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Guia 185
Guia 185
GTC 185
INTRODUCCIN
TIENE COMO PROPSITO
BRINDAR HERRAMIENTAS QUE FACILITEN LA GESTIN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES, CON EL FIN DE SIMPLIFICAR Y ORGANIZAR LA PRESENTACIN Y EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES IMPRESAS Y ELECTRNICAS. A SU VEZ, CONTRIBUIR CON LA DISMINUCIN DE TIEMPO Y LOS COSTOS, CON BUENA CALIDAD.
ZONAS DE LA HOJA
ZONA 1 Est ubicado el Membrete que incluye razn social, sigla o acrnimo, logotipo en caso de tenerlo y el nmero de identificacin tributaria (NIT), las medidas para est son 14cm horizontal y 3 vertical.
ZONA 2
Pie de pagina, Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, correo electrnico, telfono, lugar de origen y pas. Se recomienda las siguientes medidas entre 1,5 cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y centrado
ZONA 3 Espacio superior derecho destinado al registro y radicacin del documento, es complementaria de la zona1.
MRGENES
Se recomienda
NOTA: Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4cm, que corresponden al encabezado. Este espacio es para la razn social de la organizacin a la cual pertenece el documento que se va a elaborar. As mismo para el margen inferior se dejan entre 2cm y 3cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de pgina y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a las mrgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3cm y 4cm y a la derecha entre 2cm y 3 cm, dependiendo del tamao de encabezado y pie de pgina.
ESTILOS
Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin, se tienen tres estilos como alternativas:
BLOQUE EXTREMO Todas las lneas parten del margen izquierdo BLOQUE Las lneas de cdigo, lugar de origen, fecha de elaboracin, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. SEMIBLOQUE Conservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada prrafo tiene una sangra de 5 espacios a 10 espacios. FUENTE Toda comunicacin se debe escribir en una forma clara, agradable a la vista del lector. La fuente debe ser homognea, con el fin de presentar inconvenientes para su lectura, impresin, digitalizacin y microfilmacin. Los tamaos que se que se recomiendan estn entre los 10 y 12. Se sugiere no utilizar negrilla.
Mximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm
Arial 12
Zona 1
Zona 3
0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario
Entre 3 cm y 4 cm
1 interlinea libre
Entre 2 cm y 3 cm
4 a 5 interlineas libres
Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas
Zona 2
CNI-8-012
Seor GERMN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitacin Empresarial S.A.. Transversal 36 45-80 Bogot D.C..
Este modelo de carta escrita en estilo de bloque extremo es uno de los ms usados en la comunicacin organizacional. Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, coherente, concisa, y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga ms de tres prrafos en cartas de un solo folio. Se adjunta literatura de la Real Academia Espaola. Al observar este modelo, identificar las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicacin efectiva. Entre 2 cm 3 cm Hasta prxima oportunidad.
Entre
3 y 4 cm
Anexo: uno (13 folios) Copias: Sistema, Contabilidad Redactor: Anglica Duque Transcriptor: Mara Lizarazo
Estilo Bloque
Zona 3
Tabulado a 7.5 cm
Entre 3 cm y 4 cm
1 interlinea libre
Entre 2 cm y 3 cm
4 a 5 interlineas libres
Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas
Zona 2
DC-4-015
Seora NIDIA GONZLES MORA Coordinadora rea Bienestar Capacitacin Empresarial S.A.. Calle 34 45-80 Bogot D.C..
Este estilo bloque consiste en que las lneas del cdigo, la fecha, la firma y el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Entre 3 cm y 4 cm
Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto, de la carta, la despedida y las lneas especiales se ubican contra el margen izquierdo. Agradecemos la aplicacin de la gua.
Entre 2 y 3 cm
Anexo: uno (un folio) Copias: Recursos Educativos Transcriptor: Anglica Duque Gmez
Zona 3
Sangra de 5 espacios
Entre 3 cm y 4 cm
Despedida:
1 a 2 interlineas libres
Entre 2 cm y 3 cm
4 a 5 interlineas libres
Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas
Zona 2
DA-5-007
Licenciado GERMN DUQUE MUOS Coordinador Acadmico Desarrollo Talento Humano Actualizacin Empresarial S.A.. Bogot D.C..
