Manual Masterweb

Manual de Operacin Software MASTERWEB 3.
MANUAL DE OPERACIN
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Manual de Operacin Software MASTERWEB 3.5
CONTENIDO
PAGINA 2 6 12 14 18 20 22 23 30 33 37 38 39 40 41 Panorama General Alta de Catlogos Perfiles de Seguridad Creacin de Rutas de Aprobacin Creacin de Carpetas Recomendaciones para Implementacin Cambio de Contrasea Registro de Fichas Localizacin de Fichas Generacin de Reportes y Estadsticas Calendario de Pendientes Envo y Aprobacin de Fichas Aprobacin de Fichas Monitoreo de Aprobaciones e Historial Actualizacin de Fichas
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PANORAMA GENERAL
MASTERWEB es un software diseado para controlar la informacin de su organizacin, partiendo desde el ciclo de vida de cada documento (ingreso, aprobacin, publicacin y actualizacin), as como registrar y dar seguimiento a las actividades relativas al sistema de gestin de calidad, basado en los requerimientos de las normas ISO 9000, ISO/TS FDA. Sus principales funciones son: 1. Publicar los documentos de su sistema de calidad basado en privilegios por usuario. 2. Llevar el control de revisiones en las modificaciones de stos. 3. Aprobar y llevar registros las aprobaciones de su informacin va electrnica. 4. Dar seguimiento a problemas detectados con notificaciones automticas. 5. Programar actividades de mantenimiento del sistema de calidad y evidenciar su cumplimiento. 6. Capacidad de reemplazar algunos de sus formatos por formularios tipo web, con la gran ventaja que as puede rastrear su informacin capturada con herramientas avanzadas de bsqueda. MASTERWEB no es un software para crear o generar archivos electrnicos, una vez generados en cualquier aplicacin externa de su preferencia (OFFICE, VISIO, AUTOCAD, etc), se deben adjuntar a una ficha de registro en el software e introducida en alguna divisin de fichas previamente creada (bveda). La ficha puede contener los campos de texto que usted requiera para identificarla y administrarla dentro del sistema y adjuntar en ella tantos archivos necesite usted, como mnimo una clave nica, a qu bveda ser depositada y su ttulo con su respectivo archivo electrnico adjunto. Las fichas de informacin dentro de MASTERWEB se encuentran clasificadas por familias, ya sea de DOCUMENTOS, SEGUIMIENTOS o ACTIVIDADES y segn la familia la ficha tendr activadas ciertas funciones especiales requeridas para su administracin, las cuales se muestran en el siguiente diagrama:
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En el caso de las fichas en las cuales tendr varias revisiones (como los documentos del sistema de gestin), es necesario generar varias fichas con la misma clave PERO DE REVISION DIFERENTE y con ello el software permitir la igualdad de claves, y para evitar el acceso a aquellas fichas que ya son obsoletas stas debern ser colocadas en las bvedas de OBSOLETOS en donde los usuarios normalmente no deben tener acceso, a excepcin de la ficha vigente. Para restringir el acceso a toda la gama de fichas que puede generarse dentro del sistema, internamente tiene 2 divisiones principales, la parte de Grupos de Trabajo (para usuarios) y la parte de Bvedas (fichas), puede crear tantas divisiones como requiera su empresa as como los grupos de usuarios que tengan acceso a ellas, tal como lo muestra la siguiente figura :
Usted estar identificado en su organizacin con ID nico, y su cuenta deber ser incluida en uno o varios grupos de trabajo y con ello tener acceso a las BOVEDAS que su puesto requiera, de manera predeterminada tendr con su solo registro acceso de SOLO VER a la bveda predeterminada del sistema (definida por su administrador en las opciones del sistema), inicialmente es la bveda PUBLICOS. Si usted cotidianamente es generador de fichas, deber incluirse adicionalmente en el grupo de USUARIOS CLAVE del sistema los cuales tienen privilegios de ALTA y ACTUALIZACION de fichas (registrar) pero nicamente en la bveda de fichas BORRADORES, como lo muestra el siguiente esquema
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Estas fichas BORRADORES no estarn al alcance del personal de la empresa, y no podrn liberarse (cambiar de bveda) hasta que sean aprobados por la(s) persona(s) que usted decida, al seleccionar alguna de las rutas de aprobacin electrnica de fichas creada previamente por el administrador del sistema. Una vez registrada, la ficha puede ser enviada a alguna RUTA DE APROBACION ELECTRONICA, diseada previamente por su administrador (en caso de no existir la ruta adecuada, solictela a ste). Al ser enviada la ficha a travs de estas rutas, las personas integrantes de esa ruta sern notificadas secuencialmente de sta aprobacin a travs de su correo electrnico o bien al ingresar con su contrasea en MASTERWEB.
La figura muestra cmo una ficha BORRADOR se somete a la aprobacin de 2 personas (como ejemplo) y si ambas dan su visto bueno a travs de su contrasea, la ficha ser liberada a una bveda en donde algn grupo de usuarios ya tendrn acceso de consulta. Si alguna persona en la ruta rechaza la ficha, sta deber indicar las razones de su decisin en el campo de COMENTARIOS y ser enviado un mensaje al emisor de la ficha con la finalidad que ste corrija el archivo electrnico de la ficha y vuelva a enviarla con los cambios correspondientes. Durante este proceso la ficha que inicialmente se encontraba en la bveda de BORRADORES seguir ah hasta que sea aprobada por toda la ruta. En el ejemplo tambin se ilustra que en caso que la ficha sea aprobada, sta ser cambiada a la bveda de ADMINISTRACION, a su vez, si existe registrada una revisin anterior (documento padre), sta ser cambiada a la bveda de OBSOLETOS en donde slo los administradores tendrn acceso como referencia histrica y podrn depurarla las veces que ellos consideren necesario. En aquellas fichas donde se repiten las claves pero con revisiones diferentes, se genera adicionalmente una relacin intrnseca dentro del sistema, que es la de la ficha PADRE - HIJA y que se concreta de manera automtica a travs del mtodo de ACTUALIZAR versiones del software, en donde a partir de la ficha original se obtiene una COPIA de la misma y del archivo electrnico del mismo, esta copia de la ficha ser marcada como HIJA de la original, y cuando esta ficha HIJA sea aprobada renovar a la ficha PADRE en la bveda en donde se encontraba y en todas las CARPETAS en donde sta fue colocada (puede estar colocado en varias de ellas). Si no se realiza este procedimiento, el software no relevara a la ficha PADRE adecuadamente y podr tener en publicacin la misma ficha en la misma bveda apareciendo en 2 ocasiones, en una de ellas de manera incorrecta.
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ALTA DE CATALOGOS
CATALOGOS Alta de Usuarios La primera labor que deber hacer usted como administrador es dar de alta la lista de usuarios que harn uso del software en alguna ocasin. Los datos a capturar en el software se muestran en la siguiente tabla (los indispensables se muestran en amarillo).
USUARIO ID PIN NOMBRE APELLIDO E-MAIL
Mencionamos 2 ejemplos de cmo llevar este esquema:

# 1 2 USUARIO ID AGONZALEZ JEFE PROD 1 PIN PASSWORD PASSWORD NOMBRE ALBERTO ALBERTO APELLIDO GONZALEZ GONZALEZ E-MAIL agonzalez@girsa.com agonzalez@girsa.com
Ejemplo 1: Manejar el acceso por Nombre y Apellido (puede variar segn prefiera) Ventajas: Facilidad para recordar el ID Usuario (la mayora de las empresas tienen el ID del usuario de red con este esquema, as no tendran que recodar uno nuevo), si decide este esquema recomendamos igualar el USUARIO ID con el ID de ingreso a su red. Desventajas: Puede haber duplicados (puede agregarse algn numero en el ID para diferenciarlos). Cada vez que haya cambio de personal habra que borrar el ID de usuario completo y darse de alta como un nuevo integrante al software.
Ejemplo 2: Manejar el acceso por Puesto Ventajas: Cuando cambie la persona, slo habra que EDITAR el nombre, apellidos, numero de empleado y e-mail (no es necesario BORRAR el ID completo). Tambin puede manejar a varias personas con una sola contrasea, a menos que desee un registro personalizado de ingreso, visualizacin y aprobacin de documentos. O bien puede identificar personalmente a un grupo de usuarios y a otro darles contraseas comunes. Desventajas: Puede haber duplicados varias personas con ese puesto por lo que se tendra que diferenciar el ID de la persona con un numero. NOTA IMPORTANTE: Si adquiri el PAQUETE DE IMPLANTACION o bien el contrato de SOPORTE PLUS puede solicitar la carga de su lista actual de sus usuarios y de sus documentos enviando sus respectivas listas a la direccin de correo soporte@masterweb.com.mx de acuerdo al formato mostrado en el archivo Listado importacion.xls anexado en el mismo directorio que este material (atencin va remota).
Ingrese a su Explorador de Internet a la direccin http://nombre_de_su_servidor con la contrasea de SYSADMIN. En el MENU PRINCIPAL (barra vertical de la izquierda), seleccione en la seccin CATALOGOS / USUARIOS, se le presentar la siguiente ventana :
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Aparecer la lista actual de usuarios, ordenando por el nombre de la persona. Oprima el botn AGREGAR
VERSION FDA: Se omite la columna de BORRAR ya que por requerimientos de CFR Parte 11 las cuentas de usuarios que salgan de la organizacin deben conservarse por siempre y evitar suplantaciones de identidad, en este caso se procede a BLOQUEAR LA CUENTA con la opcin correspondiente. Ingrese los datos solicitados en el formato y al terminar, oprima ACEPTAR y recibir un mensaje de confirmacin. NOTA: Los campos marcados con un asterisco ROJO son requeridos, en caso de no llenar alguno se mostrar un mensaje solicitndolo. Si el usuario ser asignado como RESPONSABLE DE BOVEDA o bien como LIDER DE GRUPO (en la versin corporativa) debe aumentar el NIVEL de usuario para que pueda ser elegible a ocupar ese cargo dentro de la configuracin del grupos de trabajo. O bien si ser un administrador, en cuyo caso se le habilitaran las opciones de CONFIGURACION del sistema.
Si en el men OPCIONES activ la opcin SOLICITAR ASIGNACION DE NIP INICIAL POR CORREO, se omitir el contenido campo de contrasea y el campo de correo electrnico ser obligatorio, para solicitar a ste su contrasea inicial mostrando en el cuerpo del mensaje una liga para ingresar dicha contrasea a nombre de ese usuario. Oprima AGREGAR si desea ingresar otro usuario o bien el icono de EDITAR (lapicito) si desea modificar algn usuario ya existente En la opcin EDITAR se desactivar la edicin del campo USUARIO ID ya que es un campo no modificable, de igual forma se activar la opcin de BLOQUEAR CUENTA lo cual impedir el ingreso al software hasta quitar dicha opcin, en la versin FDA es la nica manera para prohibir el uso de la cuenta ya que no es posible eliminar cuentas usuarios para eliminar el riesgo de tener identificaciones duplicadas. Si desea BORRAR algn usuario oprima la figura izquierda en forma de bote de basura en el rengln donde se encuentra dentro del listado. (Excepto versin FDA). Si el usuario no se encuentra actualmente como miembro de una ruta de aprobacin (pasiva), en una aprobacin en proceso, es creador de documentos o es actualmente responsable de alguna tarea de seguimiento o actividad, se le presentar una confirmacin del borrado. En caso contrario, ser necesario elegir otro usuario como reemplazo del mismo, si aun as desea borrar al usuario sin elegir algn reemplazo, oprima BORRAR y en donde sea necesario se reemplazar por el usuario SYSADMIN, a menos que ste comparta un mismo paso de aprobacin activa con el usuario seleccionado, en cuyo caso deber elegir a otro reemplazo obligatoriamente.
