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Indiana State University: Preparando a los estudiantes para Six Sigma Esbelto en el trabajo
Tener experiencia usando herramientas y estadsticas de mejora de la calidad en situaciones reales puede significar una ventaja para los graduados cuando intenten incorporarse al mercado laboral. Es por eso que Indiana State University ofrece un curso de mejora de procesos de negocio, as como una especializacin en Six Sigma Esbelto, que ofrece a los estudiantes la oportunidad de trabajar en proyectos basados en situaciones reales. Ken Jones, profesor de Operaciones y gestin de la Bajo la orientacin del profesor Ken Jones, los estudiantes de Indiana State University utilizan las herramientas que ofrece el software de cadena de suministro, dicta el curso de Minitab como ayuda para realizar proyectos de Six Sigma Esbelto durante un curso de mejora de procesos de negocio. mejora de procesos de negocio en ISU que cubre una variedad de tcnicas y herramientas de Six Sigma Esbelto que las empresas utilizan para entender, analizar y mejorar los procesos y entornos de trabajo. Gracias a una asociacin con empresas locales, los estudiantes que toman la clase realizan proyectos de Six Sigma Esbelto y se convierten en green belts certificados. Como ayuda para administrar todos los elementos de sus proyectos y entender mejor sus datos, los estudiantes se apoyan en el software de Minitab.

Experiencia real en el saln de clases

Jones ve la colaboracin con socios comerciales externos en proyectos de Six Sigma Esbelto como una experiencia positiva para sus estudiantes, quienes tienen la oportunidad de trabajar directamente con los empleados en una variedad de proyectos para complementar lo que aprenden en el aula. Las empresas exponen a los estudiantes a situaciones un tanto ambiguas en las que ellos no estn completamente seguros de qu herramientas deben aplicar al principio, as que inmediatamente enfrentan el desafo de cmo estructurar el proyecto para resolver el problema de la empresa, seala Jones. Despus de su exposicin a este tipo de situaciones reales, los estudiantes parecen interesarse mucho ms en lo que hacen en el aula. Jones dice que el componente emprico de los proyectos ensea a los estudiantes lecciones adicionales que no se encuentran en un libro de texto. El campo de operaciones y gestin de la cadena de suministro es una disciplina de negocios muy prctica, agrega. Los estudiantes se marchan de la clase despus de haber visto y experimentado cmo funcionan las tcnicas de Six Sigma en situaciones reales, y pueden aplicar lo que aprendieron en el futuro. Los estudiantes que trabajan en proyectos externos con empresas locales utilizan las herramientas de Six Sigma Esbelto disponibles en Quality Companion y Minitab Statistical Software como ayuda para administrar sus proyectos y analizar los datos de los proyectos. Tambin utilizan Quality Trainer, el curso de e-learning de Minitab, para pulir su conocimiento estadstico.

Para enterarse de cmo el software de Minitab puede ayudarle a mejorar la calidad, visite www.minitab.com.

Sirviendo a los necesitados con una mejor administracin de inventario

Chaleise Everly, quien cursa una especializacin en contabilidad en ISU, trabaj con Lighthouse Mission, un grupo sin fines de lucro que ayuda a personas que necesitan alimento, refugio y ropa en el rea de Terre Haute, con el fin de establecer un sistema de administracin de inventario para las donaciones y las ventas en la sede principal y los diversos puntos de venta del grupo. Lighthouse Mission tena un sistema de inventario muy dbil, as que realmente tuve que empezar desde cero, comenta Everly. No haba un sistema de archivo claro para las donaciones y las ventas, y la mayora de los registros estaban escritos a mano. Como eran pocas las mediciones iniciales vlidas que estaban disponibles para
Con los mapas de procesos de Quality Companion, los estudiantes pueden investigar el estado actual o futuro de un proceso e identificar fcilmente maneras de optimizar procesos y eliminar desperdicios.