Como usted puede observar, este estilo se asemeja al estilo bloque. En cuanto a la distribucin del cdigo, fecha, nombre del remitente y cargo se ubica desde el centro de la hoja hacia el margen derecho.
Entre 3 cm y 4 cm
La nica diferencia es que los prrafos llevan sangra de 5 a 10 espacios que depende de la eleccin del remitente. Para el ejemplo se aplic una sangra de cinco espacios. Cordialmente,
Entre 2 cm y 3 cm
1. Denominacin o ttulo DATOS DEL DESTINATARIO acadmico Se recomienda utilizar 2. NOMBRE DEL DESTINATARIO MAYSCULA INICIAL, para Se sugiere escribirlo con MAYSCULA escribir los nombres de las FIJA; de preferencia se escribe los dos denominaciones o ttulos apellidos. acadmicos. Seor Seora 3. Cargo: Se aconseja escribirlo 4. ORGANIZACIN: Se aconseja Doctora con Mayscula inicial. Los nombres de cargos muy escribirla con MAYSCULA extensos se pueden distribuir FIJA. LOS ACRNIMOS Y LAS en dos lneas para guardar SIGLAS O CMO ESTEN proporcin visual con los otros REGISTRADOS ANTE LA datos. CMARA DE COMERCIO
5. Direccin PALABRAS COMPLETAS: Avenida, Transversal, Apartamento, Carrera si se incluyen letras deben ser en MAYUSCULAS Calle 21 C Despus se debe dejar 3 espacios
6. Destino: Local Nacional Melgar Tunja, Boyac Bogot D.C. Internacional NEW YORK Estados Unidos de Amrica
cdigo y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen (en mayscula inicial) da, mes (en minscula) y ao (sin separarlo con punto,
Asunto: Se escribe con Mayscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subraya
Se escribe a 2 interlneas libres, a partir del ltimo dato del destinatario. Constituye la sntesis del tema del documento. Se debe expresar en un mximo de cuatro palabras. Se omiten artculos, preposiciones o conjunciones sin que se afecte el sentido.
SALUDO
Se utiliza despus del ttulo de cortesa
compuestos Los apellidos para los caballeros Finaliza en dos puntos Apreciado seor Botero Garca: Respetada Gloria Mara: Estimado y Apreciado slo se usa para personas de confianza
LNEAS ESPECIALES: Si se requieren, se recomiendan escribirlas a 2 interlneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamao de letra menor al utilizado en el texto.
COPIA: La palabra copia se escribe con MAYSCULA inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a 2 interlneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados as: TRATAMIENTO DE CORTESA O TTULO, CARGO Y ORGANIZACIN. SI SE DIRIGE A UN FUNCIONARIO DE LA MISMA ENTIDAD, SE OMITE EL NOMBRE DE LA ORGANIZACIN.
EJEMPLO 1 En lnea separada: Copia: Seor Julio Montoya, Gerente AMS Seor Carlos Salazar Gmez, Gerente Nacional, Textiles S.A. Doctor Bernardo Murcia Vlez, Jefe de Aseguramiento de la calidad, COPA EJEMPLO 2 Para dependencias: Copia: Gerencia Gestin humana Direccin Financiera EJEMPLO 3 Para cdigo de las dependencias : Copia: 1010 1030 EJEMPLO100 5 En lnea seguida Copia: Seores Juan Daz Prez, Director Tcnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; Csar Arenas, Jefe de Produccin. SE RECOMIENDA NO ENUNCIAR LAS COPIAS FIJAS PARA LA SERIE DOCUMENTAL Y EN EL CONSECUTVO, POR SER NORMAS INTERNAS DE LA CORRESPONDENCIA DE LAS ORGANIZACIONES.
NMERO DE COPIAS: El nmero de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los alineamientos y polticas establecidas en la organizacin, con base en las necesidades y bajo los principios de economa, eficiencia y eficacia establecidos por sta.
