Manual Siigo Parametros y Procesos de Nomina

SIIGO Dejando huella...........
SIIGO
STANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION NOMINA
Caminando hacia el futuro............www.siigo.com
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION
6 7 7 8 8 9 10 11 11 12 13 16 18 21 27 28 34
2.
CUENTAS CONTABLES
2.1. CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD. 2.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS 2.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES 2.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES
2. CENTROS DE COSTO 3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA

3.1. DEFINICIN TIPOS DE NMINA 3.2. DEFINICIN FONDOS DE PENSIN, SALUD Y CESANTAS. 3.2.1. CONTROL PENSIN 3.2.2. CONTROL SALUD 3.3. DEFINICIN DE CONCEPTOS 3.4. DEFINICIN DE EMPLEADOS 3.6. GRUPOS CONTABLES 3.7. INCREMENTO DE SUELDOS 3.8. PARAMETROS PARA EL CALCULO DE PROVISIONES
3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS 37 DE NOMINA
4. PROCESOS DE NOMINA
4.1. FIJA NOVEDADES 4.2. GENERACION DE NOVEDADES
38 38 41 2
4.3. CAPTURA DE NOVEDADES 4.4. LIQUIDACION DE COMISIONES 4.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO 4.6. COMPROBANTE AUTOMATICO
44 46 49 50 58
5. PROCEDIMIENTOS DE RETENCION EN LA FUENTE
5.1. PROCEDIMIENTO No. 1 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 59 5.1.1 Manejo en SIIGO Salarios Integrales 59 5.1.2. Manejo en SIIGO Salarios No Integrales 60 5.2. PROCEDIMIENTO No. 2 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 60 5.2.1. Manejo en SIIGO Salarios Integrales 60 5.2.2. Manejo en SIIGO Salarios No Integrales 61
6. 7. 8. 9.
PAGO DE NOMINA PARAFISCALES CALCULO PROVISIONES DE NOMINA INFORMES DE NOMINA
62 66 70 71 71 78 79 85 89 89 91 93 95 3
9.1. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S. 9.2. AUXILIAR DE NOMINA 9.3. INFORMES A FONDOS 9.4. VOLANTES DE PAGO
10. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1

10.1. CREACIN DE CUENTAS
10.3. CREACIN DE CDIGOS DE LOS FONDOS 10.4. CREACIN DE CONCEPTOS DE NMINA 10.5. CREACIN DE EMPLEADOS
10.6. CREACIN GRUPOS CONTABLES 10.7. DEFINICION DE LOS COMPROBANTES DE PROVISIONES DE NOMINA 10.8. LISTADOS DE LOS PARMETROS DEFINIDOS. 10.9. LISTA TIPOS DE NOMINA 10.10. LISTA CONCEPTOS DE NOMINA 10.11. LISTA TIPOS DE FONDOS
96 96 98 99 99 100 102 102 102 103 103 104 104 105 105 106 106 106 107 107 108 109 109 110 110 4
11. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II

11.1. GENERACIN DE NOVEDADES 11.2. CAPTURA DE NOVEDADES. 11.3. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE 11.4. CLCULO DE PENSIN, SALUD Y RETEFUENTE 11.5. VERIFICACIN DE NOVEDADES 11.6. CORRECCIN DE NOVEDADES 11.7. CLCULO DE PENSIN, SALUD Y RETEFUENTE. 11.8. PAGO (CONTABILIZACIN) LA NMINA 11.9 IMPRESIN DE INFORMES 11.9.1. VOLANTES DE PAGO. 11.9.2. RELACIN DE PAGOS 11.9.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNTICOS 11.10. GENERACIN DE NOVEDADES 11.11. CAPTURA DE NOVEDADES 11.12. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE 11.13. CLCULO DE PENSIN, SALUD Y RETEFUENTE 11.14. VERIFICACIN DE NOVEDADES 11.15. PAGO (CONTABILIZACIN) LA NMINA
11.16. GENERACION DE INFORMES 11.16.1 VOLANTES DE PAGO 11.16.2. RELACIN DE PAGOS 11.16.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNTICOS 11.16.4. MAPA DINERO 11.16.5. RESUMEN POR CONCEPTO 11.16.6. AUXILIAR DE NOMINA 11.16.7. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S 11.16.8. INFORME A FONDOS. 11.16.9 ACUMULADOS 11.16.10. ACUMULADOS MENSUALES 11.17. PROCESO DE PARAFISCALES 11.18. PROVISIONES DE NOMINA
111 111 111 111 112 112 113 113 113 114 114 115 116
1. INTRODUCCION
Las organizaciones actuales requieren optimizar los procesos que se ejecutan con determinada periodicidad, mantener actualizada su informacin contable y administrar sus recursos de manera eficiente. Es por ello que el mdulo de nmina le permitir definir los parmetros pertinentes para que se puedan ejecutar procesos de forma automtica como son la liquidacin y pago de nmina y la generacin de informes.
2. CUENTAS CONTABLES
Las cuentas contables tienen una implicacin implementacin del mdulo de nmina. importante en el proceso de
De la correcta definicin de las cuentas contables depende una adecuada parametrizacin y ejecucin de los procesos de nmina, que inciden directamente en la obtencin de informes detallados permitiendo efectuar un anlisis de la informacin generada. 2.1. CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD. Ruta: Contabilidad Administracin de Cuentas Contables - Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de salud son: DEBITO I.S.S FAMISANAR I.S.S. FAMISANAR I.S.S FAMISANAR CREDITO 23700501 I.S.S. 237000502 FAMISANAR 23700501 I.S.S 23700502 FAMISANAR 23700501 I.S.S. 23700502 FAMISANAR
51056901 51056902 52056901 52056902 72056901 72056902
RECUERDE Las caractersticas de las cuentas del gasto deben corresponder con las caractersticas de las cuentas del pasivo. Estas caractersticas son: Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los fondos de salud deben ser auxilia rizadas por cada E.P.S que maneje la empresa y el cdigo y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Las cuentas creadas para los fondos de salud se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel sub-auxiliar. Terceros: Aplica para acumular la informacin por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a E.P.S. Centros de Costo: Aplica para acumular informacin por cada una de las reas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.
2.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS Ruta: Contabilidad Administracin de Cuentas Contables Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de pensiones y cesantas son: DEBITO I.S.S PORVENIR I.S.S. PORVENIR I.S.S PORVENIR CREDITO 23803001 I.S.S. 23803002 PORVENIR
51057001 51057002 52057001 52057002 72057001 72057002
RECUERDE Las caractersticas de las cuentas del gasto deben corresponder con las caractersticas de las cuentas del pasivo. Estas caractersticas son: Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los Fondos de Pensiones y Cesantas deben ser auxilia rizadas por cada Fondo que maneje la empresa y el cdigo y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Se recomienda crear del Auxiliar 01 al 50 para los fondos de Pensiones y del 51 al 99 para los fondos de cesantas. Las cuentas creadas para los fondos de pensiones y cesantas se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel subauxiliar. Terceros: Aplica para acumular la informacin por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a Fondos de Pensin y Cesantas. Centros de Costo: Aplica para acumular informacin por cada una de las reas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.
2.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES Ruta: Contabilidad Administracin de Cuentas Contables - Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los aportes parafiscales son: DEBITO 510578 SENA 510575 ICBF 510572 CAJA COMP. FAMILIAR CREDITO
520578 520575 520572 720578 720575 720572
SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR
237010 APORTES AL ICBF, SENA, CAJA COMP. FAMILIAR
RECUERDE Las caractersticas de las cuentas del gasto deben corresponder con las caractersticas de la cuenta del pasivo. Estas caractersticas son: Tercero: Acumula informacin por cada empleado. Centros de Costo: Acumula informacin por cada una de las reas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o 51 Administracin o 52 Ventas o 72 Mano de Obra (Produccin)
Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa. 2.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES Ruta: Contabilidad Administracin de Cuentas Contables - Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las provisiones de las prestaciones sociales son: DEBITO CESANTIAS CESANTIAS CESANTIAS INT. CESANTIAS INT. CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA PRIMA PRIMA VACACIONES VACACIONES VACACIONES CREDITO 261005 PROVISION CESANTIAS
510530 520530 720530 510533 520533 720533 510536 520536 720536 510539 520539 720539
261010 PROVISION INT. CESANTIAS
261020 PROVISION PRIMAS
261015 PROVISION VACACIONES
RECUERDE Las caractersticas de las cuentas del gasto deben corresponder con las caractersticas de las cuentas del pasivo. Estas caractersticas son: Tercero: Acumula informacin por cada empleado. Centros de Costo: Acumula informacin por cada una de las reas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o 51 Administracin o 52 Ventas o 72 Mano de Obra (Produccin)
Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa.
2. CENTROS DE COSTO
Ruta: Contabilidad Administracin de Centros de Costo Apertura Los centros de costo deben estar parametrizados previamente por el mdulo de Contabilidad. Estos se enlazan directamente en la creacin del empleado y en la parametrizacin de las cuentas.
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3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA

Los parmetros iniciales necesarios para el correcto desempeo del mdulo de nmina son: Tipos de Nmina Fondos de Pensin, Salud y Cesantas Apertura de Conceptos Apertura de Empleados Grupos Contables
3.1. DEFINICIN TIPOS DE NMINA Ruta: Nmina Catlogo Apertura de Nminas Los tipos de nmina corresponden a los perodos de nmina que pueda manejar la empresa para realizar el pago.
Los campos que se deben diligenciar: Nro. Nmina: Corresponde al cdigo para identificar el periodo de nmina. Se pueden crear hasta 99 tipos de nmina diferentes. Se recomienda crear un tipo de nomina por cada periodo que se maneje. Ej. 01 Primera quincena de Enero, 02 Segunda Quincena de Enero, 03 Primera quincena de Febrero, etc. La nmina 99 se utiliza para realizar consolidaciones. (se pueden consolidar hasta 98 periodos de nmina). Forma de Pago: Se debe escoger la forma en que se efectuar el pago de la nmina, digitando la letra mayscula del periodo correspondiente. SIIGO nicamente maneja periodos mensuales, quincenales, decanales y semanales.
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3.2. DEFINICIN FONDOS DE PENSIN, SALUD Y CESANTAS. Ruta: Nmina Catlogo Apertura de Fondos A travs de esta opcin se crean los diferentes fondos de salud, pensin y cesantas que maneja la empresa.
Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Tipo: Se debe escoger la opcin correspondiente de acuerdo al tipo de fondo que se quiere crear. Pensin, Salud y Cesantas. Nmero del Fondo: Se debe digitar el nmero del fondo que se est creando. Este cdigo debe ser igual al asignado en el auxiliar de las cuentas del gasto y del pasivo que se crearon anteriormente. Nombre del Fondo: Se debe digitar el nombre del fondo que se esta creado. Nit Fondo: Se debe digitar el nmero del nit del fondo sin puntos, comas, espacios y sin digito de verificacin.
RECUERDE Antes de comenzar a definir los cdigos de los fondos de pensin y salud, se deben crear los fondos de control, para que se establezcan los datos actuales del salario mnimo y porcentajes de descuentos en salud, pensin y fondo de solidaridad.
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3.2.1. CONTROL PENSIN Ruta: Nmina Catlogo Apertura de Fondos
Tipo: Se debe escoger la opcin de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger Pensin. Nmero del Fondo: Se debe presionar la tecla Enter para ingresar a los parmetros del fondo. Nombre del Fondo: Aparece de forma automtica y no es necesario digitarlo ni modificarlo.
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Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningn fondo especfico. Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensin que se debe cotizar. De acuerdo a la legislacin actual corresponde al 14.5% Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de pensin. De acuerdo a la legislacin actual este porcentaje corresponde al 3.625% Mximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mximo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de pensin. De acuerdo a la legislacin actual el tope es de veinticinco (25) salarios mnimos mensuales legales vigentes. Mnimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mnimo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de pensin. De acuerdo a la legislacin actual el tope es de un (1) salario mnimo mensual legal vigente. Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4) salarios mnimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislacin actual este porcentaje es del 1%. Salario Mnimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mnimo legal vigente. Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensin con ingreso igual o superior a 16 salarios mnimos mensuales legales vigentes y los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mnimos mensuales legales vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta de subsistencia del fondo de solidaridad. Si esta opcin no aplica para la empresa se debe omitir la opcin, en caso contrario se debe marcar en el que se desplegar la siguiente pantalla, para definir los rangos de salarios para determinar el porcentaje de aporte:
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Tipo: Se debe marcar la letra A para los afiliados y P para los pensionados. Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mnimos mensuales legales vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003. Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mnimos mensuales legales vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003. % Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.
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RECUERDE Si no desea crear la tabla puede copiar el archivo ZSUBCTA y ZSUBCTA.IDX del directorio Archivos de Programa o Program Files - Informtica y Gestin SIIGO Windows SIIWI NN donde NN es el nmero de la empresa en la que se esta trabajando.
3.2.2. CONTROL SALUD Ruta: Nmina Catlogo Apertura de Fondos Para que el programa efecte el clculo de los aportes de salud es necesario definir el Fondo de Control Salud.
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Tipo: Se debe escoger la opcin de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger el fondo de Salud Nmero del Fondo: Se debe presionar la tecla Enter para ingresar la parametrizacin del fondo. Nombre del Fondo: Aparece de forma automtica y no es necesario digitarlo ni modificarlo. NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningn fondo especfico. Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el empleador. De acuerdo a la legislacin actual este porcentaje corresponde al 8%.
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Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de salud. De acuerdo a la legislacin actual este porcentaje corresponde al 4% Mximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mximo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de salud. De acuerdo a la legislacin actual el tope es de veinticinco (25) salarios mnimos mensuales legales vigentes. Mnimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mnimo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislacin actual el tope es de un (1) salario mnimo mensual legal vigente. Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte que debe efectuar la empresa por concepto de Caja de Compensacin Familiar. De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%. Salario Mnimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mnimo legal vigente.
RECUERDE Los datos que se registren en los fondos de control deben ser actualizados anualmente o conforme a las disposiciones legales vigentes. 3.3. DEFINICIN DE CONCEPTOS Ruta: Nmina Catlogo Apertura de Conceptos Los conceptos corresponden a las diferentes novedades de ingreso o deducciones que se realizarn a los empleados en cada periodo de nmina.
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Concepto: En este campo se debe digitar el cdigo del concepto de nmina que desea crear. SIIGO permite crear hasta 999 conceptos y se recomienda crear del cdigo 01 al 50 los conceptos de ingresos o devengados y del 51 en adelante los conceptos de deducciones.
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Tipo (Ing/Ded): Se debe marcar la opcin de Ingreso para los conceptos de ingresos o devengados y la opcin de Deduccin para los conceptos de deducciones. Descripcin: Nombre o descripcin del concepto que se esta creando. Cuenta: Se debe digitar el cdigo de la cuenta contable donde se contabilizar el concepto que se esta creando. Para los conceptos en los que se afectan las cuentas de los grupos 51 Administracin, 52 Ventas y 72 Mano de Obra (produccin) se deben dejar los dos primero dgitos en cero (00), para que el programa asuma el grupo asignado a cada empleado en la hoja de vida. (Este procedimiento se explicar ms adelante). Para los conceptos de salud, pensin y cesantas se debe digitar la cuenta hasta el sexto digito, es decir, hasta el nivel de subcuenta, y el cdigo del auxiliar se debe dejar en cero (00), para que el programa tome el cdigo del fondo asignado en la hoja de vida del empleado. Formula: Se debe marcar la opcin si el concepto que se esta creando depende de una variable para su clculo. Ej. Salario, horas extras, subsidio de transporte, incapacidades. Numerador: En este campo se debe asignar el factor que se utilizar para el clculo del valor del concepto que se esta creando. El numerador siempre va multiplicado por el salario que tiene el empleado en la hoja de vida del empleado. Para el concepto de salario este nmero debe ser uno (1), para el subsidio de transporte debe ir cero (00) y para las horas extras debe ser uno (1) ms el factor para determinar su valor. Ej. Horas Extras Diurnas 1.25 Denominador: Corresponde al nmero o factor en el que se debe dividir el valor del salario para el calculo correcto del concepto que se esta creando. El salario debe ser treinta (30) porque a los empleados se les paga la nmina sobre 30 das, para las horas extras debe ser doscientos cuarenta (240) y el subsidio de transporte debe ir en cero (00). Salario: Se debe digitar marcar la opcin si los conceptos que se estn creando forman base para las deducciones de salud, pensin, clculo de aportes parafiscales y liquidacin de prestaciones sociales. Muestra Saldo: Esta opcin nicamente aplica para el concepto de Prstamo a Empleados para que en la captura de novedades muestre el saldo del prstamo. Clculo Automtico: Este campo tiene relacin con los procesos automticos que se ejecutan en el mdulo de nmina. Estos conceptos son: o P - Aporte de Pensin: Se debe escoger esta opcin cuando se este definiendo el concepto de pensin o S - Aporte de Salud: Se debe escoger esta opcin cuando se este definiendo el concepto de salud. o R Retencin en la Fuente: Se debe escoger esta opcin cuando se este definiendo el concepto de retencin en la fuente. o T Auxilio de Transporte: Se debe escoger esta opcin cuando se este definiendo el concepto de subsidio de transporte. En este caso el programa solicitar el valor del subsidio de transporte y el tope de salarios mnimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe pagar el Subsidio de Transporte. De acuerdo a la legislacin actual el tope corresponde a dos (2) salarios mnimos mensuales legales vigentes. Recuerde que esta informacin debe actualizarse cada ao.
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V Vacaciones: Se debe escoger esta opcin cuando s este creando el concepto de vacaciones, para efectos la consolidacin de vacaciones. o I Incapacidades: Se debe escoger esta opcin cuando s este definiendo el concepto de incapacidades. o B Base de Retencin: Se debe escoger esta opcin cuando s este creando algn concepto que no esta marcado como salario, pero que constituye base de retencin en la fuente. o He Horas Extras: Se debe escoger esta opcin nicamente cuando se este creando el concepto de recargo nocturno, para que este se tenga en cuenta este concepto en la liquidacin de las vacaciones. Concepto de Liquidacin: Esta opcin se debe marcar para los conceptos de prestaciones sociales y otros conceptos de liquidacin. o CES Cesantas: Se debe escoger esta opcin en la creacin del concepto de provisin de cesantas. o INT Intereses de Cesantas: Se debe escoger esta opcin en la creacin del concepto de provisin de intereses de cesantas. o VAC Vacaciones: Se debe escoger esta opcin en la creacin del concepto de provisin de vacaciones. o IND Indemnizaciones: Se debe escoger esta opcin en la creacin del concepto de indemnizaciones. o PRI Primas: Se debe escoger esta opcin en la creacin del concepto de provisin de la prima de servicios. o PRE Prstamos: Se debe escoger esta opcin en la creacin del concepto de prstamos o DOM Dominicales: Se debe escoger esta opcin en la creacin del concepto de dominicales para la liquidacin de las nminas semanales. Activo: Se debe marcar esta opcin para activar el concepto y se desmarca para inactivarlo. Si en determinado momento algn concepto no se vuelve a utilizar en la liquidacin de la nmina se debe inactivar, porque el programa no permite borrarlo si ya posee movimiento. o
3.4. DEFINICIN DE EMPLEADOS Ruta: Nmina Catlogo Apertura de Empleados A travs de esta opcin el programa permite crear la hoja de vida de los empleados.
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Los campos que se deben diligenciar para crear la hoja de vida de los empleados son: Nit: En este campo se debe digitar el nmero de identificacin del empleado sin puntos, comas y sin espacios. Sucursal: Esta opcin nicamente aplica para la generacin de la autoliquidacin del seguro social y se debe marcar la opcin en el caso en el que el empleado trabaje en alguna sucursal de la empresa y se desea presentar la autoliquidacin del seguro social por sucursal. En caso contrario se debe omitir esta opcin. Nombre: En este campo se deben digitar los nombres y apellidos del empleado. Sexo (M/F): Corresponde al gnero del empleado y se debe digitar la escoger la opcin correspondiente. Fecha de Nacimiento: Se debe digitar la fecha de nacimiento del empleado con los cuatro dgitos del ao, dos dgitos para el mes y dos dgitos para el da. Direccin: Direccin del lugar de residencia del empleado. Pas: Se debe digitar el cdigo del pas en el que labora el empleado. Con el se puede hacer la bsqueda de los pases creados en la opcin de icono parametrizacin. Ciudad: Se debe digitar el cdigo de la ciudad en la que labora el empleado. se puede hacer la bsqueda de las ciudades creadas en la Con el icono opcin de parametrizacin. Telfonos: Se deben digitar los nmeros telefnicos del empleado.
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Cuenta Entidad: Este campo se diligencia si la empresa paga la nmina al empleado a travs de una cuenta bancaria y se debe digitar el nmero de la cuenta corriente o cuenta de ahorros del empleado. Grupo Asignado: Corresponde al grupo contable al que pertenece el empleado, el cual afectar cada uno de los conceptos de nmina en el momento de la contabilizacin del pago de nmina. Recuerde que los grupos son 51 Administracin, 52-Ventas, 72 Mano de Obra (produccin). Cuenta Asignada: Se debe digitar el cdigo contable 05 que corresponde a gastos de personal. Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el se puede efectuar la bsqueda de los centros de empleado. Con el icono costo creados. Fecha de Ingreso: Se debe digitar el ao, mes y da en el que ingreso el empleado a trabajar. Fecha de Retiro: Este campo se debe diligenciar una vez se haya retirado el empleado digitando el ao, mes y da de retiro. Cargo: Se debe digitar el cargo que desempear el empleado dentro de la empresa. Corporacin: En este campo el programa desplegar una ventana en la que se puede seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado posee la cuenta de nmina. Sueldo Actual: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado que se esta creando. Sueldo Anterior: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado. Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con Enter. Fecha de Aumento: Este es un campo de carcter informativo y se debe digitar la fecha en la que se realiz el ltimo aumento de sueldo al empleado. Ley 50: Se debe marcar esta opcin para aquellos empleados que se encuentren en la ley 50. En caso contrario se debe omitir la opcin presionando Enter. Integral: Se debe marcar esta opcin para aquellos empleados que tienen salario integral, en caso contrario se debe omitir la opcin presionando Enter. Factor Prestacional: En este campo se debe digitar el treinta por ciento (30%) que corresponde al factor prestacional para salarios integrales. Este campo nicamente se habilita si se selecciono la opcin de Salario Integral. Trmino Fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de trmino fijo se debe digitar la letra S. En caso contrario se debe digitar la letra N. Fecha Final: Si en la opcin anterior se digit la letra S el programa solicitar la fecha de terminacin del contrato. En caso contrario el programa omitir este campo. Anticipo Cesantas: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de cesantas efectuado al empleado, para que en la liquidacin de las cesantas se descuente de la liquidacin del empleado. Fecha Anticipo: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectu el anticipo de las cesantas.
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Das de Licencia: Se debe digitar el nmero de los das de licencia que se haya otorgado al empleado, para efectos de la preliquidacin de contrato de trabajo. Periodos Disfrutados de Vacaciones: En este campo se deben digitar los periodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su permanencia en la empresa. Fecha ltimas Vacaciones: En este campo se debe digitar la fecha en la que el empleado tom el ltimo periodo de vacaciones, con el fin de que en el momento de efectuar la liquidacin del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones que tiene pendientes por disfrutar. Tipo (Nit/Cd): Se debe seleccionar la letra C para los empleados que se estn creando.
