Sistema de Monitoreo y Evaluacion (SIME)

Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID
SEGUNDO PRODUCTO PRIMER INFORME DE AVANCE Consultora para la implementacin de la metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME
Elaborado por: Consorcio Pact Per - swisscontact
Febrero, 2010
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INDICE
Pg. I. Introduccin 03 03 05 06 09 10 11 13 31 44 56 69 85
II.
III. IV. V. VI.
Objetivos y Metodologa
Avances realizados Resultados obtenidos Propuesta de Mejora de la Metodologa de M&E SIME Conclusiones y Recomendaciones
ANEXOS Anexo N 01: Informe memoria del 1 taller en la Regin Hunuco (Taller Piloto) Anexo N 02: Informe memoria del 1 taller en la Regin Tumbes Anexo N 03: Informe memoria del 1 taller en la Regin Pasco Anexo N 04: Informe memoria del 1 taller en la Regin Piura Anexo N 05: Informe memoria del 1 taller en la Regin Lima Provincias Anexo N 06: Informe memoria del 1 taller en la Regin Ancash
I.
INTRODUCCION
El Programa de Servicios de Apoyo para Acceder a los Mercados Rurales PROOSAMER, en el marco del Contrato de Prstamo N 1586/OC-PE firmado por la Republica del Per y el Banco Interamericano de Desarrollo viene desarrollando acciones que contribuyan a mejorar el acceso de los productores rurales a mercados dinmicos de bienes y servicios, tanto domsticos como externos, mediante el suministro de servicios tales como la informacin y la capacitacin empresarial. En ese sentido, el Componente Fortalecimiento de la Gestin del Sector Pblico Agrario (Componente 3) del PROSAAMER est implementando acciones orientadas a generar capacidades del MINAG y de las DRAs para fortalecer los sistemas de planeamiento, as como el monitoreo y evaluacin de los resultados e impactos de las polticas, los programas, los servicios y los proyectos del SPA, tanto a nivel central como a nivel regional. Entre uno de los sistemas de gestin, est el Sistema Integrado de Monitoreo y Evaluacin (SIME) para el cual se ha elaborado una Gua Metodolgica de Monitoreo y Evaluacin para el MINAG y DRAs la misma que para su implementacin ha sido adjudicada al Consorcio Pact Per swisscontact. Para contar con las facilidades en las DRAs, esta consultora tambin se circunscribe en el marco del Acuerdo Operativo firmado entre el MINAG y cada Gobierno Regional para la implementacin del Programa de Servicios de Apoyo para acceder a los Mercados Rurales. Por tanto, las acciones a desarrollar con la consultora estn relacionadas con la transferencia de la Metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME a las 24 DRAs y al MINAG Central en cuanto herramienta de gestin necesaria para liderar el proceso de determinacin de avance y de logros del Plan Estratgico Regional del Sector Agrario PERSA y del Plan Estratgico Sectorial Multianual PESEM (sector agrario a nivel nacional). El presente documento da cuenta del 1 Informe de Avance de la consultora donde se explicita las acciones realizadas desde la firma del contrato hasta la fecha, asimismo; contiene los Informes Memoria del 1 taller realizado en 06 Regiones y una propuesta de mejora de la Gua Metodolgica de Monitoreo y Evaluacin planteada a partir del taller piloto realizado en Hunuco.
II.
OBJETIVOS y METODOLOGIA DE LA CONSULTORIA

OBJETIVOS GENERAL: Implementar instrumentos metodolgicos para mejorar la gestin Estratgica de las entidades del sector pblico agrario ESPECIFICOS: Implementar la Metodologa Sistema de M&E SIME para la ejecucin de los procesos de M&E en el nivel central del MINAG y en las 24 DRAs principalmente orientada a dar cuenta de los avances y logros de los Planes Estratgicos del sector agrario en las Regiones y en el nivel nacional. Fortalecer capacidades y dotar de instrumentos de M&E a los actores directamente involucrados en la gestin del sector agrario en las Regiones y en el nivel nacional.
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METODOLOGA PLANTEADA En la medida en que se trata de transferir una Metodologa de M&E a los actores directamente relacionados con el sector agrario de la Regin y del nivel nacional teniendo en cuenta los avances existentes al respecto, la metodologa se circunscribe en el marco de un proceso de aprendizaje y promueve la participacin e interaccin centrada principalmente en el Aprender Haciendo partiendo de la experiencia y conocimiento que los actores tienen sobre el tema. Asimismo, para que los actores directos se empoderen y puedan desarrollar e implementar los productos solicitados por la consultora, el proceso se realizar a travs de dos talleres (programados previamente y de manera coordinada) y la asesora a distancia post talleres centrados en la elaboracin y entrega de los productos. El 1 taller est focalizado en los aspectos generales de la Metodologa de M&E y en el Proceso de Monitoreo; mientras que el 2 taller est referido al Proceso de Evaluacin y en el Proceso de Cambio y Ajustes al Plan de M&E.
Las consultas y sus respectivas respuestas que se realicen en el marco del proceso de asesora sern compartidas con todas las DRAs, con la finalidad de estimular el intercambio y aprendizaje entre ellas, para lo cual se implementar una cuenta electrnica. La asesora a cada DRA, ser asumida por el/la facilitadora que le ha sido asignado para los talleres. Para efectos que la metodologa contribuya al empoderamiento de los actores directos, los participantes del proceso son principalmente, el personal de las DRAs (OPA, DIA, DPA), representantes de los Organismos Pblicos Adscritos, de los Proyectos Especiales, de las Agencias Agrarias, de la Gerencia Regional de Desarrollo Econmico, de la Gerencia Regional de Planificacin y Presupuesto y de las organizaciones agrarias representativas de la Regin. Todas estas acciones contribuirn al fortalecimiento de una cultura institucional evaluativa necesaria para el logro de Resultados, entendida como cambios favorables al desarrollo, tanto del sector agrario como de la Regin en su conjunto.
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III.
AVANCES REALIZADOS
Los avances realizados de la consultora reflejan la implementacin del Plan de Trabajo y su respectiva ampliacin presentado como primer producto. En ese sentido se han realizado las siguientes actividades: Revisin y ajustes de la Metodologa de Monitoreo y Evaluacin a implementar, todas las tareas relacionadas con esta actividad fueron realizadas siendo las ms relevantes el Taller Piloto realizado en Hunuco y a partir de all ajustes preliminares de la Metodologa para el inicio de los talleres en las dems DRAs. Realizacin, Facilitacin y monitoreo de talleres de implementacin de la Metodologa de Monitoreo y Evaluacin en el nivel central del MINAG y las 24 DRAs, las tareas relacionadas con esta actividad fueron las siguientes: Asignacin de DRAs a las Facilitadoras, que se visualizan en el cuadro siguiente: DRAs
Ute Orestes Garca Frances Patten Quiones Leonor Cisneros Velarde Mara del Carmen Piazza Reyna
FACILITADORAS
Tumbes, Piura, Ancash, Loreto, Arequipa y Puno. Cajamarca, Tacna, Moquegua, Madre de Dios, Cusco y Apurmac. Lambayeque, La Libertad, Junn, Huancavelica, Ayacucho y Ucayali. Pasco, Lima, San Martn, Ica, Hunuco y Amazonas.
Convocatoria al 1 taller y acuerdo de fechas para el primer grupo de DRAS y el MINAG Central: En coordinacin con las DRAs se estableci las fechas respectivas y a partir de all se encargaron de la convocatoria a los participantes. Cabe mencionar que en conversaciones previas con PROSAAMER se defini quines deban ser los participantes, los mismos que fueron sugeridos a las DRAs. PROSAAMER coordin con las DRAs quienes luego de recepcionar el Programa del taller realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos. Elaboracin de Documentos y materiales: En funcin de los contenidos establecidos se elabor el Diseo metodolgico y el Programa del 1 taller, materiales para el participante, materiales para el facilitador, presentacin en power point para los participantes, animmetro, Ficha de evaluacin del taller. Asimismo, en funcin de las secuencias establecidas en el programa se definieron tcnicas y dinmicas a utilizar lo que requiri la adquisicin de materiales necesarios (papelgrafos, plumones, ovillos de lana, tarjetas de cartulina, maskin tape, entre otros. Realizacin del 1 taller en el primer grupo de DRAS: La organizacin y la logstica en el lugar de realizacin del taller fueron asumidos por cada DRA. Las fechas en las que realizaron los talleres fueron las siguientes: DRAs
Hunuco Tumbes Pasco Piura Lima Ancash MINAG Central
FECHAS
25, 26 y 27 de noviembre 03, 04 y 05 de febrero 03, 04 y 05 de febrero 08, 09 y 10 de febrero 10, 11 y 12 de febrero 17, 18 y 19 de Febrero No definido
Asimismo, conforme se realizaron los talleres se tuvieron reuniones de coordinacin y reuniones de trabajo con el responsable de PROSAAMER y con la representante de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG en la lgica de analizar detalles y proponer acciones que permitan un mejor desarrollo de los talleres. Tambin, se han presentado 04 Informes Mensuales sobre el avance de las actividades de la consultora. Los Informes corresponden a los siguientes perodos: 14 oct. 13 nov., 14 nov. 13 dic., 14 dic. 13 enero, 14 enero 13 febrero. Finalmente, hasta el momento se han realizado coordinaciones para la definicin de fechas de realizacin del 1 taller en las siguientes DRAs, las mismas que ya han sido confirmadas y se presentan a continuacin. DRAs1
Loreto La Libertad Hunuco2 Cajamarca Lambayeque Arequipa Puno Ica Tacna Moquegua Ucayali Amazonas Madre de Dios Junn
FECHAS
03, 04 y 05 de marzo 03, 04 y 05 de marzo 03 y 04 de marzo 08, 09 y 10 de marzo 10, 11 y 12 de marzo 10, 11 y 12 de marzo 15, 16 y 17 de marzo 17, 18 y 19 de marzo 17, 18 y 19 de marzo 22, 23 y 24 de marzo 24, 25 y 26 de marzo 24, 25 y 26 de marzo 29, 30 y 31 de marzo 14, 15 y 16 de abril
IV.
RESULTADOS OBTENIDOS Uno de los aspectos importantes es que el evento est en el marco de un proceso de aprendizaje, pues el taller combina la presentacin y discusin de elementos conceptuales que permiten fijar los conocimientos para luego aplicarlos de manera prctica en sus PERSA. Asimismo, facilita la comprensin de la necesidad de trabajar en equipo y que todos desde su experiencia y responsabilidad pueden contribuir al desarrollo de mecanismos para realizar un mejor monitoreo y evaluacin. El taller tambin ha sido reconocido por la importancia que tiene en cuanto transferir un instrumento de gestin que permita a las DRAs realizar M&E del PERSA en su conjunto incluyendo todos los programas y proyectos relacionados con el sector agrario que se realizan en la Regin, ello en la prctica actualmente no se da y por ende, desde la DRA no se conoce el avance y mucho menos los logros de las diferentes intervenciones que tiene diversos actores incluso pblicos en el sector agrario de la Regin. Reconocen sin embargo, que ello es necesario pero plantean, que ello supone en primer lugar, voluntad y decisin poltica de los decisores de la Regin y por otro lado, fortalecer las capacidades profesionales y organizacionales en M&E incluyendo la asignacin de recursos econmicos para tal fin. La realizacin de los talleres ha evidenciado por un lado, mucha motivacin de los participantes porque el proceso de M&E se realice de manera sistemtica, pero
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Queda pendiente para abril la confirmacin de los talleres en Ayacucho, Apurmac, Cusco y Huancavelica. Taller para complementar el taller piloto.
tambin muestra las limitaciones de su implementacin, las mismas que son principalmente de desarrollo y/o fortalecimiento de capacidades y de asignacin de recursos. Los participantes, en trminos de aprendizaje llegan a entender y darse cuenta de sus implicancias y con un mayor esfuerzo muchos podran estar en condiciones de asumirlo. En cuanto a la satisfaccin de expectativas de los participantes, el promedio se encuentra entre En gran medida y De regular para arriba con el 52% y el 37% respectivamente, resaltando las DRA de Piura con el 93% en el rubro de En gran medida. En general el promedio de satisfaccin uniendo las Variables En gran medida y De regular para arriba es del 89%. PROMEDIO DE SATISFACCION DE EXPECTATIVAS POR DRA
DRA Pasco Tumbes Piura Lima Ancash PROMEDIO En gran medida
38% 53% 93% 36% 42%
De regular para arriba Moderadamente

38% 40% 7% 50% 50% 25% 7% 0% 14% 8%
Poco
0% 0% 0% 0% 0%
52%
37%
11%
0%
A partir del anlisis de la evaluacin sobre el desempeo del taller aplicado a los participantes de las Regiones donde se realizaron, en promedio se evidencia que el logro obtenido se encuentra entre En Gran Medida con el 56% y en De regular para arriba con el 37%, pudiendo mencionar que entre ambas expresan que los objetivos se lograron en un 93%. Las DRAs que ms resaltan el logro En gran medida de los objetivos son el de Tumbes y Piura. PROMEDIO DE LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL TALLER POR DRA
DRA En gran medida 38%
70% 78% 48% 44%
Pasco Tumbes Piura Lima Ancash PROMEDIO
De regular para arriba Moderadamente 34% 28%

28% 22% 46% 54% 2% 0% 5% 2%
Poco 0%
0% 0% 0% 0%
56%
37%
7%
0%
Sobre el incremento de conocimientos y las habilidades adquiridas en el tema, en promedio se puede ver que el 50% lo lograron En gran medida y el 43% lo logr de Regular para arriba pudiendo mencionar que entre ambas expresan que los conocimientos y las habilidades se incrementaron en un 93%. Resaltan en este caso, las DRAs de Tumbes y Piura que mencionan haber incrementado sus conocimientos En gran medida. PROMEDIO DE INCREMENTO DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES POR DRA
En gran medida
25% 73% 80% 29% 42%
DRA Pasco Tumbes Piura Lima Ancash PROMEDIO
De regular para arriba Moderadamente

63% 20% 20% 64% 50% 13% 7% 0% 7% 8%
Poco
0% 0% 0% 0% 0%
50%
43%
7%
0%
Contribuyeron a estos resultados, el contenido y abordaje del tema, la metodologa utilizada y el actuar de las facilitadoras, cuya valoracin por los participantes de cada DRA y el promedio total se explicitan en los siguientes cuadros: El 95% reconoce que el temario y sus contenidos son apropiados, el mismo que se evidencia cuando se considera juntas las variables Muy Buena y Buena. PROMEDIO RESPECTO AL TEMARIO POR DRA
DRA Muy Buena 25% 47% 73% 27% 41% 43% Buena 59% 51% 27% 67% 55% 52% Regular 12% 2% 0% 6% 4% 5% Mala 4% 0% 0% 0% 0% 1%
Pasco Tumbes Piura Lima Ancash PROMEDIO
El 88% reconoce que la Metodologa fue apropiada, el mismo que se evidencia
cuando se considera juntas las variables Muy Buena y Buena.

Muy Buena 0% 27% 47% 12% 31% 23% Buena 83% 69% 53% 69% 53% 65%
PROMEDIO RESPECTO A LA METODOLOGIA POR DRA

DRA Pasco Tumbes Piura Lima Ancash PROMEDIO Regular 17% 4% 0% 17% 17% 11% Mala 0% 0% 0% 2% 0% 0%
El 91% reconocen que las facilitadoras han desempeado un buen rol en el taller, el mismo que se evidencia cuando se considera juntas las variables Muy Buena y Buena. PROMEDIO RESPECTO A LAS FACILITADORAS POR DRA
DRA Pasco Tumbes Piura Lima Ancash FACILITADORA
Mara del Carmen Piazza Ute Orestes Ute Orestes Mara del Carmen Piazza Ute Orestes
Muy Buena
25% 73% 93% 29% 67%
Buena
38% 27% 7% 64% 33%
Regular
38% 0% 0% 7% 0%
Mala
0% 0% 0% 0% 0%
PROMEDIO
57%
34%
9%
0%
En el marco de la consultora, tambin est previsto realizar el proceso de implementacin de la Metodologa de M&E con el MINAG Central, pero sta no se dio debido a que el Plan Estratgico Multianual del Sector Agrario a nivel nacional PESEM necesita ser actualizado y ello hasta el momento no se ha realizado. Sin embargo, cabe resaltar los esfuerzos de coordinacin realizados por parte del Consorcio para su realizacin y, definitivamente por decisin institucional, ello no va ser posible hasta que no se realice la actualizacin del PESEM.
V.
PROPUESTA DE MEJORA DE LA METODOLOGIA DE M&E - SIME
A partir de lo acontecido en el taller piloto, es posible mencionar lo siguiente: 1. Estado de la situacin. En primer lugar, los PERSA requieren tener ajustes en la formulacin de sus Objetivos y sus respectivos Indicadores, teniendo en cuenta la necesidad de que se encuentren alineados en torno a la Cadena Estratgica de Objetivos y que los indicadores tambin respondan a cada nivel de la Cadena, pues al avanzar hacia el nivel superior, hay un Valor agregado mayor en cuanto a los cambios que se espera obtener. Se asume que en la formulacin de los Planes estos aspectos deben estar adecuadamente elaborados, pues son base para realizar el Monitoreo y Evaluacin respectivo. En segundo lugar, los actores participantes de los talleres en promedio tienen insuficientes capacidades para el Monitoreo y Evaluacin, por lo que se requiere desarrollarlos y/o fortalecerlos pues al momento de transferir la metodologa se hace evidente la necesidad de reforzarlos en el propio proceso. Finalmente, existen aspectos de la Metodologa que necesitan ser desarrollados en mayor profundidad y con la mayor practicidad posible: Plan de M&E: Matriz de M&E, Organizacin para el M&E, Cronograma para el M&E incluido los aspectos relacionados con la Gestin del M&E (reuniones tcnicas de anlisis, realizacin de evaluaciones, etc.). Asimismo, es necesario la inclusin del cmo presupuestar las acciones del M&E. Tableros de Control de los Indicadores (formato para recojo y reporte de informacin): no est claramente establecido el paso a paso de su diseo a partir de la informacin presentada en la Matriz de M&E. Informe de Monitoreo e Informe de Evaluacin: Del mismo modo que el punto anterior, no est claramente establecido el cmo redactarlo. 2. Planteamiento de Propuestas de mejora. Previamente, es oportuno aclarar que estos planteamientos se incorporan en el proceso de implementacin de la metodologa desde una perspectiva de flexibilidad y adecuacin a lo que es posible asumir en la prctica por las DRAs. Teniendo en cuenta lo anterior, se pone a consideracin lo siguiente (algunas de ellas se estn incorporando en el proceso de implementacin de la metodologa) e ir decidiendo lo que debe incorporarse para que al final se disponga de una Metodologa mejorada: Revisin de los Planes, principalmente en el alineamiento (coherencia) de los Objetivos (Cadena Estratgica de Objetivos), en la formulacin y en la correspondencia con los Indicadores. Al parecer es un paso previo necesario para que los actores directos involucrados en el M&E tengan una comprensin sistmica de los Planes y que los Indicadores siempre deben dar cuenta de lo que se espera como Cambio a lograr, explicitado en los Objetivos. Revisar e incorporar en la Metodologa la terminologa que maneja el Sector Pblico en cuanto al nombramiento de los diferentes niveles de objetivos de la Cadena estratgica. Si bien el M&E llega hasta el nivel de Actividades; en el caso del PERSA y del PESEM debiera ser necesario decidir si ello se realiza en el marco del Enfoque de Gestin por Resultados, lo que implicara solamente realizar M&E solamente de los Resultados, vale decir; solamente de: OEG OEE Accin Estratgica Permanente y Temporal. Realizar con mayor detalle lo siguiente:
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Plan de M&E: Matriz de M&E, Organizacin para el M&E, Cronograma para el M&E incluido los aspectos relacionados con la Gestin del M&E (reuniones tcnicas de anlisis, realizacin de evaluaciones, etc.), presupuesto. Tableros de Control de los Indicadores (formato para recojo y reporte de informacin): desarrollar el paso a paso de su diseo a partir de la informacin presentada en la Matriz de M&E. Informe de Monitoreo e Informe de Evaluacin: Realizar el paso a paso para su redaccin sobre todo teniendo en cuenta las preguntas orientadoras para el anlisis de los logros obtenidos. Finalmente, asumir que el proceso de transferencia de la Metodologa se realiza en el marco de un proceso de aprendizaje y trabajo en equipo, precisamente los talleres debe estar estructurado en esa perspectiva. VI. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES
Un aspecto importante a resaltar es la motivacin, inters de los participantes y el proceso realizado en el taller, lo que se expresa con claridad en la buena calificacin obtenida tanto a nivel de incremento de conocimiento y habilidades, logro de los objetivos y satisfaccin por el aprendizaje logrado. Otro aspecto central de contribucin de este proceso de consultora a la Planificacin del Sector Agrario en la Regin, es que las DRAs con quienes se realiz el 1 taller evidenciaron la importancia de alinear los Objetivos del PERSA y formular indicadores que le correspondan segn el nivel de los objetivos. En muchos casos, manifestaron que fue importante para ellos darse cuenta que es necesario realizar una revisin de sus PERSA. Los temas ejes en funcin del cual se hace nfasis en el 1 taller estn directamente relacionados con el transferir conocimientos en el cmo y qu contiene un Plan de M&E, el cmo se disea los Tableros de Control de los indicadores y en el qu se requiere y cmo se elabora un Informe de Monitoreo. Aun cuando las DRAs (OPA, DIA, DPA) son las responsables de realizar del M&E de sus PERSA, es importante insistir que en el proceso de implementacin de la Metodologa de M&E participen tambin los otros Actores (representantes de los Organismos Pblicos Adscritos, de los Proyectos Especiales, de las Agencias Agrarias, de la Gerencia Regional de Desarrollo Econmico, de la Gerencia Regional de Planificacin y Presupuesto y de las organizaciones agrarias representativas de la Regin), pues ello contribuir a un aporte ms sistmico pero
RECOMENDACIONES
Corresponde principalmente a las DRAs aprovechar esta situacin para que las tareas asignadas en el marco de la consultora puedan ser asumidas y realizadas. Del mismo modo, el equipo consultor debe realizar el seguimiento respectivo parar brindar la asesora necesaria pero tambin para garantizar la entrega de sus productos.
Es una buena oportunidad para que el proceso de la consultora contribuya con una formulacin adecuada de los objetivos y determine indicadores adecuados a ellos.
La materia de asesora a distancia que realizar el equipo consultor a cada una de las DRAs para que elaboren los productos solicitados deben necesariamente abordar estos puntos de modo que las orientaciones que las DRAs reciban les facilite su elaboracin y cumplimiento.
Las DRAs deben aprovechar este proceso para generar sinergia, articulacin y compromiso de los actores por el Desarrollo del sector agrario en la Regin.
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tambin a empoderarse en la responsabilidad que tienen en la ejecucin, Monitoreo y evaluacin del PERSA.. Es importante que todo este esfuerzo por implementar una Metodologa de M&E para los PERSA tenga el respaldo poltico del Gobierno Regional en el sentido de asignar formalmente a las DRAs este rol y sean reconocidos en ella por todos los Actores del sector agrario en la Regin. En este 1 Informe de Avance estuvo previsto dar cuenta del 1 taller con el MINAG Central, el mismo que no se realiz debido a que el PESEM ser actualizado previamente, ante ello ha quedado en stand by su realizacin.
Las DRAs deben buscar que su Gobierno Regional formule y emita una normativa en este aspecto. PROSAAMER debe coordinar este punto con el MINAG y tomar una decisin al respecto, toda vez que la consultora tiene un plazo y un conjunto de acciones realizadas en secuencia. Si la actualizacin se retrasa ms all de un mes a partir de la fecha no ser posible completar el proceso son ellos.
Finalmente, Cabe mencionar que en la medida en que el Taller de Hunuco fue un taller piloto, el
Informe memoria fue ms extenso, sin embargo; el formato para los Informes Memoria de los talleres en las dems DRAs es ms corto y se acompaa ms bien un archivo de fotos para que los participantes visualicen el proceso desarrollado.
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ANEXOS
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ANEXO N 01 INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION HUANUCO (Taller Piloto) I. INTRODUCCIN
El presente informe da cuenta del taller piloto referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME en el nivel central del MINAG y en las DRAs, realizado en el Auditorio de la Direccin Regional de Agricultura de la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre en la ciudad de Hunuco.
II.
DESARROLLO DEL TALLER PILOTO

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron coordinaciones y una reunin de trabajo respecto a la metodologa del taller, con estos insumos se elabor el programa del evento y se determinaron los materiales y equipos requeridos. PROSAAMER coordin con la DRA Hunuco, quienes luego de recepcionar el Programa realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Validar la Metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME previo a su implementacin en las DRAs y en la sede central del MINAG. PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de composicin fue la siguiente: 17 personas (ver relacin en Anexo A) y la
TIPO DE PARTICIPANTE DRA OPA DRA DIA DRA DPA AGRO RURAL ALA GRPPAT GRDE ATFFS AGENCIA AGRARIA TOTAL
Hunuco 6 1 1 1
Tingo Mara
Alto Huallaga
Alto Maran
Ambo
TOTAL 6 1 1 1 3 1 1 1 2 17
1 1 1 1 1 13
1 1
Asimismo, estuvieron presentes profesionales3 de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG (06), de PROSAAMER (03) y del Consorcio Pact Per Swisscontact (04) responsables de la conduccin del taller.
Los Nombres de todos los profesionales participantes de estas instituciones se encuentran en al Anexo A
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METODOLOGA UTILIZADA Los contenidos del taller se agruparon en 05 aspectos relacionados con los contenidos de la Metodologa SIME y la metodologa utilizada para abordar cada aspecto fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin breve y dialogada interactuando con los participantes y realizando los ejemplos necesarios para el empoderamiento respectivo. Trabajo de grupos donde se reflexiona y construye la informacin solicitada para luego ser explicitada en el Formato/cuadro solicitado. Presentacin en plenaria de los resultados del trabajo de grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado. El instrumento de trabajo utilizado para validar la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin Hunuco. PROCESO REALIZADO4 A continuacin se describe las acciones realizadas durante los tres das del taller: Da 1 Se inici con la inscripcin de los participantes, la entrega del material de capacitacin contando con el apoyo del personal de la DRA Hunuco. Se inici el acto inaugural entonando el Himno Nacional del Per y de la Regin Hunuco. Seguidamente, las palabras de bienvenida estuvieron a cargo de la Ing. Clara Martnez Ros, coordinadora del Componente Fortalecimiento de la Gestin del sector Pblico Agrario del PROSAAMER. Asimismo, tanto el Ing. Edilberto Martnez Director de la Oficina de Planificacin Agraria OPA / DRA Hunuco y la seora Mara Elena Rojas Directora de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG hiceron uso de la palabra resaltando principalmente la importancia del taller en el marco de posibilitar a las DRAs de instrumentos de gestin que les permitan realizar un mejor seguimiento a sus intervenciones de modo que sea posible medir y analizar los Resultados logrados. Particip tambin de la mesa la Econ. Frances Patten en representacin del equipo consultor del Consorcio Pact Per - Swisscontact. Sesin 1: Presentacin del marco de referencia en que se desarrolla el taller y carcter piloto del mismo A travs del Programa de Servicios de Apoyo para Acceder a Mercados Rurales, PROSAAMER se implementan un conjunto de lneas de accin para el Fortalecimiento de la Gestin del Sector Pblico Agrario (FGSPA - Componente 3), entre las cuales se incluye el fortalecimiento institucional de las DRAs y Agencias Agrarias, el desarrollo de capacidades, el sistema integrado de planeamiento estratgico, operativo y cambio organizacional, el sistema de organizacin y mtodos y el sistema integrado de monitoreo y evaluacin. En la construccin de este ltimo sistema se ha desarrollado una propuesta metodolgica de Monitoreo y Evaluacin y actualmente se est en la fase de
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Se adjunta un directorio de fotos, en ella se podr observar los trabajos de grupos y las presentaciones en plenaria.
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implementacin a nivel de las 24 DRAs y a nivel del MINAG, tarea que est a cargo del equipo de consultores del consorcio Pact Per - swisscontact. Adicionalmente en el Sector Agrario se debe ir incorporando desde el 2010 el enfoque de Gestin por Resultados, lo que conlleva cambios importantes en su accionar. Esta incorporacin ser de forma gradual inicialmente a travs de los Programas Estratgicos de Productividad Rural y Sanidad, impulsados por la Ley de Presupuesto del Sector Pblico sustentado en Presupuesto por Resultados. Ya no se trata de ejecutar actividades y ms actividades, sino comprometerse al logro de los resultados de estas actividades. Y en este proceso de implementacin de la metodologa de monitoreo y evaluacin, este enfoque de gestin por resultados adquiere suma importancia. Para esta tarea, se cuenta con una propuesta metodolgica para el Monitoreo y Evaluacin, a la cual debemos introducir los ajustes necesarios, partiendo del Plan Estratgico Regional. Si bien la DRA en tanto instancia responsable del monitoreo y evaluacin de las actividades en el sector agrario a nivel regional, es actor fundamental en este proceso de implantacin metodolgica, son tambin actores SENASA, INIA, la Administracin Tcnica Forestal y de Fauna Silvestre, la Autoridad Local de Agua, etc. A continuacin el facilitador present de manera breve los objetivos, metodologa, el programa a llevarse a cabo durante el primer taller y al equipo de apoyo integrado por Mara del Carmen Piazza, Leonor Cisneros y Frances Patten. Asimismo, se indicaron los aspectos a desarrollar en el segundo taller.
PROGRAMA
1 DIA 8:30 9:00 Inscripcin de Participantes 9:00 9:20 Bienvenida y Presentacin de los participantes. Director de la DRA, Representante del PROSAAMER y del MINAG 9:20 9:35 Presentacin del marco de referencia en el que se desarrolla el taller piloto, Objetivos, metodologa y Programa. Representante de Pact Per / Swisscontact 9:35 10:05 Nociones Bsicas de M&E, Gestin por Resultados de Planes Programas y Proyectos Exposicin dialogada 10:05 10:20 REFRIGERIO 10:20 11:20 Presentacin Grfica: Alineamiento del PESEM con el PERSA y el POI de la DRA Hunuco, visualizacin de la Cadena lgica de objetivos desde el POI DRA (incluye Programacin multianual) PERSA PESEM. 11:20 12:05 Indicadores y tipos de indicadores segn nivel de objetivos. Exposicin dialogada 2 DIA 8:30 9:30 Plenaria del trabajo de grupos y formulacin definitiva de indicadores del PERSA: Objetivos Estratgicos Generales y Objetivos Estratgicos Especficos. 9:30 10:00 Presentacin del Formato de Plan de Monitoreo y Evaluacin. Exposicin dialogada 3 DIA 8:30 10:00 Continuacin del Llenado de la Ficha del Indicador para cada una de los establecidos en la cadena de objetivos seleccionados. Trabajo de grupos
10:00 10:15 REFRIGERIO 10:15 13:00 Elaboracin del Plan de M&E del PERSA: Objetivos Estratgicos Generales y Objetivos Estratgicos Especficos. Trabajo de grupos
10:00 10:15 REFRIGERIO 10:15 11:15 Plenaria de presentacin del trabajo de grupos
11:15 12:30 Tableros de control de Indicadores del PERSA: y Objetivos Estratgicos Especficos. Exposicin dialogada
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Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 1 DIA 12:05 13:00 Formulacin de indicadores del PERSA: Objetivos Estratgicos Generales y Objetivos Estratgicos Especficos. Trabajo de grupos 13:00 14:30 ALMUERZO 14:30 16:00 Continuacin de la Formulacin de indicadores del PERSA: Objetivos Estratgicos Generales y Objetivos Estratgicos Especficos. Trabajo de grupos 2 DIA 3 DIA 12:30 13:00 Elaboracin de los Tableros de control de Indicadores del PERSA: y Objetivos Estratgicos Especficos. Trabajo de grupos 13:00 14:30 ALMUERZO 14:30 15:30 Continuacin de Elaboracin de los Tableros de control de Indicadores del PERSA: y Objetivos Estratgicos Especficos. Trabajo de grupos 15:30 16:00 Plenaria de presentacin del trabajo de grupos 16:00 16:15 REFRIGERIO 16:15 17:00 Trabajos y compromisos pendientes. Definir Trabajo a realizar y fechas de entrega. 17:00 Trmino del taller
13:00 14:30 ALMUERZO 14:30 15:30 Plenaria de presentacin del trabajo de grupos
16:00 16:15 REFRIGERIO 16:15 17:00 Continuacin de la Formulacin de Indicadores del PERSA: Objetivos Estratgicos Generales y Objetivos Estratgicos Especficos. Trabajo de grupos 17:00 Trmino trabajo del da: Entrega de Producto Obtenido - Indicadores
15:30 16:00 Presentacin de la Ficha del Indicador y explicacin de cmo llenarlo. Exposicin dialogada 16:00 16:15 REFRIGERIO 16:15 17:00 Llenado de la Ficha del Indicador para los Indicadores del PERSA Objetivos Estratgicos Generales y Objetivos Estratgicos Especficos. Trabajo de grupos 17:00 Trmino trabajo del da: Entrega de Producto obtenido Plan de M&E
Sesin 2: Nociones bsicas de M&E y Gestin por Resultados de Planes, Programas y Proyectos (ver Anexo N 2), cuyo objetivo fue homogenizar y empoderar en los participantes aspectos relacionados con el significado de M&E y Gestin por Resultados, su relacin de complementariedad existente entre ellas y su importancia para medir, ver avances, evidenciar los logros respectivos y contribuir a los impactos esperados. Uno de los aspectos enfatizados es que en el caso de los Planes, Programas y Proyectos es fundamental que sus respectivos niveles de objetivos se encuentren alineados y exista coherencia entre ellos, esto es posible evidenciar cuando se realiza el anlisis de la lgica vertical que debe darse desde el nivel inferior hasta el nivel superior de la cadena de objetivos. Es en funcin de esta cadena de objetivos que se realiza el M&E y la Gestin por Resultados.
Sesin 3: Alineamiento del PESEM con el PERSA y el POI de la DRA Hunuco A continuacin, el facilitador hizo una presentacin del Plan Estratgico Regional del Sector Agrario de Hunuco (PERSA Hunuco) con la finalidad de evidenciar ante los participantes el alineamiento o coherencia existente en sus objetivos y ubicar en ellas las respectivas Acciones Estratgicas que se encuentran en la Programacin Multianual del PERSA Hunuco 2009 2021. El equipo consultor haba realizado un esfuerzo previo para consolidar los planes operativos de la DRA Hunuco y sus Agencias Agrarias, as como la inclusin de aquellos proyectos SNIP aprobados y en ejecucin. Es recin en el taller que se nos informa que ya contaban con un consolidado similar para el periodo 2009 2021, con el ttulo Cuadro N 01, Programacin del Plan Estratgico del Sector Agrario Regional de Hunuco 2009 2021, que nos fue entregado en ese momento. Este cuadro fue incorporado a la exposicin en curso y copia del mismo entregada a cada uno de los participantes adicionndolo a los materiales
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incluidos en la carpeta proporcionada - para que junto con el PERSA Hunuco pudiese orientar el trabajo a realizar a lo largo del taller. De inmediato se trabaj la visualizacin de la cadena Estratgica de Objetivos OEG OEE Accin Estratgica Actividades Insumos, as como la necesidad de contar con indicadores que se van construyendo de abajo hacia arriba, para sustentar el proceso de monitoreo y evaluacin. Los participantes hicieron sus apreciaciones al respecto del alineamiento en el sentido siguiente: La importancia de visualizar el alineamiento entre PERSA y POA de la DRA Hunuco: Constataron que no existe tal alineamiento para el POA 2009. Darse cuenta que en la perspectiva de ser la DRA Hunuco quien tiene que realizar el M&E del PERSA, se hace necesario que todas la Acciones Estratgicas y Permanentes del Sector Agrario Regional cuya ejecucin corresponde a distintas unidades ejecutoras se articulen en torno a los Objetivos Estratgicos Generales y Especficos del PERSA y slo as se podrn conocer el impacto de las intervenciones a nivel regional. En cuanto a las responsabilidades, tanto la DRA como las OPD5 que actan en la regin son responsables de monitorear sus planes operativos; pero es la DRA quien debe asumir la responsabilidad de monitorear el Pan Estratgico del Sector Agrario de la Regin en su conjunto. Para ello se plante la necesidad de cumplir dos condiciones bsicas: 1. Contar con una normativa ad hoc que posibilite y apoye que la DRA asuma este rol; y 2 Que tanto los profesionales de la DRA y los responsables de planeamiento del Gobierno Regional, como de las OPD que actan en la regin, aporten a los procesos de planificacin regional y, en particular, que participen en este esfuerzo de implementacin de la metodologa de M&E. Sesin 4: Indicadores y Tipos de indicadores segn nivel de Objetivos de los Planes, Programas y Proyectos (ver Anexo N 3). El facilitador inici la sesin mencionando que los Indicadores y los respectivos Medios de Verificacin son la base para la elaboracin del Plan de M&E, aspecto que es recogido en la Metodologa de M&E SIME; razn por la cual es de importancia abordar la conceptualizacin relacionada a los Indicadores y su formulacin en funcin del nivel de Objetivos del PERSA. En ese sentido, el facilitador realiz una exposicin dialogada sobre el tema relacionado con los Indicadores, tipos y su construccin teniendo en cuenta la cadena de objetivos. Para la formulacin se incidi en la necesidad de que los Indicadores se formulan en relacin al Objetivo, razn por la cual debe observarse el cambio que se desea lograr y que debe estar explcito en la formulacin del objetivo. Mencion que ayuda en la formulacin del indicador el preguntarse: Quin cambia y Qu cambia en el objetivo. Finaliz el primer da de taller trabajando conjuntamente con los participantes, la construccin de los indicadores correspondientes a una Cadena de Objetivo del PERSA Hunuco. El ejemplo trabajado se presenta a continuacin:
Organismos Pblicos Descentralizados como SENASA, INIA y AGRORURAL. 17
Ejemplo: Formular Indicadores para la cadena de Objetivos correspondientes al OEG 2.0 y OEE 2.2
CADENA DE OBJETIVOS OEG 2.0: Fortalecer la plataforma de servicios agrarios en alianza estratgicas con los Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, instituciones pblicas y privadas. OEE 2.2: Desarrollar el sistema de informacin agraria para facilitar la toma de decisiones de los usuarios. Accin Estratgica Permanente 2.2.1: Difusin de informacin agraria a travs de boletines. Accin Estratgica Permanente 2.2.2: Fomento de la informacin agraria a travs de medios de difusin. Actividades 2.2.1.1: Recopilacin de datos en campo. Actividades 2.2.1.2: Consistenciacin de datos. Actividades 2.2.1.3: Ingreso de datos al Sistema. Actividades 2.2.1.4: Elaboracin del boletn. Actividades 2.2.1.5: Inclusin del boletn en web Actividades 2.2.2.1: Elaboracin de Notas de prensa(Artculos) Actividades 2.2.2.2: Realizar convenios con medios. Actividades 2.2.2.3: Difusin en medios. INDICADORES XX% de productores reconocen que la informacin utilizada ha incidido positivamente en el desarrollo de sus negocios. XX% de productores toman decisiones a partir de la informacin proporcionada. XX productores que cuentan con informacin agraria oportuna (Boletn). XX productores que cuentan con informacin agraria oportuna (MCM). XX encuestas aplicadas. XX productores participan de la encuesta. XX datos consistenciados por especies agropecuarias. XX datos ingresados al sistema por especies agropecuarias. XX boletines elaborados. XX boletines accesados a la web. XX artculos/nota de prensa elaborados. XX convenios con radios. XX medios difunden la informacin agraria.
Formulacin de Indicadores considerando la Gestin por Resultados.

Resultado Final Resultado Intermedio Resultado Inmediato Producto Incremento del nivel de productividad de las actividades agropecuarias Los pequeos productores agrcolas conservan mejor las propiedades productivas de la tierra que trabajan Los pequeos productores agrcolas eligen cultivos apropiados para las caractersticas de sus tierras Los pequeos agricultores estn en capacidad de identificar cultivos apropiados para las caractersticas de sus tierras. Campaa informativa sobre orientacin de siembra. Capacitacin sobre anlisis de suelos de la parcela AT sobre la adaptacin a los resultados sobre el estudio de suelos. XX % de pequeos productores han incrementado en XX% su productividad. XX% de pequeos productores cuentan con XX% de hectreas no degradadas. XX% de pequeos productores eligen los cultivos apropiados para las caractersticas de sus tierras. XX% de pequeos productores manejan los 3 criterios esenciales para la eleccin de cultivo. XX campaas informativas realizadas. XX pequeos productores informados. XX talleres realizados. XX pequeos productores capacitados XX sesiones de asistencia tcnica realizada. XX pequeos productores asesorados.
Actividades
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DIA 2 Previo al desarrollo de la matriz de M&E el facilitador desarroll el tema Medios de Verificacin y de inmediato se complet el ejemplo desarrollado de manera conjunta con los participantes, adicionando esta columna al cuadro elaborado. Cabe anotar que este trabajo fue tambin realizado con amplia participacin de los participantes, especialmente con los responsables de las actividades correspondientes a esta lnea al interior de la DRA.
CADENA DE OBJETIVOS OEG 2.0: Fortalecer la plataforma de servicios agrarios en alianzas estratgicas con los Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, instituciones pblicas y privadas. OEE 2.2: Desarrollar el sistema de informacin agraria para facilitar la toma de decisiones de los usuarios. Accin Estratgica Permanente 2.2.1: Difusin de informacin agraria a travs de boletines. Accin Estratgica Permanente 2.2.2: Fomento de la informacin agraria a travs de medios de difusin. Actividades 2.2.1.1: Recopilacin de datos en campo. Actividades 2.2.1.2: Consistenciacin de datos. Actividades 2.2.1.3: Ingreso de datos al Sistema. Actividades 2.2.1.4: Elaboracin del boletn. Actividades 2.2.1.5: Inclusin del boletn en web Actividades 2.2.2.1: Elaboracin de Notas de prensa(Artculos) Actividades 2.2.2.2: Realizar convenios con medios. Actividades 2.2.2.3: Difusin en medios. INDICADORES XX% de productores reconocen que la informacin utilizada ha incidido positivamente en el desarrollo de sus negocios. XX% de productores toman decisiones a partir de la informacin proporcionada. XX productores que cuentan con informacin agraria oportuna (Boletn). XX productores que cuentan con informacin agraria oportuna (MCM). XX encuestas aplicadas. XX productores participan de la encuesta. XX datos consistenciados por especies agropecuarias. XX datos ingresados al sistema por especies agropecuarias. XX boletines elaborados. XX boletines accesados a la web. XX artculos/nota de prensa elaborados. XX convenios con radios. XX medios difunden informacin agraria. la MEDIOS DE VERIFICACION Encuesta de Satisfaccin productores. a
Encuesta de productores.
Satisfaccin
Reporte de boletines entregados. Reporte de medios
Encuesta Encuesta Formato de consistenciacin. Registro del Sistema. Boletines Web Gobierno regional Hunuco Artculos/Notas de prensa Convenios Convenios.
Una vez completado el ejemplo y absuelto las dudas planteadas por los asistentes, se dividieron los participantes en dos grupos para desarrollar otras dos lneas del PERSA, ambas correspondientes al mismo OEG 2. La facilitacin del grupo 1 recay en el Ing. Walter Aguilar, a cargo del taller piloto, y la del grupo 2 en la Soc. Mara de Carmen Piazza. Las otras integrantes del equipo consultor, Leonor Cisneros y Frances Patten, participaron en los grupos 1 y 2 respectivamente, en apoyo a la facilitacin.
El grupo 1 desarroll la lnea correspondiente a los objetivos OEG 2 - OEE 2.5 y el grupo 2 la lnea OEG 2 OEE 2.3. Cabe anotar que en ambos casos los participantes vieron por conveniente realizar ajustes a la programacin planteada (Ver PERSA Hunuco y Anexo 01). En el
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grupo 1 se opt por mejorar el planteamiento de la Accin Estratgica Permanente inicialmente formulada como Implementacin de pool de maquinaria agroindustrial en la DRA Hunuco, reformulndola como Facilitar la preparacin mecanizada de las parcelas para siembra y cosecha. Los integrantes del grupo 2 tambin vieron por necesario el hacer una modificacin a lo programado. En este caso la accin estratgica original Desarrollar mesa de dilogo y concertacin con entidades financieras para financiar crditos en cultivos rentables se consider muy acotada ya que la DRA y el Gobierno Regional venan desarrollando actividades orientadas a promover la participacin del sistema financiero pblico y privado a travs de la constitucin de un fondo de garanta que palanquee recursos del sistema financiero nacional, inicialmente para promover el cultivo de la palma aceitera, pero se esperaba su ampliacin para movilizar un mayor contingente de recursos y promover el financiamiento de otros cultivos rentables en la regin. Asimismo, la DRA tena previsto apoyar a los productores organizados en la elaboracin de Planes de Negocio que sustentaran el otorgamiento de crditos del sector financiero. De ah que la Accin Estratgica fue redefinida como Promover la orientacin de recursos de entidades financieras hacia el sector agrario (cultivos rentables). Ambos grupos presentaron en plenaria sus respectivos trabajos, espacio en donde se absolvieron interrogantes y se recibieron aportes para perfeccionar los cuadros elaborados. Se presenta a continuacin los trabajos respectivos. Grupo 01
NIVEL DE LA CADENA LGICA Objetivo Estratgico General 2.0: Fortalecer la plataforma de servicios agrarios en alianzas estratgicas con gobiernos locales, instituciones pblicas y privadas Objetivo Estratgico Especfico 2.5: Gestionar la implementacin de maquinaria agrcola pesada y agroindustrial Accin Estratgica 2.5.16: Gestionar implementacin pull de maquinaria agroindustrial en la DRA Hunuco. Accin Estratgica 2.5.2 Facilitar preparacin mecanizada de las parcelas para siembra y cosecha. Actividades A2.5.2.1: Inventario pull de maquinaria pesada y agroindustrial. A2.5.2.2: Demanda de servicios agencia agraria A2.5.2.3: Verificacin de campo A2.5.2.4: Priorizacin del servicio A2.5.2.5: Contrato de servicio A2.5.2.6: Ejecucin del servicio
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INDICADORES % Incremento produccin de la
MEDIOS DE VERIFICACIN Formato F1
% de incremento de hectreas mecanizadas
Formato F1 - Servicio Maquinaria.
% de Hectreas preparadas con respecto al total de hectreas. Inventario elaborado # Usuarios que demandan el servicio por agencia agraria # Visitas realizadas # Servicios priorizados en base a criterios establecidos # Contratos realizados # Hectreas atendidas
Formato F1maquinaria.
Servicio
de
Informes de inventario. Registro de solicitudes de servicios de maquinarias. Informe de visitas campo Registro de servicios priorizados Contrato. Registro de ejecucin de servicios.
Accin Estratgica que se adicion al momento de realizar el ejemplo dado que el ejercicio est referido solo a maquinaria agroindustrial. 20
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID NIVEL DE LA CADENA LGICA A2.5.2.7: Mantenimiento de maquinaria A2.5.2.8: Inventario pull de maquinaria de privados. A2.5.2.9: Orientacin al usuario A2.5.2.10: Monitoreo de servicios A2.5.2.11: Retroalimentacin de los proveedores privados A2.5.2.12: Retroalimentacin a los usuarios en los medios disponibles de la DRA INDICADORES # Usuarios atendidos # Maquinaria que recibieron mantenimiento Inventario de maquinaria privada elaborado # Usuarios orientados # Usuarios monitoreados # Visitas realizadas .# Proveedores retroalimentados # Usuarios retroalimentados MEDIOS DE VERIFICACIN . Ficha de mantenimiento. Informe de inventario. Registro de usuarios orientados. Reporte de visitas de monitoreo Informe de retroalimentacin proveedor (Lista de asistencia) Informe de retroalimentacin usuarios (Lista de asistencia). a a
Grupo 02
NIVEL DE LA CADENA LGICA 7 Objetivo Estratgico General 2.0 : Fortalecer la plataforma de servicios agrarios en alianzas estratgicas con gobiernos locales, instituciones pblicas y privadas Objetivo Estratgico Especfico 2.3: Promover la participacin del sistema financiero pblico y privado INDICADORES MEDIOS DE VERIFICACIN
% de productores acceden a crditos sistema financiero # de crditos otorgados
que del
Accin Estratgica 2.3.1: Promover con las entidades financieras la orientacin de sus recursos hacia el sector agrario
Monto de crditos orientados al sector agrario # de entidades financieras que facilitan crditos agrcolas Monto utilizado del fondo de garanta # de reuniones de mesas de concertacin # de acuerdos adoptados
Encuesta Departamental de Propsitos Mltiples ENDEPROM que aplicar el INEI anualmente Reporte Superintendencia de Banca y Seguros (SBS) Hunuco Reporte (SBS) Hunuco Reporte (SBS) Hunuco Reporte de COFIDE Gobierno Regional y del
Actividades:
A.2.3.1: Promover espacios de articulacin con las instituciones financieras pblicas y privadas para financiar crditos
A.2.3.2: Acompaamiento y apoyo a productores organizados para la formulacin de planes de negocio para acceso al crdito A.2.3.3: Impulsar la creacin de fondos de garanta regional para apalancar recursos del sistema financiero
# de instituciones que participan en el proceso Tipo de instituciones que participan (financieras, organizaciones de productores, entidades pblicas y privadas) Monto del crdito asignado a planes de negocio # de instituciones financieras comprometidas Monto asignado al Fondo del Garanta (FG) # de instituciones financieras comprometidas
Actas de reuniones de mesas de concertacin
Convenios suscritos manejo de recurso
para
el
Norma Regional del FG Convenios suscritos manejo de recursos para el
Sesin 5: Plan de M&E En la medida que en la Metodologa de M&E SIME est explcita la elaboracin del Plan de M&E del PERSA se consider necesario formular una Matriz con los
El grupo no trabaj los Indicadores y Medios de Verificacin de este nivel. 21
elementos que la componen y la forma cmo esta Matriz debe ser llenada. Esta matriz ser parte del Plan de M&E. Luego del almuerzo, se retom el taller con la exposicin dialogada del facilitador sobre la informacin que debe contener la Matriz de M&E (Qu, Cmo, Dnde, Cundo y Quin), luego realiz un ejemplo donde mostr paso a paso su respectivo llenado.
DEFINICION DEL VARIABLESy FORMA INDICADOR y DE CAL CULO UNIDAD DEMEDIDA
INDICADOR
MEDIO DE VERIFICACION
METODO DE FRECUENCIA RESPONSABLE RECOL ECCION DEDATOS
ACCION ESTRATEGICA PERMANENTE 2.2.2: Fomento de la informacin agraria a travs de los medios de comunicacin masiva Contar con Variable: Productores informacin agraria que cuentan con oportuna significa El responsable asignado informacin agraria. que los pequeos Reporte mensual por la DIA solicita a las Forma de clculo: de cobertura de las emisoras radiales de la productores tengan 10,000 pequeos Cobertura promedio emisoras radiales Regin Hunuco con Direccin de mensualmente a la A partir de ello, los se reunieron nuevamente en grupos para hacer un productores cuentan departicipantes pequeos de la Regin quienes tiene convenio el Mensual Informacin mano, informacin con informacin ejercicio similar, los productores a los quefueron presentados y revisados en la plenaria. Los mismos que Hunuco con reprte mensual Agraria - DRA de precios en chacra agraria oportuna. trabajos de grupo llegan mensualmente y en el mercado de se presentan a continuacin: quienes tiene respectivo y lo registra en las emisoras radiales convenio. el S istema de Informacin las especies de la Regin Hunuco agropecuarias agraria. en las horas que se priorizadas en la emiten. Regin Hunuco
Terminada esta presentacin que motiv un nuevo dilogo con los participantes, se volvieron a reunir los dos grupos de trabajo para elaborar la matriz de M&E, considerando las mismas lneas trabajadas a lo largo de la maana. En esta oportunidad los grupos se concentraron en los niveles estratgicos (OEG, OEE y Acciones Estratgicas), nivel en el cual se focaliza el sistema de M&E en implementacin. DIA 3 A continuacin se presentan los resultados de este trabajo, que fueron sustentados y discutidos en la sesin plenaria al iniciar el tercero y ltimo da del taller.
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Grupo 1
INDICADOR DEFINICION DEL INDICADOR Y UNID. MEDIDA VARIABLES Y FORMA DE CALCULO Variables: Prod. Act: Pt Produ. ao ant: Pt-1 Calculo: (Pt Pt-1)/Pt x FP FP: Factor de ponderacin del cultivo. Variables: has mecanizadas act. = ht has mecanizadas del anterior = ht-1 Clculo: (ht ht 1)/ ht * 100 F1 MEDIO DE VERIFICACION METODO DE RECOLECCION DE DATOS FRECUENCIA RESPONSABLE
Objetivo Estratgico General 2.0: Fortalecer la plataforma de servicios agrarios en alianzas estratgicas con gobiernos locales, instituciones pblicas y privadas
Es la variacin de la produccin actual de cultivos identificados en relacin a la produccin del ao anterior. UM: % de Incremento El responsable de estadstica aplica el F1 al informante calificado, previamente identificado y realiza el clculo respectivo por cultivo para su mbito; lo enva al responsable de estadstica de la DRA para su consolidacin regional.
% incremento Produccin
de
la
Anual
Responsable de Estadstica AA y DRA.
Objetivo Estratgico Especfico 2.5: Gestionar la implementacin de maquinaria agrcola pesada y agroindustrial
Es la variacin de has. Mecanizadas actuales en relacin al ao anterior UM: % de Incremento ao El responsable de estadstica aplica el F1 al informante calificado, previamente identificado. Los F1 aplicados son entregados al responsable de maquinaria de la AA para el clculo respectivo y su consolidacin a nivel de AA.
% de incremento has. mecanizadas
de
F1 Serv de maquinaria Agrcola
Anual
Responsable de maquinaria de cada AA y DRA
Accin Estratgica 2.5.2: Facilitar preparacin mecanizada de las parcelas para siembra y cosecha.
Son has. de tierras de cultivos que han sido trabajadas para la produccin y cosecha; respecto al total de has mecanizabless. UM: % Variables: has mecanizables has mecanizadas Clculo: has mecanizadas/ mecanizables * 100 has F1 Serv de maquinaria agrcola El responsable de estadstica aplica el F1 al informante calificado previamente identificado. Los F1 aplicados son entregados al responsable de maquinaria de AA para consolidacin de su mbito.
% de has preparadas con respecto al total de Has. Mecanizables
Anual
Responsable de maquinaria de cada AA y DRA
A2.5.2.1: Inventario pull de maquinaria pesada y agroindustrial.

Inventario de maquinaria agrcola, pesada y agro industrial de la DRA elaborada Contar con informacin detallada de las caractersticas y situacin actual del pull de maquinarias disponibles en la DRA. UN: N Variables: - Caract. Fsico Tcnicas. - Estado Actual - Cantidad Informe de inventario Los operadores de las maquinarias conjuntamente con el responsable toman la informacin detallada in situ y la registran en la ficha tcnica de maquinaria Anual Responsable de maquinaria de AA
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Grupo 2
DEFINICIN Y VARIABLES Y FORMA DE MEDIO DE MTODO DE RECOLECCIN UNIDAD DE MEDIDA CLCULAR VERIFICACIN DE DATOS Objetivo Estratgico Especfico 2.3 Promover la participacin del sistema financiero pblico y privado. Productores productores han individuales y # obtenido crdito. productores 10% de productores organizados agrarios Total de productores Solicitar al INEI la informacin ENDEPROM que acceden al crdito que han obtenido pertinente del sistema financiero. crdito del sistema Frmula: financiero. # prod. que han obtenido crdito / total de productores UM. % Accin Estratgica 2.3.1: Promover con las entidades financieras la orientacin de sus recursos hacia el sector agrario Los prstamos desembolsados a productores Oficina de Planificacin accede individuales y 15 000 crditos a informacin de SBS va organizados para Prestamos desembolsados Reporte SBS otorgados actividades agrarias. internet INDICADOR U.M. Nmero de Crditos A.2.3.1.1: Acompaamiento y apoyo a productores organizados para la formulacin de planes de negocio para acceso al crdito Los planes de negocio ajustados a requerimientos del Existencia del Oficina de Planificacin recibe la 12 planes de negocio plan informacin de las Agencias MINAG y las entidades Planes elaborados elaborados (documento) Agrarias financieras. U.M. Planes
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Anual
Direccin Informacin Agraria
Mensual
Oficina de planificacin de la DRA
Trimestral
Oficina de Planificacin de la DRA
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Una vez presentados los resultados de los grupos de trabajo (a cargo de un participante elegido al interior de cada grupo) discutidos y perfeccionados, se gener una discusin relativa a la base sobre la cual se va a aplicar la metodologa de monitoreo y evaluacin. En este sentido se plante que, si bien los planes estratgicos tienen algunas limitaciones, ya estn aprobados o estn en proceso de aprobacin - a nivel regional e incluso nacional y por tanto cualquier modificacin, por ms que sea para perfeccionarlos, tendra que ser autorizada por estas instancias superiores. Ante esta situacin, se evidenci que era necesario aplicar la metodologa de M&E sobre los planes estratgicos de cada regin, tal como han sido formulados, ya estn aprobados o en proceso de aprobacin, sin modificacin alguna.
Sesin 6: Ficha del Indicador (ver Anexo N 5). Siguiendo la metodologa desarrollada para el proceso de monitoreo y evaluacin, se present la Ficha del Indicador, indicando su forma de llenado a partir de la informacin planteada en la Matriz de M&E. A manera de ejemplo se llen una ficha para un indicador a partir de los datos de la matriz de monitoreo y evaluacin trabajada en grupo. Se adjunta la ficha llenada para el indicador Inventario Pool de Maquinaria.
FICHA DEL INDICADOR

Nombre del Indicador
Inventario elaborado.
Tipo de Indicador
Actividad
Cdigo del Indicador

IA2.5.2.1
Propsito (Definicin del Indicador y Variables)

Contar con informacin detallada de las caractersticas y situacin actual del pool de maquinaria pesada y agroindustrial segn las siguientes variables: caractersticas fsico-tcnicas, estado actual y cantidad.
Forma de Registro Manual Frmula de Clculo

No aplica
Automtica
Automtica con Procesamiento

X
Dimensiones (Unidades de medida)

# de maquinarias
Fuente de verificacin y lugar de medicin

Fichas tcnicas de maquinarias, en almacn de las Agencias Agrarias Informe de inventario
Frecuencia actualizacin
Trimestral
de
Forma de recopilar informacin

Los operadores de la maquinaria conjuntamente con el responsable de maquinaria de las Agencias Agrarias toman la informacin detallada in situ y la registran en la ficha de inventario de maquinarias
Responsables
Responsable de maquinaria de las Agencias Agrarias, con apoyo del responsable de maquinaria de la DRA Hunuco
Elementos de control relacionados

A2.5.2.1: Elaboracin de Inventario de pool de maquinaria pesada y agroindustrial de la DRA.
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Se evidenci que una vez que se cuenta con la Matriz de M&E, se puede obviar la elaboracin de las fichas sin afectar el proceso de monitoreo, ya que toda la informacin contenida en las fichas est incluida en la matriz. No obstante, si la DRA considera conveniente el llenar estas fichas una ficha por cada indicadores libre de hacerlo, e incluso se plante la posibilidad de perfeccionar el formato y ajustarlo a sus necesidades. Sesin 7: Tableros de Control de Indicadores El uso de tableros de control se sustenta en algunos elementos de la metodologa del Balance Score Card aplicado al Plan Estratgico, por ello, para su mejor comprensin se hizo una presentacin de esta metodologa. De esta metodologa se desprende que podemos armar el cuadro de mando integral en funcin del mapa estratgico, transformando las iniciativas estratgicas en acciones permanentes y proyectos. A partir de esta presentacin result claro que se puede aprovechar estos conceptos para hacer seguimiento a los indicadores de producto (acciones estratgicas), indicadores de resultados (objetivos estratgicos), e indicadores de impacto (lineamientos de poltica / visin). Esta es la razn de ser de los tableros de control incluidos en el documento de metodologa (en particular los modelos 3 en adelante, ya que los modelos 1 y 2 corresponden a insumos y actividades y por ende no compete al monitoreo y evaluacin del PERSA). Este aspecto de la metodologa qued pendiente dado que se hace necesario precisar mejor lo que con ello se pretende y adems cul podra ser la manera prctica de abordarlo. A continuacin se explicit con los participantes las tareas pendientes: Se indic a los participantes que antes de la realizacin del segundo taller, ellos debern completar la elaboracin de la Matriz de M&E para el PERSA Hunuco en su conjunto. Se hizo hincapi en el hecho que esta tarea exige el involucramiento de las diversas instancias pblicas actores directos del sector agrario. Se deber replicar lo aprendido a lo largo del taller, trabajando todos los OEG, sus correspondientes OEE y las Acciones Estratgicas tanto Permanentes como Temporales. Para las Acciones Estratgicas Temporales - que se plasman en proyectos SNIP- se requiere que ubiquen los proyectos y dispongan de los marcos lgicos de los mismos, de manera que sea posible conocer los objetivos generales del proyecto, los indicadores correspondientes y su medio de verificacin. Finalmente se les indic que se estar haciendo un seguimiento de los avances en las tareas indicadas. III. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES
El conocimiento demostrado por los participantes en torno a M&E ha sido muy elemental. Los contenidos impartidos habran sido nuevos para casi todos. Quizs la situacin podra ser diferente en aquellas regiones donde se haya validado la metodologa de M&E, pero no necesariamente. En el taller participaron 17 profesionales del sector agrario regional, de los cuales 10 pertenecen a la DRA (8 a la oficina central y 2 de Agencias Agrarias); 2 del
RECOMENDACIONES
Dado que no se tiene evidencia de que en las dems regiones el nivel de manejo de los participantes en torno al M&E sea mejor que el demostrado en Hunuco, en los prximos talleres a desarrollarse en otras regiones es importante mantener las exposiciones-dilogo Nociones Bsicas de Monitoreo y Evaluacin; Indicadores, tipos y medios de verificacin; Matriz de M&E; etc. Es importante que tambin en las otras regiones, a la participacin de los integrantes de la DRA en el proceso
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Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID Gobierno Regional (Gerencia de Desarrollo Econmico y Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial); 3 Autoridades Locales de Agua (de Tingo Mara, Alto Huallaga y Alto Maran, rganos desconcentrados de la ANA); 1 de la ATFFS (Administracin Tcnica Forestal y de Fauna Silvestre, ex INRENA); y 1 de AGRO RURAL Cabe anotar que la participacin de las OPDs indicadas no fue permanente. De otro lado no participaron funcionarios de otras OPD como SENASA, INIA, PEAH (Proyecto Especial Alto Huallaga que entre otros vienen desarrollando programas de forestacin, apoyando pequeas empresas de produccin de flores y promoviendo el cultivo de cacao, en Tingo Mara) o el IIAP (Instituto de Investigacin de la Amazona Peruana, que viene desarrollando investigaciones para la promocin del cultivo de cocona para exportacin). Tampoco hubo participacin de Sierra Exportadora que brinda asistencia tcnica para el cultivo de alcachofa en la regin y para la forestacin con especies maderables y frutales. Se constat aceptacin del rol que debe cumplir la DRA en el monitoreo y evaluacin del plan estratgico del sector agrario en la regin (seguimiento de los indicadores de producto, resultado e impacto). No obstante, se evidenci que no existe una normativa en este sentido, normativa que se hace necesaria para contar con el compromiso de todos los actores del sector a entregar la informacin de forma clara y oportuna a la DRA para el cumplimiento de esta responsabilidad. Si bien el Plan Estratgico Regional del Sector Agrario de Hunuco y la Programacin del mismo evidenciaron un conjunto de limitaciones que se esperaba superar -al menos parcialmente- a travs de nuestra intervencin, ya est claro que ni este plan ni los planes estratgicos correspondiente a las dems regiones pueden ser modificados, en tanto estn aprobados o en proceso de aprobacin por las autoridades regionales y/o nacionales y por ende su modificacin solo podra hacerse mediando autorizacin expresa de dichas autoridades, lo cual es inviable. Esta situacin podra facilitar el trabajo en los futuros talleres (en tanto ya los planes y proyectos aprobados o en proceso de aprobacin, incluyen los indicadores y medios de verificacin para los objetivos y acciones estratgicas planteadas), pero no posibilita un apropiado aprendizaje por parte de los participantes ya que hay dificultades en la formulacin adecuada de los objetivos y/o los indicadores pues en la gran mayora de los casos no corresponden a los niveles estratgicos sino al nivel de actividades. El buen trmino del proceso iniciado con el primer taller, depender del nivel de cumplimiento de las tareas encargadas a los representantes de la DRA y del compromiso que asuman los participantes del Gobierno Regional y de las OPD. Ello exigir un adecuado nivel de seguimiento de parte del equipo consultor y contar con el apoyo necesario de parte de PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial de MINAG. En la realizacin del taller piloto, no se ha posibilitado que desde el inicio, los participantes expliciten su realidad respecto al qu es y cmo realizan el M&E para que desde esa situacin entiendan su importancia y se empoderen de la herramienta a implementar. de implementacin de la metodologa de M&E se sumen tambin la de responsables de planeamiento y desarrollo econmico del Gobierno Regional. Es vital contar con la participacin sostenida de los representantes de las OPD que actan en cada regin, en particular de aquellos que tienen un accionar relevante, como es el caso de PRONAMACHCS, SENASA, INIA, que podran dar cuenta de un conjunto significativo de acciones estratgicas permanentes para el logro de los objetivos estratgicos del sector agrario en las diferentes regiones. En el caso del sur andino debiera tambin evaluarse la participacin de MARENASS, el Proyecto Sierra Sur, CONACS, el Corredor Puno-Cusco y el PELT. En el caso de la sierra central habra que evaluar la inclusin de programa ALIADOS y en el caso de la sierra norte el Proyecto Sierra Norte y el Proyecto Especial JanSan Ignacio-Bagua, etc. Para garantizar la participacin efectiva de representantes de las OPD es necesario contar con el apoyo del MINAG, de forma que gestionen el compromiso de las jefaturas de las OPD, indicando a sus profesionales en las regiones que participen en el proceso de forma sostenida. En este sentido, la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG, en la persona de Jean Paul Philco expres que haban visto la necesidad de considerar la intervencin de la alta autoridad del Ministerio enviando carta a los Jefes del INIA, el SENASA o PRONAMACHCS para que ellos a su vez indiquen a sus profesionales en las regiones la necesidad de participar en el proceso iniciado. El rol monitor que debe asumir la DRA en relacin al plan estratgico del sector agrario en su regin, exige la dacin de una normativa especfica que posibilite y apoye el cumplimiento de esta tarea. Es imperativo contar con la Programacin del Plan Estratgico del Sector Agrario para las dems regiones (documento equivalente al Anexo N 01 del PERSA Hunuco) para el desarrollo de los talleres de implementacin de la metodologa de M&E. Es importante tambin contar con los marcos lgicos de los proyectos SNIP aprobados para conocer como se vienen planteando los objetivos generales, indicadores y medios de verificacin, que tambin deben ser incorporados al proceso de monitoreo y evaluacin. El desarrollo de las matrices de M&E debern corresponderse con los planes estratgicos y proyectos SNIP aprobados o en proceso de aprobacin, que como se plantea en las conclusiones adolece de deficiencias y limitaciones. No obstante, la consultora responsable del taller har notar estas limitaciones como parte de la transferencia de capacidades, aunque no pueda incorporar las modificaciones que seran pertinentes. En los siguientes talleres a realizarse en las DRAs incorporar en el Programa respectivo un diagnstico rpido sobre la realidad actual del M&E que inicie el dilogo entre los participantes y a partir de all, lograr que se entienda la importancia del M&E en la orientacin de su trabajo y en la identificacin de sus resultados.
27
IV.
TAREAS ASIGNADAS A LAS DRAS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E. FECHA DE ENTREGA RESPONSABLE
TAREA Revisin y precisin de la Cadena estratgica de Objetivos seleccionado en el PERSA. Plan de M&E (Con los contenidos Planteados) Diseo de Tablero de Control para cada Indicador: Recojo de Informacin Primaria y el Consolidado para la DRA Llenado Mensual del Tablero de Control para Cada indicador y envo a la DRA para el Consolidado Anlisis del tablero de Control Consolidado del Indicador con el Equipo Tcnico Reunin de Monitoreo Mensual con el Equipo Tcnico Entrega del Informe de Monitoreo Mensual
17 de Abril 2010
31 de Mayo, 30 de Junio 2010 01 de junio, 01 de julio 2010 01 de junio, 01 de julio 2010 02 de Junio, 02 de Julio 2010
DRA - OPA
28
ANEXOS
29
ANEXO A LISTA DE PARTICIPANTES