NOTA: An cuando sea borrado un usuario, ste conservar su nombre en el historial de aprobaciones de los documentos as como en las aprobaciones activas en donde ste ya haya concretado su aprobacin parcial.
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CATALOGOS - Alta de Bvedas Las bvedas son las divisiones internas de fichas dentro del software y usted debe definir cmo en cuantas categoras es conveniente dividirla para la administrar su acceso dentro de su organizacin ya que la contrasea de un usuario lo restringe precisamente a qu bvedas va a tener acceso (en algunos casos de slo visualizacin y en otros de edicin y registro). Normalmente la documentacin se divide en Departamentos y/o estatus (obsoletos, vigentes, borradores), aunque tambin puede pensar en procesos o localidades. Recomendamos ver el captulo inicial de PANORAMA GENERAL del manual de usuario proporcionada. Una recomendacin es dividir su informacin en el mnimo indispensable (mientras ms sencillo mejor), su estructura de bvedas puede ser muy funcional si las define en bloques grandes, piense si es indispensable el dividir sus documentos en muchas secciones, es realmente informacin confidencial?, importa mucho el restringir su acceso para un grupo de varios departamentos muy relacionados entre sus documentos? Quiz actualmente no lo hace as, ya que representara un esfuerzo considerable la impresin de tantas copias, pero ahora que maneja un sistema electrnico sera lo mismo publicar un documento para una persona que para toda la empresa. Sin embargo, considere que un documento en pantalla (aun cuando se quiten opciones de impresin), al igual que en papel, es vulnerable a fugas de informacin de varias maneras, por lo que sugerimos crear bvedas CONFIDENCIALES para restringir el acceso slo a ciertos usuarios. Ingrese al men CATALOGOS / BOVEDAS del men principal y se le presentar la lista de bvedas existentes, oprima el botn de AGREGAR. Ingrese el nombre de la bveda (requerido) y opcionalmente escriba alguna descripcin de la misma. Seleccione para cul familia de fichas ser utilizada esta bveda, para Documentos, Seguimientos o Actividades segn se describe en el PANORAMA GENERAL. Seleccione el estatus de los documentos que se depositarn en esta bveda (Borradores, Vigentes u Obsoletos), las opciones cambiarn a ABIERTOS Y CERRADOS en el caso de las familias de Seguimientos y Actividades.
La bveda siguiente puede indicarle a MASTERWEB a cul bveda se trasladar ese documento despus de una aprobacin electrnica de manera automtica, o bien, como en el caso mostrado, a qu bveda de obsoletos se enviar el documento al llegar la fecha de expiracin de alguna ficha (en el men OPCIONES deber estar habilitada la opcin EXPIRACION DE FICHAS VIGENTES en alguna que tenga el texto Remover al Expirar. El responsable de bveda es el usuario que recibir avisos ya sea cuando ingrese una ficha a esa bveda o bien cuando expire dentro de dicha bveda, y finalmente, la opcin de Permitir Edicin de Seguimientos y Actividades le permitir a los responsables de realizar Tareas de Seguimiento o Actividades el indicar que ya concluy esa actividad o tarea de seguimiento y con ello librarse de los mensajes de recordatorio (no recomendado).
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CATALOGOS Grupos de Trabajo En las siguientes opciones de CATALOGOS puede dar de alta los siguientes listados, que tienen la misma mecnica de agregar editar borrar que las secciones ya descritas, a continuacin describimos sus funciones dentro de MASTERWEB: GRUPOS DE TRABAJO: Son las entidades en donde residirn los usuarios del sistema en donde se puede hacer la relacin entre usuarios y bvedas, por cada bveda que usted haya ingresado con el fin de limitar su acceso, indica que esa bveda ser relacionada a un grupo de trabajo nuevo con usuarios seleccionados para que puedan observar dicha bveda. Si usted cuenta con la versin corporativa adicionalmente le solicitar un LIDER de grupo, el cual podr dar de alta usuarios, bvedas pero solo relacionadas al grupo o grupos al que sea lder. NORMAS DE REFERENCIA: Son los estndares o especificaciones debido a los cuales usted elabor ciertos documentos para cumplir esos requerimientos. como la norma ISO 9000, ANSI, UL, etc. Estos servirn para relacionarlos con cada uno de sus documentos y hacer bsquedas posteriormente por estos criterios normativos. AREAS O PROCESOS: En las fichas de documentos de las familias de seguimiento o actividades puede indicar adems de la bveda a la que pertenecen, el rea o proceso la que est relacionado dicho seguimiento para fines de identificacin, agrupacin para grficas y rastreo. TIPOS DE FICHAS: Esta es una parte importante en la clasificacin de fichas dentro de MASTERWEB, ahora existen 3 familias de fichas en donde cada una tiene funciones adicionadas para una mejor administracin, refirase al Manual de Usuario Clave para que observe el detalle de estas nuevas funciones. En esta seccin usted podr definir el Nombre del tipo de documento, indicar si la ficha ser ocupada como documento, seguimiento o actividad, indicar el perodo de reenvo de los mensajes de eventos pendientes, indicar si las actividades o tareas sern modificadas solo por el creador, indicar si al ver este tipo de documentos se mostrar la ventana superior del titulo en fondo color gris, que impide la impresin del documento en su formato nativo, as como las ETIQUETAS de los campos y botones funcionales que tendr la ficha al momento de llenarla. Uso de formatos electrnicos: Esta funcin de poder configurar la ficha en los nombres de los campos as como quitar campos existentes o agregar propios le permitir disear formatos simples (de texto, nmeros y fechas) que sus usuarios podrn llenar cotidianamente en sustitucin de los registros en papel que se aslan en archivos individuales, aqu solo registrarn el texto del contenido deseado y posteriormente esa ficha con esa informacin podr ser rastreada con el nuevo FILTRO AVANZADO.
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CAMPOS PERSONALIZADOS: Usted puede agregar campos adicionales a cada tipo de ficha si as lo requiere, y pueden ser tiles para hacer bsquedas a futuro con estos nuevos campos. En el listado principal de tipos de ficha vaya a la columna CAMPOS PERSONALIZADOS del tipo deseado y oprima EDITAR, se abrir la pantalla de configuracin. Oprima el botn de AGREGAR y escriba el nombre del campo que requiere y debe elegir tambin el TIPO DE CAMPO como convenga, el tipo de informacin que se debe utilizar para contestarlo, a lo cual existen las opciones de TEXTO, LISTA, NUMERO y FECHA. Si usted deseara que al llenar la ficha de ese tipo de documentos, sea forzoso el llenado de este campo indique la opcin de REQUERIDO, oprima GUARDAR y regresar a la ventana anterior. En el caso de haber escogido LISTA se activar en la columna de TIPO la leyenda EDITAR y en ella usted deber agregar a cada miembro de esa lista en el campo superior, y oprimiendo el botn de AGREGAR. Estos campos se agregarn de manera predeterminada AL FINAL de la lista, si desea insertar campos en un determinado orden, slo seleccione el crculo que se encuentra a la izquierda del rengln donde desea hacer la insercin del nuevo campo y oprima igualmente AGREGAR, en este caso, el nuevo campo se colocar ENCIMA del rengln elegido. PLANTILLAS: Usted podr definir listados preescritos que usted normalmente escribira en listas de campos personalizados, en copias controladas, en actividades o tareas seguimiento. Al realizar alguna ficha usted podr elegir esta plantilla SIEMPRE Y CUANDO NO EXISTA ALGUN ELEMENTO YA INGRESADO EN DICHAS SECCIONES, en cuyo caso aparecer la leyenda USAR PLANTILLA en la parte superior derecha de esa ventana. Estas plantillas deben ser clasificadas por su ESTILO como LISTA SIMPLE (elegibles en copias controladas o en listas de campos personalizados) o bien si es una TAREA o una ACTIVIDAD. Ingrese el nombre de la plantilla y en ESTILO la seccin en donde la podr utilizar, oprima GUARDAR. Al regresar al listado principal vaya a la columna LISTA / EDITAR y se presentar la pantalla donde podr agregar miembros a esa lista, controlando inclusive el orden de estos miembros como en la seccin anterior. Ahora podr elegir la plantilla en fichas de actividades o seguimientos, de manera predeterminada ser usted asignado como responsable de cada tarea por ser el creador, y deber editar agregar a los responsables reales cada una (quiz usted deba borrarse de cada tarea).
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FOLIADOR DE DOCUMENTOS: Es una herramienta para controlar los nmeros consecutivos de cada tipo de documento en su empresa. Esta es una funcin restringida slo para ADMINISTRADORES. Si por ejemplo en su empresa tiene la estructura de claves PCC-001, donde P es de Procedimiento y CC Control de Calidad, sugerimos dar de alta el Foliador llamado Procedimientos de Control de Calidad. Quiz en su empresa existen otros 3 tipos de documentos (Manual, Instructivo y Formatos) as como 9 departamentos adicionales, por lo tendr que hacer 10 x 4 = 40 foliadores en total para cubrir todos los tipos de documentos de cada departamento existentes en su empresa. Ingrese a la opcin CATALOGOS / FOLIADORES del men principal.
Teclee el nombre del Foliador en el campo FOLIADOR En el campo PREFIJO escriba todo aquello de su codificacin de documentos que se encuentre a la IZQUIERDA de su numerador consecutivo. En el campo COMIENZA EN, escriba el numero con el que desea empezar a controlar la numeracin, respetando el nmero de dgitos que utiliza actualmente (por ejemplo 001). En el campo SUFIJO escriba todo aquello que en su codificacin de documentos se encuentre del lado DERECHO de su numerador consecutivo. En PASO indique 1 si el numerador es consecutivo o un nmero mayor si su numeracin avanza en valores mayores a la unidad. En la opcin RELACIONAR TIPOS DE DOCUMENTOS indique cules tipos de documentos podrn utilizar este foliador, seleccione con CTRL+CLIC aquellos tipos que usaran exclusivamente este foliador. En esta versin es necesario indicar cules grupos de trabajo (grupos de usuarios registradores) podrn utilizar este foliador. Para esto, en la seccin RESTRINGIR A GRUPOS DE TRABAJO, seleccione con CTRL+CLIC aquellos grupos de trabajo (de registradores) que usarn de manera exclusiva este foliador.
NOTA: El foliador se utiliza en el men NUEVA FICHA, al ingresar cada nuevo registro en seguida de seleccionar el tipo de documento deseado.
