Manual de ingeniera de la Calidad

Mdulo III PLANIFICACIN DE LA CALIDAD

Captulo 7

BASES DE PLANIFICACIN ESTRATEGICA

OBJETIVO Establecer la base conceptual y metodolgica para la planificacin integral de polticas, objetivos y recursos que requiere la organizacin para ser exitosa en una perspectiva de largo plazo 1- Caractersticas de la planificacin estratgica

CONTENIDO

2- Proceso de planificacin estratgica

3. Anlisis del entorno organizacional 4- Definicin de lineamientos estratgicos 5. Definicin de factores crticos para el xito 6 Formulacin del Plan Estratgico

7. Implantacin del Plan Estratgico

8. Evaluacin del xito organizacional
Diseado por: Manuel Mrquez Agosto 2007

1. CARACTERISTICAS PLANIFICACION ESTRATEGICA

QUE ES LA PLANIFICACION ESTRATGICA?
La planeacin estratgica es un proceso que mantiene unido al equipo directivo para traducir la misin, visin y estrategias en resultados tangibles, reduce los conflictos, fomenta la participacin y el compromiso a todos los niveles con los esfuerzos requeridos para hacer realidad el futuro que se desea:

Es un proceso de cambio para la mejora continua Es un proceso que involucra a toda la organizacin en el desarrollo de coincidencias entre el estado actual y el futuro deseado Es un mecanismo que interrelaciona la visin, misin, valores y recursos de la organizacin, con su futuro

Es el camino para centrar los esfuerzas en las actividades tcticas actuales y futuras que conducen al xito de la organizacin
Es un proceso de visualizar el futuro de la organizacin y desarrollar los procedimientos y operaciones necesarios para conseguir dicho futuro Es identificar y llevar a la practica los objetivos a Largo Plazo de la empresa

Es el componente intermedio del proceso de planeacin, situado entre el pensamiento estratgico y la planeacin tctica.

1.2 PROPOSITO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

BASE PARA LA GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Crear y sustentar ventajas competitivas: A travs de la planificacin estratgica los LIDERES moldean el futuro de la organizacin y gestionan el cambio al enfocarse en una visin ideal de cmo esta deber ser en el futuro Crear constancia de propsito hacia la mejora del producto o servicio, con el fin de volverse competitivos, permanecer en el negocio y proporcionar empleos (Primero de los 14 puntos de Deming) En el entorno actual de las empresas, la CALIDAD es el elemento clave en la planificacin estratgica BASE PARA LA MEJORA DE LOS PROCESOS Y SISTEMAS Comprender las necesidades claves de los clientes como base de informacin para establecer directrices estratgicas Optimizar el uso de recursos aplicados al producto Asegurar la continuidad entre necesidades a corto y largo plazo (supone desembolsos de capital, capacitacin) Asegurar que se entienden las iniciativas de calidad en los 3 niveles claves de la organizacin (nivel direccin, nivel procesos y nivel individual) Asegurar que las estructuras organizativas facilitan el logro de los planes estratgicos Definir el escenario para la integracin de mejoras por adelantos tecnolgicos

1.3 ALCANCE DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA

La PE involucra a toda la organizacin en todos sus niveles dentro de los lmites establecidos por la Alta Direccin a travs de la visin, misin y lineamientos desarrollados y difundidos a travs de la propia planificacin de estratgica EL SISTEMA DE PE DEBE RESPONDER A TRES PREGUNTAS BSICAS: 1. En qu negocio est realmente la organizacin? 2. Cules son los factores crticos para el xito? 3. Qu logros quiere alcanzar la organizacin en el futuro? EN QUE NEGOCIO EST LA ORGANIZACIN? Las organizaciones eficientes responden esta interrogante a partir de la perspectiva de los clientes Los clientes tienen opciones en la competencia y siempre podrn decidir.

