GUA TERICA Y PRCTICA MDULO FONDOS DE TERCEROS

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KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.

Gua de capacitacin Fondos de Terceros.doc- 22/11/2010 v 2.0.0

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INDICE
INTRODUCCIN AL MDULO ................................................................................................................................................ 3 CONCEPTOS ................................................................................................................................................................................ 3 MANEJO GENERAL DEL MDULO .......................................................................................................................................... 4 EJERCICIOS .................................................................................................................................................................................. 5 # 1. DEFINIR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS DEL MDULO ............................................................................................................ 5 # 2. DEFINIR LOS USUARIOS DEL MDULO .................................................................................................................................. 7 # 4. SOLICITAR PASE A FONDOS DE TERCEROS ........................................................................................................................ 11 # 3. CARGA DE MOVIMIENTOS ................................................................................................................................................... 8 5. CONFIRMAR PASE A FONDOS DE TERCEROS ....................................................................................................................... 12

# 6. SOLICITAR REINTEGRO ...................................................................................................................................................... 15 # 8. CONSULTAS

Y

# 7. CONFIRMAR REINTEGRO .................................................................................................................................................. 17 REPORTES ................................................................................................................................................. 17

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INTRODUCCIN AL MDULO
de retenciones de contratos, de nmina, cheques caducos y otros similares, estableciendo la integracin con el resto de los mdulos administrativos. El propsito general del mdulo es llevar el control del dinero perteneciente a terceros, por conceptos

CONCEPTOS
1. FONDOS DE TERCEROS: Es el manejo financiero de compromisos no cancelados de la organizacin con terceras personas.

2. REGISTRO DE FONDOS DE TERCEROS: Este es el elemento principal del mdulo, corresponde a cada uno de los montos que se adeudan a un tercero. Cada registro tiene cinco estatus posibles: 2.1. PENDIENTE POR PASAR A FT (PEN): Es el estatus inicial de la mayora de los documentos, significa que todava no se ha emitido el cheque con el que se pasa efectivamente el dinero a una cuenta de fondos de terceros.

2.2. EN PROCESO A FT (SFT): Este estatus indica que ya se emiti la solicitud de pago a tesorera para generar el cheque correspondiente.

2.3. PASADO A FT (EFT): Cuando se emite el cheque para pasar a fondos de terceros. 2.4. PROCESO DE REINTEGRO (SRI): Cuando se emiti la solicitud de pago a tesorera para generar el cheque de fondos de terceros correspondiente.

2.5. REINTEGRADO (RTI): Cuando se emite el cheque de reintegro.

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MANEJO GENERAL DEL MDULO

Para el manejo del mdulo Fondos de Terceros, el men principal ofrece al usuario las siguientes opciones: TABLAS. Esta opcin permite al usuario: Definir los Tipos de Documentos sus distintos roles. Definir la configuracin de los Niveles de Autorizacin y de los Usuarios con acceso al mdulo y

empleados en este mdulo.

DOCUMENTOS. Esta opcin permite al usuario recibir, codificar y verificar los diferentes documentos

mensajero y los eventos invlidos.

CONSULTAS. A travs de esta opcin el usuario podr consultar los documentos, registros, el

de depsitos de terceros, la planilla de solicitud de reintegro y los documentos.

INFORMES. Permite al usuario emitir informes de los estados de cuenta por beneficiario, el auxiliar

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EJERCICIOS
# 1. DEFINIR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS DEL MDULO
Esta opcin permite crear y mantener los tipos de documentos administrativos que se generan o se utilizan en el proceso de los registros de fondos de terceros.

Un documento de Fondos de Terceros puede agrupar uno o varios registros del mdulo.

Pasos
a) Desde el men del mdulo Fondos de Terceros, ejecutar la opcin Tablas /Tipos de Documentos. Se presenta una ventana como esta:

b) En la pantalla Tipos de Documentos de Fondos de Terceros configure los documentos a usar en Documentos. La informacin a registrar es la siguiente:

el mdulo de Fondos de Terceros. Estos documentos deben estar creados a travs del mdulo de

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Tipo doc.

Descripcin

Sts.

Beneficiario

Doc. Pft

Doc. Reint

Doc. Pres.

Indicador

RE002 DECFT

RETENCION LABORAL DEPSITOS EN CTAS DE TER

PEN EFT

Crea Registro Es de

Confirmacin SPFT SOLICITUD DE PASE A CTAS. FONDOS DE TERCEROS CHCFT RITTE CHEQUE PARA FONDOS TER REINTEGRO A TERCEROS SFT RIT Es de SFT
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DECFT

Confirmacin SOLRI SOLICITUD DE REINTEGRO SRI RITTE

En el bloque Indicadores marque la opcin CREA REGISTROS.

En el campo estatus reg., seleccione de la lista desplegable PEN (Pendiente).

En el campo Tipo de Documento presione la tecla [F9] y seleccione RE001.

Presione el botn [Insertar] y registre la informacin restante del recuadro. Al culminar la carga presione el botn [OK] para grabar la informacin.

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# 2. DEFINIR LOS USUARIOS DEL MDULO

Esta opcin permite definir los Usuarios que tienen permiso para usar el mdulo de Fondos de Terceros.

Pasos

a) Desde el men del mdulo de Fondos de Terceros, ejecutar las opciones Tablas/ Usuarios de

Fondos de Terceros.

b) En la pantalla Usuarios de Fondos de Terceros, registre la informacin del recuadro ejecutando los siguientes pasos:

En el campo Nombre ingrese USUARIO DE ENTRENAMIENTO En el campo Nivel Eje. ingrese 1 En el campo Nivel seleccione de la lista desplegable SUPERUSUARIO

En el campo Cdigo ingrese ENTRENA

Presione el botn [OK] para grabar la informacin.