N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
APELLIDOS Y NOMBRES
Jonatan Alvarez Lamberto Flix Edilberto Martnez Rojas Wilmer Vctor Rondon Bardon Juan Cancin Salazar Rojas Emerson Santos Ramos Carmela Semily Trujillo Len Roger Crdova Livia Ada Campos Solrzano Judith Andrea Cuellar Lorenzo Oscar Diaz Dvila Erle Bustamante Scaglioni Nils No Fretel Orozco Manuel Alex Medrano Evangelista Miguel Alexander Collazos Cndor Buenaventura Marcelo Tadeo Nancy Betty Palomino Aguirre Benjamina Amiquero Nicolas
PROCEDENCIA
O.P.A. Hunuco O.P.A. Hunuco O.P.A. Hunuco O.P.A. Hunuco O.P.A. Hunuco O.P.A. Hunuco AGRO RURAL DIA GRPPAT GRDE ALA Tingo Mara ALA Alto Huallaga ALA Alto Maran ATFFS Hunuco AA Hunuco AA Ambo DPA
CARGO
Ingeniero Ciencias Agropecuarias IV Director Oficina de Planificacin Agraria Planificador III Planificador III Formulador de Proyectos Ingeniera Ciencias Agropecuarias II Jefe Ag. Zonal AGRORURAL Hunuco-Ambo-Pachitea Especialista en Estadstica e Informacin Agraria III Especialista Planificador Asesor de la Presidencia Regional Especialista en Operacin de Sistemas de Riego Especialista en Operacin de Sistemas de Riego Especialista en Operacin de Sistemas de Riego Tcnico Forestal Ingeniero Ciencias Agropecuarias IV Promotora Cadenas Productivas Ambo Ingeniera Ciencias Agropecuarias II
Profesionales participantes de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG: Mara Elena Rojas. Antonio Albornoz. Jean Paul Pillco. Carlos Maldonado. Fidel Castro. Lenclos Mallaupoma Profesionales participantes del PROSAAMER: Clara Martnez. Jim Carrera. Victoria Molina Profesionales participantes del Consorcio Pact Per swisscontact: Walter Aguilar Frances Patten Mara del Carmen Piazza. Leonor Cisneros.
30
ANEXO N 02
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION TUMBES I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria los das 03, 04 y 05 de Febrero en la ciudad de Tumbes.
II.
DESARROLLO DEL TALLER

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per Swisscontact coordin con la DRA Tumbes, quienes realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Tumbes. PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE Gobierno Regional (SGPE) DRA Agencia Agraria SENASA DIA DPA OPA DCA PERPT TOTAL
19 personas (ver relacin en Anexo A) y la
PRIMER DIA 4 4 3 1 2 1 2 2 1 20
SEGUNDO DIA 2 5 4 1 2 1 3 1 19
TERCER DIA 3 4 4 1 2 1 3 1 19
Asimismo, estuvo presente 01 representante del PROSAAMER (Jim Carrera), 01 representante de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG (Magaly Joaqun) y la Facilitadora (Ute Orestes).
31
METODOLOGA UTILIZADA La metodologa utilizada para abordar cada aspecto del Programa fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenaria. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicitada en el formato solicitado. Presentacin en plenaria de los resultados de los trabajos de grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado en los grupos. . El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin Tumbes. PROGRAMA:
1 DIA 8:00 8:30 Inscripcin de Participantes 8:30 8:50 Bienvenida a los participantes e inauguracin del taller. Representante de la DRA 8:50 9:20 Presentacin de los participantes. Dinmica 9:20 9:50 Presentacin del taller: Objetivo, metodologa, programa, roles y reglas. Exposicin 9:50 11:05 Anlisis de caso: Importancia y asertividad de la toma de decisiones (Anlisis de caso). Ejercicio grupal 1 y Plenaria 11:05 11:20 REFRIGERIO 11:20 12:05 Definicin y elementos del M&E. Ejercicio grupal 2, Plenaria y Exposicin. 12:05 12:35 M&E: Objetivos e Indicadores Ejercicios grupal 3, Plenaria y Exposicin. 12:35 14:00 ALMUERZO 14:00 15:00 Continuacin de M&E: Objetivos e Indicadores. Ejercicios grupal 4, Plenaria y Exposicin. 2 DIA 8:30 8:50 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin de los grupos de Resumen Da 1 y Evaluacin Da 1. 8:50 10:50 Aplicacin del Proceso de M&E: Cadena Estratgica de objetivos e indicadores del PERSA. Exposicin, Ejercicio Grupal 6 y Plenaria. 3 DIA 8:30 8:50 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin de los grupos de Resumen Da 2 y Evaluacin Da 2. 8:50 10:00 Continuacin de aplicacin del Proceso de M&E: Organizacin del M&E 10:00 10:40 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del Plan de M&E - Esquema Exposicin.
10:50 11:05 REFRIGERIO 11:05 12:30 Aplicacin del Proceso de M&E: Construccin de la Matriz de M&E Exposiciones, Ejercicios grupales 7, 8 y 9, Plenaria.
10:40 10:55 REFRIGERIO 10:55 12:50 Aplicacin del Proceso de M&E: Recojo de Informacin segn perodo establecido. Exposicin, Ejercicio grupal 13, Plenaria.
12:30 14:00
ALMUERZO
12:50 14:15
ALMUERZO
14:00 14:35 Continuacin de aplicacin del Proceso de M&E: Construccin de la Matriz de M&E
14:15 15:25 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del consolidado del Tablero de Control del Indicador. Exposicin, ejercicio grupal 14 y Plenaria. 15:25 15:45 Aplicacin del Proceso de M&E: Anlisis del Tablero de control consolidado del Indicador. Exposicin.
32
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 1 DIA 2 DIA 3 DIA 15:45 16:00 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin Preliminar del Informe de Monitoreo. Exposicin. 16:00 16:15 Aplicacin del Proceso de M&E: Realizacin de Reuniones Tcnicas de Monitoreo. Exposicin. 16:15 16:30 Aplicacin del Proceso de M&E: Presentacin y distribucin del Informe final de Monitoreo. Exposicin. 16:30 16:45 Tareas y compromisos de la DRA Exposicin. 16:45 17:15 Evaluacin del taller. Clausura del taller: Representante del Gobierno Regional.
15:00 17:00 El proceso de M&E Ejercicio grupal 5 y Plenaria.
14:35 16:35 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin de los Tableros de Indicadores - Proceso de Diseo de formatos de recojo de informacin. Ejercicios grupales 10 y 11, plenarias y Exposicin. 16:35 17:00 Aplicacin del Proceso de M&E: Organizacin del M&E Exposicin, Ejercicio grupal 12, plenaria.
17:00 Evaluacin del da
ACCIONES REALIZADAS: SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS

Anlisis de caso del hundimiento del Titanic analizando todos los aspectos de la gestin de un proyecto: priorizacin de objetivos organizacin insumos claridad de roles responsabilidad de mando actitudes y valores informacin toma de decisiones Desarrollo de las definiciones de los trminos monitoreo, evaluacin, la finalidad de esta herramienta de gestin y los elementos que requiere su realizacin En base a un ejemplo de la vida diaria, los participantes desarrollaron las definiciones de los trminos objetivo e indicador. Exposicin sobre las definiciones de los trminos indicados, el proceso de elaborar y priorizar indicadores y
OBSERVACIONES8
Los participantes analizaron el texto y concluyeron que el tema central era la importancia de tomar decisiones en base a informacin clara y confiable. Esto requiere una revisin profunda de la calidad de la informacin brindada y de ser posible realizar consultas a una segunda fuente de informacin. Los participantes mostraron mucho entusiasmo para el debate y el anlisis del tema. Se realiz perfectamente este ejercicio ya que los integrantes de la OPA de la DRA de Tumbes tienen un manejo amplio de la teora y de las normas con respecto al tema de M&E. Haba problemas en desarrollar la formulacin de un objetivo y en precisar los indicadores al respeto. Las respuestas a preguntas en los grupos de trabajo y en plenaria as como la profundizacin del tema a travs de la exposicin superaron algunas dudas y ampliaron los conocimientos de los participantes.
La importancia de la toma de decisiones
Definicin de M&E
Objetivos e indicadores
33
SESION

los tipos de indicadores. En base a lo expuesto, los participantes realizaron un ejercicio de relacionar objetivos con indicadores.
OBSERVACIONES8
Sin embargo, requieren de un reforzamiento prctico p.e. con un taller que se focalice en el tema de planificacin y el desarrollo de objetivos e indicadores. Algunos participantes demostraron dificultades en el desarrollo del ejercicio predefinido de relacionamiento entre objetivos e indicadores (basado en un ejemplo extrado de un PERSA), los grupos que contaron con integrantes de la OPA avanzaron ms rpido y con mayor criterio. El juego de domin permiti a los participantes conocer los pasos y herramientas a aplicar y reflexionar sobre la lgica del proceso de M&E planteada. Sin embargo, necesitaron mucho tiempo en realizarlo y no encontraron en todo los casos la lgica del proceso. Se super dudas sobre la lgica del proceso de M&E en base a la exposicin y la atencin de preguntas. Los pasos indicados por las tarjetas del domin se constituyen en el medio de orientacin visual para la ejecucin del programa. Los participantes tuvieron algunos problemas de identificar y diferenciar los niveles de alcance de los objetivos, especialmente entre la finalidad y el resultado. Tambin aqu el desempeo de la OPA en los grupos fue importante para el buen desarrollo del ejercicio. Se atendi las preguntas en plenaria y se reforz el conocimiento sobre el enlazamiento de objetivos e indicadores a travs de la exposicin. Los grupos de trabajo desarrollaron diferentes posibilidades de ordenar las tarjetas del ejemplo real de un PERSA. Se desarroll un debate intensa e interesante sobre la diversidad posible de respuestas estratgicas a un problema y los criterios de priorizacin en base a las capacidades institucionales y las condiciones del entorno. A los participantes les cost identificar los pasos y elementos para realizar el M&E. Se decidi proceder a exponer y explicar la Matriz de M&E y sus diferentes rubros y se aclar las 34
Juego de domin en base a los pasos y herramientas del proceso de M&E entrelazando los subprocesos de planificacin, M&E y la realizacin de ajustes a la gestin. Exposicin del proceso de M&E segn lo estipulado en el SIME reforzando la interrelacin entre los subprocesos.
Proceso de M&E
Cadena estratgica de objetivos e indicadores de un PERSA
Los participantes armaron en base a un juego de tarjetas con objetivos e indicadores de una cadena de objetivos predefinido. Exposicin sobre cadenas de objetivos, su jerarqua y enlazamiento. Aplicacin del conocimiento para armar una cadena de objetivos en base a un ejemplo de un Persa en tarjetas
Matriz de M&E
En base a una lluvia de ideas, los participantes identificaron los pasos y elementos para realizar el M&E y construyeron as el formato de la Matriz de M&E,
SESION

herramienta para el diseo a detalle de la informacin requerida: objetivo, indicador, definicin del indicador, unidad de medida, variables y forma de clculo, medio de verificacin, mtodo de recoleccin de datos, frecuencia y responsable. Se realiz una exposicin para presentar la matriz y explicar sus rubros. Para familiarizarse con la Matriz y sus elementos, se realiz un rompecabeza basado en tres ejemplos desarrollados en tarjetas mezclados. En base a este esquema, los participantes aplicaron la Matriz a objetivos extraidos de un PERSA. En base a un ejemplo predefinido, los participantes desarrollaron el formato de recojo de informacin primaria, el ltimo eslabn a realizar para obtener datos de los medios de informacin identificados. Posteriormente se analizaron los formatos diseados determinando criterios de precisar y complementar las variables del indicador. En base a la exposicin de los elementos para la organizacin del M&E y su explicacin (actores, estructura, funciones, cronograma de actividades) y con referencia a la cadena de objetivos seleccionada, los participantes desarrollaron sus propuestas. En base a una exposicin se resumi la finalidad y los elementos del Plan de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores. En base al ejercicio anterior del Tablero de control del Indicador (formato predefinido y rellenados) y orientado en la medicin del indicador, los participantes disearon el formato del Tablero de Control consolidado y lo llenaron con los datos obtenidos. Posteriormente identificaron y explicitaron los pasos que
OBSERVACIONES8
dudas y preguntas expresados por parte de los participantes. Algunos grupos de trabajo tuvieron bastante problemas en resolver el ejercicio de rompecabeza, incluso en identificar los indicadores. Al aplicar la Matriz a algunos objetivos e indicadores de una cadena seleccionada de un PERSA, los grupos de trabajo realizaron todos los pasos de la Matriz y elaboraron los insumos requeridos. Sin embargo, el trabajo careci de una mayor profundidad de anlisis de cada objetivo e indicador trabajado que se expres en un desarrollo dbil de la descripcin del indicador y de la identificacin de variables a medir.
Tableros de Indicador
Control
del
Los participantes tenan un manejo muy bueno de la herramienta a partir de un ejemplo concreto de su mundo laboral. No haba mayor problema en desarrollar el formato. Aplicaron con entusiasmo y criterio sus conocimientos de ingenieros y desglosaron a detalle los datos requeridos.
Organizacin de M&E
Los participantes estn familiarizado con este tipo de tarea. Desarrollaron el ejercicio hasta una precisin de propuesta final para la DRA para la organizacin de M&E del PERSA bajo la conduccin de la OPA.
Plan de M&E
Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin. Todos los grupos desarrollaron y llenaron su formato. Sin embargo, solo algunos identificaron y aplicaron criterios de ordenamiento y resumen de los datos posibilitando as tambin la interpretacin de mayores cantidades de informacin. Los pasos realizados para la elaboracin del formato se desarrollo en conjunto en plenaria. 35
Tablero de consolidado
Control
SESION

realizaron para la elaboracin del formato. En base a los Tableros de Control consolidados y con una hoja con preguntas orientadoras, los participantes realizaron el anlisis del indicador con respecto a su cumplimiento. Expusieron en plenaria sus resultados y analizaron la utilidad y aplicabilidad de las preguntas al ejemplo. En base a una exposicin se resumi los elementos del Informe de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores. Se realiz una exposicin sobre las reuniones de retroalimentacin de los informes de M&E por parte del equipo tcnico o por parte de los actores involucrados en la ejecucin del PERSA. Se realiz una exposicin sobre los pasos a realizar y las definiciones a tomar para la distribucin del Informe de M&E.
OBSERVACIONES8
Anlisis del Tablero Control consolidado
de
No todos los grupos supieron analizar el tablero y responder las preguntas. Falta una profundizacin de conocimiento en tcnicas de anlisis de problemas y datos. Se termin debatiendo el ejercicio y las respuestas en plenaria explicando nuevamente cada pregunta y las posibles respuestas en base a la informacin disponible. Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin, especialmente sobre el alcance de cada informe.
Informe de M&E Reuniones de revisin del Informe de M&E
Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin.
Presentacin y distribucin del Informe de M&E
Los participantes no tenan preguntas al respeto.
III.
EVALUACION DEL TALLER
La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. De los resultados que se presenta a continuacin, se observa que en ambos das los participantes evaluaron positivamente el desarrollo del taller, evidencindose una mejora en la evaluacin del 2 da.
36
RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA
ESTADO DE ANIMO
PRIMER DIA 69% 31% 0% 0%
SEGUNDO DIA 81% 19% 0% 0%
La Evaluacin del Taller, 15 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller (ver resultados en el Anexo B). A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 62% lo calific como Muy Interesantes y el 34% Interesantes. De ellos, sobresalen los siguientes rubros que fueron calificados como Muy Interesantes: Proceso de M&E calificado por el 80% de los participantes, Plan de M&E calificado por el 73% de participantes y Toma de decisiones calificado por el 71%. Sobre la organizacin y secuencia, el 33% lo calific como Muy Buena y el 67% como Buena. Sobre la Utilidad, el 53% lo calific como tiles, y el 47% como Muy tiles. Finalmente, respecto al Temario el 51% lo calific como Bueno y el 47% como Muy Bueno, es decir el 98% expres su conformidad por los temas expuestos. En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: el 47% calific como Muy Bueno y el 53% como Bueno. Sobre El Manejo del Tiempo: el 13% calific como Muy Bueno y el 80% como Bueno. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 73% calific como Bueno y el 20% como Muy Bueno. Finalmente, respecto a la Metodologa el 69% lo calific como Bueno y el 27% como Muy Bueno, es decir el 96% consider apropiada la Metodologa diseada para el taller. Sobre la facilitadora, el 73% calific como Muy Buena y el 27% como Muy Buena. Sobre los resultados, el 73% considera que fueron logrados En Gran Medida y el 20% de Regular para Arriba, es decir; el 93% expresa su conformidad. Sobre los objetivos el 70% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 28% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 98% expresa una situacin favorable.
37
Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 53% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 40% de Regular para Arriba, es decir el 93% expresa una satisfaccin favorable. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
Se transfiri a los participantes del taller la metodologa de monitoreo y evaluacin SIME con todos los pasos y herramientas para la elaboracin del Plan de Monitoreo y Evaluacin y de los Informes de Monitoreo mensual y semestral. Se incluy un reforzamiento de conocimientos y capacidades en el anlisis y desarrollo de objetivos e indicadores as como de cadenas de objetivos. Se aplic las herramientas para la elaboracin del Plan de M&E y para la elaboracin del Informe de Monitoreo a ejemplos extrados de PERSAs, no se realiz la aplicacin a un ejemplo del PERSA de Tumbes. Los participantes mostraron un buen nivel de participacin activa en el evento. Se cont con una composicin favorable de participantes para la ejecucin de las tareas de M&E. El grupo de participante tena una interaccin y comunicacin muy bien elaborada y una comunicacin horizontal extensa, lo que favorecer la organizacin del M&E en la DRA. Algunos participantes mostraron un muy buen nivel de conocimientos tericos y de organizacin del trabajo y tienen capacidad de desarrollar los procedimientos requeridos dentro de las herramientas transferidas. El grupo en su conjunto mostr un gran inters en la metodologa de trabajo, consider los conceptos y las herramientas como muy tiles, El grupo trabaj desde el principio con voluntad, inters y persistencia los temas del taller. Eso se expres en la puntualidad de casi todos los participantes y una baja fluctuacin para atender otros temas pendientes. En general, haba un clima de trabajo muy bueno y una alta disponibilidad de interaccin y colaboracin horizontal. El grupo mostr gran capacidad en autoorganizarse. En el marco de la realizacin del M&E, se aplicar las herramientas presentados en el taller para una mayor anlisis de la coherencia de los objetivos e indicadores y la revisin de cadenas de objetivos a la cadena de objetivos seleccionada del PERSA de Tumbes. Se acompaar y se asesorar a la DRA/ OPA en la aplicacin de los herramientas a una cadena de objetivos del PERSA de Tumbes.
IV.
Se recomienda la realizacin de talleres de profundizacin de desarrollo de objetivos e indicadores as como de tcnicas de anlisis de problemas y sus soluciones para generar una base de conocimiento ms amplio en la DRA Tumbes.
38
V.
TAREAS ASIGNADAS A LAS DRAS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E. FECHA DE ENTREGA RESPONSABLE
19 de Marzo 2010
30 de Abril, 31 de Mayo, 30 de Junio 2010 03 Mayo, 01 de junio, 01 de julio 2010 03 Mayo, 01 de junio, 01 de julio 2010 04 de Mayo, 03 de Junio, 03 de Julio 2010
DRA - OPA
39
ANEXOS
40
N APELLIDOS Y NOMBRES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Martn Maceda Espinoza Soledad Zegarra Valladolid Christian Dios Romero Gian Franco Mendoza Ramrez Miguel Muro Vera Walter Castillo Lozano Jorge Pea Moretti Csar Seminario Borrero Juan Arriola Oliva Juan de Dios Periche Paiva Violeta Cisneros Borrero Manuel Reyes Floriano Carlos Cedillo Crdova Luis Cspedes Dioses Csar Dvalos Del Carpio Pedro Lavalle Dios Vctor Mandola Daz Luis Bardales Perez Juan Vigo Rivera Borllia Domnguez Granda Orlando Nima Valladolid Angel Garca Castilllo Roberto Izasi Rugel
PROCEDENCIA
Gobierno Regional (SGPE) Gobierno Regional (SGPE) Gobierno Regional (SGPE) DRA Tumbes AA Contralmirante Villar SENASA DIA Piura AA Corrales AA Corrales DPA Tumbes OPA Tumbes DIA Tumbes DCA Tumbes Gobierno Regional PERPT OPA Tumbes DCA Tumbes DRA Tumbes DRA Tumbes DRA Tumbes DCA Tumbes AA Contralmirante Villar AA Corrales
1er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
2do DIA
X X X X X X X X X X X X
3er DIA
X X X X X X X X X X X X X
X X X X X X X
X X X X X X 19
TOTAL
20
19
41
ANEXO B EVALUACION DEL TALLER

I.- TEMARIO Califique los temas tratados segn los siguientes criterios: 1.1. Eje Temtico Muy Interesantes La toma de decisiones y el xito en la gestin El 71% Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e 53% Indicadores. El Proceso de M&E 80% El Plan de M&E 73% El recojo, anlisis de informacin para el 47% monitoreo. El Informe de Monitoreo 47% Promedio 62% Temas 1.2. Organizacin y secuencia Muy Buena 33% 1.3. Utilidad Muy tiles 47% II.- METODOLOGIA Califique los siguientes aspectos metodolgicos: 2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Buenos 47% 2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 13% 2.3. Los materiales de apoyo Muy Buenos 20% Buenos 73% Regulares 7% Malos 0% Muy Malos 0% Bueno 80% Regular 7% Malo 0% Muy Malo 0% Buenos 53% Regulares 0% Malos 0% Muy Malos 0% Utiles 53% Moderadamente tiles 0% Poco tiles 0% Buena 67% Regular 0% Mala 0% Interesantes 21% 47% 20% 20% 53% 40% 34% Moderadamente interesantes 7% 0% 0% 7% 0% 13% 5% Poco interesantes 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
III.- EL/LA FACILITADOR/A Muy Buena(s) Facilitador/a 73% Buena(s) 27% Regular(es) 0% Mala(s) 0%
42
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID IV- RESULTADOS Califique las siguientes proposiciones: 4.1. Mis conocimientos y habilidades sobre el tema se incrementaron En gran medida 73% De regular para arriba Moderadamente 20% 7% Poco 0%
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron En gran De regular medida arriba Fortalezcan sus conocimientos en M&E y su 60% 40% importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para realizar 80% 20% el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de 73% 20% herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de M&E. 67% 33% Promedio 70% 28% 4.3. Mis expectativas fueron satisfechas En gran medida 53% De regular para arriba 40% Moderadamente 7% Poco 0% Objetivos: Que los participantes para Moderadamente Poco 0% 0% 7% 0% 2% 0% 0% 0% 0% 0%
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ANEXO N 03
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION PASCO I. INTRODUCCION
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional de Agricultura los das 3, 5 y 5 de febrero de 2010 en la ciudad de Pasco.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Pasco, quienes realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVOS Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Pasco. METODOLOGA UTILIZADA Se trabajaron los 08 aspectos mencionados en el Objetivo del Taller y la metodologa utilizada para abordar cada aspecto fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenaria. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicitada en el formato solicitado. Presentacin en plenaria de los resultados de los trabajos de grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado en los grupos. El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin Pasco
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PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de 10 personas (ver relacin en Anexo N A) y la composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE Gobierno Regional DRA Agencia Agraria DCA DIA OPA DPA REDES - ALTURA Otros TOTAL PRIMER DIA 1 5 4 2 4 1 1 2 20 SEGUNDO DIA 2 5 2 1 1 11 1 1 10 TERCER DIAL 6 2
Asimismo, estuvo presente 01 profesional de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG (Antonio Albornoz), la Facilitadora (Mara del Carmen Piazza) y una asistente (Vanessa Cantoral); ambos del Consorcio Pact Per. PROGRAMA: 1 DIA
8:30 9:00 Inscripcin de Participantes 9:00 9:20 Inauguracin del taller. 9:20 9:50 Presentacin de los participantes y de los Objetivos y Metodologa del taller. 9:50 11:30 Importancia y asertividad de la toma de decisiones Ejercicio en grupos: Lectura del Titanic Plenaria REFRIGERIO 11:45 12:00 Definicin y elementos de M&E Ejercicio Lluvia de ideas en Plenaria: Qu es, para qu sirve y qu se necesita para el M&E? Preguntas y comentario sntesis. 12:00 13:00 Exposicin dialogada: Conceptos y elementos de M&E, relaciones lgicas segn nivel de la cadena estratgica ALMUERZO 14:30 15:30 Indicadores y tipos de indicadores Ejercicio en grupos: Cmo saber si un profesor es autoritario? Plenaria Exposicin dialogada: tipo de
2 DIA
09:00 11:00 Continuacin de la Formulacin de los Indicadores de la cadena de objetivos seleccionada e identificacin de sus medios de verificacin. Trabajo de grupos 11:00 11:30 Plenaria del trabajo de grupos.
3 DIA
9:00 10:00 Exposicin sntesis de lo avanzado en el taller Ficha del indicador: utilidad y ejemplos 10:00 11:30 Organizacin del sistema de M&E Exposicin dialogada Conversatorio: diagnstico, necesidades y posibilidades para la puesta en marcha del sistema de M&E
REFRIGERIO 11:45 12:30 Matriz de M&E Exposicin dialogada y ejemplos
REFRIGERIO 11:45 12:30 Plan de Monitoreo Exposicin dialogada Conversatorio sobre necesidades y posibilidades de organizacin del M&E 12.30 13:00 Informes de Monitoreo Presentacin dialogada ALMUERZO 14:30 15:30 Presentacin de tareas pendientes: Tarea 1: Matriz de M&E hasta el nivel de acciones estratgicas Tarea 2: Organizacin y funciones
12:30 13:00 Inicio de la elaboracin de la Matriz de M&E. Trabajo de grupos ALMUERZO 14:30 15:30 Continuacin de la elaboracin de la matriz de M&E de la Cadena de Objetivos seleccionada. Trabajo de grupos
45
1 DIA
indicadores, caractersticas y ejemplos 15:30 16:00 Ejercicio grupal: Relacionar objetivos con indicadores segn nivel de la cadena lgica Plenaria
2 DIA
15:30 16:00 Plenaria: presentacin del trabajo de grupos
3 DIA
15:30 16:00 Definicin de fechas de entrega de avances preliminares (al mes de realizado el taller). Presentacin de la Tarea 3: Seleccin de 01 cadena de objetivos a monitorear (hasta el nivel de actividades) en base a las acciones prioritarias que ejecuta la DRA REFRIGERIO Evaluacin del taller
REFRIGERIO 16:15 17:00 Revisin de los indicadores del PERSA y ajustes a la cadena lgica; para 02 OEE de la cadena de Objetivos seleccionada hasta el nivel de Acciones Estratgicas. Inicio del trabajo de grupos
REFRIGERIO 16:15 17:00 El proceso de M&E Presentacin dialogada en plenaria

Presentacin del marco de referencia en que se desarrolla el taller
ASPECTOS ABORDADOS
RELEVANTES
OBSERVACIONES9
Importancia de la toma de decisiones Definicin y elementos de M&E Cadena Estratgica e indicadores
Importancia de un Sistema integrado de planeamiento, monitoreo y evaluacin. Enfoque de Gestin por Resultados. Fortalecimiento institucional de las DRA. Cadena de mando, importancia de la informacin y del seguimiento misma, asertividad. Definiciones y utilidad del M&E. Tipos de indicador segn nivel de la cadena estratgica
El trabajo en grupos fue de mucha utilidad para generar el inters de los participantes respecto al M&E
Construccin de la Matriz de M&E para dos O.E.E del PERSA Definicin de las columnas de la matriz
El proceso de M&E
Secuencia lgica entre Planificacin, Monitoreo y Evaluacin: fases, productos, requerimientos y retroalimentacin
Algunos indicadores del PERSA no corresponden al nivel de O.E.E. Se identific en el PERSA la ubicacin de las Acciones Estratgicas (Planes de accin y proyectos de inversin aprobados) La presentacin permiti ver el proceso de M&E en su dinmica cotidiana, previo al tema de los requerimientos de organizacin del sistema de M&E La sesin permiti avanzar en
46
SESION
ASPECTOS ABORDADOS
RELEVANTES
OBSERVACIONES9
un diagnstico rpido sobre la realidad actual del M&E y a partir de all, lograr que se entienda su importancia en la orientacin de su trabajo y sus beneficios en la identificacin de sus resultados. Algunos participantes mostraron preocupacin por el tema de la insuficiencia de recursos humanos y materiales para el M&E
Organizacin del M&E
Responsable, proveedores de informacin y usuarios. Organizacin, funciones y flujo de informacin
Elaboracin del Plan de M&E
Elaboracin de informes de M&E
Contenido Bsico: Matriz de M&E para los 6 OEG hasta el nivel de Acciones Estratgicas Seleccin de una cadena estratgica e identificacin de indicadores de actividad Organizacin de la DRA y delimitacin de funciones Contenido de los informes de M&E: reportes segn nivel de la cadena lgica y anlisis cuanti y cualitativo del nivel de avance.
III.
A continuacin se presenta los resultados de la evaluacin realizada al finalizar el ltimo da del taller10 (Ver Anexo C). La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. El segundo da no se realiz evaluacin porque la mitad de los asistentes del taller tuvo que salir de comisin al presentarse emergencias por lluvias en los distritos cercanos.
10
Total de asistentes: 08, los otros participantes tuvieron que viajar, desde el segundo da del taller, a la zona de selva de la regin para evaluar posibles daos ocasionados por problemas climticos. 47
RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA
ESTADO DE ANIMO
PRIMER DIA 7% 45% 46% 2%
La Evaluacin del Taller, 8 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller (ver resultados en el Anexo C). A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 25% lo calific como Muy Interesantes y el 65% Interesantes. De ellos, todos los rubros fueron calificados mayormente como Interesantes, as el rubro El Informe de Monitoreo obtuvo est calificacin con el 88% y el rubro El Proceso de M&E obtuvo el 75%. Sobre la organizacin y secuencia, el 13% lo calific como Muy Buena y el 63% como Buena. Sobre la Utilidad, el 50% lo calific como tiles, y el 38% como Muy tiles. Finalmente, respecto al Temario el 59% lo calific como Bueno y el 25% como Muy Bueno, es decir el 94% expres su conformidad por los temas expuestos. En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: Todos los participantes calificaron como Bueno los ejercicios planteados. Sobre El Manejo del Tiempo: el 63% calific como Bueno. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 88% calific como Bueno los materiales preparados para el taller. Finalmente, respecto a la Metodologa el 83% lo calific como Bueno, es decir el grupo consider apropiada la Metodologa diseada para el taller. Sobre la facilitadora, el 38% calific como Buena y el 25% como Muy Buena. Sobre los resultados, el 25% considera que fueron logrados En Gran Medida y el 63% de Regular para Arriba, es decir; el 88% expresa su conformidad. Sobre los objetivos el 38% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 34% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 72% expresa una situacin favorable. Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 38% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 38% de Regular para Arriba, es decir el 76% expresa una satisfaccin favorable.
48
En general, la mayora de participantes considera que el contenido del taller es interesante y til, que se cumplieron los objetivos y se satisficieron sus expectativas. Este resultado es positivo si se toma en cuenta que algunos profesionales de la DRA estn participando en un curso virtual sobre gestin pblica, que incluye en parte los temas abordados en el taller, pero carecen de experiencia prctica ms all del monitoreo del POI. En el taller se ha procurado presentar ejemplos prcticos del funcionamiento de los sistemas de M&E. De acuerdo a la evaluacin realizada por los participantes, un aspecto que se requiere mejorar es el manejo del tiempo. Cabe sealar al respecto que se opt por trabajar en grupos en funcin de 02 O.E.E. del PERSA Pasco y adems, se decidi que cada comisin presente sus resultados en plenaria, por lo cual se alteraron los horarios establecidos en el programa. Ello para avanzar en base al trabajo de planificacin realizado en la regin y aprovechar el taller como una oportunidad para avanzar en el Plan de M&E. Esta opcin, que gener buenos resultados en funcin de las tareas pendientes de la DRA, signific reducir el tiempo dedicado a algunos ejercicios, particularmente en el caso de: Ejercicio 5: Construccin del proceso de M&E (Tcnica del Domin). Este ejercicio fue presentado en plenaria, para brindar elementos relacionados con la secuencia y necesidades de organizacin del Plan de M&E e intercambiar comentarios, pero la poca experiencia de los participantes en monitoreo requiere que se incida ms en el tema de la implementacin del sistema de M&E en el segundo taller. Ejercicios relativos al proceso de consolidacin de la informacin y la elaboracin de informes de monitoreo, los mismos que se realizarn en el segundo taller en base a la cadena lgica que seleccione la DRA previamente. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES
Se constat aceptacin del rol que debe cumplir la DRA en el monitoreo y evaluacin del plan estratgico del sector agrario en la regin (seguimiento de los indicadores de producto, resultado e impacto), pero se carece de recursos humanos en cantidad suficiente y de una normatividad en este sentido.
IV.
RECOMENDACIONES
El MINAG, como ente rector de la poltica nacional agraria, debe emitir una normativa para contar con el compromiso de todos los actores del sector a entregar la informacin de forma clara y oportuna a la DRA para el cumplimiento de esta responsabilidad. En particular, debe promoverse el compromiso del gobierno regional, cuya participacin en el taller fue puntual y nicamente durante la primera sesin del primer da. Se trabajar con una cadena de objetivos, sobre la cual la DRA tiene competencias especficas. Si bien los Planes Estratgicos Regionales del Sector Agrario evidencian limitaciones en materia de los indicadores identificados, no pueden ser modificados, en tanto estn aprobados o en proceso de aprobacin por las autoridades regionales y/o nacionales. Esta situacin, sin embargo, no impide reasignar algunos indicadores al nivel adecuado de la cadena lgica correspondiente y complementar con 49
El Plan de M&E se iniciar con las acciones cuya ejecucin competen a la DRA.
indicadores pertinentes la Matriz de M&E. La OPA asumir la conduccin del proceso (anlisis de consistencia de los indicadores y matriz de M&E, propuesta de organizacin del sistema de M&E, pero se recomend involucrar a otras oficinas/direcciones que pueden proveer informacin)
V.
TAREAS ASIGNADAS A LAS DRA PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E. FECHA DE ENTREGA RESPONSABLE
19 de Marzo 2010
DRA - OPA
50
ANEXOS
51
N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
APELLIDOS Y NOMBRES
Albino Sierra Santiago Ana Sinche Rodrguez Misael Suarez Yauri Anglica Lazo Mancilla Gaudencio Njera Jimnez Aldo Soto Gmez Rayda Verstegui Huanca Margarita Daz Barrios Pedro Castro Cespedes Guillermo Cruz Reyes Norma Damazo Sols Elizabeth Aramburu Gonzales Carlos Bonifacio Chamorro Ascencio Poma Aguilar Francisco Vargas Gonzales Vanessa Rojas Flores Jaime Santiago Rivera Benedicto Chacn Ayala Santiago Ayni Mendoza Marco Pumahuanca Mery Huamn Vega Rusbel Ayra Alvino Yony Alvarado Ramos
PROCEDENCIA
AA Daniel Carrin AA Oxapampa DPA Pasco DIA Pasco Gobierno Regional Pasco DRA Pasco DRA Pasco DIA Pasco OPA Pasco Programa Redes DCA Pasco DIA Pasco DIA Pasco DRA Pasco DRA Pasco AA Pasco AA Pasco DRA Pasco Otros Otros Gobierno Regional - Planeamiento Otros DRA Yanahuanca TOTAL
1er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
2do DIA
X X X X
3er DIA
X X X X
X X
X X
X X
X X
X X X 20 11 10
52
ANEXO B MATRIZ DE M&E

INDICADORES DEFINICIN DEL INDICADOR Y UNIDAD DE MEDIDA VARIABLES Y FORMA DE CALCULO
Satisfaccion con los servicios recibidos: Productores satisfechos entre el total de productores
MEDIO DE VERIFICACIN
Encuesta sobre niveles de satisfaccion
METODO DE RECOLECCIN DE DATOS

Muestra al azar
FRECUENCIA
RESPONSABLE
OEG 5: Mejorar la calidad de los servicios agrarios ofrecidos y su accesibilidad Aumentar el nivel de U.M.Porcentaje: productores satisfaccion de los usuarios satisfechos con la calidad de los a un 70% al 2015 servicios agrarios recibidos A inicio y al final del DRA - OEI periodo comprendido en el plan DRA - OEI
OEE 5.2: Ampliar la cobertura del sistema de informacin agraria confiable y oportuna a los centros de produccin agropecuaria Encuesta a Muestra al azar a productores Anual U.M. Porcentaje: productores Incremento de ingresos: mejoran sus ingresos a partir de Productores que mejoraron sus productores la informacin obtenida ingresos entre el total de agropecuarios productores ACCION ESTRATEGICA 5.2.1: Actividad de informacin agraria Encuesta a Muestra al azar a productores Anual - 30% de agricultores U.M. Porcentaje: productores Acceso oportuno a la reciben oportunamente y usan la informacin agraria: productores acceden a informacin en forma adecuada al 2015 informacin proporcionada Productores que acceden agropecuarios oportunamente a la informacin entre el total de productores ACTIVIDADES 5.2.1.1: Programas de difusion de informacion - 12 Escritos anuales, 04 tv Programas emitidos: nmero de Programas segn medio de Contratos Revisin de los programas Mensual mensual, 04 radio m ensual, programas segn tipo de difusin difusin: num ero de programas Programas 12 internet anual emitidos entre lo program ado 30% de productores mejoran sus ingresos al 2015 ACTIVIDAD 5.2.1.2: Produccion de informacion estadistica agraria - 12 Boletines agrcolas Boletines Boletines publicados: nmero de Boletines publicados: num ero publicados anualmente boletines publicados de boletines publicados entre lo programado ACTIVIDAD 5.2.1.3: Alianzas con instituciones publicas para difusin de informacin agraria 2 convenios suscritos Convenios firmados: numero de Convenios firmados: numero de Convenios anualmente convenios difusiones entre lo programado 12 Escritos anuales, 04 tv Programas, notas Programas emitidos: nmero de Programas segn medio de mensual, 04 radio m ensual, programas segn tipo de difusin difusin e institucion aliada: de prensa 12 internet anual y segn institucion aliada numero de programas emitidos entre lo programado Revisin de los boletines Mensual
DRA - OEI
DRA - OEI
DRA - OEI
Revisin de los convenios
Mensual
DRA - OEI
Revisin de los programas, notas de prensa, etc
Mensual
DRA - OEI
53
I.- TEMARIO
ANEXO C EVALUACION DEL TALLER
Califique los temas tratados segn los siguientes criterios: 1.1. Eje Temtico Muy Interesantes La toma de decisiones y el xito en la 38% gestin El Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e 38% Indicadores. El Proceso de M&E 13% El Plan de M&E 25% El recojo, anlisis de informacin para el 25% monitoreo. El Informe de Monitoreo 13% Promedio 25% Temas 1.2. Organizacin y secuencia Muy Buena 13% 1.3. Utilidad Muy tiles 38% II.- METODOLOGIA Califique los siguientes aspectos metodolgicos: 2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Buenos 0% Buenos 100% Regulares 0% Malos 0% Muy Malos 0% Utiles 50% Moderadamente tiles 13% Poco tiles 0% Buena 63% Regular 13% Mala 13% Interesantes 50% 50% 75% 63% 63% 88% 65% Moderadamente interesantes 13% 13% 13% 13% 13% 0% 10% Poco interesantes 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 0% Bueno 63% Regular 38% Malo 0% Muy Malo 0%
2.3. Los materiales de apoyo Muy Buenos 0% Buenos 88% Regulares 13% Malos 0% Muy Malos 0%
III.- EL/LA FACILITADOR/A Muy Buena(s) 25% Buena(s) 38% Regular(es) 38% Mala(s) 0%
Mara del Carmen Piazza
54
IV- RESULTADOS Califique las siguientes proposiciones: 4.1. Mis conocimientos y habilidades sobre el tema se incrementaron En gran medida 25% De regular arriba 63% para Moderadamente 13% Poco 0%
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron En gran De regular Moderadamente Poco medida para arriba Fortalezcan sus conocimientos en M&E y 38% 38% 25% 0% su importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para 25% 50% 25% 0% realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de 50% 25% 25% 0% herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de 38% 25% 38% 0% M&E. 38% 34% 28% 0% Promedio 4.3. Mis expectativas fueron satisfechas En gran medida 38% De regular para arriba Moderadamente Poco 38% 25% 0% Objetivos: Que los participantes
55
ANEXO N 04
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER REGION EN LA PIURA I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria los das 08, 09 y 10 de Febrero en la ciudad de Piura.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Piura, quienes realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Piura. PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE Gobierno Regional DRA Agencia Agraria SENASA DIA DPA OPA ATTTS-TP PSI PMIR TOTAL
17 personas (ver relacin en Anexo A) y la
PRIMER DIA 1 5 6 2 3 2 2 1 1 23
SEGUNDO DIA 1 2 4 2 2 1 3 1 1 1 18
TERCER DIA 1 2 7 1 2 1 1 1 1 1 18
56
Asimismo, estuvo presente 01 representante del PROSAAMER (Jim Carrera), 01 representante de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG (Carlos Maldonado) y la Facilitadora (Ute Orestes). METODOLOGA UTILIZADA La metodologa utilizada para abordar cada aspecto del Programa fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenaria. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicitada en el formato solicitado. Presentacin en plenaria de los resultados de los trabajos de grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado en los grupos. PROGRAMA:
12:30 14:00
ALMUERZO
12:50 14:15
ALMUERZO
57
ACCIONES REALIZADAS: SESION ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS

Anlisis de caso del hundimiento del Titanic analizando todos los aspectos de la gestin de un proyecto: priorizacin de objetivos organizacin insumos claridad de roles responsabilidad de mando actitudes y valores informacin toma de decisiones
OBSERVACIONES11
Los participantes analizaron el texto y concluyeron que el tema central es usar los insumos, especialmente la informacin, de manera eficiente y eficaz para la ejecucin de una tarea as como para el manejo de cambios del entorno y para la adaptacin de la organizacin de la tarea a estos cambios. Resaltaron la importancia de la planificacin de una tarea incluyendo la preparacin de alternativas de accin, comprendiendo que la planificacin es un proceso continuo de revisin y ajuste a nuevos acontecimientos y al aprendizaje. Los participantes mostraron mucha habilidad para el anlisis del problema. Con el ejercicio, se logr juntar algunos elementos para definir los trminos que fueron complementados a travs de la exposicin a partir de las definiciones en la normativa vigente. Para el desarrollo del objetivo y sus indicadores, los participantes describieron primero los indicadores sin
Definicin de M&E Desarrollo de las definiciones de los trminos monitoreo, evaluacin, la finalidad de esta herramienta de gestin y los elementos que requiere su realizacin En base a un ejemplo de la vida diaria, los participantes desarrollaron las definiciones
11
58
SESION

de los trminos objetivo e indicador. Exposicin sobre las definiciones de los trminos indicados, el proceso de elaborar y priorizar indicadores y los tipos de indicadores. En base a lo expuesto, los participantes realizaron un ejercicio de relacionar objetivos con indicadores.
OBSERVACIONES11
llegar a una precisin medible y despus recin dieron un nombre al bebe, es decir daban un ttulo a las descripciones, lo que llev a una terminologa usada en la formulacin del objetivo poco reflexionada y solamente parcialmente descrita por los indicadores. Se desarroll un debate intensivo sobre la precisin de los trminos usados y la correspondencia y precisin de los indicadores para su medicin. El ejercicio predefinido de relacionamiento entre objetivos e indicadores (basado en un ejemplo extrado de un PERSA), fue resuelto con algunas dificultades por los participantes. El juego de domin permiti a los participantes conocer los pasos y herramientas a aplicar y reflexionar sobre la lgica del proceso de M&E planteada. Se super dudas sobre la lgica del proceso de M&E en base a la exposicin y la atencin de preguntas. Los pasos indicados por las tarjetas del domin se constituyen en el medio de orientacin visual para la ejecucin del programa. Los participantes tuvieron algunos problemas de identificar y diferenciar los niveles de alcance de los objetivos, especialmente entre la finalidad y el resultado. Tambin la asignacin de los indicadores a los objetivos les cost y no todos los grupos pudieron resolver completamente el ejercicio. Se atendi las preguntas en plenaria y se reforz el conocimiento sobre el enlazamiento de objetivos e indicadores a travs de la exposicin. Los participantes identificaron algunos de los pasos y elementos realizar el M&E y a travs de preguntas completaron los rubros de la Matriz de M&E. En la exposicin no hubo preguntas para aclarar ms detalles al respecto. Sin embargo, algunos grupos de trabajo tuvieron problemas en resolver el ejercicio de rompecabeza; especialmente en el manejo de los rubros de descripcin del indicador, las variables y los medios de verificacin. Al aplicar la Matriz a algunos objetivos e indicadores de una cadena 59
Proceso de M&E
Juego de domin en base a los pasos y herramientas del proceso de M&E entrelazando los subprocesos de planificacin, M&E y la realizacin de ajustes a la gestin. Exposicin del proceso de M&E segn lo estipulado en la Metodologa SIME reforzando la interrelacin entre los subprocesos. Los participantes armaron en base a un juego de tarjetas con objetivos e indicadores una cadena de objetivos predefinido. Exposicin sobre cadenas de objetivos, su jerarqua y enlazamiento.
Cadena estrategica de objetivos e indicadores de un PERSA
Matriz de M&E
En base a una lluvia de ideas, los participantes identificaron los pasos y elementos para realizar el M&E y construyeron as el formato de la Matriz de M&E, herramienta para el diseo a detalle de la informacin requerida: objetivo, indicador, definicin del indicador, unidad de medida, variables y forma de clculo, medio de verificacin, mtodo de recoleccin de datos, frecuencia y responsable.
SESION

Se realiz una exposicin para presentar la matriz y explicar sus rubros. Para familiarizarse con la Matriz y sus elementos, se realiz un rompecabeza basado en tres ejemplos desarrollados en tarjetas mezcladas. En base a este esquema, los participantes aplicaron la Matriz a objetivos extrados de un PERSA.
OBSERVACIONES11
seleccionada de un PERSA, el anlisis y desarrollo de la tarea a nivel de actividades fue bueno, a nivel de productos y resultados falto profundizar la descripcin de trminos utilizados en el indicador y una mayor precisin de los variables del indicador. Eso se obtiene con una mayor prctica en la aplicacin de la herramienta.
Control
del
En base a un ejemplo predefinido, los participantes desarrollaron el formato de recojo de informacin primaria, el ltimo eslabn a realizar para obtener datos de los medios de informacin identificados. Posteriormente se analizaron los formatos diseados determinando criterios a precisar y complementar en las variables del indicador.
Al realizar el ejercicio bajo el enfoque de Aprender haciendo, los participantes se dieron cuenta que las variables requieren de una descripcin a mayor detalle para obtener respuestas comparables y aptos para la consolidacin de la informacin de las fuentes de informacin as como que las categoras aplicadas por la institucin no siempre son claras y no permiten una medicin del indicador (p.e. la variable del estado de situacin de la maquinaria se describe a travs de las categoras bueno, regular, malo sin contar con una definicin que significa cada uno de estas categoras y menos que significa una maquinaria en estado regular para el funcionamiento del servicio de prestacin de maquinaria). Tambin en este ejercicio, los participantes demostraron su alta capacidad de anlisis de problemas y de definir recomendaciones para el ajuste del trabajo. En este caso, propusieron cambiar las categoras de evaluacin en el inventario de las maquinarias de la institucin. Los participantes estn familiarizados con este tipo de tarea. No haba mayor problema en disear una propuesta incluso a mayor detalle para la organizacin del M&E del PERSA bajo la conduccin de la OPA de la DRA.
Organizacin de M&E
Plan de M&E Tablero de Control
En base a la exposicin de los elementos para la organizacin del M&E y su explicacin (actores, estructura, funciones, cronograma de actividades) y con referencia a la cadena de objetivos seleccionada, los participantes desarrollaron sus propuestas. En base a una exposicin se resumi la finalidad y los elementos del Plan de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores. En base al ejercicio anterior
Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin. Todos los grupos desarrollaron 60 y
SESION
consolidado

del Tablero de control del Indicador (formato predefinido y rellenados) y orientado en la medicin del indicador, los participantes disearon el formato del Tablero de Control consolidado y lo llenaron con los datos obtenidos. Posteriormente identificaron y explicitaron los pasos que realizaron para la elaboracin del formato. En base a los Tableros de Control consolidados y con una hoja con preguntas orientadoras, los participantes realizaron el anlisis del indicador con respecto a su cumplimiento. Expusieron en plenaria sus resultados y analizaron la utilidad y aplicabilidad de las preguntas al ejemplo. En base a una exposicin se resumi los elementos del Informe de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores. Se realiz una exposicin sobre las reuniones de retroalimentacin de los informes de M&E por parte del equipo tcnico o por parte de los actores involucrados en la ejecucin del PERSA. Se realiz una exposicin sobre los pasos a realizar y las definiciones a tomar para la distribucin del Informe de M&E.
OBSERVACIONES11
llenaron su formato. Identificaron y aplicaron criterios de ordenamiento y resumen de los datos posibilitando as tambin la interpretacin de mayores cantidades de informacin. Identificaron como variable gua el tipo de maquinaria a prestar. Un grupo expuso los pasos realizados para la elaboracin del formato y se complement con las contribuciones de los dems grupos.
de
El grupo en su conjunto realiz con mucho entusiasmo y criterio tambin este ejercicio de anlisis. Las preguntas orientadoras les fueron muy tiles para estructurar el debate sobre el cumplimiento del indicador.
Informe de M&E Reuniones de revisin del Informe de M&E
Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin, especialmente sobre que actores haba que invitar a las reuniones semestrales.
VI.
La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. De los resultados que se presenta a continuacin, se evidencia que el 2 da hubo una mejora sustancial en la percepcin de los participantes respecto al 1 da.
61
RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA ESTADO DE ANIMO PRIMER DIA 23% 64% 13% 0% SEGUNDO DIA 90% 10% 0% 0%
La Evaluacin del Taller, 15 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller (ver resultados en el Anexo B). A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 64% lo calific como Muy Interesantes y el 34% Interesantes. Todos los rubros fueron calificados por encima del 60% como Muy Interesantes. Sobre la organizacin y secuencia, el 73% lo calific como Muy Buena, y el 27% como Buena, es decir todos los participantes expresaron su conformidad con la organizacin de los temas. Sobre la Utilidad, el 80% lo calific como Muy tiles, y el 20% como tiles. Se aprecia que todos los participantes consideraron tiles para el desarrollo de su trabajo los temas tratados. Finalmente, respecto al Temario el 73% lo calific como Muy Bueno y el 27% como Bueno, es decir el 100% de los participantes expres su conformidad por los temas expuestos. En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: el 67% calific como Muy Bueno y el 33% como Bueno. Sobre El Manejo del Tiempo: el 47% calific como Muy Bueno y el 53% como Bueno. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 27% calific como Muy Bueno y el 73% como Bueno. Finalmente, respecto a la Metodologa el 47 % lo calific como Muy Bueno y el 53% como Bueno, es decir el 100% consider apropiada la Metodologa diseada para el taller. Sobre la facilitadora, el 93% calific como Muy Buena y el 7% como Buena, es decir la totalidad de los asistentes se sinti a gusto con la facilitacin brindada. Sobre los resultados, el 80% considera que fueron logrados En Gran Medida y el 20% de Regular para Arriba, es decir; el 92% expresa su conformidad.
62
Sobre los objetivos el 78% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 22% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; la totalidad de participantes expresa una situacin favorable. Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 93% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 7% de Regular para Arriba, es decir el 100% expresa una satisfaccin con lo aprendido.
VII.
CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
Se transfiri a los participantes del taller la metodologa de monitoreo y evaluacin SIME con todos los pasos y herramientas para la elaboracin del Plan de Monitoreo y Evaluacin y de los Informes de Monitoreo mensual y semestral. Se incluy un reforzamiento de conocimientos y capacidades en el anlisis y desarrollo de objetivos e indicadores as como de cadenas de objetivos. Se aplic las herramientas para la elaboracin del Plan de M&E y para la elaboracin del Informe de Monitoreo a ejemplos extrados de PERSAs, no se realiz la aplicacin a un ejemplo del PERSA de Piura. Los participantes mostraron un buen nivel de participacin activa en el evento. Se cont con una composicin favorable de participantes para la ejecucin de las tareas de M&E: la Direccin de Planificacin del Gobierno Regional, varias dependencias de la DRA, varias Agencias Agrarias y algunas organizaciones del sector agrario. Los participantes mostraron un muy buen nivel de anlisis de problemas y de soluciones. Tienen capacidad de desarrollar los procedimientos requeridos dentro de las herramientas transferidas. El grupo en su conjunto mostr un gran inters en la metodologa de trabajo y un mayor entusiasmo en su aplicacin, consider los conceptos y las herramientas como muy tiles, especialmente las que orientaron el anlisis. Una cierta resistencia a este tipo de eventos acompaado por una cierta fluctuacin de los participantes al principio del taller, se pudo superar y convertir la falta de inters en una motivacin mayor de aprender ms y ms all de los contenidos del taller. En el marco de la realizacin del M&E, se aplicar las herramientas presentados en el taller para una mayor anlisis de la coherencia de los objetivos e indicadores y la revisin de cadenas de objetivos a la cadena de objetivos seleccionada del PERSA de Piura. Se acompaar y se asesorar a la DRA/ OPA en la aplicacin de los herramientas a una cadena de objetivos del PERSA de Piura.
Se recomienda la realizacin de talleres de profundizacin de desarrollo de objetivos e indicadores.
63
VIII.
TAREAS ASIGNADAS A LAS DRAS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E. TAREA FECHA DE ENTREGA RESPONSABLE
Revisin y precisin de la Cadena estratgica de Objetivos seleccionado en el PERSA. Plan de M&E (Con los contenidos Planteados) Diseo de Tablero de Control para cada Indicador: Recojo de Informacin Primaria y el Consolidado para la DRA Llenado Mensual del Tablero de Control para Cada indicador y envo a la DRA para el Consolidado Anlisis del tablero de Control Consolidado del Indicador con el Equipo Tcnico Reunin de Monitoreo Mensual con el Equipo Tcnico Entrega del Informe de Monitoreo Mensual
25 de marzo 2010
30 de Abril, 31 de Mayo, 30 de Junio 2010
DRA OPA
03 Mayo, 01 de junio, 01 de julio 2010 03 Mayo, 01 de junio, 01 de julio 2010 04 de Mayo, 03 de Junio, 03 de Julio 2010
64
ANEXOS
65

1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 Fernando Elspuru Chira Miguel Toms Elera Gerardo Cosio GArca Jorge Galecio Renteria Franklin Velasco Espinoza Armando Caldern Castillo Fernando Pauta Jos Vilcla Manuel Carrin Navarro Gregorio Ortiz O Sandra Chafloque Aranda Rosa Arechaga Rojas Gladys Reyes Casanova Carmela Carmen Sandoval Gerardo Garca Lpez Marco Gutierrez Adrianzen Freddy Saavedra J. Henry Sosa Talledo Mario Boza M. Mirtha Ladines Saavedra Guadalupe Villegas Jos Luis Contreras Abner Acua Alberca Sergio Castillo Lpez Julio Calero Cordova Carlos Tejada Rodrguez Javier Pea Flores TOTAL
PROCEDENCIA
AA Chulucanas AA Huancabamba AA Chira AA San Lorenzo AA Ayabaca AA Piura OPA Piura ATFFS TP DGFFS OPA Piura DRA Piura DPA Piura DIA Piura DRA Piura DRA Piura DIA Piura Gobierno Regional Piura SENASA SENASA PSI DRA Piura DIA Piura DRA Piura OPA Piura DIA Piura PMIR AA Huarmaca AA Ayabaca
1er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
2do DIA
3er DIA
X
X X X X X X X X X X
X X X X X
X X X X
X X X X X X X
X X X X
X X X X X 24 18 18
66

I.- TEMARIO Califique los temas tratados segn los siguientes criterios: 1.1. Eje Temtico Muy Interesantes La toma de decisiones y el xito en la gestin El 60% Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e 73% Indicadores. El Proceso de M&E 60% El Plan de M&E 67% El recojo, anlisis de informacin para el 67% monitoreo. El Informe de Monitoreo 60% Promedio 64% Temas 1.2. Organizacin y secuencia Muy Buena 73% 1.3. Utilidad Muy tiles 80% II.- METODOLOGIA Califique los siguientes aspectos metodolgicos: 2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Buenos 67% 2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 47% 2.3. Los materiales de apoyo Muy Buenos 27% III.- EL/LA FACILITADOR/A Muy Buena(s) Ute Orestes 93% Buena(s) 7% Regular(es) 0% Mala(s) 0% Buenos 73% Regulares 0% Malos 0% Muy Malos 0% Bueno 53% Regular 0% Malo 0% Muy Malo 0% Buenos 33% Regulares 0% Malos 0% Muy Malos 0% Utiles 20% Moderadamente tiles 0% Poco tiles 0% Buena 27% Regular 0% Mala 0% Interesantes 33% 27% 40% 33% 33% 40% 34% Moderadamente interesantes 7% 0% 0% 0% 0% 0% 1% Poco interesantes 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
67
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron En gran De regular medida arriba Fortalezcan sus conocimientos en M&E y su 80% 20% importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para realizar 80% 20% el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de 80% 20% herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de M&E. 73% 27% Promedio 78% 22% 4.3. Mis expectativas fueron satisfechas En gran medida 93% De regular para arriba 7% Moderadamente 0% Poco 0% Objetivos: Que los participantes para Moderadamente Poco 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
68
ANEXO N 05
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION LIMA PROVINCIAS I. INTRODUCCION
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional de Agricultura los das 10, 11 y 12 de febrero de 2010 en la ciudad de Huacho.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Regin Lima, quienes realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVOS Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Lima. METODOLOGA UTILIZADA Se trabajaron los 08 aspectos mencionados en el Objetivo del Taller y la metodologa utilizada para abordar cada aspecto fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenaria. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicitada en el formato solicitado. Presentacin en plenaria de los resultados de los trabajos de grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado en los grupos. El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin Lima.
69
PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de 21 personas (ver relacin en Anexo A) y la composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE Gobierno Regional - OPF DRA Agencia Agraria OPA DIA OPI INIA EEA Huaral TOTAL 2 6 5 2 2 1 18 PRIMER DIA SEGUNDO DIA 1 3 6 4 2 1 1 18 TERCER DIA 2 6 3 2 1 14
Asimismo, estuvo presente 01 profesional de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG (Fidel Castro) y la facilitadora (Mara del Carmen Piazza). PROGRAMA: 1 DIA
8:30 9:00 Inscripcin de Participantes 9:00 9:20 Inauguracin del taller. 9:20 9:50 Presentacin de los participantes y de los Objetivos y Metodologa del taller. 9:50 11:30 Importancia y asertividad de la toma de decisiones Ejercicio en grupos: Lectura del Titanic Plenaria REFRIGERIO 11:45 12:00 Definicin y elementos de M&E Ejercicio Lluvia de ideas en Plenaria: Qu es, para qu sirve y qu se necesita para el M&E? Preguntas y comentario sntesis. 12:00 13:00 Exposicin dialogada: Conceptos y elementos de M&E, relaciones lgicas segn nivel de la cadena estratgica
2 DIA
09:00 11:00 Continuacin de la Formulacin de los Indicadores de la cadena de objetivos seleccionada e identificacin de sus medios de verificacin. Trabajo de grupos 11:00 11:30 Plenaria del trabajo de grupos.
3 DIA
9:00 10:15 Exposicin sntesis de lo avanzado en el taller
10:15 11:30 Plan de Monitoreo Exposicin dialogada Conversatorio sobre necesidades y posibilidades de organizacin del M&E
REFRIGERIO 11:45 12:30 Matriz de M&E Exposicin dialogada y ejemplos
REFRIGERIO 11:45 12:30 Informes de Monitoreo Presentacin dialogada Presentacin de reportes de metodologa SIME 12.30 13:30 Presentacin de tareas pendientes: Tarea 1: Matriz de M&E hasta el nivel de acciones estratgicas y Tarea 2: Organizacin y funciones Definicin de fechas de entrega de avances preliminares (al mes de realizado el taller). Evaluacin del taller ALMUERZO
12:30 13:00 Inicio de la elaboracin de la Matriz de M&E. Trabajo de grupos
ALMUERZO 14:30 15:30 Indicadores y tipos de indicadores Ejercicio en grupos: Cmo saber si un profesor es autoritario?
ALMUERZO 14:30 15:30 Continuacin de la elaboracin de la matriz de M&E de la Cadena de Objetivos seleccionada. Trabajo de grupos
70
1 DIA
Plenaria Exposicin dialogada: tipo de indicadores, caractersticas y ejemplos 15:30 16:00 Ejercicio grupal: Relacionar objetivos con indicadores segn nivel de la cadena lgica Plenaria REFRIGERIO 16:15 17:00 Revisin de los indicadores del PERSA y ajustes a la cadena lgica; para 02 OEE de la cadena de Objetivos seleccionada hasta el nivel de Acciones Estratgicas. Inicio del trabajo de grupos
2 DIA
3 DIA
15:30 16:00 Plenaria: presentacin del trabajo de grupos REFRIGERIO 16:15 17:30 El proceso de M&E Presentacin dialogada en plenaria Organizacin del sistema de M&E Exposicin dialogada