Estando al tanto de dicha situacin se puede identificar con ms claridad las metas, objetivos y estrategias organizacionales
FACTORES CRTICOS PARA EL XITO? Los factores crticos para el xito son los elementos que tendrn un mayor impacto en la capacidad de la organizacin para asegurar su fortalecimiento continuo QUE LOGROS QUIERE ALCANZAR EN EL FUTURO? Expectativas de la organizacin en trminos de metas y objetivos asociados a los clientes, mercado, beneficios Expectativas de calidad, productividad y competitividad como un todo integrado

1.4 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN P.E.

a) b) c) d) e) f) Es necesario un fuerte liderazgo para establecer credibilidad en un enfoque total de la calidad Todos, directores gerentes y empleados participan en el proceso de planificacin Se utilizan los deseos y necesidades de los clientes para impulsar las estrategias Se involucran a los proveedores en proceso de planificacin estratgica Se dispone de sistemas efectivos para el desarrollo y difusin de las estrategias Disponer de mecanismos efectivos para la medicin, retroalimentacin y revisin de resultados NECESIDADES Y BENEFICIOS DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA Mantiene a la vez el enfoque en el futuro y en el presente. Refuerza los principios adquiridos en la misin, visin y estrategia. Fomenta la planeacin y la comunicacin interdisciplinarias.

Asigna prioridades en el destino de los recursos.

Constituye el puente con el proceso de planeacin tctica a corto plazo Obliga a los ejecutivos a ver la planeacin desde la macro perspectiva, sealando los objetivos centrales a modo que pueden contribuir a lograrlos.

2. PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATEGICA

OBJETIVO DEL PROCESO
El proceso de planeacin estratgica contempla la respuesta de la empresa a su medio ambiente presente y futuro "con el fin de permitir que el negocio opere con un mximo de congruencia y un mnimo de fricciones en las condiciones cambiantes de un mundo incierto". (Wilson, 1.983).

ALCANCE DEL PROCESO

A travs del proceso de planificacin estratgica se recopila, analizar y procesa la informacin necesaria derivada del entorno social, poltico y econmico de la organizacin, para definir las polticas, objetivos, recursos y estrategias que habrn de darle sentido de direccin a la organizacin en un contexto de mediano y largo plazo. La planificacin estratgica se fundamenta en los estudios de Fortalezas Oportunidades - Debilidades - Amenazas ( FODA) para fundamentar la definicin de los factores crticos para el xito sobre los que se definirn los lineamientos objetivos, recursos y estrategias La planificacin estratgica se enmarca en un circulo de mejora continua que implica, adems de la formulacin del Plan Estratgico, la implantacin del dicho plan, la medicin del xito organizacional y la retroalimentacin de la informacin para reiniciar el proceso

2.1 PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA

Entradas I- ANALISIS DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACION Expectativas en el marco de la factibilidad econmica, poltica y social nacional e internacional Caractersticas de: clientes, mercado, competencia, entorno tecnolgico, entorno poltico, social y econmico Definicin de la visin, misin y alcance de la organizacin, y de las polticas asociadas a la calidad, productividad y competitividad Definicin de las prioridades competitivas que determinan el xito de la organizacin Definicin de objetivos, metas y recursos para el funcionamiento de la organizacin en el mediano y largo plazo, indicadores de desempeo Desarrollo de sistemas (calidad, operaciones, medicin, evaluacin) y procesos, capacitacin del personal, aplicacin de los procesos Medicin de resultados, identificacin de brechas, acciones de mejora Informacin objetiva sobre la capacidad actual y esperada de la organizacin para enfrentarse al futuro en un mundo globalizado

II-DEFINICION LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS

III-DEFINICION FACTORES CRITICOS PARA EL XITO

IV-FORMULACION DEL PLAN ESTRATEGICO

V-IMPLANTACIN DEL PLAN ESTRATGICO

VI-EVALUACION DEL XITO ORGANIZACIONAL Salidas

3. ANALISIS DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACION (I)

1. DEFINICIN DEL NEGOCIO 2. DEFINICIN ELEMENTOS INTERNOS DE LA ORGANIZACION 3. DEFINICIN ELEMENTOS EXTERNOS

En qu negocio est participando realmente la organizacin?

