Cmo hacer un proyecto y no fracasar en el intento

Por Mari Carmen Marcos EL AO 2004 se despidi con una nueva obra del profesor Abadal: Gestin de proyectos en informacin y documentacin, publicada por la editorial Trea en su coleccin Biblioteconoma y Administracin Cultural. Con ste ya son 111 los libros que integran la coleccin, un nmero que pone de manifiesto la importancia que tiene esta editorial para los temas de nuestro mbito. La gestin de proyectos ha suscitado el inters de todos los sectores, pues cuenta con una metodolo76

ga que ayuda a disear, planificar y llevar a cabo nuevos productos y servicios. Este libro centra su atencin en la aplicacin de los instrumentos y tcnicas de la gestin de proyectos al mbito concreto de la informacin y la documentacin, un tema realmente necesario, pues cada vez son ms los retos que se plantean los profesionales de los centros de informacin y los investigadores en Ciencias de la Documentacin, y no siempre terminan en xito debido en gran parte al uso de una metodologa inadecuada o por la ausencia de metodologa.

Algunos ejemplos de proyectos habituales en nuestro mbito seran la informatizacin de procesos, la creacin de bases de datos, el traslado de edificio, la reorganizacin interna de una unidad... El autor, que es profesor de esta materia en la licenciatura en Documentacin de la Universitat de Barcelona y en el Mster Online en Documentacin Digital de la Universitat Pompeu Fabra, presenta de una forma muy ordenada y con gran claridad las caractersticas, fases y estructura de un pro-

El profesional de la informacin, v. 14, n. 1, enero-febrero 2005

Cmo hacer un proyecto y no fracasar en el intento

Abadal Falgueras, Ernest. Gestin de proyectos en informacin y documentacin. Gijn: Trea, 2004. Isbn 84-9704144-5. 100 p.

1. Calidad cientfica y tecnolgica e innovacin a) Pertinencia de la investigacin para clarificar los aspectos "no tcnicos" de la innovacin y su contribucin al logro de los objetivos del programa. b) Grado de innovacin de los mtodos aplicados para resolver los problemas "no tcnicos" de la innovacin. c) Adecuacin del enfoque, la metodologa y el plan de trabajo elegidos (tareas, responsabilidades, calendario, hitos, resultados previstos) para abordar la transferencia de tecnologa objeto de la propuesta. 2. Valor aadido comunitario a) Potencial de la transferencia de tecnologa objeto de la propuesta para contribuir a resolver problemas tcnicos a nivel europeo. b) Combinacin transnacional de competencias complementarias que expone la propuesta. c) Potencial de la propuesta para contribuir a la aplicacin de las polticas comunitarias, especialmente la de innovacin. 3. Contribucin a los objetivos sociales de la Comunidad a) Potencial de la propuesta para contribuir a la mejora de la calidad de vida, la salud y la seguridad. b) Potencial de la propuesta para contribuir a mejorar las perspectivas de empleo y el desarrollo de aptitudes. c) Potencial de la propuesta para contribuir a proteger y mejorar el medio ambiente y a conservar los recursos naturales.

yecto en informacin y documentacin; explica los principales mtodos y tcnicas que se deben usar para la recogida de datos; e indica las vas de financiacin a las que se puede acudir para hacer posibles los proyectos en Espaa. En un centenar de pginas estructuradas en 5 captulos se recoge todo lo que se debe saber sobre la gestin de proyectos. Captulo 1. Qu es un proyecto? Antes de entrar en la forma de realizar un proyecto es necesario conocer qu es un proyecto y qu orientaciones puede tener: de investigacin o de desarrollo (o de ambos), novedoso o de reforma, con una visin estratgica o ms operacional, realizado por una institucin sola o en cooperacin con otras, etc. Este captulo presenta las distintas orientaciones y enumera las cinco grandes etapas de la vida de un proyecto: anlisis, definicin, diseo, planificacin y ejecucin, que se estudian en detalle en el siguiente captulo. Captulo 2. Estructura de un proyecto Enlazando con lo anterior y entrando ya en un aspecto ms prctico, se explican con dete-