CAPTURA DATOS LEY 100 Una vez se han definido estos parmetros el programa desplegar la siguiente ventana, en la que se deben diligenciar los datos que se relacionan a continuacin:
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Salud Afiliado al Iss: Si el empleado esta afiliado por salud al Instituto de Seguro Social se debe digitar marcar la opcin correspondiente, si el empleado esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opcin No Afiliado al ISS o si el empleado es pensionado se debe digitar marcar la opcin correspondiente.
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Fondo de Salud: Independiente de la opcin que se haya marcado anteriormente ser necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el se puede efectuar la bsqueda de los fondos empleado. Con el icono creados. Pensin Afiliado al Iss: Si el empleado esta afiliado por pensin al Instituto de Seguro Social se debe marcar esta opcin, si el empleado esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opcin No Afiliado al ISS si el empleado es pensionado se debe marcar la opcin correspondiente. Fondo de Pensin: Independiente de la opcin que se haya marcado anteriormente ser necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el se puede efectuar la bsqueda de los fondos empleado. Con el icono creados. Aporte Voluntario: Este campo se debe diligenciar si el empleado que se est creando efecta un aporte voluntario de pensin. Se debe digitar el porcentaje de aporte que realiza el empleado. Rgimen: Para los afiliados al Instituto de Seguro Social se debe digitar la letra P Prima Media y para los afiliados a los dems fondos se debe digitar la letra A Ahorro individual. Otros Fondo de Cesantas: En este campo se debe digitar el cdigo del fondo de cesantas en el que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono se puede efectuar la bsqueda de los fondos creados. Retencin en la Fte: Este campo hace referencia al procedimiento de retencin en la fuente que se aplicar al empleado que se est creando. Si selecciona el procedimiento Nro. 1 se calcular la retencin en la fuente con base en los porcentajes o valores de la tabla de retencin para salarios. Si escoge el procedimiento Nro. 2 se debe indicar el porcentaje de retencin que se aplicar al empleado durante el semestre. Independientemente de que el empleado tenga o no salario integral, el programa siempre solicitar el procedimiento de retencin a aplicar porque si en determinado momento sus ingresos forman base para efectuar la retencin en la fuente, el programa har el calculo de acuerdo al procedimiento escogido. Deduccin de Retencin: En este campo se debe digitar el valor correspondiente a las deducciones de la base de retencin por concepto de intereses o correccin monetaria de prstamos hipotecarios, pago de medicina prepagada, educacin del ncleo familiar y el costo financiero en la adquisicin de vivienda. Recuerde que nicamente puede escoger uno de los cuatro conceptos y el valor no puede exceder del quince por ciento (15%) de los ingresos del empleado. Porcentaje de ATEP: En este campo se debe digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional) que corresponde al cargo del empleado que se esta creando. Los porcentajes son suministrados por cada ARP. Aporte Voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte que efecta el empleado al Fondo de la Construccin (Ahorro Programado), con el fin de deducirlo de la base de retencin.
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Excluido Aportes, Cajas ICBF y SENA: Esta opcin aplica conforme a la ley 789 de 2002 en la que se indica que las empresas que contraten nuevos trabajadores de caractersticas especiales detallados por la ley o que contraten estudiantes entre los 16 y 25 aos de edad estarn excluidos del pago por aportes al SENA, Caja de compensacin e ICBF. Esta norma comenz a regir a partir del 01 de Abril del ao 2003 y si alguno de los empleados de la empresa cumple con las caractersticas mencionadas en la ley en esta opcin se debe marcar la letra S, en caso contrario se debe marcar la letra N. Si la respuesta fue afirmativa el programa desplegar la siguiente pantalla, para que se efecte la clasificacin del empleado.
3.6. GRUPOS CONTABLES Ruta: Nmina Catlogo Grupos Contables A travs de esta opcin se crean los diferentes grupos contables que maneja la empresa. Su finalidad es guardar los acumulados de un empleado, cuando por alguna circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nmina a este ltimo grupo. Recuerde que los grupos se asignan a los empleados en la hoja de vida. Los grupos contables los cuales afectan a nivel contable la nmina son los siguientes: 51 (Administracin) 52 (Ventas o comercial) 72 (Mano de obra o Produccin).
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El campo que se debe diligenciar es: Grupo Contable: En esta opcin nicamente se requiere digitar el grupo que corresponde a 2 dgitos y una vez se han creado con la tecla de funcin F1 o con el icono se graban.
3.7. INCREMENTO DE SUELDOS Ruta: Nmina Catlogo Aumento A travs de esta opcin se puede efectuar el incremento de sueldos de forma automtica tomando como base el salario del empleado que se digito en la hoja de vida. Para efectuar los incrementos de sueldo, el sistema cuenta con las siguientes opciones:
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Los incrementos se pueden efectuar por porcentaje, por valor o por persona digitando seleccionado la opcin que se desee. Por Porcentaje: Para efectuar los incrementos por porcentaje se debe ingresar la siguiente informacin:
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Porcentaje: En este campo se debe digitar el porcentaje de incremento que se desea aplicar a los sueldos de los empleados que se relacionaron en la hoja de vida. Nit Desde: Corresponde al nmero de identificacin inicial del empleado desde se puede efectuar la el que se desea aplicar el incremento. Con el icono bsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumir desde el nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al nmero de identificacin final del empleado hasta el se puede efectuar la que se desea aplicar el incremento. Con el icono bsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumir hasta el nit 9999,999,999,999. Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el cdigo del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el
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icono se puede efectuar la bsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla Enter el programa asumir desde el centro de costo cero (0000). Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el cdigo del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la bsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla Enter el programa asumir hasta el centro de costo (9999). Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opcin el programa solicitar el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento. Si no se marca la opcin el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automtica. Por Valor: Para efectuar los incrementos por valor se debe ingresar la siguiente informacin:
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Incremento de: En este campo se debe ingresar el valor del incremento que se desea aplicar al sueldo que aparece en la hoja de vida de los empleados. Nit Desde: Corresponde al nmero de identificacin inicial del empleado desde se puede efectuar la el que se desea aplicar el incremento. Con el icono bsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumir desde el nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al nmero de identificacin final del empleado hasta el se puede efectuar la que se desea aplicar el incremento. Con el icono bsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumir hasta el nit 9999,999,999,999. Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el cdigo del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el
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icono se puede efectuar la bsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla Enter el programa asumir desde el centro de costo cero (0000). Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el cdigo del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la bsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla Enter el programa asumir hasta el centro de costo (9999). Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opcin el programa solicitar el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento, en caso contrario el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automtica. Por Persona: En esta opcin el programa muestra la lista de empleados que se han creado por el mdulo de nmina, para que a cada uno de ellos se les efecte el incremento salarial. Para efectuar el incremento es necesario digitar la siguiente informacin:
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Sueldo: En este campo se debe digitar el nuevo salari que ser asignado a cada uno de los empleados. C.C: El programa trae automticamente el centro de costo que se le asign al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo centro de costo del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla Enter. Sal: El programa trae automticamente cdigo del fondo de salud que se le asign al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de salud del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla Enter. Pen: El programa trae automticamente cdigo del fondo de pensin que se le asign al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de pensin del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla Enter. Ces: El programa trae automticamente cdigo del fondo de cesantas que se le asign al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar nuevo el fondo de cesantas del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla Enter.
3.8. PARAMETROS PARA EL CALCULO DE PROVISIONES Ruta: Nomina Comprobantes Prefijados Fijacin de Comprobantes Esta herramienta permite definir los parmetros requeridos para ejecutar de forma mensual el clculo de las provisiones de nmina como son las Cesantas, Primas de Servicio y Vacaciones.
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Para la correcta parametrizacin de los comprobantes de provisiones de nmina se deben diligenciar los siguientes campos: Nro. de Comprante: En este campo se debe digitar el nmero del comprante que se quiere definir para el clculo de las provisiones de las prestaciones sociales. El programa permite crear hasta 999 comprobantes y se debe crear un comprobante por cada concepto de provisin. Ej: 001 Provisin de Cesantas, 002 Prima de Servicios, 003 - Vacaciones, 004 Intereses de Cesantas. Secuencia: Las secuencias permiten efectuar un registro ordenado de cada una de las cuentas que formen base para el clculo de cada concepto de provisin. As mismo permite afectar centros de costo diferentes para una misma cuenta base. Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias. Porc./Valor: En este campo se define si la provisin se desea efectuar por porcentaje o por valor escogiendo la opcin correspondiente. (Normalmente las provisiones de nmina se efectan con un porcentaje). Saldo o Movimiento: El clculo de las provisiones de las prestaciones sociales se debe efectuar sobre el movimiento de las cuentas que forman base para las provisiones ya que la provisin es mensual. Si se toma la opcin de saldo tomara el saldo inicial de la cuenta de clculo ms el movimiento del mes que se est provisionando.
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Despus de escoger la opcin de saldo o movimiento, el programa habilita un campo en el que se debe digitar el porcentaje o valor de clculo de provisin. Recuerde que los porcentajes para el clculo de las provisiones son los siguientes: 8.33% 8.33% 4.17% 1% Cesantas Primas de Servicios Vacaciones Intereses sobre Cesantas
Cuenta de Clculo: En este campo se deben digitar las cuentas contables que se van a tomar como base para el clculo de las provisiones. Como el programa permite digitar nicamente una cuenta por cada secuencia, es necesario crear una nueva secuencia para las diferentes cuentas que forman base para el clculo de las provisiones. Si no se conoce el cdigo de la cuenta con las teclas se pueden efectuar las bsquedas de de funcin F2, F3 o con el icono registros. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el cdigo del centro de costo que se quiere afectar en el clculo de las provisiones. Si una misma cuenta de clculo afecta varios centros de costo se debe crear una nueva secuencia llamando la misma cuenta, pero afectando un centro de costo diferente. Si no se conoce el cdigo del centro de costo con las teclas de funcin F2, F3 o con el se pueden efectuar las bsquedas de registros. icono Descripcin: En este campo se debe escribir el detalle o descripcin de la contabilizacin que se est efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad. Cuenta Dbito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del gasto de la provisin en la que se realizar la contabilizacin de la provisin, de acuerdo al clculo que efecte el programa. Si no se conoce el cdigo de la cuenta con se pueden efectuar las las teclas de funcin F2, F3 o con el icono bsquedas. Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero especfico y en este caso corresponde al Nit de la empresa. Cuenta Crdito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del pasivo que corresponde a la provisin. Si no se conoce el cdigo de la cuenta con las se pueden efectuar las bsquedas. teclas de funcin F2, F3 o con el icono Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero especfico y en este caso corresponde al Nit de la empresa.
RECUERDE El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta
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de clculo por el porcentaje establecido en el comprobante prefijado. Los pasos descritos anteriormente corresponden nicamente a la parametrizacin de los comprobantes para el clculo de las provisiones de nmina, ms adelante se describe el procedimiento para que se efecte la contabilizacin de dichas provisiones.
3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS DE NOMINA Ruta: Contabilidad Definicin de Documentos Los documentos que se relacionan a continuacin no se definen en el mdulo de nmina, pero es necesario definirlos para efectuar las contabilizaciones de los diferentes procesos que se ejecutan en el mdulo. Los documentos que se deben definir son los siguientes:
Tipo L: Si el pago de la nmina se efecta en efectivo o a travs de una cuenta de ahorros se debe definir un documento tipo L (Otros), en el que se harn las contabilizaciones de los gastos de nmina. Tipo G: Si el pago de la nmina se efecta en cheque se debe definir un documento tipo G (Comprobante de Egreso), en el que se harn las contabilizaciones de los gastos de nmina y posteriormente por el mdulo de Documentos Impresin de Documentos Previos, se podr generar la impresin del cheque para cada uno de los empleados. Parafiscales: Para efectuar la contabilizacin de los aportes parafiscales se debe definir un documento tipo L (Otros), diferente al del pago de la nmina. Provisiones: Para efectuar la contabilizacin de las provisiones de nmina se debe definir un documento tipo L (Otros) diferente al del pago de la nmina y los parafiscales.
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4. PROCESOS DE NOMINA
Los procedimientos que se describen a continuacin se deben ejecutar, para efectuar la liquidacin, pago y generacin de informes de nmina. 4.1. FIJA NOVEDADES Ruta: Nmina Manejo de Novedades Fija Novedades A travs de esta opcin se puede generar la captura de aquellas novedades que son fijas en la liquidacin de todos los periodos de nmina para uno o varios empleados. Estos conceptos se pueden fijar con los siguientes criterios: Individual: En esta opcin se puede seleccionar un empleado para efectuar la fijacin de una novedad.
Los campos que se deben diligenciar son: Concepto: En este campo se debe digitar el cdigo del concepto que se quiere se pueden consultar los conceptos creados. fijar. Con el icono Nit: En este campo se debe digitar el nmero de cdula del empleado al que se
se pueden consultar los le efectuar la fijacin del concepto. Con el icono empleados creados. Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar. Centro de Costo: Seleccionado esta opcin se podr efectuar la fijacin de una novedad para un centro de costo especfico.
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Concepto: En este campo se debe digitar el cdigo del concepto que se quiere se pueden consultar los conceptos creados. fijar. Con el icono C. De Costo: En este campo se debe digitar el cdigo del centro de costo al que se le efectuar la fijacin del concepto. Al presionar Enter se selecciona el asterisco (*) el programa tomar todos los centros de costo. Con el icono se pueden consultar los centros de costo creados. Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.
