UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD EXPERIMENTAL DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA DEPARTAMENTO DE COMPUTACIN CURSO NO CONDUCENTE GESTIN DE PROYECTOS DE SOFTWARE

Comparacion de Herramientas de Gestin de Proyectos Eduardo Torrealba, Xaviera Vargas, Maggly Yadira Ojeda Junio, 2012. INTRODUCCION El creciente uso de las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (TICs), ha fomentado la aparicin de herramientas de software que facilitan la administracin de proyectos y permite hacer un seguimiento mas coordinado a las actividades de gestin como la planificacin y seguimiento y control del proyecto. En la actualidad existen una cantidad, cada vez mayor de herramientas que ofrecen apoyar al gerente de proyectos en el conglomerado de tareas propias de su rol. Actualmente, las Herramientas de Gestin de Proyectos ofrecen los tradicionales Diagramas Gantt, PERT y otro tipo de reportes, adems de despliegue de informes, grficos, notificaciones, con la finalidad de dar soporte a las actividades de Gestin de Proyecto. La revisin comprende sus caractersticas generales, su funcionalidad y el y el soporte a las distintas fases de la Gestin de Proyectos, as como la usabilidad, y la portabilidad de dichas herramientas. Para el estudio se consideraron 5 herramientas de Software Libre, las cuales son: GanttProject, Achievo, DotProject, Planner, IceScrum mientras que paralelamente se seleccionaron 5 herramientas de Software Propietario, entre las cuales se encuentran Microsoft Project, Wrike, ActiveCollab, BaseCamp, Teambox. La idea principal es realizar un anlisis sistmico a cada herramienta, basndose en la ventaja que pueda tener una u otra segn los criterios del SWEBOK.

REVISIN DE LAS HERRAMIENTAS DE GESTIN Y PLANIFICACIN DE PROYECTOS Es diverso el universo de herramientas que ofrecen dar soporte a los gerentes de proyectos en las

actividades propias de las administracin y control de los proyectos que se emprenden. Con la finalidad de identificar fortalezas de estas herramientas, se hace una revisin que incluye fundamentalmente sus caractersticas generales, su funcionalidad, el soporte que estas ofrecen a las etapas de la Gestin de Proyectos, as como la usabilidad, y la portabilidad de dichas herramientas. Para la revisin se han considerado 5 herramientas de Software Libre, entre las que se encuentran: 1. GanttProject, 2. Achievo y 3. DotProject. 4. Planner 5. IceScrum Adicionalmente, se seleccionaron 5 herramientas de Software Propietario, las cuales son: 1. Microsoft Project, 2. Wrike y 3. ActiveCollab. 4. BaseCamp 5. Teambox Todos estos son factores que deben ser considerados al momento de planificar y gestionar diversos tipos de Proyectos que pueden existir si acotamos el dominio a las Pymes venezolanas.

Herramientas de Gestion de Proyectos de Software Libre: GanttProject Es una herramienta de gestin de proyectos open source que permite realizar diagramas Gantt con el fin de planificar un proyecto, grficas de carga de trabajo y administrar los recursos para llevarlo a cabo en tiempo real. Es una herramienta completa que propone funcionalidades de importacin y exportacin hacia Microsoft Project, as como la exportacin de archivos en formato PDF o HTML. La interfaz de GanttProject es sencilla e intuitiva.

En la Tabla comparativa se encuentra sus principales caractersticas con base en los criterios presentados anteriormente.