Importancia de un Sistema integrado de planeamiento, monitoreo y evaluacin. Enfoque de Gestin por Resultados. Fortalecimiento institucional de las DRA. Cadena de mando, importancia de la informacin y del seguimiento misma, asertividad. Definiciones y utilidad del M&E. Tipos de indicador segn nivel de la cadena estratgica Definicin de las columnas de la matriz Secuencia lgica entre Planificacin, Monitoreo y Evaluacin: fases, productos, requerimientos y retroalimentacin Responsable, proveedores de informacin y usuarios. Organizacin, funciones flujo de informacin y
OBSERVACIONES
Importancia decisiones
de
la
toma
de
El trabajo en grupos fue de mucha utilidad para generar el inters de los participantes respecto al M&E Ver Anexo B Ver Anexo C y D Ver Anexo E El PERSA no incluye indicadores para el nivel de O.E.E. Ver Anexo F. La presentacin permiti ver el proceso de M&E en su dinmica cotidiana, previo al tema de los requerimientos de organizacin del sistema de M&E Algunos participantes mostraron preocupacin por el tema de la insuficiencia de recursos humanos y materiales para el M&E
Definicin y elementos de M&E Cadena Estratgica e indicadores Construccin de la Matriz de M&E para dos O.E.E del PERSA
El proceso de M&E
Organizacin del M&E Elaboracin del Plan de M&E
Contenido Bsico: Matriz de M&E para los 05 71
Elaboracin de informes de M&E
OEG hasta el nivel de Acciones Estratgicas Organizacin de la DRA y delimitacin de funciones Seleccin de una cadena estratgica e identificacin de indicadores de actividad Contenido de los informes de M&E: reportes segn nivel de la cadena lgica y anlisis cuanti y cualitativo del nivel de avance.
III.
A continuacin se presenta los resultados de la evaluacin realizada al finalizar el ltimo da del taller. La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. De los resultados que se presenta a continuacin, se evidencia que el 2 da hubo una mejora sustancial en la percepcin de los participantes respecto al 1 da.
La Evaluacin del Taller, 14 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller (ver resultados en el Anexo G). A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 38% lo calific como Muy Interesantes y el 50% Interesantes. De ellos, el rubro toma de decisiones fue calificada como Muy Interesantes e Interesantes por el 43% de los participantes en ambos casos. Sobre la organizacin y secuencia, el 7% lo calific como Muy Buena y el 93% como Buena. Sobre la Utilidad, el 57% lo calific como tiles, y el 36% como Muy tiles.
72
Finalmente, respecto al Temario el 67% lo calific como Bueno y el 27% como Muy Bueno, es decir el 94% expres su conformidad por los temas expuestos. En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: el 21% calific como Muy Bueno y el 71% como Bueno. Sobre El Manejo del Tiempo: el 14% calific como Muy Bueno y el 57% como Bueno. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 79% calific como Bueno. Finalmente, respecto a la Metodologa el 69% lo calific como Bueno y el 12% como Muy Bueno, es decir el 81% consider apropiada la Metodologa diseada para el taller. Sobre la facilitadora, el 71% calific como Buena y el 7% como Muy Buena. Sobre los resultados, el 29% considera que fueron logrados En Gran Medida y el 64% de Regular para Arriba, es decir; el 93% expresa su conformidad. Sobre los objetivos el 48% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 46% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 94% expresa una situacin favorable. Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 36% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 50% de Regular para Arriba, es decir el 86% expresa una satisfaccin favorable. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES
Se constat aceptacin del rol que debe cumplir la DRA en el monitoreo y evaluacin del plan estratgico del sector agrario en la regin (seguimiento de los indicadores de producto, resultado e impacto), pero se carece de recursos humanos en cantidad suficiente y de una normatividad en este sentido.
IV.
RECOMENDACIONES
El MINAG, como ente rector de la poltica nacional agraria, debe emitir una normativa para contar con el compromiso de todos los actores del sector a entregar la informacin de forma clara y oportuna a la DRA para el cumplimiento de esta responsabilidad. En particular, debe aprovecharse el inters del gobierno regional, cuya participacin en el taller fue muy activa. Se trabajar con una cadena de objetivos, sobre la cual la DRA tiene competencias especficas. Si bien los Planes Estratgicos Regionales del Sector Agrario evidencian limitaciones en materia de los indicadores identificados, no pueden ser modificados, en tanto estn aprobados o en proceso de aprobacin por las autoridades regionales y/o nacionales. Esta situacin, sin embargo, no impide reasignar algunos indicadores al nivel adecuado de la cadena lgica correspondiente y complementar con indicadores pertinentes la Matriz de M&E. La OPA asumir la conduccin del proceso (anlisis de consistencia de los indicadores y matriz de M&E, propuesta de organizacin del 73
El Plan de M&E se iniciar con las acciones cuya ejecucin competen a la DRA.
sistema de M&E, pero se recomend involucrar a otras oficinas/direcciones que pueden proveer informacin).
V.
TAREAS ASIGNADAS A LAS DRA PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E. FECHA DE ENTREGA RESPONSABLE
25 de Marzo 2010
DRA - OPA
74
ANEXOS
75
N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
APELLIDOS Y NOMBRES
Angel Tintaya C. Alejandro Tacxi Contreras Vctor Huertas Asmat Walter Mallura Tomailla Nolberto Bolaos A. Rossana Gaspar Ormeo Vctor Chavez Santaria Marco Snchez Calle Jorge Lluen Altuna Zapata De Bria Fausto Santiago Munayco Gerson Vicencio Taipe Celia Uvidia Roberto Garca Vidal Miguel Melgarejo Escudero Luis Cauchi Cueva Efran La Serna Julia Chavez Buleje Corpus Vega Rafael Cusma Elren TOTAL
PROCEDENCIA
AA Mala DIA Lima AA Huaral AA Caete Dra Lima OPA Lima OPA Lima DRA Lima AA Huacho OPA Lima AA Santa Eulalia DIA Lima OPA Lima OPA Lima AA Barranca OPI OPI INIA EEA Donoso Huaral DRA Lima Gobierno Regional - OPF
1er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X X
2do DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X X
3er DIA
X X 14
18
18
76
Sobre la experiencia del hundimiento del Titanic: Qu decisiones hubieran tomado?
ANEXO B
GRUPO 1 Antes: Evaluacin y revisin de la ruta de viaje Inventario de recursos y equipamiento de acuerdo al nmero de pasajeros Contar con planes de contingencia Tener clara y respetar la cadena de mando
Durante: Estar alerta a la informacin del clima Tomar en cuenta las advertencias de los tripulantes Tomar decisiones en equipo y cumplirlas Cambiar de ruta GRUPO 2 Antes: Verificacin de ruta Equipamiento / luces de socorro / botes salvavidas en nmero adecuado Protocolo de evacuacin / Sensibilizar a los pasajeros Durante: Verificacin de la informacin recibida Reunin de emergencia con el equipo de mando Cambio de ruta / Reduccin de la velocidad
77
ANEXO C
EJERCICIO: LLUVIA DE IDEAS Y ANLISIS EN PLENARIA
Qu es monitoreo?
Qu es evaluacin?
Para qu sirve el M&E?
Qu se requiere para realizar el M&E?
Herramienta de gestin Un procedimiento que Para mantenerse Decisin de establecer para medir los avances sirve para medir informado de los logros el sistema por el alto a corto plazo e ir resultados de una y problemas y tomar mando corrigiendo las actividad y/o proyectos decisiones correctas dificultades Es el seguimiento en Determinar cmo se Para darse cuenta Destinar presupuesto forma peridica de las estn aplicando las cmo marcha la para desarrollarlo actividades de un plan estrategias, los programacin fsica, (capacitacin, objetivos y metas en financiera y de los equipamiento, etc) funcin de la visin efectos del POI planteada Es el seguimiento de Es un proceso de Para obtener mejores Sensibilizacin del actividades, metas y carcter peridico que resultados con el personal acerca de sus objetivos previstos en sirve para determinar trabajo realizado en un ventajas un plan los logros alcanzados tiempo determinado Es una accin continua en el cumplimiento de Para mejorar la Tener conocimiento de los objetivos para evaluar el ejecucin y tomar indicadores de desarrollo de las medidas correctivas desempeo actividades en el oportunamente sobre institucional y sectorial tiempo y espacio las deficiencias Conocer los objetivos de los proyectos Conocer a los actores que participarn Informacin
78
ANEXO D
Cmo saber que un profesor es autoritario?
GRUPO 1
No acepta sugerencias / Su palabra es ley / Impone ideas No consulta a sus alumnos Mantiene una conducta inflexible Muestra un rostro adusto Carcter fuerte / Prepotente
GRUPO 2
No da lugar al dilogo / No recibe sugerencias / Ordena aunque no tenga la razn / Impone reglas No controla sus emociones Propenso al castigo y no a la estimulacin No es participativo / Es vertical
79
Relacin lgica de la cadena de objetivos y sus indicadores
ANEXO E
GRUPO 1
Objetivos
Incrementar la gestin del desempeo de las instituciones del sector agrario Modernizar la gestin de las instituciones del sector agrario en la regin Fortalecer la institucionalidad del sector agrario Asesorar en liderazgo y agricultura para el desarrollo
Indicadores
Entre el 2010 y el 2012, se incrementa en un 40% la cobertura de atencin a usuarios y pedidos de requerimientos de informacin Desde el 2010, el 80% de las instituciones del sector agrario utiliza kits informticos actualizados garantizando una mejor fluidez en la comunicacin y realizacin del trabajo 100 funcionarios asesorados en el 2010 12 sesiones de asesora realizadas en el 2010
GRUPO 2 (incluye los ajustes realizados en Plenaria)
Objetivos
Fortalecer la institucionalidad del sector agrario Incrementar la gestin del desempeo de las instituciones del sector agrario Modernizar la gestin de las instituciones del sector agrario en la regin
Indicadores
Al 2015, se incrementa la credibilidad y confiabilidad en las reglas y calidad del desempeo institucional Entre el 2010 y el 2012, se incrementa en un 40% la cobertura de atencin a usuarios y pedidos de requerimientos de informacin Desde el 2010, el 80% de las instituciones del sector agrario utiliza kits informticos actualizados garantizando una mejor fluidez en la comunicacin y realizacin del trabajo Al 2013, 70% de funcionarios de instituciones del sector agrario cumplen con sus compromisos de reportar informacin en los plazos establecidos 100 funcionarios asesorados en el 2010 12 sesiones de asesora realizadas en el 2010
Asesorar en liderazgo y agricultura para el desarrollo
80
ANEXO F ELABORACIN DE MATRIZ DE M&E O.G.E 3 DEL PERSA REGION LIMA: Lograr una mayor cobertura y mejorar la calidad de los servicios ofrecidos por el sector agrario GRUPO 1: OEE 3.1
DEFINICION DE INDICADOR Y UN IDAD DE MEDIDA VARIABLES Y FORMA DE CALCULO MEDIO DE VERIFICACION METODO DE RECOLECCION DE DATOS
INDICADOR
FRECUENCIA
RESPONSABLE
OBJETIVO E.E 3.1: Desarrollar una Plataforma de Servicios Publicos Agrarios(informacin agraria, fortalecimiento Variable: PRODUCTORES ATENDIDOS Forma de calculo: PRODUCTORES ATENDIDOS EN ELAMBITO DE LA REGION LIMA
Productores cuentan con la 10000 PRODUCTORES ATENDIDOS plataforma de al 2015 servicios Agrarios de calidad, 2000 productores / ao
Informes, reportes, padron Mediante reunin y de participantes, recabacin directa de Anual fotos,encuestas, informacn,encuestas registros de los servicios
Oficina de Informacin Agraria en Coodinacin con DIA 'DRAL
ACTIVIDAD ESTRATEGICA 3.1.1: Desarrollo de Capacidades Tecnicas y Gestin Empresarial al personal de la DRAL Variable: Personal Calificado Certificado, Diploma, Forma de Calculo: personal Informe, evaluado
25% del personal tecnico de las Agencias Agrarias capacitadas al ao
Personal competente
Informacin de las Istituciones Capacitadoras, Declaracin jurada
Trimestral
GOBIERNO REGIONAL Y LA DRAL
ACTIVIDAD ESTRATEGICA 3.2.1: Mejoramiento de la Infraestructura y equipamiento de las agencias agrarias Nro Agencia, Oficinas implementadas(mo vilidad y equipos) Variable: A Agrarias y Ofic. Equipadas Forma de Calculo: No AA.Equipadas
Implementacin de las Agencias y Oficinas Agrarias al ao 2011
Informe de inventario de bienes Administacin y patrimoniales, logistica
Trimestral
ADM_DRAL
ACTIVIDAD 3.1.1.1: Cursos, Charlas, Seminarios,Talleres, Pasantias y Diplomados, en produccin, Agronegocios y Exportacin, trasformacion, comercializacin de cultivos y crianzas Variable: Personal Calificado Forma de Calculo: personal evaluado
10 eventos de capacitacin al ao
Nro eventos realizados No de personas capacitadas
Certificado, Diploma, Informe, evaluaciones
Informacin de las Istituciones Capacitadoras, Declaracin jurada
mensual
GOBIERNO REGIONAL Y LA DRAL
ACTIVIDAD 3.1.1.2: Formulacin de proyectos de inversin Variable: Proyectos inversion proyectos infome de OPI; para fortalecimiento forma de calculo Banco de institucional calculo no de Proyectos proyectos
07 PIP Viables
Informe
mensual
UF:DRAL
81
GEUPO 2: OEE 3.2

INDICADORES DEFINICIN DEL INDICADOR Y UNIDAD DE MEDIDA VARIABLES Y FORMA DE CALCULO MEDIO DE VERIFICACION METODO DE FRECUENCIA RECOLENCIN DE DATOS RESPONSABLE
OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL 3.0: LOGRAR MAYOR COBERTURA Y MEJORAR LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS AFRECIDOS POR EL SECTOR AGRARIO ALCANZAR UN NIVEL DE SATISFACCION DE USUARIOS AL AO 2015 DEL 42% PRODUCTORES PLENAMENTE SATISFECHOS, AL RECIBIR LOS SERVICIOS PRESTADOS POR INSTANCIAS DE LA DRAL. UM: % DE PRODUCTORES SATISFECHOS
V: PRODUCTORES ATENDIDOS Y PRODUCTORES SATISFECHOS. FORMA DE ENCUESTAS CALCULO : PRODUCTORES SATISFECHOS / PRODUCTORES ATENDIDOS
VISITAS DE CAMPO CON ENCUESTAS MUESTRALES DIRIGIDAS POR EL PERSONAL DE LA DRAL
ANUAL
PLANIFICACION AGRARIA, AGENCIAS AGRARIAS
OBJETIVO ESTRATEGICO ESPECIFICO 3.2: FACILITAR EL ACCESO A LOS CREDITOS AL SISTEMA FINANCIERO A LOS PRODUCTORES
PRODUCTORES CON ACCESO AL CREDITO MEJORAN NIVELES DE PRODUCCION, RENTABILIDAD, 90% DE LOS CAPACIDAD DE NEGOCIACION. CON PRODUCTORES SUJETOS OPORTUNIDAD DE MERCADO DE CREDITO MEJORARAN MEJORANDO SU PODER SUS INGRESOS ADQUISITIVO. UM: % DE PRODUCTORES QUE MEJORAN SUS INGRESOS
V: PRODUCTORES CON MEJORES INGRESOS. FORMA DE CALCULO: PRODUCTORES QUE MEJORARON INGRESOS / TOTAL DE PRODUCTORES CON CREDITO.
ENCUESTAS DE : VOLUMEN PRODUCIDO, UTILIDAD OBTENIDA, FICHA DE ASISTENCIA
VISITAS DE CAMPO CON ENCUESTAS MUESTRALES DIRIGIDAS POR EL PERSONAL DE LA DRAL, VISITAS DE ASISTENCIA TECNICA
ANUAL
AGENCIAS AGRARIAS
ACCION ESTRATEGICA 3.2.1: PROMOVER LA FORMALIZACION DE LOS PRODUCTORES PARA ACCEDER AL CREDITO EXPEDIENTES DE CREDITO APROBADOS Y ENTREGADOS, REPORTE BANCARIO, CONVENIOS CON INSTITUCIONES ACCION ESTRATEGICA 3.2.2: PROMOVER EL SANEAMIENTO FISICO LEGAL DE LA TENENCIA DE TIERRAS FORMALIZACION Y CANALIZACION DEL 3% DE PRODUCTORES AL SISTEMA FINANCIERO CREDITICIO POR AO PRODUCTORES PROMOVIDOS Y ORGANIZADOS POR EL PERSONAL DE LA DRAL CON CREDITO APROBADO. UM: % PRODUCTORES CON CREDITO APROBADO V: PRODUCTORES SUJETOS A CREDITO. FORMA DE CALCULO: PRODUCTORES CON CREDITO / SOBRE EL TOTAL DE PRODUCTORES EL 90% DE LOS PREDIOS TITULADOS AL 2015 ACTIVIDAD 3.2.1.1: CHARLAS DE SENSIBILIZACION EVENTOS DE CAPACITACION 4 CHARLAS (EVENTOS DE REALIZADOS POR PERSONAL A SENCIBILIZACION) EN EL I LOS PRODUCTORES CON EL FIN TRIMESTRE DE ACCEDER CREDITOS. UM: EVENTO ACTIVIDAD 3.2.1.2: CAPACITACIONES TECNICAS TELLERES DE CAPACITACION TALLERES REALIZADOS POR PERSONAL DE LA DRAL A PRODUCTORES AGRARIOS. UM: TALLER V: TALLERES REALIZADOS, FORMA DE CALCULO: No DE TALLERES INFORME TECNICO AL PROGRAMA, LISTA FINES DEL EVENTO POR DE ASISTENCIA, MENSUAL LOS PROMOTRES EVALUACION AGRARIOS AGENCIA AGRARIA INFORME TECNICO V: EVENTOS REALIZADOS, PROGRAMA, LISTA ELABORADO AL TERMINO FORMA DE CALCULO : No DE ASISTENCIA, DEL EVENTO POR LOS MENSUAL DE EVENTOS EVALUACION PROMOTORES AGRARIOS OBTENER INFORMACION AGENCIAS CREDITICIA A TRAVES DE AGRARIAS, LOS REPORTES TRIMESTRAL PROMOCION MENSUALES QUE EMITE AGRARIA EL BCR.
AGENCIA AGRARIA
82
ANEXO G EVALUACION DEL TALLER

I.- TEMARIO Califique los temas tratados segn los siguientes criterios: 1.1. Eje Temtico Muy Interesantes La toma de decisiones y el xito en la gestin El 43% Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e 43% Indicadores. El Proceso de M&E 50% El Plan de M&E 36% El recojo, anlisis de informacin para el 36% monitoreo. El Informe de Monitoreo 21% Promedio 38% Temas 1.2. Organizacin y secuencia Muy Buena 7% 1.3. Utilidad Muy tiles 36% II.- METODOLOGIA Califique los siguientes aspectos metodolgicos: 2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Bueno 21% 2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 14% Bueno 57% Regular 29% Malo 0% Muy Malo 0% Bueno 71% Regular 7% Malo 0% Muy Malo 0% Utiles 57% Moderadamente tiles 7% Poco tiles 0% Buena 93% Regular 0% Mala 0% Interesantes 43% 50% 36% 50% 50% 71% 50% Moderadamente interesantes 14% 7% 14% 14% 7% 7% 11% Poco interesantes 0% 0% 0% 0% 7% 0% 1%
2.3. Los materiales de apoyo Muy Bueno 0% Bueno 79% Regular 14% Malo 7% Muy Malo 0%
III.- EL/LA FACILITADOR/A Muy Buena(s) Mara del Carmen Piazza 7% Buena(s) 71% Regular(es) 21% Mala(s) 0%
83
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron En gran De regular medida arriba Fortalezcan sus conocimientos en M&E y su 43% 50% importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para realizar 50% 50% el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de 43% 50% herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de M&E. 57% 36% Promedio 4.3. Mis expectativas fueron satisfechas En gran medida 36% De regular para arriba 50% Moderadamente 14% Poco 0% 48% 46% Objetivos: Que los participantes para Moderadamente Poco 7% 0% 7% 7% 5% 0% 0% 0% 0% 0%
84
ANEXO N 06
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER REGION ANCASH I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria de Ancash los das 17, 18 y 19 de febrero de 2010 en la ciudad de Huaraz.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Regin Ancash, quienes realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Ancash. PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de 13 personas (ver relacin en Anexo A) y la composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE DRA Agencia Agraria OPA DPA DIA ANA SENASA Otros TOTAL PRIMER DIA 3 3 2 2 1 1 1 1 14 SEGUNDO DIA 4 3 2 1 1 1 1 13 TERCER DIA 5 2 2 1 1 1 1 13
Asimismo, estuvo presente 01 profesional de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG (Franz Huamn) y la facilitadora (Ute Orestes).
85
METODOLOGA UTILIZADA: La metodologa utilizada para abordar cada aspecto del Programa fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenaria. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicitada en el formato solicitado. Presentacin en plenaria de los resultados de los trabajos de grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado en los grupos. . El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin Ancash. PROGRAMA:
12:30 14:00
ALMUERZO
12:50 14:15
ALMUERZO
86

Anlisis de caso del hundimiento del Titanic analizando todos los aspectos de la gestin de un proyecto: priorizacin de objetivos organizacin insumos claridad de roles responsabilidad de mando actitudes y valores informacin toma de decisiones
OBSERVACIONES12
Los participantes analizaron el texto y concluyeron que haba sobre todo un tema de actitudes equivocadas, tanto en el capitn del barco como tambin en los mismos pasajeros. Prevaleci una soberbia y creencia absoluta en la tecnologa que impidi tomar decisiones a tiempo y en base a la informacin disponible que reflejaba otra realidad. Qued muy marcado en los participantes la interrelacin entre tomar decisiones, la actitud para asumir responsabilidades y la necesidad de contar con informacin relevante, confiable y claramente estructurada. No se logr una definicin clara a partir del conocimiento de los participantes. Al exponer las definiciones en la normativa vigente, varios de los participantes recin cayeron en cuenta que las actividades definidas en su conjunto como M&E estn realizando en su trabajo diario. Prevalece el saber hacer antes de un conocimiento cognitivo y de saber expresar. Se desarroll un debate intensivo sobre
Definicin de M&E Desarrollo de las definiciones de los trminos monitoreo, evaluacin, la finalidad de esta herramienta de gestin y los elementos que requiere su realizacin En base a un ejemplo de la
12
87
SESION

vida diaria, los participantes desarrollaron las definiciones de los trminos objetivo e indicador. Exposicin sobre las definiciones de los trminos indicados, el proceso de elaborar y priorizar indicadores y los tipos de indicadores. En base a lo expuesto, los participantes realizaron un ejercicio de relacionar objetivos con indicadores. El Juego de domin en base a los pasos y herramientas del proceso de M&E entrelazando los subprocesos de planificacin, M&E y la realizacin de ajustes a la gestin. Exposicin del proceso de M&E segn lo estipulado en el SIME reforzando la interrelacin entre los subprocesos.
OBSERVACIONES12
la correspondencia de indicadores y objetivos segn nivel de logro deseado y la necesidad de transparentar supuestos en la planificacin. El ejercicio predefinido de relacionamiento entre objetivos e indicadores, los participantes resolvieron rpidamente y sin dificultades.
Proceso de M&E
El juego de domin permiti a los participantes conocer los pasos y herramientas a aplicar y reflexionar sobre la lgica del proceso de M&E planteada. Se super dudas sobre la lgica del proceso de M&E en base a la exposicin y la atencin de preguntas. Los pasos indicados en las tarjetas del domin se constituyen en el medio de orientacin visual para la ejecucin del programa. Los participantes resolvieron sin problemas el ejercicio de armar una cadena de objetivos predefinido. Al armar la cadena de objetivos de su PERSA (seleccionada por la DRA) se desarrollaron varias propuestas de ordenamiento. Al debatir las propuestas se aclar la falta de correspondencia de ciertos objetivos y de ciertos indicadores y su objetivo correspondiente como tambin la diversidad del alcance de los diferentes objetivos dentro de un proyecto (ej. Represamiento de la Laguna de Queullanca y Sistema de riego Distrito de Cochapeti, Prov. Huarmey). Tambin qued claro que la formulacin de los objetivos e indicadores requiere precisarse como tambin el uso de ciertos trminos requiere de definiciones y de una aplicacin ms homognea. En base a este ejercicio, se identificaron varios pasos a realizar para integrar y ordenar todo las actividades, proyectos y programas del PERSA y completar la cadena de objetivos preseleccionada. Estos pasos a realizar quedaron como tarea pendiente para la elaboracin del Plan 88
Cadena estratgica de objetivos e indicadores del PERSA
Los participantes armaron en base a un juego de tarjetas con objetivos e indicadores una cadena de objetivos predefinido. Posteriormente realizaron el mismo ejercicio pero ahora con objetivos e indicadores del PERSA.
SESION

En base a una lluvia de ideas, los participantes identificaron los pasos y elementos para realizar el M&E y construyeron as el formato de la Matriz de M&E, herramienta para el diseo a detalle de la informacin requerida: objetivo, indicador, definicin del indicador, unidad de medida, variables y forma de clculo, medio de verificacin, mtodo de recoleccin de datos, frecuencia y responsable. Para familiarizarse con la Matriz y sus elementos, se realiz un rompecabeza basado en tres ejemplos desarrollados con tarjetas mezclados. En base a este esquema, los participantes aplicaron la Matriz a algunos objetivos del PERSA.
OBSERVACIONES12
de M&E.
Matriz de M&E
Identificar los pasos y elementos para realizar el M&E no les result fcil a los participantes. Sin embargo, una vez comprendido los elementos de la Matriz, resolvieron el ejercicio de rompecabeza sin mayores dificultades. Al desarrollar la Matriz para algunos de los objetivos e indicadores de la cadena seleccionada de su PERSA, la precisin del indicador y de sus variables no fue realizado con la debida profundidad de anlisis. Falt en parte concentracin y un cierto entrenamiento en este tipo de ejercicios como tambin en algunos participantes el conocimiento ms especfico de la materia del sector agrario.
Control
del
En base a un ejemplo predefinido, los participantes desarrollaron el formato de recojo de informacin primaria, el ltimo eslabn a realizar para obtener datos de los medios de informacin identificados. Posteriormente se validaron los formatos diseados al entregarlos a los otros grupos de trabajo para llenarlo con los datos correspondientes. La validacin de los formatos da al grupo generador criterios para la precisin del formato. Aplicacin del ejercicio a los objetivos e indicadores predefinidos del PERSA.
Tambin en este ejercicio, los participantes demostraron su alta capacidad en desarrollar los temas con el aprender haciendo. Eso implica que para la metodologa de trabajo siempre es recomendable dejar hacer y despus explicitar los pasos metodolgicos realizados. No se pudieron detectar muchas discrepancias y diferencias en el llenado de los formularios no por la precisin de los formatos sino por ser un grupo bastante homogneo en utilizar cierta terminologa sin explicitar cada detalle. Falt un mayor anlisis de la utilidad de los formatos elaborados para medir el indicador, su ajuste, dnde se detectaron brechas sobre una mala interpretacin de lo requerido as como la determinacin de los pasos a realizar para lograr la precisin requerida de los datos a recoger. Por falta de tiempo debido al manejo muy sui generis por parte de los participantes no se pudo realizar la aplicacin del paso de elaboracin del Tablero de Control del Indicador a los ejemplos tomados del PERSA. 89
SESION

En base a la exposicin de los elementos para la organizacin del M&E y su explicacin (actores, estructura, funciones, cronograma de actividades) y con referencia a la cadena de objetivos seleccionada, los participantes desarrollaron sus propuestas. En base a una exposicin se resumi la finalidad y los elementos del Plan de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores.
OBSERVACIONES12
Los participantes estn familiarizados con este tipo de tarea. No haba mayor problema en disear una propuesta. Los diferentes grupos propusieron diferentes propuestas organizacionales sobre todo con respecto a la estructura de la unidad encargada de M&E al interior de la DRA vinculado a la OPA. Todos compartieron la preocupacin de no contar con el suficiente apoyo y recursos para poder realizar la tarea. Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin. Todos los grupos desarrollaron y llenaron su formato. Sin embargo, no todos redujeron los datos disponibles a una informacin requerida para medir el indicador. Mantuvieron todos los datos vaciados en una tabla. Tampoco hubo una reflexin cual de las variables sera la variable gua para organizar los datos de manera que facilite la medicin del indicador. En nuestro caso lo organizaron por unidad organizacional, no por el tipo de servicio a prestar, lo que no tiene mayores implicaciones para el anlisis de tres ejemplos, pero si en una aplicacin a los 20 Agencias Agrarias de Ancash. Dificultara medir los avances en el desarrollo del indicador por falta de un ordenamiento de datos adecuados. No en todos los caso qued claro el objeto del anlisis, en nuestro caso la realizacin del inventario (actividad que se media); varios respondieron las preguntas con referencia a la realizacin del servicio (prestacin de maquinaria).
Organizacin de M&E
Plan de M&E
Control
En base al ejercicio anterior del Tablero de control del Indicador (formato predefinido y rellenados) y orientado en la medicin del indicador, los participantes disearon el formato del Tablero de Control consolidado y lo llenaron con los datos obtenidos.
de
Informe de M&E
Reuniones de revisin del Informe de M&E
En base a los Tableros de Control consolidados y con una hoja de preguntas orientadoras, los participantes realizaron el anlisis del indicador con respecto a su cumplimiento. Expusieron en plenaria sus resultados y analizaron la utilidad y aplicabilidad de las preguntas al ejemplo. En base a una exposicin se resumi los elementos del Informe de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores. Se realiz una exposicin sobre las reuniones de retroalimentacin de los informes de M&E por parte
Los participantes no realizaron ninguna pregunta de aclaracin.
90
SESION

del equipo tcnico o por parte de los actores involucrados en la ejecucin del PERSA. Se realiz una exposicin sobre los pasos a realizar y las definiciones a tomar para la distribucin del Informe de M&E.
OBSERVACIONES12
Los participantes no realizaron ninguna pregunta de aclaracin.
III.
La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. De los resultados que se presenta a continuacin, se evidencia que la percepcin de los participantes es similar durante los dos das de evaluacin. RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA13
ESTADO DE ANIMO
PRIMER DIA 41% 49% 10% 0%
La Evaluacin del Taller, 12 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller (ver resultados en el Anexo B). A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 39% lo calific como Muy Interesantes y el 57% Interesantes. De ellos, los rubros Toma de decisiones y Definicin de M&E fueron calificados por ms de la mitad de los participantes, 58% en ambos casos, como Muy Interesantes. Sobre la organizacin y secuencia, el 58% lo calific como Buena, y el 33% como Muy Buena, es decir el 91% expres su conformidad con la organizacin de los temas. El primer da el taller empez con mucho retraso, a las 10:30 horas.
91
13
Sobre la Utilidad, el 50% lo calific como Muy tiles, y el 50% como tiles. Finalmente, respecto al Temario el 55% lo calific como Bueno y el 41% como Muy Bueno, es decir el 96%, casi la totalidad de los participantes expres su conformidad por los temas expuestos. En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: el 42% calific como Muy Bueno y el 50% como Bueno. Sobre El Manejo del Tiempo: el 67% calific como Bueno y el 17% como Muy Bueno. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 42% calific como Bueno y el 33% como Muy Bueno. Finalmente, respecto a la Metodologa el 53% lo calific como Bueno y el 31% como Muy Bueno, es decir el 84% consider apropiada la Metodologa diseada para el taller. Sobre la facilitadora, el 67% calific como Muy Buena y el 33% como Buena, es decir la totalidad de los asistentes se sinti a gusto con la facilitacin brindada. Sobre los resultados, el 42% considera que fueron logrados En Gran Medida y el 50% de Regular para Arriba, es decir; el 92% expresa su conformidad. Sobre los objetivos el 44% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 54% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 94%, casi la totalidad de participantes expresa una situacin favorable.
Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 42% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 50% de Regular para Arriba, es decir el 92% expresa una satisfaccin con lo aprendido. IV. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES
Se transfiri a los participantes del taller la metodologa de monitoreo y evaluacin SIME con todos los pasos y herramientas para la elaboracin del Plan de Monitoreo y Evaluacin y de los Informes de Monitoreo mensual y semestral.
RECOMENDACIONES
Se incluy un reforzamiento de conocimientos y capacidades en el anlisis y desarrollo de objetivos e indicadores as como de cadenas de objetivos.
La DRA seleccion previo al taller la cadena de objetivos con la cual va a elaborar su Monitoreo y Evaluacin este ao: OEG 1
El PERSA de la DRA Ancash no cuenta con cadenas de objetivos completas. Se debe incluir los programas, proyectos y actividades de la Programaciones Multianuales del PERSA y de Inversin Pblica como tambin reordenar los indicadores, llamadas metas, del Objetivo Estratgico General a los niveles de objetivos correspondientes de la Cadena. Qued como tarea en el marco del Plan de Monitoreo y Evaluacin. Los avances realizados en el taller para armar, revisar y mejorar esta cadena de objetivos (entre otros incorporar un objetivo 92
CONCLUSIONES
Gestin racional, eficiente y sostenible de los recursos naturales y la biodiversidad; OEE 1.1 Contar con infraestructura para conservar y preservar adecuadamente el aprovechamiento de los RRNN. Se aplic las herramientas para la elaboracin del Plan de M&E a la cadena de objetivos seleccionada. La transferencia de las herramientas para la elaboracin del Informe de Monitoreo se realiz a travs de ejercicios con ejemplos predefinidos; la aplicacin a la cadena de objetivos del PERSA no se realiz por falta de tiempo. Varios de los participantes no participaron antes en este tipo de eventos. No todas las unidades del Gobierno Regional y del sector agrario mandaron representantes. De las 20 Agencias Agrarias de Ancash solamente estuvo presente la de Huaraz, un da ms tarde se incorpor la de Recuay. Los participantes se mostraron muy giles en la realizacin de ejercicios basados en el Aprender haciendo (p.e. los ejercicios de domino, rompecabeza). En la identificacin y precisin de pasos y procedimientos para aplicar las herramientas como tambin en el anlisis de los resultados no se mostr la misma dedicacin en todos los casos. El grupo en su conjunto mostr un gran inters en la metodologa de trabajo y consider las herramientas como muy tiles. El manejo de tiempo por parte de los participantes (inpuntualidad, pausas prolongadas) dificult la ejecucin del programa y la aplicacin de todos los pasos a la cadena de objetivos del PERSA.
RECOMENDACIONES
a nivel de cambios deseados en los beneficiarios de los servicios de la DRA) deben ser profundizados y plasmados en ajustes del PERSA. La aplicacin de las herramientas para la elaboracin del Plan deben ser profundizados y asesorados en los prximos meses. Una mejor ejecucin de los pasos del Plan generar una base de mayor calidad para la aplicacin de las herramientas pendientes (formatos de Tableros de Control del Indicador y Consolidado) y en consecuencia para la elaboracin de los contenidos del Informe de Monitoreo. Para el trabajo en conjunto de los prximos meses es importante incorporar ms Agencias Agrarias como conexin a la ejecucin del PERSA en el terreno y como colaboradores en la generacin de la informacin para el Monitoreo y Evaluacin.
Se recomienda la realizacin de talleres de capacitacin en tcnicas de trabajo de grupos y de anlisis y solucin de problemas.
V.
TAREAS ASIGNADAS A LAS DRAS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E. TAREA FECHA DE ENTREGA RESPONSABLE
DRA OPA
Revisin y precisin de la Cadena estratgica de Objetivos seleccionado en el PERSA. Plan de M&E (Con los contenidos Planteados) Diseo de Tablero de Control para cada Indicador: Recojo de Informacin Primaria y el Consolidado para la DRA
20 de Abril 2010
93
TAREA
Llenado Mensual del Tablero de Control para Cada indicador y envo a la DRA para el Consolidado Anlisis del tablero de Control Consolidado del Indicador con el Equipo Tcnico Reunin de Monitoreo Mensual con el Equipo Tcnico Entrega del Informe de Monitoreo Mensual
FECHA DE ENTREGA
31 de Mayo, 30 de Junio 2010
RESPONSABLE
01 de junio, 01 de julio 2010 01 de junio, 01 de julio 2010 03 de Junio, 03 de Julio 2010
Aunque la DRA seleccion de antemano su cadena de objetivos que es OEG 1.0 OEE 1.1En el proceso del taller, se sorprendieron cuando al tratar de armarlo hasta el ltimo nivel de la Cadena se dieron cuenta que haba varios elementos no relacionados o dbilmente relacionados en su PERSA.
94
ANEXOS
95
N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
APELLIDOS Y NOMBRES
Norma Huamn Snchez Elas Valenzuela Quevedo Felix Efran Vilchez Vilchez Hermilio Jamanca Gonzales Miguel Barrenechea Padilla Carlos Peralta Cruz Luis Morales Zavala Augusto Paredes Manrique Carmen Asalde S Gerardo Norabuena Guerrero Marcos Damin R. Mara del Pilar Snchez Juan Roque Gonzles Jeny Peralta Dvila Norma Huamn Snchez Alberto Diestra Martnez Betzab Cndor Rivera Santiago Guimaray Salazar
PROCEDENCIA
DRA Ancash Parque Nacional Huascarn OPA Ancash OPA Ancash DIA Ancash ANA Unidad de Glaciologa y Recursos Hdricos DPA Ancash DPA Ancash AA Huaraz AA Bolognesi AA Huaraz DRA Ancash SENASA DRA Ancash DRA Ancash AA Recuay DPA Ancash AA Recuay TOTAL
CARGO
Responsable de Logstica Practicante Director Planificador Estadstico Hidrlogo Director Coordinador Responsable Promotor Agropecuario Extens. Agrop. Relaciones Pblicas Director Tcnico Administrativo Responsable Logstica Responsable Promotora Tec. Agropecuario
1er 2do 3er DIA DIA DIA

X X X X X X X X X X X X X X X X X X 14 13 X X X X 13 X X X X X X X X X X X X X X X X X X
96

I.- TEMARIO Califique los temas tratados segn los siguientes criterios: 1.1. Eje Temtico Muy Interesantes La toma de decisiones y el xito en la gestin El 58% Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e 58% Indicadores. El Proceso de M&E 17% El Plan de M&E 42% El recojo, anlisis de informacin para el 33% monitoreo. El Informe de Monitoreo 25% Promedio 39% Temas 1.2. Organizacin y secuencia Muy Buena 33% 1.3. Utilidad Muy tiles 50% II.- METODOLOGIA Califique los siguientes aspectos metodolgicos: 2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Buenos 42% 2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 17% 2.3. Los materiales de apoyo Muy Buenos 33% III.- EL/LA FACILITADOR/A Muy Buena(s) Ute Orestes 67% Buena(s) 33% Regular(es) 0% Mala(s) 0% Buenos 42% Regulares 25% Malos 0% Muy Malos 0% Bueno 67% Regular 17% Malo 0% Muy Malo 0% Buenos 50% Regulares 8% Malos 0% Muy Malos 0% Utiles 50% Moderadamente tiles 0% Poco tiles 0% Buena 58% Regular 8% Mala 0% Interesantes 42% 33% 83% 50% 67% 67% 57% Moderadamente interesantes 0% 8% 0% 8% 0% 8% 4% Poco interesantes 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
97
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron Objetivos: Que los participantes Fortalezcan sus conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de M&E. Promedio 4.3. Mis expectativas fueron satisfechas En gran medida 42% De regular para arriba 50% Moderadamente 8% Poco 0% En gran medida 33% 42% 50% 50% 44% De regular para arriba 67% 58% 50% 42% 54% Moderadamente 0% 0% 0% 8% 2% Poco 0% 0% 0% 0% 0%
98
99
TERCER PRODUCTO SEGUNDO INFORME DE AVANCE Consultora para la implementacin de la metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME
Elaborado por: Consorcio Pact Per - swisscontact
Abril, 2010
1
INDICE
I. Introduccin Pg. 03 03 05 06 09 12 13 31 55 83 109 131 165 190 209
II.
III. IV. V.
Objetivos y Metodologa
Avances realizados Resultados obtenidos Conclusiones y Recomendaciones
ANEXOS Anexo N 01: Informe memoria del 1 taller en la Regin San Martn Anexo N 02: Informe memoria del 1 taller en la Regin Loreto Anexo N 03: Informe memoria del 1 taller en la Regin La Libertad Anexo N 04: Informe memoria del 1 taller en la Regin Cajamarca Anexo N 05: Informe memoria del 1 taller en la Regin Lambayeque Anexo N 06: Informe memoria del 1 taller en la Regin Arequipa Anexo N 07: Informe memoria del 1 taller en la Regin Puno Anexo N 08: Informe memoria del 1 taller en la Regin Ica Anexo N 09: Informe memoria del 1 taller en la Regin Tacna
I.
INTRODUCCION
El Programa de Servicios de Apoyo para Acceder a los Mercados Rurales PROOSAMER, en el marco del Contrato de Prstamo N 1586/OC-PE firmado por la Republica del Per y el Banco Interamericano de Desarrollo viene desarrollando acciones que contribuyan a mejorar el acceso de los productores rurales a mercados dinmicos de bienes y servicios, tanto domsticos como externos, mediante el suministro de servicios tales como la informacin y la capacitacin empresarial. En ese sentido, el Componente Fortalecimiento de la Gestin del Sector Pblico Agrario (Componente 3) del PROSAAMER est implementando acciones orientadas a generar capacidades del MINAG y de las DRAs para fortalecer los sistemas de planeamiento, as como el monitoreo y evaluacin de los resultados e impactos de las polticas, los programas, los servicios y los proyectos del Sector Pblico Agrario - SPA, tanto a nivel nacional como a nivel regional. Entre uno de los sistemas de gestin, est el Sistema Integrado de Monitoreo y Evaluacin (SIME) para el cual se ha elaborado una Gua Metodolgica de Monitoreo y Evaluacin para el MINAG y DRAs la misma que para su implementacin ha sido adjudicada al Consorcio Pact Per swisscontact. Para contar con las facilidades en las DRAs, esta consultora tambin se circunscribe en el marco del Acuerdo Operativo firmado entre el MINAG y cada Gobierno Regional para la implementacin del Programa de Servicios de Apoyo para acceder a los Mercados Rurales. Por tanto, las acciones a desarrollar con la consultora estn relacionadas con la transferencia de la Metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME a las 24 DRAs y al MINAG Central en cuanto herramienta de gestin necesaria para liderar el proceso de determinacin de avance y de logros del Plan Estratgico Regional del Sector Agrario PERSA y del Plan Estratgico Sectorial Multianual PESEM (sector agrario a nivel nacional). El presente documento da cuenta del 2 Informe de Avance de la consultora donde se explicita las acciones realizadas desde la entrega del 1 Informe de Avance y contiene los Informes Memoria del 1 taller realizado en 09 Regiones.
II.
OBJETIVOS y METODOLOGIA DE LA CONSULTORIA

OBJETIVOS GENERAL: Implementar instrumentos metodolgicos para mejorar la gestin Estratgica de las entidades del sector pblico agrario ESPECIFICOS: Implementar la Metodologa Sistema de M&E SIME para realizar los procesos de M&E en el nivel central del MINAG y en las 24 DRAs principalmente orientada a dar cuenta de los avances y logros de los Planes Estratgicos del sector agrario en las Regiones y en el nivel nacional. Fortalecer capacidades y dotar de instrumentos de M&E a los actores directamente involucrados en la gestin del sector agrario en las Regiones y en el nivel nacional.
METODOLOGA PLANTEADA En la medida en que se trata de transferir una Metodologa de M&E a los actores directamente relacionados con el sector agrario de la Regin y del nivel nacional teniendo en cuenta los avances existentes al respecto, la metodologa se circunscribe en el marco de un proceso de aprendizaje y promueve la participacin e interaccin centrada principalmente en el Aprender Haciendo partiendo de la experiencia y conocimiento que los actores tienen sobre el tema. Asimismo, para que los actores directos se empoderen y puedan desarrollar e implementar los productos solicitados por la consultora, el proceso se realizar a travs de dos talleres (programados previamente y de manera coordinada) y la asesora a distancia post talleres centrados en la elaboracin y entrega de los productos solicitados a las DRAs. El 1 taller est focalizado en los aspectos generales de la Metodologa de M&E y en el Proceso de Monitoreo; mientras que el 2 taller est referido al Proceso de Evaluacin y en el Proceso de Cambio y Ajustes al Plan de M&E.
Las consultas y sus respectivas respuestas que se realicen en el marco del proceso de asesora a cada DRA, ser asumida por el/la facilitadora que les ha sido asignado para los talleres. Para que la metodologa contribuya al empoderamiento de los actores directos, los participantes del proceso son principalmente, el personal de las DRAs (OPA, DIA, DPA), representantes de las Agencias Agrarias, de los Organismos Pblicos Adscritos, de los Proyectos Especiales, de la Gerencia Regional de Desarrollo Econmico, de la Gerencia Regional de Planificacin y Presupuesto y de las organizaciones agrarias representativas de la Regin. Todas estas acciones contribuirn al fortalecimiento de una cultura institucional evaluativa necesaria para el logro de Resultados, entendida como cambios favorables al desarrollo, tanto del sector agrario como de la Regin en su conjunto.
III.
AVANCES REALIZADOS
Los avances realizados de la consultora reflejan la implementacin del Plan de Trabajo y su respectiva ampliacin presentado como primer producto. En ese sentido se han realizado las siguientes actividades: Revisin y ajustes al contenido y la metodologa del taller, teniendo en cuenta los talleres realizados que han sido materia del 1 Informe de Avance, se han realizado ajustes mnimos bsicamente en el contenido y la metodologa con la finalidad de precisar y facilitar el rpido aprendizaje de los participantes teniendo en cuenta adems el corto tiempo disponible del taller. Realizacin, Facilitacin y monitoreo de talleres de implementacin de la Metodologa de Monitoreo y Evaluacin en el nivel central del MINAG y las 24 DRAs, las tareas relacionadas con esta actividad fueron las siguientes: Elaboracin de documentos y materiales: En funcin de los contenidos establecidos y los ajustes realizados, se fotocopiaron los materiales de lectura y se grabaron los documentos utilizados en CD para distribuir a cada uno de los participantes. Asimismo, se prepar los materiales requeridos para cada taller (papelgrafos, plumones, ovillos de lana, tarjetas de cartulina, maskin tape, entre otros). Realizacin del 1 taller en el segundo grupo de DRAS: La organizacin y la logstica en el lugar de realizacin del taller fueron asumidos por cada DRA. Las fechas en las que realizaron los talleres fueron las siguientes: DRAs
San Martn Loreto La Libertad Cajamarca Lambayeque Arequipa Puno Ica Tacna
FECHAS
24, 25 y 25 de febrero 03, 04 y 05 de marzo 03, 04 y 05 de marzo 08, 09 y 10 de marzo 10, 11 y 12 de marzo 10, 11 y 12 de marzo 15, 16 y 17 de marzo 17, 18 y 19 de marzo 17, 18 y 19 de marzo
Asimismo, se tuvieron reuniones de coordinacin con el responsable de PROSAAMER y con la representante de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG, las mismas que constan en los 02 ltimos informes mensuales presentados. Adicionalmente, se han presentado 02 Informes Mensuales sobre el avance de las actividades de la consultora. Los Informes corresponden a los siguientes perodos: 14 febrero - 13 marzo, 14 marzo 13 abril. Finalmente, es necesario mencionar que se vienen realizando los talleres en las 09 DRAs faltantes, proceso que concluye el 30 de abril y que son materia del 3 informe de avance. Paralelamente las DRAs tanto del 1 y 2 grupo estn elaborando el Plan de M&E de su PERSA siendo el principal producto de la consultora para lo cual cuentan con la asesora virtual de los consultores.
IV.
RESULTADOS OBTENIDOS Los participantes de las DRAs de este 2 grupo, reconocieron la importancia del taller principalmente porque les ha permitido visualizar los vacos que tiene el PERSA y la dificultad que les ha generado en el momento de plasmar el qu y cmo realizar el M&E respectivo. En ese sentido, valoraron positivamente la metodologa de aprendizaje utilizada por su claridad, practicidad y porque les ha permitido recoger su experiencia y el aprender haciendo. Esto les permiti fijar y precisar conceptos, desarrollar habilidades as como tambin desarrollar su pensamiento lgico. En diferente grado de apreciacin, los participantes entendieron con mayor claridad la practicidad con la que se realiza el M&E, pues las herramientas aprendidas para este fin son sencillas y solamente requieren que de antemano se sepa qu se quiere monitorear (Objetivo e Indicador). Por tanto reconocieron tambin que si estos aspectos no estn claros, se hace complicado la funcin del M&E. En este grupo de DRAs, los participantes tambin se ha evidenciado expectativa e inters en el aprendizaje del cmo se realiza el M&E pero tambin, en muchos de ellos, se ha percibido limitaciones relacionadas principalmente con el manejo conceptual y anlisis, aspectos que el quehacer institucional no promueve ni fortalece porque en su prctica diaria prevalece un fuerte activismo que no les permite reflexionar en la dimensin de los cambios que deben buscar en el proceso del desarrollo del sector agrario en su regin. Un aspecto que preocupa y es necesario darle solucin, es el referido a la asistencia de los participantes. Si bien el primer da hay en muchas DRAs una cantidad numerosa, conforme pasan los das sta se va reduciendo quedando al final para la evaluacin del taller una cantidad menor. Un ejemplo saltante es el caso de San Martn, que el primer da iniciaron 41 participantes, el tercer da registraron su asistencia 31 y solamente 15 estuvieron hasta el final que es cuando se realiza la evaluacin del taller. Junto a ello, es necesario evidencia que muchos ausentes son de la OPA y durante los das del taller siempre estn entrando y saliendo, lo que no les permite seguir la secuencia del taller y tener un mejor proceso de aprendizaje. Incluso en algunas se percibe falta de liderazgo, como el caso de La Libertad. En cuanto a la satisfaccin de expectativas de los participantes, el promedio se encuentra entre En gran medida y De regular para arriba con el 54% y el 40% respectivamente, resaltando las DRA de Cajamarca con el 79% en el rubro de En gran medida. En general el promedio de satisfaccin uniendo las Variables En gran medida y De regular para arriba es del 94%. PROMEDIO DE SATISFACCION DE EXPECTATIVAS POR DRA
DRA San Martn Loreto La Libertad Cajamarca Lambayeque Arequipa Puno Ica En gran medida 53% 38% 28% 79% 50% 59% 71% 55% De regular para arriba 40% 58% 55% 21% 44% 35% 29% 40% Moderadamente 7% 4% 17% 0% 6% 6% 0% 5% Poco 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID Tacna PROMEDIO 53% 54% 41% 40% 6% 6% 0% 0%
A partir del anlisis de la evaluacin sobre el desempeo del taller aplicado a los participantes de las Regiones donde se realizaron, en promedio se evidencia que el logro obtenido se encuentra entre En Gran Medida con el 52% y en De regular para arriba con el 43%, pudiendo mencionar que entre ambas expresan que los objetivos se lograron en un 95%. Las DRAs que ms resaltan el logro En gran medida de los objetivos son el de Puno, Cajamarca y San Martn. PROMEDIO DE LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL TALLER POR DRA
DRA San Martn Loreto La Libertad Cajamarca Lambayeque Arequipa Puno Ica Tacna PROMEDIO En gran medida 60% 50% 28% 62% 35% 57% 76% 46% 50% 52% De regular para arriba 33% 46% 57% 38% 59% 43% 22% 49% 44% 43% Moderadamente 7% 3% 15% 0% 6% 0% 2% 4% 4% 5% Poco 0% 1% 0% 0% 0% 0% 0% 1% 1% 0%
Sobre el incremento de conocimientos y las habilidades adquiridas en el tema, en promedio se puede ver que el 54% lo lograron En gran medida y el 40% lo logr de Regular para arriba pudiendo mencionar que entre ambas expresan que los conocimientos y las habilidades se incrementaron en un 94%. Resaltan en este caso, las DRAs de Puno, Arequipa y Cajamarca que mencionan haber incrementado sus conocimientos En gran medida. PROMEDIO DE INCREMENTO DE CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES POR DRA
DRA San Martn Loreto La Libertad Cajamarca Lambayeque Arequipa Puno Ica Tacna PROMEDIO En gran medida 47% 46% 28% 64% 59% 65% 79% 45% 53% 54% De regular para arriba 47% 50% 50% 36% 35% 29% 18% 50% 41% 40% Moderadamente 6% 4% 22% 0% 6% 6% 3% 5% 6% 6% Poco 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Contribuyeron a estos resultados, el contenido y abordaje del tema, la metodologa utilizada y el actuar de las facilitadoras, cuya valoracin por los participantes de cada DRA y el promedio total se explicitan en los siguientes cuadros: El 96% reconoce que el temario y sus contenidos son apropiados, el mismo que se evidencia cuando se considera juntas las variables Muy Buena y Buena.
PROMEDIO RESPECTO AL TEMARIO POR DRA

DRA San Martn Loreto La Libertad Cajamarca Lambayeque Arequipa Puno Ica Tacna PROMEDIO Muy buena 43% 26% 30% 52% 41% 54% 60% 47% 44% 44.1% Buena 57% 69% 60% 46% 57% 45% 40% 46% 50% 52.2% Regular 0% 5% 10% 2% 2% 1% 0% 5% 6% 3.4% Mala 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 2% 1% 0.3%
El 84% reconoce que la Metodologa fue apropiada, el mismo que se evidencia
cuando se considera juntas las variables Muy Buena y Buena.
PROMEDIO RESPECTO A LA METODOLOGIA POR DRA

DRA San Martn Loreto La Libertad Cajamarca Lambayeque Arequipa Puno Ica Tacna PROMEDIO Muy Buena 24% 24% 7% 14% 25% 39% 38% 13% 28% 23.8% Buena 67% 61% 61% 67% 65% 49% 54% 71% 52% 60.6% Regular 9% 15% 31% 19% 10% 12% 8% 15% 20% 15.6% Mala 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0.0% Muy Mala 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0.0%
El 98% reconocen que los facilitadores han desempeado un buen rol en el taller, el mismo que se evidencia cuando se considera juntas las variables Muy Buena y Buena. PROMEDIO RESPECTO A LOS FACILITADORES POR DRA
FACILITADOR/A Mara del Carmen Piazza Ute Orestes Leonor Cisneros Walter Aguilar Leonor Cisneros Ute Orestes Ute Orestes Mara del Carmen Piazza Frances Patten
PROMEDIO DRA San Martn Loreto La Libertad Cajamarca Lambayeque Arequipa Puno Ica Tacna Muy Buena(s) 33% 54% 33% 85% 41% 65% 79% 20% 53% 51% Buena(s) 67% 46% 61% 15% 59% 35% 21% 75% 41% 47% Regular(es) 0% 0% 6% 0% 0% 0% 0% 5% 6% 2% Mala(s) 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Cabe mencionar nuevamente, que en el marco de la consultora, est previsto realizar el proceso de implementacin de la Metodologa de M&E con el MINAG Central, pero sta no se dio debido a que el Plan Estratgico Multianual del Sector Agrario a nivel
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nacional PESEM est en proceso de actualizacin. Se espera que concluido el proceso de actualizacin sea posible realizar los talleres de implementacin de la metodologa de M&E siempre y cuando los plazos de la consultora lo permitan. Realizar la transferencia de la Metodologa de M&E en el marco de un proceso de aprendizaje y trabajo en equipo adquiere cada vez mayor relevancia conforme se realizan los talleres con las DRAs, ello confirma que hay una mejor apropiacin y manejo de las herramientas que la metodologa de M&E propone y viene a fortalecer lo que en principio conocen pero sin mayor fundamentacin y profundizacin. Es la metodologa y la forma cmo est estructurado el taller lo que posibilita a los participantes un mayor entendimiento y apropiacin de los conceptos y herramientas para realizar M&E. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES
Se ha transferido la Metodologa de M&E SIME con todos los pasos y herramientas lo que debe permitir a los participantes estar en condiciones de elaborar e implementar el Plan de M&E del PERSA de sus regiones as como tambin realizar el recojo y anlisis de la informacin y, elaborar los respectivos Informes de Monitoreo. Este aspecto se evidencia con claridad en los resultados de la evaluacin final del taller. Las DRAs tuvieron la oportunidad de visualizar y evidenciar los vacios existentes en los PERSA de sus regiones (falta de objetivos, no alineamiento de objetivos, falta de indicadores o no correspondencia con el objetivo, etc) y darse cuenta que requieren revisarse y ajustarse para que tengan una formulacin clara, correspondencia y coherencia vertical, que integren a todos los programas y proyectos. Sin ello es difcil realizar un M&E consistente. A lo largo de la realizacin de los talleres, se perciben existen diferentes niveles de conocimiento y experiencia de las DRAs en el tema de M&E. Algunas DRAs como las de Cajamarca, Arequipa, San Martn, Tacna, Ica y Lambayeque cuentan con mayor capacidad de entendimiento y de profundizacin en la temtica. Sin embargo todas las DRAs han evidenciado limitaciones en la formulacin de objetivos e indicadores, correspondencia de los indicadores segn el nivel de objetivos y el alineamiento necesario de todos los niveles de objetivos. La metodologa de aprendizaje planteada para el taller permiti mantener el inters y la motivacin de los participantes siendo evidente su aporte a mejorar la confianza de los profesionales de las DRAs en sus propias capacidades a pesar de la
V.
RECOMENDACIONES
Incidir en los participantes que la Metodologa sea asumida gradualmente en su prctica cotidiana y que los instrumentos que se requieren sean incorporados de manera sistemtica en la gestin de las DRAs. Adicionalmente, es importante no slo acompaar el proceso de elaboracin de los instrumentos de M&E sino tambin exigir mayor responsabilidad para asumir coherentemente esta funcin. Si bien el proceso de la consultora es una buena oportunidad para que se revise el PERSA y se oriente para su reajuste, es importante sugerir que todo el PERSA en su conjunto sea revisado en un proceso posterior teniendo en cuenta todos los aspectos impartidos en el taller (adecuada formulacin de objetivos, alineamiento vertical de objetivos, adecuada formulacin de los indicadores y correspondencia con los objetivos segn el nivel en que se encuentren.
Que las DRAs en cuanta oportunidad de planificacin tengan, apliquen lo aprendido porque es con la prctica cuando se desarrolla y adquiere la habilidad para este tipo de procesos. Disposicin e inters existe y eso esimportante.
Es importante adoptar este tipo de metodologa en los procesos de aprendizaje de los profesionales de las DRAs, pues as se da una mejor apropiacin y gestin del conocimiento pero adems, sta se hace colectiva. En el 9
inseguridad que an se percibe en la realizacin de actividades. Se constat lo acertado de incluir sesiones de reforzamiento de conocimientos en M&E permitiendo homogenizar conceptos, generar un lenguaje comn, desarrollar capacidades de anlisis y propuesta en la formulacin y comprensin de objetivos e indicadores, la comprensin de los diferentes niveles de objetivos y la relacin causal existente ente ellos (cadena estratgica de objetivos). Los talleres realizados han permitido que las DRAS hayan iniciado el proceso de manejo y aplicacin gradual de los instrumentos de M&E contribuyendo a desmitificar el proceso de construccin del Plan de M&E de PERSA de la regin y la elaboracin del Informe de Monitoreo, acciones vistas anteriormente como difciles y que solamente pueden ser asumidas por especialistas. Aun cuando las DRAs (OPA, DIA, DPA) son las responsables de realizar del M&E de sus PERSA, es importante insistir que en el proceso de implementacin de la Metodologa de M&E participen tambin los otros Actores (representantes de los Organismos Pblicos Adscritos, de los Proyectos Especiales, de las Agencias Agrarias, de la Gerencia Regional de Desarrollo Econmico, de la Gerencia Regional de Planificacin y Presupuesto y de las organizaciones agrarias representativas de la Regin), pues ello contribuir a un aporte ms sistmico pero tambin a empoderarse en la responsabilidad que tienen en la ejecucin, M&E del PERSA.. Hay dos elementos que para los participantes resultaron novedosos e importantes en el proceso de transferencia de la Metodologa de M&E SIME: 1. La incorporacin del Diseo de Formatos de recojo de informacin, del Formato Consolidado de la Regin y del Tablero de control del Indicador. 2. El anlisis del Tablero de Control del indicador y la forma de realizar el anlisis para la elaboracin del Informe de Monitoreo. Aun cuando se muestran limitaciones de los participantes para realizar este proceso, reconocieron significativamente su validez e importancia y la necesidad de incoprprarla a su prctica. La metodologa del taller conforme se ha ido aplicando en este 2 grupo tambin ha tenido reajustes principalmente en el tema
proceso de elaboracin del Plan de M&E. los Directores de las OPA deben promover el uso de esta metodologa dado que ello har enriquecedor y aportar mejores resultados al proceso de elaboracin del Plan de M&E de los PERSA, al anlisis y elaboracin del Informe de Monitoreo entre otros.
Ms all de acompaar en la elaboracin del Plan de M&E del PERSA de su regin cuya concresin ser la evidencia de que los profesionales de las DRAs tiene capacidad para hacerlo; es necesario tambin que se les acompae tcnicamente hasta que logren concretar el alineamiento de los Planes Operativos con el PERSA, pues actualmente ste no se da.
Las DRAs deben aprovechar este proceso para generar sinergia, articulacin y compromiso de los actores por el Desarrollo del sector agrario en la Regin.
Es importante incidir en las DRAs para que se apropien de estos elementos porque son necesarias e imprescindibles para dar cuenta de la Gestin del PERSA de su regin.
Incorporar estos ajustes en los siguientes talleres y de manera ms sistemtica a la Metodologa de M&E SIME. 10
referido al Diseo de formatos y Construccin de los tableros de control de los indicadores. En este 2 Informe de Avance se menciona nuevamente que aun no se ha realizado el 1 taller con el MINAG Central por las razones explicitadas en el anterior informe.
A pesar de los logros no podemos dejar de plantear que subsisten una serie de limitaciones que dificultan el desarrollo fluido del proceso de implementacin de la Metodologa de M&E SIME. Entre ellos destacan: Vacos y limitaciones en el propio PERSA de la regin, tales como la ausencia de indicadores o la no concordancia con el objetivo general, la falta de precisin en la redaccin de los objetivos, no cuentan con acciones estratgicas que garanticen su logro. No existe un real alineamiento PERSA con el Plan de Desarrollo Concertado de la Regin. Capacidad reducida de la DRA (en horashombre disponible, especialmente del personal de la OPA) para asumir las tareas necesarias para elaborar e implementar el Plan de M&E para el PERSA de la regin en los plazos previstos. Otras limitaciones reales o sentidas que expresan los integrantes de las DRA que entorpecen las labores acometidas por la DRA y por ende afecta la tarea de M&E.
Se recomienda que PROSAAMER insista con el MINAG sobre este punto y tomar una decisin al respecto, toda vez que el plazo de la consultora va acortndose y no va ser posible cumplir con la respectiva transferencia de la Metodologa de M&E SIME. Los vacos y limitaciones planteados solo hace ms evidente que la implementacin del sistema de M&E es un proceso gradual cuya concrecin exige el compromiso no solo de la DRA, sino del Gobierno regional y el Gobierno Nacional (MINAG) para garantizar el soporte normativo y financiero apropiado. Dentro de las tareas inmediatas a ser asumidas, se debe considerar: la profundizacin de conocimientos en M&E y el desarrollo de habilidades entre los involucrados; el buscar la mayor eficiencia en el uso de los recursos disponibles, especialmente humanos; la institucionalizacin de nuevas formas de encarar la planificacin, que promueva y garantice el alineamiento gradual entre los planes estratgicos y los operativos; y el asumir y promover nuevas actitudes orientadas a la confluencia de esfuerzos entre los actores involucrados en el desarrollo del sector agrario en la regin.
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ANEXOS
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ANEXO N 01 INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION SAN MARTIN I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller de implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria de San Martn los das 24, 25 y 26 de febrero de 2010 en la ciudad de Tarapoto.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per Swisscontact coordin con la DRA San Martn, que realiz la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA San Martn. PARTICIPANTES: Participaron en el taller durante los 03 das un total de 31 personas (ver relacin en Anexo A) y la composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE DCA OPP DRA PEAM Proyecto Pion SENASA PEHCBM IPADEA INIA SPDA IIAP UNSM PRIMER DIA 7 7 8 4 1 1 4 1 2 1 1 4 41 SEGUNDO DIA 7 7 8 4 2 1 2 1 2 1 35 31 TERCER DIA 7 7 7 4 1 1 1 1 2
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Asimismo, estuvieron presente el Sr. Eduardo Sarmiento de la Unidad de Poltica Sectorial del MINAG, el Sr. Jim Carrera de PROSSAMER y la Srta. Mara del Carmen Piazza como facilitadora. METODOLOGA UTILIZADA La metodologa utilizada para abordar cada aspecto fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenaria. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicitada en el formato solicitado. Presentacin en plenaria de los resultados de los trabajos de grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado en los grupos. El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin San Martn. PROGRAMA
24 Febrero 8:30 9:00 Inscripcin de Participantes 9:00 9:20 Inauguracin del taller. 25 Febrero 09:00 9:30 Revisin de los indicadores del PERSA y ajustes segn nivel de la cadena lgica y los posibles medios de verificacin. Presentacin sntesis del contenido de la Matriz de M&E Seleccin de OEG del PERSA a ser trabajados 9:30 11:00 Trabajo de grupos (01 OEE de los OEG 2 y 6): cadena lgica, indicadores y medios de verificacin. 26 Febrero 9:00 9:30 Exposicin sntesis de lo avanzado en el taller
9:20 9:50 Presentacin De los participantes De los Objetivos y Metodologa del taller. Del Programa del Taller en funcin a los temas a abordar. 9:50 11:00 Importancia y asertividad de la toma de decisiones Ejercicio en grupos: Lectura del Titanic y preguntas motivadoras Presentacin en plenaria de los grupos REFRIGERIO 11:20 12:00 Definicin y elementos de M&E Ejercicio Lluvia de ideas en Plenaria: Qu es, para qu sirve y qu se necesita para el M&E? Preguntas y comentario sntesis.
9:30 11:00 Organizacin del sistema de M&E Presentacin del contenido bsico de la organizacin y funciones en base al formato de Plan de M&E Trabajo en grupos
REFRIGERIO 10:50 12:10 Plenaria del trabajo de ambos grupos.
REFRIGERIO 11:20 11:50 Presentacin en plenaria de ambos grupos: actores, funciones y necesidades de organizacin del M&E en la Regin
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24 Febrero 12:00 13:00 Conceptos y elementos de M&E, Exposicin dialogada Ejercicio en grupos: Indicadores para conocer como identificar si un/a profesor/a es autoritario Plenaria de ambos grupos
25 Febrero 12:10 13:00 Trabajo de grupos: Elaboracin de la Matriz de M&E.
ALMUERZO 14:30 15:30 Niveles de la cadena lgica y tipos de indicadores Exposicin dialogada Ejemplos en plenaria 15:30 16:00 Ejercicio grupal: Relacionar objetivos con indicadores segn nivel de la cadena lgica Plenaria de ambos grupos
ALMUERZO 14:30 15:30 Continuacin de la elaboracin de la matriz de M&E de las Cadenas de Objetivos seleccionadas. Trabajo de grupos 15:30 16:00 Plenaria: presentacin de la Matriz de M&E elaborada por cada grupo
REFRIGERIO 16:20 17:00 Matriz de M&E Exposicin dialogada Ejemplos en plenaria
REFRIGERIO 16:20 17:00 El proceso de M&E Presentacin dialogada de las fases en plenaria Exposicin: necesidades de organizacin del M&E
26 Febrero 11.50 13:00 Recoleccin de informacin de M&E Revisin del Proceso de M&E presentado: la necesidad de identificar variables clave para el anlisis de la informacin y los reportes. Trabajo en comisiones en base al contenido de la Matriz de M&E de los OEG seleccionados: tipo de informacin requerida (seleccin de variables clave para el anlisis) Presentacin en plenaria ALMUERZO 14:30 15:30 Plan de Monitoreo Exposicin dialogada Informes de Monitoreo Exposicin dialogada 15:30 16:40 Presentacin de tareas pendientes: Tarea 1: Matriz de M&E hasta el nivel de acciones estratgicas y Tarea 2: Organizacin y funciones Definicin de fechas de entrega de avances preliminares Conversatorio, intercambio de ideas y aclaracin de dudas Clausura del taller Evaluacin del taller REFRIGERIO
ACCIONES REALIZADAS:
SESION ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS Importancia de un Sistema integrado de planeamiento, monitoreo y evaluacin. Enfoque de Gestin por Resultados. Fortalecimiento institucional de las DRA y de la institucionalidad del sector agrario en la regin. Cadena de mando, prioridad de objetivos, importancia de la OBSERVACIONES
Importancia de la toma de decisiones
El trabajo en grupos fue de utilidad para generar el inters de los participantes en materia de la 15
informacin, organizacin seguimiento de las advertencias
Definicin y elementos de M&E
Definiciones y utilidad del M&E. Importancia de esta herramienta de gestin para hacer ajustes a la planificacin.
Cadena Estratgica e indicadores
Luego del ejercicio, se hizo la exposicin sobre tipos de indicador segn nivel de la cadena estratgica y segn caractersticas de los indicadores.
asuncin organizada de responsabilidades y la necesidad de reaccionar oportunamente ante la informacin recibida. (Ver Anexo B). Luego de la plenaria, se recab informacin sobre cmo las instituciones del sector agrario de la regin realizan acciones de monitoreo, de modo de transmitir que se trata de avanzar en base a las prcticas existentes pero mejorando la calidad de la informacin de monitoreo. (Ver Anexo C). Los grupos desarrollaron el ejercicio con facilidad. (Ver Anexo D y E). Una comisin trabaj un OEG preseleccionado por la DRA, tenindose el inconveniente que ste cuenta slo con un OEE. Entonces, se procedi a seleccionar otro OEG para ser trabajado por la segunda comisin. Los participantes no conocan el PERSA y la versin que tiene la DRA difiere de la que ha sido aprobada. Fue una oportunidad para que la DRA presente la versin sobre la que se va a trabajar. El PERSA no incluye metas para el nivel de O.E.E. por lo que los grupos iniciaron un proceso de elaboracin. (Ver Anexo G). Respecto a la matriz de M&E, la columna de variables es la que caus mayor dificultad. Por ello se opt por trabajar en comisiones las variables bsicas para el M&E en el sector agrario, que fueron compartidas por los grupos en plenaria. (Ver Anexo G).
Construccin de la Matriz de M&E para dos O.E.E seleccionados del PERSA
Se present la Matriz de M&E, se definieron las columnas y se presentaron ejemplos preelaborados. Seguidamente, se trabaj la Matriz de M&E para 02 OEE del PERSA
En base a la matriz de M&E, los participantes examinaron las variables que haban seleccionado y las complementaron con otras pertinentes para el recojo y anlisis de informacin primaria. Fichas de recojo de informacin Este trabajo se desarroll tomando en consideracin las posibilidades que ofrecen las fuentes de verificacin identificados en las comisiones, de manera de evaluar asimismo otros posibles medios de verificacin. Se present en tarjetas la secuencia lgica entre Planificacin, Monitoreo y
El proceso de M&E
La presentacin permiti ver el proceso de M&E en su dinmica cotidiana, como introduccin al 16
Evaluacin: fases, subprocesos y productos, y retroalimentacin. Responsable, proveedores informacin y usuarios. Organizacin del M&E de
Organizacin, funciones y flujo de informacin
tema de los requerimientos de organizacin del sistema de M&E (Ver Anexo F). Los grupos propusieron propuestas similares, cuya conduccin recaera en la Oficina de Planificacin y Presupuesto de la DRA. Se presentaron a modo de ejemplo los reportes de la metodologa SIME y seguidamente se complement la exposicin con la importancia de contar con informacin sobre las principales variables de inters trabajadas, para un anlisis ms fino del avance en el cumplimiento de las metas.
Elaboracin de informes de M&E: reportes, anlisis y distribucin.
Contenido de los informes de M&E: reportes segn nivel de la cadena lgica y anlisis cuanti y cualitativo del nivel de avance.
Contenido Bsico: - Matriz de M&E para los OEG hasta el nivel de Acciones Estratgicas - Organizacin de la DRA y delimitacin de funciones
III. EVALUACION DEL TALLER La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. De los resultados que se presenta a continuacin, se evidencia que la percepcin de los participantes se incremento favorablemente el segundo da del taller. RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA
ESTADO DE ANIMO
PRIMER DIA 28% 50% 22% 0%
La Evaluacin del Taller, 15 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller. A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem que fue evaluado por los participantes:
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I.- TEMARIO 1.1. Eje Temtico
El 41% calific los temas abordados como Muy Interesantes y el 58% como Interesantes. Entre los rubros tratados, 53% calific el de Toma de Decisiones como Muy Interesante y 47% otorg la misma calificacin a los temas Definicin de M&E y El proceso de monitoreo.
Muy Interesantes La toma de decisiones y el xito en la gestin El 53% Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e 47% Indicadores. El Proceso de M&E 47% El Plan de M&E 40% El recojo, anlisis de informacin para el 27% monitoreo. El Informe de Monitoreo 33% Promedio 41% Temas Interesantes 47% 53% 53% 60% 67% 67% Moderadamente interesantes 0% 0% 0% 0% 7% 0% Poco interesantes 0% 0% 0% 0% 0% 0%
58%
1%
0%
1.2. Organizacin y secuencia El 100% expres su conformidad con la organizacin de los temas.
Muy Buena 20% Buena 80% Regular 0% Mala 0%
1.3. Utilidad Igualmente, el 100% expres su conformidad con la utilidad de los temas.
Muy tiles 67% Utiles 33% Moderadamente tiles 0% Poco tiles 0%
II.- METODOLOGIA 2.1. Los Ejercicios grupales propuestos El 100% de los participantes expres su conformidad con los ejercicios grupales: 27% los calific de Muy Buenos y 73% de Buenos.
Muy Bueno 27% Bueno 73% Regular 0% Malo 0% Muy Malo 0%
2.2. El manejo del Tiempo El 94% expres su conformidad con el manejo del tiempo.
2.3. Los materiales de apoyo Respecto a los materiales de apoyo, el 80% expres su conformidad.
18
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID Muy Bueno 20% Bueno 60% Regular 20% Malo 0% Muy Malo 0%
III.- EL/LA FACILITADOR/A
Sobre la facilitadora, el 33% la calific como Muy Buena y el 67% como Buena, es decir la totalidad de los asistentes se sinti a gusto con la facilitacin brindada.
Muy Buena(s) 33% Buena(s) 67% Regular(es) 0% Mala(s) 0%
Mara del Carmen Piazza IV- RESULTADOS
4.1. Mis conocimientos y habilidades sobre el tema se incrementaron Sobre los resultados, el 47% considera que fueron logrados En Gran Medida y otro 47% de Regular para Arriba, es decir; el 94% expresa su conformidad.
En gran medida 47% De regular para arriba Moderadamente 47% 6% Poco 0.0%
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron Sobre los objetivos del taller, el 60% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 33% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 93% de participantes expresa una situacin favorable.
Objetivos: Que los participantes Fortalezcan sus conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de M&E. Promedio En gran medida 73% 53% 53% 60% 60% De regular para arriba 20% 40% 40% 33% 33% Moderadamente 7% 7% 7% 7% 7% Poco 0% 0% 0% 0% 0%
4.3. Mis expectativas fueron satisfechas Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 53% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 40% de Regular para Arriba, es decir el 93% expresa una satisfaccin con lo aprendido.
En gran medida 53% De regular para arriba 40% Moderadamente 7% Poco 0%
IV. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES Se constat aceptacin de parte de las distintas instituciones y participantes acerca del rol que debe cumplir la DRA en el monitoreo y evaluacin del plan estratgico del sector agrario en la regin. El Plan Estratgico Regional del Sector Agrario RECOMENDACIONES Durante el taller, se comunic a la facilitadora que el sistema de M&E es una prioridad del ms alto nivel de la DRA, por lo que se sugiri coordinar estrechamente entre la OPP y la Alta Direccin para la elaboracin del Plan de M&E. Se recomend complementar con indicadores 19
evidencia algunas limitaciones en materia de los indicadores identificados, especialmente en el nivel de OEE. En la medida que el PERSA de la Regin San Martn contiene 9 OEG, el Plan de M&E se iniciar con los OEG cuya ejecucin involucra directamente a la DRA, para avanzar gradualmente en la elaboracin de la Matriz completa de M&E, de modo tal de ponerlo en marcha durante la consultora.
pertinentes la Matriz de M&E y examinar los indicadores de los planes de accin o proyectos en ejecucin. Se recomend involucrar activamente a otras instituciones y proyectos del sector agrario, particularmente a las que desarrollan acciones de conservacin de la biodiversidad. Los participantes recomendaron a la DRA socializar la intencin del PERSA entre todas las instituciones del sector agrario.
V. TAREAS ASIGNADAS A LAS DRA PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E.