Numrico: A travs de esta opcin se puede efectuar la asignacin de un concepto por rango de nits.
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Concepto: En este campo se debe digitar el cdigo del concepto que se quiere se pueden consultar los conceptos creados. fijar. Con el icono Del Nmero: Corresponde al nmero de identificacin inicial del empleado se puede efectuar la desde el que se desea fijar el concepto. Con el icono bsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumir desde el nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al nmero de identificacin final del empleado hasta el se puede efectuar la que se desea fijar el concepto. Con el icono bsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumir hasta el nit 9999,999,999,999. Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.
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4.2. GENERACION DE NOVEDADES Ruta: Nmina Manejo de Novedades Generacin de Novedades Esta opcin permite efectuar el ingreso en bloque de novedades que aplican para todos los empleados en un perodo de nmina determinado. As mismo permite liquidar de forma automtica los dominicales cuando el pago de la nmina es semanal. Una vez se ha ingresado a esta opcin el programa mostrar las siguientes opciones:
Escogiendo la opcin nicas el programa mostrar el siguiente mensaje:
Se debe dar clic sobre el cuadro en blanco para continuar e inmediatamente el programa solicitar el nmero de la nmina a procesar o liquidar. Se debe tener en cuenta que la nmina 99 se emplea para hacer consolidaciones. En este proceso se crea la pareja de archivos Z29NN y Z29NN.idx, donde NN es el nmero de la nmina que se est liquidando.
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Una vez se ha escogido el periodo de nmina a liquidar el programa desplegar la siguiente pantalla en la que se debe registrar los siguientes datos:
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Cpto: En este campo se deben digitar los conceptos o novedades que se van a liquidar en el perodo de nmina escogido. Una vez se ha escogido el concepto, el programa automticamente mostrar la descripcin del mismo. o las teclas de funcin F2 o F3, se puede realizar la Con el icono bsqueda de los conceptos creados. Variable: En este campo se debe digitar la cantidad de los das u horas que se desean liquidar para los conceptos seleccionados. o presionando
Despus de incluir todos los conceptos, dando clic sobre el icono la tecla de funcin F1 aparecer el siguiente mensaje:
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Digitando SI el programa ejecutar un proceso automtico en el que le asignar las novedades escogidas para todos los empleados. Digitando NO el programa mostrar uno a uno los empleados y preguntar si la nmina aplica para el empleado que se est visualizando en pantalla. Se debe digitar Si o No segn corresponda hasta finalizar la lista de empleados. 4.3. CAPTURA DE NOVEDADES Ruta: Nmina Manejo de Novedades Captura de Novedades A travs de esta opcin se debe efectuar la entrada de novedades por cada uno de los empleados. Se debe escoger un perodo de nmina en el que se deben incluir todos los ingresos y deducciones, excepto el subsidio de transporte, los aportes de salud, pensin, fondo de solidaridad y retencin en la fuente. Para efectuar la captura de novedades se ejecutarn los siguientes pasos:
Digite la Nmina a Procesar (01/99): En este campo se digita el nmero de la nmina en el cual se efectuar la captura de las novedades. Es la Quincena 1 o 2?: Esta opcin nicamente aplica para el pago de nminas quincenales. Cuando el pago de la nmina se hace de forma mensual, esta pregunta se omite. Con pago decanal es necesario indicar si es el perodo 1, 2 o 3; y si el perodo de nmina es semanal, se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 5 de acuerdo al perodo que se quiere liquidar. Se debe tener en cuenta que la nmina 99 se emplea para hacer consolidaciones.
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Quiere Iniciar Proceso (SI/NO): Cuando el pago de la nmina se realiza por primera vez se debe contestar a esta pregunta NO o en el caso de que ya se hayan capturado novedades para el perodo de nmina escogido y se quieran mantener, la respuesta tambin debe ser NO. Cuando el perodo de nmina en el que se van a capturar las novedades fue utilizado anteriormente a la pregunta se debe digitar SI, porque en caso contrario aparecer un mensaje en la captura de novedades que dice NOMINA YA GIRADA. Tambin se debe responder SI cuando el perodo de nmina ya fue contabilizado o pagado y se borraron todos los comprobantes y se requiere recuperar las novedades del perodo de nmina reversado, porque de igual manera aparecer el mensaje NOMINA YA GIRADA Mantiene Novedades Anteriores (SI/NO): Si la respuesta a la pregunta anterior fue positiva, el programa automticamente mostrar esta opcin. Se contesta SI en caso de que la nmina ya se haya contabilizado o pagado, se hayan borrado los comprobantes y se quiera recuperar las novedades de este perodo de nmina. Se debe contestar NO cuando se requiera capturar nuevamente las novedades del perodo de nmina que se va a liquidar.
Despus de haber contestado la pregunta anterior el programa mostrar la siguiente pantalla donde se efectuar la captura de las novedades.
NIT: En este campo se debe digitar el No. de cdula del empleado. Con el icono la tecla de funcin F2 o F3 se puede efectuar la bsqueda de los empleados creados.
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CTO.: En este campo se deben digitar los cdigos de los conceptos o novedades que se van a generar para el empleado seleccionado. Las novedades que se hayan incluido en la generacin de novedades aparecern de forma automtica. Si no se ejecut la generacin de novedades, ser necesario capturar cada una de las novedades para el empleado seleccionado. Variable: En este campo se digita la cantidad de los das u horas que se desean liquidar para los conceptos seleccionados. Esta opcin nicamente aplica para los conceptos creados con frmula. Valor: En este campo se debe digitar el valor de la novedad o concepto que se est capturando. Para los conceptos con frmula, el programa calcula automticamente el valor despus de digitar la variable. Si el concepto no tiene frmula, se debe digitar el valor del concepto que se esta capturando. o con la tecla de funcin F1 guarda las novedades para el empleado.
Con el icono
4.4. LIQUIDACION DE COMISIONES Ruta: Ventas Liquidacin de Comisiones Comisiones Esta opcin no se trabaja directamente desde el mdulo de nmina, pero las comisiones se pueden liquidar desde el mdulo de ventas y esta novedad se generar automticamente en el mdulo de nmina ejecutando el siguiente procedimiento:
Con IVA: Si se escoge esta opcin el programa liquidar las comisiones sobre el valor total de la factura incluido el IVA. Sin IVA: Si se escoge esta opcin el programa liquidar las comisiones sobre el valor bruto de la factura, es decir, el valor antes de IVA.
Despus de escoger esta opcin el programa mostrar la siguiente pantalla:
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Desde: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se van a liquidar las comisiones. Hasta: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se van a liquidar las comisiones.
Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla:
Liquida en Nmina: Se debe marcar esta opcin para que la liquidacin de las comisiones se efecte directamente en el periodo de nmina que se esta liquidando. Nro. De Nmina: En este campo se debe digitar el nmero de la nmina en la que se van a liquidar las comisiones. Concepto: En este campo se debe digitar el cdigo del concepto de nmina creado para las comisiones. Si no se conoce el cdigo del concepto se puede efectuar la bsqueda con la tecla de funcin F2 o con el icono .
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Vendedor Desde: En esta campo se debe digitar el cdigo inicial del vendedor desde el que se quieren liquidar comisiones. Vendedor Hasta: En este campo se debe digitar el cdigo final del vendedor hasta el que se quieren liquidar comisiones.
Incluido Descuentos de la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa tomar el valor bruto de la factura menos el valor de los descuentos aplicados y sobre este valor liquidar las comisiones. Si la respuesta es negativa el programa no tendr en cuenta los descuentos realizados en la factura y liquidar las comisiones sobre el valor bruto de la factura. Incluye Cargos en la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa liquidar las comisiones incluidos los cargos generados en la factura de venta (recuerde que en la definicin de la factura el IVA se parametriza en el tercer cargo). Si la respuesta es negativa el programa liquidar las comisiones sobre el valor bruto de la factura.
Digite las Cuentas de Descuentos Utilizadas en el Recibo de Caja: Si se manejaron descuentos condicionados, estos deben ser registrados en el momento de elaborar el recibo de caja, por lo tanto se deben digitar las cuentas contables en las que se contabilizaron estos descuentos.
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4.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO Ruta: Nmina Manejo de Novedades Subsidio de Transporte Automtico A travs de este proceso el programa liquida y calcula de forma automtica el Subsidio de Transporte para aquellos empleados cuyo salario bsico mensual sea inferior a dos (2) salarios mnimos mensuales legales vigentes. Este concepto no es necesario generarlo o capturarlo como una novedad, ya que con este proceso el programa lo hace automticamente. Para ejecutar este proceso es necesario ingresar a la opcin y diligenciar los siguientes datos que se describen a continuacin:
Nro de Nmina: En este campo se debe digitar el nmero de la nmina en la que se desea generar la novedad del Subsidio de Transporte. Es la Primera o la Segunda Quincena 1 2: Esta opcin nicamente aplica para el pago de nminas quincenales. Cuando el pago de la nmina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 3 y si el periodo de nmina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Genera la Novedad de Subsidio de Transporte Para Todo el Mes (S/N): Esta pregunta aparece cuando en la opcin anterior se indica al programa que es la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si se digita N nicamente se liquidar el Subsidio de Transporte correspondiente al periodo de nmina que se est liquidando, si se digita S el programa liquidar el Subsidio de Transporte para todo el mes, independiente que el pago de la nmina se efecte quincenal, decanal o semanal.
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4.6. COMPROBANTE AUTOMATICO Ruta: Nmina Manejo de Novedades Generacin Comprobante Automtico Este proceso realiza el clculo automtico de los descuentos que se deben efectuar a los empleados por salud, pensin, fondo de solidaridad pensional y retencin en la fuente.
RECUERDE El clculo de la retencin en la fuente y del fondo de solidaridad pensional nicamente se realizarn en el ltimo periodo de nmina de cada mes. Para la correcta ejecucin de este proceso se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
Parmetros: Se debe marcar esta opcin para definir los parmetros para el clculo de la retencin en la fuente y el programa desplegar la siguiente pantalla:
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Lmite Valor Exento Para la Base: En este campo se debe digitar el valor de $4.278.000 (valor base ao 2004) de acuerdo a lo establecido en el artculo 17 de la ley 788 de 2002 (Reforma Tributaria), en el que se indica que las rentas de trabajo exentas corresponden al veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente a cuatro millones de pesos m/cte. ($4.000.000.oo). (Valor base ao 2003). Porcentaje para Salario Integral: En este campo se debe digitar el 0.75, el cual corresponde al porcentaje por el que se debe multiplicar el salario integral para efectuar el clculo de la base de retencin en la fuente.
Una vez se han definido los parmetros se procede a ejecutar el proceso del comprobante automtico en el que aparecer la siguiente pantalla:
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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Importante: En su nmina pueden haber empleados que ya se han retirado Desea Procesarlos, Ignorarlos o Eliminarlos? : En esta opcin se recomienda escoger la opcin de Ignorarlos para que el programa omita a los empleados retirados y efecte los clculos correspondientes de salud, pensin, fondo de solidaridad y retencin en la fuente a los empleados activos. Calcula Retencin a la Prima de Servicios?: Esta opcin nicamente aplica para el clculo de la retencin en la fuente cuando se esta la liquidacin de la prima de servicios en el mismo periodo en el que se har el pago de la nmina. Si se esta aplicando el procedimiento 1 el programa efectuar el clculo de la retencin en la fuente sobre la prima de servicios y por separado calcular la retencin para los dems conceptos que forman base de retencin como el salario, horas extras, comisiones, etc. Si se esta aplicando el procedimiento 2 la prima de servicios se suma a los dems conceptos que forman base para el clculo de retencin en la fuente.
Despus de Marcar estas opciones el programa mostrar la siguiente opcin:
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Desea Aplicar el Descuento por Porcentaje o por Valor? En esta opcin se determina el clculo de la retencin en la fuente: aplicando el porcentaje o el valor establecido en la tabla de retencin.
Despus de seleccionar esta opcin el programa mostrar la siguiente pantalla:
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Desea Incluir la Retencin: Si se marca esta opcin el programa calcular automticamente el descuento de retencin en la fuente para aquellos empleados con salario integral o cuyos ingresos estn dentro de los rangos establecidos en la tabla de retencin. Si no se marca esta opcin nicamente se efectuarn los clculos para los descuentos de salud y pensin. Recuerde que la retencin en la fuente se calcula en el ltimo periodo de pago del mes. Tabla de Retencin: En esta opcin el programa mostrar la tabla de retencin el fuente la cual puede ser modificada de acuerdo a los rangos que se establecen para cada ao o se puede actualizar de forma automtica con el archivo ZRET y el ZRET.IDX suministrado por Informtica y Gestin S.A. (Este archivo se debe copiar en SIIWINN donde NN es en nmero de la empresa que se esta trabajando).
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Novedades: En la opcin de novedades el programa solicitar el nmero de la nmina en la que se efectuarn los clculos de salud, pensin, fondo de solidaridad y retencin en la fuente.
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Es La Quincena 1 2: Esta opcin nicamente aplica para el pago de nminas quincenales. Cuando el pago de la nmina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 3 y si el periodo de nmina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Calcula Las Novedades de Salud y Pensin de Todo el Mes: Esta pregunta aparece cuando en la opcin anterior se indica al programa que es la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si no se marca la opcin nicamente se calcular salud y pensin correspondiente al periodo de nmina que se esta liquidando, si se marca la opcin el programa liquidar salud y pensin para todo el mes, independiente que el pago de la nmina se efecte quincenal, decanal o semanal.
Despus de ejecutar la opcin anterior el programa ejecutar un proceso de verificacin y aparecer el siguiente mensaje:
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Si el periodo de nmina que se esta liquidando es semanal, decanal o quincenal se debe marcar la letra I para que el programa calcule los descuentos de salud y pensin sobre los ingresos del empleado. El programa genera este mensaje porque no se esta liquidando todo el mes sino un periodo. Ej. A un empleado que gana el salario mnimo legal vigente se le liquida una quincena, su salario real para este periodo ser el mnimo legal vigente dividido en dos. Este resultado es el que detecta el programa en el periodo de nmina que se esta liquidando. Sin embargo al final del mes despus de haber liquidado las dos quincenas del mes, el total de los descuentos de salud y pensin correspondern al total del clculo efectuado sobre el salario mnimo legal vigente. Despus de ejecutar este proceso aparecer el siguiente mensaje:
RECUERDE El clculo de la retencin en la fuente y del fondo de solidaridad pensional nicamente se realizarn en el ltimo periodo de nmina de cada mes.
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5. PROCEDIMIENTOS DE RETENCION EN LA FUENTE

En la ley 788 de 2002 se efectuaron modificaciones al procedimiento para el clculo de la retencin en la fuente sobre salarios. Los pasos para ejecutar el nuevo procedimiento se describe a continuacin: Notas Aclaratorias: Rentas de trabajo exentas. Modificase el numeral 10 del artculo 206 del Estatuto Tributario, as: El veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente a cuatro millones de pesos ($4000.000) (Valor base ao 2003). Deducciones para retencin: o Intereses por correccin monetaria generada por obligaciones hipotecarias. o Medicina Prepagada. o Educacin del ncleo familiar. o Costo financiero por Leasing Hipotecario. o Ahorro al fomento de la construccin AFC (Ahorro Programado) La base para el calculo de la pensin no debe ser mayor a 25 salarios mnimos que correspondera a $ 503.438.oo (Se toma el valor del salario mnimo que corresponde a $358.000 valor base ao 2004, se multiplica por 25 y al resultado se le aplica el 5.625% que corresponde al 3.625% del aporte de pensin, 1% del fondo de solidaridad pensional y el 1% de aporte a la subcuenta de subsistencia). La renta exenta de los trabajadores se limita mensualmente a cuatro millones doscientos setenta y ocho mil pesos ($4278.000) (Valor base ao 2004). Cuando el clculo de la base de retencin supera los $8.000.000.oo que corresponde al tope de la tabla, se debe aplicar el 35% de retencin a la diferencia entre este valor y la base calculada.
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5.1. PROCEDIMIENTO No. 1 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 5.1.1 Manejo en SIIGO Salarios Integrales
SUELDO 20,000,000.00 30% FACTOR PRESTACIONAL 6,000,000.00 TOTAL BASE DE PENSION 14,000,000.00 APORTE DE PENSION 6.625% 787,500.00 MAXIMO VALOR DE PENSION 503,438 SUELDO PENSION SUBTOTAL PORCENTAJE EXCENTO VALOR EXCENTO 20,000,000.00 503,437.50 19,496,562.50 25% 4,874,140.63
SUELDO 20,000,000.00 PENSION 503,437.50 SUBTOTAL 19,496,562.50 LIMITE VALOR EXCENTO 4,278,000.00 MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION 15,218,562.50 MENOS VALOR DE LA TABLA 8,000,000.00 DIFERENCIA 7,218,562.50 35% SOBRE DIFERENCIA 2,526,496.88 VALOR TABLA DE RETENCION 1,822,000.00 TOTAL RETENCION 4,348,496.88
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5.1.2. Manejo en SIIGO Salarios No Integrales SUELDO 10,000,000.00 APORTE DE PENSION 5.625% 552,500.00 MAXIMO VALOR DE PENSION 503,437.50 SUBTOTAL 9,496,562.50 PORCENTAJE EXCENTO 25% VALOR EXCENTO 2,374,140.63 SUELDO 10,000,000.00 PENSION 503,437.50 SUBTOTAL 9,496,562.50 VALOR EXCENTO 2,374,140.63 MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION 7,122,421.88 VALOR TABLA DE RETENCION 1,606,500.00 5.2. PROCEDIMIENTO No. 2 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 5.2.1. Manejo en SIIGO Salarios Integrales SUELDO 30% FACTOR PRESTACIONAL TOTAL BASE DE PENSION APORTE DE PENSION 5.625% MAXIMO VALOR DE PENSION SUELDO PENSION SUBTOTAL PORCENTAJE EXCENTO VALOR EXCENTO SUELDO PENSION SUBTOTAL LIMITE VALOR EXCENTO MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION PORCENTAJE FIJO TOTAL RETENCION 20,000,000.00 6,000,000.00 14,000,000.00 787,500.00 503,437.50 20,000,000.00 503,437.50 19,496,562.50 25% 4,874,140.63 20,000,000.00 503,437.50 19,496,562.50 4,278,000.00
15,218,562.50 29.00% 4,413,383.13
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5.2.2. Manejo en SIIGO Salarios No Integrales SUELDO APORTE DE PENSION 5.625% MAXIMO VALOR DE PENSION SUBTOTAL PORCENTAJE EXCENTO VALOR EXCENTO SUELDO PENSION SUBTOTAL VALOR EXCENTO MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION PORCENTAJE FIJO TOTAL RETENCION 10,000,000.00 562,500.00 503,437.50 9,496,562.50 25% 2,374,140.63 10,000,000.00 503,437.50 9,496,562.50 2,374,140.63
7,122,421.88 22.55% 1,606,106.13
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6. PAGO DE NOMINA
RUTA: Nmina Pago de Nmina Una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nmina, se han ejecutado los procesos de subsidio de transporte automtico y comprobante automtico, se procede a efectuar el pago de la nmina. Para el registro contable o causacin de la nmina se deben diligenciar los siguientes campos una vez se ingresa a la opcin:
Nmina Nmero? (01/99): En este campo se debe digitar el nmero de la nmina a pagar. Es la Quincena 1 o 2: Esta opcin aplica nicamente para el pago de nminas quincenales. Cuando el pago de la nmina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 o 3 y si el periodo de nmina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Recuerde que la nmina 99 se emplea para hacer consolidaciones. Cheque Comprobante: Si el pago de la nmina se efecta en Cheque se debe escoger esta opcin para que el programa genere un comprobante de egreso y un cheque por cada empleado. Si el pago de la nmina se realiza en efectivo o abono a travs de una cuenta de ahorros, se debe escoger la opcin de Comprobante para que el programa genere un comprobante de contabilizacin de la nmina por cada empleado.
Si se selecciona la opcin de Cheque el programa desplegar la siguiente pantalla:
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Proceso Automtico: Si se omite esta opcin el programa solicitar por cada comprobante de egreso la cuenta del banco del que se girarn los cheques, el nmero del cheque que se va a girar y de forma automtica comienza a mostrar a cada uno de los empleados, graba el comprobante de egreso y permite efectuar la impresin del cheque. Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo G Comprobante de Egreso y automticamente se desplegar la siguiente pantalla:
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NOTA: Si la opcin de proceso automtico fue marcada, el programa solicitar un documento tipo G Comprobante de Egreso y grabar de forma automtica un comprobante de egreso por cada empleado, pero nicamente solicitar la cuenta del banco y el nmero del cheque para el primer comprobante de egreso. Los cheques pueden ser impresos por cada comprobante de egreso. Si se escoge la opcin de Comprobante el programa desplegar la siguiente pantalla:
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Actualiza Todos los Empleados: Si se omite esta opcin el programa activar una pantalla en la que solicitar el tipo y nmero del comprobante que se va a generar y la cuenta de nmina por pagar (220505). Una vez se han ingresado estos datos el programa mostrar a cada uno de los empleados para que se grabe un comprobante en el que contabilizar la nmina. Si se escoge esta opcin el programa grabar un comprobante de forma automtica por cada empleado. Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo L Otros, que debe estar previamente creado. Nmero de la Cuenta: Se debe digitar la cuenta 250505 - Nmina por Pagar.
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7. PARAFISCALES
Ruta: Nmina Comprobante Parafiscales Comprobante Parafiscal En esta opcin el programa efecta el registro contable de los aportes parafiscales que corresponden al SENA, ICBF y Caja de Compensacin Familiar. Adicionalmente contabiliza los aportes de salud y pensin a cargo del empleador. Para ejecutar este procedimiento se deben seguir los pasos que se describen a continuacin:
El proceso de comprobante de los parafiscales debe ejecutarse por los grupos: 51 Gastos de Administracin 52 Gastos de Ventas 52 Mano de Obra (Produccin)
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Los campos que s deben diligenciar son los siguientes: Nit de la Empresa: En este campo se debe digitar el nit de la empresa que efecta el pago de los aportes parafiscales. Cuenta del Sena: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilizacin del aporte al SENA (51057800, 52057800, 72057800). Cuenta del ICBF: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilizacin del aporte al ICBF (51057500, 52057500, 72057500). Cuenta de Subsidio Familiar: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilizacin del aporte a la Caja de Compensacin Familiar (51057200, 52057200, 72057200). Cuenta del Fondo de Salud: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilizacin del aporte que efecta el empleador por salud (8% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de aportes a entidades promotoras de salud (510569, 520569 y 720569) se auxiliarizaron con el mismo cdigo de la cuenta de los fondos de salud creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el cdigo nicamente al nivel Sub-cuenta y dejar el cdigo del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomar de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado.
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Cuenta del Fondo de Pensin: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilizacin del aporte que efecta el empleador por pensin (10.875% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de aportes a fondos de pensiones (510570, 520570 y 720570) se auxiliarizaron con el mismo cdigo de la cuenta de los fondos de pensin creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el cdigo nicamente al nivel Sub-cuenta y dejar el cdigo del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomar de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado. Cuenta de Pago: En este campo se debe digitar la cuenta 237010 Aportes al I.C.B.F, SENA, y Cajas de Compensacin Familiar. Aplica C. Costo del Empleado/Acumulados (E/A): Si se escoge la opcin del centro de costo del empleado el programa afectar contablemente el centro de costo que tiene asignado cada uno de los empleados en la hoja de vida, en caso contrario llevar el total de cada concepto a un solo centro de costo.
Despus de digitar todas las cuentas contables relacionadas con los aportes parafiscales el programa mostrar una ventana en la que se debe se debe indicar si la empresa es beneficiaria del decreto 258 del 11 de Febrero de 1999.
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Tipo de Documento: En este campo se debe escoger un documento tipo L (Otros), que debe estar previamente creado, para efectuar la contabilizacin de los aportes parafiscales y aportes de salud y pensin a cargo del empleador.
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8. CALCULO PROVISIONES DE NOMINA

