PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 1 de 11 Revis: Vicerrector de Investigacin y Extensin Directora Transferencia de Conocimiento Aprob: Rector Fecha de aprobacin: Septiembre 30 de 2008 Resolucin No. 1703

OBJETIVO

ALCANCE

Definir los lineamientos generales para la planificacin, formulacin, ejecucin y evaluacin de los proyectos de extensin en la Modalidad de Asesora y Consultora Profesional, a travs de los cuales la Universidad se vincule y coopere con el sector social y empresarial como mecanismo para la transferencia de conocimientos y la bsqueda de solucin de problemas que surjan al interior de las empresas y organizaciones.

Aplica para las asesoras y consultoras ofrecidas por la Universidad Industrial de Santander a entidades externas.

NORMATIVIDAD

- Polticas de extensin. Acuerdo Superior 006 DE 2005. - El Rector delega algunas de sus funciones. Resolucin Rectora 249 del 2004. - Delegan algunas funciones en la Vicerrectora de Investigacin y Extensin. Resolucin Rectora 037 de 2006. - Restructuracin y reglamentacin el reconocimiento y pago de bonificaciones extraordinarias no constitutivas de salario. Acuerdo Superior 67 de 2008.
CONSIDERACIONES

Semestralmente las Unidades gestoras envan a la Vicerrectora de Investigacin y Extensin un informe sobre las actividades de Asesora y Consultora realizadas en el semestre.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

- COIE: Comit Operativo de Investigacin y Extensin. - DEPENDENCIA GESTORA: Nombre de la oficina que solicita la revisin de la propuesta, convenio o contrato. - DIEF: Director de Investigacin y Extensin de la Facultad. - DIRECTOR TC: Director de Transferencia y Conocimiento. - DCPI: Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin. - JEFE UNIDAD GESTORA: Responsable de la Unidad Acadmica y/o Administrativa, gestora de la Actividad de Extensin. - SMMLV: Salario Mnimo Mensual Legal Vigente. - VIE: Vicerrectora de Investigacin y Extensin. - PNP: Producido Neto Positivo.

PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 2 de 11

Inicio/Fin

Actividad

Decisin

Documento

Procesamiento en S.F. o intranet

Procedimiento predefinido

Conector

Conector de pgina

DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. Recibe solicitudes

1. Recibe solicitudes relacionadas con Asesora y Consultora, tanto invitacin directa e indirecta por parte de los diferentes entes externos. (Solicitud Externa)

Rector Vicerrector VIE Responsable UAA Docentes/ Investigadores Director TC Director TC Responsable UAA Docentes/ Investigadores

2. Busca convocatorias

2. Realiza bsqueda relativas a los Servicios de Asesora y Consultora y establece contactos con empresarios, egresados, reuniones con gremios y/o bsqueda por Internet.

3. Evala la iniciativa

3. Evala si la iniciativa (Externa o Interna), cumple con los criterios de conveniencia Institucional.

Director de Escuela Acuerdo Superior 006 de 2005

NO

Cumple con los criterios?

FIN

SI

4. Divulga la iniciativa

4. Divulga la iniciativa a los docentes de la Escuela responsable de esta, asegurndose que todos sean informados y facilitndoles la opcin de expresar su disponibilidad para participar en dicha iniciativa.

Director de Escuela

PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 3 de 11 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. Selecciona el Equipo responsable del Servicio

5. Selecciona los docentes que participarn en el Servicio de Consejo Ampliado de Escuela Asesora y Consultora, incluyendo el Director del proyecto. 6. Elabora la propuesta Tcnico-Financiera. Esta incluye: ttulo, objetivos, Metodologia, Unidad(es) Acadmica(s) Director del proyecto Responsable(s), Recursos Humanos, Recursos Fsicos, Equipo de Trabajo Presupuesto.

Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 2, Inciso a. Resolucin de Rectora 249 de 2004, Articulo 10

6. Elabora la Propuesta

Propuesta TcnicoFinanciera 1

7. Presenta la propuesta Tcnico-Financiera

7. Presenta la propuesta Tcnico-Financiera al Consejo Director del Proyecto Ampliado de Escuela

Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 2, Inciso a. Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 2, Inciso a.

8. El Consejo Ampliado de Escuela Analiza y aprueba la propuesta

8. El Consejo Ampliado de Escuela analiza y aprueba la propuesta Tcnico-financiera, la decisin queda documentada en el acta.

Consejo Ampliado de Escuela

Aprobacin condicionada

La propuesta es aprobada? NO

9. Realiza los ajustes necesarios

9. Realiza los ajustes necesarios a la propuesta de acuerdo a las Director del Proyecto observaciones hechas por el Consejo Ampliado de Escuela
SI

FIN 2

PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 4 de 11 DIAGRAMA DE FLUJO
2

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

10. Diligencia el Formato FEX.04

10. Diligencia el Formato FEX.04 (Firma el Director de la Unidad Gestora y Director del Proyecto) y lo enva al Director Director del Proyecto de Investigacin y Extensin de la Facultad correspondiente, para el respectivo registro en la VIE.

Formato de Extensin FEX.04 Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 3

Formato FEX.04

11. Radica y registra la propuesta de Extensin

11. Revisa y asigna nmero consecutivo al registro de propuesta de extensin. 12. Verifica que el Formato FEX.04 est diligenciado correctamente, con la documentacin requerida, brinda asesora en el caso de modificaciones.

Secretaria de la DIEF

12. Verifica el diligenciamiento del Formato FEX.04

DIEF

NO

El formato FEX.04 esta bien diligenciado?

13. Realiza los ajustes necesarios

SI

13. Realiza los ajustes necesarios de acuerdo a las Director del Proyecto recomendaciones de Director de Investigacin y Extensin de la Facultad. COIE

NO 2
Pg.5

Necesita aprobacin del COIE?

