos exhibidos.
Al procesar esta informacin, los organizadores pueden llegar a ciertas conclusiones, tanto acerca del pblico que concurri al evento, como por el inters especfico que mostraron por cierto producto. b) En caso de que el organizador del evento no cuento con esa informacin se sugiere tomar como base el 16% que la compaa Exhibits Surveys Inc. Ha determinado como promedio para las diferentes industrias. Esta compaa, es una de las principales empresas encuestadoras de Estados Unidos, especializada en ferias y exposiciones. Lgicamente, este porcentaje puede variar por diversas razones sin embargo, se presenta como un parmetro definido por esta firma encuestadora y el cual ha sido muy til para un gran nmero de empresas al momento de evaluar la seleccin de un evento. c) Si se requiere llegar a un dato especfico, se puede contratar los servicios profesionales de alguna empresa encuestadora. El costo de esto vara entre dos mil a siete mil dlares, dependiendo de la investigacin.
FACTOR DE INTERS DEL PBLICO OAUDIENCE INTEREST FACTOR (AIF).

Se refiere al porcentaje de visitantes que se detuvieron a solicitar informacin sobre el producto, al momento de visitar el evento. Se llega a determinar al encuestar dos de cada diez empresas participantes. Existen dos formas para obtener este dato: a) Como en el caso anterior, es conveniente consultar con los organizadores, para saber si cuentan con esta informacin. b) En caso negativo, se puede calcular este dato utilizando los porcentajes establecidos, al dividir los tipos de eventos en horizontales y verticales, conjuntamente con sus vendedores y compradores. El evento horizontal, incluye varios tipos de industria o funciones, mientras que el vertical, representa una sola industria o funcin. A continuacin, se sealan los diferentes grupos y sus porcentajes.
VENDEDOR VERTICAL/ COMPRADOR VERTICAL

Se refiere a que en ambos casos, tanto las compaas que exhiben, al igual que los visitantes, se agrupan dentro de una sola industria especializada. Como por ejemplo, se puede citar una feria de equipo mdico para salas de operacin. El AIF establecido es de 57%.
VENDEDOR VERTICAL/ COMPRADOR HORIZONTAL

En este grupo, las compaas que exhiben, tratan de vender un producto especfico, sin embargo sus posibles compradores, proceden de diferentes industrias y diversas funciones, como pueden ser: minoristas, fabricantes, distribuidores, etc. El AIF para el grupo es de 48%.
VENDEDOR HORIZONTAL/ COMPRADOR VERTICAL

Los vendedores provienen de diferentes industrias por ejemplo alimentos, pero su objetivo es vender a un solo sector, como pueden ser los supermercados. Su AIF es de 39%.
VENDEDOR HORIZONTAL/ COMPRADOR HORIZONTAL

Las compaas que participan en el evento como exhibidores, provienen de diferentes industrias, al igual que los compradores. Como ejemplo se puede mencionar un evento enfocado a plantas de ingeniera o mantenimiento. El AIF es de 35%. Con todos los datos anteriores, podemos establecer una frmula que permite llegar a un resultado estadstico para pronosticar nuestros visitantes potenciales. A continuacin, se presenta el siguiente ejercicio:
Total de visitantes = 20,000 Inters por el producto = 16% Visitantes reales = 12,000 Factor de Inters del pblico (AIF) Vend.Vert/ comp.. horiz.. = 48% Primer paso: Visitantes reales X AIF Alto inters de visitantes Segundo paso: Alto inters de visitantes Clientela potencial 5,760 x.16% 921 12,000 x .48% 5,760
As llegamos a la conclusin, que de un registro de visitantes a un evento de 20,000 personas, sobre 900 de ellas tendran inters real por productos similares al que pretendemos exhibir.
3.3 LA MANERA DE CONOCER LAS DIFERENTES FERIAS Y EXPOSICIONES INTERNACIONALES A NIVEL MUNDIAL
En casi todos los pases desarrollados y en muchos en desarrollo existe un creciente inters por organizar y llevar a cabo exposiciones y ferias que atraigan a empresarios tanto nacionales como extranjeros, para hacer negocios. De esta forma, la proliferacin de eventos internacionales es inmensa. Casi se puede afirmar que 4 para cada tipo de producto o sector productivo existe una feria o exposicin, cuando no especializada al menos plurisectorial, en los principales pases del mundo que, a su vez, representan el grueso del comercio mundial. Por esa razn, el identificar cules son las ferias y exposiciones en las que se puede participar resulta una tarea de creciente complejidad. Evidentemente, existen para cada especialidad
algunas ferias que gozan de gran prestigio a nivel mundial y que normalmente lo han acumulado a lo largo de muchos aos de constante esfuerzo y superacin. Muchas de estas tienen lugar en Europa, EE.UU., Japn y, en menor medida, en el Sudeste Asitico, Latinoamrica, Canad y otras regiones del mundo. A continuacin, se enlistan algunas fuentes de informacin relevantes a nivel mundial, donde se encontrar informacin acerca de la naturaleza del evento, fecha, lugar de celebracin y comit organizador: 1. INTERNATIONAL TRADE SHOW DIRECTORY, PUBLICADO POR M+S PUBLISHER FOR FAIRS, EXHIBITIONS AND CONVENTIONS, ALEMANIA, P.O. Box 101528 D-60015 Frankfurt/ Main, Alemania Tel (49-69) 7595-02 Fax (49-69) 7595-1280 ANUARIO GENERALE ITALIANO DELLE FIERE E MOSTRE NEL MONDO, CIP s.r.l. Via Bruzzesi 35 20146, Milano, Italia Tel (02) 477 10938 Fax (02) 489 51269 EXHIBITOR MAGAZINE 745 Marquette Bank Building Rochester MN. 55901 Tel 507-289-65-56 TRADE SHOWS WORLDWIDE (anteriormente TRADE SHOWS AND PROFESIONAL EXHIBITS DIRECTORY) Gale Research Book Tower Department 77746 Detroit MI. 48227-0748 Tel 313-961-2242 TRADE SHOWS AND EXHIBITS SCHEDULE Succesful Meetings Magazine 633 Third Avenue New York, N.Y. 10017 tel 212-986-4800 TRADE SHOWS WEEK NEWSLETTER 12233 West Olympic Blvd. Tel 213-826-5696 Los ngeles CA. 90064 Suite 236 THE TRADE SHOW BUREAU 1660 Lincon St. Suite 2080 Denver CO. 80264
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Tel 303-860-7626 8. EXHIBITS SURVEYS INC. 7 Hendrickson Ave. Red Bank NJ. 07701 Tel 201-741-3170
Tambin hay que recordar que la mayora de Oficinas Comerciales de distintos pases cuentan con informacin sobre los eventos que se celebran localmente.
CAPITULO III
LA PREPARACIN DE LA EMPRESA ANTES DE LA FERIA INTERNACIONAL
3.1 ASPECTOS BASICOS
Una vez que se ha tomado la decisin de asistir como expositor a un evento, es conveniente, comenzar a realizar todos los preparativos para una exitosa participacin. Lo aconsejable, es efectuar una planeacin con un ao de anticipacin, a travs de un programa especfico de comercializacin, en el que se establezcan claramente, el segmento del mercado que se quiere atacar, as como los canales de distribucin adecuados. Al momento de decidir participar en una feria o exposicin internacional, es conveniente nombrar un responsable del proyecto y realizar conjuntamente un calendario de actividades a efectuar, que incluya los objetivos que se persiguen en la participacin. Aunque cada exhibicin es diferente, se sugiere que se tengan presentes los siguientes aspectos.
FINALIDAD DE LA PARTICIPACIN
En este sentido, deber dejarse claro si en ese evento, lo que se pretende es promocionar el producto, conocer el mercado, entrar en contacto con clientes potenciales, o en definitiva perseguir una venta. Ante eso, es preciso definir los mecanismos que se utilizarn, para alcanzar esos objetivos.
IDENTIFICACIN DE EMPRESAS QUE CONVIENE QUE VISITEN EL LOCAL DE EXHIBICIN

Aunque esta labor es compleja, es conveniente tratar de identificar con varios meses de anticipacin, una relacin de empresas que conviene que visiten el local de exhibicin durante el evento.
Asimismo, si previamente se ha entrado en contacto con distribuidores de productos similares al nuestro, es importante incluirlos en ese listado. Tambin es conveniente solicitarles a los organizadores del evento si cuentan con una informacin de participantes y visitantes de aos anteriores.
COMUNICACIN DE LA PARTICIPACIN EN EL EVENTO, A LAS EMPRESAS IDENTIFICADAS

De llegar a establecerse una lista de clientes identificados a los que conviene invitar, es importante contactarlos de ocho a seis semanas antes del evento, a fin de darles a conocer las caractersticas de los artculos a promover, e invitarlos a conocer el local de exhibicin. Si es posible, se aconseja realizar un evento especial (Ccteles, Plticas, etc.), para atender en forma especial a los invitados.
DOCUMENTACIN PARTICIPANTES
NECESARIA
PARA
REALIZAR
EL
VIAJE
DE
LOS
Aunque esto se puede resolver tericamente en una forma sencilla y prctica mediante una Agencia de Viajes, es importante que todos los preparativos de hospedaje, boletos de traslado, visas, etc., se haga con el suficiente tiempo, ya que al no hacerlo anticipadamente, se llegan a pasar momentos difciles en este sentido, que afectan la participacin en el evento. Existen algunas ciudades, en donde las reservaciones de hotel tendrn que llevarse a cabo con muchos meses de anticipacin. Hay que recordar que lo conveniente, es hospedarse, en un hotel cercano al evento, que se ajuste a nuestro presupuesto. Asimismo, es aconsejable reservar el regreso a El Salvador preferiblemente dos das despus de terminar la feria o exposicin, para contar con tiempo suficiente para visitar las instalaciones de algunos clientes interesados en los productos. Por ltimo, no olvide llevar consigo un diccionario del idioma que se hable en el pas que se visita, y conseguir algunos mapas de la ciudad que le permitan ubicarse mejor.
3.2 ELABORACIN DEL MATERIAL IMPRESO Y DE EXHIBICIN

