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2 Procesam Tecnico Material - PDF COTA Autores
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PROCESOS TCNICOS
En las Bibliotecas Escolares de Educacin Primaria del Gobierno de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires
GOBIERNO DE LA CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES MINISTERIO DE EDUCACION DIRECCIN DEL AREA DE EDUCACION PRIMARIA SUPERVISION DE BIBLIOTECAS ESCOLARES 2007
Jefe de Gobierno
Jorge Telerman
Ministro de Educacin
Ana Mara Clement
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TABLA DE CONTENIDOS
Introduccin 5
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Signatura topogrfica
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Anexos
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INTRODUCCIN
El documento que les presentamos hoy est ligado a la gestin fsica de los materiales que poseen las Bibliotecas Escolares pertenecientes al Gobierno de la Ciudad Autnoma de Buenos Aires, a fin de optimizarlas y normalizarlas para que las personas que se desempean en las mismas compartan prcticas de trabajo que se vienen realizando. Para aquellas Bibliotecas que no utilizan estos procesos estas pautas se implementarn de ahora en ms con los materiales librarios y no librarios a procesar y los que estarn ingresando a las Bibliotecas. Los materiales procesados con anterioridad a este documento podrn mantener los criterios de gestin utilizados en ese momento. No obstante, se recomienda que, en la medida de lo posible, se vayan contemplando gradualmente estos procedimientos para los materiales de mayor uso. Son varios los temas que tratamos en este documento y haremos una breve presentacin de los mismos: o Tipos y Soportes de informacin presentes en la Biblioteca. Se presentan diferentes formas de agrupamiento de los materiales desde la composicin, los servicios y las formas de reproduccin, dando de esta manera sugerencias para la organizacin del fondo bibliogrfico. o Preparacin de los materiales bibliogrficos. Esta seccin est encuadrada en la gestin biblioteconmica de los fondos, dando indicaciones para el registro de los materiales, quehacer administrativo indispensable para la gestin de los fondos en la Biblioteca. o Marcas de propiedad y localizacin. Se presentan indicaciones sobre el sellado como marca de propiedad del objeto bibliogrfico y se sugiere el cmo y el dnde sea ste realizado. o Signatura topogrfica. Se brindan instrucciones para el armado de la misma, su funcin y el lugar donde se deber colocar. o Y por ltimo, un documento base muy importante: el Reglamento para uso de las Bibliotecas Escolares del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, el cual se expide sobre la misin, horario, tipo de usuarios, las condiciones de uso y la circulacin o prstamo de los materiales. En los anexos se presentan diversos modelos de tarjetas: para el lector y su acceso al prstamo unido a la tarjeta del libro para saber qu se prest y a quin, agregando modelos con ejemplos para su aplicacin. Asimismo se acercan modelos de hojas de inventario para libros y publicaciones peridicas.
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Dentro de estas clases tenemos tambin las subclases que se seleccionan entre una gran cantidad como las ms convenientes para el ordenamiento de los materiales librarios.
