Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Instructivo para EXCEL - (Básico)
Instructivo para EXCEL - (Básico)
En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de informacin relacionada en un nico archivo.
SELECCIONAR Y MOVERSE POR UN LIBRO Moverse y desplazarse por una hoja de clculo
Para desplazarse Entre las celdas Una fila hacia arriba o hacia abajo Una columna hacia la izquierda o hacia la derecha Una ventana hacia arriba o hacia abajo Una ventana hacia la izquierda o hacia la derecha Una gran distancia Haga esto Haga clic en cualquier celda o utilice las teclas de direccin celda, sta se convertir en la celda activa. Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical. Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal. Haga clic en el cuadro de desplazamiento superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical. Haga clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o derecho de la barra de desplazamiento horizontal. Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la posicin relativa aproximada. En una hoja de clculo de gran tamao, mantenga presionada la tecla MAYS mientras arrastra con el mouse (ratn).
Dos o ms hojas NO adyacentes Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin, mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en las etiquetas de las dems hojas. Todas las hojas de un libro. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) y, a continuacin, elija Seleccionar todas las hojas en el men contextual.
Para ver el nmero predeterminado de etiquetas de hoja, haga doble clic en la barra de divisin de etiquetas.
1. 2. 3. 4.
Para mover o copiar hojas en otro libro, abra el libro que recibir las hojas. Cambie al libro que contiene las hojas que desea mover o copiar y, a continuacin, seleccione las hojas. En el men Edicin, haga clic en Mover o copiar hoja. En el cuadro Al libro, haga clic en el libro para recibir las hojas. Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en nuevo libro.
5. 6.
En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea insertar las hojas copiadas o movidas. Para copiar las hojas en vez de moverlas, seleccione la casilla de verificacin Crear una copia.
Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CONTROL y, a continuacin, arrastre las hojas; suelte el botn del mouse (ratn) antes de soltar la tecla CONTROL.
PARTE 2:EDICIN
ABRIR Abrir un libro
1. 2. 3. 4. Haga clic en Abrir. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la direccin de Internet que contenga el libro. En la lista de carpetas, haga doble clic en la carpeta que contenga el libro que desee. Haga doble clic en el libro que desee abrir.
Sugerencia Para abrir un archivo que se haya usado recientemente, haga clic en el nombre del archivo en la parte inferior del men Archivo. Si la lista de los archivos utilizados recientemente no aparece, elija Opciones en el men Herramientas, haga clic en la ficha General y, a continuacin, active la casilla de verificacin Archivos usados recientemente.
Sugerencia nombre.
4. Haga clic en Guardar. Sugerencia Para guardar la copia en una carpeta distinta, haga clic en otra unidad del cuadro Guardar en o haga clic en un nombre distinto de la lista de carpetas, o ambas cosas. Para guardar la copia en una nueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta.
Cerrar un libro
En el men Archivo, haga clic en Cerrar. Para cerrar todos los libros abiertos sin salir del programa, mantenga presionada la tecla MAYSCULAS y haga clic en Cerrar todo en el men Archivo.
Para evitar introducir una fraccin como fecha, coloque un cero (0) delante de cada fraccin; por ejemplo, escriba 0 1/2. Delante de los nmeros negativos, site un signo menos (-), o bien encierre los nmeros entre parntesis ( ).
Adems, podr seleccionar entre una lista de las entradas ya contenidas en la columna. Para ver la lista, presione ALT+FLECHA ABAJO o haga clic en la lista con el botn secundario del mouse (ratn), A continuacin, haga clic en Elegir de la lista del men contextual.
Autorrellenar La funcin Autorrellenar extiende diversos tipos de series, como queda reflejado en la siguiente tabla. El cuarto ejemplo muestra cmo Microsoft Excel puede extender parte de una seleccin (Producto 1) y copiar otra parte (Pedido parcial). Seleccin inicial Lun 1-ene, 1-mar Trim3 (o T3 o Trimestre3) Producto 1, Pedido parcial texto1, textoA 1er perodo Producto 1 1, 2 1, 3, 4 Serie extendida mar, mie, jue 1-may, 1-jul, 1-sep,... Trim4, Trim1, Trim2,... Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,... texto2, textoA, texto3, textoA,... 2do perodo, 3er perodo,... Producto 2, Producto 3,... 3, 4, 5, 6,... 5,66, 7,16, 8,66,...
Introducir texto
En Microsoft Excel, texto es cualquier combinacin de nmeros, espacios y caracteres no numricos. Por ejemplo, Microsoft Excel tratar como texto las siguientes entradas: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675. Dentro de una celda, todo el texto queda alineado a la izquierda. Para ver todo el texto en mltiples lnea de una celda, active la casilla de verificacin Ajustar texto de la ficha Alineacin. Para introducir una nueva lnea en una misma celda, presione ALT+ENTRAR.
