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120 Maneras de Exponer con Exito

SUSAN A. FRIEDMANN

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ndice de materias
Seleccin de las ferias adecuadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 Secretos para la preparacin y planificacin de ferias de muestras . . . . . . .4 Formas eficaces de reducir gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 Tcnicas para crear grficos que hacen pararse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Creacin de presentaciones fuertes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 Componentes esenciales de mailings anteriores a la feria llenos de fuerza .12 Utilice obsequios de forma eficaz y deje una impresin duradera . . . . . . .14 Expositores internacionales: conozca a su pblico . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 Todo lo que necesita saber sobre transporte de exposiciones . . . . . . . . . .18 Cmo aprovechar al mximo los servicios de las ferias de muestras . . . . .20 Un personal motivado garantiza fantsticos resultados en las ferias de muestras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 Preguntas que habilitan a posibles clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

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Seleccin de las ferias adecuadas

Seleccionar la feria adecuada a la que asistir puede suponer una gran diferencia en su nivel de xito -indicios cualificados y ventas- frente a gastar dinero, perder tiempo y energa por nada a cambio.

1. Haga preguntas
Las primeras preguntas que debera hacer son "a quin quiere llegar en la feria?" y "qu quiere que pase?"

2. Identifique ferias
Existen dos grupos de ferias que debera evaluar: las ferias a las que se encuentra asistiendo en este momento, y las ferias que quiere considerar en una futura participacin. Quin es su mercado objetivo y a qu ferias asiste este mercado?

3. Ajstese a sus objetivos

Seleccionar las ferias adecuadas significa ajustar sus objetivos expositores al pblico adecuado, el tiempo necesario para cumplir con los modelos de compra de los compradores, y la capacidad de mostrar y hacer demostraciones de sus productos/ servicios.

4. Haga sus deberes

A la hora de evaluar el potencial de una feria, rena tanta informacin como le sea posible; estadsticas/demografa de la feria, y revise las listas de previos participantes. Verifique la informacin proporcionada por la direccin de la feria. Hable con antiguos expositores y asistentes.

5. Visite la feria
Cuando le sea posible, visite personalmente la feria antes de la exposicin para evaluar su valor. Evale los acontecimientos secundarios y/o los programas educativos alrededor de la feria.

6. Considere la localizacin
Tenga en cuenta la localizacin geogrfica. Normalmente entre el 40 y el 60% de los asistentes vienen de un radio de 200 millas de la localizacin de la feria. Tenga en cuenta su rea de distribucin y pblico objetivo.

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7. Considere del tiempo

Qu otros acontecimientos estn programados a la misma hora que la feria y qu impacto tendr en la asistencia?

8. Evale las oportunidades

Qu otras posibilidades de marketing le podra ofrecer la feria? Existen oportunidades de patrocinio, de mostrar nuevas ofertas, o de participacin en el programa educativo?

9. Juegue sobre seguro

Sea cauto al participar en una feria novel. Mostrar a la direccin el material promocional puede ser extremadamente persuasivo, pero una feria sin historia previa es una empresa arriesgada.

10. Seleccione su espacio con cautela

Cada feria es nica y existen muchas variables que afectan la direccin, el volumen y la calidad del trfico que pasa por su sistema expositor. Familiarcese con el plano del suelo. Piense lo cerca que quiere estar de las principales atracciones, los lderes de la industria, los competidores, los aseos, los puestos de comida, las entradas, las salidas, las escaleras mecnicas y ascensores, las ventanas o los seminarios. Evite las columnas obstructoras, los techos bajos, los pasillos sin salida, muelles de carga y puertas de mercancas, espacios con iluminacin pobre, tuberas de agua en el techo, reas montadas a ltima hora o "puntos negros" en el plano del suelo.

Ejemplo del plano de la Feria TS2.

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Secretos para la preparacin y planificacin de ferias de muestras

1. Determine cmo su actual estrategia de marketing puede fortalecer las ferias de muestras
Quiere: Aumentar productos/servicios existentes en mercados existentes? Introducir nuevos productos/servicios en mercados existentes? Introducir productos/servicios existentes en nuevos mercados? Introducir nuevos productos/servicios en nuevos mercados?

2. Establezca objetivos realistas y que se puedan medir

Sepa lo que esperar de una feria. Establezca objetivos realistas y que se puedan medir. Escrbalos y comprtalos con su equipo de exposicin. Decida exactamente qu informacin quiere y entonces establezca los sistemas para medir sus resultados.

3. Establezca un presupuesto realista

Existen muchos gastos diferentes en una exposicin. Cuando realice su presupuesto, considere lo siguiente: El espacio de la exposicin; el sistema expositor, calcule un 50% para equipo (estructura y accesorios) y un 50% para grficos/servicios de la feria incluidos el transporte, el montaje y desmontaje, y los servicios en s; transporte; publicidad antes y despus de la feria, promociones y acontecimientos especiales; gastos de personal incluidos viajes, alojamiento, gastos diarios y valor del tiempo.

4. Seleccione un sistema expositor que se ajuste a sus necesidades

Haga sus deberes y seleccione un sistema expositor que se ajuste a los objetivos establecidos para cada feria, proyecte la imagen adecuada de su compaa, sea duradero, flexible y verstil, y encaje con su presupuesto. Explore la facilidad, capacidad y rentabilidad de ampliar su sistema expositor con el tiempo.

5. Desarrolle un mensaje o tema general

Mientras desarrolla su plan promocional, publicidad, acontecimientos especiales y relaciones con los medios de comunicacin, necesitar mantener un tema consistente a travs de cada pieza. Esto ayudar a reforzar su mensaje a los posibles clientes as como permitirles recordar mejor quin es usted.

