Gua de usuario Servicio de oficina virtual RENATA Nodo Ruana

Elaborado por: Liliana Gonzlez Palacio. Docente tiempo completo Apoyo tcnico: Andrs Felipe Cano. Ingeniero de soporte. Universidad de Medelln

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ..................................................................................................................3 1. Contexto general ..........................................................................................................4 2. Servicio de oficina virtual ................................................................................................7 2.1 Descripcin general del servicio ....................................................................................7 2.2 Requisitos previos .........................................................................................................7 2.3 Pasos para solicitar el servicio .......................................................................................8 2.4 Recomendaciones especiales para garantizar el xito en el uso del servicio ................ 10 2.5 Pasos para acceder y usar el servicio: .......................................................................... 11 2.5.1 Terminologa bsica ................................................................................................ 11 2.5.2 Manual de uso de oficina virtual ............................................................................ 15 2.6 Conclusiones frente al uso del servicio ........................................................................ 26

INTRODUCCIN

RENATA potencia el desarrollo de la educacin, la ciencia, la investigacin y la innovacin facilitando la labor de acadmicos e investigadores y ampliando las posibilidades para el desarrollo de los proyectos asociados en los diferentes campos de desempeo. Para hacer uso intensivo de una red avanzada como RENATA es preciso que la comunidad universitaria comprenda su importancia y las ventajas de pertenecer a ella. Por esta razn, desde el Comit acadmico de RUANA hay una gran apuesta para la construccin de protocolos que faciliten la apropiacin de los servicios bsicos de RENATA, en orden a incrementar su uso y proponer nuevas estrategias para potenciarla. Este manual proporciona a todas las universidades pertenecientes a RUANA (nodo Antioquia de RENATA) un proceso genrico claro y definido para acceder a los servicios bsicos ofrecidos por RENATA (streaming, videoconferencia y oficina virtual). El documento comienza con una seccin de contexto general que permite al lector comprender la dinmica de funcionamiento de RENATA y los servicios ofrecidos. Una segunda seccin est dedicada a explicar la mejor forma de usar el servicio objeto de este documento.

1. Contexto general

A partir de junio de 2003 se estableci la Asociacin Civil Cooperacin LAtinoamericana de Redes Avanzadas (CLARA) (tomado de: http://www.rau.edu.uy/redavanzada/antecedentes.htm), conformada por la mayora de redes de Latinoamrica, entre las que se cuenta RENATA, que es la Red Nacional Acadmica de Tecnologa Avanzada en Colombia, conformada a su vez por diversos nodos regionales, como se muestra en la figura:

Figura 1. Configuracin de la red RENATA

Particularmente el nodo RUANA (al cual pertenecen todas las universidades ubicadas en Antioquia) est conformado por las siguientes instituciones:

Antioquia

Figura 2. Conformacin nodo RUANA Algunas de las posibilidades que se abren al pertenecer a una red avanzada son: RENATA sirve de canal para el acceso a recursos a distancia como instrumentacin remota, robots, telescopios, microscopios, equipos de medicin y laboratorios virtuales. RENATA facilita el acceso remoto a recursos como robots, telescopios, microscopios, equipos de medicin y laboratorios virtuales. RENATA permite el procesamiento masivo y distribuido de datos, brinda la posibilidad de crear mallas computacionales (GRIDs), servicios Web Cach, Mirror, Supercomputacin y Cluster. Con RENATA es posible alcanzar altos niveles de procesamiento y almacenamiento de informacin mediante la cooperacin y paralelizacin de recursos informticos dismiles y distantes fsicamente. Por medio de RENATA se pueden hacer demostraciones utilizando recursos que estn en diferentes sitios y simular ambientes y modelos virtuales, proceso que requiere de un alto nivel de procesamiento. RENATA es el medio propicio para la simulacin Digital, 3D, 4D. Simular comportamientos de sistemas, o modelos, a larga distancia para la toma de decisiones, ejemplo en la ingeniera. RENATA es el medio propicio para compartir recursos de citacin y publicacin como bibliotecas digitales, sistemas de indexacin audiovisual, directorios digitales, manejadores de contenido y bases de datos digitales.

