Manual de Access 97

Creando una consulta sencilla

Una consulta (query) es un conjunto de restricciones que se plantean sobre una tabla de una base de datos especificando criterios, con el objeto de obtener registros que cumplen con dichos criterios. A diferencia de un Filtro, el cual slo permite manipular datos temporalmente, una consulta puede guardarse de tal manera que no se tenga que recrear los campos en la cuadrcula. Los resultados de la consulta tambin despliegan slo los campos que se han especificado, en vez de mostrar todos los campos de la tabla, La consulta ms frecuentemente usada en la consulta Select, en la cual los registros son colectados, visualizados y adems se pueden modificar. En la tabla de clientes es frecuente solicitar informacin de aquellos clientes que frecuentan la Bici de Pista y quines han participado en ese viaje, por lo cual se necesita crear una consulta que despliegue los nombres de todos los clientes que han usado ese tipo de viaje, ordenados en forma ascendente.

1. Hacer clic en el botn Nuevo Objeto

de la barra de herramientas de la hoja de datos y escoger Nueva Consulta de la paleta desplegable Aparecer la caja de dilogo Nueva Consulta y desplegar las opciones para usar el Asistente de Consultas. Se puede usar la vista Diseo para crear una consulta nueva. 2. Hacer clic en la Vista Diseo y presionar Aceptar Se abrir la ventana de consulta de seleccin como se muestra en la Figura B-16. La barra de herramientas de Diseo de Consulta proporciona ms botones que la barra de Filtro/Ordenar en la ventana de Filtro. Se agrega el primer campo, se ordena y se establecen los criterios en la cuadrcula de Diseo de Consulta. En la lista de campos desplazar dichos campos hasta encontrar Viaje. 3. Hacer doble clic en el campo Viaje, luego apagar la marca de desplegable de la cuadrcula de diseo de consulta El nombre del campo Viaje aparecer en la parte Campo de Cuadrcula y la parte Tabla despliega la localizacin del campo: Tabla Clientes. La caja mostrar indica que el campo no se desplegar en los resultados de la consulta. Enseguida, especificar el criterio para la consulta. 4. Hacer clic en la celda de Criterio debajo de la columna Viaje y teclear Bici de Pista, luego presionar [Enter] Se desea que el resultado de la consulta muestre el apellido en orden descendente por cada cliente que haya participado en dicho viaje. 5. Hacer doble clic en Apellido en la lista de campos, presionar la Celda Ordenar en la columna Apellido, teclear una A para Ascendente, luego asegurarse de que la caja mostrar est seleccionada para el campo Apellido Comparar la cuadrcula con la de la Figura B-17. Se desea visualizar el resultado de la consulta.

6. Hacer clic en el botn

de Diseo de Consulta

Hoja de Datos sobre la barra de herramientas

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Los resultados de la consulta son mostrados en la Figura B-18. Dichos resultados muestran los apellidos de 10 clientes que tomaron el Viaje de Bici de Pista. Regresar al Diseo de Consulta.

7. Hacer clic en el botn

Sobre la barra de herramientas de Consultas Aparecer de nuevo la cuadrcula de consultas. Guardar la consulta. Sobre la barra de herramientas de Diseo de Consultas y teclear Clientes Bici Pista en la caja nombre de la caja de dilogo Guardar Como como se muestra en la Figura B-19, hacer clic en Aceptar La consulta es guardada como parte del archivo de base de datos

8. Hacer clic en el botn

Figura B-16: Ventana de Consulta de Seleccin

Figura B-17: Muestra de una cuadrcula de consulta

Figura B-18: Resultados de una consulta sencilla

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Figura B-19: Caja Guardar Como de una consulta

Creando una consulta Compleja

Los criterios que se especifican para una consulta pueden ser tan sencillos como una lista de todos los nombres de los clientes o tan complejos como la lista de clientes que estn en una edad superior a los 30 aos, quines viven en N.L. y tomaron el viaje en Junio. Usando Expresiones, combinaciones de nombres de campos, valores constantes y operadores aritmticos, se pueden ampliar o estrechar los nmeros de registros seleccionados. Por ejemplo, el resultado de una consulta de clientes quienes tomaron el viaje en Bici Montaa o Bici Pista es diferente del resultado de una consulta de clientes que tomaron el viaje en Bici Montaa o Bici Pista pero que viven en N.L. Cada mes, se desea conocer la lista de clientes, en orden descendente por apellidos, quienes tomaron el viaje en Bici Montaa o Bici Pista y tienen un CP mayor de 50000. Decidir modificar la consulta previa y guardarla como una nueva consulta.