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6. Utilice grficos para mejorar su mensaje

Los grficos se utilizan para crear inters, centrar la atencin y hablar de su producto/servicio a los visitantes. En tan slo de tres a cinco segundos, los grficos necesitan comunicar quin es usted, qu hace y cmo se pueden beneficiar sus clientes. Los grficos son muy a menudo la primera impresin que un asistente tiene de un expositor, de modo que es importante decir lo "adecuado". Considere el tamao, ms grande es mejor.

7. Seleccione el personal "adecuado"

Uno de los aspectos fundamentales de cualquier feria es el personal. El personal que elige para representarle son sus embajadores. Ese personal tiene la responsabilidad de hacer o romper futuras relaciones con los asistentes y posibles clientes. Invierta tiempo en su formacin de modo que sepan qu hacer y la mejor manera de representar a sus productos/servicios y compaa.

8. Programe pronto sus necesidades de transporte

Ahorre dinero al programar sus necesidades de transporte con antelacin a la programacin de la feria. Elija una empresa de transportes especializada en el transporte de ferias de muestras y que le d el servicio que necesita. Comunquese siempre tanto por escrito como verbalmente con su empresa de transportes.

9. Desarrolle un sistema de seguimiento

Existen buenas aplicaciones de software de gestin de indicios en el mercado. Encuentre una que se ajuste a sus necesidades o considere el diseo de la suya propia - cuanto ms simple mejor. Decida qu tipo de preguntas es posible que le hagan y cmo responderlas. Considere los diferentes mtodos de seguimiento para los diferentes tipos de visitantes, p. ej. posibles clientes con necesidades inmediatas; posibles clientes interesados en comprar dentro de los siguientes seis meses; posibles clientes que slo estn parcialmente interesados. El seguimiento ms rpido ocurre cuando introduce informacin sobre indicios en un sistema informtico directamente en la feria y lo transmite inmediatamente para que se realice su cumplimiento. Sea cual sea el sistema que utilice, asegrese de que el seguimiento es rpido, p. ej., de tres a cinco das despus de la feria. Si usted no realiza ningn seguimiento, la competencia lo har!.

10. Reevale de forma regular

Debera reevaluar continuamente las razones por las que selecciona la feria. Asegrese de que siguen atrayendo a su pblico objetivo y de que consigue resultados

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Formas eficaces de reducir gastos

Si es usted el tpico expositor, probablemente est interesado en ahorrar dinero. Aqu tiene algunas formas prcticas, fciles y creativas de estirar ese presupuesto un poco ajustado.

1. Planificacin apropiada
Una planificacin apropiada es el consejo ms importante para reducir gastos. Una planificacin por adelantado le ahorrar altos gastos de ltima hora. Cree una lista de fechas y actividades clave. Ample las fechas prevista un mes de modo que siempre cumpla con las fechas lmite.

2. Produccin publicitaria
Realice todos sus mailings antes de la feria para ahorrar gastos de imprenta en lugar de imprimir varias veces a lo largo del ao.

3. Compra de un sistema expositor

Considere el mejor tipo de sistema expositor para sus necesidades. Considere uno que se empaque de forma compacta para ahorrar gastos de almacenaje; que sea ligero para ahorrar en transporte; que sea porttil para transportarlo en coche, mensajero o como equipaje areo; que se pueda montar y desmontar fcilmente para ahorrar gastos; que se adapte fcilmente a diferentes espacios al aadir o quitar componentes.

4. Grficos de exposicin
Disee y cree sus grficos de exposicin con tiempo para evitar gastos por horas extra o por prisas. Haga que alguien corrija su copia para evitar gastos por cambios.

5. Empacamiento de provisiones
Cree una "caja para ferias" que contenga artculos prcticos que a menudo no se encuentran disponibles en una feria. Incluya una grapadora, cinta, velcro tijeras, navaja del ejrcito suizo, bolgrafos, papel, alargadores y bombillas extra ligeras. Recuerde volver a llenar la caja despus de cada feria.

6. Folletos
Lleve consigo slo los folletos suficientes para distribuir a indicios altamente cualificados. Ofrezca mandar folletos a los posibles clientes de modo que estn en su mesa cuando vuelvan de la feria. As ahorrar en transporte, produccin y reducir el volumen de desperdicios.

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7. Transporte
Al comprar un sistema expositor, investigue cmo lo transportar. Los sistemas duraderos ligeros ahorran en transporte. Mantenga un registro exacto del peso real, contenido y nmero de contenedores. Especifique el peso en su factura de carga. Consolide materiales en un tubo o empaquete en plstico artculos individuales en una paleta. No escatime contenedores de envo. Volver a hacer grficos daados puede ser caro.

8. Viaje
Investigue tarifas reducidas y tratos especiales con compaas areas por diez personas o ms viajando a y desde la misma ciudad. Haga las reservas pronto y pida a los hoteles cualquier tarifa especial/ corporativa. Explore las tarifas por quedarse un sbado por la noche, una noche extra en el hotel puede costarle menos que la tarifa area extra. Utilice los autocares del aeropuerto en lugar de taxis.

9. Servicios de ferias
Encargue los servicios de la feria al menos 10-30 dasantes de la feria - telfonos, servicios elctricos, de limpieza, etc. El precio del suelo es a menudo 10-20% ms alto. Encargue ms vatiaje del que vaya a necesitar de modo que no corra el riesgo de sufrir un fallo elctrico y entonces tenga que pagar un precio ms alto por el suelo.

10. Montaje
Programe el montaje durante horas normales de trabajo y evite fines de semana y horas extra en lo que sea posible ya que esto puede costarle el doble. Cuando le sea posible, utilice su propio personal para montar su sistema expositor. Necesitar comprobar las regulaciones especificadas por la sala de exposiciones.

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Tcnicas para crear grficos que hacen pararse

1. Haga que se paren y miren
Los grficos se utilizan para crear inters, centrar la atencin y hablar de su producto/servicio a los visitantes. En tan slo de tres a cinco segundos los grficos necesitan comunicar quin es, qu hace y cmo se pueden beneficiar sus clientes. Los grficos son muy a menudo la primera impresin que un asistente a una feria tiene de un expositor, de modo que es importante decir lo adecuado.

2. Tenga en cuenta los objetivos para la feria

Tenga en cuenta cmo transmitir los objetivos para la feria grficamente. Propngase atraer la atencin con grficos autnticamente interesantes y vibrantes. Realice imgenes grficas a tamao natural para crear un impacto an mayor. Asegrese de que sus grficos se pueden ver a una distancia de 1-5 metros o ms.

3. Proyecte la imagen adecuada

Entienda qu imagen quiere proyectar: tradicional, alta tecnologa, fiabilidad, etc. La imagen de su compaa dictar la eleccin en tipos de letra, ilustraciones, color, etc.

4. Disee para el pblico

Disee sus grficos para el pblico elegido. Cntrese en los beneficios para el cliente. Utilice sus grficos para mostrar cmo su compaa difiere de la competencia. Disee imgenes para estimular la imaginacin del espectador que vayan ms all de lo convencional. Evite disear para pblicos en concreto, p. ej. blanco para mdicos, diagramas para ingenieros. Transmita informacin tcnica utilizando buenos principios de diseo y grficos cuidadosamente planeados.

5. Utilice diferentes tipos de grficos

Existe una variedad de soluciones grficas disponibles para transmitir su mensaje incluidas fotografas con iluminacin frontal o de fondo, imgenes impresas digitalmente, murales o sealizacin desmontable.

6. Tenga un enfoque integrado

Planee utilizar sus grficos en otro material colateral para crear una imagen temtica integrada. Para recordarlos mejor, utilice colores en lugar de blanco y negro.

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7. Utilice fotografas
Atraiga ms atencin utilizando fotografas en lugar de ilustraciones u otro tipo de material grfico. Las fotografas atraen el ojo primero, son ms crebles y se recuerdan mejor. Cuando se utilicen ilustraciones y otro arte lineal se debern hacer en un estilo fcil de entender. Cuente una historia con sus elementos pictricos.

8. Combine otros efectos

Atraiga a su pblico con grficos combinados con otros efectos. Atraiga la atencin del pblico con movimiento. Tenga en cuenta aadir un letrero de mensaje LED a su sistema expositor, o usando imgenes en 3D.

9. Limite el texto
Limite la cantidad total de texto ya que la gente raramente lee una masa de letras en un panel de exposiciones. Utilice un lenguaje simple. Escriba texto en frases cortas y mantenga los prrafos cortos. Corrija el texto cuidadosamente. Como correccin final, una tercera parte imparcial es la mejor forma de ver errores.

10. Evite
Superlativos, o el sndrome de "alarde y presuncin"; clichs y metforas muy utilizadas; texto superpuesto en la ilustracin o invertir grandes cantidades de texto (letras blancas contra un fondo negro) puntos al final de titulares ya que hacen que el lector se pare y no contine leyendo.

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Creacin de presentaciones fuertes

Segn investigaciones sobre ferias de muestras, las presentaciones en vivo son la tercera razn ms importante por las que la gente recuerda una exposicin, despus del tamao del sistema expositor y el inters del producto. Cualquier forma de presentacin en vivo, por ejemplo, una demostracin del producto representada, una parodia teatral, un mago, un programa concurso, coreografa, vdeo, audio, robots o cantantes, puede atraer una multitud de visitantes a su exposicin.

1. Tenga en cuenta sus objetivos para la feria

Utilice su presentacin para ayudarle a conseguir sus objetivos y para realzar su mensaje o tema de la feria. Averige cul es el beneficio ms atractivo que su producto/servicio tiene que ofrecer desde el punto de vista del comprador y haga alarde de l.

2. Proyecte la imagen adecuada

Decida qu imagen quiere proyectar y la mejor forma de transmitir el mensaje de su compaa o producto. Considere transmitir su mensaje a travs de magnficos grficos y una elegante comercializacin.

3. Piense en su pblico
Piense siempre en el pblico que quiere atraer y lo que quiere que ellos saquen de la presentacin. Tenga cuidado de no dejarse llevar por una gran idea y pierda de vista el objetivo.

4. Tenga un presupuesto realista

Su presupuesto va a ser un factor determinante primario en cuanto al tipo de presentacin que su compaa podra considerar. Sea realista. Sepa cuando ser modesto y cuando est bien ser un poco ms derrochador.

5. Sea profesional
Sea cual sea el tipo de presentacin que elija, sea siempre profesional; todo el mundo va a inspeccionar su imagen corporativa. Considere seriamente alquilar una compaa profesional para ayudarle con las ideas conceptuales y la implementacin.

6. Llame la atencin y anime a la accin

Tener una poderosa y convincente estrategia promocional antes y durante la feria le ayudar a atraer a su pblico. Considere las mejores formas de promocionar su presentacin - un mailing especial, publicidad o Internet. Dele a los visitantes un incentivo para asistir, p. ej. un regalo, un descuento, o una demostracin especial.