 RENATA facilita las comunicaciones presenciales integradas de video, voz sobre protocolos IP, datos, Videotecas para el servicio de Video On Demand (VOD), videoconferencia, colaboracin interactiva, televisin de de alta definicin, y streaming. RENATA posibilita la proximidad entre expertos que se encuentran en sitios alejados, habilitando la posibilidad de tener especialistas en varias partes del mundo al tiempo que comparten informacin entre s, disminuyendo los costos y tiempos de desplazamiento y maximizando las comunicaciones. RENATA facilita el aprovechamiento de espacios virtuales como teleinmersin (Entorno Virtual Compartido en Tiempo Real, realidad virtual) permitiendo reproducir la realidad por medio de poderosos recursos informticos. RENATA potencia la comunicacin entre investigadores a travs de servicios como videoconferencia, streaming y oficina virtual. RENATA dispone, con apoyo del ministerio y Colciencias, de dinero para invertir en generacin de nuevo conocimiento o uso de la red, a travs de investigaciones generadas desde las instituciones socias. Todos estos servicios son la base para alcanzar nuevos niveles de desarrollo en educacin y son la base para la generacin de e-ciencia, entendida esta como la generacin de ciencia, innovacin y nuevo conocimiento apoyado por las TIC. En la siguiente seccin usted encontrar indicaciones precisas sobre el acceso al servicio de oficina virtual.

2. Servicio de oficina virtual

2.1 Descripcin general del servicio

La oficina virtual es un espacio virtual para desarrollar actividades de oficina sin que sea necesario desplazamiento fsico de las personas. Permite la realizacin de reuniones para trabajar en colaboracin, compartir documentos, hacer presentaciones, desarrollar ideas a travs de la pizarra electrnica, dialogar, hacer encuestas y transmitir archivos de audio y video. En el caso de RENATA la aplicacin que soporta esta interaccin es Adobe Connect Enterprise. Algunas funcionalidades incluidas son: 1. Facilidad para realizar reuniones, eventos y seminarios en lnea. En ellos, los anfitriones pueden mostrar presentaciones multimedia, compartir sus pantallas y emitir audio y vdeo en directo a los asistentes en tiempo real. Capacidades para permitir a los participantes crear prototipos de enseanza en lnea, contenido en lnea (presentaciones, documentos, entre otros). Funcionalidades para gestionar todo el ciclo de los eventos, desde los registros e invitaciones, a los avisos y la generacin de informes sobre el evento. Facilidades para gestionar la informacin y el contenido relativos a las cuentas. Se trata de la interfaz principal, en la que los usuarios crean reuniones, gestionan presentaciones, crean programas y eventos, personalizan aplicaciones, etc.

2. 3.

4.

En este manual se ofrecen directrices para usar el mdulo de reuniones. Las dems funcionalidades sern extendidas en nuevas versiones del documento.

2.2 Requisitos previos

Para garantizar el correcto funcionamiento de una reunin en oficina virtual usted debe chequear que:

Los puertos 1935 TCP y UDP estn desactivados en todos los firewall que compongan las redes de los participantes. Est instalado un navegador web Mozilla, Google Chrome, etc) en su computador (Internet explorer,

Est instalada la aplicacin Adobe Flash Player 7 o superior La conexin a internet est activa (Dependiendo de los recursos a compartir se requiere mayor banda ancha) Est instalado en su computador el plugin etiquetado como Setup oficina virtual (Acrobat connect add-in). Este programa puede descargarlo desde el sitio web de RENATA.

2.3 Pasos para solicitar el servicio

Tanto la solicitud como el uso del servicio se explicarn siguiendo un protocolo de elaboracin propia denominado: Momentos de una reunin. Configuracin previa: En este momento el lder de la reunin se encarga de hacer la solicitud a RENATA y chequear que todos los requisitos mnimos para garantizar el xito de la reunin estn dados en la institucin. Preparativos: Este momento se sugiere para darle ms agilidad a la reunin. Las actividades a desarrollar incluyen la definicin de una agenda de trabajo para la reunin y el montaje de archivos requeridos durante la interaccin Desarrollo: en este momento es cuando se genera la interaccin de los asistentes a la reunin. All podrn hacer uso de todas las funcionalidades explicadas en la seccin de pasos para usar el servicio. Conclusin: Este momento est reservado para generar compromisos futuros y determinar prximas reuniones, en orden a darle continuidad a la temtica o rea de inters tratada durante la interaccin.