determinar el volumen actual de donaciones y ventas, Everly comenz por recopilar y analizar registros de la caja registradora para tener una idea de la diferencia promedio entre las ventas registradas y las donaciones realizadas. Despus de formar una lnea de base y recolectar datos de inventario actuales, utiliz Quality Companion, el software de mejora de procesos de Minitab, para comenzar a estructurar su proyecto. Con la caracterstica RoadmapTM de proyecto de Quality Companion, logr definir y seguir las fases del proceso DMAIC y organizar y administrar todas las herramientas que necesitaba en un solo archivo de proyecto. Las herramientas de Six Sigma Esbelto integradas de Quality Companion y los Coaches a solicitud brindaron a Everly la orientacin que necesitaba para utilizar las herramientas adecuadas en cada fase. Con los diagramas de espina de pescado disponibles en Quality Companion, esquematiz las debilidades del sistema actual para registrar, ordenar y vender las donaciones, y logr identificar oportunidades iniciales de mejora. A continuacin, Everly defini el proceso actual desarrollando un mapa de proceso en Quality Companion, lo que le ayud a identificar otras maneras de optimizar el proceso y eliminar el desperdicio. Su anlisis del proceso actual revel que dos puntos de venta estaban olvidando registrar las donaciones y que muchas tiendas estaban codificando incorrectamente los artculos y registrando incorrectamente los costos. Everly utiliz la informacin que reuni para desarrollar un nuevo proceso, que utilizaba un sistema central computarizado de hojas de clculo para registrar el inventario final del da y las ventas de todos los puntos de venta de Lighthouse Mission. El sistema era fcil de usar y permiti estandarizar mucho ms el proceso de presentacin de la informacin de inventario, lo que contribuy a mejorar la exactitud de los datos. Luego us Quality Companion para desarrollar un mapa de estado futuro para los procesos actualizados. Despus de eso, utiliz la Matriz de causa y efecto de Quality Companion para
La caracterstica Roadmap TM de proyecto de Quality Companion ayuda a definir las fases del proyecto y organizar y manejar diferentes herramientas de proyecto en una sola ubicacin fcilmente accesible.

analizar su mapa de estado futuro del proceso con el fin de identificar los aspectos crticos del nuevo proceso, y dio seguimiento al progreso y las actividades del proyecto usando un diagrama de Gantt, que le ayud a mantenerse enfocada en la tarea.

Con Quality Companion, nunca me sent perdida durante el curso de mi proyecto, afirma Everly. Tena toda la informacin necesaria para saber adnde tena que ir en cada momento. Todas las herramientas estaban all y yo saba dnde y cundo deba utilizarlas. Everly est agradecida por lo que aprendi en el curso de mejora de procesos de negocio, y sabe que su experiencia en Six Sigma Esbelto beneficiar su carrera profesional en el futuro. Como contadora, s que voy a encontrar problemas de proceso e inventario, seala. Realmente siento que esta experiencia me ha dado una ventaja. S que podr usar lo que he aprendido aqu para ayudar a mis clientes a mejorar sus procesos.

Aunque Lighthouse Mission an se encuentra en las etapas iniciales de implementacin, el grupo ya est viendo los beneficios de haber establecido procesos uniformes en todas las ubicaciones. Con el nuevo sistema, Lighthouse Mission puede ver una imagen ms completa de sus datos de inventario y ventas, lo que les ayuda a tomar mejores decisiones de negocio y les da la posibilidad de ayudar a ms personas en el rea de Terre Haute.

Las grficas de control de Minitab Statistical Software ayudan a los estudiantes a visualizar los datos del proceso, as como a monitorear la variacin de los procesos nuevos y existentes.