1. Hacer clic en la caja Mostrar del campo viaje Se desea desplegar los registros de clientes quienes hayan tomado ya sea el viaje en Bici Montaa o Bici Pista, as que se necesita desplegar el campo Viaje.

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Modificar la entrada previa en la celda Criterio para incluir la segunda condicin de viaje en la celda O debajo de la celda Criterio. 2. Hacer clic en el campo Viaje o Celda, teclear Bici Montaa y presionar [Enter] La entrada Bici Montaa aparece en la celda o. Enseguida agregar el campo Nombre a la cuadrcula de la consulta y ordenar por apellido en forma descendente. 3. Hacer doble clic en el campo Nombre de la lista, abrir la parte Orden del campo Apellido y escoger Descendente Los cambios especificados en la consulta cambian a los que aparecen en la Figura B20. Ver la hoja de datos.

4. Presionar el botn Hoja de Datos

sobre la barra de herramientas Diseo de Consulta Los resultados de la consulta son desplegados en la hoja de datos. Notar que los clientes que tomaron ya sea Bici Montaa o Bici Pista son listados. Los apellidos don ordenados en forma descendente. sobre la barra de herramientas Diseo

5. Hacer clic en el botn diseo

de Consulta La cuadrcula de consulta es desplegada de nuevo. Agregar el campo Cdigo Postal y su criterio dentro de la cuadrcula 6. Hacer doble clic en el campo CP hacer clic en la celda de criterios de este campo y teclear >30000 y presionar [ ] para introducir el criterio o y teclear >30000 presionar [Enter] Si el campo se desplaza fuera de la vista, desplazar dicha ventana hasta completar los criterios en la cuadrcula. Activar la vista Hoja de datos para completar la consulta.

7. Hacer clic en el botn

Debido a que se tom la decisin de ver a los clientes de Cdigos Postales superiores a los 30000, el resultado redujo al listado a los que se encuentran en la Figura B-21. Enseguida guardar la consulta modificada dentro de la base de datos actual, de tal manera que se puedan ver los resultados en cualquier momento. 8. Hacer clic en el men Archivo y seleccionar Guardar Como/Exportar, teclear Viajes Bici y Cdigos >30000 en la caja de texto Nombre 9. Cerrar y salir de Access
Figura B-20: EspecificacionesO en la cuadrcula de consulta

Figura B-21: Resultados de la consulta compleja

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Figura B-22: Caja de dilogo Guardar Como

Usando Y y O para afectar los resultados de las consultas Usando el criterio O generalmente hace que se amplen los resultados de la consulta, ya sea que los criterios pueden ser o no necesariamente ser verdaderos con el fin de seleccionar un registro. El criterio Y demanda de que ambos criterios sean ciertos con el fin de presentar un registro.

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 Revisin de conceptos
Etiquetar los elementos de la ventana de Consulta mostrada en la Figura B-23.

Asignar cada botn con su descripcin correcta 7.8.9.10.11.12.a.- Abrir Base de Datos b.- Imprimir c.- Nuevo registro d.- Buscar e.- Hoja de Datos f.- Guardar

Seleccionar la mejor respuesta de la lista de seleccin 13.- Cul de los botones permite crear un nuevo objeto? c. b. a. 14.- El botn que ordena una tabla de la A a Z es: a. b. c. d. d.

15.- El botn usado para agregar un nuevo registro a una tabla es d. a. c. b.

16.- Cada uno de lo Siguiente es cierto acerca de un filtro, Excepto: Crea un conjunto temporal de registros que se ven como una tabla Su contenido puede ser almacenado Incluye todos los campos en una tabla Puede guardarse para un uso futuro 17.- Cul de los botones se usa para limpiar la cuadrcula de filtro a. b. c. d.