TAREA 1) Culminar la matriz de M&E para el PERSA. Se deber replicar lo aprendido a lo largo del taller, trabajando la mayora de los OEG hasta el nivel de Acciones Estratgicas tanto permanentes como temporales. Para las acciones estratgicas temporales, se requiere ubicar los proyectos y sus marcos lgicos de forma de conocer sus principales indicadores. 2) Elaboracin del organigrama, funciones, flujo de informacin de M&E FECHA DE ENTREGA RESPONSABLE
Al culminar el mes de marzo un envo preliminar (un mes despus del taller)1
Oficina de Planificacin y Presupuesto (OPP)
Al culminar el mes de marzo un envo preliminar (un mes despus del taller)
OPP y Asesor de Direccin de la DRA
Cabe anotar que durante el mes de marzo el Director de la Oficina de Planificacin y Presupuesto (OPP) de la DRA San Martn sala de vacaciones. Se ha enviado una comunicacin con copia a l, a la responsable en la OPP que fue asignada para conducir la tarea y al Asesor de la Alta Direccin que particip en el taller para establecer el vnculo por va electrnica.
20
ANEXO A LISTA DE PARTICIPANTES 1er DIA

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 41 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43
APELLIDOS Y NOMBRES
Ysidro Vela Flores Jos Antonio Balden Salcedo Csar H. Salazar Pinedo Juan del Aguila Lozano Julio Martn Montenegro Farje Hosmer Guevara Martnez Percy Rojas Chumbe Carolina Tejada Pinto Henry Ruiz Solsol
PROCEDENCIA
DCA APC DCA APC DCA-APC DCA-APC DCA-APC DCA-DRASAM DCA-DRASAM Sociedad Peruana de Derecho Ambiental Instituto de Investigacin Amaznica IIAP
2do DIA
X X X X X X X
3er DIA
X X X X X X X
Agliberto Paredes Pia OPP-DRASAM Jos Luis Pinto Ros OPP-DRASAM William Gallegos Arvalo OPP-DRASAM Pedro Pablo Ruiz Beteta OPP-DRASAM Jovita Garca Gngora OPP DRASAM Rodys Mary Alvarez Noriega OPP DRASAM Paola Panduro Lpez OPP-DRASAM Lucenit Tello Ros Proyecto Pin Alide Cardenas Ros Proyecto Pin Francisco Palomino Palomino SENASA Soledad Bravo Dvila DRASAM Dmaris Torres Sandoval DRASAM Luis Alberto Prado Asenjo DRASAM Luis Mendo Alegra DRAA Rgulo Ramrez Camacho INIA Roberto Lozano Lpez INIA Gilberto Gmez Shapiama AASM-DRASAM Michel Crdova Flores DEA-DRASAM Jorge Calle Seminario DEA- DRASAM Adalberto Villalobos Ruiz Asesor DRASAM Rafael Villegas Crdova PEAM Arroz Rober Amasifun Arvalo PEAM Cacao Elvis Huamn Calixto PEAM Nilton Luis Murga Valderrama PEAM Wagner Paredes Del Aguila PEHCBM Juan Alejandro Vsquez Briones UNSM/FCA Alex Fernando Retegui Reatgui UNSM/FIAI Alan Jymm Moreno Garca UNSM/FIAI Frank Rosbell Ramrez Sangama UNSM/FECOL Luis Martn Berr Chvez DRASAM-ATI Marco Alfredo Ros Saldaa P.E.H.C.B.M Roberto Carlos Ramrez Vargas P.E.H.C.B.M Jos Reatgui Vega P.E.H.C.B.M Karla Luz Mendoza Lpez IPADEA TOTAL
X X X 35
X 31
21
ANEXO B Sobre la experiencia del hundimiento del Titanic: Qu decisiones hubieran tomado y qu instrucciones hubieran dado? GRUPO N 1 Decisiones: Disponer cambio de rumbo para llegar al mismo destino Disponer que los instrumentos de visualizacin de riesgos se implementen para los observadores directos Instrucciones: Ordenar al conductor que oriente el viaje con otro rumbo Instruir al equipo para organizar a la tripulacin para una evacuacin oportuna
GRUPO N 2 Decisiones: Recopilar y organizar toda la informacin Poner en conocimiento de los directivos los riesgos que se avecinan Instrucciones: Reduccin de la velocidad
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ANEXO C M&E
Qu es monitoreo?
Observar, registrar y determinar los avances en la ejecucin de las actividades para realizar correcciones precisas y oportunas Es el seguimiento de las actividades programadas en un plan de trabajo
Qu es evaluacin?
Verificar el cumplimiento de los fines y resultados de un proyecto Se realiza peridicamente para ver el avance, logros e impactos alcanzados, y las fallas en el desarrollo del proyecto para efectuar correcciones Medicin del logro de metas en forma peridica Dar a conocer los resultados que se vienen obteniendo con las acciones ejecutadas para tomar decisiones correctivas
Para qu sirve el M&E?

Para tomar decisiones ante desviaciones y definir qu reorientaciones se realizarn respecto a las acciones que se vienen ejecutando Para cambiar de rumbo si no se estn cumpliendo los objetivos
Qu se requiere para realizar el M&E?

Decisin de la alta direccin
Destinar presupuesto para desarrollarlo (capacitacin, equipamiento, recursos logsticos, etc) Que exista un plan operativo anual e informes de avance fsico y financiero Conocer los indicadores y las metas a corto, mediano y largo plazo, indicadores medibles, metas alcanzables, evidencias de resultados Conocer los objetivos del proyecto o plan estratgico y las acciones que se realizarn Involucrar actores a varios
La verificacin in situ del cumplimiento de las metas
Para la obtencin de productos eficientes
Proceso que utiliza el nivel gerencial para la toma de decisiones en los proyectos
Para conocer avances y limitaciones
Permite evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas de programas y proyectos
Para hacer una evaluacin de las acciones en forma continua Para redisear y/o elaborar proyectos de continuidad Para tener informacin real y oportuna
Herramientas de recojo de informacin Plan de M&E
23
ANEXO D OBJETIVOS e INDICADORES Formulacin de un objetivo e indicadores sobre el problema: maestro/a autoritario GRUPO N 1 OBJETIVO: Lograr cambio de actitud para la mejora de las relaciones personales docente / alumno INDICADORES: Mayor participacin de alumnos en clase en 30%. Aumento del rendimiento acadmico en 20%. Mejoramiento del clima organizacional: maestros democrticos, receptivos, comunicativos; alumnos que sienten confianza, alumnos que mejoran su desenvolvimiento; libertad de expresin. Cambio en la metodologa de enseanza. GRUPO N 2 OBJETIVO: Contar con maestros lderes (con estilo de liderazgo democrtico) en el proceso de enseanza y aprendizaje INDICADORES: Incremento del rendimiento escolar. Disminucin de la desercin estudiantil. Alumnos lderes dentro de su comunidad. Incremento de la participacin de los padres de familia.
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ANEXO E CADENA ESTRATEGICA DE OBJETIVOS DEL PERSA
GRUPO N 1 Objetivos Indicadores Incrementar la gestin del desempeo de Entre el 2010 y el 2012, se incrementa en las instituciones del sector agrario un 40% la cobertura de atencin a usuarios y pedidos de requerimientos de informacin Modernizar la gestin de las instituciones Desde el 2010, el 80% de las instituciones del sector agrario en la regin del sector agrario utiliza kits informticos actualizados garantizando una mejor fluidez en la comunicacin y realizacin del trabajo Fortalecer la institucionalidad del sector 100 funcionarios asesorados en el 2010 agrario Asesorar en liderazgo y agricultura para el 12 sesiones de asesora realizadas en el desarrollo 2010
GRUPO N 2 (incluye los ajustes realizados en Plenaria en los indicadores) Objetivos Indicadores Fortalecer la institucionalidad del sector Al 2015, se incrementa la credibilidad y agrario confiabilidad en las reglas y calidad del desempeo institucional Incrementar la gestin del desempeo de Entre el 2010 y el 2012, se incrementa en las instituciones del sector agrario un 40% la cobertura de atencin a usuarios y pedidos de requerimientos de informacin Modernizar la gestin de las instituciones Desde el 2010, el 80% de las instituciones del sector agrario en la regin del sector agrario utiliza kits informticos actualizados garantizando una mejor fluidez en la comunicacin y realizacin del trabajo Al 2013, 70% de funcionarios de instituciones del sector agrario cumplen con sus compromisos de reportar informacin en los plazos establecidos Asesorar en liderazgo y agricultura para el 100 funcionarios asesorados en el 2010 desarrollo 12 sesiones de asesora realizadas en el 2010
25
ANEXO F PRESENTACIN EN PLENARIA CON TARJETAS DE LAS FASES PRINCIPALES DEL PROCESO DE M&E 1) Planificacin 2) M&E PERSA 3) Revisin cadenas 4) Revisin indicadores 5) Medios estratgicas Verificacin (Lgica vertical) (Lgica horizontal) (8) Reportes 7) Fichas de registro 6) Matriz de M&E
10) Difusin para ajustes en las estrategias y metas del PERSA
9) Elaboracin Informes M&E
Introduccin al tema del recojo y consolidado de la informacin: Qu informacin se requiere para el anlisis?
26
ANEXO G EJERCICIO EN PLENARIA PARA DETERMINAR LOS CONTENIDOS DE LA MATRIZ DE M&E Y POSTERIORMENTE DE LAS FICHAS DE RECOJO DE INFORMACIN
Mtodo de recoleccin Frecuencia Responsable de datos OEG 1: Fortalecer la institucionalidad del sector agrario en la regin Al 2015 se Aumenta el % Oportunidad Evaluacin de Se establece Anual Director DRA increment en de usuarios de las los usuarios con un espacio 30% la satisfechos con respuestas respecto a las fsico y uno credibilidad y el desempeo (fechas) virtual para respuestas confiabilidad institucional recibidas va recibir las en las reglas y (rapidez y Calidad del email o evaluaciones calidad del calidad del servicio correspondencia y las desempeo servicio) brindado / sistematiza institucional la oficina de utilidad . OEE 1.2: Incrementar la gestin del desempeo de las instituciones del sector agrario en la regin Al 2013 se % de Peticiones de Archivos de El Semestral Jefe de la incrementa en comunicaciones informacin correspondencia responsable Oficina de un 40% la que reciben asignado de cobertura de una respuesta Cumplimiento Registros de la DRA atencin a por parte de las de atencin a emails en las solicita a usuarios y instituciones del las peticiones cuentas de cada pedidos de sector agrario (con fechas) internet institucin su requerimientos listado de informacin respectivo, con formato ad hoc Accin Estratgica 1.2.1: Modernizar la gestin de las instituciones del sector agrario Al 2011, 80% % de Respuestas a Copia de las El Trimestral Director del de las comunicaciones pedidos de respuestas responsable proyecto instituciones oportunas informacin enviadas asignado de del sector utilizando los (con fechas) la DRA agrario utilizan kits informticos utilizando los solicita el kits kits envo de las informticos informticos respuestas actualizados, enviadas garantizando una mejor fluidez en la comunicacin Indicador Definicin Variables Fuente de Verificacin
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TRABAJO EN COMISIONES SOBRE EL TIPO DE DATOS QUE SE REQUIERE RECOGER PARA EL M&E (en base al ejercicio previo) OEG 1: Fortalecer la institucionalidad del sector agrario en la regin GRUPO N 1: OEE 1.2: Incrementar la gestin del desempeo de las instituciones del sector agrario en la regin Variables de inters: Tipo de usuario: estatal / privado Tipo de informacin: cultivos / crianzas (se detallarn las de prioridad en la regin) Fecha (para ver variacin en la frecuencia, estacionalmente) Fuentes de informacin: Libros de registro de solicitudes de informacin Registro estandarizado de solicitudes atendidas
GRUPO N 2: Accin Estratgica 1.2.1: Modernizar la gestin de las instituciones del sector agrario Variables de inters: Tipo de documento de respuesta Procedencia de las solicitudes: por mbito y por tipo de solicitante Fecha de pedido y de respuesta Fuentes de informacin: WEB de las instituciones: su limitacin es que slo brinda el dato de nmero de visitas Archivos de las Direcciones de las DRA, que organiza la Oficina de Atencin a Usuarios (incluye datos sobre procedencia, tipo de solicitud, otros, y hace reportes de atenciones)
28
ELABORACIN DE MATRIZ DE M&E EN BASE AL PERSA SAN MARTN GRUPO N 1: O.G.E 6: Conservar la biodiversidad INDICADOR DEFINICIN VARIABLES MEDIO DE VERIFICACION
Resolucin Municipal/ordenanza Municipal Lnea de base/informe de la autoridad competente
METODO DE RECOLECCION
FRECUENCIA
RESPONSABLE
O.E.G.6: Conservar la Biodiversidad rea natural intangible N de Bosques municipales reconocida por la protegidos municipalidad Especies en extincin protegidas Especies de flora y fauna en peligro de extincin
Bosques protegidos Tipo de especie: flora y fauna
Dir. Recursos Naturales DRA solicita a AMRESAM DRN y AAA solicita a la institucin especializada (INIA)
Anual
DRN y AAA
Anual
DRN y AAA
OEE. 6.1 Promover la consolidacin de la flora y la fauna y el aprovechamiento sostenible de RR NN N de concesiones 1) N de concesiones forestales otorgadas y Son las concesiones Concesiones otorgadas otorgadas (resoluciones). supervisadas supervisadas por el rgano 2) Informes de supervisin de pertinente Concesiones supervisadas los planes operativos
DRN y AAA realice informacin sobre el POA de parte de los concesionados
Semestral
DRN y AAA
ACCION ESTRATEGICA 6.1.1 Proyecto Recuperacin de reas degradadas de la zona de amortiguamiento del Parque Nacional Ro Abiseo Al 2013, 5,000 has reforestadas en la zona de amortiguamiento Nmero de Has. Con reforestacin para silvopastoril y agroforestal Nmero de Has reforestadas Tipos de reforestacin informe coordinador del proyecto El coordinador consolida informes de los tcnicos de campo y la entrega a servicio RR NN del Gobierno Regional y a OPP-DRA. Trimestral Gerencia de Recursos Naturales del Gobierno regional (supervisa), OPP monitorea. El proyecto
ACTIVIDAD2 6.1.1 .1: Talleres de capacitacin a la comunidad Nmero de talleres Talleres realizados Nmero de talleres Tipo de participante Informes de los talleres El responsable de la actividad consolida la informacin de los talleres Mensual
ACTIVIDAD 6.1.1 .2: Bosques locales concesionados con un plan operativo. Nmero de bosques Bosques locales Bosques concesionados concesionados que concesionados que cuentan Bosques concesionados cuentan con plan operativo con plan operativo con planes operativos
Informes de concesiones y planes operativos
El responsable de la actividad reporta el avance en las concesiones
Mensual
El proyecto
Actividades permanentes de la DRA, no se trabaj en base al proyecto presentado como Accin Estratgica.
29
GRUPO N 2: OEG 2: Consolidar las organizaciones con visin empresarial

INDICADOR DEFINICIN VARIABLES MEDIO DE VERIFICACION METODO DE RECOLECCION FRECUENCIA RESPONSABLE
OEG 2: Consolidar las organizaciones con visin empresarial Organizaciones agrarias Al 2015, se incrementa en manejan la cadena productiva, Organizaciones competitivas: 20% las organizaciones articuladas en alianzas volmenes de produccin y agrarias competitivas estratgicas, para el mercado estndares de calidad nacional y de exportacin OEE 2.1: Fortalecimiento de organizaciones con visin empresarial
Reportes de Cmara de Comercio y DIRCETUR con La DCA recopilar la informacin de Anual formato de encuesta logros en competitividad de las entidades correspondientes Reportes y convenios
DCA
Al 2016 se incrementa en Organizaciones que exportan de Organizaciones exportan DCA solicita la informacin Reportes de Aduanas, Semestral 15 las organizaciones acuerdo a las exigencias de los mediante Brokers y joint estandarizada a las instituciones para su Dircetur, Produce y ADEX agrarias que exportan mercados internacionales venture sistematizacin Accin Estratgica 2.1.2: Conformacin y formalizacin de organizaciones agrarias Al 2015, 100 Nmero de organizaciones Organizaciones constituidas que organizaciones agrarias formalizadas aplican herramientas de gestin conformadas y empresarial formalizadas Organizaciones formalizadas segn actividad Actividad 2.1.2.1: Capacitacin en gestin empresarial Al 2015, 500 Nmero de organizaciones organizaciones Organizaciones que reciben capacitadas en los mdulos capacitadas en 12 mdulos mdulos / talleres del programa de gestin empresarial Nmero de talleres 600 talleres
.A. Agronegocios
Registros de DRA Registros Pblicos DCA solicita a Registros Pblicos la informacin de organizaciones registradas Trimestral DCA
Registros de participantes
OPP solicita y sistematiza informes de los consultores
Mensual
OPP
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ANEXO N 02
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION LORETO I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria los das 03, 04 y 05 de Marzo en la ciudad de Iquitos.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRAs y se determinaron los materiales y equipos necesarios. El Consorcio Pact Per Swisscontact coordin con la DRA Loreto, quienes realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Loreto. PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de 26 personas (ver relacin en Anexo A) y la composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE Agencia Agraria OPA DIA DRA SENASA INIA Gobierno Regional PRIMER DIA 13 4 1 2 1 1 2 24 SEGUNDO DIA 11 4 2 1 0 1 3 22 TERCER DIA 13 5 2 2 0 1 3 26
Asimismo, estuvieron presentes 02 representantes del PROSAAMER, el Sr. Jim Carrera y Csar Pomar y la Facilitadora, Sra. Ute Orestes.
31
METODOLOGA UTILIZADA La metodologa utilizada para abordar cada aspecto del Programa fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenario. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicada en el formato correspondiente. Presentacin en plenario de los resultados de los trabajos en grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado por los grupos. . El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin Loreto. PROGRAMA:
1 DIA 8:00 8:30 Inscripcin de Participantes 8:30 8:50 Bienvenida a los participantes e inauguracin del taller. Representante de la DRA 8:50 9:20 Presentacin de los participantes. Dinmica 9:20 9:50 Presentacin del taller: Objetivo, metodologa, programa, roles y reglas. Exposicin 9:50 11:05 Anlisis de caso: Importancia y asertividad de la toma de decisiones (Anlisis de caso). Ejercicio grupal 1 y Plenario 11:05 11:20 REFRIGERIO 11:20 12:05 Definicin y elementos del M&E. Ejercicio grupal 2, Plenario y Exposicin. 12:05 12:35 M&E: Objetivos e Indicadores Ejercicios grupal 3, Plenario y Exposicin. 12:35 14:00 ALMUERZO 14:00 15:00 Continuacin de M&E: Objetivos e Indicadores. Ejercicios grupal 4, Plenario y Exposicin. 2 DIA 8:30 8:50 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin de los grupos de Resumen Da 1 y Evaluacin Da 1. 8:50 10:50 Aplicacin del Proceso de M&E: Cadena Estratgica de objetivos e indicadores del PERSA. Exposicin, Ejercicio Grupal 6 y Plenario. 3 DIA 8:30 8:50 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin de los grupos de Resumen Da 2 y Evaluacin Da 2. 8:50 10:00 Continuacin de aplicacin del Proceso de M&E: Organizacin del M&E 10:00 10:40 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del Plan de M&E - Esquema Exposicin.
10:50 11:05 REFRIGERIO 11:05 12:30 Aplicacin del Proceso de M&E: Construccin de la Matriz de M&E Exposiciones, Ejercicios grupales 7, 8 y 9, Plenario.
10:40 10:55 REFRIGERIO 10:55 12:50 Aplicacin del Proceso de M&E: Recojo de Informacin segn perodo establecido. Exposicin, Ejercicio grupal 13, Plenario.
12:30 14:00
ALMUERZO
12:50 14:15
ALMUERZO
14:15 15:25 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del consolidado del Tablero de Control del Indicador. Exposicin, ejercicio grupal 14 y Plenario.
32
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 1 DIA 2 DIA 3 DIA 15:25 15:45 Aplicacin del Proceso de M&E: Anlisis del Tablero de control consolidado del Indicador. Exposicin. 15:45 16:00 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin Preliminar del Informe de Monitoreo. Exposicin. 16:00 16:15 Aplicacin del Proceso de M&E: Realizacin de Reuniones Tcnicas de Monitoreo. Exposicin. 16:15 16:30 Aplicacin del Proceso de M&E: Presentacin y distribucin del Informe final de Monitoreo. Exposicin. 16:30 16:45 Tareas y compromisos de la DRA Exposicin. 16:45 17:15 Evaluacin del taller. Clausura del taller: Representante del Gobierno Regional.
15:00 17:00 El proceso de M&E Ejercicio grupal 5 y Plenario.
14:35 16:35 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin de los Tableros de Indicadores - Proceso de Diseo de formatos de recojo de informacin. Ejercicios grupales 10 y 11, plenarios y Exposicin. 16:35 17:00 Aplicacin del Proceso de M&E: Organizacin del M&E Exposicin, Ejercicio grupal 12, plenario.
SESION ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS Anlisis de caso del hundimiento del Titanic analizando todos los aspectos de la gestin de un proyecto: Priorizacin de objetivos Organizacin Insumos Claridad de roles Responsabilidad de mando Actitudes y valores Informacin Monitoreo y evaluacin Toma de decisiones Desarrollo de las definiciones de los trminos monitoreo, evaluacin, la finalidad de esta herramienta de gestin y los elementos que requiere su realizacin En base a un ejemplo de la vida diaria, los participantes desarrollaron las definiciones de los trminos objetivo e indicador. Exposicin sobre las definiciones de los trminos indicados, el proceso de OBSERVACIONES Los participantes analizaron el texto y concluyeron que el tema central era la importancia de tomar decisiones en base a informacin clara y confiable. Cada meta y el curso tomado para su cumplimiento requieren de ajustes en el uso de las capacidades e insumos disponibles a los cambios del entorno, en nuestro caso a los cambios climticos. (Ver Anexo B) Los participantes realizaron con mucho criterio este ejercicio y llegaron a respuestas bien elaboradas que fueron ordenadas y resumidas en plenario. (Ver Anexo C) Los participantes tenan problemas en desarrollar la formulacin de un objetivo y de los indicadores al respecto. Quedaron en descripciones o no midieron el cambio expresado en el objetivo. La atencin de preguntas en los grupos de 33
Definicin de M&E
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS elaborar y priorizar indicadores y los tipos de indicadores. En base a lo expuesto, los participantes realizaron un ejercicio de relacionar objetivos con indicadores basados en un ejemplo extrado de un PERSA.
OBSERVACIONES trabajo y en plenario as como la profundizacin del tema a travs de la exposicin super algunas dudas y ampliaron los conocimientos de los participantes. Algunas dificultades de identificar y relacionar objetivos, indicadores y metas persistieron en el desarrollo del ejercicio posterior. (Ver Anexo D) El juego de domin permiti a los participantes conocer los pasos y herramientas a aplicar y reflexionar sobre la lgica del proceso de M&E planteada. Sin embargo, necesitaron mucho tiempo en realizarlo y no encontraron en todos los casos la lgica del proceso. Se superaron las dudas sobre la lgica del proceso de M&E en base a la exposicin y la atencin de preguntas. Los pasos indicados por las tarjetas del domin constituyeron el medio de orientacin visual para la ejecucin del programa. Los participantes tuvieron problemas para identificar y diferenciar los niveles de alcance de los objetivos, especialmente entre la finalidad y el resultado, y armar una cadena coherente del mayor al menor alcance. Algunos grupos confundieron el criterio de alcance de cambio de la planificacin con el criterio de la secuencia del accionar de la programacin de un proyecto. Tambin les cost asignar a los objetivos los indicadores correspondientes, algunas veces debido a una lectura superficial de los textos en las tarjetas. Se orient el trabajo en grupo y se atendieron las preguntas de cada grupo como tambin en plenario y se reforz el conocimiento sobre el enlazamiento de objetivos e indicadores a travs de la exposicin. Posteriormente al construir la cadena de objetivos seleccionada de su PERSA persistieron estas dificultades tanto con respecto a armar la cadena en base a los diferentes alcances de sus objetivos como tambin en la asignacin de los 34
Proceso de M&E
Juego de domin en base a los pasos y herramientas del proceso de M&E entrelazando los subprocesos de planificacin. M&E y la realizacin de ajustes a la gestin. Exposicin del proceso de M&E estipulada en el SIME reforzando la interrelacin entre los subprocesos.
Los participantes armaron partiendo de un juego de tarjetas con objetivos e indicadores una cadena de objetivos predefinida. El ejercicio fue desarrollado en base a un ejemplo extrado de un PERSA. Cadena estratgica de objetivos e indicadores de un PERSA Exposicin sobre cadenas de objetivos, su jerarqua y enlazamiento. A partir de un juego de tarjetas con objetivos e indicadores de la cadena de objetivos del PERSA de la regin, los participantes armaron la cadena. Analizando la cadena de objetivos y las dificultades de armarla, los participantes determinaron los pasos a seguir para mejorar la cadena.
SESION
OBSERVACIONES indicadores a cada objetivo. Del trabajo en grupo resultaron propuestas muy distintas. En plenaria se procedi a armar la cadena de objetivos seleccionada en conjunto revisando con especial nfasis la interrelacin entre los objetivos y se desarrollaron en conjunto los pasos a realizar para mejorar las cadenas de objetivos del PERSA. (Ver Anexo E)
En base a una lluvia de ideas en plenario, los participantes identifican los elementos para determinar los datos y el procedimiento requerido para su recoleccin y construyen as el formato de la Matriz de M&E: objetivo, indicador, definicin del indicador, unidad de medida, variables, forma de clculo, fuente de verificacin, mtodo de recoleccin de datos, frecuencia y responsable. Se realiz una exposicin para presentar la matriz y explicar sus rubros. Matriz de M&E Para familiarizarse con la Matriz y sus elementos, se realiz un ejemplo de aplicacin en plenario en conjunto con los participantes Para demostrar un primer nivel de comprensin de la Matriz, los participantes armaron un rompecabezas basado en tres ejemplos desarrollados en tarjetas. Finalizando esta secuencia, los participantes aplicaron la Matriz a objetivos e indicadores extrados de la cadena de objetivos seleccionada de su PERSA. En base a los objetivos e indicadores elaborados en la Matriz, los participantes desarrollaron el formato de recojo de informacin, el ltimo eslabn a realizar para obtener datos de la/s fuente/s de informacin identificadas. Este formato consiste en dos partes: 1. datos generales sobre el indicador a medir, actores y tiempos; 2. datos tcnicos especficos. Posteriormente se analizaron los
A los participantes les cost identificar los pasos y elementos para realizar el M&E. Se decidi proceder a exponer y explicar en base a la exposicin la Matriz de M&E y sus diferentes rubros demostrando su significado con un ejemplo y se aclararon las dudas y preguntas expresadas por parte de los participantes. Algunos grupos de trabajo tuvieron problemas en resolver el ejercicio de rompecabezas, confundieron el indicador con su descripcin y sus variables. Al aplicar la Matriz a algunos objetivos e indicadores de la cadena seleccionada del PERSA, los grupos de trabajo realizaron todos los pasos de la Matriz y elaboraron los insumos requeridos. Sin embargo, en algunos casos, los resultados carecieron en tanto de una mayor precisin, sobre todo en la identificacin de los variables, tarea difcil ya que eran la base de este trabajo, los objetivos e indicadores de la cadena seleccionada precisaron de una revisin y complementacin. (Ver Anexo F)
Ficha de Recoleccin de Datos del Indicador
Varios grupos aprovecharon el ejercicio para revisar y precisar los variables que haba que cuantificar para medir el indicador. Posteriormente no desglosaron las variables en datos para pedir la informacin con ms detalle y precisin posible lo que conlleva el riesgo de que las fuentes de informacin no manden los datos en la forma requerida. El debate de las propuestas para las fichas aclar la necesidad de precisar y 35
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS formatos diseados determinando criterios de precisar y complementar las variables del indicador.
OBSERVACIONES desarrollar formatos de datos a detalle. El nivel de generalidad de los resultados impidi seguir aplicando las herramientas de M&E en base a la cadena de objetivos seleccionada. (Ver Anexo G) Los participantes estn familiarizados con este tipo de tarea. As por falta de tiempo se decidi reducir este bloque a la exposicin y la aclaracin de preguntas de los participantes. Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin con respecto a la Matriz de M&E y la forma de llenarla teniendo varios objetivos as como con respecto al objetivo y alcance del Plan a diferencia del objetivo del PERSA de la Regin Loreto. Por la falta de precisin de los datos requeridos por cada indicador trabajado de la cadena de objetivos, se utiliz un ejercicio con fichas y datos predefinidos para desarrollar este paso del proceso de M&E, la elaboracin de los Tableros de Control consolidados. Todos los grupos desarrollaron y llenaron su formato. Sin embargo, slo algunos identificaron y aplicaron criterios de ordenamiento y resumen de los datos posibilitando as tambin la interpretacin de mayores cantidades de informacin y la constatacin si el indicador haba sido cumplido o no. (Ver Anexo G) Se expusieron las diferentes preguntas orientadoras para el anlisis y se las aplic a los tableros de control elaborados preguntando a los participantes sus interpretaciones de los datos. Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin, especialmente sobre el alcance de cada informe y sobre los rubros de la matriz de medicin de las metas. Los participantes no tenan preguntas de aclaracin. Los participantes no tenan preguntas al 36
Organizacin de M&E
En base a la exposicin de los elementos para la organizacin del M&E y su explicacin (actores, estructura, funciones, cronograma de actividades) y con referencia a la cadena de objetivos seleccionada, los participantes desarrollaron sus propuestas. En base a una exposicin se resumi la finalidad y los elementos del Plan de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores.
Plan de M&E
Tablero de Control consolidado
En base al ejercicio anterior del Tablero de control del Indicador (formato predefinido y rellenados) y orientado en la medicin del indicador, los participantes disearon el formato del Tablero de Control consolidado y lo llenaron con los datos obtenidos. Posteriormente identificaron y explicitaron los pasos que realizaron para la elaboracin del formato.
Anlisis del Tablero de Control consolidado
Exposicin de preguntas orientadoras para la elaboracin del Informe de M&E. En base a una exposicin se resumi los elementos del Informe de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores. Se realiz una exposicin sobre las reuniones de retroalimentacin de los informes de M&E por parte del equipo tcnico o por parte de los actores involucrados en la ejecucin del PERSA. Se realiz una exposicin sobre los
Informe de M&E
Reuniones de revisin del Informe de M&E Presentacin y
SESION distribucin del Informe de M&E
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS pasos a realizar y las definiciones a tomar para la distribucin del Informe de M&E.
OBSERVACIONES respeto.
III.
La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. De los resultados que se presenta a continuacin, se observa que en ambos das los participantes evaluaron positivamente el desarrollo del taller, evidencindose una mejora en la evaluacin del 2 da. RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA
ESTADO DE ANIMO
PRIMER DIA 25% 58% 14% 3%
La Evaluacin del Taller, 24 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller. A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 40% lo calific como Muy Interesantes y el 40% Interesantes. De ellos, los rubros Toma de decisiones y Definicin de M&E fueron calificados por ms de la mitad de los participantes, 50% en ambos casos, como Muy Interesantes. Sobre la organizacin y secuencia, el 92% lo calific como Buena, y el 8% como Muy Buena, es decir la totalidad de participantes expres su conformidad con la organizacin de los temas. Sobre la Utilidad, el 63% lo calific como tiles, y el 29% como Muy tiles.
37
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 1.1. Eje Temtico Temas La toma de decisiones y el xito en la gestin El Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e Indicadores. El Proceso de M&E El Plan de M&E El recojo, anlisis de informacin para el monitoreo. El Informe de Monitoreo Promedio 1.2. Organizacin y secuencia Muy Buena 8% 1.3. Utilidad Muy tiles 29% Utiles 63% Moderadamente tiles 8% Poco tiles 0% Buena 92% Regular 0% Mala 0% Muy Interesantes 50% 50% 29% 38% 42% 33% Interesantes 42% 46% 63% 58% 42% 58% Moderadamente interesantes 4% 4% 8% 4% 17% 8% Poco interesantes 4% 0% 0% 0% 0% 0%
40%
51%
8%
1%
Finalmente, respecto al Temario el 69% lo calific como Bueno y el 26% como Muy Bueno, es decir el 95%, casi la totalidad de los participantes expres su conformidad por los temas expuestos. En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: el 58% calific como Bueno y el 38% como Muy Bueno. Sobre El Manejo del Tiempo: el 58% calific como Bueno y el 8% como Muy Bueno. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 67% calific como Bueno y el 25% como Muy Bueno.
2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Bueno 38% 2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 8% 2.3. Los materiales de apoyo Muy Bueno 25% Bueno 67% Regular 8% Malo 0% Muy Malo 0% Bueno 58% Regular 33% Malo 0% Muy Malo 0% Bueno 58% Regular 4% Malo 0% Muy Malo 0%
38
Finalmente, respecto a la Metodologa el 61% lo calific como Bueno y el 24% como Muy Bueno, es decir el 85% consider apropiada la Metodologa diseada para el taller. Sobre la facilitadora, el 54% calific como Muy Buena y el 46% como Buena.
3.1. La facilitadora Muy Buena(s) 54% Buena(s) 46% Regular(es) 0% Mala(s) 0%
Ute Orestes
Sobre los resultados, el 46% considera que fueron logrados En Gran Medida y el 50% de Regular para Arriba, es decir; el 96% expresa su conformidad.
4.1. Mis conocimientos y habilidades sobre el tema se incrementaron En gran medida 46% De regular para arriba Moderadamente 50% 4% Poco 0%
Sobre los objetivos el 50% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 46% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 96% expresa una situacin favorable.
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron Objetivos: Que los participantes Fortalezcan sus conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de M&E. Promedio En medida 58% 50% 46% 46% 50% gran De regular arriba 42% 46% 50% 46% 46% para Moderadamente Poco 0% 4% 4% 4% 3% 0% 0% 0% 4% 1%
Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 38% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 58% de Regular para Arriba, es decir el 96% expresa una satisfaccin favorable.
4.3. Mis expectativas fueron satisfechas En gran medida 38% De regular para arriba 58% Moderadamente 4% Poco 0%
39
IV.
CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES
RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES Se transfiri a los participantes del taller la metodologa de monitoreo y evaluacin SIME con todos los pasos y herramientas para la elaboracin del Plan de Monitoreo y Evaluacin y de los Informes de Monitoreo mensual y semestral. Se incluy un reforzamiento de conocimientos y capacidades en el anlisis y desarrollo de objetivos e indicadores as como de cadenas de objetivos. Se trabajaron todos los pasos tambin con la cadena de objetivos seleccionada del PERSA de la Regin Loreto. Se desarrollaron las herramientas para la elaboracin del Plan de M&E y para la elaboracin del Informe de Monitoreo con ejemplos extrados del PERSA de la Regin. Se cuenta con: Una cadena de objetivos revisada y mejorada; esto incluye tambin la determinacin de los elementos a ajustar posteriormente al taller; La matriz de M&E para 04 objetivos e indicadores de esta cadena desarrollada; 04 fichas de recojo de datos para cada uno de los indicadores Los participantes mostraron un buen nivel de participacin activa en el evento. La interaccin y comunicacin flua entre todos y permiti una alta integracin de todos los participantes en el trabajo. Se cont con una composicin favorable de participantes para la ejecucin de las tareas de M&E. Estaban presentes tanto miembros de la DRA de la sede central y de las Agencias Agrarias, como tambin de algunos proyectos y OPDs. La OPA como lder de este proceso particip con mucha presencia lo que va a favorecer la continuacin del proceso de M&E bajo su conduccin. El grupo trabaj desde el principio con voluntad, mucha disciplina y persistencia los temas del taller. Eso se expres en la puntualidad de casi todos los participantes, la disposicin de aumentar las horas del taller por el avance lento en la realizacin de los ejercicios y una muy baja
Para poder realizar el M&E a todo el PERSA se requiere de la revisin de los objetivos e indicadores con respecto a la claridad de su formulacin, su correspondencia y su coherencia horizontal y vertical, as como de la construccin y/o complementacin de las cadenas de objetivos integrando tambin programas y proyectos. Se recomienda la realizacin de talleres de profundizacin de desarrollo de objetivos e indicadores para generar una base de conocimiento ms amplio en la DRA de Loreto.
Los resultados obtenidos en el taller son sin duda un avance hacia la elaboracin de los productos del M&E. Sin embargo, por la falta de algunos indicadores y algunas imprecisiones en las formulaciones de objetivos e indicadores, estos resultados requieren de una mayor profundizacin con ms tiempo y a ms detalle bajo la direccin de la DRA/ OPA.
40
CONCLUSIONES fluctuacin para atender otros temas pendientes. Las instalaciones disponibles y el excelente apoyo logstico permitieron un trabajo bajo muy buenas condiciones y un manejo eficiente tambin de un grupo de participantes grande (en promedio participaron 25 personas).
RECOMENDACIONES
V.
TAREAS ASIGNADAS A LAS DRAS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E. TAREA FECHA DE ENTREGA
16 de Abril 2010
RESPONSABLE
Revisin y precisin de la Cadena estratgica de Objetivos del PERSA. Plan de M&E (Con los contenidos planteados) Reporte de implementacin de los Tableros de Control de los Indicadores del Plan de M&E. Informe de Monitoreo
DRA OPA 30 de Junio 2010
30 de junio 2010
41
ANEXOS
42
N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
APELLIDOS Y NOMBRES
Carlos Urqua Chota Jorge Armando Lpez Mori Joe Rengifo Vsquez Oswaldo Lpez Ramrez Edgar Vasquez Pinto Pedro Claudio Arotuma Csar Del Aguila Barrera Robinson Babilonia M Hermes Huaya Linares Enrique Soria Lpez Luis Vargas Bardales Percy Trigoso Snchez Jaime Panduro Gonzales Leon Danilo Gmez Castro Oswaldo Villacorta Paredes Jess Zuiga Lpez Martn Armando Ochoa Ochoa Luis Chanam Morales Katiuska Rojas Flores Wendy Vsquez Vsquez Jos Roger Gonzales Ernestina Diaz Janyra Dvila Amasifuen Oscar Castillo Corts Guillermo Hidalgo Dvila Jean Carlo Retegui Dvila Samuel Vargas Fernndez
PROCEDENCIA
AA Ramn Castilla AA Ramn Castilla AA Datem AA Datem AA Maynas AA Maynas AA Requena AA Requena AA Loreto AA Loreto AA U.C. AA Alto Amazonas AA Alto Amazonas OPA OPA OPA OPA OPA DIA DIA DRA DRA Asesora Legal SENASA INIA GOREL-SGRPAT GOREL-GRDE TOTAL
CARGO
Tec. Estadstico Director Director Tcnico Agrario I Director Especialista Encargado de Promocin Agraria Director Responsable de Informacin Agraria Director Director Director (e) Responsable de Informacin Agraria Especialista Planificador Director Apoyo Tec. Sistema Direccin de Informacin Agraria Practicante Promotor de Cultivos Asesora Legal Jefe del rea de Sanidad Vegetal Especialista en Planificacin Planificador Funcionario
1er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X
2do DIA
X X X X X X X X X X X
3er DIA
X X X X
X X X X X
X X X X X X X 24
X X X X
X X X X X
X X X 22
X X X 26
43
ANEXO B El TITANIC La importancia de la toma de decisiones GRUPO Hechos Crticos

Omisin de advertencias. Incumplimiento de normas de seguridad.
Decisiones a tomar
Alertar a la tripulacin de los riesgos. Implementacin con los equipos de navegacin y logstica. Sensibilizacin de la tripulacin. Moderacin de velocidad. Adecuacin de la capacidad de la nave en relacin al estado del clima.
Porqu
Prevencin Prevencin Por seguridad y riesgos Prevencin Seguridad de humanas las vidas
Grupo 1
Exceso de confianza. Exceso de velocidad. Imposicin de metas
GRUPO
Hechos Crticos
Mensajes de advertencias no son tomadas con la seriedad. La informacin recibida no compartida con la tripulacin. Los puertos de observacin no contaban con los instrumentos para divisar icebergs de hielo No disponan de Cohetes de socorro.
Decisiones a tomar
Consultar con toda la tripulacin sobre la presencia de hielo. Cambiar ruta para evitar la colisin. Proporcionar a los hombres de observacin, con instrumentos adecuados. Reducir la velocidad por tener poca visibilidad Proveer de instrumentos de socorro.
Porqu
Porque pensaron en el aspecto econmico y no en el aspecto de previsin. Para tomar previsiones y estar la gente preparada, para un cambio de ruta. Para evitar la colisin.
Grupo 2
Por tener poca visibildiad.
GRUPO
Decisiones a tomar
Contar con una base de datos o informacin (rutas, tiempo, etc) Buen sistema de comunicacin. Suficiente medidas de seguridad. Capacidad de liderazgo. Implementacin de buena planificacin. Personal calificado y capacitado. Respetar la informacin de los responsables de reas.
Instrucciones
Cumplimiento de funciones segn su competencia. Aplicacin de planes de contingencia. Respeto jerrquico. Monitoreo permanente de todas las acciones. Priorizacin de actividades.
Grupo 3
GRUPO
Decisiones a tomar
Asegurar el rumbo de la nave y los instrumentos de navegacin sean correctos y adecuados. Que la tripulacin priorice las necesidades de la nave sobre los caprichos de los pasajeros. La informacin del tiempo no fue tomada en su verdadera dimensin. Se debi tomar las previsiones del caso para contar con los cohetes de socorro; y evitar el exceso de pasajeros.
Instrucciones
Se instruy a la tripulacin el control de los materiales de socorro y evitar el exceso de pasajeros Programacin adecuada
Grupo 4
44
ANEXO C M&E GRUPO Qu es MONITOREO?

Registro de datos de las actividades programadas (permanente)
Qu es EVALUACION?
Anlisis de la informacin recopilada del monitoreo y comparado con las metas programadas (peridica).
Para qu sirve?
Sirve para determinar el avance de las actividades y metas programadas. Sirve para la tomad e decisiones, oportunas y precisas.
Qu se requiere para realizar M&E?

Conocer los objetivos e indicadores. Adecuado levantamiento de la informacin. Contar con personal capacitado para realizar M&E. Contar con instrumentos y metodologa adecuada.
Grupo 1
GRUPO
Qu es MONITOREO?
Seguimiento actividades programadas. Recopilacin informacin. de de
Qu es EVALUACION?
Indicadores medibles. Resultados de informacin recopilada.
Para qu sirve?
Para tomar correctivas. medidas

Informacin. Recursos Humanos. Logstica.
Grupo 2
GRUPO
Qu es MONITOREO?
Proceso permanente de control de ejecucin de actividades programadas.
Qu es EVALUACION?
Proceso peridico de anlisis cuantitativo y cualitativo que mide el grado de avance de las metas para el logro de los objetivos. -
Para qu sirve?
Obtencin de resultados esperados. Toma de decisiones. Mejora de planes, programas y proyectos.

Plan de M&E. Informacin. Objetivos indicadores. Responsables. e
Grupo 3
45
ANEXO D D1: OBJETIVOS e INDICADORES GRUPO

Grupo 1
SITUACION
El maestro/a de la escuela es autoritario/a.
OBJETIVO
Lder facilitador
INDICADORES
Grado de aprobacin de los alumnos (encuesta). Mejoramiento del nivel educativo (% promovidos). Generacin de valores (conducta del alumno)
D2: Relacionamiento de OBJETIVOS e INDICADORES (juego de tarjetas) GRUPO

Resultados
OBJETIVOS
Lograr el incremento de los ingresos de los productores de la Regin. Incrementar la produccin agrcola y pecuaria en la Regin. Ampliar la disponibilidad de agua en la Regin. Construccin de infraestructura de captacin. Actividades Reparacin de infraestructura de conduccin
INDICADORES
Variacin porcentual de ingreso promedio anual de productores pro ventas de productos agropecuarios. Variacin porcentual del VBP agropecuario de la regin. Participacin del rea bajo riego con respecto del rea total disponible para actividades agropecuarias en la regin. Metros lineales de canales reparados.
METAS
30% al ao 2015. 20% al ao 2015. 70% al ao 2015. 200 metros lineales por ao entre el 2010 y 2015. 2 bocatomas por ao entre el 2010 y 2015.
Grupo 1
Productos
Nmero de bocatomas
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
Lograr el incremento de los ingresos de los productores de la Regin. Incrementar la produccin agrcola y pecuaria en la Regin.
INDICADORES
Variacin porcentual del VBP agropecuario de la regin. Variacin porcentual de ingreso promedio anual de productores pro ventas de productos agropecuarios. Participacin del rea bajo riego con respecto del rea total disponible para actividades agropecuarias en la regin. Metros lineales de canales reparados.
METAS
Grupo 2
Productos
Ampliar la disponibilidad de agua en la Regin. Construccin de infraestructura de captacin.
Actividades Reparacin de infraestructura de conduccin Nmero de bocatomas
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
Construccin de infraestructura de captacin. Reparacin de infraestructura de conduccin Lograr el incremento de los ingresos de los productores de la Regin. Incrementar la produccin agrcola y pecuaria en la Regin. Actividades Ampliar la disponibilidad de agua en la Regin.
INDICADORES
Metros lineales de canales reparados. Nmero de bocatomas Variacin porcentual del VBP agropecuario de la regin. Variacin porcentual de ingreso promedio anual de productores pro ventas de productos agropecuarios. Participacin del rea bajo riego con respecto del rea total disponible para actividades agropecuarias en la regin.
METAS
200 metros lineales por ao entre el 2010 y 2015. 2 bocatomas por ao entre el 2010 y 2015. 20% al ao 2015.
Grupo 3
Productos
30% al ao 2015.
70% al ao 2015.
46
GRUPO
OBJETIVOS
Incrementar la produccin agrcola y pecuaria en la Regin. Resultados Construccin de infraestructura de captacin. Ampliar la disponibilidad de agua en la Regin. Lograr el incremento de los ingresos de los productores de la Regin.
INDICADORES
Variacin porcentual del VBP agropecuario de la regin. Nmero de bocatomas. Metros lineales de canales reparados Participacin del rea bajo riego con respecto del rea total disponible para actividades agropecuarias en la regin. Variacin porcentual de ingreso promedio anual de productores pro ventas de productos agropecuarios.
METAS
20% al ao 2015. 2 bocatomas por ao entre el 2010 y 2015. 200 metros lineales por ao entre el 2010 y 2015. 30% al ao 2015
Grupo 4
Productos
Actividades
70% al ao 2015.
47
ANEXO E CADENA ESTRATEGICA DE OBJETIVOS PERSA Loreto

OBJETIVOS INDICADORES Mejorar y ampliar la cobertura de servicios agrarios Ampliar el servicio de Transferencia tecnolgica Fortalecimiento de las capacidades para la transferencia de Organizaciones agrarias fortalecidas. tecnologa agraria en la Regin Loreto Productores calificados capacitados. Mejoramiento de las capacidades de productores calificados Productores capacitados en tecnologas agrarias. en cultivos priorizados Creacin e implementacin del sistema de extensin rural Nmero de extensionista realizando labores en para la produccin agraria sostenible en la regin Loreto. campo. Reactivacin e implementacin de la estacin experimental Estacin experimental reactivada e implementada San Ramn Yurimaguas. operando. Fortalecimiento del saneamiento fsico legal de los predios Predios saneados. agrcolas de CC.NN y CC.CC.
OBJETIVOS
INDICADORES
Mejorar y ampliar la cobertura de servicios agrarios Mejoramiento de capacidades de productores calificados en Reactivacin e implementacin de la estacin cultivos priorizados. experimental San Ramn Yurimaguas. Estacin experimental reactivada e implementada operando. Creacin e implementacin del sistema de extensin rural para la produccin agraria sostenible en la Regin Loreto Fortalecimiento fsico legal de los predios agrcolas de Organizaciones agrarias fortalecidas. CC:NN y CC.CC. Predios Saneados. Productores capacitados en tecnologas agrarias. Fortalecimiento de las capacidades para la transferencia de tecnologa agraria en la Regin Loreto. Ampliar el servicio de transferencia tecnolgica Nmero de extensionista realizando labores en campo. Productores calificados capacitados OBJETIVOS INDICADORES Mejorar y ampliar la cobertura de servicios agrarios Ampliar el servicio de Transferencia tecnolgica Fortalecimiento de las capacidades para la transferencia de Organizaciones agrarias fortalecidas. tecnologa agraria en la Regin Loreto Mejoramiento de las capacidades de productores calificados Productores calificados capacitados. en cultivos priorizados Predios saneados. Fortalecimiento del saneamiento fsico legal de los predios Nmero de extensionistas realizando labores en agrcolas de CC.NN y CC.CC. campo. Predios saneados. Creacin e implementacin del sistema de extensin rural Reactivacin e implementacin de la estacin para la produccin agraria sostenible en la regin Loreto. experimental San Ramn Yurimaguas. Estacin experimental reactivada e implementada operando.
48
ANEXO F
DEFINICION DEL METODO DE VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR y UNIDAD RECOLECCION DE DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA DATOS OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL: Fortalecimiento de las capacidades para la transferencia de tecnologa agraria en regin Loreto. Productores capacitados en tcnica Productores asociados N=Total de Productores de corte de pijuayo Lista de participante a con mas de 5 has de de pijuayo palmito palmito en el casero cultivo de pijuayo palmito. N Prod. capacitados talleres de capacitacin. INIA Paujil. Km. 30 Informes. UNIDAD DE MEDIDA: % META: 45% al 2012. INDICADOR FRECUENCIA RESPONSABLE
Semestral
Promocin Agraria
MATRIZ DE M&E
DEFINICION DEL VARIABLES y FORMA MEDIO DE INDICADOR y UNIDAD DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA OBJETIVO ESTRATEGICO : Reconocimiento e inscripcin de las CC.NN y CC.CC en la Prov. Loreto Son documentos oficiales N de solicitudes. otorgados por la DRA de N de Resol. Direct. Resoluciones reconocimiento a CC.NN N de Expedientes. directorales Libro de registros de RD y CC.CC: N de CC.NN y CC.CC META: de la DRA-L Frmula 25 RD/ao UNIDAD DE MEDIDA: N R.D. (a/b) * 100 INDICADOR METODO DE RECOLECCION DE DATOS
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Agencias Agrarias solicita a la DRAL relacin de CC.NN. y CC.CC. reconocidas.
Semestral
Director de la DRAL
49
DEFINICION DEL METODO DE VARIABLES y FORMA MEDIO DE INDICADOR y UNIDAD RECOLECCION DE FRECUENCIA DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA DATOS OBJETIVO ESTRATEGICO : Creacin e implementacin del sistema de extensin rural para la produccin agraria sostenible en la regin Loreto Disponibilidad de Elaboracin del informacin actualizada Condiciones de las reas programa de extensin sobre el estado en produccin. El director de la DRA-L rural para la situacional de los cultivos N de organizaciones solicita informacin a las produccin agraria en parcelizados y de las Org. agrarias operativas. Informe Tcnico Agencias Agrarias sobre el Junio 2010 la Regin Loreto. Agr. De la Regin Loreto. Rendimientos productivos. estado situacional de las organizaciones agrarias. META: UNIDAD DE MEDIDA 01 al 2010 Nmero INDICADOR
RESPONSABLE
Especialista de la DPA.
50
ANEXO G FORMATOS DE RECOJO DE INFORMACION, FORMATO CONSOLIDADO y TABLERO DE CONTROL

OE: Productores organizados de la provincia de Ramn Castilla capacitados en tcnicas de siembra, cosecha, transformacin y comercializacin de maz con valor agregado. Datos Generales: Agencia Agraria Ramn Castilla Lugar: Caballo Cocha Fecha: (Enero a Julio 2010) 10 de Marzo 2010 Datos Tcnicos del Indicador: Nmero de Registros Nmero de Participantes. DEFINICION DEL METODO DE VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR INDICADOR y UNIDAD RECOLECCION DE DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA DATOS OBJETIVO ESTRATEGICO: Mejoramiento de capacidades de los productores de maz en la provincia de Ramn Castilla. Productores organizaciones de la Prov. De Ramn Product. Organiza y Castilla, capacitados capacitados en tcnicas en tcnicas de de siembra, cosecha, siembra, cosecha, transferencia y transferencia y comercializacin de maz - Ficha Registral. Responsable DIA solicita a comercializacin de con valor agregado. - Reporte de las AAs reporte de maz con valor volmenes volmenes comercializados agregado. UNIDAD DE MEDIDA comercializados. a los RR.PP Loreto. N de productores META: organizados. 200 productores Volmenes capacitados al comercializados con valor 2010/2011. agregado. 500 TM Alim. Balanc al 2010/2011.
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Trimestral
Director DPA
51
Nmero de Fichas. Nmero de Capacitaciones realizadas por tema. Nmero de productores organizados y capacitados ms exmenes aprobados y/o desaprobados. Nmero de participantes pro tema. Lista de productores organizados. Ficha de Registro de Recopilacin de Informacin
Agencia Agraria: Loreto Perodo: 2008 2009 Ubicacin Geogrfica: Regin: Loreto
N 1 Nombre de la Comunidad CC.NN. 21 de Febrero
Provincia: Loreto - Nauta

N de R.D. 112-2008 Fecha de Reconocim. 24/06/08 N de comuneros 520 Gnero M F 300 220 Actividad Pec. Ext. X X Nivel Educ. P de Ingreso Mensual 180 Ubicacin
Agric. X
10
5000
3000
2200
180
Demanda Actual de Reconocimiento # de solicitudes presentadas. # de expedientes aprobados.
52
Ficha de Registro de Recopilacin de Informacin Elaboracin de expediente tcnico del programa de extensin rural del cultivo de cam cam en la prov. de Requena. 1.- Expediente tcnico Elaborado 2.- Situacin Actual del Expediente 3.- Declaratoria de Viabilidad Si UF Si No SNIP No
53
Productores organizados de la provincia de Ramn Castilla capacitados en tcnicas de siembra Tablero de Control del Indicador Consolidado
Ubicacin Ag. Ag. Ciudad Feliz Ag. Ag. Perricholi Ag. Ag. Perricholi II Tipo Agroindustrial PESADA Agroindustrial Manto Revisin y Manto Grac. Sist. Elect. Rev. Motor Sist. Elect. Rev. Del Sist. Elect. Veces Manto 1 1 1 1 1 Rendimiento 0.5 Has/Hora 800 1 200 m/da 0.75 Has/hora Potencia 70 H.P 310 H.P. 90 H.P. Estado Actual Operativo Mantenimiento Operativo
Observaciones: - 02 maquinarias con disponibilidad inmediata. - 01 maquinaria disponible al trmino de su mantenimiento (dentro de 15 das a la fecha) Tablero de Control del Inventario de maquinaria agroindustrial y pesada Fecha: 05 de Marzo Ao: 2010 Lugar de Ubicacin: Sede Central Responsable: Patrimonio Maquinarias Cosechadora de arroz Tractor Oruga Cantidad 2 1 Estado Actual Operativo Mantenimiento N veces mantenimiento 1 1 Costo de servicio S/.650 S/1600 Tipo de mantenimiento Revisin Sist. Elctrico. Revisin Sist. ElctricoTiempo uso 5 Aos 2 Aos Ubicacin Ciudad
INVENTARIO DE MAQ. AGROINDUSTRIAL CONSOLIDADO Fecha: 05/03/2010 Responsable: Oficina Planificacin Agraria N 1 2 Nomb. De Maquina Cosechadora de arroz Cantidad 1 1 Cdigo Cach 01CF Cab 01CLP Origen Chino Brasil Tiempo de uso 7 3 Estado actual Operativo Operativo N de Material 2 1 Rend. 0,5 ha/hr 0,75 ha/hr Ubica. AACF AA-La P.
54
ANEXO N 03
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION LA LIBERTAD

I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria de La Libertad los das 3, 4, 5 de marzo del 2010 en la ciudad de Trujillo. II. DESARROLLO DEL TALLER Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Regin de La Libertad, quienes realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos. Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA La Libertad PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de 24 personas el primer da, 25 el segundo y 22 el tercero. (Ver relacin en Anexo A). La composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE Agencia Agraria Gerencia Regional Agraria OPA DIA DPA Gobierno Regional Proyectos TOTAL
PRIMER DIA 7 5 2 1 2 4 3 24
SEGUNDO DIA 8 3 4 1 3 3 3 25
TERCER DIA 9 3 4 0 3 0 3 22
As mismo se cont con la facilitadora del taller, Sra. Leonor Cisneros Velarde.
55
METODOLOGA UTILIZADA La metodologa utilizada para abordar cada aspecto del Programa fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenaria. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicitada en el formato solicitado. Presentacin en plenaria de los resultados de los trabajos de grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado en los grupos. . El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin La Libertad. PROGRAMA
12:30 14:00
ALMUERZO
12:50 14:15
ALMUERZO
56

Se trabaj en grupos el anlisis de caso del hundimiento del Titanic considerando que cada uno era Capitn, identificando los hechos crticos, las decisiones que se debieron tomar y sealando el por qu. Se relacion con la gestin de planes, programas y proyectos y el taller de monitoreo y Evaluacin. Se evidenci la importancia de la toma de decisiones para el cumplimiento de objetivos Se identificaron los puntos de reflexin:
3
OBSERVACIONES3
Los participantes analizaron el texto y concluyeron que haba una falta de equipos de emergencia y equipos de salvataje, escaso material logstico, negligencia ante la advertencia del peligro por la existencia de Iceberg, actitudes equivocadas, soberbia e irresponsabilidad del capitn del barco y sus colaboradores. Se pudieron tomar en cuenta aspectos preventivos y decisiones correctivas oportunas para prevenir el accidente. La tripulacin no estaba organizada para enfrentar situaciones de peligro. No se tom en cuenta la realidad de la situacin. Qued muy marcada en los participantes la interrelacin entre tomar decisiones, de la planificacin, la actitud para asumir responsabilidades y la necesidad de contar con informacin relevante, confiable y claramente estructurada. (Ver Anexo B).
siguientes
Importancia de la informacin oportuna La correcta organizacin para la recaudacin de datos Conocer los antecedentes y las experiencias tenidas. Priorizacin de objetivos y metas Importancia de la planificacin Organizacin de gestin
57
SESION