Ruta: Nmina Comprobantes Prefijados Utiliza Prefijados El clculo de las provisiones de nmina se ejecuta de forma automtica a travs del siguiente procedimiento:
Tipo: En este campo se debe escoger un documento tipo L (Otros), que debe estar creado previamente. Nro. Comp. Inic.: En este campo se debe digitar el nmero del comprobante prefijado inicial que se parametrizo para el clculo de las provisiones de nmina. Nro. Comp. Final.: En este campo se debe digitar el nmero del comprobante prefijado final que se parametrizo para el clculo de las provisiones de nmina.
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9. INFORMES DE NOMINA
9.1. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S. Ruta: Nmina Manejo de Novedades Autoliquidacin El informe de Autoliquidacin es solicitado nicamente por el I.S.S. para efecto de comparar los aportes realizados por la empresa para cada uno de los empleados.
para generar Al ingresar a la opcin, el programa habilitar estos dos iconos el informe. El icono de impresin genera lleva el informe directamente a la impresora y el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar.
Una vez se ha escogido la opcin de generacin del informe el programa mostrar la siguiente pantalla:
El mensaje hace referencia a que la Autoliquidacin del I.S.S. nicamente se puede generar despus de que se haya contabilizado la ltima nmina del mes y se hayan generado todos los comprobantes por cada uno de los empleados. Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla:
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Proceso Nuevo: Si se est generando la autoliquidacin por primera vez, se debe marcar esta opcin, si ya se efectu la autoliquidacin en un determinado mes y se quiere consultar se debe omitir esta opcin presionando la tecla Enter. Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla, donde se debe ingresar toda la informacin patronal correspondiente a: nmero del Nit; dgito de verificacin; tipo de identificacin, si es Nit, se debe marcar la letra N, si es Cdula de Ciudadana se debe marcar la letra C E si es Cdula de Extranjera; el nmero patronal, el cdigo de la sucursal, el municipio y el del departamento.
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Adems se deben tramitar los siguientes datos: Liquida ARP (Si/No): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa, el programa liquidar el ARP en la Autoliquidacin del I.S.S., en caso contrario no efectuar la liquidacin de Riesgos Profesionales. Aplica ATEP individual (Si/No): Si la respuesta a la pregunta anterior fue positiva el programa preguntara si liquida ATEP individual, para liquidarlo empleado por empleado, en caso contrario liquidar un solo total.
Novedades: Si existe alguna novedad como incapacidades, licencias, o licencias de maternidad que se deban reportar dentro de la autoliquidacin se
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debe marcar esta opcin, en caso contrario se omitir esta opcin presionando la tecla Enter. Si la opcin fue marcada, el programa pide diligenciar los siguientes datos:
Cdula: En este campo se debe digitar el nmero de cdula del empleado al las teclas de que se va a generar la novedad. Si no se conoce con el icono funcin F2 F3 se puede efectuar la bsqueda de los empleados de la compaa. Tipo de Documento: En este campo se debe digitar la letra C que corresponde a Cdula de Ciudadana. Pensin IVM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. Desplegando la ventana el programa permitir escoger el origen de la incapacidad como son: R Retiro, T - Traslado L - suspensin temporal. Si se marca alguna opcin posteriormente ser necesario ingresar el nmero de das de la novedad y el da de inicio de la novedad. Salud EGM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. Desplegando la ventana, el programa permitir escoger el origen de la incapacidad como son: R - Retiro, T - Traslado L - Suspensin Temporal. Si se marca alguna opcin posteriormente ser necesario ingresar el nmero de das de la novedad y el da de inicio de la novedad. Enfermedad ATEP: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. Desplegando la ventana el programa permitir escoger el origen de la incapacidad como son RRetiro, T-Traslado, L- suspensin temporal, I incapacidad V - Vacaciones. Si se marca alguna opcin posteriormente ser
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necesario ingresar el nmero de das de la novedad y el da de inicio de la novedad. Posteriormente se debe indicar el origen de la incapacidad:
Se debe escoger la opcin correspondiente A - Ambulatoria, M - Maternidad P Profesional. Posteriormente se debe escoger la forma de pago de la incapacidad:
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Se puede escoger la opcin de Pago Parcial, es decir, el 75% de la incapacidad se puede escoger Completa para pago total, es decir, el 100% de la incapacidad. Una vez se han capturado todos los datos se sale de la opcin con el icono tecla ESC. o con la
Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla en la que se puede hacer el registro de los intereses de mora y el nmero de das que estuvo en mora, en caso de que se hayan generado, en caso contrario se puede pasar con Enter.
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Notas Dbito: As mismo se pueden registrar las notas dbito por ARP Administradora de Riesgos Profesionales, IVM - Invalidez Vejez Muerte, EGM Enfermedad General Muerte en caso de que haya lugar a ellas, en caso contrario se puede pasar con Enter. Notas Crdito: Tambin se puede hacer el registro de las notas crdito por ARP Administradora de Riesgos Profesionales, IVM - Invalidez Vejez Muerte, EGM Enfermedad General Muerte en caso de que haya lugar a ellas, en caso contrario se pueden pasar con Enter. Incapacidades: Para el registro de las incapacidades que se van a cobrar al seguro social existen los campos de Incapacidad No., Valor ARP Inc. y Valor EGM Inc., en los que se debe digitar la informacin correspondiente a las incapacidades en caso contrario se puede pasar con Enter. De la misma manera se puede efectuar el registro de las licencias de maternidad. Si existen saldos a favor del mes anterior se debe registrar la informacin correspondiente a los campos que seala el programa, en caso contrario pasar con Enter. Una vez se han ingresado todos los datos el programa generar la autoliquidacin del I.S.S. en el formato establecido por esta entidad. As mismo se generan los archivos planos para el I.S.S. con los nombres CINTI, CINTF y AUTOL1, que se encuentran ubicados en SIIWINN.
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9.2. AUXILIAR DE NOMINA Ruta: Nmina Informes de Nmina Auxiliar de Nmina Este informe muestra todas las contabilizaciones que se han realizado en las cuentas que estn amarradas a los conceptos de ingreso o deduccin. Para la generacin del Auxiliar de Nmina se deben seguir los procedimientos que se describen a continuacin:
Al ingresar a la opcin se debe marcar la letra D, para que el programa muestre la descripcin del movimiento efectuado. Inmediatamente se habilita la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes datos:
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Desde: En este campo se debe digitar el mes y da desde el que se quiere generar el auxiliar de nmina. Hasta: En este campo se debe digitar el mes y da hasta el que se quiere generar el auxiliar de nmina. Cuenta Desde: En este campo se debe digitar el cdigo de la cuenta inicial desde el que se desea generar el auxiliar de nmina. Cuenta Hasta: En este campo se debe digitar el cdigo de la cuenta final hasta el que se desea generar el auxiliar de nmina. Si se presiona la tecla Enter dos veces el programa asumir todas las cuentas que intervinieron en el proceso de nmina, es decir, desde la cuenta (0000000000) hasta la cuenta (9999999999).
Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitar estos tres iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 9.3. INFORMES A FONDOS RUTA: Nmina Informes de Nmina Informe a Fondos Los informes a fondos permiten obtener informacin sobre el detalle de los aportes de Salud, Pensin y ARP del empleado y el empleador, los cuales sirven como base para generar la autoliquidacin por cada uno de los fondos que maneja la empresa. Para la generacin de los Informes a Fondos se deben diligenciar los campos que se describen a continuacin:
Estndar: Escogiendo esta opcin el programa genera el Informe a Fondos detallado empleado por empleado y el aporte que debe efectuar el empleador para cada uno de los fondos de salud y pensin.
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Por Fondos: Escogiendo esta opcin el programa genera informe para los fondos de pensin, un informe para los fondos de salud y un informe de liquidacin de ARP, en los que permite asignar las novedades por incapacidades, licencias y vacaciones de los empleados. Pensiones: Escogiendo esta opcin el programa genera la informacin de los aportes de pensin, aporte al fondo de solidaridad y aporte a la subcuenta de subsistencia.
ESTANDAR Escogiendo la opcin de estndar el programa mostrar la siguiente pantalla:
Alfabtico: Organiza la Informacin de acuerdo al nombre de los empleados. Numrico: Organiza la informacin por el nmero de cdula de los empleados.
Despus de escoger esta opcin el programa mostrar la siguiente ventana:
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe
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directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.
POR FONDOS Escogiendo la opcin por fondos el programa mostrar la siguiente pantalla:
Este mensaje indica que los informes a fondos nicamente se pueden generar despus de haber contabilizado todas las nminas del mes. Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla:
Digite el Cdigo de la Sucursal: Si el informe a fondos se quiere generar por sucursal se puede hacer siempre y cuando en la creacin de los empleados se haya marcado la opcin del manejo de sucursales, en caso contrario, se digita el nmero uno (1). Aplica ATEP Individual: Si se escoge esta opcin, el programa generar un informe en el que liquidar ARP por cada uno de los empleados aplicando la
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tarifa asignada en la hoja de vida, en caso contrario solicitar la tarifa de ARP con la que se efectuar la liquidacin. Una vez se han escogido estas opciones el programa mostrar la siguiente pantalla:
Novedades: Si existe alguna novedad como incapacidades, licencias o licencias de maternidad que se quieran visualizar en el informe a fondos se debe escoger esta opcin, en caso contrario se debe omitir.
Al elegir la opcin anterior el programa desplegar la siguiente pantalla:
Los campos que se deben diligenciar son:
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Cdula: En este campo se debe digitar el nmero de la cdula del empleado a quin se generar la novedad. Si no se conoce, con las teclas de funcin F2 F3 se puede efectuar la bsqueda de los empleados de la compaa. Tipo de Documento: En este campo se debe digitar la letra C que corresponde a cdula de ciudadana. Pensin IVM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orgenes como son: R Retiro, T - Traslado L- suspensin temporal. Si se escoge alguna opcin posteriormente ser necesario ingresar el nmero de das de la novedad y el da de inicio de la novedad. Salud EGM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orgenes como son: R - Retiro, T Traslado L - suspensin temporal. Si se escoge alguna opcin posteriormente ser necesario ingresar el nmero de das de la novedad y el da de inicio de la novedad. Enfermedad ATEP: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orgenes como son: R Retiro, T - Traslado, L - suspensin temporal V - Vacaciones. Si se escoge alguna opcin posteriormente ser necesario ingresar el nmero de das de la novedad y el da de inicio de la novedad. Origen Incap.: En este campo debe indicar el origen de la incapacidad, segn corresponda: A - Ambulatoria, M - Maternidad P - Profesional: Pago Incapacidad: En este campo se debe digitar la forma de pago de la incapacidad: Para pago Parcial, es decir, el 75% de la incapacidad se debe marcar la letra P para pago total, es decir, el 100% se debe marcar la letra C.
Una vez se han capturado todos los datos se sale de la opcin con la tecla ESC. Posteriormente el programa mostrar la siguiente pantalla:
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Desea Imprimir Informe por EPS: Si se escoge esta opcin el programa generar el informe por cada una de los fondos de salud. Desea Imprimir Informe por AFP: Si se escoge esta opcin el programa generara el informe por cada uno de los fondos de pensin. Desea Imprimir Informe por ARP: Si se escoge esta opcin el programa generara el informe liquidando la ARP por cada uno de los empleados.
NOTA: Si solo desea tener algn informe especfico, marque la opcin deseada, si desea generar los informes por salud, pensin y ARP, marque todas las opciones, si no marca ninguna opcin el programa no generar ningn informe.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar. PENSIONES Si se escoge la opcin de pensiones el programa mostrar la siguiente pantalla:
Alfabtico: Organiza la Informacin de acuerdo al nombre de los empleados. Numrico: Organiza la informacin por el nmero de cdula de los empleados.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.
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9.4. VOLANTES DE PAGO RUTA: Nmina Informes de Nmina Planilla General A travs de esta opcin el programa permite generar los volantes de pago para cada uno de los empleados liquidados en cada periodo de nmina. Para generar este informe se deben diligenciar los siguientes campos:
Periodo de Pago del: El este campo se debe digitar la fecha desde la cual se esta generando el pago de la nmina. Periodo de Pago del: El este campo se debe digitar la fecha final del periodo de nmina del cual se quieren generar los volantes de pago.
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Nmina: En este campo se debe digitar el periodo de nmina en que se desea generar los volantes de pago. Impresin Por Pgina Dos: Si se marca esta opcin el programa generar dos volantes de pago en una hoja tamao carta. Los volantes sern de empleados diferentes. Tres: Si se marca esta opcin el programa generar tres volantes de pago en una hoja tamao carta. Los volantes sern de empleados diferentes. Dinmico: Si se marca esta opcin el programa generar los volantes de pago de los empleados que logre acomodar en una hoja tamao carta. Los volantes sern de empleados diferentes. Minerva: Si se marca esta opcin el programa generar los volantes de pago en el formato minerva. Los volantes sern de empleados diferentes. General: Si se marca esta opcin el programa generar una planilla para la firma de los empleados, para indicar que el pago de la nmina fue recibido.
Generacin Todos: Si se escoge esta opcin el programa mostrar todos los empleados seleccionados en el periodo de nmina seleccionado. Un Empleado: Si se escoge esta opcin el programa nicamente mostrar el empleado seleccionado. Resumen: Si se escoge esta opcin el programa mostrar un resumen del valor de cada uno de los conceptos pagados o deducidos en el periodo de nmina seleccionado. NIT Desde: En este campo se debe digitar el nmero de cdula desde el cual se desean generar los volantes de pago. NIT Hasta: En este campo se debe digitar el nmero de cdula hasta el cual se desean generar los volantes de pago. Numrico: Si se marca esta opcin el programa generar los volantes de pago organizados por nmero de cdula de cada empleado. Si no se conoce con el las teclas de funcin F2 F3 se puede efectuar la bsqueda de icono los empleados de la compaa Alfabtico: Si se marca esta opcin el programa generar los volantes de pago organizados por el nombre de cada empleado. Si no se conoce con el icono las teclas de funcin F2 F3 se puede efectuar la bsqueda de los empleados de la compaa Imprime Resumen Por Centro de Costo: Si se escoge esta opcin el programa mostrar un resumen del valor de cada uno de los conceptos pagados o deducidos en el periodo de nmina seleccionado por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Centro de Costo Desde: En este campo se debe digitar el centro de costo desde el cual se desean generar los volantes de pago. Si no se conoce con el las teclas de funcin F2 F3 se puede efectuar la bsqueda de icono los centros de costo existentes.
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Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitar estos tres iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.
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TALLER DE NOMINA SIIGO ESTNDAR WINDOWS FASE I
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10. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1