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7. Centre a su personal
Comunquese con su personal e implquelo. Hgales saber exactamente qu espera de ellos antes, durante y despus de cada presentacin. Asegrese de que pueden hacer lo que espera de ellos. Decida si quiere usar su propio personal o si quiere traer talento de fuera. Considere motivar a su equipo mediante una competicin que premie a quien contacte con un mayor nmero de posibles clientes.

8. Siga y capte indicios

Disee un formulario de indicios simple y fcil de usar para conseguir la informacin relevante de sus posibles clientes. Determine quien debera completar la tarjeta -visitantes o personal.

9. Ocpese de temas logsticos

Importantes temas a tener en cuenta son cunto espacio quiere que ocupe la presentacin; si debera ser en un rea abierta o cerrada; cmo entrarn y saldrn los visitantes del rea; se sentarn o permanecern de pie durante la presentacin; cuntas presentaciones debera realizar cada da; y cunto tiempo durar cada presentacin. Asegrese de que la presentacin no interfiere con otros expositores y respete el espacio del stand vecino.

10. Evale el xito

Planee antes de la feria cmo medir el xito de la presentacin: p.ej. se basar en el nmero de gente que asista o en el nmero de indicios recogidos.

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Componentes esenciales de mailings anteriores a la feria llenos de fuerza

1. Planee su estrategia
La planificacin es la clave del xito de su campaa de publicidad directa antes de la feria. Existen muchas facetas en el proceso de planificacin incluidos el producto/servicio, los medios de comunicacin, la oferta, el formato de las comunicaciones y una evaluacin de los resultados. Su campaa de publicidad directa se debera utilizar en conjunto con otras actividades promocionales antes de la feria tales como publicidad, telemarketing, relaciones con la prensa, etc.

2. Seleccione el producto/servicio o acontecimiento a promocionar

Decida que producto/servicio o acontecimiento es probable que atraiga ms visitantes a su sistema expositor. Para obtener la mejor respuesta mantenga su promocin simple y fcil de entender.

3. Establezca objetivos
Escriba los objetivos de su promocin. Asegrese de que cuadran con sus objetivos establecidos para la feria y estrategia de marketing. Piense en la respuesta que quiere as como el resultado que espera lograr de forma realista.

4. Seleccione su pblico
Seleccione y dirjase a la gente que quiere que responda a su mailing. Piense en sus intereses y preocupaciones. Si promociona diferentes mercados, a menudo tendr que influir en mltiples reas dentro de cada compaa. Considere confeccionar el mensaje a la medida del pblico al que se dirije.

Ejemplo de un mailing

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Interior del ejempo de un mailing

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5. Encuentre las listas de mailing

La lista de mailing es el factor ms importante al determinar si su mailing tendr xito. A menudo, a quin se lo enva es igualmente importante o, si cabe, ms importante que lo que enva. Su mejor lista de mailing es la propia lista hecha en casa confeccionada con los clientes actuales y pasados, y posibles clientes interesados. Si considera la posibilidad de comprar una lista, considere su mercado secundario as como su mercado primario. Compare la lista de registro de la direccin de la feria con su propia lista para evitar duplicados de mailing.

6. Elija un formato, un tono y un estilo

Su objetivo debera ser triple: conseguir que abran su creacin, conseguir que la lean y conseguir que el lector se ponga en accin. Piense en usar sobres que despierten el inters de los posibles clientes: titulares, ofertas, testimonios, grficos de los beneficios o cupones de respuesta que atraigan la atencin. Piense en el tamao, en el color, en si incluir un mecanismo de respuesta o ser simplemente una tarjeta. El color mejora la efectividad.

7. Destaque su singularidad
Un texto con xito se centra en un mensaje clave. Destaque su singularidad y ventaja competitiva haciendo hincapi en el beneficio ms importante para su cliente. Cuando escriba el texto repase el quin, qu, dnde, cundo y cmo. Cinco personas ms leen los titulares que el texto al completo, as que diga algo importante.

8. Cree un incentivo
Una oferta atrayente les dar a los posibles clientes una razn para visitar su sistema expositor. El incentivo slo ser significativo e irresistible si est unido a un beneficio directo para el posible cliente, y slo estar disponible en la feria al canjear la oferta en su stand. A menudo, los mailings de dos partes atraen asistentes a visitar su exposicin. Esto normalmente consiste en un artculo de regalo que se enva en dos partes. La primera mitad se enva antes de la feria, si el visitante quiere la segunda mitad, necesitar recogerla en su exposicin.

9. Programe sus mailings

Elegir la fecha de los mailings para la feria es crucial. Considere si tiene necesidad de un solo mailing o de una serie de ellos, planee un periodo realista para su campaa, utilice pre-clasificacin para ahorrar en gastos de envo, aprovchese de los materiales de promocin de la direccin de la feria y compre tarjetas pre-impresas para mailings anteriores a la feria.

10. Sgale la pista a su xito

La mejor forma de medir el xito de sus mailings es establecer un sistema de seguimiento. Utilice un cdigo en cada mailing. Como parte de su oferta de incentivo, anime a los visitantes a que traigan el mailing a su sistema expositor a cambio de recibir un regalo.

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Utilice obsequios de forma eficaz y deje una impresin duradera

Dar regalos produce una impresin favorable, puede crear clientela, ser un incentivo, comunicar un mensaje y crear conciencia. Cuando piense en regalos para su prxima feria, tenga en cuenta las diez preguntas siguientes.