Requerimientos Claridad de los roles de cada uno Responsabilidad de mando Toma de decisiones oportunas. Se explicaron los conceptos de M&E, su importancia, para qu sirve y que se requiere para llevarlo a cabo. Se trabaj por grupos. Cada grupo present una definicin resumen del grupo. Se vio su importancia dentro del proceso de planificacin y gestin. Cada grupo present su trabajo, fue complementado entre todos. Presentacin de la relacin de los objetivos frente a los problemas y la forma de medir la solucin del problema y lograr el objetivo. Se realiz en grupo el Ejercicio sobre la maestra es autoritaria (ej. 3), coincidiendo los tres grupos en la forma positiva de resolverlo. Se trabaj la relacin lgica jerrquica de la cadena de objetivos en la relacin causa efecto y se establecieron sus correspondientes indicadores con las metas. Se trabaj el ejercicio 4 con gran acogida de los participantes. Luego se fotocopi y se distribuy el resultado del ejercicio 4 a fin de corregirlo en conjunto. Se present el proceso de implementacin considerando los contenidos del Taller 1 y el Taller 2 y de los 5 pasos del proceso de M&E. Se fotocopi el ejercicio 5 y se distribuy. Los participantes armaron en base a un juego de tarjetas con objetivos e indicadores una cadena de objetivos predefinidos. Trabajaron en grupo estableciendo la secuencia lgica de los objetivos y asignndole a cada uno su indicador. Terminado el trabajo se les distribuy el ejercicio resuelto y cada
OBSERVACIONES3
Definicin y elementos de M&E
Se constato un buen manejo conceptual de los trminos de M&E. (Ver Anexo C)
M & E: Objetivos e indicadores. Identificacin de objetivos, alineamiento jerrquico y sus respectivos indicadores.
No hubo dificultad para la realizacin del trabajo del ejercicio 3. Los participantes demostraron claridad en los conceptos. El Ejercicio 4 permiti aclarar la secuencia lgica de objetivos con sus indicadores y metas. Resolverlo en conjunto permiti aclarar muchas dudas y resolver confusiones. (Ver Anexo D).
Proceso de M&E
Qued claro el proceso.
Los participantes resolvieron sin problemas el ejercicio de armar una cadena de objetivos predefinido. Fue importante que cada grupo identificara el porqu de sus errores, lo que permiti enriquecer notablemente la plenaria. La realizacin de una Cadena Estratgica de Objetivos del PERSA LA LIBERTAD permiti articular la
58
SESION

grupo pudo identificar sus errores, entender por qu se equivocaron y resolver sus dificultades. Cada grupo pudo identificar con el ejercicio 6 A el alineamiento y la coherencia basada en causa efecto. Para el Ejercicio 6B se trabaj la Cadena estratgica de objetivos del PERSA La Libertad en base a los objetivos e indicadores sealados por la DRA.: OEG 2 y OEE 2.4. En base a ello se consider una Accin Estratgica correspondiente a un Programa que se vena trabajando con sus actividades y se formularon los indicadores alinendolo a la Cadena. Se presentaron los pasos a seguir para la realizacin de la matriz de M&E como eje y gua del proceso de M&E. En plenaria, en una lluvia de ideas, trabajamos en conjunto la informacin que deba contener la matriz: objetivo, indicador, definicin del indicador, unidad de medida, variables y forma de clculo, medio de verificacin, mtodo de recoleccin de datos, frecuencia y responsable.
OBSERVACIONES3
Accin Estratgica y sus actividades al OEE y al EEG. Esto cont con muy buena participacin. Se copio la Cadena, se imprimi y de fotocopi para todos los asistentes. La Cadena Estratgica de Objetivos del PERSA LA Libertad realizado en plenaria se anexa en el presente documento. (Ver Anexo E)
El ejercicio 8 fue resuelto bien y permiti aclarar confusiones y corregir errores con la participacin de todos. El trabajo grupal para desarrollar la Matriz en base a la cadena del PERSA demor pero permiti profundizar sobre la metodologa aplicada a su propia realidad. Se adjunta los resultados del trabajo realizado por cada uno de los grupos. (Ver Anexo F).
Matriz de M&E
Se realiz el ejercicio 8 que permiti que cada grupo presente y corrija en plenaria los resultados. Esto permiti hacer los ajustes sobre los aspectos indispensables a considerar. Conocido el proceso para el desarrollo de la Matriz se trabaj en tres grupos en base a la Cadena del PERSA. El primer grupo trabaj sobre la Actividad, el segundo sobre la Accin Estratgica y el tercero sobre el Objetivo Estratgico Especfico de la Cadena del PERSA. Se present la importancia y los contenidos que deba tener el diseo del Tablero de Control. Se parti del ejemplo establecido.
Tableros de Control del Indicador
El trabajo realizado por los grupos fue bueno. Sin embargo, tuvieron dificultades en disear un formato para el indicador de su PERSA considerando el ejemplo predefinido
59
SESION

Luego se explic los contenidos a considerar en los tableros para cada uno de los indicadores de los objetivos que los grupos trabajaron para la Matriz sobre la Cadena de su PERSA. Los mismos grupos que trabajaron para la Matriz, lo hicieron para el diseo del Tablero de control. Luego se present el trabajo en plenaria y se corrigieron los formatos y/o complementaron con la participacin de todos. Se presentaron los elementos para la organizacin del M&E. Se discuti sobre cada uno y se profundiz sobre el Mapa de Actores. Cada grupo trabaj un cuadro sobre los Actores a considerar para el indicador que trabajaron del PERSA (con el que hicieron la Matriz y el Diseo del Tablero de Control del Indicador.)
OBSERVACIONES3
sobre la maquinaria. Funcion el aprender haciendo durante el trabajo de cada grupo. Ayud la presentacin en plenaria y las correcciones y complementos que se realizaron para cada uno de los formatos trabajados. Se adjuntan los trabajos realizados por cada uno de los grupos. (Ver Anexo H).
No hubo mayor problema realizacin del ejercicio.
en
la
Organizacin de M&E
Se present en la plenaria pudiendo corregir y complementar el trabajo. Los grupos se volvieron a reunir para realizar el ejercicio 12 sobre los obstculos para obtener la informacin y las dificultades para la organizacin del M&E. El resultado se present en plenaria, complementando las sugerencias y propuestas de los participantes Se pudo constatar que todos los ejercicios realizados y los temas tratados en el Taller apuntaba a la realizacin del Plan de M&E. Luego de la explicacin sobre el Tablero de Control Consolidado y su importancia para el trabajo Regional, se volvieron a juntar los grupos para trabajar sobre el Tablero del Indicador del Persa que cada grupo trabaj. De esta forma cada grupo elabor el Tablero de Control Consolidado.
El trabajo se complement en la plenaria. Se adjunta el trabajo de cada grupo (Ver Anexo N G e I).
Plan de M&E
Hubo preguntas que permitieron aclarar dudas y confusiones. El trabajo de los tres grupos fue bueno. Sin embargo, el ejemplo sobre la maquinaria haba creado cierta confusin, lo que pudo ser aclarado en la plenaria. Tuvieron dificultad en el ordenamiento de los datos y en identificar la variable gua para organizar los datos de manera que facilite la medicin del indicador. (Ver Anexo H) Se realizaron algunas preguntas que fueron resueltas en plenaria.
Control
de
Las preguntas orientadoras permitieron profundizar sobre la importancia de los Tableros de
60
SESION

Control y lograr la mejor informacin a fin que el indicador pueda medir correctamente el cumplimiento del objetivo. Se presentaron los puntos que deben de contener el Informe de M&E y se repasaron los ejercicios desarrollados. Se vieron las caractersticas de los informes mensuales y semestrales de M&E. Se expuso sobre las reuniones de los informes de M&E del equipo tcnico y de los actores involucrados en la ejecucin del PERSA. Se presentaron los pasos a seguir y los compromisos asumidos como resultado del Taller.
OBSERVACIONES3
Informe de M&E
No se realizaron preguntas. Sealaron tener el asunto claro.
Las intervenciones giraron sobre los obstculos ya sealados como falta de personal tcnico, falta de recursos, falta de voluntad poltica y dificultades para asumir nuevas responsabilidades a las que ya tenan. No realizaron intervenciones. preguntas ni
Presentacin y distribucin del Informe de M&E.
III.
La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin de los dos primeros das. - Ficha personal de Evaluacin del 1 Taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados, cuyo resumen de los dos das presenta a continuacin. RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA4 ESTADO DE ANIMO PRIMER DIA 36% 40% 23% 2% SEGUNDO DIA 29% 55% 13% 3%
El primer da el taller empez con mucho retraso, a las 10:30 horas.
61
La Evaluacin del Taller, 18 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller. A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 30% lo calific como Muy Interesantes y el 64% Interesantes. De ellos, el rubro Toma de decisiones fue calificado por el 44% de los participantes como Muy Interesantes. Sobre la organizacin y secuencia, el 72% lo calific como Buena, y el 11% como Muy Buena, es decir el 83% expres su conformidad con la organizacin de los temas. Sobre la Utilidad, el 50% lo calific como Muy tiles, y el 44% como tiles.
1.1. Eje Temtico Temas La toma de decisiones y el xito en la gestin El Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e Indicadores. El Proceso de M&E El Plan de M&E El recojo, anlisis de informacin para el monitoreo. El Informe de Monitoreo Promedio 1.2. Organizacin y secuencia Muy Buena 11% 1.3. Utilidad Muy tiles 50% Utiles 44% Moderadamente tiles 6% Poco tiles 0% Buena 72% Regular 17% Mala 0% Muy Interesantes 44% 28% 28% 28% 22% 28% Interesantes 39% 72% 72% 72% 67% 61% Moderadamente interesantes 17% 0% 0% 0% 11% 11% Poco interesantes 0% 0% 0% 0% 0% 0%
30%
64%
6%
0%
Finalmente, respecto al Temario el 60% lo calific como Bueno y el 30% como Muy Bueno, es decir el 90%, casi la totalidad de los participantes expres su conformidad por los temas expuestos. En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: el 22% calific como Muy Bueno y el 67% como Bueno. Sobre El Manejo del Tiempo: el 72% calific como Bueno. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 44% calific como Bueno.
2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Bueno 22% 2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno Bueno Regular Malo Muy Malo Bueno 67% Regular 11% Malo 0% Muy Malo 0%
62
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 0% 2.3. Los materiales de apoyo Muy Bueno 0% Bueno 44% Regular 56% Malo 0% Muy Malo 0% 72% 28% 0% 0%
Finalmente, respecto a la Metodologa el 61% lo calific como Bueno y el 7% como Muy Bueno, es decir el 68% consider apropiada la Metodologa diseada para el taller. Sobre la facilitadora, el 33% calific como Muy Buena y el 61% como Buena, es decir el 94%, casi la totalidad de los asistentes se sinti a gusto con la facilitacin brindada.
3.1. La Facilitadora Muy Buena(s) 33% Buena(s) 61% Regular(es) 6% Mala(s) 0%
Leonor Cisneros
Sobre los objetivos el 28% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 57% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 85%, casi la totalidad de participantes expresa una situacin favorable.
Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 28% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 55% de Regular para Arriba, es decir el % expresa una satisfaccin con lo aprendido.
63
III.
CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES
RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES La metodologa de M&E fue transferida considerando el conjunto de herramientas y el proceso de trabajo. Los participantes demostraron haber interiorizado la metodologa para la elaboracin del Plan de M&E y de los informes mensuales y semestrales, sin embargo ello requiere de mayor prctica para el aprender haciendo. Sin embargo, el grupo capacitado que tuvo mayor constancia en el trabajo de los tres das fueron de las Agencias Agrarias y hubo muy poca presencia de OPA. OPA no asumi compromisos frente a los resultados del taller y eso qued como una preocupacin de los participantes. Se tuvo que trabajar con ellos la Cadena estratgica del PERSA. Presentaron Objetivos Generales y Especficos y se complet con una Accin Estratgica y Actividades que formaban parte del trabajo que vienen realizando. Se constat el poco conocimiento sobre el alineamiento de los objetivos desde una jerarqua considerando los indicadores. Se aplic las herramientas para la elaboracin del Plan de M&E a la cadena de objetivos seleccionada del PERSA. Esto permiti que cada grupo profundizara en la relacin del trabajo de realizar la Matriz y los Tableros de Control. La transferencia de las herramientas para la elaboracin del Informe de Monitoreo se realiz con la cadena de objetivos del PERSA no se realiz por falta de tiempo. Estuvieron presentas 8 de las 9 Agencias Agrarias, y se constat una relacin muy conflictiva entre las Agencias y los representantes de las oficinas de la DRA. Esto mantuvo un tipo de dinmica de la reunin de permanente tensin entre los participantes. Del total de los participantes (24) destac un grupo de 17 que trabajaron bien los ejercicios mostrando facilidad en aprender haciendo con las tarjetas predefinidas. El trabajo con el objetivo del PERSA tuvo dificultades pero fue un buen aprendizaje. El grupo en su conjunto mostr un gran inters en la metodologa de trabajo y consider las herramientas como muy tiles.
Se recomend que el grupo capacitado constituyera un equipo tcnico provisional para trabajar en los compromisos asumidos. Esto permitir que mejoren su prctica y con ello sus conocimientos y obtengan mayor familiaridad para el manejo de las herramientas. OPA debera recibir la transferencia de los conocimientos del Taller.
El PERSA de la DRA La Libertad no cuenta con cadenas de objetivos completas. Se debe incluir los programas, proyectos y actividades de la Programaciones Multianuales del PERSA y de Inversin Pblica como tambin reordenar los indicadores, llamadas metas, del Objetivo Estratgico General a los niveles de objetivos correspondientes de la Cadena. Qued como tarea en el marco del Plan de Monitoreo y Evaluacin. Es necesario mantener un asesoramiento en la aplicacin de las herramientas para la elaboracin del Plan. Considero necesario un asesor de la OPA que organice este proceso, lo que en el caso de La Libertad no se da. Se sinti la falta de liderazgo de la OPA y su falta de compromiso con el proceso. Es posible que se requiera de un asesor externo que trabaje con la OPA en ello. . Es necesario que la DRA integre de manera a las Agencias a la toma de decisiones y participen en el proceso de planeamiento. Las Agencias se quejaron de no haber recibido el PERSA y menos de haber tenido participacin en su elaboracin.
Se recomienda la realizacin de talleres de capacitacin en tcnicas de trabajo de grupos y de anlisis y solucin de problemas.
64
IV.
TAREAS ASIGNADAS A LAS DRAS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E. TAREA FECHA DE ENTREGA
16 de Abril 2010
RESPONSABLE
Revisin y precisin de la Cadena estratgica de Objetivos del PERSA. Plan de M&E (Con los contenidos planteados) Reporte de implementacin de los Tableros de Control de los Indicadores del Plan de M&E. Informe de Monitoreo
DRA OPA 30 de Junio 2010
30 de junio 2010
CADENA ESTRATEGICA DE OBJETIVOS DEL PERSA LA LIBERTAD OBJETIVO ESTRATGICO Incrementar la competitividad en el sector agrario. OBJETIVO ESTRATGICO ESPECFICO Incrementar los niveles de productividad de los principales productos agropecuarios re la regin. ACCIONES ESTRATEGICAS Implementar un programa de formacin y difusin sobre productividad para el mercado ACTIVIDAD Taller de capacitacin en comercializacin a productores agropecuarios. % de productores capacitados N de eventos Niveles de aprovechamiento. % de los productores agropecuarios que incrementan sus capacidades para la productividad en relacin al total de productores. % de la variacin del volumen de produccin de los principales productos agropecuarios en la regin con respecto al quinquenio anterior. INDICADORES % incremento de la demanda de los principales productos agropecuarios con relacin al quinquenio anterior.
65
ANEXOS
66
ANEXO A LISTA DE PARTICIPANTES DEL TALLER
N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
APELLIDOS Y NOMBRES
Juan Tam Crdova Hctor Gonzales Puelles Gunther Lpez Vela Jos Villanueva Cotrina Jess Tello Moncada Marcos Vasquez Arteaga Luis Alberto Vergara Jos Paz Carrillo Majer Rivas Rodrguez Luis Florin Lescano Manuel Alvarado Caldern Pedro Morales Salazar Felicita Ponce Salvatierra Julio Lecca Guilln Yhonathan Calderon Yessica Vilca Salazar Ruben Castaeda Castillo Kristian Polo Snchez Luis Daz Vergara Juan Castro Johny Vega Zavaleta Csar Paredes Rodrguez Luis Enrique Tarma Carlos Roger Rodrguez Reyes Elisa Len Aponte Aldo Huamn Ocaa Ricardo Garrido Santiago Salvatierra Bernab Heredia Velsquez Augusto Quiones Cruz Juvenal Villafuerte Aguilar
PROCEDENCIA
AA Snchez Carrin AA Ascope AA Julcan AA Julcan AA Trujillo AA Vir AA Otuzco AA Pacasmayo AA Santiago de Chuco Gerencia Regional Agraria Gerencia Regional Agraria Gerencia Regional Agraria Gerencia Regional Agraria Gerencia Regional Agraria OPA OPA OPA OPA DIA DPA DPA DPA Gobierno Regional Gobierno Regional Gobierno Regional Gobierno Regional Gobierno Regional Gobierno Regional Proyecto G Proyecto MGVL Proyecto MMGVL TOTAL
CARGO
Director Director Director Especialista Director Director Director Director Director Coordinador de Crianzas Periodista Coordinador del PMAAP Especialista Promocin Agraria Tec. Agropecuario Ing. Agrcola Asistente Administrativo Director Planificador Director Director Promotor Coordinador de cultivos Evaluador Coordinador PMIR Coordinador PERPEC PERPEC Evaluador Especialista Especialista Especialista
1er DIA
X X X X X X X
2do DIA
X X X X X X X X
3er DIA
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X X X X X
X X
X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X
X X X 24
X X X X X 25
X X X 22
67
ANEXO B El TITANIC: Importancia de la toma de decisiones GRUPO N 1 Hechos Crticos

Negligencia ante la advertencia sobre la advertencia sobre la presencia de iceberg y de hielo. Excesiva velocidad. Falta de instrumentos de observacin en los puestos claves. No disponer de cohetes de socorro y botes salvavidas y bombas de agua.
Decisiones a Tomar
Modificar el curso trazado en la ruta. Bajar la velocidad. Dotar de instrumentos al personal de observacin. Equipamiento oportuno y necesario.
Porqu
Para evitar la colisin.
Evitar menores daos en caso de impacto. Para estar prevenidos ante posible evento. Se minimiza posible desastre
GRUPO N 2 Hechos Crticos Existencia de Icebergs Falta de equipos de salvataje e instrumentos de SOS. Soberbia del capitn y fabricante. GRUPO N 3 Hechos Crticos
Excesiva velocidad del Titanic (500 mill. X da) Escaso material logstico (catalejos, seales, botes, etc.) Caso omiso de advertencias de peligro. Escasa visibilidad, presencia iceberg. Exceso de confianza del capitn (indestructibilidad del titanic)
Decisiones a Tomar Disminuir velocidad, verificar implementos de seguridad y operatividad. Organizar a la tripulacin para evacuar pasajeros. Admitir los riesgos y vulnerabilidad para mitigar el desastre.
Porqu Evitar colisin, desperfectos, riesgos. Disminuir nmero de muertos. De por medio vidas humanas.
Decisiones a Tomar
Reduccin de velocidad (velocidad prudente) Implementacin adecuada Acciones correctivas ante eventuales sucesos. Abortar el viaje. Actuar con mesura y precaucin.
Porqu
Transporte de seres humanos (2200 h) Prevencin de accidentes. Prevencin de accidentes. Prevencin de accidentes. Prevencin de accidentes.
68

Son acciones de acompaamiento permanente a las actividades y proyectos registrando y observando los avances. Seguimiento permanente de las acciones que se vienen ejecutando de la actividad programada.
Qu es EVALUACIN?
Es la revisin peridica de los resultados obtenidos en base a las metas propuestas. Anlisis de los impactos y/o resultados que produce la actividad.
Para qu sirve?
Permite medir los logros alcanzados y tomar decisiones correctivas si los hubiere. Para determinar el desarrollo y avance de actividades de un programa, proyecto y tomar medidas correctivas. Sirve para examinar y detectar las falencias que puedan suscitarse durante la ejecucin de las actividades, programas, proyectos de una institucin, las cuales en el camino son susceptibles a ser corregidas, para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos eficiente y eficazmente.
Qu se necesita para realizar M&E?
GRUPO 1
Tener objetivos y metas claras
GRUPO 2
Conocer la actividad que se est ejecutando. Recabar informacin necesaria (Informes, registro y los dems datos)
GRUPO 3
Es el proceso continuo de observar el seguimiento de las actividades, programas y/o proyectos que se desarrollan en una institucin, para el logro de los objetivos propuestos
Es el anlisis peridico cuantitativos y cualitativo de los indicadores de las actividades, programas. y/o proyectos de una institucin para la mejora de los mismos.
Informacin veraz y adecuada. Esquema de indicadores. Conocimiento de objetivos de lo que se espera alcanzar. Formular Plan de MyE. Actores clave. Organizacin
69
ANEXO D OBJETIVOS e INDICADORES El maestro/maestra de la escuela es autoritario Objetivo: Cambiar de actitud del maestro(a) Indicadores: Test psicolgico del maestro. Objetivo: Cambio de actitud del maestro. Indicadores: Test psicolgico del maestro. Objetivo: Contar con maestra/o con valores ticos y morales. Indicadores: Actitud amable.
70
ANEXO E E1: EJERCICIO CADENA ESTRATGICA DE OBJETIVOS OBJETIVOS RESULTADO Objetivo Lograr el incremento de los ingresos de los productores de la Regin Incrementar la produccin agrcola y pecuaria en la Regin. PRODUCTO Ampliar la disponibilidad de agua de riego en la Regin. Indicador Variacin porcentual de ingreso promedio anual de productores pro ventas de productos agropecuarios. Variacin porcentual del VBP agropecuario de la regin. Participacin del rea bajo riego con respecto del rea total disponible para actividades agropecuarias en la regin. Nmero de bocatomas Metros lineales de canales reparados. Metas 20% al ao 2015.
30% al ao 2015.
70% al ao 2015.
ACTIVIDADES
Construccin de infraestructura de captacin. Reparacin de infraestructura de conduccin.
2 bocatomas por ao entre el 2010 y 2015. 200 metros lineales por ao entre el 2010 y 2015.
71
E2: CADENA ESTRATEGICA DE OBJETIVOS DEL PERSA LA LIBERTAD

OBJETIVO ESTRATGICO GENERAL Incrementar la competitividad en el sector agrario. OBJETIVO ESTRATGICO ESPECFICO Incrementar los niveles de productividad de los principales productos agropecuarios re la regin. ACCIONES ESTRATEGICAS Implementar un programa de formacin y difusin sobre productividad para el mercado ACTIVIDAD Taller de capacitacin en comercializacin a productores agropecuarios. % de productores capacitados N de eventos Niveles de aprovechamiento. % de los productores agropecuarios que incrementan sus capacidades para la productividad en relacin al total de productores. % de la variacin del volumen de produccin de los principales productos agropecuarios en la regin con respecto al quinquenio anterior. INDICADORES % incremento de la demanda de los principales productos agropecuarios con relacin al quinquenio anterior.
72
ANEXO F F1: EJERCICIO DE MATRIZ DE M&E DEFINICION DEL VARIABLES y METODO DE FUENTE DE INDICADOR y UNIDAD FORMA DE RECOLECCION FRECUENCIA RESPONSABLE VERIFICACION DE MEDIDA CALCULO DE DATOS OBJETIVO : Incrementar la gestin del desempeo de las instituciones del sector pblico agrario en la regin INDICADOR
Incremento de la cobertura de atencin a usuarios con respecto al ao anterior META: 40% al 2013 Se refiere al crecimiento en la cantidad de usuarios que solicitan los servicios que brindan las instituciones del sector pblico agrario. UM: % Usuarios atendidos a la fecha (a) Usuarios atendidos el ao anterior (b) Forma de Clculo: ((a-b)/b) x 100 El responsable asignado de la DRA solicita a cada institucin su libro respectivo.
Libro de usuarios atendidos
Trimestral
Director de la DRA
DEFINICION DEL VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR y UNIDAD DE DE CALCULO VERIFICACION MEDIDA Accin Estratgica: Modernizar la gestin de las instituciones del sector agrario en la regin. INDICADOR
Instituciones del sector utilizan kits informticos (internet, impresora, pc, software) actualizados, garantizando una mejor fluidez en la comunicacin y realizacin del tipo. META: 80% al 2011 Lista de instituciones que adquieren kits informticos actualizados (a) Lista del total de Instituciones del sector pblico agrario. Forma de Clculo: (a/b) x 100 El responsable asignado de la DRA solicita a cada institucin la lista de kits informticos actualizados adquiridos y los registra en su lista de Instituciones con Kits Informticos actualizados.
METODO DE RECOLECCION DE DATOS
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Son instituciones que incorporan kits informticos actualizados en el trabajo.
Inventario de kits informticos.
Trimestral
Profesional de la DRA
UM: %
73
DEFINICION DEL METODO DE VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR INDICADOR y UNIDAD DE RECOLECCION DE FRECUENCIA RESPONSABLE DE CALCULO VERIFICACION MEDIDA DATOS Actividad: Realizar un diagnstico de la situacin de infraestructura y equipamiento de las instituciones del sector agrario en la regin.
Diagnstico de la situacin de infraestructura y equipamiento de las instituciones del sector pblico agrario elaborado. META: 01 al 2010 Disponer de informacin actualizada sobre el estado de la infraestructura y equipamiento de las instituciones del sector pblico agrario. UM: Nmero El responsable de la DRA solicita a las instituciones el reporte de activos, recoge la informacin requerida y lo registra en el Formato de Diagnstico.
Condiciones del local, disponibilidad de vehculos, accesibilidad de los kits informticos.
Reporte Activos
de
Abril 2010
Profesional de la DRA
F2: MATRIZ DE M&E PERSA LA LIBERTAD GRUPO N 1 DEFINICION DEL METODO DE VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR INDICADOR y UNIDAD DE RECOLECCION DE DE CALCULO VERIFICACION MEDIDA DATOS OBJETIVO : Incrementar los niveles de productividad de los principales productos de la Regin
Variacin del volumen de produccin de los principales productos agropecuarios en la regin respecto al quinquenio anterior. META: 30% al 2015 Se refiere al crecimiento del incremento de los volmenes de produccin de los principales productos agropecuarios. Principales Productos de la Regin: Arroz, Papa, Maz UM: % Volmenes cosechados a la fecha (a) Volmenes cosechados en el quinquenio anterior (b) Frmula de Clculo (a-b)/b x 100 Estadstica agraria Regional (DIA) Reporte por cultivo (arroz, papa, maz) Aplicacin de encuestas. Cedula de cultivo.
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Anual
DIA Director
74
GRUPO N 2 DEFINICION DEL METODO DE VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR y UNIDAD DE RECOLECCION DE DE CALCULO VERIFICACION MEDIDA DATOS Accin Estratgica: Implementar un programa de capacitacin sobre productividad para el mercado. INDICADOR
Productores Agropecuarios capacitados en manejo tecnolgico BNP, uso eficiente del Agua, Mayores rendimientos, calidad de producto, mejores precios, mayores ingresos. (Mad, Esprrago, Caa de azcar, con potencial comercial) UM: % Registro de productores agropecuarios que utilizan BNP y manejo del cultivo con tecnologa de punta. Frmula de Clculo A/B x 100 A=Capacitacin B=Total de Product.
FRECUENCIA
RESPONSABLE
% de los productores Agropecuarios que incrementan sus capacidades para la productividad en relacin al total de productores. META: 25% al 2010.
Relacin de productores que asistieron y accedieron a la capacitacin. Participaron del programa
Registro de BPA.
Trimestral
Director de Agencia Agraria Trujillo
GRUPO N 2 DEFINICION DEL VARIABLES y FORMA MEDIO DE INDICADOR y UNIDAD DE DE CALCULO VERIFICACION MEDIDA Actividad: Taller de Capacitacin en comercializacin a productores Agropecuarios INDICADOR
Productores Agropecuarios capacitados en comercializacin. META: 100 productores agropecuarios. Productores Agropecuarios acceden a la capacitacin en comercializacin. UM: N
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Padrn de productores.
Lista de Participantes.
Registro y evaluacin del taller.
Mensual
Director Agencia Agraria Otuzco.
75
ANEXO G ORGANIZACIN DEL M&E OEE: Implementar los niveles de productividad de los principales productos agropecuarios de la Regin 1.1. Actores involucrados.
ACTORES Responsable Colaboradores Usuarios Director DIA Informantes Agrarios Productores Agrarios Agro Exportadores Proveedores de BBySS. TAREAS Recopilar y procesar los volmenes de produccin de arroz, papa y maz Proveer informacin actualizada de las cosechas de arroz, papa y maz. Toma de decisiones, para el desarrollo del PERSA.
AE: Implementar programa de capacitacin sobre productividad para el mercado. 1.1. Actores involucrados.
Responsable Colaboradores ACTORES Director de Agencia Agraria. Productores Agropecuarios. Asistentes Tcnicos. Proveedores de Insumos. Compradores del Prod. Gerente Regional. Director DPA. Directores Agencias Ag. Director de DIA TAREAS Obtener y procesar la informacin. Asistir a capacitacin, aplicacin de las B.P.A. Brindar capacitacin y Asistencia Tcnica. Facilitar los insumos requeridos (semilla certificada). Precios Justos. Facilitar los requerimientos y dems instrumentos para ejecutar la accin estratgica (Programa de Capacitacin).
Usuarios
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Actividad: Taller de Capacitacin a Productores Agropecuarios en Comercializacin 1.1. Actores involucrados.

Responsable Colaboradores ACTORES Director AA Informantes Agrarios. Productores. Autoridades locales. Gerente. OPA. Empresarios. Productores. TAREAS Dirigir el trabajo Superficie sembrada. Volumen de Produccin. Apoyo. Concertacin, Ruedas de negocios, etc. Recopilacin, Anlisis, Procesamiento y Difusin. Toman decisiones para comercializar
Usuarios
77
ANEXO H FORMATOS DE RECOJO DE INFORMACION, FORMATO CONSOLIDADO y TABLERO DE CONTROL

GRUPO N 1 Tablero del Indicador de Variacin del volumen de produccin Fecha: Cultivo: Variedad: Ao: Papa ( ) Arroz ( ) Cantidad: Perodo vegetativo: Responsable: DIA Maz ( )
Caractersticas: Semilla mejorada, Riego Oportuno, Insumos agrcolas, Recursos Financieros, Proveedores de BBySS, Controles fitosanitarios, Estado fenolgico del cultivo, poca de siembra, rea sembrada, rea cosechada, Rendimiento por ha, Precio del Mercado, Volumen comercializado.
INDICADOR
CODIGO
VARIABLES Arroz, papa, maz. VP: Semilla Mejorada VP: Riego Oportuno VP: Insumos Agrcola VP: Recursos Financieros VP: Proveedores de BB y SS. VP: Controles fitosanitario. VP: Estado fenolgico del Cultivo. VP: poca de siembra. VM: rea sembrada VM: rea cosechada VM: Rendimiento x ha. VM: Precio de Mercado VM: Volumen Comercial.
FRECUENCIA
RESPONSABLE
FORMATO
Variacin del volumen de produccin de los principales productos agropecuarios en la regin con respecto al quinquenio anterior
2.4.
Anual
Director DIA
Hojas de Encuesta
DISEO DE TABLERO DE CONTROL

INDICADOR 2.4: Variacin del volumen de produccin de la GRALL. Fecha 05/03/10 Ao Responsable Director DIA Area Area Precio Cultivo Sembrada Cosechada Rdto/Ha mercado Has Has S/.TM Papa 22 000 21 000 TM/Ha 14.00 450 Arroz 31 000 30 000 9.00 1 000 Maz 30 000 28 000 9.00 600 2010 Volumen Comerc. TM 210 000 180 000 200 000
Observaciones: Para la obtencin de los resultados mostrados se ha tenido en consideracin las dems variables identificadas: Semilla mejorada, Riego oportuno, Insumos agrcolas, Recursos Financieros, Proveedores de BBySS, Estado fenolog. Cult., poca de Siembra, Controles fitosanitarios, rea Sembrada, rea Cosechada, Rdto/ha., Precio de Mercado, Volumen Comercializado
78
GRUPO N 2 DISEO DEL TABLERO DE CONTROL DEL INDICADOR Fecha: Ao: Responsable: AA. Trujillo Tipo de Informacin: ( ) Capacitacin ( ) Pasantas Programa de Formacin y Difusin Sobre Productividad
( ) Cursos ( ) Taller
( ) Escuelas Campo ( ) Parc. Demost.
( ) Radio/Tv ( ) Otros
Productores Beneficiados: Tiempo: Metodologa: Cdigo: Observaciones:
Tipo de Productores Beneficiados: ( ) Pequeos Productores ( ) Asociacin de Productores ( ) Comit de regantes

INDICADOR CODIGO VARIABLES Registro de productores que utilizan BPAs. Talleres. Cursos. Escuela de Campo. Mesas de Dilogo. Parcelas Demostr. Manejo Integral de plagas. Labores Culturales Difusin tv. Difusin radio.
FRECUENCIA
RESPONSABLE
FORMATO
% de Productores Agropecuarios formados en produccin para el mercado.
A.2.4.1
Trimestral
Director Agencia Agraria Trujillo
Formato de Actividad y Variable
INDICADOR 2.4.1: % Productores agropecuarios formados en produc. para el mercado Fecha: Ao Responsable: Gerencia Costo Total Regional Tipo de Infor. Nombre de Cant. Prod. Benef. Tiempo Metodologa Inf. Frecuencia
Producc. En Capacitacin Produc. Cursos P.P. Pasantas Grupales P. Talleres Prod. Asist. Escuelas de C. Produc. Informados por radio Prod. Inf. x tv Mej. De suelos Costos de produccin Emp. Porcon. Mercadotec. Papa Impulso Agrar. Chami Radio. El sembrador 9 9 9 9 9 9 9 Asocia. Comit de Reg. C. Regantes Asoc. Prod. Agropec. A.P.A. C.R. A.P.A. C.R. A.P.A. Agricultores Pob. General Agricultores pblico en general. Trimestral Trimestral Anual Trimestral Trimestral Diario Diario Terico Prctico Participativa. Guiada Participantes BPA Locucin Directo Cuas
Costos Ind.
500 1000 3000 1500 5000 20 200
Lugar de Ubicacin
T.A.A. T.A.A. T.A.A. T.A.A. T.A.A Todas las Agencias Todas las Agencias.
79
GRUPO N 3 Tablero de Control del Indicador: Productores Capacitados Fecha: Responsable: Taller: Nombre del Taller: Cdigo: Cantidad: Duracin: 2.4.1.1. 01 03 das Auspiciador: Bayer 05-03.2010 Director AA Capacitacin Curso Regional de Comercializacin para Productores.
Organizador: AA. Trujillo
Caractersticas de los Productores: Padrn de Productores Hombres, Padrn de Productores Mujeres, Padrn de Productores Iletrados, Padrn de Productores con Educ. Primaria, Padrn de Productores con Educ. Secundaria, Padrn de Productores con Educ. Superior, Padrn de Productores menores de 30 aos, Padrn de Productores de 31 a 49 aos, Padrn de Productores mayores de 50 aos, Padrn de Productores Pecuarios, Padrn de Productores Agrcolas, Padrn de Productores Agropecuarios.
INDICADOR VARIABLES FRECUENCIA RESPONSABLE FORMATO
Productores agropecuarios capacitados en comercializacin. Meta: 100 Prod. Aprovech. 80%.
V.P. Padrn de Productores. V.P. Padrn productores hombres. V.P. Padrn productores mujeres. V.P. Padrn Productores Iletrados. V.P. Padrn Productores ed. Primaria. V.P. Padrn Productores Ed. Secundaria. V.P. Padrn Productores menores 30 aos. V.P. Padrn Productores de 30 a 50 aos. V.P. Padrn Productores mayores 50 aos. V.P. Productores organizados. V.P. Productores individuales. V.P. Padrn productores pecuarios. V.P. Padrn Productores Agrcolas. V.P. Productores Agropecuarios.
Mensual
Direccin AA Trujillo.
Taller en capacitacin en comercializaci n a productores agropecuarios.
Tablero de Control: Consolidado de productores capacitados en comercializacin

Fecha: 05-03-2010 Responsable: Direccin Regional La Libertad Variables Caract. De las V. Hombres Mujeres Educacin Iletrado Primaria Secundaria Superior Edad Mayor 30 aos De 31 a 49 Mayor de 50 aos Pecuarios Agrcolas Agropecuarios Genero
N 70 30 20 30 40 10 30 30 40 30 30 40
% Aprovech. 80
Tiempo
Costo
Lugar
80 3 das AA. Trujilllo Central
Productores capacitados en comercializa.
80
80
80
ANEXO I IMPEDIMENTOS Y ALTERNATIVAS PARA EFECTUAR EL M&E GRUPO N 1

ALTERNATIVAS DE SOLUCIN Tcnicos Vas de Comunicacin deficientes. Movilidad adecuada al medio. Personal especializado. Capacitacin. Mala Planificacin Planificacin adecuada a la realidad. Polticas Institucin Escaso apoyo logstico (GPS, altmetro, Mayor apoyo logstico de campo. planos, mov). Incrementar el presupuesto. Escaso presupuesto Mayor frecuencia en la supervisin Escasa Supervisin Actitud Personal Escasa colaboracin Actividades de sensibilizacin y motivacin. Productores renuentes a brindar informacin. Trabajar con jvenes e instituciones educativas. Personal sin identidad institucional. Talleres de motivacin en valores. No uso de herramientas, ni instrumentos. Capacitacin Condiciones del entorno Lugares inaccesibles. Equipamiento de movi. y lug. Desinters de instituciones involucradas. Alianzas estratgicas institucionales. Falta de espacios en los medios de Alianzas estratgicas institucionales. comunicacin. IMPEDIMENTOS
GRUPO N 2
ALTERNATIVAS DE SOLUCIN Dificultades tcnicas Personal no capacitado. Programas de capacitacin. Polticas Institucionales Recursos humanos inadecuados. Seleccin previa evaluacin (segn perfil requerido de la plaza). Recursos humanos insuficientes. Descentralizacin de personal. Centralizacin de recursos econmicos. Descentralizacin de los recursos. Aptitudes Personales Falta de compromiso institucional. Curso Autoestima, liderazgo. Falta de relaciones humanas adecuadas. Cursos de relaciones humanas. Condiciones del entorno y Cultura Social Falta de coordinacin. Falta de tica profesional Presupuesto Asignacin presupuestal insuficiente. Consecucin presupuesto adecuado con anticipacin y oportunidad. PROBLEMAS
81
GRUPO N 3 PROBLEMAS ALTERNATIVAS DE SOLUCIN Dificultades tcnicas Carencia de polticas institucionales. Implementacin de polticas institucionales. Carencia de liderazgo institucional. Sensibilizacin a funcionarios. Desarticulacin funcional. Fortalecimiento e integracin institucional. Carencia de logstica para toma de informacin. Implementacin logstica. Entorno y Cultura Local Falta de inters Desarrollo de capacidades e integracin. Deficiente organizacin de prod. Fortalecimiento de organizaciones. Tcnicos Personal poco capacitado. Capacitacin al personal. Personal Apata Motivacin Individualismo Integracin.
82
ANEXO N 04
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION CAJAMARCA I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria los das 08, 09 y 10 de marzo de 2010 en la ciudad de Cajamarca.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Cajamarca, quienes realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Cajamarca. PARTICIPANTES: Participaron en el taller un promedio de 20 personas (ver relacin en Anexo A) y la composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE DPA DIA OPA DRA Gobierno Regional AGRORURAL Agencias Agrarias TOTAL PRIMER DIA 1 5 3 5 4 1 2 21 SEGUNDO DIA 1 6 3 4 5 1 1 21 TERCER DIA 1 5 2 3 6 0 1 18
Adicionalmente, solamente estuvo presente el facilitador, Sr. Walter Aguilar
83
12:30 14:00
ALMUERZO
12:50 14:15
ALMUERZO
84
ACCIONES REALIZADAS: SESION ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS OBSERVACIONES5

Los participantes analizaron los hechos crticos que se presentaron en el viaje y los acontecimientos desencadenados. Luego, se ubicaron en el rol del Capitn y la responsabilidad que le competa en la cadena de mando y de decisiones para plantear las decisiones que hubieran tomado y el porqu. (Ver Anexo B). Los participantes entendieron la interrelacin directa que debe existir entre la Toma de Decisiones, la necesidad de contar con informacin oportuna, relevante y confiable, la actitud responsable en el cumplimiento de las funciones y, la importancia de dotar de las herramientas necesarias para el cumplimiento de las responsabilidades. Los participantes reconocieron que el caso tiene relacin directa con su quehacer diario y les record el cmo deben actuar si es que realmente se busca el logro de los objetivos del sector agrario en su regin.
5
El caso permiti a los participantes analizar los aspectos que confluyen y posibilitan el logro de un objetivo: Claridad del Objetivo y cmo medirlo. La organizacin requerida, claridad de roles y responsabilidades. Las actividades a realizar y insumos requeridos para el logro del objetivo. La informacin requerida y la toma de decisiones oportuna.
85
SESION
OBSERVACIONES5
Los participantes a partir del trabajo de grupos (ver Anexo C) evidenciaron tener claridad en la definicin del trmino MONITOREO, ms no el trmino EVALUACIN. Sin embargo s mostraron tener claridad en la finalidad y en el qu se requiere para realizar M&E. En la plenaria, se brindaron mayores elementos que permitieron caer en la cuenta que s conocen las definiciones y diferencias de ambos trminos, en todo caso; el manejo de ambas definiciones se hizo ms consistente. En el trabajo de grupos para formular el objetivo y los indicadores que dan cuenta de su logro, los participantes demostraron no tener capacidad para formular indicadores que se correspondan con el objetivo. En la plenaria, esto fue abordado. (Ver Anexo D- D1) En el trabajo de grupos, los participantes ubicaron y relacionaron la correspondencia de indicadores y objetivos segn nivel de logro deseado (Ver Anexo D - D2). Para todos los grupos el ejercicio les result apropiado y les ayud a reforzar sus conocimientos sobre Objetivos e indicadores. El ejercicio predefinido de relacionamiento entre objetivos e indicadores, los participantes resolvieron rpidamente y sin dificultades. Para los participantes qued claramente establecido los pasos que se siguen y los productos que se obtienen en el proceso de M&E (Ver Anexo E). En el primer ejercicio, los participantes ubicaron rpidamente los niveles de objetivos, sus respectivos indicadores y metas en el juego de armado de la de la cadena estratgica preestablecida. En el segundo ejercicio (ver Anexo F), referido a armar y buscar la correspondencia de los objetivos, sus indicadores y metas de una cadena estratgica de su PERSA (seleccionada por la DRA) se desarrollaron varias propuestas de
Definicin de M&E
Definir a partir de su experiencia los trminos de M&E, finalidad y los elementos requeridos para su realizacin.
En base a un ejemplo de la vida diaria, los participantes desarrollaron las definiciones de los trminos objetivo e indicador. Precisin en plenaria a partir del ejemplo trabajado grupalmente sobre las definiciones de los trminos indicados, el proceso de elaborar y priorizar indicadores y los tipos de indicadores. En base a lo expuesto, los participantes realizaron un ejercicio de relacionar objetivos con indicadores.
Proceso de M&E
Exposicin dialogada y explicitada en la pizarra del proceso de M&E segn lo estipulado en el SIME, especificando con mayores detalles los productos del proceso. Los participantes armaron en base a un juego de tarjetas los objetivos, indicadores y metas de una cadena estratgica preestablecido. Utilizando este ejercicio, se precis la definicin de Cadena Estratgica de Objetivos y la definicin de cada nivel del mismo. Posteriormente realizaron un segundo trabajo de grupos bajo el mismo esquema del primero pero ahora con objetivos, indicadores y metas de una cadena estratgica de su PERSA.
86
SESION
OBSERVACIONES5
ordenamiento segn la interpretacin lgica que como grupo tuvieron. En ese proceso se dieron cuenta que, en primer lugar; no les fue fcil ubicar la cadena estratgica de objetivos y, en segundo lugar; no haba indicadores y metas para algunos objetivos; situacin que les hizo reflexionar sobre la calidad y utilidad de su PERSA desde la perspectiva del M&E. En plenaria, los participantes coincidieron en la necesidad de establecer adecuadamente la cadena estratgica de objetivos en una relacin causa efecto y conocer as, la contribucin de cada uno de ellos al objetivo inmediato superior. Tambin qued claro que la formulacin de los objetivos, indicadores y metas requiere de mayor precisin y responder a lo que se busca medir. Para continuar con el proceso siguiente, se formularon tanto los objetivos, indicadores y metas que faltaban para tener completa la informacin requerida para realizar el M&E. Si bien las definiciones de cada elemento de la Matriz de M&E es simple y sencilla, la exigencia de ser precisos en el detalle de cada elemento implic para los participantes un mayor esfuerzo y reconocimiento de lo necesario que es para saber con claridad lo que se va a monitorear y evaluar, ello fue percibido y comprendido cuando realizaron el primer ejercicio que como primer trabajo era fundamentalmente de ubicacin de tarjetas en el elemento correspondiente. En el segundo ejercicio, el de desarrollar la Matriz para algunos de los objetivos e indicadores de la cadena estratgica seleccionada de su PERSA, la precisin del indicador y de sus variables no fue realizado con la debida profundidad de anlisis, el mismo que fue reconocido en plenaria y a la vez resuelto para que les quede como un referente (ver Anexo G). Los participantes indicaron adems, que para desarrollar la Matriz es necesario tener conocimiento de la realidad del sector agrario en la
A partir de la exposicin dialogada, los participantes identificaron los elementos y pasos a seguir para realizar el M&E, los mismos que conforman la Matriz de M&E. Sobre la base de un ejercicio preestablecido, los participantes se familiarizaron con la definicin de cada elemento y el cmo llenar la Matriz de M&E. Siguiendo el mismo procedimiento, los participantes aplicaron desarrollaron la Matriz de M&E de un grupo de indicadores de la cadena estratgica de objetivos de su PERSA trabajado en el punto anterior.
Matriz de M&E
87
SESION
OBSERVACIONES5
Regin. Sobre todo para los grupos que disearon el Formato de recojo de informacin primaria el trabajo les result relativamente fcil dado el manejo de la temtica como tambin la experiencia emprica que tiene cuando disean formatos. Sin embargo para los grupos que trabajaron el diseo del Formato consolidado de la Regin les fue difcil darse cuenta cmo quieren que se consolide la informacin toda vez que no tenan a la mano el formato base que era el de recojo de informacin primaria (por razones de tiempo fue trabajado en simultneo) (ver Anexo H). En la plenaria, la revisin de los formatos diseados fue para los participantes una experiencia de mucho aprendizaje porque pudieron visualizar lo que se requera como informacin bsica y la forma cmo era presentada, quedndoles muy claro la validez de cul debe ser el proceso a seguir en el diseo de Formatos y adems de los clave que es para la obtencin de informacin. El ejercicio realizado de diseo y anlisis del Tablero de Control del Indicador, fue de mucha utilidad para los participantes sobre todo porque les permite constatar el avance que van teniendo en la ejecucin con respecto a lo programado y, las diferentes alternativas de anlisis de los resultados. Para los participantes no fue mayor dificultad entender las dos alternativas propuestas, alrededor de ellas manifestaron ms bien su preocupacin porque sean operativas ms all de que contengan el enfoque participativo. Las dos alternativas estaban referidas a formar Equipos de Monitoreo por Objetivos Estratgicos o por Territorio (por AA) (ver Anexo I). Qued claro para los participantes el cmo redactar el Plan de M&E pues no gener mayores interrogantes que
En base a la informacin desarrollada en la Matriz de M&E sobre un indicador seleccionado, los participantes en sus respectivos grupos de trabajo y de manera simultnea disearon tanto el formato de recojo de informacin primaria (dos grupos) como el Formato consolidado de la Regin (dos grupos) por la DRA. En plenaria se revis, ajust y se validaron los formatos respectivos. En plenaria y en conjunto con los participantes a partir de la experiencia realizada se establecieron y precisaron los pasos a seguir para disear formatos de recojo de informacin y de consolidacin de la misma, teniendo como base la informacin principal detallada en la Matriz de M&E. Luego se explicit que con la informacin obtenida en el Formato consolidado, es posible elaborar un Tablero de control del Indicador donde se refleje, lo programado y ejecutado para el perodo, para este punto se utiliz el ejercicio que figura en el documento de la Metodologa de Monitoreo y Evaluacin elaborado por BDO (pg. 62).
Tableros de Control del Indicador
Organizacin de M&E
Se abord en reunin plenaria a partir de la exposicin dialogada, donde el facilitador sobre todo en el tema de organigrama y funciones present dos alternativas posibles las mismas que cuando la DRA elabora su Plan de M&E debe ser tenida en cuenta o plantear otra alternativa diferente. En lo que respecta al cronograma, en conjunto con los participantes se definieron las actividades / tareas que se deben ejecutar para operativizar el Plan de M&E. Teniendo como referencia el Esquema de Plan de M&E, se explic el cmo deba redactarse cada elemento de
Plan de M&E
88
SESION

contenido: Objetivos, Alcance, Matriz de M&E, Organizacin y Cronograma. Se mencion que los elementos referidos a la Matriz de M&E Organizacin y Cronograma deben ser redactados de acuerdo a cmo fueron trabajados en los puntos abordados anteriormente en el taller. Se plante ejemplos para la definicin de los Objetivos y el Alcance. Se realiz una explicacin de cmo realizar el anlisis sobre la base de las preguntas orientadoras utilizando como instrumento el Formato Consolidado de la DRA y el Tablero de Control del Indicador. Con una exposicin dialogada y teniendo en cuenta el Formato de Informe de Monitoreo se hizo una explicacin detallada de cada elemento a abordar en su contenido. Con una exposicin dialogada se present el quin y la forma cmo debe abordarse las reuniones de trabajo de revisin y aprobacin del Informe de Monitoreo del PERSA. En exposicin dialogada se present los pasos a realizar.
OBSERVACIONES5
evidenciaran su no comprensin, muy por lo contrario, se entendi como que el Plan viene a ser la sntesis de lo aprendido durante el taller previo a este punto.
Anlisis del Tablero de Control
Los participantes mostraron cierta dificultad para entender esta propuesta de anlisis, pues en su experiencia se hace y si ello est presente no pasa de constatar y evidenciar la realizacin de la actividad y quienes participaron. Los participantes no realizaron ninguna pregunta de aclaracin.
Informe de Monitoreo
Reuniones de revisin del Informe de M&E Presentacin y distribucin del Informe de M&E
Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin. Los participantes no realizaron ninguna pregunta de aclaracin.
III.
La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. De los resultados que se presenta a continuacin, el 2 da de taller tuvo una mejor percepcin desarrollndose entre Bueno (30%) y Muy bueno (69%). RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA
ESTADO DE ANIMO
PRIMER DIA 25% 68% 7% 0%
89
La Evaluacin del Taller, 14 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller. A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 63% lo calific como Muy Interesantes y el 37% Interesantes. De ellos, los rubros Toma de decisiones y Definicin de M&E fueron los de mayor puntaje (85% y 69% como Muy Interesantes respectivamente). Sobre la organizacin y secuencia, el 64% lo calific como Buena, y 29% como Muy Buena, es decir el 93% expres su conformidad con la organizacin de los temas. Sobre la Utilidad, el 64% lo calific como Muy tiles, y 36% como tiles. Finalmente, respecto al Temario el 52% lo calific como Muy Bueno y el 46% como Bueno, es decir el 98%, casi la totalidad de los participantes expres su conformidad por los temas expuestos.
63%
37%
0%
0%
En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: el 29% calific como Muy Bueno y 71% como Bueno. Sobre El Manejo del Tiempo: el 64% calific como Bueno y 29% como Regular. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 64% calific como Bueno y 29% como Regular Finalmente, respecto a la Metodologa 67% lo calific como Bueno y 14% como Muy Bueno, es decir el 81% consider apropiada la Metodologa diseada para el taller.
2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Bueno 29% Bueno 71% Regular 0% Malo 0% Muy Malo 0%
90
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 7% 2.3. Los materiales de apoyo Muy Bueno 7% Bueno 64% Regular 29% Malo 0% Muy Malo 0% Bueno 64% Regular 29% Malo 0% Muy Malo 0%
Sobre el facilitador, el 85% calific como Muy Buena y 15% como Buena, es decir la totalidad de los asistentes mostraron buena satisfaccin con la facilitacin realizada.
3.1. El Facilitador Muy Buena(s) 85% Buena(s) 15% Regular(es) 0% Mala(s) 0%
Walter Aguilar
Sobre los resultados, el 64% considera que fueron logrados En Gran Medida y 36% de Regular para Arriba, es decir; el 100% expresa su conformidad.
4.1. Mis conocimientos y habilidades sobre el tema se incrementaron
En gran medida 64%
De regular para arriba Moderadamente 36% 0%
Poco 0%
Sobre los objetivos, el 62% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y 38% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 100% de participantes expresa una situacin favorable.
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron
Objetivos: Que los participantes Fortalezcan sus conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de M&E. Promedio
En medida 69% 64% 62% 54% 62%
gran De regular arriba 31% 36% 38% 46% 38%
para Moderadamente Poco 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 79% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y 21% de Regular para Arriba, es decir el 100% expresa una satisfaccin con lo aprendido.
4.3. Mis expectativas fueron satisfechas
En gran medida 79%
De regular para arriba 21%
Moderadamente 0%
Poco 0%
91
IV. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES

La metodologa de monitoreo y evaluacin SIME/Proceso de Monitoreo ha sido transferido a los participantes. En este taller se focaliz principalmente en la elaboracin del Plan de M&E y el Informe de Monitoreo. La metodologa utilizada en el taller ha posibilitado que los participantes aprendan haciendo y aprendan de sus propios errores y aciertos. Los participantes han reconocido la importancia del tema tratado en el taller e incorporarlo en su prctica institucional de manera sistemtica, pues lo que vienen realizado actualmente en lo que respecta a Monitoreo y Evaluacin difiere sustancialmente de lo aprendido. El PERSA Cajamarca muestra limitaciones en el alineamiento de sus objetivos (Objetivos Estratgicos Generales Objetivos Estratgicos Especficos Acciones Estratgicas), la correspondencia de los indicadores cuando los tienen, pues hay casos que no estn formulados. Ello dificulta elaborar el Plan de M&E. Los ejemplos y ejercicios realizados en el taller para la transferencia de la Metodologa SIME, fueron importantes para entender y adquirir la habilidad de elaborar los instrumentos respectivos (Plan de M&E, Formatos de recojo de informacin, Formato consolidado de la Regin, Tablero de Control del indicador, Informe de Monitoreo). Un aspecto central para la aplicacin de la metodologa fue que los participantes interioricen la importancia de la Cadena Estratgica por la relacin lgica que debe existir entre los diferentes niveles de la cadena. Los participantes en su conjunto evidenciaron y participaron con mucho inters en la apropiacin de la metodologa pues consideraron que es un instrumento necesario para su trabajo.
RECOMENDACIONES
Incidir en los participantes que esta metodologa sea asumido en su prctica cotidiana y los instrumentos de gestin Plan de M&E, Formatos de recojo de informacin, Formato consolidado, Tablero de Control del Indicador e Informe de Monitoreo sea incorporado de manera sistemtica en la gestin de las DRAs. En el caso de transferencia de este tipo de herramientas tener siempre en cuenta que los participantes viene con una experiencia prctica y de lo que se trata es recoger todo ello para transformar en conocimiento haciendo ms fcil la apropiacin de la herramienta. Por un lado las Direcciones Regionales de Agricultura deben hacer suyo la metodologa e incorporarlo oficialmente en su prctica. Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que a todos los rganos de apoyo de la DRAC sea tambin transferida la metodologa en la perspectiva de uniformizar la manera de realizar el M&E. Un aspecto clave que tiene que hacerse necesariamente es el alineamiento de los objetivos del PERSA y la formulacin o ajustes de los indicadores. Si ello la elaboracin del Plan de M&E no es posible, all radica la mayor dificultad. Los participantes deben hacer el esfuerzo de elaborar el Plan de M&E y solicitar la asesora necesaria para que ste instrumento sea no slo bien hecho sino que tambin para tenga sentido prctico. Una mejor ejecucin de los pasos del Plan de M&E generar una base de mayor calidad para la aplicacin de las siguientes herramientas Formatos de recojo de informacin, Formato consolidado de la Regin, Tablero de Control del indicador, Informe de Monitoreo. Aprovechar esta motivacin para que no solo trabajen conjuntamente el Plan de M&E sino tambin para que reorienten la manera actual de realizar el monitoreo.
V. TAREAS ASIGNADAS A LAS DRAS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E. TAREA

Revisin y precisin de la Cadena estratgica de Objetivos del PERSA. Plan de M&E (Con los contenidos planteados)
FECHA DE ENTREGA
23 de Abril 2010
RESPONSABLE
DRA OPA
92
TAREA
Reporte de implementacin de los Tableros de Control de los Indicadores del Plan de M&E. Informe de Monitoreo
FECHA DE ENTREGA
30 de Junio 2010
RESPONSABLE
30 de junio 2010
93
ANEXOS
94

APELLIDOS Y NOMBRES
Mariano Melgar Albn Homero Roncal Vctor Ortiz Mosquera Luis Alberto Daz Jara Jos Luis Velsquez Manuel Miranda Jorge Ortiz Muoz Hilda Mosquera H Julia Castillo Montoya Luis Mantilla Luis Daz Morales Mario Cceres Ins Cerna Cabrera Juana Paz S. Zarela Ledesma Rodrguez Pedro Daz Mantilla Sebastin Cachi Csar Bardales Bardales Hilda Castaeda Pereira Jim Jairo Villena Velsquez Luis Santos Tirado Tirado Fillogo Gozar Terreros Segundo Portal Julio Gamarra Montenegro
N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
PROCEDENCIA
DPA DIA DIA DIA DIA DIA DIA OPA OPA OPA DRA DRA DRA DRA DRA Gobierno Regional Gobierno Regional Desarrollo Econmico Gobierno Regional Gobierno Regional Gobierno Regional Gobierno Regional AGRORURALCajamarca AA Cajamarca AA Cajamarca TOTAL
CARGO
Coordinador Crianza Difusin Especialista Encargado Portal Web Director Estadstico Responsable Precios de Mercado Profesional Directora Profesional Director Administrador Asesora Asesor Coordinadora Programa Pastos Ingeniero Ingeniero Responsable de Proyectos Economista Proyectos Proyecto Biodiversidad Especialista Responsable de DIA Director
1er DIA
X X X X X X
2do DIA
X X X X X X X
3er DIA
X X X X X X
X X
X X X X X X X X X
X X X 21
X X X
21
18
95

Advertencia sobre posiciones de icebergs. Los hombres de observacin no contaban con catalejos Insuficientes botes salvavidas No verificaron seales de socorro Excesiva confianza
Decisiones a tomar
Cambio de rumbo del titanic Distribucin de catalejos en forma equitativa Exigir a los tripulantes abordar los botes Utilizar otros medios de comunicacin para emitir un SOS Es necesario evitar el peligro
Porqu
Prevenir el desastre Cumplir con eficiencia el rol encomendado. Salvar mayor cantidad de vidas. Recibir ayuda oportuna Mayor seriedad en asumir la advertencia.
Grupo 1
GRUPO
Hechos Crticos
Exceso de confianza del Presidente y constructora del buque. Falta de decisin del capitn frente a situacin adversa Limitada logstica y falta de un plan de emergencia.
Decisiones a tomar
Anlisis de situacin decisin efectiva y eficaz y
Porqu
Se evitara crticas. situaciones
Grupo 2
Reducir la velocidad y/o cambiar el rumbo Exigir adecuada logstica y un Plan de Emergencia
Debera hacer caso a las alertas Para prevenir y atenuar una situacin crtica.
GRUPO
Hechos Crticos
No se tom en cuenta la informacin No se realiz anlisis de riesgo. Inoportuna toma de decisiones. Exceso de confianza de la seguridad del Buque No se cont con un plan de emergencia
Decisiones a tomar
Tomar en cuenta la informacin y/o advertencia Realizar un anlisis de riesgo Tomar decisiones oportunas y ejercer liderazgo. Contar con un plan de contingencia.
Porqu
Minimizar el riesgo
Grupo 3
Cumplir con el objetivo
GRUPO
Hechos Crticos
No se cont con un plan de emergencia.
Decisiones a tomar
Organizacin del viaje para actuar en caso de emergencia Tomar en cuenta las advertencias que se dieron en el viaje Determinar roles de acuerdo a su funcin.
Porqu
Evitar o minimizar tragedias (el caso de los botes)
Grupo 4
Se quiso llegar a la meta sin tener en cuenta los factores adversos. Falta de liderazgo con poder de decisin
96

Proceso permanente de seguimiento de las actividades planificadas en un determinado tiempo. Hace uso de registros.
Qu es EVALUACION?
Obtener Resultados cuantificables como producto del monitoreo.
Para qu sirve?
Monitoreo: Obtencin de datos preliminares. Se utiliza como insumo para la evaluacin. Evaluacin: Verificar el estado de avance fsico y financiero. Toma de Decisiones

Monitoreo: Cronograma de actividades, Cronograma de avance fsico y financiero, Apoyo logstico Evaluacin: Informe de Monitoreo, apoyo logstico.
Grupo 1
GRUPO
Qu es MONITOREO?
Seguimiento permanente e integral de actividades, proyectos y programas.
Qu es EVALUACION?
Accin de medir cuantitativa y cualitativamente la ejecucin de actividades, proyectos y programas planteados de acuerdo al cronograma de evaluacin.
Para qu sirve?
Para validar y/o corregir el proceso de ejecucin de actividades, de planes, proyectos y programas. Para medir el impacto, avances y limitaciones de metas y objetivos planeados.

Contra con un plan de monitoreo y sus instrumentos. Elaborar un Plan de Evaluacin y sus indicadores.
Grupo 2
GRUPO
Qu es MONITOREO?
Es un proceso continuo que se realiza a las actividades de un plan, programa o proyecto de acuerdo a un cronograma establecido.
Qu es EVALUACION?
Proceso de anlisis de cumplimiento de los objetivos de manera menos continua.
Para qu sirve?
Sirve para medir el avance de actividades conforme al cronograma establecido. Proponer medidas correctivas. Retroalimentar.

