Juntas Efectivas

1. Para qu sirve? Una herramienta vital para la administracin de proyectos estriba en contar con un mtodo definido para efectuar juntas. Este mtodo estandarizar el proceso de llevar a cabo juntas, minimizar el desperdicio y promover la ejecucin efectiva de tareas crticas. Existen mltiples beneficios al llevar a cabo juntas efectivas tales como mantener al equipo en el camino adecuado y reducir tiempos y esfuerzos. Est comprobado que al llevar a cabo juntas efectivas se incrementa la probabilidad de xito de los proyectos. Esta herramienta provee de un registro histrico de la junta, las decisiones que en ella se tomaron, los resultados, las tareas asignadas, los responsables y los siguientes pasos a tomar. 2. Cmo se elabora? A) Elabore una agenda. Se deber elaborar una agenda para cada junta. La agenda debe incluir los temas a discutir, el tiempo que se destinar a cada tema y la persona responsable de cada tema. B) Seleccione a un moderador. El moderador ser responsable de mantener la junta enfocada en los temas propuestos y que se avance en el desarrollo de los mismos. El lder del grupo puede ser el moderador o bien los miembros del equipo rotarn esta responsabilidad entre los miembros en cada sesin. C) Establezca un compromiso para la participacin y la comunicacin. El moderador deber de tratar de motivar a los participantes a participar y facilitar la comunicacin resumiendo y/o sintetizando las ideas y presentando conclusiones, regulando las participaciones de todos en orden e interviniendo si la discusin se sale de tema. D) Tmese el tiempo para hacer notas. Se debern tomar notas de los temas principales y los puntos clave que sern discutidos en la junta. E) Evale la junta. Siempre haga una revisin con los participantes para evaluar la junta, para considerar factores que puedan mejorar las prximas. F) Elabore un reporte de la junta Elabore un reporte de acuerdo al formato que se presenta en el numeral 3. Al terminar la junta distribuya el formato debidamente llenado a los participantes. De ser posible distribuya el reporte antes de que termine el da en que se llev a cabo la junta.

Recomendaciones: Explique el propsito de la reunin. De ser necesario determine las normas del desarrollo de la reunin y posibles responsables. Asistencia. No se aceptan llegadas tarde ni interrupciones. Presentacin de cada punto del orden del da, asignando tiempos para ellos. Inicio. Invitacin a expresar opiniones; oportunidad de hablar a todas las personas. Controlar la discusin. si piensa que se est desviando de su objetivo y se est perdiendo tiempo, hay que interrumpir. Mantenga siempre la cohesin del grupo. Muchas opiniones y se empieza a complicar, hay que hacer un resumen para aclarar lo que se ha entendido. Respetar las normas de tiempo. Despus de discutir, lo siguiente es hacer un resumen de las decisiones que se tomaron y sus conclusiones. Trabajo con agenda en mano, no se permiten las agendas ocultas. Separa y resuelve aparte y con los casos difciles. Fin de la reunin. Resumen de todo lo que se hizo. Asigna las responsabilidades correspondientes y fija una fecha lmite para su cumplimiento. Fija el objetivo y fecha de la siguiente reunin. Quien dirige la reunin debe evitar: Cambiar los comentarios de un participante. Decir a un participante que est mal. Decir a los dems lo que deben hacer. Hacer preguntas dirigidas, diga: Qu sucedera si... o Cul fue su experiencia...?, en vez de: No cree Ud. que...? Hablar rpido y enredado No se puede discutir, mucho menos ridiculizar a nadie. Tomar partido. Tratar de ser chistoso. Presentarse como el experto o la autoridad. Dejar que alguien monopolice la discusin, incluyndote.

Es responsabilidad del lder llamar la atencin a estas situaciones de manera oportuna y asegurar que se tome una decisin para evitar que las disgresiones se conviertan en una norma. Es fcil que las personas extrovertidas o muy platicadoras dominen las reuniones, y que frecuentemente excluyan, de manera no intencional, a los miembros ms callados. Si la reunin se convoca para obtener las ideas de todos, es muy importante que todos participen de una u otra manera. Pida regularmente los comentarios de aquellos que no han expresado sus ideas. Pida a los extrovertidos que esperen un momento para plantear sus ideas y pdale a alguien ms que d su opinin. Para aquellos que no se sienten cmodos participando en grupos grandes, el tener la agenda con anticipacin les da la oportunidad de proporcionar comentarios y retroalimentacin de manera privada, va e-mail, memo o de alguna otra manera. El silencio puede ser algunas veces el reflejo de un estilo personal, porque no se sienten a gusto cuando tienen que hablar en grupo, estn roncos, o simplemente por no tener nada convincente qu decir. Asegrese de alentar una respuesta, pero no fuerce una respuesta. No hay nada ms frustrante que sentarse en una reunin cuando se discute una decisin ya hecha en una ocasin anterior, pero que nadie recuerda. Regresar a temas ya discutidos es comn en

casos en los que las reuniones realmente no terminan. La gente puede retirarse, pero no hay un proceso para capturar las decisiones. Una buena forma de concluir una reunin es que el lder resuma los acuerdos, repita asignaciones y responsabilidades, y presente los temas de la siguiente agenda. Si a esto se le aade distribuir un memorndum breve entre los que asistieron a la junta as como a todos los que puedan estar interesados, es menos probable que se olviden las decisiones y fechas lmite. 3. Formato

4. Ejemplo No aplica. 5. Para mayor informacin / consulta http://www.meetingwizard.org/meetings/effective- meetings.cfm http://www.creativekeys.net/PowerfulPresentations/article1017.html http://www.miespacio.org/cont/trin/juntas.htm http://mexicoenlinea.gob.mx