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cataloga Agrupados por su forma de almacenamiento En la mediateca escolar, es decir, el lugar donde se renen los videos y DVDs ya sea de pelculas, reportajes, programas y documentales, estos se guardan generalmente en un armario para preservarlos de las variaciones climticas y del polvo, y es prctica habitual que se ordenan por nmero correlativo de llegada colocndolos uno al lado del otro y asignndole en la Signatura Topogrfica una letra que identifica el material o el servicio y su correspondiente nmero. Ej. V 012 para videos. Esta ubicacin ser la misma que se indica en el registro del catlogo. Los recursos electrnicos o sea los disquetes y CDs que contienen informacin sobre datos, grficos, imgenes fijas y en movimiento, se deben guardar en lugares lejos de fuentes magnticas. En general los disquetes y Cds se numeran correlativamente y por cuestiones de almacenamiento no se clasifican temticamente y al igual que en la mediateca se les asigna un nmero correlativo. Ej., RE 023. Esta ubicacin ser la misma que se indica en el registro del catlogo. En la hemeroteca o sea el espacio designado para guardar las publicaciones peridicas, stas suelen guardarse en folleteras donde son agrupadas por ttulo y por orden de ao y de nmero. Una buena prctica es colocar en la parte de afuera de la folletera o caja, un rtulo con el nombre de la revista y si es posible asignarle un nmero correlativo a cada ttulo, el mismo precedido por la letra H. Ej. H 021 Esta signatura deber ser la misma que ostenta el registro en el catlogo y la Tarjeta de registro de publicaciones peridicas. La mapoteca rene todos los mapas y en algunas bibliotecas se le adicionan las lminas. De acuerdo al espacio que se dispone se pueden ordenar en los portarrollos correspondientes o en cajas previamente clasificados lo que permite el agrupamiento geogrfico o temtico, al que se le podra dar la Signatura topogrfica por medio de una tarjeta adherida en la parte de atrs del mapa o colgando de l para facilitar su recuperacin . Se ha de tener cuidado en no doblarlos para evitar que se vayan daando en los dobleces. DOCUMENTO NRO. 2
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La Biblioteca dentro de sus prcticas de gestin de la coleccin o fondo, debe llevar un Libro Inventario, en l se registra el ingreso de los materiales en forma cronolgica y secuencial, y los hechos relacionados a ese ejemplar como: procedencia, faltantes bajas y otros detalles de importancia. El libro inventario es obligatorio. La Biblioteca Escolar tiene la obligacin de llevarlo. Si la Biblioteca lo lleva en forma manual puede continuar con esta prctica, pero si lo levanta desde el catlogo, los listados impresos han de foliarse y encuadernarse para formalizarlo como registro documental. Dentro del inventario, cada unidad fsica ha de tener un nmero el cual es nico e irrepetible, si son varios ejemplares iguales de un mismo ttulo se le asignar un nmero de inventario diferenciado a cada ejemplar. El nmero que se asigna a cada ejemplar u objeto bibliogrfico es el mismo que posee esa obra en el registro catalogrfico y el que se anota dentro del sello de inventario. El siguiente es un modelo de la informacin mnima que ha de contener un registro de inventario de material Librario.
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Inventario
Fecha
Autor
Ttulo
Editorial
Ao
Notas
A manera de aclaracin definiremos cada uno de los apartados: Inventario: en esta columna se anota el nmero de inventario que se le asigna a un ejemplar librario o no librario, el mismo es correlativo, nico e irrepetible. Nunca use el nmero de MFN (del programa BIBES) como nmero de inventario. Fecha: se anota la fecha de ingreso del material. Autor: se registra apellido y nombre del primer autor personal o entidad responsable. Si no posee un responsable, se traza una lnea. Ttulo: se consigna el ttulo de la obra. Si es muy extenso registrar las primeras palabras del mismo. Editorial: consigne el nombre de la editorial de la forma ms breve y reconocible posible. Ao: registre el ao de publicacin. Notas: se consignar informacin de procedencia (canje, donacin o compra), situacin (faltantes, bajas, estado) y/ o donante. Y posteriormente con el tiempo y el uso, informacin referida a ese ejemplar como si se dio de baja por deterioro, extravo o figura como no devuelto y es un faltante.
Material no librario Se recomienda llevar los Registros del fondo documental No librario en forma separada del Librario. Esto facilitar la presentacin de informes sobre lo que se posee en cada soporte. Como el inventario consta de 5 dgitos se usarn el primero o los dos primeros dgitos para indicar el tipo de soporte al que corresponde ese nmero. Se sugieren los siguientes prefijos: V = videograbaciones (videos y DVDs) H = hemeroteca (revistas, diarios) M = mapas L = lminas RE = recursos electrnicos (disquetes, CDs) Estos prefijos que se sugieren se colocarn antes del nmero de inventario y en la casilla correspondiente. La denominada Literatura gris conformada por folletos, propaganda, hojas explicativas y de difusin etc., se excluir del registro de los fondos por su brevsima extensin y utilidad efmera. Pero
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si la Biblioteca Escolar considera que ese material es de importancia, se recomienda guardarlo en carpetas y/o encuadernarlo y ah registrarlo como material monogrfico. Se recomienda que aquellos materiales Librarios y No librarios que pertenezcan al patrimonio de la Escuela (planilla 3.02) sean identificados como tales en el campo notas con el cdigo PE (Patrimonio de la Escuela), hasta que se normalice esta normativa. El Bibliotecario Escolar deber presentar peridicamente informes sobre bajas y faltantes a la conduccin de la Escuela. Asimismo se recomienda que todo aquel material librario y no librario, cuya informacin se haya volcado en el catlogo de la Biblioteca sea identificado en lugar visible cercano al sello de inventario y ubicacin con la sigla BD (que significa base de datos, no deber de registrarse como indicacin al respecto el MFN).