Registre los datos restantes del recuadro.

Para registrar otros usuarios presione el botn [Insertar]

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# 3. CARGA DE MOVIMIENTOS
travs de documentos que generalmente contienen la informacin a procesar, como es el caso de las rdenes de pagos. La actividad principal de Fondos de Terceros es originada por procesos que vienen de otros mdulos a

Pasos
Recepcin a) Desde el men del mdulo de Fondos de Terceros, ejecutar la opcin Documentos / Recibir. Debe aparecer una pantalla como la siguiente:

b) En la pantalla Documentos Pendientes, se muestran los documentos que vienen originados por [Recibir].

otros mdulos. Presione el botn [Marcar todos] sobre los IDDOC 308 y 309 y luego el botn

c) En la pantalla Documentos pendientes por Recibir, en el campo Usuario seleccione de la lista desplegable FTER USUARIO GENERAL DE FONDOS DE TERCEROS. Codificacin: a) Desde el men del mdulo de Fondos de Terceros, ejecutar la opcin Documentos / Codificar.

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b) En la pantalla Documentos por Codificar ubique el documento 308 que acaba de recibir y presione el botn [Ficha]

d) Presione la Pestaa REGISTROS, revise los registros del documento, este es uno a varios registros que son generados y deben tener el status ELA.

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e) Presione el botn [A Verificar] para enviar el documento a la bandeja de verificacin. El sistema f) desplegar un mensaje de confirmacin presione [SI] para realizar el proceso de verificacin. Repita el procedimiento de codificar con el documento 309.

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# 4. SOLICITAR PASE A FONDOS DE TERCEROS

Esta opcin se utiliza para hacer la solicitud de pase del dinero a fondos de terceros.

Pasos
a) Desde el men del mdulo de Fondos de Terceros ejecutar la opcin Registros / Registros por pasar a Fondos de Terceros.

b) En la pantalla Registros por Pasar a Fondos de Terceros, se visualizan los registros que fueron recibidos. Ejecute las siguientes acciones: ejercicio. Identifique el(los) nmero(s) de documentos 308 y 309, que se originaron al iniciar el Marque el botn [Marcar Todos].

c) En esta pantalla se muestran los documentos que estn con estatus PEN y esperan para ser Fter], el cual muestra una pantalla como la que se muestra a continuacin: enviados a realizar el pase a la cuenta de Fondos de Terceros. Presione el botn [Solicitar pase a

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d) En la pantalla Documentos por pasar Fondos a Terceros, presione el botn [A Verificar]. El mdulo fue enviado el documento electrnico.

sistema desplegar una pregunta de confirmacin, presione [SI]. El sistema debe indicar a qu

5. CONFIRMAR PASE A FONDOS DE TERCEROS

de un documento que fue generado por el mdulo de Tesorera. Esta opcin permite que el usuario confirme el depsito en las cuentas de fondos de terceros, a travs

Pasos
Recibir
a) Desde el men del mdulo de Fondos de Terceros ejecutar la opcin Documentos / Recibir y se presentar la siguiente pantalla:

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Ubique y marque el Documento que viene del mdulo de Tesorera. Presione el botn [Marcar] Presione el botn [Recibir]

Presione el botn [Confirmar]

Indique el Usuario Codificador FTER.

Codificar
a) Desde el men del mdulo de Fondos de Terceros ejecutar la opcin Documentos / Codificar y se presentar la siguiente pantalla:

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b) En la pantalla Documentos por Codificar ejecute las siguientes acciones: Ubique el documento que desea codificar Presione el botn [Ficha] y se desplegar la siguiente pantalla:

c) En la pantalla Documentos por Reintegrar ejecute las siguientes acciones: El sistema desplegar un mensaje de confirmacin, presione [SI]. Presione el botn [A verificar].

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# 6. SOLICITAR REINTEGRO
Esta opcin se utiliza para hacer la solicitud de reintegro a terceros, es decir, regresar el dinero que por alguna razn fue retenido.

Pasos

a) Desde el men del mdulo de Fondos de Terceros ejecutar la opcin Registros / Registros por Reintegrar.

b) En la pantalla Registros por Reintegrar se visualizan los registros segn el nivel de ejecucin de usuario. Ejecute las siguientes acciones: Marque una tilde en el registro.

Presione el botn [Solicitar reintegro]. Los reintegros seleccionados son enviados a la bandeja de codificacin con un nuevo nmero.

c) Desde el men del mdulo de Fondos de Terceros ejecutar la opcin Documentos / Codificar.

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d) En la pantalla Documentos por Codificar, ejecute los siguientes pasos Ubique el documento por codificar. Presione el botn [Ficha]. Se desplegar la siguiente pantalla:

Presione el botn [Si] para culminar el proceso.

Presione el botn [A verificar]. El sistema desplegar un mensaje de confirmacin.

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# 7. CONFIRMAR REINTEGRO
a) Del mdulo de tesorera regresa un documento por el mensajero notificando el reintegro es codificado y verificado
Y

a) El documento se registra en la bandeja de recepcin del mdulo de fondos de terceros, y luego

# 8. CONSULTAS
Procesada.

REPORTES

Estas opciones se utilizan para hacer consultas en pantalla y emitir reportes con la informacin

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