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PERFILES DE SEGURIDAD
Existen 3 tipos de permisos que puede asignar a sus usuarios, los cuales deben ser otorgados a los usuarios dependiendo su jerarqua dentro del sistema documental, estos permisos son:
1. VER FICHAS 2. REGISTRAR FICHAS (Alta y Edicin) 3. ACTUALIZAR FICHAS

Todo usuario se da de alta una sola vez en el sistema, y ste, debe incluirse en uno o varios grupos de trabajo; en cada grupo puede tener diferentes perfiles sobre diferentes documentos (Bvedas). Por lo que, un mismo usuario puede tener el permiso de VER ciertos documentos en un grupo (quiz todos los documentos aprobados), pero en otro grupo (USUARIOS CLAVE) tambin podr REGISTRAR documentos nuevos en otra bveda no disponible a la mayora de los usuarios de la empresa (BORRADORES) ver la siguiente figura:
Este esquema muestra un grupo seleccionado de USUARIOS CLAVE que tienen el permiso de REGISTRO en una bveda de BORRADORES, mientras que otros usuarios tienen el permiso de VER documentos ya aprobados. Esto le permitir delegar responsabilidades de alta y actualizacin de documentos en el software a ciertos usuarios sin correr el riesgo de perder el control de su sistema documental. Una vez generado el grupo en la opcin CATALOGOS / GRUPOS DE TRABAJO del men principal, ya descrito anteriormente, ste ser utilizado para permitir el acceso de sus usuarios a ciertas bvedas de documentos, esto se logra ingresando a ciertos usuarios a un grupo determinado, y despus ligar ese grupo con varias bvedas, y con ello relacionar a sus usuarios con dichas bvedas. Una vez configurados sus grupos, cada vez que ingrese a un usuario nueva a cada grupo automticamente quedar relacionado con los mismos documentos (bvedas) que todos los usuarios ya existentes en dicho grupo. Adems de relacionar usuarios con bvedas deber indicar a cada usuario QUE TIPO DE ACCESO tiene a esos documentos, ya sea VER o REGISTRAR nuevos documentos, y de cules bvedas tiene privilegios de obtener nuevas revisiones (ACTUALIZAR).
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En el men principal, vaya a la opcin de PERFILES DE SEGURIDAD y ah seleccione del campo GRUPO DE TRABAJO a algn grupo listado. Al seleccionar a algn miembro de la lista de grupos de trabajo se resaltarn en la parte inferior a los usuarios miembros y a las bvedas relacionadas con ste. Para agregar a algn otro usuario o bveda a dicho grupo SELECCIONE CON CTRL + CLIC a dicho elemento y oprima el botn ACTUALIZAR ACCESOS. NOTA: En caso de no oprimir el botn de CTRL al seleccionar usuarios o bvedas, se anular la edicin de los privilegios de los miembros ya existentes, lo cual no significa que haya alterado los privilegios ya otorgados ya que en la siguiente ventana se le pedir la confirmacin, y en caso de no estar de acuerdo podr cancelar la operacin. Aparecer la ventana de confirmacin de la seleccin previa, en donde se mostrarn en primer orden las bvedas por relacionar al grupo, y en caso de oprimir ACEPTAR esas bvedas en TOTAL sern ligadas a dicho grupo. Si desea cancelar, oprima el botn indicado para ello. En la nueva ventana aparecern los usuarios seleccionados en la ventana anterior an cuando en el grupo quiz existan otros usuarios adicionales ligados, y que por motivos de seguridad, en caso de haberse equivocado en la ventana anterior evitar un borrado involuntario, slo se muestran los usuarios de la seleccin previa (esto se indica en la leyenda superior editando 19 usuarios de 22 existentes en el grupo X, lo cual no ocurre en el caso de las bvedas). Aparecer en color rojo la palabra NUEVO a la derecha del rengln de los usuarios recin agregados en la ventana anterior y deber indicar como mnimo alguna casilla para insertar efectivamente al usuario al grupo de trabajo antes de oprimir APLICAR.
Al oprimir APLICAR le aparecer la ventana de confirmacin del ingreso, modificacin o borrado de usuarios con privilegios hacia las bvedas seleccionadas en ese grupo y regresar a la ventana de GRUPOS DE TRABAJO, con esta operacin los usuarios seleccionados ya podrn ingresar al sistema con los privilegios otorgados para trabajar cotidianamente. Para el BORRADO DE USUARIOS de un grupo de trabajo, asegurase que dicho usuario est seleccionado y oprima ACTUALIZAR PERFILES y al aparecer en la ventana de confirmacin con los privilegios previos, slo DESACTIVE las 3 casillas de privilegios y al oprimir APLICAR ste ser removido del grupo de trabajo.
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CREACIN DE RUTAS DE APROBACIN

Consideraciones en la creacin de rutas Una ruta es una serie de pasos o secuencia de personas, a las que se deben enviar uno o varios documentos a aprobacin antes de emitirlos para su uso general, la cual debe ser programada con anterioridad para cada combinacin diferente de personas que aprueben cada tipo de documento de cada rea. Una ruta puede ser serial (personas en pasos consecutivos, el orden de recepcin depende que se complete el paso anterior), paralela (varios usuarios en un solo paso, todos reciben el documento al mismo tiempo, y pueden responder en cualquier orden), o una combinacin de ambas (puede haber pasos con una o varias personas dentro). Recomendamos que los nombres de las rutas sean de fcil entendimiento al usuario, ya que al enviar un documento a aprobar se tendrn varias opciones por donde enviarlo, y si el nombre es entendible esto facilitar su decisin y habr menos errores posteriores. Comnmente, todos los documentos de un mismo departamento los aprueban las mismas personas, por lo que las rutas podrn llamarse como cada departamento de su empresa (Calidad, Produccin, Compras, etc.). Pero tambin las combinaciones pueden variar segn el tipo de documento, por ejemplo, quiz los formatos de ingeniera se aprueban por personas diferentes a los planos de esa misma rea, por lo que habra que generar por lo menos 2 rutas, Formatos Ingeniera y Planos Ingeniera y as sucesivamente. Ejemplo: Los documentos del rea de ensamble son emitidos por 6 o 7 personas, pero todos los documentos, sea cual sea el tipo, son revisados por 2 Jefes de Turno y por el Gerente de Ensamble. El documento impreso actual contiene 4 firmas, Elabor, Revis (2 personas) y Aprob, al final se requiere que 10 personas estn notificadas del cambio. Las consideraciones clave para crear su ruta de aprobacin son las siguientes : Si todos los documentos del rea pasan por esas personas siempre, recomendamos nombrar la ruta como ENSAMBLE. El emisor del documento a aprobar no forma parte de la ruta, el software registra quin fue el emisor de cada aprobacin. El primer paso puede llamarse Revisin Inicial y contendr a los 2 jefes de rea, ya que el orden en que se firme realmente no es importante.
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En MASTERWEB, en cada paso en donde incluya ms de una persona existe la posibilidad de indicar el nmero de Aprobaciones Requeridas (cantidad de personas que requieren aprobar en el paso para que el documento pueda avanzar) y Rechazos Requeridos (cantidad de usuarios que deben rechazar para regresar el documento al Emisor), lo cual depende si el documento requiere ambas aprobaciones, o bien es suficiente con una aunque el otro aprobador rechace. En el ejemplo se requiere que ambos jefes de turno aprueben, indique 2 en ambos casos. En seguida pasar al Gerente que debe aprobar bajo consentimiento previo de los jefes de turno, a ese paso le llamaremos Aprobacin Gerencial. Al aprobar el Gerente seguir a Control de documentos como responsables de publicarlo (quiz existan copias en papel), por lo recomendamos incluir a esta rea en el ltimo paso de cada ruta. A ese paso le pondremos el nombre de Asignar Bvedas. En MASTERWEB se hace necesario indicar las posibles decisiones que puede tomar un usuario en cada paso (aprobado o rechazado) as como las reacciones que debe tener el software dependiendo de dichas decisiones, las cuales pueden ser: APROBADO
No Accin Adicional Notificar al Originador Notificar a Aprobadores Previos Notificar a Todos los Aprobadores
RECHAZADO
No Accin Adicional Notificar al Originador Notificar a Aprobadores Previos Notificar a Todos los Aprobadores
Descripcin de Reacciones
- Enva el documento al siguiente paso sin ningn mensaje o aviso - Enva un correo al emisor avisando que el paso ha sido completado - Enva un correo a los aprobadores incluidos en la ruta, solo en pasos anteriores - Enva un correo a TODOS los aprobadores incluidos en la ruta (anteriores y previos). - Marca al documento como Aprobado va Electrnica y permite la asignacin de fechas de Aprobacin, Emisin y Expiracin y tambin pregunta a cul bveda ser cambiado el documento recin aprobado as como a donde enviar a la versin anterior.
Aprobacin Final y Asignar Bvedas (requerido incluir en algn paso de [No Aplica] la ruta)
La accin NOTIFICAR ENVIAR CORREO es una opcin especial que se puede anexar en una ruta slo para fines de enviar un correo electrnico a ciertas personas tras haberse completado una aprobacin, los integrantes incluidos en ese paso en realidad NO PUEDEN aprobar como tal, y no es necesario tampoco asignarles un perfil de aprobador en su grupo de trabajo, es slo una notificacin automtica va correo electrnico. La asignacin de Acciones y Reacciones deber ser de acuerdo a sus necesidades, de acuerdo al ejemplo le recomendaramos: Paso 1: Si existen las 2 aprobaciones, pasar al siguiente paso sin ninguna accin adicional, si se rechaza, enve un correo al emisor. Paso 2: Si se aprueba, igual que el anterior, si se rechaza debe enviar un correo al emisor y al aprobador previo para notificacin del mismo. Paso 3: El encargado de control de documentos lo cambiar de bveda, (de BORRADORES a Produccin quiz) y enviar la versin anterior a Obsoletos, tambin indicar las fechas de Aprobacin, Emisin y Expiracin (opcional), adems de enviar un correo al emisor indicndole que el proceso ya ha terminado, en este paso realmente el encargado de control de documentos no podra rechazarlo en s. Paso 4: Notificacin, al terminar el ciclo, se enviar un aviso a estas personas que el documento contenido ya fue aprobado.
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El proceso descrito se ilustra en la figura anterior, al concluir la aprobacin, se generar en el software un registro histrico de esta aprobacin del documento, as como el reemplazo de la versin anterior (si es que existiera). Por lo que ahora podr ser consultado por aquellas personas que, por su grupo de trabajo, tienen acceso a la bveda de Produccin, y ms an, el administrador documental, podr colocarlo en una CARPETA de documentos en donde pueden estar organizados por tipo, proceso, etc.
Procedimiento para Crear Rutas
Vaya al men RUTAS Y APROBACIONES/ EDICION DE RUTAS del men principal y oprima el botn de NUEVA e ingrese el nombre para la nueva ruta. (hasta 15 caracteres). Seleccione el nmero de pasos totales en su ruta, si posteriormente desea cambiar el nombre o el nmero de pasos en la ruta, deber borrar la anterior y generarla de nuevo. Indique en la opcin inferior si el ltimo paso de la ruta ser de notificacin (en dado caso, en el ltimo paso slo se le preguntar a qu usuarios agregar en este paso). Opcional, si usted desea restringir el uso de esta ruta a cierto grupo de usuarios (normalmente usuarios clave), seleccione con CTRL+CLIC a cada grupo que tendr disponible esta ruta, si no selecciona ningn grupo, la ruta estar disponible para todos los registradores de su organizacin. Opcional, si usted desea que los documentos rechazados en la ruta se enven a cierta bveda, seleccione la propia en el campo Enviar rechazados a la bveda.
