MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: GESTION DE CALIDAD Y MEJORA

UNIPAZ
Decreto Ordenanzal 0331 de 1987 Gobernacin de Santander

Cdigo: GCME-CCA-P03 Fecha de aprobacin: 15-12-2006

Versin:

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Nombre del documento: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para identificar, controlar y asegurar que se prevenga el uso o entrega no intencional de un producto no conforme. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable al proceso de formacin del Sistema de Gestin de Calidad del Instituto Universitario de la Paz, donde se detecte producto no conforme.

3. ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN Direcciones de Escuela Direccin de Investigaciones y Proyeccin social Coordinacin de Calidad

4. DEFINICIONES Producto no conforme: Resultado de un proceso que no cumple con una necesidad o expectativa establecida. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Accin Correctiva: Es la accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. Accin Preventiva: Es la accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Correccin: Accin tomada sobre un producto o producto declarado como no conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos. Observacin: Situacin de riesgo de convertirse en una no conformidad. Representa una oportunidad de accin preventiva o de mejora. Mejora continua: Accin recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Concesin: Autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.
Elaborado por:
Coordinador de calidad

Revisado por:
Comit de Calidad

Aprobado por: Rectora

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

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5. DOCUMENTOS APLICABLES GCME-CCA-P04 Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora

6. FUNDAMENTOS LEGALES Y/O REGLAMENTARIOS No aplica 7. RESPONSABLE Y APOYO El Coordinador de calidad es el responsable de velar por el cumplimiento de este procedimiento, apoyado por la Oficina de Evaluacin y Control de Gestin.

8. CONDICIONES GENERALES 1. Un producto no conforme detectado en el proceso de formacin, no requiere en todos los casos el establecimiento de acciones correctivas, esto depender del impacto hacia la calidad del producto proporcionado. Si la situacin no afecta de manera critica se plantea y se aplica una correccin una concesin para dar solucin de forma inmediata. 2. Si la situacin se presenta de manera constante se convierte entonces en una no conformidad para lo cual debe establecerse una accin correctiva. En ese caso se ejecuta el procedimiento para acciones correctivas / preventivas y de mejora 3. El formato para el manejo y control del producto no conforme, debe ser actualizado peridicamente por el responsable del proceso, teniendo en cuenta las situaciones presentadas que puedan dar origen a la prestacin de un producto no conforme. Los ajustes se hacen cuando: Se incluye o se excluye un producto no conforme, cuando se modifica la correccin concesin planteada cuando se modifica el responsable de su implementacin. 4. Un producto no conforme puede ser detectado internamente durante el desempeo de los procesos en la prestacin del producto o externamente cuando es detectado por el cliente, en cuyo caso se deber determinar el grado de responsabilidad de la institucin y tomar las acciones correspondientes sobre la no conformidad presentada y sus efectos.

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9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Identificar el producto no conforme y evidenciarlo registrando : La fecha de deteccin El nmero consecutivo El nombre del proceso El nombre de la dependencia Nombre y cargo de la persona que reporta Fuente del hallazgo Breve descripcin del producto no conforme detectado. Reporte de producto no conforme Manejo y control del producto no conforme

Funcionario que detecta el producto no conforme

Verificar si el producto no conforme detectado se encuentra reportado en el Formato para manejo y control del producto no conforme. a. 2 Si se encuentra registrado: se reporta en el informe de producto no conforme la(s) accin(es) planteada(s) para la correccin concesin y el responsable de la implementacin. Se da el tratamiento. Si no se encuentra definido: de ser posible se lleva a cabo la correccin concesin y se deja registro de la accin tomada.

Reporte de producto no conforme Responsable del tratamiento

Manejo y control del producto no conforme

b.

Realizar seguimiento a las acciones tomadas y evidenciar en el formato de reporte de producto no conforme.

Responsable del seguimiento Coordinador de calidad

Reporte de producto no conforme

Verificar si la tratamiento dado es conforme con los requisitos establecidos y evidenciar su eficacia.

Jefe de Evaluacin y Control de Gestin.

Reporte de producto no conforme

10. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Figura 1. Control del producto no conforme

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11. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA 15-12-2006

VERSION 0

APROBADO MEDIANTE Resolucin Rectora REC-591-06

DESCRIPCIN DEL CAMBIO Emisin del documento Cambios en el Trmino servicios por producto Modificacin en los nombres de los documentos Informe servicio no conforme por reporte de servicio no conforme, Manejo y control del servicio no conforme por Manejo y control del producto no conforme

28-05-2008

Resolucin Rectora REC-454-08

Figura 1. Control del producto no conforme

Funcionario que detecta
Responsable del tratamiento

Responsable del seguimiento

Coord. Calidad Jefe ECG

INICIO

Identificar el producto no conforme y registrarlo en el formato para reporte de producto no conforme

Verificar si el producto no conforme detectado se encuentra reportado en el Formato para manejo y control del producto no conforme.

Realizar seguimiento a las acciones tomadas y evidenciar en el formato de reporte de producto no conforme

Verificar si la tratamiento dado es conforme con los requisitos establecidos y evidenciar su eficacia.

FIN

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