La participacin de sus productos en una feria o exposicin internacional hace de ellos los personajes centrales de su esfuerzo. Mientras ms original, atractiva y profesional sea la forma en que sea capaz de mostrarlos durante la exhibicin, tendr mayores oportunidades de atraer la atencin de los numerosos visitantes, vidos de encontrar productos novedosos, atractivos y con mejores caractersticas para satisfacer, los cada vez ms sofisticados gustos de los consumidores, sobre todo de aquellos pases con un mayor nivel de desarrollo econmico. Por esa razn, insistiremos en la importancia que ocupa la forma de mostrar sus productos a los posibles interesados. Se requiere seguramente echar mano de profesionistas para el diseo del local y la publicidad, que entiendan bien cules son los aspectos que conviene destacar, y de qu manera hacerlo para convertir a su local de exhibicin en un efectivo imn de los ojos de los transentes.
Por otro lado, es indispensable planear que material promocional ha de utilizarse en ocasin de su participacin en una exposicin internacional. Tradicionalmente estos materiales eran impresos (carteles, folletos, catlogos, listas de precios, boletines de prensa, panfletos, etc.); luego, al correr del tiempo, se agregaron, pelculas y videos; sin embargo, con los adelantos tecnolgicos actuales, es posible pensar en mecanismos de comunicacin ms sofisticados, tales como presentaciones interactivas en computadora o multimedia. De todas formas, el tipo de material promocional que se puede distribuir entre los visitantes a su local de exhibicin sigue estando representado fundamentalmente por impresos en papel, o en otro soporte equivalente. Estos impresos sern el nico vehculo que podr recordar a los visitantes, una vez terminada la exhibicin, cules eran los productos de su empresa y cules sus ventajas competitivas. Sin material impreso que distribuir durante el evento, carecer de la manera eficaz de recordarle a sus clientes potenciales cul era su oferta. El objetivo fundamental de participar en una feria o exposicin es el aumentar las ventas, el material impreso debe prepararse con esa finalidad. No slo ha de servir para que los visitantes nacionales y extranjeros visiten su local de exhibicin sino que adems debe proporcionarles informacin convincente sobre sus productos. Por ello, el contenido y la forma del folleto debe estimular el inters del visitante por fijar un pedido, o al menos, por establecer una cita formal de negocios. Es evidente que una vez concluida la exposicin, el visitante habr olvidado mucho de lo que vio, pero si acaso guard alguna de las publicaciones que usted prepar, stas servirn de vendedores silenciosos, para facilitar su trabajo posterior de comparacin, evaluacin y seguimiento de su visita. Lo atractivo e interesante de sus folletos podrn ser el elemento fundamental que incline la balanza a su favor.
Aproveche los esfuerzos generales que hagan los organizadores de la feria

Es conveniente conocer qu publicaciones y materiales publicitarios en general sern producidos y distribuidos por los organizadores de la feria con el fin de evitar costosas e innecesarias duplicaciones. Algunos de esos materiales pueden seguramente ser utilizados por usted en la promocin en un sector de visitantes hacia la feria en general, hacia el pabelln donde se encuentra su local de exhibicin. El material que frecuentemente ponen los organizadores al servicio de los expositores incluye cartelones interiores y exteriores, calcomanas, etiquetas engomadas, y por supuesto, el catlogo formal de los exhibidores, que normalmente se publica en varios idiomas, en donde es indispensable que su nombre, el de su empresa, el de su producto aparezcan claramente escritos y sin errores. Tambin es prctica comn que se distribuyan pases de cortesa para visitar la exposicin y que se dote a cada expositor de un nmero determinado de stos para que los utilice como crea conveniente. Estos pases son una excelente herramienta de promocin ya que le permitir notificar, con la debida anticipacin, a todos aquellos clientes que le interesa que visiten su local de exhibicin durante la exposicin. Junto con la carta que exprese esta invitacin, deben remitirse catlogos e informacin promocional sobre su empresa y sus productos. Asimismo, se pueden organizar ccteles, comidas, cenas formales de negocios, con aquellos de sus clientes que representen un especial inters para usted.
Se recomienda que estos pases no se enven ni con mucha ni con poca anticipacin. En el primer caso, porque se corre el riesgo de que se pierdan; en el segundo, porque es probable que la agenda de su cliente ya no est disponible. Lo ms conveniente es notificarle por escrito que tiene la intencin de invitarlo a la exposicin y al evento social de que se trate y, unas tres o cuatro semanas antes de la fecha de apertura de la exposicin, hacerle llegar los boletos de cortesa de entrada. En todo caso, es conveniente saber de qu material institucional se dispondr antes y durante la exposicin para tratar de sacarle el mejor provecho y ahorrar recursos. Dentro de las actividades importantes en la etapa de planeacin, se encuentra justamente la de hacer esta identificacin y solicitud oportuna de todos los materiales promocionales que estarn a disposicin de los participantes en la exposicin.
Disponga con la debida anticipacin la produccin de su material impreso/ grabado

Hgalo con calidad y profesionalismo y cuente con dicho material con antelacin, sobre todo si lo va a enviar a potenciales visitantes, antes de la inauguracin de la exhibicin. Decida acerca de los contenidos, la forma y el idioma del material impreso en funcin de los diferentes pblicos a los que va dirigido. Estos pueden ser: importadores, compradores, intermediarios, brokers*, distribuidores exclusivos, asociaciones profesionales, reporteros, personal de la Embajada, Consulado o Consejera Comercial de su pas, etc. Es obvio, que en cada caso, el mensaje tiene que ser cuidadosamente pensado, y es probable, que aunque existan elementos comunes para todos los destinatarios, haya necesidad de adecuar su mensaje a cada uno. Uno de los aspectos crticos en la elaboracin de este tipo de materiales es el idioma. Cercirese de que su traduccin sea correcta. Verifique con una persona originaria de ese pas que lo traducido transmite eficientemente su mensaje. Seguramente esta verificacin tomar tiempo y recursos adicionales, pero muchas veces una traduccin inadecuada en vez de crear el estado de nimo conveniente en el lector, despertar su inters, inclinar su opinin a favor de su producto o de transmitir su mensaje con claridad y causar un impacto favorable, no hace sino caer en lo cmico, y a veces en lo ridculo.
Sea cuidadoso en la manera cmo lo distribuye

Si bien es cierto que el material impreso es una excelente herramienta promocional, tambin lo es su distribucin que debe ser hecha con cuidado, evitando el darla sin restriccin, o por el contrario restringir excesivamente su reparto. Si se coloca el material impreso muy cuidadosamente, formando cuerpos geomtricos o formas definidas, los visitantes se sentirn inhibidos para tomarles libremente, por temor a desordenar su disposicin excesivamente cuidada. Si, en el otro extremo no estn a la vista y disponibles para el pblico, y con ello, desea usted obligar a los visitantes a solicitarlos, estar usted desaprovechando la oportunidad de que los posibles interesados guarden un recuerdo impreso de su producto para evaluacin posterior, una vez terminada la exposicin. El justo medio es la solucin acertada.
El cmo lograrlo depende de su buen juicio y de: la cantidad, calidad y variedad de sus impresos; del tipo de objetivos que se haya fijado, del segmento de mercado al que van dirigidos sus productos, del tipo de exposicin que se trate y lectores a los que van enfocados los mensajes de sus impresos. No hay que olvidar que existen los coleccionistas de folletos, y que seguramente entre los asistentes a la exposicin habr un cierto nmero de ellos. Para tratar de que los impresos lleguen a manos de quien genuinamente se interesa en ellos, es conveniente clasificar previamente las publicaciones que se distribuirn en el pabelln, de acuerdo a la tipologa de los visitantes. Un material bien impreso pero relativamente ms barato ser suficiente para saciar la curiosidad de los coleccionistas y de los transentes. En cambio los folletos tcnicos o ms completos y, seguramente, ms costosos deben slo proporcionarse a los visitantes verdaderamente interesados en su oferta, y a cambio debe tener cuidado de obtener sus nombres y direcciones y procurar sostener una breve entrevista personal con cado uno de ellos. Durante la feria o exposicin, debe haber siempre en su local de exhibicin listas de precios actualizadas y segn las cotizaciones que maneje (ver 3.5), as como listas con nombres y direcciones de sus agentes o representantes en caso de contar con ellos.
3.3 LA SELECCIN Y PREPARACIN DEL PERSONAL QUE ATENDER S U LOCAL DE EXHIBICIN

La eficiencia y profesionalismo del personal que atender su local de exhibicin durante el evento, es determinante para la consecucin de los objetivos y metas previamente fijados, y por consecuencia gran parte del xito o fracaso que se obtenga, depender del esfuerzo realizado en este sentido.
Esfuerzo por parte de su empresa al requerir de personal excepcionalmente motivado, capacitado y entrenado
Como ya se dijo, un local de exhibicin en una exposicin internacional es un lugar nico desde el punto de vista de ventas: es un territorio neutral, de corta duracin, que no pertenece ni al comprador ni al vendedor. El comprador llega ah por voluntad propia, en un ambiente de sobreestmulo debido a la intensidad y variedad de ofertas a las que est expuesto temporalmente; este estado mental especial del comprador debe encontrar su contrapartida, que es justamente un mtodo de venta singular para lo cual han de revisarse, adecuarse y abreviarse los procedimientos y tctica habituales en su empresa. Por otro lado, la presentacin de su empresa y de sus productos en una exhibicin en el extranjero impone una carga de trabajo muy intensa y especial al personal encargado de atender a los visitantes durante la exposicin. Dicho personal puede ser especialmente seleccionado de su propia compaa, o bien temporalmente contratado, en su pas o donde se celebra la exhibicin, tambin personal de su agente o representante en el pas del evento.
Seleccin del personal