1. Qu quiere lograr dando un artculo de regalo?

Los obsequios deberan estar diseados para comunicar, motivar, promocionar o aumentar el reconocimiento y el recuerdo. El regalo y el mensaje deberan causar un impacto.

2. Cmo seleccionar su artculo de regalo?

Con tantos artculos disponibles, su desafo es encontrar el que mejor le vaya a su finalidad y cumpla con sus objetivos. Quiere mejorar un tema, transmitir un mensaje especfico o educar a su pblico objetivo? Recuerde que la imagen de su compaa se reflejar en la eleccin que usted haga.

3. Quin quiere que reciba el obsequio?

Si tiene un objetivo claro para el obsequio, eso le ayudar a determinar quin debera recibirlo. Considere tener diferentes obsequios para diferentes tipos de visitantes: obsequios de calidad para clientes clave y posibles clientes y un obsequio de valor inferior para clientes generales.

4. Cmo se relaciona su obsequio de marketing con su tema de marketing?

Busque un artculo que complemente de forma natural su mensaje de marketing. Imprima claramente el mensaje en el artculo junto con el nombre de su compaa, el logo y el nmero de telfono. Recordar de quin era el regalo mucho despus del evento es algo clave.

5. Cul es su presupuesto?
Los artculos de regalo varan considerablemente de precio. La calidad, la cantidad y los pedidos especiales tienen su efecto en el precio. Considere utilizar el mismo artculo para las diferentes ferias y as ahorrar en descuentos por cantidad.

Obsequio de una alfombrilla pare el ratn anunciada en el mailing anterior a la feria, pginia 12.

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6. Qu deben hacer los visitantes para obtener un artculo de regalo?

Puede utilizar su obsequio eficazmente de diferentes formas. Por ejemplo, como una recompensa a los visitantes que han participado en una demostracin, presentacin o concurso; como muestra de agradecimiento cuando los visitantes le dan informacin clasificatoria sobre sus necesidades; como agradecimiento por pararse en su sistema expositor. Evite dejar los artculos al alcance de todo el mundo ya que esto disminuye su valor y tiene poco o ningn factor de recuerdo.

7. Ayudarn directamente sus obsequios en las ventas futuras?

Entregue un cupn de descuento o un certificado de regalo que exija contacto futuro con su compaa para canjearlo. Piense en regalos que ayuden a generar visitas frecuentes a clientes y posibles clientes, como tener que ir para obtener recambios gratuitos. Haga que el regalo funcione para usted y ser dinero bien invertido.

8. Cmo complementa el artculo de regalo sus objetivos expositores?

Los obsequios se pueden utilizar para pre-clasificar a sus posibles clientes. Una compaa utiliza naipes: antes de la feria, enva "reyes" a clientes clave, "caballos" a abastecedores y "sotas" a posibles clientes nuevos, entonces exige que lleven las cartas a la exposicin para cambiarlas por un regalo especial. Cuando presentan las cartas, el personal de la exposicin ya tiene cierta informacin sobre el visitante. Entonces, actan sabiendo ya algo de antemano y utilizan su tiempo de forma ms productiva.

9. Cmo informar a su pblico sobre los obsequios?

Los obsequios nuevos o tiles pueden atraer posibles clientes a su sistema expositor. Enve una invitacin con detalles sobre el regalo, o cree un obsequio de dos piezas y enve una parte a los posibles clientes antes de la feria pidindoles que recojan la otra parte en la exposicin.

10. Cmo medir la efectividad de su obsequio?

Establezca un mecanismo de seguimiento para medir el xito de su obsequio. Codifique los artculos a canjear de modo que sepa que se obtuvieron en la feria. El seguimiento post-feria podra incluir una pregunta sobre el obsequio, se acuerdan los visitantes de haberlo recibido y les ha sido til? Despus de una feria, haga una crtica de los obsequios con su equipo de la exposicin. Atrajo posibles clientes especficos a la muestra? Fue lo suficientemente llamativo como para persuadir a los transentes a que se parasen? Lo encontraron til los clientes? Proyect la imagen corporativa adecuada?

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Expositores internacionales: conozca a su pblico

1. Conozca las diferentes formas de protocolo comercial
Conozca a su pblico, cmo saludarles y cmo dirigirse a ellos. La formalidad es la norma para la mayora de las culturas; utilice ttulos de tratamiento en lugar de nombres de pila. Dar la mano es lo acostumbrado para la mayora de europeos. Los asiticos normalmente evitan el contacto fsico: los japoneses dan la bienvenida a sus invitados con una inclinacin, los chinos con la cabeza, una inclinacin o aplaudiendo.

2. Trate las tarjetas de visita con respeto

La tarjeta de visita es como un pasaporte que muestra la categora e identidad. Muestre el mismo respecto hacia la tarjeta de una persona que el que le mostrara a esa persona. Estudie las tarjetas que le dan. Nunca escriba notas en ellas, no las doble ni se las meta en el bolsillo. Considere la posibilidad de imprimir las tarjetas en el reverso en la lengua local utilizando el servicio de un traductor profesional.

3. Entienda el significado de los colores y los nmeros

Sea sensible al significado del color y los smbolos de diferentes pases. Para estar seguro, haga siempre sus indagaciones. Por ejemplo, el negro, el blanco, el amarillo y el violeta a menudo se asocian con funerales en Japn, (el violeta en Brasil y el amarillo en Mjico). El rojo y el amarillo se consideran afortunados en China. En muchos pases asiticos el "cuatro" denota muerte y se debera evitar, incluidos los productos empaquetados en cuatro; el "siete" y el "ocho" son nmeros de suerte.