Revisin de habilidades
1. Planear una Base de Datos a. Planear una base de datos que contenga los nombres y direcciones de los contactos de negocio b. Basado en experiencia propia, decidir cul campo se necesitar incluir en la base de datos c. Escribir los campos necesarios con los nombres y descripciones de cada campo 2. Crear una Tabla a. Iniciar Access e insertar un disco en la unidad A: b. Usar el botn de la Base de Datos en blanco para crear una nueva base de datos c. Guardar el archivo como Contactos sobre el disco A: d. Hacer clic en la pestaa de tablas de la ventana Base de Datos y presionar Nuevo e. Usar el asistente de tablas para crear una nueva tabla f. En la lista de las tablas de ejemplo, seleccionar Contactos. Asegurarse de que la opcin Negocios est seleccionada g. En la lista de campos, escoger cada uno de los siguientes para sus tabla IdContacto Nombre Apellidos Direccin Ciudad EdoOprov CP FechaNacimiento h. Continuar a travs del Asistente. Nombrar la tabla como Contactos de Negocio i. Hacer clic en modificar el diseo de la tabla en la tercera caja de dilogo del asistente

3. Modificar una Tabla a. En el primer rengln en blanco disponible, agregar un nuevo campo llamado Otros b. Hacer clic en la caja descripcin del campo IdContacto c. Teclear Valor nico para el nmero de contacto d. Agregar las descripciones propias para los otros campos 4. Localizar registros a. Abrir la base de datos Bicycle Parts del disco de estudio. Abrir la tabla Products. b. Usar el botn buscar para localizar todos los registros en todos los campos que cumplen cualquier parte de un campo que contiene el texto bar c. Hacer una nota de cuntas coincidencias existen. 5. Ordenar una Tabla a. Ordenar la tabla Products en orden ascendente usando el campo Product Num. Imprimir la hoja de datos b. Regresar la hoja de datos a su orden original c. Crear e imprimir una lista de productos en orden descendente por UnitsInStock d. Regresar la hoja de datos a su orden original e. Crear e imprimir una lista de productos en orden ascendente por ProductName f. Regresar la hoja de datos a su orden original g. Crear e imprimir una lista de productos en orden descendente por SupplierId h. Regresar la hoja de datos a su orden original 6. Filtrar una Tabla a. Crear un filtro que muestre todos los productos que se han ordenado. Un producto ordenado tiene un valor mayor que cero (0) en el campo UnitsOnOrder. (Tip: establecer el criterio en la cuadrcula a >0 para las unidades ordenadas. b. Imprimir la hoja de datos c. Regresar la hoja de datos a su orden original d. Crear un filtro para todos los elementos descontinuados e. Imprimir la hoja de datos resultante f. Regresar la hoja de datos a su orden original 7. Crear una consulta sencilla a. Crear una consulta sencilla de todos los productos ordenados (On Order) que muestren solamente el campo ProductNum as como el campo del nombre de los productos ordenados. Llamar a esta consulta Products on Order

b. Crear una consulta para todos los elementos no descontinuados que muestren los siguientes campos: ProductName, SupplierId, UnitsInStock y UnitPrice. Llamar a esta consulta Non-Discontinued products. c. Crear otra consulta que liste todos los productos con un precio mayor que $50. Nombrar a esta consulta Products costing >$50. Tip: No teclear el signo $ en el criterio. d. Usar la consulta Non-discontinued products para crear una nueva consulta en la cual se despliegan los siguientes campos: ProductName, ProductNum, UnitsInStock y UnitPrice. Nombrar a esta consulta Available Products. e. Modificar la consulta existente Non-discontinued products para productos descontinuados. Nombrar a esta nueva consulta Discontinued Products. f. Imprimir la consulta Discontinued products. 9. Crear una consulta compleja a. Crear una consulta que muestre el campo ProductName de todos los productos que tengan Yes en el campo DiscoStatus (DiscoStatus=Yes) Y que se hayan vendido en pares (Units). Ordenar la consulta en orden ascendente por unidades. Nombrar a esta consulta Discoed, by unit b. Imprimir la hoja de datos de la consulta c. Guardar la consulta Discoed, by unit como Available, by unit. Cambiar el campo Discostatus = Yes por DiscoStatus = No. d. Imprimir la hoja de datos de la consulta e. Modificar la consulta Products on order de tal manera que los resultados sean ordenados en orden ascendente por SupplierId. Asegurarse de que el campo SupplierId se despliega en la consulta resultante. Guardar la consulta modificada. Imprimir los resultados. f. Modificar la consulta Product costing >$50 para incluir los siguientes campos: ProductNum, ReorderLevel y ReorderAmount. Guardar la consulta modificada. Imprimir los resultados. g. Modificar la consulta Discoed, by unit de tal manera que los resultados son ordenados en orden descendente ordenado por unidades (units) y cuidar que el campo UnitPrice es desplegado en el resultado. Guardar la consulta modificada. Imprimir los resultados. h. Cerrar el archivo y salir de Access