6.

2 Etapas

6.2.1 Planeacin 6.2.2 Exmen 6.2.3 Evaluacin 6.2.4 Presentacin

El proceso de la Auditoria Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

PLANEACIN EXAMEN EVALUACIN PRESENTACIN

6.2.1 Planeacin La planeacin de la auditoria es la funcin donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, as como la determinacin del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad de la planeacin consiste en poder prever, anticipadamente a la accin, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de stos no limiten el curso de accin a seguir en pro de los objetivos esperados. En la planeacin, el auditor debe considerar los puntos siguientes: Caractersticas particulares de la empresa. Finalidad de los trabajos Secuencia de su desarrollo Estimacin de tiempos Determinacin del personal Determinacin de las tcnicas Determinacin de recursos materiales Determinacin del apoyo que el organismo social proporcionar.

La informacin se obtendr por medio de los manuales de organizacin y operacin, catlogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad, etc. Todo esto con el objeto de contar con elementos que, adems de dar un conocimiento general de la unidad a auditar, sirvan de base para la elaboracin del programa especfico de revisin. Es importante que se considere que el personal debe contar con capacidad y gran madurez en el desarrollo de la auditoria, y en caso de que surjan aspectos tcnicos especializados, contar con tcnicos especializados que brinden asesora, para comprender el problema y obtener datos concretos.

6.2.2 Exmen Prcticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditora, puesto que se inicia con la ejecucin de los programas para obtener la informacin necesaria de las reas sujetas al estudio.

El examen se inicia con la presentacin que debe hacer el responsable del rea a auditar, del equipo de auditores que trabajar temporalmente en dicha rea, planteando el objetivo y alcance del estudio. En dicha presentacin debe hacerse especial nfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditora, indicando que el resultado que arroje la revisin, cualquiera que sea, ser en beneficio del rea auditada. En cuanto a tcnicas de investigacin las ms utilizadas y aceptadas son:

ENCUESTAS CUESTIONARIOS ENTREVISTAS OBSERVACIN INVESTIGACIN DOCUMENTAL

6.2.3 Evaluacin Terminada la investigacin, el auditor proceder a formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden:

CONCENTRACIN DE LOS DATOS OBTENIDOS CLASIFICACIN DE LOS DATOS EVALUACIN DE RESULTADOS DETERMINACIN DE LA SOLUCIN

CONCENTRACIN DE LOS DATOS OBTENIDOS EN LA INVESTIGACIN. El auditor proceder a hacer una recopilacin de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que les fueron proporcionadas, as como los papeles de trabajo elaborados durante la investigacin, a fin de proceder a su clasificacin.

CLASIFICACIN DE LOS DATOS OBTENIDOS. La clasificacin de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluacin de resultados, por lo que el auditor proceder a agruparlos de tal manera, que le sirvan de gua para formular sus conclusiones. EVALUACIN DE LOS RESULTADOS. Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el prrafo anterior, as como sus apreciaciones personales, sern los determinantes para que el auditor haga una justa evaluacin de las situaciones y problemas investigados. Requisito que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atencin para una correcta solucin. DETERMINACIN DE LA SOLUCION. Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones, contrae una responsabilidad, ya que ste puede repercutir positiva o negativamente, segn el caso, en las operaciones de la empresa, as como a todos los organismos y grupos sociales que tienen relacin con la misma.

6.2.4 Presentacin Una vez que se ha concluido se elabora el informe, el cual es la narracin escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de la auditoria administrativa. Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prcticamente una prueba de los resultados obtenidos durante el desarrollo de la auditoria, adems de presentar sus sugerencias para el mejor aprovechamiento de los recursos de la empresa. La presentacin y contenido del informe debe reunir bsicamente lo siguiente:

DEBE ESTAR REDACTADO EN FORMA SENCILLA, CLARA Y PRECISA. LAS CONCLUSIONES DEBEN ESTAR APOYADAS CON ARGUMENTOS RAZONADOS Y CONVINCENTES, MOTIVANDO A LA ACCIN CORRESPONDIENTE. DEBE ESTAR ESCRITO CON LIMPIEZA Y EN PAPEL ADECUADO. DEBER ACOMPAARSE DE TODOS AQUELLOS DOCUMENTOS FORMULADOS DURANTE LA AUDITORIA, TALES COMO PAPELES DE TRABAJO, CEDULAS, GRFICAS, INSTRUCTIVOS, FORMAS, ETC.

A continuacin se presenta un cuadro de las cuatro etapas del proceso de una auditoria administrativa donde se aprecian tambin la fase de La auditoria administrativa tiene un proceso que comprende cuatro etapas debern considerarse en toda auditoria administrativa, donde se aprecian tambin las fases de: DIAGNOSTICO PRELIMINAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO