COLOQUIO ARCHIVISTICO “Situacién actual del Tramite Documentario en las jempresas del Sector Publica: Diagnéstico y alternativas de solucién” ‘San Borja, 16 y 18 de diciembre 2008 EXPERIENCIAS INNOVADORAS Gestion hibrida de documentos ‘Yolanda Bieso Drago Asesora col Ministorio do Rolacionas Exteriores ytisso@rree gob. pe En ef Ministerio de Relaciones Exterores (MRE), esta levandose a cabo el empleo de un Sistema de Tramvte ocumentano Inibrifo puesto que gestonan documentos. en soporte papel dgtatzades (que Regaron coma papel) y documenios ‘tecronicns de ongen para atender ia demanda de rviormacin de a gestion marr, ‘Las tuncionatidades que comprende este sistema de tm, son: ‘= Regatro ce documentos texusles ecemos a os que sees adja ka imagen wscaneada Registra de documentos tmxuales de sada ‘Gestion de documentos digtalizados 1 Gestin de documentos eecrénicos de erigen (DEO) de uso iter. Los objetvos de este sistema son ‘+ Seguimenta fective del ramite ‘= Seguriad * Opostunid .. Agiizar el proceso de conocimierto de ia informacion empleaca por el Niristerio * Mejor el nivel de coordnacién ante as reas del Mistevo a ravés de una conexién enred Eladtual fu docurental se reatza en los siguientes pasos: 5. Recepaion lectrénica por parte det los usuarios. 4 Recepain fsica por pate del o los usuarios. Es important considerar que para i coleritad de ia gestion electronica, se debe procurat el uso de os medios wecrénicos ‘durame todo e!fujo, in embargo en a realiiag coexisien el documento electronica y el fica. Quies por fa castumtre de {ener fos documentos ata via, 0 fa Kea de que solo lo ascria tere abr. ‘Sm embargo, para a contanca necesaria al usuario es importame que rest sistema de trate bande seguridad alos ‘roductores de documentos, en el caS0 del MRE optaron por: * Respalio medante procecimiento para regisrar y vakiar frmas eledronicas aprobado por Resolucion Vice ‘wamistenal 37672005, ‘= Base de datos de firnas elecroricss con acceso de gererte, editor y administrador a una sola persona. Acceso de ‘consul sole para funconatio responsable de vahdar el memo. 1 Expedtionte Administrative ElectiOnico (EAE) ‘Dra. Aida Mardicza Navarro - Consultora y Presidenta de Archiveros Sin Frontaras Pora ‘mument@iebep com La Dra. Alda Mendoza dein) al EAE como corjunto de documentos edrénicos ordenados secuenciaimente Ccorrespondientes 9 un doterminedo ssunio cuys tamlacin, ‘esoluciin, archivemiento y Yaiamiento se realza Inmegraments a vaves de a tecnologia informatica. Contonedar dintica de informacée, cuyos elearios so * thvormecion descriptive La Dra. Mendoza hizo notar las siguientes teas del expedierto slactonica + Uso inlegal del e-expedinte: apicaciin interna y exter. + Compaibizar la gestion electronica con obs medias cingidas a ta peblacion para ta ramfacion: DN electrenico, {cil acceso a Internet, ventana Grice © Utizacon deta fina cig Pagna 1.de 2Gomer cous ARCHIVISTICO “Situacion actual del Trémite Documentario en las id ompresas del Sector Publico: Diagnéstico y altemativas de solucién” ‘San Borja, 16 y 18 de diciembre 2008 ‘= Garanta para la natficacon y comunicaciones elecronicas. 1 Recarde Rivero Ortega, respacto de ia apicacon de la tecnologia informatica en ia AP:"La lendencia de muro va en lalinea de que todos los expedientes adminisraivas vayan asumvendo esie formato’ ‘Sefialanco ademas que la mplementacion del expederte etecrorico, perme" + Citecer enlaces a to le docamertacinrelevante para ta comprensi: hiper-expadiente administra 2 Que b propia Administracin mejore sus resultados con la modakdad del e-expediente (Watamiento despersanaizado) + Manejo simuttineo de fos expedientes, facitando la inlervencion de las instanciss de control ¢ itercambio de informacion entre las admiréstaciones ylos cudacaros. + Exigercias de veracidad: compl, naiieraildad, responsablidad y elaboracion de indices 0 exigencias de frrna ectrénica o(éigtall, |Luego nos mencioné un nuevo concept en la gesi6n documertal, el Hiperespediente adminsiatvo, sobre el cual nos. expuso la sguente idea: + Enlaza entre silos expediontes relacionados, ia informacién relevante puede ser compartda can ats expedientes {Perms accedera ots daios y documenlos en expedientesdistinios mediante enlaces. * En-un hipertexo la informacion esté organzada en forma de red, en la que los nodos estén formados por las secsiones del documento incluso per dferentes documentos + Posbidad de contextuazar un expediente en el marco de resolicones tomadas en procedimientos similares, ‘permite access orine a la serie de expedientes sobre ta materia. Paral formacién de un expediente elecrénico y su ormalzactin debemnas considerar: + Un dentiicador univoco: nimero de expeciente normal * Vata recess pre erie pres de eae rte de exes bres oi pre, ha inion, ete.) \Métodos para crear expedientes nuevos * Herramientas para procesar aulomabcamente a racapciin de documentos por vias telemiticas, atender consultas locales yremotas (via internet), Estos expaionies electréricos no deben perder de vista que se rata de documentos producitos como consecsencia dela tropa orton oe un erdad,po le ato se ls de docanenssarciviscs, paral cal se debe de concer ‘mplementacitn + Requisitas concaptusias para conservar documentos elecrtnicas aénticos. * Valoracin de documentos electénicns autnticos “+ reservacin de documentos electdnicns: procedmienios y recursos para la preservacén a largo plazo. + Desarofo de plies, estates y names paral pesevacin a lege pao de dommes ekcttrios Finalmente, nos most un acercamiento a fa aplicacin de ja gestin elecrénica que tenemos incuia en nuesta legislacion vigerte, como es io contemplado en fa Ley 27444 Procedimiento Adminstrativ Genera, sore la admisin para novficacon de actos yresohsienes adminsiraivas por coreo electrénco 3 petcin de parte Expicando que para ell es necesaro que & cortoo elecronica sea calficada’ es decr que considere las squentes exxencias sea estandares idenicos exgbles para ia presentacin de documentos arte cusiquler Administracién publica + Dua de sla consiancia de la recepcion de la notficacdin es una constarcia objeiva, * Valor arobatono es elqve perma atrbuires la sana criica de ls jueces. + Aulenticdad, ia integidad y ro repuco. ‘9 Cardciorvoluntarie del sistema en su conjunto ‘9 Service de consulta sobre sus usuarios * Rear Rivero ® Dotates a considerar (Christian Hess) * Proyecto ner PARES * Fabra Vals Pagina 2 de 2