Notas Si se hace clic en una celda y, a continuacin, se presiona SUPRIMIR o RETROCESO, Microsoft Excel quitar el contenido de la celda pero no quitar ni los comentarios ni el formato de la misma. Si se borra una celda, Microsoft Excel quitar de la celda el contenido, el formato, los comentarios, o todo. El valor de una celda borrada es 0 (cero) y una frmula que haga referencia a dicha celda recibir un valor de cero.
Deshacer errores
Para deshacer en un slo paso las acciones realizadas recientemente, haga clic en Deshacer. y
Para deshacer varias acciones de una sola vez, haga clic en la flecha que aparece a continuacin de Deshacer seleccione en la lista. Microsoft Excel deshar la accin seleccionada y todas las que aparezcan por encima de sta. Sugerencia Si no deseaba deshacer una accin, haga clic en Rehacer.
Microsoft Excel copiar la celda completa, incluidas las frmulas y los valores del resultado, los comentarios y el formato de las mismas.
Para copiar los caracteres, haga clic en Copiar. 4. 5. Haga clic en la celda superior izquierda del rea de pegado. Haga clic en Pegar.
Nota Para cancelar el borde mvil una vez finalizada la copia, presione ESCAPE.
Insertar filas
1. Para insertar una nica fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posicin en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posicin en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar. 2. En el men Insertar, haga clic en Filas.
Insertar columnas
1. Para insertar una nica columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B. Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar. 2. En el men Insertar, haga clic en Columnas.
Nota Para cancelar el borde mvil una vez finalizada la copia, presione ESCAPE.
Sugerencia Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones, haga doble clic en Copiar formato. Una vez copiado el formato, vuelva a hacer clic en el botn.
Sugerencia Para comenzar una lnea de texto en un punto especfico, haga clic en la barra de frmulas (o en la celda, si se est modificando) en que desee interrumpir la lnea. A continuacin, presione ALT+ENTRAR.
Para aplicar un estilo de borde diferente, haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes y, a continuacin, haga clic en un borde de la paleta. Sugerencia Para aplicar estilos de borde adicionales, elija Celdas en el men Formato y, a continuacin, haga clic en la ficha Bordes. Elija el estilo de lnea que desee y haga clic en un botn para indicar la posicin del borde.
Para aplicar un color diferente, haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno y elija un color en la paleta.
FORMATO DE NUMEROS, FECHAS Y HORAS Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros
1. 2. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. Haga clic en el botn del formato que desee.
Para seleccionar un formato de nmero, de fecha o de hora diferente, haga clic en Celdas en el men Formato y, a continuacin, haga clic en la ficha Nmero. Para ver Puntos para separar los millares Smbolos de moneda Nmeros como porcentajes Pocos dgitos detrs del separador Mas dgitos detrs del separador Haga clic en Estilo millares Estilo de moneda Estilo porcentual Reducir decimales Aumentar decimales
# presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor. 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el formato. ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales. Tambin puede utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un nmero de dgitos variable.
Para ver 1234,59 como 1234,6 8,9 como 8,900 ,631 como 0,6 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados
5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los smbolos de # ???/??? divisin alineados Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero. Use este cdigo de formato #,### #, 0.0,,
Para ver 12000 como 12.000 12000 como 12 12200000 como 12,2
Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin. [NEGRO] [AGUAMARINA] [FUCSIA] [BLANCO] [AZUL] [VERDE] [ROJO] [AMARILLO]
Para definir los formatos de nmero que se aplicarn nicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, encierre la condicin entre corchetes; la coincidencia consta de un operador de comparacin y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato presenta cdigos postales de cinco dgitos con los ceros a la izquierda y cdigos postales de nueve dgitos ms cuatro nmeros con un guin. [<=99999]00000;00000-0000
Para ver Los meses como 1-12 Los meses como 01-12 Los meses como ene.-dic. Los meses como enero-diciembre Los meses como la inicial de cada mes Los das como 1-31 Los das como 01-31 Los das como lun.-sb. Los como lunes-sbado Los aos como 00-99 Los aos como 1900-9999
10
Para presentar horas, minutos y segundos, incluya en una seccin los siguientes cdigos de formato. Use este cdigo de formato h hh m mm s ss h a.m./p.m. h:mm a.m./p.m. h:mm:ss a/p en horas; por [h]:mm
Para ver Las horas como 0-23 Las horas como 00-23 Los minutos como 0-59 Los minutos como 00-59 Los segundos como 0-59 Los segundos como 00-59 Las horas como 4 a.m. La hora como 4:36 p.m. La hora como 4:36:03 p. El tiempo transcurrido ejemplo, 25:02
El tiempo transcurrido en minutos; por [mm]:ss ejemplo, 63:46 El tiempo transcurrido en segundos Fracciones de segundo [ss] h:mm:ss.00
Para ver los valores de cero como celdas en blanco, desactive la casilla de verificacin.