Contar con indicadores y Fuentes de verificacin. Contar con metas.
Grupo 3
GRUPO
Qu es MONITOREO?
Es una accin continua y permanente durante el desarrollo de una actividad y/o proyecto.
Qu es EVALUACION?
Es pun proceso peridico que se realiza para determinar resultados.
Para qu sirve?
Determinar desviaciones y corregirlos. Para determinar cumplimiento de metas y objetivos

Contar con el plan de trabajo. Contar con apoyo logstico y personal especializado. Contar con indicadores.
Grupo 4
97
ANEXO D D1: OBJETIVOS e INDICADORES GRUPO SITUACION OBJETIVO INDICADORES

Profesor con apertura al dilogo. Acepta mayor intervencin de los alumnos. Asistencia permanente de los alumnos. Alumnos con mayor rendimiento.
Grupo 1
Maestro/a democrtico con mayor confianza
GRUPO
SITUACION
OBJETIVO
INDICADORES
N de padres participando en eventos. N de alumnos desertores. N de nios participando activamente en clases. N de acuerdos concertados en APAFAS.
Grupo 2
Maestro/a practicando democracia.
la
GRUPO Grupo 3
SITUACION
OBJETIVO
Alumnos de una escuela mejorando su rendimiento acadmico por apertura y ambiente de confianza generado por el maestro.
INDICADORES
N de alumnos matriculados. N de alumnos aprobados. % de desercin escolar.
GRUPO
SITUACION
OBJETIVO
INDICADORES
N de reuniones concertadas. Incremento de participacin de los estamentos en la toma de decisiones. % participacin de la IE en espacios educativos culturales externos.
Grupo 4
Maestro/a de la escuela es concertador y democrtico/a
Nota: Las formulaciones que estn con letra roja no son indicadores. Las razones fueron explicadas en profundidad y con ejemplos en la plenaria.
98

Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
Grupo 1
Productos
Nmero de bocatomas
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
Grupo 2
Productos
Nmero de bocatomas
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
Grupo 3
Productos
Nmero de bocatomas
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
Grupo 4
Productos
Nmero de bocatomas
99
ANEXO E PROCESO DE M&E (realizado en plenaria) 1. Plan PERSA, Programas, Proyectos (Objetivos Actividades, Indicadores + Metas). 2. Plan de Monitoreo y Evaluacin: Objetivo, Alcance, Matriz MyE (Que, Cmo, Cundo, Quin, Dnde y de qu tipo), Organizacin, Cronograma, Presupuesto. 3. Diseo .y Validacin de Formatos para cada Indicador: Recojo de Informacin primaria, Consolidado, Tablero de Control 4. Recoger Informacin. 5. Sistematizar Informacin: Procesar, consolidar y analizar. 6. Elaboracin preliminar del Informe de Monitoreo. / Informe de Evaluacin. 7. Socializacin preliminar del Informe de Monitoreo/ Informe de Evaluacin y ajustes. 8. Elaboracin definitiva del Informe de Monitoreo/ Informe de Evaluacin.
100
ANEXO F CADENA ESTRATEGICA DE OBJETIVOS Luego de la presentacin del trabajo de grupos y haberse dado cuenta que existen vacios necesarios a completar la Cadena Estratgica del Objetivo seleccionado fue el siguiente: OBJETIVOS OEG 2.0
Aprovechar de manera racional y sostenible los recursos naturales.
INDICADORES
Hectreas renovadas. Hectreas otorgadas o programadas. Cobertura vegetal. Eficiencia del agua para riego. Reforzamiento de la Fauna ??
OEE 2.1 OEE 2.2 . AE 2.1.1 AE 2.1.2 . AE 2.2.1
Promover una cultura de uso, proteccin y conservacin de los recursos naturales y de medio ambiente. ??? ??? ??? Proyecto Manejo de Recursos Naturales para el alivio de la pobreza en la sierra, financiado por el JBIC y tesoro pblico.
?? ?? ?? Superficie reforestadas (ha) Superficie agrcola con riego tecnificado instalado en sierra. reas instaladas con cultivos anuales. Obras rurales construidas. Derechos de uso de agua formalizados (licencias)
AE 2.2.2 AE
Proyecto de mejoramiento del manejo, conservacin de cuencas y gestin de aguas. 2.2.3 Proyecto relacionados a la produccin forestal. Produccin forestal sostenible (m3) Nota: Los espacios con interrogante (??) son los vacos existentes relacionados con los Objetivos e Indicadores de la Cadena Estratgica del PERSA seleccionada
Cadena Estratgica de Objetivos del PERSA con objetivos e Indicadores incorporados por los participantes. OBJETIVOS OEG 2.0
Aprovechar de manera racional sostenible los recursos naturales. y
INDICADORES
Hectreas renovadas. Hectreas otorgadas o programadas. Cobertura vegetal. Eficiencia del agua para riego. Reforzamiento de la Fauna
OEE 2.1
Promover una cultura de uso, proteccin y conservacin de los recursos naturales y de medio ambiente. Manejo y Conservacin de cuencas
% de productores que aplican prcticas de Proteccin y Conservacin de RRNN y MA. % de productores que implementan prcticas de buen uso de los RRNN. % Productores organizados que implementan sus planes de Manejo de Cuencas.
OEE 2.2
. AE 2.1.1
AE 2.1.2
Proyecto de desarrollo de capacidades, habilidades y destrezas de los productores de la Regin Cajamarca para la proteccin y conservacin de los RRNN y MA. Proyecto de sensibilizacin a la poblacin de la Regin Cajamarca para la proteccin y conservacin de los RRNN y MA. Proyecto Manejo de Recursos
% de los productores que incrementan en X% sus conocimientos y habilidades en proteccin y conservacin de RR.NN y MA. Incremento en la sensibilizacin de la poblacin para la proteccin y conservacin de los RR.NN y M.A.
. AE 2.2.1
Superficie reforestadas (ha)
101
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID Naturales para el alivio de la pobreza en la sierra, financiado por el JBIC y tesoro pblico. Superficie agrcola con riego tecnificado instalado en sierra. reas instaladas con cultivos anuales. Obras rurales construidas.
AE 2.2.2 AE
Proyecto de mejoramiento del manejo, conservacin de cuencas y gestin de Derechos de uso de agua formalizados (licencias) aguas. 2.2.3 Proyecto relacionados a la produccin Produccin forestal sostenible (m3) forestal. Nota: Los espacios con letra roja son las incorporaciones realizadas por los grupos respecto a los Objetivos e Indicadores de la Cadena Estratgica del PERSA seleccionada.
102
ANEXO G MATRIZ DE M&E

DEFINICION DEL VARIABLES y FORMA MEDIO DE INDICADOR y UNIDAD DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL 2.0: Aprovechar de manera racional y sostenible los recursos naturales Incremento de la Eficiencia de agua para Registro de padrones de Has. irrigadas eficiencia del agua riego significa Mayor usuarios de riego. anualmente. para el riego. superficie irrigada por N de m3 de agua. volumen de agua. META: Frmula 40% al ao 2015. UNIDAD DE MEDIDA: % e = superficie (has) Volumen de agua (m3) INDICADOR Incremento=(e1 e0) x 100 e0 METODO DE RECOLECCION DE DATOS Las AAs, a travs de los responsables de Estadstica Agraria solicitan a las juntas de usuarios (comits) el registro de padrones para llenar el formato de: Eficiencia de Uso de Agua. FRECUENCIA RESPONSABLE
Anual
Responsable de Estadstica Agraria de las Agencias Agrarias.
DEFINICION DEL VARIABLES y FORMA MEDIO DE INDICADOR y UNIDAD DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL 2.0: Aprovechar de manera racional y sostenible los recursos naturales Incremento de la Es un aumento Mapa de cobertura Has. re vegetadas del cobertura vegetal. progresivo de la vegetal ao0 (a) vegetacin (rboles, ZEE - OT Has. re vegetadas del META: cultivos, arbustos y del ao1 (b) 5% al 2015. pastos) en reas degradadas. Frmula Son superficies que por la (b-a) x 100 = Incremento intervencin antrpica (a) han perdido su potencial productivo INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA: %
METODO DE RECOLECCION DE DATOS El responsable de la DIA solicita informacin a RENAMA sobre la cobertura vegetal de la regin Cajamarca y lo registra en el formato: Cobertura Vegetal de la Regin Cajamarca.
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Anual
Director de la DIA
103
DEFINICION DEL VARIABLES y FORMA MEDIO DE INDICADOR y UNIDAD DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL 2.0: Aprovechar de manera racional y sostenible los recursos naturales Repoblamiento de la Repoblamiento: significa Diversidad de especies Inventario de Especies Fauna silvestre Mantener la poblacin y/o que habitan en un espacio Silvestres. volver a poblar. geogrfico. META: Fauna silvestre: Conjunto N de especies 20% al ao 2015 de animales silvestres repobladas.(a) que habitan un Registro de especies N de especies. (b) determinado espacio incrementadas. geogrfico y se rigen por Frmula sus propias leyes. (a0/b0) = A0 (a1/b1) = B1 UNIDAD DE MEDIDA: % (B1 A0) X 100 A0 INDICADOR
METODO DE RECOLECCION DE DATOS Responsable de DRAC solicita informacin al responsable de ATFFS Cajamarca. Responsable de la DRAC solicita informacin al responsable de la ATFFS Cajamarca. El responsable de ATFFS Cajamarca, solicita a sus tcnicos de control forestal y de fauna silvestre.
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Anual
ATFFS Cajamarca
Anual
ATFFS Cajamarca
DEFINICION DEL METODO DE VARIABLES y FORMA MEDIO DE INDICADOR y UNIDAD DE RECOLECCION DE DE CALCULO VERIFICACION MEDIDA DATOS OBJETIVO / Actividad: Promover una cultura de uso, proteccin y conservacin de los recursos naturales y de medio ambiente. % de Productores que Aplicacin de prcticas de a) Productores que Memoria Anual El responsable de la AA aplican prcticas de Proteccin y Conservacin utilizan tcnicas de solicita a los responsables Proteccin y de RR.NN y MA significa proteccin y de las OPDs, Proyectos, Conservacin de utilizar tcnicas de conservacin de los Gobiernos Locales la RR.NN y MA. proteccin de los recursos RRNN y M.A. informacin respectiva para naturales a travs de b) Total productores de su registro en la Ficha: META: reforestacin, la Regin Productores con Prcticas 20% al 2015 agrosilvopastoril, etc de Proteccin y Frmula Conservacin de RR.NN y UNIDAD DE MEDIDA: % % = a X 100 MA. b INDICADOR
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Anual
Responsable de la AA
104
ANEXO H FORMATOS DE RECOJO DE INFORMACION, FORMATO CONSOLIDADO y TABLERO DE CONTROL Se formaron dos grupos de trabajo: GRUPO 1: Diseo de Formato de Recojo de Informacin Primaria.
EFICIENCIA DEL USO DE AGUA DE RIEGO

AO: __________________________________ RESPONSABLE: _________________________ 1. UBICACIN TERRITORIAL PROVINCIA: ______________________ LOCALIDAD: _____________________ 2. TIPO DE ORGANIZACIN JUNTA DE USUARIOS: _____________________________________ COMISION de REGANTES: __________________________________ COMIT de REGANTES: ____________________________________ 3. TIPO DE RIEGO y VARIABLES DISTRITO: ________________________ FECHA: __________________
N DE USUARIOS _____________ _____________ _____________
TIPO DE RIEGO
GRAVEDAD
Cultivos priorizados
Has Irrigadas
Canal Revestido Km. M3 de Agua N de Horas de riego Eficiencia
Canal sin Revestir Km. N de Has M3 de Horas Eficiencia Irrigadas Agua de riego
ASPERSION Has Irrigadas M3 de Agua N de Horas de riego Has Irrigadas
GOTEO M3 de Agua N de Horas de riego
Eficiencia
Eficiencia
TOTAL
105
GRUPO 2: Diseo de Formato Consolidado de la Regin.
INCREMENTO DE LA EFICIENCIA DEL USO DE AGUA DE RIEGO

OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL 2.0: Aprovechar de manera racional y sostenible los recursos naturales INDICADOR: Incremento de la eficiencia del agua para el riego META del perodo 2011 - 2015: 40% AO: ____________________________ FECHA: ___________________________ RESPONSABLE: __________________________________
TIPO DE RIEGO GRAVEDAD ASPERSION Eficiencia del Ao anterior Eficiencia del ao actual Incremento Eficiencia del agua para riego Eficiencia del Ao anterior GOTEO Eficiencia del ao actual Incremento Eficiencia del agua para riego
META ANUAL: 8%
PROVINCIAS
DISTRITOS
Cultivos priorizados
Canal Revestido Incremento Eficiencia Eficiencia Eficiencia del Ao del ao del agua anterior actual para riego
Canal sin Revestir Incremento Eficiencia Eficiencia Eficiencia del Ao del ao del agua anterior actual para riego
. TOTAL REGION
INCREMENTO DE EFICIENCIA PROMEDIO
106
TABLERO DE CONTROL
INCREMENTO DE LA EFICIENCIA DEL USO DE AGUA DE RIEGO

OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL 2.0: Aprovechar de manera racional y sostenible los recursos naturales INDICADOR: Incremento de la eficiencia del agua para el riego META del perodo 2011 - 2015: 40% AO: ____________________________ FECHA: ___________________________ RESPONSABLE: __________________________________ META ANUAL: 8%
PLANIFICACION/EJECUCION Programado Ejecutado Brecha
AOS
2011 8% 2012 8% 2013 8% 2014 8% 2015 8%
107
ANEXO I ORGANIZACION DEL M&E
DIRECTOR OFICINA DE PLANIFICACION AGRARIA
COORDINADOR M&E del PERSA
EQUIPO TECNICO
EQUIPO DE COMUNICACION
Para los Equipos Tcnicos se sugirieron dos propuestas: 1. Equipo Tcnico por cada Objetivo Estratgico General, conformado por mximo 05 profesionales y seleccionado del conjunto de actores vinculados al tema del Objetivo. Liderado por un representante de la OPA DRA Cajamarca. 2. Equipo Tcnico territorial (mbito de la Agencia Agraria), conformado por mximo 05 profesionales y seleccionado del conjunto de actores vinculados al tema del Objetivo que realiza sus funciones en el territorio respectivo. Liderado por el Director de la Agencia Agraria. En este caso el Equipo Tcnico se responsabiliza del M&E de todos los Objetivos Estratgicos Generales en su territorio.
108
ANEXO N 05
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION LAMBAYEQUE I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en la Direccin Regional Agraria de Lambayeque el 10, 11 y 12 de marzo del 2010 en la ciudad de Chiclayo.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Regin Lambayeque quienes realizaron la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller:

OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Lambayeque. PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total un promedio de 19 personas. El primer da tuvo 18 asistentes, el segundo 20 y el tercero 19 participantes. (ver relacin en Anexo A) y la composicin fue la siguiente: TIPO DE PARTICIPANTE OPA DPA DIA AA DRA GR SENASA PEOT ALA - ZAA INIA PRIMER DIA 5 2 2 3 2 2 1 1 18 SEGUNDO DIA 5 2 2 3 2 2 1 1 1 1 20 TERCER DIA 4 2 2 3 2 2 1 1 1 1 19
Adicionalmente, estuvo presente la facilitadora Sra. Leonor Cisneros
109
1 DIA 8:00 8:30 Inscripcin de Participantes 8:30 8:50 Bienvenida a los participantes e inauguracin del taller. Representante de la DRA 2 DIA 8:30 8:50 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin de los grupos de Resumen Da 1 y Evaluacin Da 1. 3 DIA 8:30 8:50 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin de los grupos de Resumen Da 2 y Evaluacin Da 2.
8:50 9:20 Presentacin de los participantes. Dinmica
9:20 9:50 Presentacin del taller: Objetivo, metodologa, programa, roles y reglas. Exposicin 9:50 11:05 Anlisis de caso: Importancia y asertividad de la toma de decisiones (Anlisis de caso). Ejercicio grupal 1 y Plenaria 11:05 11:20 REFRIGERIO 11:20 12:05 Definicin y elementos del M&E. Ejercicio grupal 2, Plenaria y Exposicin. 12:05 12:35 M&E: Objetivos e Indicadores Ejercicios grupal 3, Plenaria y Exposicin.
8:50 10:50 Aplicacin del Proceso de M&E: Cadena Estratgica de objetivos e indicadores del PERSA. Exposicin, Ejercicio Grupal 6 y Plenaria.
8:50 10:00 Continuacin de aplicacin del Proceso de M&E: Organizacin del M&E
10:00 10:40 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del Plan de M&E Esquema Exposicin.
110
1 DIA 12:35 14:00 ALMUERZO 14:00 15:00 Continuacin de M&E: Objetivos e Indicadores. Ejercicios grupal 4, Plenaria y Exposicin.
2 DIA 12:30 14:00 ALMUERZO 14:00 14:35 Continuacin de aplicacin del Proceso de M&E: Construccin de la Matriz de M&E
3 DIA 12:50 14:15 ALMUERZO 14:15 15:25 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del consolidado del Tablero de Control del Indicador. Exposicin, ejercicio grupal 14 y Plenaria. 15:25 15:45 Aplicacin del Proceso de M&E: Anlisis del Tablero de control consolidado del Indicador. Exposicin. 15:45 16:00 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin Preliminar del Informe de Monitoreo. Exposicin.
16:00 16:15 Aplicacin del Proceso de M&E: Realizacin de Reuniones Tcnicas de Monitoreo. Exposicin.
16:15 16:30 Aplicacin del Proceso de M&E: Presentacin y distribucin del Informe final de Monitoreo. Exposicin. 16:30 16:45 Tareas y compromisos de la DRA Exposicin. 16:45 17:15 Evaluacin del taller. Clausura del taller: Representante del Gobierno Regional.
SESION ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS Se trabaj en grupos el anlisis de caso del hundimiento del Titanic considerando que cada uno era Capitn, identificando los hechos crticos, las decisiones que de debieron tomar y sealando el por qu. Se relacion con la gestin de planes, programas y proyectos y el
6
OBSERVACIONES
Los participantes mostraron gran inters por el ejercicio, analizaron el texto y concluyeron que haba un tema de actitudes equivocadas, tanto en el capitn del barco como de los responsables del viaje. Prevaleci una soberbia y creencia absoluta en la tecnologa que impidi tomar decisiones a tiempo y en base a la informacin disponible que reflejaba
111
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS taller de monitoreo y Evaluacin. Se evidenci la importancia de la toma de decisiones para el cumplimiento de objetivos Se identificaron los puntos de reflexin: siguientes
OBSERVACIONES6 una realidad adversa, posiblemente no prevista. Todos los participantes sealaron un tema previo al viaje vinculado con la planificacin del mismo. Se evidenci que muchas de las dificultades se dieron por una evidente falta de planificacin, de medidas preventivas o la poca importancia que esta tuvo al momento de tomar decisiones. Qued muy marcado en los participantes la interrelacin entre tomar decisiones, la actitud para asumir responsabilidades y la necesidad de contar con informacin relevante, confiable y claramente estructurada. La importancia de nadie sabe todo, todos saben algo y todos sabemos mucho fue de gran significacin en el proceso de los aspectos a considerar en la toma de decisiones. (Ver Anexo B).
Importancia de la informacin oportuna. La correcta organizacin para la recaudacin de datos. Conocer los antecedentes y las experiencias tenidas. Priorizacin de objetivos y metas. Importancia de la planificacin. Organizacin de gestin. Requerimientos. Claridad de los roles de cada uno. Responsabilidad de mando. Toma de decisiones oportunas.
Definicin de M&E
Se explicaron los conceptos de M&E, su importancia, para qu sirve y que se requiere para llevarlo a cabo. Se trabaj por grupos. Cada participante escribi en la tarjeta una definicin personal y luego el grupo present una definicin resumen del grupo. Esta fue complementada en la plenaria. Se vio su importancia dentro del proceso de planificacin y gestin. Presentacin de la relacin de problemas con objetivos y forma de medir su solucin. Se realiz en grupo el Ejercicio sobre la maestra es autoritaria (ej. 3), coincidiendo los tres grupos en la forma positiva de resolverlo.
Se evidenci que los participantes tenan conocimientos previos sobre el M&E (Ver Anexo C).
No hubo dificultad para la realizacin del trabajo del ejercicio 3. Los participantes demostraron claridad en los conceptos. El Ejercicio 4 permiti aclarar la secuencia lgica de objetivos con sus indicadores y metas. Resolverlo en conjunto permiti aclarar muchas dudas y resolver confusiones. (Ver Anexo D).
Se trabaj en grupo el ej. 4, estableciendo la relacin lgica jerrquica de la cadena de objetivos en la relacin causa efecto y se establecieron sus correspondientes indicadores con las metas. Luego se fotocopi y se distribuy el resultado del ejercicio 4 a fin de corregirlo en conjunto.
112
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS Se present el proceso de implementacin considerando los contenidos del Taller 1 y el Taller 2 y de los 5 pasos del proceso de M&E. Se fotocopi el ejercicio 5 y se distribuy. Luego de explicar los aspectos a considerar en la Cadena estratgica y su importancia para el trabajo del sector y el PERSA se trabajo el ejercicio 6. Los participantes armaron en base a un juego de tarjetas con objetivos e indicadores una cadena de objetivos predefinidos. Trabajaron en grupo estableciendo la secuencia lgica de los objetivos y asignndole a cada uno su indicador. Terminado el trabajo se les distribuy el ejercicio resuelto y cada grupo pudo identificar sus errores, entender por qu se equivocaron y resolver sus dificultades. Cada grupo pudo identificar con el ejercicio 6 A el alineamiento y la coherencia basada en causa efecto. Para el Ejercicio 6B se trabaj la Cadena estratgica de objetivos del PERSA Lambayeque en base a los objetivos e indicadores sealados por la OPA. : El OEG 5.0 , el OEE 5.2 y la Accin Estratgica el Proyecto 5.2.1. En base a ello se revisaron los indicadores presentados constatando errores en la definicin del indicador del OEG. Se constat y se reformul, sin embargo no se modific dado que formaba parte del PERSA ya aprobado. Se identificaron el indicador de la Accin Estratgica y las Actividades con sus respectivos indicadores., alinendolos a la Cadena. Se trat de un proyecto para mejorar el Sistema de Informacin Agropecuaria en el que muchos haban participado y todos lo
OBSERVACIONES6
Proceso de M&E
Qued claro el proceso.
El ejercicio 6 se realiz con ciertas dificultades. Si bien se constat un conocimiento en el alineamiento de los objetivos, la mayor debilidad estuvo en la formulacin de los indicadores. Ello qued evidenciado en el anlisis sobre la Cadena del PERSA previamente presentada en la que el indicador el OEG estaba mal formulado y puesto en el PERSA como una META. Haba una confusin entre meta e indicador y, as como en la jerarqua de indicadores. El trabajo sobre el PERSA de Lambayeque permiti aclarar dudas y confusiones. Se adjunta la Cadena trabajada en la Plenaria. (Ver Anexo E).
113
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS conocan. (Ver Anexo F) Se presentaron los pasos a seguir para la realizacin de la matriz de M&E como eje y gua del proceso de M&E. En plenaria, en una lluvia de ideas, trabajamos en conjunto la informacin que deba contener la matriz: objetivo, indicador, definicin del indicador, unidad de medida, variables y forma de clculo, medio de verificacin, mtodo de recoleccin de datos, frecuencia y responsable. Se realiz el ejercicio 8 que permiti que cada grupo presente y corrija en plenaria los resultados. Esto permiti hacer los ajustes y las correcciones. Conocido el proceso para el desarrollo de la Matriz se trabaj en tres grupos en base a la Cadena del PERSA. Lambayeque. Dado que se conoca bien la Accin Estratgica se acord que cada uno de los 3 grupos trabajara sobra una actividad. De esta forma se trabajaron sobre las actividades 5.2.1.1., 5.2.1.2 y 5.2.1.3. Se presentaron los trabajos en plenaria, todos los grupos participaron. Los resultados del trabajo fueron transcritos y repartidos a todos los participantes Se present la importancia y los contenidos que deba tener el diseo del Tablero de Control. Se parti del ejemplo establecido. Luego se explic los contenidos a considerar para los indicadores de las actividades que cada grupo trabaj sobre su PERSA. Se realiz una lluvia de ideas en plenaria y se corrigieron los formatos y/o complementaron con la participacin de todos. Se transcribi el trabajo y se repartieron copias para cada uno. Se presentaron los elementos para la organizacin del M&E. Se discuti
OBSERVACIONES6
La construccin de la Matriz permiti resolver las dudas y confusiones sobre lo que es un indicador y lo que es una meta. El trabajar con el ejemplo de Actividad de la Accin Estratgica ya conocida ayud para el desarrollo del trabajo. Se adjunta la Matriz trabajada sobre tres actividades, una por grupo. (Ver Anexo F).
Matriz de M&E
Control
del
Fue muy positivo trabajar con un ejemplo de un proyecto que todos conocan. (Ver Anexo G).
Organizacin de M&E
La realizacin del ejercicio 12 permiti que se profundizara sobre todas las
114
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS sobre cada uno. Se realiz una lluvia de ideas en la plenaria pudiendo corregir y complementar el trabajo. Los grupos se volvieron a reunir para realizar el ejercicio 12 sobre los obstculos para obtener la informacin y las dificultades para la organizacin del M& E. El resultado se present en plenaria, complementando las sugerencias y propuestas de los participantes. Se trascribi los resultados del ejercicio 12 y se repartieron a cada uno de los participantes.
OBSERVACIONES6 condiciones a tomar en cuenta para realizar un proceso de M&E. (Ver Anexo H).
Plan de M&E
Se pudo constatar que todos los ejercicios realizados y los temas tratados en el Taller apuntaba a la realizacin del Plan de M&E. Se explic el significado del Tablero de Control Consolidado y su importancia para el trabajo Regional. Se trabaj en plenaria el Tablero de control consolidado. Las preguntas orientadoras permitieron profundizar sobre la importancia de los Tableros de Control y lograr la mejor informacin a fin que el indicador pueda medir correctamente el cumplimiento del objetivo. Se presentaron los puntos que deben de contener el Informe de M&E y se repasaron los ejercicios desarrollados. Se vieron las caractersticas de los informes mensuales y semestrales de M&E. Se expuso sobre las reuniones de los informes de M&E del equipo tcnico y de los actores involucrados en la ejecucin del PERSA. Se presentaron los pasos a seguir y los compromisos asumidos como resultado del Taller. Se adjuntan los compromisos desagregados en los que se seala
Se realizaron algunas preguntas que permitieron aclarar dudas. Se constat que los participantes haban entendido el proceso de M&E y que no les era complicado hacerlo.
Control
Las dudas fueron aclaradas
de
Informe de M&E
El Director de la OPA se comprometi a organizar el trabajo para cumplir con las tareas asignadas.
115
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS lo que debe contener cada producto.
OBSERVACIONES6
III. EVALUACION DEL TALLER

La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. Los resultados de la evaluacin indican que los das de taller tuvieron buena aceptacin. Esta percepcin fue en ascenso para el segundo da.
La Evaluacin del Taller, 17 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller (ver resultados en el Anexo B). A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 53% lo calific como Muy Interesantes y el 42% Interesantes. De ellos, los rubros Definicin de M&E y Plan de M&E fueron calificados por ms de la mitad de los participantes, 59% en ambos casos, como Muy Interesantes. Sobre la organizacin y secuencia, el 88% lo calific como Buena, y el 12% como Muy Buena, es decir el total de participantes expres su conformidad con la organizacin de los temas. Sobre la Utilidad, el 59% lo calific como Muy tiles, y el 41% como tiles.
1.1. Eje Temtico Temas La toma de decisiones y el xito en la gestin El Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e
Muy Interesantes Interesantes Moderadamente interesantes Poco interesantes
53% 59%
41% 41%
6% 0%
0% 0%
116
Indicadores. El Proceso de M&E El Plan de M&E El recojo, anlisis de informacin para el monitoreo. El Informe de Monitoreo Promedio 1.2. Organizacin y secuencia Muy Buena 12% 1.3. Utilidad Muy tiles 59% Utiles 41% Buena 88%
53% 59% 41% 53% 53%
47% 35% 47% 41% 42%
0% 6% 12% 6% 5%
0% 0% 0% 0% 0%
Regular 0%
Mala 0%
Moderadamente tiles 0%
Poco tiles 0%
Finalmente, respecto al Temario el 57% lo calific como Bueno y el 41% como Muy Bueno, es decir el 93%, casi la totalidad de los participantes expres su conformidad por los temas expuestos. En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: el 47% calific como Muy Bueno y el 53% como Bueno. Sobre El Manejo del Tiempo: el 70% calific como Bueno y el 18% como Muy Bueno. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 71% calific como Bueno y el 12% como Muy Bueno.
2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Bueno 47% Bueno 53% Regular 0% Malo 0% Muy Malo 0%
2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 18% Bueno 70% Regular 12% Malo 0% Muy Malo 0%
2.3. Los materiales de apoyo Muy Bueno 12% Bueno 71% Regular 17% Malo 0.0% Muy Malo 0.0%
Finalmente, respecto a la Metodologa el 65% lo calific como Bueno y el 25% como Muy Bueno, es decir el 90% consider apropiada la Metodologa diseada para el taller. Sobre la facilitadora, el 41% calific como Muy Buena y el 59% como Buena, es decir la totalidad de los asistentes se sinti a gusto con la facilitacin brindada.
117
4.1. La Facilitadora Muy Buena(s) 41% Buena(s) 59% Regular(es Mala(s) ) 0% 0%
Leonor Cisneros
4.1. Mis conocimientos y habilidades sobre el tema se incrementaron En gran medida 59% De regular arriba 35% para Moderadamen te 6% Poco 0%
Sobre los objetivos el 35% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 59% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 94%, casi la totalidad de participantes expresa una situacin favorable.
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron Objetivos: Que los participantes En gran De regular medida arriba Fortalezcan sus conocimientos en M&E y 59% 35% su importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para 35% 65% realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de 24% 71% herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de 24% 65% M&E. 35% 59% Promedio para Moderadamen te 6% 0% Poco 0% 0%
6% 12% 6%
0% 0% 0%
Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 50% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 44% de Regular para Arriba, es decir el 94% expresa una satisfaccin con lo aprendido.

CONCLUSIONES Se transfiri a los participantes del taller la metodologa de monitoreo y evaluacin SIME con todos los pasos y herramientas para la RECOMENDACIONES Es necesario que los participantes cuenten con una asesora y que practiquen los conocimientos transferidos a fin de lograr que cumplan con los
118
CONCLUSIONES elaboracin del Plan de Monitoreo y Evaluacin y de los Informes de Monitoreo mensual y semestral Se incluy un reforzamiento de conocimientos y capacidades en el anlisis y desarrollo de objetivos e indicadores as como de cadenas de objetivos. La OPA seleccion previo al taller la cadena de objetivos con la cual va a elaborar su Monitoreo y Evaluacin este ao: OEG 5. Facilitar el acceso de los productores a los principales servicios agropecuarios; OEE 5.2. Mejorar la Calidad, difusin y acceso oportuno de la informacin agropecuaria; A.E. 5.2.1 Proyecto de Fortalecimiento Institucional para mejorar el sistema de informacin agraria; Actividades identificadas en el Taller en base a la informacin del proyecto realizado. Estuvieron presentes las 3 Agencias Agrarias. No sus directores sino representantes de ello. El grupo en su conjunto mostr un gran inters en la metodologa de trabajo y consider las herramientas como muy tiles. Se desarroll un buen clima de trabajo con gran participacin. El Taller tuvo muy buena aceptacin.
RECOMENDACIONES compromisos. El PERSA de la DRA Lambayeque cuenta con cadenas incompletas. Se debe incluir los programas, proyectos y actividades que estn programadas y/o se vengan ejecutando. Es necesario reforzar el conocimiento sobre los indicadores.
Fue importante trabajar sobre una Cadena de Objetivos del PERSA cuya Accin Estratgica era conocida por todos. Es recomendable trabajar con proyectos conocidos por la mayora.
Es necesario que la OPA transfiera el Taller a los Directores de las Agencias Agrarias y los involucre. Es recomendable transcribir en el taller los ejercicios realizados sobre el PERSA y luego distribuirlos. Ello es un gran apoyo para seguir las secuencias del proceso de M&E.

Revisin y precisin de la Cadena estratgica de Objetivos del PERSA. Plan de M&E (Con los contenidos planteados) Reporte de implementacin de los Tableros de Control de los Indicadores del Plan de M&E. Informe de Monitoreo DRA OPA 30 de Junio 2010
FECHA DE ENTREGA
30 de Abril 2010
RESPONSABLE
30 de junio 2010
119
ANEXOS
120
N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
APELLIDOS Y NOMBRES Fernando Piccini N. Manuel Surez Guillermo Bautista Velsquez Salomn Snchez Quiroz Angel Castro Alfaro Eloy Valladares Rodrguez Carlos Arrascue Villegas Marilu Chacn G Jos Vega Caldern Juan Pastor Jos Tullume Salazar Jos Toribio Orrillo Moloche Luis Guzmn Ruiz Jorge Luis Horna Dvila Jos Cayle Neciosup Walter Esquivel Marios Rodolfo Vilela Vargas Csar Cubas Ruiz Norma Guevara Yovera Alfredo Rachhumi Manay
PROCEDENCIA OPA OPA OPA OPA OPA DPA DPA DIA DIA AA Chiclayo AA Chiclayo DRA-AAF DRA-AAF SENASA Gobierno Regional Gobierno Regional AA Lambayeque PEOT ALA- Zaa INIA TOTAL
CARGO Jefe U.F. Proyectos Planificador Planificador Promotor Director Director Analista Tec. Inf. Agraria Promotor Crianzas Colaborador Promotor Especialista Planificador Especialista Jefe Supervisor Responsable GCCI Responsable Semillas
1er DIA X X X X X X X X X X X X X X X X X X 18
2do DIA X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 20
3er DIA X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 19
121

Insuficiente equipamiento del buque: Equipos de observ., equipos de salvamento (bote), Equipos de bombeo. Falta de equipos de emisin de seales de socorro. Presencia de iceberg en la ruta del buque. Mensajes de advertencia de la presencia de icebergs en la ruta del buque.
Decisiones a tomar
Reprogramar el viaje Subsanar las limitaciones de equipos.
Porqu
Evitar el riesgo de vida (perdida) de tripulantes, pasajeros y del buque.
Grupo 1
Cambio de ruta. Mayor de N de vigas. Cambio de rumbo de la carta marina.
Evitar la colisin iceberg y hielo. Evitar riesgos.
con
GRUPO
Hechos Crticos
Fala de medidas de prevencin antes del zarpado Radioprogramas recibidos. Presencia de trozos de hielo y baja visibilidad. Presencia del iceberg a 500 metros.
Decisiones a tomar
Implementar seguridad. equipos y
Porqu
Para salvaguardar vidas y embarcacin. Salvaguardar las vidas y embarcacin. Riesgo de colisin con bloques de hielo. Para evitar colisin.
Grupo 2
Confirmar radioprograma y evaluar riesgo. Bajar la velocidad Cambio de Rumbo
GRUPO
Hechos Crticos
Presencia de iceberg en la ruta Injerencia de los dueos del buque en la toma de decisiones. Falta de instrumentos de socorro (catalejos y cohetes de socorro)
Decisiones a tomar
Cambio de rumbo y bajar la velocidad. Desestimar las injerencias y tomar decisiones. Verificar la implementacin adecuada.
Porqu
Por el inminente peligro de colisin. Por salvaguardar la vida de los pasajeros y miembros de la tripulacin. Por el xito del viaje.
Grupo 3
122
ANEXO C M&E GRUPO Qu es MONITOREO? Qu es EVALUACION? Para qu sirve?

Para verificar el cumplimiento de actividades y metas y reorientar las mismas de un programa o proyecto. Para tomar decisiones correctivas para el cumplimiento de las metas y medir el impacto.

Contar con metodologa y personal capacitado. Conocer los objetivos y metas. Cronograma de ejecucin. Responsables. Recursos Disponer de informes, indicadores.
Grupo 2
Es el seguimiento ejecucin actividades y metas los programas proyectos.
a de en y
Es la medicin de las actividades y objetivos de un plan, proyecto o programa.
123
ANEXO D OBJETIVOS e INDICADORES GRUPO Grupo 1 GRUPO SITUACION

OBJETIVO
La Maestra es participativa y democrtica
INDICADORES
Permite la participacin del mas del 50% de los alumnos.
SITUACION
OBJETIVO
INDICADORES
N de alumnos que aceptan el comportamiento de la maestra en el ao lectivo. N de padres de familia que estn conformes con el cambio de actitud de la maestra.
Grupo 2
Propiciar el cambio de actitud de la maestra en un contexto participativo.
GRUPO
SITUACION
OBJETIVO
La maestra de la escuela debe tener una solida formacin acadmica y vocacin de servicio adems de ser honesta tener buen trato con los alumnos y padres de familia.
INDICADORES
N de recomendaciones de la comunidad educativa aceptada y/o implementadas por la maestra en un ao lectivo.
Grupo 3
124
ANEXO E
CADENA ESTRATEGICA DE OBJETIVOS DEL PERSA LAMBAYEQUE

OBJETIVO
FACILITAR EL ACCESO DE LOS PRODUCTORES A LOS PRINCIPALES SERVICIOS AGROPECUARIOS
5.2 O.E.E.
MEJORAR LA CALIDAD, DIFUSION Y ACCESO OPORTUNO DE LA INFORMACION AGROPECUARIA
INDICADORES
5.0 O.E.G.
Nro de productores capacitados para acceder a los servicios que requieran. Meta: 500 al ao Nro de usuarios que acceden a la informacin agropecuaria. Meta: 5,000 al ao 2010 Nro de usuarios que hacen uso de la informacin agropecuaria. Mata: 2,500 al ao 2010 Nro de trabajadores de la DRA capacitados. Meta: 32 trabajadores Nro de oficinas agrarias implementadas. Meta: 10 oficinas
PROYECTO: Fortalecimiento Institucional para Mejorar A.E.5.2.1. el Sistema de informacin Agropecuaria ACTIVIDADES 5.2.1.1 Elaboracin de expediente tcnico 5.2.1.2 Reparacin y mantenimiento de radio-transmisores 5.2.1.3 Adquisicin de equipos de cmputo 5.2.1.4 Adquisicin de motocicletas 5.2.1.5 Instalaciones telefnicas con Internet 5.2.1.6 Capacitacin en computacin 5.2.1.7 Capacitacin en acopio de la informacin
Expediente elaborado (01) Nro radios reparados (13) Nro equipos de computo (13) Nro de motocicletas (10) Nro. De Of. Impl. Con Telef. Internet(07) Nro de trabajadores capacitados (32) Nro trabajadores capacitados (27)
125
ANEXO F MATRIZ DE M&E

DEF. DEL INDICADOR U.M VARIABLES Y FORMA DE CALCULO - Trminos de referencia - Memoria descriptiva - Especificaciones tcnicas - Presupuesto - Cronograma Nro de 5.2.1.2 Reparaciones y Reparacin y mantenimiento mantenimiento de radio de Radio transmisores Transmisores de la DRA. Meta 13 Las 03 Ag. Ag. De la DRA cuentan con radio Transmisores que necesitan reparacin Contar con informacin detallada y situacin actual de los equipos Los operadores de las Radio Transmisores son los responsables de tomar la informacin in situ y la registran FUENTE DE VERIFICACION - Compatibilidad con estudio de Pre-Inversin - Trminos de referencia - Cumplimiento de contrato - Resolucin de aprobacin
ACTIVIDAD
INDICADOR
METODO DE RECOLECCION DE DATOS - Revisin de informes del consultor - Verificacin de datos de campo - Informe de conformidad del revisor
Contar con un Expediente 5.1.1.1 documento elaborado tcnico Elaboracin que detalle las acciones elaborado y del expediente del proyecto a nivel de aprobado. Meta tcnico estudio definitivo. U.M. : 01 Documento
Marca Yaesu
Bitcora
Modelo japons Mal Estado 13 equipos Modulo de computo que comprende CPU P4, MONITOR LG, Tablero Mouse, Impresora Laser, nuevos y operativos
Ficha Tcnica Registro de radio transmisores Acta de conformidad informe tcnico Pecosa de Agencias Agrarias Inventario anual de bienes de la DRA Responsable de Unidad Patrimonio Registro en Kardex Padrn de bienes patrimoniales
5.2.1.3 Adquisicin de Equipos de Cmputo Adquiridos.
Contar con Mdulos de Nro de Equipos computo para de Cmputo implementar las oficinas Adquirido. Meta de las Agencias 13 Agrarias de la DRA Lambayeque
126
INDICADOR
DEF. DEL INDICADOR U.M
VARIABLES Y FORMA DE CALCULO
FUENTE DE VERIFICACION
METODO DE RECOLECCION DE DATOS - Revisin de informes del consultor - Verificacin de datos de campo - Informe de conformidad del revisor
FRECUENCIA
RESPONSABLE
GRUPO
ACTIVIDAD 5.1.1.1 Elaboracin del expediente tcnico Contar con un documento elaborado Expediente que detalle las tcnico acciones del proyecto elaborado y a nivel de estudio aprobado. Meta definitivo. 01 U.M. : Documento - Trminos de referencia - Memoria descriptiva - Especificaciones tcnicas - Presupuesto - Cronograma Los operadores de las Radio Transmisores son los responsables de tomar la informacin in situ y la registran Anual DRA - Compatibilidad con estudio de Pre-Inversin - Trminos de referencia - Cumplimiento de contrato - Resolucin de aprobacin
Mensual
DIA
ACTIVIDAD 5.2.1.2 Reparacin y mantenimiento de Radio Transmisores Las 03 Agencias Agrarias de la DRA Marca Yaesu Nro. de cuentan con radio Reparaciones y Transmisores que mantenimiento necesitan reparacin de radio Contar con Modelo japons transmisores informacin detallada de la DRA. y situacin actual de Mal Estado los equipos 13 equipos U.M. : Documento ACTIVIDAD 5.2.1.3 Adquisicin de Equipos de Computo Adquiridos. Nro. Equipos Computo Adquirido. Contar con Mdulos de de computo para las de implementar oficinas de las Agencias Agrarias de la DRA Lambayeque U.M. : Documento
Bitcora
Ficha Tcnica Registro de radio transmisores
Acta de conformidad Modulo de computo que comprende CPU P4, informe tcnico MONITOR LG, Tablero Mouse, Impresora Laser, Pecosa de Agencias nuevos y operativos Agrarias
Inventario anual de bienes de la DRA Responsable de Unidad Patrimonio Registro en Kardex Padrn de patrimoniales bienes Trimestral
Of. Administracin Patrimonio DRA 3
127
Grupo 1 Actividad 5.2.1.1 TABLERO INDICADOR

FECHA LUGAR
ANEXO G Diseo del Tablero del Indicador
: ELABORACION DE EXPEDIENTE TECNICO 5.2.1.1 AO : 2010
: 12.03.2010
: CHICLAYO LAMBAYEQUE
RESPONSABLE : ING. MANUEL SUAREZ / F. PICCINI / OPA NOMBRE EXPEDIENTE PROVEEDOR
: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL PARA SISTEMA DE INFORMACION AGROPECUARIA : CONSULTOR EXTERNO CANTIDAD CODIGO : 01
MEJORAR
CARACTERISTICAS TECNICAS: - TERMINOS REFERENCIA - MEMORIA DESCRIPTIVA - ESPECIFICACIONES TECNICAS - PRESUPUESTO - CRONOGRAMA - RESOLUCION DE APROBACION - INFORMACION BASICA ACOPIO - INFORMACION COMPLEMENTARIA - CONTRATO
FRECUENCIA MENSUAL
: 5.2.1.1
SUPERVISOR : DRA - DIA
INICIO TIPO DE EXPEDIENTE DOCUMENTO 01.03.2010 ESTUDIO DEFINITIVO
COSTO EXP. TCO. S/. 4.500.00
CONSULTOR W&N&F ASESORES TECNICOS
OBSERVACIN: CAPACITACION AL OPERADOR PARA MEJORAR EL MANTENIMIENTO TECNICO. SE DEBE CONTAR CON ASESORIA TECNICA
128
Grupo 02 ACTIVIDAD 5.2.1.2
TABLERO INDICADOR FECHA LUGAR RESPONSABLE NOMBRE EXPEDIENTE PROVEEDOR : 12 DE MARZO : CHICLAYO
: REP. Y MANT. DE RADIO - TRANSMIS. AO : 2010
: DRA - OFICINA DE ABASTECIMIENTO (especialista tcnico) CANTIDAD : RADIO TRANSMISORES CODIGO SUPERVISOR : CARACTERISTICAS TECNICAS 1. CABLE DE PODER 2. BATERIA 3. ANTENA 4. AURICULAR 50 MH 12 V 100 MH 12 V ESTADO ACTUAL 1. OPERATIVO 2. INOPERAT: X 3. EN MANTENIM. 4. INSERVIBLE : 01 : 5.2.1.2 : DRA - DIA
CARACTERISTICAS FISICAS 1. MARCA 2. MODELO 3. SERIE YAESU FP - 757-HD GF -240286
MANTENIMIENTO Y REPARACION N VECES MANT. 1. 2. 3. 4. X X X X FECHA DE MANTENIM. 29/08/2009 29/11/2009 29/11/2009 28/05/2011 TIPO DE MANTENIMIENTO
PODER OPERATIVO ARREGLO DE MASTIL
COSTO DE SERVICIO S/. 250 100 150 200
EMP. DE SERV. DE MANTENIM. JAAMSA JAAMSA JAAMSA JAAMSA
REVISION DE ANTENA CAMBIO DE BATERIA RENOVACION DE AURICULARES
129
ANEXO H IMPEDIMENTOS - OBSTACULOS PARA IMPLEMENTAR EL PLAN M&E LAMBAYEQUE

DIFICULTADES TECNICAS Desconocimiento de la Directiva. Limitado personal calificado ESTRATEGIAS DE SOLUCION Socializar y difundir la Directiva a nivel de DRA. Capacitacin de personal, contratacin de personal para MyE. Contratacin de personal para MyE. Actualizacin del MOF y difusin.
Reducida cantidad de personal Desactualizacion del MOF Dbil participacin y compromiso del personal Polticas de incentivos a participacin MyE. (incluso capacitado) Limitado presupuesto Mayor asignacin de presupuesto Organizacin de la informacin para el plan de m y e Debilidad de calidad en la informacin segn estructura Orgnica y funcional Planes, programas y proyectos sin considerar Los planes, programas y proyectos deben MyE. considerar MyE a todo nivel POLITICAS INSTITUCIONALES Falta de tomas de decisiones de funcionarios Polticas no acertadas Implementar comit tcnico para el estudio de los perfiles del personal estableciendo criterios tcnicos para la rotacin Mayor comunicacin e interaccin entre las areas Limitados espacios participativos de DRA e interinstitucional Falta de organizacin de la informacin para m Implementar comit tcnico para consolidar MyE y o (todas las reas) (incluye todas las unidades y agencias agrarias). Planificar sistema de organizacin e informacin Dbil apoyo logstico para implementar plan para MyE (considerar logstica y presupuesto). Falta de importancia al MyE (todo el personal) DRA. Integracin de informacin Dbil articulacin institucional para MyE DRA acceso a biblioteca fsica y pagina web Falta de criterio para rotacin de personal ESTRATEGIAS DE SOLUCION Planificar sistema de organizacin e informacin Limitado apoyo logstico para salir al campo para MyE (considerar logstica y presupuesto. Restringido acceso a la informacin en las Inst. Mayor coordinacin interinstitucional para facilitar pblicas y privadas informacin necesaria Excesivas expectativas por beneficiarios( Sealar y difundir los objetivos y alcances del plan usuarios externos e internos) de MyE. CONDICIONES DEL ENTORNO LOCAL ESTRATEGIAS DE SOLUCION Implementacin por Gob. Reg. de aplicacin de Metodologa SIME.
ACTITUDES PERSONALES Falta de motivacin para MyE. Resistencia al cambio Temor a la fiscalizacin
ESTRATEGIAS DE SOLUCION Polticas de incentivos dirigido al personal Programa de sensibilizacin dirigido frente al cambio y resistencia al MyE.
130
ANEXO N 06
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION AREQUIPA I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria los das 10, 11 y 12 de Marzo en la ciudad de Arequipa.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con esta informacin se elabor el programa del primer taller con las DRAs y se determinaron los materiales y equipos necesarios. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Arequipa, quienes realizaron la convocatoria al evento para los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Arequipa. PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de 18 personas (ver relacin en Anexo A) y la composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE Agencia Agraria Gerencia Regional OPP Gobierno Regional PERPEC SENASA AGRO RURAL PRIMER DIA 3 12 2 2 1 1 1 22 SEGUNDO DIA 3 9 2 2 1 1 1 19 TERCER DIA 3 9 1 2 1 1 1 18
Asimismo, estuvieron presentes 01 representante del PROSAAMER, el Sr. Jim Carrera; y la Facilitadora, Sra. Ute Orestes.
131
METODOLOGA UTILIZADA La metodologa utilizada para abordar cada aspecto del Programa fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenario. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicada en el formato correspondiente. Presentacin en plenario de los resultados de los trabajos en grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado en los grupos. . El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin Arequipa. PROGRAMA:
1 DIA 8:00 8:30 Inscripcin de Participantes 8:30 8:50 Bienvenida a los participantes e inauguracin del taller. Representante de la DRA 8:50 9:20 Presentacin de los participantes. Dinmica 9:20 9:50 Presentacin del taller: Objetivo, metodologa, programa, roles y reglas. Exposicin 9:50 11:05 Anlisis de caso: Importancia y asertividad de la toma de decisiones (Anlisis de caso). Ejercicio grupal 1 y Plenario 11:05 11:20 REFRIGERIO 11:20 12:05 Definicin y elementos del M&E. Ejercicio grupal 2, Plenario y Exposicin. 12:05 12:35 M&E: Objetivos e Indicadores Ejercicios grupal 3, Plenario y Exposicin. 12:35 14:00 ALMUERZO 2 DIA 8:30 8:50 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin de Resumen Da 1 de los grupos y Evaluacin Da 1. 3 DIA 8:30 8:50 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin de Resumen Da 2 de los grupos y Evaluacin Da 2.
8:50 10:50 Aplicacin del Proceso de M&E: Cadena Estratgica de objetivos e indicadores del PERSA. Exposicin, Ejercicio Grupal 6 y Plenario.
8:50 10:00 Continuacin de aplicacin del Proceso de M&E: Organizacin del M&E 10:00 10:40 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del Plan de M&E - Esquema Exposicin.
12:30 14:00
ALMUERZO
12:50 14:15
ALMUERZO
132
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 1 DIA 14:00 15:00 Continuacin de M&E: Objetivos e Indicadores. Ejercicios grupal 4, Plenario y Exposicin. 2 DIA 14:00 14:35 Continuacin de aplicacin del Proceso de M&E: Construccin de la Matriz de M&E 3 DIA 14:15 15:25 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del consolidado del Tablero de Control del Indicador. Exposicin, ejercicio grupal 14 y Plenario. 15:25 15:45 Aplicacin del Proceso de M&E: Anlisis del Tablero de control consolidado del Indicador. Exposicin. 15:45 16:00 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin Preliminar del Informe de Monitoreo. Exposicin. 16:00 16:15 Aplicacin del Proceso de M&E: Realizacin de Reuniones Tcnicas de Monitoreo. Exposicin.
SESION ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS OBSERVACIONES Los participantes revisaron el texto y llegaron a un nivel de anlisis claro y profundo. Determinaron los diferentes momentos de tomar decisiones a lo largo del viaje del buque y detectaron que tipo de decisiones haba que tomar con respeto a la revisin de la meta predefinida, a la reasignacin de insumos de trabajo, con respecto a la organizacin del viaje (velocidad, curso), y con respecto a las responsabilidades de cada uno todo en base a la informacin disponible en cada momento. Concluyeron que no solo es importante tomar en consideracin la informacin disponible sino generar la que se requiere realmente. Para esto se necesita claridad sobre las metas, su viabilidad y sus riesgos 133
Anlisis de caso del hundimiento del Titanic analizando todos los aspectos de la gestin de un proyecto: Priorizacin de objetivos Organizacin Insumos Claridad de roles Responsabilidad de mando Actitudes y valores Informacin Monitoreo y evaluacin Toma de decisiones
SESION
OBSERVACIONES a monitorear. En nuestro caso, el capitn s monitoreaba la meta de llegar en tiempo record al puerto del destino observando la velocidad del buque y el recorrido de millas diariamente. Sin embargo, no monitoreaba las condiciones de llegar con seguridad al destino. No observ el comportamiento de las temperaturas ni el movimiento del hielo y de los icebergs. (Ver Anexo B). Los participantes mostraron mucho entusiasmo para el debate y el anlisis del tema. Haba poca claridad sobre los conceptos de monitoreo y de evaluacin, exista confusin con los trminos de seguimiento y de supervisin. Algunos participantes confundieron hasta ms avanzado el taller la elaboracin y ejecucin de proyectos con la organizacin del M&E. Por el contrario no haba problemas algunos con la identificacin ni de la finalidad de este instrumento de gestin en base al anlisis del ejercicio anterior, ni de los elementos necesarios para su realizacin. Tambin en este ejercicio hubo un debate entre los participantes intercambiando criterios y expresando desacuerdos claramente. (Ver Anexo C).
Definicin de M&E
Desarrollo de las definiciones de los trminos monitoreo, evaluacin, la finalidad de esta herramienta de gestin y los elementos que requiere su realizacin
134
SESION
OBSERVACIONES Haba problemas en desarrollar la formulacin de un objetivo y en precisar los indicadores al respecto. Haba dificultades en expresar el cambio deseado (ejemplo del tipo de maestro requerido para una buena educacin), exista la tendencia de describir extensamente la situacin futura convirtiendo los indicadores de medida en descriptores e incluso en criterios de convocatoria de personal. El grupo de trabajo que incluy un miembro de la OPA fue el nico que logr formular indicadores. Aqu y durante todo el proceso de trabajo sobre objetivos e indicadores se sinti la reducida presencia de la OPA. Las respuestas a preguntas en los grupos de trabajo y en plenario as como la profundizacin del tema a travs de la exposicin superaron algunas dudas y ampliaron los conocimientos de los participantes. El alto nivel de asimilacin y comprensin de los contenidos del taller por parte del grupo en su conjunto se mostr al realizar el siguiente ejercicio. Resolvieron sin mayores dificultades la relacin entre objetivos e indicadores. (Ver Anexo D).
En base a un ejemplo de la vida diaria, los participantes desarrollaron las definiciones de los trminos objetivo e indicador. Exposicin sobre las definiciones de los trminos indicados, el proceso de elaborar y priorizar indicadores y los tipos de indicadores. En base a lo expuesto, los participantes realizaron un ejercicio de relacionar objetivos con indicadores basados en un ejemplo extrado de un PERSA.
135
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS En base a preguntas orientadoras en plenario, partiendo del trabajo en grupo sobre los requerimientos del M&E, los participantes construyeron el proceso de M&E identificando los pasos a realizar y la secuencia a seguir. Exposicin sobre el proceso de M&E como est estipulada en el SIME reforzando la interrelacin entre los subprocesos, planificacin, M&E y ajustes a la gestin.
OBSERVACIONES
Proceso de M&E
Los participantes identificaron los pasos y su secuencia del proceso en grande. Posteriormente fueron precisados y complementados con las herramientas requeridas por parte de la facilitadora. Se superaron dudas sobre la lgica del proceso de M&E en base a la exposicin y la atencin de preguntas.
Los participantes armaron, partiendo de un juego de tarjetas con objetivos e indicadores, una cadena de objetivos predefinida. El ejemplo fue desarrollado en base a un ejemplo extrado de un PERSA. Cadena estratgica de objetivos e indicadores del PERSA Exposicin sobre objetivos, su enlazamiento. cadenas jerarqua de y
Los participantes tuvieron algunos problemas en identificar y diferenciar los niveles de alcance de los objetivos, especialmente entre la finalidad y el resultado. Les cost identificar los cambios inherentes y su alcance en cada nivel de objetivos. Se atendi las preguntas de los participantes durante el trabajo en grupos como tambin en plenario y se reforz el conocimiento sobre el enlazamiento de objetivos e indicadores a travs de la exposicin. Posteriormente al construir la cadena de objetivos seleccionada de su PERSA persistieron estas dificultades. Los participantes se dieron cuenta que esto se debe a la poca claridad de la formulacin de los objetivos e indicadores, la falta de diferenciacin de niveles de objetivos y la mezcla de diferentes niveles de objetivos en la formulacin de un objetivo. Adems hay que completar la cadena del PERSA con indicadores, metas y actividades as como integrar proyectos y programas de inversin. En base a esta experiencia los participantes desarrollaron pasos a realizar para mejorar las cadenas de objetivos del PERSA. (Ver Anexo E). Los participantes identificaron varios de los elementos para determinar el procedimiento y se complet la Matriz en base a preguntas guas. La exposicin aclar el significado de cada 136
A partir de un juego de tarjetas con objetivos e indicadores de la cadena de objetivos del PERSA de la regin, los participantes armaron la cadena. Analizando la cadena de objetivos y las dificultades de armarla, los participantes determinaron los pasos a seguir para mejorar la cadena.
Matriz de M&E
En base a una lluvia de ideas en plenario, los participantes identifican los elementos para determinar los datos y el procedimiento requerido para su recoleccin y construyen as el formato de la Matriz de M&E:
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS objetivo, indicador, definicin del indicador, unidad de medida, variables, forma de clculo, fuente de verificacin, mtodo de recoleccin de datos, frecuencia y responsable. Se realiz una exposicin para presentar la matriz y explicar sus rubros. Para familiarizarse con la Matriz y sus elementos, se realiz un ejemplo de aplicacin en plenario en conjunto con los participantes. Para demostrar un primer nivel de comprensin de la Matriz, los participantes armaron un rompecabezas basado en tres ejemplos desarrollados en tarjetas. Finalizando esta secuencia, los participantes aplicaron la Matriz a objetivos e indicadores extrados de la cadena de objetivos seleccionada de su PERSA. En base a los objetivos e indicadores elaborados en la Matriz, los participantes desarrollaron el formato de recojo de informacin, el ltimo eslabn a realizar para obtener datos de la/s fuente/s de informacin identificadas. Este formato consiste en dos partes: 1. datos generales sobre el indicador a medir, actores y tiempos; 2. datos tcnicos especficos. Posteriormente se analizaron los formatos diseados determinando criterios para precisar y complementar las variables del indicador. En base a la exposicin de los elementos para la organizacin del M&E y su explicacin (actores, estructura, funciones, cronograma de actividades) y con referencia a la cadena de objetivos seleccionada, los participantes desarrollaron sus propuestas. En base a una exposicin se resumi la finalidad y los elementos del Plan de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores.
OBSERVACIONES uno de estos elementos y se atendi a las preguntas de los participantes. Los participantes demostraron mucha habilidad en desarrollar el ejemplo en plenario como tambin en el ejercicio de rompecabezas posterior. No hubo mayores problemas en resolverlo. Tambin el ejercicio de aplicar la Matriz a los objetivos de la cadena seleccionada fue resuelto con mucho criterio. Salvo algunas dificultades debido a formulaciones imprecisas de los objetivos que costaron subsanar y precisar. (Ver Anexo F).
Los participantes desarrollaron sin mayores dudas esta tarea, insertaron los formatos respectivos a las computadoras disponibles e imprimieron las fichas. (Ver Anexo G).
Organizacin de M&E
Plan de M&E
Los participantes estn familiarizados con este tipo de tarea. Cada grupo desarroll una parte de los elementos de la organizacin. Desarrollaron el ejercicio hasta una precisin de propuesta final para la organizacin de M&E del PERSA bajo la conduccin de la OPA. (Ver Anexo H). Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin. Posteriormente procesaron e incorporaron los elementos elaborados del Plan de M&E al archivo 137
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS Todos los grupos de trabajo entregaron a los dems grupos de trabajo sus fichas de recoleccin de datos. Ellos lo llenaron con datos inventados y devolvieron las fichas a los grupos correspondientes. Exposicin sobre la herramienta de Tablero de Control consolidado, su finalidad, sus contenidos y el proceso de su elaboracin.
OBSERVACIONES formato correspondiente. Todos los grupos llenaron las fichas de los dems grupos y las entregaron. Los grupos procedieron a elaborar el Tablero de Control consolidado. Durante este ejercicio los participantes se dieron cuenta que haban pedido demasiados datos, tambin les faltaron datos para medir el indicador. Otros recibieron respuestas no comparables por la falta de claridad y precisin de los datos que haban pedido. Tambin obtuvieron metas ms all de lo planificado, lo que les dejo la interrogante de qu hacer si eso pasa en la realidad. Concluyeron que es importante realizar un pequeo piloto para probar si la elaboracin de todos los pasos hasta este punto del proceso de M&E ha sido bien hecho o requiere de un mejoramiento. Tambin esta parte de la elaboracin de las herramientas de M&E fue pasada a un archivo en la computadora. Los participantes no tenan preguntas al respecto. Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin, especialmente sobre el alcance de cada informe y la interrelacin de los resultados de cada nivel de objetivos. Los participantes no tenan preguntas al respecto.
Control
En base a las Fichas recibidas, los grupos de trabajo procedieron a elaborar los respectivos Tableros de Control consolidados que consisten en tres partes: 1. datos generales sobre el indicador a medir, actores y tiempos; 2. datos tcnicos especficos; 3. metas planificados y ejecutados. Posteriormente los participantes analizaron los formatos diseados y determinaron si los datos obtenidos permitieron medir las metas establecidas en el indicador. Exposicin de preguntas orientadoras para la elaboracin del Informe de M&E. En base a una exposicin se resumi los elementos del Informe de M&E desarrollado en los ejercicios anteriores. Se realiz una exposicin sobre las reuniones de retroalimentacin de los informes de M&E por parte del equipo tcnico o por parte de los actores involucrados en la ejecucin del PERSA. Se realiz una exposicin sobre los pasos a realizar y las definiciones a tomar para la distribucin del Informe de M&E.
Anlisis del Tablero de Control consolidado
Informe de M&E
138
III. EVALUACION DEL TALLER La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. De los resultados que se presentan a continuacin, se observa que en ambos das los participantes evaluaron positivamente el desarrollo del taller, evidencindose una mejora en la evaluacin del 2 da. RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA
ESTADO DE ANIMO
PRIMER DIA 42% 37% 14% 7%
La Evaluacin del Taller, 17 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller. A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 50% lo calific como Muy Interesantes y el 47% Interesantes. De ellos, sobresalen los siguientes rubros que fueron calificados como Muy Interesantes: Proceso de M&E calificado por el 65% de los participantes, Toma de decisiones calificado por el 65% de participantes y Plan de M&E calificado por el 59%. Sobre la organizacin y secuencia, el 47% lo calific como Muy Buena y el 53% como Buena. Sobre la Utilidad, el 65% lo calific como Muy tiles, y el 35% como tiles.
1.1. Eje Temtico Muy Interesantes La toma de decisiones y el xito en la gestin El 65% Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e 47% Indicadores. El Proceso de M&E 65% El Plan de M&E 59% El recojo, anlisis de informacin para el 41% monitoreo. El Informe de Monitoreo 25% Promedio 50% Temas Interesantes 29% 53% 35% 41% 47% 75% Moderadamente interesantes 0% 0% 0% 0% 12% 0% Poco interesantes 6% 0% 0% 0% 0% 0%
47%
2%
1% 139
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 1.2. Organizacin y secuencia Muy Buena 47% 1.3. Utilidad Muy tiles 65% Utiles 35% Moderadamente tiles 0% Poco tiles 0% Buena 53% Regular 0% Mala 0%
Finalmente, respecto al Temario el 54% lo calific como Muy Bueno y el 45% como Bueno, es decir el 99% expres su conformidad por los temas expuestos. En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: el 47% calific como Muy Bueno y el 47% como Bueno. Sobre El Manejo del Tiempo: el 53% calific como Bueno y el 35% como Muy Bueno. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 47% calific como Bueno y el 35% como Muy Bueno.
2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Bueno 47% 2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 35% Bueno 53% Regular 12% Malo 0% Muy Malo 0% Bueno 47% Regular 6% Malo 0% Muy Malo 0%
2.3. Los materiales de apoyo Muy Bueno 35% Bueno 47% Regular 18% Malo 0% Muy Malo 0%
Ute Orestes Garca
4.1. Mis conocimientos y habilidades sobre el tema se incrementaron En gran medida De regular para arriba Moderadamente Poco
140
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 65% 29% 6% 0%
Sobre los objetivos el 57% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 43% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; la totalidad de participantes expresa una situacin favorable.
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron Objetivos: Que los participantes En gran De regular medida arriba Fortalezcan sus conocimientos en M&E y su 65% 35% importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para realizar 59% 41% el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de 59% 41% herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de M&E. 47% 53% 57% 43% Promedio para Moderadamente Poco 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 59% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 35% de Regular para Arriba, es decir el 94% expresa una satisfaccin favorable.

CONCLUSIONES Se transfiri a los participantes del taller la metodologa de monitoreo y evaluacin SIME con todos los pasos y herramientas para la elaboracin del Plan de Monitoreo y Evaluacin y de los Informes de Monitoreo mensual y semestral. Se incluy un reforzamiento de conocimientos y capacidades en el anlisis y desarrollo de objetivos e indicadores as como de cadenas de objetivos. Se trabaj todos los pasos tambin con la cadena de objetivos seleccionada del PERSA de la Regin de Arequipa. Se desarrollaron las herramientas para la elaboracin del Plan de M&E y para la elaboracin del Informe de Monitoreo con ejemplos extrados del PERSA de la Regin. Se cuenta con: una cadena de objetivos revisada y mejorada; esto incluye tambin la determinacin de los elementos a ajustar RECOMENDACIONES
Para poder realizar el M&E a todo el PERSA se requiere de la revisin de los objetivos e indicadores con respecto a su correspondencia y su coherencia horizontal y vertical y de la construccin y/o complementacin de las cadenas de objetivos integrando tambin programas y proyectos. Los resultados obtenidos en el taller son un buen avance hacia la elaboracin de los productos del M&E. Sin embargo, por ser en parte incompleto el PERSA, por requerir en algunos casos una mayor precisin y por el tiempo limitado en el marco del taller, los resultados obtenidos deben ser profundizados y precisados bajo la direccin de la DRA/ OPA.
141
CONCLUSIONES posteriormente al taller; la matriz de M&E para 03 objetivos e indicadores de esta cadena desarrollada; una propuesta para la organizacin del proceso de M&E; 03 fichas de recojo de datos para cada uno de los indicadores; - 03 tableros de control consolidados para cada uno de los indicadores. El grupo en su conjunto mostr un gran inters en la metodologa de trabajo, consider los conceptos y las herramientas como muy tiles. Los participantes mostraron muy buen nivel de conocimientos prcticos, tcnicos y de organizacin del trabajo. Disponen de muy buen nivel de comprensin, lo que se reflejaba en una gil y rpida realizacin de los ejercicios y aplicacin de lo aprendido a su realidad, el M&E del PERSA de su Regin. Los participantes mostraron un muy buen nivel de participacin activa en el evento. El grupo de participante tena una interaccin y comunicacin muy bien elaborada y una comunicacin horizontal extensa, lo que favoreci el trabajo en grupo y los debates en plenario. Se cont con una composicin favorable de participantes para la ejecucin de las tareas de M&E. Estaban presentes tanto miembros de la DRA de la sede central y de las Agencias Agrarias, como tambin del Gobierno Regional y algunos OPDs. La OPA como lder de este proceso slo particip con 02 miembros que adems tuvieron muchas responsabilidades adicionales que atender el segundo y tercer da del taller. No solo fue imposible as tener en cada grupo de trabajo la experiencia de la OPA en los instrumentos de gestin sino podra dificultar la continuacin del proceso de M&E en la DRA: El grupo trabaj desde el principio con voluntad, inters y persistencia los temas del taller. Eso se expres en la puntualidad de casi todos los participantes y una baja fluctuacin para atender otros temas pendientes. En general, hubo un clima de trabajo muy bueno. Las instalaciones disponibles y el excelente apoyo logstico permitieron un trabajo bajo condiciones ptimas, incluso fue posible la transcripcin de varios de los resultados, del trabajo en grupo, a la computadora.
RECOMENDACIONES
La ausencia de la OPA en partes del taller podra requerir un asesoramiento ms intensivo al iniciar el trabajo por parte de la DRA.
142

FECHA DE ENTREGA
16 de Abril 2010
RESPONSABLE
30 de junio 2010
143
ANEXOS
144
ANEXO A LISTA DE PARTICIPANTES APELLIDOS Y NOMBRES

Leonidas Ramiro Pastor Baldarrago Narciso ahui Quispe Emilio Morales Paredes Ronal Jimnez Barrios Ral Guzmn Hernani Flix Flores Echegaray Gaspar Cano Vera Julio Riquelme Guzmn Udalis Delgado Mendoza Aglay Snchez de Valdivia Eduardo Corrales Pino Salvador Navarro Fernndez Asunta Ochochoque Yony Apaza Yucra Carlos Urquizo Portugal Brenda Becerra Garca Jess Revilla Gonzles Emiliano Hilasaca Emilio Ramos Aguilar Ernesto Guillen Liendo Julia Herrera Jos Lazo Rodrguez William Daz Apaza Adolfo Bulln Castillo
N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
PROCEDENCIA
AA Castilla AA Arequipa AA Irrig. Majes Gerencia Regional de Agricultura Gerencia Regional de Agricultura Gerencia Regional de Agricultura Gerencia Regional de Agricultura Gerencia Regional de Agricultura Gerencia Regional de Agricultura Gerencia Regional de Agricultura Gerencia Regional de Agricultura - OPP Gerencia Regional de Agricultura OPP Gerencia Regional de Agricultura - Contabilidad Gerencia Regional de Agricultura Gerencia Regional de Agricultura - SGPA Gerencia Regional de Agricultura Gerencia Regional de Agricultura Gobierno Regional Sub Gerencia Gobierno Regional Gerencia Regional de Agricultura PERPEC SENASA SENASA AGRO RURAL TOTAL
CARGO
Director Promotor e.e. Director Sub Gerente IA Supervisor de Obras Encargado de Abastecimiento Administrador Coordinador Tcnico Coordinador Tcnico Tesorera Jefe de Planificacin y Presupuesto Planes y Programas SIAF Asistente Oficina de Obras Sub Gerente de Proyectos Agrarios Contador Responsable PMAAP Supervisor Coordinador Encargado de Personal Coordinadora Inspector Sanitario Especialista Profesional Agro economa
1er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X
2do DIA
X X X X X X X
3er DIA
X X X X X X X
X X X X
X X
X X
X X X X X X X X 18
X X X X X X 22
X X X X X X 19
145

No prestar importancia a las reglas de seguridad y evacuacin en caso de emergencia. No contaban con equipos necesarios para una emergencia. Falta de decisin del capitn.
Decisiones a tomar
Acatar las reglas de seguridad y advertencia por parte de la tripulacin. Los hombres del puesto de observacin deben contar con catalejos. Informar sobre las emergencias y posibles medidas de evacuacin. Evacuacin inmediata y ordenada. Tomar conocimiento de advertencias y cambio de rumbo. Permite daos.
Porqu
evitar mayores
Permiten mayor visibilidad y oportuna informacin. Para lograr salvar la mayor cantidad de vidas humanas. Por ser responsable tripulacin. el mximo de la
Grupo 1
GRUPO
Hechos Crticos
No disponan planes emergencia ni contingencia. Mala distribucin equipos, escazo equipo salvataje. Negligencia, falta responsabilidad y toma decisiones del capitn. de de de de de de
Decisiones a tomar
Sensibilizar a la tripulacin y pasajeros. Verificar la operatividad, distribucin ptima. Seguimiento y monitoreo a la tripulacin.
Porqu
Por medida de prevencin. Para prevenir emergencia. cualquiera
Grupo 2
Para verificar el correcto desempeo de sus funciones y reducir los riesgos.
GRUPO
Hechos Crticos
Curso de colisin. Barco pesado e inhundible Mxima velocidad.
Decisiones a tomar
Cambiar curso Capacitacin a pasajeros en caso de emergencia. Disminucin de velocidad en las noches. Verificar elementos de seguridad (botes, cohetes de socorro e informacin pertinente) antes de zarpar.
Porqu
Evitar la colisin con iceberg. Para una rpida evacuacin de pasajeros. Mayor posibilidad en evitar la colisin. Contar con los elementos necesarios para enfrentar las posibles situaciones de emergencia.
Grupo 3
Falta de elementos de seguridad. Falta de informacin en caso de emergencia. No cohetes de socorro Insuficientes botes salvavidas.
146
GRUPO
Hechos Crticos
No se tom con seriedad las informaciones meteorolgicas. Los hombres del puesto de observacin no contaban con catalejos. Avanzar a mxima velocidad por la noche. El presidente del consejo no dio importancia al mensaje del capitn. No contar con cohetes de socorro.
Decisiones a tomar
Utilizar la informacin meteorolgica en primera prioridad. Implementar con catalejos a todos los puestos de vigilancia y observacin. Disponer la disminucin de la velocidad por la noche. Considerar de inmediato la informacin recibida e implementar las medidas correctivas del caso. Suspender la emisin de luces de bengala y utilizar otros medios de coordinacin para solicitar auxilio. Evacuar con prioridad a mujeres, nios y ancianos. Orientar en forma inmediata sobre acciones a seguir.
Porqu
Para seguir la ruta correcta y evitar cualquier percance. Porque se facilitara el monitoreo y observacin de la ruta a seguir. Permitir una manejo adecuado de la falta de visibilidad. Para corregir el rumbo.
Grupo 4
Por ser vulnerables.
los
ms
No contaba con n de botes salvavidas suficientes. No se ilustro, ni capacit a los pasajeros y tripulantes, sobre como actuar en caso de emergencia.
Por ser los ms vulnerables. Evitar atropellos, accidentes y desesperacin.
147

Monitoreo es el seguimiento de las actividades programadas (tareas, actividades)
Qu es EVALUACION?
Es examinar, verificar, in situ las metas, objetivos programados, durante las diferentes etapas de ejecucin.
Para qu sirve?
Monitoreo Para ver el avance de las metas e implementar medidas correctivas en forma oportuna. Evaluacin Para medir el impacto cualitativo y cuantitativo de las actividades programadas, objetivos y metas.