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Al oprimir CONTINUAR se presenta la edicin del paso consecutivo, en donde deber indicar el NOMBRE del paso. Seleccione con CTRL+CLIC en la seccin inferior izquierda aquellas personas que formarn parte de este paso. Si desea que los integrantes de este paso a su vez puedan agregar a otros miembros durante las aprobaciones, indique la opcin correspondiente. En la seccin ACCIONES DEL PASO indique qu acciones desea que ocurran al definir un veredicto por parte de los miembros del paso. Puede poner un tiempo lmite para que los integrantes de este paso puedan dar un veredicto, oprima el botn Poner tiempo lmite y aparecer la siguiente ventana: En ella slo indique el(los) usuario(s) a los que se trasladar la aprobacin despus del tiempo lmite para completar el paso (concretar el mnimo de aprobaciones o rechazos) por parte de todos los miembros de este paso. Contine sucesivamente hasta concluir todos los pasos de la ruta (recuerde que en alguno de los pasos de la ruta debe incluir la accin APROBACION FINAL Y ASIGNAR BOVEDAS ya que sin ella la ruta no podr ser concluida). Si usted seal que el ltimo paso ser de notificacin, se mostrarn todas las acciones inhabilitadas y el nombre del paso ser Notificacin, y slo deber incluir a los usuarios que usted desee sean notificados con un correo electrnico al finalizar la aprobacin, en cuyo mensaje aparecer una liga para ver los documentos recin liberados. Oprima FINALIZAR y la ruta ser concluida.
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CREACIN DE CARPETAS
Al tener su documentacin dentro de MASTERWEB, usted podr organizarla en carpetas electrnicas de acuerdo a cmo su personal est acostumbrado a localizarlas en papel. Puede crear un nmero ilimitado de carpetas de acuerdo a sus necesidades de publicacin. Una carpeta debe estar contenida en una Bveda y por ello, slo los usuarios que tengan privilegio de ver esa bveda podrn ver esa carpeta. Puede introducir ms de una carpeta en una Bveda si lo desea (ver seccin CARPETAS de la gua de usuarios). Las carpetas tienen la propiedad de poder incluir en ellas los documentos localizados en otras bvedas a la que sta esta colocada. Y con ello, para un departamento especfico, podr incluir en sus carpetas documentos seleccionados de otros departamentos.
Procedimiento para Crear Carpetas En el men principal ingrese a EDICION DE CARPETAS y se presentar la pantalla siguiente: Oprima el botn de NUEVO. Escriba el nombre de la carpeta Seleccione la bveda en la que desea colocarlo (con eso restringir el acceso a los usuarios que puedan ver esa carpeta). Oprima GUARDAR y regresar a la ventana anterior. Si posteriormente desea cambiar dicho nombre oprima el icono en forma de carpeta de color naranja, o bien si desea borrarlo oprima el icono de BORRAR del rengln correspondiente. Puede usted COPIAR la estructura de sus carpetas para ahorrar tiempo en la creacin de varios ejemplares similares cambiado los documentos o simplemente ajustando las diferencias en lugar de crear nuevas carpetas, para ello oprima el icono de COPIAR de la izquierda de la carpeta deseada.
Agregando Subdivisiones a la Carpeta La divisin bsica dentro de una carpeta son los ENCABEZADOS, los cuales tienen la misma funcin que los subdirectorios de una PC. En estos encabezados podr incluir a su vez a otros encabezados o documentos y lograr la distribucin que desee para que sus usuarios localicen fcilmente sus documentos. De la misma forma que en su PC, usted no podr incluir objetos debajo de sus documentos (archivos), siendo la divisin mnima de las carpetas. D clic sobre el nombre de la carpeta y aparecer la siguiente ventana:
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En la parte superior aparecern 2 secciones, para AGREGAR ENCABEZADOS o AGREGAR DOCUMENTOS. Los encabezados son las subdivisiones internas de la carpeta, tal como los directorios y subdirectorios en su PC, oprima el botn de AGREGAR ENCABEZADOS aparecer la ventana inferior preguntando por el nombre del mismo. Oprima GUARDAR y regresar a la pantalla anterior agregando dicho encabezado en la lista del nivel raz de la carpeta. El orden de stos ser conforme usted los agregue a la carpeta, y no en orden alfabtico como se acostumbra en su PC, con lo cual usted podr priorizar la jerarqua de los encabezados segn su importancia de uso. Al agregar objetos stos se colocarn en la ltima posicin de la lista. Si usted desea INSERTAR algn encabezado entre 2 encabezados previamente guardados solo SELECCIONE EL CIRCULO que se localiza a la derecha del nombre de ese rengln en donde desea insertar el nuevo encabezado, y al agregarlo a la lista se colocar por encima del rengln seleccionado. Para agregar contenido DENTRO del nuevo encabezado solo d clic en el nombre de ste y se desplazar al nivel inferior y podr agregar igualmente nuevos encabezados y/o nuevos documentos en sus subniveles. Al avanzar en los subniveles usted podr observar la ruta de los subniveles avanzados en la barra superior, y podr regresar al nivel que desee dando clic en su respectivo vnculo. Para EDITAR el nombre del encabezado, slo d clic en el icono en forma de carpeta de la izquierda del encabezado que desee. Al agregar DOCUMENTOS se mostrar la funcin VER TODOS del cual podr hacer uso de los filtros de clave, ttulo o bveda para localizar su documento, ah seleccione la casilla de la izquierda para todos aquellos documentos que desee integrar a la carpeta actual y sern agregados en el orden de la clave y revisin. Para cambiar el orden aplica tambin la funcin de INSERTAR al igual que en los encabezados Oprima GUARDAR y regresar a la pantalla anterior.
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RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTACION

Basados en la experiencia de la implantacin de MASTERWEB con nuestros clientes, nos permitimos ofrecerle algunas sencillas recomendaciones para optimizar la implantacin del software en su empresa: Capacite a los administradores del sistema, deben ser personas asignadas por su puesto al proceso de control documental de la organizacin (de 2 a 4 personas), recomendamos que a la sesin de administradores tengan la compaa de una persona del rea de sistemas para recurrir a l en caso de preguntas sobre todo en administracin de privilegios ya que es un proceso que ese personal maneja diariamente con las redes locales. Decida una sencilla Estructura de Bvedas mientras ms sencilla, mejor, esto facilitar la comprensin de sus usuarios en general. Considere si es indispensable el dividir sus documentos en muchas bvedas, importa el restringir todos sus documentos a todas las reas ahora que tiene las ventajas de un medio electrnico? Puede definir bvedas pblicas donde coloque documentos de uso general y aquellos que no sean de uso general colocarlos en las bvedas de los departamentos correspondientes. Si tiene documentos confidenciales puede restringir el acceso a ese documento a usuarios seleccionados aun estando en una bveda pblica o departamental. Capacitacin a los usuarios clave defina en conjunto con los responsables de la implantacin en cada departamento quienes sern los usuarios que capturen los documentos de sus respectivas reas. Y una vez definidos capactelos para que puedan usar el software de inmediato ya con su estructura de bvedas y accesos definidos, ya que si pasa mucho tiempo entre la capacitacin y el uso de los usuarios clave se puede olvidar la sesin de capacitacin Carga inicial de documentos, elabore y formalice el procedimiento interno de control de documentos va electrnica y dejar un tiempo para que su personal se acostumbre a consultarlos por ese medio, y despus de cumplir todas estas etapas capacitarlos a actualizarlos, enviarlos a aprobar y aprobarlos en el software Quite progresivamente los documentos en papel, ya que hizo la inversin en medios electrnicos ahora debe lidiar con la costumbre del uso del papel, obligue el uso electrnico removiendo poco a poco las carpetas impresas en la medida de lo posible y lo prctico (recomendamos el apoyo de la alta direccin para este cambio). Resalte a sus usuarios que realicen la Liga de Documentos Relacionados conforme se vayan ingresando a MASTERWEB, esta funcin del software puede ahorrarle muchos dolores de cabeza en un futuro, ya que le puede advertir cules documentos pueden ser afectados al momento de sacar una nueva revisin dentro de una compleja red documental, considere que el control de documentos representa el 75% de las no conformidades en las auditorias de certificacin y seguimiento, muchas de ellas debidas a la falta de manejo de esta situacin. Defina cundo un documento ES controlado y cundo NO, el uso de MASTERWEB quiz le despierte la inquietud de evitar las impresiones, esto es posible, pero deben instalarse medios de proteccin como el convertidor a formato PDF con impresin o copiar-pegar deshabilitados, pero reflexione acerca del tema: a) Aun cuando se eviten las impresiones desde la aplicacin de visualizacin, su PC cuenta con una tecla de Imprimir Pantalla o simplemente extraer la informacin con alguna cmara de celular, por lo que hasta el sistema ms seguro no puede evitar sacar una imagen de la informacin contenida en su documento, y cualquier medio electrnico es vulnerable en ese aspecto.
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b) MASTERWEB restringe el acceso a travs de contraseas, lo que equivale a enviarle a UNA persona especifica el documento impreso con sello y quiz firmas originales, el punto fue que el usuario tuvo acceso a ese documento, y con l, puede extraer informacin si lo desea, pero no afectara a su sistema de calidad si es que se define esa consideracin adems de ahorrarle MUCHO trabajo por manejo de desconfianza. c) Para las auditorias de certificacin es suficiente el definir que un documento controlado es aquel que esta impreso en papel, con sello de color y quiz con firmas, o en su defecto, llamarlo a travs del sistema informtico MASTERWEB, otro tipo de documento es no controlado o irrelevante.
Programe respaldos regulares de su informacin, considere que la informacin contenida en el software es resultado de un trabajo colectivo de meses o aos, asegrese que su departamento de Informtica (Sistemas) realice los respaldos como se indica en la gua de instalacin del Servidor.
NOTA: No nos hacemos responsables por prdidas de informacin al omitir o realizar de manera incorrecta los respaldos de su base de datos, con este respaldo, toda la informacin contenida en MASTERWEB, inclusive los archivos electrnicos de sus documento, es recuperable. Por lo que recomendamos referirse a la documentacin del fabricante de la base de datos utilizada en su empresa y realice pruebas de la restauracin de la informacin. Por favor verifique usted mismo la integridad de dicha informacin y establezca, de preferencia con un procedimiento que deba seguir su personal de tecnologas de la informacin para que realice esta labor de respaldo en la periodicidad que usted requiera (diario, semanal, etc.).
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CAMBIO DE CONTRASEA
Para su ingreso, el administrador del software le asigna a usted un usuario ID y una contrasea inicial (NIP), que podr cambiar al recibir un correo electrnico con una liga para realizar el cambio o ingresando al sistema y en el men principal de la izquierda oprima la opcin de CAMBIAR NIP y aparecer una pgina como se muestra a continuacin :
Cambio de contrasea (NIP) Dentro, indique su contrasea actual, la nueva y su confirmacin. Si le lleg a usted un correo electrnico con una liga oprmala y no aparecer la leyenda de NIP ACTUAL. Al concluir oprima el botn de GUARDAR y podr ingresar al sistema con su nueva contrasea. Si tiene problemas para ingresar con su nueva contrasea oprima el botn CONTACTENOS de la parte inferior izquierda para notificar al administrador del programa en su organizacin.
Cambio de contrasea para versin FDA La versin FDA de su sistema MASTERWEB cuenta con un esquema de seguridad reforzada en donde sus contraseas se encuentran encriptadas con algoritmo HASH y requiere renovarlas cada 30,60 o 90 das dependiendo de la configuracin que haga su administrador, esto se le solicitar de manera automtica. Usted contar adems con 2 contraseas, una para ingresar al software y otra para realizar sus aprobaciones, los procesos de ingreso y aprobacin son idnticos a la versin estndar, solo que en la aprobacin se le requiere de la segunda contrasea. De inicio usted deber definir su contrasea inicial a travs de un correo electrnico avisndole del mismo, y al hacerlo, cada movimiento realizado sobre su cuenta ser registrado en un reporte especial para asegurar la confidencialidad del mismo. Ingrese sus contraseas como se le solicita, y esta prohibido igualar sus contraseas de aprobacin e ingreso e igualara con la contrasea previa.
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REGISTRO DE FICHAS
Del men principal oprima la opcin NUEVA FICHA y seleccione la familia de ficha que corresponda, ya sea de DOCUMENTO, SEGUIMIENTO o de PROGRAMACION DE ACTIVIDADES y a continuacin en el campo TIPO DE DOCUMENTO se le listarn los tipos de fichas disponibles, elija el de su preferencia (en caso de no estar listado, solictelo a su administrador), tomaremos como ejemplo inicial una ficha de la familia DOCUMENTOS. Segn su eleccin, se presentar una ficha de registro con los campos que su administrador requiere para el tipo de ficha seleccionado. Usted debe llenar como mnimo los campos CLAVE, BOVEDA y TITULO, si en la parte inferior aparecieran campos adicionales con letra ROJA, tambin deber llenarlos para poder guardar esta ficha. Para indicar la CLAVE de una ficha puede hacer uso de un foliador de fichas, seleccionando de la lista el folio de su departamento o rea que desea ingresar (configurado por el administrador del software) y el sistema le dar la clave y el siguiente nmero consecutivo de manera automtica, en caso de no ser satisfactorio podr escribir la clave completa manualmente oprimiendo el propio rtulo de CLAVE (en color rojo) de la izquierda.
Adjuntar archivos auxiliares que forman parte del principal. Ligar con fichas terceras Indicar lista de copias impresas Relacionar ficha con normas.
Los campos no explcitos de la ficha se indican a continuacin: o BOVEDA: Es una categora principal para dividir todas las fichas de su sistema y es donde residirn dentro de la base de datos del sistema para fines de resguardo fsico y la disgregacin de accesos, segn donde elija depositar alguna ficha, se definir qu otros usuarios tienen acceso a sta y con qu privilegios, se le mostrarn en la lista aquellas bvedas relacionadas a su grupo de trabajo en donde cuenta con privilegios de registrar. o ADJUNTAR ARCHIVO: Esta es una de las partes importantes de la ficha, el adjuntar el archivo electrnico resguardar en su servidor el archivo que usted ingrese y ste se aprobar y se publicar a sus usuarios de manera controlada, solo oprima este hipervnculo y le aparecer la ventana con un LOCALIZADOR de archivos (botn EXAMINAR) y al localizar este archivo dentro de su PC, d doble clic y al oprimir el botn ADJUNTAR archivo se le presentar la confirmacin del guardado del mismo, en caso contrario repita la operacin (se toleran archivos de hasta 20 megas, lo cual no recomendamos por el tiempo que puede tomar al programa el desplazar este archivo desde el servidor hacia sus usuarios). En el caso de las fichas de seguimiento y de actividades, el anexar un archivo es opcional, en las fichas convencionales, este puede ser un campo requerido antes de guardar la ficha correspondiente, y en algunos otros casos puede no adjuntar el archivo electrnico si no lo tuviera, pero si generar la ficha para fines de listarlo en sus listas maestras.
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o CONVERTIR A PDF: Algunos sistemas estn habilitados para hacer la conversin de sus archivos a formato PDF (requiere la adquisicin de un convertidor de archivos a formato PDF en el servidor) con esta funcin puede impedir la impresin y la extraccin de texto de sus archivos publicados o ponerle una marca de agua, puede solicitar informacin adicional a nuestra direccin soporte@masterweb.com.mx o NOTAS: Esta diseado para que usted indique los cambios entre una versin y la anterior, o bien puede usarlo para indicar palabras clave para la bsqueda de alguna ficha (como en los buscadores de Internet) y sus usuarios puedan localizar este archivo por esas palabras que quiz no estn incluidas en el titulo del mismo. o FECHAS (Alta, Aprobacin o Cierre, Emisin y Expiracin): Recomendamos no indicar estas fechas en el alta de fichas nuevas a menos que si tengan una fecha fija en cualquiera de stas, para fines del programa, la fecha de ALTA es el da efectivo donde usted ingres esta ficha dentro del software, no es modificable, la APROBACION es cuando se concreta la firma de todos los aprobadores, en las familias de Seguimientos y Actividades se cambia el nombre a CIERRE que es la fecha formal de cierre del problema o actividad principal indicado en la ficha (al concluir la ruta de aprobacin electrnica se imprime sta en la ficha de manera automtica), la EMISION (o puede cambiarle el nombre en la configuracin de TIPOS DE FICHAS) es una fecha auxiliar diferente a la aprobacin o cierre que puede serle til con otro nombre, puede omitir la presentacin de esta fecha auxiliar si as lo requiere. La EXPIRACION indica el fin de validez de la misma, en las opciones del programa se puede indicar que al llegar esta fecha le avise al creador de la ficha y al administrador de la cercana de esta fecha n das antes de que suceda y que al llegar este da cambie la ficha de manera automtica a la bveda OBSOLETOS (o a la bveda siguiente) que le corresponda. Campos Personalizados: Si en la parte inferior aparecieran ms campos por llenar, significa que el administrador del sistema los adicion al tipo de ficha elegido por usted (no indicados en la figura), sern requeridos aquellos campos indicados con letra ROJA. Archivos Auxiliares: Son archivos electrnicos que forman parte del archivo principal y que normalmente no son visualizados por los usuarios, sino depositados para fines de respaldo por si llegaran a ser utilizados en el archivo principal en las actualizaciones futuras, por ejemplo, diagramas de MS Visio, dibujos de Autocad, archivos de MS Project, etc. Oprima el botn de EXAMINAR y vaya agregando tantos archivos necesite en la ficha, al hacerlo se mostrar el nombre del archivo en la lista y podr verlos dando clic sobre este nombre. NOTA: Es comn encontrar casos donde se consideran a los formatos u otro documento auxiliar como anexos de una ficha de un procedimiento, por ejemplo, para lo cual recomendamos no considerar este tipo de documentos como AUXILIARES, ya que sos documentos por si mismos son considerados por la norma ISO como otro nivel de documento, lo que hace necesario crear una ficha aparte, con claves y revisiones independientes esto le ahorrar actualizaciones no necesarias de una ficha por cambios en sus anexos. Fichas Ligadas: Su funcin es mantener una relacin estrecha de la ficha actual con otras fichas que pudieran ser afectadas por cambios en alguna de las partes. Esta liga es BILATERAL (en la ficha ligada tambin se relacionar con la actual), estas ligas se actualizan en automtico al ser aprobada cualquiera de las fichas ligadas va ruta de aprobacin electrnica, mostrando la ultima versin aprobada. Oprima el botn de AGREGAR y aparecer el buscador de LISTA COMPLETA. Seleccione los documentos que desea ligar al documento que est registrando indicando en la casilla a la izquierda del documento (como requisito, el documento a ligar ya deber estar registrado previamente en MASTERWEB) oprima ENTER en su teclado o bien el botn inferior de AGREGAR LIGAS.
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Copias Controladas: Aqu debe indicar a quienes se les otorgar EN PAPEL una copia del documento (personas externas o reas que no cuenten con PC). Solo escriba el contenido y oprima AGREGAR para cada incidencia, puede borrar cada insercin con el botn izquierdo de BORRAR. Puede utilizar tambin una plantilla de lista simple previamente configurada por el administrador para evitar teclear listas de distribucin repetitivas, esta opcin solo se habilita si no hay copias capturadas.
Normas Relacionadas: Puede relacionar cada documento con algn punto de alguna norma o especificacin interna. Solo oprima el botn de AGREGAR y al aparecer el buscador de VER TODOS seleccione la norma relacionada y oprima ENTER o el botn de ACEPTAR para cada incidencia, puede borrar cada insercin con el botn izquierdo de BORRAR.
FICHAS DE SEGUIMIENTOS: Si usted selecciona NUEVA FICHA / SEGUIMIENTO se activar adicionalmente el botn SEGUMIENTO en la ficha, adems de agregar a la ficha los campos AREA o PROCESO y PRIORIDAD, y se quitar el campo REVISION (ya que un problema solo se necesita REABRIR en un futuro cambindolo de bveda de seguimientos cerrados a abiertos, no obteniendo varias revisiones del mismo como en el caso de la familia de documentos).
El rea o proceso es un campo que sirve para clasificar el seguimiento para fines de un reporte estadstico de problemas o seguimientos por estos criterios (si su seguimiento no corresponde a ninguna de las reas listadas solicite esa rea o proceso a su administrador en el botn CONTACTENOS de la parte inferior izquierda de la pantalla). El campo PRIORIDAD le servir para colocar una etiqueta que se mostrar en un listado general de tareas y con ella determinar la importancia de la resolucin de la misma. Al oprimir el botn SEGUIMIENTO se abrir en una ventana sobrepuesta la lista de todas las tareas programadas para eliminar ese problema detectado.
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Al oprimir AGREGAR TAREA se presentar la ventana de edicin de la misma (pantalla izquierda). Y en sta debe especificar la DESCRIPCION de la tarea, una FECHA de cierre solicitado, el costo y los responsables de la misma (agregando tambin periodos de notificacin detallados ms adelante). Los campos de DESCRIPCION, FECHA COMPROMISO Y RESPONSABLES son requeridos. La edicin posterior del AVANCE, la DESCRIPCION, la FECHA y el COSTO puede realizarla el creador de la misma, pero en el mdulo de OPCIONES, el administrador puede elegir que tambin los usuarios asignados como responsables de la misma puedan modificar estos parmetros. Si usted no ha agregado alguna tarea a esta ficha, puede elegir una plantilla de tareas preescritas con la opcin superior USAR PLANTILLA, en donde se agregarn a la ficha en automtico dicho listado de tareas, en cada tarea ser asignado usted como responsable, ingrese a editar cada tarea para asignar los responsables reales de cada tarea de la plantilla elegida. Al GUARDAR estos datos, se regresar a la pantalla anterior y aparecern todas las tareas ingresadas, separadas por secciones de color (azul y morado) y en cada seccin una barra de herramientas, en donde puede indicar para cada tarea ingresada: - Adjuntar archivos como evidencia del cumplimiento. - Agregar comentarios de rplica. - Editar la descripcin, la fecha solicitada inicialmente y el AVANCE (en %) actual. - Borrar toda la tarea, replicas y documentos (nicamente por los administradores y lderes de grupo) - Modificar los responsables y sus perodos de notificacin. Para consultar a los responsables asignados inicialmente, oprima el icono de persona caminando, y se mostrar la lista indicando la frecuencia de las notificaciones para cada responsable. Oprima el botn AGREGAR para anexar mas responsables y se le presentar la lista de usuarios, en ella seleccione a los usuarios que desee e indique en las casillas la frecuencia de avisos por correo electrnico que se le enviarn a stos, si al guardar la tarea, cada n das (acorde a los das de reenvo de mensajes en la configuracin del TIPO DE FICHA) y/o invariablemente al llegar la fecha compromiso. Los mensajes pueden tener frecuencias distintas para cada usuario, por ejemplo notificar a un responsable cotidiano cada n das y al supervisor de ste solo si no se cumple la tarea al 100% en la fecha compromiso. Para ello, primero agregue slo al responsable como se describi, luego oprima GUARDAR y AGREGAR de nuevo, ah seleccione al supervisor y solo djele solo la notificacin en la fecha compromiso.