RECOMENDACIONES: Es importante que las comunicaciones no presenten errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
A 2 interlneas libres del remitente o a 1 interlnea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redaccin, transcripcin y dems actividades relacionadas con la elaboracin de la comunicacin, todo debidamente alineado.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o dems actividades, no se requiere su identificacin. EJEMPLO Redactora: Gloria Yaneth Seplveda Morales Transcriptor: Leonardo Hernndez Castillo
correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda pgina. Se recomienda ubicarlo en la parte superior izquierda, a 0 o 1 interlnea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan 1 o 2 interlneas libres.
Las cantidades de un texto del uno al nueve se escriben en letras Y del 10 en adelante en cifras Ejemplo: Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno. Cuanto estos nmeros forman parte de un rango, de un grupo o serie, se Escriben en cifras Ejemplo: La poblacin que se va a evaluar comprende dos grupos: nios Entre 8 y 12 aos; jvenes entre los 13 y 18 aos Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta Que desde el diecisis al treinta se escribe en una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres palabras
Las unidades de mil se separa con punto 760..400,00 y los decimales se separn con coma
EN CASO DE DOCUMENTOS JURDICOS , LAS CIFRAS SE ESCRIBEN EN NMEROS Y LUEGO EN LETRAS $35.000.000,00 (Treinta y cinco millones) no es necesario escribir la palabra pesos no se deja espacio ente el signo pesos y nmero
EN CASO DE DOCUMENTOS LEGALES $1.500,80 (Un mil quinientos pesos con 80 centavos) Primero en nmero y dos espacios,luego entre () letra Mayscula inicial parntesis
NMEROS TELEFNICOS
Telfono (91) 250 20 39 Celular o mvil 312 816 73 80
Medelln, 8 de febrero de 2010 Seor JOSE TRUJILLO LESMES Gerente de Crdito CODINAL LTDA. Carrera 9 9-89 Bogot D.C. Asunto: Solicitud de Crdito
Nuestra empresa en su futuro quiere ampliar sus lneas de produccin con miras de brindar un ms eficiente servicio a nuestros clientes nacionales y prximamente a los de Latinoamrica, donde montaremos nuevas filiales. Adjuntamos proyecto
Por esta razn solicitamos a su entidad la aprobacin de un prstamo por $100.000.000 (Cien millones de pesos) para cancelar en 18 meses. Este crdito se respalda por las escrituras de la compaa avaluadas por un valor de $500`000.000 (Quinientos millones de pesos). Adjuntamos fotocopia autenticada de Escritura
Agradezco su colaboracin a esta solicitud. Mnica Rosero Baquero MONICA ROSERO BAQUERO Jefa de Crdito Anexos: dos (30 folios) Copias: Contabilidad, Sistemas Redactora: Elsa Rosero Baquero Transcriptora: Mara Lizarazo
Calle 17 50-02
Telfono 367 20 32
Medelln, Colombia
QDC795
Medelln, 8 de febrero de 2010 Seor JOSE TRUJILLO LESMES Gerente de Crdito CODINAL LTDA. Carrera 9 9-89 Bogot D.C. Asunto: Solicitud de Crdito
Nuestra empresa en un futuro quiere ampliar sus lneas de produccin con miras de brindar un eficiente servicio a nuestros clientes nacionales y prximamente a los de Latinoamrica, donde montaremos nuevas filiales. Adjuntamos proyecto
Por esta razn solicitamos a su entidad la aprobacin de un prstamo por $100.000.000 (Cien millones de pesos) para
cancelar en 18 meses. Este crdito se respalda por las escrituras de la compaa avaluadas por un valor de $500`000.000 (Quinientos millones de pesos). Adjuntamos fotocopia autenticada de Escritura
Agradezco su colaboracin a esta solicitud. Mnica Rosero Baquero MONICA ROSERO BAQUERO Jefa de Crdito Anexos: dos (30 folios) Copias: Contabilidad, Sistemas
Redactora:
Calle 17 50-02
Telfono 367 20 32
Medelln, Colombia
quimicol@yahoo.es
SOBRE
Tiene tres zonas casi parecidas a las de la carta. La zona 1 donde va ubicado el membrete de la empresa, logo, razn social y Nit. Y ubicados ms abajo los datos del destinatario Zona 2 va el pie de pgina, direccin, telfono y correo electrnico de la empresa. Zona 3 va el sello o estampilla de correo.