Por lo ya comentado, resulta claro que el personal que atender el local de exhibicin deber ser seleccionado con mucho esmero. Antes que nada, debe nombrarse un coordinador con la autoridad para tomar todas las decisiones requeridas durante el evento. Esta persona tendr la
representacin oficial de su empresa y har todo lo necesario para lograr los objetivos que se hayan fijado, cuidando de que el personal tenga clara idea de sus atribuciones personales y de los objetivos comunes. Es conveniente que sea el coordinador quien se encargue de la seleccin del personal y de la determinacin del nmero y caractersticas que debe reunir en funcin de las cargas de trabajo previstas. Equivocadamente, muchas empresas consideran como un premio para su personal el comisionarlos para que atiendan su local de exhibicin en una feria/ exposicin internacional. No se trata de unas vacaciones con gastos pagados, si no de un trabajo que exige gran esfuerzo psquico, fsico, una preparacin y entrenamiento muy especiales. Por supuesto que debe notificarse al personal seleccionado con la debida anticipacin para que puedan planear sus actividades personales y familiares de modo adecuado. En un local de exhibicin normal para una empresa pequea o mediana debe haber cuando menos tres vendedores para poder hacer frente a las intensas jornadas de trabajo y la debida atencin a sus visitantes. Una de las imgenes frecuentes de los inexpertos en participacin en ferias internacionales es un local de exhibicin vaco; no hay nada ms negativo, ya que da una mala imagen tanto de su empresa como de su pas. Curiosamente, el tenerlo sobrepoblado de vendedores tambin causa una imagen negativa, pues no permite el fcil acceso.
Caractersticas mnimas que debe reunir el personal seleccionado

Algunos de los requerimientos esenciales que deben exigirse al personal seleccionado para atender su local de exhibicin durante el evento son: Resistencia fsica, para soportar cargas de trabajo de doce o ms horas diarias durante varios das (siete a doce, normalmente). Habilidades lingsticas, para comunicarse eficientemente con extranjeros (no slo conocimientos elementales de una lengua extranjera). Personalidad y apariencia adecuadas, para representar dignamente a su empresa y sus productos. No confundir con el acartonado conservadurismo, ya que si su producto va dirigido a un segmento de mercado joven e informal, ser conveniente contar con personal joven, sonriente y de buena apariencia fsica. Conocimiento del producto, de la empresa y del pas que representa para que la respuesta a las preguntas que le hagan los visitantes sean contestadas con el conocimiento pleno de las ventajas competitivas de su producto y de los antecedentes y el entorno de la empresa donde se fabrica. Es frecuente que una de las carencias generalizadas que exista sea la relativa al dominio de idiomas extranjeros. Para salvar este obstculo, es probable que se tenga que contratar uno o varios intrpretes localmente. No hay que olvidar los tiempos y costos necesarios en la etapa de planeacin, si es ste el caso. Finalmente se recomienda que el personal que atiende el local de exhibicin constituya un verdadero equipo que vaya mejorando su actuacin da con da, y para ello es necesario que sienta ese espritu de pertenencia. Por esta razn no es recomendable que haya una rotacin de personal durante la duracin del evento.
Entrenamiento del personal seleccionado

Una vez elegido el equipo que atender el local de exhibicin, es importante someterlo a un programa de entrenamiento que incluya tanto al personal permanente como al contratado temporalmente. Sean agentes de venta, intrpretes, recepcionistas o empleados de su compaa, incluyendo por supuesto al coordinador, es recomendable que todos ellos participen en las sesiones de entrenamiento. Estas los ayudarn a conocerse recprocamente y facilitarn la posible sustitucin de unos por otros, si as se requiere durante la duracin de la exposicin. Mientras ms pronto y eficazmente se prepare al personal como un equipo, rpidamente actuar como tal, en beneficio de la obtencin de los objetivos definidos para su exhibicin a nivel internacional. Ser necesario contar con instrucciones detalladas en las que se asigne a cada persona una funcin particular delante de todos los otros miembros del equipo. Esto permitir que cada uno conozca las funciones de los dems y sepa la importancia de su papel. Todo el personal debe conocer bien los productos y sus ventajas en relacin a la oferta de la competencia. Asimismo, deben saber cules son las condiciones habituales de venta en los diferentes mercados y los detalles sobre cotizaciones, embalaje, seguros, derechos de aduana y descuentos que se pueden ofrecer.
El da previo a la apertura
Este es determinante, ya que es el ltimo de que se dispones para cerciorarse que todos los esfuerzos previos han tenido xito. El personal seleccionado debe familiarizarse con el local de exhibicin, y conocer todas las posibilidades que les ofrecen las instalaciones de la feria, as como los procedimientos que han de seguirse para atender con cordialidad y profesionalismo a los numerosos visitantes que se tendrn en los prximos das. Las disposiciones relativas a los procedimientos de registro de visitas y consultas as como de citas y entrevistas posteriores deben estar cabalmente comprendidas y asimiladas por todo el personal. La ubicacin fsica y las modalidades de uso de los diferentes servicios de la feria deben ser conocidos con certeza y precisin: telfonos, escaleras, plano general de la exposicin, mdulos de informacin, bancos, cafeteras, ascensores, primeros auxilios instalaciones sanitarias, salidas, etc. Debe preverse la ubicacin del personal para evitar dar una impresin de aglomeracin en el local de exhibicin la forma de abordar a los visitantes, sin caer en la excesiva y a veces molesta sobreatencin. La limpieza y puesta en orden permanente del local de exhibicin es un punto que merece especial cuidado, el no preverlo y atenderlo adecuadamente puede desembocar en un caos y ser poco atractivo. Los descansos del personal deben ser estrictamente programados y observados a efecto de contar siempre con alguien que atienda el local de exhibicin en condiciones de ptima disposicin fsica y anmica. Evitar las desveladas, los excesos en comer y beber, esto se traducir en fortaleza del personal para hacer frente al esfuerzo especial que deben realizar durante el evento.
En fin, debe intentarse prever todo lo previsible para evitar que el primer da de la exposicin se convierta en una especie de ensayo general pero con la presencia de los visitantes, y por supuesto, en menoscabo de su debida atencin. Un aspecto que puede resultar tambin interesante es el uso de trajes regionales y/o uniformes o distintivos que faciliten la identificacin, de quin es quin en el local de exhibicin. Esto est estrechamente vinculado con la imagen que se quiere transmitir y el tipo de mercado meta a que se dirigen los esfuerzos.
Durante la exposicin
A pesar del cuidado que se haya puesto en prever todos los detalles es casi seguro que surjan imprevistos a lo largo de la exposicin. Por ello, es recomendable celebrar reuniones de informacin-evaluacin despus de cada jornada para ir percatndose de las situaciones no previstas y proponer una solucin con miras a lograr los objetivos. Esta es una razn ms para insistir en los especialmente largo y difcil de las jornadas de trabajo durante una exposicin internacional. El querer salir puntualmente del local de exhibicin para disfrutar de la ciudad, es algo que desgraciadamente no se puede hacer durante los das de exhibicin, en todo caso, es conveniente prever unos das de asueto una vez concluida la misma.
3.4 ENVIO DE MUESTRAS

Una vez que se ha trabajado con detalle sobre el material, que se llevar a la feria, ya sean muestras fsicas de los productos, as como todo tipo de material informativo, es necesario conocer la manera de cmo se harn llegar estos artculos al pas en donde se celebra el evento. Para ello es importante que con al menos cuatro meses de anticipacin, se dedique a investigar los medios para enviar ese material. La manera comn es hacerlo a travs de un agente aduanal y cerciorarse, que ste tenga un corresponsal en el pas que se visita a fin de realizar la internacin temporal del mismo. Para una seleccin de un agente aduanal, adems de considerarse el costo hay que tener tambin presente, si: Tiene buena reputacin y es responsable financieramente. Cuenta con buenas relaciones con las autoridades locales. Ha tenido experiencia previa en el envo de material para exhibiciones. Cuenta con el personal y equipo de manejo capacitado. Se recomienda obtener informacin en este sentido de por lo menos dos o tres agentes aduanales, para poder seleccionar al adecuado. De igual manera, deber prepararse toda la informacin pertinente para la lnea transportista, y no hay que olvidar lo siguiente: Aeropuerto o Puerto de destino.
Direccin a donde va consignado el embarque. Naturaleza, dimensiones y contenido del embarque. Facturas y todo tipo de documentacin relacionada con el material que se enva para tramitar su importacin. Etiquetas de identificacin y manejo del envo (ejemplo Frgil).
3.5 FORMACIN DEL PRECIO DE EXPORTACIN Y COTIZACIN