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Las notificaciones cada n das y en la fecha compromiso se omitirn despus de que la tarea tenga un avance del 100%. Para ADJUNTAR ARCHIVOS de evidencia del cumplimiento de la tarea, oprima el icono de clip y en la nueva ventana oprima EXAMINAR, localice los archivos deseados y oprima ANEXAR ARCHIVO, y cada archivo anexado se mostrar en la lista de la parte inferior con la fecha y el nombre de la persona que lo anex, ah puede borrar cada uno con el icono de la izquierda u observarlos dando clic sobre el nombre del mismo. Al regresar a la ventana principal de seguimiento, si se han adjuntado archivos a cada tarea, aparecer FLASHEANDO el icono de ADJUNTAR. Los COMENTARIOS DE REPLICA pueden indicarlos cualquier usuario que tenga acceso a la bveda en donde esta ficha reside, permitiendo enriquecer de informacin o comentarios al problema en cuestin, en cuyo caso se enviar un mensaje por correo al creador de la tarea con dicho comentario de rplica. Oprima el icono de COMENTARIOS y aparecer la ventana de la izquierda, donde se registrar el comentario, el usuario que lo indic y la fecha y hora del mismo, la nica persona que puede editar un comentario es el propio creador del mismo, ni siquiera el administrador tiene acceso a la modificacin de dicho comentario, sin embargo, el administrador y el creador pueden BORRARLO de la tarea si fuera necesario. Si usted estuviera asignado como responsable en alguna tarea que no est a un 100% de avance, se activar en el men principal de la izquierda la opcin SEGUIMIENTOS PENDIENTES y al ingresar a ella puede ir directamente a la ficha del seguimiento en donde es participe. Usted podr agregar varios archivos y comentarios de rplica a la tarea, y si el administrador lo permite, usted como responsable de sta, podr modificar el avance o modificar la fecha compromiso, si lo hiciera, se enviar un correo al creador de la tarea con los datos que usted haya modificado en ella. Al llegar cada tarea al 100% se notificar al creador de la tarea y cesarn los mensajes a los responsables. Al llegar TODAS las tareas al 100%, la ficha del problema deber ser enviada a aprobar para su cierre formal y podr auditarse su si se enva a aprobar de manera electrnica (cambiarlo de bveda a AC CERRADAS por ejemplo).
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FICHAS DE ACTIVIDADES: Si usted selecciona NUEVA FICHA / ACTIVIDAD se activar adicionalmente el botn PROGRAMACION y a su vez el botn SEGUMIENTO en la ficha (descrita su funcin anteriormente), adems de agregar a la ficha los campos AREA o PROCESO y PRIORIDAD, y se quitar el campo REVISION (ya que en esta familia, al igual que en los seguimientos tampoco no es necesario). Al oprimir el botn de PROGRAMACION se presentar la pantalla de la izquierda en donde usted podr programar en fecha las actividades repetitivas que usted realizar en fechas especficas o en periodos de tiempo cclicos repetitivos. Al oprimir AGREGAR ACTIVIDADES se presentar la ventana de edicin de la misma (pantalla inferior). Y en sta debe especificar la DESCRIPCION de la actividad, indicar si es de una ocasin o si es repetitiva cada N meses y N das. En donde dice FECHA INICIAL indique la fecha de la siguiente ejecucin, y en el caso que sea una actividad repetitiva podr indicar una FECHA FINAL, la cual significa que a partir de esa fecha final cesarn los mensajes de aviso de esa actividad repetitiva, tambin podr indicar opcionalmente el COSTO de la misma. Debe indicar a los RESPONSABLES de la actividad puede elegir varios responsables con CTRL+CLIC, debajo de stos, se encuentra la seccin de NOTIFICACIONES, seale las opciones que convengan para esta actividad, invariablemente MASTERWEB notificar en todos los casos a los responsables cuando llegue la fecha compromiso y la actividad no haya sido CONCLUIDA. Al GUARDAR esta actividad, se regresar a la pantalla anterior y aparecern todas las tareas ingresadas, separadas por secciones de color (azul y morado) y en cada seccin se presentarn los iconos de EDICION o BORRADO de cada actividad as como los datos de Periodicidad, Solicitante, Estatus (realizada o no realizada), Fecha Final, Fecha Siguiente y Fecha Final si aplica. Si usted no ha agregado alguna actividad a esta ficha, puede elegir una plantilla de actividades preescritas con la opcin superior derecha USAR PLANTILLA (solo se activa al no tener alguna actividad previamente registrada) seleccione la plantilla que desee y confirme la seleccin, al hacer esto se agregarn de manera automtica cada actividad listada en la plantilla. De manera predeterminada usted ser asignado como responsable de todas ellas, ingrese a editar estas actividades una por una para asignar manualmente a cada responsable y fechas de cumplimiento segn corresponda.
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Una vez programada la actividad, los responsables o usted mismo como solicitante podrn ver la lista de fichas con actividades pendientes en el men principal PENDIENTES / ACTIVIDADES en la cual se mostrar el listado de fichas con actividades programadas, y en caso de que alguna de ellas est vencida aparecer en color rojo la FECHA SOLICITADA DE CIERRE. Si usted deseara que TODAS las actividades listadas mostrarn los detalles as como la actividad seleccionada, vaya a la opcin ESTILO DE LISTA de la parte superior izquierda y seleccione el estilo DETALLES. Podr filtrar el listado por AREA o PROCESO por los RESPONSABLES o SOLICITANTES o por PRIORIDAD. Al dar clic en algn miembro de la lista se desplegar en la parte inferior las actividades individuales de la ficha con sus responsables, la fecha solicitada de cierre de cada una y el icono en forma de CLIP para ADJUNTAR ARCHIVOS como evidencia del cumplimiento de la misma, o podr ingresar comentarios de rplica en el cono de persona hablando (en esa misma seccin podr consultar todos los comentarios realizados por otras personas sobre dicha actividad. En algunos casos mostrar una PALOMITA VERDE, indicando que ya ha sido concluida, tome atencin de las actividades que tengan el circulo rojo parpadeante, que son las actividades inconclusas, en esa figura, si el administrador se lo permite, usted podr CONCLUIR la actividad oprimindolo y confirmando la fecha y hora de la conclusin. Si usted es el solicitante o un administrador del Sistema le aparecern adicionalmente los iconos de EDITAR o BORRAR ACTIVIDAD, adems claro, de poder de CONCLUIR LA ACTIVIDAD en la figura del crculo rojo parpadeante. Al oprimir el crculo ROJO, se le presentar la ventana de la izquierda en donde usted podr indicar algn comentario del cierre, y modificar el costo asignado a la actividad, sus datos sern grabados como evidencia del cumplimiento. En el listado de ACTIVIDADES PENDIENTES se actualizar la actividad con una palomita verde indicando que ya fue realizada la misma y podr ver los detalles del cierre dando clic sobre la misma. En este paso, si usted fuera administrador del software podr modificar la fecha de conclusin de la tarea a peticin de los responsables de la misma. En aquellas actividades en donde se haya elegido que la periodicidad es cclica cada n meses y n das, cada iteracin es considerada como un EVENTO mas de dicha actividad.
Usted podr ver el historial de eventos de una actividad en el detalle de la ficha, en el botn PROGRAMACION (ver imagen superior), mostrando en renglones independientes la fecha de realizacin, el costo, y los archivos adjuntos y comentarios para cada evento realizado en distintas fechas para la misma actividad. La operacin de estos eventos se realiza de manera idntica a las actividades de una sola ocasin, el borrado, edicin y archivos adjuntos de las mismas se manejaran de manera independiente en cada evento del historial.
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LOCALIZACIN DE FICHAS
Una vez ingresadas sus fichas, los usuarios tienen 4 opciones para localizarlas, siempre y cuando tengan acceso a la bveda en donde stas residan:
1. BUSCADOR SIMPLE
En este buscador a su vez se cuentan con 2 modalidades (no es sensitivo a maysculas y minsculas): a. Buscador de informacin ingresada dentro de las fichas (Fichas) A travs del buscador WEB no es necesario especificar sobre qu campo se realizar la bsqueda, sino que ste buscar en cada campo de las fichas hasta encontrar el texto indicado en el campo de bsqueda. Exceptuando en copias controladas, fechas, nombres de archivo, referencias, documentos ligados y campos personalizados. Al indicar la palabra oprima BUSCAR y el software traer los resultados que concuerden con esta palabra junto con algunos detalles de la ficha de registro. Los resultados podrn ser llamados oprimiendo el vnculo subrayado.
b. Buscador para texto DENTRO de sus documentos (Texto Libre) Este es un servicio otorgado por el Index Server de Microsoft que soporta la mayora de los formatos de documentos de dicha marca de software adems de archivos PDF. De igual forma escriba la palabra deseada y el software le mostrar las coincidencias encontradas junto con un resumen del documento en el campo CONTENIDO. Si usted deseara localizar una frase exacta (ms de una palabra) en sus bsquedas solo escrbala y el software localizar los documentos que contengan la frase que coincidan con sta.
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2. LISTA COMPLETA
Este buscador se localiza dentro de la opcin del men principal LISTA COMPLETA, y mostrar el listado completo de fichas a las cuales el usuario actual tiene acceso. La carga del listado puede tardar mucho si es que es un usuario administrador o tiene acceso a bvedas con amplio contenido. Por lo que antes de presentar el listado completo usted tiene la posibilidad de utilizar los filtros para disminuir el tiempo de despliegue y lograr una bsqueda ms gil. Son bsicamente 2 filtros los que puede utilizar inclusive de manera combinada, por CLAVE o TITULO (dado que son los campos ms recurrentemente utilizados) y el filtro por BOVEDA. Escriba en el filtro por CLAVE o TITULO la frase que busca y oprima el botn de FILTRO (importante). El resultado puede ser combinado con el listado por bvedas, en donde se mostrar el listado de bvedas a las cuales su usuario tiene acceso. Al indicar estos filtros el software mostrar los resultados que concuerden con estos criterios y podr ver el documento dando clic sobre el nombre. Puede ver el detalle de la ficha de registro del documento (tales como fechas de aprobacin, la descripcin de cambios entre versiones, etc.) seleccionando la casilla izquierda de uno o varios documentos y oprimiendo ENTER o bien el botn inferior VER DETALLE y se mostrar la pantalla inferior. Al ingresar al software o bien al oprimir en el men principal la opcin de VER CARPETAS, se mostrar al usuario la pgina inicial de los organizadores (carpetas) existentes, en donde el administrador local habr realizado una estructura de rbol en donde colocar las fichas segn corresponda. Para acceder a alguna rea especfica, basta con dar un clic sobre el nivel y subniveles programados hasta llegar a las fichas como tales, mostrando la clave, la revisin publicada y el ttulo. En caso de que alguna ficha tenga fichas ligados a ella, aparecer en la parte derecha del titulo un icono en forma de eslabn que al oprimirlo se abrir una ventana nueva en donde podr visualizar dichas ligas.