Achievo Es un gestor de proyectos va web disponible en varios idiomas y que ofrece la posibilidad de registrar los recursos, proyectos, clientes, contactos, planificacin y programacin diaria. Entre las opciones que nos ofrece encontramos la posibilidad de registro de tiempos, en la que se indicarn las combinaciones de tiempo del proyecto, fase y actividad. Incluye registros diarios y semanales, informes por horas y bloqueos de periodos de tiempo. El gestor de proyectos permite manejar los proyectos, las fases, las tareas, notas, estadsticas, anificacin y miembros de un proyecto. Dispone de lo ms necesario para manejar proyectos para nuestras empresas o instituciones. (Herrera, 2011). Es una herramienta que utiliza estndares y protocolos abiertos. DotProject Ofrece la gestin de proyectos en un entorno web y ofrece un marco completo para la planificacin, gestin y seguimiento de mltiples proyectos para clientes diferentes, quienes pueden disponer tambin de acceso para monitorizar la evolucin del desarrollo. Funciona bajo un ambiente web, por lo cual se requiere un servidor web para poder utilizarlo. DotProject, permite gestionar las tareas y fases de un proyecto, y para ello ofrece una gran cantidad de mdulos que permiten realizar la correcta planificacin y gestin de las mltiples actividades que surgirn. Estos mdulos se denominan: empresa, contactos, proyecto, calendario, tareas, ficheros, foros e informes. El mdulo foros ser exclusivo de la empresa y los proyectos que realice. Desde aqu se podr compartir informacin y resolver dudas de manera cooperativa, obtener sugerencias de los miembros del equipo y observar donde surgen los principales problemas. Como mtodo para compartir informacin es interesante y muy funcional, no hay necesidad de presencia fsica para generar un debate sobre algn percance o problema. DotProject adicionalmente permite, generar entornos colaborativos, trabajar en uno o ms proyectos, permite asignar recursos fcilmente a cada uno de los proyectos y actividades, permite visualizar el estado de cada proyecto. DotProject fue creado por dotmarketing.org en el ao 2000, con el fin de construir una herramienta para la Gestin de Proyectos. Est construido por aplicaciones de cdigo abierto y es mantenida por un dedicado grupo de voluntarios. Se enfoca en la administracin de recursos para desarrollar un producto, cuya produccin requiera de un conjunto de actividades o tareas que se desarrollen entre ellas en forma paralela o independiente. PLANNER Planner es un programa de gestin de proyectos que permite crear planes para un proyecto y seguir su progreso

Lista de caractersticas: Diagramas de Gantt Gestin de recursos Gestin de tareas Calendario Costos de proyecto Es una excelente herramienta para manejar el horario y los recursos de un proyecto, pero para manejar proyectos de forma consistente y exitosa, es importante destacar que Planner debe ser usado solo como una parte en lo que se refiere a Metodologa de Manejo de Proyectos. IceScrum Es la herramienta que mejor cubre los requisitos del PMBOK. Esta herramienta basada en Tecnologa: Java 1.5 con el motor de servlets. Viene equipada con HSQLDB, pero puede ser configurado para trabajar con otros DBM como MySQL. Licencia: GPL. La utilizacin de esta herramienta garantiza que cada producto tenga un backlog nico y una hoja de ruta. Un backlog contiene historias de usuarios, defectos y las historias tcnicas. Un plan de trabajo contiene varias versiones, cada una de ellas tiene un plan de liberacin individual. Un plan de lanzamiento consiste en mltiples Sprint. Cada Sprint contiene historias, que a su vez contienen las tareas y pruebas de aceptacin. Los impedimentos pueden ser rastreados para cada producto. IceScrum incluye una tabla de tareas y vistas de la iteracin en una pizarra, permitiendo que las tareas se puedan arrastrar y soltar. Tambin permite arrastrar y soltar el ranking de las historias de usuario en el Backlog. IceScrum es el nico producto revisado que tiene una funcin de la planificacin de pquer. Esta caracterstica permite a un equipo distribuido jugar pquer en la planificacin para la estimacin de las caractersticas e historias de los usuarios. Los usuarios pueden tener cualquiera de los roles de SCRUM (Product Owner, Scrum Mster, Equipo y las partes interesadas), adems de que se pueden crear funciones personalizadas. Otra de las herramientas utilizadas es bizAgi que es empleada como un modelador de procesos que permite representar de forma esquemtica todas las actividades y decisiones que se toman Herramientas de Gestin de Proyectos Comerciales Microsoft Project Es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. La primera versin de Microsoft Project fue lanzada para DOS en 1984 por una compaa que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquiri todos los derechos del software en 1985 y liber la versin 2. La versin 3 para DOS fue liberada en 1986. La versin 4 para DOS fue la ltima versin para este sistema operativo, liberada en 1987. La primera versin para Windows fue liberada en 1990, y fue llamada versin 1 para Windows. Un dato interesante es que la primera versin para DOS introdujo el concepto de Lneas de dependencia entre tareas en la grfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office.