Una cualidad al formar los precios para el mercado mundial, es la informacin, otra ms, quiz en el mismo orden de importancia es, la imaginacin. Supongamos que estamos en el EXPO-PLUS, Qu hay?: local de exhibicin, competencia, y muchos expositores. Nos asomamos a los competidores y en trminos de calidad pensamos que nuestro producto es mejor. Quiz as sea, pero, y los precios? Entonces empiezan los cuestionamientos, y piensa: Dumping*. Ser?. Tal vez, pero antes vale preguntarse: Cmo formaron ese precio?, Cmo he formado el mo? Si alcanza ese nivel de reflexin, entonces en las prximas notas hallar elementos que lo llevarn a formar precios competitivos a nivel internacional. No lo olvide: est en la EXPO-PLUS. Revise con ptica inquisitoria calidad, presentacin y precios, compare contra sus artculos y el razonamiento debe desencadenarse hacia el lado de los costos. Con su intuicin y conocimiento empiece a definir conceptos tiles: Qu son los costos? Qu son los precios? Qu es la cotizacin internacional? En los siguientes prrafos encontrar algunas respuestas a estas interrogantes:
Costo
Identifica la cantidad de dinero que se debe CALCULAR para cubrir cierta parte del proceso productivo de comercializacin. Elemento con alto grado de certeza y poco flexible a la negociacin.
Precio
Resultado final de la unin de costos que incluye una utilidad o rentabilidad. Es negociable por excelencia. Tiene un rea rgida y una blanda, lo que da lugar a un espacio de negociacin.
COTIZACIN INTERNACIONAL
Acumulacin que en forma de precio toman los siguientes elementos: - Costos -INCOTERMS* y otros gastos asociados. El comercio internacional se caracteriza, no tanto por una guerra de precios, ms bien una guerra de costos! Al caminar por el recinto ferial observe crticamente y perctese de las caractersticas en los precios de sus competidores. Al observar que existen precios menores, salta la pregunta Generalmente los precios aqu en el extranjero son ms bajos que en los pases de origen, por qu?: Una caracterstica importante de los precios a nivel internacional, radica en el hecho de desincorporar el costo fijo, del precio de exportacin, ya que dicho costo est cubierto en el mercado nacional. Al eliminar el costo fijo del precio de exportacin, no incurrimos en ilcito alguno, ni en materia fiscal, ni en lo relativo a prcticas desleales de comercio ya que: Los costos fijos o indirectos, como su nombre lo indica son independientes de los volmenes producidos y/o vendidos. Es una rutina muy difundida que los costos fijos se queden en el mercado nacional. La produccin y/o comercializacin exportable generalmente optimizan nuestro mercado interno, tanto en trminos de prestigio, como de posicionamiento de precios. El cdigo antidumping* del GATT* (actualmente O.M.C.*) sanciona el costeo marginal, solo si el margen de utilidad est por abajo del costo financiero del capital de trabajo (costos variables) en el pas de origen. Al revisar los precios de sus competidores realice ciertos clculos y piense si an quitando el costo fijo su precio est alto y analice entonces si algunas polticas de fomento al comercio exterior, podrn ayudarle a tener un precio ms competitivo, sin incurrir en prcticas desleales con lo que llegar entonces al concepto de COSTEO MARGINAL MIXTO lo que significa: Combinar la generacin de rendimientos marginales con otros elementos no excluyentes que hacen competitivo el precio de exportacin. No olvide que la feria dura pocos das y que de alguna manera est obligado a dar cotizaciones eficientes: la cotizacin no es simplemente dar un precio. ste le lleva a establecer condiciones, trminos, especificaciones, vigencia de oferta y otros factores que ms adelante se revisarn. Por lo pronto debe tener establecidos ciertos precios posibles que hagan a nuestro producto competitivo. Vamos a ejemplificar cuatro precios posibles para su producto, digamos puesto en Barcelona, Espaa, bajo una cotizacin C.I.F., a reserva de que ms adelante revisaremos cada uno de los INCOTERMS.
COSTEO ABSORBENTE: El precio al que se llegue bajo este esquema se sustenta en la

premisa de que todos los costos intervienen en el precio, independientemente del nivel de actividad de la planta productiva. Es un esquema tpico de precios para mercado nacional, sin embargo sirve como referente comparativo para formar los precios internacionales.
PRECIO # 1 Costo fijo Costo variable Costo total Margen de Utilidad Precio Bsico C.I.F. Barcelona Precio de Exportacin $ 30.00 $ 70.00 $100.00 $ 30.00 $130.00 $ 20.00 $150.00
Como observa en el ejemplo anterior, el nico matiz internacional de este precio es el tramo de gastos asociados a C.I.F. Barcelona, pero por lo dems es un precio para mercado nacional. Busque ahora un precio competitivo que no considere el costo fijo, que de antemano queda cubierto en el mercado nacional.
COSTEO MARGINAL: Consiste, en desincorporar el costo fijo para el precio de exportacin,

siempre y cuando exista un mercado nacional en donde recargarlo, y adems se est operando por encima del punto de equilibrio que es por definicin aquel nivel de ventas donde los ingresos igualan a los costos.
PRECIO # 2 Costo fijo Costo variable Margen de Utilidad Precio Bsico C.I.F. Barcelona Precio de Exportacin $ 00.00 $ 70.00 $ 30.00 $ 100.00 $ 20.00 $120.00
Constantemente se piensa que este precio constituye prctica desleal, reiteramos que no es as, ya que se estn reconociendo todos los costos directos y el margen de beneficio es consecuente con el costo financiero del capital de trabajo. Hasta aqu se han revisado algunos procedimientos posibles para mejorar sus precios, sin embargo es necesario conocer ahora cul es el impacto en los precios de acuerdo a los distintos puntos de entrega de la mercanca, lo que lo lleva a abordar el importante tema de los INCOTERMS. Resulta que en los ejemplos anteriores de precios se manej el C.I.F. Barcelona, con la idea de simplificar dichos ejemplos pero vale el cuestionamiento qu es el C.I.F.?, an ms qu son
INCOTERMS? Estas Son las reglas internacionales de comercio, elaboradas por la Cmara de Comercio Internacional (C.C.I.) y cuya ltima revisin importante fue en 1990, son de aplicacin prcticamente universal. Cada uno de los trece INCOTERMS nos determina las obligaciones y los costos que corresponden tanto al exportador como al importador, y estn en relacin al tipo de transporte que se vaya a utilizar. INCOTERMS 1990 Ncleos de derechos y obligaciones para cada una de las partes. Unidades de costos y gastos. Factores comparativos de competitividad Con la idea de proporcionar mayor informacin sobre estos, y a reserva de que consulte documentos ms completos al respecto en el Anexo 4 se presenta un cuadro con las clasificaciones correspondientes, siglas significado y traduccin. A continuacin se mencionan las principales obligaciones del exportador en cada uno de ellos, y su reflejo en el costo: 1. EX - WORKS (EXW). Es obligacin del exportador tener la mercanca a disposicin del importador en la planta del primero con empaque, embalaje y etiquetado de exportacin. De ah al punto de destino los costos y riesgos corren por cuenta del comprador. 2. FREE CARRIER (FCA). Adems de las obligaciones anteriores, el exportador deber entregar, libre de porte la mercanca al primer transportista indicado por el importador. 3. FREE ALONGSIDE SHIP (FAS). Este INCOTERM por definicin es martimo y el exportador, deber tener la mercanca en el puerto de salida, en el muelle que corresponda al barco que de acuerdo a las instrucciones del importador habr de transportar la mercanca hasta el punto de destino. 4. FREE ON BOARD (FOB). La obligacin del exportador, adems de las anteriores consiste en tener la mercanca a bordo del barco, considerando que si hubiera impuestos de exportacin stos seran a su cargo, lo mismo la importante responsabilidad de recabar el conocimiento de embarque martimo. Cabe recalcar aqu que el FOB, es exclusivamente martimo puerto de salida. 5. COST AND FREIGHT (CFR). Bajo esta cotizacin el exportador cubrir adems el importe del flete martimo hasta el puerto de destino. 6. COST INSURANCE AND FREIGHT (CIF). contrata y cubre el seguro martimo. Donde adicionalmente el exportador
7. CARRIAGE PAID TO (CPT). Es el equivalente no martimo de CFR, que adems puede utilizarse para transporte multimodal.
8. CARRIAGE AND INSURANCE PAID TO (CIP). Igual que la anterior con la obligacin adicional del seguro en el transporte principal. 9. DELIVERED AT FRONTIER (DAF). Conocido tambin como medio puente representa obligacin para el exportador hasta pasar su aduana, sin entrar a la del pas de destino. Es un trmino por definicin terrestre. 10. DELIVERED EX SHIP (DES). Es la continuacin martima del CIF donde la responsabilidad del exportador llega hasta el puerto de destino con la mercanca a bordo del buque. 11. DELIVERED EX QUAY (DEQ). Martimo, tambin con la obligacin adicional de poner la mercanca en el muelle del puerto de destino. 12. DELIVERED DUTY UNPAID (DDU). Entregado en el domicilio del comprador pagando ste ltimo los derechos de importacin. 13. DELIVERED DUTY PAID (DDP). Al extremo de EX WORKS, representa el mximo de obligaciones, riesgos y costos para el exportador, ya que deber tener la mercanca en la planta del importador incluyendo los impuestos de importacin. Por lo anterior se percatar que independientemente de los cambios en costos hasta el nivel del precio bsico, los precios pueden variar significativamente de acuerdo al punto de entrega. As que, en la siguiente oportunidad para observar precios aplique el INCOTERM, que le permita una valoracin adecuada.
3.6 MODALIDADES INTERNACIONALES DE PAGO