Referencias de celda
La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin la celda que contiene la frmula. La siguiente frmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volver a calcular la frmula. =B15*5
11
Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)
Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO. Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1
Operador de comparacin = (igual) > (mayor que) < (menor que) >= (mayor o igual que) <= (menor o igual que) <> (distinto)
El operador de texto "&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de texto. Significado Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto continuo. Ejemplo Viento" & "norte" genera "Viento norte"
Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos. Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas. Operador de unin que combina varias referencias en una sola. Operador de interseccin, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias. Ejemplo B5:B15
12
Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin
USAR FUNCIONES PARA CALCULAR VALORES Introducir una frmula que contenga una funcin
1. 2. Haga clic en la celda en que desee introducir la frmula. Para iniciar la frmula con la funcin, haga clic en Modificar frmula en la barra de frmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la funcin que desee agregar a la frmula. Si la funcin no aparece en la lista, haga clic en Ms funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos.
3. 4.
Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico, incluya en la seleccin las celdas que los contienen.
13
Nota Para restablecer los vnculos entre los rtulos de datos y las celdas de hoja de clculo de todas las series de datos del grfico, haga clic en ste y elija Opciones de grfico en el men Grfico. En la ficha Rtulos de datos, seleccione la casilla de verificacin Texto automtico.
Para especificar un efecto de relleno, haga clic en Efectos de relleno y, a continuacin, seleccione las opciones que desee en las fichas Degradado, Textura, Trama e Imagen.
14
3.
Active la casilla de verificacin Variar colores entre puntos o Variar colores de los sectores.
Para eliminar todo el formato, incluida la imagen o el efecto de relleno, elija Ninguna en rea.
PARTE 6:IMPRIMIR
ESTABLECER OPCIONES DE IMPRESIN Imprimir encabezados de fila y columna en cada pgina
Los encabezados de fila son los nmeros de fila situados a la izquierda de la hoja de clculo; los encabezados de columna son las letras o nmeros que aparecen en la parte superior de las columnas en la hoja. 1. 2. 3. Haga clic en la hoja de clculo. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Hoja. Seleccione la casilla de verificacin Encabezados de filas y columnas.
15
CAMBIAR EL DISEO, LOS SALTOS DE PAGINA Y LOS MARGENES Imprimir un rea especfica de una hoja de clculo
1. 2. 3. En el men Ver, haga clic en Vista previa de salto de pgina. Seleccione el rea que desea imprimir. Haga clic con el botn secundario en una celda incluida en la seleccin y haga clic en la opcin Establecer rea de impresin del men contextual.
Sugerencia Puede agregar celdas adicionales a un rea de impresin en una vista previa de salto de pgina. Seleccione las celdas que desea agregar, haga clic con el botn secundario en una celda incluida en la seleccin y haga clic en la opcin Agregar a rea de impresin del men contextual.
Sugerencia Para comprobar cmo afectarn los mrgenes de pgina al documento impreso, haga clic en Vista preliminar antes de realizar la impresin. Para ajustar los mrgenes en la vista previa, haga clic en Mrgenes y arrastre los controladores.
CAMBIAR LOS ENCABEZADOS Y LOS PIES DE PGINA Imprimir encabezados de fila y columna en cada pgina
1. 2. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina y elija la ficha Hoja. Seleccione la casilla de verificacin Encabezados de filas y columnas.
16
Si desea que Microsoft Excel numere automticamente las pginas de la hoja, escriba la palabra Automtico en esta casilla.
17
CONTENIDO
PARTE 1:TRABAJAR CON LIBROS Y HOJAS DE CLCULO.................................................................................1 SELECCIONAR Y MOVERSE POR UN LIBRO.....................................................................................................1
Moverse y desplazarse por una hoja de clculo..................................................................................................................1 Cambiar a otra hoja en un libro..........................................................................................................................................1 Seleccionar hojas de un libro...............................................................................................................................................1 Mostrar un nmero mayor o menor de etiquetas.................................................................................................................1
GUARDAR .................................................................................................................................................................3
Guardar un libro existente...................................................................................................................................................3 Guardar una copia del libro................................................................................................................................................3 Cerrar un libro.....................................................................................................................................................................3
BUSCAR.....................................................................................................................................................................3
Buscar archivos especficos.................................................................................................................................................3 Buscar archivos utilizando las propiedades de archivo......................................................................................................3
ii