Wrike Es una aplicacin de gestin de proyectos y colaboracin online que lleva tiempo en el mercado. La empresa fue fundada en el 2003, en Mountain View y ha ganado algunos premios (LeWeb 2006, eWeek 2008). Posee diversas funcionalidades, pero las principales estaran divididas en grandes reas: gestin de proyectos (creacin de proyectos y seguimientos, tareas) productividad (gestin de la agenda, recordatorios) colaboracin (compartir documentos, notificacin de cambios) e Integracin con otras herramientas (email, MS Project, RSS). Wrike es un software de gestin de proyectos en modelo SaaS (Software como Servicio) pensado para grandes compaas, con esta herramienta puede verse fcilmente en cual estado se encuentran los proyectos y en lo que est trabajando cada uno de los miembros de su equipo. La supervisin y coordinacin son fciles con Wrike. Solo lleva unos segundos el crear una tarea (por correo electrnico), hacer horarios o reasignar una tarea (Herrera, 2011). Los miembros de un equipo pueden crear y actualizar tareas por correo electrnico sin necesidad de iniciar una sesin. Wrike ayuda al equipo a cumplir los plazos de entrega mediante el envo automtico de recordatorios de tareas y correos electrnicos con cosas que hacer. ActiveCollab ActiveCollab es un gestor de proyectos y herramienta de colaboracin que se puede configurar en un propio sitio web. Tiene un rea donde se puede colaborar con el equipo, clientes y contratistas y mantener los proyectos en marcha, manteniendo al mismo tiempo un control total sobre los permisos de acceso y los datos. Con ActiveCollab se podr planificar los proyectos, colaborar con el resto de los compaeros y clientes, dejar mensajes, asignar tareas, subir archivos e imgenes y seguir los cambios. BaseCamp Es un administrador de proyectos en lnea que permite compartir archivos entre los miembros de un equipo de trabajo, asignar tareas, calendarizar trabajos, generar reportes, un editor de documentos colaborativo, hitos, archivos compartidos, registro de tiempos y mensajera interna. Todos estos procesos se manejan de manera sencilla y bastante intuitiva. Una de las ventajas de Basecamp es que funciona desde cualquier computadora que tenga acceso a internet permitiendo a los distintos usuarios conectarse desde cualquier lugar con acceso en su navegador. Adicionalmente se pueden gestionar aplicaciones para equipos mviles, celulares y hasta clientes de correo.

Teambox Es un gestor de tareas y proyectos cuyo foco principal est en la comunicacin de los participantes. Dispone de una gestin simple de proyectos, mediante tareas controladas por tiempo y mensajes de