Otros de los aspectos importantes que se deben considerar al participar en una feria o exposicin internacional, son los que se refieren a las condiciones de pago de las operaciones que se cotizarn o se concretarn. Normalmente en este tipo de eventos usted conoce a sus eventuales compradores a nivel de un primer contacto, lo que hace que la confianza que ambos se profesen sea muy dbil, situacin bastante normal. En el momento en que ya est negociando el precio, se tiene que establecer la forma de pago y se deben tomar en consideracin un sin nmero de factores que influyen en dicha determinacin: Solvencia del posible comprador. Si existen controles cambiarios. Referencias de corresponsala bancaria. Costumbres comerciales en el pas de destino. Plazo tentativo que vamos a otorgar, etc. Es necesario que revise las principales modalidades internacionales de pago en relacin al riesgo que representan y al costo de las mismas, mxime cuando de antemano se sabe que usted quisiera recibir el pago antes de enviar la mercanca, pero que el importador tiene la
expectativa contraria, recibir primero la mercanca y despus pagar. El reto es entonces elegir aquella modalidad internacional de pago que armonice las expectativas de ambos. Si su eventual cliente le propusiera pagarle con un giro bancario, un cheque de su empresa, una orden de pago o un giro express, tan luego usted hubiese embarcado la mercanca, no tendra ms que revisar que si bien los instrumentos que l le propone son bastante lquidos, quiz con excepcin del cheque, el pago no condiciona la entrega de la mercanca ni sta el envo del pago. El mecanismo para operar estos instrumentos es relativamente sencillo: en el caso de los giros el importador acude a su banco a comprarlo considerando el importe de la operacin, pagadero por el banco que el exportador le hubiera indicado en el pas de origen, siempre y cuando exista lnea de corresponsala entre ambos bancos con lo que el vendedor recibi el giro, ya sea por servicio de mensajera especializada o por valija bancaria tendr acreditado el importe en su cuenta. Esta opcin rpida y barata deja grandes posibilidades de riesgo para uno y otro, ya que si la mercanca se enva con anterioridad al pago, nada garantiza que ste vaya a generarse, por el contrario el pago ocurre primero nada le asegura al importador recibir la mercanca. Al tratar de satisfacer el riesgo de ambas partes, existe la prctica de pago muy difundida a nivel mundial denominada: REMESA DOCUMENTARIA mediante la cual un vendedorexportador cede a su banco en el pas de origen ttulos de crdito aceptados o por aceptar, para que se tramite la cobranza o la aceptacin por parte del importador-comprado a travs de un banco en el pas de ste ltimo, aceptacin o pago que se darn generalmente contra la entrega de aquellos documentos que certifiquen que la mercanca objeto de la operacin ha sido remitida al pas de destino. Esta prctica se encuentra regulada a nivel internacional mediante el cuerpo normativo denominado Reglas Uniformes de Cobro de la Cmara de Comercio Internacional, publicacin 522 (URC-522*), la mayora de los pases miembros de la Cmara tienen incorporado dicho conjunto de normas a sus respectivas leyes de Ttulos y Operacin de Crdito, lo que hace de estas reglas una especie de legislacin internacional aceptada. Reiterando un poco el procedimiento, supongamos que su cliente y usted convienen en esta modalidad y que le otorgar un plazo de 30 das del conocimiento de embarque para el pago de la operacin, mediante una letra de cambio. El primer paso consistir, en que usted instruya a su banco a enviar mediante otro banco corresponsal en el pas de destino la letra de cambio para que sea aceptada. Dicha aceptacin la otorgar el comprador a cambio de que su propio banco le entregue los documentos de embarque y aquellos otros indispensables para retirar la mercanca de la aduana. Estos documentos: conocimiento de embarque, certificado de origen, factura comercial, pliza de seguro, certificado de calidad, lista de empaque, etc., acompaarn a la letra que usted le entrega a su banco en el pas de origen. Una vez que el banco corresponsal (el banco del importador) recab la aceptacin correspondiente, le har llegar a su banco dicho ttulo, de manera que usted podr negociarlo, o bien esperar su vencimiento y solicitar la cobranza correspondiente a esa fecha. Como se desprende del ejemplo anterior esta modalidad de pago de alguna manera disminuye el riesgo de que no exista simultaneidad entre el envo de la mercanca y el pago. Sin embargo el nivel de compromiso que establecen los bancos, tanto del exportador como del importador,
es a nivel de procuracin de cobro quedando a la solvencia y moralidad del importador la redencin efectiva del ttulo de crdito. Si el contacto que est estableciendo con su comprador es de primera vez, vale la pena buscar un mecanismo seguro y que igualmente le otorgue confiabilidad a ambas partes, en este contexto pensamos en:
CARTA DE CREDITO DOCUMENTARIA

Es la modalidad ms completa y segura para operaciones de comercio internacional, a la que adems le es asignable tambin un conjunto de normas internacionalmente aceptadas e incorporadas a las leyes nacionales similares a las URC-522*; siendo estas llamadas Usos y Practicas Uniformes en los Crditos Documentarios (UPC-500), tambin emitidas por la Cmara de Comercio Internacional y constando de cerca de 50 artculos que van desde definiciones oficiales hasta criterios muy finos de interpretacin del articulado. La definicin de interesante modalidad de pago es: Compromiso mediante el cual un banco por cuenta y orden de un comprador, se obliga a pagar a un vendedor determinada cantidad de dinero, contra la entrega y cumplimiento de ciertos documentos y ciertas instrucciones. Las partes que intervienen bsicamente en la carta de crdito documentaria son cuatro: Importador-comprador-ordenante. Un banco en su pas llamado banco emisor. Un exportador-vendedor-beneficiario. Un banco en su pas que podr ser notificador y/ o confirmador. Supongamos que usted y su cliente acordaron que la modalidad de pago fuera una carta de crdito a la vista. El procedimiento se inicia cuando el importador le ordena a su banco abrir una carta de crdito por determinado importe, pagadera a la vista a travs del banco beneficiario ( siempre y cuando exista relacin de corresponsala), contra la entrega de aquellos documentos que sean necesarios para garantizar el envi de la mercanca y las condiciones pactadas sobre la misma. El paso siguiente es que el banco del importador solicite a su corresponsal en el pas del exportador, que le comunique a este ltimo que existe un crdito a su favor pagadero contra la entrega de los documentos que requiere el importador, y que estn mencionados en la solicitud de la carta de crdito. As, el exportador-vendedor enva la mercanca, recaba todos los documentos y los entrega a su banco, el cual dependiendo de si el crdito es notificado o confirmado pagara o solicitara el pago al banco del importador mismo que lo realizara una vez revisados minuciosa y LITERALMENTE los documentos. Es sumamente importante que el exportador envi los documentos con la exactitud y especificacin consignados en la carta, ya que de otra manera se pueden generar discrepancias que entorpezcan el flujo de pago.
La carta de crdito, es un instrumento sumamente flexible, de tal manera que resulta traje a la medida para cada operacin de comercio internacional. En la siguiente clasificacin encontrara la explicacin de lo anterior: Revocable. Irrevocable. La segunda es la ms comn, y difcilmente un exportador aceptara una carta de crdito que pudiera ser revocable por parte del importador o de su banco, ya que, imaginemos que usted envi la mercanca, que esta llego al pas de destino y que su comprador ya no la quiere. De tal manera que debemos solicitar el pago con una carta de crdito irrevocable. En relacin al compromiso que entre s establecen los bancos participantes la carta de crdito podr ser: Notificada Confirmada Aqu se marca una diferencia fundamental entre una y otra ya que en el primer caso, notificada, el banco del exportador-beneficiario hace la funcin casi de un correo sin mayor compromiso de pago. Usted le entrega los documentos despus de la notificacin; el banco los hace llegar al banco-emisor (el del importador), y este una vez satisfecho por la suficiencia documental, le radicara los recursos al banco del exportador y este ltimo a su cliente. Por el contrario si la carta de crdito es confirmada el banco del exportador, en el pas de origen pagara el importe del crdito previa revisin minuciosa, y repetimos LITERAL de los documentos consignados en la carta de crdito. Hasta aqu podr usted percibir que la carta de crdito irrevocable y confirmada constituye un medio bastante seguro para realizar operaciones de compra-venta internacional. Sin embargo el crdito documentario cubre mucho ms posibilidades, y atendiendo a la disponibilidad del importe podr ser: Intransferible Transferible Esta caracterstica consiste en que por una sola ocasin durante su vigencia, una porcin del importe puede ser transferido a segundos beneficiarios en pases distintos incluso al del importador y al del exportador. Supongamos que usted tiene que enviar mercanca a Argentina, esa mercanca que usted produce en El Salvador contiene insumos provenientes de Corea pues bien con una sola carta de crdito se puede cubrir toda la operacin, Veamos: Usted solicitara a su cliente en la Argentina una carta de crdito irrevocable, confirmada y transferible; su cliente as la pedir a su banco y solicitar este ltimo la confirmacin a algn banco Salvadoreo con el que tenga corresponsala, de preferencia con el que trabaja el beneficiario, quien al recibir la confirmacin dar la orden de transferencia de un porcentaje del crdito a favor del proveedor coreano a quien su banco, por instrucciones del banco del exportador salvadoreo confirmara dicho crdito.
En seguida el proveedor coreano embarcar los insumos y cobrar la parte correspondiente, el exportador salvadoreo recibir dichos insumos, los procesar, embarcar la mercanca hacia la Argentina y cobrara el remanente de la carta de crdito. Sin duda alguna, este mecanismo de pago es el ms costoso y en cierto modo complejo; sin embargo, es la forma idnea de garantizar al importador, como al exportador la transparencia de las operaciones. A continuacin se enuncian otras variedades de ella: Carta de crdito revolvente - Acumulable - No acumulable Carta de crdito standby Carta de crdito back to back Carta de crdito bursatilizable. Para finalizar esta parte comentaremos que en la cotizacin internacional que elaborara, debe incluir, no solamente los precios y los INCOTERMS, sino contener la cotizacin, el instrumento de pago y sus condiciones, por ejemplo carta de crdito confirmada e irrevocable. Asimismo vigencia de la oferta, volmenes mnimos, tiempos de entrega y todos los dems elementos de informacin que permitan una corriente de entendimiento en sus operaciones. Usted ahora tiene ms elementos para poder elaborar la real competitividad de sus productos en el exterior.
3.7 IMPORTACIA DE LOS CONTRATOS INTERNACIONALES