Plan de accin. Indicadores. Apoyo logstico, Recursos humanos.
Grupo 1
148
ANEXO D D1: OBJETIVOS e INDICADORES GRUPO Grupo 1 SITUACION

OBJETIVO
Que trabaje en equipo. Que su desenvolvimiento en clase sea participativa. Que comparta responsabilidades con la comunidad educativa. Que acepte sugerencias.
INDICADORES
N de reuniones con la comunidad educativa. N de participaciones en clase. % de avance curricular.
GRUPO
SITUACION
OBJETIVO
El maestro verdadero
INDICADORES
Sabe escuchar. Es didctico. Debidamente capacitado. Hace participar a todos. Trabaja en equipo. Emite opinin luego de escuchar a todos.
Grupo 2
GRUPO
SITUACION
OBJETIVO
Un maestro capacitado que no sea autoritario, que sea participativo y que este bien remunerado.
INDICADORES
Capacitado, titulado con experiencia laboral, edad. No ser autoritario (entrevista personal). Participativo: Ser miembro de organizaciones culturales, sociales, deportivas. Bien remunerado: Acorde al costo de vida y nivel en el mercado laboral.
Grupo 3
GRUPO
SITUACION
OBJETIVO
Queremos un maestro gua, que imparte conocimientos en didctica, que haga participar a sus alumnos. Que sepa escuchar y entender, que sea preparado, que tenga vocacin de servicio, que tenga sensibilidad social.
INDICADORES
Curriculum, para medir el nivel acadmico y de preparacin. Examen psicolgico. Nivel de aceptacin en los alumnos y padres de familia. Antecedentes.
Grupo 4
149
D2: Relacionamiento de OBJETIVOS e INDICADORES GRUPO

Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
Grupo 1
Productos
Nmero de bocatomas
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
Grupo 2
Productos
Nmero de bocatomas
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
Grupo 3
Productos
Nmero de bocatomas
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
Grupo 4
Productos
Nmero de bocatomas
150
ANEXO E CADENA ESTRATEGICA DE OBJETIVOS Luego de la presentacin del trabajo de grupos y haberse dado cuenta que existen vacios necesarios a completar la Cadena Estratgica del Objetivo seleccionado fue el siguiente: OBJETIVOS OEG OEE AE AE
Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria. Promover y ampliar la infraestructura de riego para cada zona y tipo de cultivo. Instalacin de sistemas de riego complementario por aspersin y micro aspersin en la sierra. Instalacin de sistemas de riego por goteo en los valles costeros e irrigaciones
INDICADORES
Nmero de paquetes tecnolgicos aplicados. Nmero de hectreas irrigadas tecnificado. Construccin de represas por cuencas. Tecnificacin del riego convencional. bajo riego
OBJETIVOS OEG OEE AE AE AE AE

Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuarias. Promover y ampliar la infraestructura de riego para cada zona y tipo de cultivo. Instalacin de sistemas de riego complementario por aspersin y micro aspersin. Instalacin de sistemas de riego por goteo en los valles costeros. Construccin de represas por cuencas Tecnificacin del riego convencional Nmero de tecnificado.
INDICADORES
Nmero de paquetes tecnolgicos aplicados. hectreas irrigadas bajo riego
151

INDICADOR
DEFINICION DEL INDICADOR y UNIDAD DE MEDIDA
VARIABLES y FORMA DE CALCULO
FUENTE DE VERIFICACION
FRECUENCIA
RESPONSABLE
OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL 3.0: Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria Conjunto de labores y tcnicas a ser aplicadas en los cultivos y crianzas priorizados a fin de mejorar la produccin de los mismos en las ocho Provincias de la Regin Arequipa Organizaciones de productores seleccionadas de frutales, En cada provincia se atender Listado de hortalizas , camlidos y cuyes que Paquetes tecnolgicos una organizacin con un paquete organizaciones de adoptan, aplican e innovan productores aplicados a cultivos y un promedio de 50 productores tecnologas en la PA (frutales y hortalizas) y por organizacin. agropecuarios crianzas (camlidos y Productores socios de las cuyes) Los paquetes agrcolas incluyen la Padrn de productores organizaciones seleccionadas que transferencia tecnolgica, labores socios de las adoptan, aplican e innovan culturales, fertilizacin, sanidad, organizaciones tecnologas en la PA Meta: riego, cosecha, post cosecha y Ficha tcnica de Cuatro (04) paquetes comercializacin. Numero y tipo de paquetes aplicacin de tecnolgicos al 2015 tecnolgicos Los paquetes pecuarios incluyen tecnologas en PA la transferencia tecnolgica, manejo en sanidad, alimentacin, gentica, registros y comercializacin. UM: Numero de paquetes tecnolgicos
Toma de informacin y reporte de datos por parte de los responsables de las Agencias Agrarias.
Trimestral
OPA
152
DEFINICION DEL METODO DE VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR y UNIDAD RECOLECCION DE DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA DATOS OBJETIVO ESTRATGICO ESPECIFICO 3.1: Promover y Ampliar la infraestructura de riego para cada zona y tipo de cultivo Capacitacin en Se refiere a la realizacin tecnologas de riego(3) de cursos sobre nuevas N de usuarios tecnologas de riego Encuesta en la El responsable solicita al capacitados/ N de organizacin de ALA el inventario de usuarios capacitados el Meta: UM: usuarios infraestructura de riego. ao anterior 15% de usuarios N de usuarios y N de capacitados eventos Instalacin de Se refiere al incremento sistemas de riego de la infraestructura Infraestructura existente a existente Inventario de El responsable solicita al Meta: la fecha/infraestructura infraestructura de riego ALA el inventario. 20% de incremento de existente el ao anterior UM: la infraestructura al N de obras de arte 2013 INDICADOR
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Trimestral
Jefe de AA
Anual
Jefe de AA
DEFINICION DEL VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR y UNIDAD DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA ACCION ESTRATGICA 3.1.1: Promover la instalacin de sistemas de riego por goteo Pequeos productores de Productores menos de 5 hs. Acceden informados y - Listado de pequeos a la informacin y capacitados en -Charlas de sensibilizacin productores por Ag. capacitacin sistemas de riego por e informacin Agraria. goteo (2) -Cursos de capacitacin Listado de UM: en Ag. Agrarias. participantes por Ag. Numero de pequeos Meta Agraria. productores informados y 500 AL 2013 capacitados INDICADOR
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Se solicitar a las Agencias Agrarias el listado de pequeos productores y el reporte de los eventos realizados.
Trimestral
Jefe de AA
153
ANEXO G FORMATOS DE RECOJO DE INFORMACION, FORMATO CONSOLIDADO y TABLERO DE CONTROL

OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL 3.0: Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria
OBJETIVO GENERAL Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria INDICADOR Paquetes tecnolgicos aplicados a cultivos (frutales y hortalizas) y crianzas (camlidos y cuyes) RESPONSABLE Eduardo Corrales Pinto DIRIGIDO A Ocho (8) organizaciones y 400 productores socios de las organizaciones de la Regin Arequipa LUGAR Provincias de Arequipa, Camana, Caraveli, Castilla, Caylloma, Condesuyos, Islay y La Unin. PERIODO Primer trimestre 2010 FECHA Arequipa, Marzo del 2010 DATOS DE LA ORGANIZACIN: NOMBRE DIRECCIN FECHA DE CONSTITUCIN FICHA DE REGISTROS PBLICOS NUMERO DE SOCIOS JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTE VICEPRESIDENTE SECRETARIO TESORERO VOCAL 1 VOCAL 2 REPRESENTACIN DE ORGANIZACIN ---------------------------------------------------PROMOTOR AA -----------------------------------------------------------
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OBJETIVO GENERAL Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria INDICADOR Paquetes tecnolgicos aplicados a cultivos (frutales y hortalizas) y crianzas (camlidos y cuyes) RESPONSABLE Eduardo Corrales Pinto DIRIGIDO A Ocho (8) organizaciones y 400 productores socios de las organizaciones de la Regin Arequipa LUGAR Provincias de Arequipa, Camana, Caraveli, Castilla, Caylloma, Condesuyos, Islay y La Unin. PERIODO Primer trimestre 2010 FECHA Arequipa, Marzo del 2010 DATOS DEL PRODUCTOR Y CONYUGUE NOMBRE Y DNI
DIRECCIN ESTADO CIVIL NOMBRE DEL PREDIO TIPOS DE: CULTIVOS NUMERO DE HIJOS REA CRIANZAS
NIVEL TECNOLGICO: (ALTO, MEDIO O BAJO) CULTIVOS ALTO MEDIO BAJO DESCRIPCIN DE INSTALACIONES
CRIANZAS ALTO MEDIO BAJO
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MAQUINARIAS Y EQUIPOS
DATOS TECNICOS CULTIVO TIPO Y CALIDAD DE SEMILLA DENSIDAD DE SIEMBRA NIVELES DE FERTILIZACIN SISTEMA Y FRECUENCIA DE RIEGO CONTROL DE PLAGAS Y ENFERMEDADES COSECHA MERCADO CRIANZA RAZAS / TIPOS ALIMENTACIN SANIDAD REGISTROS / TRAZABILIDAD RENDIMIENTO Y PRODUCCIN MERCADO PRODUCTOR PROMOTOR AA
----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------
156
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID TABLERO DE CONTROL
Objetivo General: Indicador Unidad de Medida Meta
Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria Paquetes tecnolgicos aplicados Numero de paquetes Ao 2010: 01 paquete tecnolgico de vid (4 sub paquetes) Ao 2010: 01 paquete tecnolgico de oregano (4 sub paquetes) Ao 2010: 01 paquete tecnolgico de camelidos (4 sub paquetes) Ao 2010: 01 paquete tecnolgico de cuyes (4 sub paquetes)
DATOS REQUERIDOS AGENCIA AGRARIA AREQUIPA CARAVELI CASTILLA CAYLLOMA N ORG 1 1 1 1 N SOCIOS 50 40 30 20 CULTIVO VID VID VID VID REA (ha) 50 40 30 20 NIVEL TECNOL. PROD. MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO 1000 600 600 400
RUBRO / PERIODO PROGRAMADO EJECUTADO
1 TRIM. N 2 TRIM. N 3 TRIM. N 4 TRIM. N ORG / N PAQ. ORG / N PAQ. ORG / N PAQ. ORG / N PAQ. 4/4 2/2 4/4 2/2 4/4 2/2 4/4 2/2
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OBJETIVO ESTRATGICO ESPECIFICO 3.1: Promover y Ampliar la infraestructura de riego para cada zona y tipo de cultivo
OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO INDICADOR RESPONSABLE DIRIGIDO A PERIODO
Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria Promover el mejoramiento de la infraestructura de riego. N de eventos de capacitacin en tecnologas de riego. Agencia Agraria Director de la OPA de Agricultura Trimestre XX
2. DATOS ESPECFICOS 2.1 CURSOS DE CAPACITACIN USUARIOS QUE HAN APLICADO MEJORAS
FECHA
LUGAR
TEMA
N PARTICIPANTES: VARONES MUJERES
DURACIN
158
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID TABLERO DE CONTROL Objetivo General: Objetivo Especfico: Indicador Unidad de Medida Meta DATOS REQUERIDOS CURSO 1 2 Riego por goteo Mejoramiento de infraestructura hidrulica TEMA LUGAR Ongoro Huancarqui PARTICIPANTES H M 50 10 35 5 DURACIN 3 horas 2 horas USUARIOS CON MEJORAS 12 Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria Promover y ampliar la infraestructura de riego para cada zona y tipo de cultivo Capacitacin en tecnologa de riego Usuarios capacitados Ao 2010 5%
Aplao
80
50
3 horas
50
PERIODO PROGRAMADO EJECUTADO
1 210 230
TRIMESTRAL 2
159
OBJETIVO ESTRATGICO ESPECIFICO 3.1: Promover y Ampliar la infraestructura de riego para cada zona y tipo de cultivo
OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO INDICADOR RESPONSABLE DIRIGIDO A PERIODO 2. DATOS ESPECFICOS 2.1 INVENTARIO DE CANALES FECHA SECTOR NOMBRE DE CANAL LONGITUD DE CANAL TIERRA REVESTIDOS ANCHO SECCIN DE CANAL ALTO CAPACIDAD SUPERFICIE IRRIGADA USUARIOS Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria Ampliar la Infraestructura de Riego Numero de sistemas de riego instalados Autoridad Local del Agua Director de la OPA de Agricultura Ao XX
2.2 INVENTARIO DE OBRAS DE ARTE FECHA SECTOR NOMBRE DE CANAL PUENTES TOMAS MEDIDORES RESERVORIOS CANTIDAD CAPACIDAD OBSERVACIONES
160
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID TABLERO DE CONTROL Objetivo General: Objetivo Especfico: Indicador Unidad de Medida Meta DATOS REQUERIDOS NOMBRE DE CANAL Ongoro La Real Huancarqui Obras de Arte NOMBRE DE CANAL Ongoro La Real SECTOR Ongoro La Real PUENTE 8 4 TOMAS 1 1 MEDIDORES 1 1 RESERVORIOS 1 1 Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria Promover y ampliar la infraestructura de riego para cada zona y tipo de cultivo Instalacin de sistemas de riego Km de canl, N de obras de A. Ao 2010 5Km SUPERFICIE IRRIGADA 1800 has 400 has 500 has
SECTOR Ongoro La Real Huancarqui
LONG. CANAL 5 km 0.40 km 0.5 km
USUARIOS 200 60 200
ANUAL PERIODO PROGRAMADO EJECUTADO 2010 6 KM 5.9 KM 2011 7KM 0 ANUAL PERIODO PROGRAMADO EJECUTADO 2010 10 17 2011 0 0 2012 0 0 2012 5KM 0
161
ACCION ESTRATGICA 3.1.1: Promover la instalacin de sistemas de riego por goteo OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO ACCIN ESTRATEGICA INDICADOR RESPONSABLE DIRIGIDO A LUGAR PERIODO Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria Promover y ampliar la infraestructura de riego para cada zona y tipo de cultivo Promover la instalacin de sistemas de riego por goteo Productores Informados y Capacitados en Sistema de Riego por Goteo Oficina de Planificacin Director Agencia Agraria Arequipa Ambito de la Agencia Agraria Arequipa 1 TRIMESTRE 2010 PADRON DE PEQUEOS PRODUCTORES AGROPECUARIOS
APELLIDOS Y NOMBRES DEL PRODUCTOR NOMBRE DEL FUNDO /PARCELA
N DE ORDEN
N D.N.I.
UBICACIN
N HAS.
TIPO DE CULTIVO
162
Objetivo General: Objetivo Especfico: Proyecto / Actividades: Indicador Unidad de Medida Meta DATOS REQUERIDOS CURSO
Adaptar, aplicar e innovar tecnologas en la produccin agropecuaria Promover y ampliar la infraestructura de riego para cada zona y tipo de cultivo Promover la instalacin de sistemas de riego por goteo Productores Informados y Capacitados en Sistema de Riego por Goteo N I Trimestre del 2010
AGENCIA AGRARIA
N DE PARTICIPANTES
N DE PEQUEOS PRODUCTORES
N DE PARTICIPANTES PEQUEOS PRODUCTORES
Riego por Goteo
Riego por Goteo
Castilla La Central Huatipilla Socabaya Yarabamba Quequea Characato Pocsi Chiguata Polobaya
20 25 19 21 18 23 28 17 27 153 2 31 3 31 -
20 25 17 21 18 23 28 17 27 151 4 31 -
20 25 17 21 18 23 28 17 27 151 TOTAL 124 -
INFORME TRIMESTRAL AO 2010 PERIODO PLANIFICADO EJECUTADO
1 31 153
163
ANEXO H
Responsable: Colaboradores: ACTORES Jefe de la Oficina de OPA Agencias Agrarias OPDs (INIA, SENASA, AGRORURAL) ONGs Universidades Empresas privadas PYMES Agrobanco ALA SG Promocin Agraria SG Informacin Agraria Gobierno agraria GRAG OPDs APA Agentes econmicos Productores agropecuarios organizados TAREAS Obtener, analizar y procesar la informacin del M&E. Recopilacin de datos a nivel de campo de las organizaciones de productores. Facilitar informacin sobre investigacin, sanidad agraria, desarrollo rural. Facilitar informacin sobre investigacin aplicada. Informacin sobre bienes y servicios. Informacin sobre costos de produccin, y financiamiento. Informacin sobre disponibilidad Yuso de los RR HH. Orientar la poltica agraria. Toma de decisiones sobre Plan Estratgico. Planificar estrategias e indicadores. Definir la participacin en el desarrollo agropecuario. Participacin n el proceso productivo.
Usuarios:
ORGANIZACION DEL M&E
ORGANIGRAMA OPA DIRECCION
FUNCIONES Funciones de OPA Dirigir, normar, supervisar, coordinar, evaluar las acciones y objetivos del M &E.
RECURSOS HUMANOS Para la Direccin Profesional 01
RECURSOS TECNOLOGICOS y MATERIALES
EQUIPO MONITOREO EVALUACION
DE Y
Funciones del Equipo de Monitoreo y evaluacin Disear, preparar el material, seguimiento y anlisis, medicin de la informacin recopilada. Emite recomendaciones y sugerencias. Eleva informe final.
Para el Equipo de M & E 01 Profesional y 02 Tcnicos.
164
ANEXO N 07
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION PUNO I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria los das 15, 16 y 17 de Marzo en la ciudad de Puno.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo con respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con esta informacin se elabor el programa del primer taller con las DRAs y se determinaron los materiales y equipos necesarios. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Puno, quienes realizaron la convocatoria al evento para los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Puno. PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de 30 personas (ver relacin en Anexo A) y la composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE DIA OPA DPA DRA Agencia Agraria Gobierno Regional PMAAP PERPEC Proyectos PRIMER DIA 3 8 3 2 11 2 1 1 2 33 SEGUNDO DIA 3 8 3 2 10 1 1 0 0 28 TERCER DIA 2 8 3 2 13 1 0 1 0 30
Asimismo, en esta ocasin solamente estuvo la Facilitadora, Sra. Ute Orestes
165
METODOLOGA UTILIZADA La metodologa utilizada para abordar cada aspecto del Programa fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenario. Trabajo en grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicada en el formato correspondiente. Presentacin en plenario de los resultados de los trabajos en grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado en los grupos. . El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin Puno. PROGRAMA:
1 DIA 8:00 8:30 Inscripcin de Participantes 8:30 8:50 Bienvenida a los participantes e inauguracin del taller. Representante de la DRA 8:50 9:20 Presentacin de los participantes. Dinmica 9:20 9:50 Presentacin del taller: Objetivo, metodologa, programa, roles y reglas. Exposicin 9:50 11:05 Anlisis de caso: Importancia y asertividad de la toma de decisiones (Anlisis de caso). Ejercicio grupal 1 y Plenario 11:05 11:20 REFRIGERIO 11:20 12:05 Definicin y elementos del M&E. Ejercicio grupal 2, Plenario y Exposicin. 12:05 12:35 M&E: Objetivos e Indicadores Ejercicios grupal 3, Plenario y Exposicin. 12:35 14:00 ALMUERZO 14:00 15:00 Continuacin de M&E: Objetivos e Indicadores. Ejercicios grupal 4, Plenario y Exposicin. 2 DIA 8:30 8:50 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin de Resumen Da 1 de los grupos y Evaluacin Da 1. 8:50 10:50 Aplicacin del Proceso de M&E: Cadena Estratgica de objetivos e indicadores del PERSA. Exposicin, Ejercicio Grupal 6 y Plenario. 3 DIA 8:30 8:50 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin de Resumen Da 2 de los grupos y Evaluacin Da 2. 8:50 10:00 Continuacin de aplicacin del Proceso de M&E: Organizacin del M&E 10:00 10:40 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del Plan de M&E - Esquema Exposicin.
12:30 14:00
ALMUERZO
12:50 14:15
ALMUERZO
14:15 15:25 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del consolidado del Tablero de Control del Indicador. Exposicin, ejercicio grupal 14 y Plenario.
166
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 1 DIA 2 DIA 3 DIA 15:25 15:45 Aplicacin del Proceso de M&E: Anlisis del Tablero de control consolidado del Indicador. Exposicin. 15:45 16:00 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin Preliminar del Informe de Monitoreo. Exposicin. 16:00 16:15 Aplicacin del Proceso de M&E: Realizacin de Reuniones Tcnicas de Monitoreo. Exposicin.
SESION ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS OBSERVACIONES Los participantes analizaron el texto y concluyeron que el tema central era la importancia de planificacin a mayor detalle, de prevencin de cualquier posible incidente antes de salir del puerto y de la organizacin y aclaracin de funciones. No asignaron mucha importancia a la posibilidad de ajustar las decisiones segn los cambios que se presenten en el entorno y la informacin disponible. Se complement los aspectos de priorizacin de metas, de la planificacin como un proceso que interacta con la informacin y el aprendizaje y por lo tanto del M&E como herramienta de ordenar la precisin y recoleccin de datos. Los participantes mostraron mucho entusiasmo para el debate y el anlisis del tema. (Ver Anexo B) Los participantes no tenan claridad sobre 167
Anlisis de caso del hundimiento del Titanic analizando todos los aspectos de la gestin de un proyecto: Priorizacin de objetivos Organizacin Insumos Claridad de roles Responsabilidad de mando Actitudes y valores Informacin Monitoreo y evaluacin Toma de decisiones
Definicin de M&E
Desarrollo de las definiciones de los
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS trminos monitoreo, evaluacin, la finalidad de esta herramienta de gestin y los elementos que requiere su realizacin.
OBSERVACIONES estos trminos; definieron monitoreo y evaluacin como acciones parecidas que se diferencian en el nivel de medicin. Tambin con referencia a la finalidad de la herramienta y los requerimientos de su realizacin demostraron en su mayora un enfoque de programacin de operaciones y de cumplimiento de actividades. Con la exposicin y el debate en plenario se logr ampliar los criterios y el conocimiento de los participantes con respecto al tema. (Ver Anexo C) Aunque los grupos slo definieron una parte del problema lo que implicaba dificultades en la precisin del objetivo y sus indicadores, varios lograron identificar indicadores vlidos. Las respuestas a las preguntas en los grupos de trabajo y en plenario as como la profundizacin del tema a travs de la exposicin superaron las dudas planteadas y ampliaron los conocimientos de los participantes. Los grupos desarrollaron con mucho criterio el ejercicio; slo en la asignacin de las metas se desarroll en plenario un debate sobre las probabilidades y posibilidades de los porcentajes aplicados a la Regin de Puno. (Ver Anexo D)
En base a un ejemplo de la vida diaria, los participantes desarrollaron las definiciones de los trminos objetivo e indicador. Exposicin sobre las definiciones de los trminos indicados, el proceso de elaborar y priorizar indicadores y los tipos de indicadores. En base a lo expuesto, los participantes realizaron un ejercicio de relacionar objetivos con indicadores y sus metas basados en un ejemplo extrado de un PERSA.
Proceso de M&E
En base a preguntas orientadoras en plenario partiendo del trabajo en grupo sobre los requerimientos del M&E, los participantes construyeron el proceso de M&E identificando los pasos a realizar y la secuencia a seguir. Exposicin sobre el proceso de M&E como estipulada en el SIME reforzando la interrelacin entre los subprocesos planificacin, M&E y ajustes a la gestin. Los participantes armaron en base a un juego de tarjetas con objetivos e indicadores una cadena de objetivos predefinida. El ejercicio fue desarrollado en base a un ejemplo
Por el retraso al iniciar el taller y por la poca disposicin de los participantes de recuperar el tiempo perdido, se realiz slo la exposicin sobre los pasos y productos del proceso de M&E y se aclararon las preguntas de los participantes.
Les cost tiempo y esfuerzo, a los participantes, encontrar y entender los cambios expresados en los objetivos e indicadores de la cadena. En base a un intenso trabajo en grupo con orientaciones 168
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS extrado de un PERSA. Exposicin sobre objetivos, su enlazamiento. cadenas jerarqua de y
OBSERVACIONES de la facilitadora lograron finalmente el cometido. Este clima de trabajo se mantena tambin al continuar con el prximo ejercicio de armar la cadena de objetivos seleccionada. En plenario se desarroll un debate fructfero sobre la lgica inherente, la imprecisin debido a las formulaciones vagas y la confusin de los diferentes alcances de los objetivos. Se arm en conjunto una propuesta de ajuste a la cadena seleccionada del PERSA y se determinaron los pasos a seguir para revisar y mejorar las cadenas de objetivos en el PERSA de la Regin. Los participantes identificaron algunos de los pasos y elementos para realizar el M&E. Se complement y explic la Matriz de M&E en base a la exposicin preparada y se aclararon las dudas y preguntas expresadas por los participantes. Los participantes demostraron mucha habilidad en desarrollar el ejemplo en plenario y resolvieron el ejercicio de rompecabezas sin problemas. Posteriormente los participantes aplicaron todos los pasos de la Matriz a 4 objetivos de la cadena de objetivos seleccionada y elaboraron los insumos requeridos. Sin embargo, por la falta de algunos indicadores y la poca claridad de otros, el trabajo desarrollado tomo su tiempo y carece de una mayor profundidad y se est acumulando cada vez una mayor imprecisin con respecto a que se quiere medir y que datos exactos se necesita para este fin. El anlisis de cada objetivo e indicador trabajado se expres en un desarrollo dbil de la descripcin del indicador y de la identificacin de variables a medir. (Ver Anexo E) Los participantes desarrollaron los formatos respectivos. Demoraron en realizar la tarea ya que en este paso se hizo evidente la falta de precisin en la formulacin de los indicadores. (Ver Anexo F) 169
A partir de un juego de tarjetas con objetivos e indicadores de la cadena de objetivos del PERSA de la regin, los participantes armaron la cadena. Analizando la cadena de objetivos y las dificultades de armarla, los participantes determinaron los pasos a seguir para mejorar la cadena. En base a una lluvia de ideas en plenario, los participantes identifican los elementos para determinar los datos y el procedimiento requerido para su recoleccin y construyen as el formato de la Matriz de M&E: objetivo, indicador, definicin del indicador, unidad de medida, variables, forma de clculo, medio de verificacin, mtodo de recoleccin de datos, frecuencia y responsable. Se realiz una exposicin para presentar la matriz y explicar sus rubros. Matriz de M&E Para familiarizarse con la Matriz y sus elementos, se realiz un ejemplo de aplicacin en plenario en conjunto con los participantes. Para demostrar un primer nivel de comprensin de la Matriz, los participantes armaron un rompecabezas basado en tres ejemplos desarrollados en tarjetas. Finalizando esta secuencia, los participantes aplicaron la Matriz a objetivos e indicadores extrados de la cadena de objetivos seleccionada de su PERSA. En base a los objetivos e indicadores elaborados en la Matriz, los participantes desarrollaron el formato de recojo de informacin, el ltimo eslabn a realizar para obtener datos de la/s fuente/s de
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS informacin identificadas. Este formato consiste en dos partes: 1. datos generales sobre el indicador a medir, actores y tiempos; 2. datos tcnicos especficos. Posteriormente se analizaron los formatos diseados determinando criterios de precisar y complementar las variables del indicador. En base a la exposicin de los elementos para la organizacin del M&E y su explicacin (actores, estructura, funciones, cronograma de actividades) y con referencia a la cadena de objetivos seleccionada, los participantes desarrollaron sus propuestas. En base a una exposicin se resumi la finalidad y los elementos del Plan de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores. Todos los grupos de trabajo entregaron a los dems grupos de trabajo sus fichas de recoleccin de datos. Ellos las llenaron con datos inventados y devolvieron las fichas a los grupos correspondientes. Exposicin sobre la herramienta de Tablero de Control consolidado, su finalidad, sus contenidos y el proceso de su elaboracin.
OBSERVACIONES
Organizacin de M&E
Los participantes estn familiarizados con este tipo de tarea. As por falta de tiempo se decidi de reducir este bloque a la exposicin y la aclaracin de preguntas de los participantes. Los participantes realizaron algunas preguntas de aclaracin. Especialmente pidieron aclaraciones sobre los elementos objetivo y alcance. Todos los grupos llenaron las fichas de los dems grupos y las entregaron. Los grupos procedieron a elaborar el Tablero de Control consolidado. Durante este ejercicio los participantes se dieron cuenta que haban pedido demasiados datos, tambin les faltaron datos para medir el indicador. Otros recibieron respuestas no comparables e incompletas por la falta de claridad y precisin de los datos que haban pedido. Esta situacin llev a que no todos los grupos pudieran determinar la meta ejecutada y compararla con la meta planificada y as medir el cumplimiento del indicador. En general, en los grupos se desarroll un debate sobre el posible mejoramiento en la determinacin de los datos requeridos y en la formulacin de los indicadores. Como resultados identificaron varios puntos de mejora. (Ver Anexo H) Los participantes no tenan preguntas al respecto. Las dimensiones planteadas del anlisis les parecieron una buena orientacin. Los participantes realizaron algunas
Plan de M&E
Control
En base a las Fichas recibidas, los grupos de trabajo procedieron a elaborar los respectivos Tableros de Control consolidados que consisten de tres partes: 1. datos generales sobre el indicador a medir, actores y tiempos; 2. datos tcnicos especficos; 3. metas planificados y ejecutados. Posteriormente los participantes analizaron los formatos diseados y determinaron si los datos obtenidos permitieron medir las metas establecidas del indicador.
Anlisis del Tablero Control consolidado Informe de M&E
de
Exposicin de preguntas orientadoras para la elaboracin del Informe de M&E. En base a una exposicin se
170
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS resumi los elementos del Informe de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores. Se realiz una exposicin sobre las reuniones de retroalimentacin de los informes de M&E por parte del equipo tcnico o por parte de los actores involucrados en la ejecucin del PERSA. Se realiz una exposicin sobre los pasos a realizar y las definiciones a tomar para la distribucin del Informe de M&E.
OBSERVACIONES preguntas de aclaracin, especialmente sobre la matriz de las metas planificadas y ejecutadas. Se realiz un ejemplo para aclarar su uso. Los participantes no tenan preguntas de aclaracin.
III. EVALUACION DEL TALLER La evaluacin del taller tuvo dos momentos: - Evaluacin diaria - Evaluacin del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. De los resultados que se presenta a continuacin, se observa que en ambos das los participantes evaluaron positivamente el desarrollo del taller, evidencindose una mejora en la evaluacin del 2 da. RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA
ESTADO DE ANIMO
PRIMER DIA 42% 37% 14% 7%
La Evaluacin del Taller, 28 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller (ver resultados en el Anexo B). A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al Temario: Sobre el Eje Temtico: el 62% lo calific como Muy Interesantes y el 37% Interesantes. De ellos, sobresalen los siguientes rubros que fueron calificados como Muy Interesantes: Proceso de M&E calificado por el 75% de los
171
participantes, Plan de M&E calificado por el 68% de participantes y Definicin de M&E calificado por el 67%. Sobre la organizacin y secuencia, el 50% lo calific como Muy Buena y el 50% como Buena. Sobre la Utilidad, el 68% lo calific como Muy tiles, y el 32% como tiles.
1.1. Eje Temtico Temas La toma de decisiones y el xito en la gestin El Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e Indicadores. El Proceso de M&E El Plan de M&E El recojo, anlisis de informacin para el monitoreo. El Informe de Monitoreo Promedio Muy Interesantes 59% 67% 75% 68% 57% 46% 62% Interesantes 37% 33% 25% 29% 43% 54% 37% Moderadamente interesantes 4% 0% 0% 4% 0% 0% 1% Poco interesantes 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
1.2. Organizacin y secuencia Muy Buena 50% 1.3. Utilidad Muy tiles 68% Utiles 32% Moderadamente tiles 0% Poco tiles 0% Buena 50% Regular 0% Mala 0%
Finalmente, respecto al Temario el 60% lo calific como Muy Bueno y el 40% como Bueno, es decir la totalidad de participantes expres su conformidad por los temas expuestos. En cuanto a la Metodologa: Sobre los Ejercicios Grupales: el 68% calific como Muy Bueno y el 32% como Bueno. Sobre El Manejo del Tiempo: el 22% calific como Muy Bueno y el 71% como Bueno. Sobre Los Materiales de Apoyo: el 25% calific como Bueno y el 57% como Muy Bueno.
2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Bueno 68% 2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 22% Bueno 71% Regular 7% Malo 0% Muy Malo 0% Bueno 32% Regular 0% Malo 0% Muy Malo 0%
172
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 2.3. Los materiales de apoyo Muy Bueno 25% Bueno 57% Regular 18% Malo 0% Muy Malo 0%
Ute Orestes
Sobre los objetivos el 76% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 22% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 98% expresa una situacin favorable.
Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 71% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 29% de Regular para Arriba, es decir todos los participantes expresan una satisfaccin favorable. IV. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES Se transfiri a los participantes del taller la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME con todos los pasos y herramientas para la elaboracin del Plan de Monitoreo y Evaluacin y de los Informes de Monitoreo mensual y semestral. Se incluy un reforzamiento de conocimientos y
RECOMENDACIONES
Para poder realizar el M&E a todo el PERSA se 173
CONCLUSIONES capacidades en el anlisis y desarrollo de objetivos e indicadores as como de cadenas de objetivos. Se trabaj todos los pasos tambin con la cadena de objetivos seleccionada del PERSA de la Regin de Puno. Se desarrollaron las herramientas para la elaboracin del Plan de M&E y para la elaboracin del Informe de Monitoreo con ejemplos extrados del PERSA de la Regin. Se cuenta con: Una cadena de objetivos revisada y mejorada; esto incluye tambin la determinacin de los elementos a ajustar posteriormente al taller; La matriz de M&E para 04 objetivos e indicadores de esta cadena desarrollada; 04 fichas de recojo de datos para cada uno de los indicadores; 04 tableros de control consolidados para cada uno de los indicadores. En este taller, el tiempo fue un limitante decisivo. Por la convocatoria a una reunin por parte de la DRA, el taller se inicio recin a las 11 horas de la maana. Salvo de iniciar el taller una media hora antes en el segundo y tercer da, los participantes no estaban dispuestos a recuperar el tiempo y tampoco en equilibrar el lento avance ni a travs de reducir el tiempo de las pausas ni a travs de trabajar en la tarde ms horas. Eso dificult realizar algunos de los temas con la profundidad propuesta. El grupo en su conjunto mostr un gran inters en la metodologa de trabajo, consider los conceptos y las herramientas como muy tiles. Los participantes mostraron un muy buen conocimiento de su trabajo tcnico y de la realidad de su regin. Trabajaron intensamente y lograron una buena y algunos una muy buena, comprensin de la temtica. Los participantes mostraron un buen nivel de participacin activa en el evento. La interaccin y comunicacin flua entre todos y permiti una alta integracin de todos los participantes en el trabajo a pesar del tamao del grupo. Se cont con una composicin favorable de participantes para la ejecucin de las tareas de M&E. Estaban presentes tanto miembros de la DRA de la sede central y de las Agencias Agrarias, como tambin del Gobierno Regional y de algunos proyectos. La OPA como lder de este proceso particip con mucha presencia lo que va a favorecer la continuacin del proceso de M&E bajo su conduccin. El grupo trabaj desde el principio con voluntad,
RECOMENDACIONES requiere de la revisin de los objetivos e indicadores con respecto a la claridad de su formulacin, su correspondencia y su coherencia horizontal y vertical, as como de la construccin y/o complementacin de las cadenas de objetivos integrando tambin programas y proyectos. Los resultados obtenidos en el taller son sin duda un avance hacia la elaboracin de los productos del M&E. Sin embargo, por la falta de algunos indicadores y algunas imprecisiones en las formulaciones de objetivos e indicadores, estos resultados requieren de otra revisin con ms tiempo y a ms detalle bajo la direccin de la DRA/ OPA.
Se observar en el proceso de la elaboracin de los productos de M&E, si el equipo de la OPA requiere un mayor reforzamiento sobre todo en el tema de la organizacin del trabajo.
Se recomienda la realizacin de talleres de profundizacin de desarrollo de objetivos e indicadores para generar una base de conocimiento ms amplio en la DRA de Puno.
174
CONCLUSIONES entusiasmo y disciplina los temas del taller. Eso se expres en la puntualidad de casi todos los participantes y una muy baja fluctuacin para atender otros temas pendientes. En general, hubo un clima de trabajo muy bueno. Las instalaciones disponibles y el excelente apoyo logstico permitieron un trabajo en muy buenas condiciones y un manejo eficiente tambin de un grupo de participantes grande (en lugar de los 20 participantes acordados fueron invitados y participaron en promedio 30 personas).
RECOMENDACIONES
V. TAREAS ASIGNADAS A LAS DRAs PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E. TAREA

FECHA DE ENTREGA
30 de Abril 2010
RESPONSABLE
30 de junio 2010
175
ANEXOS
176
N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
APELLIDOS Y NOMBRES
Gilda Mary Carcausto Segura German Cutipa Flores Gerardo Laque Montalvo Csar Morales Rocha Wilfredo Gonzales Valero Rosa Luz Mamani Mayta Zulma Salas Hinojosa Cristn Vilca Marta Jimnez Peralta Carmen Rosa Canahuire Paredes Renato Fredy Talavera Salas Antonio Tejada Cari Edmundo Paca Pantigoso Oswaldo Castro Jos Luis Garca Apucusi Juan Jos Alvarez Delgado Fredy Condori Cornejo Mauro Alejo Curasi Leonidas Callata Ticona Edgar Arapa Rosello Wilfredo Siguairo Juan Arequipa Ascencio Abel Gutierrez Huanca Victoria Taca Hermenegildo Quispe Ccari Juan Hernan Yucra Vela Ciro Aguilar Castillo Hugo Muoz Guerra Guillermo Catauri Godoy Dominga Cano Ccoa Edwin Aragon Choquehuanca Victor Colca Huaranca Hermenegildo Mamani Mamani Hector Yucra Tapara Alejandro Ccalla Flores
PROCEDENCIA
DIA DIA DIA OPA OPA OPA OPA OPA OPA OPA OPA DRA Puno DRA Puno DPA DPA AA San Roman AA Azngaro AA El Collao AA Huancane AA Carabaya AA Yunguyo AA Putina AA Lampa AA Salcedo AA Sandia AA Motto AA Juli AA Melgar GRDE Gobierno Regional PMAAP PERPEC DPA - CS Proyecto Quinua Proyecto Cultivos Andinos TOTAL
CARGO
Economista Estadstico Director Mdico Veterinario zootecnista Planificador Directora Especialista en Finanzas Economista Secretaria Presupuesto (e) Proyectista Coordinador cultivos Coordinador Crianzas Director Administrativo Director Director Director Director Director Director Director Director Director (e) Director Director Director Director Empleado Gerente Regional PPAT Coordinador Coordinador Tcnico Coordinador Encargado Jefe Responsable
1er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
2do DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
3er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X X X X X 33
X X X
28
30
177

Falta de previsin equipamiento. Incumplimiento esperadas. de de
Decisiones a tomar
Solicitar informacin tcnica complementario sobre seguridad. Revisin de hoja de ruta para reajustar la velocidad tiempo. Evaluacin y priorizacin de la informacin. Asumir personalmente las alertas de peligro.
Porqu
Previsin de seguridad. Para cumplir trazada. la meta
metas la
Grupo 1
Desestimacin de informacin generada. Exceso de confianza.
Existencia de indicios de peligro. Proteger la vida de las 2200 personas.
GRUPO
Hechos Crticos
Mensajes advertidos.
Decisiones a tomar
Cumplir las advertencias recibidas y convocar a consejo directivo de la compaa naviera. Delegar funciones. Impartir adecuadas. rdenes
Porqu
Cambio de instruccin.
Grupo 2
Falta de implementacin de equipos e instrumentos. Falta de confianza de la informacin
Prevenir de los desastres. Prevenir humanas. ms vidas
GRUPO
Hechos Crticos
Previsin en equipamiento.
Decisiones a tomar
Porqu
Para minimizar riesgos. Posibilitar xito
Grupo 3
50 botes salva vidas. Instrumental para oficiales y marineros. Informacin desatendida y Capacitacin previa no utilizada o priorizada. tripulantes y pasajeros. Priorizar informacin. Sumisin del mando tcnico Hacer prevalecer decisin tcnico.
GRUPO Grupo 4
Hechos Crticos
Orden vertical Falta planificacin Exceso de confianza
Decisiones a tomar
No acatar orden Organizacin de grupos. Evaluar el punto crtico
Porqu
Riesgo de vidas Preveer riesgos Falta anlisis
178
ANEXO C M&E GRUPO Grupo 1 Qu es MONITOREO?

Seguimiento permanente actividades programadas. de
Qu es EVALUACION?
Medicin del grado de cumplimiento de los objetivos y resulta.
Para qu sirve?
Para medir el grado de cumplimiento y la direccionalidad de los objetivos.

Informacin Lnea de objetivos y Indicadores. sobre: base, metas,
GRUPO Grupo 2
Qu es MONITOREO?
Seguimiento de programado. algo
Qu es EVALUACION?
Medir resultado cuantitativo. Medir el nivel de conocimiento.
Para qu sirve?
Para evaluar o medir una actividad. Para corregir acciones de la programacin.

Programacin adecuada. Logstica.
GRUPO
Qu es MONITOREO?
Es la verificacin permanente que se hace a las actividades programadas del PDI.
Qu es EVALUACION?
Es el proceso que se hace, trimestral semestral anual para medir grado de cumplimiento, en funcin a indicadores.
Para qu sirve?
Monitoreo Sirve para corregir y evitar distorsiones en el cumplimiento de la programacin. Evaluacin Sirve para medir el grado de cumplimiento de la programacin.

Conocimiento metodolgico que involucre los elementos de concepto, mtodo y procedimiento.
Grupo 3
GRUPO Grupo 4
Qu es MONITOREO?
Accin de seguimiento a una actividad programada.
Qu es EVALUACION?
Es una accin de medicin cuantitativa y cualitativa de una actividad.
Para qu sirve?
Para medir resultados de las actividades programadas.

El plan operativo institucional, logstica y recurso humano.
179
ANEXO D D1: OBJETIVOS e INDICADORES GRUPO SITUACION

OBJETIVO
Cambiar de actitud a lder democrtico.
INDICADORES
Decisiones consensuadas. Mayor participacin alumnos. Mayor confianza. Mayor respeto a los derechos de opinin.
Grupo 1
GRUPO
SITUACION
OBJETIVO
Maestro observador, comunicativo, tolerante.
INDICADORES
N de alumnos que participan activamente. % de decersin escolar. Incremento del rendimiento acadmico.
Grupo 2
GRUPO Grupo 3
SITUACION
OBJETIVO
El maestro de escuela es democrtico y participativo.
INDICADORES
N participaciones. N Deserciones. N Grado aprendizaje. Horas de clase.
180

Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
Grupo 1
Productos
Nmero de bocatomas
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
Incrementar la produccin agrcola y pecuaria en la Regin. Lograr el incremento de los ingresos de los productores de la Regin. Construccin de infraestructura de captacin.
INDICADORES
Variacin porcentual del VBP agropecuario de la regin. Variacin porcentual de ingreso promedio anual de productores pro ventas de productos agropecuarios Nmero de bocatomas
METAS
70% al ao 2015. 20% al ao 2015. 2 bocatomas por ao entre el 2010 y 2015. 200 metros lineales por ao entre el 2010 y 2015. 30% al ao 2015.
Grupo 2
Productos
Metros lineales de canales reparados. Participacin del rea bajo riego con respecto del rea total disponible para actividades agropecuarias en la regin.
Actividades
Ampliar la disponibilidad de agua en la Regin.
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
Incrementar la produccin agrcola y pecuaria en la Regin. Lograr el incremento de los ingresos de los productores de la Regin. Ampliar la disponibilidad de agua en la Regin.
INDICADORES
Variacin porcentual del VBP agropecuario de la regin. Variacin porcentual de ingreso promedio anual de productores pro ventas de productos agropecuarios. Participacin del rea bajo riego con respecto del rea total disponible para actividades agropecuarias en la regin. Metros lineales de canales reparados. Nmero de bocatomas
METAS
Grupo 3
Productos
Actividades
Construccin de infraestructura de captacin.
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
METAS
Grupo 4
Productos
Nmero de bocatomas
181
ANEXO E MATRIZ DE M&E

VARIABLES y METODO DE FUENTE DE FORMA DE RECOLECCION DE FRECUENCIA VERIFICACION CALCULO DATOS OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL 2.0: Lograr la competitividad de los productos de mayor importancia econmica OBJETIVO ESTRATGICO GENERAL ESPECIFICO 2.1: Fortalecer las cadenas productivas logrando la asociatividad de productores con enfoque empresarial Nmero de cadenas Los productores Actores Registro de asistentes a El responsable de la DPA Mensual productivas transformadores y capacitados. los cursos realizados. solicita informes de fortalecidas comercializadores estn Actores Personera jurdica. promotores de cadenas capacitados en gestin Organizados. productivas. empresarial y organizados para El promotor de cadena interactuar en el mercado. productiva solicita copia de personera jurdica UM: actualizada. Meta: N de cadenas productivas. Al 2015 05 Cad. Prod. pecuarias. 06 Cad. Prod. Agrcolas Nmero de Asociacin: Organizaciones de # Asociaciones Registros Pblicos. Informacin escrita de Trimestral asociaciones de productores de quinua, de nivel (lista) Registro SUNAT. certificado literal de productores de 2do familiar, comunal, local. Clculo: Por Conteo Registro INDECOPI. Registro correspondiente. nivel operando con Segundo nivel: Organizacin de enfoque empresarial productores aliados con otras organizaciones de 1er nivel. Operando: Productores articulados al mercado. Enfoque empresarial: Productores constituidos formalmente: Ruc, Registros Pblicos, Marca, etc. INDICADOR DEFINICION DEL INDICADOR y UNIDAD DE MEDIDA
RESPONSABLE
Direccin de Promocin Agraria de la DRA Puno.
Personal DRA
182
DEFINICION DEL METODO DE VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR y UNIDAD RECOLECCION DE FRECUENCIA RESPONSABLE DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA DATOS ACCIN ESTRATGICA 2.1.1: Fortalecimiento de capacidades para la organizacin, produccin, transformacin y comercializacin de cultivos y crianzas priorizadas con enfoque empresarial. Pequeos productores Eventos de capacitacin Kits de capacitacin Registro de Promotores de las cadenas Trimestral Profesionales de la capacitados sobre sobre Plan de Negocios concernientes en gestin participantes. responsables de la DRA Puno gestin empresarial para mejorar la Gestin empresarial. Actas de entrega. informacin. Empresarial. Convocatorias Meta: 80 eventos UM: 3000 productores al Nmero de eventos. 2015 N de productores capacitados INDICADOR
DEFINICION DEL METODO DE VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR y UNIDAD RECOLECCION DE FRECUENCIA RESPONSABLE DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA DATOS ACCION ESTRATGICA 2.1.3: Fortalecimiento de las Mesas de Trabajo por productos OE(Operativizar las Mesas de Trabajo por producto de la cadena productiva.). Mesas de trabajo por Instancia estructurada Relacin de agentes Relacin de asistentes. La Secretara Tcnica Trimestral (4 veces al Secretara Tcnica. producto de la cadena con participacin de los econmicos participantes. Actas de reuniones. solicita a la Directiva de la ao) productiva operando. agentes econmicos Relacin de instituciones M.T. la relacin de (productores involucradas. participantes y copia de transformadores, Actas de Reuniones. comercializadores y consumidores) con facultades y capacidades de tomar decisiones en el Meta: marco del desarrollo de 12 reuniones por Mesa las cadenas productivas de Trabajo en 2011. de quinua, haba, lcteos y fibra. INDICADOR UM: N de reuniones. 183
ANEXO F FORMATOS DE RECOJO DE INFORMACION, FORMATO CONSOLIDADO y TABLERO DE CONTROL

OBJETIVO ESTRATGICO GENERAL ESPECIFICO 2.1: Fortalecer las cadenas productivas logrando la asociatividad de productores con enfoque empresarial DATOS GENERALES OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO INDICADOR META PERIODO LUGAR Y FECHA DIRIGIDO A Lograr la competitividad de los productos de mayor importancia econmica Fortalecer las cadenas productivas logrando la asociatividad de productores con enfoque empresarial Nmero de cadena productiva fortalecida
DATOS ESPECFICOS NUMERO DE EVENTOS DE CAPACITACIN REALIZADOS NOMBRE DEL EVENTO N DE PARTICIPANTES
FECHA
184
TABLERO DE CONTROL CONSOLIDADO Objetivo: Meta Anual U.M. Responsable: Fecha TABLA DE DATOS ESPECIFICOS EVENTOS REALIZADOS AGENCIAS AGRARIAS AA. MOHO AA. HUANCANE AA. YUNYUGO METAS/FREC PLANIFICADOS EJECUTADOS CAD. PROD. JAM 1 2 1 1 1 0 2 1 1 G.E. TOTAL 1 2 2 4 1 5 1 N PART 60 65 77 6 1 N DE APROBADOS LUGAR Y FECHA Moho: 23-02-10 Huancan: 11, 15 - 03 Yunguyo: 13 y 15-03 7 1 8 1 9 1 10 1 11 1 12 1 Fortalecer la cadena productiva de haba 12 eventos de capacitacin N de Eventos Oficina Planificacin Agraria 17/03/2010
1 3 1 4
185
ACCIN ESTRATGICA 2.1.1: Fortalecimiento de capacidades para la organizacin, produccin, transformacin y comercializacin de cultivos y crianzas priorizadas con enfoque empresarial. DATOS GENERALES OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO Lograr la competitividad de los productos de mayor importancia econmica Fortalecer las cadenas productivas logrando la asociatividad de productores con enfoque empresarial Fortalecimiento de capacidades para la organizacin, produccin, transformacin y comercializacin de cultivos y crianzas priorizadas con enfoque empresarial. Pequeos productores capacitados en gestin empresarial (n de productores) 16 eventos de capacitacin, 600 productores Trimestral 17/03/2010 Agencia Agraria
ACCIN ESTRATEGICA INDICADOR META PERIODO FECHA DIRIGIDO A LUGAR DATOS ESPECIFICOS 2.1.- Denominacin del Evento 2.2.- N de Participantes 2.3.- Contenido del evento 2.4.- Instituciones participantes 2.5.- Observaciones 2.6.- Anexos Nombre del Responsable
186
TABLERO DE CONTROL CONSOLIDADO
Agencia Agraria AA. Macusani
Nombre del Evento Seleccin de la Fibra de Alpaca Curso de Capacitacin en determinacin de costos de produccin y mrgenes de utilidad Fortalecimiento de capacidades en la produccin de papa nativa
Numero Eventos 1
Numero Participantes 30
Fecha de Evento
Observaciones
20% asistentes conocieron 02/01/2010 el tema Participacin de 10/02/2010 facilitadores AA y UNA
A. Agraria
50
AA. Juli
2 4 FEB 1 1 50 50 MAR 2 2 50 45
45 18 y 19-03-2010 125 TRIMESTRE 4 4 150 125
Frecuencia Planif. Numero Eventos Ejecutado N Product Ejecutado
ENER 1 1 50 30
187
ACCION ESTRATGICA 2.1.2: Fortalecimiento de las Mesas de Trabajo por productos OE(Operativizar las Mesas de Trabajo por producto de la cadena productiva.). DATOS GENERALES OBJETIVO GENERAL Lograr la competitividad de los productos de mayor importancia econmica OBJETIVO ESPECIFICO Fortalecer las cadenas productivas logrando la asociatividad de productores con enfoque empresarial ACCIN ESTRATEGICA Operativizar las Mesas de Trabajo por producto INDICADOR Mesas de Trabajo por producto META 12 reuniones por Mesa de Trabajo en 2011 PERIODO Trimestral (4 veces al ao) FECHA 17 de marzo del 2011 RESPONSABLE Secretara Tcnica DIRIGIDO A Directiva de la Mesa de Trabajo LUGAR Ciudad de Puno DATOS ESPECFICOS RELACION DE ASISTENTES A REUNIONES, DE ACUERDO AL SIGUIENTE FORMATO N DE ORDEN NOMBRES Y APELLIDOS AGENTE ECONMICO CARGO E-MAIL CELULAR DNI FIRMA
ACTAS DE REUNIONES DE LA MESA DE TRABAJO, CONSIDERANDO LA SIGUIENTE INFORMACIN Lugar, Fecha y hora de inicio. Tipo de reunin: Ordinaria o Extraordinaria. Agenda Informes Varios Desarrollo de la Agenda Conclusiones Acuerdos
188
Hora de culminacin Firmas de los asistentes, consignando: Nombres y apellidos, DNI, Agente Econmico
TABLERO DE CONTROL CONSOLIDADO Objetivo: Indicador Meta Perodo Responsable: TABLA DE DATOS ESPECIFICOS FECHA N DE MEDIOS DE PARTICIPA. VERIFICACIONRELACION DE ASISTENTES ACTA AGENDA ACUERDOS Operativizar las mesas de trabajo por producto Mesa de trabajo por producto operando 12 Reuniones por 4 mesas de trabajo en 2010 Trimestral (4 veces al ao) Secretara Tcnica
17/03/2010 s/f s/f PROGRAMACIN META Planificado Ejecutado E 4 1
3 30 5
X X X
Revisin de 1 Estatutos POA 2010
Propuesta de Actividades
F 4 1
M 4 1
A 4
M 4
J 4
J 4
A 4
S 4
O 4
NOV 4
DIC 4
189
ANEXO N 08
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION ICA I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1 taller referido a la implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria de Ica los das 17, 18 y 19 de marzo de 2010 en el auditorio de la DRA de la ciudad de Ica. .
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo respecto a la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Regin Ica, la que realiz la convocatoria al evento a los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Ica. PARTICIPANTES: Participaron de manera permanente en el taller un total de 22 personas (ver relacin en Anexo A) y la composicin fue la siguiente:
TIPO DE PARTICIPANTE Agencia Agraria DIA OPA DPA DRA INIA Gobierno Regional SENASA PRIMER DIA 10 2 5 5 1 2 1 1 27 SEGUNDO DIA 11 2 3 5 0 2 0 0 23 TERCER DIA 11 2 3 4 0 2 0 0 22
190
METODOLOGA UTILIZADA: La metodologa utilizada para abordar cada aspecto del Programa fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Presentacin de ejemplos para el empoderamiento respectivo y absolucin de comentarios y preguntas en plenaria. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicitada en el formato solicitado. Presentacin en plenaria de los resultados de los trabajos de grupo y aclaraciones/ajustes al trabajo realizado en los grupos. . El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin Ica. PROGRAMA:
17 Marzo 8:30 9:20 Inscripcin de Participantes 9:20 9:40 Inauguracin del taller. 18 Marzo 09:00 9:30 Revisin de los indicadores del PERSA y ajustes segn nivel de la cadena lgica y los posibles medios de verificacin. Presentacin sntesis del contenido de la Matriz de M&E Seleccin de OEG del PERSA a ser trabajados 9:30 11:00 Trabajo de grupos: cadena lgica, indicadores y medios de verificacin de los OEG elegidos. 19 Marzo 8:45 9:45 Exposicin sntesis de lo avanzado en el taller Plan de Monitoreo Exposicin dialogada Presentacin de reportes de la metodologa SIME 9:45 11:15 Organizacin del sistema de M&E Presentacin del contenido bsico de la organizacin y funciones en base al formato de Plan de M&E Trabajo en grupos Presentacin en plenaria de los tres grupos: actores, funciones y necesidades de organizacin del M&E en la Regin
9:40 10:00 Presentacin De los participantes De los Objetivos y Metodologa del taller. Del Programa del Taller en funcin a los temas a abordar. 10:00 11:00 Importancia y asertividad de la toma de decisiones Ejercicio en grupos: Lectura del Titanic y preguntas motivadoras Presentacin en plenaria de los tres grupos conformados REFRIGERIO 11:20 12:00 Definicin y elementos de M&E Ejercicio: Qu es, para qu sirve y qu se necesita para el M&E? Plenaria, preguntas y comentario sntesis. 12:00 13:00 Conceptos y elementos de M&E, Exposicin dialogada
REFRIGERIO 11:20 11:45 Plenaria del trabajo de grupos.
11:45 13:00 Trabajo de grupos: Elaboracin de la Matriz de M&E.
REFRIGERIO 11:40 11:50 Recoleccin de informacin de M&E Revisin del Proceso de M&E presentado: exposicin sobre la necesidad de identificar variables clave para el anlisis de la informacin y los reportes. 11:50 12:30 Trabajo en comisiones en base al contenido de la Matriz de M&E de los objetivos 191
17 Marzo Ejercicio en grupos: Indicadores para conocer como identificar si un/a profesor/a es autoritario Plenaria de ambos grupos
18 Marzo
19 Marzo seleccionados: tipo de informacin requerida (seleccin de variables clave para el anlisis) Presentacin en plenaria 12:30 1:20 Informes de Monitoreo Exposicin dialogada: contenido, retroalimentacin y difusin 1:20 2:15 Presentacin de tareas pendientes: Tarea 1: Matriz de M&E hasta el nivel de acciones estratgicas y Tarea 2: Organizacin y funciones Definicin de fechas de entrega de avances preliminares Clausura del taller Evaluacin del taller ALMUERZO
ALMUERZO 14:30 15:30 Niveles de la cadena lgica y tipos de indicadores Exposicin dialogada Ejemplos en plenaria 15:30 16:00 Ejercicio grupal: Relacionar objetivos con indicadores segn nivel de la cadena lgica Plenaria REFRIGERIO 16:20 17:20 Matriz de M&E Exposicin dialogada Ejemplos en plenaria
ALMUERZO 14:30 15:30 Continuacin de la elaboracin de la matriz de M&E de las Cadenas de Objetivos seleccionadas. Trabajo de grupos 15:30 16:00 Plenaria: presentacin de la Matriz de M&E elaborada por cada grupo REFRIGERIO 16:20 17:00 El proceso de M&E Presentacin dialogada de las fases en plenaria Exposicin: necesidades de organizacin del M&E
SESION ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS Importancia de un Sistema integrado de planeamiento, monitoreo y evaluacin. Enfoque de Gestin por Resultados. Fortalecimiento institucional de las DRA y de la institucionalidad del sector agrario en la regin. Cadena de mando, prioridad de objetivos, importancia de la informacin, organizacin, seguimiento oportuno de las advertencias OBSERVACIONES
Importancia de la toma de decisiones
El trabajo en grupos fue de utilidad para generar el inters de los participantes en materia de la asuncin organizada de responsabilidades y la necesidad 192
Definiciones y utilidad del M&E. Importancia de esta herramienta de gestin para hacer ajustes a la planificacin. Definicin y elementos de M&E
Cadena Estratgica e indicadores
Construccin de la Matriz de M&E para los O.E.E seleccionados del PERSA
Luego del ejercicio, se hizo la exposicin sobre tipos de indicador segn nivel de la cadena estratgica y segn caractersticas de los indicadores Se present la Matriz de M&E, se definieron las columnas y se presentaron ejemplos preelaborados. Seguidamente, se trabaj la Matriz de M&E para 03 OEE del PERSA En base a la matriz de M&E, los participantes examinaron las variables que haban seleccionado y las complementaron con otras pertinentes para el recojo y anlisis de informacin primaria. Una comisin trabaj variables para un OEE, la segunda para un producto y la tercera para el monitoreo de actividades, en base al examen de la ficha que vienen utilizando en la DRA.
de reaccionar oportunamente ante la informacin recibida. (Ver Anexo B). Luego de la plenaria, se recab informacin sobre cmo las instituciones del sector agrario de la regin realizan acciones de monitoreo, de modo de transmitir que se trata de avanzar en base a las prcticas existentes a la vez que mejorando la calidad de la informacin de monitoreo. (Ver Anexo C). Los grupos desarrollaron el ejercicio con facilidad.
Los participantes no conocan el PERSA y la versin que tiene la DRA difiere de la que figura en la web del MINAG. Fue una oportunidad para que la DRA presente la versin sobre la que se va a trabajar (PERSA actualizado con apoyo de CEAS). (Ver Anexo F). Respecto a la matriz de M&E, la columna de variables es la que caus mayor dificultad. Por ello se opt por trabajar en comisiones las variables bsicas para el M&E en el sector agrario, que fueron compartidas por los grupos en plenaria. Este trabajo se desarroll tomando en consideracin las posibilidades que ofrecen los medios de verificacin identificados en las comisiones, de manera de evaluar otros posibles medios de verificacin. Es importante sealar que la DRA ha avanzado alineando las principales actividades del POI con el PERSA Ica. La presentacin permiti ver el proceso de M&E en su dinmica cotidiana, como introduccin al tema de los requerimientos de organizacin del sistema de M&E Los grupos propusieron alternativas de organizacin que se pueden complementar, cuya conduccin recaera en la Oficina de Planificacin de la DRA. (Ver Anexo E). 193
Fichas de recojo de informacin
El proceso de M&E
Se present en tarjetas la secuencia lgica entre Planificacin, Monitoreo y Evaluacin: fases, subprocesos y productos, y retroalimentacin. Responsable, proveedores de informacin y usuarios. Organizacin, funciones y flujo de informacin
Organizacin del M&E
Elaboracin de informes de M&E: reportes, anlisis y distribucin.
Contenido de los informes de M&E: reportes segn nivel de la cadena lgica y anlisis cuanti y cualitativo del nivel de avance.
Se presentaron a modo de ejemplo los reportes de la metodologa SIME y seguidamente se complement la exposicin con la importancia de contar con informacin sobre las principales variables de inters trabajadas, para un anlisis ms fino del avance en el cumplimiento de las metas.
Contenido Bsico: - Matriz de M&E para los OEG hasta el nivel de Acciones Estratgicas - Organizacin de la DRA y delimitacin de funciones
III. EVALUACION DEL TALLER I.- TEMARIO El 47% calific los temas abordados como Muy Interesantes y el 49% como Interesantes. Entre los rubros tratados, 70% calific el de Toma de Decisiones como Muy Interesante y 53% otorg la misma calificacin a los temas El Proceso de M&E, Recojo y anlisis de informacin y El informe de monitoreo. 1.1. Eje Temtico
Temas La toma de decisiones y el xito en la gestin El Titanic Definicin de M&E, Relacin Objetivos e Indicadores. El Proceso de M&E El Plan de M&E El recojo, anlisis de informacin para el monitoreo. El Informe de Monitoreo Promedio Muy Interesantes 70% 30% 53% 21% 53% 53% Interesantes 30% 70% 42% 68% 42% 42% Moderadamente interesantes 0% 0% 5% 11% 5% 5% Poco interesantes 0% 0% 0% 0% 0% 0%
47%
49%
4%
0%
1.2. Organizacin y secuencia El 90% expres su conformidad con la organizacin de los temas.
Muy Buena 35% Buena 55% Regular 10% Mala 0%
1.3. Utilidad Igualmente, el 95% expres su conformidad con la utilidad de los temas.
Muy tiles 60% tiles 35% Moderadamente tiles 0% Poco tiles 5%
194
II.- METODOLOGIA 2.1. Los Ejercicios grupales propuestos El 90% de los participantes expres su conformidad con los ejercicios grupales: 20% los calific de Muy Buenos y 70% de Buenos.
2.2. El manejo del Tiempo Como se observa, el 90% expres su conformidad con el manejo del tiempo.
2.3. Los materiales de apoyo Respecto a los materiales de apoyo, el 73% expres su conformidad y un 26% los calific de regulares.
III.- EL/LA FACILITADOR/A Sobre la facilitadora, el 20% la calific como Muy Buena y el 75% como Buena, es decir, slo un 5% de la totalidad de los asistentes no se sinti a gusto con la facilitacin brindada.
Muy Buena(s) 20% Buena(s) 75% Regular(es) 5% Mala(s) 0%
Mara del Carmen Piazza
IV- RESULTADOS 4.1. Mis conocimientos y habilidades sobre el tema se incrementaron Sobre los resultados, el 45% considera que fueron logrados En Gran Medida y 50% de Regular para Arriba, es decir; el 95% expresa su conformidad.
En gran medida 45% De regular para arriba Moderadamente 50% 5% Poco 0%
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron Sobre los objetivos del taller, el 46% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 49% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 94% de participantes expresa una situacin favorable.
Objetivos: Que los participantes En gran De regular medida arriba Fortalezcan sus conocimientos en M&E y su 55% 45% para Moderadamente Poco 0% 0%
195
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de M&E. Promedio
50% 35% 45% 46%
45% 55% 50% 49%
5% 10% 0% 4%
0% 0% 5% 1%
4.3. Mis expectativas fueron satisfechas Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 55% considera que fueron satisfechas En Gran Medida y el 40% de Regular para Arriba, es decir el 95% expresa una satisfaccin con lo aprendido.
En gran medida 55% De regular para arriba 40% Moderadamente 5% Poco 0%

CONCLUSIONES Se constat mucho inters en el M&E y aceptacin de parte de las distintas instituciones y participantes acerca del rol que debe cumplir la DRA en el monitoreo y evaluacin del plan estratgico del sector agrario en la regin. Los representantes de la OPA compartieron el hecho de que el trabajo en la regin no ha estado muy articulado a nivel interinstitucional, por lo que consideraron el taller como una oportunidad para profundizar los vnculos para un trabajo conjunto. El rol de la Agencias Agrarias y su nivel de participacin en el taller ha sido muy importante, aportando casos concretos, fichas de recojo de informacin que emplean, etc. RECOMENDACIONES Los participantes solicitaron a la DRA ser convocados para trabajar con la metodologa del taller el conjunto de la Matriz de M&, establecindose una primera fecha tentativa, que fue compartida con el Director de la DRA en el momento de la clausura del evento. El PERSA Ica ha sido actualizado y se aprovech la oportunidad del taller para revisarlo a profundidad. Se sugiri continuar difundiendo el PERSA vigente, lo que es posible pues ha sido publicado en un tiraje suficiente. Tal como lo solicitaron durante la clausura del taller, se debe aprovechar su compromiso con el levantamiento y anlisis de la informacin de M&E y su conocimiento de la problemtica agraria en la regin.
V. TAREAS ASIGNADAS A LAS DRA PARA LA IMPLEMENTACION DE LA METODOLOGA DE M&E.