4. Realice las modificaciones necesarias

Evale lo adecuado de su producto/servicio en los mercados extranjeros y decida si es necesario realizar modificaciones: tamao, diseo, electricidad y otros servicios, color o requisitos de embalaje especiales. Realice las modificaciones necesarias en la literatura del producto, las garantas, los materiales de formacin, la difusin promocional y publicitaria.

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5. Utilice a un nativo para las traducciones

Cuando traduzca texto o comunicados comerciales, utilice siempre a un hablante nativo con conocimientos tcnicos de su producto e industria.

6. Familiarcese con el transporte

Es mejor alquilar a un agente de aduanas o agencia de transportes para que se encargue de trasladar sus productos al extranjero. Ellos estn muy bien informados de los aranceles de importacin, documentacin, transacciones de crdito, creacin de servicios, seguros y depsitos bajo fianza.

7. Est preparado para tratar con visitantes extranjeros

El ingls es la lengua internacional de los negocios, pero decida si necesita tener a un intrprete disponible.

8. Entienda el proceso de toma de decisiones

En Norteamrica, las decisiones se realizan a un ritmo rpido con respuestas rpidas y soluciones rpidas. Los ejecutivos a menudo se sienten frustrados con un largo proceso de toma de decisiones En los pases asiticos, la toma de decisiones empieza en los niveles ms bajos de la organizacin y va ascendiendo. Las decisiones se toman normalmente de forma colectiva y el proceso es a menudo lento y minucioso. En Europa, los cargos ms altos de la direccin asisten a las ferias donde esperan realizar pedidos. Quieren tratar con los homlogos de su compaa. Esperan discutir detalles tcnicos y a menudo quieren cerrar tratos importantes en la feria.

9. Desarrolle relaciones
Tmese tiempo para desarrollar relaciones a travs del contacto personal. Puede que le lleve varias apariciones en ferias de muestras antes de que tomen en serio a su compaa.

10. Viaje de forma inteligente

Haga duplicados de todos los documentos importantes. Tome notas de nombres, direcciones y nmeros de telfonos de contactos importantes, incluido su hotel en caso de que se pierda. Sepa quin puede ocuparse de su sistema expositor en el extranjero.

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Todo lo que necesita saber sobre transporte de exposiciones

El tomar las decisiones correctas sobre el transporte de su sistema y materiales para la exposicin no slo le ahorrar tiempo y dinero, sino tambin muchas molestias.

1. Planee
Cunto ms tiempo tenga para planear, mejor preparado estar para organizar las mejores opciones de transporte para sus necesidades especficas. Las cuatro elecciones principales son: las compaas de transporte, las compaa de furgonetas, el transporte de carga areo y el servicio de mensajera (DHL o FedEx). Si deja el transporte para el ltimo momento, reducir sus opciones y elevar sus gastos.

2. Elija lo adecuado
Para determinar su correcta opcin de transporte considere lo siguiente: las necesidades de embalaje del envo, el origen y el destino del envo; el tiempo apartado para el transporte; y los requisitos de recogida y entrega.

3. Ventajas y desventajas
Las compaas de transporte comunes son menos caras y es fcil comprobar la localizacin de su envo. Las desventajas de las compaas de transporte comunes son que a menudo hacen varias transferencias, lo que aumenta la posibilidad de daos de envo; tienen poco contacto directo con el expositor porque normalmente trabajan directamente con el contratista de la feria o la casa expositora; la carga puede que no sea capaz de tolerar el impacto normal de la carretera, lo que no es bueno para el equipo sensible; y slo aceptan material embalado. Las compaas especializdas en carga de exposiciones ofrecen un servicio de punto a punto ms especializado y personalizado, estn equipadas para hacerse cargo de piezas embaladas, acolchadas o envueltas en una manta, el mismo conductor carga y descarga el envo y los camiones operan con "rodaje de aire" (extra amortiguador). Las desventaja de las compaas de carga de exposiciones es que son ms caras. Las compaas de transporte de carga areo ofrecen el medio de transporte ms rpido para las ferias ya que son agencias de transporte de carga especializadas. Las desventajas del transporte de carga areo son que los agentes no tienen lealtad a ninguna carga o lnea area comercial, las personas que se encargan del manejo del equipaje areo a menudo utilizan tcnicas de manejo violentas, los costes son elevados y estn limitados a piezas de cierto tamao. El servicio de mensajera es el medio de transporte ms rpido a una feria para detalles de ltima hora. Un inconveniente son los gastos.

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4. Haga sus deberes

Seleccione una empresa de transportes que tenga un servicio de exposiciones dedicado, capacidad de seguimiento las 24 horas y conductores que tengan experiencia en la entrega a ferias. Compruebe las referencias y averige qu procedimientos de ayuda toman antes, durante y despus del traslado.

5. Infrmese de empresas de transportes oficiales

Averige a travs de la direccin de la feria si tienen una empresa de transportes oficial para el evento. Una empresa de transportes recomendada es probable que ofrezca precios especiales como incentivo para usar sus servicios.

6. Benefciese de descuentos por volumen

Para conseguir el mejor precio de su compaa de transportes considere realizar ofertas anualmente, o consolide todas sus necesidades corporativas de transporte.

7. Asegure la carga
Tiene varias opciones de seguro para su exposicin: plizas de seguro colectivo, seguro de transportista general o camin de lnea y cobertura de responsabilidad adicional. Pregunte a su transportista qu cobertura de seguro usa en partidas individuales, si ofrece una pliza de seguro abierta en la exposicin (que cubra la exposicin durante toda la feria) y qu procedimientos siguen a la hora de atender reclamaciones por daos.