Fortalezas y debilidades para competir en ese negocio En que deseamos convertirnos en el futuro Que necesitamos para competir con xito Necesidades y expectativas y deseos de clientes en un contexto de mediano y largo plazo Caractersticas del mercado y globalizacin Entorno competitivo Entorno social, econmico y poltico Fortalezas y debilidades de los proveedores Entorno tecnolgico y mercado de trabajo Los entornos polticos y legislativos Requerimientos gubernamentales Fuentes de financiamiento (bolsa, estado, bancos, clientes)

Polticas econmicas y sociales del gobierno (legislacin laboral, control divisas, control produccin, control precios)

3.1 METODO DE EVALUACION

Las organizaciones eficientes estn obligadas a analizar las Oportunidades y Amenazas del mercado y la competencia, as como a crear un plan estratgico que minimice Debilidades y optimice Fortalezas en el marco del siguiente esquema: FODA Fortalezas y Debilidades de la organizacin Condiciones internas: Ventajas o desventajas competitivas:
Tecnologa automatizada Fuerza de trabajo efectiva Capacidad nuevos productos Fuerza de ventas talentosa Infraestructura adecuada

Oportunidades y Amenazas del entorno Condiciones externas del negocio:

Anlisis mercados Anlisis competencia Entorno socioeconmico

LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS FACTORES CRITICOS PARA EL EXITO PLAN ESTRATEGICO Plan de lineamientos, metas objetivos y recursos basado en el entorno y en las propias capacidades para lograr la misin de la organizacin en el largo plazo

3.2 ANALISIS DE EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES

IMPORTANCIA DE LOS CLIENTES EN LA PLANIFICACION ESTRATEGICA Al integrar la informacin del cliente en la planificacin estratgica, la organizacin puede identificar el segmento de mercado en el que quiere competir La calidad movida por el cliente y la excelencia del desempeo en la operacin son temas estratgicos claves del negocio y parte integral de la planificacin general del mismo Objetivos de mejora de la calidad como mejorar la satisfaccin del cliente y reducir defectos, reciben ahora tanta atencin como los objetivos financieros y mercadotcnicos ALCANCE DEL ANLISIS

Gracias a la comprensin de mercado y clientes, las organizaciones son capaces de crear y mantener una bases de clientes distintivos
Las necesidades y expectativas de los clientes se traducen directamente en parmetros de diseo importantes para desarrollar, fabricar, entregar y dar servicio al producto o servicio

Los planes estratgicos emplean esta informacin e incorporan estrategias para mejorar la satisfaccin del cliente, previndole mejores productos y servicios, as como ventajas econmicas de tiempo de entrega y de calidad
METODOS APLICADOS Investigacin de mercados Encuestas Anlisis estadstico de datos derivados de mediciones del SGC

4. DEFINICION LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS (II)

DEFINICION DEL MODELO DE NEGOCIO Actividades, recursos y contratos organizados en el marco de la respuesta a 4 cuestiones bsicas:
1 que productos se deben ofrecer al mercado? 2 Qu actividades bsicas se deben realizar? 3 De que recursos debemos disponer? 4 Cmo debe ser la estructura organizativa: Gobierno de actividades y recursos?

DEFINICION DEL ENFOQUE EN LA COMPETENCIA

ENFOQUE TRADICIONAL Replicar lo que hace la competencia pero de forma ms eficiente para aumentar la distancia entre valor para el cliente y costo y as crear una ventaja competitiva. (Correr ms rpido y ser mejor operacionalmente) ENFOQUE MODERNO Satisfacer las demandas de clientes, proveedores y otros de forma original y distinta a la competencia

ALCANCE

Los lineamientos estratgicos estn determinados por la visin, misin y poltica de la calidad que habrn de fundamentar la actuaciones de toda la organizacin

4.1 VISION ORGANIZACIONAL

La visin organizacional son las expectativas que se tienen sobre lo que quisiramos que fuera la organizacin si todo funcionara de acuerdo a nuestros deseos: Es una orientacin sobre los propsitos fundamentales que buscar la organizacin en un futuro previsible Es la visualizacin de la organizacin y del negocio en el largo plazo en el contexto del mercado, competencia, prestigio, recursos humanos EJEMPLO DE VISION DE LA ORGANIZACIN
Empresa Garal Sistemas C.A. (autorizado)

Continuar trabajando para incrementar el reconocimiento de la calidad de nuestros servicios y productos. Lograr el liderazgo en Prestacin de Servicios a nivel Nacional en los sectores de edificaciones inteligentes, telecomunicaciones, elctrico e industrial y crecer en ventas en el mercado internacional que nos permita lograr el crecimiento sostenido y rentable de la empresa. Continuar trabajando para incrementar el reconocimiento de la calidad de nuestros servicios y productos. Lograr el liderazgo en Prestacin de Servicios a nivel Nacional en los sectores de edificaciones inteligentes, telecomunicaciones, elctrico e industrial y crecer en ventas en el mercado internacional que nos permita lograr el crecimiento sostenido y rentable de la empresa.