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Sellado
Es la accin que marca la propiedad que tiene la Biblioteca sobre el material. El sellado ha de colocarse con mucha prolijidad y no deber cubrir ninguna ilustracin, tabla, esquema o texto. Se sugieren los siguientes sellos como indicativos de propiedad: Para la portada Ha de consignar el nombre de la Escuela y el Distrito a la que pertenece. Se propone que sea pequeo y se coloque preferiblemente en el ngulo inferior derecho de la portada, sugirindose adems que en el caso de los libros se selle en la parte interna en la denominada pgina secreta. Se preferir una pgina impar porque es visualmente ms fcil de localizar, se deber elegir una secuencia de pginas que debe ser la misma en todos los libros, para localizar el sello en caso necesario. Ej. 11, 31, 51. Ejemplo de sello de la Biblioteca: ESC. 20 D.E. 21 BIBLIOTECA Sello de inventario: Es el que da la informacin sobre la pertenencia del material indicando que el pertenece a la Biblioteca de determinada Escuela que se localiza en determinado Distrito, incorporando adems la informacin sobre el nmero de inventario asignado a ese ejemplar que es el mismo dado en la hoja de inventario a ese ttulo y la localizacin que tiene en el acervo. Se sugiere sea colocado en el ngulo superior izquierdo del dorso de la tapa o en el ngulo superior izquierdo de la anteportada Ejemplo de sello de inventario y ubicacin: Biblioteca Esc. 20 D.E. 21 Inv: _____________ S.T. _____________
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Mary Shelley
Frankenstein
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SIGNATURA TOPOGRFICA
La signatura topogrfica es el cdigo por medio del cual se le da a un material la ubicacin que va a tener dentro del fondo. Est compuesta generalmente por una combinacin de nmeros y letras, que dan como resultado un cdigo nico e irrepetible. Se genera una para cada ttulo, no para cada ejemplar del mismo ttulo. La signatura topogrfica, una vez armada para el registro catalogrfico, se traslada al libro como trazado y por ltimo al tejuelo o etiqueta que se adhiere al lomo del libro o al material que se est ubicando fsicamente. Tenemos dos tipos de armado de signatura topogrfica: la de ubicacin y la temtica. Una signatura topogrfica de ubicacin slo ordena secuencialmente los materiales bibliogrficos en las estanteras: 1. por lugar general 2. por lugar especfico 3. otros datos La signatura topogrfica temtica se armar de acuerdo a la CDU y estar conformada por: clase librstica elemento diferenciador (opcional) Clase Se toma de la Clasificacin Decimal Universal (CDU) La clase indica el rea temtica a la que pertenece el libro que se ha registrado. Sirve para agrupar en el estante libros o materiales con la misma temtica. La clase seleccionada se tomar de la CDU normalizada para las Escuelas del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. Librstica Es la parte alfabtica de la signatura topogrfica. Se sugieren varias formas de acuerdo a la tradicin de trabajo de la biblioteca a. b. c. d. puede armarse a partir de las 3 primeras letras del apellido del primer autor registrado si carece de autores puede armarse a partir de las tres primeras letras del ttulo si pertenece a una coleccin se pueden reunir a partir de las letras del nombre de la coleccin si es una biografa se armar primero con las 3 primeras letras del apellido del biografiado en mayscula y las tres letras del bigrafo en una tercera lnea (como elemento diferenciador)
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cataloga Elemento diferenciador Es un elemento opcional que puede usarse para diferenciar signaturas en principio iguales. El elemento diferenciador puede ser la informacin del nmero del volumen, del tomo, apellido del bigrafo u otra informacin que se considere relevante de ser consignada para hacer nica una ubicacin. DOCUMENTO NRO. 2
Tejuelo o etiqueta Se coloca generalmente en la parte inferior del lomo del libro, la misma consigna la Signatura Topogrfica temtica que consta de clase, librstica y otro dato que puede ser opcional. 372 B RA 1
La misma se adhiere al lomo del libro o video. Se recomienda colocarlas siempre a la misma altura de la base de los libros, para que visualmente sea armoniosa y se facilite la visualizacin y localizacin del material.