Resulta necesario resaltar la importancia que tiene este instrumento, para utilizarlo en el momento en que logre concertar una operacin de exportacin, aunque debe tener presente que el participar en una feria y/o exposicin internacional no garantiza ventas inmediatas. En todas las transacciones de comercio internacional, el contrato de compra-venta constituye la base legal que obliga al comprador y al vendedor a cumplir con las estipulaciones previstas en el propio instrumento. Pero como en las operaciones internacionales, las partes tienen su establecimiento en pases diferentes, las normas legales que regirn la ejecucin y cumplimiento del contrato necesariamente tendrn que ser ms complejas. Tambin debe considerar que para trasladar las mercancas, es necesario contratar los servicios de las compaas transportistas, aseguradoras y agentes aduanales, lo que significa tener que celebrar otros tantos contratos. Requiere tambin, incluir disposiciones especificas en cuanto a la forma de pago y muchas otras cuestiones, debido a las distancias que separan el comprador del vendedor. Todo esto justifica la elaboracin y firma de un contrato de compra-venta de los productos objeto de operacin.
CAPITULO IV
LA PARTICIPACIN EN EL EVENTO
La decoracin del local de exhibicin, la presentacin de los productos y el material promocional, son elementos muy importantes que hablan en mucho de la empresa, por lo que no puede dejarse a la improvisacin. En cuanto al local de exhibicin se refiere, este ser un elemento importante para impresionar a nuestros visitantes y una herramienta til para fomentar las ventas. No es el propsito de estas lneas, entrar en detalle sobre aspectos de diseo y arquitectura para la elaboracin de un local de exhibicin, el objetivo es orientar al participante sobre algunos de los ms importantes aspectos que deber tener presentes, para la elaboracin de su centro de promocin y ventas durante el evento. En principio, es aconsejable que con la debida anticipacin, se nombre a un diseador del local de exhibicin. No debe encargarse esta labor al jefe de dibujantes de la empresa en caso que existiera, al menos que cuente con experiencia previa en este tipo de diseo. Una vez localizada la persona que se encarga del diseo, se debe precisar la clase y cantidad de productos, que se piensan exponer. El diseador debe recibir con tiempo la informacin completa sobre los objetivos que se persiguen en el evento, as como espacio con el que se cuenta y la naturaleza, peso y dimensiones de los productos. Paralelamente el expositor, debe informarse de la reglamentacin que imponen los organizadores en este sentido, ya que en ocasiones se limita el uso de ciertos materiales. Se debe contar tambin con informacin en materia de riesgos y seguridad. En ocasiones, los organizadores solicitan conocer de antemano el proyecto de diseo de su local de exhibicin. Al momento de establecer el presupuesto para la elaboracin del local de exhibicin, hay que tener presente que este gasto se puede prorratear al usarse el mismo material en diferentes ferias o exposiciones. Recuerde que el aspecto visual, es muy importante para atraer al cliente, por lo que es necesario contar con un optimo apoyo grafico de los artculos a exhibir y de preferencia utilizar un logotipo y elaborar un pster que contenga cierta informacin sobre la empresa. Los especialistas en este tema, aconsejan que hay que evitar de preferencia los textos y en caso necesario, elaborarlos en el idioma del pas que se visita o en ltimo caso en ingles. Asimismo se cree conveniente, que se elabore un anteproyecto del local de exhibicin y se realice dentro de las instalaciones de la empresa un ensayo del mismo, a fin de tener la oportunidad de evaluarlo. A continuacin se sealan algunos aspectos que deben tener presentes al momento de disearlo:
El diseo debe atraer la atencin del visitante a los productos. Se trata de vender los productos no el local de exhibicin. Debe existir en el mismo lugar un pequeo centro de oficina, donde se pueda atender a los clientes. Contar con un pequeo espacio para guardar abrigos, bebidas, material publicitario, etc. Hay que tener solo el mobiliario necesario. Evite llenar espacios con mesas y sillas. D la impresin de un lugar amplio, limpio y fresco, que invite a la vez, a ser un lugar de relajamiento. Si existen adornos, como flores u obsequios, evite que obstruyan la visibilidad de los productos. Finalmente es importante mencionar, que si bien para el diseo del local de exhibicin se cuenta con suficiente tiempo, para su construccin en la feria el tiempo ser limitado, por ello hay que disearlo de la manera ms prctica posible y utilizar los servicios que ofrecen los organizadores y considerar la versatilidad del material para su montaje y desmontaje.
4.1 PROTOCOLO Y DIFERENCIAS CULTURALES

Uno de los aspectos que influyen fuertemente en el xito que se pueda lograr al participar en un evento, es el conocimiento de la manera de realizar negocios en el pas en donde se celebra la exposicin. Recordemos que los negocios se llevan a cabo entre personas y que cada una de estas tiene una manera diferente de entender y desarrollar una actividad empresarial. Asimismo, se entiende que los habitantes de cada pas, tienen hbitos y comportamientos diferentes. En este sentido, es importante que el participante investigue sobre las caractersticas culturales fundamentales del pas que visita y entienda su repercusin en los negocios. En muchas ocasiones, aunque el expositor cuente con un producto altamente competitivo en calidad y precio, se ve imposibilitado a exportarlo, debido al desconocimiento de la manera de hacer negocios en el pas al que pretende incurrir Cuando se participa en un evento internacional es importante conocer las forma como se conciben en el pas que celebra la exposicin, los aspectos que a continuacin se sealan, los cuales por el momento se mencionan ya que detenerse a explicarlos en forma detallada, es motivo de un trabajo aparte.
ATENCIN EN CULTURA EN LOS NEGOCIOS

Es conveniente conocer la forma en que los empresarios del pas que se visita, conciben los siguientes aspectos:
Estilos de negociacin. Planeacin en los negocios (corto plazo vs. largo plazo). Programacin de proyectos. Toma de decisiones. Sistemas comunes de organizacin empresarial. Participacin del hombre y la mujer en los negocios.
Relacin jefe / subordinados. Manejo del intercambio en la informacin. Mtodos de resolver conflictos. Asimismo, se aconseja poner mucho nfasis, en la manera en que se perciben los siguientes puntos:
PROTOCOLO
Puntualidad. Estilos en la programacin de reuniones. Formas y uso de las tarjetas de presentacin. Manera de saludar. Formalidad de vestir en los negocios. Importancia de la actividad social. Comunicacin verbal y no verbal. Importancia de las festividades. Horas de actividad laboral y de descanso. Hay que tener siempre presente, que una llave para el xito en los negocios internacionales, es primero entender la cultura del pas del empresario con el que se pretende realizar negocios y segundo tener la capacidad de adaptarse a esa modalidad.
4.2 LAS VENTAJAS DE CONTAR CON APOYO LOCAL DURANTE LA CELEBRACIN DEL EVENTO
La gran oportunidad que se tiene de entrar en contacto con un gran nmero de compradores potenciales al participar en una feria o exposicin, se puede ver limitada, de no contarse con elementos que permitan dar a conocer eficientemente nuestros productos. Ya hemos visto la importancia de elaborar los materiales descriptivos y promocinales adecuados, as como entender la cultura de negocios, ahora comentaremos sobre lo vital que es contar con el apoyo humano necesario. Anteriormente se mencionaron algunas de las caractersticas que debe tener el personal de la empresa que asiste a una exhibicin, ahora nos enfocaremos a la conveniencia de contar con apoyo local que permita llevar a cabo de manera ms gil el desarrollo del negocio. Aqu no nos enfocaremos al personal de interpretacin que se requiere en caso de no conocerse ampliamente el idioma del pas, lo cual por cierto es muy importante, sino presentar las ventajas que tiene, contar con un agente o representante comercial, que sirva de apoyo a los esfuerzos de exportacin de la empresa, tanto en la parte de promocin y consolidacin de ventas, as como en el aspecto de atencin a clientes. Como se coment anteriormente, existen una serie de barreras culturales, que obstaculizan el dinamismo en los negocios internacionales. En muchos casos, el desconocimiento de las caractersticas y funcionamiento del mercado que pretendemos incursionar, induce a errores muy costosos en tiempo y dinero, por ello se debe tener siempre presente, que una herramienta de gran utilidad, para llevar a cabo una comercializacin objetiva y ordenada, es adems de cmo ya mencionamos en otro punto, el realizar una investigacin de mercado y un plan de negocios de exportacin, contar con un agente que de preferencia, conozca la cultura de negocios, tanto de nuestro pas como del mercado-meta. Son muchas las ventajas de contar con este representante, entre las ms importantes sealaremos las siguientes: Tener la oportunidad de promover en forma permanente y continua la oferta exportable. Contar con informacin constante de lo que sucede en ese mercado, as como recibir apoyo para la inscripcin en Cmaras y Asociaciones en las que convenga participar. Oportunidad de captar negocios de exportacin, importacin y de intereses de coinversin. Obtener apoyo en la recepcin y despacho de muestras y correspondencia. Al momento de realizar ventas, contar con alguien que supervise el arribo de los embarques. Recibir orientacin y apoyo en la participacin de eventos internacionales. Sobre este ltimo punto, es muy conveniente que al momento de decidir participar en un evento y de contar con un representante en ese lugar, se establezca contacto con l, para identificar de antemano clientes potenciales, que es conveniente invitar a la feria exposicin.
Asimismo, este agente, se pondr en contacto con Asociaciones, Cmaras Comerciales y dems organismos profesionales, para proporcionar todo tipo de informacin sobre los productos a exhibir, as como de la empresa y su participacin en el evento. La funcin del agente continuar an despus de finalizar el evento, ya que ser un fuerte apoyo para dar seguimiento a los intereses captados.
4.3 LA MANERA DE ATENDER A LOS VISITANTES EN EL LOCAL DE EXHIBICION