En esta seccin se ampliar informacin sobre el primer momento denominado configuracin previa. Las actividades a ejecutar (deben ser gestionadas tanto ante RENATA como en su institucin) son:

El proceso en RENATA: 1. De acuerdo al objetivo de la reunin determine los asistentes y sus roles. Por ejemplo, si se trata de una persona que solo escuchar la reunin se recomienda que tenga un rol de participante, pero si es alguien que va a mostrar avances en determinado proceso, se debe asignar un rol de presentador. 2. Enve a los interesados el listado de requisitos previos para que sean chequeados con el tcnico respectivo en cada institucin. Puede tomar una copia de este manual para indicar los aspectos a verificar. 3. Enve un correo a comunicaciones@renata.edu.co indicando los siguientes datos: Institucin organizadora: Fecha de la reunin: Hora: Duracin: Nmero de participantes en la reunin (mximo 65): Nombre del Solicitante, correo electrnico y telfono o celular: 4. RENATA le enviar un correo electrnico al organizador de la conferencia con la siguiente informacin: Instrucciones para ingresar a la Oficina Virtual, Hora y fecha de la reunin, Usuarios y contraseas (segn sea el nmero de participantes). 5. Remita la informacin que considere deben conocer los participantes en la reunin El proceso al interior de su institucin: Este proceso no se detalla porque es dependiente de la dinmica en cada institucin. Sin embargo la recomendacin es asesorarse con el departamento tcnico para que el uso del servicio sea ms fcil y se cumplan los objetivos.

2.4 Recomendaciones especiales para garantizar el xito en el uso del servicio

Para solicitar el servicio de Oficina Virtual (Adobe Connect Entreprise Server 6) enve la solicitud mnimo con 2 das de anticipacin. Indique a todos los participantes en la reunin que deben hacer pruebas previas al da en que se realiza la interaccin, en orden a verificar que todos los requisitos de audio, video, canal, puertos, se cumplen. Si usted es anfitrin, haga la carga de documentos y presentaciones antes de que comience la reunin para evitar que la dinmica se entorpezca y los participantes decidan retirarse de la reunin.

2.5 Pasos para acceder y usar el servicio:

Antes de comenzar con este breve manual es importante conocer algunos trminos que sern frecuentemente usados durante la interaccin con oficina virtual. 2.5.1 Terminologa bsica A continuacin se enuncian los conceptos fundamentales: Pod: Panel que contiene diversos tipos de medios, incluidos diapositivas, vdeo, pizarras, aplicaciones compartidas, encuestas y mensajes para los asistentes de las reuniones. Por ejemplo, el pod de asistentes permite observar un listado de aquellos conectados a la reunin. El pod de encuesta faciltia la interaccin con los participantes a travs de una pregunta y sus posibles respuestas. En la figura se observa la apariencia visual de algunos pods:

Figura 3. Pods de listado de asistentes, chat y encuesta presentes en oficina virtual

Figura 4. Pods de notas y cmara/voz presentes en oficina virtual

Figura 5. Pods de compartir archivos, vnculos web y pizarra presentes en oficina virtual Elementos de la oficina virtual: La interfaz de oficina virtual est compuesta por una serie de elementos que vale la pena distinguir. A continuacin se enuncian y presentan grficamente:

Figura 6. Elementos bsicos de oficina virtual Roles en oficina virtual: un rol es un conjunto de comportamientos que se agrupan bajo un nombre. Existen tres tipos de roles para participar en una reunin:

 Figura 7. Roles en oficina virtual Tal como sucede en una reunin presencial, hay roles bien definidos a travs de responsabilidades particulares tal como se muestra a continuacin:

Figura 8. Responsabilidades del rol anfitrin

Figura 9. Responsabilidades del rol presentador

Figura 10. Responsabilidades del participante As como las funciones de cada rol son diferentes, las interfaces entre uno y otro varan. Por ejemplo, la apariencia de la interfaz para anfitrin luce as:

Figura 11. Interfaz para el rol anfitrin en oficina virtual 2.5.2 Manual de uso de oficina virtual

En oficina virtual (funcionalidad de reuniones) usted tiene las siguientes posibilidades:

Figura 12. Funcionalidades disponibles en el mdulo de reuniones de oficina virtual

El resto de la seccin est dedicado a extender el uso de cada funcionalidad enunciada en la figura anterior, llevando el orden establecido por el protocolo de momentos de una reunin presentado en secciones anteriores. Para el momento denominado preparativos se recomiendan los siguientes pasos:
INICIO

Anfitrin: Definir agenda

Anfitrin y presentadores: Preparar material que se usar en la reunin

Todos: Instalar prerrequisitos

Todos: ingresar a oficina virtual

Anfitrin: Modificar roles

Anfitrin: crear diseos o modificar los existentes

Hubo problemas para el ingreso a oficina virtual?