8. Etiquete correctamente
Etiquete cada caja, envase o cajn que est cargando, incluso si los agrupa en un bloque. Asegrese de que todas las etiquetas del cargamento estn colocadas convenientemente encima de las etiquetas viejas. Provase de etiquetas con la direccin de retorno, para pegarlas en el viaje de vuelta.

9. Exposicin internacional
Cuando realice exposiciones a nivel internacional considere la posibilidad de usar un transportista que tenga una flota con una red mundial o con conexiones subsidiarias de otras empresas. Compruebe qu tipo de ayuda le van a ofrecer con sus clientes, con el manejo de la documentacin, el depsito temporal aduanero, almacenamiento y agrupamiento de cargas. Pida garantas de un despacho aduanero rpido y la ruta de entrega ms corta y menos cara.

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Cmo aprovechar al mximo los servicios de las ferias de muestras

Probablemente uno de los aspectos menos atractivos de las exposiciones sea el tratar con los servicios de la feria, aunque sea una necesidad real.

1. Lea el manual de servicios para el expositor

El manual de servicios para el expositor es la gua oficial para todo lo que necesita saber el expositor sobre la feria: toda la informacin pertinente, informacin sobre reglas y regulaciones, formulario de servicios, inscripcin, promociones de la feria, contratistas y transporte. Recuerde cumplir todas las fechas lmite.

2. Sepa qu servicios necesita

Sepa que productos planea presentar y qu servicios necesita, y cunto cuestan, para tomar decisiones sobre alfombrado, mobiliario, colores y servicios de limpieza y seguridad. Los servicios que se pidan en el suelo de la feria pueden llegar a costar un 50% adicional.

3. Comprenda el plano del suelo

Evale cuidadosamente la distribucin de su stand en el plano del suelo en relacin con el flujo del trnsito. Comprenda cada marca, por pequea e insignificante que sea ya que indican alturas de techos, ubicaciones de pilares, etc.

4. Identifique las fuentes de los servicios

Llame al departamento de electricidad para saber cunta potencia pedir y dnde se encuentran situadas las tomas de corriente para su expositor. Muestre sus productos donde les afecte menos los antiestticos cables y caeras. Pida siempre ms servicios de los que crea que va a necesitar, de modo que sus productos rindan a un nivel ptimo.

5. Entienda el transporte
El transporte implica la entrega de sus materiales de exposicin al lugar asignado, llevarse los cajones vacos, devolver los cajones al final de la feria y entregar los materiales embalados de nuevo al muelle de carga de la compaa de transportes. Para ahorrarse dinero ane todas las remesas y realice un solo envo.

6. Tenga suficiente moqueta

Asegrese de que todos los servicios se encuentran instalados antes de poner la moqueta para evitar la frustracin de tener que cortar la moqueta por tomas de corriente. Pida moqueta suficiente para cubrir la franja de cemento al descubierto entre el sistema expositor y el pasillo.

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7. Permita cierto tiempo extra para las aduanas

Si su compaa enva productos al extranjero, permita cierto tiempo extra para los diferentes procedimientos de despacho de aduanas. Los artculos necesitarn la documentacin correcta y a menudo ser necesario que los inspeccionen fsicamente. Use siempre un agente de aduanas/agencia de transportes para coordinar todo y mantenerle informado.

8. Encrguese de conocer a los representantes de servicios de la feria

Los representantes de servicios de la feria pueden ser sus mejores amigos. A menudo tienen las respuestas a muchas de sus preguntas o problemas. Recuerde que su trabajo es ayudarle.

9. Trabaje con mano de obra gremial cuando sea conveniente

Cada ciudad es diferente en relacin a las reglas del gremio. Lea cuidadosamente el manual de servicio para familiarizarse con lo que es y lo que no es permisible. Cualquier pregunta que tuviera la debera dirigir a la direccin de la feria o al contratista de servicios. Considere alquilar su casa de exposiciones para obtener supervisin de montaje.

10. Lleve todos los documentos pertinentes

Recuerde llevar copias de todos los documentos pertinentes, especialmente planos, pedidos de servicios, nmeros de seguimiento de todos los envos, etc., as como nombres de contacto, nmeros de telfono y de fax importantes cuando todo lo haya organizado originariamente otro miembro del personal.

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Un personal motivado garantiza fantsticos resultados en las ferias de muestras

Dotar de personal a la exposicin de su compaa en una feria es un trabajo difcil y mantenerlo motivado a menudo puede ser un verdadero desafo.

1. Seleccione a la gente que quiera estar all

El ingrediente clave para que alguien est motivado por trabajar en una feria es simple: tienen que querer estar all. Demasiado a menudo la direccin simplemente le dice a los empleados que "aparezcan" para trabajar en una feria determinada. Sin embargo, si les dieran a elegir, a menudo preferiran no hacerlo.

2. Deje atrs las actitudes negativas

A menudo el personal de ventas piensa que trabajar en una exposicin interfiere con su rutina normal de ventas. Cuando los empleados tienen una actitud negativa a estar en una feria su lenguaje corporal les dice a todos lo que sienten "este es un ejercicio intil y que carece de importancia."

3. Dese cuenta de que cada persona es un embajador

Recuerde que todas las personas que representan a su compaa son embajadores. Al ser amables, corteses y tener un comportamiento profesional, pueden fortalecer la imagen de la compaa y ganar nuevos clientes. Elija a su equipo cuidadosamente basndose en su excelente conocimiento de los productos/servicios de la compaa y los muchos y posibles clientes que espera que visiten la exposicin.