TAREA 1). Culminar la matriz de M&E para el PERSA. Se deber replicar lo aprendido a lo largo del taller, trabajando los OEG hasta el nivel de Acciones Estratgicas tanto permanentes como temporales. Para las acciones estratgicas temporales, se requiere ubicar los proyectos y sus marcos lgicos de 196 FECHA DE ENTREGA RESPONSABLE
Un mes despus del taller: 16 de abril, con envos parciales previamente para retroalimentacin.
OPA
forma de conocer sus principales indicadores. 2). Elaboracin del organigrama, funciones, flujo de informacin de M&E 16 de abril OPA
197
ANEXOS
198
ANEXO A LISTA DE PARTICIPANTES N APELLIDOS Y NOMBRES

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 Rolando Ortega A. Carlos Tipismana Miranda Aurelio Antezana Crisostomo Jorge Calero D Andrs Valdez Pedraza Luis Miguel Tijero Gugliermino Walter Ortiz Castilla Luis Conde Cruzate Juan Chalco Villanueva Alejandro Siguas Huamn Hugo Mujica Alvarez Csar Soto Ponce Rogello Enciso Huailla Jorge Mansilla Salazar Felix Fuentes Carlos Foroquita Q Gilber Cordova Toribio Edith Cajo Martnez Leonor Uribe Oliva Lucy Godoy Anda Fermn Ayala Melgar Juan Felipe Jayo Ramos Doris Grimaldo Solis Ronal Eloy Delgado Cobambia Javier Elas Chang Bernardino Huamn Caldern Miguel Pasache Matta Homero Garca Donayre
PROCEDENCIA
AA Pisco AA Ica AA Nazca AA Nazca AA Palpa AA Palpa AA Chincha AA Chincha AA Pisco AA Pisco AA Ica EEA INIA- Chincha EEA -INIA Chincha GORE Ica DRA Ica SENASA DIA DIA OPA OPA OPA OPA OPA DPA DPA DPA DPA DPA
1er DIA
X X X
2do DIA
X X X X
3er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 27
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X 23
X X X X X X X X X 22
TOTAL
199
ANEXO B Sobre la experiencia del hundimiento del Titanic

Hechos crticos GRUPO N 1 No tomar en cuenta las advertencias de la presencia del iceberg Poca visibilidad Inadecuada implementacin (catalejos, cohetes de socorro, etc) Demora en la toma de decisiones por parte del capitn Exceso de confianza GRUPO N 2 Cumplir con el plan de viaje establecido sin hacer caso a la informacin Los botes salvavidas no eran suficientes para el nmero de tripulantes y de pasajeros Exceso de confianza en un buque que se crea indestructible No utilizaron la informacin de advertencia. Buque no implementado GRUPO N 3 Presencia del iceberg Colisin Gravedad del dao Ausencia de seal de SOS Decisiones a tomar Clasificar la informacin Bajar la velocidad Verificar que exista equipamiento adecuado antes de partir Decisin inmediata de parte del personal Sensibilizar a la tripulacin Cambiar el rumbo del buque segn criterios tcnicos y no econmicos Emitir seales de ayuda al identificar el problema Ser ms realista pues todo buque no es seguro, depende de la zona en la cual navega Utilizar la informacin recibida Implementar el buque antes Cambio de ruta Evaluacin de daos oportuna Evacuar pasajeros Uso de bengalas adecuadas Por qu? Para prevenir el peligro Para evitar la colisin Para prevenir situaciones crticas Para evitar prdidas de vida Para evitar el peligro Decisiones inmediatas, segn tcnicas martimas, habran evitado muertes absurdas Con la ayuda inmediata no hubiera tantas vctimas Provoc la confusin de la tripulacin y los pasajeros Evitara la colisin Para prestar seguridad Peligraban las vidas humanas Tomar decisiones adecuadas Salvar vidas Para dar posicin de peligro del barco
200
ANEXO C M&E
Qu es monitoreo? GRUPO N 1 Es el seguimiento del cumplimiento de las actividades de un plan GRUPO N 2 Es el proceso de carcter permanente de registrar los avances de proyectos y actividades a fin de realizar ajustes
Qu es evaluacin?
Para qu sirve el M&E? Para ver el cumplimiento de los objetivos propuestos y hacer modificaciones y ajustes correctivos
Qu se requiere para realizar el M&E? Personal capacitado Logstica Participacin de los responsables en el recojo de la informacin Tener objetivos con indicadores Herramientas para el recojo de informacin
Cuantificar el logro de los objetivos propuestos
Es el proceso que permite determinar peridicamente la pertinencia de lo realizado para lograr los resultados y en qu grado de ejecucin de las metas estamos Es un proceso de carcter peridico en base a anlisis cualitativo y cuantitativo que permite ver los logros alcanzados, su impacto y sostenibilidad
Asegurar la obtencin de los efectos y productos deseados y tomar decisiones oportunas
Es una accin continua para medir las metas como parte del proceso de planeamiento GRUPO N 3
Para obtener mejores resultados con el trabajo realizado en un tiempo determinado e intervenir para realizar ajustes necesarios
El seguimiento de los avances sobre las actividades programadas
El resultado cuanti y cualitativo de los logros obtenidos
Para verificar el cumplimiento de las actividades e identificar los obstculos a fin de proponer las correcciones que contribuyan a alcanzar los objetivos propuestos
Personal preparado Planes elaborados Directivas Metodologas Conocer las normas y funciones en forma clara y objetiva
Es un proceso constante de verificacin del cumplimiento de actividades
Es la medicin de los resultados obtenidos con los planes o proyectos
201
ANEXO D
OBJETIVOS e INDICADORES
Cmo verificar si un profesor es autoritario?
GRUPO N 1 Objetivo: Lograr que los maestros sean comprensivos y flexibles Cmo verificar: A travs de la supervisin y evaluacin del: Rendimiento Conducta de los alumnos GRUPO N 2 Objetivo: El maestro de la escuela es participativo y democrtico Cmo verificar: Incremento del rendimiento de los estudiantes Aumento del % de participacin del alumnado Incremento de la poblacin estudiantil GRUPO N 3 Objetivo: Lograr que los maestros tengan una actitud sociable Cmo verificar: Mejora el comportamiento de los nios (Una posibilidad de medir son test o evaluaciones psicolgicas a los nios pues maestros autoritarios causan complejos y traumas en los nios)
202
ANEXO E ORGANIZACIN DEL M&E
GRUPO N 1 ACTOR Responsable: OPA Colaboradores: SENASA INIA ALA Forestal Agencias Agrarias DIA DPA Usuarios: Gobierno Regional Organizaciones Agrarias Comisiones de Regantes Organizacin de ganaderos Comunidades campesinas TAREAS Conduce el M&E Informa al Gobierno Regional (Gerencia de Desarrollo Econmico)
Brindar informacin para el M&E
Evalan y retroalimentan
GRUPO N 2 ESTRUCTURA OPA Equipo de M&E Responsable de informacin de las Agencias Agrarias Responsable de la informacin de Direcciones de Lnea y Programas FUNCIONES Aprobar el Plan de M&E Cumplimiento del Plan de M&E Aprobacin de Informes Formular Plan de M&E Implementar el Plan de M&E Sistematizar la informacin Preparar informes Recopilar informacin Formular Plan de Trabajo Sistematizar la informacin Coordinar y verificar la data para evitar duplicidad en la informacin RECURSOS HUMANOS 01
01 01 01
203
GRUPO N 3
Responsable Colaboradores
ACTOR OPA Agencias Agrarias DIA
TAREAS Conducir el proceso Procesar la informacin de M&E Ejecutan actividades de recojo de informacin y emiten informes Consolida, procesa y difunde informacin Procesa la informacin de las Agencias Agrarias Proporcionan informacin Retroalimentan los informes RECURSOS HUMANOS 01 01 01 RECURSOS MATERIALES Y TECNOLGICOS PC adecuadas Materiales de oficina
Usuarios
DPA Productores Agrarios
ORGANIGRAMA OPA Planeamiento Presupuesto
FUNCIONES Conduce Ejecuta el M&E Apoya con recursos
204
GRUPO N 1 OEG 1: Fortalecer la Institucionalidad Agraria de la Regin Ica

DEFICION DEL VARIABLES INDICADOR OEG1:Fortalecer la institucionalidad agraria de la Regin Ica INDICADORES

FUENTE DE VERIFICACION METODO RECOLECCION RESPONSABLE
FRECUENCIA
Cobertura: N de *N de respuestas en el Al 2011 se mejora Formato de opinin El responsable respuestas a plazo previsto. la cobertura del de usuarios ( buzn DRA sistematiza requerimientos de visitas *N de respuesta sobre sugerencias) servicio agrario sugerencias total de pedidos a instituciones OEE 1.1: Promover la integracin competitiva de los actores pblicos y privados relacionados a la actividad agraria
en Mensual las
DRA (Identificar responsable)
*N de agricultores que Buena imagen Responsable de mesa visitan a la DRA Meta: al 2011 el Porcentaje de de partes en la DRA y incremento Libro de visitas de 70% de buena agricultores satisfechos los encargados Semestral en porcentaje) agricultores imagen institucional (incrementos de visitas a de los libros en las *Motivo de la visita instituciones) agencias agrarias. *rea visitada Meta: al 2011 el 40% de organizaciones agrarias estn fortalecidas. *Inscritas en registros Legalmente formalizadas pblicos. (registros pblicos) *Organismos cuentan Organizaciones operan con libros contables con sentido empresarial. certificados de tributos. Certificacin de actividades de SUNAT Agencia Agraria recopila Certificacin a organizaciones y entrega a OPA
Mesa de Partes DRA.
Semestral
OPA
A. Estratgica 1.1.1: Formular y evaluar planes de amplia concertacin para una gestin moderna. N de organizaciones participantes en presupuestos participativos.
N de organizaciones que presentan perfiles o ideas proyectos
N de organizaciones que presentan proyectos vinculados al sector
Actas de talleres de presupuesto
Agencia Agraria recopilar actas y entregar a OPA
Anual
OPA
Actividad 1.1.1.1: Reuniones con mesa de concertacin N de mesas de Coordinacin de concertacin Acuerdos acciones operativas
Actas
DRAG
Mensual
DRAG 205
GRUPO N 2
OEG 2: Mejorar el nivel de competitividad de la actividad Agraria

INDICADOR DEFINICION VARIABLES FUENTE DE VERIFICACION METODO DE RECOLECCION DE DATOS FRECUENCIA RESPONSABLE
OEE 2.1: Elevar el nivel de productividad y rentabilidad Agraria de la regin Ica Al 2011 los El pequeo productor pequeos (menos a 3.5 Has.) AA: recopilan y entregan productores Volumen,kg/has Informes elevan su produccin en a DPA. incrementaran su 10% produccin en 10% Act. Estratgica (A. Permanente) 2.1.1: Promover Programas de Extensin Agraria Nmero de Diversas actividades de Nmero de Registro de programas de capacitacin a los Agricultores Actas asistencia extensin agraria pequeos productores capacitados Act. Estratgica (plan de accin) 2.1.2: Fortalecimiento en la asistencia tcnica y capacitacin en los cultivos de la regin Ica Numero de productores conformantes en Nmero de Actas de Pequeos productores cadenas productivas cadenas conformacin de Informes de cadenas articulados a cadenas productivas cadenas productivas funcionando productivas Cadenas priorizadas: conformadas productivas vid, maz amarillo duro, algodn, esprrago Act. Estratgica (plan de accin) 2.1.3: Tecnificacin del riego Nmero de Hectreas Optimizacin de recursos Hectreas instaladas implementadas con Informes Visitas e inspecciones hdricos con riego tecnificado sistema de riego tecnificado Actividad 2.1.1.1: Capacitacin en buenas prcticas agrcolas y pecuarias Implementar la Nmero de eventos normatividad Numero de sobre buenas Internacional de productores que Informes Inspecciones prcticas agrcolas productores utilizan BPA y BPP y pecuarias Agropecuarios Inocuos
Anual
DPA
Semestral
A. Agrarias DPA
Trimestral
AA - DPA
Trimestral
AA - DPA
Mensual
AA - DPA 206
GRUPO N 3 OEG 1: Fortalecer la Institucionalidad Agraria de la Regin Ica

INDICADOR DEFINICION VARIABLES FUENTE DE VERIFICACION METODOS DE RECOLECCION FRECUENCIA RESPONSABLE
OEG 1: Fortalecer la institucionalidad agraria de la Regin de Ica Agricultores que hacen N de productores de los servicios Confianza de los que hacen uso de los Encuestas, Agencias Agrarias , agropecuarios Trimestral productores en las servicios agrarios. informes, reportes, recopilacin, ofertados por organizaciones agrarias N de productores datos estadsticos informacin Instituciones y existentes. organizaciones. OEE 1.2: Promover la creacin del sistema Regional de Gestin Agraria Cantidad de N de organizaciones organizaciones Relacin integradas al sistema de pblicas y privadas organizaciones gestin agraria articulados al sistema instituciones de gestin agraria. Actas listas de asistencias, e resoluciones fotocopias. de Agencias recolecta actas, remite Semestral y autoridades superior
AA-DIA
AA-OPA
A. EST 1: Modernizar la gestin de instituciones del sector agrario en la Regin (pblicas y privadas). Organizaciones pblicas y privadas con Instituciones agrarias y Facturas, boletas, equipos modernos N de instituciones y Recoleccin equipadas y operando inventarios, intercambiando N de equipos inventarios adecuadamente informes informacin permanente. Act. Est. 2: Implementar las mesas de concertacin regional. rgano de carcter Numero de permanente con instituciones que reconocimiento formal integran la mesa tipo (uno por provincia)
de
Anual
AA-OPA OPA-DIA
N de mesas conformadas.
Resoluciones, Agencia recolecta ordenanzas Actas, remite Semestral regional, actas, Autoridad Superior. portal agrario
AA-DPA
ACT. 1.1: Realizar diagnstico de la situacin de infraestructura y equipamiento de las instituciones del sector agrario de la Regin. 207
Disponer de un documento que Resoluciones y Recopilacin identifique las N de equipos a Diagnstico elaborado publicaciones en el datos por necesidades de adquirir tipo portal agencias equipamiento y de infraestructura ACT. 1.2: Elaborar un plan de inversin de infraestructura y equipamiento de las instituciones sector agrario Documento para definir la inversin necesaria Presupuesto para el equipamiento
de las Anual
AA-OPA DPA
Plan elaborado
Resoluciones Elaboracin de publicacin en el diagnsticos Anual portal Agencias Agrarias
AA-OPA-DPA
ACT:2.1: Identificar los actores que desarrollan actividades en el Sector Agrario de la Regin Disponer de un documento que contemple una relacin actualizada de Instituciones y Organizaciones del Sector Agrario Relacin organizaciones Instituciones -Provincias de Directorio en e archivo de la DRApublicado en el tipo portal Agrario Informacin proporcionadas por Anual las Agencias Agrarias
Directorio Actualizado
AA-DPA-DIA
ACT:2.2: Convocar y sensibilizar a las Instituciones pblicas y privadas Sensibilizar para Nmero de Instituciones integrar y desarrollar sensibilizadas las mesas de concertacin regional Organizaciones reconocidas participan en mesas DRA. Solicitar que Actas y relacin de Informacin a las Trimestral las participantes Instituciones OPA-DPA
208
ANEXO N 09
INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION TACNA I. ANTECEDENTES
El presente informe da cuenta del 1er taller de implementacin de la metodologa de Monitoreo y Evaluacin SIME realizado en el Auditorio de la Direccin Regional Agraria de Tacna durante los das 17, 18 y 19 de marzo del 2010, en la ciudad de Tacna.
II.

Coordinaciones previas: Con PROSAAMER y la Unidad de Poltica Sectorial OPP del MINAG se realizaron reuniones de trabajo para la definicin de la metodologa del taller y se realiz un taller de validacin en la Regin Hunuco los das 25, 26 y 27 de noviembre de 2009. Con estos insumos se elabor el programa del primer taller con las DRA y se determinaron los materiales y equipos requeridos. El Consorcio Pact Per swisscontact coordin con la DRA Regin Tacna, quienes realizaron la convocatoria al evento con los participantes sugeridos.
Realizacin del taller: OBJETIVO Fortalecer conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conocer el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquirir competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprender a implementar procesos de M&E. Establecer las tareas pendientes, coordinaciones y cronograma de acompaamiento a la DRA Tacna. PARTICIPANTES: Participaron en el taller un total de 17 profesionales (ver relacin en Anexo A) de las siguientes instancias del sector:
TIPO DE PARTICIPANTE OPA DIA DPA AA Oficina Agraria Gobierno Regional PET PRIMER DIA 3 1 1 5 1 3 1 15 SEGUNDO DIA 3 1 1 6 1 3 1 16 TERCER DIA 4 1 1 6 1 3 1 17
Se cont tambin con la presencia del Sr. Jim Carrera de PROSAAMER. La Sra. Frances Patten asumi la facilitacin del taller.
209
METODOLOGA UTILIZADA: La metodologa utilizada para abordar cada aspecto del Programa fue la siguiente: Introduccin a la temtica con una explicacin dialogada. Trabajo de grupos para la reflexin y construccin de la informacin solicitada para luego ser explicitada en el formato solicitado. Presentacin en plenaria de los resultados de los trabajos de grupo; discusin y aclaraciones a dudas planteadas; introduccin de ajustes al trabajo realizado en los grupos. En el caso de herramientas de M&E, una vez resueltos los ejercicios preelaborados se volvi a los grupos de trabajo para aplicacin de la herramienta correspondiente a la cadena seleccionada de objetivos del PERSA de la regin. A continuacin se presentaron los resultados del trabajo en equipo a la plenaria, donde se discutieron y perfeccionaron. Presentacin de ejemplos para reforzar la apropiacin de las herramientas y absolucin de preguntas y comentarios en sesin plenaria. El documento utilizado para construir los productos considerados en la Metodologa SIME fue el Plan Estratgico del sector agrario de la Regin Tacna. PROGRAMA AJUSTADO:
1 DIA 8:15 8:30 Inscripcin de Participantes 8:30 8:35 Bienvenida a los participantes e inauguracin del taller. Representante de la OPA 8:35 9:00 Presentacin de los participantes. Dinmica Telaraa 9:00 9:20 Presentacin del taller: Objetivo, metodologa, programa, roles y reglas. Exposicin 9:20 11:00 Anlisis de caso: Importancia y asertividad de la toma de decisiones (Anlisis de caso). Ejercicio grupal 1 y Plenaria 11:00 11:10 REFRIGERIO 11:10 12:05 Definicin y elementos del M&E. Ejercicio grupal 2, Plenaria y Exposicin. 12:05 13:00 M&E: Objetivos e Indicadores Ejercicios grupal 3, Plenaria y Exposicin. 13:00 14:00 ALMUERZO 2 DIA 8:00 8:20 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin del Resumen Da 1 y Evaluacin Da 1. 8:20 10:50 Aplicacin del Proceso de M&E: Cadena Estratgica de objetivos e indicadores del PERSA. Exposicin, Alineamiento del PERSA con el plan operativo institucional y plan multianual Ejercicio Grupal 6 (a) y 6 (b) Plenaria. 3 DIA 8:00 8:20 Resumen y Evaluacin del da anterior. Presentacin del Resumen Da 2 y Evaluacin Da 2. 8:20 10:50 Continuacin de aplicacin del Proceso de M&E: Diseo de la Ficha de recojo de informacin y ficha consolidada Exposicin Ejercicio grupal 10 Plenaria
10:50 11:00 REFRIGERIO 11:00 13:00 Aplicacin del Proceso de M&E: Construccin de la Matriz de M&E Exposicin, Ejercicios grupales 7 y 8 Plenaria.
10:50 11:00 REFRIGERIO 11:00 12:50 Aplicacin del Proceso de M&E: Elaboracin del Tablero de Control Exposicin Ejercicio grupal 13 y 14, Plenaria. o Presentacin de otros ejemplos de Ficha de recojo de informacin y construccin de Tableros de Control 13:00 14:00 ALMUERZO
13:00 14:00
ALMUERZO
210
Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID 1 DIA 14:00 15:00 Continuacin de M&E: Objetivos e Indicadores. Ejercicios grupal 4, Plenaria y Exposicin. 2 DIA 14:00 15:30 Continuacin de aplicacin del Proceso de M&E: Construccin de la Matriz de M&E para los indicadores de la cadena seleccionada del PERSA, o Ejercicio grupal 9 o Plenaria 15:30 16:30 Aplicacin del Proceso Organizacin del M&E Exposicin Ejercicio grupal 11 Plenaria. de M&E: 3 DIA 14:15 15:30 Aplicacin del Proceso de M&E: Plan de M&E y los obstculos a enfrentar Exposicin, Ejercicio grupal 12 Plenaria.
15:00 16:30 Continuacin de M&E: Objetivos e Indicadores. Ejercicio grupal 5 y Plenaria.
15:30 16:30 Aplicacin del Proceso de M&E: Realizacin de Reuniones Tcnicas de Monitoreo. Elaboracin Preliminar del Informe de Monitoreo. Presentacin y distribucin del Informe final de Monitoreo. Exposicin. Preguntas y debate 16:30 16:40 Tareas y compromisos de la DRA Exposicin.
16:40 Evaluacin del taller. Clausura del taller: Representante del Gobierno Regional / Director de la DRA y Responsable OPA / Representante de PROSAAMER Coctel
SESION ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS OBSERVACIONES
7
Anlisis del caso del hundimiento del Titanic incorporando los diversos aspectos de la gestin de un proyecto: priorizacin de objetivos organizacin insumos y logstica asignacin de roles responsabilidad de mando actitudes, concepciones y valores informacin toma de decisiones; Relevndose la importancia del monitoreo permanente a lo largo de su ejecucin para la toma de decisiones acertada e introduccin de correctivos de forma oportuna.
Los participantes, divididos en tres grupos, analizaron el texto y plantearon los hechos crticos que llevaron al hundimiento del Titanic, indicando las decisiones pertinentes en cada caso. Los tres grupos presentaron los resultados del trabajo en plenaria, motivando una amplia participacin en torno a los aspectos crticos, las opciones analizadas y las decisiones y prioridades planteadas. El no actuar oportunamente ante los avisos y evidencias, la inapropiada distribucin del equipo disponible, la limitada informacin de la poca y actitudes derivadas de la creencia de la infalibilidad de la empresa fueron las conclusiones ms slidas. Otros elementos considerados fueron relativizados al ampliarse la informacin, incluyendo el conocimiento actual de ciclos climticos y los resultados de las diversas pruebas y simulaciones realiza-das mucho despus por especialistas a travs de las cuales se ha podido conocer los probables
Se adjuntan las fotos, a travs de las cuales se puede evidenciar el trabajo desarrollado por los grupos y su presentacin en plenaria.
211
SESION
OBSERVACIONES7 resultados de haberse dado instrucciones en ese momento. otras
Definicin de M&E
Desarrollo de las definiciones de los trminos monitoreo, evaluacin, la finalidad de esta herramienta de gestin y los elementos que requiere su realizacin. Se utilizaron las diapositivas preparadas para tal fin, complementadas con grficos en pizarra para reforzar conceptos.
Qued claro entre los participantes la interrelacin entre el seguimiento y anlisis constante en el desarrollo de toda empresa para conocer los avances y desviaciones respecto a lo esperado y poder sustentar una adecuada toma de decisiones en el momento oportuno. (Ver Anexo B). Si bien los participantes tenan ideas bastante aproximadas en relacin a los conceptos de monitoreo y evaluacin, se evidenci la necesidad de reforzarlos, superar dudas y lograr el manejo de conceptos homogneos. La discusin de las definiciones en la normativa vigente, se articul bien con las propuestas de los participantes derivadas de su propia experiencia en las tareas de seguimiento y evaluacin de sus planes, proyectos y programas. Ello permiti perfeccionar y reforzar el conocimiento cognitivo y el saber expresar, a la par que reconocer el saber hacer de los profesionales participantes. (Ver Anexo C). En cada grupo de trabajo a partir de un problema dado, los participantes definieron la situacin a alcanzar para superar el problema y las formas de medir el cumplimiento del mismo, desarrollando as el objetivo y los indicadores. Este trabajo permiti fortalecer ambos conceptos para seguir avanzando en su manejo. La exposicin y la amplia participacin que se gener en torno a estos conceptos permiti una mejor comprensin, facilitar su formulacin y garantizar la correspondencia de indicadores y objetivos segn nivel de logro. El ejercicio desarrollado para el relacionamiento entre objetivos e indicadores, permiti no solo evidenciar la necesidad de concordancia entre objetivos e indicadores, sino tambin la coherencia de la cadena de objetivos. El ejercicio se centr en la redaccin tentativa de los indicadores y metas correspondientes al Objetivo Estratgico General, al Objetivo Estratgico Especfico y a la Accin Estratgica de la cadena seleccionada. (Ver Anexo D). Los grupos de trabajo resolvieron el ejercicio
En base a un ejemplo de la vida diaria trabajado por cada uno de los tres grupos, los participantes debatieron los trminos objetivo e indicador. Exposicin sobre las definiciones de los trminos indicados, el proceso de elaborar y priorizar indicadores y los tipos de indicadores. Objetivos e indicadores En base a lo expuesto, los grupos de trabajo realizaron un ejercicio de tipo rompecabezas para relacionar objetivos con indicadores que fue discutido en plenaria A continuacin los mismos grupos desarrollaron ejercicio similar con los elementos de la cadena seleccionada en su PERSA
Los grupos de trabajo asumieron
212
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS el armado de otro rompecabezas con tarjetas correspondientes a objetivos e indicadores predefinidos con mayor nivel de complejidad, para cuatro niveles de objetivos: OEG, OEE, Accin Estratgica y Actividades. El mismo ejercicio se llev a cabo con los objetivos e indicadores del PERSA, afinando y perfeccionando los indicadores esbozados anteriormente.
OBSERVACIONES7 de armar una cadena de objetivos predefinido, que sirvi de base para reforzar los conceptos de concordancia entre la cadena de objetivos y la correspondencia entre stos y los indicadores, as como la relacin causal que se da de un nivel al nivel inmediatamente superior. El ejercicio, cuya resolucin fue entregada como material complementario, permiti visualizar tambin cmo una cadena OEGOEE-Accin Estratgica-Actividades se articula con las otras cadenas que corresponden a mismo OEG logrando reforzar el efecto causal desde todo un nivel de objetivos al nivel inmediato superior (a manera de cascada invertida). El trabajo con la cadena de objetivos seleccionado por la DRA de su PERSA permiti evidenciar los vacos existentes, la falta de correspondencia entre objetivos y metas planteadas, as como el poco nivel de alineamiento de los proyectos del plan multianual y los planes institucionales con el PERSA Tambin qued claro que la formulacin de los objetivos e indicadores requiere precisarse, y exige la articulacin de esfuerzos de las diversas instituciones vinculadas al sector agrario en la regin, para garantizar un accionar que confluya al logro de los objetivos estratgicos contenidos en el PERSA. (Ver Anexo E). La construccin conjunta de la matriz de M&E con la participacin de los asistentes fue rpidamente interiorizada por todos. El ejercicio tipo rompecabezas, recibido y resuelto por cada uno de los grupos de trabajo, sirvi de refuerzo para que los participantes se ejercitasen en el manejo de la matriz como herramienta de M&E. No obstante haber mostrado una buena comprensin del proceso de construccin de la matriz e M&E en los pasos anteriores, al momento de elaborar la Matriz para los objetivos e indicadores de la cadena seleccionada de su PERSA, los grupos de trabajo fue necesario brindar un estrecho acompaamiento, hacindose evidente que no haba mucha prctica en la elaboracin de matrices de M&E. Los participantes consideraron que se les
Matriz de M&E
A base de una lluvia de ideas, los participantes identificaron pasos y elementos para realizar el M&E. A partir de ello se construy la Matriz de M&E, para el diseo a detalle de la informacin requerida: objetivo, indicador, definicin del indicador, unidad de medida, variables y forma de clculo, medio de verifica-cin, mtodo de recoleccin de datos, frecuencia y responsable. Para familiarizarse con la Matriz y sus elementos, los tres grupos de trabajo recibieron tarjetas preelaboradas para el armado de sendos rompecabezas, correspondientes a tres diferentes niveles de objetivos.
213
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS Luego de la presentacin de los resultados en plenaria, se retorn al trabajo en grupos, donde se desarroll la Matriz para los indicadores de diferentes objetivos la cadena seleccionada del PERSA. Finalmente se present la Ficha del Indicador como opcin para registrar la informacin.
OBSERVACIONES7 haca ms fluido el diseo de la matriz, la misma que ya contena todos los elementos considerados en la ficha. (Ver Anexo F).
Organizacin de M&E
La presentacin de los elementos para la organizacin del M&E y su explicacin (actores, estructura, funciones, cronograma de actividades) fue base para que los participantes desarrollaran su propuesta para la cadena seleccionada. Cada grupo present su propuesta sustentando sus decisiones en sesin plenaria donde se analizaron y perfeccionaron las propuestas de los grupos.
Por razones de tiempo (de forma de poder aprovechar al mximo el horario de trabajo sin dejar a medias el desarrollo de las fichas de recojo de informacin, aspecto estrechamente vinculado a la elaboracin de Tableros de Control) y para complementar los ejemplos planteados en el material entregado, se modific el orden establecido en el programa, asumindose en la ltima sesin del segundo da el tema Organizacin del M&E y dejando el desarrollo de la ficha de recojo de informacin para la maana del da siguiente en donde a continuacin se desarrollara la elaboracin y anlisis de los Tableros de Control. Los participantes asumieron la tarea de manera paralela. Un grupo desarroll el mapa de actores (donde se suscitaron algunas dudas respecto al nivel de responsabilidad que asume cada actor en el proceso de M&E), otro la organizacin del trabajo y el ltimo el cronograma. Se acompa los tres grupos para el levantamiento de dudas y hacer algunas precisiones, pero no tuvieron mayor dificultad para el desarrollo de la propuesta aplicada a la cadena de objetivos seleccionada. Las propuestas fueron discutidas, armonizadas y mejoradas con el aporte de los participantes en plenaria. (Ver Anexo H). En este ejercicio, los participantes demostraron su capacidad para desarrollar los temas con el aprender haciendo, confirmndose la justeza de la metodologa implementada. En efecto, para el diseo de la ficha de recojo de informacin primaria, se motiv el trabajo libre de cada grupo, brindndose una orientacin general. La presentacin de los trabajos de grupo y el diseo de la ficha perfeccionada permiti explicitar los diversos pasos seguidos y hacer conciencia de los elementos que deben incorporarse en las
Ficha de recojo de informacin y consolidacin de la informacin para el seguimiento permanente.
En base a la matriz de M&E diseada el segundo da del taller para el indicador del nivel del Accin Estratgica del PERSA Tacna, los grupos de trabajo elaboraron la ficha de recojo de informacin primaria. Las diversas propuestas fueron presentadas en plenaria donde se defini la elaboracin de una ficha perfeccionada tomando los elementos pertinentes de las fichas propuestas.
214
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS Se ensay de inmediato una ficha resumen para la consolidacin de informa-cin recogida en el mbito de ejecucin del proyecto seleccionado y en el tiempo. De inmediato se presentaron otros ejemplos de fichas de recojo primario y consolidadas desarrolladas en otras regiones para otros PERSA. A base de resultados del ejercicio anterior se elabor de forma conjunta el Tablero de Control del Indicador el mismo que fue complemen-tado con el grfico de curvas correspondientes a lo planificado y lo logrado en un periodo de un ao.
OBSERVACIONES7 fichas de recojo de informacin. Este diseo de la ficha consolidada se esboz con los participantes en la plenaria, remarcndose los elementos claves del proceso, para la elaboracin de fichas consolidadas para otros indicadores. Los ejemplos sirvieron para reforzar el aprendizaje y tener conciencia de que estas fichas obedecen a las particularidades de los objetivos e indicadores planteados. (Ver Anexo G). Debido a lo limitado del tiempo este trabajo se realiz en plenaria, con la participacin de todos los asistentes, partiendo de la definicin de la variable gua para la organizacin de la informacin de forma de facilitar el control del indicador. El trabajo desarrollado permiti discutir la necesidad de revisar las metas previstas en el PERSA y su anualizacin, e incluso su semestralizacin o trimestralizacin, segn el caso. Qued claro como la elaboracin de tableros de control facilita la tarea de monitoreo y el propio anlisis. La representacin grfica de los cambios generados, tal como se plantearon en los tableros de control, fue considerada como un importante aporte para el seguimiento de las variables crticas.
Elaboracin y anlisis del Tablero de Control consolidado
A continuacin, a manera de ejemplos, se presentaron tableros de control elaborados para otros indicadores. Estos tableros se complementaron con grficos de curvas, barras y semforos En base a los Tableros de Control consolidados y con preguntas orientadoras, se abord el tema del anlisis de los indicadores con respecto a su cumplimiento. Los diferentes elementos y trabajados y los ejercicios desarrollados a lo largo del taller fueron articulados a travs de la exposicin, para dar lugar a la elaboracin del Plan de M&E. Partiendo de la finalidad y alcance del plan, se hizo evidente cmo a lo largo del taller se vena desarrollando el plan de monitoreo y evaluacin del PERSA de la regin. A base de una exposicin se resumi la finalidad y los elementos del Plan de M&E desarrollados en los ejercicios anteriores.
Plan de M&E
La exposicin hizo patente la sencillez del proceso de elaboracin del plan de M&E del PERSA una vez comprendidos sus elementos constituyentes, los que seguan una lgica apabullante. Se tuvo claro que los participantes estaban en capacidad de hacer el plan de monitoreo y evaluacin para el PERSA o para sus planes operativos o proyectos a su cargo, logrndose la desmitificacin del proceso que antes se vea como una tarea que solo poda ser asumida por especialistas en monitoreo y evaluacin. Se hizo tambin patente la caracterstica modular del plan de M&E del PERSA, que permite su elaboracin en paralelo por cada uno de los Objetivos Estratgicos Generales del sector agrario para la regin.
215
SESION
ASPECTOS RELEVANTES ABORDADOS A travs de una sencilla exposicin se presentaron los elementos clave que deben incorporarse al Informe de M&E.
OBSERVACIONES7
Elaboracin del Informe de M&E. Reuniones de revisin y retroalimentacin del informe. Presentacin y distribucin del Informe de M&E
De inmediato se plante la importancia de realizar reuniones de revisin y retroalimentacin de los informes de M&E por parte del equipo tcnico entre s y con los actores involucrados en la ejecucin del PERSA. Finalmente se plantearon los pasos a seguir y los criterios a considerar para la presentacin y distribucin del Informe de M&E.
Los participantes realizaron preguntas de aclaracin.
algunas
En general los asistentes manifestaron haber estado preocupados por el tema, indicando sentirse con mayor seguridad para asumir la elaboracin de los informes de M&E.
III. EVALUACION DEL TALLER La evaluacin del taller se dio a travs de dos momentos diferenciados: - Evaluacin diaria - Evaluacin final del taller La evaluacin diaria: Al final del primer y segundo da cada participante colocaba en el animmetro un sticker en cada uno de los aspectos a evaluar. Al da siguiente, el grupo encargado de la evaluacin resuma los resultados. De los resultados que se presenta a continuacin, se evidencia que la percepcin de los participantes fue similar durante los dos das de evaluacin. RESULTADOS DE LA EVALUACION DIARIA
ESTADO DE ANIMO
PRIMER DIA 26% 50% 24% 0%
SEGUNDO DIA 28% 49% 23% 0%
La Evaluacin del Taller, 17 participantes dieron respuesta a todas las categoras e tems de la evaluacin final del taller. A continuacin se presenta los resultados obtenidos para cada tem evaluado: En cuanto al temario: Respecto al Eje Temtico: el 55% lo calific como Muy Interesantes y el 38% Interesantes. De ellos, los rubros Toma de decisiones y El Plan de M&E fueron calificados como Muy Interesantes por ms de la mitad de los participantes: 53% y
216
59% respectivamente; y el rubro El Informe de M&E tuvo una calificacin de Muy Interesante por el 76% de los participantes. Sobre la organizacin y secuencia, el 76% lo calific como Buena, y el 18% como Muy Buena, es decir el 94% expres su conformidad con la organizacin de los temas. En relacin a la Utilidad, el 59% lo calific como Muy tiles y el 35% como tiles.
55%
38%
5%
2%
En cuanto a la metodologa: Respecto a los Ejercicios Grupales: el 41% los calific como Muy Bueno y el 53% como Bueno. En relacin al Manejo del Tiempo: el 59% calific como Bueno y el 18% como Muy Bueno. En torno a los Materiales de Apoyo: el 44% calific como Bueno y el 25% como Muy Bueno.
2.1. Los Ejercicios grupales propuestos Muy Bueno 41% 2.2. El manejo del Tiempo Muy Bueno 18% 2.3. Los materiales de apoyo Muy Bueno 25% Bueno 44% Regular 31% Malo 0% Muy Malo 0% Bueno 59% Regular 23% Malo 0% Muy Malo 0% Bueno 53% Regular 6% Malo 0% Muy Malo 0%
217
Respecto a la facilitadora, el 53% de los participantes la calific como Muy Buena y el 41% como Buena; es decir el 94% de los asistentes se sinti a gusto con la facilitacin brindada.
Frances Patten
En relacin a los resultados, el 53% considera que fueron logrados en Gran Medida y el 41% de Regular para Arriba; esto es, el 94% expres su conformidad.
Sobre los objetivos el 50% expresa que los objetivos se cumplieron en Gran Medida y el 44% que se cumplieron de Regular para Arriba, es decir; el 94%, casi la totalidad de participantes expres una situacin favorable.
4.2. Los objetivos del Taller se cumplieron Objetivos: Que los participantes Fortalezcan sus conocimientos en M&E y su importancia para la toma de decisiones acertada. Conozcan el proceso que se sigue para realizar el M&E de intervenciones de desarrollo (Planes, Programas y Proyectos). Adquieran competencias en el manejo de herramientas de M&E. Aprenden a implementar procesos de M&E. Promedio En medida 59% 53% 47% 41% 50% regular gran De arriba 35% 47% 47% 47% 44% para Moderadamente Poco 6% 0% 6% 6% 4% 0% 0% 0% 6% 2%
Finalmente, en cuanto a las expectativas de los participantes, el 53% considera que fueron satisfechas en Gran Medida y el 41% de Regular para Arriba, es decir el 94% expresa niveles aceptables de satisfaccin con lo aprendido.

CONCLUSIONES Se transfiri a los participantes del taller la metodologa de monitoreo y evaluacin SIME con todos los pasos y herramientas, de forma de estar en condiciones de elaborar y aplicar el Plan de Monitoreo y Evaluacin del PERSA de su regin, as como elaborar los Informes de Monitoreo correspondientes. RECOMENDACIONES Acompaar el proceso de elaboracin del plan de M&E y circular los mejores avances presentados por las diversas DRAS acompaadas, para apoyar el esfuerzo de las regiones.
218
CONCLUSIONES Se verific como acertado el incluir sesiones de reforzamiento de los conocimientos en monitoreo y evaluacin, lo que permiti: homogenizar conceptos y generar un lenguaje comn; desarrollar capacidades de anlisis y propuesta para el desarrollo de objetivos e indicadores; y la comprensin de los niveles de objetivos como cadenas causales donde el cumplimiento de las actividades sustenta el logro de las acciones estratgicas y as sucesivamente. Se cont con la participacin de 17 profesionales, 13 de ellos de la DRA, pertenecientes a las direcciones de Planeamiento, de Promocin, de Informacin y representantes de las agencias agrarias de Tacna, Jorge Basadre, Candarave y Tarata, as como de la oficina agraria de Pacha. Participaron tambin de forma permanente 3 profesionales del Gobierno Regional (Gerencias de Planeamiento y de Desarrollo Econmico) y 1 del Proyecto Especial Tacna, PET. Lamentablemente, a pesar de haber sido invitados, no participaron representantes de otros organismos pblicos descentralizados del sector8.
RECOMENDACIONES Mantener la metodologa validada.
Es importante insistir ante el MINAG para que apoyen los esfuerzos realizados por las DRA de forma de lograr la participacin de representantes de las OPDs del sector agrario en cada una de las regiones, a lo cual se comprometieron en Hunuco. En el caso de Tacna sera importante apoyar el involucramiento de profesionales de SENASA, INIA, ATFFS y ALA y su participacin en el resto del proceso. Ha sido importante que los participantes de la DRA vinieran de las diversas dependencias y contar con profesionales de todas las Agencias Agrarias. Para el trabajo en conjunto de los prximos meses es importante incorporar ms Agencias Agrarias como conexin a la ejecucin del PERSA en el terreno y como colaboradores en la generacin de la informacin para el Monitoreo y Evaluacin. Los avances realizados en el taller para armar, revisar y mejorar esta cadena de objetivos, incluyendo la redaccin de los indicadores y metas, deben ser profundizados, ampliados en relacin a las dems cadenas de objetivos y plasmados en ajustes al PERSA. Paralelamente se hace imprescindible que los prximos planes operativos de la DRA Tacna se elaboren enmarcados en el PERSA de la regin. De igual manera, en tanto tenga vigencia el PERSA, est debe servir de gua para la priorizacin de proyectos a ser incluidos en el Plan Multianual por la Regin, superando los desajustes que se constatan actualmente. Finalmente, es importante que todas las instituciones pblicas que actan en el sector en la regin busquen alinear sus planes operativos con el PERSA aprobado y que la OPA est informada de estos planes operativos. La aplicacin de las herramientas de M&E transferidas amerita ser asesorada en los prximos meses para garantizar la adecuada implementacin y adopcin sostenida del Plan de M&E.
La DRA seleccion con anterioridad a la realizacin del taller una cadena de objetivos para sustentar el proceso de aprendizaje. Esta cadena fue: OEG 3 Promover y fortalecer la organizacin y capacidad empresarial de los productores agropecuarios, que les permita insertarse a una economa de mercado en trminos de rentabilidad y sostenibilidad; y OEE 3.1 Impulsar y fortalecer la asociatividad de los productores. A ello se adicion la Accin Estratgica 3.11 Implementar programa de apoyo a las organizaciones de pequeos productores de Tacna, tomado del Plan Multianual.
La transferencia de las herramientas de M&E se realiz a travs breves exposiciones seguidas del desarrollo de ejercicios con ejemplos predefinidos y la presentacin de los resultados en plenaria, posibilitando reconocer y aprovechar la
8
Incluyendo a la Autoridad Local de Agua, la Administracin Tcnica Forestal y de Fauna Silvestre, SENASA, e INIA.
219
CONCLUSIONES experiencia de los participantes y reforzar conocimientos y actitudes. De inmediato, lo aprendido fue aplicado a la cadena de objetivos seleccionada del PERSA de la regin.
RECOMENDACIONES La adecuada ejecucin de los pasos del Plan generar una base de mayor calidad para la aplicacin de las herramientas pendientes (formatos de Tableros de Control del Indicador y Consolidado) y en consecuencia para la elaboracin del Informe de Monitoreo y su uso en la introduccin de correctivos oportunos, garantizando que las actividades ejecutadas contribuyan efectivamente al logro de los objetivos estratgicos diseados para el sector. La recomendacin anterior en el sentido de poder acompaar el proceso de diseo e implementacin del Plan de M&E, abonara tambin a la superacin de las inseguridades que an se perciben. No hay mejor forma de mantener la motivacin e inters logrado, que aportando a garantizar un plan de M&E exitoso, que pueda apreciarse no como una tarea adicional a la ya recargada tarea de los profesionales de la DRA, sino como medio de asegurar efectos e impactos positivos del trabajo desarrollado. Dentro de los logros ms importantes del proceso de transferencia de capacidades, ha sido la desmitificacin del proceso de diseo del plan de M&E y la elaboracin del informe de M&E para sustentar la introduccin de correctivos y ajustes oportunos. La concrecin del plan de M&E y el inicio de su aplicacin, ser la evidencia de la apropiacin de las herramientas por parte de los profesionales participantes. De ah la importancia de acompaar este proceso que no termina hasta que se logre el alineamiento de los planes operativos anual y multianual con el PERSA. Los vacos y limitaciones planteados solo hace ms evidente que la implementacin del sistema de M&E es un proceso gradual cuya concrecin exige el compromiso no solo de la DRA, sino del Gobierno regional y el Gobierno central para garantizar el soporte normativo y financiero apropiado. Dentro de las tareas inmediatas a ser asumidas, se debe considerar: la profundizacin de conocimientos en M&E y el desarrollo de habilidades entre los involucrados; el buscar la mayor eficiencia en el uso de los recursos disponibles, especialmente humanos; la institucionalizacin de nuevas formas de encarar la planificacin, que promueva y garantice el alineamiento gradual entre los planes estratgicos y los operativos; y el asumir y promover nuevas actitudes orientadas a la confluencia de esfuerzos
La metodologa adoptada permiti mantener el inters y la motivacin de los participantes a lo largo de todo el taller, que mayoritariamente (94% de los participantes) consideraron como buena o muy buena. Y es evidente que se ha aportado a mejorar la confianza de estos profesionales en sus propias capacidades, a pesar que an se perciben inseguridad para acometer las tareas planteadas. Sobre todo ha permitido que los participantes hayan iniciado el proceso de manejo y aplicacin de las herramientas de M&E de forma gradual, contribuyendo a desmitificar el proceso de construccin del Plan de M&E del PERSA de la regin (el 59% de los asistentes consideraron como muy interesante el tratamiento del tema), y la elaboracin del Informe de M&E (considerado como muy interesante por el 76% de los participantes), que anteriormente eran vistas como tareas muy difciles que solo podan ser asumidas por especialistas. A pesar de los logros no podemos dejar de plantear que subsisten una serie de limitaciones que dificultan el desarrollo fluido del proceso de implementacin de la metodologa SIME impulsado. Entre ellos destacan: Vacos y limitaciones en el propio PERSA de la regin, tales como la ausencia de indicadores o la no concordancia con el objetivo general, la falta de precisin en la redaccin de los objetivos, el planteamiento de metas muy ambiciosas que no cuentan con acciones estratgicas que garanticen su logro (la mayor parte de los proyecto incluidos en el plan multianual no han sido aprobados o financiados an), etc. No hay un real alineamiento de los PEI y los proyectos incluidos en el plan multianual, con el PERSA de la regin y ello exige el diseo y aplicacin de una estrategia gradual para lograr este alineamiento, en tanto involucran a un conjunto de actores. Capacidad reducida de la DRA (en horas-
220
CONCLUSIONES hombre disponible, especialmente del personal de la OPA) para asumir las tareas necesarias para elaborar e implementar el Plan de M&E para el PERSA de la regin en los plazos previstos. Otras limitaciones reales o sentidas que expresan los integrantes de las DRA -como son la prdida de autonoma y relevancia al pasar a integrar la estructura organizativa del Gobierno Regional; la poca importancia que se le puede estar otorgando al sector agrario por parte del las autoridades regionales; las limitaciones presupuestales; la conducta centralista de los gobiernos regionales; la ausencia de una prctica de coordinacin de parte de las OPDs del sector agrario en la regin; etc.- que entorpecen las labores acometidas por la DRA y por ende afecta la tarea de M&E.
RECOMENDACIONES entre los actores involucrados en desarrollo del sector agrario en la regin.
el

FECHA DE ENTREGA
30 de Abril 2010
RESPONSABLE
30 de junio 2010
221

1er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X 15
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Fernando Cassana Torres Carlos Mostacero Bustillos Ricardo Guisa Ros Juan Quispe Cceres Roger Rivera Henry Loza Fernndez Saturno Maquera Vilca Edgar Ramos Escobar Eloy Aduviri Chambilla Nicacio Mamani Coronado Maritza Sosa Arroyo Jos Castillo Vargas Jorge Espada Sanchez Mario Angulo Ayca Fermn Javier Tejada Segundo Arias Acero Henry Osco Vaca
PROCEDENCIA
OPA OPA OPA OPA DIA DPA AA Candarave AA Candarave AA Jorge Basadre AA Jorge Basadre Oficina Agraria Pacha AA Tarata AA Tacna Gobierno Regional Tacna (GRT) GRPP-GRT GRDE-GRT Proyecto Especial Tacna, PET
2do DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X 16
3er DIA
X X X X X X X X X X X X X X X X X 17
TOTAL
222

No hubo plan estratgico de viaje: Organizacin. Logstica adecuada. Lneas de mano. Seguimiento y Monitoreo No hubo plan de contingencias ante fenmenos adversos.
Decisiones a tomar
Establecer una lnea de mando para la toma de decisiones.
Porqu
Monitoreo y Evaluacin: Clima. Logstica. Recursos Humanos.
Grupo 1
Establecer una estructura funcional y de responsabilidades.
Para implementar acciones de contingencia: Comunicacin. Equipos de salvataje. Informacin y difusin.
GRUPO
Hechos Crticos
Caso omiso a las advertencias recibidas. Carencia de catalejos en el puesto de observacin. Falta de conciencia de los pasajeros ante el peligro inminente.
Decisiones a tomar
Asumir el mando y ordenar las medidas preventivas. Compartir el uso de catalejos. Obligar a los pasajeros a subir a los botes.
Porqu
Para evitar el peligro. Mejorar la visibilidad del puesto de observacin. Para salvaguardar la vida los pasajeros.
Grupo 2
GRUPO
Hechos Crticos
Ausencia de plan de ruta. No se tena ni se aplico un plan de contingencia al momento del accidente. No se tomaron en cuenta las advertencias de la presencia de iceberg.
Decisiones a tomar
Elaborar el plan de ruta
Porqu
Porque nos permite preveer y planificar riesgos e inconvenientes que se puedan presentar en el trayecto. Para evitar riesgos.
Grupo 3
Los instrumentos y equipos no estaban en manos de personal adecuado (catalejos, seales de emergencia). Desinters mostrado por el presidente del consejo directivo frente a la advertencia del capitn (radio mensaje)
Tomar alternativas adecuadas (desvi de ruta, retorno a puerto de origen o cercano). Que los equipos de instrumentos estn manejados por el personal que corresponda (centinelas). Decisin del capitn.
Por falta de organizacin.
Falta de autoridad.
223

Seguimiento permanente de las acciones y actividades de los objetivos y metas programadas.
Qu es EVALUACION?
Es la situacin que presenta la ejecucin de una actividad, en un perodo de tiempo.
Para qu sirve?
Para conocer el estado de avance y/o ejecucin de las actividades y logro de resultados.

Indicadores. Mtodo recoleccin datos. Medios verificacin. Frecuencia. Responsable. de de de
Grupo 1
GRUPO
Qu es MONITOREO?
Proceso de seguimiento y observacin que determina la situacin actual de una actividad.
Qu es EVALUACION?
Comparar y/o analizar el desarrollo de lo programado con lo ejecutado, a travs de indicadores.
Para qu sirve?
Para reconocer el estado real en que nos encontramos y decidir las acciones a seguir.

Personal idneo. Indicadores. Logstica. Instrumentos.
Grupo 2
GRUPO
Qu es MONITOREO?
Es el seguimiento permanente que se realiza a los programas, proyectos y actividades.
Qu es EVALUACION?
Es el resultado de una meta debidamente cuantificada de un proyecto, programa, actividad en un perodo determinado.
Para qu sirve?
Monitoreo: Para adecuar, corregir, recomendar acciones que conlleven al cumplimiento de objetivos. Evaluacin: Para medir resultados.

Se requiere medios de verificacin e indicadores.
Grupo 3
224
ANEXO D D1: OBJETIVOS e INDICADORES GRUPO Grupo 1 SITUACION

OBJETIVO
Fortalecer las capacidades en cambio actitudinal a favor del bienestar educativo.
INDICADORES
N eventos capacit. Encuestas. Informes. Existencia de recursos financieros.
GRUPO Grupo 2
SITUACION
OBJETIVO
Lograr el cambio de actitud del maestro.
INDICADORES
Comparte responsabilidades. Toma decisiones equipo. Dilogo horizontal. en
GRUPO Grupo 3
SITUACION
OBJETIVO
El maestro/maestra de la escuela tolerante en dos aos.
INDICADORES
80% de aceptacin de los alumnos. Nmero de reclamos de los alumnos. Mayor nmero de asistencia de alumnos.
225

Resultados
OBJETIVOS
Lograr el incremento de los ingresos de los productores de la Regin. Incrementar la produccin agrcola y pecuaria en la Regin. Ampliar la disponibilidad de agua en la Regin. Participacin del rea bajo riego con respecto del rea total disponible para actividades agropecuarias en la regin.
INDICADORES
Variacin porcentual de ingreso promedio anual de productores pro ventas de productos agropecuarios. Variacin porcentual del VBP agropecuario de la regin. Construccin de infraestructura de captacin. Nmero de bocatomas
METAS
70% al ao 2015. 20% al ao 2015. 30% al ao 2015. 2 bocatomas por ao entre el 2010 y 2015. 200 metros lineales por ao entre el 2010 y 2015.
Grupo 1
Productos
Actividades
Metros lineales de canales reparados.
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
Variacin porcentual de ingreso promedio anual de productores pro ventas de productos agropecuarios. Variacin porcentual del VBP agropecuario de la regin. Participacin del rea bajo riego con respecto del rea total disponible para actividades agropecuarias en la regin. Nmero de bocatomas
METAS
Grupo 2
Productos
GRUPO
Resultados
OBJETIVOS
INDICADORES
Variacin porcentual de ingreso promedio anual de productores pro ventas de productos agropecuarios. Variacin porcentual del VBP agropecuario de la regin. Participacin del rea bajo riego con respecto del rea total disponible para actividades agropecuarias en la regin. Nmero de bocatomas
METAS
Grupo 3
Productos
226
ANEXO E CADENA ESTRATEGICA DE OBJETIVOS GRUPO N 1 OBJETIVOS OEG

Promover y fortalecer la organizacin y capacitacin empresarial de los productores agropecuarios, que les permita insertarse a una economa de mercado en trminos de rentabilidad y sostenibilidad. Impulsar y fortalecer la asociatividad de los productores. Implementar programas de apoyo a las organizaciones de productores.
INDICADORES
Al 2015 se tiene 30 organizaciones de productores con 450 asociados insertados al mercado competitivo. Organizacin de productores fortalecidas en gestin empresarial en N de 30 al 2015. Asociaciones agrarias incrementan y fortalecen sus habilidades estratgicas en gestin empresarial.
OEE AE
GRUPO N 2 OBJETIVOS OEG

INDICADORES
Al 2015 se habr incrementado de 20 30 las organizaciones de productores de 300 a 1000 asociados. 10 asociaciones de productores fortalecidos con capacidad empresarial organizados y formalizadas. Asociaciones agrarias fortalecen sus capacidades organizacionales y empresariales.
OEE OEE
GRUPO N 3 OBJETIVOS OEG

INDICADORES
Incremento de 20 30 organizaciones y de 300 100 productores al 2015.
OEE OEE
Incrementar la participacin de productores en organizaciones agrarias. Sesiones de capacitacin realizadas sobre asociatividad.
227

DEFINICION DEL INDICADOR y UNIDAD DE MEDIDA OBJETIVO ESTRATEGICO GENERAL Promover y mercado en trminos de rentabilidad y sostenibilidad. Organizaciones de Organizacin de productores constituidos productores insertados empresarialmente al mercado incursionados en los competitivo. mercados (local, regional e internacional). META: 30 organizaciones al UNIDAD DE MEDIDA: 2015 Nmero INDICADOR METODO DE RECOLECCION DE FRECUENCIA RESPONSABLE DATOS fortalecer la organizacin y capacitacin empresarial de los productores agropecuarios, que les permita insertarse a una economa de VARIABLES y FORMA DE CALCULO FUENTE DE VERIFICACION
Organizacin constituida legalmente para ejercer sus operaciones en los mercados en forma competitiva.
Ficha registral RUCSUNAT. Padrn de socios. Padrn de emp. Exportadoras.
Personal DRA solicita a las organizaciones de productores la ficha registral y patrn de socios.
Semestral
DRSAT
DEFINICION DEL VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR y UNIDAD DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA OBJETIVO ESTRATEGICO ESPECIFICO: Impulsar y fortalecer la asociatividad de los productores. Organizacin de productores capaces de Organizacin de administrar eficazmente productores sus recursos humanos, fortalecidas en gestin bienes materiales y Nmero de organizaciones empresarial al 2015. recursos econmicos y Informes AA. apoyadas, fortalecidas. BPs. META: 30 al 2015 UNIDAD DE MEDIDA: Nmero INDICADOR
FRECUENCIA
RESPONSABLE
El responsable de la DRA solicita los informes a las AA.
Trimestral
Director DRA
228
DEFINICION DEL VARIABLES y FORMA FUENTE DE INDICADOR y UNIDAD DE CALCULO VERIFICACION DE MEDIDA ACCION ESTRATEGICA: Implementar programas de apoyo a las organizaciones de productores. Asociaciones agrarias incrementan y Asociacin que desarrolla fortalecen sus capacidades habilidades empresariales en agro Registros. estratgicas en negocios y buscan su N de asociaciones con - Padrones de Org. acompaamiento para el gestin empresarial. formalizacin. - Informes de pers. De la desarrollo de habilidades. DRA. META: UNIDAD DE MEDIDA: 10 Asociaciones Nmero fortalecidas al 2015. INDICADOR
FRECUENCIA
RESPONSABLE
Proceso de organizacin y formalizacin.
Mensual.
Profesional DRSAT.
de
la
229
ANEXO G FORMATO DE RECOJO DE INFORMACION, FORMATO CONSOLIDADO y TABLERO DE INDICADOR
LUGAR: Regin Tacna FECHA: 19 Marzo 2010 RESPONSABLE: DRSAT - DPA: OBJETIVO: Fortalecer y formar capacidades en gestin empresarial a las organizaciones de productores beneficiarios: 20 Asoc constituidas y 10 nuevas. INDICADOR: Asociaciones agrarias incrementan y fortalecen sus habilidades estratgicas en gestin empresarial. DESCRIPCIN Reunin sensibilizacin Orientacin Formalizacin Reconocmiento Legal Fortalecimiento Capac. Manejo de costos de prod. Crditos Agrcolas Uso de Libros contables Conoc. Gestin Tributaria (Boletas, venta, igv, fact) Identificacin de mercados Verificacin: Padrn de socios, Junta Directiva Vigente UN Registro Actas F. Reg. C. Taller Fichas (si) (no) Cron. Pago (si) (no) (si) (no) (si) (no) (si) (no) METAS 10 10 10 30
230
TABLERO DE INDICADOR
LUGAR: Regin Tacna FECHA: 19 Marzo RESPONSABLE: AAS Tacna. TIEMPO: 2015 NOMBRE: Asoc. De productores en los Valles de Tacna CANTIDAD: 350 PROVEEDORES: Of. Agrarias y Org. Agrarias. FORTALECIMIENTO A ASOCIACIONES CONSTITUIDAS. N de Asoc. Constituidas formalmente ________ N de Asoc. en proceso de formalizacin ________ N de Asoc. fortalecidas en Gestin Emp. ________ N de Asoc. en formacin ________ N de Asoc. inactivas _______ AO: 2010
TABLERO DE INDICADOR Asoc. Agrarias Constituidas

LUGAR: AA Tacna FECHA: 19 Marzo 20 10 15 20 AO: 2010
ASOCIACIONES CONSTITUIDAS FORMALMENTE: ASOCIACIONES EN PROCESO DE CONSTITUCION SOCIOS POR ORGANIZACIN CONSTITUIDA SOCIOS DE ORGANIZACIONES POR CONSTITUIRSE
PLANIFICACION/EJECUCION Programado Ejecutado Brecha
AOS
2011 8% 2012 8% 2013 8% 2014 8% 2015 8%
231
ANEXO H ORGANIZACIN DEL M&E

ACTORES INVOLUCRADOS Responsable DRSAT DPA Agencias Agrarias Asoc. De Productores. Proveedores. DIRCETUR. ONGs. OPDS MINAG. Gobierno Regional. CITE - Agroindustria Director de OPA. Asoc. De Productores. Director de DIA. Equipo Tcnico. Gobierno Regional. TAREAS Fortalecimiento y formalizacin de Asoc. De productores. Avance de ejecucin de formalizacin y constitucin de empresas y asoc. Proveer informacin y documentacin de su situacin tcnica, legal, social y economa. Proveer informacin comercial (insumos, precios). Proveer informacin de mercados nacionales y locales e internacionales. Informacin sobre apoyo logstico, tcnico y comercial. Proporcionar la informacin tcnico normativa para insertarse en los mercados. Informacin sobre inversiones proyectada a la insercin de empresas al mercado. Informacin de servicios proporcionados a empresas constituidas. Captar informacin de las empresas constituidas para tomar de decisiones. Integrarse en empresas constituidas. Recepciona, consolida y difunde la informacin oficializada. Asesoramiento tcnico econmico para que las empresas se inserten en el mercado.
Colaboradores
Usuarios
232
Estructura (Organizacin del Trabajo)

DR OPDS
(SENASA, ALAS, AGRORURAL, INRENA)

OA DPA DIA
AGENCIAS AGRARIAS
PROMOTORES AGRARIOS, ORGANIZACIONES DE PRODUCTORES
Recursos Humanos Requeridos: Directos. Profesionales/Especialistas. Tcnicos Agrarios. Agricultores, Directivos de organizaciones agrarias DR: Responsable UE. DPA: Conduce / Dirige la organizacin. DIA: Alimenta informacin. OA: Apoyo Logstico. AAs: Recopilar informacin. PAs: Recogen informacin de campo. OP: Preveen informacin de campo.
CRONOGRAMA M&E
TAREAS
1. Recopilar informacin de Reg. de padrones de organizaciones agrarias para elevacin de informe Reconocimiento de las organizaciones y asesoramiento para inscripcin en registros pblicos. Informe de organizaciones apoyadas en des.emp. y agronegocios. Capacitacin org. Empresarial agropecuarias B.P.As. Recepcin y consolidacin de los informes de capacitacin. Ajustes y Monitoreo
E X
F X
M X
A X
M X
MESES J J X X
RESPONSABLE A X S X O X N X D X OA
2.
DPA
3.
X X X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X
AAs AAs DPA OPA
4. 5. 6.
233

Sistema de Monitoreo y Evaluacion (SIME)

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Consultora para la implementacin de la Metodologa Sistema de Monitoreo y Evaluacin SIME Contrato: 002-2009-SBCC/AGRORURAL-PROSAAMER/BID

Elaborado por: Consorcio Pact Per - swisscontact

OBJETIVOS y METODOLOGIA DE LA CONSULTORIA

De regular para arriba Moderadamente

Pasco Tumbes Piura Lima Ancash PROMEDIO

De regular para arriba Moderadamente 34% 28%

DRA Pasco Tumbes Piura Lima Ancash PROMEDIO

De regular para arriba Moderadamente

Pasco Tumbes Piura Lima Ancash PROMEDIO

El 88% reconoce que la Metodologa fue apropiada, el mismo que se evidencia

cuando se considera juntas las variables Muy Buena y Buena.

PROMEDIO RESPECTO A LA METODOLOGIA POR DRA

PROPUESTA DE MEJORA DE LA METODOLOGIA DE M&E - SIME

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Organismos Pblicos Descentralizados como SENASA, INIA y AGRORURAL. 17

Formulacin de Indicadores considerando la Gestin por Resultados.

Reporte de boletines entregados. Reporte de medios

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% de incremento de hectreas mecanizadas

Formato F1 - Servicio Maquinaria.

% de productores acceden a crditos sistema financiero # de crditos otorgados

Actas de reuniones de mesas de concertacin

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Norma Regional del FG Convenios suscritos manejo de recursos para el

El grupo no trabaj los Indicadores y Medios de Verificacin de este nivel. 21

METODO DE FRECUENCIA RESPONSABLE RECOL ECCION DEDATOS

Responsable de Estadstica AA y DRA.

% de incremento has. mecanizadas

F1 Serv de maquinaria Agrcola

Responsable de maquinaria de cada AA y DRA

% de has preparadas con respecto al total de Has. Mecanizables

Responsable de maquinaria de cada AA y DRA

A2.5.2.1: Inventario pull de maquinaria pesada y agroindustrial.

Direccin Informacin Agraria

Oficina de planificacin de la DRA

Oficina de Planificacin de la DRA

FICHA DEL INDICADOR

Cdigo del Indicador

Propsito (Definicin del Indicador y Variables)

Forma de Registro Manual Frmula de Clculo

Automtica con Procesamiento

Dimensiones (Unidades de medida)

Fuente de verificacin y lugar de medicin

Forma de recopilar informacin

Elementos de control relacionados

ANEXO A LISTA DE PARTICIPANTES

INFORME MEMORIA DEL 1 TALLER EN LA REGION TUMBES I. ANTECEDENTES

DESARROLLO DEL TALLER

19 personas (ver relacin en Anexo A) y la

15:00 17:00 El proceso de M&E Ejercicio grupal 5 y Plenaria.

17:00 Evaluacin del da

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