4.2 MISION DE LA ORGANIZACIN

Qu ES LA MISION DE UNA ORGANIZACIN?

La misin es la imagen actual que enfoca los esfuerzos de la organizacin para conseguir los propsitos fundamentales asociados a su razn de ser La razn de ser no es el producto o servicio que ofrecemos, si no qu Quienes somos? - identidad, legitimidad necesidad estamos satisfaciendo Qu buscamos? - Propsitos La misin indica de manera concreta donde radica el xito de la empresa y puede Qu hacer? - Principales medios para lograr el propsito construirse tomando en cuenta las siguientes preguntas: Porqu lo hacemos? - Valores, principios, motivaciones Para quines trabajamos? Clientes, organizacin, sociedad ALCANCE DE LA MISIN La misin le da sentido de realidad y materialidad a la visin de la organizacin e debe considerar: Caractersticas de negocio en que desea estar la empresa Quienes son los clientes y sus necesidades Lineamientos generales sobre los negocios Perspectiva de desarrollo, crecimiento y rentabilidad Es importante identificar y construir la misin sin confundir los fines y los medios utilizados para lograr su materializacin

4.2 MISION DE LA ORGANIZACIN (cont)

CARACTERISTICAS DE LA MISION La misin es la concepcin implcita de la razn de ser de la empresa y pone de manifiesto la Identidad y los valores para ser reconocida en su entorno

La misin facilita la cohesin alrededor de objetivos comunes y la resolucin de conflictos y motivacin del personal.
La misin define la interrelacin entre la organizacin y sus actores relevantes: clientes, proveedores, empleados, comunidad, accionistas, medio ambiente La misin debe ser un compromiso compartido por todos en la organizacin La misin debe ser precisa y factible, Una vez definida se difunde a todas las reas de gestin para su internalizacin. Cada proceso deber a su vez generar su propia misin, para que todos se dirijan hacia los mismos fines. EJEMPLO DE MISION Empresa Garal Sistemas C.A. (autorizado) Somos una empresa privada de un alto compromiso con la sociedad que ofrece servicios y productos de seguridad y proteccin electrnica y herramientas de optimizacin de recursos para mejorar la calidad de vida; a travs de un excelente equipo de profesionales y alianzas tecnolgicas aportando soluciones de vanguardia a distintos sectores en Venezuela y el Exterior. Buscamos niveles de rentabilidad que aseguren la sostenibilidad y crecimiento de la empresa, manteniendo relaciones enmarcadas en la equidad, respeto, integridad y honestidad con nuestros aliados. Como parte de nuestra filosofa velamos por el continuo desarrollo profesional y humano que garantice el bienestar de nuestros empleados.

5. DEFINICION FACTORES CRTICOS PARA EL XITO (III)

CUALES SON LAS FACTORES CRTICOS PARA EL XITO? Son los elementos bsicos que tendrn un mayor impacto en la capacidad de la organizacin y estn asociados a:
a) b) c) Las caractersticas de la organizacin para poder competir en su rea de negocio Que se debe hacer bien para atraer clientes y conservarlos Las fortalezas y debilidades internas, y las oportunidades y amenazas de la competencia

CARACTERISTIC AS DE LA ORGANIZACIN PARA COMPETIR

Para competir exitosamente, se debe definir los elementos que intervienen en la dinmica la organizacin asociados a:
Clientes Liderazgo Sistemas y Procesos

Participacin del personal

Relacin con los proveedores Utilizacin de datos estadsticos en decisiones Mtodos de mejora continua

QUE SE DEBE HACER BIEN PARA LOS CLIENTES

Para tener cada vez ms y mejores clientes la organizacin debe ocuparse las prioridades competitivas asociados a:
Caractersticas de la calidad Precios Servicios