82 BOR
Clase Librstica
82 C-LLA 4
Ejemplos:
82 C-LLA 4
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03M 5.KAP
51M 5.KAP
82[075] 3.CAB
Libro de lectura Grado. Tres primeras letras del apellido del autor
Para los materiales a los que se les asign una signatura topogrfica de ubicacin se sugieren los siguientes ejemplos
A2 E 4/21
H 010
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Prstamo a domicilio: es el que permite al usuario llevarse a su casa los materiales solicitados en prstamo. Prstamo en la institucin: consiste en el uso de los diversos materiales de la Biblioteca por parte de los maestros, para ser consultados directamente en el mbito institucional. Prstamo anual: es el prstamo que realiza la Biblioteca a determinados usuarios, de acuerdo a las caractersticas de la escuela y su poblacin. Cuando este se realice se deber dar cumplimiento a los requisitos pautados para el prstamo en el presente Reglamento. Prstamo Las obras de referencia y las publicaciones peridicas no se prestarn a domicilio, solamente estarn disponibles para consulta en Sala, y dentro del mbito institucional. Quedar a criterio de la Institucin el prstamo del material no librario. Cuando este se realice se deber dar cumplimiento a los requisitos pautados para el prstamo en el presente Reglamento. Se podrn solicitar hasta 3 obras en prstamo para consulta en la Biblioteca, y/o en el mbito escolar. Se podrn solicitar hasta 3 obras en prstamo domiciliario. Esto estar condicionado por el tipo y cantidad de materiales existentes en relacin al nmero de usuarios y las necesidades de los mismos. La cantidad de obras para el prstamo ulico y el anual se deja a criterio de la Institucin para su definicin de acuerdo a sus caractersticas particulares. El Bibliotecario Escolar establecer los plazos mnimos y mximos de tiempo de prstamo de acuerdo a su mejor criterio, la importancia del material, su demanda y la cantidad de ejemplares que la Biblioteca posee de cada ttulo. El prstamo a domicilio podr renovarse con la presentacin del material facilitado en prstamo, con la autorizacin del Bibliotecario y cumplimentando de los requisitos del prstamo. Esta renovacin depender de la demanda del material por parte de otros usuarios. Todo prstamo es personal e intransferible. El usuario se hace responsable de la devolucin en fecha del material prestado. Todo deterioro en la obra prestada comportar por parte del usuario el compromiso de restaurarla. En caso de prdida del material el usuario tendr que reponerlo con uno igual o similar, o con el que se le indique a fin de recuperar su condicin de lector.
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Ttulo: __________________________ Nombre: ___________________________ Autor: __________________________ Grado: ______Turno________Ao______ Sig.Top.: ________________________ Inv. Ttulo Vence Firma BE Inventario: ______________________
Nombre
Grado
Vence
Firma
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Inv.
Ttulo
Vence
Firma BE
Inventario: 00023__________________
00023
Inventos
14/05/07
OCB
Nombre Grado Vence Firma
Castro, Omar
5B
14/05/07
Bibli
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Modelos de tarjetas del lector y del libro con indicaciones de la informacin a consignar
Tarjeta del Lector Tarjeta del Libro
Nombre: Nombre del lector______________ Grado: Grado Turno Ao y/o funcin que ocupa en la escuela Inv. Nro. de invent. Ttulo Ttulo del libro solicitado Vence Fecha de vencimiento Firma BE Firma del lector
Ttulo: Ttulo del libro________________ Autor: Autor del libro_________________ Sig.Top.: Ubicacin del libro___________ Inventario: nmero de inventario_______
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