coordinacin entre los participantes Permite adjuntar ficheros, adems de poder crear pginas sencillas para documentacin, entre otras funcionalidades. ANALISIS DE LA REVISIN DE LAS HERRAMIENTAS Se realiz la revisin de 10 herramientas Gestin y Planificacin de Proyectos, de ellas pudo observarse fortalezas de todas en la planificacin de los proyectos. De las 10 herramientas seleccionadas, 5 son de uso libre y 5 comerciales o con licencia paga. Particularmente, DotProject permite la configuracin de usuarios y reas propias de la estructura organizacional, asi como el control del presupuesto del proyecto. De las herramientas analizadas, todoas ofrecen como facilidad realizar diagramas de Gantt de manera prctica, mientras que Achievo presenta un diagrama bsico y ActiveCollab no lo presenta. MS Project y GanntProject poseen un diagrama PERT muy importante para la planificacin y gestin de proyectos, el resto de las herramientas no lo ofrecen como parte de su funcionalidad. Permitir la creacin de dependencia entre tareas es una funcionalidad comn que presentan estas herramientas. Achievo no permite la configuracin de tareas mientras que el resto de las herramientas si lo hace. DotProject posee una mayor delimitacin de tareas en los proyectos comparada con GanttProject y Achievo que tienen menor grado de delimitacin. La Holgura entre tareas consecutivas es soportada por ActiveCollab, DotProject y Microsoft Project. IceScrum y teambox no los permite, el resto de las herramientas no lo especifican. Ninguna de las herramientas revisadas permite la reprogramacin automtica de los recursos. DotProject permite visualizar los proyectos existentes, as como la generacin de reportes de: horas asignadas a los usuarios de acuerdo a un perodo de tiempo especificado, tareas completadas en la ltima semana, reporte general de todos los proyectos, reporte actual de las tareas pendientes, reporte estadstico de un proyecto, reporte de las tareas con su fecha de finalizacin (real y terico), lista de proyectos de trabajo, tareas de un usuario cuando inicia una sesin, tareas ordenadas a cada usuario, tareas que se completar en la prxima semana y el informe que muestra la cantidad de horas trabajadas por un usuario contra los asignados en las tareas. Se pudo observar que Achievo, se enfoca ms en el tema de proveedores, personal y ventas que en la gestin de proyectos. En relacin al tipo de licenciamiento, ambos tipos de software cumplen con los mismos objetivos de Gestin y Planificacin de proyectos, lo cual indica que la funcionalidad en este caso no est

determinado por la licencia.

Tabla Comparativa Caracterstica/ Funcionalidad Libres Comerciales

G e s t Planificaci Posee diagrama i n GANT n Posee diagrama PERT o de red d e P r o y e c t o s Diferentes Formas de programar el proyecto Divisin del proyecto en tareas Dependencias entre tareas

MS Active GanttProjec Achiev DotProjec Planne IceScru Projec Colla BaseCam Teambo t o t r m t Wrike b p x si si no no si no no no si si si no no no N/E N/E si no

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Configuracin de las tareas si Posibilidad de si colocar tareas Resumen

Se permite holguras entre tareas si Posibilidad de colocar tareas repetitivas no Posibilidad de colocar Hitos si Diferencia entre tipos de tarea no Configuracin de calendarios si* Configuracin de roles si Configuracin de recursos si* Configuracin de Ejecucin delimitaciones entre tareas si Asignacin de recursos a tareassi Reprogramaci n automtica de recursos no Apropiada para GP de Proyectos de Sw Gestion de Roles / Vistas si*

no

si

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no si* si* si si si

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si

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si* si*

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no

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si Si * si si si si si si si

Permite llevar si un Control Financiero

Seguimient Recepcion de o y Control correos Recepcion de notificaciones Exportacion de archivos si Importacin de archivos si Creacin de Graficos e informes Manejo de Tickets/ Trazabilidad de las tareas Propicia el ambiente colaborativo si no no

si si si si si si

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Parcialmente, funcionalidad limitada No especificificado en la bibliografia revisada

Referencias: Carlos Alberto Herrera Snchez . ANALISIS Comparativo De Herramientas De Gestion y Planificacin De Proyectos y su Integracion a la Espoch. Tesis De Grado. Escuela Superior Politcnica de Chimborazo Facultad De Informtica Y Electrnica Escuela De Ingeniera en Sistemas . Riobamba Ecuador 2011.

Basecamp Recuperado de: http://basecamp.com/. Muro Fumero, D. y Lazo Ochoa, R., Integracin del modelo de procesos de desarrollo con el modelo de procesos de gestin de proyecto, en Uciencia 2010, La Habana, 2010. Teambox Recuperado de: http://teambox.com/