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3. VER CARPETAS (pantalla inicial)
4. FILTRO AVANZADO
Puede acceder a este mdulo en el men principal FILTRO AVANZADO, al ingresar se le mostrar una plantilla general de bsqueda de documentos por los campos predefinidos en las fichas. Seleccione en el listado TIPO DE FICHA el tipo sobre el cual desea realizar la bsqueda y en la parte inferior cambiar el contenido y el nombre de los campos, segn estn configurados para el tipo elegido.
Indique en cada campo el criterio o los criterios para localizar sus fichas, cada criterio que usted indique se sumar con un operador AND a la restriccin en la bsqueda SQL en la base de datos. De manera predeterminada, se mostrarn las columnas de Clave, Titulo, Revisin, Bveda y rea o Proceso, si usted deseara que el resultado de la bsqueda incluya en sus columnas alguno de los campos personalizados de ese tipo de ficha solo seale la casilla MOSTRAR de la parte derecha del rengln de cada campo. Oprima el botn BUSCAR y le mostrar en la parte inferior el listado de fichas que cumplen los criterios configurados. Si seleccionara la casilla de la izquierda y oprimiera el botn VER DETALLES o simplemente si oprime la tecla ENTER le mostrar el detalle de todas las fichas seleccionadas. Puede solicitar un reporte que contenga los resultados de su bsqueda, solo seale la casilla de los documentos que usted desee incluir en el reporte y oprima el botn VER REPORTE. Se mostrar una ventana sobrepuesta incluyendo los documentos seleccionados con las columnas que usted haya decidido incluir en el reporte, a esta ventana nueva usted podr estirarla horizontalmente y el listado se ajustara de manera automtica al ancho de la ventana (siendo el nico reporte con esta funcin), acomodando las columnas solicitadas de una manera ms uniforme y de mejor presentacin. Con este ajuste usted podr solicitar una impresin en vista HORIZONTAL en su impresora predeterminada, pero deber ajustar la orientacin de dicha impresin manualmente cada vez que lo enve a imprimir a travs de su navegador local.
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GENERACIN DE REPORTES Y ESTADSTICAS

Ingrese a la seccin REPORTES del men principal y se le mostrar a la derecha la lista de reportes disponibles. Dependiendo del reporte, deber filtrar por algn criterio, ya sea, de qu bvedas, tipos de documentos o en qu rango de fechas, etc. a continuacin describiremos ejemplos de algunos de ellos:
Lista Maestra Este reporte muestra la lista actualizada de todos los documentos registrados en el sistema, en ese filtro usted podr seleccionar de qu BOVEDAS desea el listado y podr elegir por ejemplo slo los documentos VIGENTES, EN REVISION, QUEJAS ABIERTAS, AC CERRADAS, etc. Vaya a la opcin REPORTES / LISTA MAESTRA. Le aparecer una lista de las bvedas a la cual el usted tiene acceso, seleccione con CTRL+CLIC la(s) bveda(s) del que desee obtener el reporte. Las fichas contenidas en la seleccin de bvedas aparecern en el reporte junto con los datos principales, como CLAVE, REVISION, TITULO, BOVEDA y FECHA DE APROBACION o CIERRE. Este reporte podr imprimirlo con la liga superior IMPRIMIR o bien abrirlo a travs de EXCEL.
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Reporte de Auditora a Ficha (Audit Trail) [Slo Versin FDA] Indica TODOS los cambios realizados al contenido original de alguna ficha, detallando cual campo fue cambiado, el valor ANTES y DESPUES de la modificacin, el USUARIO que realiz el cambio, la fecha, la hora y la razn del mismo. Este reporte debe obtenerse directamente en VER DETALLE de la ficha individual, al cual puede accesar por la LISTA COMPLETA, el BUSCADOR SIMPLE o por el FILTRO AVANZADO. En la parte inferior central de la ficha aparece el botn AUDITORIA oprmalo y se le presentar un reporte similar a la imagen de la derecha. Este reporte podr imprimirlo con la liga superior IMPRIMIR o bien abrirlo a travs de EXCEL.
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Reporte de Seguimientos Actividades Este reporte puede otorgarle el detalle de cada tarea o actividad realizada en las fichas de esta familia. Al elegir cualquiera de ambos, se mostrar una pantalla en blanco y debe elegirse alguno de los filtros de la parte superior (Por clave o titulo, por bveda o por rea o proceso), y al elegir alguno se mostrar en la parte inferior el listado de las fichas que coinciden con l o los criterios especificados en los filtros, sus datos principales o el avance promedio de cada seguimiento (promedio de los avances actuales de cada tarea) o si la actividades de cada ficha has sido concluidas o no. Para obtener un reporte individual de alguna de las fichas listadas, d clic en la clave de alguna de ellos, y se abrir una ventana sobrepuesta indicando los detalles de dicho registro, incluyendo las tareas o actividades asignadas, quien las solicita, los responsables, prioridad, avance actual y fecha de cierre requerida (puede imprimir el reporte o abrirlo a travs de EXCEL). Para sacar el listado de las fichas seleccionadas, cierre la ventana del reporte actual, y seale la casilla de la izquierda de aquellos documentos que desee incluir en el listado, o bien, si desea seleccionar TODOS los mostrados en la pantalla seleccione la casilla superior izquierda que se encuentra en el encabezado. Oprima ENTER o el botn inferior de VER REPORTE y se abrir una ventana con una vista preliminar del listado seleccionado (con opciones de impresin o abrirlo a travs de EXCEL).
Reporte de Movimientos en Fichas Este reporte muestra el detalle de eventos realizados por cada usuario en cada una de las fichas. Al elegirlo, se mostrar el buscador de LISTA COMPLETA y podr utilizar sus respectivos filtros. Seale la casilla de la izquierda aquellos documentos de los cules desea conocer su historial de eventos, o bien, si desea seleccionar TODOS los mostrados en la pantalla seleccione la casilla superior que se encuentra en el encabezado. Oprima ENTER REPORTE. o el botn inferior de VER
Se mostrar en pantalla una vista preliminar del reporte listo para imprimir o abrir con Excel.
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Reportes de Fechas (Aprobacin, Emisin, Expiracin) Los reportes relacionados con fechas (de aprobacin, emisin y expiracin) presentan la misma informacin que el reporte de lista maestra, nicamente vara la columna en donde se muestra la fecha en s. Adems de seleccionar la(s) bveda(s) de las que desee obtener el reporte, tendr que proporcionar adicionalmente el rango de fechas en las cuales desea situar el reporte, colocando de inicio la fecha actual y un mes posterior. Si desea cambiar la fecha inicial o final puede escribirla directamente en el campo que le corresponda (en formato dd-mm-aaaa) o bien oprimiendo el icono de la derecha en donde se presentara un seleccionador de fecha. Los documentos que concuerden con el criterio indicado aparecern con su respectiva informacin en la ventana de vista preliminar del reporte. ESTADISTICAS Consulta de Archivos Este reporte muestra la cantidad de consultas a cada archivo principal de cada ficha, si usted espera ver en el listado un documento especfico y no apareciera, significa que no ha sido consultado en el rango de fechas indicado en la parte superior. Al elegirlo se mostrar el buscador de LISTA COMPLETA y podr utilizar sus respectivos filtros ya sea por BOVEDA o por el filtro de CLAVE o TITULO. Tambin puede filtrar el reporte en un rango de fechas, de manera predeterminada, aparecer de la fecha actual hacia un mes anterior, ajstelas al intervalo que desee y oprima el botn de APLICAR de la derecha. Seale la casilla de la izquierda aquellos documentos de los cules incluir en el historial de consultas, o bien, si desea seleccionar TODOS los mostrados en la pantalla, seleccione la casilla superior que se encuentra en el encabezado. Oprima ENTER o el botn inferior de VER REPORTE. Se mostrar en pantalla una vista preliminar del reporte listo para imprimir o abrir con Excel.
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Seguimientos o Actividades por rea o Proceso Separando ambas familias de fichas puede obtener 4 tipos de diagramas de Pareto (de distintas temticas) AGRUPADAS POR AREA O PROCESO para que usted obtenga un panorama resumido del cumplimiento de cada rea de sus objetivos o resolucin de problemas internos, TODAS las estadsticas de esta seccin estn basadas en la fecha de ALTA de la ficha principal y a su vez en las tareas o actividades ingresadas en stas y no del alta de las tareas individuales pertenecientes a fichas terceras aun cuando la fecha programada de esas tareas coincida con el mismo rango de fechas. 1. Nmero de Fichas: Es el nmero total de fichas dadas de ALTA en el rango de fechas indicado. 2. Nmero de Tareas: Es el nmero de Tareas ingresadas en las fichas indicadas en el punto anterior, aqu se distingue en cada barra de la grfica cuntas de estas tareas han sido concluidas y cuantas no. 3. Tiempo Promedio Cierre de Fichas: Obtiene el tiempo de vida promedio de las fichas de cada rea, basados en la diferencia de fechas entre el ALTA de la FICHA y el CIERRE de la FICHA (anteriormente fecha de Aprobacin). 4. Tiempo Promedio de Demora Tareas o Actividades: En las tareas y actividades puede haber retrasos entre la fecha programada y la fecha de cierre real (la cual se registra de manera automtica al indicar el 100% de avance de cada tarea o al CONCLUIR cada actividad) de sta diferencia el sistema obtendr el promedio de esa diferencia de fechas de cada rea. De manera predeterminada, las grficas muestran el anlisis de todas las fichas del sistema, en el FILTRO Por BOVEDA de la parte superior usted podr seleccionar de cules BOVEDAS (no confundir con las reas o procesos de stas) desea hacer o filtrar las estadsticas. Si desea ver el reporte en pantalla de manera impresa oprima el botn inferior de VER REPORTE. Se mostrar en pantalla una vista preliminar del reporte listo para imprimir o abrir con Excel.
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CALENDARIO DE PENDIENTES
Es una herramienta para poder distinguir de una manera grfica las aprobaciones, actualizaciones, tareas o actividades QUE NO HAN SIDO CONCLUIDAS en la fecha indicada de cada usuario, esto le permite cada persona tener un panorama claro de sus pendientes a corto plazo, puede ver sus pendientes inconclusos y atrasados y pueda planear su agenda con esta informacin, en ste calendario es posible desplazarse de manera fcil desde ese pendiente a contestar o adjuntar evidencias al solicitante Ingrese al REPORTES del men principal y se le mostrar a la derecha la lista de reportes disponibles. Al ingresar al calendario se mostrar el mes en curso resaltando el recuadro de la fecha actual, en cada recuadro aparecer un resumen (las primeras 60 letras) de cada pendiente agrupadas en las secciones de SEGUIMIENTOS y ACTIVIDADES, separando con un GUION medio y un salto de rengln, cada elemento individual. Para ver una descripcin ms amplia que ese resumen puede dejar colocado el cursor de su ratn un segundo encima de cada leyenda para ver la descripcin completa. Las APROBACIONES y ACTUALIZACIONES siempre se recorrern a la fecha actual ya que son actividades no programadas en una fecha especfica pero que deben realizarse a la brevedad para evitar demoras en sus procesos. Al dar clic sobre alguna de estas 2 leyendas se desplazar a la respectiva seccin como si ingresara desde la seccin de PENDIENTES. En las secciones de SEGUIMIENTOS y ACTIVIDADES Al dar clic sobre cualquiera de los elementos se mostrar una ventana sobrepuesta en donde se mostrar la tarea o actividad pendiente de manera completa y lista para responderse de la manera convencional, agregando comentarios o adjuntando archivos de evidencia de su cumplimiento en donde el solicitante y los dems responsables sern notificados de dicha replica o archivos adjuntos.