Mejorando los servicios de terapia ambulatoria

Lisa Hammill, estudiante de la especializacin en sistemas de informacin gerencial en ISU, trabaj con un hospital local para llevar a cabo un proyecto de Six Sigma que buscaba mejorar el proceso de reinscripcin de pacientes para los servicios de terapia ambulatoria. El hospital tena una instalacin de terapia ambulatoria en el sitio y tres fuera del sitio y quera optimizar el complejo proceso de reinscripcin de pacientes al principio de cada ao calendario en cada una de esas instalaciones. Los procedimientos contables del hospital para los servicios de terapia ambulatoria requeran que todas las cuentas de pacientes se cerraran anualmente, y luego los pacientes actuales deban ser reinscritos al comenzar el ao. Este proceso implicaba ingresar manualmente informacin redundante de los pacientes para crear nuevos nmeros de cuenta. Trabajando junto a empleados de los servicios de terapia ambulatoria, incluyendo administradores, contadores, gerentes de atencin ambulatoria e incluso un ex alumno de Jones en el curso de mejora de procesos de negocio (a quien el hospital contrat como parte de su equipo de Six Sigma Esbelto), Hammill y su equipo de proyecto utilizaron el enfoque DMAIC para estructurar su proyecto. Al igual que Everly, Hammil utiliz Quality Companion como una herramienta de administracin y orientacin durante el proyecto, de principio a fin. Para definir el proceso actual, desarroll un mapa del estado actual del proceso en Quality Companion y registr el tiempo que el personal empleaba en cada paso del proceso. Al mismo tiempo, Hammill y el equipo compartieron ideas sobre posibles mejoras y oportunidades para automatizar el paso de reinscripcin manual, que fue identificado como un cuello de botella en el proceso y una fuente de tiempo malgastado. Usamos la automatizacin para nuestro beneficio, y trabajamos con el departamento de programacin de citas para pre-entregar una lista de los pacientes que vendran en los das subsiguientes, dice Hammill. Esta lista de personas se poda reinscribir por adelantado, eliminando completamente el paso de reinscripcin de su proceso de admisin para terapia ambulatoria. El equipo tambin se centr en eliminar otros pasos del proceso de manera que el personal de inscripcin pudiera estar disponible para otros procedimientos de admisin que requieren mucho tiempo, tales como verificar el seguro del paciente. Una vez implementadas las mejoras en el proceso, Hammill y el equipo evaluaron el proceso actualizado de reinscripcin y notaron una mejora en la duracin del proceso general, as como un ahorro de tiempo en muchos de los pasos individuales del proceso.

Utilizando Minitab Statistical Software, Hammill cre grficas de control para monitorear la variacin del nuevo proceso y realiz un anlisis adicional de los tiempos del proceso registrados antes y despus de las mejoras para demostrar que haba una diferencia estadsticamente significativa. Tras no haber tomado una clase de estadstica desde los primeros aos de su educacin de pregrado, Hammill tambin us Quality Trainer, el curso de e-learning de Minitab, para refrescar sus conocimientos de estadstica y de las herramientas de anlisis de datos que necesitaba para completar las distintas fases de su proyecto. Necesitaba un buen curso de repaso, y Quality Trainer me ayud a actualizar rpidamente mis conocimientos de estadstica, afirma. Me permiti practicar lo que estaba aprendiendo en clase en mi tiempo libre. Hammill dice que el proyecto no slo fue bien recibido por el hospital, sino que el departamento de terapia ambulatoria decidi aplicar los cambios en el proceso que ella y el equipo de calidad recomendaron. Creo que abri sus mentes con respeto a lo que se puede lograr con un proyecto de Six Sigma.

Ofreciendo a los estudiantes un conjunto de herramientas para el futuro

Los estudiantes que toman la clase de mejora de procesos de negocio provienen de una variedad de especializaciones, incluyendo administracin de empresas e ingeniera, entre otras, seala el instructor del curso. La gente supone que operaciones y gestin de la cadena de suministro como disciplina de negocios es slo para aquellas personas que desean trabajar en el rea de manufactura y mejorar las operaciones de una fbrica, afirma Jones. Pero con los proyectos de los estudiantes que hemos realizado hasta ahora, hemos demostrado que existe una enorme necesidad en el sector de servicios del tipo de habilidades que tienen nuestros estudiantes. Mientras los estudiantes perfeccionan sus habilidades en materia de proyectos y utilizan las herramientas de Six Sigma Esbelto que ofrece el software de Minitab como ayuda durante el proceso, Jones contina trabajando con socios de la comunidad en busca de oportunidades para que los estudiantes adquieran una experiencia real. Quiero correr la voz sobre lo que est haciendo ISU con este curso, seal Jones. Realmente estamos trabajando con nuestros socios comerciales locales para llevar proyectos reales al aula y brindar a nuestros estudiantes una experiencia nica y un conjunto de herramientas que puedan aplicar y usar en el futuro.

Los estudiantes utilizan los diagramas de espina de pescado de Quality Companion como ayuda para buscar y determinar las causas probables de los cuellos de botella en los procesos.

Para enterarse de cmo el software de Minitab puede ayudarle a mejorar la calidad, visite www.minitab.com.
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