4. Desarrollo econmico y perspectivas C+T a) Potencial de la propuesta para contribuir al crecimiento econmico, especialmente mediante la riqueza de aplicaciones y la calidad de los planes de explotacin. b) Correspondencia entre los aspectos "no tcnicos" de la propuesta y el inters estratgico del consorcio y su potencial para mejorar la competitividad. c) Eficacia prevista de las estrategias de difusin que se proponen. 5. Recursos, socios y gestin a) Calidad de la gestin y la ejecucin que se proponen, y en especial medios para facilitar la asociacin multicultural y multidisciplinaria, de modo que se asegure una comunicacin fluida en el consorcio de la propuesta y con cada uno de los grupos destinatarios. b) Calidad de la asociacin y participacin de los socios idneos para dotarse de la competencia, los conocimientos y la complementariedad necesarios para realizar la transferencia de tecnologa y evaluar las metodologas relacionadas con las cuestiones no tcnicas. c) Idoneidad de los recursos en cuanto a contribucin propia a la propuesta, personal disponible, presupuesto asignado y competencia para llevar a cabo los aspectos no tcnicos relacionados con la transferencia de tecnologa. Fuente: Comisin Europea. Quinto programa marco: manual de procedimientos de evaluacin de propuestas. 30 de septiembre de 1999.
Criterios y subcriterios de evaluacin del 5 PM de la UE, p. 62
El profesional de la informacin, v. 14, n. 1, enero-febrero 2005

77

Mari Carmen Marcos

nimiento las fases por las que debe pasar un proyecto: anlisis interno de la organizacin (situacin actual y necesidades) y externo (otras organizaciones); definicin del proyecto: describir de qu se trata y qu objetivos se plantea; diseo de aspectos metodolgicos, documentales, tecnolgicos y legales; planificacin de las tareas (cules son, en qu orden se van a realizar) y de los recursos humanos, tecnolgicos y econmicos necesarios para su implantacin; ejecucin, donde se incluye el control y seguimiento, la definicin del equipo que lo va a llevar a cabo, los procesos de evaluacin y difusin, y la documentacin que se va generando a lo largo de todo el proceso desde la etapa de anlisis en forma de informes. Captulo 3. Mtodos y tcnicas de recogida de datos Se describen y valoran las principales tcnicas de recogida de datos que son de uso frecuente para las fases de anlisis y diseo de proyectos: anlisis de citas, de contenido y transaccional, cuestionarios, entrevistas, estudio Delphi, grupos de discusin y observacin. Captulo 4. Financiacin de proyectos Un aspecto fundamental para que un proyecto pueda llevarse a cabo es que obtenga financiacin. El autor muestra las principales vas de obtencin de recursos econmicos en la Unin Europea y en algunos pases como Gran Bretaa, Estados Unidos y Espaa. Se recomienda seguir algunos pasos para que sea un xito. Captulo 5. Conclusiones: el declogo del buen proyecto
78

Anlisis - Anlisis interno Anlisis de la organizacin Descripcin de la situacin actual Identificacin de les necesidades - Anlisis externo Definicin - Descripcin - Objetivo general - Objetivos especficos Diseo - Aspectos - Aspectos - Aspectos - Aspectos metodolgicos documentales tecnolgicos legales

Planificacin - Especificacin de las tareas o actividades - Organizacin de las tareas en la secuencia lgica adecuada - Previsin de los recursos humanos - Previsin de los recursos tecnolgicos - Previsin de los recursos econmicos Ejecucin - Control y seguimiento - El equipo del proyecto - Evaluacin - Difusin y promocin - Documentacin
Estructura de un proyecto, p. 28

El libro finaliza con 10 consejos que a pesar de que al leerlos parecen evidentes, su incumplimiento ha llevado a menudo al fracaso, por eso queremos enumerarlos aqu: Aplicar el sentido comn Considerar que un proyecto necesita que se invierta mucho tiempo Realizar un anlisis interno pormenorizado Realizar un anlisis externo a fondo Detenerse a hacer una buena planificacin Ser flexibles para hacer cambios

Informarse sobre los sistemas de financiacin disponibles Implicar a los usuarios Crear equipos multidisciplinares Tener un buen liderazgo A lo largo de todo el libro la exposicin terica viene acompaada de ejemplos concretos del mbito de la informacin y documentacin con los que se muestra cmo se ha ido aplicado cada parte de la explicacin a proyectos reales. Sin duda, un libro para tener a mano.
Resea enviada a EPI por Mari Carmen Marcos mcarmen.marcos@upf.edu

El profesional de la informacin, v. 14, n. 1, enero-febrero 2005