5.1 DEFINICION PRIORIDADES COMPETITIVAS

METODO En el marco de los lineamientos estratgicos definidos se establecen las prioridades asociadas a las caractersticas de la calidad relacionadas con los factores crticos para el xito Los factores crticos se pueden ordenar por prioridades (por ejemplo de 1 a 5)

ELEMENTOS ASOCIADOS A LAS CARACTERISTICAS DE LA CALIDAD

Las caractersticas de la calidad son los atributos que debe poseer el producto para que sea preferido por el cliente sobre la competencia
Estos atributos se especifica en la cartera de ofertas que ofrece la organizacin al cliente y generalmente estn asociados a:
Precios aceptables del producto: Iguales o menores que los de la competencia Desempeo en entrega: Entrega a tiempo, entrega rpida en el lugar adecuado Productos alta calidad: Percepcin de los clientes del grado de excelencia de los atributos ofrecidos y esperados Servicio al cliente: Efectividad en mantenimiento, repuestos, atencin a quejas

Estos elementos se derivan de los factores crticos para el xito definidos en el marco de la informacin de entrada al proceso de planificacin estratgica

6. FORMULACIN DEL PLAN ESTRATEGICO (IV)

Qu ES UN PLAN ESTRATEGICO? El Plan Estratgico es un documento donde se especifican los objetivos, metas, recursos, indicadores de desempeo y mecanismos de control para asegurar el xito de la organizacin en el mediano y largo plazo CARACTERISTICAS DEL PLAN ESTRATEGICO Est enmarcado en el entorno de la organizacin, es consistente con los lineamientos estratgicos y est orientado a los factores crticos para el xito Detalla metas y objetivos especficos que deben lograse para cumplir la misin

b) Alinea la manera en que se satisfacen las necesidades de los clientes mediante actividades cotidianas de negocios, con los valores, la misin y la visin de la organizacin
Al integrar las mediciones del desempeo en el Plan Estratgico, los lderes tiene la oportunidad de determinar el progreso de la organizacin hacia el cumplimiento de sus metas y objetivos La planificacin estratgica enfocada en la calidad adopta una perspectiva ms amplia, en comparacin con la planificacin estratgica tradicional

En el captulo II-2 Formulacin del Plan Estratgico se establece la metodologa para la realizacin del Plan Estratgico

7. IMPLANTACION DEL PLAN ESTRATEGICO (V)

ALCANCE DE LA IMPLANTACION DEL PLAN ESTRATEGICO El Plan Estratgico, una vez desarrollado y aprobado por la Alta Direccin es el documento clave que sirve de base para la realizacin del producto o la prestacin de loa servicios en el marco de las siguientes actividades:

Desarrollo de sistemas de la calidad, operaciones, medicin, evaluacin*

Diseo los procesos correspondientes a estos sistemas** Capacitacin del personal con responsabilidades de gerencia para lograr la eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos Capacitacin del personal que trabaja dentro de los procesos para lograr la efectividad de su aplicacin, control y mejora Control de los resultados de los procesos y sistemas

* En el Mdulo II Gerencia de la Calidad del Manual de Ingeniera de la Calidad se define la metodologa para el desarrollo de sistemas de medicin y control de desempeo

**En el Mdulo V Desarrollo de sistemas de produccin" se desarrolla la metodologa para el D&D de procesos

8. EVALUACIN DEL XITO ORGANIZACIONAL (VI)

ALCANCE DE LA EVALUACION Durante la implantacin del Plan Estratgico se procede, de acuerdo a los instrumentos diseados en los procesos a realizar las siguientes actividades: Recopilar y registrar los datos correspondientes a los resultados que se van obteniendo a travs del tiempo (medir los resultados) Analizar los datos e identificacin las brechas entre metas y resultados Analizar las causas de las brechas identificadas en el marco de sistema y procesos desarrollados e implementados Revisar el plan estratgico Desarrollar planes de mejora en el marco del plan estratgico revisado

Estas actividades pueden ser complementadas con auditorias internas u otros mtodos para evaluar el nivel de calidad y competitividad de la organizacin

* En el Mdulo II Gerencia de la Calidad del Manual de Ingeniera de la Calidad se define la metodologa para la evaluacin del xito organizacional