La manera de tratar a un visitante en el local de exhibicin, requiere de una preparacin que hay que llevar a cabo varios das antes del evento. De la forma como se le trate, as como de la informacin que obtengamos de ste, dependern los resultados que se logren en la participacin de una feria o exposicin. Durante el desarrollo del evento, se entrara en contacto con un buen nmero de personas que se acercarn al local de exhibicin. En principio, para comunicarse con ellos, es necesario que stos se detengan a observar los productos y se orienten, por lo que hay que evitar precipitarse hacia ellos, ya que producir un efecto negativo. Es aconsejable, evitar frases como en qu puedo servirle?, ya que ante una respuesta negativa, no se tendrn mayores elementos para continuar la conversacin. De preferencia, inicie su pltica, preguntndole si est familiarizado con el producto o si actualmente lo importa. Si tenemos oportunidad de realizar una presentacin, hay que evitar caer en aspectos muy tcnicos, es preferible abrir nuestra pltica de forma sencilla. Es muy importante conocer la identidad del visitante, ya que esto nos permitir evaluar si es un posible cliente para nuestros productos. Hay que recordar que en la mayora de los eventos, existen visitantes interesados, vacilantes y desinteresados. Vale la pena poner atencin a los dos primeros, ya que el interesado definitivamente merece ser atendido, mientras que el vacilante puede llegar a interesarse en los productos, y aquellos totalmente desinteresados son slo una prdida de tiempo. Para ubicar de mejor manera a los desinteresados, cabe mencionar dos aspectos; El que se acerca nicamente para consumir parte del material promocional, al cual hay que despacharlo lo ms rpido posible, El que quiere discutir sobre aspectos muy vagos y evita dar a conocer su identidad. Este tipo de visitantes solo quiere pasar el tiempo y no es conveniente ponerle mucha atencin.
Hay que recordar que la participacin en un evento, nos lleva a un fuerte desgaste de energa y tiempo, al segundo o tercer da, el personal que atiende el local de exhibicin tiende a sentirse aburrido, por ello es importante a fin de no caer en ese desgaste, concentrar nuestra energa, as como realizar turnos para que existan ciertos momentos de descanso y distraccin entre los encargados. Otro aspecto relevante es el de tomar notas de las entrevistas que se tengan con los visitantes. Preferiblemente con semanas de anticipacin, deber elaborarse un formulario que sirva para tomar nota de las personas con las que entable contacto. Esta informacin, ser de mucha utilidad para dar seguimiento al evento. Es indispensable contar con una poltica general sobre la manera de llevar a cabo la captacin de informacin de los visitantes y que todos los que atiendan el local de exhibicin la apliquen, para que se obtengan resultados ms homogneos y facilitar la evaluacin de nuestra participacin.
CAPITULO V
EVALUACIN DE LA FERIA O EXPOSICIN Y DE LA PARTICIPACIN DE LA EMPRESA
5.1 EVALUACIN DE LOS RESULTADOS
Participar en un evento internacional es una tarea costosa, sobre todo si se trata de una feria o exposicin de reconocido prestigio, en un pas lejano y con costos de vida elevados. Por esta razn es importante poder definir si se justifican los gastos que se han realizado y, particularmente, si se debe o no repetir la experiencia en el futuro. Aunque no es tarea fcil el medir con precisin el grado de xito alcanzado durante una participacin en una feria o exposicin, debido a que no siempre es posible identificar lo directamente imputable a la exhibicin ni tampoco acotar el horizonte de tiempo en el que se tiene impacto, tal como se coment en el punto 1.4 de este documento, la evaluacin de su participacin en una feria o exposicin es ms fcil de realizar en base a criterios objetivos y parmetros definidos, si, previo a dicha participacin, se identificaron los objetivos y metas que se esperaba conseguir durante el evento.
Nmero y caractersticas de los visitantes

En primer lugar, es necesario conocer cules eran las expectativas en cuanto a la calidad y cantidad de visitantes a la feria en general, y a su local de exhibicin, en particular. Se cumplieron, superaron o se quedaron por abajo estos indicadores, con respecto a lo que se esperaba? En ese sentido y debido al creciente nmero de ferias que existen a nivel mundial, lo que en ocasiones provoca que se exageren las cifras de superficie de exhibicin y de nmero de visitante, los organizadores de las ferias o exposiciones de ms prestigio son normalmente muy
cuidadosos de llevar estadsticas detalladas que permiten hacer esta evaluacin, a nivel general. Dichas estadsticas pueden clasificar a los visitantes segn nacionalidad, posicin que ocupan en los negocios que representan, sector de actividad econmica, etc. Por su parte, usted est en posibilidad de llevar un registro detallado tanto de los visitantes, cuanto de los que mostraron un mayor grado de inters en su producto. Estos ltimos puede usted a su vez, clasificarlos en aquellos con los que se sostuvo una entrevista durante el evento o en los que dijeron tener intencin de entrar en comunicacin posterior con su empresa y slo se llevaron consigo folletos, y tal vez, muestras de su producto. Por la razn anterior, para evaluar esta ltima parte, ser necesario esperar un plazo razonable para constatar si realmente los potencialmente interesados entraron o no en contacto con su empresa. Por supuesto, que en buena medida, es responsabilidad de usted y de su equipo el dar el seguimiento adecuado a los compromisos adquiridos durante el evento. Este importante tema se trata con ms detalle en el apartado 5.2, que se presenta posteriormente.
Objetivos y metas previamente definidos

La siguiente pregunta importante que habr de formularse es si se alcanzaron o no los objetivos y metas que se haban definido para su participacin el evento. En la medida que sus objetivos (qu se quiere lograr) y sus metas (cunto y en qu plazo) hayan sido cuidadosamente definidos, esta tarea de evaluacin ser ms sencilla. Por el contrario, si acaso los objetivos fueron generales y no se precisaron metas especficas, puede usted felicitarse si se alcanzaron dichos objetivos, pero adems, ser necesario medir con extremo cuidado lo acertado de este logro, a la luz de otras alternativas que podran haberse elegido.
Evaluacin de las ventas inmediatas

Muchas empresas utilizan esta herramienta de evaluacin cuya sencillez es de tal naturaleza que deja de lado aspectos ms sutiles y, tal vez, de mayor trascendencia en el mediano y largo plazos y se concentra en el resultado directo del esfuerzo promocional: aumentar las ventas. Una limitacin de este medidor es que no en todos los eventos se permite la venta directa e inmediata. De hecho, uno de los criterios que normalmente se toman para diferenciar entre ferias y exposiciones, es que en las primeras s se permite la venta directa mientras que, en las segundas, no se pueden cerrar operaciones directas e inmediatas con los visitantes. Aqu conviene no olvidar que an en este tipo de eventos se encuentran visitantes cuya intencin no es el cerrar operaciones de inmediato sino informarse acerca de la oferta de los varios posibles proveedores, y por esto, es probable que al medir slo lo directo y el corto plazo, se descuide este tipo de visitantes. En consecuencia, este criterio slo ser til cuando se trate de un evento que s permita la venta directa y que la meta sea un incremento inmediato de ventas. Si el margen de lo vendido paga los costos en que se incurri en la participacin, es obvio que el resultado ser positivo.
Costo-beneficio
Otro criterio importante de evaluacin es la relacin costo-beneficio de su participacin. Para lograr esto, es menester cuantificar los costos inherentes a su participacin en la feria o exposicin y hacer una estimulacin del beneficio directamente imputable a esa participacin, tanto a corto como a mediano plazos. Si la comparacin de ambas dimensiones es favorable a su empresa, tanto mejor. Si por el contrario, resulta que le es desfavorable, debe usted revisar
sus intenciones de futuras participaciones y encontrar un equilibrio que se represente menor gasto o inversin, segn se le quiera ver. El fondo de este asunto es importante, ya que evidentemente, no se puede esperar un beneficio directo, inmediato, o de corto plazo como resultado de una exhibicin de sus productos de la naturaleza de la aqu tratada. Casi siempre se trata de resultados a mediano plazo y no certeramente atribuibles a su participacin en el evento. En resumen, si despus de la evaluacin que se haga, se llega a la conclusin que la participacin fue un fracaso, se deben formular algunas interrogantes que constituyen elementos de juicio objetivo, tales como: se seleccion adecuadamente el evento?, fue la poca ms favorable para exhibir el producto?, sus productos ofrecan ventajas competitivas con respecto a los competidores que all exponan?, el local de exhibicin era atractivo?, su ubicacin dentro de la feria adecuada?, el personal atendi correctamente a los visitantes?.
5.2 SEGUIMIENTO DE LAS EXPECTATIVAS CREADAS

Una vez que se ha logrado obtener una evaluacin objetiva sobre la participacin en la feria o exposicin internacional, debe darse paso a lo que posiblemente sea una de las actividades ms importantes y complejas en la labor de exportacin, la cual permite alcanzar el objetivo comercial, que motiv la asistencia al evento: esto es, dar un seguimiento adecuado a los contactos establecidos, a fin de iniciar los pasos que conduzcan a lograr la venta de nuestros productos. Desafortunadamente en muchos casos, todos los recursos humanos y materiales invertidos durante los varios meses que dur la planeacin y participacin en la feria, no se consolidan debido a una falta de atencin adecuada a las expectativas creadas durante el evento. Comnmente, el expositor al regresar a sus oficinas, se encuentra con una serie de actividades pendientes, que hacen que su atencin, se concentre en la solucin de los mismos, dejando a un lado, los compromisos creados durante la feria. La idea de que el seguimiento se puede realizar en cualquier momento, hace que ste se retrase y tenga un efecto negativo en nuestros clientes potenciales los cuales estn a la espera de nuestras noticias. Se sugiere esperar de dos a tres das, despus de finalizado el evento, para establecer contacto con quien nos visit, a fin de darle tiempo, para que resuelva igualmente sus asuntos pendientes, sin embargo despus de ese periodo, es importante enviarle una nota de agradecimiento a su inters e informarle que se est trabajando en aquello que solicit. El seguimiento efectivo, comienza desde el momento en que iniciamos la planeacin del evento, ya que al elaborar los cuestionarios que servirn para atender a los visitantes, los cuales como ya se coment anteriormente, tendrn que ser uniformes para todo el personal que atiende el local de exhibicin, se debe incluir en ellos, un apartado que sirva para identificar si el interesado tiene en trminos generales un perfil adecuado al tipo de empresa con la que deseamos establecer negocios, tomando en consideracin los siguientes aspectos:
TAMAO DE LA EMPRESA
Comnmente se piensa que las grandes empresas pueden ser los mejores clientes; sin embargo, la realidad nos muestra que si estamos inicindonos en la actividad de exportacin y la produccin que destinaremos hacia el exterior es en un principio pequea, conviene iniciar una relacin de negocios con empresas que se ajusten a nuestra oferta exportable y evitar pretender establecer una operacin comercial con compaas que requieren una mayor cantidad de productos, a nuestra capacidad de produccin. En muchos casos el aventurarnos a tratar de cumplir compromisos mayores, nos lleva a una serie de problemas, que tienen como resultado que la actividad de exportacin deje de ser rentable.
CANALES DE DISTRIBUCIN ADECUADOS