No

Anfitrin y presentadores: Subir material a la plataforma 15 minutos antes de comenzar la reunin

Si

Todos: verificar sonido, video individualmente

Chequear pre-requisitos Si

Todos: Hacer pruebas con los dems participantes

FIN

Figura 13. Pasos a seguir para preparar una reunin en oficina virtual

Tal como se observa, en oficina virtual el proceso es muy similar al seguido cuando se va a desarrollar una reunin presencial. Vale la pena destacar la forma de hacer algunas operaciones puntuales en la plataforma de interaccin tales como: Ingresar a la oficina virtual

Usted puede hacerlo como anfitrin o como invitado. A continuacin se muestran las dos formas de acceso:

Figura 14. Ingreso como anfitrin a la oficina virtual El ingreso como anfitrin debe hacerse con un nombre de usuario y clave entregados previamente por personal de RENATA.

Figura 15. Ingreso como invitado a oficina virtual En el ingreso como invitado, el participante solo indica su nombre y hacer clic en el botn ingresar en la sala. Con cualquiera de las dos opciones usted debe esperar un momento para que aparezca en pantalla el aplicativo que le permitir establecer interaccin mediante oficina virtual.

Modificar roles: Esta operacin le permite al anfitrin de la reunin cambiar el nivel de privilegios de los asistentes. El proceso a seguir es:

Figura 16. Modificar roles en oficina virtual El anfitrin en el pod de lista de asistentes tiene la opcin de aumentar o disminuir privilegios a los asistentes a travs del cono mostrado en la figura anterior. Subir material a la plataforma: esta operacin normalmente es utilizada por aquellos participantes que deben mostrar resultados. El proceso para subir archivos se muestra a continuacin:

Figura 17. Paso 1 para subir archivos a oficina virtual Como se muestra en la figura anterior usted debe estar ubicado en un pod denominado compartir archivos, y hacer clic sobre el cono de cargar archivo, seleccionando la ubicacin del material que desea compartir con los dems participantes.

Figura 18. Paso 2 para subir archivos a oficina virtual Una vez seleccionado el archivo, la plataforma muestra el avance en la carta del archivo, y le proporciona la posibilidad de cancelar la operacin. Una vez terminado el proceso todos los asistentes pueden usar el archivo.

Nota: Esta funcionalidad no est activa para aquellos que tienen rol de participante. Adems de las operaciones mencionadas existen otras que sern incluidas en una nueva versin de este documento. Pasando al tercer momento en la reunin, denominado Desarrollo se recomienda seguir este derrotero:
INICIO

Anfitrin: Compartir agenda

Anfitrin: Dar la palabra a presentadores

Presentadores: Exponer material previsto para la reunin

Anfitrin: moderar la discusin y ofrecer alternativas de interaccin

No Los asistentes desean activar recursos adicionales? Todos: Interactuar con herramientas disponibles

Si Anfitrin y presentadores: Habilitar cmara web Anfitrin y presentadores: Utilizar pizarra Anfitrin: Disear y aplicar encuesta

FIN

Todos: Interactuar por chat

Figura 19. Proceso para desarrollar la reunin en oficina virtual A continuacin se especifican los detalles de los pasos relevantes dentro del proceso enunciado en la figura anterior: Habilitar micrfono:

Figura 20. Habilitar micrfono en oficina virtual En la parte inferior de la interfaz provista para oficina virtual haga clic en el cono hablar y as mantendr presionado el micrfono, logrando que lo escuchen los dems asistentes a la reunin. Habilitar cmara: Mediante esta funcionalidad usted habilita su cmara para ser visto por los asistentes a la reunin. Es importante tener en cuenta que esta opcin solo est habilitada para anfitriones y presentadores. Siga las instrucciones:

Figura 21. Habilitar cmara en oficina virtual

Haciendo clic en el cono sealado con la flecha en la figura anterior usted lograr ser visto por los asistentes, siempre y cuando el hardware del dispositivo est correctamente configurado. Usar la pizarra: Esta funcionalidad simula las posibilidades de una tablero o papelgrafo cuando usted est en una reunin presencial. Usted podr dibujar, escribir, sealar. A continuacin se muestra como luce la opcin en la herramienta:

Figura 22. Uso de la pizarra en oficina virtual Dentro del pod de pizarra haga uso de las herramientas mostradas en la parte lateral derecha de acuerdo a sus necesidades. La opcin funciona de igual manera que la conocida aplicacin Paint de Windows. Disear encuesta: Durante la reunin es posible que usted (como anfitrin) desee recuperar la opinin de todos los asistentes sobre un tema determinado. Para esto cuenta con la herramienta encuesta que luce tal como se indica a continuacin:

Figura 23. Diseo de encuestas en oficina virtual Esta funcin se despliega en un pod individual y permite lanzar una pregunta indicando las posibles respuestas, las cuales deben ir separadas por un enter o salto de lnea. Una vez estructurada la pregunta, el anfitrin debe hacer clic en el botn Abrir enc. Para abrir la encuesta a los asistentes. De igual forma debe hacer clic en el botn Cerrar enc. Indicando que el tiempo de resolver el interrogante ha terminado. Resolver encuesta: Mediante esta funcin los dems asistentes tendrn la posibilidad de responder la pregunta generada por el anfitrin. En la interfaz de los asistentes se despliega la siguiente ventana una vez el anfitrin activa la encuesta:

Figura 24. Interfaz para resolver encuestas en oficina virtual

Oficina virtual ofrece gran cantidad de posibilidades para el momento del desarrollo de la reunin. Por ejemplo, es posible conformar subgrupos si se hace necesario tratar temas diferentes. Esta y otras funcionalidades sern explicadas en una prxima versin de este manual. Durante el ltimo momento de la reunin denominado conclusin se recomienda seguir estos pasos:

INICIO

Anfitrin: Sacar conclusiones y anunciar finalizacin

Anfitrin: Asignar tareas pendientes

Todos: Definir prxima reunin si quedaron asuntos pendientes

Anfitrin: Terminar reunin

FIN

Figura 25. Proceso para concluir una reunin Los primeros tres pasos pueden ser soportados en la oficina virtual usando herramientas como el pod de notas, la pizarra, el chat, y dems herramientas de interaccin. La finalizacin de reunin est a cargo del anfitrin y se realiza as:

Figura 26. Terminar una reunin en oficina virtual El anfitrin debe hacer clic en el men Reunin y posteriormente en la opcin Finalizar reunin, momento en el cual se despliega la ventana mostrada en la figura anterior.

2.6 Conclusiones frente al uso del servicio

En la siguiente tabla se resumen algunos aspectos considerados como ventajas y desventajas frente al uso del servicio de oficina virtual. Se recomienda revisar este apartado cada que en su institucin se piense en abordar una reunin por este medio, de manera que queden claramente establecidos los propsitos y se puedan lograr todos los objetivos planteados. Ventajas Desventajas

Disminucin en costos Agilidad para realizacin de reuniones

Sensacin de aislamiento Posibilidad de prdida de informacin

Mayor cobertura

Disminucin interpersonales

de

relaciones

No hay barreras de distancia

Se evidencia que en casos donde es muy importante la interaccin para generar contactos no se recomienda el uso de oficina virtual, mientas que para reuniones de seguimiento de proyectos la herramienta cubrira todas las expectativas.

ANEXO 1. Formato de evaluacin servicios RENATA

Datos de solicitante del servicio Nombre Correo electrnico Facultad-programa Telfono Evento evaluado

Datos sobre el servicio prestado por el tcnico Nombre tcnico que atendi Tiempo de respuesta ante solicitud Conocimiento para solucin inquietudes Soporte durante la realizacin evento Puntualidad en la realizacin pruebas previas Comentarios

la de del de

Excelente Regular ( Excelente Regular ( Excelente Regular ( Excelente Regular (

( ) ( ) ( ) ( )

) Bueno ( Malo ( ) Bueno ( Malo ( ) Bueno ( Malo ( ) Bueno ( Malo (

) ) ) ) ) ) ) )