Las propuestas, cuya cuanta sea igual o superior a 300 SMMLV, debern ser objeto de dictamen o aval de la Vicerrectora de Investigacin y Extensin.

SI
3

PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 5 de 11 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

14. Presentacin de la propuesta al COIE

14. El DIEF presenta la propuesta al COIE, y este la evala para aprobacin, la decisin queda documentada en el acta y es informada al Director de Escuela.

COIE

Aprobacin condicionada

La propuesta es aprobada?

15. Realiza los ajustes necesarios

15. Realiza los ajustes necesarios a la propuesta de acuerdo a las Director del Proyecto observaciones hechas por el COIE.

SI 1
Pg. 3

16. Presenta y negocia con la Entidad Externa

16. Presenta a la entidad externa interesada, la propuesta aprobada, teniendo en cuenta las modificaciones propuestas por Director del Proyecto el COIE y dejando definido el Objeto y las Obligaciones del proyecto.

PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 6 de 11 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Hay acuerdo? Sujeto a ajustes NO

17. Realiza los ajustes necesarios SI

FIN

17. Realiza los cambios sugeridos por la entidad externa y se Director del Proyecto vuelve a presentar al Consejo de Escuela Ampliado.

1
Pg.3

18. Realiza la minuta del contrato

18. Realiza la minuta del contrato, con las diferentes modificaciones u observaciones que los entes hayan recomendado.

Director del Proyecto

La cuanta es igual o superior a 300 SMMLV o viene para firma de rectora?

NO

3 SI

Las propuestas y las dems actuaciones contractuales de la Universidad, cuya cuanta sea igual o superior a 300 SMMLV, debern ser objeto de dictamen o aval del servicio de asesora jurdica de la Universidad. De igual forma, existen algunos contratos o convenios que vienen explcitamente para firma del Rector.

Resolucin Rectora 249 del 2004.

Pg. 8

PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 7 de 11 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

19. Enva el contrato a revisin a la VIE

19. Enva el contrato a la VIE para que esta estudie los trminos del mismo de acuerdo a la Propuesta registrada con Director del Proyecto anterioridad.

Formato de Extensin FEX.06

20. Estudia el Contrato

20. Se estudia y analiza el contrato, visa la solicitud de revisin.

Vicerrector de Investigacin y Extensin

Es necesario hacer correcciones? SI

21. Realiza los ajustes pertinentes

NO

21. Realiza las modificaciones necesarias de acuerdo al Director del Proyecto concepto dado por la asesora jurdica .

NO

Requiere firma de Rectora?

Pg. 8

SI

PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 8 de 11 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

22. Enva a revisin jurdica

22. Enva el contrato a servicio de asesora jurdica para que estudie los trminos del mismo. Para el caso de convenios se enva a la Oficina Jurdica de la Universidad y para contratos se enva a la Direccin de Contratacin y Proyectos Inversin (DCPI).

Profesional de la VIE

Resolucin Rectora 249 de 2004

23. Estudia el Contrato

23. Estudia y da Vo.Bo. para pasar a firma del Rector.

DCPI o Oficina Jurdica

Es necesario hacer correcciones? SI

24. Realiza los ajustes pertinentes

NO

24. Realiza las modificaciones necesarias de acuerdo al Director del Proyecto concepto dado por la asesora jurdica.

25. Firma el contrato

25. Firma el representante legal de la Universidad designado Delegado para firmar segn el monto

Resolucin Rectora 249 de 2004 Resolucin Rectora 037 de 2006

26. Legaliza el contrato

26. Legaliza el contrato (Adquirir plizas, generar factura para el respectivo pago, etc.).

Director del Proyecto

PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 9 de 11 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

27. Ejecucin del Proyecto

27. Se gestiona los recursos necesarios para la ejecucin del proyecto y se ejecuta las actividades propias del proyecto. La Director del Proyecto Unidad gestora archiva los informes y dems documentacin pertinente del servicio de Asesora y Consultora. 28. Se aplica la encuesta de satisfaccin a los asistentes del programa. Director del Proyecto Formato de Extensin FEX.10

28. Aplicacin Encuesta de Satisfaccin

Evaluacin de Satisfaccin

29. Realizacin del acta de cierre y liquidacin

29. Se realiza el acta de cierre y liquidacin del convenio o contrato suscrito con la Entidad Externa.

Director del Proyecto

Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 2 Pargrafo 2

Acta de Cierre

30. Realizacin el Informe Financiero Final

30. Se realiza el informe financiero que especifique el PNP.

Director del Proyecto

Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 5 Numeral b

Informe Financiero Final

PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 10 de 11 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

31. Presenta Informe Final al Consejo de Escuela

31. Presenta el informe final al Consejo de Escuela Ampliado y decide la distribucin de los excedentes.

Director del Proyecto

Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 2 Pargrafo 2

32. Diligenciar el Formato FEX. 05

32. Diligencia el Formato FEX.05 y lo enva a la DIEF, para su Director del Proyecto registro final.

Formato de Extensin FEX.05

Formato FEX.05

33. Presenta los resultados del Servicio al COIE

33. El DIEF presenta los resultados registrados en el Formato FEX.05 al COIE.

DIEF

FIN

PROCESO EXTENSIN/ SUBPROCESO GESTIN Y PROMOCIN DE LA EXTENSIN

Cdigo : PEX.02 Versin : 02

PROCEDIMIENTO DE ASESORA Y CONSULTORA

Pgina 11 de 11

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA DE APROBACIN

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

01

Septiembre 30 de 2008 Abril 22 de 2009

Creacin del Documento Se eliminaron los actividades de registro de Iniciativa de Extensin, se incluyeron los formatos FEX.06 y FEX.10.

02