Para la implementacin del mdulo de nmina es necesario definir los siguientes parmetros. 10.1. CREACIN DE CUENTAS Ruta: Contabilidad Administracin de cuentas Contables Plan de Cuentas Pantalla Verificar que las cuentas que se relacionan a continuacin estn debidamente creadas con las caractersticas de si terceros y si centros de costo.
Salud
Pasivo 2370050100 2370050200 2370050300 Gasto 5105690100 5105690200 5105690300 Pensin Pasivo 2380300100 2380300200 2380300300 Gasto 5105700100 5105700200 510570300 I.S.S. Colfondos Porvenir I.S.S. Colfondos Porvenir I.S.S. Famisanar Compensar I.S.S. Famisanar Compensar
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Cesantas Pasivo 2380305100 Gasto 5105705100 Otras cuentas de nmina Activo 1365950000 Pasivo 2370100000 2365050000 2505050000 2525050000 2610050000 2610100000 2610150000 2610200000 Gasto 5105060000 5105150100 5105150200 5105150300 5105150400 5105150500 5105240000 5105270000 5105300000 5105330000 5105360000 5105390000 5105680000 5105720000 5105750000 5105780000 Sueldos Horas extras diurnas Horas extras nocturnas Horas extras diurnas festivas Horas extras nocturnas festivas Recargo nocturno Incapacidades Subsidio de transporte Provisin de Cesantas Provisin de Intereses de Cesantas Provisin de Prima de servicios Provisin de Vacaciones Aportes a A.R.P. Aporte a cajas de compensacin. Aportes al ICBF Aportes al SENA Aportes al Sena, ICBF y Cajas de Compensacin Retencin por salarios Salarios por Pagar Vacaciones consolidadas Provisin de Cesantas Provisin de Intereses de Cesantas Provisin de Vacaciones Provisin de Prima de servicios Prestamos a empleados Cesantas Porvenir Cesantas Porvenir
90
Presiones la tecla ESC para salir de la opcin o de un click sobre el icono
10.2. CREACIN DE LOS TIPOS DE NMINA Se crean dos tipos: 1. Quincena y 2. Quincena. Tambin el tipo 99 como nmina consolidada. Ruta: Nomina Catlogos Apertura De Nominas
TIPO DE NOMINA DESCRIPCION FORMA DE PAGO
01 02 99
PRIMERA QUINCENA SEGUNDA QUINCENA NOMINA CONSOLIDADA
Q (QUINCENAL) Q (QUINCENAL) M (MENSUAL)
RECUERDE Los periodos de nmina quedaran guardados de forma automtica y no ser necesario ejecutar ninguna accin adicional. Despus de haber creado todos los periodos de nmina presione la tecla ESC o de un click sobre el icono 10.3. CREACIN DE CDIGOS DE LOS FONDOS Ruta: Nmina Catlogo Apertura de Fondos Antes de comenzar a crear los fondos de pensin que maneja la empresa se debe crear el fondo de control de Pensiones y de Salud. Pensin: Tipo Nmero fondo Nombre fondo Aporte total Aporte empleado Mximo (SMLV) Mnimo (SMLV) Aporte Solidaridad Salario Mnimo Aporte a la Subcuenta de Subsistencia: P 00 Enter 14.5 3.625 25 1 1 358.000 N .
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Salud: Tipo Nmero fondo Nombre fondo Aporte Patronal Aporte empleado Mximo (SMLV) Mnimo (SMLV) Cobertura Fam. Salario Mnimo S 00 Enter 8 4 25 1 4 358.000
Despus de haber parametrizado los datos de control se deben crear cada uno los fondos de pensin, salud y cesantas.
RECUERDE El nmero del fondo del fondo debe corresponder con el nmero del auxiliar de las cuentas contables del gasto y del pasivo creadas para salud, pensin y cesantas. SALUD TIPO S S S PENSION. TIPO P P P CESANTIAS. TIPO C No. FONDO 51 NOMBRE FONDO CESANTIAS PORVENIR NIT FONDO F2 CONSULTA No. FONDO 01 02 03 NOMBRE FONDO SEGURO SOCIAL COLFONDOS PORVENIR NIT FONDO F2 CONSULTA F2 CONSULTA F2 CONSULTA No. FONDO 01 02 03 NOMBRE FONDO SEGURO SOCIAL FAMISANAR COMPENSAR NIT FONDO F2 CONSULTA F2 CONSULTA F2 CONSULTA
92
RECUERDE Los fondos creados quedaran guardados de forma automtica y no ser necesario ejecutar ninguna accin adicional. Despus de haber creado todos los fondos de nmina presione la tecla ESC o de un click sobre el icono 10.4. CREACIN DE CONCEPTOS DE NMINA Ruta: Nomina Catlogos Apertura De Conceptos Se recomienda crear los conceptos de la siguiente manera: Ingresos: Deducciones: INGRESOS 01 02 03 04 TIPO I/D I I I I DESCRIP SUELDO SUB.TRANSPORTE H.EXTRAS DIUR H.EXTRAS NOCT CUENTA 0000060000 0000270000 0000150100 000015020000 FORMULA S S S S NUMERADOR 1 00 1.25 1.75 DENOMINADOR 30 00 240 240 SALARIO S S S S M. SALDO N N N N CAL. AUTOM T CPTO LIQUID NOTA: Para el concepto de Subsidio de Transporte digite el valor actual y el tope de salarios mnimos mensuales legales vigentes sobre los que para el Subsidio. CONCEPTO 001 050 051 999 .
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CONCEPTO TIPO I/D DESCRIP CUENTA FORMULA NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO M. SALDO CAL. AUTOM CPTO LIQUID
05 I H.EXTRAS FEST.DIURN 0000150300 S 2.25 240 S N
06 I
07 I
H.EXTRAS FEST.NOCT RECARGO NOCTURNO 0000150400 0000150500 S S 2.75 0.35 240 240 S S N N
08 09 10 11 TIPO I/D I I I I DESCRIP COMISIONES INCAPACIDADES VACACIONES CON CESANTIAS CUENTA 0000180000 0000240000 2525050000 2610050000 FORMULA N S S N NUMERADOR 1 1 DENOMINADOR 30 30 SALARIO S S S N M. SALDO N N N N CAL. AUTOM I V CPTO LIQUID CES
CONCEPTO
12 13 14 TIPO I/D I I I DESCRIP INT. CESANTIAS PRIMAS PROV. VACACIONES CUENTA 2610100000 2610200000 2610150000 FORMULA N N N NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO N N N M. SALDO N N N CAL. AUTOM CPTO LIQUID INT PRI VAC
CONCEPTO
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DEDUCCIONES
51 52 53 54 TIPO I/D D D D D DESCRIP AP. PENSION AP. SALUD RETEFUENTE PRESTAMOS CUENTA 2380300000 2370050000 2365050000 1365950000 FORMULA N N N N NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO N N N N M. SALDO N N N S CAL. AUTOM P S R CPTO LIQUID PRE
CONCEPTO
Presione la tecla ESC o de un click sobre el icono 10.5. CREACIN DE EMPLEADOS Ruta: Catalogo Apertura De Empleados
CEDULA APELLIDOS Y NOMBRES 79335789 GUZMAN MENDEZ ARMANDO 52356258 ARIZA MENDEZ ELIZABETH 79636489 CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO 79545712 DIAZ CAMARGO MAURICIO TELEFONOS DIRECCION 3552536 CALLE 160 No. 40-23 2886523 CALLE 35 No. 20-30 2065235 CRA 17 No. 23-21 3256589 CALLE 93 No. 17-18 CARGO GERENTE GENERAL SECRETARIA MENSAJERO JEFE VENTAS
NUMERO CTA CONAVI 2093015700448 2093015700559 2093015700321 2093015700852 SUELDO 8,000,000 650,000 358.000 3,500,000
CENTRO COSTOS ADMON ADMON VENTAS PRODUCCION
SALUD I.S.S FAMISANAR COMPENSAR I.S.S
PENSION I.S.S PORVENIR COLFONDOS I.S.S
CESANTIAS PORVENIR PORVENIR PORVENIR PORVENIR
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RECUERDE En grupo y cuenta contable se digitan los siguientes datos: GRUPO 51 52 72 CUENTA 05 05 05 Administracin Ventas Produccin
Los tres empleados que tienen el sueldo ms alto, son de salario integral. Factor prestacional (30%)
Presione la tecla ESC o de un click sobre el icono 10.6. CREACIN GRUPOS CONTABLES Ruta: Nomina Catlogos Grupos Contables 51 52 72
Presione la tecla ESC o de un click sobre el icono
10.7. DEFINICION DE LOS COMPROBANTES DE PROVISIONES DE NOMINA Ruta: Nmina Comprobantes Prefijados Fijacin de Comprobantes Nro. Comprobante Secuencia Porc Valor Saldo Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripcin Cuenta Dbito NIT Cuenta Crdito NIT : : : : : : : : : : : 001 001 Marcar la Opcin Marcar Movimiento 8.33 5105060000 Provision de Cesantas 5105300000 800100200 2610050000 800100200
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Nro. Comprobante Secuencia Porc Valor Saldo Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripcin Cuenta Dbito NIT Cuenta Crdito NIT Nro. Comprobante Secuencia Porc Valor Saldo Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripcin Cuenta Dbito NIT Cuenta Crdito NIT Nro. Comprobante Secuencia Porc Valor Saldo Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripcin Cuenta Dbito NIT Cuenta Crdito NIT Nro. Comprobante Secuencia Porc Valor Saldo Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripcin Cuenta Dbito NIT Cuenta Crdito NIT
: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :
001 002 Marcar la Opcin Marcar Movimiento 8.33 5105270000 Provision de Cesantas 5105300000 800100200 2610050000 800100200 002 001 Marcar la Opcin Marcar Movimiento 1 5105060000 Provision Intereses de Cesantas 5105330000 800100200 2610100000 800100200 002 002 Marcar la Opcin Marcar Movimiento 1 5105270000 Provision Intereses de Cesantas 5105330000 800100200 2610100000 800100200 003 001 Marcar la Opcin Marcar Movimiento 8.33 5105060000 Provision Prima de Servicios 5105360000 800100200 2610200000 800100200
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Nro. Comprobante Secuencia Porc Valor Saldo Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripcin Cuenta Dbito NIT Cuenta Crdito NIT Nro. Comprobante Secuencia Porc Valor Saldo Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripcin Cuenta Dbito NIT Cuenta Crdito NIT
: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :
003 002 Marcar la Opcin Marcar Movimiento 1 5105270000 Provision Prima de Servicios 5105360000 800100200 2610200000 800100200 004 001 Marcar la Opcin Marcar Movimiento 4.17 5105060000 Provision Vacaciones 5105390000 800100200 2610150000 800100200
RECUERDE Las provisiones se deben efectuar por cada cuenta que forme base para la liquidacin de las prestaciones sociales como el Salario, Subsidio de Transporte, Comisiones, Bonificaciones, Horas Extras, etc. y por cada grupo que maneje la empresa, es decir, 51 Administracin, 52 Ventas, 72 Produccin. 10.8. LISTADOS DE LOS PARMETROS DEFINIDOS. Ruta: Nmina Catlogo Lista de Empleados Este informe muestra un resumen de cada una de las hojas de vida de los empleados que fueron creados. Para la generacin de este informe es necesario ingresar la siguiente informacin: Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se desea consultar. Si se quieren consultar los empleados de todos los centros de costo se debe digitar el asterisco (*).
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nicamente Empleados Excluidos Aportes Cajas, ICBF y SENA: Esta opcin permite generar un listado nicamente de los empleados que estn excluidos de los aportes parafiscales digitando la letra marcando el campo, pero si se quieren consultar todos los empleados se debe omitir la opcin presionando Enter. Lista los Retirados: Si se marca la esta opcin el informe se genera con los empleados activos y los que ya estn retirados, si se omite esta opcin genera el informe nicamente con los empleados activos.
Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitar estos tres iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 10.9. LISTA TIPOS DE NOMINA Ruta: Nmina Catlogo Lista Tipos de Nmina A travs de este informe se puede efectuar una verificacin de los tipos de nmina creados. Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar. 10.10. LISTA CONCEPTOS DE NOMINA Ruta: Nmina Catlogo Lista Conceptos de Nmina A travs de este informe se puede efectuar una verificacin de los conceptos de nmina creados.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar.
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10.11. LISTA TIPOS DE FONDOS Ruta: Nmina Catlogo Lista F. Pensin/Salud/Cesant. A travs de este informe se puede efectuar una verificacin de los diferentes fondos creados en el mdulo de nmina.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar.
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TALLER DE NOMINA SIIGO ESTNDAR WINDOWS FASE II
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11. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II