4. Estimule los objetivos personales

Cada miembro del personal debera tener al menos un objetivo personal que quisiera conseguir. Esto incrementa la responsabilidad, cambia los hbitos no productivos, aumenta la productividad y tambin fomenta la motivacin. En las reuniones anteriores a la feria se debera animar al personal a compartir sus objetivos con otros miembros del personal. Anime los concursos para la recogida de indicios de calidad. En las reuniones posteriores a la feria deberan informar de sus logros.

5. Obtenga el apoyo de los altos ejecutivos

Cuando los altos ejecutivos apoyan las actividades de la feria de muestras de la compaa y demuestran lo que sienten al asistir a la feria, ayudar en el stand, tomar parte en los programas de formacin y las actividades anteriores y posteriores a la feria, su entusiasmo es contagioso.

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6. Mantenga al equipo informado

Un elemento fundamental dentro del xito de la motivacin es dejar que el equipo sepa lo que se espera de ellos en la feria y proporcionar la formacin necesaria para que realicen su trabajo eficazmente. La gente que goza de xito no nace se hace.

7. Cree un ambiente positivo, divertido y reafirmado

Es responsabilidad de la direccin crear un ambiente positivo, divertido y reafirmado y darse cuenta de que se necesita algo ms que un simple incentivo para tener xito. Las recompensas y el reconocimiento personal proporcionan una forma efectiva de conseguir niveles ms altos de rendimiento.

8. Conozca a sus empleados

Los ejecutivos necesitan conocer a los miembros de su personal individualmente y lo que les motiva. Los estudios muestran que a la gente le motiva ms el reconocimiento personal que el dinero. El poder de reconocimiento puede crear un ambiente ms positivo, productivo y agradable mientras se trabaja en una feria.

9. Espritu de equipo
Todos deberan trabajar juntos en equipo en una feria, ayundndose los unos a los otros donde y cuando fuera necesario. Si el nmero de empleados es muy grande, divdalos en equipos con personal tcnico trabajando junto con personal de ventas. Como equipo tienen tiempo antes de la feria de conocerse, de desarrollar un nivel de confianza y de llegar a conocer y entender los puntos fuertes de cada uno de ellos.

10. Examine el rendimiento

Despus de cada da lleve a cabo sesiones en las que se d parte de sus misiones para examinar el rendimiento. Se debera animar a los miembros del equipo para que den y reciban comentarios y respuestas de los colegas para encontrar maneras de mejorar el rendimiento de cada da. Los ejecutivos necesitan recordar que los logros individuales valen el reconocimiento del grupo.

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Preguntas que habilitan a posibles clientes

Las preguntas son una extraordinaria herramienta en el mundo de los negocios y son la llave a muchas puertas en el mundo de las ventas. Hacer preguntas para revelar necesidades es una forma poderosa de hacerles saber a los posibles clientes que usted est interesado en obtener informacin para ayudarles a resolver sus problemas. Preguntas iniciales: averige inmediatamente con quin est hablando y de dnde son. Usted no quiere perder tiempo con visitantes a los que no puede ayudar. 1. "Cules con los principales objetivos por los que asiste a esta feria y qu productos/ servicios especficos busca?" 2. "Hbleme del proyecto en el que se encuentra trabajando en estos momentos." 3. "Cules son algunos de los desafos ms importantes que experimenta en estos momentos?" Necesidades de investigar: pase a preguntas ms perspicaces, especficas del negocio para crear el acicate de su venta. 4. "Qu es lo que ms le gusta del producto/servicio que se encuentra utilizando en estos momentos y qu le gustara cambiar?" 5. "Cules considera los tres criterios ms importantes a la hora de comprar? 6. "Es parte del equipo de compra? En caso afirmativo, qu informacin especfica busca?" Preguntas durante la demostracin: durante su demostracin mantenga al posible cliente implicado e interesado. 7. "Qu piensa del rendimiento de este producto y cmo lo compara con el que usted utiliza en estos momentos?" 8. "Qu preocupaciones especficas tiene en relacin con nuestros productos/servicios al hacer negocios con nosotros?" Preguntas finales: el utilizar preguntas finales bien preparadas puede ayudar al seguimiento apropiado del producto. 9. "Cmo decide su compaa con qu vendedores trabajar?" 10. "Qu ms le sera importante saber y qu le gustara ver como el siguiente paso?"

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Nomadic Display es el productor mundial lder en sistemas expositores modulares y porttiles de la ms alta calidad. Sus diseos innovadores, la calidad de sus productos y su inmejorable servicio al cliente son reconocidos distintivos de todos los productos Nomadic Display. Slo Nomadic ofrece los beneficios de una tecnologa patentada, servicio de entrega InstaShip, formas de pago sencillas, un servicio gratuito de 24 horas Lnea Directa y una red mundial de apoyo.

La autora
Susan Friedmn, especialista en Ferias de Muestras, trabaja con organizaciones en los EE.UU. y Europa que quieren desarrollar las destrezas fundamentales para exponer con xito ahora y en el futuro. Ha sido oradora, autora y consejera de negocios durante ms de 20 aos, normalmente aparece en los congresos de la industria y contribuye frecuentemente con las publicaciones comerciales ms importantes.

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Todos los derechos reservados. No se permite la produccin total o parcial de este libro en cualquier forma o por cualquier medio, conocido actualmente o por inventar, sea ste electrnico, mecnico, por fotocopia, por grabacin o por cualquier sistema de almacenamiento o recupercin de informacin, sin el permiso por escrito del autor o de la editorial, execpcin hecha de citas breves utilization en reseas. Copyright 1999 by Nomadic Display