En el punto 2.2, se coment lo conveniente que es conocer si al evento en que se participa, asistirn compaas que representen los canales de distribucin que su empresa est buscando para comercializar sus productos. En muchas ocasiones, los empresarios quisieran vender a las grandes tiendas departamentales de ciertos pases, olvidndose de que no cuentan con la infraestructura para distribuir y mucho menos entregar el producto en los almacenes de esas tiendas, ya que stas no compran el producto extranjero directamente. Defina cules son sus posibilidades actuales e identifique quin de sus visitantes en la feria, es til para apoyar la venta de sus productos.
OBTENGA MAYOR INFORMACIN SOBRE SUCLIENTE POTENCIAL

Es importante que al momento de iniciar el seguimiento con alguna empresa que se interes por sus productos, inicie una investigacin sobre la capacidad comercial y financiera de la misma y de su seriedad y prestigio en el medio de negocios en que se desenvuelve. Al igual que usted, le estar enviando informacin sobre sus productos, solictele mayores datos sobre las actividades a que se dedica, as como de los clientes con los que pretende vender sus productos.
ENVE NICA Y EXCLUSIVAMENTE LO SOLICITADO POR EL INTERESADO

Es de vital importancia, enviar al cliente potencial la informacin solicitada, tal y como fue requerida por ste. Evite un desgaste en todos sentidos y una mala imagen, enviando informacin o muestras, como usted cree que seran mejor. Recuerde siempre que cada mercado es diferente y su comprador potencial tiene mayor conocimiento en ese sentido. Tenga siempre presente el dicho: al cliente lo que pida.
LA PERSISTENCIA, EL CUMPLIMIENTO Y EL TIEMPO, SON LOS MEJORES ALIADOS

La base de un eficaz seguimiento, est en ser persistente y saber cumplir con lo solicitado. No caiga en la trampa de pretender que en pocos meses, ya estar su empresa vendiendo considerablemente en el mercado-meta. Si es as, felicidades, pero esto es generalmente poco factible, de lo contrario, siga insistiendo y cumpliendo con sus compromisos y recuerde, que en las ferias se cierran muy pocos negocios; sin embargo, los resultados vienen despus. La evaluacin final de la participacin en una feria o exposicin internacional, se da en varias fases: al terminar el evento, tres, seis y doce meses despus. Si su empresa logra seleccionar objetivamente el evento, planear y participar adecuadamente y dar un seguimiento eficaz, le garantizamos muy buenas experiencias comerciales.
5.3 COMO MEJORAR LA ESTRATEGIA DE EXPORTACIN DE LA EMPRESA

Las exhibiciones son slo una de las herramientas de Promocin, es necesario recordar que las cuatro variables fundamentales de la mercadotecnia (las cuatro Ps), son las que constituyen la estrategia global de la empresa. Por ello se requiere que tanto el Producto como el Precio estn adecuados a la satisfaccin de las necesidades de un segmento de mercado correctamente seleccionado. Adems los canales de distribucin Plaza deben ser los que convienen a su estrategia global, y finalmente, otros elementos de la promocin tales como fuerza de venta, publicidad, relaciones pblicas y la propia promocin de venta, donde se ubican las exposiciones internacionales, todos ellos deben ser convenientemente manejados, para lograr una mejor satisfaccin de un conjunto de consumidores previamente identificados (mercado, meta u objetivo), en el pas seleccionado. La estrategia de su empresa consiste en la definicin de lo que se desea hacer con cada una de las variables directamente controlables por usted (las cuatro Ps) para poner de manifiesto las ventajas competitivas de su producto y de su oferta en general as, como las fortalezas de su organizacin frente a las que tiene y ofrece su competencia en el mercado de que se trate. Evidentemente, el hecho de que usted participe con regularidad en ferias y exhibiciones internacionales aumenta grandemente sus posibilidades de estar al tanto de las tendencias de los mercados, de las ofertas y estrategias de sus competidores, de las caractersticas y ventajas competitivas de los productos de la competencia con respecto a los suyos, de las exigencias y expectativas de sus clientes, de las regulaciones de entrada a los mercados y las necesidades y hbitos de consumo y de compra de sus consumidores finales. Todo lo anterior se traduce en un conocimiento directo, objetivo y actualizado de lo que est ocurriendo en los mercados de su inters, y por supuesto, en la evaluacin del profesionalismo con que usted realiza sus exportaciones, y por ende, en mayores posibilidades de xito. Tal como se afirmo en el punto 1.1 del presente documento, una de las maneras convenientes de mejorar la estrategia global de su empresa consiste en la elaboracin de su Plan de Mercadotecnia para un producto y un mercado en particular, que le servir como gua general de su quehacer mercadolgico en los mercados de exportacin.
Este Plan habr de irse adecuando a las cambiantes circunstancias del macroentorno y particularmente a las iniciativas y/o reacciones de su competencia, lo que implica una permanente actividad de investigacin de los mercados internacionales. En este sentido, la asistencia regular a ferias y exposiciones vuelve a ocupar una posicin importante entre las formas de mantenerse al da en lo que pasa en los mercados. Si acaso se trata de nuevos negocios de exportacin, que apenas se encuentra en la etapa de desarrollo, es la elaboracin y puesta en marcha de lo que se llama un Plan de Negocios de Exportacin que tambin ya fue motivo de comentario en el mismo punto 1.1, Estos Planes incluyen, adems de los aspectos de estrategias de mercado y los conceptos fundamentales de Plan de Mercadotecnia, un examen integral de la empresa entre s, de la forma de operacin adecuada que se contempla poner en prctica, de las necesidades de financiamiento y las alternativas para su obtencin, de la repercusin financiera de lo que se planea hacer (flujos de caja, estados financieros proforma, razones financieras de liquides, apalancamiento, actividad y rentabilidad) y de una identificacin de las principales amenazas internas y externas, as como de los mecanismos de su adecuada prevencin.

Manual - Participacion en Ferias y Exposiciones

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual - Participacion en Ferias y Exposiciones

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Participacin en ferias y exposiciones comerciales

PARTICIPACION EN FERIAS Y EXPOSICIONES COMERCIALES

FUENTE: CENTRO DE COMERCIO INTERNACIONAL

Participacin en ferias y exposiciones comerciales

Participacin en ferias y exposiciones comerciales

CMO PARTICIPAR CON XITO EN FERIAS Y EXPOSICIONES INTERNACIONALES

Participacin en ferias y exposiciones comerciales

1.1 LA MANERA DE INICIARSE CORRECTAMENTE EN LA EXPORTACION

Primero seleccione adecuadamente el producto y el mercado

Cercirese de contar con ventajas competitivas en el mercado

Participacin en ferias y exposiciones comerciales

Est en posibilidad de transmitir su mensaje de manera convincente

Conozca el macroambiente en donde va a competir

Estudie la cadena de distribucin para su producto

Identifique a su competidor y mida sus fuerzas

Participacin en ferias y exposiciones comerciales

Realice una evaluacin de las fortalezas y debilidades de su empresa

Participacin en ferias y exposiciones comerciales

1.2 EL DIAGNSTICO DEL PRODUCTO EN EL MERCADO DE INTERS

Forma de introducir el producto al pas de inters

Tendencias del mercado

Participacin en ferias y exposiciones comerciales

Precios y canales de distribucin

Contactos preliminares con importadores y distribuidores de productos similares

1.3 LAS VENTAJAS DE PARTICIPAR EN UNA EXPOSICION INTERNACIONAL

Participacin en ferias y exposiciones comerciales

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 10

Muchos compradores interesados y valiosos prospectos de clientes

Estado de nimo del visitante

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 11

Apoyo adecuado que ampla sus posibilidades de xito

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 12

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 13

2.1 CLASIFICACIN DE LOS DIFERENTES TIPOS DE FERIAS

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 14

FERIAS DE CARCTER GENERAL

FERIAS DIRIGIDAS A LOS CONSUMIDORES

2.2 CRITERIOS PARA SELECCIONAR UNA FERIA

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 15

PRIMERA OPCIN. ELEMENTOS DE JUICIO

rea geogrfica donde se desarrolla el evento

Canales de distribucin que se contactarn en el evento

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 16

Tipo de evento en que se participa

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 17

Informacin de los eventos a travs de amigos o par ticipantes

SEGUNDA OPCIN. EL MTODO ESTADSTICO

TOTAL DE VISITANTES: Es el nmero de personas que se registraron en el ltimo

VISITANTES REALES: El total de visitantes, menos el personal que pertenece a las

INTERS POR EL PRODUCTO: Es el promedio de visitantes que manifiesta un

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 18

FACTOR DE INTERS DEL PBLICO OAUDIENCE INTEREST FACTOR (AIF).

VENDEDOR VERTICAL/ COMPRADOR VERTICAL

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 19

VENDEDOR VERTICAL/ COMPRADOR HORIZONTAL

VENDEDOR HORIZONTAL/ COMPRADOR VERTICAL

VENDEDOR HORIZONTAL/ COMPRADOR HORIZONTAL

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 20

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 21

IDENTIFICACIN DE EMPRESAS QUE CONVIENE QUE VISITEN EL LOCAL DE EXHIBICIN

Participacin en ferias y exposiciones comerciales 22

COMUNICACIN DE LA PARTICIPACIN EN EL EVENTO, A LAS EMPRESAS IDENTIFICADAS

3.2 ELABORACIN DEL MATERIAL IMPRESO Y DE EXHIBICIN