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ENVO Y APROBACIN DE FICHAS

Qu fichas son elegibles para enviar a aprobar? Las aprobaciones se realizan por fichas individuales y son elegibles para enviar a aprobar si la bveda en donde reside la ficha fue programada para almacenar fichas en estatus de BORRADOR, Seguimientos ABIERTOS, o Actividades NO CONCLUIDAS, esto por parte del administrador de su sistema, pregunte qu bvedas fueron creadas para este efecto. Si el sistema detecta que la ficha esta en alguna bveda que caiga en estos criterios, agregar un icono en forma de sobre color verde (ENVIAR A APROBAR) en su ficha de informacin, tal como lo muestra la figura:
Localice la ficha deseada en LISTA COMPLETA, o utilizando el BUSCADOR simple o el FILTRO AVANZADO, seale la palomita de la izquierda y oprima VER DETALLE. Al traer la ficha individual oprima el botn ENVIAR A APROBAR y se mostrar la ventana de la izquierda. Seleccione en el listado la ruta de aprobacin (secuencia de personas) a la que desea enviar ese documento. En la parte inferior se mostrar la lista de pasos de la ruta y la lista personas integrantes de cada paso, las abreviaturas A: y R: significan las condiciones de avance del paso (Aprobaciones requeridas para avanzar al siguiente paso-A, rechazos requeridos para revertir la aprobacin-R). Oprima el botn ENVIAR DOCUMENTO y recibir la ventana de confirmacin. En ese momento el paquete ha sido enviado a los aprobadores notificndolos a travs de su correo electrnico.
NOTA: Aqu podr ver los integrantes de las rutas disponibles dando clic en el nombre de ruta elegida. En caso de no encontrar una ruta de personas adecuada para la ficha por enviar, solictela al administrador local.
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APROBACIN DE FICHAS
Si algn usuario tiene fichas en espera de aprobacin electrnica, el usuario recibir un correo electrnico notificndole este hecho junto con un hipervnculo para ingresar a MASTERWEB y realizar dicha aprobacin. Una vez dentro del sistema aparecer para el usuario una opcin nueva en el men principal, la seccin PENDIENTES / APROBACIONES acompaada de un circulo rojo parpadeante. En la versin FDA se solicitar adems la contrasea para aprobaciones como se muestra en la siguiente figura:
En este mdulo aparecer por cada aprobacin pendiente una seccin como se muestra a la izq. En donde podr ver el nombre de la ficha, el emisor, la ruta y fecha de envo. Tambin podr VER el archivo electrnico por aprobar dando clic sobre el nombre de la ficha, e indicar en icono en forma de perfil sus comentarios o correcciones necesarias para dicha aprobacin, los cuales sern guardados en el historial de esta ficha. Podr ver los comentarios de aprobadores previos a usted, o bien si la ficha fue rechazada anteriormente podr observar los comentarios del rechazo previo. Si el creador de la ruta se lo permite, aparecer el la columna de AGREGAR USUARIOS en el rengln de su aprobacin, lo cual le permitir agregar a ms personas junto con usted dependiendo de las necesidades de esa ficha en especifico. Si usted agregar a mas usuarios, al finalizar su aprobacin, la ruta le enviar los correos a los nuevos aprobadores agregados y avanzar a la siguiente etapa hasta que todos den algn veredicto Oprima la liga APROBADO o RECHAZADO segn sea su veredicto, en caso de rechazo, MASTERWEB enviar un aviso al emisor de su decisin y tambin determinar de acuerdo al diseo de la ruta si la ficha contina an con este rechazo parcial o bien concluye este intento para que sea enviado nuevamente con las correcciones pertinentes. Si usted es la persona encargada de definir la publicacin de la ficha, se mostrar despus de su aprobacin la ventana para definir a qu bveda ser cambiada esta ficha (NO APROBADO) hacia su bveda de publicacin a sus usuarios (por ejemplo CALIDAD), as como a qu bveda ir la versin anterior en caso de tenerla (OBSOLETOS). Tambin podr determinar opcionalmente la fecha de emisin y/o la fecha de expiracin de dicha ficha, la fecha de aprobacin se muestra deshabilitada con fines informativos ya que evidencia el registro de la fecha de aprobacin real de la ficha.
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MONITOREO DE APROBACIONES E HISTORIAL

Las fichas en aprobacin se dirigirn ordenadamente a los miembros de la ruta seleccionada con avisos de correo electrnico entre cada miembro, si la ruta termina satisfactoriamente o bien se detuvo en el rechazo de un miembro de la ruta, el emisor recibir un correo con la notificacin del estatus de su ficha y una liga para que pueda observar los comentarios de los aprobadores, ya sea de la aprobacin o el rechazo de su ficha. Al finalizar cada ciclo (ya sea como aprobacin o rechazo), el software enviar el registro del envo en RUTAS Y APROBACIONES / HISTORIAL DE APROBACIONES, en caso de no concluir el ciclo, su ficha podr ser encontrada en el botn RUTAS Y APROBACIONES / APROBACIONES EN PROCESO. A estas secciones slo pueden ingresar los administradores locales de su organizacin. El administrador local, tiene la facultad de ABORTAR alguna aprobacin inconclusa en casos donde usted como emisor cometi un error al enviar la ficha (por una ruta equivocada, un archivo ajunto incorrecto, etc.) esto lo hace en el botn de RUTAS Y APROBACIONES / APROBACIONES EN PROCESO. En el caso de los RECHAZOS o bien en las fichas ABORTADAS de su aprobacin, el software permitir enviar dicha ficha a una nueva aprobacin con el siguiente mtodo: o o o o o o Localice la ficha de informacin deseada en el buscador simple o en el botn de LISTA COMPLETA. Oprima el icono en forma de LAPIZ de EDITAR FICHA Oprima la liga de CAMBIAR que aparece justo a la derecha del nombre del archivo y adjunte a la ficha original su archivo previamente corregido. Oprima el botn de GUARDAR Oprima el icono en forma de sobre verde de ENVIAR A APROBAR y seleccione la ruta deseada. Oprima el nuevo botn de ENVIAR A APROBAR que se muestra en esta ventana para finalizar el proceso. Monitoreo de Aprobaciones: Localice la ficha en alguno de los listados del sistema ya sea en Lista Completa, con el Buscador General o en Filtro Avanzado, o al oprimir VER DETALLE de la ficha completa. Si el documento esta o estuvo en un proceso de aprobacin aparecer en la parte inferior derecha un cono que puede ser un Candado Amarillo (aprobacin en proceso), o una Palomita Verde (aprobacin concluida) o un Tache Rojo (ficha rechazada). D clic en el icono mencionado y aparecer el reporte como se muestra a la izquierda. En ste se mostrarn los datos completos relacionados con la aprobacin de la ficha. Si usted es el emisor de la ficha, o bien un administrador del sistema, se le activar la opcin de ABORTAR esta aprobacin (arriba de la liga a EXCEL) lo cual significa regresar la ficha al estatus tal cual tena antes de enviarlo a aprobar.
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ACTUALIZACIN DE FICHAS
MASTERWEB mantiene estrictas reglas de control de revisiones. El nico camino para realizar cualquier cambio en una ficha vigente y conservar toda la informacin relevante para la siguiente versin es aplicando la funcin de ACTUALIZAR (obtener una copia de la ficha de informacin y una copia del archivo electrnico en estatus de vigente con la intencin de modificarla), y al terminar, colocar esta nueva versin en la bveda de BORRADORES. Esta nueva ficha tendr la misma CLAVE, pero diferente nmero de REVISIN y un ARCHIVO ELECTRNICO DIFERENTE, adems de algunos campos como las NOTAS y las FECHAS.
Al momento de concretar la ACTUALIZACION de alguna ficha habr 2 ejemplares en el software, una en la bveda VIGENTE actual y otra en la bveda BORRADOR, y ser necesario enviar a aprobar la ficha nueva con el mtodo ya descrito. La ficha VIGENTE seguir publicada e intacta para los usuarios, slo estar protegido de nuevos intentos de obtener una nueva revisin hasta que la actual haya sido liberada (aparecer una palomita roja en la parte inferior derecha de la ficha de informacin). El privilegio de ACTUALIZAR deber ser otorgado a los miembros del grupo de USUARIOS CLAVE, pero dentro de su grupo de trabajo de que tiene acceso a fichas VIGENTES (no dentro de Usuarios Clave como tal), ya que para poder obtener una nueva revisin la versin anterior, sta ya debe estar APROBADA y en una bveda VIGENTE, y en esas bvedas los usuarios clave slo tienen acceso de SOLO VER, por lo que es necesario agregarles en ese grupo el privilegio de ACTUALIZAR dentro de su grupo de trabajo que tiene acceso a las bvedas VIGENTES. Para ACTUALIZAR una ficha: Localice la ficha deseada con el buscador simple, la lista completa o a travs del filtro avanzado. Vaya al DETALLE de la ficha y oprima el botn superior en forma de 2 hojas (Actualizar) y aparecer la imagen de la izquierda. Oprima BAJAR ARCHIVO para obtener de la base de datos central una copia del archivo del documento vigente y escoja en su PC el directorio en donde desea almacenar a ste. Proceda a modificarlo con la aplicacin nativa del archivo (puede tomar el tiempo que desee).
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Para INGRESAR la nueva ficha resultante: Ingrese en el men principal a la opcin PENDIENTES / ACTUALIZACIONES que debi habilitarse con una figura de circulo rojo parpadeante, si usted tiene fichas en espera de obtener versiones nuevas. Seleccione la ficha que desee actualizar y oprima ACEPTAR. NOTA: Si usted deseara CANCELAR el proceso de ingresar la nueva revisin d un clic en el icono de BORRAR de la parte IZQUIERDA de la ficha en espera.
Aparecer en pantalla una ficha de informacin NUEVA, con los mismos datos de la ficha de la revisin anterior, pero con los campos REVISION, BOVEDA diferentes y las fechas en blanco, para que esta ficha tenga una identidad propia. IMPORTANTE: Indique de manera general la naturaleza de los cambios de esta versin en el campo de NOTAS (cambios) para que quede evidencia en el sistema de los cambios entre las diferentes versiones de las fichas para esta clave. Cuando haya ingresado toda la informacin necesaria, oprima el botn de GUARDAR para completar el proceso, la revisin anterior ser desprotegida y podr repetir el ciclo de aprobacin para la nueva ficha.
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Mencionamos 2 ejemplos de cmo llevar este esquema:

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1. VER FICHAS 2. REGISTRAR FICHAS (Alta y Edicin) 3. ACTUALIZAR FICHAS

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