En este Fase se indicarn los procedimientos para la liquidacin y pago de la nmina y as mismo se efectuara la generacin de informes. Para desarrollar este se deben seguir los procedimientos que se describen a continuacin. 11.1. GENERACIN DE NOVEDADES Ruta: Nmina manejo de novedades generacin de novedades - nicas. Se deben generar las siguientes novedades para la primera quincena: Concepto 001 Descripcin Salario Bsico Variable 15
o con la tecla de funcin F1 y Para terminar se debe dar un click sobre el icono aplica a todos los empleados dar click sobre la opcin SI. 11.2. CAPTURA DE NOVEDADES. Ruta: Nmina manejo de novedades Captura de novedades Esta opcin se va a utilizar para modificar novedades e incluir las pendientes para cada uno de los empleados. NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso), NO marcamos la opcin porque estamos continuando con la captura de novedades. Para consultar los empleados de un click sobre el icono F2 o F3 y para grabar la informacin oprima la tecla F1. HORAS EXTRA Y RECARGOS EMPLEADO GONZALEZ JIMENEZ LUIS ERNESTO MENDIETA CASAS MARIA ALEJANDRA CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO ARIZA MENDEZ ELIZABETH H.EXT. DIURNA 10 H.EXT NOCTURN A 4 10 8 8 4 H.EXT FESTIVA DIURNA H. EXT FESTIVA NOCTURNA RECARGO NOCTURNO 60 6 2 o con la tecla de funcin
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COMISIONES Y PRESTAMOS EMPLEADO DIAZ CAMARGO MAURICIO TORRES AGUILAR LIGIA MARIA SANCHEZ QUINTANA JOSE ARMANDO MARTINEZ SALCEDO ADRIANA CASAS NIETO SANDRA MILENA COMISIONES 800.000 490.000 386.000 200.000 280.000 PRESTAMOS 100.000 0 25.000 50.000 100.000
11.3. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE Ruta: Nomina Manejo de Novedades - Subsidio de Transporte Automatico No. De Nmina Es la quincena 1 o 2 Presionar Enter 01 01
11.4. CLCULO DE PENSIN, SALUD Y RETEFUENTE Ruta: Nmina Manejo de novedades Generacin Comprobante Automtico Marcamos la opcion de Ignorar para ignorar los empleados que puedan estar retirados. Calcular la retencin a la prima de servicios omitir la opcin presionando Enter
Esta opcin aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de servicios para calcular la retencin en la fuente. Se omite la opcin del calculo de retencin a la prima de servicios. Se marca la opcin de Valor para aplicar el descuento de retencin en la fuente por valor ya que la tabla esta creada de esta forma. Desea incluir la retencin? Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes, por ello se omite la opcin presionando Enter. Se marca la opcin de Novedades para correr el calculo de pensin y salud. No. De nmina: 01 Es la quincena 1 o 2: 1
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11.5. VERIFICACIN DE NOVEDADES Ruta: Nmina Informes de Nmina Planilla por Centro de costos Escogencia. Este es el informe ms apropiado para realizar la verificacin de las novedades de nmina capturadas para cada empleado. Nmina Nro. (01/99): 01 Nro. Conceptos Deducciones: DEDUCCIONE 51 Aportes Pensin 52 Aportes Salud 54 Prestamos a empleados
INGRESOS 01 Sueldo 02- Subsidio de Transporte 03 Horas extras diurnas 04 Horas extras nocturnas
Digite el periodo de la nmina a imprimir (Ej. 2003/12/01 al 2003/12/15). Centros de Costos: Digite (0000) para que los tome todos Genere el informe para listarlo por pantalla.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 11.6. CORRECCIN DE NOVEDADES A criterio propio van a corregir las novedades de cualquier empleado. Ruta: Nmina manejo de novedades Captura de novedades NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso SI/NO), se omite la opcin presionando Enter porque se estan corrigiendo novedades.
o con la tecla de funcin F2 se peude efectuar la consulta y Con el icono seleccin de los empleados a los que se les va a efectuar la correcion de las novedades. Se Se da un click sobre el concepto que se quiere corregir.
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Tengan en cuenta que con la tecla F5 se elimina una lnea o secuencia y con la tecla F4 se elimina todas las novedades del empleado.
11.7. CLCULO DE PENSIN, SALUD Y RETEFUENTE. Es necesario volver a calcular pensin y salud porque se cambiaron novedades de la nmina, por esta razn al correr el proceso se retoman las nuevas novedades. Ruta: Nmina manejo de novedades Generacin Comprobante Automtico. Seleccionamos la opcin de Ignorar para los empleados retirados. Calcular la retencin a la prima de servicios omitimos la opcin presionando Enter
Esta opcin aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de servicios para calcular la retencin en la fuente. Aplicar el decuento por Porcentaje o por Valor. Presionar Enter Desea incluir la retencin? Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes, por ello omitimos la opcin Presionando Enter. Marcamos la opcin de Novedades para correr el calculo de pensin y salud. Tabla para realizar correcciones o actualizaciones a la tabla de retencin. No. De nmina: 01 Es la 1 o 2 quincena : 1
11.8. PAGO (CONTABILIZACIN) LA NMINA Ruta: Nmina Pago de Nmina Es el ltimo proceso que se corre de esta secuencia donde se realiza la contabilizacin automtica de la nmina. Nmina Nmero: 01 Es la quincena 1 o 2: 1 La primera quincena se va a pagar por Comprobante
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Actualiza Todo: Marcar la opcin para que los pagos y deducciones de cada uno de los empleados sea contabilizado. Tipo de documento : L Pago Nmina. Nmero de cuenta : 2505050000
11.9 IMPRESIN DE INFORMES Ruta: Nmina Informes de nmina Planilla General 11.9.1. VOLANTES DE PAGO. Este informe esta dado para ser entregado a los empleados, para que estos consulten y firmen lo que se les pago y dedujo. Periodo de Pago del: No. De Nmina: Impresin por Pgina: Generacin: NIT Desde: NIT Hasta: Numrico Imprime Resumen Por C.Costo: Centro de Costo Desde: 11.9.2. RELACIN DE PAGOS Ruta: Nmina Informes de nmina Relacin de Pagos Es el listado que se genera para enviar a la corporacin donde se realiza la consignacin del sueldo de cada empleado. Nmina Nro: 01 o con la tecla de funcin F2 puede consultar y Corporacin: Con el icono escoger la corporacin donde se consigna la nmina. 2003-12-01 al 1 Dos Todos Presionar Enter Presionar Enter Presionar Enter 1 2003-12-15
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11.9.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNTICOS Ruta: Nmina Informes de nmina. Por esta opcin se generan los archivos planos para ser enviados por disquete, Internet, modem o cualquier otro medio a la respectiva corporacin. Escoja la Corporacin Conavi Nuevo Nmina Nro: 01 Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por la respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio degitelos de acuerdo a su criterio. Copiar los archivos Nmina.FIL y Cuentas.FIL y enviar a la corporacin.
EFECTUAR EL CAMBIO DE FECHA Y DIGITA 200-12-30 MES Y EFECTUAR EL PROCESO PARA EL PAGO DE LA SEGUNDA QUINCENA. EL CAMBIO DE FECHA SE REALIZA POR ADMINISTRACION CAMBIO DE FECHA 11.10. GENERACIN DE NOVEDADES Ruta: Nmina Manejo de novedades Generacin de Novedades - nicas Se van a Generar las siguientes novedades para la segunda quincena: Concepto 001 Descripcin Salario Bsico Variable 15
o con la tecla de funcin F1 y Para terminar se debe dar un click sobre el icono aplica a todos los empleados dar click sobre la opcin SI.
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11.11. CAPTURA DE NOVEDADES Ruta: Nmina manejo de novedades Captura de novedades Esta opcin se va a utilizar para modificar novedades e incluir las pendientes para cada uno de los empleados. NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso), NO marcamos la opcin porque estamos continuando con la captura de novedades. Para consultar los empleados de un click sobre el icono F2 o F3 y para grabar la informacin oprima la tecla F1. HORAS EXTRA Y RECARGOS EMPLEADO GONZALEZ JIMENEZ LUIS ERNESTO MENDIETA CASAS MARIA ALEJANDRA CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO ARIZA MENDEZ ELIZABETH H.EXT. DIURNA 8 H.EXT NOCTURN A 4 6 6 4 4 H.EXT FESTIVA DIURNA H. EXT FESTIVA NOCTURNA RECARGO NOCTURNO 60 2 4 o con la tecla de funcin
COMISIONES Y PRESTAMOS EMPLEADO DIAZ CAMARGO MAURICIO TORRES AGUILAR LIGIA MARIA SANCHEZ QUINTANA JOSE ARMANDO MARTINEZ SALCEDO ADRIANA CASAS NIETO SANDRA MILENA COMISIONES 750.000 240.000 180.000 290.000 390.000 PRESTAMOS 100.000 NO TIENE 25.000 50.000 100.000
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11.12. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE Ruta: Nomina Manejo de Novedades - Subsidio de Transporte Automatico No. De Nmina 02 Es la quincena 1 o 2 02 Genera la Novedad de Subsidio de Transporte de Todo el Mes: Se omite la opcin, porque en la primera quincena se efectuo el pago de este concepto a todos los empleados que devengan menos de dos (2) SMMLV. Esta opcin unicamente se marca cuando el pago de la nmina se efectua de forma quincenal, pero el pago del Subsidio de Transporte se realiza de forma mensual. 11.13. CLCULO DE PENSIN, SALUD Y RETEFUENTE Ruta: Nmina Manejo de novedades Generacin Comprobante Automtico Marcamos la opcion de Ignorar para ignorar los empleados que puedan estar retirados. Calcular la retencin a la prima de servicios omitir la opcin presionando Enter
Esta opcin aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de servicios para calcular la retencin en la fuente. Se omite la opcin del calculo de retencin a la prima de servicios. Se marca la opcin de Valor para aplicar el descuento de retencin en la fuente por el valor que aparece en la tabla. Desea Incluir la Retencin: Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes, por ello marcamos la opcin. Se marca la opcin de Novedades para correr el calculo de pensin y salud. No. De nmina: 02 Es la quincena 1 o 2: 2 Calcula las Novedades de Pensin y Salud de Todo el Mes: Se omite la opcin, porque en la primera quincena se efectuo el descuento de salud y pensin a todos los empleados. Esta opcin unicamente se marca cuando el pago de la nmina se efectua de forma quincenal, pero los descuentos de Salud y Pensin se realizan de forma mensual.
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11.14. VERIFICACIN DE NOVEDADES Ruta: Nmina Informes de Nmina Planilla por Centro de costos Escogencia. Este es el informe ms apropiado para realizar la verificacin de las novedades de nmina capturadas para cada empleado. Nmina Nro. (01/99): 02 Nro. Conceptos Deducciones: DEDUCCIONES Aportes Pensin Aportes Salud Retencin en la Fuente Prestamos a empleados
INGRESOS 01 Sueldo 02- Subsidio de Transporte 03 Horas extras diurnas 04 Horas extras nocturnas
51 52 53 54
Digite el periodo de la nmina a imprimir (Ej. 2003/12/16 al 2003/12/30). Centros de Costos: Digite (0000) para que los tome todos Genere el informe para listarlo por pantalla.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 11.15. PAGO (CONTABILIZACIN) LA NMINA Ruta: Nmina Pago de Nmina Es el ltimo proceso que se corre de esta secuencia donde se realiza la contabilizacin automtica de la nmina. Nmina Nmero: 02 Es la quincena 1 o 2: 2 La segunda quincena se va a pagar con Cheque Actualiza Todo: Marcar la opcin para que los pagos y deducciones de cada uno de los empleados sea contabilizado. Tipo de documento : G Comprobante de Egreso
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11.16. GENERACION DE INFORMES 11.16.1 VOLANTES DE PAGO Este informe esta dado para ser entregado a los empleados, para que estos consulten y firmen lo que se les pago y dedujo. Periodo de Pago del: No. De Nmina: Impresin por Pgina: Generacin: NIT Desde: NIT Hasta: Numrico Imprime Resumen Por C.Costo: Centro de Costo Desde: 11.16.2. RELACIN DE PAGOS Ruta: Nmina Informes de nmina Relacin de Pagos Es el listado que se genera para enviar a la corporacin donde se realiza la consignacin del sueldo de cada empleado. Nmina Nro: 02 o con la tecla de funcin F2 puede consultar y Corporacin: Con el icono escoger la corporacin donde se consigna la nmina. 2003-12-16 al 2 Dos Todos Presionar Enter Presionar Enter Presionar Enter 1 2003-12-30
11.16.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNTICOS Ruta: Nmina Informes de nmina. Por esta opcin se generan los archivos planos para ser enviados por disquete, Internet, modem o cualquier otro medio a la respectiva corporacin. Escoja la Corporacin Conavi Nuevo Nmina Nro: 02 Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por la respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio degitelos de acuerdo a su criterio. Copiar los archivos Nmina.FIL y Cuentas.FIL y enviar a la corporacin.
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11.16.4. MAPA DINERO Ruta: Nmina Informes de nmina. Esta opcin sirve como herramienta para determinar en forma detallada cuantos billetes y monedas de cada una de las denominaciones se necesitan para el pago de la nmina. Detallado Nmero de nmina: 02 Denominacin: Digite las denominaciones existentes.
RECUERDE Esta opcin aplica para aquellas empresas que paguen la nmina en efectivo.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 11.16.5. RESUMEN POR CONCEPTO Ruta: Nmina Informes de nmina. Resumen por concepto es una planilla de novedades de nmina para verificar el valor pagada o deducxido a cada uno de los empleados/ El formato de este informe muestra el nmero de nmina y los conceptos con cada uno de los empleados que lo afectaron, totalizando por cada uno de estos. Nmero de nmina: 02 Indique el concepto: Enter para que los tome todos (999)
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.
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11.16.6. AUXILIAR DE NOMINA Ruta: Nmina Informes de nmina. El auxiliar de nmina es el mismo libro auxiliar general, pero en este caso este informe toma solamente las cuentas que estn relacionadas con el mdulo de nmina. Descripcin o Caracterizacin: Digite D (Descripcin) Digite el periodo para la obtencin del informe Para las cuentas presione Enter (El sistema solo toma las de nmina).
11.16.7. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S Ruta: Nmina Manejo de Novedades Autoliquidacin. El proceso de autoliquidacin para el seguro social, es automtico y genera la impresin de la autoliquidacin y los archivos planos para enviar a la entidad. Generar la impresin. Proceso nuevo: Marcar la opcin cuando se corre el proceso por primera vez, se omite cuando se continua ingresando novedades o generando la autoliquidacin. Despus digite los datos generales como nit, digito de verificacin, tipo de nit, nmero patronal, etc.
Los datos que pregunta al final son informativos para que los genere en la impresin del formulario. 11.16.8. INFORME A FONDOS. Ruta: Nmina Informes de nmina. Es una herramienta eficaz para realizar las autoliquidaciones de las otras E.P.S. A.F.P y A.R.P. diferentes al seguro social.
RECUERDE El informe a fondos como la Autoliquidacin para el seguro social, se deben generar una vez se hayan pagado y contabilizado todas las nminas del mes. Marque la opcin Por Fondos.
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Cdigo de sucursal : 1 Aplica ATEP individual: Marcar la opcin para que asuma el porcentaje de la hoja de vida del empleado, si se omite la opcin el programa preguntar el porcentaje general. Imprima cada uno de los informes por E.P.S. A.F.P. y A.R.P.
11.16.9 ACUMULADOS Ruta: Nomina Acumulados Pagos y deducciones Acumulados Este informe ofrece datos en forma resumida de los ingresos y deducciones causados a cada uno de los empleados a una fecha determinada. Marque General Digite el periodo Escoja el rango de empleados Escoja el rango de Centros de Costo Genere la impresin.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitar los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentacin preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 11.16.10. ACUMULADOS MENSUALES Ruta: Nomina Acumulados Pagos y deducciones Acumulados Mensuales Detallados. Este informe ofrece datos en forma detallada por cada pago en cada mes de todos los ingresos y deducciones aplicados a cada empleado a una fecha determinada. Escoja el periodo. Escoja el rango de empleados Escoja el rango de centros de costos Generar la Impresin
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11.17. PROCESO DE PARAFISCALES Ruta Nmina Comprobante Parafiscales - Comprobante Parafiscal A travs de este proceso se efectuar la contabilizacin de los aportes parafiscales. Nit de la Empresa Digite la Cuenta del Sena Digite la Cuenta del ICBF Digite la Cuenta del Sub. Familiar Digite la Cuenta del F. De Salud Digite la Cuenta del F. De Pensin Digite la Cuenta de Pago : : : : : : : 800100200 51057800 51057500 51057200 51056900 51057000 23701000 E Presionar Enter
Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados:
Es usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero: Documento Esta Seguro : :
L-Parafiscales SI
Ahora se debe ejecutar el procedimiento para el grupo 52 Nit de la Empresa Digite la Cuenta del Sena Digite la Cuenta del ICBF Digite la Cuenta del Sub. Familiar Digite la Cuenta del F. De Salud Digite la Cuenta del F. De Pensin Digite la Cuenta de Pago : : : : : : : 800100200 52057800 52057500 52057200 52056900 52057000 23701000 E Presionar Enter
L-Parafiscales SI
Posteriormente se debe ejecutar el procedimiento para el grupo 72 Nit de la Empresa Digite la Cuenta del Sena Digite la Cuenta del ICBF Digite la Cuenta del Sub. Familiar Digite la Cuenta del F. De Salud Digite la Cuenta del F. De Pensin Digite la Cuenta de Pago : : : : : : : 800100200 52057800 52057500 52057200 52056900 52057000 23701000 E
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Presionar Enter
L-Parafiscales SI
RECUERDE Este procededimiento se debe ejecutar por cada cuenta y grupo de gasto que maneje su empresa, es decir, 51 Administracin, 52 Ventas y 72 Produccin. 11.18. PROVISIONES DE NOMINA RUTA: Nmina Comprobantes Prefijados Utiliza Prefijados Tipo Nmero del Comprobante Inicial Nmero del Comprobante Inicial Esta Seguro : : : : L 001 004 SI
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2. CENTROS DE COSTO 3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA

3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS 37 DE NOMINA

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5. PROCEDIMIENTOS DE RETENCION EN LA FUENTE

PAGO DE NOMINA PARAFISCALES CALCULO PROVISIONES DE NOMINA INFORMES DE NOMINA

10. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1

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11. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II

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520578 520575 520572 720578 720575 720572

237010 APORTES AL ICBF, SENA, CAJA COMP. FAMILIAR

261010 PROVISION INT. CESANTIAS

261020 PROVISION PRIMAS

261015 PROVISION VACACIONES

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Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa.

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3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA

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3.2.1. CONTROL PENSIN Ruta: Nmina Catlogo Apertura de Fondos

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